RUANG LINGKUP SEKRETARIS DAN KESEKRETARIATAN

MAKALAH

UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH

Kesekretariatan

yang dibina oleh Ibu Dr. Heny Kusdiyanti S.Pd., M.M.

oleh:

Anindriliani Yulisa Ashari 130412616363

Dyan Pratiwi 130412611947

Muh Rayhan Januar 130412616375

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS EKONOMI

JURUSAN MANAJEMEN

AGUSTUS 2015

1

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI............................................................................................................2

KATA PENGANTAR.............................................................................................3

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang..........................................................................................4

1.2 Rumusan Masalah.....................................................................................5

1.3 Tujuan ......................................................................................................5

BAB II PEMBAHASAN

2.1 Kesekretariatan.........................................................................................6

2.2 Sekretaris................................................................................................10

2.3 Tugas Sekretaris......................................................................................18

2.4 Tanggungjawab Sekretaris......................................................................20

2.5 Wewenang Sekretaris..............................................................................2

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan............................................................................................24

3.2 Saran.......................................................................................................25

DAFTAR RUJUKAN............................................................................................26

2

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena

dengan rahmat, karunia, serta taufik dan hidayah-Nya lah kami dapat

menyelesaikan makalah “Ruang Lingkup Sekretaris dan Kesekretariatan” ini

dengan pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki. Dan juga kami berterima

kasih kepada Ibu Dr. Heny Kusdiyanti S.Pd., M.M. selaku dosen mata kuliah

Kesekretariatan yang telah memberikan tugas ini kepada kami.

Kami sangat berharap makalah ini dapat berguna dalam rangka menambah

wawasan serta pengetahuan kita. Kami juga menyadari sepenuhnya bahwa di

dalam tugas ini terdapat kekurangan-kekurangan dan jauh dari apa yang

diharapkan. Untuk itu, kami berharap adanya kritik, saran dan usulan demi

perbaikan di masa yang akan datang, mengingat tidak ada sesuatu yang sempurna

tanpa sarana yang membangun.

Semoga makalah yang telah disusun ini dapat berguna bagi kami sendiri

maupun orang yang membacanya. Sebelumnya kami mohon maaf apabila terdapat

kesalahan kata-kata yang kurang berkenan. Terimakasih.

Malang, 27 Agustus 2015

Penyusun

3

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perkembangan zaman seiring dengan berkembangnya perekonomian

yang tentunya sangat mendukung bermunculannya perusahaan-perusahaan

baru yang jumlahnya terus meningkat pesat setiap tahunnya. Dalam sebuah

aktivitas kantor banyak sekali pekerjaan-pekerjaan yang akan sangat

mempengaruhi perkembangan kantor. Sudah menjadi hal yang wajar jika di

dalam sebuah perusahaan memerlukan tenaga ahli yang serba bisa dalam

mengurusi segala keperluan vital kantor. Tenaga ahli tersebut adalah

sekretaris yang membantu pimpinan dalam menyelesaikan segala urusan

terkait dengan keberlangsungan hidup kantor nantinya.

Batasan seorang sekretaris tidak hanya di perusahaan saja tetapi juga

pada instansi-instansi pemerintah, lembaga-lembaga kependidikan, rumah

sakit, lembaga kedinasan, dan bahkan personal pun juga membutuhkan

seorang sekretaris. Misalnya adalah seorang guru besar perguruan tinggi yang

memiliki banyak sekali tugas, kegiatan, serta tanggung jawab sangat

membutuhkan sekretaris yang bisa membantunya dalam menjalankan seluruh

aktifitasnya. Seorang sekretaris bisa membuatkan jadwal agenda, mengatur

jadwal pertemuan, mengatur perjalanan dinas, mengurus dan mengarsipkan

seluruh dokumen-dokumennya, dan lain sebagainya. Selain itu seorang

sekretaris harus memiliki sifat dapat dipercaya karena sekretaris juga

berperan sebagai penjaga rahasia perusahaan.

Sekretaris juga disebut sebagai tenaga ahli serba bisa, atau bisa dikatakan

sebagai wakil dari pimpinan. Untuk itu dalam makalah ini akan membahas

alasan mengapa sekretaris mendapat julukan seperti itu dan apa saja

pekerjaan untuk seorang tenaga ahli serba bisa. Hal-hal yang akan dibahas

antara lain paparan sekretaris itu sendiri, pekerjaan sekretaris, tugas

sekretaris, wewenang, dan tanggung jawab sekretaris.

4

1.2 Rumusan Masalah

1) Siapakah seorang sekretaris itu?

2) Apa yang dimaksud dengan pekerjaan kesekretariatan?

3) Apa sajakah tugas-tugas dari seorang sekretaris?

4) Bagaimana tanggungjawab yang dipikul oleh sekretaris?

5) Bagaimanakah sekretaris dengan wewenangnya sebagai pemegang rahasia

perusahaan?

1.3 Tujuan

1) Memahami dan mengetahui penjelasan dari definisi seorang sekretaris.

2) Memahami penjelasan dari pekerjaan kesekretariatan.

3) Memahami apa saja tugas-tugas dari seorang sekretaris.

4) Memahami bentuk-bentuk tanggungjawab yang dipikul oleh sekretaris?

5) Mengetahui cara sekretaris bekerja dengan wewenangnya sebagai pemegang

rahasia perusahaan.

