Sisteme Informatice in Logistica

Sisteme informatice n management

CUPRINS

Cap. 1. Bazele teoretice ale proiectrii sisteme-lor informaionale

1.1. Sistemul informaional i abordarea sistemic 1.2. Sistemul informaional definiie, funciuni, structur

1.2.1. Datele i informaiile a. Datele b. Informaiile c. Fluxurile informaionale d. Circuitul informaional e. Noile tehnologii informaionale

1.2.2. Funciile sistemului informaional 1. Funcia de nregistrare 2. Funcia de stocare 3. Funcia de prelucrare 4. Funcia de comunicare

1.3. Metodologii de realizare i proiectare a sistemelor in-formatice 1.3.1. Necesitatea metodologiilor de realizare i pro-

iectare 1.3.2. Clasificarea metodologiilor de proiectare a sis-

temelor informaionale A. din punct de vedere al modului de abor-

dare a lucrrii : i. Metodologii de realizare pe msur

ii. Metodologii de realizare n serie B. din punct de vedere al scopului propus

i. Metodologii ameliorative ii. Metodologii constructive

iii. Metodologii speciale

i

C U P R I N S

C. din punct de vedere al fazelor de abordare i elaborare a proiectului i. metodologii bazate pe principiul in-

trri-ieiri ii. metodologii bazate pe principiul ie-

iri-intrri iii. metodologii pe compartimente iv. metodologii pe funciuni v. metodologii pe activiti

vi. metodologii de abordare descendente vii. metodologii de abordare ascendente

viii. metodologia MERISE ix. metodologia AXIAL

1.4. Mijloace de investigare a sistemului informaional exis-tent 1.4.1. Studiul legislaiei 1.4.2. Tehnica documentrii 1.4.3. Metoda analizei-diagnostic 1.4.4. Metoda anchetelor

a. tehnica chestionarului b. tehnica interviului c. tehnica observrii directe

1.4.5. Metoda diagramelor de flux informaional 1.4.6. Metoda evidenei economice

Cap. 2. Analiza critic a sistemului informa-ional existent

2.1. Obiectivele analizei critice 2.2. Analiza structurii organizatorice

2.2.1. Prezentarea general a unitii 2.2.2. Analiza structurii organizatorice

ii


2.2.3. Analiza structurii funcionale 2.3. Analiza documentelor

2.3.1. Cunoaterea sistemului de documente 2.3.2. Analiza coninutului i formei documentelor

2.4. Analiza informaiilor 2.5. Analiza fluxurilor i circuitelor informaionale 2.6. Restricii, necesiti, limite, cerine pentru noul sistem

Cap. 3. Proiectarea general (PG) 3.1. Rolul proiectrii generale. Structura proiectului general 3.2. Organizarea i conducerea proiectrii generale 3.3. Fazele realizrii proiectrii generale

3.3.1. Ieiri intrri 3.3.2. Intrri ieiri 3.3.3. Mixt

3.4. Definirea obiectivelor sistemului informaional 3.5. Proiectarea ieirilor (liste, situaii, rapoarte) 3.6. Proiectarea bazei informaionale

3.6.1. Coninutul bazei informaionale de intrare 3.6.2. Coninutul bazei informaionale n entiti 3.6.3. Atributele entitilor 3.6.4. Formalizarea atributelor (codurilor)

3.7. Metode de codificare 3.7.1. Metoda secvenial 3.7.2. Metoda serial 3.7.3. Metoda zecimal 3.7.4. Metoda pe grupe 3.7.5. Codificarea prin cifre semnificative 3.7.6. Metoda alfanumeric

3.8. Proiectarea (reproiectarea) documentelor de intrare 3.8.1. Analiza datelor coninute

iii

C U P R I N S

3.8.2. Proiectarea machetei formularului 3.8.3. Stabilirea instruciunilor de completare i cir-

culaie a documentelor 3.8.4. Implementarea documentului proiectat

Cap. 4. Proiectarea de detaliu (PD) 4.1. Caracteristicile generale ale proiectrii de detaliu 4.2. Proiectarea prelucrrilor specifice unitilor funcionale 4.3. Proiectarea de detaliu a unitilor de prelucrare

Cap. 5. Implementarea i dezvoltarea sisteme-lor informatice

5.1. Etapele implementrii 5.2. Tehnici i metode de studiu a dezvoltrii sistemului

informaional 5.2.1. Tehnica analizei valorii 5.2.2. Metode de determinare a tendinelor activiti-

lor economice 5.2.3. Metoda scenariilor

ANEXE : 1. Simboluri utilizate n realizarea diagramelor globale de

flux 2. Utilizare MicroSoft Access

iv


BIBLIOGRAFIE 1. Dumitru Oprean : Metode i tehnici utilizate n realiza-

rea sistemelor informatice, Ed. Dacia, Cluj-Napoca, 1980

2. V. Peteanu, T. Ungureanu, C. Jeican : Conducere i informatic, Ed. Dacia, Cluj-Napoca, 1975

3. P. Constantinescu, N. Zaharia : Iniiere n organizarea i proiectarea sistemelor de conducere cu mijloace au-tomatizate, Ed. Tehnic, Bucureti, 1972

4. Ioni Olteanu : Structuri organizatorice ale ntreprinde-rii moderne, Ed. Politic, Bucureti, 1969

5. V. Pescaru, I. Catona, D. Du, Cr. Popescu, I. Satran : Fiiere, baze i bnci de date, Ed. Tehnic, Bucureti, 1976

6. Alexandru Leluiu : Proiectarea sistemelor de producie bazate pe prelucrarea automat a datelor, Ed. Dacia, Cluj-Napoca, 1977

7. M. Dumitrescu, N. Oprea, G. Pleoianu : Proiectarea sistemelor de organizare i conducere ale unitilor eco-nomice, Ed. tiinific i enciclopedic, Bucureti, 1978

8. Ion A. Popescu : Teorie i practic n analiza sistemelor de conducere, Vol. I - Evaluarea sistemului, Ed. Scri-sul Romnesc, Craiova, 1977

9. Ion A. Popescu : Teorie i practic n analiza sistemelor de conducere, Vol. II - Proiectarea sistemelor, Ed. Scrisul Romnesc, Craiova, 1981

10. I. A. Popescu, D. Rdulescu : Modelarea sistemelor de producie, Ed. Tehnic, Bucureti, 1986

v

BIBLIOGRAFIE

11. . Grigorescu, M. Iosifescu : Dependen cu legturi complete i aplicaii, Ed. tiinific i enciclopedic, Bucureti, 1982

12. M. Tertico, P. Stoica : Identificarea i estimarea para-metrilor sistemelor, Ed. Academiei Romne, Bucureti, 1980

13. Cornel Hido : Proiectarea structurilor organizatorice, Ed. Politic, Bucureti, 1974

14. D. Ionescu : Codificarea i coduri, Ed. Tehnic, Bucu-reti, 1981

15. Gorun Manolescu : Abordarea ierarhic structurat i informatic, Ed. Academiei Romne, Bucureti, 1982

16. Rick Winter, Patty Winter : Utilizare Microsoft Office pentru Windows 95 Ediie special, Ed. Teora, 1998

17. Roger Jennings : Utilizare Access 95 Ediie special, Ed. Teora, 1997

18. *** Microsoft Press : Pas cu pas Integrarea progra-melor Office 97 Ed. Teora, 1998

19. *** Microsoft Press : Excel 97 Pas cu pas, Ed. Teora, 1998

20. Russell Borland : Introducere n Microsoft Windows 98, Ed. Teora, 1999

21. tefan I. Nichi, Dan Racovian coordonatori : Bazele prelucrrii informaiilor i tehnologie informaional, Ed. Intelcredo Deva, 1996

22. V. Bi, V. Marinescu, V. Pescaru : Sisteme informati-ce n economie, Ed. Tehnic, Bucureti, 1981

23. P. Constantinescu, C. V. Negoi : Sistemele informati-ce, modele ale conducerii i sistemelor conduse, Ed. Tehnic, Bucureti, 1975

24. P. Alan : Proiectarea sistemelor informaionale su-port de curs UVVG, Arad, 2000

vi


25. P. Alan : Proiectarea sistemelor informaionale su-port de curs FMPT, Timioara, 2001

26. Philippe Pellaumail La mthode AXIAL Tome I : conception dun systme dinformation, Les ditions dOrganisation, Paris, 1986

27. Philippe Pellaumail La mthode AXIAL Tome II : planification du systme dinformation et supports logiciels, Les ditions dOrganisation, Paris, 1987

28. Hubert Tardieu, Arnold Rochfeld, Ren Coletti : La mthode MERISE Tome I : principes et outils, Les ditions dOrganisation, Paris, 1986

29. Hubert Tardieu, Arnold Rochfeld, Ren Coletti, Georges Panet, Grard Vahe : La mthode MERISE Tome II : dmarche et pratiques, Les ditions dOrganisation, Paris, 1987

30. Yves Tabourier : De lautre ct de MERISE, Les ditions dOrganisation, Paris, 1989

31. P. Constantinescu, M. Georgescu, E. Nstel : Anali-z, decizie, control, Ed. Tehnic, Bucureti, 1977

32. Corneliu Russu : Organizarea structural-informaional a ntreprinderii, Ed. Politic, Bucureti, 1978

33. Malcolm C. Rubel : dBASE IV Power tools, Ed. Bantam Book, New York, 1989

34. Doina Dnia : Informatica n sprijinul managerului, Ed. Mirton, Timioara, 1998

35. Mihai Pun : Analiza sistemelor economice, Ed. All, Bucureti, 1997

36. C. Brbulescu coordonator : Economia i gestiunea ntreprinderii, Ed. Economic, Bucureti, 1995

37. O. Niculescu, I. Radu : SIMACO cartea juctorului, Ed. Economic, Bucureti, 1995

vii

BIBLIOGRAFIE

viii


Cap. 1. Bazele teoretice ale proiectrii sis-temelor informaionale 1.1. Sistemul informaional i abordarea sistemic n trecut, sistemul informaional era perceput ncepnd cu procedeul administrativ al ntreprinderii, iar informatica se limita la automatizarea acestor proceduri. Activitatea de proiectare a unor aplicaii era n mod necesar deductibil i analitic. Utilitatea informaiei era perceput n funcie de volumul de date i de numrul de aplicaii implementate i exploatate pe loturi. n majoritate, aplicaiile informatice vizau gestiunea materialelor, a mijloacelor fixe, calculul i evidena salariilor, obinerea, livrarea i ncasarea produse-lor finite. Funcionarea acestor servicii se realiza n mod exclusiv i n timp diferit. Exploatarea integrat era foarte timid, tehnica servea ca pretext pentru limitele de deschi-dere a sistemelor. n prezent cererile utilizatorilor se diversi-fic, schimbul de informaii cu mediul sunt mai puin previ-zibile, iar tehnica evolueaz n mod excepional. Interconexiunea sistemului de gestiune, progresul tehnic real, prelucrarea n timp real a tranzaciilor, utilizarea baze-lor de date i a reelelor de calculatoare oblig s se trateze n paralel instabilitatea, evoluia i complexitatea ce rezult din ele. Astfel apare evident privilegierea ce vizeaz mai multe soluii n care luarea n considerare a ntregului este preferabil analizei detaliului i n care complexitatea siste-mului nu poate fi aplicat dect cu ajutorul unor modele implicate. Gndirea analitic bazat pe funcionalitate ce-

