Upload
others
View
10
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
SELAMAT DATANG TIM LOMBA TERTIB ARSIP DESA
TINGKAT KABUPATEN PURWOREJO
DI DESA KALIMENENG KECAMATAN KEMIRI
KABUPATEN PURWOREJO
PENGELOLAAN ARSIP
DESA KALIMENENG
KECAMATAN KEMIRI KABUPATEN PURWOREJO
KATA PENGANTAR
Puji syukur kita panjatkan kepada Allah swt karena atas berkat hidayah dan rahmat-Nya, Desa Kalimeneng menjadi perwakilan Kecamatan Kemiri pada lomba Tertib Arsip Desa tahun 2016 Tingkat Kabupaten Purworejo, sungguh suatu kebanggaan tersendiri bagi kami hal ini sangat menambah motifasi kami didalam pengelolaan arsip di lingkungan Pemerintah Desa Kalimeneng dengan benar sesuai petunjuk teknis pengelolaan arsip desa serta sesuai aturan perundang-undangan yang berlaku.
Laporan Pengelolaan Arsip Desa Kalimeneng ini, disusun dalam rangka Lomba Tertib Arsip Tingkat Kabupaten Purworejo dan sebagai sarana untuk menambah pengetahuan dan wawasan mengenai kearsipan. laporan ini disusun, berdasarkan atas pelaksanakan organisasi pengelolaan arsip di lingkungan Pemerintah Desa Kalimeneng, Kecamatan Kemiri, Kabupaten Purworejo.
Kami juga berterima kasih kepada semua pihak utamanya kepada Unit Kearsipan dan Unit Pengolah Kearsipan Desa Kalimeneng yang telah bekerja dengan sungguh-sungguh dalam pengelolaan arsip di lingkungan Pemerintah Desa Kalimeneng pengolahan arsip ini, sehingga dapat terselesaikan dengan lancar. Kami mengharapkan kritik dan saran dari semua pembaca sehingga organisasi kearsipan Desa Kalimeneng, Kecamatan Kemiri, Kabupaten Purworejo dapat mengetahui kekurangan dari laporan ini.
BAB I PENDAHULUAN
Latar Belakang Arsip sebagai salah satu sumber informasi
terekam memiliki multi fungsi untuk menunjang proses kegiatan administrasi. Sebagai tulang punggung manajemen pemerintah desa, arsip akan terus bertambah secara akumulatif sesuai dengan semakin kompleksnya fungsi dan tugas Pemerintah Desa.
Pengertian Arsip
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, Perseorangan, dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara, serta mempunyai kekuatan hukun yang berlaku
Tujuan Tujuan di susunnya selayang pandang
pengelolaan arsip Desa Kalimeneng ini sebagai bahan evaluasi Tim Penilai Lomba Tertib Arsip Desa Tingkat Kabupaten Purworejo di Desa Kalimeneng, Kecamatan Kemiri, Kabupaten Purworejo.
BAB II GAMBARAN UMUM DESA KALIMENENG
A.KONDISI GEOGRAFIS
1. Ketinggian Dari Permukaan laut : 400 M / dpl
2. Curah Hujan Rata - Rata : 2.600 / 4.500 mm / Th
3. Topografi ( Struktur Tanah ) : Dataran Sedang / Campuran
4. Suhu Udara rata – Rata : 20 °C - 45°C
C.POTENSI LEMBAGA PEMERINTAHAN, LEMBAGA KEMASYARAKATAN
1. Jumlah Aparat Pemerintahan Desa Kalimeneng
a. Jumlah Perangkat Desa : 10 orang terdiri dari:
». Kepala Desa,
». Sekretaris Desa
». Kepala Urusan 5 orang
». Kepala Dusun 2 orang
». PTL Kaum 1 orang
b. Jumlah Badan Permusyawaratan Desa : 5 orang
2. Lembaga Kemasyarakatan terdiri dari : PKK, LPMD, RT, RW, Karang Taruna, Kelompok Tani, Organisasi Keagamaan, dan Kelompok Gotong Royong.