5

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Kesekretariatan

Kesekretariatan adalah kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh seorang

sekretaris, bidang-bidang apa sajakah yang harus dikuasai oleh seorang

sekretaris dan merupakan unit kerjanya. Dengan kata lain kesekretariatan

menunjukkan aktifitas atau tata kerja seorang sekretaris. Adapun pengertian

lain dari kesekretariat adalah sebagai berikut:

1) Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, sekretariat berarti pekerjaan,

segenap urusan sekretaris, atau pula berarti kepaniteraan.

2) Tempat seorang sekretaris melakukan pekerjaan dalam bidang sekretariat.

3) Tempat sekretaris berikut stafnya melakukan kegiatan dalam bidang

sekretariat atau ketatausahaan yang meliputi segenap kegiatan pengolahan

surat mulai dari menghimpun hingga memusnahkan surat.

4) Satuan organisasi yang melaksanakan pekerjaan office service atau jasa

perkantoran, misalnya handling telepon, pengadaan dan pemeliharaan

mesin-mesin kantor, perabot kantor, tata ruang kantor, pembuatan

formulir kantor, komputerisasi, dan kearsipan.

5) Sekretariat jenderal adalah satuan organisasi yang terdapat dalam

lingkungan organisasi yang cukup besar yang melaksanakan pekerjaan

seperti halnya sekretariat, misalnya Sekretariat Jenderal Departemen,

Sekretariat Jenderal Lembaga Tinggi Negara.

Yang sering kita jumpai dalam organisasi pemerintahan negara

Indonesia, kita menjumpai berbagai macam variasi sekretariat, misalnya

Sekretariat Jenderal, Sekretariat Negara, Sekretariat Wilayah Daerah,

Sekretariat Lembaga, Sekretariat Badan, Sekretariat Universitas, Sekretariat

Fakultas, Sekretariat Balai, Sekretariat Perusahaan, Sekretariat Kantor

Wilayah, dan Sekretariat Dinas. Khusus bagi dua satuan organisasi yang kita

sebut terakhir biasanya disebut bagian tata usaha.

6

Di dalam sebuah sekretariat pasti ada kegiatan yang dilakukan. Adapun

kegiatan yang dilakukan dalam bidang kesekretariatan dan biasanya

dilakukan oleh sekretaris organisasi terdiri dari:

1. Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang

berhubungan dengan pekodean surat menyurat yang meliputi :

Pembuatan surat

Penerimaan surat

Pengiriman surat atau pendistribusian surat

Penyimpanan warkat atau tecord

2. Menyelenggarakan tata hubungan, baik secara internal maupun secara

eksternal

Secara internal maksudnya adalah melaksanakan hubungan kantor

yang harmonis

Secara eksternal maksudnya adalah melaksanakan hubungan atau

komunikasi massa atau hubungan masyarakat atau publicrealiation

3. Menyelenggarakan Kepaniteraan rapat

4. Menyelenggarakan hal-hal yang bersifat rahasia

5. Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu atau kunjungan

Sekretaris organisasi yang berperan sebagai manajer adalah seseorang

yang memimpin suatu satuan organisasi dengan tugas pokok

menyelenggarakan administrasi kesekretariatan. Adminstrasi kesekretariatan

memiliki fungsi :

1. Mengadakan pencatatan atau recording dari semua kegiatan manajemen.

Semua hasil pencatatan tersebut berfungsi sebagai alat pertanggung

jawaban dan sumber informasi.

2. Administrasi kesekretariatan berfungsi sebagai alat pelaksanaan pusat

ketatausahaan .

3. Adminstrasi kesekretariatan berfungsi sebagai alat komunikasi

perusahaan atau jawatan .

4. Administrasi kesekretariatan berfungsi sebagai alat pelaksana pemegang

rahasia perusahaan atau jawatan.

7

5. Administrasi kesekretariatan sebagai pusat dokumentasilmaster file.

Administrasi kesekretariatan memiliki tugas pokok sebagai berikut :

1. Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak, baik

secara internal maupun eksternal

2. Mengamankan rahasia perusahaan jawatan

3. Mengatur dan memelihara seluruh dokumentasi perusahaan atau jawatan,

memiliki kegunaan bagi manajemen untuk memperlancar pelaksaaan

fungsinya, yaitu planning, organizing, actuating, controlling, dan

decision making.

Sekretaris Jendral menyelenggarakan fungsi :

1. Koordinasi yaitu mengatur dan membina kerjasama, mengintegrasikan,

dan mensinkronisasikan seluruh administrasi departemen, termasuk

kegiatan pelayanan teknis dan administrasi bagi seluruh unit organisasi

dalam lingkungan departemen.

2. Perencanaan yaitu mempersiapkan rencana, mengelolah, menelaah, dan

mengkoordinasikan perumusan kebijaksanaan sesuai dengan tugas

pokok departemen.

3. Pembinaan Administrasi yaitu membina urusan tata usaha, mengelolah

dan membina kepegawaian, mengelolah keuangan, dan dan peralatan

atau perlengkapan seluruh departemen.

4. Pembinaan orgganisasi dan tatalaksana yaitu membina dan memelihara

seluruh kelembagaan dan ketatalaksaaan departemen serta

mengembangkannya.

5. Penelitian dan pengembangan yaitu membina unit penelitihaan dan

pengembangan sepajang belum di selenggarakan oleh unit organisasi

lainnya di lingkungan departemen.

6. Pendidikan dan latihan yaitu membina unit pendidikan dan pelatihan

sepanjang sebelum di selenggarakan oleh unit organisasi lainnya di

lingkungan departemen.

8

7. Hubungan masyarakat yaitu melakukan hubungan dengan lembaga

resmi dan masyarakat.

