Sistem Manajemen Mutu Smk Purnama 2 Jakarta

SISTEM MANAJEMEN MUTU SMK PURNAMA 2 JAKARTA

PEDOMAN MUTU

Edisi : AMenyetujui untuk diterbitkan

Pada tanggal, 27 November 2012

Oleh :Kepala SMK Purnama 2 Jakarta

Drs. Hasan Muntaser, MM

SMK PURNAMA 2 JAKARTAKompetensi Keahlian :

Akuntansi – Adm. PerkantoranTahun 2012

Perhatian : Dokumen ini tidak boleh disalin/dicopy atau digunakan untuk keperluan komersial atau tujuan lain baik seluruhnya maupun sebagian tanpa izin sebelumnya dari Kepala SMK Purnama 2 Jakarta

KATA PENGANTAR

Pedoman mutu ini memberikan gambaran tentang Sistem Manajemen

Mutu (SMM ISO 9001:2008) yang diterapkan di SMK Purnama 2 Jakarta.

Pedoman ini menjadi dasar dalam pengembangan organisasi dan upaya

merealisasikan Kebijakan Mutu yang telah ditetapkan, dimana yang menjadi

inti dari pengembangan ini adalah memberikan pelayanan yang semakin

baik kepada peserta didik, orang tua, dunia usaha/dunia industri dan

masyarakat pada umumnya.

Prosedur yang terkandung dalam Pedoman Mutu ini disusun

berdasarkan persyaratan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO

9001:2008.Pedoman Mutu ini bersifat terbuka artinya dapat diperbaiki dari

waktu ke waktu, akan tetapi tetap mengacu pada persyaratan Sistem

Manajemen Mutu ISO 9001:2008.

Saran maupun masukan terhadap Pedoman Mutu ini sangat kami

harapkan, hal ini akan menjadi kesempurnaan pedoman mutu ini di masa

akan datang.

Jakarta, 27 November 2012

Kepala SMK Purnama 2 Jakarta

Drs. Hasan Muntaser, MM

DAFTAR ISI

Halaman

Judul ......................................................................................... 1

Status

Revisi ...................................................................................................... 2

Kata

Pengantar .................................................................................................. 3

Daftar Isi ...........................................................................................................

4

Status Terbitan Halaman .................................................................................

... 5

Distribusi

Dokumen ............................................................................................. 6

Profil Smk Purnama 2

Jakarta ............................................................................... 8

BAB I. KEBIJAKAN

MUTU ................................................................................ 9

BAB II. STRUKTUR

ORGANISASI ..................................................................... 12

BAB III. PROSES BISNIS ...............................................................................

21

BAB IV. PERSYARATAN UMUM .......................................................................

23

Lampiran

1. Daftar Prosedur Operasional Standar ..........................................................

37

2. Daftar Instruksi Kerja .............................................................................. 37

3. Matrik Tanggung Jawab Prosedur Operasional

Standar ........................................ 37

4. Matrik Tanggung Jawab Instruksi Kerja ........................................................

37

DISTRIBUSI DOKUMEN

1. DISTRIBUSI PEDOMAN MUTU TERKENDALI

Distribusi Pedoman Mutu Terkendali diatur sebagai berikut :

Master Dokumen : Wakil Manajemen Mutu (WMM) Copy Dokumen :

NO COPY PENERIMA KODE

01. Kepala Sekolah KSEK

02. Kepala Tata Usaha KATU

03. Wakil Kepala Sekolah Bidang Manajemen Mutu WMUT

04. Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum WKUR

05. Wakil Kepala Sekolah Bidang Hubungan Industri/Hubungan

Masyarakat

WHUB

06. Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana Prasarana WSAR

07. Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan WSIS

08. Kepala Program Studi Perkantoran KPSP

09. Kepala Program Studi Akuntansi KPSA

10. Kepala Laboratorium Komputer KLKP

11. Koordinator Guru BP/ BK KGBK

12. Kepala Perpustakaan KPUS

13 Kepala Unit Produksi KAUP

PROFILSMK PURNAMA 2 JAKARTA

Identitas Sekolah

Nama Sekolah : SMK PURNAMA 2 JAKARTANomor Statistik Sekolah : 4301040053Alamat : JL. Margasatwa – Gg. H. Beden Pondok labu Cilandak - Jakarta Selatan E_mail : [email protected] Web site :SK Pendirian : Nomor : 778/10I.4b/U.90Tanggal : 2 Oktober 1992Perubahan Nama SMEA Purnama 2 Menjadi Smk Purnama 2 : No. Sk . Tgl. Bidang / Program : Bisnis ManajemenBidang/Program Keahlian : Program Akuntansi Program Adm. Perkantoran

Kepala Sekolah : Drs. Hasan Muntaser, MM.Nomor Induk Pegawai : - No Sk Pengangkatan : 274 Tahun 2009Tanggal : 27 Februari 2009Terhitung Mulai Tanggal : 27 Februari 2009

VISI SMK PURNAMA 2 JAKARTAMenjadi SMK Bertaraf Nasional Untuk Menghasilkan Tamatan Yang Berakhlak Mulia,

Berkarakter, Kompeten dan Kompetitif

MISI SMK PURNAMA 2 JAKARTA1. Mengembangkan kultur sekolah untuk memberdayakan peserta didik agar menjadi

insan yang berakhlak mulia, berkarakter, kompeten dan kompetitif.2. Meningkatkan kompetensi peserta didik untuk memasuki dunia kerja, baik di tingkat

provinsi maupun nasional berdasarkan imtak dan iptek.3. Meningkatkan kompetensi dan profesionalitas pendidik dan tenaga kependidikan.4. Menanamkan sikap 3P4K+DIR (Positif, Pedili, Produktif, Kreatif, Kerjasama,

Komunikatif, Komitmen, Disiplin, Inisiatif dan Rendah Hati) kepada seluruh warga sekolah.

5. Meningkatkan sarana dan prasarana pendidikan untuk mendukung proses pembelajaran yang optimal.

6. Meningkatkan pelayanan untuk memenuhi kepuasan pelanggan.

BAB IKEBIJAKAN MUTU

KEBIJAKAN MUTU DAN SASARAN MUTU

A. Kebijakan Mutu

SMK Purnama 2 Jakarta bertekad menerapkan sistem manajemen

mutu ISO 9001:2008 agar menjadi Sekolah Menengah Kejuruan yang

menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan kejuruan perkantoran yang

berorientasi mutu pada semua kegiatannya.

Setiap sumberdaya manusia SMK Purnama 2 Jakarta bertanggung

jawab dan melaksanakan penyempurnaan mutu layanan produk dan jasa

pendidikan untuk kepuasan pelanggan dan berperan aktif untuk meninjau

dan memperbaiki sistem manajemen mutu secara berkelanjutan sesuai

dengan peraturan perundangan yang berlaku.

B. Analisa Kebijakan Mutu

No PernyataanKesesuaian

Ya Tidak

1. sesuai dengan tujuan organisasi, V

2. memuat kesanggupan untuk memenuhi persyaratan-persyaratan dan secara terus menerus meningkatkan efektivitas sistim manajemen mutu,

V

3. Menyediakan suatu kerangka untuk menetapkan dan meninjau ulang sasaran mutu

V

4. dikomunikasikan dan dipahami di dalam organisasi,

V

5. peraturan perundangan pemerintah, persyaratan akreditasi

V

6. Visi dan Misi sekolah V

B. SASARAN MUTU

Sasaran Mutu SMK Purnama 2 Jakarta Tahun Pelajaran 2013/2014 mulai

tanggal 3 Januari 2013 sampai dengan 22 Juni 2013 adalah sebagai berikut :

1. Pengembangan KTSP melibatkan guru mata pelajaran, DU/DI, konselor, dan

komite sekolah/madrasah atau penyelenggara lembaga pendidikan

2. Lebih dari 80 % Silabus dikembangkan sesuai pedoman penyusunan KTSP

3. Sekolah memenuhi standar untuk memenuhi kebutuhan pengembangan

pribadi peserta didik meliputi bimbingan, konseling, dan ekstra kurikuler

4. Semua guru membuat RPP sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan

5. 85 % guru melakukan pembelajaran berbasis teknologi informasi

6. 95 % siswa dapat melakukan prakerin sesuai kompetensinya

7. Hasil Penilaian Kinerja Guru 65% kategori Baik, 35% Sangat Baik

8. Hasil Ujian Nasional rata-rata 7,75; Hasil Uji Kompetensi keahlian rata 8.00

9. KKM kelas X 7,5; KKM kelas XI 7,8

10. Meningkatkan kualifikasi PTK sebanyak 9 orang

11. Meningkatkan kompetensi (pelatihan) PTK sebanyak 29. orang

12. Semua bahan ajar yang diperlukan siswa tersedia

13. Menambah sarana dan prasarana berupa Laboratorium Perkantoran

14. Semua unsur terlibat dalam kerja tim untuk pengembangan sekolah

15. RKS/RAKS 100% berdampak terhadap peningkatan hasil belajar siswa.

16. 60 % Sistem informasi dengan menggunakan website /softcopy

17. Sekolah membayar gaji guru dan karyawan tepat waktu

18. 95 % penggunaan anggaran sesuai dengan rencana

19. 80% siswa membayar SPP tepat waktu

20. 100% guru menilai berdasarkan silabus yang telah ditetapkan indikatornya

21. Seluruh hasil penilaian siswa di dokumentasikan

22. Kepuasan pelanggan dengan Indek Kepuasan Pelanggan mencapai 3,50

dengan angka skala 1-5

BAB IISTRUKTUR

ORGANISASI

STRUKTUR ORGANISASI SMK PURNAMA II JAKARTA

B. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG

TANGGUNG JAWAB

WEWENANG

JABATAN

BERTANGGUNG JAWAB

KEPADA

BILA ABSEN

DIDELEGA

SIKAN KEPADA

BERHUBUNGAN

DENGAN UNIT KERJA

Mengkoordinir program sekolah Menetapkan Program Kerja Sekolah, mengawasi pelaksanaan

Kepala Sekolah

Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten

Pejabat yang ditunjuk

Seluruh unit kerja, Komite Sekolah dan pelanggan eksterna

TANGGUNG JAWAB

WEWENANG

JABATAN

BERTANGGUNG JAWAB

KEPADA

BILA ABSEN

DIDELEGA

SIKAN KEPADA

BERHUBUNGAN

DENGAN UNIT KERJA

program, memberi penghargaan dan sanksi

l

Mengkoordinir kegiatan ketatausahaan sekolah.

