i

i

SISTEM KEARSIPAN SURAT MASUK DAN KELUAR DI KANTOR KEPALA DESA TRIDADI KECAMATAN SLEMAN KABUPATEN

SLEMAN BERBASIS VISUAL BASIC

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Wachid Andi Hidayat 11.02.8012

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA

2014

i

i

ii

ii

ARCHIVAL SYSTEM OF OUTGOING ADN INCOMING LETTERS AT KANTOR

KEPALA DESA TRIDADI KECAMATAN SLEMAN KABUPATEN SLEMAN BERBASIS VISUAL BASIC

SISTEM KEARSIPAN SURAT MASUK DAN KELUAR DI KANTOR KEPALA DESA TRIDADI KECAMATAN SLEMAN KABUPATEN

SLEMAN BERBASIS VISUAL BASIC

Wachid Andi Hidayat Barka Satya

Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Archival System of outgoing and incoming letters at Kantor Kepala Desa Tridadi

Kecamatan Sleman Kbupaten Sleman office is a computer-based archive management application that is applied to the government records management office / District Village was built to facilitate the village or sub-district government in managing archives and obtain all information relating to the conduct of government or the village wards.

Activity recording letters and letter search documents that were previously done manually will be much easier with this application. In addition, this application also to facilitate the clerk to manage the orderly and systematic records and facilitate the bringing together of information archive, retrieval archive (matching).

Therefore, the purpose of this final project is to create an application that can help make it easier to manage the files that were created or saved by the village government or village concerned.

Keywords : archival system, incoming and outgoing mail, and archive

1

1

1. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi sudah sangatlah pesat, terlebih

dengan adanya komputer dan internet dimana informasi akan lebih mudah diperoleh.

Berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi juga mempengaruhi berbagai kegiatan

baik individual maupun instansi.

Sistem Informasi Kearsipan surat keluar/masuk di kantor kepala desa tridadi

merupakan sebuah aplikasi pengelolaan arsip yang diterapkan pada pengelolaan arsip

kantor Pemerintah Desa/Kelurahan yang dibangun untuk memudahkan pemerintah desa

ataupun kelurahan dalam mengelola arsipnya dan memperoleh semua informasi yang

berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintah desa atau kelurahan.

Aplikasi pengelolaan arsip merupakan aplikasi yang dapat digunakan untuk

mengelola arsip-arsip yang diciptakan ataupun disimpan oleh pemerintah desa ataupun

kelurahan yang bersangkutan. Beberapa fungsi yang terdapat dalam aplikasi ini meliputi:

a. Pencatatan surat masuk (undangan dan non undangan)

b. Pencatatan surat keluar (undangan dan non undangan)

c. Pengklasifikasian arsip (jenis surat)

d. Status arsip (aktif / inaktif)

1.2 Rumusan Masalah

Bagaimana merancang sebuah sistem informasi kearsipan yang berbasis

komputer agar proses pengarsipan di kantor kepala desa tridadi dapat brjalan dengan

tertib dan rapi.

1.3 Batasan Masalah

Program ini mengenai proses pengelolaan arsip di Kantor Kepala Desa /

Kelurahan Desa Tridadi Kecamatan Sleman Kabupaten Sleman yang berbasis visual

basic.

2. LANDASAN TOERI

2.1 Pengertian Sistem

Definisi sistem berkembang sesuai dengan konteks dimana pengertian sistem itu

diterapkan, secara umum sistem merupakan kumpulan-kumpulan yang bekerja sama

untuk mencapai tujuan yang sama. Selain itu juga disebutkan bahwa sistem merupakan

2

sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antara

objek yang bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu

tujuan. (Hanif Al Fatta, 2007).

Dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi,

dinyatakan bahwa secara sederhana, sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan

atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling

berinteraksi, saling ketergantungan satu sama lain. (Hanif Al Fatta, 2007:3).

2.2 Arsip

Dalam diklat kearsipan bagi sekertaris desa / kelurahan desa se-DIY oleh Badan

Perpustakaan dan Arsip Daerah, dinyatakan bahwa arsip adalah sebuah rekaman

kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan

teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,

pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik dan organisasi

masa, perseorangan dalam rangka kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Sesuai dengan UU No. 43 tahun 2009 (Anna Nunuk Nuryani, 2013).

2.3 Kearsipan

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan,

pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta

penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.

Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak

bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

2.4 Visual Basic

Apa itu visual basic? Andi Sunyoto dalam bukunya yang berjudul “ Pemrograman

Database Dengan Visual Basic dan Microsoft SQL “ menyebutkan Visual Basic adalah

program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft Windows secaaracepat dan mudah

(Andi Sunyoto, 2007).

Visual basic menyediakan tool untuk membuat aplikasi yang sederhana sampai

aplikasi kompleks atau rumit baik untuk keperluan pribadi maupun untuk keperluan

perusahaan/instansi dengan sistem yang lebih besar.