8. Koodinasi penyusunan peraturan perundang undangan yaitu

mengkoordinasi perumusan peraturaan perundang undangan yang

menyangkut tugas pokok departemen.

9. Keamanan dan ketertiban yaitu membina dan memelihara keamanan

dan ketertiban dalam lingkungan departemen

Tugas pokok secretariat wilayah atau daerah tingkat I adalah :

1. Menyelenggarakan pembinaan administrasi, organisasi, dan

ketatalaksanaan terhadap seluruh unsur dalam lingkungan pemerintahan

daerah, memberikan pelayanan teknis dan adminstratif kepada

Gubernur Kepala Tingkat I danseluruh perangkat wilayah yang

bersangkutan.

2. Membantu Gubernur Kepala Daerah tingkat I dalam

menyelenggarakan pemerintahan dan memberikan bantuan kepada

daerah tingkat I.

Fungsi dari Sekretariat Wilayah Daerah Tingkat II yaitu :

1. Koordinasi

Yaitu mengatur dan membina kerjasama, mengintegrasikan dan

melakukan sinkronisasi terhadap seluruh administrasi, termasuk

mengkoordinasikan penyusun peraturan perundang-undangan.

2. Pelayanan

Yaitu memberikan pelayanan teknis dan administrasi kepada seluruh

satuan organisasi dalam lingkungan pemerintahan daerah dan seluruh

perangkat wilayah yang bersangkutan.

3. Perencanaan

Yaitu mempersiapkan rencana, menyusun program, dan menilai

pelaksanaannya berdasarkan kebijaksanaanya dan peraturan

perundang-undangan yang berlaku.

4. Pemebinaan administrasi

9

Yaitu membina urusan tata usaha, mengelolah dan m3embina

kepegawaiaan, mengelolah keuangan dan pemebekalan, serta

mengadakan hubungan dengan lembaga resmi dan masyarakat.

5. Pembinaan organisasi dan tata laksana

Yaitu melakukan penelitian dan pengembangan dalam rangka

membina dan memelihara seluruh kelembagaan dan ketatalaksanaan.

6. Pengawasan preventif dan represif

Yaitu membantu Gubernur atau kepala Daerah Tingkat I untuk

mengadakan penilaian terhadap prodok-produk hukum Daerah

Tingkat II.

7. Keamaan dan ketertiban

Yaitu memelihara dan membina keamanan dan ketertiban ke dalam .

2.2 Sekretaris

Pengertian

Kata sekretaris berasal dari bahasa Belanda Secretaries, atau bahasa

Inggris Secretary, yang berarti rahasia yang seseorang yang dapat dipercaya

sebagai penyimpan rahasia. Sekretaris adalah seseorang yang dipercaya untuk

menyimpan rahasia, baik rahasia perusahaan itu sendiri, pimpinan, maupun

sumberdaya manusia pada kantor. Menurut beberapa ahli mengatakan bahwa

pengertian sekretaris adalah sebagai berikut:

1) Secretary is a perso employed to keep record, take care coresspondence

and other writing task, etc, for organization or individual. (Webster New

Dictionary of American Language).

2) Sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu

dalam korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan informasi, dan

masalah-masalah lain; pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat; perusahaan

atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat,

terutama yang berurusan dengan perusahaannya; dan menteri yang

mengepalai kantor pemenrintahan. (H.W. Fowter dan F. G. Fowler, The

concise Oxford Dictionary of Current English)

10

3) “Secretary is an assistant to a chief who takes dictation, prepares

correspondence, receives visitors, checks of his official engagements or 8

appointments, anf performs many order related duties that increase the

effectiveness of the chief”. (Dr. The Liang Gie)ekretaris adalah seorang

pembantu yang menerima pendiktean, menyiapkan surat menyurat,

menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinan mengenai

kewajibannya yang sesuai atau perjanjiannya, dan melakukan banyak

kewajiban lainnya yang berguna bagi meningkatkan efektifitas kerja

pimpinan. (M. Braum dan Ramon C)

4) Sekretaris adalah seorang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan

dengan kegiatan tulis-menulis atau catat mencatat dari suatu kegiatan

perkantoran perusahaan. (Saiman)

5) Secretary ia a officer which it’s work carry out correspondences business

of including preparing to a important functionary or a organizing.

Jadi dapat disimpulkan bahwa seorang sekretaris adalah bukan hanya

sekedar pekerja kantor saja dengan aktifitas hanya seputar ketata usahaan dan

membantu pimpinan saja, tetapi pekerjaan seorang sekretaris lebih kompleks

dan merupakan profesi dengan kualifikasi tugas dan tanggung jawab yang

sangat tinggi. Seorang pimpinan yang memiliki tugas yang sangat banyak

untuk menjaga kelangsungan hidup perusahaan tidak akan maksimal kerjanya

jika tidak ada seorang sekretaris.

Seorang pimpinan akan lebih mudah serta lebih bisa efisien dan efektif

waktunya jika seorang sekretaris membantunya, mengerjakan urusan-urusan

kecil yang sepele namun penting. Dengan demikian seorang pimpinan bisa

fokus terhadap urusan lain yang lebih besar. Seorang sekretaris harus

memiliki dedikasi yang tinggi, loyal, profesional, berinisiatif, berkompetensi,

serta dapat dipercaya dalam membantu pekerjaan pimpinan. Dalam hal ini

bukan seorang yes-man atau ABS (Asal Bapak Senang) artinya hanya

menuruti apa kemauan dan perintah dari atasan tanpa mempertimbangkannya.