Menentukan kegiatan dan menyusun laporan ketatausahaan

Ka. TU Kepala Sekolah


Seluruh unit kerja internal dan eksternal yang sejenis

Menjamin keter-laksanaan Sistem Manajemen Mutu, yaitu : memastikan penerapan proses sesuai dengan SMM, melaporkan kinerja penerapan SMM, memastikan pemahaman per-syaratan pelanggan

Mengendalikan Sistem Manajemen Mutu di sekolah, yaitu: mengendalikan SMM, menetapkan kinerja penerapan SMM dan mengkomunikasi SMM di dalam maupun ke luar

WMM Kepala Sekolah


Seluruh unit kerja internal dan eksternal auditor

Mengkoordinir kegiatan pembelajaran normatif, adaptif, produktif dan muatan lokal

Mengusulkan pene-tapan Kurikulum SMK Purnama 2 Jakarta, Silabus, dan menge-sahkan perencan

Waka. Kurikulum

Kepala Sekolah



TANGGUNG JAWAB

WEWENANG

JABATAN

BERTANGGUNG JAWAB

KEPADA

BILA ABSEN

DIDELEGA

SIKAN KEPADA

BERHUBUNGAN

DENGAN UNIT KERJA

aan administrasi pembe-lajaran

Mengkoordinir kegiatan pembelajaran di DUDI, hubungan industri/masyarakat, bursa kerja dan mengelola kewirausahaan sekolah

Mengusulkan kerjasama dengan institusi pasangan yang relevan dan berkoodinasi dengan Ka. Kompetensi Keahlian dalam pembelajaran di DUDI

Waka. Hubin

Kepala Sekolah



Mengkoordinir ke-giatan pengelolaan sarana, prasarana, menciptakan iklim kerja, melaksana-kan pengelolaan SMK Berwawasan Lingkungan

Mengusulkan pengelolaan dan penggunaan sarana dan prasarana sekolah

Waka. Sarpras

Kepala Sekolah



Mengkoordinir kegiatan pengelo-laan dan pembina-an kesiswaan

Mengusulkan kegiatan pembinaan kesiswaan dan penetapan peng-hargaan dan sanksi

Waka. Kesiswaan

Kepala Sekolah


Seluruh unit Unit kerja internal dan eksternal yang sejenis

TANGGUNG JAWAB

WEWENANG

JABATAN

BERTANGGUNG JAWAB

KEPADA

BILA ABSEN

DIDELEGA

SIKAN KEPADA

BERHUBUNGAN

DENGAN UNIT KERJA

siswaMengkoordinasikan kegiatan pembelajaran produktif, pada Kompetensi Keahlian Teknik Pengelasan

Mengusulkan pembagian tugas mengajar guru, memverifikasi RPP/job sheet, bahan ajar dan instrument evaluasi hasil pembelajaran program produktif

Kepala Kompetensi

Kepala Sekolah



Mengkoordinasikan kegiatan pembelajaran produktif, pada Kompetensi Keahlian Teknik Kendaraan Ringan


Kepala Kompetensi

Kepala Sekolah



Mengkoordinasikan kegiatan pembelajaran produktif, pada Kompetensi Keahlian Teknik Audio Video

Mengusulkan pembagian tugas mengajar guru, memverifikasi

Kepala Kompetensi

Kepala Sekolah



TANGGUNG JAWAB

WEWENANG

JABATAN

BERTANGGUNG JAWAB

KEPADA

BILA ABSEN

DIDELEGA

SIKAN KEPADA

BERHUBUNGAN

DENGAN UNIT KERJA

RPP/job sheet, bahan ajar dan instrument evaluasi hasil pembelajaran program produktif

Mengkoordinasikan kegiatan pembelajaran produktif, pada Kompetensi Keahlian Multimedia


Kepala Kompetensi

Kepala Sekolah



Mengkoordinir kegiatan Bursa Kerja Khusus dan penelusuran lulusan

Mengusulkan program kerja BKK dan teknik penelusuran lulusan

Direktur BKK

Waka. Sekolah Hubinmas



Mengkoordinir kegiatan pelayanan perpustakaan

Mengusulkan sistem pengelolaan perpustakaan

Pembina Perpustakaan

Waka. Sarana Prasarana


Seluruh unit kerja internal dan eksternal yang

TANGGUNG JAWAB

WEWENANG

JABATAN

BERTANGGUNG JAWAB

KEPADA

BILA ABSEN

DIDELEGA

SIKAN KEPADA

BERHUBUNGAN

DENGAN UNIT KERJA

sejenisMengkoordinir kegiatan pembinaan siswa

Mengusulkan jenis-jenis pembinaan siswa

Pembina BP dan BK

Waka. Kesiswaan



Mengkoordinir kegiatan ekstra kurikuler

Mengusulkan jenis-jenis kegiatan ekstra kurikuler

Pembina OSIS

Waka. Kesiswaan



C. DESKRIPSI KERJA

1 Nama Posisi : Kepala SMK Purnama 2 Jakarta Bertanggung jawab kepada : Kepala Dinas Pendidikan Propinsi Berhubungan dengan : Unit kerja internal dan eksternal yang sejenis,

Komite Sekolah da PelangganTanggung Jawab (Responsibility) : Mengkoordinir program sekolah Wewenang (Authority) : Menetapkan Program Kerja Sekolah, meng-

awasi pelaksanaan program, laporan kepada instansi terkait, memberi penghargaan dan sanksi

2 Nama Posisi : WMM SMK Purnama 2 JakartaBertanggung jawab kepada : Kepala SMK Purnama 2 JakartaBerhubungan dengan : Seluruh unit kerja internal dan eksternal

auditor Tanggung Jawab (Responsibility) : Menjamin keterlaksanaan Sistem Manajemen

Mutu, yaitu : menjamin penerapan proses pendidikan sesuai dengan SMM, melaporkan kinerja penerapan SMM, merencanakan audit internal dan mengkoordinasi survey kepuasan pelanggan

Wewenang (Authority) : Mengendalikan Sistem Manajemen Mutu di sekolah, yaitu : mengendalikan SMM, menetapkan audit internal/eksternal dan menetapkan kinerja penerapan SMM

3 Nama Posisi : Kepala Tata Usaha SMK Purnama 2 JakartaBertanggung jawab kepada : Kepala SMK Purnama 2 Jakarta Berhubungan dengan : Seluruh unit kerja internal dan eksternal yang

sejenis Tanggung Jawab (Responsibility) :Wewenang (Authority) : Menentukan kegiatan dan menyusun laporan

ketatausahaan

4 Nama Posisi : Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum Bertanggung jawab kepada : Kepala SMK Purnama 2 Jakarta.Berhubungan dengan : Seluruh unit kerja internal dan eksternal yang

sejenis Tanggung Jawab (Responsibility) : Mengkoordinir kegiatan pembelajaran normatif,

adaptif, produktif dan muatan lokalWewenang (Authority) : Mengusulkan penetapan Kurikulum SMK

Purnama 2 Jakarta Silabus dan mengesahkan perencanaan administrasi pembelajaran

5 Nama Posisi : Wakil Hubin dan Humas Bertanggung jawab kepada : Kepala SMK Purnama 2 JakartaBerhubungan dengan : Seluruh unit kerja internal dan eksternal yang

sejenis Tanggung Jawab (Responsibility) : Mengkoordinir kegiatan pembelajaran di DUDI,

hubungan industri, masyarakat, bursa kerja dan

mengelola kewirausahaan sekolahWewenang (Authority) : Menetapkan kerjasama dengan institusi

pasangan yang relevan dan berkoodinasi dengan Ka. Kompetensi Keahlian dalam pembelajaran di DUDI

6 Nama Posisi : Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana

Bertanggung jawab kepada : Kepala SMK Purnama 2 Jakarta Berhubungan dengan : Seluruh unit kerja internal dan eksternal yang

sejenis Tanggung Jawab (Responsibility) : Mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan

sarana, prasarana dan penciptaan iklim kerja lingkungan sekolah

Wewenang (Authority) : Menetapkan kegiatan pengelolaan dan penggunaan sarana dan prasarana sekolah

