SISTEME INFORMATICE INTEGRATE

UTILIZATE ÎN MANAGEMENTUL RESURSELOR

UMANE

Cuprins

Introducere........................................................................................................................................4

Capitolul 1 Sisteme informaţionale şi sisteme informatice..............................................................5

1.1 Definirea sistemului informaţional.................................................................................5

1.2 Definirea sistemului informatic……………………………………………………......6

1.3 Proiectarea şi implementarea de sisteme informatice……………………………….....6

Capitolul 2 Sistemele informatice în activitatea economică.………………………………............8

Capitolul 3 Sisteme informatice în managementul resurselor umane ...........................................11

3.1 Cerinţe de informatizare a managementului resurselor umane ...................................11

3.2 Arhitectura unui sistem informatic pentru managementul resurselor umane ………..11

3.3 Categorii de sisteme informatice pentru managementul resurselor umane .................13

3.3.1 Sisteme informatice operaţionale ale resurselor umane ...............................13

3.3.2 Sisteme informatice tactice ale resurselor umane .........................................17

3.3.3 Sisteme informatice strategice ale resurselor umane ....................................20

Concluzii ........................................................................................................................................22

Bibliografie.....................................................................................................................................22

2

Introducere

Resursele umane constituie ansamblul resurselor de muncă din cadrul unei firme pe care

managerul le utilizează în procesul de producere a bunurilor şi serviciilor într-o perioadă de timp

dată. Funcţia de management al resurselor umane are în centrul preocupărilor ei indivizii care

compun organizaţia. Finalitatea eforturilor desfăşurate în cadrul acestei funcţii poate fi privită pe

două planuri. Din punctul de vedere al organizaţiei, managementul resurselor umane este

responsabil de atragerea şi utilizarea eficace şi eficientă a indivizilor în cadrul organizaţiei. Din

punctul de vedere al indivizilor, managementul resurselor umane este responsabil de asigurarea

contribuţiei organizaţiei la bunăstarea, dezvoltarea profesională şi autoîmplinirea personală a

oamenilor în schimbul muncii prestate de către aceştia în organizaţie.

Particularităţile resurselor umane, precum şi complexitatea acestora, pun probleme

deosebite managerilor de la toate nivelurile organizatorice, astfel încât gestiunea acestora

constituie o latură importantă a activităţii de management, calitatea şi eficienţa modului în care se

desfăşoară fiind definitorii în obţinerea succesului activităţilor organizaţiei.

Managementul resurselor umane realizează un ansamblu de funcţii, dintre care mai

importante sunt: planificarea resurselor umane, sub aspectul cantităţii, calităţii şi costului lor,

recrutarea, selecţia, transferarea, promovarea angajaţilor şi separarea de aceştia, analiza şi

proiectarea posturilor de muncă, perfecţionarea profesională a angajaţilor, administrarea

recompenselor (directe şi indirecte), asigurarea raportărilor obligatorii privind personalul.

Derularea acestor funcţii trebuie să aibă la bază existenţa unor informaţii pertinente. Asigurarea

eficientă şi oportună a unor astfel de informaţii, precum şi sprijinirea activă a luării deciziilor în

domeniu sunt obiectivele fundamentale ale sistemului informaţional al resurselor umane.

Dimensiunile şi complexitatea acestui sistem sunt variabile de la o organizaţie la alta, depinzând

de gradul de dezvoltare a managementului resurselor umane şi de mărimea organizaţiei

respective.

Datorită comportamentului variabil şi oarecum imprevizibil al oamenilor în aceleaşi

condiţii date, informaţiile care reflectă starea şi dinamica resurselor umane sunt adesea de natură

calitativă, cu o exprimare vagă şi o relevanţă incertă. . În plus, pentru multitudinea de participanţi

la procesul de constituire şi utilizare eficientă a resurselor umane (manageri, specialişti, lucrători)

informaţiile nu au întotdeauna aceleaşi semnificaţii, datorită percepţiilor diferite. Aceste

caracteristici ale informaţiilor vehiculate fac sistemele informatice ale resurselor umane mai greu

3

de automatizat decât alte sisteme funcţionale din întreprindere (contabilitate, marketing etc.).

Ultimele două decenii au evidenţiat totuşi o tendinţă de creştere continuă a ponderii

componentelor informatizate, astfel că utilizarea calculatoarelor în sistemele informaţionale ale

resurselor umane a devenit aproape o normă.

Capitolul 1

Sisteme informaţionale şi sisteme informatice

1.1 Definirea sistemului informaţional

Definitia 1: Sistemul informaţional este ansamblul de elemente implicate în procesul de

colectare, transmisie, prelucrare, etc. de informaţii.

Definitia 2: Un sistem informaţional este un ansamblu ordonat de resurse (personal,

echipamente, proceduri, metode) folosite pentru culegerea, transmiterea, stocarea şi prelucrarea

datelor, analiza, păstrarea, difuzarea şi valorificarea informaţiilor şi cunoştinţelor

Rolul sistemului informaţional este de a transmite informaţia între diferite elemente . De

exemplu, în cadrul unei unităţi economice, rolul sistemului informaţional este de a asigura

persoanele din conducere cu informaţii necesare pentru luarea diferitelor decizii economice sau

de altă natură.

Tipuri de sisteme informaţionale

Există mai multe tipuri de sisteme informaţionale:

1. Sistemul informaţional manual (ce utilizează creionul şi hârtia);

2. Sistemul informaţional informal (ce utilizează cuvintele);

3. Sistemul informaţional formal (ce utilizează procedurile scrise);

4. Sistemul informaţional bazat pe computer (sistemul informatic) care utilizează hardware,

software, reţelele de calculatoare, inteligenţa artificială sau alte forme ale tehnologiei

informaţiei ce permit transformarea datelor în produse informatice utilizate în procesul de

luare a deciziilor de către manageri.