Seorang sekretaris harus mempertimbangkan segala sesuatu yang akan

dikerjakannya apakah memang perlu atau tidak untuk dikerjakan sehingga

sekretaris juga harus mampu kerja cerdas.

11

Seorang sekretaris harus memiliki inisiatif, kreatifitas, kritis, dan

mampu memberikan ide-ide baik kepada pimpinan. Seorang sekretaris harus

mampu menjalin kerjasama dengan atasannya secara baik. Tidak boleh selalu

menolak perintah pimpinan namun tidak juga selalu menerima perintah

pimpinan. Sehingga seorang sekretaris harus berpikir dewasa harus dapat

bekerja sendiri, mandiri, dan inisiatif.

Seorang sekretaris juga harus bisa memberikan pelayanan yang sebaik-

baiknya terhadap relasi perusahaan. Selain menjaga dan menjalin komunikasi

dengan baik, seorang sekretaris juga melakukan kegiatan pengolahan data

menjadi sebuah informasi yang nantinya akan dipergunakan oleh pimpinan

maupun perusahaannya. Mengingat sekretaris juga merupakan manajer

informasi dan komunikasi, dalam mengolah data, tidak boleh sembarangan.

Data yang akan diolah menjadi informasi haruslah akurat, up to date, dan

harus relevan. Karena data input akan mempengaruhi outputnya. Dan output

inilah yang akan sangat mempengaruhi sistem pengambilan keputusan. Jika

data inputnya asal-asalan, maka outputnya juga tidak akan memiliki nilai

guna. Justru akan membahayakan dan menimbulkan masalah jika digunakan

dalam pengambilan keputusan.

Kesalahan persepsi mengenai sekretaris masih saja terjadi dan bahkan

sering kita mendengar atau mengetahui bahwa seorang sekretaris adalah

pembantu pribadi pimpinan saja, sehingga jika disuruh apa saja sekretaris

akan mengiyakan. Namun hal ini sungguh keliru, sekretaris bukanlah

demikian walaupun ada ikatan yang erat antara sekretaris dengan pimpinan.

Seorang sekretaris hanyalah bertugas dan memikul tanggung jawab dan tugas

yang diberikan sebatas pada kegiatan kantor dalam bidang bisnis dan

kedinasan saja. Selain itu bukanlah urusan seorang sekretaris.

Klasifikasi Sekretaris

Kedudukan wewenang dan tranggung jawab seorang sekretaris di suatu

perusahaan dapat berbeda dengan di perusahaan lainnya. Hal tersebut

disebabkan adanya faktor yang mempengaruhi antara lain :

1. Besar kecilnya perusahaan atau organisasi

12

2. Sifat perusahaan atau organisasi

3. Kedudukan orang yang bekerjasama dengan sekretaris

4. Kesediaan pimpinan dalam mendelegasuikan tugas dan wewenang kepada

sekretaris

5. Kompetensi diri sekretaris serta kesediaannya untuk memikul tanggung

jawab atas pelaksaan tugasnya.

Maka dari itu pengertian sekretaris perlu adanya perjelasan dengan cara

pengelompokan0pengelompokan sekretaris dengan dibedakan menjadi

berikut:

a. Ditinjau dari lingkup kerja dan tanggung jawab

Sekretaris organisasi

Sekretaris pimpinan

b. Ditinjau dari segi kemampuan dan pengalaman kerja

Sekretaris junior

Sekretaris senior

c. Ditinjau dari segi bidang kerja

Sekretaris Bidang Kesejahteraan Rakyat (Kesra)

Bidang Pemerintahan, Sekertaris Bidang Hukum,

Sekretaris Bidang Administrasi dan Politik, dan Sebagainya

a. Sekretaris Organisasi

Sekretaris organisasi/executive secretary, yaitu officer manager yang

memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau instansi

pemerintahan. Seorang sekretaris selain menjalankan perintah dari atasan,

juga sebagai manajer yang membawahi satu unit kerja bidang

kesekretarisan. Oleh karena itu sekretaris harus memiliki peran dan fungsi

manajerial (fungsi manajemen POAC). Tugasnya adalah:

- Planning = merencanakan sendiri rencana organisasinya.

- Organizing = menyusun sruktur dan tata kerja organisasi.

- Actuating = membuat keputusan.

- Directing = pengarahan.

13

- Coordination = koordinasi.

- Controlling = pengendalian.

Misalnya: sekretaris wilayah daerah di Pemda Tk 1, sekretaris

jenderal di Departemen, sekretaris perusahaan. Secara rinci yang

dikemukakan oleh Sutarto dalam buku Kekretaris dan Tata Warkat

menyakatakan bahwa sekretaris organisasi di samping bekerja atas

perintah pimpinan, juga memiliki wewenang untuk turut membuat rencana

organisasi, membuat keputusan, melakukan pengarahan, melakukan

pengkoordinasian, menjalankan kontrol, dan melakukan penyempurnaan

tata kerja, serta bekerja terutama untuk kepentingan organisasi secara

keseluruhan. Dengan kata lain, sekretaris organisasi membantu pembuatan

keputusan, pengarahan, pengkoordinasian, pengontrolan, serta

penyempurnaan.

b.  Sekretaris Pimpinan

Sekretaris pimpinan disebut juga private secretary atau personal

secretary. Dalam kedudukannya merupakan seorang pembantu pimpinan

yang bertugas meringankan, mempermudah, dan mempelancar tugas

pekerjaan dan tanggung jawab pimpinan. Seorang sekretaris pimpinan tidak

berkedudukan sebagai manajer sehingga tidak menjalanakan perintah pada

fungsi-fungsi manajerial. Sekretaris pimpinan merupakan seorang yang

membantu pimpinan dalam meringankan, mempermudah, dan

memperlancar tugas pekerjaan dan tanggungjawab pimpinan perusahaan.