7 Nama Posisi : Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan Bertanggung jawab kepada : Kepala SMK PURNAMA 2 JAKARTA Berhubungan dengan : Seluruh unit kerja internal dan eksternal yang

sejenis Tanggung Jawab (Responsibility) : Mengkoordinir kegiatan pengelolaan

pembinaan kesiswaanWewenang (Authority) : Menetapkan kegiatan pembinaan kesiswaan

dan mengusulkan penetapan penghargaan dan sanksi bagi peserta didik

10 Nama Posisi : Kepala Kompetensi Keahlian AkuntansiBertanggung jawab kepada : Kepala SMK PURNAMA 2 JAKARTA Berhubungan dengan : Seluruh unit kerja internal dan eksternal yang

sejenis Tanggung Jawab (Responsibility) : Mengkoordinasikan kegiatan pembelajaran

produktif, menyusun Kurikulum SMK PURNAMA 2 JAKARTA dan Silabus, mengusulkan kebutuhan bahan praktek, membina siswa yang mengalami kesulitan pencapaian kompetensi pada Kompetensi Keahlian Akuntansi

Wewenang (Authority) : Mengusulkan pembagian tugas mengajar guru, memverifikasi RPP/job sheet, bahan ajar dan instrument evaluasi hasil pembelajaran program produktif ……………….

11 Nama Posisi : Kepala Kompetensi Keahlian PerkantoranBertanggung jawab kepada : Kepala SMK PURNAMA 2 JAKARTA Berhubungan dengan : Seluruh unit kerja internal dan eksternal yang

sejenis Tanggung Jawab (Responsibility) : Mengkoordinasikan kegiatan pembelajaran

produktif, menyusun Kurikulum SMK PURNAMA 2 JAKARTA dan Silabus, mengusulkan kebutuhan bahan praktek, membina siswa yang mengalami kesulitan pencapaian kompetensi pada Kompetensi Keahlian Perkantoran

Wewenang (Authority) : Mengusulkan pembagian tugas mengajar guru, memverifikasi RPP/job sheet, bahan ajar dan instrument evaluasi hasil pembelajaran program produktif …………………

12 Nama Posisi : Direktur BKKBertanggung jawab kepada : Waka. Sekolah HubinmasBerhubungan dengan : Seluruh unit kerja internal dan eksternal yang

sejenisTanggung Jawab (Responsibility) : Mengkoordinir kegiatan Bursa Kerja Khusus dan

penelusuran lulusan Wewenang (Authority) : Menetapkan program kerja BKK dan teknik

penelusuran lulusan

13 Nama Posisi : Pembina PerpustakaanBertanggung jawab kepada : Waka. Sarana PrasaranaBerhubungan dengan : Seluruh unit kerja internal dan eksternal yang

sejenisTanggung Jawab (Responsibility) : Mengkoordinir kegiatan pelayanan

perpustakaanWewenang (Authority) : Menetapkan sistem pengelolaan perpustakaan

14 Nama Posisi : Pembina BP dan BKBertanggung jawab kepada : Waka. KesiswaanBerhubungan dengan : Seluruh unit kerja internal dan eksternal yang

sejenisTanggung Jawab (Responsibility) : Mengkoordinir kegiatan pembinaan siswaWewenang (Authority) : Menetapkan jenis-jenis pembinaan siswa

15 Nama Posisi : Pembina OSISBertanggung jawab kepada : Waka. KesiswaanBerhubungan dengan : Seluruh unit kerja internal dan eksternal yang

sejenisTanggung Jawab (Responsibility) : Mengkoordinir kegiatan ekstra kurikulerWewenang (Authority) : Menetapkan jenis-jenis kegiatan ekstra

kurikuler

BAB III. PROSES BISNIS

Penjelasan Bagan/ Skema Proses BisnisPENJELASA BAGAN

PROSES BISNIS

1. Kegiatan Pelayanan Pendidikan a. Kepala Sekolah b. Wakil – wakil kepala sekolahc. Ketua program studi keahlian

2. Pengukuran, Analisis dan Perbaikan a. Wakil – wakil kepala sekolahb. Ketua program studi keahlianc. Guru

3. Tanggung Jawab Manajemen a. Kepala Sekolah b. Kepala TU c. Wakasek

d. Ketua program studi keahlian

4. Pengelolaan Sumberdayaa. Kepala Sekolah b. Kepala TU c. Wakasekd. Ketua program studi keahlian

5. Perbaikan Berlanjut Sistem Manajemen Mutua. Seluruh personal SMK Purnama 2 Jakarta

Keterkaitan proses di SMK PURNAMA 2 Jakarta dengan Bisnis Proses lainnya yang dipersyaratkan oleh SMM ISO 9001 : 2008 untuk melakukan analisis proses yang ada di SMK PURNAMA 2 maka perlu diuraikan proses pendidikan yang ada di SMK PURNAMA 2 mulai dari penerimaan siswa baru , pelaksanaan PBM sampai keproses penelusuran tamatan.Untuk hal tersebut, maka berikut ini adalah proses – proses atau aktivitas yang ada di SMK PURNAMA 2:

1) Penyusunan program sekolah dengan komite sekolah2) Promosi Sekolah3) Penerimaan siswa baru4) Pengembangan kurikulum / sinkronisasi dengan DUDI5) Penyusunan perangkat pembelajaran6) Proses Belajar Mengajar7) Pengadaan Guru Tamu / outsourching

8) Pembelajaran di Industri9) Pre test dan ujian akhir semester10) Uji kompetensi produktif11) Ujian akhir Nasional12) Pemasaran tamatan13) Penelusuran Tamatan14) Pemberdayaan SDM15) Pengelolaan administrasi sekolah16) Pengelolaan sarana dan prasarana17) Pengelolaan keuangan sekolah18) Pengelolaan unit produksi19) Pengelolaan Perpustakaan20) Pembinaan disiplin siswa21) Kegiatan ekstra kurikuler22) Kegiatan kreativitas siswa

Dari proses – proses tersebut diatas dijadikan kerangka proses yang menyatu sehinga menjadi alur kerja yang mengalir dari hulu sampai ke hilir yaitu mulai dari penerimaan siswa baru sampai kepada penelusuran tamatan.Untuk dapat membuat kerangka bisnis proses maka perlu menyusun matrik analisis antara proses yang ada di SMKPURNAMA 2 disesuaikan dengan pasal – pasal SMM ISO 9001:2008. Dalam analisis tersebut dijelaskan setiap tugas itu menjadi tanggung jawab individu – individu.Proses analisis keterkaitan bisnis proses di SMK PURNAMA 2 dengan pasal – pasal yang dipersyaratkan dalam ISO menggunakan matrik berikut :Tabel Keterkaitan Matrik Proses SMKPURNAMA 2 Jakarta dengan pasal – pasal ISO :

No Proses di SMK PURNAMA 2 Pasal – pasal ISO

Uraian Tanggung Jawab

1 Penyusunan Program Sekolah dengan Komite Sekolah

4.1.d Penyusunan RAPBS Kepala Sekolah

2 Promosi sekolah 7.2.3.a Komunikasi pelanggan Wakasek Bid. Humas3 Penerimaan siswa baru 7.1.b Tujuan persyaratan

berkaitan dengan kompetensi

Wakasek Bid. Kesiswaan

4 Pengembangan Kurikulum 7.3 Perencanaan dan pengembangan (Sinkronisasi dengan DU/DI)

Wakasek Bid. Kurikulum

5 Penyusunan bahan ajar (modul)

7.5.1 Bahan ajar dan modul yang digunakan


6 PBM di sekolah 7.5.1 PBM di SMK Wakasek Bid Kurikulum7 Pengadaan Guru Tamu 6.2.1 Penyediaan SDM dari luar

sekolah (Out Sorcing)Wakasek Bid Bid. Humas

8 PBM di Industri 7.5.1.b PBM di Industri Wakasek Bid. Humas9 Pretest dan Ujian Akhir

Semester8.2.3 / 8.2.4 / 8.4

Evaluasi, remedial dan data statistik


10 Uji Kompetensi Produktif 8.2.3 / 8.2.4 Uji kompetensi program keahlian sekretaris, penjua lan, akuntansi &

Masing – masing ketua program keahlian

multimedia11 Ujian Akhir Nasional 8.2.3 Ujian Nasional Kepala Sekolah

12 Pemasaran tamatan 7.2.3 a Penawaran tamatan dan perubahan kontrak

Wakasek Bid. Humas

13 Penelusuran Tamatan

7.2.3.e Pendataan tamatan / analisa statistik

Wakasek Bid. Humas

14 Peningkatan Kinerja Personil ( SDM )sekolah

6.2.2 Kualifikasi guru & karyawan, Kompetensi guru & karyawan

Wakasek Bid Kurikulum

15 Dokumen dan Rekaman Administrasi Sekolah

4.2.3 , 4.2.4 Pengendalian dokumen, pengendalian rekaman dan penyelenggaraan administrasi sekolah

