RANGKUMAN MATA KULIAH (RMK)

PROSES TRANSAKSI DAN SISTEM

PERENCANAAN SUMBER DAYA PERUSAHAAN (ERP)“Disusun Guna Memenuhi Tugas Sistem Informasi Akuntansi”

Disusun Oleh:

YUWONO DWI SAPUTRO F1314095

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS NEGERI SEBELAS MARET

2015

PROSES TRANSAKSI DAN SISTEM

PERENCANAAN SUMBER DAYA PERUSAHAAN (ERP)

A. Pengolahan Transaksi: Siklus Pengolahan Data

Akuntan dan pengguna sistem lainnya memainkan peran penting dalam siklus pengolahan data. Salah satu fungsi Sistem Informasi Akuntansi yang penting adalah untuk memproses transaksi perusahaan secara efisien dan efektif.

1. Input Data

Langkah pertama dalam pengolahan input untuk menangkap data transaksi dan memasukkan mereka ke dalam sistem.Proses pengambilan data yang biasanya dipicu oleh aktivitas bisnis. Data harus dikumpulkan sekitar tiga aspek masing-masing kegiatan usaha:

1. Setiap kegiatan yang menarik2. Sumber daya dipengaruhi oleh setiap kegiatan3. Orang-orang yang berpartisipasi dalam setiap kegiatan

Secara historis, kebanyakan bisnis menggunakan dokumen sumber kertas untuk mengumpulkan data tentang kegiatan bisnis mereka. Mereka kemudian dipindahkan data ke komputer. Bila data yang dimasukkan menggunakan layar komputer, mereka sering mempertahankan nama yang sama dan format dasar sebagai sumber dokumen kertas itu diganti.

Dokumen Turnaround adalah output perusahaan dikirim ke pihak eksternal, yang sering menambahkan data ke dokumen, dan kemudian dikembalikan kepada perusahaan sebagai dokumen masukan. Mereka berada dalam bentuk yang dapat dibaca mesin untuk memudahkan pengolahan selanjutnya mereka sebagai catatan masukan.

Data transaksi perangkat otomatisasi menangkap data sumber dalam bentuk yang dapat dibaca mesin pada waktu dan tempat asal mereka.

Langkah kedua dalam proses input untuk membuat data yang diambil yakin adalah akurat dan lengkap. Salah satu cara untuk melakukan ini adalah dengan menggunakan otomatisasi sumber data atau dirancang dengan baik dokumen turnaround dan layar entri data. Dokumen yang dirancang dengan baik dan layar meningkatkan akurasi dan kelengkapan dengan memberikan instruksi atau meminta sekitar untuk mengumpulkan data, pengelompokan potongan logis terkait informasi berdekatan, menggunakan kotak checkoff atau pull-down untuk menyajikan pilihan yang tersedia, dan menggunakan shading dan perbatasan yang tepat dengan jelas memisahkan item data.

2

Data masukan layar biasanya berisi daftar semua data kebutuhan pengguna untuk masuk. Kadang-kadang layar ini menyerupai dokumen sumber, dan pengguna mengisi layar dengan cara yang sama mereka akan dokumen sumber kertas.

Pengguna dapat meningkatkan kontrol, baik dengan membeli dokumen sumber diberi nomor sebelumnya atau dengan memiliki sistem otomatis menetapkan nomor urut untuk setiap transaksi baru. Prenumbering menyederhanakan memverifikasi bahwa semua transaksi telah dicatat dan bahwa tidak ada dokumen telah salah.

Langkah ketiga dalam proses input untuk membuat kebijakan perusahaan yakin diikuti, seperti menyetujui atau memverifikasi transaksi.

2. Penyimpanan Data

Data Sebuah perusahaan adalah salah satu sumber daya yang paling penting. Namun, keberadaan data yang relevan tidak menjamin bahwa mereka berguna. Untuk berfungsi dengan baik, sebuah organisasi harus memiliki akses siap dan mudah untuk datanya. Oleh karena itu, akuntan perlu memahami bagaimana data diatur dan disimpan dalam AIS dan bagaimana mereka dapat diakses. Pada intinya, mereka perlu tahu bagaimana mengelola data untuk digunakan perusahaan maksimal.

Buku besar

Informasi akuntansi kumulatif disimpan dalam buku besar umum dan anak perusahaan. Sebuah buku besar berisi data ringkasan tingkat untuk setiap aset, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan rekening pengeluaran. Sebuah buku besar pembantu berisi data rinci untuk setiap akun buku besar dengan banyak sub rekening individu.