Sekretaris pimpinan ini berstatus seorang pegawai instansi sehingga

harus tunduk dan patuh terhadap segala peraturan yan ada pada perusahaan

tersebut dan digaji sesuai dengan ketentuan perusahaan. Tugas dan

pekerjaan seorang sekretaris pimpinan lebih banyak menyangkut hal-hal

yang berhubungan dengan:

1. HandlingTelephon

2. Surat-menyurat atau korespondensi

3. Filling atau kearsipan

4. Menerima dikte

14

5. Membuat perjanjian dengan tamu untuk keprluan pimpinan

6. Membuat Undangan

7. Menyiapkan rapat pimpinan

8. Membuat agenda rapat pimpinan.

Pekerjaan sekretaris pimpinan berkaitan dengan pekerjaan

ketatausahaan atau kesekretariatan. Dengan demikian, hal-hal yang

berkaitan dengan kepentingan pribadi atau di luar bisnis dan kedinasan

seorang pimpinan adalah bukan tanggungjawab atau urusan sekretaris.

Karena tugas-tugas yang diberikan kepada sekretaris selalu berkaitan

dengan tugas pekerjaan pimpinan, maka sekretaris pimpinan terkadang juga

disebut sebagai sekretaris pimpinan. Adapun contoh dari sekretaris

pimpinan adalah:

Sekretaris Presiden

Sekretaris Menteri

Sekretaris Kepala Lembaga

Sekretaris Direktur

Sekretaris Direksi

Sekretaris ini tidak digaji oleh perusahaan, melainkan oleh perorangan.

Karena sekretaris personal ini diangkat oleh individu yang memang

memerlukan bantuan untuk memperlancar tugas pimpinan, bukan oleh

perusahaan. Sehingga sekretaris personal ini tidak terikat oleh perusahaan.

Namun demikian, seorang sekretaris tetap harus mengerti dan menjaga

sikap sesuai dengan batasan yang berlaku di perusahaan tersebut.

Adapun yang biasanya diurus oleh sekretaris personal ini adalah

pekerjaan pimpinan termasuk urusan pribadi kedinasannya. Misalnya kapan

harus istirahat, kapan harus makan siang, kapan harus memenuhi janji temu,

apa saja makanan yang harus ada di kantor, dan lain sebagainya. Contoh

dari personal secretary adalah:

Sekretaris seorang tokoh masyarakat

Sekretaris seorang isteri menteri

Sekretaris seorang aktor, penyanyi, dll

Sekretaris seniman

15

Sekretaris guru besar perguruan tinggi

Seorang sekretaris memiliki tanggung jawab terhadap organisasi,

perusahaan, dan jabatannya. Sekretaris pribadi juga sangat terikat kepada

peraturan pegawai. Hanya saja pekerjaannya diintegrasikan ke dalam tugas,

pekerjaan, dan tanggung jawab seorang kepala yang menjadi pimpinannya.

Istilah pribadi pada sekretaris pribadi bukan memiliki definisi sebagai milik

perorangan atau pribadi tetapi karena tugas atau pekerjaan sekretaris yang

diintegrasikan untuk membantu memperlancar pekerjaan pimpinan.

Namun ada pendapat berbeda dari Agus M. Haidjana, yang menyatakan

bahwa sekretaris pribadi adalah seseorang yang dipekerjakan dan digaji oleh

orang yang mempekerjakannya. Seorang sekretaris pribadi bukanlah staf

perusahaan atau yayasan. Tempat bekerja sekretaris ini bisa di kantor

ataupun di rumah orang yang mempekerjakannya.

c. Sekretaris Junior

Sekretaris junior adalah seorag sekretaris yang masih muda, belum

berpengalaman atau baru memiliki masa kerja yang relatif baru, bisa juga

dikatan sebagai sekretaris yang masih berkedudukan tingkat rendah, masih

belum memiliki pengalaman yang cukup, arau baru saja diangkat sebagai

sekretaris perusahaan. Sehingga kedudukan sekretaris junior ini masih di

bawah sekretaris senior. Namun yang perlu diperhatikan juga sekalipun

masa kerjanya lama namun jika tidak menunjukkan peningkatan skill dan

prestasi maka juga dikatakan sebagai sekretaris muda.

Untuk naik jabatab biasanya sekretaris harus melakukan uji kemampuan

dahulu secara test dan dibuktikan dalam kenyataan. Status sebagai sekretaris

muda biasanya disandang oleh sekretaris yang baru lulus dari pendidikannya

dari SMK program keahlian Sekretaris, Akademi Sekretaris, Pendidikan

Tinggi, dll. Tugas sekretaris junior hanyalah seputar kegiatan kesekretariat

yaitu korespondensi, mengetik, steno, menerima dikte, dan lain-lain.