1

Bazele teoretice ale proiectrii SI

deaz pasul puterii viziunii mai iterative bazate pe modele de comportament nedescoperite de gndirea sistemic. Fr a ti, Pascal a exprimat o prere mprit mai trziu de fondatorii teoriei generale a sistemelor i anume : Ludwig von Bertalanffy, Norbert Wiener, W. R. Ashley, I.W. Forester. Lucrrile lui Bertalanffy au stat la baza teoriei sis-temului, concluziile sale au fost dezvoltate de ceilali care au dat un aspect mai dinamic noiunii de sistem. Bertalanffy i-a dat seama c studiul compartimentelor unui sistem este insuficient i c analiza relaiilor dintre compartimente i a consecinelor lor ar putea da o explicaie raional a modului de funcionare a ansamblului. Teoria cibernetic definete ansamblul ca un set de ele-mente intercalate sau ca un ansamblu de elemente aezate ntr-o anumit ordine ntre care exist conexiuni determinate i care se interacioneaz conform unor reguli n vederea realizrii unui obiectiv. Aceast abordare nu este supus unei observaii analitice care este de fapt complementar. Ea ia n considerare caracteristicile de scop, mediu, evoluie, incertitudine, grad de observare. Teoria sistemelor este util pentru a stabili modul de funci-onare a entitii i pentru a nelege ce reprezint pentru or-ganizaie tratarea informaiilor. Aceast teorie se aplic att sistemelor naturale (biologice), ct i celor artificiale (orga-nizaiile productive n sensul dat de Simone). Orice sistem este legat de mediul nconjurtor ntr-o anumit structur, funcie de anumite reguli i urmrind un anumit scop. Legturile sistemului cu mediul ambiant sunt de in-

2


trare i ieire. Legturile ntre elementele componente con-diioneaz ntregul sistem care mai este condiionat i de mediu. Schematic, Ernest prezint un sistem astfel : Un sistem complex este format din subsisteme. Toate sub-sistemele au la rndul lor caracteristicile unui sistem. O organizaie poate fi privit din punct de vedere sistemic. Dup natura lor, legturile pot fi materiale sau informaiona-le. Nici un sistem nu se poate gsi izolat, el funcionnd n-totdeauna ntr-un anumit mediu. Descompunerea unui sis-tem n subsisteme se poate realiza la diferite grade de detali-ere. Deci, n particular, putem considera orice firm (ntre-prindere, unitate economic, agent economic) drept un sis-tem ce are ca intrri materiile prime necesare procesului, ca ieiri produsele finite, iar funcionarea va fi definit de re-gulile i legile proceselor tehnologice i ale conducerii fir-mei, conform figurii 1.

mediu

intrri ieiri

restricii

obiective

3


Resurse: - umane - materiale - echipamente - financiare - informaionale

Atribute manageriale i tehnologice: - planificare - organizare - conducere - control - tehnologie

Ieiri: - Produse, servi-

cii - Profit sau pier-

dere

PROCESE DE TRANSFORMARE

IEIRI INTRRI

FEEDBACK (bucl invers) INFORMA-

Conine informaii despre: - resurse - starea organizaional

Fig. 1 Organizaia privit din punct de vedere sistemic Peste sistemul organizaional se suprapune unul informaio-nal, conform figurii 2. Sistemul informaional este un an-samblu de fluxuri i circuite informaionale care asigur conexiunea informaional dintre sistemul decizional (de conducere) i cel operaional (condus). Fluxul informaio-nal este compus din informaii strategice, tactice i opera-tive. n cazul oricrui sistem avem intrri i ieiri. Intrrile, n sistemul informaional sunt formate din date interne i ex-terne. Ieirile sunt formate din date asemntoare cu cele externe, ele fiind formate din rapoarte i fiiere necesare conducerii. La acestea se mai adaug o serie de alte date i informaii legate de:

4


INTRRI Date

PROCESE Prelucrri

IEIRI Rapoarte i fiiere

Memorie de date

FEEDBACK (control)

Fig. 2 Componentele de baz ale sistemului informaional

reputaia organizaiei, cunotine de reclam, cunotine de marketing, renumele firmei.

Prelucrarea const din sortri, calcule, clasificri precum i aranjri de date. Sunt frecvente cazurile cnd n informatica de afaceri se insist foarte mult pe prelucrare, fr a se insista suficient pe calitatea datelor de intrare, ceea ce, dup cum se va vedea este o grav eroare. O alt eroare frecvent n informatica de afaceri este pro-cesarea hrtiilor. Astfel, managerii ajung foarte repede la una sau mai multe din situaiile:

primesc din ce n ce mai multe informaii pe care nu le stpnesc,

informaia nu-i croit pentru necesitile lor,

5


informaia nu este prezentat ntr-o form care s la fie accesibil,

informaia nu este livrat la timp. Este bine cunoscut din literatur faptul c n multe organi-zaii exist un adevrat rzboi ntre manageri i oficiile de calcul sau departamentele de prelucrare a datelor. Motivele acestui rzboi sunt multiple, principalul fiind ns faptul c oficiile de calcul nu accept s-i piard n general poziiile i monopolul asupra informaiei. Managerii, n urma extin-derii PC-urilor, au impresia c-i pot rezolva singuri pro-blemele de prelucrare a datelor. Acest lucru a determinat muli manageri, mai ales cei de nivel mediu, s-i constru-iasc mici baze de date legate de activitatea lor, baze care sunt de obicei paralele bazelor de date generale ale ntre-prinderilor, ceea ce nu este ntotdeauna indicat, deoarece reapar problemele din cazul fiierelor clasice cum ar fi: se-curitatea, validarea datelor, coerena, redundana, blocaj de date etc., aspecte binecunoscute n teoria bazelor de date. naintea unei astfel de decizii, este foarte important s se studieze i s se ia n considerare sistemul de gestiune a da-telor deja existent n societate, pentru a nu perturba activi-tatea societii. n concluzie putem spune c SISTEMUL INFORMAIONAL este un set de proceduri de colectare, regsire, mani-pulare i clasificare a informaiilor ca suport a decizi-ilor, planificrii, coordonrii i controlului. Prin urmare sistemul informaional este constituit din mij-loace, metode i resurse umane prin care se asigur desfu-rarea activitilor specifice procesului informaional:

6


nregistrarea

informaiilor de orice natur. transmiterea prelucrarea selecionarea pstrarea

Sistemul informaional al unei firme se descompune ntr-o serie de subsisteme corespunztoare funciunilor din firm, subsisteme dintre care amintim:

- subsistemul financiar-contabil, - subsistemul de aprovizionare-desfacere, - subsistemul de producie, - subsistemul de personal.

Se vor analiza aceste tipuri de subsisteme informaionale n funcie de nivelul de management: relaia dintre nivelul de management i subsistemele informaionale se poate repre-zenta ca n tabelul de mai jos:

Top manageri

Previziu-nea vn-zrilor pe

termen lung

Plan operativ pe ter-

men lung

Prevede-rea bu-getului pe ter-

men lung

Plan profit pe termen lung

Plan resurse umane

Subsisteme informaionale pentru nivelul strategic

Manageri medii

Analiza vnzri-

lor

Plan producie

Buget anual

Analiza profit /

cheltuieli

Analiza selecii / angajri

Subsisteme informaionale pentru nivelul tactic

Manageri de prima

linie

Prelu-crare /

urmrire comenzi

Control micare

materiale

Contabi-litate pli /

ncasri

Gestiu-nea casei

Gestiu-nea do-

sare personal

Subsisteme informaionale pentru prima linie

Vnzri Producie Contabi-litate Financiar Personal

7


n ce privete legtura dintre nivelurile cerinelor informai-onale i cele de management avem tabelul de mai jos:

Sarci-na

princi-pal

Sursa in-formai-

onal

Pe-rioada prev-zut

Tip de decizii

Nivel de

agre-gare

Actua-litate

Mana-gerii de

vrf

Strate-gic Intern Lung

Ne-structu-

rate

Su-mare

Nu sunt curente

Mana-gerii medii

Tactic Intern / extern Medie Semi-struc-turate

Detalii medii

Destul de

recente Mana-gerii de prima linie

Ope-raio-nal

Extern Scurt Structu-rate Detali-

ate Foarte recente

Concluzii privind abordarea sistemic :

1. orice sistem este un subsistem al unui sistem mai cu-prinztor,

2. un sistem nu se poate gsi izolat. El funcioneaz ntr-un mediu predispus s integreze legtura cu sis-temul respectiv i s reacioneze ntr-un mod previ-zibil,

3. descompunerea unui sistem pe subsisteme se face pe diferite grade de detaliere (dup legturile cele mai slabe), iar agregarea se face dup gradul de interco-nectare a subsistemelor considerate. Se poate vedea de aici c orice sistem poate fi separat n subsiste-mele sale componente (la rndul lor sisteme) sau poate fi sistematizat -mpreun cu alte sisteme- n sisteme mai mari. Singura condiie, fundamental, este ca att analiza ct i sinteza sistemelor s se fac respectnd pentru fiecare n parte intrrile, struc-

8


tura de transformare i ieirile, aa cum se prezint n figura de mai jos :

Studiul sistemelor se face de ctre analistul de sistem care efectueaz analiza de sistem, adic aciunea prin care se descompune un sistem n subsistemele sale componente stabilindu-se legturile (intrri i ieiri) pentru fiecare sub-sistem n parte, astfel ca sistemul descompus s aib:

- aceeai funcionare general ca sistemul iniial (R1); - aceleai intrri X i ieiri Y generale (R2).

n analiza sistemelor, descompunerea unui sistem n subsis-teme se face pn la un nivel de la care, mai departe, acest lucru nu mai este posibil, sau faptul n sine nu mai este rele-vant i nici util scopului analizei. Elementele la care ne oprim cu descompunerea sunt eseniale n analiza de sistem i sunt numite sisteme-atomi, sau n literatura de speciali-tate, cutii negre (black-boxes).

G(s)

X Y

X Y

X Y

9


4. la un anumit grad de detaliere se poate vorbi de un

sistem ca un ansamblu de elemente ntre care nu exist conexiuni,

5. conform teoriei sistemelor obiectivul unui sistem es-te ntotdeauna ieirea sa; n majoritatea cazurilor scopul este prestabilit, legturile i funciile sale se adapteaz scopului.