Rekening buku besar yang berhubungan dengan buku besar pembantu disebut rekening kontrol. Hubungan antara akun pengendali buku besar dan total anak saldo rekening buku besar individu membantu menjaga keakuratan data AIS. Secara khusus, jumlah semua saldo rekening buku besar pembantu harus sama jumlah dalam rekening kontrol buku besar yang sesuai. Ada perbedaan antara mereka menunjukkan bahwa kesalahan perekaman telah terjadi.

Data PENGKODEAN TEKNIK di buku besar yang diselenggarakan secara logis menggunakan teknik coding. Coding adalah tugas sistematis angka atau huruf untuk item untuk mengklasifikasikan dan mengatur mereka.

Dengan kode urut, item diberi nomor berurutan untuk menjelaskan semua item. Setiap barang yang hilang menyebabkan kesenjangan dalam urutan numerik.

Dengan kode blok, blok nomor yang disediakan untuk kategori tertentu data. Kode Group, yang merupakan dua atau lebih sub kelompok digit digunakan

untuk kode barang, sering digunakan dalam hubungannya dengan kode blok. Ada empat sub-codes dalam kode produk, masing-masing dengan arti yang

3

berbeda. Pengguna dapat mengurutkan, meringkas, dan mengambil informasi menggunakan satu atau lebih subcodes. Teknik ini sering digunakan untuk nomor rekening buku besar.

Dengan kode mnemonic, huruf dan angka yang diselingi untuk mengidentifikasi item. Kode mnemonic berasal dari deskripsi item dan biasanya mudah untuk menghafal. Panduan berikut menghasilkan sistem pengkodean yang lebih baik. Kode harus: Konsisten dengan tujuan penggunaannya, yang mengharuskan perancang

kode menentukan diinginkan output sistem sebelum memilih kode. Memungkinkan pertumbuhan. Misalnya, tidak menggunakan tiga digit kode

karyawan untuk sebuah perusahaan yang berkembang pesat dengan 950 karyawan.

Menjadi sesederhana mungkin untuk meminimalkan biaya, memfasilitasi menghafal dan interpretasi, dan memastikan penerimaan karyawan.

Konsisten dengan struktur organisasi perusahaan dan seluruh divisi perusahaan.

BAGAN AKUN Sebuah contoh yang bagus dari coding adalah chart of account, yang merupakan daftar nomor ditugaskan untuk setiap akun buku besar. Nomor rekening ini memungkinkan data transaksi yang akan dikodekan, diklasifikasikan, dan masuk ke dalam rekening yang tepat.

Namun, data yang disimpan dalam rekening ringkasan tidak dapat dengan mudah dianalisis dan dilaporkan secara lebih rinci. Karena itu, penting bahwa chart of account mengandung detail yang cukup untuk memenuhi kebutuhan informasi organisasi.

Sebuah bagan akun disesuaikan dengan sifat dan tujuan organisasi. Buku besar anak sering memiliki kode rekening lama dari rekening buku besar.

JURNAL. Transaksi sering dicatat dalam jurnal sebelum mereka dimasukkan ke dalam buku besar. Sebuah jurnal menunjukkan rekening dan jumlah yang akan didebit dan dikredit. Sebuah jurnal umum digunakan untuk mencatat jarang atau tidak rutin transaksi, seperti pembayaran pinjaman dan akhir masa periode penyesuaian dan penutupan. Sebuah jurnal khusus mencatat sejumlah besar transaksi berulang seperti penjualan, penerimaan kas, dan pengeluaran kas.

AUDIT TRAIL. Jejak audit adalah jalan dilacak transaksi melalui sistem pengolahan data dari titik asal ke hasil akhir, atau mundur dari dari hasil akhir ke titik asal. Hal ini digunakan untuk memeriksa akurasi dan validitas posting buku besar.

KOMPUTER BERBASIS KONSEP PENYIMPANAN Entitas adalah sesuatu yang disimpan informasinya, seperti karyawan, persediaan, dan pelanggan. Setiap entitas memiliki atribut, atau karakteristik yang menarik, yang disimpan, seperti tingkat upah dan alamat. Setiap jenis entitas memiliki set yang sama atribut.

4

3. Pemrosesan Data

Setelah data kegiatan usaha telah dimasukkan ke dalam sistem, mereka harus diproses untuk menjaga database saat ini. Empat jenis kegiatan pengolahan data, disebut sebagai CRUD, adalah sebagai berikut:

1. Membuat catatan data baru.2. Membaca, mengambil, atau melihat data yang ada.3. Memperbarui sebelumnya disimpan data. 4. Menghapus data

Memperbarui dilakukan secara berkala, misalnya setiap hari, disebut sebagai batch processing. Meskipun batch processing lebih murah dan lebih efisien, data yang terbaru dan akurat hanya segera setelah pengolahan. Untuk itu, batch processing hanya digunakan untuk aplikasi, seperti gaji, yang tidak perlu sering memperbarui dan yang secara alamiah terjadi atau diproses pada periode waktu yang tetap.

