SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI BERBASIS DESKTOP PADA JOGJA IT TRAINING CENTER YOGYAKARTA

Naskah Publikasi

Disusun oleh

AMINUDDIN SYARIF

04.11.0499

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA

2011

INFORMATION ADMINISTRATION SYSTEM BASED DESKTOP AT JOGJA IT TRAINING CENTER YOGYAKARTA

SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI BERBASIS DESKTOP PADA JOGJA IT

TRAINING CENTER YOGYAKARTA

Aminuddin Syarif Jurusan Teknik Informatika

STMIK AMIKOM Yogyakarta

ABSTRACT

Jogja IT training Center ( JITC ) is an organization that specializes in information technology education and is currently growing rapidly. Jogja IT Training Center has three types of services namely Intensive Course which consists of several training programs offered, Intensive Course Thesis and Final Assignment which goes to students who have difficulty in completing Thesis or TA as well as the Intensive Course in Pre Pendadaran which goes to students who will pendadaran exams.

Currently, there are so many students are enrolled as students JITC but there are some constraints experienced by the JITC include constraints in the preparation of the schedule, giving rise to the guidanceschedule queue, the processing of student data that is currently still done by listing the books so that when management wants to know the data students need time to find the student data. Additionally JITC experiencing difficulties in data processing and the final thesis title is provided. Current title and the final thesis was never recorded, so that the management of obstacles in the search and determination of the title. For financial data processing is still done by manual recording of the receipt. So that at maturity the management of financial reporting must be busy to collect all the receipts note,etc.and it certainly take a long time.

Based on the above issue, the writer will design an information system aimed at the based-desktop administration for employees Jogja IT Training Center ( JITC ) in Yogyakarta.

Key word: Administration Information System, Administration, Information System.

1. Pendahuluan

Jogja IT training Center ( JITC ) adalah sebuah organisasi yang bergerak

dalam bidang edukasi teknologi informasi dan saat ini sedang berkembang pesat.

Jogja IT Training Center memiliki tiga jenis layanan yaitu Intensive Course yang

terdiri dari beberapa program pelatihan yang ditawarkan, Intensive Course Skripsi

dan Tugas Akhir yang di tujukan kepada mahasiswa yang mengalami kesulitan

dalam menyelesaikan Skripsi atau TA serta Intensive Course Pra Pendadaran yang

di tujukan kepada mahasiswa yang akan menempuh ujian pendadaran. Saat ini, sudah banyak sekali siswa yang terdaftar sebagai siswa JITC

namun ada beberapa kendala yang dialami oleh pihak JITC antara lain kendala di

dalam penyusunan jadwal yang sehingga menimbulkan antrian jadwal bimbingan,

pengolahan data siswa yang saat ini masih di lakukan dengan pencatatan pada buku

sehingga ketika pihak manajemen ingin mengetahui data siswa memerlukan waktu

untuk mencari data siswa tersebut. Selain itu JITC mengalami kendala dalam

pengolahan data judul skripsi dan tugas akhir yang di sediakan. Saat ini judul skripsi

dan tugas akhir tidak pernah tercatat sehingga pihak manajemen menemui kendala

dalam pencarian dan penentuan judul. Untuk pengolahan data keuanganpun masih

dilakukan dengan manual yaitu pencatatan dalam kwitansi. Sehingga pada saat jatuh

tempo pelaporan keuangan pihak manajemen harus sibuk mengumpulkan semua

kwitansi, nota dan lain sebagainya dan hal ini tentu saja membutuhkan waktu yang

cukup lama.

2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem

2.1.1 Pengertian Sistem Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang

saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan

atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.1

2.2.1 Pengertian Informasi

2.1.2 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu

mempunyai komponen-komponen (components), batas sistim ( boundary),

lingkungan luar sistim (environments), penghubung (interface),masukan (input),

keluaran (output), pengolah (proses) dan sasaran (objecvitas) atau tujuan (goal). 2.2 Konsep Dasar Informasi

1 Jogiyanto, HM, Analisis & Desain Sistim Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis, Andi Offset Yogyakarta 1989, hal.1

Informasi menurut Antony dan Dearden adalah data yang diolah menjadi

bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya2

1) Akurat .

