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Scannen von Dokumenten zum Versand per E-Mail (Kurzform) 16.07.2007 Rolf Gebhardt Seite 1 von 66 Scannen von Dokumenten, z. B. Zeugnissen, zum Versand per E-Mail Dem vielfachen Wunsch von Kollegen folgend hier eine Ausgabe in Kurzform (die meisten Beschreibungen nur ohne Bilder) myself e.V. Löwentorstr. 68 70376 Stuttgart Telefon Kontaktbüro: 0711 / 36 53 38 16 Homepage: http://www.myself-ev.de Verfasser: Rolf Gebhardt Lizenz: "CCPL", Creative Common Public License (siehe Anhang B)

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Scannen von Dokumenten, z. B. Zeugnissen, zum Versand per E-Mail

Dem vielfachen Wunsch von Kollegen folgend hier eine Ausgabe in

Kurzform (die meisten Beschreibungen nur ohne Bilder)

myself e.V. Löwentorstr. 68 70376 Stuttgart

Telefon Kontaktbüro: 0711 / 36 53 38 16 Homepage: http://www.myself-ev.de

Verfasser: Rolf Gebhardt

Lizenz: "CCPL", Creative Common Public License (siehe Anhang B)

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Änderungsübersicht

Änderungen zur 1. Ausgabe vom 01.08.2006

1. Geänderte Dokumentenstruktur

a. Deckblatt, geänderter Titel

b. Geänderter Seitenkopf (Kurztitel)

c. Geänderter Seitenfuß (Verfasser im Seitenfuß)

d. Diese Änderungsübersicht

e. Etwas über den Autor

f. Einleitung

g. Lizenzierung unter der "CCPL" (siehe Anhang B)

h. Einführung von Verfahrenskurzbeschreibungen, wo es mir nötig erschien

i. Zwei Arten von "Beschreibungen"

i. Für erfahrene Benutzer: Beschreibung ohne Bilder (Ist praktisch der gleiche Text wie bei der ausführlichen Beschreibung, mit nur geringfügigen Unterschieden)

ii. Für ungeübte Benutzer: Ausführliche Beschreibung mit Bildern.

2. Einarbeitung neuerer Erkenntnisse

Erzeugung noch kleinerer Seiten-Scans (96 dpi) mit ausreichender Darstellungsqualität auf dem Bildschirm mit Adobe Reader und als Ausdruck auf einem Drucker (Tintenstrahldrucker)

Änderungen zur 2. Ausgabe vom 05.11.2006

1. Überarbeitung des Dokumententexts mit Korrekturvorschlägen meiner Kollegin und Lektorin Helga Kornab.

2. Einarbeitung neuer Erkenntnisse

• Erzeugung von Scans mit optimierter Darstellung für Adobe Reader bei einem Zoomfak-tor von 125 %.

Das ist die optimale Darstellung im Adober Reader bei maximiertem Fenster und einer Bildschirmauflösung 1024 x 768 Pixel, d. h. für die Auflösung eines typischen 15" LCD- Bildschirms oder eines 17" Röhrenmonitors.

Das bedeutet, dass alle Scans und auch die Bewerbungfotos mit einer Punktdichte von 120 dpi (= 1,25 * 96 dpi) in die E-Mail-Bewerbungsmappe eingebunden werden sollten.

Bei einer Punktdichte von 120 dpi und einem Zoomfaktor von 125 % in Adobe Reader fallen dann die Scan-Pixel mit den Bildschirm-Pixeln zusammen. Es entstehen damit keine oder nur geringste Abbildungsfehler durch Adobe Reader, weil für die Darstellung auf dem Bildschirm nicht interpoliert werden muss.

(96 dpi ist die Standardeinstellung der Bildschirm-Punktdichte unter MS Windows.)

• Bewebungsfotos sollten mit IrfanView auf ihre Zielgröße, z. B. 6 cm x 9 cm, bei einer Punktdichte von 120 dpi verkleinert werden, damit sie in optimaler Qualität auf dem Bild-schirm mit Adobe Reader und einem Zoomfaktor von 125 % dargestellt werden.

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Wenn die Bewerbungsfotos größer sind, und mit MS Word auf die Zielgröße verkleinert (skaliert) werden, kann es passieren, dass die Fotos durch FreePDF XP mit einer Punkt-dichte von 75 dpi gedruckt werden, mit dem Effekt, dass die Bewerbungsfotos in einer miserablen Qualität mit Adobe Reader angezeigt werden. Das passiert dann, wenn die effektive Punktdichte nach dem skalieren des Bewerbungsfotos auf seine Zielgröße grö-ßer als 120 dpi ist.

Deshalb habe ich ein eigenes Kapitel für die Bearbeitung von Bewerbungsfotos einge-fügt und das Kapitel über Bewerbungsfotos unter "Weitere Optimierungen" entfernt.

• Dateinamensregeln für E-Mail-Dateianhänge, damit sie auch von möglichst allen E-Mail-Programmen der Personalabteilungen abgelegt, geöffnet und gelesen werden können

3. In das Kapitel "Bearbeiten von Bewerbungsfotos" habe ich noch Tipps für Bewerbungsfotos (Bildgrößen, Ausschnittwahl) mit Beispielen aufgenommen.

4. Im "Anhang A" habe ich ergänzende Tipps zum drehen / kippen von Bildern und zur Aus-schnittwahl aus Bildern mit IrfanView eingefügt, die zur Anregung dienen sollen, bei der Gestal-tung von Bewerbungsfotos etwas zu spielen, um vielleicht aus dem vorhanden Bildmaterial noch etwas "herauszukitzeln".

Dank an Sybille Schreiber und Ton Spaans, dass sie mir gestattet haben ihre Bewerbungsbilder in die-sem Artikel zu verwenden.

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Zum Autor • Rolf Gebhardt

• Jahrgang 1947

• Studium der Nachrichtentechnik, Schwerpunkt Höchstfrequenztechnik, an der TU Darmstadt

• Von 1975 bis 2002 bei der Firma Alcatel SEL AG beschäftigt, zuletzt als Datenbankadministrator in der Tools-Entwicklung für die Te-lefonvermittlungsanlage SYSTEM12

• Von 2003 bis 2004 in einer Transfer und Qualifizierungs-Gesellschaft (TQG) bei der MYPEGASUS GmbH, Stuttgart, zusammen mit 743 anderen Kollegen, die auch im Jahr 2002 die Firma Alcatel SEL AG verlassen haben.

Engagiert als 55+-ler in der Selbstorganisation der TQG, Betreuung des TQG-Wikis, einer Web-Plattform in der alle TQG-Mitglieder alle Seiten (fast) beliebig bearbeiten können. (Beispiel eines bekannten Wikis: Wikipedia, http://de.wikipedia.org)

Diese Web-Plattform war das zentrale Kommunikationsmittel in der TQG. Sie hat erst überhaupt die Organisation und die Selbstorganisation der TQG mit ihren 743 Mitgliedern ermöglicht und den Erfahrungsaustausch der TQG-Mitglieder wesentlich unterstützt.