Sistemele informaţionale care utilizează calculatoare pentru achiziţionarea, stocarea,

prelucrarea şi transmiterea informaţiilor mai sunt denumite şi sisteme informatice, după

terminologia franceză (systèmes informatiques), sau sisteme informaţionale bazate pe

4

calculatoare, după terminologia americană (Computer Based Information Systems). Scăderea

continuă a preţului echipamentelor, îndeosebi a microcalculatoarelor, precum şi creşterea

spectaculoasă a numărului şi performanţelor pachetelor de programe aplicative comercializate

fac astfel de sisteme larg accesibile chiar şi organizaţiilor mai mici, din ţări cu economii mai

puţin dezvoltate. Ca urmare, prezenţa calculatoarelor în sistemele informaţionale actuale este

aproape subînţeleasă, iar termenul de “sistem informaţional”, mai comod, este frecvent

utilizat pentru a desemna, de fapt, sisteme informatice (computerizate).

În funcţie de natura obiectivelor urmărite şi de specificul organizaţiilor care le folosesc,

pot fi puse în evidenţă diferite tipuri de sisteme informaţionale: militare, meteorologice,

ştiinţifice (baze de date documentare) şi altele. Cele mai răspândite, şi mai studiate în acelaşi

timp, sunt însă sistemele informaţionale de management.

1.2 Definirea sistemului informatic

Un sistem informatic este acela în care informaţia trece printr-un format digital - altfel

spus, se transformă, se prelucrează sau se exprimă într-o formă digitală.

Sistemele informatice în sensul definiţiei de mai sus au apărut odată cu dezvoltarea

sistemelor de calcul, a computerelor. Aceste sisteme au fost integrate în sistemele informaţionale

iar în prezent considerăm că termenul de sistem informaţional tinde să scadă din ce în ce în

importanţă deoarece există din ce în ce mai puţine activităţi în care să nu se folosească informaţii

în formă digitală.

Un sistem informatic este astfel şi un mod organizat de a combina oameni, hardware,

software, reţele de comunicaţie cu resursele de date care colectează, transformă şi diseminează

informaţia într-o organizaţie.

1.3 Proiectarea şi implementarea de sisteme informatice

În proiectarea de sisteme informatice, un element esenţial îl constituie utilizarea

elementelor teoriei sistemelor ca un mijloc ce asigură coerenţa etapelor.

Abordarea sistemică pentru rezolvarea problemelor activităţii dintr-o organizaţie are drept cadru

definirea problemelor şi oportunităţilor iar apoi dezvoltarea de soluţii.

Studiul unei probleme şi formularea de soluţii implică următoarele activităţi relaţionate:

5

1. Cunoaşterea şi definirea problemei;

2. Elaborarea de soluţii alternative şi evaluarea lor;

3. Selectarea celei mai bune soluţii;

4. Design-ul sistemului;

5. Implementarea şi evaluarea sistemului.

1. Cunoaşterea şi definirea problemei

Pentru a rezolva o anumită problemă este necesară cunoaşterea şi înţelegerea situaţiei.

Aceasta implică separarea problemelor de simptome, determinarea obiectivelor, stabilirea

constantelor şi evaluarea problemei într-un context sistemic sau o viziune sistematică.

Problema – este reprezentată de condiţia care cauzează rezultatele nedorite.

Simptomele – sunt semnale care au drept cauză problema.

2. Elaborarea de soluţii alternative şi evaluarea lor

În mod normal există mai multe posibilităţi de rezolvare a unei probleme şi deci, nu este bine

să se treacă de la definirea problemei la o singură rezolvare deoarece se limitează opţiunile

fără a se considera avantajele sau dezavantajele fiecărei soluţii. Pentru a construi nişte

variante alternative se pot folosi soft-uri de simulare (softuri pentru fundamentarea deciziei).

După ce s-au elaborat soluţiile alternative, acestea trebuie să fie evaluate pentru ca să se

aleagă cea mai bună soluţie. Scopul evaluării este de a determina care dintre soluţii

îndeplineşte condiţiile. Criteriile de evaluare pot fi aranjate în ordinea importanţei sau

„cântărite” în funcţie de rolul lor în realizarea scopului sistemului.

3. Selectarea celei mai bune soluţii

Odată ce toate soluţiile alternative au fost evaluate se poate face o comparaţie între ele, iar

apoi se poate selecta cea mai bună dintre ele. Dacă se folosesc criterii multiple de comparaţie

selecţia celei mai bune soluţii devine un proces dificil.

4. Design-ul sistemului

După ce soluţia optimă a fost aleasă trebuie trecut la construirea unui plan pentru aplicarea ei

care precede implementarea soluţiei. Această etapă implică elaborarea unor specificaţii şi mai

apoi a unui plan (program) de implementare. Specificaţiile elaborate vor conţine descrieri

detaliate ale caracteristicilor personalului, software, hardware precum şi a resurselor de date

necesare precum şi a alternativelor şi activităţilor necesitate de sistemul informatic.

5. Implementarea şi evaluarea sistemului

În cazul implementării sistemului se vor specifica resursele, activităţile precum şi timpul

necesar. Pasul final este de a monitoriza soluţia adoptată şi a o evalua. Există şi posibilitatea

6

ca soluţia adoptată să fie un eşec. Etapa postimplementare este orientată spre determinarea

faptului dacă soluţia ajută firma şi obiectivele sistemelor afectate, iar dacă acestea nu

corespund se vor relua paşii precedenţi până la găsirea unei soluţii corespunzătoare.

Capitolul 2

Sistemele informatice în activitatea economică

Sistemele informatice ca formă mai largă, cuprinzătoare constituie un câmp esenţial de

studiu în administrarea afacerilor şi management, domenii considerate majore în zona economică.