Ti ZiYiYiXi

Dac notm : Xi intrrile sistemului Yi ieirile sistemului, Atunci se poate calcula transmitana (capacitatea) sistemului cu relaia : YiT= Xi n cazul unitilor economice raiunea producerii bunuri-lor/serviciilor este justificat dac T > 1. Unitile economice ca sistem se ncadreaz la uniti ele-mentare n cadrul sistemului economico-social, fiind un sis-tem cibernetic, parial deschis, autonom, cu finalitate pro-prie, cu conexiune invers cu puncte decizionale proprii etc. Este dinamic, evolutiv, supus unor nnoiri, mbuntiri i transformri permanente; este integral alctuit dintr-o diver-sitate de sisteme liniare organizate pe activiti sau funci-uni. Pentru a prezenta n mod simplificat un sistem economic ne folosim de o convenie de prezentare care permite descom-punerea acestuia n trei subsisteme :

10


(a) sistemul operaional (S.O.) (b) sistemul decizional (S.D.) (c) sistemul informaional (S.I.)

SO

SDSI

Sistemul operaional (condus) este cel n care se desfoar fenomene i procese, cu rolul de a transforma nite ele-mente, reprezentate de intrrile n sistem, n produse sau alte rezultate reprezentate de ieirile din sistem. Sistemul decizional (de conducere) are funcia de coordona-re a ansamblului de activiti n funcie de obiectivul general i/sau obiectivele derivate. Sistemul informaional are rolul de a evidenia fenomenele i procesele att n cadrul sistemului condus (operaional), ct i n cel de conducere (decizional). Acestea reprezint o descompunere corespunztoare unei convenii creia nu i trebuie dat o interpretare ad literam deoarece ntre cele trei subsisteme exist conexiuni n am-bele sensuri. Relaiile dintre subsisteme pot fi reprezentate schematic astfel : SO SD decizii

SI

11


Abordarea sistemic permite nelegerea evoluiei unitilor economice, a cror complexitate este n continu cretere, ea reprezentnd totodat o soluie limitat n ce privete eco-nomia sistemului informaional. La nceput necesitatea au-tomatizrii prelucrrii datelor a aprut n sisteme simple i repetitive n care creterea volumului de informaii avea ca i consecin creterea numrului de personal. Datorit aces-tui fapt costul informaticii corespundea unei investiii ce era finanat de economia de personal. Trebuie avut n vedere c astzi bugetele informatice sunt supuse acelorai reguli de investiii. Pe de alt parte tendina unor conductori de a automatiza totul i-a determinat pe unii s automatizeze anumite servicii ntr-un moment nepotrivit. Astfel apare necesitatea punerii n practic a unor tehnici de analiza valo-rii care s permit o mai bun selecie, asigurnd op-timizarea resurselor utilizate pentru obinerea acestora. Aceast abordare ptrunde n domeniul terial i se refer i la informatic. Analiza valorii poate fi definit ca un efort organizat combi-nat cu un ansamblu de tehnologii i munca n echip pentru a crea produse, procedee i sisteme mai funcionale. Analiza valorii aplicat n activitatea de proiectare i analiz a siste-melor informaionale trebuie s conduc la obinerea unor soluii care s nu mai fie copia unor proceduri automate. Analiza sistemic combinat cu analiza valorii pune la dis-poziie un mod de gndire adaptat sistemelor evolutive i furnizeaz o serie de reflecii cum ar fi :

considerarea unui obiectiv de studiu ca sistem, privilegind scopul acestuia,

12


relevarea relaiilor ntre tot i compartimentele sale, ceea ce este preferabil pentru realizrile di-namice ale lumii informaionale,

favorizarea informaiilor care permit dezvoltarea sistemului,

ateptarea ca logicile s fie complementare im-pun gsirea unui mod de atingere a obiectivelor generale i particulare.

1.2. Sistemul informaional definiie, funcii, struc-

tur Cu toate c tehnologiile informaionale au o evoluie impre-sionant, teoria sistemelor informaionale precum i meto-dologia de introducere a tehnologiilor informaionale n n-treprinderi au rmas mult n urm (inclusiv soft-ul de baz). G.B. Davis a dezvoltat cercetarea asupra conceperii infor-matizrii automatizate. Definiia lui Davis: un sistem informatic de gestiune (SIG) este un sistem o main care procur informaiile nece-sare operaiilor managementului i funciilor de decizie. Sistemul utilizeaz calcule i programe, comunic date, mo-dele de management i o baz de date. Structura sistemelor este fundamentat nu numai pe tehnologii, dar i pe sistemul de organizare a informaiilor i luarea deciziilor de ctre indivizi din organizaie. Dicionarul de informatic : un ansamblu de circuite i fluxuri informaionale organizate ntr-o concepie unitar. Faur i Marinescu : prin SIG nelegem un ansamblu orga-nizat i integrat de date i informaii, precum i proceduri i mijloace pentru colectarea i transmiterea acestora.

13


Boldea : sistemul informaional este un ansamblu organizat de resurse materiale, personal, date, mijloace i proceduri de culegere, memorare i comunicare a informaiilor sub dife-rite forme (date, sunete, texte, imagini), precum i circuitele informaiilor utilizate. Structura i funciile sistemului informaional Structura:

Funciile:

Date

Informaii (fluxuri)

Culegere

Proceduri (programe) Stocare

Personal Prelucrare Tehnologii

Si

stem

ul in

form

aio

nal

Comunicare

1.2.1. Datele i informaiile a. Datele Datele sunt simboluri care caracterizeaz starea unui feno-men sau proces la un moment dat sau poate defini un obiect al lumii reale. Ele sunt generate de ctre sistemul operaio-nal sau n cadrul sistemului operaional i sunt percepute fie de om, fie de un echipament de culegere i nregistrare a acestora. Datele au o valoare relativ pentru receptor. n msura n care aceste date nu este obligatoriu s fie utilizate de ctre cei care observ lumea real n mod direct, cores-pondena dintre lumea real i simbolurile deinute, devine esenial. Exist un risc ca simbolurile obinute s nu re-

14


flecte toat lumea real, acest lucru putnd avea consecine grave n interpretarea lor. Pentru un anumit receptor, data culeas i nregistrat are o relevan ce este n funcie de nivelul de autoritate al recep-torului. n cadrul unei entiti, pentru un alt receptor de pe alt nivel ierarhic aceiai dat este nerelevant sau neperti-nent. Exemplu : cantitatea de material consumat ntr-o anumit secie are o anumit relevan pentru maistrul din secia respectiv care poate avea o imagine asupra consu-mului din materialul respectiv, dac acesta se ncadreaz n normele stabilite, dac are calitatea corespunztoare i el poate decide dac mai trebuie s scoat de la magazie o anumit cantitate, s returneze la magazie o anumit canti-tate sau s foloseasc nlocuitori pentru materialul respectiv. Aceeai dat pentru un manager sau o alt persoan din apropierea acestuia, poate s nu aib nici o valoare rele-vant. Pentru acesta toate datele privind consumul de mate-riale din ntreprindere trebuie centralizate pe locuri de cos-turi, pe purttori de costuri astfel nct acesta s poat de-cide asupra ntregului consum de materiale. Deci datele pentru a deveni relevante trebuie s intre ntr-un proces de prelucrare, analiz i interpretare n vederea trans-formrii lor n informaii. b. Informaiile n 1962, Filipe Dreiffus a creat un neologism n limba fran-cez prin contopirea a doi termeni ; information i auto-matique crend noiunea de informatic. Informatica este tiina prelucrrii automate i raionale a informaiilor ca suport al telecomunicaiilor.

15


Noiunea de informaie se gsete n toate domeniile legate de informatic, i anume : tratarea informaiilor, sistem in-formaional, circuit informaional, tehnologii informaionale etc., folosirea termenului este foarte rspndit, dar cu o doz mare de ambiguitate. Definiia conceptului de informaie nu este uoar : Academia francez folosete o definiie autoreferen-

ial prin folosirea a doi termeni : aciunea de a in-forma astfel nct aciunea de a se informa. Un studiu sumar confirm aceast definiie.

I. Arsac n lucrarea Informatica definete aceast noiune astfel informatica este o formul scris sus-ceptibil de a aduce cunotine.

Link i Pezck consider informaia un termen ambi-guu ce definete n acelai timp un element de cu-noatere (o dat) precum i relaiile dintre date.

Informaia este imaginea obiectelor i faptelor repre-zentate ce contribuie la confirmarea ideilor utilizate despre aceasta. Ea aduce o cunotin pe care desti-natarul nu o posed i nici nu o poate prevedea.

Informaia reprezint datele transformate sub form semnificativ pentru receptor cu o valoare real pen-tru decizia i aciunea acestora.

Cnd este aplicat unui scop util, informaia devine cuno-tin; datorit acestui aspect unii autori consider informaia o cunotin stocat. Informaia i cunotina sunt dou noiuni redundante ntre care exist o diferen prin raportarea noiunii la temporali-

16


tate : informaia este o activitate, cunoaterea este o stare ce rezult din transmiterea informaiei. Se poate considera c informaia este un produs rezultat din procesul de prelu-crare, analiz i interpretare a rezultatului destinat satisface-rii informaionale a sistemului decizional. Caracteristicile specifice ale informaiei : ) informaia este uman, ea nu exist dect prin in-

termediul observaiilor oamenilor, ) informaia are o valoare relativ : pentru o anumit

persoan are o valoare deosebit, iar pentru alta este nesemnificativ,

) informaia este stocat ntr-un purttor tehnic de in-formaie, reprezentnd o resurs reutilizabil. O in-formaie odat utilizat nu-i pierde valoarea, de multe ori dobndete o valoare mai mare (valoare adugat), dat fiind faptul c cu ct este mai utilizat devine mai credibil.

) informaia este difuz, adic are tendina de rspn-dire. Multiplicarea informaiei nu diminueaz ns valoarea acesteia.

) informaia are valoare volatil n sensul c ntrebuin-area ei este strict legat de timp.

Informaia este din ce n ce mai important pentru perfor-manele economice ale ntreprinderii din urmtoarele consi-derente :

1. informaia este un factor de producie, ea fiind im-portant pentru activitatea de concepere i lansare pe pia a produselor finite cu valoare adugat forte. Pentru explicarea acestei caracteristici se poate uti-liza conceptul de densitate a unui produs, potrivit c-

17


ruia cu ct un produs are o mai bun valoare adu-gat, cu att al are nevoie de mai multe informaii.

2. informaia este un factor de sinergie. Acest argument se bazeaz pe constatarea c o ntreprindere ce are n structura sa uniti performante poate realiza pe an-samblu o activitate mai puin performant. Explicaia acestei stri de fapt se bazeaz pe dou remarci :

a. performana global este condiionat de punctele sale cele mai slabe. Asupra acestor puncte, conducerea trebuie s-i concentreze toat atenia i s ia msuri chiar investiiona-le pentru a le aduce la nivelul celorlalte com-ponente performante.

b. Performana este condiionat de calitatea le-gturilor i relaiilor ntre unitile care o constituie. Fiecare unitate a structurii produc-tive poate fi excelent, dar relaiile i coordo-narea ntre ele pot fi att de slabe nct ntre-prinderea s fie perceput n ansamblu ca ne-performant.