Biasanya sekretaris junior mendapat sebutan corresponden secretary,

stenographer secretary, typist secretary, dan sebagainya

d. Sekretaris Senior

16

Sekretaris senior adalah seorang sekretaris yang memiliki pengalaman

kerja, masa kerja, kemampuan, dan prestasinya sebagai sekretaris mandiri

yang mampu melaksanakan tugas tanpa diperintah pimpinannya. Syarat

mutlak menjadi seorang sekretaris senior adalah mampu menerjakan tugas

yang diberikan oleh atasan ataupun menyelesaikan masalah sewaktu-waktu

tanpa perlu mendapatkan bimbingan dari orang lain. Sekretaris senior tidak

semata-mata hanya diukur berdasarkan usia yang lebih tua melaikan dengan

prestasi yang telah diraih secara nyata. Tidak hanya mampu menguasai

tugas yang telah diberikan oleh pimpinan tetapi juga mampu menyelesaikan

dan mengatasi berbagai masalah sehingga menunjukkan seorang sekretaris

yang profesional.

e. Sekretaris Bidang

Sekretaris bidang adalah seorang sekretaris yang memiliki tugas serta

tanggung jawab pada bidang tertentu. Misalnya:

1) Sekretaris Bidang Sosial dan Politik

2) Sekretaris Bidang Kesejahteraan Rakyat

3) Sekretaris Bidang Administrasi Pemerintahan Umum

4) Sekretaris Bidang Hukum, dan sebagainya.

Di dalam tata pemerintahan Negara Kesatusan Republika Indonesia,

kita mengenal Sekretaris Bidang Administrasi Ketatalaksanaan, yaitu

sekretaris yang menyelenggarakan organisasi dan ketatalaksanaan atas

seluruh unsur yang ada di lingkungan suatu lembaga. Berikut ini merupakan

sekretaris yang bisa dikategorikan dalam sekretaris bidang administrasi

ketatalaksanaan:

1) Sekretaris Negaya yang memimpin Sekretariat Negara.

2) Sekretaris Jenderal yang memimpin Sekretariat Jenderal

(Departmen, Lembaga Tinggi Negara).

3) Sekretaris Direktorat Jenderal yang memimpin Sekretariat Direktorat

Jenderal.

17

2.3 Tugas Sekretaris

Tugas sekretaris ditentukan oleh posisinya sebagai sekretaris, sekretaris

junior akan berbeda tugas-tugasnya dengan sekretaris senior. Sekretaris junior

tugasnya hanya yang berhubungan dengan administrasi kantor saja. Jika

sekretaris senior dan sekretaris eksekutif maka tugasnya akan jauh lebih

banyak dan kompleks. Semakin tinggi status seorang skretaris dalam suatu

perusahaan maka akan semakin banyak pula tugas-tugas dan

tanggungjawabnya. Pekerjaan sekretaris tidak hanya sebatas pekerjaan

adminishtratif saja tetapi juga menjadi pusat informasi bagi perusahaan dalam

bentuk perkerjaan pengetahuan atau biasa disebut dengan (knowledge

worker). Seorang sekretaris adalah orang yang paling penting dalam menjaga

dan menciptakan kondisi fungsional dalam perusahaan. Adapun tugas-tugas

sekretaris pada umumnya dibagi menjadi tiga bagian yaitu:

1. Tugas Rutin

Tugas rutin adalah tugas yang dikerjakan oleh sekretaris tanpa adanya

intruksi dari pimpinan. Tugas ini biasanya dikerjakan oleh sekretaris setiap

hari dan menjadi rotinitas. Tugas rutin biasanya sudah ditentukan di dalam

uraian job deskripsi. Jadi tugas rutin ini sudah jelas, sehingga sekretaris

tidak perlu menunggu diperintah atau diminta oleh pimpinan untuk

mengerjakannya. Adapun tugas-tugas rutin tersebut yakni:

1) Menyusun dan membuat surat (korespondensi)

2) Filing

3) Mengurus dan mengendalikan surat masuk dan keluar

4) Menerima dan melanyani tamu

5) Handling telephon

6) Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan

7) Menyiapkan pembuatan laporan

8) Menyiapkan rapat pimpinan

9) Menetima dikte

10) Mengirim faximile

18

2. Tugas Khusus

Tugas khusus (melakukan intruksi pimpinan atau penugasan) adalah

tugas yang tidak dilakukan sekretaris setiap hari namun tugas yang

dilaksanakan ketika mendapat intruksi atau penugasan dari pimpinan.

Tugas ini diberikan atas dasar kepercayaan terhadap sekretaris akan skill

dan kemampuan menjaga rahasia (secret keeper) perusahaan. Pekerjaan ini

biasanya dilimpahkan kepada sekretaris karena pimpinan tidak memiliki

waktu luang. Adapun rincian pekerjaan adalah sebagai berikut:

1) Menyiapkan rapat (meeting arrangement) dan membuat minutes of

meeting

2) Mengatur pertemuan dengan rekan bisnis

3) Menyusun dan menyiapkan perjalanan dinas dan bisnis pimpinan

4) Menyiapkan company event

5) Mengurus surat keluar atas intruksi pimpinan (surat rahasia)

6) Menyusun laporan pengeluaran pimpinan (petty cash)

3. Tugas Kreatif

Tugas kreatif atau tugas yang dilaksanakan atas inisiatif sendiri tanpa

diminta, disuruh, maupun diperintah. Biasanya tugas ini dilakukan untuk

memperlancar pekerjaan kantor dan pekerjaan pimpinan. Tugas ini

dilakukan oleh sekretaris atas dasar pertimbangan yang dilakukan oleh

sekretaris itu sendiri, perlu atau tidak pekerjaan ini dilakukan karena pada

dasarnya sekretaris harus mampu menemukan pekerjaan yang harus

dilakukan sendiri. Tugas ini menunjukkan tingkat kepekaan dan kreativitas

seorang sekretaris terhadap pekerjaanya sehingga jika sekretaris

melakukan pekerjaan ini bisa menambah nilai plus dimata pimpinan.