Astfel, sistemele informatice trebuie să răspundă la problemele legate de administrarea hardware-

ului, software-ului, a datelor, precum şi a reţelelor informatice, într-un mod strategic pentru

succesul în afaceri.

Importanţa sistemelor informatice rezidă în principal în înţelegerea efectivă şi

responsabilă de către toţi conducătorii (managerii) sau persoanele dintr-o organizaţie a necesităţii

adaptării la societatea informaţională globală.

Sistemele informatice devin astăzi tot mai mult o componentă vitală a succesului în

afaceri pentru o organizaţie sau un întreprinzător.

Managerii sau utilizatorii (finali sau nu) nu trebuie să cunoască tehnologiile complexe sau

conceptele abstracte ori aplicaţiile specializate din câmpul sistemelor informatice, ci să aibă

definit cadrul conceptual în cel puţin cinci zone, şi anume:

Conceptele fundamentale ale sistemului informatic;

Tehnologia sistemelor informatice;

Aplicaţiile sistemelor informatice;

Dezvoltarea de sisteme informatice;

Managementul sistemelor informatice.

Din punct de vedere individual - managerial sistemul informatic dintr-o activitate economică

reprezintă:

un mijloc important pentru asigurarea funcţionalităţii business-ului;

un factor esenţial ce influenţează eficienţa operaţională, productivitatea angajaţilor şi a

relaţiei cu clienţii;

sumă de bază de informaţii care asigură luarea de decizii corecte;

un mijloc de a dezvolta noi produse (servicii) ce asigură un avantaj competitiv;

7

una din cele mai importante resurse ale organizaţiei şi de analiză a costului businessului.

Pentru o organizaţie, sistemul informatic de management este o componentă esenţială a

sistemului de management, alături de sistemul decizional. Sistemul informatic de management

este privit adeseori ca o componentă distinctă a sistemului organizaţie, cu rol de legătură între

sistemul decizional şi cel operaţional (figura 2.1).

Informaţiile produse şi distribuite de sistemele informatice de management trebuie să fie

de calitate pentru a fi cu adevărat utile proceselor de management din organizaţii. Principale

caracteristici calitative ale informaţiilor furnizate de sistemele informaţionale organizaţionale pot

fi grupate pe trei dimensiuni: după timp, după conţinut şi după formă (tabelul 2.1).

Figura 2.1 Modelul firmei văzută ca sistem

Tabelul 2.1 Caracteristici calitative ale unei informaţii utile în management

8

Dimensiune Caracteristică D e s c r i e r e

Timp

Oportunitate

Actualitate

Frecvenţă

Perioada de timp

Să fie oferită atunci când este nevoie de ea.

Să fie actualizată atunci când este oferită.

Să fie oferită ori de câte ori este nevoie de ea

(periodic, în mod excepţional sau la cerere).

Să reflecte trecutul, prezentul sau viitorul

(după necesităţile receptorului).

Conţinut

Exactitate

Relevanţă

Completitudine

Concizie

Să nu aibă erori.

Să satisfacă nevoia informaţională a unui

anumit receptor, confruntat cu o anumită

problemă.

Să fie oferită toată informaţia necesară.

Să fie oferită numai informaţia necesară.

Formă

Claritate

Detaliere

Ordonare

Prezentare

Media

Să fie prezentată într-o formă uşor de înţeles.

Să fie prezentată în mod detaliat sau sintetic,

după necesităţile receptorului.

Să fie aranjată într-o secvenţă predeterminată,

după dorinţa receptorului.

Să fie prezentată sub formă narativă, numerică,

grafică etc.- după nevoile receptorului.

Să utilizeze drept suport hârtia, ecranul video

sau alte mijloace preferate de receptor.

Sistemele informatice joacă un rol vital în succesul unei organizaţii. Astfel, prin acestea se

pot asigura infrastructura informaţională internă (prin Intraneturi) sau externă,

interorganizaţională (prin extraneturi) pentru necesităţile business-ului.

Schimburile tot mai rapide în mediul de afaceri au determinat ca sistemele informatice să

ajungă o componentă esenţială a organizaţiei în îndeplinirea scopului acesteia (în esenţă obţinerea

de profit). Astfel utilizarea tehnologiei informaţiei a devenit un aspect indispensabil în

funcţionarea organizaţiei mai ales în prezent când se fac simţite noi tendinţe în evoluţia

organizaţiilor.

Capitolul 3

9

Sisteme informatice în managementul resurselor umane

3.1 Cerinţe de informatizare a managementului resurselor umane

Una din condiţiile necesare pentru alinierea managementului resurselor umane din

România la cerinţele şi standardele existente pe piaţa Uniunii Europene o reprezintă integrarea

rapidă a celor mai noi tendinţe în domeniul ITC.

Principala cerinţă care trebuie să fie satisfăcută, în acest context, este trecerea de la

societatea informaţionala la cea bazată pe cunoştinţe, prin implementarea unor tehnologii

specifice cum ar fi : ERP, SCM, CRM, managementul documentelor şi fluxurilor de lucru,

managementul calităţii în informatică, eBusiness, eLearning şi alte tehnici privind lucrul sub

platforme Internet.

De asemenea, o cerinţa de natura decizionala, cu un grad ridicat de actualitate pe plan

mondial, o reprezintă utilizarea instrumentarului informatic pentru rezolvarea unor situaţii

manageriale specifice managementului resurselor umane.

În acest sens, se doreşte preluarea unor algoritmi şi a unor modele economico-matematice

complexe, cum ar fi cele derivate din teoria fuzzy sau din tehnica ingineriei valorii, şi elaborarea

unor produse software care să permită aplicarea lor la nivelul unor probleme decizionale tipice.

3.2 Arhitectura unui sistem informatic pentru managementul resurselor

umane

Un sistem informatic pentru managementul resurselor umane urmăreşte în principal, să

ofere instrumente şi soluţii software performante, prin care să fie asigurată eficientizarea

activităţii de personal desfăşurate în cadrul organizaţiei.