3. poate fi privit ca factor determinant al comporta-mentului indivizilor. Informaiile din mediul social au ca raiune de existen influenarea comportamen-tului indivizilor sau grupurilor att n ntreprindere ct i n afara acesteia. n cadrul ntreprinderii in-formaia are ca obiectiv influenarea comportamen-tului membrilor ntreprinderii pentru ca acetia s se conformeze obiectivelor desemnate. n exteriorul n-treprinderii, informaia are ca obiectiv influenarea n sens favorabil a comportamentului partenerilor (fur-nizori, clieni, instituii publice).

18


4. informaia este o surs de decizie. Ea are valoare da-c :

a. contribuie la reducerea incertitudinii privind viitorul,

b. permite efectuarea unor calcule de probabili-ti,

c. este susceptibil de a influena efectiv decizi-ile adoptate,

d. contribuie sensibil la modificarea consecine-lor unor decizii.

Clasificarea informaiilor : a. din punct de vedere al modului de exprimare :

analogice numerice nenumerice

a. din punct de vedere al naturii simbolurilor utilizate : alfabetice numerice alfa-numerice grafice ideografice (semne de circulaie, iconiele din

Word, ). b. Din punct de vedere al formei de stocare pe purttorul

tehnic : analogice (mesaje, sunete, imagini) digitale

c. Din punct de vedere al modului de generare : interne (generate de sistem) externe (generate de exteriorul sistemului)

d. din punct de vedere al gradului de prelucrare :

19


elementare (utilizate n special n conducerea operativ sau curent)

complexe e. din punct de vedere al momentului desfurrii fenome-

nului sau procesului : curente/operative, obinute n momentul desfu-

rrii fenomenului, cu un grad aproximativ de pre-cizie, utile pentru dirijarea din mers a procesului.

istorice/postoperative, obinute dup desfurarea fenomenului, cu un grad mare de precizie, utile pentru analiza modului de desfurare a activit-ii, pentru stabilirea neajunsurilor i pentru luarea msurilor de corectare a acestor neajunsuri,

previzionale, care se refer la activiti ce nu au avut loc, dar au o mare importan pentru condu-cerea strategic a activitii (studiul pieei)

f. din punct de vedere al utilitii : utile, susceptibile de a fi utilizate, inutile.

c. Fluxurile informaionale Fluxurile informaionale reprezint cantitatea de informaii care parcurge un anumit circuit informaional. n cadrul unei ntreprinderi se disting trei mari fluxuri informaionale :

fluxuri produse i utilizate de ntreprindere, fluxuri informaionale produse n exterior i utili-

zate de ntreprindere, fluxuri informaionale produse n ntreprindere i

destinate exteriorului. Fiecare flux conine dou tipuri principale de informaii :

20


informaii de convieuire, care permit convieui-rea ntreprinderii n relaii cu alte ntreprinderi i care pot influena comportamentul acesteia; n cadrul ntreprinderii ele sunt vitale pentru nsi existena ei.

informaii de activitate, care sunt indispensabile exercitrii funciunii ntreprinderii.

Att n interiorul ct i n exteriorul ntreprinderii, fluxurile informaionale pot fi grupate n dou categorii :

fluxuri verticale, care la rndul lor se mpart n dou categorii :

ascendente, descendente;

fluxuri orizontale. 1. fluxuri n interiorul ntreprinderii Fluxurile verticale descendente pornesc de la nivelul su-perior ctre operaioniti, putnd trece dup caz prin trepte intermediare de conducere asigurnd o legtur permanent ntre sistemul decizional i cel operaional. Fluxurile verticale ascendente parcurg n sens invers struc-tura organizatoric, n cadrul lor volumul, structura i gradul de sintetizare sunt direct proporionale cu nivelul de condu-cere cruia i sunt destinate. Fluxurile orizontale permit schimbul de informaii ntre di-ferite componente conjugale ale ntreprinderii situate pe acelai nivel ierarhic.

21


2. fluxuri n exteriorul ntreprinderii Fluxurile verticale ascendente i descendente apar ntre n-treprindere i eventualele organisme superioare acesteia (ministere, consorii) i/sau inferioare (subuniti). Fluxurile orizontale cuprind schimbul de informaii ntre ntreprindere i parteneri (clieni, furnizori, instituii ban-care, publice etc.). d. Circuitul informaional Circuitul informaional reprezint totalitatea punctelor, locu-rilor sau compartimentelor prin care trec informaiile din momentul generrii lor sau intrrii lor n unitate, pn n momentul ieirii sau arhivrii lor. Circuitul informaional reprezint drumul parcurs de informaii n cadrul unei uni-ti. e. Noile tehnologii informaionale Mijloacele de culegere, stocare, prelucrare i transmitere a informaiilor au cunoscut un proces permanent de dezvoltare ajungndu-se la aa numitele sisteme informatice. Sistemul informatic este un ansamblu de mijloace i metode de culegere, stocare, prelucrare i transmitere a informaii-lor. El este parte component a sistemului informaional. Utilizarea calculatorului pentru dezvoltarea unei lucrri con-stituie o aplicaie informatic. Un sistem informatic poate cuprinde una sau mai multe aplicaii informatice. Se vehi-culeaz n prezent tot mai mult ideea unor sisteme informa-tice integrate, care s asigure prelucrarea unic a fiecrei informaii i difuzarea lor tuturor aplicaiilor solicitante.

22


Aceast integrare se poate realiza pe mai multe ci :

crearea unei baze informatice comune, actualizat n mod unitar i utilizat n toate aplicaiile,

transmiterea informaiilor ntre aplicaii sub forma unor interfee.

Producia informatic cuprinde dou mari domenii :

proiectarea i realizarea aplicaiilor informatice mai mult sau mai puin integrate,

prelucrarea efectiv a datelor n cadrul sistemelor in-formatice sub forma unor servicii.

Producia informatic s-a diversificat foarte mult crend noi domenii ca :

informatica industrial, care se ocup cu conducerea proceselor tehnologice,

informatica pentru conducere (sistemele SIAD sis-teme interactive de asistare a deciziilor, EIS sis-teme expert),

informatica de gestiune, birotica, informatica medical, proiectarea asistat (CAD : AutoCAD, )

1.2.2. Funciile sistemului informaional 1. Funcia de nregistrare n cadrul acestei funcii, datele generate n cadrul sistemului operaional sunt recepionate i nregistrate pe un purttor tehnic. Recepionarea poate fi fcut de factorul uman, dar

23


i de echipamente speciale. n viitor, utilizarea acestor echi-pamente devine foarte important deoarece ele contribuie la creterea vitezei de nregistrare i la creterea corectitudinii nregistrrii. n cadrul echipamentelor speciale pot fi folosite diferite contoare, debitmetre, cititoare magnetice i scanere. 2. Funcia de stocare n cadrul acestei funciuni se asigur memorarea datelor pe purttori de mare capacitate, actualizarea permanent a aces-tor date, gestionarea lor n cadrul bazelor de date i asi-gurarea accesului tuturor utilizatorilor la ele. Existena unor purttori tehnici de foarte mare capacitate permite entitilor s-i creeze baze de date complete, care s le asigure o pre-lucrare integrat a acestora. 3. Funcia de prelucrare Realizarea operaiunilor aritmetice i logice asupra datelor n vederea transformrii lor n informaii necesare sistemului decizional formeaz funcia de prelucrare. 4. Funcia de comunicare Este funciunea n cadrul creia se realizeaz transmiterea ntre diveri utilizatori situai n locuri geografice diferite att a datelor ct i a informaiilor. Realizrile deosebite din domeniul comunicaiilor au fcut posibil ca aceast funci-une s permit o prelucrare n timp real a datelor din diferite zone geografice ( prin cablul reelelor sau prin satelit). Transmiterea prin cablurile reelelor cuprind preocupri pri-vind securitatea datelor.

24


1.3. Metodologii de realizare i proiectare a siste-melor informaionale

1.3.1. Necesitatea metodologiilor de realizare i pro-

iectare Trecerea de la prelucrarea tradiional a datelor la prelucra-rea cu mijloace automate este o activitate complex care consum mult timp, multe resurse i implic un numr mare de persoane. Cuprinderea n aceast activitate a tuturor com-ponentelor, identificarea legturilor dintre aceste compo-nente precum i implicaiile pe care le presupune realizarea unui nou sistem se pot realiza doar dac sunt respectate anumite reguli, un anumit mod de lucru, o anumit succesi-une a fazelor de lucru. Metodologia este un ansamblu de procedee, tehnici i reguli de cunoatere a sistemului informaional existent i de trans-formare a lui ntr-un sistem informatic. Necesitatea unei metodologii este susinut de urmtoarele argumente : cuprinderea n analiza i proiectarea tuturor compo-

nentelor i lucrrilor corespunztoare activitii su-puse studiului,

existena unei metodologii presupune un anumit an-samblu de documente care, respectate, determin un anumit mod de realizare a activitii de analiz-pro-iectare,

existena unei formularistici unice permite folosirea mai multor persoane de la o etap la alta,

25


creeaz un limbaj unic de dialog ntre persoanele ocupate cu analiza i proiectarea sistemului informa-ional, precum i ntre acestea i restul personalului din unitate,

faciliteaz colaborarea dintre colective diferite din uniti diferite,

permite prelucrarea i adaptarea cu uurin a unor lucrri deja existente n funciune la alte uniti.

Evoluia noilor tehnologii informaionale a determinat ntr-o oarecare msur i evoluia metodologiilor de realizare a sistemelor informaionale. Cu toate acestea, metodologiile de proiectare i de realizare a sistemelor informaionale, precum i softul general i cel aferent sunt rmase mult n urma metodologiilor informaionale, motiv pentru care se impune o atenie deosebit acestui domeniu i realizarea unor metodologii de proiectare asistat de calculator a sis-temelor informaionale.