• Seit 2004 Mitglied bei myself e.V., Stuttgart. Betreuung des myself-Wikis, Mitarbeit im Arbeits-kreis Linux, engagiert in verschiedenen Arbeitsgruppen und Regionalgruppen

• Lieblingsbetriebssystem Linux, aber auch Kenntnisse in Microsoft Windows XP

• Weitere Engagements bei myself e.V.: Rat und Hilfe bei PC-Problemen, PC-Sicherheit

• Regionalsprecher der Deutschen ILCO e.V., Region Ludwigsburg, http://www.ilco.de

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Inhaltsverzeichnis Scannen von Dokumenten, z. B. Zeugnissen, zum Versand per E-Mail ..........................................1

Änderungsübersicht.............................................................................................................................2

Änderungen zur 1. Ausgabe vom 01.08.2006 .................................................................................2

Änderungen zur 2. Ausgabe vom 05.11.2006 .................................................................................2

Zum Autor .............................................................................................................................................4

Inhaltsverzeichnis ................................................................................................................................5

Einleitung..............................................................................................................................................7

Voraussetzungen..............................................................................................................................7

Aufbau dieses Artikels .....................................................................................................................8

Grundsätzliches zu E-Mail-Bewerbungsmappen und E-Mails...........................................................9

Übermittlungsarten für Zeugnisse und sonstige Unterlagen ........................................................9

Anforderungen (Zusammenfassung) ..............................................................................................9

Hintergründe...................................................................................................................................10

Grundregeln für Bewerbungs-E-Mails...........................................................................................12

Empfehlungen für E-Mail-Bewerbungsmappen............................................................................13

Tipps für E-Mail-Bewerbungen ......................................................................................................14

Ausstattung zum Scannen von Dokumenten und deren Ausgabe als PDF-Dokument.................15

Grundlagen zu Scannen und Dateitypen ..........................................................................................16

Scannen und Dateitypen ................................................................................................................16

Einflüsse auf die Dateigröße der gescannten Dokumente: .........................................................17

Scangüte / Darstellungsgüte..........................................................................................................18

Einflüsse auf die Darstellungsqualität der PDF-Druckdatei ............................................................20

Scannen ..............................................................................................................................................21

Kurzbeschreibung ..........................................................................................................................21

Beschreibung (ohne Bilder) ...........................................................................................................22 Einlegen der Vorlage in den Scanner ..............................................................................................................22 Aufrufen des Scannersteuerprogramms..........................................................................................................22 Auswahl Ausgabeart des Scan-Ergebnisses...................................................................................................22 Auswahl der Scan-Parameter ..........................................................................................................................22

Reduzieren der Dateigrößen der gescannten Vorlagen...................................................................25

Speichern der TIFF-Dateien im GIF-Format ..................................................................................26 Kurzbeschreibung ............................................................................................................................................26 Beschreibung (ohne Bilder) .............................................................................................................................26

Speichern der TIFF-Dateien mit 16 oder 8 Farben im GIF-Format...............................................28 Kurzbeschreibung ............................................................................................................................................28 Beschreibung (ohne Bilder) .............................................................................................................................29

Reduktion der Punktdichte eines Seitenscans auf 120 dpi mit IrfanView ..................................31 Beschreibung (ohne Bilder) .............................................................................................................................31

Drucken von mehreren gescannten Seiten in eine PDF-Datei ........................................................33

Drucken mit der "Windows Bild- und Fax-Anzeige" ....................................................................33

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Beschreibung (ohne Bilder) .............................................................................................................................34

Bearbeiten von Bewerbungsfotos.....................................................................................................35

Warum muss man das Bewerbungsfoto mit IrfanView bearbeiten? ...........................................35

Tipps für Bewerbungsfotos ...........................................................................................................35 Beispiele für verschiedene Bildformate in Bewerbungsmappen .....................................................................36 Beispiele von Bewerbungsfotos (Vergleich von Bildausschnitten): .................................................................37 "Goldener Schnitt"............................................................................................................................................38

Formatieren von Bewerbungsfotos mit IrfanView........................................................................39 Beschreibung (ohne Bilder) .............................................................................................................................39

Einbinden von gescannten Vorlagen in ein Word-Dokument .........................................................41

Kurzbeschreibung ..........................................................................................................................42

Beschreibung (ohne Bilder) ...........................................................................................................43

Drucken der fertigen Bewerbungsmappe als PDF-Datei .................................................................45

Beschreibung (ohne Bilder) ...........................................................................................................45

Größenvergleiche: Word-Dokument �������� PDF-Druck-Datei.............................................................47

Weitere Optimierungen ......................................................................................................................48

Wenn die E-Mail-Bewerbungsmappengröße 750 KB übersteigt .................................................48 Reduktion eines Seitenscans auf Schwarz-Weiß-Darstellung mit IrfanView...................................................51

Beschreibung (ohne Bilder) .........................................................................................................................51 Reduktion eines Seitenscans von 200 dpi auf 96 dpi mit IrfanView ................................................................52

Zusammenfassung: Etwas Statistik..................................................................................................53

PDF-Dokumentgrößen in Abhängigkeit von Scan-Dateieigenschaften ......................................53

Scan-Dateigrößen in Abhängigkeit von Scan-Dateieigenschaften .............................................54

Anhang A: Weitere Tipps zu Bewerbungsbildern ............................................................................55

Drehen / kippen von Bildern ..........................................................................................................55

Auswahl eines Bildausschnitts .....................................................................................................58

Anhang B: Lizenzen ...........................................................................................................................62

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Einleitung Die Bewerbung per E-Mail gewinnt zunehmend an Bedeutung. Im Internet gibt es unzählige Ratschläge für die Gestaltung von Bewerbungsmappen, aber keine Ratschläge für deren Versand per E-Mail.

Ich habe dies, aufgrund vieler Anfragen während meiner Arbeit bei MYPEGASUS GmbH und myself e.V., zum Anlass genommen, diesen Artikel zu verfassen.

Eine E-Mail-Bewerbungsmappe hat grundsätzlich den gleichen Aufbau wie eine normale Bewerbungs-mappe. Sie unterliegt aber gewissen Größenbeschränkungen, damit sie von Personalverantwortlichen akzeptiert wird (E-Mail-Größe ≤ 1 MB).

Den größten Platzbedarf in einer E-Mail-Bewerbungsmappe haben die Zeugniskopien. Ich zeige in die-sem Artikel, wie man Zeugniskopien in der Dateigröße so reduzieren kann, dass sie obigen Anforde-rungen genügt und trotzdem noch eine ausreichende Darstellungsqualität auf dem Bildschirm und als Papierausdruck hat.

Diese Verfahren sind allgemein anwendbar, d. h. auch für andere Dokumentenkopien, die per E-Mail zu verschicken sind.