Principiul esenţial care trebuie luat în considerare în demersul de informatizare al

activităţilor de personal este cel care se referă la necesitatea conceperii aplicaţiilor informatice

într-o manieră care să permită corelarea cu celelalte module ale sistemului integrat pentru

management. De aceea, se impune constituirea unei baze de date de personal, structurată după

criterii complexe, astfel încât informaţiile să poată fi folosite atât pentru activităţile de

promovare, recrutare, selecţie a personalului, cât şi pentru cele de producţie sau logistica vânzării.

10

Modulul informatic este grefat pe structura organizatorică a firmei, urmărind gestionarea

aspectelor referitoare la angajaţi atât din punct de vedere al sarcinilor, competenţelor şi

responsabilităţilor posturilor ocupate, cât şi sub aspectul salarizării.

Componenta de Management a resurselor umane oferă suport informatic pentru realizarea

tuturor proceselor din domeniul resurselor umane şi al managementului de personal. Funcţi-

onalităţile acestui modul se referă la:

managementul datelor de personal ale angajaţilor existenţi la un moment dat în companie,

cu acces imediat la date existente în fişiere istorice;

posibilitatea de simulare a mai multor variante de modificări salariale, în vederea alocării

corespunzătoare a sumelor din buget;

elaborarea graficelor evenimentelor profesionale şi urmărirea acestora (precizarea

cursurilor, estimarea bugetelor de instruire etc);

înscrierea automată în diferite proiecte ale organizaţiei, a cheltuielilor salariale şi a altor

cheltuieli generate de activitatea angajaţilor (şcolarizare, perfecţionare etc.);

menţinerea istoricului privind activitatea fiecărui salariat şi a beneficiilor materiale

primite;

urmărirea eficienţei activitaţii angajaţilor şi a progreselor înregistrate de aceştia;

administrarea procesului de angajare în cadrul oragnizaţiei.

Aplicaţiile componente sunt:

Evidenţa personalului (Permite înregistrarea de informaţii specifice salariaţilor şi

defineste politica companiei în relaţia cu salariatul: un sistem de drepturi şi îndatoriri, un

regulament intern de organizare şi funcţionare);

Recrutarea, selecţia şi şcolarizarea personalului (Identificarea diferitelor faze ale

activitaţilor ce trebuie urmarite: târguri de joburi, agenţii, campanii de recrutare etc);.

Salarizarea personalului (Ofera toate instrumentele necesare gestionarii eficiente a

salariilor si a declaratiilor/raportarilor aferente);

Elaborarea nomenclatoarelor.( Categorii de personal, Meserii / functii, Studii, Loc munca

etc).

3.3 Categorii de sisteme informatice pentru managementul resurselor umane

11

Sistemele informatice ale resurselor umane pot fi structurate în diverse componente sau

subsisteme. O manieră utilă de diferenţiere a acestor subsisteme este caracterul operativ, tactic

sau strategic al deciziilor de management al resurselor umane pe care ele le sprijină.

Sisteme informatice strategice ale resurselor umane

Sisteme informatice de sprijinire a planificării forţei de muncă

Sisteme informatice de sprijinire a negocierilor cu angajaţii

Alte utilizări strategice ale sistemelor informatice de resurse umane

Sisteme informatice tactice ale resurselor umane

Sisteme informatice de analiză şi proiectare a posturilor

Sisteme informatice de recrutare Sisteme informatice de pregătire şi perfecţionare

profesională

Sisteme informatice operative ale resurselor umane

Sisteme informatice de evidenţă a personalului Sisteme informatice de evidenţă a locurilor de

muncă Sisteme informatice de selecţie a candidaţilor Sisteme informatice de managementul performanţei Sisteme informatice de evidenţă a timpului de

muncă Sisteme informatice de calcul al retribuţiilor Alte sisteme informatice operaţionale de resurse

umane Sisteme informatice de raportări externe

3.3.1 Sisteme informatice operaţionale ale resurselor umane

Sunt sisteme care oferă managerilor informaţii destinate să sprijine deciziile rutiniere şi

repetitive privind resursele umane.

Sisteme informatice de evidenţă a personalului. Managementul resurselor umane

presupune cunoaşterea în permanenţă a stării acestor resurse. De aceea, departamentul Resurse

umane trebuie să colecteze şi să păstreze, aduse la zi, o mare varietate de informaţii privind

fiecare angajat al organizaţiei. Aceste elemente informaţionale sunt uneori grupate în două

categorii: date generale de personal şi inventarul competenţelor profesionale.

Datele generale de personal sunt colectate, actualizate şi stocate într-un fişier sau într-o

bază de date «Personal». Informaţiile conţinute cu privire la fiecare angajat pot fi foarte variate,

mergând de la numărul de identificare al angajatului (marca), numele şi prenumele, adresa, sexul,

12

starea civilă, cetăţenia, data naşterii, vechimea în muncă, vechimea în specialitate, vechimea în

organizaţie, studiile generale, studiile de specialitate, numărul de dependenţi, numele şi vârsta

acestora, salariul curent şi salariile precedente etc. şi până la talia individului sau chiar numărul

purtat la încălţăminte (pentru gestiunea echipamentului de protecţie, de exemplu).

Inventarul competenţelor profesionale conţine informaţii relative la fiecare angajat cu

privire la experienţa în muncă, rezultatele diferitelor teste, preferinţele sau interesul pentru

anumite activităţi, competenţe speciale deţinute etc. Astfel de informaţii sunt utile managerilor

pentru recrutare internă, în cazul apariţiei unor posturi vacante, sau pentru identificarea

angajaţilor cu potenţial de promovare, transferare sau perfecţionare profesională.