1.3.2. Clasificarea metodologiilor de proiectare a siste-melor informaionale

Metodologiilor de proiectare a sistemelor informaionale se pot clasifica dup cum urmeaz : A. din punct de vedere al modului de abordare a lucrrii : metodologii de realizare pe msur (pas cu pas), metodologii de realizare n serie.

a. Metodologii de realizare pe msur Pentru realizarea proiectrii, conform acestei metodologii se parcurg urmtorii pai :

26


a.1. se abordeaz o component a sistemului informai-onal, care este analizat, identificndu-se anomaliile n funcionarea normal a acesteia, stabilindu-se necesit-ile i oportunitatea proiectrii unui nou sistem pentru aceast component, a.2. proiectarea noului sistem, vizndu-se perfecionarea sistemului de indicatori, a circuitelor i fluxurilor infor-maionale, a ansamblului de documente i elaborarea unor proceduri informatice de prelucrare a datelor, a.3. implementarea aplicaiei informatice proiectate.

n continuare se trece la o alt component, parcurgndu-se aceiai pai. Aceast nou component poate s fie din ime-diata aproximitate a primeia, cu legturi informaionale de schimb de date cu prima sau poate fi total independent de aceasta. Dac a doua component este n legtur cu prima, dup proiectare i implementare se urmrete dac cele dou componente funcioneaz bine mpreun. Dac funcionarea nu este armonioas se revine la prima component i se fac modificrile necesare pentru buna funcionare mpreun a celor dou componente. Se continu astfel i cu celelalte componente ale sistemului informaional, pn cnd toate sunt proiectate, urmrindu-se pe ct posibil ca ele s funci-oneze n cadrul unui sistem integrat. Avantajele acestor metodologii :

au o aplicabilitate relativ uoar, sunt aplicabile cu numr restrns de specialiti, se pot aplica i n condiiile unor resurse limitate

temporar. Dezavantajele acestor metodologii :

27


timp ndelungat pentru perfecionarea ntregului sis-tem informaional,

costuri tot mai mari datorit deselor reveniri, realizarea cu greutate sau imposibilitatea integrrii

aplicaiilor ntr-un sistem unitar. b. Metodologii de realizare n serie Pentru abordarea unei activiti de la o unitate se analizeaz i se proiecteaz o aplicaie informatic, dar care s nu in seama numai de particularitile din unitatea respectiv, ci i de particularitile din alte uniti. Practic se construiete o unitate imaginar care colecteaz ct mai multe particulari-ti ale sistemului informaional. Se creeaz astfel posibili-tatea utilizrii unor aplicaii informatice n ct mai multe uniti posibile. Avantaje :

produsul informatic poate fi uor adaptat la mai mul-te uniti,

cost mai puin, posibilitatea recuperrii unei pri din cheltuielile

efectuate Dezavantaj :

dificil de realizat n practic. B. din punct de vedere al scopului propus : metodologii ameliorative, metodologii constructive, metodologii speciale.

28


a. Metodologii ameliorative Metodologiile ameliorative vizeaz perfecionarea sistemu-lui informaional fr ca s se schimbe tehnologiile de prelu-crare. Obiective : c perfecionarea sistemului de indicatori, indicatori ca-

re sunt impui de legislaie (apare o nou lege), fie de cercetare tiinific n domeniu, fie de necesitile sistemului decizional,

d perfecionarea algoritmilor de calcul i a condiiilor de aplicare a acestora,

e perfecionarea purttorilor tehnici (ansamblul de do-cumente pe care sunt consemnate datele i informa-iile),

f reducerea cheltuielilor cu ntreinerea i funcionarea sistemului prin reducerea ansamblului de documente, prin contopirea unor documente sau a elementelor unor documente ntr-unul singur,

g perfecionarea fluxului informaional ntre diferitele compartimente i locuri de munc,

h perfecionarea circuitelor informaionale prin elimi-narea circuitelor inutile.

Avantaje :

se obin rezultate bune cu un consum redus sau limi-tat de resurse, fr investiii substaniale.

Dezavantaje :

performanele noului sistem sunt totui limitate, avnd n vedere faptul c mijloacele de culegere,

29


prelucrare i transmitere nu sunt nlocuite cu altele mai performante.

b. Metodologii constructive Metodologiile constructive urmresc proiectarea sau re-proiectarea sistemului informaional punnd la baz metode i tehnici noi de culegere, prelucrare i transmitere a datelor, rezultnd asfel un nou sistem informaional. Se urmrete att schimbarea operatorilor (nlocuirea muncii omului cu a calculatorului), ct i ncadrarea acestor tehnici ntr-un sis-tem unitar. Acest sistem unitar reprezint un sistem integrat de preluare sau un sistem informatic de prelucrare integral. c. Metodologii speciale n cadrul acestora, operatorul principal este calculatorul electronic. n cadrul acestor metodologii, cunoscndu-se anumite date despre sistemul actual, cu ajutorul unui sof-tware specializat se proiecteaz n mod automat un nou sis-tem. Etapele parcurse sunt urmtoarele : c culegerea informaiilor referitoare la sistemul exis-

tent privind locurile de munc, compartimentele un-de se efectueaz prelucrarea, sursele datelor ce intr n procesul de prelucrare (interne i externe), precum i identificarea coninutului procesului de prelucrare, algoritmilor de calcul, documentelor de intrare, si-tuaiilor de ieire, etc. Analistul va preciza i persoa-na implicat n fiecare loc de prelucrare, precum i sarcinile acestuia.

d se introduc datele n calculator sub form codificat i cu anumite restricii de sintax. Pe baza unui soft

30


specializat se obine un model de sistem informaio-nal automatizat cu urmtoarele componente :

documentele folosite n sistem, coninutul documentelor, circuitul documentelor, algoritmii utilizai, listele finale, situaii, rapoarte, etc.

Proiectantul are responsabilitatea s vad aceste componente i modul lor de funcionare, iar dac este cazul, pe baza da-telor iniiale i a unor cerine suplimentare, va putea obine o alt variant a sistemului informaional automatizat. Acest lucru se poate repeta pn la obinerea variantei dorite de utilizator. Avantaje :

reducerea duratei de proiectare, reducerea costurilor prin utilizarea tehnicii de calcul, posibilitatea alegerii variantei dorite din mai multe ob-

inute Metodologii folosite : PITCOTTE, SOAP, ADS, etc. C. din punct de vedere al fazelor de abordare i elabo-

rare a proiectului : metodologii bazate pe principiul intrri-ieiri, metodologii bazate pe principiul ieiri-intrri, metodologii pe compartimente, metodologii pe funciuni, metodologii pe activiti,

31


metodologii de abordare descendente, metodologii de abordare ascendente.

a. metodologii bazate pe principiul intrri-ieiri Analiza sistemului informaional existent pornete de la ansamblul datelor de intrare i a purttorilor tehnici a aces-tora, utilizate ca intrri n sistem. Pornind de la aceste date se nainteaz pe traseul parcurs de documente, efectundu-se i operaiile de prelucrare asupra datelor ce formeaz intrri n sistem. Se construiete apoi baza informaional pe baza acestor date, urmnd ca n final, prin proiectarea unor pro-ceduri automate s se obin situaiile i rapoartele de ieiri dorite. Avantaje :

se proiecteaz o baz informaional complet ce con-ine date care nu toate sunt strict necesare obinerii si-tuaiilor de ieire, aceast baz complet furnizeaz datele necesare obinerii acestora.

Dezavantaje :

necesitatea existenei n componena echipei de ana-liz-proiectare i a unor specialiti cu o vedere de an-samblu asupra noului sistem nc din faza de investi-gare,

durata lung de proiectare i costuri mari b. metodologii bazate pe principiul ieiri-intrri Echipa de analiz proiectare pornete de la ansamblul lis-telor, situaiilor, rapoartelor de ieire solicitate de sistemul decizional sau impuse de legislaie. n continuare se merge pas cu pas, identificndu-se datele de intrare necesare obi-

32


nerii situaiilor de ieire, algoritmii de calcul precum i pro-cedurile de prelucrare necesare obinerii situaiilor finale. n final se vor reproiecta documentele de intrare, adaptndu-se necesitilor noului sistem. Avantaje :

costurile i durata sunt reduse, este cea mai indicat metodologie pentru nceptori,

chiar pentru specialiti Dezavantaje :

baza informaional proiectat este mai puin com-plet, iar apariia de noi solicitri n situaiile de ieire va determina modificri ale coninutului bazei, modi-ficri ce implic anumite costuri.

c. metodologii pe funciuni Acest tip de metodologii au dat rezultate bune n analiza global a ntreprinderii. Metodologia presupune gruparea activitilor pe funciuni i proiectarea unor sisteme infor-maionale automatizate pentru fiecare funciune n parte (producie, personal, cercetare-dezvoltare, financiar-conta-bil, comercial). n final, echipa de analiz-proiectare n-cearc reconstituirea sistemului informaional al ntregii entiti prin funcionarea mpreun a celor cinci subsisteme proiectate pe fiecare funciune. Dezavantaje :

dificultatea gruprii pe funciuni i a integrrii ulte-rioare n sistem.

33


d. metodologii pe compartimente Aceast categorie de metodologii este similar cu cea prece-dent cu deosebirea c gruparea activitilor se face n acest caz pe compartimente. Proiectarea noului sistem se reali-zeaz n acest caz prin proiectarea sistemului informaional automatizat pe fiecare compartiment n parte. Dificultile apar n legtur cu gruparea activitilor pe compartimente i cu integrarea aplicaiilor ntr-un tot unitar. e. metodologii pe activiti Sunt metodologii relativ noi, create pe fondul dezvoltrii tiinelor de gestiune aplicate pe activiti, managementul pe activiti, calculaia costurilor pe activiti). Metodologia presupune identificarea acelor activiti complexe, cu fina-litate de sine stttoare care pot s fie segmentate i distri-buite unor responsabili. Proiectarea subsistemelor informa-ionale se face pe fiecare activitate n parte, iar unificarea acestor subsisteme este uoar datorit faptului c activit-ile unificate au puncte de convergen. f. metodologii de abordare descendent (top-down) Proiectarea sistemelor informaionale de mare complexitate implic descompunerea ierarhic a acestora prin modulari-zare. Modularizarea const n descompunerea unui sistem complex pe nivele ierarhice pn la module sau elemente simple i relativ independente. Metoda const ntr-o analiz i detaliere succesiv pn la nivelul funciunilor elementare determinnd astfel arborele structurii sistemului.

34


O cerin a aplicrii metodei este ca sistemul s fie format din elemente relativ independente, asociate dup o lege de structur. Obiectivul principal const n realizarea modularizrii sis-temului de sus n jos. Obiectivul specific const n crearea posibilitii de realizare n paralel a componentelor siste-mului precum i eliminarea neconcordanelor din cadrul sistemului. Metoda are la baz principiile abordrii sistemice i ale mo-dularizrii. Modulele rezultate se afl n interaciune, funci-onarea unora producnd modificri n altele i invers. Sis-temul informaional proiectat astfel este structurat funcio-nal, dar rmne totui ntreg. Caracteristicile sale de com-portament sunt proprii sistemului luat n ansamblul su. Aceast metod permite :

descrierea sistemului n mod riguros, sistemic identificarea interferenelor identificarea facil a oricrui modul n vederea proiec-

trii, testrii, ntreinerii i dezvoltrii lui descompunerea pe module, submodule ale sistemului

permite segmentarea, stabilirea responsabililor la mo-dule superioare care s asigure legturile ntre modu-lele inferioare, realizarea cu uurin a unor modificri n module, fr s fie afectat ntregul sistem informa-ional etc.

g. metodologii de abordare ascendent (bottom-up) Metodologia const n agregarea modulelor de jos n sus, punndu-se n eviden legturile dintre ele, pn se ajunge