3. TINJAUAN UMUM

3.1 Sejarah Desa Tridadi

3

Desa Tridadi mrupakan wilayah pemerintahan dari 3 wilayah kalurahan yang masing

masing kalurahan membawahi beberapa kring/desa yang kemudian meleburkan diri dan

bergabung menjadi satu wilayah Kalurahan baru yang dipimpin oleh seorang Kepala

Desa atau Lurah. Kantor Desa Tridadi sendiri memiliki tempat yang strategis karena

terletak di komplek Perkantoran Pusat Pemerintah Kabupaten Sleman, di dusun Beran

Lor, jalan Parasamnya No. 44 Tridadi Sleman.

Berdasarkan Maklumat Nomor 16 Tahun 1946 Daerah Istimewa Negara Republik

Indonesia Yogyakarta (Kasultanan dan Paku Alaman) tertanggal 11 April 1946, maka

wilayah Kapanewon Sleman (18 Kalurahan) juga melaksanakan penggabungan

Kalurahan- Kalurahan lama diantaranya :

1. Kalurahan lama Ngemplak Caban, yang mewilayahi : Kring Wadas, Paten,

Ngemplak Caban, dan Pangukan.

2. Kalurahan Lama Beran Lor, yang memwilayahi : Kring Beteng, Pisangan, Dukuh,

Beran Lor, dan Josari.

3. Kalurahan lama Beran Kidul, yang memwilayahi : Kring Drono, Beran Kidul,

Kebonagung, Jaban, Denggung, Bngunrejo.

3.2 Struktur Organisasi

Gambar 1 Struktur organisasi

4

4. PEMBAHASAN

4.1 Rancangan Sistem yang Diusulkan

Tahapan perancangan sistem secara umum bertujuan untuk mengidentifikasikan

komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain secara rinci memalui

penggambaran sederhana simbol-simbol yang standar untuk dikomunikasikan kepada

user.

Pada perancangan sistem informasi kearsipan di kantor kepala desa tridaddi,

penulis menggunakan desain model dalam bentuk physical system (flowchart) dan

Logical model (data flow diagram).

4.2 Konteks Diagram

Diagram ini merupakan diagram yang menggambarkan alur dari sebuah sistem

yang akan dibangun, yang menggambarkan hubungan antara input dan output sebuah

sistem secara garis besarnya, yang nantinya akan dipecah lagi menjadi bagian-bagian

yang lebih rinci.

Gambar 2 Diagram konteks

5

4.3 Data Flow Diagram

Gambar 3 Data flow diagram

6

4.4 Relasi Antar Tabel

Gambar 4 Relasi antar tabel

4.5 Hasil Program

4.5.1 Form Utama

7

Gambar 5 Form utama

Tampilan diatas merupakan tampilan form utama yang berisi foto serta visi dan misi dari

desas tridadi, dan juga berisi menu beserta sub menu untuk input surat masuk, surat

keluar serta laporan.

4.5.2 Form Pencatatn Surat Masuk

Gambar 6 Form surat masuk

Tampilan diatas merupakan tampilan input surat masuk undangan, tombol SIMPAN

berguna untuk menyimpan input data, tombol HAPUS untuk menghapus input data,

tombol UBAH untuk mengubah data yang telah diinputkan, tombol LIHAT untuk melihat

data yang telah diinputkan dalam form lihat data, tombol KLASIFIKASIKAN untuk

terhubung ke form klasifikasi surat.

4.5.3 Form Pencatatan Surat Keluar

Gambar 7 form surat keluar

8

Tampilan diatas merupakan tampilan input klasifikasi surat keluar undangan, tombol

SIMPAN berguna untuk menyimpan input data klasifikasi surat, tombol HAPUS untuk

menghapus input data klasifikasi surat, tombol UBAH untuk mengubah data yang telah

diinputkan, tombol KEMBALI untuk kembali ke form input surat.

4.5.4 Laporan Surat Masuk

Gambar 8 Laporan surat masuk

4.5.5 Laporan Surat Keluar

9

Gambar 9 Laporan surat keluar

5. KESIMPULAN

Berdasarkan penelitian yang sudah dilakukan hingga penyelesaian tugas ini oleh

penulis mengenai sistem informasi kearsipan surat masuk/keluar di kantor kepala desa

tridadi sleman kecamatan sleman kabupaten sleman, maka secara garis besar dapat

ditarik beberapa kesimpulan yaitu:

1. Sistem Informasi Kearsipan Surat Keluar/Masuk berbasis visual basic dapat

mempermudah proses penataan surat serta pengklasifikasiannya sehingga dapat

lebih efektif dan efisien dalam penataan dan penyimpanannya.

2. Dengan dibuatnya Sistem Informasi Kearsipan Surat Keluar/Masuk berbasis

visual basic ini dapat mempermudah pencarian data pencatatan surat

masuk/keluar, serta pengklasifikasiannya sehingga memudahkan dalam temu

balik arsip, serta nantinya dapat membantu dalam pembuatan laporan sesuai

dengan kebutuhan, sehingga dapat mempermudah dalam membuat laporan

terhadap atasan.

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta:Andi Offset.

Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan

Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta:Andi Offset.

Kusrini. 2006. Strategi Pemasaran dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta : Andi

Offset.

Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database Dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.

Yogyakarta:Andi Offset.