Sebagian besar perusahaan memperbarui setiap transaksi seperti itu terjadi, disebut sebagai online, pemrosesan real-time karena memastikan bahwa informasi yang tersimpan selalu saat ini, sehingga meningkatkan pengambilan keputusan kegunaan. Hal ini juga lebih akurat karena kesalahan input data dapat diperbaiki secara real time atau menolak. Hal ini juga memberikan keuntungan kompetitif yang signifikan.

Output Informasi

Langkah terakhir dalam siklus pengolahan data adalah output informasi. Ketika ditampilkan pada monitor, output disebut sebagai "soft copy." Ketika dicetak di atas kertas, ini disebut sebagai "hard copy." Informasi biasanya disajikan dalam salah satu dari tiga bentuk; dokumen, laporan, atau respon query.

Dokumen merupakan catatan transaksi atau data perusahaan lain. Beberapa, seperti cek dan faktur, ditransmisikan kepada pihak eksternal. Lainnya, seperti menerima laporan dan permintaan pembelian, yang digunakan secara internal. Dokumen dapat dicetak, atau mereka dapat disimpan sebagai gambar elektronik dalam komputer.

Laporan digunakan oleh karyawan untuk mengendalikan kegiatan operasional dan manajer untuk membuat keputusan dan merumuskan strategi bisnis. Pengguna eksternal membutuhkan laporan untuk mengevaluasi profitabilitas perusahaan, hakim kredit, atau memenuhi persyaratan peraturan. Beberapa laporan, seperti laporan keuangan dan analisis penjualan, diproduksi secara teratur. Lainnya diproduksi atas dasar pengecualian untuk memperhatikan kondisi yang tidak biasa.

Laporan juga dapat diproduksi sesuai permintaan. Misalnya, Susan bisa menghasilkan laporan untuk mengidentifikasi penjual yang menjual item yang paling selama periode promosi tertentu. Kebutuhan untuk laporan harus periodik, karena

5

mereka sering disiapkan lama setelah mereka dibutuhkan, membuang-buang waktu, uang, dan sumber daya.

Sebuah query database digunakan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk menangani masalah dan pertanyaan yang perlu tindakan atau jawaban yang cepat. Seorang pengguna memasukkan permintaan untuk bagian tertentu dari informasi; itu diambil, ditampilkan, atau dianalisis seperti yang diminta. Pertanyaan berulang sering dikembangkan oleh spesialis sistem informasi. Pertanyaan satu-waktu sering dikembangkan oleh pengguna.

B. SIstem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP)

Secara tradisional, Sistem Informasi Akuntansi telah disebut sebagai sistem pemrosesan transaksi karena hanya keprihatinannya adalah data keuangan dan transaksi akuntansi. Akibatnya, banyak organisasi mengembangkan sistem informasi tambahan untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan melaporkan informasi tidak terdapat dalam AIS. Sayangnya, keberadaan beberapa sistem menciptakan banyak masalah dan inefisiensi. Seringkali data yang sama harus ditangkap dan disimpan oleh lebih dari satu sistem, yang tidak hanya menghasilkan redundansi di sistem, tetapi juga dapat menyebabkan perbedaan jika data berubah dalam satu sistem, tetapi tidak pada orang lain. Selain itu, sulit untuk mengintegrasikan data dari berbagai sistem.

Perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) sistem mengatasi masalah ini karena mereka mengintegrasikan semua aspek operasi perusahaan dengan SIA tradisional. Sebagian besar organisasi menengah besar dan banyak menggunakan sistem ERP untuk mengkoordinasikan dan mengelola data mereka, proses bisnis, dan sumber daya. Sistem ERP mengumpulkan, proses, dan menyimpan data dan memberikan manajer informasi dan pihak eksternal perlu menilai perusahaan.

Sistem ERP modular, dengan masing-masing modul menggunakan praktik bisnis terbaik untuk mengotomatisasi proses bisnis standar. Desain modular ini memungkinkan perusahaan untuk menambah atau menghapus modul yang diperlukan. Ciri khas modul ERP meliputi: Keuangan (general ledger dan sistem pelaporan) - buku besar umum, piutang,

hutang, aktiva tetap, penganggaran, manajemen kas, dan penyusunan laporan manajerial dan laporan keuangan

Sumber daya manusia dan sumber daya lain yaitu, gaji, tunjangan karyawan, pelatihan, waktu dan kehadiran, tunjangan, dan pelaporan pemerintahan manusia penggajian-

Order untuk kas (pendapatan siklus) - Sales order, pengiriman, persediaan, penerimaan kas, perhitungan komisi

Pembelian membayar (siklus pencairan) - purchasing, penerimaan dan pemeriksaan persediaan, persediaan dan manajemen gudang, dan pengeluaran kas

6

Manufacturing (siklus produksi) - engineering, penjadwalan produksi, bill of material, barang dalam proses, manajemen alur kerja, kontrol kualitas, manajemen biaya, dan proses manufaktur dan proyek.