35


la un sistem unitar; conceptele care stau la baza metodolo-giei sunt aproximativ aceleai ca la metodologia precedent. Regulile care trebuie respectate n aplicarea acestei meto-dologii sunt :

nivelul de abordare iniial este nivelul la care se afl modulele terminale,

agregarea se face de jos n sus, cnd se obine un modul integrat se realizeaz i inte-

grarea modulelor de la nivelul inferior acestuia, agregarea se consider terminat cnd se obine un

singur rnd. Aceast metodologie este util deoarece permite construirea sistemelor informaionale integrate. Ea se folosete i pentru verificarea corectitudinii funcionrii sistemului n legtur cu alte sisteme. Pentru mbuntirea performanelor, n practic se utilizeaz n acelai timp abordrile ascendente i descendente, fie ascendent-descendent, fie descendent-as-cendent. h. metodologia MERISE Aceast metodologie privete sistemul informaional fie ca un obiect natural, fie ca unul artificial. Obiectul natural re-flect activitatea de colectare, memorare, preluare i comu-nicare a datelor i informaiilor aa cum sunt ele n realitate. Obiectul artificial reflect activitile automate create de om pentru a fi realizate pe calculator. Proiectarea sistemului informaional const n analiza enti-tii i a sistemului informaional al acesteia, vzut ca un obiect natural precum i proiectarea unui obiect artificial cu

36


scopul reprezentrii acestei entiti i a creterii performan-ei ei. Etapele metodologie MERISE : c elaborarea schemei directoare : se stabilete legtura ntre obiectivele strategice ale

entitii i obiectivele informatice, se va realiza o formalizare global a sistemului exis-

tent. Obiectivele urmrite n cadrul acestei etape sunt :

definirea domeniilor i arhitecturii acestora, planificarea dezvoltrii fiecrui domeniu, planificarea aplicaiilor ce trebuie realizate, strategia resurselor umane, strategia resurselor hard, strategia resurselor soft, strategia punerii n funciune a sistemului.

d studiul preliminar nainte de a lansa procesul de infor-

matizare, echipa de analiz-proiectare s se asigure c acesta va funciona i c poate fi realizat cu resursele pu-se la dispoziie.

e studiul de detaliu se obine dosarul cu specificaiile de funcionare pn la nivelul de detaliu. Se ine seama de modul de funcionare prevzut, echipa ce va utiliza sis-temul i de posibilitile de lansare a sistemului. Sunt puse n eviden urmtoarele : evenimentele de prelu-crare, sarcinile elementare de prelucrare, datele necesare prelucrrii, rezultatele ce vor fi obinute, diagrama de n-lnuire a ecranelor, sarcinile operatorilor pentru intro-

37


ducerea datelor, controalele efectuate pentru validarea datelor.

f studiul tehnic cuprinde descrierea logic i fizic a organizrii datelor, descrierea arhitecturii prelucrrii.

g realizarea programelor se scriu programele n limbajul ales de echipa de proiectare.

h implementarea presupune pregtirea lansrii, punerea n lucru, lansarea i recepia aplicaiei.

i meninerea n funciune presupune studiul impactului, analiza adaptrii, realizarea adaptrii, efectuarea unor modificri pentru creterea performanelor, recepia mo-dificrilor.

1.4. Mijloace de investigare a sistemului informai-onal existent

Aplicarea n practic a oricrei metodologii de analiz, pro-iectare i realizare a sistemului informaional presupune existena unui fond de informaii relevante despre sistemul existent care s permit cunoaterea detaliat a tuturor com-ponentelor sistemului informaional, a legturilor dintre aceste componente, a funcionrii fiecrei componente care n final s permit stabilirea cerinelor pentru noul sistem.

1.4.1. Studiul legislaiei Orice activitate socio-uman se desfoar ntr-un cadru legislativ. Trecerea de la prelucrarea manual la cea auto-mat nu nltur respectarea prevederilor legale. Echipa de analiz-prelucrare trebuie s studieze i s cunoasc toate actele normative aplicate n domeniul de activitate, ncepnd

38


cu legile, hotrrile de guvern, instruciuni de aplicare, deci-zii ale Consiliilor Locale, hotrri AGA, ordine, decizii, etc. Aplicarea procedeului este util pentru cunoaterea i identi-ficarea modului de executare a operaiilor ct i pentru apli-carea i respectarea legilor existente. Studiul legislativ con-duce la identificarea acelor pri ale sistemului informaio-nal care sunt supuse unor modificri mai dese prin acte normative. Pentru acele activiti se vor construi modele care s poat fi mai uor modificate fr schimbarea aplica-iei n totalitate (calculul impozitului pe salarii).

1.4.2. Tehnica documentrii Analistul trebuie s studieze orice material documentar legat de activitatea studiat. Special este necesar s se efectueze studii asupra domeniului respectiv i a temelor realizate la alte uniti, proiecte i lucrri de cercetare tiinific etc. Prin tehnica documentrii se urmrete culegerea i prelu-crarea informaiilor cu caracter teoretic i practic privind sistemul studiat. Informaiile obinute asigur cunoaterea global a strii i a funcionrii sistemului n contextul ma-crosistemului (economiei naionale). Pentru atingerea aces-tui obiectiv, documentarea trebuie s se desfoare ntr-o ordine logic folosind, ca instrument principal de lucru, do-cumente cu caracter practic i teoretic i aplicnd procedee adecvate de ealonare a etapelor procesului de cunoatere. n analiza sistemului existent punctul de plecare l constituie studiul documentelor cu caracter normativ care reglemen-teaz existena i funcionarea sistemului respectiv. Astfel de documente sunt : organigrama firmei (organizaiei), re-

39


gulamentul de organizare i funcionare (ROF), acte norma-tive care stau la baza desfurrii activitilor (legi, decrete, ordine, instruciuni, regulamentul de ordine intern etc.). Cunoaterea modului general de funcionare a sistemului studiat presupune studierea amnunit a organigramei, aceasta reflect obiectivele sistemului economic, responsa-bilitile, delegrile de autoritate i legturile funcionale. Pentru sistemele economice productive n organigram se disting, n general, patru niveluri de reprezentare corespun-ztoare ierarhizrii obiectivelor sistemului : nivelul conducerii strategice (rdcina organigramei)

(AGA, CA, director general), nivelul conducerii tactice (director comercial, director

tehnic, director economic etc. nivelul directorilor pe funciuni),

nivelul compartimentelor funcionale (servicii i birouri) i de concepie care asigur conducerea operativ a sis-temului,

nivelul compartimentelor de producie (secii, ateliere) care realizeaz funcia de producie a sistemului studiat.

Informaiile cu caracter general obinute prin analiza orga-nigramei pot fi completate prin studiul regulamentului de organizare i funcionare a sistemului. Pe domenii de acti-viti i pe compartimente, regulamentul precizeaz sarcini i responsabiliti ale personalului, precum i gradul de au-toritate i relaiile ntre funcii. El sintetizeaz problematica organizrii sistemului economic. Aspectele de detaliu asupra modului de desfurare a acti-vitilor sunt completate prin parcurgerea actelor normative

40


care reglementeaz realizarea lor (regulamente, legi, decrete etc.). Rezultatele documentrii urmeaz a fi sistematizate i sinte-tizate pe domenii de probleme ntr-un tablou alctuit pe baza solicitrilor beneficiarului. Ele vor fi valorificate pe ntreg parcursul realizrii sistemului informatic.

1.4.3. Metoda analizei-diagnostic Metoda analizei-diagnostic ofer informaii asupra sistemu-lui existent i mai ales domeniul de probleme care se cer rezolvate din punct de vedere informaional i informatic. Diagnosticul, pentru o unitate economic, const evidenie-rea anomaliilor manifestate n organizarea i funcionarea sistemului i n stabilirea remediilor corespunztoare. Analiza-diagnostic poate fi efectuat de specialiti din firm sau din afara acesteia (firme specializate) i se bazeaz pe un ansamblu de tehnici cum sunt : anchete, interviuri, repre-zentri grafice etc. n aplicarea metodei se recomand parcurgerea etapelor de lucru urmtoare :

culegerea informaiilor privind organizarea i funci-onarea sistemului existent;

formularea obiectivelor de realizat prin descrierea ge-neral a rezultatelor, prioriti i ci de aciune, criterii aplicate. n aceast etap se contureaz obiectivele urmrite i modalitile de realizare a lor;

enunarea instruciunilor privind desfurarea aciuni-lor;

41


realizarea practic a instruciunilor; analiza informaiilor culese i evaluarea rezultatelor.

Dac soluiile rezultate nu sunt edificatoare asupra obiectivelor urmrite, atunci analiza-diagnostic se re-ia.

Concluziile analizei-diagnostic, coroborate cu rezultatele documentrii, constituie baza cunoaterii sistemului i a posibilitilor existente de perfecionare a lui.

1.4.4. Metoda anchetelor Aprofundarea procesului de cunoatere a sistemului existent i a perspectivelor acestuia, necesit utilizarea de metode de investigare analitic a sistemului. O astfel de metod este cea a anchetelor. Prin metoda anchetelor se culeg informaii cantitative i calitative pe domenii de probleme. Aceast metod este alctuit dintr-un complex de tehnici cu caracter interogativ cum sunt : a) tehnica chestionarului; b) tehnica interviului; c) tehnica observrii directe. Pentru ca metoda anchetelor s fie realizat cu succes este necesar s fie ndeplinite urmtoarele principii :

selectarea persoanelor de interogat s se fac avnd n vedere poziia pe care o ocup n sistem i competena lor profesional;

antrenarea subiecilor alei n emiterea ideilor nova-toare privind modul de desfurare a activitilor;

acceptarea ideilor emise fr o judecat imediat a va-lorii lor;

stimularea gndirii participanilor la anchete prin for-mularea de ntrebri adecvate;

42


verificarea rezultatelor prin mbinarea modului de aplicare a tehnicilor etc.

Respectarea acestor principii asigur luarea n considerare a comportamentului subiecilor investigai i, n consecin, culegerea de informaii critice asupra strii i a funcionrii sistemului.

a) Tehnica chestionarului Tehnica chestionarului presupune utilizarea chestionarului ca instrument de culegere a informaiilor referitoare la obi-ectivele analizei. ntocmirea chestionarului cuprinde trei faze distincte :

1) faza pregtitoare n care se delimiteaz cu exactitate obiectivele chestionrii. Astfel de obiective pot fi : analiza activitilor de baz, principalii indicatori de plan folosii n sistem i utilitatea lor, identificarea caracteristicilor sistemului de conducere, a metode-lor i a tehnicilor folosite n prelucrarea datelor etc. n aceast faz este necesar s se indice gradul de de-taliere a informaiilor, modul de nregistrare i prelu-crare ulterioar a lor;

2) faza de ntocmire a chestionarului. n funcie de obi-ective i de subiecii ce urmeaz a fi supui chestio-nrii, se stabilesc numrul i tipul de ntrebri. Nu-mrul mediu de ntrebri ntr-un chestionar trebuie s fie cuprins ntre 15 20. Un numr prea mare de ntrebri obosesc subiecii chestionai ceea ce are ca i consecin emiterea unor rspunsuri pripite, ne-

43


concludente pentru analiza de sistem. ntrebrile pu-se pot fi :

ntrebri nchise, cu un numr redus de posibiliti de rspunsuri precodificate prin care subiecii se pronun asupra unor fapte obiective de verificare a aptitudinilor, de identificare a unei stri de fapt, de clarifi-care a aspectelor ambigue ale analizei;

ntrebri deschise, la care numrul rspunsurilor poate varia de la un subiect la altul.

