SEVRI VINCULADO AL PLAN ANUAL OPERATIVO … · 6 III. Plan de Administración de Riesgos Institucional vinculado al Plan Anual Operativo 3.1 Programa OPES PROCESO OBJETIVO ESPECIFICO

1

Elaborado por: Gabriela Villalobos Arias,

Coordinadora Comisión de Control Interno

Avalado por: Comisión de Control Interno

SEVRI VINCULADO AL PLAN

ANUAL OPERATIVO DEL

CONARE 2013

Diciembre, 2012

COMISIÓN DE CONTROL INTERNO DEL CONARE

2

Contenido

I. INTRODUCCION .......................................................................................................... 3

II. METODOLOGIA ........................................................................................................... 5

III. Plan de Administración de Riesgos Institucional vinculado al Plan Anual Operativo...... 6

3.1 Programa OPES ...................................................................................................... 6

3.2 Programa SINAES ................................................................................................ 37

3.3 Programa CENAT ................................................................................................. 39

3.4 Programa Estado de la Nación .............................................................................. 41

RECOMENDACIONES .................................................................................................... 45

3

I. INTRODUCCIÓN

El Consejo Nacional de Rectores (CONARE) ha venido desarrollando, en los últimos

años, acciones para promover el Fortalecimiento del Sistema de Control Interno en el

marco de la Ley General de Control Interno No. 8292 del 31 de julio del 2002.

Un aspecto relevante dentro de estos esfuerzos es el proceso de establecimiento del

Sistema Específico de Valoración de Riesgo (SEVRI) en el CONARE, sobre el cual la Ley

8292 señala en su artículo 18 lo siguiente:

“Todo ente u órgano, sujeto a dicha Ley, deberá contar con un Sistema

Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI), el cual permita

identificar de forma adecuada el nivel de riesgo institucional y adoptar los

métodos de uso continuo y sistemático, a fin de analizar y administrar el nivel

de dicho riesgo”

Adicionalmente, define en su artículo 19 “que el jerarca y los titulares subordinados

son responsables por el funcionamiento del SEVRI”. En concordancia con esto y con las

directrices emitidas por la Contraloría General de la República, CONARE en la sesión

No.39-08 celebrada el 25 de noviembre del 2008 aprobó el Marco Orientador a partir del

se desarrollan los procesos de SEVRI en la Institución en sus diferentes etapas:

Identificación, Análisis, Evaluación, Administración y Revisión para una meta del Plan

Anual Operativo 2010 en cada dependencia o programa.

En este proceso participaron las diferentes dependencias que integran el CONARE

las cuales se indican a continuación:

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1. Oficina de Planificación de la Educación Superior

Dirección Asesoría Legal División Académica División de Sistemas

División de Coordinación Sección Administrativa Oficina de Reconocimiento y Equiparación (ORE)

CETIC

CENIBiot

Unidad de Coordinación Administrativa-Financiera

2. Sistema Nacional de Acreditación de la Educación Superior (SINAES)

3. Centro Nacional de Alta Tecnología (CeNAT)

4. Programa Estado de la Nación

En el siguiente informe, se presentan los Planes de Acción para la Administración de

Riesgos identificados en el CONARE.

5

II. METODOLOGIA

Para efectuar el segundo proceso de SEVRI en el CONARE, se definió vincularlo al

proceso de formulación de Plan-Presupuesto Ordinario del CONARE para facilitar la

identificación de riesgos, la definición de medidas para la administración y su inclusión en

el presupuesto institucional. Cabe destacar, que se tomó como referencia el marco

orientador donde se definen las políticas, estrategias y parámetros que impulsarán el

proceso, utilizando como instrumento para la recopilación de información, los formularios

definidos por la Contraloría General de la República en su metodología.

Previo a iniciar el proceso, se realizó a los enlaces de control interno definidos en cada

una las dependencias y programas del CONARE un pequeño refrescamiento de

conceptos, metodologías y resultados del Plan Anual Operativo (PAO) vinculado al

SEVRI, definiéndose una matriz integradora para facilitar los procesos de evaluación y

seguimiento. Además, las dependencias debían valorar riesgos para cada una de las

metas definidas en el PAO.

Posteriormente, los programas y dependencias realizaron varias sesiones de trabajo para

completar el PAO, las etapas de identificación, análisis, evaluación, administración,

revisión de riesgos y vinculación de SEVRI con PAO.

Se solicitó a las diferentes dependencias que integran el CONARE completar seis

formularios, a saber: identificación, análisis, evaluación, administración, revisión de

riesgos y vinculación con PAO. Con la información insumo del formulario de vinculación –

PAO-SEVRI se procede a definir el “Plan de Administración de Riesgos Institucional

vinculado al Plan Anual Operativo”, el cual incluye el proceso institucional, objetivo

específico anual, meta, riesgos priorizados, acciones de mejora, plazo de implementación

y responsables.

Finalmente, las dependencias remitieron la matriz de vinculación de SEVRI y PAO donde

se definen los planes para la administración de riesgos en el CONARE para el año 2013.

En este sentido, es importante mencionar, que tanto la División de Sistemas y la Unidad

de Plan-Presupuesto no realizaron la valoración de riesgos de todas las metas definidas

en el PAO, por lo que no se incluye información en este documento de los riesgos de los

procesos de Fondos del sistema, PLANES y Financiamiento universitario.