Ferner zeige ich, wie man die Zeugniskopien seitenfüllend (im Originalformat) in eine mit Microsoft Of-fice Word erstellte Bewerbungsmappe einbindet.

Da beim Versand von Bewerbungsmappen per E-Mail auch einige einfache Regeln zur Gestaltung und Form der Bewerbungs-E-Mail (Anschreiben) zu bedenken und beachten sind, beschreibe ich diese am Anfang dieses Artikels. Diese Regeln basieren auf meinen Erfahrungen mit verschiedenen E-Mail-Programmen und deren Inkompatibilitäten während meiner Tätigkeiten bei Alcatel SEL, bei MYPEGA-SUS und bei myself.

Bei den PDF-Bewerbungsmappen können auch Darstellungsprobleme beim E-Mail-Empfänger entste-hen. Ich zeige, wie man diese beim Erstellen von PDF-Dateien aus MS-Word-Dokumenten vermeiden kann.

Voraussetzungen

Ich gehe davon aus, dass der Leser eine gewisse Vertrautheit mit Microsoft Windows hat und setze voraus, dass auf dem PC des Lesers Microsoft Word ab Version 2000 bzw. XP vorhanden ist. (Frühere Versionen von MS Word konnte ich leider nicht testen.)

Für die Bearbeitung der gescannten Dokumente (Verringern der Dateigröße) und das Erstellen von PDF-Dateien aus MS-Word-Dokumenten werden Programme eingesetzt, die im Internet für Privatbe-nutzer frei erhältlich sind (IrfanView, FreePDF XP, GhostScript).

Ein Scanner mit entsprechender Steuersoftware sollte vorhanden sein, wenn man den Scanner bei MYPEGASUS Stuttgart am SURF01-PC nicht benutzen kann oder will.

myself -Mitglieder oder Mitglieder einer TQG bei MYPEGASUS Stuttgart können sich auch gerne mit mir in Verbindung setzen, wenn sie beim Scannen Hilfestellung brauchen. Wir werden uns dann zu einem gemeinsamen Termin in der Löwentorstraße 68 in Stuttgart verabreden.

Bitte nicht vom Umfang dieses Dokuments abschrecken lassen! Es ist so umfangreich gewor-den, weil jeder Arbeitschritt mit entsprechenden Bildern erläutert wird.

Die meisten Kapitel sind zweigeteilt. Je in eine kurze Beschreibung ohne Bilder und eine ausführliche Beschreibung mit Bildern. Der Erläuterungstext bei beiden Beschreibungen ist praktisch gleich. (Siehe auch "Inhaltsverzeichnis", Seite 5). Die kurzen Beschreibungen sind selten größer als zwei Seiten.

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Aufbau dieses Artikels

Die ersten Kapitel dieses Artikels beschäftigen sich zunächst mit ein paar grundsätzlichen Dingen, die für die Erstellung und den Versand von Bewerbungs-E-Mails wichtig sind, anschließend ein Kapitel mit Empfehlungen für E-Mail-Bewerbungsmappen.

Darauf folgen Betrachtungen über Einflussfaktoren und wie sie auf Größe und Güte von gescannten Dokument-Dateien einwirken. Diese Kapitel kann man notfalls überspringen. Sie enthalten aber ein paar nützliche Informationen zum Verständnis, warum bestimmte Verfahren beim Scannen, Verkleinern der Scan-Dateien und Drucken als PDF-Datei überhaupt wirksam sind.

Daran anschließend wird das Scannen von Dokumenten beschrieben.

Es folgen Beschreibungen der Standardverfahren zum Verkleinern der gescannten Dokument-Dateien.

Dann wird beschrieben, wie man sich Druckvorlagen (PDF-Dateien) erstellen kann, um sich zu Hause immer wieder frische Zeugniskopien für Papier-Bewerbungsmappen drucken zu können, ohne jedes Mal in einen Copy-Shop gehen zu müssen.

Hier wurde mit dieser Ausgabe ein Kapitel über die Bearbeitung von Bewerbungsfotos für E-Mail-Bewerbungsmappen eingefügt.

Daran schließt sich ein Kapitel an, in dem das Einbinden der (verkleinerten) Zeugnis-Scans in ein MS-Word-Dokument (Bewerbungsmappe) beschrieben wird und wie man aus diesem Dokument eine PDF-Datei für den Versand per E-Mail erzeugt.

Für den Fall, dass das Dokument (Bewerbungsmappe) immer noch zu groß ist (> 750 KB), werden im Folgenden noch weitere Optimierungen beschrieben, die dann aber bei den Dokumenten-Scans zu noch vertretbaren Qualitätseinbußen führen.

Die Unterlage schließt mit etwas Statistik, was man mit den verschiedenen Verfahren bzgl. der Doku-mentengrößen erreichen kann. Hier kann man auch nachlesen, warum z. B. JPG als Datenformat zum Erstellen eines PDF-Dokuments (mit FreePDF XP) aus MS-Word heraus ungeeignet ist und warum man keine Bewerbung als MS-Word-Dokument verschicken sollte.

Ein Anhang enthält ergänzende Tipps zum drehen / kippen von Bildern und zur Ausschnittwahl aus Bildern mit IrfanView, die zur Anregung dienen sollen, bei der Gestaltung von Bewerbungsfotos etwas zu spielen, um vielleicht aus dem vorhanden Bildmaterial noch etwas "herauszukitzeln".

Im Anhang folgt die Lizenz unter der dieser Artikel erschienen ist.

Die wichtigsten Kapitel sind zweigeteilt. Sie enthalten jeweils eine Beschreibung des Verfahrens ohne Bilder und eine mit Bildern. Der Text in diesen beiden Teilen ist praktisch gleich. Der erste Teil ist für geübte Benutzer gedacht, die meist keine erläuternden Bilder benötigen. Er ist selten länger als zwei Seiten. Der zweite Teil ist für weniger erfahrene Benutzer gedacht, die zum Text auch noch die dazu-gehörigen Bildschirminhalte sehen können.

Manche Kapitel haben am Anfang auch noch eine Kurzbeschreibung, in der das angewendete Verfah-ren kurz skizziert wird, als Lernhilfe für das, was im Folgenden detailliert beschrieben wird.

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Grundsätzliches zu E-Mail-Bewerbungsmappen und E-Mails

Übermittlungsarten für Zeugnisse und sonstige Unterlagen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Unterlagen zu erstellen und per E-Mail zu verschicken:

• Vorlage als Text-Dokument, Versand als Text-Datei • Vorlage als Word-Dokument, Versand als PDF-Datei **) • Scannen der Unterlage für OCR *), Bild wandeln in Text-/Word-Datei mit OCR-Programm, Nach-

bearbeiten der OCR-Erkennungsfehler o Text-Datei als Text-Datei versenden o Word-Dokument als PDF-Datei versenden

• Scannen als Bilder o Versand aller Bilder einer Unterlage in einer (!) PDF-Datei, d. h. zusammen mit An-

schreiben und Lebenslauf in einer gemeinsamen Datei oder o Versand Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse in getrennten Dateien

*) OCR = Optical Character Recognition = Optische Zeichenerkennung **) PDF = Portable Document Format

Anforderungen (Zusammenfassung)

• Maximale Dateigröße eines E-Mail-Anhangs (hier die Bewerbungsmappe): 1 MB

o Entspricht etwa 4 - 13 Seiten gescannte Seiten als PDF-Dokument (bei einer Punktdichte der gescannten Seiten von 120 dpi, s.u.)