Meskipun tugas ini adalah tugas inisiatif dan kreatif tetapi masih tetap

dalam aturan dan batasan perusahaan. Tugas-tugas tersebut antara lain

adalah:

1) Membuat perencanaan kerja harian, agenda kerja mingguan, dan

bulanan.

19

2) Menyiapkan perangkat kantor yang mendukung pekerjaan kantor.

Misalnya dengan selalu melengkapi perlengkapan kantor yang

diperlukan seperti pensil, pena, penghapus, penggaris, tinta, lem,

kertas, dll. Karena jika tidak diperhatikan dan sampai kehabihsan,

maka akan menghambat pekerjaan kantor.

3) Membuat dan menyiapkan form yang dibutuhkan (telephon

message form, guest form, disposition form, dll).

4) Mencari dan menemukan artikel yang terkait dengan usaha yang

dijalankan perusahaan dari surat kabar, internet, majalah bisnis,

koran, dll. Artikel tersebut tentunya membawa peran banyak dalam

keberhasilan pimpinan dan perusahan.

5) Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan lengkap dengan

alamat dan nomor teleponnya, sehingga sewaktu-waktu rekanan

atau pelanggan dapat dihubungi dengan cepat.

6) Membuat daftar nama-nama tamu yang sering datang dengan

keperluan negosiasi dengan pimpinan sehingga sekretaris tahu

manakah tamu rutin dengan tamu insidentil, yaitu tamu yang perlu

melakukan janji temu terlebih dahulu dan tamu yang tidak perlu

melakukan janji temu terlebih dahulu.

7) Membuat pengingat agenda-agenda penting. Misalnya ulang tahun

perusahaan, peringatan hari-hari besar, dan hari jadi perusahaan

lain agar bisa membuat regarding letter kepada perusahaan lain.

Sehingga kerjasama dengan perusahaan lain tetap terjalin dengan

baik.

8) Membuat grafik perkembangan produksi perusahaan, sehingga

pimpinan akan dimudahkan membaca data dan informasi

perkembangan produksi perusahaannya.

2.4 Tanggungjawab Sekretaris

Berdasarkan luas lingkup tanggung jawabnya sebagai seorang sekretaris

ada sekretaris pimpinan, sekretaris pribadi, sekretaris organisasi, sekretaris

senior, dan sekretaris junior dijelaskan sebagai berikut ini:

20

Sekretaris Pimpinan

Sekretaris pimpinan menangani segala tugas dan pekerjaan yang

diberikan oleh pimpinan. Termasuk mengangkat telepon pimpinan,

menangani surat masuk dan keluar rahasia, menyambut tamu-tamu

pimpinan, menjadwalkan pertemuan pimpinan, juga melakukan tugas-

tugas ketatausahaan, dan pekerjaan penting pimpinan lainnya yang

sangat mempengaruhi keberlangsungan hidup perusahaan yang tidak

bisa pimpinan kerjakan karena ketebatasan waktu yang dimiliki

pimpinan, pimpinan juga meminta untuk mengatur keuangannya.

Sekretaris Pribadi (Personal Assistant)

Personal secretary adalah sekretaris yang melaksanakan aktivitas

kantor untuk membantu kepentingan seseorang tertentu dan bersifat

pribadi. Kemandirian sangat dituntut untuk sekretaris pribadi ini

karena pimpinannya tidak akan segan-segan untuk mendelegasikan

dirinya mewakili pertemuan-pertemuan. Syarat mutlak dari sekretaris

pribadi adalah mampu menjaga rahasia pimpinan dari siapapun

termasuk rekan kerjanya. Memahami strategi yang akan dijalankan

oleh pimpinananya. Mengetahui dan mencarikan isu dan informasi

yang terkait dengan pesaing pimpinan. Sebagai penghubung dan

pengawas staf dengan pimpinan. Mengurusi segala sesuatu yang

berkaitan dengan kebutuhan bisnis atau dinas pimpinannya. Dan juga

memahami standarisasi dan batasan-batasan pimpinan perusahaan.

Memberikan solusi kepada pimpinan serta sebab akibatnya dari solusi

tersebut.

Sekretaris Organisasi

Seorang executive secretary sebagai office manager karena

secara formal menjalankan fungsi managerial yang ruang lingkupnya

meliputi seluruh kegiatan kantor. Sekretaris organisasi ini mengetahui

segala hal yang menjadi rahasia perusahaan, yang sangat penting

dijaga kerahasiaannya. Menjadi seorang executive secretary hal utama

yang dilakukan bukan lagi tugas ketatausahaan. Tanggung jawab

utamanya adalah berusaha memperoleh informasi yang diperlukan

21

oleh perusahaan, melakukan penyortiran dan pengelompokan

informasi dan mendelegasikan kepada departemen yang lainnya,

mengelola arsip dengan penggunaan yang bersamaan antar

departemen dengan sistem penyimpanan yang sangat baik. Sekretaris

organisasi bertugas memberikan penjelasan mengenai skema bisnis

perusahaan kepada klien-klien perusahaan.

Sekretaris Junior

Sekretaris yang baru memulai kariernya sebagai seorang

sekretaris karena baru lulus pendidikan (fresh graduate) sehingga

masih harus banyak belajar dari staf yang lebih senior. Tanggung

jawab yang diberikan masih sangat dasar atau tugas-tugas yang rutin

seperti menjawab telepon, menyiapkan surat menyurat, mengetik

surat, menyimpan dan menggolongkan dokumen, dll.