6

III. Plan de Administración de Riesgos Institucional vinculado al Plan Anual Operativo

3.1 Programa OPES

PROCESO OBJETIVO

ESPECIFICO ANUAL METAS

PRIORIZACION RIESGOS

MEDIDA SELECCIONADA RECURSOS

NECESARIOS PLAZO DE

IMPLEMENTACION RESPONSABLE

Coordinación universitaria

Impulsar el desarrollo de la red de coordinación universitaria

Brindar servicios de asesoría, apoyo técnico e investigativo y secretaría

ejecutiva para el desarrollo de la coordinación interuniversitaria

Que el impulso a la coordinación

universitaria se debilite

Divulgar e invitar al personal del CONARE a las actividades relacionadas con las áreas de coordinación universitaria, cuando sea pertinente

Recurso Humano Existente

2013

Personal de la División de

Coordinación

Proponer a las comisiones de vicerrectores de las áreas el interés de participar en la reunión con los coordinadores (as) de comisiones, subcomisiones y equipos con la finalidad de dar a conocer y retroalimentar el quehacer de la coordinación universitaria

Personal de las áreas de

coordinación

Sugerir la revisión del procedimiento de comunicación de acuerdos FIRMES del CONARE con la finalidad de agilizar el proceso.

Jefe de División de Coordinación

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PROCESO OBJETIVO



MEDIDA SELECCIONADA

RECURSOS NECESARIOS

PLAZO DE IMPLEMENTACION

RESPONSABLE





Que el impulso a la coordinación

universitaria se debilite

Solicitar la ejecución de acciones que coadyuven al fortalecimiento del trabajo en equipo a nivel institucional


2013

Jefe de División de Coordinación

Solicitar aclaraciones de los procedimientos a seguir cuando sea pertinente

Personal de la División de

Coordinación

Debilitamiento de las instancias de coordinación

Acompañamiento a la Comisión de Directores de TIC, para la aplicación de la normativa relacionada con la operación de las comisiones y equipos interinstitucionales.

Formulación concertada de planes de acción a partir de la identificación de las áreas de interés conjunto.

Construcción y mantenimiento de una agenda anual presentada a las autoridades superiores.


2013 CETIC

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PROCESO OBJETIVO



MEDIDA SELECCIONADA

RECURSOS NECESARIOS


RESPONSABLE





Debilitamiento de las instancias de coordinación

Establecimiento de cronogramas para la presentación de informes de avance y rendición de cuentas.

Requerir apoyo de los grupos de trabajo del CONARE ante las comisiones y equipos con los que se mantienen actividades de coordinación y apoyo.

Mantenimiento de un inventario de iniciativas y proyectos activos con los respectivos contactos para facilitar la comunicación y el seguimiento de contenidos e información a través de las instancias respectivas.

Elaboración de un portal referenciado donde se visibilicen con mayor claridad las iniciativas y proyectos activos.


2013 CETIC

9

PROCESO OBJETIVO



MEDIDA SELECCIONADA

RECURSOS NECESARIOS


RESPONSABLE

Trámite de Reconocimiento y

Equiparación




No poder brindar información oportuna,

clara y actualizada sobre los trámites de

reconocimiento y equiparación

Implementar el sistema automatizado


Junio 2013

Encargada de ORE

Encargado Unidad

Administración de la Información


Atender la totalidad de las solicitudes de dictámenes

sobre la apertura de ofertas académicas de las universidades estatales y

privadas que se presenten con la debida oportunidad

Deterioro en las relaciones y la

comunicación que se requieren para la buena coordinación entre las

Universidades Públicas y la División Académica

en el proceso de aprobación de carreras.

Discutir en el seno de la Comisión de Vicerrectores de Docencia el proceso de creación de carreras que sigue la OPES (específicamente el aspecto valorativo del Fluxograma para la aprobación de carreras)

Recurso humano Calificado

I semestre 2013 Investigadores

Analizar con los involucrados el proceso de creación de carreras

Recurso humano calificado


10

PROCESO OBJETIVO



MEDIDA SELECCIONADA

RECURSOS NECESARIOS


RESPONSABLE

Vinculación con el sector productivo y las universidades


Consolidar y fortalecer las relaciones científico-tecnológicas con las

universidades, unidades de investigación y

empresas nacionales e internacionales, mediante

la implementación de proyectos biotecnológicos

y convenios de cooperación

Comunicación poco fluida entre el CENIBiot, las universidades, las

unidades de investigación y las

empresas nacionales e internacionales

Constituir el Consejo Directivo del CENIBiot.

Recursos existentes

Abril 2013

Dirección del CENIBiot y

Dirección de OPES

Una política de propiedad intelectual desfavorable para el

desarrollo de vínculos estratégicos con las

universidades, unidades de investigación y

empresas nacionales e internacionales.

Crear un equipo

coadyuvante en la

valoración y

determinación de los

alcances de los procesos

biotecnológicos que se

desarrollan en el

CENIBiot y en la

consolidación de una

política de propiedad

intelectual.

Recursos existentes

Julio 2013

Dirección del

CENIBiot,

Dirección de

OPES y Unidad

Legal del

CONARE.

Coordinación y articulación institucional

Apoyar en forma efectiva al CONARE

en las funciones que le competen.

Coadyuvar con las tareas de coordinación y articulación de los

diferentes programas y organismos externos

siguiendo los lineamientos del CONARE.

Que el CONARE no apruebe las propuestas

elaboradas

Conocer las políticas emanadas desde el CONARE en cuanto a las principales tareas a desarrollar durante el año, a fin de incorporarlas en las acciones.


2013 Director de OPES

Considerar la situación económica de la institución a la hora de plantear las propuestas que pretende elaborar la Dirección de OPES.