• Dateinamensregeln für E-Mail-Anhänge sind zu beachten, damit diese sicher beim Empfänger (z. B. der Personalabteilung) abgelegt, geöffnet und gelesen werden können.

• Gescannte Dokumente

o Punktdichte: max. 200 dpi (Fax) beim scannen. (Bester Kompromiss aus Darstellung und Dateigröße beim Versand einer E-Mail-Bewerbungsmappe ist: 120 dpi)

• Keine Scans als Bilder in z. B. einer ZIP-Datei verschicken!

• Keine Word-Dokumente verschicken!

• ACHTUNG: E-Mail-Provider Maillängenbegrenzungen beachten!!! (insbesondere bei Free-Mail-Providern)

o t-online, web.de z. B. 4 MB

o freenet.de z. B. < 20 MB (sonst können Sie keine Bcc: Ihrer eigenen E-Mail empfangen)

• Es gibt Personalabteilungen, die Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse

o in getrennten Dokumenten / Anhängen verlangen

o in einem Dokument / Anhang verlangen

Das muss man vorher abklären / recherchieren!

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Hintergründe

Sie müssen beim E-Mail-Empfänger mit allen möglichen Problemen rechnen – es gibt nichts, was nicht gibt! So dürfen Sie nicht voraussetzen, dass der Empfänger z. B. das gleiche E-Mail-Programm ver-wendet, wie Sie!

Die Erfahrung zeigt, dass nicht alle E-Mail-Programme alle Dateiformate verarbeiten können, bzw. Da-teiformate unterschiedlich behandelt werden, weil

• der Empfänger z. B. ein anderes Betriebssystem als MS Windows benutzt, ein Extrembeispiel ist MAC OS9

• der Empfänger kein MS-Word oder eine veraltete Version davon benutzt (gibt es alles!)

• z. B. LotusNotes verwendet wird, das Textanhänge "inline" anzeigt und diese somit nicht mehr getrennt ausdruckbar sind

• der Empfänger für Sie unvorhersehbare Einstellungen am E-Mail-Programm vorgenommen hat. (denken Sie dabei daran, was Sie alles nach Ihren persönlichen Vorlieben an Ihrem PC einge-stellt/verstellt haben!)

• die IT-Abteilung beim Empfänger bestimmte Dokumententypen in den Firmen-E-Mail-Proxys un-terdrückt, z. B. MS-Word-Dateien, ZIP-Archive wegen Virengefahren

• nicht alle Schriften, die Sie verwenden, auch auf dem Empfängersystem vorhanden sind.

Kann auch bei PDF-Dokumenten passieren, dass Anzeigeprobleme hinsichtlich Schriften be-stehen (typisch bei Apple Macintosh). Deshalb ist es dringend zu empfehlen, im PDF-Dokument alle verwendeten Schriften mitzuschicken.

Außerdem sollten Sie bedenken, dass Ihre E-Mail auch an andere Empfänger weitergeleitet werden könnte und dadurch das Layout Ihres Anschreibens total "verstrubbelt" werden kann. (abhängig vom E-Mail-Programm des ursprünglichen Empfängers und/oder vom E-Mail-Programm desjenigen, an den Ihre E-Mail weitergeleitet wurde).

Eine neue Erfahrung, die ich erst Ende 2006 und Anfang 2007 gemacht habe, ist, dass manche E-Mail-Programme mit üblichen Dateinamen von E-Mail-Anhängen, die man unter MS Windows gewohnt ist, nicht umgehen können und für den Empfänger damit unleserlich sind!!!

Außerdem müssen Sie immer damit rechnen, dass Ihr Anschreiben durch das Empfänger-E-Mail-Programm nicht so dargestellt wird, wie Sie sich das denken, d. h. wie Sie Ihr Anschreiben auf Ihrem Bildschirm sehen.

Weitere Hintergründe:

• Die Standardeinstellung der Bildschirm-Pixeldichte beträgt je nach Betriebssystem 72 dpi (UNIX, Linux, MAC) oder 96 dpi (MS Windows).

• Ihr Scan mit 300 dpi oder 600 dpi sieht auf dem Bildschirm genauso aus, wie einer mit 200 dpi oder 120 dpi, außer man vergrößert ihm auf über 150%.

• Dokumentenbetrachter, wie z. B. Adobe Reader, glätten typischerweise Bilder in angezeigten Seiten und erhöhen dadurch deren Anzeigequalität.

• HTML-Mails sind mindestens doppelt so groß wie reine Text-E-Mails, weil typischerweise beide Formen 'reiner Text' und 'HTML' verschickt werden. Außerdem sind HTML-Mails durch die HTML-Tags (Formatierungsanweisungen) u. U. sehr viel größer als man annimmt, besonders Mails, die mit Outlook oder Outlook Express erstellt wurden. Andere Mailprogramme sind da sehr viel sparsamer.

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• Ein Anhang (ausgenommen reiner Text) wird für die Übertragung per E-Mail von Ihrem E-Mail-Programm von binärer Form automatisch in eine ASCII-codierte Form (7 bit ASCII, base64) umgewandelt. In dieser Form ist ein Anhang ca. um den Faktor 1,37 größer als die ursprüngli-che Datei auf Ihrem PC.

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Grundregeln für Bewerbungs-E-Mails

• Anschreiben (als Mailtext) nur als reine Textmail verschicken

• Keine HTML-Mail verschicken, außer wenn es sich absolut nicht vermeiden lässt.

o Dann aber eine Schrift mit fester Laufweite nehmen und keine Tabulatoren und keine speziellen Formatierungen, wie Fettschrift, Kursivschrift oder Farbe verwenden.

o Hierbei sollte das HTML-Layout dem des Layouts der reinen Text-Mail entsprechen, d. h. Zeilenumbrüche selbst einfügen (siehe auch unten).

o Bei HTML-Mail besteht die Gefahr, dass der Empfänger "Viren" untergejubelt bekommt, versehentlich oder absichtlich.

o Außerdem kann passieren, dass der Empfänger Ihre E-Mail überhaupt nicht lesen kann, weil bei ihm nur die HTML-Mail ankommt und nicht auch die üblicherweise parallel ver-sandte reine Text-Form. Das ist abhängig von den von Ihnen verwendeten Einstellungen Ihres E-Mail-Programms.

o Desweiteren ist möglich, dass die HTML-Mail im Empfänger-E-Mail-Programm nicht so dargestellt wird, wie Sie es in Ihrem E-Mail-Programm bei der Erstellung des Anschrei-bens vorgesehen haben. Ursache dafür sind HTML-Inkompatibilitäten Ihres E-Mail-Programms (typisches Outlook-Problem) zu dem des Empfängers.