Kepala Tata Usaha

16 Pengelolaan Sarana 6.3 Pengadaan, perbaikan dan pemeliharaan sarana & prasarana

Wakasek Bid. Sarana &

prasarana

17 Pengelolaan Keuangan Sekolah

6.3.d Pegelolaan keuangan sesuai dengan system administrasi keuangan

Bendahara Sekolah

18 Pengelolaan Unit produksi 6.3.c Produksi sebagai wahana PBM dan Organisasi UP

Ketua Unit Produksi

19 Pengelolaan perpustakaan 6.3.1.b / 6.3.1.d Penyimpanan dan perawatan buku perpustakaan serta pelayanan

Koordinator

Perpustakaan

20 Kerjasama antar lembaga 7.2.2. MOU dengan DUDI Wakasek Bid. Humas

21 Pembinaan Disiplin Siswa 7.2.3.b Pembentukan sikap disiplin siswa dengan penerapan Tata Tertib

Wakasek Bid. Kesiswaaan

22 Pengelolaan Ekstra Kurikuler 7.5.1.c Kegiatan Ekstra Kurikuler Wakasek Bid. Kesiswaan

Dari data pada matrik diatas dapat dipergunakan utuk menyusun pemetaan alur bisnis proses di SMK PURNAMA 2 Jakarta.Lingkup dalam penerapan SMM ISO 9001 : 2008 di SMK adalah pendidikan. Untuk itu bisnis prosesnya adalah yang mendukung dibidang pendidikan

BAB IVPERSYARATAN UMUM SISTEM MANAJEMEN MUTU

1. LINGKUP

1.1. Umum

Pedoman ini disusun untuk menentukan persyaratan bagi penerapan Sistem Manajemen Mutu karena SMK PURNAMA 2 JAKARTA ......adalah sebuah organisasi yang :

a. perlu memperagakan kemampuannya untuk taat asas, memberikan produk yang memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku, dan

b. bertujuan meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penerapan sistemnya secara efektif, termasuk proses perbaikan berlanjut dari sistemnya dan kepastian kesesuaiannya pada persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku.

CATATAN : Dalam standar internasional ini, istilah produk hanya berlaku bagi produk yang dimaksudkan atau dikehendaki oleh pelanggan.

1.2. PenerapanPersyaratan standar internasional ISO 9001:2008 ini dapat diterapkan di SMK Purnama 2 Jakarta.

2. ACUAN YANG MENGATUR

Dokumen ini berisi ketentuan-ketentuan yang berstandar Internasional. Dokumen yang sudah diperbarui, diubah, atau direvisi dari terbitan ini, tidak berlaku lagi. Pihak-pihak berkepentingan dianjurkan menggunakan edisi terkini dari dokumen ini.

3. ISTILAH DAN DEFINISI

Untuk tujuan standar internasional ini berlaku istilah dan definisi yang diberikan dalam ISO 9000:2005.

4. SISTEM MANAJEMEN MUTU

4.1. Umum

SMK Purnama 2 Jakarta menetapkan, mendokumentasikan dan memelihara Sistem Manajemen Mutunya dan terus menerus memperbaiki keefektifannya sesuai dengan persyaratan standar Internasional ISO 9001:2008 dengan :

4.1.1. Mengidentifikasi proses-proses yang dikelola oleh lembaga SMK Purnama 2 Jakarta, seperti yang tergambar pada urutan dan interaksi proses bisnis.

4.1.2. Menetapkan kriteria dan metode untuk memastikan operasi dan kendali untuk proses-proses agar efektif.

4.1.3. Semua proses dipantau, diukur dan dianalisis untuk penerapan tindakan yang diperlukan guna mencapai hasil yang direncanakan dan perbaikan berlanjut dari proses-proses.

4.1.4. Memastikan tersedianya sumberdaya untuk mendukung pelaksanaan semua proses.

4.1.5. Proses-proses yang diserahkan ke pihak luar SMK Purnama 2 Jakarta akan dikendalikan sehingga kesesuaian produk pada persyaratan akan tetap terjamin.

4.2. Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu

4.2.1. Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu SMK Purnama 2 Jakarta terdiri dari tingkat-tingkat

Tingkat I : Dokumen “Pedoman Mutu” yang mencantumkan kebijakan mutu dan sasaran mutu SMK Purnama 2 Jakarta terhadap operasi SMKN yang harus memenuhi persyaratan ISO 9001:2008 dan merupakan pedoman bagi penyusunan dokumentasi tingkat di bawahnya serta aktivitas lembaga

Tingkat II : Prosedur Operasional Standar (POS), yang menjabarkan lebih lanjut Pedoman Mutu, termasuk prosedur yang diharuskan oleh Standar ISO 9001:2008. Daftar Prosedur Operasi Standar tertera pada Lampiran II Pedoman Mutu ini.

Tingkat III : Instruksi Kerja (IK) yang merinci lebih lanjut satu aktivitas yang disebutkan dalam Pedoman Mutu dan Prosedur Operasional Standar. IK dibuat bila ketiadaannya dapat menurunkan mutu dan mencakup Uraian Jabatan bagi personil yang mengelola, melaksanakan dan memverifikasi pekerjaan yang mempengaruhi mutu.

Tingkat IV : Formulir-formulir yang merupakan sarana dalam operasional mutu sehari-hari, serta rekaman yang merupakan bukti dilakukannya aktivitas mutu yang ditentukan.

4.2.2. Pedoman Mutu

4.2.2.1. Pedoman mutu SMK Purnama 2 Jakarta mencakup seluruh lingkup Sistem Manajemen Mutunya dan menanggapi seluruh persyaratan Standar ISO 9001:2008.

4.2.2.2. Rincian dari semua persyaratan Standar ISO 9001:2008 termasuk enam prosedur yang dipersyaratkan standar dan uraian dari interaksi antara proses-proses dijelaskan dalam prosedur.

4.2.3. Pengendalian Dokumen

4.2.3.1. Wakil Manajemen Mutu (WMM) memastikan bahwa semua dokumen yang dipergunakan Sistem Manajemen Mutu ditinjau, disetujui oleh yang berwenang, diidentifikasi dan dikendalikan dengan baik.

4.2.3.2. Dokumen selalu dimutakhirkan seperlunya, disetujui ulang dan ditunjukkan perubahan dan status revisi terkininya.

4.2.3.3. Dokumen selalu dapat dibaca, mudah dikenali dan versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat pemakainya.

4.2.3.4. Dokumen yang berasal dari luar dikenali dan distribusinya dikendalikan.4.2.3.5. Dicegah pemakaian tak sengaja dari dokumen kadaluarsa, untuk itu

dibubuhkan identifikasi sesuai, bila disimpan untuk tujuan apa pun.4.2.3.6. Rincian lebih lanjut tentang Pengendalian Dokumen ini dijelaskan didalam

Prosedur Operasional Standar, yaitu : POS. 4.2.3 Pengendalian Dokumen

4.2.4. Pengendalian Rekaman

4.2.4.1. WMM beserta kepala unit terkait menetapkan dan memelihara rekaman untuk membuktikan kesesuaian pada persyaratan dan operasi efektif dari Sistem Manajemen Mutunya.

4.2.4.2. Semua rekaman yang mendukung Sistem Manajemen Mutu selalu dijaga agar tetap mudah dibaca, siap untuk ditunjukkan dan diambil.

4.2.4.4. Rekaman evaluasi hasil belajar peserta didik dikelola dengan menggunakan sistem komputerisasi dan disediakan dalam bentuk hard copy

4.2.4.5. Guna memastikan kendali yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan dan pembuangannya, disusun dalam prosedur, yaitu : POS 4.2.4 Pengendalian rekaman.

5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

5.1. Kepala SMK Purnama 2 Jakarta memberikan bukti keterlibatannya pada pengembangan dan penerapan Sistem Manajemen Mutunya dan terus menerus memperbaiki keefektifannya dengan cara :

5.1.1. Mengadakan rapat pengarahan SMM yang dihadiri oleh WMM, Wakil Kepala Sekolah, Ka. Kompetensi Keahlian, Ka. TU, Koordinator Perpustakaan,Ka UP,Ka Komite Sekolah dan Koordinator Bursa Kerja Khusus. Di dalam rapat tersebut Kepala SMK PURNAMA 2 JAKARTA menekankan pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan, undang-undang dan peraturan yang berlaku.

5.1.2. Menetapkan kebijakan mutu dan memastikan bahwa sasaran mutunya telah ditetapkan

5.1.3. Memimpin rapat tinjauan manajemen5.1.4. Memastikan bahwa hasil rapat tersosialisasikan di setiap unit kerja

5.1.5. Memastikan ketersediaan sumberdaya dengan cara memeriksa dan menyetujui daftar prasarana dan daftar Sumber Daya Manusia.

5.2. Perhatian SMK Purnama 2 Jakarta kepada Pelanggan

Kepala SMK Purnama 2 Jakarta memastikan bahwa persyaratan pelanggan ditetapkan dengan menugaskan Wakil Kepala Humas dan Ka. TU untuk mempelajari persyaratan setiap permintaan penawaran, pesanan/order, dan persyaratan pelanggan.