2013

Director de OPES

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PROCESO OBJETIVO



MEDIDA SELECCIONADA

RECURSOS NECESARIOS


RESPONSABLE



en las funciones que le competen.

Coadyuvar con las tareas de coordinación y articulación de los

diferentes programas y organismos externos

siguiendo los lineamientos del CONARE.

Que el CONARE no apruebe las propuestas

elaboradas

Impulsar y dar seguimiento a la creación de las áreas trabajo que se requieren en asuntos específicos del CONARE.


2013

Director de OPES

Dar seguimiento a la elaboración de las diferentes propuestas planteadas en el Plan Anual Operativo de la Dirección.

Director de OPES Asesor del

Director

Gestionar el 100% de los acuerdos y encargos del CONARE relacionados

con sus actividades propias

Que se tomen decisiones con carácter

propio y no en correspondencia de las políticas institucionales

Revisar el procedimiento que se está implementando para la comunicación de acuerdos del CONARE y analizar las mejoras correspondientes.


2013

Director de OPES Secretaria de

Actas Encargado del

CETIC

Enviar una carta a las personas designadas como representantes del CONARE en organismos externos, que adjunte aquella normativa que se requiere para clarificar las responsabilidades y el papel a desempeñar de los representantes de CONARE en organismos externos.

Secretaria de Actas

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PROCESO OBJETIVO



MEDIDA SELECCIONADA

RECURSOS NECESARIOS


RESPONSABLE



en las funciones que le competen

Gestionar el 100% de los acuerdos y encargos del CONARE relacionados

con sus actividades propias

Que se tomen decisiones con carácter propio y no en correspondencia de

las políticas institucionales

Dar seguimiento a las representaciones del CONARE en organismos externos, según las responsabilidades indicadas en el documento respectivo.


2013 Secretarias de

Actas

Asesoría Legal

Ofrecer el asesoramiento

jurídico, notarial, judicial y legal al CONARE, sus

programas, dependencias y

comisiones,

Atender el 100% de las consultas presentadas en

aspectos legales y jurídicos de la institución

Desconocimiento de los asuntos que debe atender la asesoría institucional

Normalización de recepción de solicitudes sólo por escrito y con registro único


Tecnologías de Información

2013

Asesoría Legal

CETIC

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PROCESO OBJETIVO



MEDIDA SELECCIONADA

RECURSOS NECESARIOS


RESPONSABLE

Asesoría Legal

Ofrecer el asesoramiento

jurídico, notarial, judicial y legal al CONARE, sus

programas, dependencias y

comisiones,

Implementar acciones de mejora para brindar un

servicio de calidad en la Unidad de Asesoría Legal

Recepción de solicitudes incompletas o

extemporáneas

Difundir requisitos documentales y dar a conocer plazos de respuesta de la Asesoría Legal


Tecnologías de Información

2013

Asesoría Legal

CETIC

Retraso en la emisión de respuestas

Asignación de un funcionario para control y seguimiento de pendientes


2013

Asesoría Legal

Investigación

Realizar estudios e investigaciones sobre temas relevantes de la

educación superior universitaria que contribuyan a la

planificación, gestión e innovación de su

quehacer.

Elaborar al menos 14 estudios sobre

universidades estatales que brinden información

oportuna y relevante para impulsar el desarrollo del

sistema de educación superior estatal.

No contar con el apoyo de los representantes de las Universidades Estatales

ni de la OLaP para el desarrollo de las investigaciones

Hacer entrega de un anteproyecto de la investigación a la Comisión de Vicerrectores de Docencia para su respectivo aval.

Recurso Humano

Calificado

I semestre 2013 Investigadores del

División Académica

14

PROCESO OBJETIVO



MEDIDA SELECCIONADA

RECURSOS NECESARIOS


RESPONSABLE

Investigación




quehacer.





No contar con el apoyo de los representantes de las Universidades Estatales

ni de la OLAP para el desarrollo de las investigaciones

Presentar el anteproyecto de la investigación a las instancias internas correspondientes del CONARE de las cuales se requeriría información para el estudio.

Recurso Humano

Calificado

I semestre 2013 Investigadores del

División Académica

Enviar informes a los Rectores sobre el avance de la investigación desarrollada en cumplimiento del acuerdo CNR-047-12

Recurso Humano

Calificado

Según cronograma del anteproyecto

Investigadores del División Académica

Hacer entregas de avances de la investigación y generar espacios de retroalimentación con la Comisión de Vicerrectores de Docencia y el público meta.

Recurso Humano

Calificado

Según cronograma del anteproyecto

Investigadores del División Académica

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PROCESO OBJETIVO



MEDIDA SELECCIONADA

RECURSOS NECESARIOS


RESPONSABLE

Investigación




quehacer.





No obtener el nivel de respuesta suficiente en

las encuestas planteadas, el cual permite un nivel de confiabilidad significativo

Conformar una comisión interinstitucional para facilitar el intercambio de información, generar espacios de análisis y para coordinar el avance el estudio

Recurso Humano

Calificado


Contar un una muestra de reemplazo para cada una de las investigaciones propuestas

Recurso humano calificado

I Semestre 2013 Coordinadora del

OLAP Investigadores del

OLAP

Gestionar acciones de divulgación previas a las aplicaciones de las encuestas, de tal manera que la población nacional esté debidamente informada de la seriedad y relevancia de las mismas

Recursos existentes


OLAP Personal del OLAP

16

PROCESO OBJETIVO




NECESARIOS PLAZO DE


Investigación




quehacer.