. 2.2.2 Kualitas Informasi

Menurut Burc dan Grudnitski kualitas dari suatu informasi

tergantung dari tiga hal, yaitu:

2) Tepat pada waktunya

3) Relevan

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.3.1 Pengertian Sistim Informasi

Adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan

kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial

dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu

dengan laporan-laporan yang diperlukan3

2.3.2 Komponen Sistem Informasi .

Burch dan Grudniski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari

komponen – komponen yang disebut dengan istilah Blok Bangunan ( building

blok ). Blok – blok tersebut antara lain :

a) Blog Masukan

b) Blok Model

c) Blok Keluaran

d) Blok Teknologi

e) Blok Basis Data

f) Blok Kendali

2.4 Konsep Dasar Administrasi Donovon dan Jackson mengungkapkan bahwa administrasi merupakan

suatu proses yang dinamis dan berkelanjutan, yang digerakan dalam rangka

mencapai tujuan dengan cara memanfaatkan orang dan material melalui

koordinasi dan kerjasama, kegiatan perencanaan, pengorganisasian dan

kepemimpinan secara implisit termasuk kedalam definisi tersebut4

2 Lbid.,hal.8. 3 Lbid.,hal.11. 4 Keban : Enam Dimensi Strategis Administrasi Publik, Konsep Teori dan Isu, Gava Media Yogyakarta, 2004, hal.2.

.

2.5 Konsep Dasar Basis Data 2.5.1 Sejarah Kemunculan Basis Data

Menurut sejarah, sistem pemrosesan data terbentuk setelah masa

sistem pemrosesan berkas. Sistem pemrosesan manual dan sistem pemrosesan

berkas, Sistem pemrosesan manual (berbasis kertas) merupakan bentuk

pemrosesan yang menggunakan dasar berupa setumpuk rekaman yang

tersimpan pada rak-rak berkas. Jika suatu berkas diperlukan, berkas tersebut

harus dicari dalam rak-rak tersebut.

Pada saat awal penerapan sistem komputer, sekelompok rekaman

disimpan pada sejumlah berkas secara terpisah. Sistem yang menggunakan

pendekatan seperti ini biasa disebut sebagai sistem pemrosesan berkas.

2.5.2 Pengertian Basis Data Basis Data ( Database ) dapat diartikan sebagai sekumpulan data yang

berfungsi sebagai penyedia informasi bagi pengguna/user5

2.6 Konsep Dasar Database Management System (DBMS)

.

2.6.1 Pengertian Database Management System ( DBMS )

DBMS merupakan perangkat lunak yang dirancang untuk dapat

melakukan utilisasi dan mengelola koleksi data dalam jumlah yang besar,

dirancang untuk dapat melakukan manipulasi data secara mudah.Selain itu

DBMS merupakan antar muka antara pengguna database (baik pengguna

langsung maupun aplikasi) dengan data yang tersimpan6

2.6.2 Komponen Utama DBMS .

Sistem database dapat terbagi dalam empat komponen penting yakni :

a). Data

b). Perangkat Keras (Hardware)

c). Perangkat Lunak ( Software )

d). Pengguna ( User )

2.7 Konsep Dasar Structured Query Language (SQL) SQL adalah bahasa yang bersifat request oriented dan bersifat non-

prosedural sehingga lebih mudah untuk di pelajari karena sintaks yang di

gunakannya hampir menyerupai bahasa yang di gunakan manusia untuk

berkomunikasi.

5 Widodo Budiharto, Aplikasi Database dengan SQL Server 2000 & Visual Basic 6, Elex Media Komputindo 2002, hal.4. 6 Ema Utami, RDBMS menggunakan MS SQL Server 2000,Graha Ilmu 2007,hal.2-3.

SQL sendiri terbagi atas beberapa bagian, yaitu :

a). DDL (Data Definition Language)

b). DML (Data Manipulation Language)

c). DCL (Data Control Language) 2.8 Perangkat Lunak Yang Digunakan

2.8.1 Microsoft Visual Basic 6.0 2.8.1.1 Mengenal Microsoft Visual Basic 6.0

Microsoft Visual Basic adalah perangkat lunak yang digunakan

untuk membuat software berbasiskan platform Windows yang diciptakan

oleh perusahan Microsoft Corporate. Visual Basic sendiri adalah bahasa

pemrogramannya.