5.3. Kebijakan Mutu

Kepala SMK Purnama 2 Jakarta menetapkan dan mensahkan Kebijakan Mutu dan memastikan bahwa Kebijakan Mutu:

5.3.1. Telah sesuai dengan tujuan SMK dan SMK PURNAMA 2 JAKARTA ......5.3.2. Mencakup ikrar pelibatan untuk memenuhi persyaratan pelanggan dan

terus menerus memperbaiki keefektifan Sistem Manajemen Mutu5.3.3. Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran

mutu5.3.4. Dikomunikasikan dan dipahami dalam organisasi5.3.5. Ditinjau agar terus menerus sesuai.5.3.6. Kebijakan Mutu SMK Purnama 2 Jakarta ditulis pada Bab I Pedoman Mutu ini

dimana sosialisasinya dilakukan dengan cara WORK SHOP

5.4. Perencanaan

5.4.1. Sasaran Mutu

5.4.1.1. Kepala SMK Purnama 2 Jakarta memimpin rapat bulanan guna membahas rencana pelaksanaan proses-proses pada setiap unit, sehingga dapat dipastikan tentang dilakukannya rencana setiap proses dengan efektif dan lebih terarah dalam pencapaian sasaran mutu.

5.4.1.2. Sasaran mutu ditetapkan pada tingkat sekolah dan dijabarkan menjadi sasaran mutu pada setiap unit kerja.

5.4.1.3. Dijaga agar keterpaduan Sistem Manajemen Mutu terpelihara, apabila terdapat perubahan pada Sistem Manajemen Mutu direncanakan dan diimplementasikan.

5.4.2. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu

Kepala SMK Purnama 2 Jakarta menetapkan sasaran mutu sekolah dan menerapkan serta memelihara Sistem Manajemen Mutu di semua Unit Kerjanya.

5.5. Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi

5.5.1. Tanggung Jawab dan Wewenang

Kepala SMK Purnama 2 Jakarta menyetujui dan mensahkan struktur organisasi, uraian tugas dan wewenang personil kepala unit kerja. Untuk personil di bawah Kepala Unit, wewenang pengesahan dilimpahkan kepada kepala unit kerja.

5.5.2. Wakil Manajemen Mutu

Kepala Sekolah menetapkan seorang Wakil Manajemen Mutu (WMM) yang diluar tugasnya memiliki tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut:

5.5.2.1. Memastikan proses yang diperlukan untuk Sistem Manajeman Mutu ditetapkan dan dipelihara

5.5.2.2. Melaporkan kepada kepala SMK Purnama 2 Jakarta tentang proses kinerja sistem manajeman mutunya dan kebutuhan adapun untuk perbaikannya

5.5.2.3. Memastikan pembangkitan kesadaran tentang persyaratan pelanggan diseluruh SMK Purnama 2 Jakarta

5.5.2.4. Sebagai penghubung dengan pihak luar dalam masalah yang berkaitan dengan sistem manajeman mutu.

5.5.3. Komunikasi Internal

Kepala SMK Purnama 2 Jakarta mengeluarkan peraturan tentang tata cara berkomunikasi kedinasan antar unit dan personal melalui telepon, airphone dan edaran tertulis. Rekaman proses komunikasi dipelihara.

5.6. Tinjauan Manajemen

5.6.1. Umum

Kepala SMK Purnama 2 Jakarta memimpin rapat tinjauan manajemen yang diadakan minimal 2 kali dalam satu tahun, undangan rapat tinjauan manajemen diinformasikan 1 minggu sebelum rapat dilaksanakan. Rapat tinjauan manajemen bertujuan untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan keefektifan Sistem Manajemen Mutunya. Dalam tinjauan manajemen juga dicakup peluang perbaikan dan kebutuhan akan perubahan pada sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan dan sasaran mutu. Rekaman tinjauan mutu dipelihara oleh WMM SMK Purnama 2 Jakarta

5.6.2. Sebagai bahan masukan tinjauan manajemen adalah:

5.6.2.1. Hasil audit yang terakhir5.6.2.2. Umpan balik pelanggan5.6.2.3. Kinerja proses dan kesesuaian produk5.6.2.4. Status tindakan pencegahan dan korelasi5.6.2.5. Tindak lanjut tinjauan manajeman yang lalu5.6.2.6. Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajeman mutu5.6.2.7. Kebijakan mutu dan sasaran mutu5.6.2.8. Saran-saran untuk perbaikan5.6.2.9. Hasil-hasil evaluasi internal

5.6.3. Keluaran (output) hasil rapat tinjauan manajemen adalah:

5.6.3.1. Kinerja pencapaian sasaran mutu5.6.3.2. Perbaikan pada keefektifan Sistem Manajeman Mutu dan proses-

prosesnya5.6.3.3. Perbaikan hasil ketidaksesuaian pada produk jasa diklat yang berkaitan

dengan 5.6.3.4. Persyaratan pelanggan5.6.3.5. Upaya tindakan pencegahan dilakukan agar hasil ketidak-sesuaian tidak

terulang dimasa depan atau pada kegiatan yang akan datang5.6.3.6. Perbaikan terhadap sumber daya yang diperlukan sehingga dapat

memberikan hasil dimasa depan atau pada kegiatan yang akan datang5.6.3.7. Kepuasan terhadap pelanggan.

6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA

6.1. Penyediaan Sumber Daya

SMK Purnama 2 Jakarta menetapkan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk

6.1.1. Menerapkan dan memelihara Sistem Manajemen Mutu dan terus menerus memperbaiki keefektifannya

6.1.2. Meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratannya

6.2. Sumber Daya Manusia

6.2.1. UmumSemua staf SMK Purnama 2 Jakarta yang mengerjakan pekerjaan yang mempengaruhi mutu dipastikan kemampuannya berdasarkan; pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman yang sesuai dengan tugas masing-masing serta dibuatkan matrik kompetensinya.Matrik kompetensi ditinjau secara berkala untuk memastikan kesesuaiannya dan ditingkatkan untuk memenuhi kebutuhan dan tuntutan pelanggan.

6.2.2. Kemampuan, Kesadaran dan Pelatihan

Agar dapat melaksanakan tugas secara optimal, SMK Purnama 2 Jakarta menentukan petugas setiap proses berdasarkan:

6.2.2.1. Kemampuan (kompetensi) semua personel diidentifikasi secara berkala untuk melihat kemampuan yang ada

6.2.2.2. Menyediakan pelatihan atau tindakan lain untuk memenuhi kebutuhan kemampuan bagi tugas

6.2.2.3. Menilai keefektifan tindakan yang dilakukan6.2.2.4. Memastikan bahwa stafnya sadar akan relevansi dan pentingnya kegiatan

mereka dan bagaimana sumbangan mereka bagi pencapaian sasaran mutu

Pengelolaan kegiatan yang berkaitan dengan sumberdaya manusia beserta rekaman-rekamannya menjadi tanggungjawab WMM.Rincian lebih lanjut diatur dalam Instruksi Kerja, yaitu : IK. 6.2.2 Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM).

6.3. Prasarana

SMK Purnama 2 Jakarta menetapkan, menyediakan dan memelihara prasarana yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian pada persyaratan produk. Persyaratan ini mencakup :

6.3.1. Gedung, ruang kerja dan kelengkapan terkait6.3.2. Peralatan pembelajaran6.3.3. Bahan praktek pembelajaran 6.3.4. Laboratorium dan bengkel6.3.5. Sarana olah raga, 6.3.6. Perpustakaan6.3.7. Infrastruktur pendukung seperti kantin sekolah, MCK, alat komunikasi,

masjid dan lain-lain

Penyimpanan, pengeluaran dan penggunaan sarana dan rekaman-rekaman yang berkaitan dengan ini dilakukan oleh Waka Sarana Prasarana. Rincian lebih lanjut diatur dalam Instruksi Kerja, yaitu : IK. 6.3.a Pengelolaan sarana dan prasarana Penyimpanan, pengeluaran dan penggunaan sarana yang berkaitan dengan cetakan (buku, majalah, kamus, alqur-an), CD, kaset dll. yang berkaitan dengan ini dilakukan oleh Waka Sarana Prasarana. Rincian lebih lanjut diatur dalam Instruksi Kerja, yaitu : IK.6.3.b. Pelayanan perpustakaan.

6.4. Lingkungan Kerja

Waka Sarana Prasarana bersama Ka. TU bertanggung jawab atas pengelolaan lingkungan kerja dengan tujuan agar hasil proses diklat mencapai kesesuaian dengan persyaratan produk. Rincian pengelolaan

lingkungan diatur lebih lanjut dalam Instruksi Kerja, yaitu : IK. 6.4. Pengelolaan lingkungan.

7. PENYELENGGARAAN PENDIDIKAN

7.1. Perencanaan Penyelenggaraan Pembelajaran

7.1.1. Semua mata pelajaran yang diselenggarakan oleh SMK Purnama 2 Jakarta mengacu pada Kurikulum dan Silabus SMK Purnama 2 Jakarta Waka. Kurikulum dan Ka. Kompetensi Keahlian melaksanakan Kurikulum dan Silabus secara taat azas.