BAB III PENGELOLAAN ARSIP
I. ORGANISASI DAN TATA LAKSANA II. TATA NASKAH DINAS III. KLASIFIKASI ARSIP IV. KEBIJAKAN PENGURUSAN SURAT V. PROSEDUR PENGURUSAN SURAT VI. PENATAAN BERKAS VII. MEKANISME PENATAAN BERKAS VIII. PEMINJAM DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP IX. PENYUSUTAN ARSIP X. JENIS-JENIS ARSIP DAN PEMELIHARAAN
I. ORGANISASI DAN TATA LAKSANA 1. Much Romelan Kepala Desa Penanggungjawab 2. Susilo Sekretaris Desa Koordinator / Pelaksana
Pengelola Arsip Vital dan Arsip Elektronik
3. Suratman Kaur Pemerintahan Pelaksana Pengelolaan Arsip FotoAktif dan Inaktif
4. Samsul Maarif Kaur Umum Pelaksana Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif (Pengurusan Surat)
5. Romadhon Kadus I Pelaksana Pengelolaan Arsip Inaktif
6. Hariyono Kaur Kesra Pelaksana Pengelolaan Khasanah Arsip
7. Nurodin PTL Kaum Pembantu Pelaksana Pengelolaan Arsip Inaktif
8. M Solikhin Kadus II Pelaksana Pengelolaan Aplikasi AMD/IT
II. TATA NASKAH DINAS PERATURAN DESA PERATURAN KEPALA DESA KEPUTUSAN KEPALA DESA SURAT DINAS SURAT EDARAN SURAT UNDANGAN SURAT KUASA SURAT PERJANJIAN SURAT TUGAS BERITA ACARA SURAT KETERANGAN PENGUMUMAN LAPORAN
III. KLASIFIKASI ARSIP
KODE KLASIFIKASI
000 Umum
100 Pemerintahan
200 Politik
300 Keamanan dan Ketertiban
400 Kesejahteraan Rakyat
500 Perekonomian
600 Pekerjaan Umum dan Ketenagaan
700 Pengawasan
800 Kepegawaian
900 Keuangan
IV. KEBIJAKAN PENGURUSAN SURAT
A. ASAS PENGURUSAN SURAT.
Setiap surat masuk dan surat keluar di Pemerintah Desa dilaksanakan secara sentralisasi yaitu melalui Sekretariat Desa dalam hal ini Sekretaris Desa.
B. ORGANISASI PENGURUSAN SURAT
V. PROSEDUR PENGURUSAN SURAT
A. PENGURUSAN SURAT MASUK
>. PENERIMAAN
>. PENCATATAN
>. PENGENDALIAN
>. PENDISTRIBUSIAN
>. PENYIMPANAN
B. PENGURUSAN SURAT KELUAR
VI. PENATAAN BERKAS
SARANA DAN PRASARANA BERKAS
1. SEKAT ( GUIDE )
2. FOLDER
3. FILING CABINET
4. ALMARI ARSIP
5. RAK ARSIP
VII.MEKANISME PENATAAN BERKAS
A. PENGORGANISASIAN ARSIP
B. PROSEDUR PEMBERKASAN ARSIP
>.PEMERIKSAAN
>.MEMBERI INDEK
>.PEMBERIAN KODE KLASIFIKASI
>.TUNJUK SILANG
>.PENEMPATAN ARSIP PADA FOLDER
VIII. PEMINJAM DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP
a. PEMINJAM ARSIP
b. PENEMUAN KEMBALI
IX. PENYUSUTAN ARSIP
a. PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF
b. PEMUSNAHAN ARSIP
X. JENIS-JENIS ARSIP DAN PEMELIHARAAN
Terdiri Dari :
1. ARSIP AKTIF
2. ARSIP INAKTIF
3. ARSIP FITAL
4. ARSIP FOTO ( Aktif dan Kolektif )
5. KHASANAH ARSIP
BAB IV
SARANA PENDUKUNG
1. PENDUKUNG PEMERINTAH DESA
2. SARANA PENDUKUNG LAINNYA
>. PERPUSTAKAAN DESA
>. RUANG PKK
>. RUANG BPD
>. KELOMPOK BERMAIN
>. TK
>. POSYANDU
>. POSYANDU LANSIA
BAB V P E N U T U P
“MARI TUMBUHKAN KESADARAN MASYARAKAT UNTUK MENGHARGAI ARSIP KARENA ARSIP MERUPAKAN SIMPUL PEMERSATU BANGSA”
SEKRETARIS DESA
TERIMA KASIH