2.8.1.2 Bagian Utama Dalam Visual Basic 6.0

Ada beberapa bagian utama pada lingkungan Visual Basic 6.0

yang terdapat di dalamnya, yaitu sebagai berikut :

1) Menu

2) Toolbar

3) Toolbox

4) Form Designer

5) Project Explorer

6) Object Propertis

7) Form Layout

2.8.2 Microsoft SQL Server 2000 2.8.2.1 Mengenal SQL Server 2000

SQL Server 2000 merupakan salah satu produk dari DBMS yang

di buat oleh Microsoft. SQL Server 2000 menggunakan Transcant SQL

dalam pengelolaan databasenya.

2.8.2.2 Objek- Objek dalam Database SQL Server 2000

Beberapa Objek penting di dalam SQL Server 2000.

1) Diagrams

2) Tables

3) Views

4) Stored Procedural

5) Users

6) Function

.

3. Analisis Dan Perancangan

3.1. Tinjauan Umum 3.1.1 Visi , Misi dan Layanan JITC

1) Visi

JITC adalah sebuah organisasi yang bergerak dalam bidang

edukasi, khususnya dalam bidang Teknologi Informasi. Dengan

motto ‘Makes IT Easy’ JITC memiliki visi sebagai organisasi

pendidikan dalam level menengah ke bawah dengan jaringan yang

luas.

2) Misi

Misi JITC secara garis besar adalah membantu program pemerintah

yaitu turut mencerdaskan kehidupan bangsa.

3) Layanan

JITC menawarkan beberapa pelatihan dalam bidang Teknologi

Informasi. Pelaksanaanyan bersifat klasikal yang terjadwal dalam

beberapa sesi yang sudah ditentukan berdasar kurikulum. 3.1.2 Sistem Yang Berjalan di JITC

Dalam proses administrasi di Jogja IT Training Center ( JITC ) di

lakukan dengan cara manual atau mencatat. Hal ini dirasakan oleh pihak JITC

kurang efektif dan efisien, seiring dengan meningkatnya jumlah siswa yang

ingin mengikuti program di JITC.

Mulai

Pembayaran

Apakah SudahBayar...? Jadwal

Ujian

Ambil Judul

Bimbingan Apakah adaJudul...?

ApakahJudul

Diterima...?

Selesai

Siswa Mendaftar

Ya Ya

Tid

ak

Tidak

Ya

Gambar 3.1 Proses sistem yang berjalan di JITC

Proses pelaksanaan sistem administrasi di bagi menjadi dua, yang

pertama proses bimbingan dan yang kedua proses pembayaran. Adapun

prosedur bimbingan Intensive Course Skripsi dan TA yang terjadi di JITC dapat

di jelaskan seperti berikut :

a) Pada mulanya calon siswa mendatangi kantor JITC untuk mencari

informasi.

b) Setelah mendapatkan pengarahan dari petugas di JITC dan siswa

menyetujui dan sudah memilih paket program yang sesuai, maka langkah

awal siswa melakukan pendaftaran dengan membayar biaya pendaftarant

awal sesuai ketentuan.

c) Dari pihak JITC akan menanyakan apakah siswa sudah memiliki judul

sendiri atau belum.

d) Jika siswa sudah memiliki judul sendiri maka siswa sudah dapat langsung

mengikuti proses bimbingan sesuai jadwal yang telah di tentukan oleh

pihak JITC dan jika siswa belum memiliki judul maka dari pihak JITC akan

menawarkan berapa judul yang bisa di pilih oleh siswa sesuai dengan

minat dan keahliannya.

e) Setelah mendapat persetujuan judul yang di pilih oleh kampus masing-

masing siswa maka selanjutnya siswa sudah dapat mengikuti proses

bimbingan sesuai jadwal yang ditentukan.

f) Dalam proses bimbingan siswa akan di bagi dalam dua kategori

pembimbingan, pembimbingan perancangan yang akan di bimbing oleh

pembimbing analis dan pembimbingan program yang akan di bimbing oleh

instruktur program.

g) Setelah semua di lakukan dan skripsi atau tugas akhir siswa di setujui oleh

dosen pembimbingnya masing-masing maka siswa oleh pihak JITC akan di

berikan bimbingan pra pendadaran sebelum siswa mengikuti pendadaran

yang sesungguhnya sesuai peraturan kampus / universitas masing-

masing.