7.1.2. Untuk memberikan bukti bahwa proses penyelenggaraan pembelajaran memenuhi persyaratan, dilakukan perekaman yang berhubungan dengan bagian-bagian terkait

7.1.3. Keluaran perencanaan harus dalam bentuk yang sesuai bagi metode operasi SMK Purnama 2 Jakarta

7.1.4. Agar dapat menetapkan calon siswa baru yang bermutu, maka SMK Purnama 2 Jakarta menetapkan proses PSB sebagai berikut :

7.1.4.1. Sasaran dan persyaratan mutu siswa lulusan SMP/MTs yang akan menjadi Peserta didik SMK Purnama 2 Jakarta menjadi tanggung jawab Waka. Kesiswaan. Persyaratan penentuan mutu calon peserta didik akan ditentukan dalam rapat Penerimaan Siswa Baru.

7.1.4.2. Proses PSB dan dokumen yang diperlukan ditetapkan bersama oleh Kepala Sekolah, Waka. Kesiswaan dan Ka. Kompetensi Keahlian.

7.1.4.3. Kepala Sekolah menetapkan verifikasi, validasi dan pemantauan proses PSB agar hasil yang dicapai memenuhi persyaratan yang ditetapkan.

7.1.4.4. Proses Penerimaan calon siswa diatur berdasarkan Instruksi Kerja, yaitu : IK. 7.1.4 Penerimaan Siswa Baru.

7.1.5. Untuk membantu lulusan memperoleh lapangan kerja, dibentuk Bursa Kerja Khusus (BKK) . Rincian pengelolaan BKK diatur dalam Instruksi Kerja, yaitu : IK. 7.1.5. Pengelolaan Bursa Kerja Khusus

7.2. Proses Berkaitan Dengan Pelanggan

7.2.1. Waka. Kurikulum dan Kepala Kompetensi Keahlian melaksanakan kegiatan pembelajaran dengan menggunakan Kurikulum dan silabus dengan menggunakan pendekatan berbasis kompetensi dan basis produksi. Persyaratan pembelajaran dan kompetensi serta kelengkapannya didokumentasikan.

7.2.2. Pembelajaran di DUDI / Prakerin / magang dilaksanakan di industri yang memenuhi persyaratan dan bersedia menerima siswa prakerin. Pembelajaran di idustri dikoordinir oleh Waka Hubinmas dan Ka. Kompetensi Keahlian

7.2.3. Jika ada persyaratan yang tidak tertulis oleh pelanggan yang ditetapkan oleh SMK Purnama 2 Jakarta, maka dilakukan konfirmasi terlebih dahulu sebelum penerimaan. Jika ada aspek yang kurang dipenuhi atau tidak

tersedia, dicari alternatif lain sehingga dapat melaksanakan kegiatan pembelajaran.

7.2.3.1. Menampung umpan balik dari pelanggan, termasuk keluhan pelanggan7.2.3.2. Bila kemudian diperlukan amandemen, ditanggapi dan ditangani dengan

baik sehingga memuaskan kedua belah pihak.7.2.3.3. Keluhan pelanggan ditangani oleh Waka. Hubin dan Masyarakat.

7.3. Perancangan dan Pengembangan Kurikulum

7.3.1. Perencanaan perancangan dan pengembangan pendidikan direncanakan dan dilakukan oleh Waka. Kurikulum. Selama perancangan dan pengembangan pendidikan, Waka. Kurikulum harus menetapkan :

7.3.1.1. Tahapan perancangan dan pengembangan 7.3.1.2. Tinjauan, verifikasi, dan pembenaran yang sesuai bagi tiap tahap

perancangan dan pengembangan7.3.1.3. Tanggung jawab dan wewenang personal pada tahapan perancangan dan

pengembangan kurikulum.7.3.1.4. Perencanaan perancangan dan pengembangan diklat dibuat dalam bentuk

jadwal dan tahapannya.7.3.2. Masukan saran dan pengembangan yang berkaitan dengan persyaratan

produk harus ditetapkan dan rekamannya dipelihara. Masukan ini harus ditinjau kecukupannya.

7.3.3. Keluaran perancangan dan pengembangan harus disajikan dalam bentuk yang memungkinkan dilakukan verifikasi terhadap masukan perancangan dan pengembangan dan harus disetujui sebelum dikeluarkan.

7.3.4. Tinjauan atas perancangan dan pengembangan dilakukan dan rekaman hasil tinjauan dan tindakan apapun yang perlu dipelihara. Tinjauan ditujukan untuk menilai kemampuan hasil perancangan dan pengembangan serta untuk mengidentifikasi masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan.

7.3.5. Verifikasi perancangan dan pengembangan dilakukan sesuai dengan proses yang direncanakan untuk memastikan bahwa keluaran perancangan dan pengembangan telah memenuhi persyaratan masukan perancangan dan pengembangan. Rekaman hasil verifikasi dan tindakan apapun yang perlu, harus dipelihara.

7.3.6. Validasi perancangan dan pengembangan dilakukan untuk memastikan bahwa produk yang dihasilkan mampu memenuhi persyaratan bagi penerapan yang ditentukan atau pemakaian yang dimaksudkan. Rekaman hasil validasi dan tindakan apapun yang perlu, harus dipelihara.

7.3.7. Pengendalian perubahan perancangan dan pengembangan ditunjukkan dan rekamannya dipelihara. Perubahan harus ditinjau, diverifikasi dan dibenarkan serta disetujui sebelum diterapkan.

Rincian lebih lanjut diatur dalam Instruksi Kerja, yaitu : IK.7.3 Pengendalian perubahan perancangan dan pengembangan

7.4. Pembelian SMK Purnama 2 Jakarta tidak melakukan pengadaan barang. Pengadaan dilakukan oleh Dinas Pendidikan Provinsi yang selanjutnya diserahkan kepada Sekolah yang diterima oleh Waka Sarana dan Prasarana. Untuk pengadaan jasa dilakukan oleh Unit yang memerlukan dengan terlebih dahulu disetujui oleh Kepala Sekolah.

7.5. Pengendalian Proses Pembelajaran

7.5.1. Pengendalian Proses Pembelajaran7.5.1.1. Semua kegiatan proses pembelajaran telah diverifikasi dan divalidasi 7.5.1.2. Semua proses pembelajaran yang dilakukan SMK Purnama 2 Jakarta

terdokumentasi dalam bentuk yang sesuai dengan persyaratan standar (misalnya: Intruksi Kerja, dokumen dan rekaman) yang menjelaskan tahapan proses, peralatan yang dipakai, metode verifikasi, metode validasi, cara inspeksi dan kriteria hasil kerja.

7.5.1.3. Untuk menjamin proses pelaksanaan pembelajaran mencapai kepuasan pelanggan, maka pengadaan bahan ajar, job sheet, perangkat lunak lainnya dilakukan oleh instalasi terkait. Rincian lebih lanjut diatur dalam Instruksi Kerja, yaitu : IK.7.5.1.3 Pengendalian proses pembelajaran.

7.5.1.4. Proses pembelajaran Produktif yang tidak dapat dilakukan di sekolah, maka proses tersebut dapat dilaksanakan di industri.

7.5.1.5. Evaluasi proses pembelajaran produktif dilakukan melalui ujian dan verifikasi (internal dan eksternal) secara berkala. Uji level dilakukan setiap tahun sekali, pada tingkat satu dan dua.

7.5.1.6. Evaluasi proses pembelajaran normatif dan adaptif dilakukan melalui ujian dan verifikasi setiap 3 (tiga) bulan sekali. Ujian penguasaan bahasa Inggris TOEIC dilakukan setiap tahun.

7.5.1.7. Peserta yang dinyatakan lulus apabila memenuhi persyaratan yang ditetapkan dan akan diberikan laporan dan tanda kelulusan.

7.5.1.8. Peserta didik yang mengalami kesulitan belajar diberikan bimbingan dan konseling yang diatur dalam Instruksi Kerja, IK. 7.5.1.8 Bimbingan Dan Konseling

7.5.1.9. Hasil evaluasi pelaksanaan pembelajaran yang telah dilaksanakan dijadikan acuan pelaksanaan pembelajaran sejenis dengan telah memperbaiki proses yang menjadi keluhan pelanggan.

7.5.1.10. Proses persiapan pembelajaran seperti penyusunan program yang telah tervalidasi mutlak dilaksanakan, bahan ajar dan bahan praktik yang dipakai telah siap sebelum pembelajaran dilaksanakan.

7.5.1.11. Kepala Kompetensi Keahlian memastikan bahwa dalam proses persiapan pembelajaran, mulai dari penyediaan fasilitator, bahan ajar, alat yang digunakan, serta bahan praktek telah tersedia dan siap untuk digunakan.

7.5.1.12. Fasilitas ruang teori, peralatan dan ruang praktek diperiksa, jadwal perawatan dibuat dan kegiatan perawatan tercatat pada Daftar Status Perawatan.

7.5.1.13. Penempatan dan penetapan guru/instruktur/narasumber untuk kegiatan pembelajaran ditentukan kualifikasi dan keterampilannya, dengan mengacu pada matrik kompetensi yang dimilikinya dengan persyaratan yang diminta.

7.5.1.14. Alat keselamatan kerja dipersiapkan dan dipakai saat proses pembelajaran berlangsung sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan.

7.5.2. Pembenaran Proses PembelajaranSemua proses pembelajaran di SMK Purnama 2 Jakarta dapat dipantau pada setiap tahapannya.