• Keine Absätze einrücken bzw. Formatierungen durch Einfügen von Leerzeichen setzen. Hat der Empfänger nämlich eine Schrift mit variabler Laufweite in seinem E-Mail-Programm eingestellt, gehen alle Ihre schön gesetzten Formatierungen verloren.

• Bei reinen Text-Mails

o eine Zeilenlänge von max. 72 Zeichen verwenden

o Zeilenumbrüche selbst einfügen

o keine Zeile mit Leerzeichen beenden, sonst wird u. U. die Folgezeile als Fortsetzungs-zeile behandelt (bei Thunderbird beobachtet bei Zitaten aus beantworteten E-Mails)!

o Dieses Format verträgt auch bis zu 4 Weiterleitungen.

• Anhänge nie als MS-Word-Dokument verschicken (Makrovirengefahr). Sie sind zudem auch ei-niges größer als PDF-Dateien.

• Textanhänge lieber als PDF-Ausdruck verschicken.

• In Dateinamen von E-Mail-Anhängen (Meine neueste Erkenntnis seit Ende 2006 und Anfang 2007!!)

o keine Leerzeichen verwenden (z. B. IncrediMail (4002014) hat mit Leerzeichen Problem)

o keine Umlaute (ä, ö, ü, Ö, Ä, Ü) oder ß verwenden (Unterschiedliche Kodierungen von Umlauten in den verschiedenen Betriebssystemen)

o keine Bindestriche (-) oder Unterstriche (_) verwenden (z. B. David im System DvISE von Tobit Software hat Probleme mit '-' und '_')

o keine $, @ oder # Zeichen verwenden

• D. h. meiden Sie jegliche Sonderzeichen!!!

o die einzigen Zeichen die wirklich überall zulässig sind, sind

• Großbuchstaben (ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ)

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Rolf Gebhardt Seite 13 von 66

• Kleinbuchstaben (abcdefghijklmnopqrstuvwxyz)

• Ziffern (0123456789)

• Der Punkt als Trennzeichen zwischen Dateiname und Dateiendung

o Dateinamen in E-Mail-Anhängen sollten nicht länger als ca. 50 Zeichen sein (auch Dateinamenlängenbegrenzungen gibt es noch!!)

Beispiel für einen allgemein akzeptierten Dateinamen (50 Zeichen):

RolfGebhardtBewerbungsmappeFuerYXAGvom20070502.pdf

Das sieht nicht gerade schön aus, aber die Bewerbungsmappe soll in der Personalabtei-lung ja schließlich abgelegt, geöffnet und gelesen werden können.

Der Grund für diese Dateinamensregeln ist, dass sich viele E-Mail-Programme nicht an die gel-tenden Standards halten, bzw. sie unterschiedlich auslegen.

Empfehlungen für E-Mail-Bewerbungsmappen

Die folgenden Empfehlungen sind für eine Darstellung mit Adobe Reader bei einem Zoomfaktor von 125 % optimiert. Alle digitalisierten/gescannten Vorlagen müssen dabei eine Punktdichte von 120 dpi haben. Unter diesen Bedingungen fallen dann die Scan-Pixel der Zeugnisse mit den Bildschirm-Pixeln zusammen, es entstehen also keine, höchstens minimale Abbildungsfehler, weil Adobe Reader nicht interpolieren muss. Voraussetzung dafür, dass diese Eigenschaften erhalten bleiben, ist außerdem, dass Sie die gescannten Dokumente auch passend, d.h. Maßstabsgerecht, in ihre E-Mail-Bewerbungsmappe einfügen (s.u.)

(120 dpi = 1,25 * 96 dpi. 96 dpi ist die Standardbildschirmpunktdichte unter MS Windows.)

Für eine E-Mail-Bewerbungsmappe hat sich folgendes Format bewährt:

1. Basisdokument (4 Seiten) bestehend aus

• Anschreiben

• Deckblatt mit Foto

Das Foto sollte einer Bildhöhe von ca. 9 cm (ca. 425 Pixel) bei einer Auflösung von 120 dpi haben. Bei einem Zoomfaktor von 125 % hat das Bild in Adobe Reader dann eine Höhe von ca. 11 cm. Bei einem Zoomfaktor von 150 % eine Höhe von ca. 13 cm. Das Bewerbungsfoto kommt so besser zur Geltung, als wenn man es in den europäischen Lebenslauf einfügt.

Für ein Foto im europäischen Lebenslauf ist nur maximal Raum für ein Bild im Format 6,5 cm x 4,9 cm bei einem Seitenverhältnis von 4 : 3 (Digitalkamera) bzw. 6,5 cm x 4,3 cm bei einem Seitenverhältnis von 3 : 2 (normale Fotografie).

Ein Bild in der üblichen Größe eines Passbilds 4,5 cm x 3,5 cm ist in für E-Mail-Bewerbungsmappe viel zu klein.

Wenn man ein Deckblatt mit Foto benutzt, ist auch mehr Raum im Lebenslauf für Text.

Das Deckblatt sollte Vorname, Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse enthalten und gegebenenfalls die Kernqualifikation, -kompetenz in einem Satz unten auf der Seite.

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Scannen von Dokumenten zum Versand per E-Mail (Kurzform) 16.07.2007

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• Lebenslauf

Der Lebenslauf sollte die Struktur des europäischen Lebenslaufs haben aber ohne Bewer-bungsfoto.

Die Angaben zur Person, die auf dem Deckblatt stehen, können entfallen.

Für das Basisdokument kann man in der E-Mail-Bewerbungsmappe im PDF-Format grob einen Platzbedarf von 100 KByte ansetzen (Einschließlich verwendeter Schriften).

Damit bleiben ca. 650 KByte Raum für Zeugnisse.

2. Zeugnis(e)

Die Zeugnisse sollten, wie das Bewerbungsfoto eine Punktdichte von 120 dpi haben.

Beim Scannen verwendet man üblicherweise eine Punktdichte von 200 dpi, weil praktisch kein Scanner mit 120 dpi scannen kann. Man muss also mit IrfanView die Punktdichte verringern. Wie man das macht, wird weiter unten in diesem Artikel beschrieben.

