SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN PERSEDIAAN SUKU CADANG

PADA PT. KERETA API INDONESIA (PERSERO) DAERAH OPERASI IV SEMARANG

Latar belakang• PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daop IV Semarang merupakan

perusahaan yang bergerak dibidang jasa transportasi.• Dalam aktivitasnya PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daop IV

Semarang membutuhkan berbagai macam persediaan, salah satunya adalah persediaan suku cadang.

• PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daop IV Semarang menggunakan dua sistem pembelian yaitu

1. pembelian secara tunai 2. pembelian secara kredit (dengan surat perjanjian) dengan transaksi pembelian

lokal dan impor. • Pembelian dilakukan dengan surat perjanjian yang nilainya dibawah Rp

50.000.000,.

PEMBAHASAN

Sebelum melakukan pembelian persediaan Suku Cadang, perlu diperhatikan sebagai berikut :

1. Rencana Pengadaan. Rencana pengadaan pada dasarnya disusun oleh pemakai barang yang bersangkutan, Pengadaan dilaksanakan oleh bagian Sarana untuk kantor pusat Pengadaan barang diketuai oleh Kepala Bagian Logistik dan sebagaian besar anggotanya dari badan logistik, sesuai dengan jenis barang yang akan diadakan.

2. Sumber Dana berasal dari dana rutin perusahaan, bantuan pemerintah, bantuan Luar Negeri, sumber dana rutin pada saat ini masih menggunakan dari pos biaya perawatan dan sedang disusun konsep untuk mengatur pos terdiri atas pengadaan persediaan ini.

• Dalam melakukan kegiatan operasionalnya, khususnya dalam pembelian persediaan Suku Cadang, PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daop IV Semarang melibatkan berbagai bagian antara lain:

1. Bagian Gudang Menerima barang dari Dipo Kereta/ Lokomotif Menyimpan dan mencatat penerimaan atas barang tersebut ke dalam

Kartu Barang.

2. Bagian Dipo Kereta / Lokomotif Berfungsi mengajukan Permohonan Pembelian Barang ke Seksi Sarana Menerima dan menguji barang disertai dengan Surat Pengantar yang ditanda tangani

oleh kepala Bagian Dipo Kereta/ Lokomotif sebagai bukti penerimaan barang, kemudian Surat Pengantar diserahkan kembali ke pihak ke-3

Menerima barang dari Pihak ke-3 dan menyerahkan ke bagian Gudang. Menerbitkan Bukti Penerimaan Barang Persediaan (A.14/SAB) dan mengotorisasinya.

3. Seksi Sarana Melakukan pembelian persediaan Suku Cadang dari pihak ketiga yang sudah dipilih

oleh perusahaan. Membuat Nota Permintaan Dana atas dasar dokumen Permohonan Pembelian

Barang. dan mengotorisasinya. Membuat Surat Permohonan Penawaran Harga (SPPH) yang diotorisasi untuk dikirim

ke Pihak ketiga, Menerima Surat Penawaran Harga (SPH) dari pihak ketiga, Membuat Surat Pesanan Pembelian (SPP) dan mengirimkan dokumen-dokumen

tersebut ke Seksi Akuntansi dan Seksi Keuangan.

4. Seksi Keuangan Mengotorisasi Nota Permintaan Dana (NPD) dan mengembalikan

kembali bukti tersebut ke Seksi Sarana. Menerima faktur dari pihak ketiga, Menerbitkan Bukti Pembelian Barang Persediaan (A.13/SAB), Analisa Bukti Pembelian Persediaan (B.18/SAB), Bukti Pembayaran

(A.9/SAB) dan mengotorisasi bukti-bukti tersebut.

5. Seksi Akuntansi Mencatat jurnal pembelian kedalam Kartu Pembantu Utang (F.13/SAB), mencatat jurnal pengeluaran kas atas Bukti Pembayaran (A.9), mencocokkan

antara dokumen-dokumen dasar, faktur dengan Bukti Penerimaan Barang Persediaan (A.14/SAB).

6. Perbendaharaan Daerah (PBD) Bagian yang mengeluarkan kas sesuai dengan nominal yang tercantum dalam Bukti Pembayaran (A.9/SAB) yang dikeluarkan Bagian Keuangan.