Sedangkan yang kedua adalah prosedur pembayaran dapat di jelaskan

sebagai berikut :

a) Biaya pendaftaran sebesar 30 % dari biaya paket yang di inginkan.

b) Pelunasan pembayaran dilakukan pada saat penyerahan aplikasi /

program.

c) Jika ingin melakukan revisi program di lusr batasan masalah maka siswa

dikenakan biaya tambahan sesuai dengan tingkat kesulitannya.

d) Prosedur pengembalian biaya; jika siswa sudah melalui proses bimbingan

di JITC dan siswa tidak menginginkan untuk melanjutkan proses

pembimbingan di JITC maka JITC akan mengembalikan 25% dari biaya

yang telah dibayarkan dengan menunjukan kuitansi pembayaran.

e) Laporan keuangan dibuat perbulan setiap tanggal 25.

3.2 Analis Sistem

3.2.1 Analisis Kelemahan Sistem

Untuk melakukan analisis terhadap kelemahan sistem yang sedang berjalan

pada Jogja IT Training Center, maka dilakukan metode PIECES yaitu Pemform,

Information, Economy, Control, Efisiency, Service.

3.2.2 Analisis Kebutuhan Sistem

Untuk mempermudah menganalisis kebutuhan suatu sistem yang diperlukan

pada Jogja IT Training Center, seorang analis harus membagi kebutuhan sistem

kedalam dua jenis, kebutuhan fungsional dan kebutuhan nonfungsional.

3.2.3 Analis Kelayakan Sistem

Analisis kelayakan merupakan proses yang mempelajari atau menganalisa

permasalahan yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang akan dicapai.

Tujuan analisis kelayakan adalah untuk menguji apakah system baru yang akan

diterapkan sebagai pengembangan dari system lama layak dipakai atau tidak. Tahap

ini diperlukan pertimbangan ketika menentukan seberapa banyak keuntungan yang

didapat dan biaya yang diperlukan dalam sistem baru tersebut.

3.3 Perancangan Sistem

Perancangan system merupakan bagian awal dari pembuatan system informasi,

dimana tahapan ini bertujuan untuk memberikan ketentuan bentuk dan proses pada

perangkat lunak yang dibuat agar pembuatan program tidak menyimpang dari aturan dan

hasil analisis yang telah diterapkan pada perancangan program.

3.3.1 Perancangan Proses 3.3.1.1 Flowchart Sistim

Bagan aliran system merupakan bagan yang menunjukan arus

pekerjaan secara keseluruhan dari sistem, dan menunjukan apa yang

dikerjakan di dalam system. Berikut flowchart yang diusulkan pada JITC

Yogyakarta:

Data Judul

Input Data Judul

Olah DataJudul

Judu

l

Pengolahan Data Laporan

Judul

Laporan Data Judul

Data Jadwal Bimbingan

Program

Input Data Jadwal Bimbingan

Program

Olah DataJadwal

BimbinganProgram

Jadw

al Bi

mbi

ngan

Pr

ogra

m

Pengolahan DataLaporan Jadwal

Bimbingan Program

Laporan Data JadwalBimbingan

Program

Data Jadwal

Bimbingan

Input Data

Jadwal Bimbingan

Olah DataJadwal

Bimbingan

Jadw

al Bi

mbi

ngan

Pengolahan Data Laporan

Jadwal Bimbingan

Laporan DataJadwal

DataProgress

Input DataProgress

Olah DataProgress

Prog

ress

Data User

InputData User

Olah DataUser

User

Data Pembayaran

InputData

Pembayaran

Olah Data Pembayaran

Pem

baya

ran

Pengolahan Data LaporanPembayaran

Laporan DataPembayaran

DataSiswa ambil

Judul

Input DataSiswa ambil

Judul

Olah DataSiswa ambil

Judul

Sisw

a am

bil

Judu

l

Pengolahan Data LaporanSiswa ambil

Judul

Laporan DataSiswa ambil

Judul

Data Siswa

InputData Siswa

Olah Data Siswa

Sisw

aPengolahan

Data LaporanSiswa

Laporan Data

Siswa

Data Pembimbing

InputData

Pembimbing

Olah DataPembimbing

Pem

bim

bing

Pengolahan Data LaporanPembimbing

Laporan Data Pembimbing

DataInstruktur

Input DataInstruktur

Olah DataInstruktur

Instr

uktu

r

Pengolahan Data

LaporanInstruktur

Laporan Data

Instruktur

DataProses-

Bimbingan

Input DataProses-

Bimbingan

Olah DataProses-

Bimbingan

Pros

es-

Bim

bing

an

Pengolahan Data Laporan

Proses-Bimbingan

Laporan DataProses-

Bimbingan

Data Tema

Input Data Tema

Olah DataTema

Tem

a

Pengolahan Data Laporan

Tema

Laporan Data Tema

Input DataKeahlian

Olah DataKeahlian

Keah

lian

Pengolahan Data

LaporanKeahlian

Laporan Data

Keahlian

DataKeahlian

Gambar 3.2 Arus perancangan sistem yang di usulkan di JITC

3.3.1.2 Diagram Arus Data (DFD atau Data Flow Diagram)

Diagram arus data sering digunakan untuk menggembarkan suatu

sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logis

tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik yang mempengaruhi. a. Diagram Konteks

b. DFD Level 1

3.3.2 Perancangan Basis Data

Pokok permasalahan dalam perancangan basis data adalah bagaimana

merancang struktur logical dan fisikal dari satu atau lebih basis data untuk memenuhi

kebutuhan informasi yang diperlukan oleh pemakai sesuai dengan aplikasi-aplikasi yang

telah ditentukan.

3.3.2.1 Entity Relationship Diagram ( ERD )

ProgressProses Bimbingan

PembimbingSiswaPembayaran

Jadwal BimbinganProgram

Jadwal Bimbingan

Instruktur

melakukanmengikuti

melakukan

melakukan

memiliki

melakukan

melakukan

melakukan

melakukan

melakukan

mengikuti

mengikuti

Sisa Pembayaran

Total YangHarus dibayarTanggal

Kd Pembyrn

Kd Siswa

Angsuran Ke

Kd Siswa

AlamatFoto

Tgl LahirNama

No Hp

Email

Pengambilan ke

Kd Proses Bimbingan

Kd Progress Progress

Kd PembimbingNama

AlamatFoto

EmailNo Hp

Kd Progress

Kd Siswa

Kd Pembimbing Kd Instruktur

Kd Instruktur

Keterangan

Nama

AlamatFoto

EmailNo Hp

Kd Jadwal Bimbngn Program

Kd ProgressKd InstrukturKd Siswa

Hari

Tgl

Jam

Bimbingan Ke

Kd Jadwal Bimbngn Kd Progress

Kd Bimbingan

Kd Siswa

Bimbingan KeMateri

Hari

Tgl

Jam

N 1

1

1

11

1

1 1

1

1

1

N N

N

N

N

N

N

N

Jumlah Yang dibayar

Judul PenelitianTingkat

Jurusan

Universitas

N

N

N

Keahlian

User

Id-User PasswordNama

Siswa Ambil Judul Judulmengambil

Kd Siswa ambil Judul

Kd JudulKd Siswa

Tanggal Pengambilan

Kd Judul Judul

Isi

N

1N

Status

Tanggal Pengembalian

Tema

Kd Tema

Tema Judul

mempunyaiNN

Keahlian

mempunyai

N

N

Kd keahlian

Kd Tema

Keahlian

Kd Keahlian

N

Alamat OrtuNama Ortu

Hp Ortu

Gambar 3.5 Diagram E-R D

Sistem informasi administrasi di JITC membutuhkan sebuah basis

data yang akan di gunakan untuk menyimpan seluruh informasi administrasi

yang akan di tampilkan dalam aplikasi ini.Pendekatan yang di lakukan dalam

perancangan basis data yaitu pendekatan relationship diagram, seperti di

gambarkan dalam Diagram E-R di atas.