Unter diesen Bedingungen kann man bei einer Dateigröße eines gescannten und optimierten Dokuments von 50 KBytes – 85 KBytes in den noch zur Verfügung stehenden 650 KBytes (s.o.) etwa 13 – 7,5 Zeugnisseiten unterbringen. Die Größe der gescannten und Punktdichte reduzier-ten Zeugnisseiten hängt stark vom Detailreichtum der Vorlagen ab. (Siehe auch Abschnitt: Grundlagen zu Scannen und Dateitypenauf Seite 16)

Tipps für E-Mail-Bewerbungen

http://www.jova-nova.com

http://www.jova-nova.com/bewerb/jobs10.htm (Stand: 1999)

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Ausstattung zum Scannen von Dokumenten und deren Ausgabe als PDF-Dokument

• Scanner

• Scannersteuerprogramm (wird mit dem Scanner mitgeliefert)

• Einfaches Bildbearbeitungsprogramm, um

o Scans (Bilder) vom TIFF-Format ins GIF-Format umzuwandeln bzw. in ein anderes in-ternes TIFF-Format

o die Farbtiefe von z. B. 256 Farben (Grauwerten) auf 16 oder 8 Farben zu reduzieren

o den hellsten Grauwert der Palette der 16 oder 8 Farben / Grauwerte auf reines Weiß zu korrigieren

o die Punktdichte der Scans (Bilder) von 200 dpi auf 120 dpi oder gar 96 dpi zu verringern

• Druckprogramm (virtueller Drucker), der das PDF-Dokument erzeugen kann

Bei MYPEGASUS Stuttgart, in der Löwentorstraße 68, haben wir auf dem SURF-PC SURF01 (Flur, linker PC) folgende Ausstattung:

• CanoScan LiDE 60 = Scanner

• CanoScan Toolbox 4.9 = Scanner-Steuerprogramm (im Lieferumfang des Scanners CanoScan LiDE 60 enthalten)

• IrfanView 3.98 = Freeware Graphic Viewer, http://www.irfanview.de/, zum Bearbeiten der gescannten Dokumenten-Dateien (Seit 23.04.2007 ist IrfanView 4.0 auf http://www.irfanview.de/ verfügbar)

• FreePDF XP 3.04 = Druckprogramm, virtueller Drucker, zum Erzeugen von PDF-Dateien zum Versand per E-Mail (Seit 25.04.2007 ist FreePDF XP 3.20 auf http://www.freepdfxp.de/index.htm verfügbar)

Alle Beschreibung in diesem Artikel sind auf die z.Zt. auf dem SURF-PC SURF01 in der Löwentor-straße installierten Programmversionen abgestimmt, d. h. auf IrfanView 3.98, FreePDF XP 3.04 und CanoScan Toolbox 4.9.

Wenn man sich zu Hause ausstatten will, wird neben IrfanView noch ein PDF-Drucker-Programm benö-tigt, z. B.

• FreePDF XP (http://www.freepdfxp.de/index.htm)

o Benötigt zusätzlich noch AFPL (Aladdin Free Puplic License) GhostScript. Hinweis: GhostScript vor FreePDF XP installieren. Link zu GhostScript steht auf der Downloadseite von FreePDF XP

o Besitzer von MS Windows 95, 98, ME und NT laden sich am besten FreePDF Version 2.11 herunter (siehe Download-Seite oben). Sie benötigen auch eine andere GhostScript-Version.

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Grundlagen zu Scannen und Dateitypen

Scannen und Dateitypen

Ein Scanner kann üblicherweise folgende 3 - 4 Dateitypen erzeugen:

• TIFF Tagged Image File Format (keine Kompression)

• BMP Bitmap Format (keine Kompression)

• JPG Joint Photographic Experts Group Format (verlustbehaftete Kompression)

• PDF Portable Document Format (Kompression)

Für unsere Zwecke kommen vor allem die Formate TIFF, BMP und JPG in Frage. Mehrseitige Scans im PDF-Format sind nur mit speziellen PDF-Druckprogrammen möglich. Außerdem lassen sich PDF-Scans praktisch nicht in MS-Word-Dokumente einbinden (höchstens nachträglich an die als PDF-Dokument gedruckte Version anhängen).

In die nähere Wahl kommt daher praktisch nur eins der obigen Formate, das TIFF-Format.

Das zunächst attraktiv erscheinende JPG-Format, das beim Scannen die kleinsten Dateien liefert, er-weist sich später beim Drucken meist als ungeeignet, weil die PDF-Dateien sehr viel größer sind als die Summen der Dateigrößen der einzelnen Seiten.

Der Grund hierfür liegt darin, dass die JPG-Datei beim Drucken noch einmal in eine Bitmap umgewan-delt wird, die dann wieder mit einem anderen Verfahren komprimiert wird. Die druckprogramminterne Bitmap hat bei JPG-Dateien aber schlechtere Eigenschaften für die dort verwendete Komprimierung, als z. B. eine TIFF-Datei. Die Verschlechterung der Eigenschaften wird durch die sogenannten Artefak-te (Schatten) verursacht, die man sieht, wenn man sich eine JPG-Datei stark vergrößert mit einem Bildbetrachterprogramm (z. B. IrfanView) ansieht. D. h. eine JPG-Datei hat für das Drucken im Endef-fekt viel mehr Details als eine TIFF- bzw. eine GIF-Datei (siehe auch unten: "Einflüsse auf die Datei-größe der gescannten Dokumente").

Das TIFF-Format selbst ist für das Drucken und das Einbinden der Scans in MS-Word-Dokumente auch nicht ideal. Aber man kann Dateien im TIFF-Format wiederum mit z. B. IrfanView in Dateien im GIF-Format (Graphics Interchange Format) umwandeln, die etwa die gleiche Größe (bei 200 dpi) haben wie die JPG-Dateien, aber beim Drucken die PDF-Druckdateien nicht vergrößern. Man kann die GIF-Dateien noch weiter verkleinern, wenn man die Farbtiefe der Scans von 256 Farben (Grauwerte) auf 16 Farben/Grauwerte, oder sogar auf 8 Farben/Grauwerte, reduziert. Das ist beim Betrachten des in PDF gedruckten Dokuments am Bildschirm praktisch nicht wahrnehmbar.

Weiterhin kann man mit IrfanView noch die Punktdichte der gescannten Dokumente noch weiter verrin-gern – von 200 dpi auf 120 dpi –, damit sie mit Adobe Reader und einem Zoomfaktor von 125 % opti-mal angezeigt werden. Als nützlicher Nebeneffekt werden die Dateien auch noch wesentlich kleiner, sodass man mehr Zeugnisse in einer E-Mail-Bewerbungsmappe unterbringen kann.

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Einflüsse auf die Dateigröße der gescannten Dokumente:

Eine gescannte DIN A4 Seite (21 cm x 29,7 cm) hat bei einer Abtastrate von

• 96 dpi eine Größe von 793 x 1122 Pixel = 889.746 Pixel.

• 120 dpi eine Größe von 992 x 1403 Pixel = 1.391.776 Pixel.

• 200 dpi eine Größe von 1653 x 2338 Pixel = 3.864.714 Pixel.

• 300 dpi eine Größe von 2398 x 3425 Pixel = 8.213.150 Pixel.

• 600 dpi eine Größe von 4961 x 6898 Pixel = 34.220.978 Pixel.

Bei Scans mit

• 16 Mio. Farben werden 24 bits pro Pixel benötigt.