În general, produsele software care realizează calculul retribuţiilor au şi o componentă de

evidenţă a personalului. Aplicaţiile destinate firmelor mici, cum a fi CIEL sau WinMENTOR,

gestionează doar o parte din datele generale de personal sugerate mai sus. Sistemele informatice

integrate destinate firmelor mari (de tip ERP – Enterprise Resource Planning), prin componentele

lor de calcul al retribuţiilor şi management al resurselor umane, gestionează colecţii de date

privind personalul mult mai extinse. Exemple de astfel de sisteme produse şi utilizate larg în

România: SIVECO Applications (realizat de firma SIVECO România), CLARVISION (realizat de

firma EBS ROMANIA), EXMAN. (realizat de firma ECSO & EXO).

Sisteme informatice de evidenţă a locurilor de muncă (poziţiilor). Un post (job) este,

de regulă, definit ca un grup de locuri de muncă (poziţii) identice. Un loc de muncă este definit,

la rândul lui, de ansamblul sarcinilor de muncă realizate de către un lucrător. De exemplu, un post

de muncă poate fi acela de secretar(ă). Dar pot exista 10 locuri de muncă în organizaţie constând

din acelaşi post de muncă de secretar(ă).

Rolul sistemului informaţional de evidenţă a locurilor de muncă este acela de a identifica

fiecare loc de muncă din organizaţie, titlul postului în care locul de muncă se încadrează şi

angajatul care ocupă în mod curent locul de muncă respectiv.

Informaţiile de ieşire din acest sistem iau în principal două forme: lista locurilor de muncă

ocupate pe departamente şi/sau pe posturi de muncă şi lista locurilor de muncă vacante pe

departamente şi/sau pe posturi de muncă. Elementele informaţionale din prima listă sunt

necesare, de exemplu, pentru evidenţa utilizării timpului de muncă al angajaţilor şi, pe această

bază, pentru calculul recompenselor cuvenite salariaţilor. Aceleaşi informaţii, combinate cu alte

outputuri informaţionale din sistemul de evidenţă a personalului sau din sistemul de analiză a

posturilor de muncă pot fi utile managerilor pentru analiza complexă a disponibilului de personal

pe diferite subdiviziuni ale organizaţiei. Pe de altă parte, analiza informaţiilor din lista locurilor

13

de muncă vacante poate fi utilă pentru planificarea recrutării personalului sau pentru identificarea

acelor posturi de muncă cu o mare fluctuaţie a angajaţilor.

Majoritatea produselor software de tip ERP au o componentă de structurare organizatorică

şi evidenţă a posturilor de muncă în modulele lor de Resurse umane.

Sisteme informatice de selecţie a candidaţilor. Au drept scop asistarea managerilor sau

specialiştilor din departamentul resurse umane la evaluarea şi selecţia candidaţilor pentru

ocuparea locurilor de muncă vacante. Aplicaţiile informatice componente ale unui astfel de

sistem pot lua forma unor baterii de teste computerizate, interviuri asistate de calculator sau chiar

sisteme expert de selecţie pentru anumite posturi de muncă de importanţă deosebită.

În acelaşi timp, informaţiile păstrate prin sistemul informaţional de selecţie pot fi utile

pentru analiza şi verificarea pertinenţei instrumentelor de selecţie utilizate (teste, interviuri) sau

pentru probarea conformării cu legislaţia care reglementează recrutarea şi selecţia personalului.

Sisteme informatice de management al performanţei. Multe organizaţii evaluează în

mod regulat munca angajaţilor pentru a lua decizii cu privire la acordarea recompenselor pe bază

de merit, creşterea salariilor (recompenselor), transferuri, promovări etc. De regulă, noii angajaţi

sunt evaluaţi la sfârşitul primelor şase luni de activitate în organizaţie, iar ceilalţi angajaţi, o dată

pe an.

Sistemele informatice de management al performanţei produc şi oferă informaţii cu

privire la performanţele angajaţilor din două surse:

măsurarea şi înregistrarea performanţelor directe realizate de către angajaţi (număr de piese

sau operaţii executate, de exemplu);

evaluarea performanţelor de către superiori.

În mod corespunzător, în sistemul informaţional de management al performanţei putem

regăsi două aplicaţii mai importante: un sistem de urmărirea a performanţei directe, de regulă

dezvoltat în strânsă legătură cu sistemul de urmărire a producţiei, şi un sistem de asistare a

evaluării performanţei de către superiori. Acesta din urmă facilitează evaluarea de către

manageri a subordonaţilor lor, prin setul de formulare de evaluare afişate pe ecranul

calculatorului sau terminalului utilizat şi prin maniera simplă, convivială în care informaţiile sunt

introduse în sistem.

Aplicaţiile informatice de management al performanţei pot fi componente ale modulelor

de Resurse umane din sisteme de tip ERP (de exemplu, produsele româneşti SIVECO

Applications sau CLARVISION) sau pot fi componente ale unor produse software destinate

14

exclusiv managementului resurselor umane (de exemplu, componenta Performance Now din

produsul Ultimate Employer al firmei americane KnowledgePoint).

Sisteme informatice de evidenţă a timpului de muncă. Sunt sisteme prin care sunt

înregistrate date şi sunt pregătite informaţii cu privire la: prezenţa la lucru a angajaţilor, pe

locurile de muncă ale acestora; timpul petrecut de angajaţi în zilele libere legal cuvenite, în

concediu de odihnă, în concediu medical şi în concediu fără plată; absenţele nemotivate ale

angajaţilor etc. Procedurile manuale de evidenţă au la bază completarea unui formular numit

adesea „Foaie colectivă de prezenţă” sau „Pontaj”. Sistemele informatice computerizate

utilizează terminale ale unor calculatoare, microcalculatoare interconectate în reţea sau automate

de pontaj pentru culegerea datelor primare necesare pregătirii acestor date.

