Pengembangan Sistem dan Teknik DokumentasiPertemuan 2

Siklus Transaksi5 Siklus Transaksi:PendapatanPengeluaranPenggajian SDMProduksiKeuanganLima siklus transaksi ini saling berhubungan dan bertalian dengan buku besar dan sistem pelaporan

Pemrosesan TransaksiSiklus Pemrosesan data terdiri dari empat langkah, yaitu:Input dataPenyimpanan dataPemrosesan dataOutput informasi

Sisi Aktivitas Bisnis yang Harus Dikumpulkan Datanya

1.Input DataLangkah pertama adalah mengumpulkan data terlebih dahulu dengan dokumen sumber.Data-data yang diperlukan:Aktivitas-aktivitas atau kejadian dalam organisasiSumber daya yang dipengaruhi kejadian tersebutPihak yang terlibat dalam aktivitas tersebut

1.Input Data ( lanjutan )Aktivitas untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi dalam meng-input data:Dokumen turnaroundOtomatisasi dokumen sumberDokumen sumber dan entry data yang didesain dengan baik

2.Pemrosesan DataEmpat tipe pemrosesan data:Meng-update dataMengubah dataMenambah dataMenghapus data

Lanjutan Proses pembaruan data dibagi dua:Proses batch: pembaruan atas data yang disimpan tentang sumber daya dan pelaku yang terlibat.Kelemahannya: data kurang akurat.Proses on-line atau real time: pembaruan yang dilakukan setelah terjadinya transaksi.Kelebihannya: data lebih akurat dan kesalahan dapat diperbaiki dengan mudah.

3.Penyimpanan DataData perlu diatur agar dapat diakses dengan mudah dan efisien.

Istilah-istilah Dalam Penyimpanan DataEntity: sesuatu yang disimpan informasinya.Atribute: karakteristik khusus yang harus disimpan.Record: gabungan field yang mengandung data tentang berbagai atribut dari entitas yang sama.Data Value: pertemuan antara kolom dan baris.Field: nilai yang tersimpan dalam ruang fisik.File: record yang saling berhubungan.Master File: file yang menyimpan informasi kumulatif tentang entitas suatu organisasi.Database: file yang saling berhubungan dan dikoordinasi dari pusat.

EntityAtributeRecordFieldFileData Value

MahasiswaNamaNPMJenis KelaminAlamatA01PJl. RusaB02PJl. RuasC03LJl. ArusD04LJl. SuraE05PJl. PoniF06LJl. Pino

3. Penyimpanan DataLedgerGeneral ledgerSubsidiary ledgerCoding Techniques: metode untuk memberi nomor pada dokumen agar mudah mengklasifikasikannya. Teknik coding ada 3, yaitu; sequence code, block code, group code.

Lanjutan Chart of AccountJournalAudit Trial

4.Output InformasiInformasi dapat berupa: dokumen, laporan.Output ini terkadang digunakan untuk keperluan internal seperti:Tujuan perencanaan.Manajemen operasional harianTujuan pengendalian internalTujuan evaluasi

DokumentasiDokumentasi meliputi bentuk naratif, bagan alir (flowchart), diagram, dan materi tertulis lainnya yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja.Peran penting dokumentasi:Untuk memahami bagaimana sistem tersebut bekerja.Untuk mengevaluasi dokumentasi sistem pengendalian internal.Untuk mengembangkan sistem yang baru.

Alat Pendokumentasian Sistem yang Paling Umum:Diagram Arus Data( Data Flow Diagram (DFD))Bagan Alir (flowchart) DokumenBagan Alir (flowchart) SistemBagan Alir Program

1. Diagram Arus Data (DFD)Secara grafis mendeskripsikan arus data di dalam suatu organisasi.Elemen DFD:Sumber dan tujuan dataArus dataProses transformasiPenyimpanan dataArus data dan penyimpanan data secara umum merupakan kumpulan elemen-elemen data.

a.Sumber dan tujuan dataMewakili sebuah organisasi atau individu yang mengirim atau menerima data yang dipergunakan atau dihasilkan sistem.Simbol dari sumber dan tujuan data dalam DFD diwakili oleh bujur sangkar

b.Arus dataMewakili arus data antara pemrosesan, penyimpanan, serta sumber dan tujuan data.Arus data diwakili oleh tanda panah.

c.ProsesMewakili transformasi data.Simbol proses transformasi data:

d.Tempat Penyimpanan DataTempat menyimpan data baik secara permanen maupun temporer.Diwakili oleh simbol dua garis horizontal

Contoh:Penyimpanan Uang (E)G

FlowchartSimbol-simbol bagan alir dibagi empat kategori:Simbol masukan/keluaran (input/output symbols)Simbol pemrosesanSimbol penyimpananSimbol arus dan lain-lain

Simbol Input / OutputDocumentOnline keyingDisplayInput/output; Journal/ledger

Manual operationsComputer processingAuxiliary operationSimbol Proses

Magnetic diskMagnetic tapeSimbol Penyimpanan

On-page connectorOff-page connectorTerminalDecisionDocument or processing flowSimbol Arus dan Lain-lain

Cara membuat bagan alir (Flowchart)Pahami sistemnya sebelum membuat bagan alirnya.Identifikasi entitas-entitas yang akan dibuat bagan alirnya, seperti departemen, fungsi jabatan atau pihak eksternal lainnya. Identifikasi arus dokumen dan informasi di dalam sistem.Desain bagan alir sedemikian rupa agar bagan alir tersebut dimulai dari atas ke bawah.

LanjutanBerilah nama seluruh simbol dengan jelas. Tulislah deskripsi input, proses, atau keluaran di dalam setiap simbol. Apabila deskripsi terlalu panjang, gunakan simbol anotasi. JANGAN GUNAKAN TULISAN TANGAN YANG DISAMBUNG!!!Setiap simbol proses manual harus memiliki sebuah input dan output. JANGAN MENGHUBUNGKAN DUA DOKUMEN SECARA LANGSUNG, kecuali ketika memindahkannya dari satu kolom ke kolom lain.Pergunakan kepala panah untuk seluruh garis arus.

2.Bagan Alir (Flowchart) DokumenBagan alir dokumen mengilustrasikan arus dokumen dan informasi di antara bidang tanggung jawab dalam organisasi.Bagan alir yang mendeskripsikan dan mengevaluasi pengendalian internal disebut bagan alir pengendalian (Internal Flowchart)

Contoh:Untuk mengisi KRS, mahasiswa angkatan 2010 harus mengisi dua rangkap FRS terlebih dahulu. Kemudian FRS yang telah diisi tersebut diserahkan kepada dosen pembimbing akademik bersama dengan DNS untuk ditandatangani. Rangkap pertama FRS dikembalikan pada mahasiswa. Rangkap kedua FRS dan DNS diarsip oleh dosen pembimbing akademik berdasarkan NPM.

Solusi:21

3.Bagan Alir SistemMenunjukkan hubungan antara input, pemrosesan, dan output dari suatu SIA.

Contoh:Untuk menyelesaikan skripsinya, Popo harus meng-up date pembahasan skripsi yang disimpannya di disket melalui komputer. Hasil pengetikan akan diproses oleh CPU dan ditampilkan di monitor. Kemudian disimpan kembali di disket.

Solusi:

4.Bagan Alir ProgramMengilustrasikan urutan proses logis yang dilaksanakan oleh komputer dalam menjalankan suatu program.

Perbedaan Flowchart dan DFDFlowchart digunakan untuk mendokumentasikan sistem yang sudah ada.DFD digunakan untuk mendesain sistem baru.

**