• 256 Farben (z. B. Gauwerten) werden 8 bits pro Pixel benötigt.

• 16 Farben (Grauwerten) werden 4 bits pro Pixel benötigt.

• 8 Farben (Grauwerte) werden 3 bits pro Pixel benötigt

• Schwarz/Weiß wird nur 1 bit pro Pixel benötigt (Fax-Qualität).

Außerdem wird die Dateigröße von der Art der verwendeten Kompressionsmethode beeinflusst.

Beste Resultate erhält man mit

JPG (durch Weglassen von Bilddetails) bei 16 Mio. Farben (verlustbehaftete Kompression!)

GIF (LZW-Kompression) bei 256, 16 oder 8 Farben

TIFF (LZW-Kompression) bei 256, 16 oder 8 Farben

TIFF (ZIP-Kompression) bei 256, 16 oder 8 Farben (kann aber durch die "Windows Bild- und Faxanzeige" nicht verarbeitet werden!!!!)

TIFF (CCITT Fax 4) bei 2 Farben (schwarz/weiß) (kleinste Datei-en, aber meist keine ausreichende Darstel-lungsqualität)

Bilder im TIFF-Format und mit LZW-Kompression können üblicherweise von keinem Scan-Programm erzeugt werden. Dies kann man aber z. B. mit dem Bildbetrachter IrfanView.

Zusätzlich wird die Dateigröße von komprimierten Scans auch noch vom Detailreichtum der Originale beeinflusst (je mehr Details, desto größer wird das gescannte Dokument), d. h. durch

• darin enthaltene Grafiken und Bilder (z. B. auch Firmen-Logos)

• verwendete Schriftarten (serifenbehaftete Schriften haben mehr Details)

• verwendete Schriftgrößen (kleinere Schriften haben mehr Details)

• JPG-Dateien haben durch die in ihnen enthaltenen Artefakte (Schatten) mehr Details

• ein auf Ökopapier gedrucktes Dokument, das durch die ungleichmäßige, meist graue Farbe auch mehr Details enthalten kann (wie auch Zeitungen)

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• eine auf dem Scannerglas nicht gleichmäßig aufliegende Vorlage (Knicke und/oder Wellungen des Papiers erhöhen die Details)

Für die letzten beiden Punkte gibt es aber beim Scannen Möglichkeiten zur Korrektur.

Auch persönliche Präferenzen beeinflussen die Dateigrößen:

• Der eine findet Fax-Qualität (rein schwarz/weiß) ausreichend (� kleinste Dateigröße)

• Punkdichte des gescannten und bearbeiteten Dokuments 120 dpi oder gar 96 dpi, mit 8 Far-ben/Graustufen (� optimale Dateigröße)

• Der andere will unbedingt farbige Scans (� größte Dateigröße)

Scangüte / Darstellungsgüte

Die Scan-Güte wird durch 3 Hauptfaktoren beeinflusst:

• Abtastrate bzw. Scan-Punktdichte (dpi = dots per inch)

• Scan-Typ

o Farbe / Grauwerte

� Gradation, d. h. der Abbildung von Eingabegrauwerten in Ausgabegrauwerte

o Schwarz-Weiß-Scan

� Schwarz-Weiß-Schwellwert

Die Scan-Abtastrate ist mehr oder weniger fix bei 200 dpi.

Zeugnisse sollten, außer wenn es sich nicht vermeiden lässt, nicht in Farbe gescannt werden. Übliche Papierkopien sind auch immer Schwarz-Weiß- bzw. Grau-Scans.

Die Güte eines Graustufen-Scans lässt sich durch "Schrauben" an der Gradationskurve, auch Farbton-kurve genannt, beeinflussen. Dabei wird die Abbildungskurve zwischen abgetasteten Grauwerten und abgespeicherten Grauwerten verändert.

Wenn man helle Grautöne weiter Richtung heller Grautöne oder Weiß abbildet, verschwinden z. B. evtl. durchscheinende Seitenrückseiten, Schmutz, Falteneffekte und Effekte durch nicht gleichmäßig auf dem Scannerglas aufliegender Vorlagen.

Wenn man dunkle Grautöne weiter Richtung dunkler Grautöne oder Schwarz abbildet, wird z. B. auf dem Scan befindliche hellgraue Schrift evtl. erst sichtbar.

Im letzten Fall kann es aber auch dazu führen, bei zu starker Betonung der dunklen Stellen, dass die Schrift wie bei einem Fax eckig und ausgefranst wird.

ACHTUNG: Die Art und Stärke der Abbildung ist, bei gleicher Gradationskurve, sehr stark vom Scanner abhängig (eigene Erfahrung bei der Vorbereitung dieses Dokuments).

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Beispiel für die Wirkung der Einstellung der Gradationskurve (Extrembeispiel) (sehr Scanner abhängig!)

ohne Einstellung der Farbtonkurve

mit Einstellung der Farbtonkurve

Die Güte eines Schwarz-Weiß-Scans lässt sich durch die Wahl des Schwarz-Weiß-Schwellwerts be-einflussen.

Der Standardwert des CanoScan LiDE 60 Steuerprogramms "Grauwert = 72“ erzeugt sehr dünne Schriften. Hellgraue Schriften sind nicht mehr lesbar. Die Vorgabe ist in meinen Augen ungeeignet.

Der sonst übliche Schwellwert "Grauwert = 128“ ergibt recht zuverlässige Resultate an Lesbarkeit und "Eckigkeit" der Schriften. Der Grauwert = 128 ist ein guter Startwert.

Manchmal muss man aber auch auf Schwellwerte von "Grauwert = 160“ oder gar "Grauwert = 200“ hochgehen, mit der Folge, dass fette Schrift noch fetter wird und Details von Grafiken verschwinden Außerdem entstehen hier auch manchmal schwarze Punkte im Scan, wo nur eine leichte Verschmut-zung auf dem Original war.

Hier muss man leider experimentieren.

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Einflüsse auf die Darstellungsqualität der PDF-Druckdatei

Es ist schon schlimm genug, dass man beim Scannen so viel an den Scan-Parametern "schrauben" kann und manchmal sogar muss. Dazu kommt noch, dass es beim Drucken der Scan-Ergebnisse auch noch Überraschungen geben kann.

Das PDF-Druckprogramm resampled *) das eingescannte Bild auf sein internes Druckraster, d. h., die gescannte Seite mit z. B. 200 dpi wird auf das interne Druckraster mit z. B. 300 dpi abgebildet. Dabei entstehen Abbildungsfehler, die aber meist vernachlässigt werden können.

Abbildungsfehler können auch entstehen, wenn sich das Format der gescannten Seite nicht exakt auf die Druck-Seite ausrichten lässt, z. B. wenn im Format 20 cm x 28,7 cm gescannt und im Format DIN A4 (21 cm x 29,7 cm) gedruckt wird.