3.3.2.2 Pemetaan ERD

Setelah pemodelan hubungan entitas yang di gambarkan dengan

diagram hubungan entitas ( Entity Relationship Diagram / ERD ), maka

langkah berikutnya adalah dengan memetakannya menjadi satu set tabel

sebuah basis data.

3.3.2.3 Relasi Antar Tabel

Relasi antar tabel merupakan suatu bentuk hubungan yang

menerangkan proses ketergantungan masing-masing tabel.

Gambar 3.6 Relasi antar tabel

Kd Pembimbing *

Nama

Alamat

No Hp

Foto

Email

PEMBIMBING

Kd Instruktur *

Kd keahlian **

Nama

Alamat

No Hp

Foto

Email

INSTRUKTUR

Kd Jadwal Bimb Program *

Kd Siswa **

Kd Progress **

Kd Instruktur **

Hari

Tanggal

Jam

Bimbingan Ke

JADWAL BIMBINGAN

PROGRAM

Id User *

Nama

Password

Status

USER

Kd Pembayaran *

Kd Siswa **

Tanggal

Total yang harus dibayar

Total yang dibayar

Angsuran ke

Sisa Pembayaran

PEMBAYARAN

Kd Siswa *

Nama

Judul Penelitian

Tingkat

Alamat

Tgl Lahir

No Hp

Jurusan

Universitas

Foto

Email

Nama Ortu

Alamat Ortu

Hp Ortu

SISWA

Kd Jadwal Bimbingan *

Kd Siswa **

Kd Progress **

Kd Bimbingan **

Hari

Tanggal

Jam

Bimbingan Ke

Materi

JADWAL BIMBINGAN

Kd Progress *

Progress

PROGRESS

Kd Siswa Ambil Judul *

Kd Judul **

Kd Siswa **

Pengambilan Ke

Tanggal Pengambilan

Tanggal Pengembalian

SISWA AMBIL JUDUL

Kd Proses Bimbingan *

Kd Siswa **

Kd Pembimbing **

Kd Instruktur **

Kd Progress **

Keterangan

PROSES BIMBINGAN

Kd Tema *

Tema

TEMA

Kd Judul *

Kd_Tema

Judul

Isi

Status

JUDUL

Kd Keahlian *

Keahlian

Keahlian

3.3.2.4 Rancangan Antar Tabel

Menjelaskan fungsi dari masing-masing table dengan formatnya.

3.3.3 Perancangan Interface 3.3.3.1 Rancangan Antar Muka

Berisikan tampilan halaman-halan sistem yang di rancang. 3.3.3.2 Rancangan Output Laporan

Rancangan output laporan adalah rancangan hasil dari output

sistem yang telah dibangun.

4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN 4.1 Implementasi Sistem

Implementasi sistem merupakan tahap akhir dari penerapan sistem baru yang

dikembangkan, agar sistem tersebut bisa dioperasikan sesuai dengan yang di

harapkan. Tahapan ini dilakukan secara menyeluruh untuk menggantikan sistem

yang lama. Tahapan implementasi sistem ini meliputi beberapa kegiatan antara lain

adalah melakukan ujicoba sistem, melakukan ujicoba program, penjelasan manual

program, penjelasan manual instalasi serta pemeliharaan sistem.

4.1.1 Uji Coba Sistem dan Program

4.1.1.1 Uji coba sistem

Ujicoba terhadap sistem dilakukan biasanya setelah pengetesan

program. Ujicoba sistem dilakukan untuk memeriksa dan memastikan

bahwa komponen-komponen program atau tiap-tiap modul program yang

telah dibuat sudah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan

4.1.1.2 Ujicoba Program

Ujicoba program dilakukan untuk mengetahui apakan program

telah bekerja sesuai dengan yang diinginkan dan terbebas dari kesalahan-

kesalahan yang timbul selama proses pembuatan dan penulisan kode-

kode program.

4.1.2 Manual Program

Manual program merupakan suatu petunjuk bagi pemakai tentang

bagaimana cara penggunaan sistem yang diusulkan oleh penulis.