No contar con la cantidad de personal

requerido para la ejecución de las investigaciones

Contratar un ente externo por servicios profesionales que se haga cargo de la aplicación de las encuestas

Recursos existentes


OLAP Personal del OLAP

Gestión de TIC`S

Desarrollar las plataformas de TIC

para la gestión institucional e

interinstitucional.

Mantener y desarrollar la plataforma tecnológica y de telecomunicaciones de la institución con la

implementación de proyectos e iniciativas en

el área de TIC.

Atender la totalidad de las solicitudes de

servicios de soporte y mantenimiento de

hardware y software de escritorio, así como del

respaldo y custodia de la información de los

servidores de archivos, de las aplicaciones y de

los servicios.

Incumplimiento de proyectos, acciones o

tareas

Fortalecer los mecanismos de comunicación con los usuarios, aprovechando las instancias de reunión de jefaturas y programas.

Coordinar actividades de capacitación y concientización de las áreas administrativa, contable y de plan-presupuesto para apoyar la consecución de fondos para financiar las mejoras en los sistemas de gestión existentes.

Concertar esfuerzos con las universidades para utilizar los recursos desarrollados en sus instituciones.

Utilizar los recursos ya asignados a la División de Sistemas para concretar el sistema de información de las universidades estatales (SIESUE)

Presupuesto asignado al CETIC 2013

2013 CETIC

17

PROCESO OBJETIVO




NECESARIOS PLAZO DE


Gestión de TIC`S

Desarrollar las plataformas de TIC

para la gestión institucional e

interinstitucional.

Mantener y desarrollar la plataforma tecnológica y de telecomunicaciones de la institución con la

implementación de proyectos e iniciativas en

el área de TIC.

Atender la totalidad de las solicitudes de

servicios de soporte y mantenimiento de

hardware y software de escritorio, así como del

respaldo y custodia de la información de los

servidores de archivos, de las aplicaciones y de

los servicios.

Incumplimiento de proyectos, acciones o

tareas

Integrar recursos de los programas de CONARE para mantener y desarrollar los servicios del CETIC.

Coadyuvar en iniciativas para financiar los proyectos de redes avanzadas.

Aprovechar el desarrollo de un plan estratégico institucional y normativa de ética institucional para impulsar normativa para la gestión de las TIC en la institución.

Presupuesto asignado al CETIC 2013

2013 CETIC

Gestión de los Recursos Materiales

y la actividad contractual

1.7 Programar y desarrollar en forma efectiva la gestión

administrativa como apoyo institucional

Gestionar los Recursos Materiales y la Contratación

Administrativa del CONARE

Contrataciones Directas y Licitaciones

Infructuosas o Desiertas

Capacitación a los funcionarios de la proveeduría y después a los usuarios en normas de calidad y buenas prácticas en materia de contratación

Recurso Humano existente

¢1.000.000 en Actividades de capacitación

2013 Proveedor

Institucional

18

PROCESO OBJETIVO




NECESARIOS PLAZO DE


Gestión de los Recursos Materiales

y la actividad contractual



Gestionar los Recursos Materiales y la Contratación

Administrativa del CONARE

Desfinanciamiento de contrataciones

Gestionar la incorporación de la Proveeduría en la solución integral de sistema información Financiero-Contable


2013 Proveedor

Institucional

Formular un proyecto para la incorporación del CONARE en el portal de compras electrónicas Merlink


2013 Proveedor

Institucional

Desabastecimiento de suministros de almacén

Gestionar la incorporación de la Proveeduría en la solución integral de sistema información Financiero-Contable


2013 Proveedor

Institucional

19

PROCESO OBJETIVO




NECESARIOS PLAZO DE


Administración del talento humano

institucional



Desarrollar los procesos de la gestión del talento

humano institucional

Inversión de recursos financieros en

capacitaciones sin relación a las

actividades esenciales de los puestos

Otorgar capacitaciones atinentes al puesto y necesidades institucionales


II semestre 2013 Jefe de Recursos

Humanos

Proceso de contratación infructuoso

Mantener un registro de oferentes


II semestre 2013 Jefe de Recursos

Humanos

20

PROCESO OBJETIVO




NECESARIOS PLAZO DE


Gestión Financiera- Contable



Brindar los servicios requeridos en las áreas

de apoyo logístico, servicios generales, gestión financiera-contable gestión

documental y de la información

Que el sistema Enlace falle

Respaldos diarios en los equipos de la UCAF


2013

Encargada control de ejecución institucional

CETIC

Que la información de ejecución

presupuestaria no esté actualizada al realizar

el refrendo presupuestario

Control de avance semanal del registro contable y presupuestario


2013 Contadora

Institucional

Atraso en la implementación de las

normas

Solicitar a la Sección Administrativa el levantamiento de los activos


2013 Contadora

Institucional

21

PROCESO OBJETIVO




NECESARIOS PLAZO DE


Proceso de Gestión de Recursos de

Información

Programar y desarrollar en forma efectiva la gestión





Recursos insuficientes y tardíos para la

consecución de los objetivos

Solicitar insistentemente mediante notas la comunicación oportuna del presupuesto asignado

Recurso Humano

existentes I semestre 2013 Bibliotecóloga

Buscar el apoyo de otras instancias, para la consecución de recursos, mediante la presentación de proyectos de interés conjuntos


Recurso Tecnológico Disponible

II semestre 2013 Bibliotecólogos

Recursos de información

irrecuperables

Gestionar la contratación por servicios profesionales de un bachiller en Bibliotecología para atender labores pendientes de los procesos técnicos