7.5.3. Identifikasi dan Mampu Telusur Proses Pembelajaran7.5.3.1. Proses pembelajaran yang telah dilaksanakan diidentifikasi dan dapat

ditelusuri melalui dokumen dan rekaman.7.5.3.2. Identifikasi dan sistem rekaman proses pembelajaran diatur dengan

metode sistem file database yang terstruktur, sehingga mudah ditelusur apabila dibutuhkan.

7.5.3.3. Identifikasi proses pembelajaran diberikan pada semua kegiatan pembelajaran, dari tahap perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi.

7.5.3.4. Status proses pembelajaran dari segi pemeriksaan persyaratan dan verifikasi, diidentifikasi sejak siswa masuk sampai siswa lulus.

7.5.3.5. Untuk dapat melaksanakan mampu telusur dengan baik, maka unit kerja yang bersangkutan pada setiap kegiatan realisasi proses pembelajaran harus mengendalikan dan merekam tahapan proses dengan benar dan terdata dengan baik.

7.5.4. Produk Milik Pelanggan7.5.4.1. SMK Purnama 2 Jakarta mengidentifikasi barang milik pelanggan pada

saat peserta mendaftar.7.5.4.2. Barang milik siswa, seperti: Surat Keterangan Hasil Ujian Nasional

(SKHUN); Ijazah; Transkrip nilai; Buku Rapor; Sertifikat Uji Kompetensi, Sertifikat Prakerin dan sejenisnya harus ditandai, diverifikasi, dilindungi dan dijaga kepemilikannya.

7.5.4.3. Seluruh barang milik peserta didik dikelola oleh ketatausahaan urusan kesiswaan.

7.5.5. Perawatan Produk Pembelajaran7.5.5.1. Produk pembelajaran pada semua tahapan kegiatan akan diidentifikasi,

diperiksa secara berkala dan dinilai setiap selang waktu tertentu.7.5.5.2. Penanganan semua hasil kegiatan pada semua tahapan diklat akan

dilakukan sehingga tidak terjadi kerusakan atau pengurangan mutunya

(modul, bahan ajar, leger nilai, KHS, Buku Laporan Pendidikan, copy sertifikat peserta diklat, biodata).

7.5.5.3. Penyimpanan produk akan dilakukan demikian sehingga produk diklat terhindar dari kerusakan dan penurunan mutu

7.6. Alat Pengukuran dan Pemantauan

SMK Purnama 2 Jakarta melakukan verifikasi terhadap alat ukur yang digunakan.

8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PERBAIKAN

8.1. Umum

Untuk memperagakan kesesuaian produk, memastikan kesesuaian Sistem Manajemen Mutu dan terus menerus memperbaikinya, SMK Purnama 2 Jakarta merencanakan dan menerapkan proses-proses pemantauan, pengukuran, analisis dan perbaikan yang diperlukan, yang bergantung kepada ketetapan metoda yang berlaku, termasuk teknik statistik dan jangkauan pemakaiannya.

8.2. Pemantauan dan Pengukuran

8.2.1. Kepuasan pelangganSalah satu pengukuran kinerja Sistem Manajemen Mutu dilakukan dengan jalan pemantauan informasi berkaitan dengan persepsi pelanggan apakah SMK Purnama 2 Jakarta telah memenuhi keinginan, persyaratan dan kebutuhan pelanggan. Untuk itu dilakukan dengan antara lain :

8.2.1.1. Kunjungan terjadwal kepada pelanggan yang potensial.8.2.1.2. Pengiriman atau pengisian kuisioner dengan surat, email, faximili atau

yang lain.8.2.1.3. Pengukuran Kepuasan Pelanggan diatur dalam Instruksi Kerja, yaitu :

IK.8.2.1 Pengukuran Kepuasan Pelanggan

8.2.2. Audit Internal

8.2.2.1. Untuk menilai apakah Sistem Manajemen Mutu SMK Purnama 2 Jakarta telah memenuhi pengaturan yang direncanakan pada standar ISO 9001:2008 dan pada persyaratan sistem mutu organisasinya, dan juga diterapkan secara efektif, SMK Purnama 2 Jakarta melaksanakan audit mutu internal.

8.2.2.2. Disusun Program Tahunan dan jadwal pelaksanaan audit berdasarkan status dan pentingnya proses dan bidang yang diaudit, demikian juga pada hasil audit yang lalu.

8.2.2.3. Untuk memastikan terkendalinya proses pelaksanaan audit ditetapkan kriteria, lingkup, frekwensi dan metodenya.

8.2.2.4. Auditor-pelaksana kegiatan audit-dipilih sedemikian yaitu yang terlatih dan mandiri.

8.2.2.5. Manajemen yang bertanggung jawab atas bidang yang diaudit memastikan bahwa tindakan dilakukan tanpa ditunda untuk menghilangan ketidaksesuaian yang ditemukan dan penyebabnya pada waktu dilaksanakan audit. Auditor, yang lain atau sama harus ditugaskan untuk melakukan audit tindak lanjut, yang meliputi verifikasi tindakan yang dilakukan dan melaporkan hasil verifikasinya.

8.2.2.6. WMM bertanggung jawab atas pelaksanaan program audit. Rincian lebih lanjut tentang kegiatan audit ini dijelaskan di dalam Prosedur

Operasional Standar, yaitu : POS 8.2.2. Pelaksanaan Audit Internal.

8.2.3. Pemantauan dan Pengukuran Proses

8.2.3.1. Proses PembelajaranPemantauan proses pembelajaran dilakukan dengan memantau kehadiran guru/instruktur/nara sumber, siswa dan jurnal mengajar.

a. Pengukuran proses KBM melalui ujian sekolah dan ujian nasional.b. Pengelolaan Ujian Sekolah dan diatur dalam Instruksi Kerja, yaitu :

IK.8.2.3.1.a Penyelenggaraan Ujian Sekolahc. Pengelolaan Proses Ujian Nasional dan diatur dalam Instruksi Kerja, yaitu :

IK.8.2.3.1.b Penyelenggaraan Ujian Nasional

8.2.3.2. Kegiatan ekstrakurikuler a. Ditetapkan atas dasar permintaan siswa dan kondisi sekolah.b. Apabila kegiatan tersebut pelengkap dan menjadi tidak diikuti semua siswa,

maka siswa yang melakukan kegiatan tersebut diberi tanda/didata.c. Pengakuan bagi peserta didik yang mengikuti kegiatan tersebut diberikan

surat keterangan dari Kepala Sekolah.

8.2.4. Pemantauan dan Pengukuran Kompetensi Siswa

8.2.4.1. Pengukuran proses pembelajaran dilakukan melalui pengukuran kompetensi peserta didik yang dilakukan oleh guru.

8.2.4.2. Jika siswa tidak dapat menyelesaikan proses pembelajaran karena suatu alasan maka harus ada catatan mengenai peserta pembelajaran tersebut dan dilaporkan kepada Kepala Kompetensi Keahlian, pembimbing akademik.

8.2.4.3. Siswa yang tidak mencapai kompetensi diidentifikasi, dilaporkan ke Kepala Kompetensi Keahlian untuk ditangani lebih lanjut oleh guru/instruktur/nara sumber bersangkutan.

8.2.4.4. Pada tiap tahap proses pembelajaran yang ditentukan dilakukan pemantauan sesuai dengan Instruksi Kerja yang ditentukan, meliputi metoda pemantauan, karakteristik yang harus diverifikasi, instrumen yang harus dipergunakan, dan kriteria standard kompetensi yang ditetapkan.

8.2.4.5. Kompetensi siswa yang telah dipantau/verifikasi diberi identifikasi yang menunjukkan kesesuaian/ketidaksesuaian kompetensi diklat, serta mengacu pada kriteria standar kompetensi yang telah ditetapkan. Rekaman inspeksi harus dipelihara.

8.2.4.6. Pelaksanaan pemantauan kompetensi siswa dapat dilakukan dengan cara melaksanakan Uji Kompetensi dan diuraikan lebih lanjut pada Instruksi Kerja, yaitu : IK.8.2.4.6. Penyelenggaraan Uji Kompetensi.

8.3. Penanganan Proses Pembelajaran dan Produk yang Tidak Sesuai

8.3.1. Semua proses pembelajaran yang ditemukan tidak sesuai diberi identifikasi dan/atau dipisahkan untuk mencegah pengulangan.

8.3.2. Rincian ketidaksesuaian yang tidak berarti didokumentasikan dengan merincikan jenis hasil kegiatan dan penyimpangannya dari ketentuan.

8.3.3. Rincian ketidaksesuaian akan ditinjau dan diverifikasi, dilaporkan kepada petugas yang berwenang untuk ditindaklanjuti.

8.3.4. Putusan tindak lanjut tersebut dapat berupa upaya perbaikan atas ketidaksesuaian yang diketemukan.

8.3.5. Seseorang yang bertanggung jawab untuk pengendalian tindak lanjut mendokumentasikan hasil tindaklanjutnya sehingga ketidaksesuaiannya diperbaiki.

8.3.6. Semua remedial diverifikasi dan terdokumentasi.8.3.7. Rincian dari metode, tanggungjawab dan dokumentasi didefinisikan dalam

prosedur Operasional Standar secara tertulis, yaitu : POS. 8.3. Pengendalian produk yang tidak sesuai.