Sekretaris Senior

Seorang sekretaris senior biaasanya lebih kreatif, lebih inisiatif,

kompeten, profesional, dan lebih asertif dalam bekerja. Ia bekerja

tanpa harus diperintah atau diinstruksikan terlebih dahulu oleh

pimpinan, tidak hanya mengerjakan tugas rutin saja tetapi lingkup

pekerjaannya lebih luas, dan terkadang juga dituntut untuk mengambil

keputusan sendiri. Contoh tanggung jawab yang diberikan misalnya

melaksanakan dan mengelola proyek perusahaan bersama pimpinan,

terkadang juga bertindak sebagai advisor atau konsultan bagi

atasannya, mempersiapkan dan mengatur segala keperluan meeting

bagi pimpinan dan sebagainya.

2.5 Wewenang Sekretaris

1. Atas sepengetahuan Direksi mengadakan dan membina hubungan dengan

para pihak sebagai upaya meningkatkan loyalitas para Stake Holder.

2. Memberikan keterangan pers (press release) mengenai kebijakan

perusahaan.

3. Memberikan pertimbangan hukum kepada Direksi dalam merumuskan

suatu peraturan atau kebijakan.

22

4. Merekomendasikan konsep perjanjian kerjasama yang akan

ditandatangani oleh Direksi.

5. Mengkoordinasikan penyusunan laporan triwulanan perusahaan, Laporan

Manajemen, Annual Report serta RJPP.

6. Atas persetujuan Direksi mewakili perusahaan dalam rangka

menyelesaikan perselisihan hukum dengan pihak lain di dalam maupun

di luar pengadilan.

7. Menjadi fasilitator dalam pengelolaan dan pengembangan system

manajemen mutu perusahaan.

8. Mengkoordinasikan penyusunan Sasaran Mutu dan Prosedur Mutu Unit

Kerja sampai disahkan oleh Direksi.

9. Mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan dan pengembangan system

informasi manajemen termasuk penyebarluasan informasi perusahaan

melalui jaringan intranet dan internet, operasional sistem komputerisasi

Local Area Network dan pengaturan akses informasi.

10. Merekomendasikan spesifikasi teknis perangkat keras dan perangkat

lunak komputer yang digunakan perusahaan.

23

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Kesekretariat adalah kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh seorang

sekretaris, bidang-bidang apa sajakah yang harus dikuasai oleh seorang sekretaris

dan merupakan unit kerjanya. Sekretaris adalah bukan hanya sekedar pekerja

kantor saja dengan aktifitas hanya seputar ketata usahaan dan membantu

pimpinan saja, tetapi pekerjaan seorang sekretaris lebih kompleks dan merupakan

profesi dengan kualifikasi tugas dan tanggung jawab yang sangat tinggi. Seorang

pimpinan yang memiliki tugas yang sangat banyak untuk menjaga kelangsungan

hidup perusahaan tidak akan maksimal kerjanya jika tidak ada seorang sekretaris.

Tugas sekretaris ditentukan oleh posisinya sebagai sekretaris, sekretaris

junior akan berbeda tugas-tugasnya dengan sekretaris senior. Sekretaris junior

tugasnya hanya yang berhubungan dengan administrasi kantor saja. Jika sekretaris

senior dan sekretaris eksekutif maka tugasnya akan jauh lebih banyak dan

kompleks. Semakin tinggi status seorang skretaris dalam suatu perusahaan maka

akan semakin banyak pula tugas-tugas dan tanggungjawabnya. Pekerjaan

sekretaris tidak hanya sebatas pekerjaan adminishtratif saja tetapi juga menjadi

pusat informasi bagi perusahaan dalam bentuk perkerjaan pengetahuan atau biasa

disebut dengan (knowledge worker). Seorang sekretaris adalah orang yang paling

penting dalam menjaga dan menciptakan kondisi fungsional dalam perusahaan.

Tugas sekretaris dibagi menjadi tiga yaitu tugas rutin, inisiatif, dan tugas khusus.

Berdasarkan luas lingkup tanggung jawabnya sebagai seorang sekretaris

ada sekretaris pimpinan, sekretaris pribadi, sekretaris organisasi, sekretaris senior,

dan sekretaris junior. Selain tanggung jawab seorang sekretaris juga memiliki

wewenang untuk memberikan pertimbangan pengambilan keputusan, dan

rekomendasi masalah yang lainnya.

24

3.2 Saran

Saya mengucapkan terima kasih kepada teman-teman dan pihak yang

terkait dalam menyusun makalah. Selanjutnya saya menyadari bahwa

makalah ini masih banyak kekurangan, untuk itu kritik dan saran perbaikan

dari emua pihak sangatlah diharapkan.

25

DAFTAR PUSTAKA

La Rose. 2003. Top Secretary : Membangun Kepribadian dan Keterampilan

Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta : Erlangga.

Yuniasari, Shinta Dewi. 2008. Refrensi Bimbingan Karier: Bekerja Sebagai

Sekretaris. Jakarta : Esensi Erlangga Grup.

Caroline, F.Ch., Lawalata. 2012. Panduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris.

Padang : Indeks Akademia Permata.

Churiyah, Madziatul. 2009. Buku Ajar Kesekretariatan. Malang: Fakultas

Ekonomi Universitas Negeri Malang.

Junaidi. 2010. Kesekretariatan, (Online),

(http://junaidipiscesguru.blogspot.com/2010/09/sekretariatan.html).

Diakses 25 Agustus 2015.

26