Recursos Financieros ¢8.000.000

II semestre 2013 Bibliotecóloga

22

PROCESO OBJETIVO




NECESARIOS PLAZO DE



Información






Recursos de información

irrecuperables

Solicitar un espacio físico para traslado de materiales bibliográficos denominados colección pasiva



Seleccionar los materiales bibliográficos que conformaran la colección pasiva y organizarlos en el espacio correspondiente: I Etapa


II semestre 2013 Bibliotecólogos

Gestionar la conformación del Comité de Descarte incluido en el procedimiento CNR-OPES-OA-B-PRE-10 Descarte de Materiales Bibliográficos, así como en el capitulo 4 del Reglamento Interno de la Biblioteca del Consejo Nacional de Rectores


I semestre 2013 Bibliotecóloga

23

PROCESO OBJETIVO




NECESARIOS PLAZO DE



Información






Recursos de Información

desactualizados

Fortalecer mediante convenios y publicitar dentro de los usuarios aún más el servicio de préstamo interbibliotecario.


I y II semestre 2012 Bibliotecólogos

Interrupción en los servicios

Gestionar la contratación por servicios profesionales de un bachiller para atender labores pendientes de los procesos técnicos

Recursos solicitados


Gestionar la compra de equipo tecnológico que permita reemplazar el equipo existente y que se encuentra en condiciones inadecuadas para brindar el servicio.



24

PROCESO OBJETIVO




NECESARIOS PLAZO DE


Administración y Gestión Documental






Inadecuada descripción documental en los

puntos de entrada y salida de información

Mejorar el proceso de capacitación a los encargados de esta labor en la institución.


I y II semestre 2013 Archivista

Inspección del cumplimiento de esta acción según los procedimientos establecidos con el fin de detectar las áreas en las cuales se está llevando a cano la falta, proponiendo mejoras.



Saturación del espacio físico en el Archivo

Central

Creación de una Política de reducción de papel y copias controladas.



25

PROCESO OBJETIVO




NECESARIOS PLAZO DE


Administración y Gestión Documental






Saturación del espacio físico en el Archivo

Central

Que la labor del Comité Institucional de Selección y Eliminación de los documentos se desarrolle de manera eficiente y efectiva en las áreas de mayor saturación en la Institución.



Recursos insuficientes y tardíos para la ejecución de las

actividades planeadas

Mejorar la comunicación asertiva con la UPP



Buscar el apoyo de otras instancias, para la consecución de recursos, mediante la presentación de proyectos de interés conjuntos.



26

PROCESO OBJETIVO




NECESARIOS PLAZO DE


Tramites Administrativos y

ejecución de pagos






Recursos económicos insuficientes para el

manejo de las operaciones de la

Institución

Solicitar el flujo de caja mensualmente


I Y II Semestre 2013

Jefe Administrativo Asistente

administrativo

Inconvenientes en los pagos de compromisos

institucionales

Habilitar otro funcionario para realizar movimientos en el Internet Banking Empresarial




administrativo Subjefe

Administrativo

Falta de caja chica para atención gastos

menores imprevistos

Recordar a todo el personal mediante circular la finalidad de la caja chica.




administrativo Subjefe

Administrativo

27

PROCESO OBJETIVO




NECESARIOS PLAZO DE



ejecución de pagos






Alteración del orden y actos delictivos

Implementación y ejecución de la propuesta de medidas para mejorar la seguridad en las instalaciones del CONARE



Responsables de monitoreo Conserje Subjefe

Administrativo

Registro y control del ingreso y salida de personas y activos del edificio A, del CONARE.



Recepcionista

Implementación de medidas que mejoren el monitoreo en puntos estratégicos de la Institución, por medio de cámaras de seguridad.



Responsables de monitoreo Conserje Subjefe

Administrativo

28

PROCESO OBJETIVO




NECESARIOS PLAZO DE



ejecución de pagos






Implementación del nuevo sistema de seguridad


I Y II

Semestre 2013

Responsables de monitoreo

Conserje

Recepcionista

Subjefe Administrativo

Falta de evidencia del trasiego de información

Capacitación constante de las personas que ejecutan el servicio

Recurso Humano existente.

I Y II

Semestre 2013

Jefe Administrativo


Comunicación de procedimientos a seguir a la hora de utilizar el servicio.


I Y II

Semestre 2013

Secretaria de Administración

Jefe Administrativo


29

PROCESO OBJETIVO




NECESARIOS PLAZO DE



ejecución de pagos






Inconformidad de los usuarios externos en relación al servicio de

recepción

Gestionar ante el CETIC la resolución de problemas técnicos que presenta la central telefónica


I Y II

Semestre 2013

Jefe Administrativo


Capacitación en servicio al cliente


I Y II

Semestre 2013

Jefe Administrativo


Servicios generales inadecuados en el

apoyo logístico de las actividades.

Capacitación en servicio al cliente


I Y II

Semestre 2013

Jefe Administrativo


30

PROCESO OBJETIVO




NECESARIOS PLAZO DE



ejecución de pagos



1.7.3 Brindar los servicios requeridos en

las áreas de apoyo logístico, servicios generales, gestión financiera-contable

gestión documental y de la información.

Servicios generales inadecuados en el

apoyo logístico de las actividades.

Retroalimentación con los funcionarios de las dependencias para mejorar los servicios.