Sisteme informatice de calcul al retribuţiilor. Un astfel de sistem calculează şi listează

drepturile băneşti cuvenite angajaţilor pe anumite perioade de timp. Drepturile băneşti includ atât

salariile pentru munca prestată (calculate după sistemul de salarizare în regie sau în acord), cât şi

diferite sporuri la salarii (pentru vechimea în muncă, pentru munca de noapte, pentru condiţii

deosebite de muncă etc.), indemnizaţii legate de retribuţii (de conducere, de concediu de odihnă,

de concediu medical etc.) sau stimulente financiare de diferite forme (premii individuale,

gratificaţii etc.).

În organizaţiile româneşti, plata drepturilor băneşti de natura retribuţiilor se face, de

regulă, de două ori pe lună:

după primele cincisprezece zile ale lunii curente se plăteşte un «avans» din retribuţie, calculat

ca un procent (50%, de exemplu) din salariul tarifar lunar;

după încheierea lunii se calculează şi se plătesc retribuţiile cuvenite angajaţilor pentru luna

tocmai încheiată, ţinând cont de sumele plătite drept avans şi de toate reţinerile ce se operează

din retribuţiile cuvenite (impozit pe salariu, contribuţia pentru asigurări sociale, contribuţia la

fondul de şomaj etc).

Desigur, alături de aceste outputuri informaţionale periodice, sistemul de calcul al

retribuţiilor asigură gestionarea informaţiilor şi întocmirea documentelor de plată aferente unor

recompense financiare oferite ocazional angajaţilor, cum ar fi premiile pentru realizări deosebite

sau gratificaţiile (primele de participare la profit).

Inputurile informaţionale necesare sistemului provin în mare parte din alte sisteme

informatice ale resurselor umane, cum ar fi: sistemul de evidenţă a personalului, sistemul de

evidenţă a locurilor de muncă, sistemul de evidenţă a timpului de muncă, sistemul de

management al performanţei, sistemul de administrare a recompenselor. Alte informaţii de intrare

15

sunt culese şi gestionate de însuşi sistemul de calculul al retribuţiilor: este vorba, de exemplu, de

diversele reţineri individuale care trebuie deduse din retribuţii sau de istoricul retribuţiilor

cuvenite angajaţilor.

Produsele software de calcul al retribuţiilor sunt foarte numeroase pe piaţa românească de

software aplicativ. Câteva dintre cele mai răspândite: CIEL, WinMENTOR, SIVECO

Applications, CLARVISION, EXMAN.

Alte sisteme informatice operaţionale de resurse umane. Operaţiunile curente aferente

funcţiei de resurse umane pot fi sprijinite în mod substanţial şi de alte sisteme informatice, cum ar

fi:

sistemul informaţional al relaţiilor cu angajaţii este destinat să faciliteze asistenţa acordată

de către organizaţie angajaţilor aflaţi în situaţii deosebite, cum ar fi ajutorul pentru transferul

la un alt loc de muncă, cu mutarea într-o altă localitate, sau facilităţile oferite pentru îngrijirea

copiilor mici sau consilierea şi asistarea juridică a angajaţilor pe anumite probleme;

sistemul informaţional al relaţiilor de muncă sprijină personalul departamentului

resurselor umane în gestionarea informaţiilor legate de cererile şi contestaţiile angajaţilor,

precum şi de măsurile disciplinare luate împotriva lor.

Sistemele informatice de raportări externe. Cadrul legislativ obligă organizaţiile care

utilizează muncă salariată să comunice diferite informaţii privind angajaţii lor unor instituţii

abilitate ale statului. Astfel de instituţii sunt Institutul Naţional de Statistică, Ministerul Finanţelor

Publice, Ministerul Muncii, Solidarităţii Sociale şi Familiei, Ministerul Sănătăţii şi altele, care

primesc informaţii privind resursele umane ale organizaţiilor prin reprezentanţele lor în teritoriu.

Sistemele informatice de raportări externe pregătesc informaţiile ce trebuie comunicate în

concordanţă cu normele impuse, exploatând bazele de date ale celorlalte sisteme informatice

operative ale resurselor umane.

3.3.2 Sisteme informatice tactice ale resurselor umane

Sistemele informatice tactice oferă un suport substanţial managerilor angrenaţi în luarea

unor decizii de alocare a resurselor. În managementul resurselor umane aceste decizii privesc

îndeosebi analiza şi proiectarea posturilor de muncă, recrutarea personalului şi perfecţionarea şi

dezvoltarea profesională a angajaţilor.

Sisteme informatice de analiză şi proiectare a posturilor. Analiza unui post de muncă

presupune o investigare aprofundată a tuturor aspectelor legate de profilul postului respectiv.

Investigarea este structurată pe două componente: descrierea postului şi specificarea postului.

16

Descrierea postului specifică obiectivele, sarcinile şi responsabilităţile postului, precum şi

condiţiile şi standardele de performanţă avute în vedere pentru realizarea sarcinilor şi

responsabilităţilor respective. Specificarea postului descrie abilităţile, cunoştinţele, experienţa şi

celelalte caracteristici personale necesare ocupantului postului pentru a se achita în mod optim de

sarcinile prevăzute. Pe scurt, descrierea postului descrie munca, iar specificarea postului descrie

omul.

Datele de intrare în sistemul informaţional de analiză şi proiectare a posturilor provin din

mai multe surse: interviuri cu managerii posturilor de muncă analizate sau cu ocupanţii posturilor

de muncă, organizaţii profesionale, instituţii guvernamentale. Informaţiile de ieşire din sistem

constau tocmai în descrierea posturilor şi specificarea posturilor. Aceste informaţii stau la baza

multor decizii tactice privind resursele umane. Aşa de exemplu, pornind de la descrierea şi

specificarea posturilor, managerii pot realiza o evaluare a posturilor sub aspectul utilităţii lor

relative pentru organizaţie, ceea ce permite clasificarea posturilor în diferite grile de salarizare.

