Contact: Sherri Jones, MS, MBA, RD, LDNjonessl@upmc.edu

Aim StatementTo improve consistency (through standardization)

with the 2012 annual nurse competency program while also increasing nurse satisfaction and knowledge. 

Objectives:1. Decrease overall number of competencies by 25%2. Increase overall nursing satisfaction with the annual 

competency process by 25%3. Improve nursing knowledge and practice by 25%4. Increase efficiency in competency validation 

recording by 25% with barcode scanning

Team MembersNursing Education Department

Mary Ellen Pritchard, MSN, CNLAdvanced Clinical Education Specialist 

Shelley Watters, DNP,  RN, NE‐BC Director, Nursing Education & Research 

Advanced Clinical Education Specialists 

Quality and Innovation Dept.

Sherri Jones, MS, MBA, RD, LDNImprovement Specialist

Lisa Donahue, DNP, RNDirector, Inpatient Quality and Innovation

Irma D’Antonio, MSN, Lyndsay PasquarelliDenise Stromoski, RN

Nurse Clinician Zone Leaders

Rose Thomas, Michelle Bolz, Sharon VlhaRuth Fisher, Amber Dissinger

Sandra Johnston, Vicki Perla, Karen LegardMaria Cukrzynski, Krystal Mientkiewicz*Special Memoriam: Wendy Kohler 

Support Service Departments

Maintenance & EngineeringInformation Technology

Corporate Human ResourcesCatering 

Environmental ServicesBiotronics

~1,000 Nurses       Requiring Annual  

Competency Assessment Administrative SupportSandy Rader, DNP,MSA,NEA‐BC 

AbstractOpportunity: Assessing nurse competency is a regulatory requirement posing a challenge with volume of nurses. UPMC Shadyside process was up to each nursing unit. Unit‐based process presented with inefficiency and inconsistency. A decision was made to trial a centralized standardized approach utilizing technology for 2012.

Methods: Nursing Education, Quality, and IT departments determined initial plan. Existing competencies compiled and scaled down from 93 to 46 and divided into eight category “zones”. Level IV nurses and APNs determined best dates/times for competency event in October to capture all nurses all shifts. Nurses selected date/time suited for them by signing up in advance. Corporate Information Technology developed barcode scanning technology to capture attendance and competency validation. Nurses attended blitz, badges scanned and pre/post satisfaction survey administered. Additional surveys conducted post‐event.

Outcome: Number of competencies reduced by 47 a 49% decrease. Nursing survey results revealed nurse satisfaction increased 3%, 82% nurses reported increased knowledge and 64%improved nursing practice. Barcode scanning increased efficiency in validation recording by 48%. Three of four project objectives met. 

Conclusions: Standardizing the annual nurse competency program and incorporating technology proved to be a success. Further enhancements will be pursued for 2014 competencies with potential spread to Nursing Assistants. 

Quality IndicatorsObjective 1:

Volume difference and % change in total number of competencies being assessed (previous versus new/blitz)

Objective 2:% Change in overall nurse satisfaction with annual competency process (previous versus new/blitz)

Objective 3:% Nurses reporting improved knowledge and practice 

Objective 4: % Comparison difference in perceived efficiency of validation method (paper versus electronic barcode scanning)

Cause and Effect

The Four P’s (Categories)

PROBLEM:Nurse 

Competency Inconsistencies 

Assessing skills on unit during pt care

Equipment not  always  accessible 

when needed on unit 

Process differs on each unit

Not enough time allotted  

Difficult to free up  RN to assess skills

Variable knowledge of RNs assessing skills 

Paper forms get lost/misplaced

Difficult to track annual completion

Evaluators not following official “skills checklists” 

Distractions and interruptions on unit

Inefficient use of Educator /Clinician 

time 

Paper forms cumbersome and 

inefficient   

Baseline Data

93

Objective #1 Objective #2

Note: Objective #3 and Objective #4 did not have baseline data 

Old Process & VariationsMed/Surg units conduct group annual comps on their own unit  

at one designated time 

Unit clinicians reserve/obtain comp equipment from Education Specialist

Unit clinicians schedule nurses   in advance to complete 

comps

Nurses report during patient care or off shift to complete comps while staying on unit

Each competency signed off by hand on paper record

Paper record forwarded to Unit Director to be placed in 

each nurse’s file folder 

All comps completed at once and  tracked by Clinicians

Process #1ICU units offered individual or 

group  annual comps in Education Dept quarterly

ICU Nurses report during patient care or off shift to complete comps off unit (in 

Preservation Hall)

Process #2

YesattendedALL done 

Noattended or all not done

Clinician determines that individual nurse is caring for a patient that fits one of the 

competencies. 