I Y II

Semestre 2013

Jefe Administrativo Subjefe

Administrativo Personal Técnico

Circulares que indiquen aspectos relacionados con servicios generales cuando halla algún cambio en el procedimiento, por imprevistos


I Y II

Semestre 2013

Secretaria de Administración

Jefe Administrativo Subjefe

Administrativo

Recursos insuficientes para la consecución de

los objetivos

Reorganizar las metas propuestas de manera que se puedan ejecutar en primera instancia las que tienen una mayor posibilidad de asignación de los recursos


I Semestre 201 Jefe de

Mantenimiento

31

PROCESO OBJETIVO




NECESARIOS PLAZO DE


Mantenimiento de equipo e

instalaciones



Brindar mediante el establecimiento de

contratos de mantenimiento

preventivo, correctivo y predictivo de los equipos

e instalaciones del Conare.

Inadecuada ejecución de los contratos

Diagnosticar y justificar los contratos o proyectos para concientizar sobre la importancia y la transcendencia de las actividades de mantenimiento, para lograr el posicionamiento de la Unidad en la Institución


I y II Semestre 2013 Jefe de

Mantenimiento

Coordinar e involucrar a los usuarios o beneficiarios vinculados en el proyecto o la contratación durante todo el proceso para tener claro el alcance y las necesidades reales


Mantenimiento

Implementar un mecanismo de organización entre el contratista y la Unidad que permita el seguimiento, registro y control de los contratos, como por ejemplo un cronograma o matriz.


I y II Semestre 2013 Asistente Unidad de

Mantenimiento

32

PROCESO OBJETIVO




NECESARIOS PLAZO DE


Mantenimiento de equipo e

instalaciones



Brindar mediante el establecimiento de

contratos de mantenimiento

preventivo, correctivo y predictivo de los equipos

e instalaciones del Conare.

Inadecuada ejecución de los contratos

Generar un mecanismo de control que evidencie la documentación de la supervisión de los contratos de mantenimiento, por medio de boletas de supervisión y de informes finales



Mantenimiento

Implementar el software de mantenimiento, el cual es una herramienta de control y supervisión de los equipos e instalaciones del CONARE



Mantenimiento

Plan-Presupuesto

Consolidar los procesos de rendición

de cuentas en la institución como

práctica permanente

Desarrollar instrumentos que garanticen la

rendición de cuentas

Que la evaluación del plan no responda a las

necesidades institucionales

Realizar un taller con los encargados por dependencia y programas para efectuar una adecuada formulación de metas e indicadores


II semestre 2013 Encargada de UPP

33

PROCESO OBJETIVO




NECESARIOS PLAZO DE


Plan-Presupuesto








Actualizar el manual de indicadores con las dependencias y programas en términos de las necesidades reales de estas


II semestre 2013 Encargada de UPP

Cumplir el cronograma propuesto del proceso de formulación


I y II semestre 2013 Encargada de la

UPP

Dar un seguimiento y apoyo continuo a los encargados de programa durante el proceso de generación de la información solicitada



UPP

34

PROCESO OBJETIVO




NECESARIOS PLAZO DE


Plan-Presupuesto








Revisar a profundidad la información remitida por las dependencias a fin de que ésta cumpla con los requerimientos solicitados



UPP

Control Interno Institucional






Dificultad en el desarrollo los procesos

de control interno institucional

Solicitar la definición de la estructura organizativa encargada de desarrollar el tema de control interno


2013 Comisión de Control

Interno







Solicitar la asignación de personal a la estructura definida y no depender de terceros para su contratación



Interno

35

PROCESO OBJETIVO




NECESARIOS PLAZO DE








Dificultad en el desarrollo los procesos

de control interno institucional

Elaborar una estrategia institucional en el tema de control interno

Recurso Humano

existente y el no asignado


Interno

Ejecución de auditorías y asesorías

Fortalecer el desarrollo institucional a través

de procesos de evaluación y

fiscalización, de las operaciones, el

sistema de control interno para coadyuvar

con el mejoramiento continuo del CONARE

Elaborar al menos 22 estudios de auditoría en

cualquiera de las siguientes modalidades: financiero, operativo, de

tecnologías de la información, seguimiento

de recomendaciones, estudios especiales o

asesoría

Falta de claridad y profundidad en los

riesgos identificados por las unidades administrativas

Actualizar con el auditado, la valoración de riesgos complementaria


A partir del 2013 en cada estudio que se

realiza

No evaluar áreas o riesgos significativos del proceso a auditar

Elaborar una metodología de identificación y valoración del riesgo


I semestre 2013

36

PROCESO OBJETIVO




NECESARIOS PLAZO DE


Ejecución de auditorías y asesorías

Fortalecer el desarrollo institucional a través

de procesos de evaluación y

fiscalización, de las operaciones, el

sistema de control interno para coadyuvar

con el mejoramiento continuo del CONARE

Elaborar al menos 22 estudios de auditoría en

cualquiera de las siguientes modalidades: financiero, operativo, de

tecnologías de la información, seguimiento

de recomendaciones, estudios especiales o

asesoría

Tener una concepción errónea del impacto y la probabilidad de un factor de riesgo sobre

una actividad

Elaborar una metodología de identificación y valoración del riesgo


I semestre 2013

Papeles de trabajo deficientes

Diseñar y establecer un instructivo para la elaboración de papeles de trabajo


I semestre 2013

Poca respuesta del auditado

Conversar con el auditado las recomendaciones sugeridas y explicarles los beneficios de la aplicación de las mismas


A partir del 2013 en cada estudio que se

realiza

37

3.2 Programa SINAES

PROCESO OBJETIVO ESPECIFICO

ANUAL METAS


MEDIDA SELECCIONADA COSTO APROXIMADO PLAZO DE


Acreditación Mantener el diálogo permanente con las autoridades académicas de las instituciones de educación superior para motivarlas a impulsar procesos de autoevaluación y mejoramiento.