Aceleaşi informaţii din descrierea şi specificarea posturilor pot fi utilizate pentru planificarea

forţei de muncă sau pentru realizarea recrutării candidaţilor, selecţiei angajaţilor sau transferării şi

promovării acestora.

Un exemplu sugestiv de produs software performant utilizat în descrierea şi specificarea

posturilor de muncă este Description Now, componentă a aplicaţiei Ultimate Employer a firmei

americane KnowledgePoint.

Sisteme informatice de recrutare. Rolul activităţii de recrutare este acela de a asigura

organizaţiei loturi de candidaţi calificaţi pentru a ocupa, în urma selecţiei, posturile de muncă

vacante. Succesul activităţii de recrutare depinde de modul cum este ea planificată. Un sistem

informaţional de recrutare poate facilita în mod substanţial planificarea şi realizarea recrutării.

Datele de intrare într-un astfel de sistem pot avea în vedere: lista locurilor de muncă

(poziţiilor) vacante, furnizată de sistemul informaţional de evidenţă a locurilor de muncă; lista

abilităţilor, cunoştinţelor şi calităţilor personale pe care trebuie să le aibă viitorii angajaţi la

locurile de muncă vacante, furnizată de sistemul informaţional de analiză şi proiectare a

posturilor; lista pensionărilor, transferărilor şi plecărilor previzionate, ca şi lista competenţelor

speciale şi a preferinţelor angajaţilor, liste realizate de către sistemul de informaţional de evidenţă

a personalului; elemente informaţionale privind evaluarea angajaţilor oferite de sistemul de

management al performanţei; informaţii privind absenteismul şi fluctuaţia personalului provenite

din sistemul de evidenţă a timpului de muncă. Alte date de intrare în sistem pot proveni din surse

17

externe, cum ar fi: agenţii guvernamentale de ocupare a forţei de muncă, întreprinderi private de

recrutare şi selecţie, şcoli şi universităţi, reviste de specialitate etc.

Outputul principal al sistemului informaţional de recrutare îl constituie planul de recrutare. În

acelaşi timp, sistemul creează şi întreţine o bază de date «Candidaţi», prin care, alături de alte

elemente informaţionale, sunt urmărite performanţele în muncă ale candidaţilor angajaţi, pentru a

realiza o evaluare a procedurilor de recrutare şi selecţie utilizate.

Între produsele software româneşti, modulul Resurse umane din SIVECO Applications are

componenta de recrutare cea mai avansată la ora actuală.

Sisteme informatice de perfecţionare şi dezvoltare profesională. O atribuţie

importantă a departamentului de resurse umane o constituie planificarea şi gestiunea programelor

de perfecţionare profesională şi dezvoltarea a carierei angajaţilor. Training-ul (pregătirea şi

perfecţionarea profesională) oferit de către organizaţie angajaţilor ei trebuie să corespundă cu

necesităţile posturilor de muncă din organizaţie, aşa cum au fost ele identificate prin combinarea

informaţiilor din sistemul de evidenţă a locurilor de muncă şi din cel de analiză şi proiectare a

posturilor de muncă.

Pentru a sprijini managementul perfecţionării şi dezvoltării profesionale, un sistem

informaţional adecvat trebuie să creeze şi să întreţină o bază de date în care să se regăsească

informaţii despre:

instructorii actuali şi potenţiali,

cursanţii actuali şi potenţiali,

conţinutul şi programul cursurilor, seminariilor sau lucrărilor practice,

succesul acţiunilor de perfecţionare deja realizate, aşa cum se conturează el prin

examenele (testele) susţinute şi prin performanţele ulterioare ale cursanţilor.

Sistemul informaţional de perfecţionare şi dezvoltare profesională utilizează şi date de intrare

provenind din alte surse: sistemul informaţional de recrutare, sistemul informaţional de evidenţă a

personalului, sistemul informaţional de evidenţă a locurilor de muncă, sistemul informaţional de

analiză şi proiectare a posturilor, sistemul informaţional de management al performanţei.

Outputurile informaţionale ale acestui sistem sprijină managerii în planificarea perfecţionării şi

dezvoltării personalului pentru a îmbunătăţi resursele umane ale organizaţiei sub raport cantitativ

şi, mai ales, calitativ.

Componenta Şcolarizare din modulul Resurse umane al sistemului integrat SIVECO

Applications are importante facilităţi de sprijinire a managementului perfecţionării şi dezvoltării

profesionale.

18

O componentă distinctă în cadrul sistemului informaţional de perfecţionare şi dezvoltare

profesională o constituie sistemul de panificare a succesiunii. Cu ajutorul acestei aplicaţii:

sunt evidenţiate posturile cheie din cadrul organizaţiei,

sunt identificaţi angajaţii care ar putea ocupa aceste posturi, în cazul eliberării lor din

diferite motive (pensionări, plecări, destituiri, etc.),

sunt planificate şi urmărite acţiunile de perfecţionare profesională a indivizilor respectivi

pentru a face faţă viitoarelor posturi în care vor fi promovaţi.

Un exemplu sugestiv în această privinţă este componenta Dezvoltarea carierei din modulul

Resurse umane al sistemului integrat CLARVISION.

3.3.3 Sisteme informatice strategice ale resurselor umane

În general, scopul planificării resurselor umane este acela de a asigura “omul potrivit la

locul potrivit” într-o organizaţie, astfel încât obiectivele acelei organizaţii să poată fi realizate.

Desigur, prin planificare pot fi avute în vedere diferite orizonturi de timp şi diferite dimensiuni

(arii de cuprindere) ale organizaţiei. Planificarea strategică a resurselor umane are în centrul ei

două activităţi care pot beneficia în mare măsură de aportul unor sisteme informatice adecvate.