Individual nurse realizes at last minute annual comps 

need done to meet compliance date

Process #3

Each individual nurse tracks their own completion

Process #4

Individual nurse contacts assigned Education Specialist to come to unit to complete 

comps ASAP

Clinician/Educator meets with unit nurse to completes  all comps during patient care

Clinician validates skill during patient care. 

Each individual nurse tracks their own completion

Variations:• Many different processes• Group vs individual offering• Some on unit/off of unit• During pt care or off shift• Scheduling/planning varies• All comps vs one at a time • Completion tracking varies

Issues/Concerns:• Retaining paper form   until all completed

• Paper form getting lost/misplaced

• Unable to locate form during survey      

New ProcessIn August communicate requirement for all Nurses to complete annual comps in October  

Nurses make tentative reservation on paper for date/time in October 

Nurses report to centralized competency blitz location as scheduled

Nurse’s ID badge barcode scanned to validate each competency completed 

Daily attendance reports generated and shared with Unit Directors 

Barcode scanning data report reconciled for accuracy 

YesattendedALL done 

Noattended or all not done

Barcode scanning data uploaded into U‐Learn for permanent electronic  recordkeeping and easy access

Project Timeline

Outcome ResultsObjective #1 Objective #2

Objective #3

Scale: (1)                 (2)            (3)        (4)              (5)Strongly Disagree    Disagree    Neutral    Agree    Strongly Agree    

Objective #4

Results ImpactObjective #1:Decreased number of competencies by 47 reflecting a 49%    change (decrease) – Exceeded goal by 24%

Objective #2:Increased nursing satisfaction by 3% reflecting a 3% change   (increase) – Missed goal by 22%

Objective #3:Improved nursing knowledge with 82% of nurses reported     learning something new AND improved nursing practice with     64% of nurses reported a change in practice – Exceeded goal    by 57% and 39% respectively

Objective #4:Increased efficiency of competency validation recording by 48% difference with electronic barcode scanning – Exceeded              goal by 23%

Barriers & Lessons LearnedBarriers Lessons Learned

‐ Tight timeline‐ Having enough evaluators‐ Evaluator schedule + covering “breaks”

‐ Evaluator “burnout”‐ Long hours needed to cover all shifts 

‐ User error with scanners‐ Outdated scanners‐ Facility space availability‐ Expense of supplies and resources‐ Teaching extended total   time of actual competency   skill assessment

 ‐ Attendees preferred one location for all competency    zones (not scattered)‐ Involve Unit Directors for evaluator commitment‐ Nurses did not like participating prior to or after shift (too long a day)‐More “teaching” occurred than anticipated‐ Assessing nurses in groups caused question with individual competence‐ Have nurses register 1st in   U‐Learn (eases uploading)

Next Steps/ConsiderationsRequire U‐Learn pre‐registration with volume limits on hourly participation (crowd control + no data reconciliation needed)

Spreading “blitz” process for Nursing Assistant and Patient Care Technician (PCT) annual competency assessment 

Encourage further surgical area participation in next (2013) Nursing Competency Blitz

Schedule Herberman Conference Center 6‐8 months in advance for 2013 Nursing Competency Blitz (one stop shop area)

Re‐evaluate the nursing skills/competencies for assessment in 2013

Develop plans for expanded/improved evaluator training

Pursue video modules for “teaching” aspect

Acquire upgraded scanning equipment

Carney , D. M., & Bistline, B. (2008). Validating nursing competencies using a fair format. Journal for Nurses in Staff Development , 24(3), 124‐128. doi: DOI: 10.1097/01.NND.0000300881.48802.b7

Cusack, L., & Smith, M. (2010). Power inequalities in the assessment of nursing competency within the workplace: Implications for nursing management . The Journal of Continuing Education in Nursing , 41(9), 408‐412. doi: 10.3928/00220124‐20100601‐07

Kaplan, T., & Pilcher, J. (2011). Evaluating safety and competency at the bedside. Journal for Nurses in Staff Development , 27(4), 187‐190. doi: 10.1097/NND.0b013e3182236634

Tyler, S. et al., (2012). Clinical competency, self‐efficacy, and job satisfaction . Journal of Nurses in Staff Development , 28(1), 32‐35. doi: 10:1097/NND.0b013e318240a703

Waterval, E., Stephan, K., Peczinka, D., & Shaw, A. (2012). Designing a process for simulation‐based annual nurse competency assessment. Journal for Nurses in Staff Development, 28(6), 274Y278. doi: 10.1097/NND.0b013e31827258f8

References