Proyek manajemen-biaya, penagihan, waktu dan biaya, unit kinerja, aktivitaspengelolaan

hubungan pelanggan manajemen-penjualan dan pemasaran, komisi, layanan, kontak pelanggan, dan dukungan call Center.

Sistem alat-alat untuk membangun Data master file, menentukan arus informasi,kontrol akses, dan sebagainya Sistem ERP, dengan database terpusat, memberikan keuntungan yang signifikan.

Sebuah ERP menyediakan beberapa keuntungan: Menyimpan semua informasi perusahaan dalam database tunggal. Data masukan ditangkap atau mengetik sekali. Visibilitas keuntungan Manajemen yang lebih besar ke setiap area perusahaan

dan kemampuan pemantauan yang lebih besar. Organisasi memperoleh akses kontrol yang lebih baik. Prosedur dan Laporan yang standar di seluruh unit bisnis. Layanan pelanggan meningkatkan Manufacturing Plants menerima pesanan baru secara real time, dan otomatisasi

proses manufaktur menyebabkan peningkatan produktivitas.

Sistem ERP juga memiliki kelemahan yang signifikan: Biaya. Jumlah waktu yang dibutuhkan. Perubahan proses bisnis. Kompleksitas. Resistensi

Memetik manfaat potensial sistem ERP dan mengurangi kerugian mereka membutuhkan usaha sadar dan keterlibatan manajemen puncak. Komitmen manajemen puncak dan dukungan untuk perubahan yang diperlukan sangat meningkatkan peluang keberhasilan. Karena sistem ERP yang kompleks dan mahal, memilih salah satu bukanlah tugas yang mudah. Dalam melakukannya, Anda harus berhati-hati untuk memastikan bahwa sistem ERP memiliki modul untuk setiap proses perusahaan penting dan bahwa Anda tidak membayar untuk modul software yang tidak perlu. Salah satu cara untuk memilih sistem yang cocok adalah untuk memilih paket yang dirancang untuk industri Anda. Meskipun biaya merupakan masalah besar, membeli terlalu murah dapat biaya lebih banyak dalam jangka panjang jika sistem tidak memenuhi kebutuhan Anda, karena biaya modifikasi bisa sangat tinggi. Anda dapat meminimalkan risiko membeli paket yang salah dengan meneliti terbaik vendor ERP.

Perusahaan-perusahaan besar dengan beberapa situs sering menghabiskan tiga sampai lima kali biaya lisensi pengguna. Karena banyak proses secara otomatis memicu tindakan tambahan dalam modul lain, konfigurasi yang benar sangat

7

penting. Hal ini membutuhkan pemahaman yang baik dari semua proses bisnis utama dan interaksi mereka sehingga mereka dapat didefinisikan.

Dalam proses konfigurasi, perusahaan menyeimbangkan cara mereka ingin sistem untuk beroperasi dengan cara memungkinkan mereka beroperasi. Jika cara modul ERP beroperasi tidak dapat diterima, perusahaan dapat memodifikasi modul. Atau, dapat menggunakan sistem yang ada dan membangun antarmuka antara itu dan sistem ERP. Kedua pilihan yang memakan waktu, dan menghasilkan lebih sedikit manfaat integrasi sistem. Selain itu, lebih disesuaikan sistem, semakin sulit untuk berkomunikasi dengan pemasok dan pelanggan. Untuk membuat konfigurasi lebih mudah, vendor ERP sedang mengembangkan built-in "Konfigurasi" alat untuk memenuhi kebutuhan pelanggan yang paling 'untuk perubahan sistem. Pentingnya pengendalian intern yang baik ERP tidak dapat dilebih-lebihkan.

Sifat terpadu sistem ERP berarti bahwa jika setiap item data divalidasi dan diperiksa untuk akurasi pada saat awal masuk, kesalahan otomatis akan menyebarkan seluruh sistem. Dengan demikian, kontrol entri data dan kontrol akses sangat penting. Kebanyakan manajer dan karyawan melihat dan memiliki akses ke hanya sebagian kecil dari sistem. Pemisahan tugas ini menyediakan suara pengendalian internal. Hal ini penting untuk memisahkan tanggung jawab untuk hak asuh aset, otorisasi kegiatan yang mempengaruhi aset tersebut, dan merekam informasi tentang kegiatan dan status aset organisasi.

***

8