Atender en sus diferentes etapas 30 carreras para – universitarias y de grado, así como programas de posgrado nuevos y 68 carreras de grado acreditadas.

Que no se presente la cantidad de carreras programadas.

Establecer incentivos técnicos y financieros para las carreras para participar en procesos

Los costos están previstos en el presupuesto

2013 Consejo, Dirección, Investigadores

El Consejo del SINAES no tiene la capacidad de gestión para atender todos los procesos en todos sus etapas

Realizar un estudio de cargas del Consejo y ejecutar la propuesta de mejora


2013 Consejo del SINAES y Garante Aseguramiento Calidad

Capacitación Generar procesos de capacitación, educación y sensibilización en el tema de gestión de la calidad de la educación superior y el papel de la acreditación con sus diversas fases.

Desarrollar 17 actividades de capacitación y formación de los funcionarios de las instituciones de Educación Superior.

Las capacitaciones no sean pertinentes en relación con los intereses del público meta

Consultar con los colaboradores del SINAES los requerimientos de capacitación para que se ajusten a sus intereses.


2013 Garante Aseguramiento Calidad

38


ANUAL METAS


MEDIDA SELECCIONADA COSTO APROXIMADO PLAZO DE


Investigación

Liderar la investigación y el debate nacional sobre el desempeño y calidad de la educación superior costarricense que contribuya a generar señales concertadas para mejoramiento de la calidad de todos los programas impartidos por instituciones de educación superior así como mecanismos de realimentación y mejoramiento de los procesos impulsados en la búsqueda de la excelencia.

Proponer al Consejo del SINAES una propuesta de mejora del Modelo de Evaluación.

La propuesta de mejora no logre incorporar los cambios requeridos

Establecer una agenda de trabajo con fechas de obligado cumplimiento para ejecutar la mejora del modelo de evaluación


2013 Consejo, Dirección,

Garante Aseguramiento Calidad

Diseño de bases de datos de información sobre Educación Superior de Costa Rica.

La empresa o consultor contratado no genera los productos esperados

Establecer en los términos de referencia los productos esperados.


2013 Dirección, Administrador, Investigadores, Garante Aseguramiento Calidad

Cultura de Calidad

Organizar seminarios, simposios, talleres, y otras actividades de análisis y debate sobre educación superior, acreditación, modelos, gestión de la calidad y su relación con el tema del desarrollo, entre otros, con participación de académicos de diferentes disciplinas y expertos en el tema de gestión de la calidad.

Ejecución de 17 actividades de promoción y de divulgación sobre Educación Superior, Calidad y Desarrollo

Las actividades no sean pertinentes y no logran los resultados esperados

Consultar con los públicos meta del SINAES para que las actividades de promoción y divulgación se ajusten a sus intereses. Establecer características comunicacionales y mensajes para estas actividades.


2013 Comunicador, Garante Aseguramiento Calidad

Fortalecimiento Institucional

Promover un sistema de “Inteligencia gerencial” que permita gestionar centralizadamente normas concertadas de aplicación desconcentrada.

Aumentar las capacidades de gestión técnico - administrativas del SINAES en sus diferentes ámbitos

No se logren los productos esperados que permitan fortalecer la gestión administrativa del SINAES

Definir con claridad los productos esperados (capacitaciones del personal, estudios, sistema de información, sitio web) y los lineamientos para el seguimiento de su cumplimiento.

Los costos están previstos en el presupuesto.

2013 Dirección, Administrador, Investigadores y Garante Aseguramiento Calidad

39

3.3 Programa CENAT


ANUAL METAS


MEDIDA SELECCIONADA

RECURSOS NECESARIOS


RESPONSABLE

Elaboración y preparación de

proyectos

a) Generar un espacio para la reflexión y la coordinación de acciones interinstitucionales que coadyuven con el desarrollo científico y tecnológico nacional.

b) Contribuir a una mayor integración del trabajo científico - tecnológico de las universidades públicas.

c) Desarrollar grupos multidisciplinarios de investigación y desarrollo con académicos de alta formación y amplia experiencia.

d) Impulsar novedosas articulaciones entre programas de posgrado de las instituciones universitarias, en las áreas prioritarias para el desarrollo científico y tecnológico.

e) Facilitar el trabajo interinstitucional y multidisciplinario en las diversas áreas temáticas.

Vincular 11 proyectos con participación de sectores académicos universitarios estatales, empresariales y gubernamentales a nivel nacional e internacional en las diferentes áreas de investigación del CeNAT.

No poder contratar al personal adecuado para desarrollar las actividades planeadas

Gestionar un aumento de presupuesto asignado al programa

15.5 millones I semestre 2013 Dirección de CeNAT y Directores se Áreas

40


ANUAL METAS


MEDIDA SELECCIONADA

RECURSOS NECESARIOS


RESPONSABLE

Actividades de transferencia de conocimientos

f) Fortalecer condiciones para la interacción académica de científicos nacionales e internacionales.

g) Fortalecer los recursos de las unidades de investigación y desarrollo de las universidades públicas que se adscriban a este centro.

h) Brindar un espacio para el desarrollo de actividades científico- culturales.

i) Ofrecer al sector productivo del país soluciones científico - tecnológicas que le permitan ser más competitivo en el mercado internacional.

j) Promover el mejoramiento de los procesos y la calidad de los productos y servicios del sector productivo, con el fin de incrementar la competitividad de las empresas.