4.1.3 Manual Instalasi

Instalasi aplikasi merupakan langkah awal untuk melakukan pengujian

sistem. Namun sebelum proses instalasi dilakukan, ada beberapa hal yang perlu

dipersiapkan guna proses instalasi baik segi hardware maupun software (sistem

requirement).

4.1.3.1 Pembuatan File Exe

Jika aplikasi sudah dapat berjalan dengan baik, proses validasi

berjalan pada kondisi yang diharapkan, error testing, dan debugging

sudah bisa diperbaiki, serta program aplikasi sudah final, maka langkah

selanjutnya adalah tahap compiling source code atau tahap pembuatan

file Exe dan pembuatan file Setup.

4.1.3.2 Pembuatan File Setup

Proses package & deployment adalah proses pembuatan master

untuk distribusi aplikasi ke user. Dengan package & deployment ini,

aplikasi dapat di instal di tempat user dan dapat berjalan mandiri, yang

berarti tidak lagi memerlukan Microsoft Visual Basic.

4.1.3.3 Proses Instalasi Aplikasi

Setelah proses package dan deployment selesai, langkah

selanjutnya adalah mendistribusikan file master (hasil deployment) ke

user. Yang perlu diperhatikan lagi adalah apakah nama data base antara

waktu dibuat dengan distribusi sudah sama atau belum. Jika tidak sama

maka kode program sebelum dibuat package dan deployment, nama

server database harus disesuaikan terlebih dahulu.

4.1.4 Pemeliharaan Sistem

Maintenance sistem hanya difokuskan pada pemback-upan file dan data

dari database serta pengolahan data secara berkala. Dengan cara demikian kita

akan mendapatkan beberapa file backup sekaligus, serta dengan data yang

sama pada kedua file atau beberapa file yang telah terbentuk.

4.1.4.1 Pemilihan dan Pelatihan Petugas

Pemilihan petugas untuk menjalankan sistem informasi

administrasi di JITC Yogyakarta ditetapkan pada karyawan yang sudah

ada sebelumnya. Karena pemeliharaan sistem pada aplikasi administrasi

ini tergolong mudah, dikarenakan sistem ini memang dirancang untuk

digunakan oleh umum. Artinya semua kalangan yang walaupun tanpa

memiliki basik pemrograman program, administrasi komputer, maupun

ilmu komputer yang lebih, masih dapat menggunakan program ini.

Namun demikian, diperlukan pula pelatihan untuk menjalankan dan

merawat sistem yang baru mulai dari proses input data, proses sirkulasi,

dan penyajian laporan yang dibutuhkan.

4.1.4.2 Konversi Sistem

Konversi sistem ini dilakukan dalam jangka waktu dua bulan.

Konversi sistem dilakukan setelah kegiatan pengetesan sistem selesai

dengan baik, tanpa ada masalah pada sistem yang baru. Konversi

sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru agar siap

digunakan.

4.2 Pembahasan

4.2.1 Pembahasan Listing Program

Kesalahan yang mungkin terjadi pada program adalah kesalahan bahasa,

kesalahan pada waktu proses dan kesalahan logika. Pada saat melakukan tes

program maka programmer harus mengetahui struktur dari program yang akan di

testing sehingga apabila terjadi kesalahan-kesalahan programmer dapat menelusuri

dan memperbaikinya.

4.2.1.1 Pembahasan Modul Koneksi

Fungsi koneksi berada di module koneksi.bas. Function ini digunakan

untuk mengkoneksikan dan memasukan data data ke database. Function ini

dipanggil di setiap form saat melakukan transaksi yang berhubungan dengan

database, baik DDL atau DML.

Gambar 4.50 Tampilan modul koneksi

4.2.1.2 Pembahasan Listing Tambah data judul

4.2.2 Pembahasan Basis Data

Database merupakan sekumpulan data yang saling terintegrasi satu sama lain

dan terorganisasi berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu dan tersimpan

pada sebuah hardwere komputer. Database terdiri daribeberapa tabel (lebih dari satu

tabel) yang saling terorganisir. Tabel digunakan untuk menyimpan data dan terdiri

dari baris dan kolom. Data tersebut dapat ditampilkan, dimodifikasi, dan di hapus dari

tabel. Setiap pemakai (user) yang diberi wewenang (otorisasi) saja yang dapat

melakukan akses terhadap data tersebut.