8.4. Analisis Data

8.4.1. Seseorang staf SMK Purnama 2 Jakarta ditunjuk untuk menilai manfaat dan kebutuhan dengan menggunakan metode teknik statistik di berbagai bidang aktivitas dan tahap proses kegiatan pembelajaran. Bila untuk suatu aktivitas dipandang perlu untuk menerapkan teknik statistik, maka cara pengumpulan data, pengolahan dan pengambilan keputusan ditentukan dan didokumentasikan.

8.4.2. Petugas-petugas yang mengumpulkan data, mengolah data, dan menyusun informasi berdasarkan data yang dikumpulkan, ditunjuk dan diberi pelatihan yang dibutuhkan.

8.4.3. Sejauh mungkin cara-cara dan tabel yang standar dan teruji dipakai sebagai pedoman penerapan

8.4.4. Hasil semua analisis statistik harus didokumentasikan dengan baik dan dinilai untuk menentukan tingkat kinerja dan tindakan koreksi bila diperlukan.

8.5. Perbaikan Berlanjut

8.5.1. Perbaikan

8.5.1.1. SMK Purnama 2 Jakarta mengadakan rapat tinjauan manajemen minimal 1 kali satu tahun yang dipimpin oleh Kepala SMK Purnama 2 Jakarta

8.5.1.2. Setiap bulan diadakan rapat staf bulanan untuk mengadakan koreksi seperlunya pada sasaran mutu dan hal-hal yang menyangkut pada pelaksanaan sistem manejemen mutu.

8.5.1.3. Juga dibicarakan untuk perbaikan masalah yang ditemui pada saat audit internal, analisis data, tindakan koreksi dan pencegahan.

8.5.2. Tindakan Koreksi (Perbaikan)

8.5.2.1. Bila terjadi ketidaksesuaian sebagai hasil kegiatan yang bermasalah besar dan mengandung resiko, maka dibuat laporan ketidaksesuaian kepada Kepala Sekolah oleh WMM.

8.5.2.2. Wakil Manajemen Mutu mengusahakan untuk meneliti penyebab ketidaksesuaian nyata maupun potensial.

8.5.2.3. Tinjauan ketidasesuaian dilakukan mencakup antara lain : laporan penolakan siswa Prakerin oleh industri, laporan monitoring dan evaluasi proses pembelajaran, laporan pelayanan pembelajaran dan non pembelajaran, laporan audit internal dan eksternal dan data keluhan pelanggan serta hasil sasaran mutu.

8.5.2.4. Tindakan koreksi yang sesuai dilakukan tepat waktu, termasuk tindakan pencegahan untuk mencegah ketidaksesuaian hingga ketingkat yang sepadan dengan besarnya masalah dan resiko yang dihadapi.

8.5.2.5. Tindakan koreksi lebih lanjut diatur dalam Prosedur Operasional Standar, yaitu : POS.8.5.2. Pelaksanaan tindakan koreksi.

8.5.3. Tindakan Pencegahan

8.5.3.1. Untuk melakukan tindakan pencegahan maka setiap pelaksanaan proses Diklat diadakan perencanaan dan evaluasi perencanaan apakah sesuai dengan yang dilaksanakan. Apabila ada ketidaksesuaian maka dilakukan rapat untuk mendiskusikan masalah – masalah tentang penyimpangan mutu, sasaran mutu yang tidak tercapai yang dihadiri oleh Kepala Sekolah, WMM, Wakil Kepala Sekolah, Kaprogram dan semua ketua unit.

8.5.3.2. Bagian – bagian yang berkaitan dengan proses dan produk belajar mengajar mengumpulkan data untuk dianalisis dalam rapat bulanan yang akan dapat dievaluasi kemungkinan terjadinya suatu masalah atau ketidaksesuaian potensial.

8.5.3.3. Rapat juga menilai perlunya dilakukan antisipasi tindakan pencegahan untuk meniadakan kemungkinan terjadinya ketidaksesuaian.

8.5.3.4. Kepala SMK Purnama 2 Jakarta menugaskan bagian yang terkait untuk melaksanakan tindakan pencegahan yang diperlukan.

8.5.3.5. Wakil Manajemen Mutu akan memantau tindakan pencegahan beserta akibat tindakan tadi sehingga tindakan tidak akan menimbulkan dampak yang merugikan.

8.5.3.6. Rekaman tindakan pencegahan disimpan oleh WMM dan bagian yang terkait dengan bagian tadi.

8.5.3.7. Lebih rinci tentang tindakan pencegahan dijelaskan dalam Prosedur Operasional Standar, yaitu : POS 8.5.3. Penanganan tindakan pencegahan.

LAMPIRAN 1. Daftar Prosedur Operasi Standar (POS)

NO. JUDUL PROSEDUR KLAUSUL PADA ISO

NOMOR PROSEDUR

1. Prosedur Pengendalian Dokumen 4.2.3 POS-4.2.32. Prosedur Pengendalian Rekaman 4.2.4 POS-4.2.43. Prosedur Audit Internal 8.2.2 POS-8.2.24. Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai 8.3 POS-8.35. Prosedur Tindakan Koreksi 8.5.2 POS-8.5.26. Prosedur Tindakan Pencegahan 8.5.3 POS-8.5.3

. LAMPIRAN 2. Daftar Instruksi Kerja (IK)

NO. JUDUL PROSEDUR KLAUSUL PADA ISO

NOMOR PROSEDUR

1 Pengembangan Sumber Daya Manusia 6.2.2 IK-6.2.2

2 Pengelolaan Sarana dan Prasarana. 6.3.a IK-6.3.a

3 Pelayanan Perpustakaan 6.3.b IK-6.3.b

4 Pengelolaan Lingkungan 6.4 IK-6.4

5 Penerimaan Siswa Baru 7.1.4 IK-7.1.4

6 Pengelolaan Bursa Kerja Khusus 7.1.5 IK-7.1.5

7 Penyusunan Kurikulum SMK PURNAMA 2 JAKARTA ......

7.3 IK-7.3

8 Pengadaan Sarana dan Prasarana 7.4.1 IK.7.4.1

9 Pengendalian Proses Pembelajaran 7.5.1.3 IK.7.5.1.3

10 Pelaksanaan Bimbingan dan konseling 7.5.1.8 IK.7.5.1.8

11 Pengukuran Kepuasan Pelanggan 8.2.1 IK-8.2.1

LAMPIRAN 3. Matrik Tanggung Jawab Prosedur Operasional Standar (POS)

NO. JUDUL PROSEDURKLAUSUL

PADA ISO

URAIANTANGGUN

GJAWAB

1. Prosedur pengendalian dokumen

4.2.3 Mengendalikan dokumen yang dipersiapkan untuk melaksanakan kegiatan

WMM

2. Prosedur pengendalian rekaman

4.2.4 Mengendalikan dokumen yang telah terisi dengan kegiatan untuk disimpan sebagai bukti pelaksanaan

WMM

3. Prosedur audit internal 8.2.2 Melakukan audit internal terhadap kegiatan yang disepakati

WMM

4. Prosedur Pengendalian produk tidak sesuai

8.3 Mengendalikan kegiatan / produk yang tidak sesuai dengan pedoman

WMM

5. Prosedur tindakan koreksi

8.5.2 Melakukan tindakan koreksi terhadap kegiatan yang belum sesuai

WMM

6. Prosedur tindakan pencegahan

8.5.3 Melakukan tindakan pencegahan terhadap ketidaksuaian

WMM

Lampiran 4 Matrik Tanggung Jawab Instruksi Kerja (IK)


PADA ISO

URAIANTANGGUNG

JAWAB

1 Pengembangan sumber daya manusia

6.2.2 Mengembangkan sumber daya manusia yaitu tenaga pendidik dan tenaga ketatausahaan

Ka. TU

2 Pengelolaan sarana dan prasarana.

6.3.a Merawat dan menginventarisasi sarana - prasarana sekolah

Waka Sarana

3 Pelayanan perpustakaan

6.3.b Mengelola pelayanaan perpustakaan untuk kepentingan pembelajaran

Waka. Sarana

4 Pengelolaan lingkungan

6.4 Mengelola Lingkungan sekolah Waka Sarana

5 Penerimaan siswa baru

7.1.4 Melaksanakan proses seleksi calon peserta pembelajaran

Waka Kesiswaan

6 Pengelolaan Bursa Kerja Khusus

7.1.5 Mengelola lulusan untuk memasuki dunia kerja/dunia usaha

Waka. Hubinmas

7 Penyusunan KTSP dan silabus

7.3 Menyusun Kurikulum SMK Purnama 2 Jakarta dan silabus sesuai Kompetensi Keahlian

Waka. Kurikulum

8 Pengendalian proses pembelajaran

7.5.1.3 Menyusun rencana pembelajaran, mengkondisikan, memonitoring proses pembelajaran dan mengevaluasi proses dan hasil pembelajaran serta melaporkan

Waka. Kurikulum


PADA ISO

URAIANTANGGUNG

JAWAB

hasil pembelajaran9 Pelaksanaan

Bimbingan dan konseling

7.5.1.8 Menyusun dan melaksanakan bimbingan siswa yang mengalami kesulitan belajar

Waka. Kesiswaan

10 Pengukuran kepuasan pelanggan

8.2.1 Mengukur kepuasan pelanggan WMM

Documents

Sistem Manajemen Mutu Smk Purnama 2 Jakarta