Dup locul ocupat n chestionar, ntrebrile se gru-peaz astfel :

introductive, n problema analizat; de filtru, prin care se precizeaz

condiionarea ntre ntrebri; de bifurcare, prin care se indic num-

rul ntrebrilor la care se va rspunde n con-tinuare dac s-a rspuns afirmativ la ntreba-rea anterioar i numrul ntrebrilor nlnu-ite n cazul n care rspunsul anterior a fost negativ;

de motivaie a unor rspunsuri; de control a exactitii rspunsurilor i

de identificare a subiectului chestionat. 3) faza de verificare a chestionarului. Prin testri se ur-

mrete modul n care rezultatele chestionrii con-cord cu obiectivele investigaiei. n funcie de con-statrile faptice, se corecteaz formularea ntrebrilor i ordinea lor n chestionar.

44


Reguli pentru ntocmirea i completarea chestionarului :

formularea simpl, clar, concis i explicit a ntreb-rilor,

asigurarea libertii subiecilor de a completa sau nu un chestionarul printr-o ntrebare introductiv,

evitarea formulrii de ntrebri tendenioase, ipotetice, prezumtive, insuficient de clare,

asigurarea unei succesiuni logice a ntrebrilor, schimbarea ordinii rspunsurilor precodificate n for-

mulare pentru a se elimina tendina de alegere a pri-mului rspuns,

includerea n chestionar a unor ntrebri de control prin care s se asigure veridicitatea rspunsurilor.

b) Tehnica interviului

Prin tehnica interviului se urmrete obinerea, ntr-un in-terval de timp redus, de informaii privind orientrile prac-tice, metodele i strategiile existente sau preconizate n re-zolvarea problemelor analizate. Interviul asigur : obinerea de informaii recente ct mai complete, compararea i verificarea informaiilor obinute prin alte metode sau tehnici; culegerea de date semnificative la locul producerii lor etc. Alegerea subiecilor de intervievat se face avnd n vedere urmtoarele constatri practice : persoanele care ocup po-ziii medii n ierarhia structurii organizatorice furnizeaz informaiile cele mai apropiate de realitate; colectarea de informaii corecte necesit intervievarea nu numai a perso-

45


nalului de conducere, ci i a celui de execuie; competena subiecilor trebuie verificat n prealabil; lipsa unei atitudini critice poate s denote reineri n exprimarea ideilor. Procedura de aplicare a tehnicii interviului, cuprinde trei etape :

1) etapa pregtitoare, care const n urmtoarele : nsu-irea terminologiei utilizate n domeniul studiat, formularea i coordonarea ntrebrilor, cunoaterea prealabil a subiecilor, alegerea momentelor propice pentru luarea interviului (de obicei, partea medie a perioadei de activitate);

2) etapa de desfurare a interviului, care presupune respectarea urmtoarelor reguli : meninerea discu-iei n limitele enunului problemei analizate, acorda-rea unor momente de gndire, formularea de ntre-bri ajuttoare, evitarea consemnrii de rspunsuri fr argumentaie, insistarea asupra aspectelor ne-clare, sesizarea strilor de reinere n a critica aspec-tele negative ale activitii analizate, evitarea discu-iilor n contradictoriu (pronunat), solicitarea de re-comandri i din partea altor persoane competente n domeniul analizat;

3) etapa de culegere i prelucrare a informaiilor, se realizeaz prin consemnarea imediat a rspunsurilor n raportul de interviu i precizarea aspectelor necla-rificate, precum i posibiliti de completare a rezul-tatelor. Concluziile interviului reflect starea ele-mentelor sau a proceselor analizate i posibiliti de remediere a unor deficiene existente.

46


Interviul este cel mai eficient procedeu de investigare a sis-temului informaional existent. Proiectarea interviului nece-sit urmtoarele activiti :

investigarea urmrete proiectarea unui set de n-trebri pentru interviu n conformitate cu scopul propus,

reprezentarea se refer la culegerea i prelucrarea informaiilor obinute n timpul interviului,

interpretarea se refer la evaluarea datelor colec-tate.

Un interviu presupune parcurgerea urmtorilor pai :

determinarea obiectivului interviului, stabilirea listei intervievailor, ntocmirea planului de interviu, pregtirea interviului, conducerea interviului, analiza datelor colectate.

Interviul se consider a fi un sistem cu ntrebri de intrri, ieiri. Informaiile care circul prin sistem se refer la :

agenda de preocupri, ce cuprinde date referitoare la obiectele interviului,

date despre populaia organizaiei se refer la ba-za de eantionare n care sunt selectate persoanele ce urmeaz a fi intervievate,

rspunsul la interviu se obine direct de la inter-vievat i trebuie nregistrat corect.

Fluxul de date create n timpul interviului conine :

agenda interviul conine lista persoanelor pe care trebuie s le intervievm, momentul i locul

47


interviului, precum i un indice care s specifice dac interviul a fost sau nu realizat,

datele brute reprezint transcrierile rspunsuri-lor primite la ntrebrile formulate n cadrul in-terviului,

raportul asupra interviului rezult din analiza i interpretarea rezultatelor,

planul interviului cuprinde relatarea ntrebrii pe anumite principii care s faciliteze rspunsul co-rect. Acest plan se poate prezenta n trei forme : f format nestructurat caracteristic unei faze

preliminare, neexistnd o anumit ordine de adresare a ntrebrilor. El creeaz o tendin de abatere de la subiect, favorizat att de ne-cunoaterea temei de ctre analist, ct i des-pre faptul c intervievaii sunt experi n a crea avantaje pentru ei. n cazul utilizrii acestui format abilitatea analistului const n a asculta rspunsurile la ntrebrile generale i n a direciona conversaia spre subiectul analizat.

f format semistructurat const n direciona-rea ntrebrilor spre un anumit obiectiv, dar cu posibilitatea unirii unor ntrebri supli-mentare care s soluioneze rspunsurile la ntrebrile principale.

f format structurat const n stabilirea unui set de ntrebri la care trebuie s se rspund concis, fr nici o abatere.

Restricii pentru buna desfurare a interviului :

48


abordarea tehnicii de ascultare activ a analistului pentru a nvinge nite fore reactive ntlnite n faza de colec-tare a datelor. Un prim aspect se refer la tcerea in-tervievatului care nu ntotdeauna nseamn ignoran, nepricepere, ci un mod de cugetare, de formulare a rs-punsurilor, de teama unei aparente incompetene sau de ateptare a unei ntrebri suplimentare. n acest moment, analistul trebuie s fac presiuni asupra intervievatului. Al doilea aspect se refer la faptul c analistul trebuie s fie un maestru n mnuirea ostilitilor intervievatului care se manifest aproape n toate cazurile,

locul interviului interviul trebuie s se desfoare aco-lo unde intervievatul lucreaz, pentru a-i permite acestu-ia s foloseasc toat documentaia de care dispune, dar i pentru a-i permite analistului ncheierea interviului atunci cnd crede c este necesar,

momentul interviului trebuie s fie ales astfel nct s creeze o maxim disponibilitate pentru a da rspunsurile,

motivaia rspunsurilor analistul trebuie s fie ca un psiholog care s lase impresia c rspunsurile primite au mare importan pentru activitatea lui viitoare. El nu tre-buie s fac aprecieri asupra calitii activitii desfu-rate de intervievat n timpul interviului,

nregistrarea interviului cea mai bun metod este nre-gistrarea n scris pentru a putea fi prelucrate ulterior rs-punsurile. De regul nregistrarea magnetic creeaz suspiciuni din partea intervievatului.

c) Tehnica observrii directe

Observarea direct a activitilor, n special a activitii de producie, asigur cunoaterea nemijlocit a sistemului exis-

49


tent. Prin tehnica observrii directe se studiaz sarcinile care formeaz coninutul unei activiti. n analiza activitii de producie, prin consemnarea operaiilor, a produsului i a timpilor de execuie, se contureaz structura ciclului de fa-bricaie i aspecte caracteristice ale produciei cum sunt : tipuri de produse fabricate, tehnologii aplicate, locuri de munc, dotarea cu utilaje, circulaia obiectelor muncii i modul de stocare a lor etc. Tehnica observrii directe se bazeaz pe instrumente speci-fice de lucru : sondaje, cronometrri, analiza posturilor (lo-curilor de munc) etc. Prin aplicarea lor se relev stri de fapt i posibiliti de ameliorare a funcionrii sistemului. Eficiena aplicrii ei depinde de parcurgerea corect a ur-mtoarelor etape :

a) pregtirea observrilor; b) efectuarea observrilor; c) prelucrarea datelor; d) analiza rezultatelor obinute i interpretarea acestora

n funcie de obiectivele urmrite prin analiz.

1.4.5. Metoda diagramelor de flux informaional Pentru determinarea caracteristicilor sistemului de condu-cere este necesar detalierea analizei sistemului informaio-nal. n acest scop se utilizeaz metoda diagramelor de flux a documentelor i a momentelor de completare a lor. Metoda diagramelor de flux este un ansamblu corelat de tehnici de lucru; acestea sunt : tehnica diagramelor, tehnica diagramelor orizontale, tehnica diagramelor verticale.

50


Principiul general de reprezentare n metoda diagramelor globale este gruparea operaiilor dup criterii de omogenita-te, identitate, complementaritate i convergen i redarea succesiunii lor n sistem. n acest scop se realizeaz un nu-mr restrns de simboluri (anexa 1) cu ajutorul crora se pune n eviden coninutul activitilor, identificabile pe compartimente de munc, i legturile dintre acestea. Ca i organigramele de reprezentare a structurilor organiza-torice, diagramele globale constituie un instrument al cu-noaterii ansamblului activitilor desfurate n sistem.