4.2.2.1 Pembuatan Database

Database layaknya kabinet tempat menyimpan arsip-arsip. Perbedaanya

adalah bahwa dalam kabinet, data berbentuk lembaran kertas (hard copy),

sedangkan dalam data berbentuk elektronik yang tersimpan dalam komputer,

tempatnya dimedia penyimpanan bernama hard disk.

4.2.2.2 Pembuatan Tabel

Tabel adalah bagian pembentuk database yang berupa kumpulan record

sejenis yang mempunyai panjang elemen sama, atribut sama, tapi berbeda data

value-nya.

Sebagai contoh pembahasan yaitu tabel siswa, Untuk pembuatan tabel

langkahnya adalah dengan mengetikan perintah pembuatan tabel siswa seperti

yang tercantum pada gambar, kemudian eksekusi program.

Gambar 4.54 Pembuatan tabel siswa dengan query analizer

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Setelah melalui semua tahapan penelitian untuk merancang sebuah sistem

informasi administrasi Jogja IT Training Center Yogyakarta dan mengacu pada

rumusan masalah yang ada yaitu :

1. Pengaturan jadwal bimbingan siswa-siswa di JITC tidak lagi dilakukan secara

manual, dengan adanya sistim aplikasi yang baru akan memudahkan dalam

pengatur jadwal bimbingan siswa-siswa.

2. Data siswa-siswa di JITC lebih mudah dalam pengolahannya, sehingga

informasi yang di hasilkan akan lebih akurat sesuai dengan kebutuhan.

3. Penyusunan laporan keuangan di JITC dirasakan lebih efisien dengan

adanya aplikasi baru, dan juga akan menghemat biaya-biaya administrasi.

5.2 Saran

Kesempurnaan dari suatu sistem selalu bersifat relative berdasarkan pada cara

pandang dan konsep dari setiap pemikiran yang berbeda serta memiliki alur yang

bervariasi. Karena sistem ini dibangun berdasarkan alur pemikiran penulis, maka

untuk hasil yang lebih baik dan maksimal diperlukan saran dari pihak manapun untuk

melengkapi kekurangan yang ada.

Dalam penerapan sistem informasi administrasi ini, penulis memberikan saran

sebagai berikut:

1. Hal penting untuk diperhatikan, dengan adanya sistem yang baru

pemeliharaan dan perawatan terhadap perangkat keras dan perangkat lunak

harus diperhatikan agar sistem dapat berjalan dengan baik.

2. Penulis menyarankan agar administrator ataupun pihak manajemen

membuat back up secara soft copy dan hard copy (laporan) yang diperlukan

sesering mungkin sesuai dengan kebutuhan.

3. Diharapkan dalam waktu kedepan sistim administrasi ini dapat dikembangan

lebih lanjut lagi agar lebih maksimal dalam penggunaannya.

Demikian saran yang dapat penulis sampaikan agar dapat diterima

sebagai masukan dan bisa dipergunakan sebagai pendukung kemajuan

sistem informasi administrasi di JITC yang akan datang.

DAFTAR PUSTAKA

Ema Utami. 2000. RDBMS menggunakan MS SQL Server 2000. Yogyakarta : Graha

Ilmu.

Jogiyanto, HM. 1989. Analisis & Desain Sistim Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori

dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Offset.

Keban. 2004. Enam Dimensi Administrasi Politik, Konsep Teori dan Isu. Yogyakarta :

Gava Media.

Marlon Leong. 2006. Dari Programmer untuk Programmer Visual Basic. Yogyakarta :

Andi Offset.

Rudyanto Arief. 2006. Pemrograman basis data menggunakan transact-SQL dengan

microsoft SQl server 200. Yogyakarta :Andi Offset.

Widodo Budiharto. 2002. Aplikasi Database dengan SQL Server 2000 & Visual Basic 6.

Jakarta : Elex Media Komputindo