K) Promover la realización de actividades que conlleven a la incubación de empresas competitivas

Participar y organizar 64 actividades de capacitación y de transferencia de conocimiento con participación de sectores académicos universitarios estatales, empresariales y gubernamentales a nivel nacional e internacional en las diferentes áreas de investigación del CeNAT.

No poder contratar al personal adecuado para desarrollar las actividades planeadas

Gestionar un aumento de presupuesto asignado al programa

15.5 millones I semestre 2013 Dirección de CeNAT y Directores se Áreas

41

3.4 Programa Estado de la Nación

PROCESO OBJETIVO

ESPECIFICO ANUAL

METAS PRIORIZACION

RIESGOS MEDIDA

SELECCIONADA RECURSOS

NECESARIOS PLAZO DE


Investigación Realizar investigaciones sobre desarrollo humano sostenible o sobre un tema específico, ya sea para Costa Rica, o para una subregión, o para Centroamérica, siguiendo la metodología utilizada en la preparación de los Informes Estado de la Nación.

Preparación, consulta, publicación del Informe Estado de la Nación, mediante: - La preparación y consulta de la Estrategia General de Investigación. - La consulta de 6 capítulos y revisión del 100% de las investigaciones que se requieren para desarrollar todos los temas (40 aproximadamente). - La edición e impresión de 3.000 ejemplares del Informe, 7.000 del resumen y 3.000 Hojas de trabajo.

Publicación del Cuarto Informe Estado de la Educación e inicio de proceso de investigación del Quinto Informe, por encargo del CONARE, mediante: - Edición final de capítulos y presentación del Cuarto Informe Estado de la Educación

- Preparación y consulta de la Estrategia General de Investigación del Quinto Informe Estado de la Educación.

Coordinación de la preparación y divulgación del Informe Estado de la Región o de otras investigaciones sobre un tema específico a nivel nacional o subnacional por encargo de otras Instituciones, mediante: - Participación en al menos 20 foros regionales - Finalización de consulta preparación y aprobación la Estrategia General de Investigación del Quinto Informe. -Inicio de proceso de investigación con al menos 5 investigaciones de costarricenses sobre algún tema de interés del informe. - Preparación y edición de dos investigaciones sobre un tema específico a nivel nacional o subnacional por encargo de otras Instituciones, entre ellos el Estado de la Justicia, Informe Estado de la Ciencia, la Tecnología y la Innovación.

Problemas de gestión del área de estadística

Realizar reuniones mensuales para realizar la distribución del trabajo y analizar las necesidades reales del área


2013 Director del Programa, Coordinadores de Investigación de los Informes, Investigadores

42

PROCESO OBJETIVO

ESPECIFICO ANUAL

METAS PRIORIZACION

RIESGOS MEDIDA


NECESARIOS PLAZO DE






Coordinación de la preparación y divulgación del Informe Estado de la Región o de otras investigaciones sobre un tema específico a nivel nacional o subnacional por encargo de otras Instituciones, mediante: - Participación en al menos 20 foros regionales - Finalización de consulta preparación y aprobación la Estrategia General de Investigación del Quinto Informe. -Inicio de proceso de investigación con al menos 5 investigaciones de costarricenses sobre algún tema de interés del informe. - Preparación y edición de dos investigaciones sobre un tema específico a nivel nacional o subnacional por encargo de otras Instituciones, entre ellos el Estado de la Justicia, Informe Estado de la Ciencia, la Tecnología y la Innovación

Demoras administrativas en contratos y pagos

Realizar reunión con Asesoría Legal para ver cómo se podrían disminuir tiempos de respuesta


Marzo 2013 Director de OPES, Director del Programa, Asesoría Legal

43

PROCESO OBJETIVO

ESPECIFICO ANUAL

METAS PRIORIZACION

RIESGOS MEDIDA


NECESARIOS PLAZO DE




Problemas para obtener información comparable, actual y oportuna

Realizar revisiones y comparaciones con diferentes fuentes de información y expertos


Junio 2013 Investigadores Área de estadísticas

44

PROCESO OBJETIVO

ESPECIFICO ANUAL

METAS PRIORIZACION

RIESGOS MEDIDA


NECESARIOS PLAZO DE







Que no se preste un servicio administrativo oportuno

Realizar programación de actividades y asignación de funciones según demanda de los Informes


2013 Administradora del Programa, Director del Programa

45

RECOMENDACIONES

Identificar formalmente los procesos institucionales que cada instancia considere

sustantivos para facilitar la valoración de riesgos por procesos críticos, tal y como

lo solicita la Auditoría Interna.

Implementar las medidas para la administración de riesgos definidas, con el fin,

de evitar la materialización de riesgos que impidan la consecución de los objetivos

y metas institucionales.

Definir una estructura de riesgos por categorías, constituyéndose como un

portafolio de riesgos de consulta para las dependencias y programas del

CONARE.

Retomar los procesos de capacitación y sensibilización en materia de control

interno y SEVRI, enfocándose en el empoderamiento de los enlaces de control

interno como gestores de procesos en cada una de las dependencias y programas

del CONARE.

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SEVRI VINCULADO AL PLAN ANUAL OPERATIVO … · 6 III. Plan de Administración de Riesgos Institucional vinculado al Plan Anual Operativo 3.1 Programa OPES PROCESO OBJETIVO ESPECIFICO