Este vorba de planificarea forţei de muncă şi negocierile cu angajaţii.

Sisteme informatice de sprijinire a planificării forţei de muncă. În esenţă, planificarea

forţei de muncă are două componente de bază: prognoza cererii de personal şi prognoza ofertei de

personal.

Cererea viitoare de personal (pe un orizont strategic dat) poate fi estimată pornind de la

planurile strategice de ansamblu ale organizaţiei. Scopul este acela de a aprecia care sunt

diferitele tipuri de posturi de muncă (meserii, funcţii) de care organizaţia are nevoie în viitor şi ce

număr de poziţii (locuri de muncă) vor fi necesare pentru fiecare post. Informaţiile necesare pot fi

preluate din sistemele informatice interne ale organizaţiei (de exemplu, din sistemul de

planificare a capacităţilor de producţie, sistemul de planificare a vânzărilor, sistemul de analiză şi

proiectare a posturilor de muncă etc.) sau pot fi procurate din surse externe (statistici

guvernamentale, asociaţii ale producătorilor/operatorilor din anumite ramuri de activitate, firme

specializate care oferă acces on-line pentru consultarea unor baze de date publice etc.). Numărul

de poziţii pentru fiecare post de muncă evidenţiat constituie necesarul brut de personal.

Oferta viitoare de personal poate fi estimată pornind de la disponibilul de personal

existent la un moment dat în organizaţie. Informaţiile preluate din sistemele informatice de

evidenţă a personalului, de evidenţă a locurilor de muncă şi de analiză posturilor de muncă sunt

relativ uşor convertite într-un disponibil curent de personal, care specifică, pentru fiecare post de

19

muncă existent în organizaţie , numărul de persoane care deţin

abilităţile/deprinderile/cunoştinţele necesare pentru ocuparea postului. Disponibilul curent de

personal este apoi convertit într-un disponibil previzionat de personal - pe orizontul de prognoză

dat -, în principal prin extrapolarea tendinţelor deja manifestate de evoluţia “naturală” a

personalului (pensionări, plecări, transferări, promovări etc.)

Comparând necesarul brut de personal cu disponibilul previzionat de personal, sistemul

de planificare a forţei de muncă determină un necesar net de personal, pentru fiecare post de

muncă în parte. Acest necesar net de personal poate fi pozitiv sau negativ, ceea ce va impune, la

momentul oportun, declanşarea unor acţiuni corespunzătoare: recrutarea, selecţia, perfecţionarea

şi dezvoltarea personalului, în primul caz, restrângerea personalului prin concediere, încurajarea

pensionării înainte de termen, încurajarea plecărilor benevole etc., în al doilea caz.

Sisteme informatice de sprijinire a negocierilor cu angajaţii. Sarcinile complexe pe

care le au managerii implicaţi în negocieri individuale sau colective cu angajaţii sunt substanţial

facilitate prin accesul rapid la informaţiile oferite de către sistemele informatice deja prezentate.

O contribuţie importantă la înlesnirea negocierilor colective de muncă pot avea şi aplicaţiile

informatice special concepute în acest scop. Astfel de aplicaţii oferă evaluări ad-hoc (în timp real)

ale consecinţelor propunerilor avansate în negocieri, sub aspectul, de exemplu, a costurilor cu

retribuţiile ce vor reveni organizaţiei sau sub aspectul discrepanţelor dintre câştigurile salariale

ale diferitelor categorii de angajaţi. Componenta esenţială a unei aplicaţii de acest gen o

constituie modelul de simulare încorporat. Variabilele de intrare în model sunt preluate din bazele

de date ale unor sisteme informatice deja prezentate (de evidenţă a personalului, de evidenţă a

locurilor de muncă, de calcul al salariilor etc.) sau, în cazul variabilelor decizionale, sunt

introduse direct de către echipa managerială de negociere.

Concluzii

20

Pe lângă planificare forţei de muncă şi sprijinirea negocierilor cu angajaţii, există şi alte

probleme strategice ale managementului resurselor umane care pot beneficia de suportul activ al

unor sisteme informaţionale computerizate. De exemplu, organizaţiile care îşi planifică

restructurarea activităţii, eventual cu reducerea personalului, sau cele care au în vedere achiziţii,

fuzionări sau vânzări de subunităţi (divizii) trebuie să ştie în avans care va fi impactul acestor

mutaţii strategice asupra structurii forţei de muncă, asupra costurilor generale cu resursele umane

şi asupra unor costuri specifice generate de operaţiunile de disponibilizare a personalului sau de

pensionare înainte de termen. Aplicaţii construite ad-hoc, special pentru astfel de situaţii, pot fi de

un real folos în această privinţă. Existenţa prealabilă a bazelor de date create şi întreţinute de

sistemele informatice tactice şi operative ale resurselor umane constituie însă condiţia esenţială

pentru dezvoltarea rapidă şi ieftină a unor astfel de aplicaţii.

Bibliografie

1. Buşe, F., - Informatică managerială, Editura Călăuza, Deva, 1998;

2. Damidonciu, A. - Sisteme de inteligenţă artificială, Editura Economică, Bucureşti, 1995;

3. Laudon K., Laudon J.P. - Management Information Systems, Editura Prentice Hall, New

York, 2000;

4. Manolescu, A. - Managementul resurselor umane. Ediţia a IV-a Ed. Economică 2003;

5. Prof. Univ. Dr. Elisabeta Nicorescu. - Masterat/Managementul resurselor umane – Note

de curs 2010;

6. Onete B. - Sisteme informatice, Editura A.S.E Bucureşti, Bucureşti, 2000;

7. Radu, I. (coord) - Informatică si management Ed. Universitara 2005;

8. Ursacescu, M. - Sisteme informatice – o abordare între clasic si Modern Ed. Economică

2002;

21