COMENZI CLIENI

CONTROL DATE

CLIENI

CONTRACTE CLIENI

PRELUCRA-RE DATE CLIENI

COMENZI

FACTURI FACTU-RARE PRO-DUSE

GESTIUNE STOCURI

PRODUCIE

SITUAII STOCURI

EVIDENA I ANALIZA DESFACERI-

LOR

SITUAII DE EVIDENA I ANALIZA PREVIZIUNII DESFACERII

DEFINITIVARE PLAN DESFACERI

PRELUCRRI PLAN

DESFACERI

I DESFACEREA PRODUCIEI

CLI-ENI

DES-FA-

CERI 1

51


PLAN PRO-DUCIE

ORDINE DE FABRICAIE

GESTIUNE FABRICAIE

BONURI DE LUCRU

URMRIRE PRODUCIE

FIE DE PRE-ZEN

BONURI DE LUCRU

CALCUL RETRIBUII

STATE DE PLAT PERSO-

NAL

AFECTRI PE LOCURI DE

MUNC

PERSONAL

CREARE ACTUA-LIZARE

II PRODUCIE

IV PERSONAL

NOMENCLA-TOR PRODUSE STRUCTURI FABRICAIE REETE DE PRODUCIE

2

1

52

Schema unui sistem informatic (diagrama global) Sursa : Dumitru Oprean : Metode i tehnici utilizate n realizarea sistemelor informatice, Ed. Dacia, Cluj-Napoca, 1980

PRELUCRARE DATE FURNI-

ZORI

CONTRACTE FURNIZORI

LANSARE COMENZI

COMENZI

SITUAII STOCURI

GESTIUNE STOCURI

STOCURI MATERIALE

IEIRI MATERIALE

INTRRI MATERIALE

DOCUMENTE RECEPII

FIE LIMIT (BONURI) DE CONSUM MATERIALE 2

III APROVIZIONAREA PRODUCIEI

FUR-NIZORI


Pentru aspecte de detaliu privind circuitul informaional, reprezentrile globale devin insuficiente n reflectarea leg-turilor informaionale. Astfel se apeleaz la diagramele ori-zontale i verticale de flux, care, utiliznd un sistem de sim-boluri, exprim coninutul i ordinea operaiilor. Tehnica diagramelor orizontale de flux se bazeaz pe ur-mtoarele convenii de reprezentare :

un document se reprezint pe o aceeai linie ori-zontal de la creare sau apariie n circuit i pn la arhivare sau distrugere;

cnd un document este creat n mai multe exem-plare, atunci fluxul informaional se urmrete pentru fiecare exemplar n parte;

pentru orice operaie de completare a unui docu-ment trebuie s se precizeze documentul sau do-cumentele pe care se bazeaz;

operaiile se grupeaz pe compartimente n scopul reflectrii coninutului activitii desfurate n fi-ecare compartiment i a legturilor dintre com-partimente.

Conveniile de reprezentare a fluxului informaional prin diagrame verticale sunt asemntoare celor artate pentru diagramele orizontale. Acestea sunt : un acelai document se urmrete pe o aceeai linie vertical; orice operaie asupra unui document trebuie s aib menionat pe orizontal do-cumentul sau documentele ce stau la baza efecturii ei i executantul. Diagramele de flux informaional evideniaz legturi statice i dinamice care exist ntre activiti i compartimente.

54


Analiza astfel realizat relev cantitatea i calitatea infor-maiilor de intrare-ieire a fiecrei activiti, posibiliti de mbuntire a circuitului informaional. (Pentru exemple de diagrame orizontale i verticale de flux vezi capitolul 2, pa-ragraful 2.5 - Analiza fluxurilor i circuitelor informaiona-le).

1.4.6. Metoda evidenei economice Evidena economic reprezint un ansamblu sistemic de procedee i tehnici de urmrire, oglindire i control a feno-menelor i proceselor care au loc n domeniul activitii economice. Prin coninut, evidena economic este compo-nent major a sistemului informaional economic. Pentru cunoaterea sistemului informaional economic este nece-sar utilizarea metodei evidenei economice n analiza m-rimii i a coninutului fenomenelor i proceselor care au loc n sistem. Orice operaie de flux real al valorilor materiale i bneti trebuie s se gseasc consemnat n documentele de eviden economic. Dup procedeele i tehnicile folosite n investigarea realitii economice, evidena economic este alctuit din trei forme distinctive : evidena tehnico-operativ, evidena contabil i evidena statistic. Evidena tehnico-operativ const n consemnarea i centra-lizarea datelor privind desfurarea proceselor i a fenome-nelor economice la locul i n momentul producerii lor (sto-curi materiale, produse finite, mijloace fixe, mijloace circu-lante bneti etc.). Evidena tehnico-operativ furnizeaz informaii necesare conducerii operative.

55


Evidena contabil sau contabilitatea oglindete, urmrete i controleaz formarea, existena i folosirea mijloacelor economice, a surselor lor de formare, precum i a proceselor economice care caracterizeaz latura lor valoric. Prin coninut, contabilitatea este cea mai important compo-nent a evidenei economice. Ea asigur continuitatea circu-itului informaional ntre evidena tehnico-operativ i cea statistic i este principala surs de informaii a conducerii tactice i strategice. Evidena contabil reflect situaia mij-loacelor economice i proveniena lor. Evidena statistic (statistica) oglindete i caracterizeaz procesul economic social n ansamblul su prin studierea unor fenomene social-economice de mas cum sunt : produ-sul social, produsul intern brut, productivitatea muncii etc. Cu ajutorul statisticii se poate studia evoluia unor fenomene n perioadele anterioare pentru determina evoluia lor vii-toare.

56


Cap. 2. Analiza critic a sistemului infor-maional existent 2.1. Obiectivele analizei critice Analiza critic este activitatea prin care se sintetizeaz con-cluziile echipei de analiz-proiectare n urma investigrii sistemului informaional existent. Analiza critic nu este un scop n sine, ea avnd menirea identificrii anomaliilor n funcionarea normal a sistemului i de a stabili oportunita-tea proiectrii reproiectrii unui nou sistem i de a stabili pentru acesta necesitile, limitele i restriciile impuse de o prelucrare automat. Obiectivele analizei critice : identificarea locurilor de munc sau a compartimentelor

care particip la fluxul informaional fr a-i justifica ntr-un anumit fel activitatea,

identificarea documentelor care circul n sistemul in-formaional n mod inutil, contribuind astfel la blocarea circuitelor informaionale i la creterea cheltuielilor cu ntreinere i funcionarea sistemului. Raionalizarea sis-temului informaional trebuie s nceap, n primul rnd, cu sistemul de documente existent. Exist situaii n practic n care pentru a justifica un anumit post de lucru se nmulesc n mod nejustificat numrul de documente sau chiar numrul de documente sau chiar numrul de exemplare ale acestuia,

identificarea algoritmilor de calcul eronat aplicai sau eronai prin concepie i a cror aplicare ar duce la con-cluzii eronate,

1

Analiza critic a SI existent

identificarea circuitelor sinuoase ale documentelor, care antreneaz inutil persoane i/sau compartimente,

identificarea informaiilor necorespunztoare din punct de vedere calitativ

2.2. Analiza structurii organizatorice 2.2.1. Prezentarea general a unitii Cunoaterea unitii economice n care urmeaz a fi cercetat noul sistem informaional este o activitate indispensabil pe care trebuie s o execute echipa de analiz-proiectare, acti-vitate care se desfoar pe baza datelor din interiorul unit-ii ct i din exteriorul ei. Sursa acestor date o formeaz documentele publicate pri-vind unitatea respectiv, urmat de monografii, statute, stu-dii de marketing, promovarea produselor, din lucrri tiini-fice, din materiale de prezentare n pres, din dri de seam, din rapoarte etc. Din aceste materiale trebuie s rezulte urmtoarele : date eseniale referitoare la existena unitii, cum ar fi modul de constituire, actul normativ care a stat la baza constituirii, profilul iniial al unitii, schimbarea profilului intervenit pe parcursul evoluiei, prezentarea procesului tehnologic, locul unitii n economia local, regional, naional sau chiar mondial, perspectivele de dezvoltare a unitii etc.

2


2.2.2. Analiza structurii organizatorice Unitatea este conceput ca un sistem alctuit din componen-te care, n vederea realizrii obiectivului general, desfoar activitate specific i au un sistem de relaii ntre ele. Acest sistem formeaz structura organizatoric a unitii respecti-ve. Pentru analiza structurii organizatorice se apeleaz la organigrame, care pot prezenta unitatea n ansamblul su (organigrame generale) sau numai pri ale sistemului (or-ganigrame pariale). Organigramele, care trebuie s fie parte component a pro-iectului, pot fi prezentate sub diferite forme :

f organigrame de tip ierarhic, prezentate pn la nivelul locurilor de munc,

f organigrame de tip circular etc.

CONSILILU DE ADMINISTRAIE

DIRECTOR GENERAL

CONTABIL EFDIRECTOR TEHNIC DIRECTOR ECONOMIC

DIRECTOR AD-TIV

CONTABI-LITATE

FINANCIARPRODUC-IE

PROIEC-TARE

SEC

IA I

SEC

IA II

APR

OV

IZIO

NA

RE

DIS

TRIB

U

IE

DES

FAC

ERE

PER

SON

AL

PAZ

SEC

RET

AR

IAT

3


Din analiza structurii organizatorice prezentate n organi-gram, analistul trebuie s identifice toate problemele legate de funcionarea unitii ca un sistem : prezentarea nivelelor ierarhice existente n unitatea res-

pectiv i a nivelului de subordonare al fiecrui loc de munc,

identificarea unor compartimente sau locuri de munc care prin volumul lucrrilor nu justific prezena n sis-temul informaional,

identificarea unor compartimente ce lipsesc din structura organizatoric,

identificarea unor circuite sinuoase a documentelor ntre compartimentele respective,

amplasarea n spaiu a compartimentelor necorespunz-toare.

2.2.3. Analiza structurii funcionale Pentru completarea concluziilor obinute n urma analizei structurii organizatorice, analistul va face o investigare a structurii funcionale utiliznd compartimentul ce face obi-ectului studiului. Pentru aceasta va ntocmi i o diagram de relaii n care locul principal l ocup compartimentul/com-partimentele care rspund de activitatea respectiv. n dia-gram sunt prezentate i relaiile dintre aceste compartimen-te i celelalte compartimente participante la activitate.

4


FINANCIAR PRODUCIE

DESFACERE 2.3. Analiza documentelor Indiferent de mijloacele tehnice folosite pentru prelucrarea datelor, documentele rmn, cel puin n domeniul financiar-contabil, purttorii tehnici de informaii de baz. Documen-tele permit justificarea consumului de factori de producie, reconstituirea unor fenomene i procese ce au avut loc, pro-gnozarea unor fenomene viitoare etc. n analiza documente-lor, analistul va urmri dou obiective principale i anume : identificarea tuturor documentelor care sunt utilizate n

activitatea ce face obiectul studiului, analiza coninutului i formei documentului a) cunoaterea sistemului de documente Pentru acest obiectiv, echipa de analiz-proiectare se depla-seaz n toate compartimentele stabilite ca implicate n acti-vitatea ce face obiectul studiului. ntr-un compartiment sunt inventariate toate documentele folosite de acesta, indiferent de regimul lor, indiferent dac sunt sau nu, pn la nivelul biletelor sau al agendelor personale. Toate documentele sunt apoi trecute ntr-un formular numit INVENTARUL DO-CUMENTELOR, care poate avea urmtoarea structur :

CONTABILITATE

MAGAZIE

CLIENI TRANSPORT CLIENI

5


INVENTARUL DOCUMENTELOR Nr.crt.

Cod docu-ment

Denumi-re docu-

ment

For-mat

Cod clasi-ficare

Emitent Nr.

exem-plare

Frec-vena Destinatar Obs.

1 101 Aviz expediie A4 Compartdesfacere 3 100

Magazie client

desfacere

2 102 Factur A4 Compart desfacere 3 100 .

Se d de ctre analist pentru documentele cu regim special b) analiza coninutului i formei do

Documents

Sisteme Informatice in Logistica