Oder eine gescannte DIN-A4-Seite wird als Bild in ein MS-Word-Dokument eingefügt, dessen nutzbarer Raum durch Seitenrandeinstellungen kleiner als DIN A4 ist. Die als Bild eingefügte gescannte Seite behält aber typischerweise ihr Seitenverhältnis.

Es gibt aber auch die Möglichkeit, gescannte DIN-A4-Seiten als Hintergrundbilder in Word-Dokumente einzufügen. Darauf werde ich weiter unten eingehen.

*) resample = neu abtasten

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Scannen

Kurzbeschreibung

In den "Beschreibungen" werden folgende Arbeitsschritte ausführlich beschrieben:

• Einlegen der Vorlage in den Scanner

• Aufrufen des Scannerprogramms

• Auswahl der Ausgabeart des Scan-Ergebnisses

o Ausgabe in eine Datei

o Auswahl des Speicherorts der Scan-Ergebnisse

o Auswahl des Namens (Namensmuster) der Scan-Ergebnisse

o Vor-Auswahl zur Scan-Methode

• Auswahl der Scan-Parameter

o Auswahl Scan-Methode: Erweiterter Modus

o Scan-Vorschau

o Papierformat DIN A4 auswählen

o Farbmodus Graustufen auswählen

o Ausgabeauflösung auf 200 dpi festlegen

o Ausgabeformat DIN A4 einstellen

o Ggf. den Zuschneiderahmen / Auswahlrahmen für den Scan-Ausschnitt zurücksetzen / einstellen auf DIN A4 und den Auswahlrahmen justieren

o Farbtonkurve: Einstellungen einstellen (z. B. S-Kurve)

• Scannen

• Scan-Ergebnisse ansehen und ggf., bei nicht ganz befriedigenden Scan-Ergebnissen die Farb-tonkurve anpassen und erneut scannen

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Beschreibung (ohne Bilder)

Einlegen der Vorlage in den Scanner

Einlegen der zu scannenden Vorlage in den Scanner Canon LiDE 60:

Obere linke Ecke der Scan-Vorlage an die Anlegekanten (links unten) des geöffneten Scanners legen, zu scannende Seite nach unten.

(Bei anderen Scannern muss man evtl. die zu scannende Seite anders einlegen!!)

Aufrufen des Scannersteuerprogramms

Auf dem Desktop befindet sich ein Icon mit der Aufschrift CanoScan Toolbox 4.9.

Dieses Icon mit der linken Maustaste doppelklicken und das Start-Menü der CanoScan Toolbox wird angezeigt.

Für uns ist hier der Menü-Punkt "Speichern" interessant.

Auswahl Ausgabeart des Scan-Ergebnisses

Klickt man diesen Menü-Punkt mit der linken Maustaste an, so wird das "Speichern"-Pop-Up-Menü angezeigt.

In diesem Pop-Up-Menü

• das Feld "Scanner-Treiber anzeigen" anklicken (Häkchen muss erscheinen)

• ggf. den Dateinamen im Feld "Dateiname:" ändern (Standardwert: "Image")

• im Feld "Dateityp" TIFF auswählen

• den Speicherpfad für die gescannten Bilder auswählen durch Klicken auf das Feld "Durchsuchen" (sehr unübersichtlicher Dialog)

Es empfiehlt sich, für jedes einzuscannende Dokument einen eigenen Unterordner anzulegen. Dann ist es auch leichter, alle eingescannten Seiten eines Dokuments in eine PDF-Datei zu drucken.

Z. B.:

…\Zeugnis_Arbeitgeber_2002-12-30_TIFF

Für "Arbeitgeber" setzen Sie den Arbeitgeber ein, von dem Sie das Zeugnis bekommen haben. Die Zeichenfolge 2002-12-30 ist ein Datum in der Form JJJJ-MM-TT (Jahr, Mo-nat, Tag). Daten dieser Form erscheinen in alphabetischer Reihenfolge und aufsteigen-der Datumsreihenfolge in einem Ordner-Inhaltsverzeichnis.

• Das Häkchen vor "Bilder in Unterordner mit aktuellem Datum speichern" entfernen.

Anschließend auf den Knopf klicken.

Auswahl der Scan-Parameter

Es erscheint nun das "Scan Gear CS"-Fenster.

In diesem Fenster den Karteireiter "Erweiterter Modus" wählen.

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Hier zuerst auf "Vorschau" klicken (alle bisher eingestellten Parameter gehen verloren). Unter dem Punkt "Eingabe-Einstellungen"

• "Papierformat" A4 auswählen

• "Farbmodus" Graustufen auswählen

Unter dem Punkt "Ausgabe-Einstellungen"

• "Ausgabeauflösung" 200 dpi auswählen

• "Ausgabeformat" A4 auswählen

Falls der Zuschneiderahmen (/ Auswahlrahmen ) kleiner als ein DIN- A4-Blatt ist, kann man den

Zuschneiderahmen durch Klicken auf den Knopf (oben links im Bild) zurücksetzen.

Notfalls muss man den Zuschneiderahmen noch über der Dokumentenvorlage mit der Maus durch Zie-hen ausrichten (ist beim CanoScan LiDE 60 nicht erforderlich). Es muss aber in diesem Fall streng dar-auf geachtet werden, dass alle Vorlagen mit der gleichen Seitenbreite des Zuschneiderahmens ges-cannt werden (ist beim Einfügen der gescannten Seite in die Bewerbungsmappe von Bedeutung).

Die "Bildeinstellungen" bleiben unverändert.

Durch Klicken auf den Knopf erscheint das Pop-Up-Fenster "Farbtonkurve – Einstellungen" mit dem man z. B. für den "Farbkanal" "Graustufen" die Abbildungskurve zwischen Eingabefarben und Ausgabefarben festlegen kann.

Details zur Einstellung der "Farbtonkurve – Einstellungen" siehe im folgenden Kapitel "Ausführliche Beschreibung (mit Bildern)“.

Anmerkung: Durch Klicken auf den Knopf "Zurücksetzen" entsteht eine lineare Gradationskurve.

Durch Klicken auf den Knopf "Schließen" verschwindet das Fenster "Farbtonkurve – Einstellungen". Die darin gewählten Einstellungen werden in das Fenster "Scan Gear CS" "Erweiterter Modus" übernommen.

Anmerkung: Bei der Einstellung der "Farbtonkurve" werden die entscheidenden Weichen für die spätere Qualität und Kompressionsfähigkeit der Dokumenten-Scan-Dateien gestellt. Was man hier versäumt hat, kann man hinterher bei der Bearbeitung der Scan-Ergebnisse zur Verkleinerung der Scan-Dateien kaum korrigieren.

Nachkorrekturen sind oft nur noch mit speziellen, oft teuren, Bildbearbeitungspro-grammen möglich (z. B. gimp (Freeware, GPL).

Jetzt den Knopf drücken. Der Scan läuft, und es erscheint ein Explorer-Fenster, in dem der Name der gescannten Datei erscheint, z. B. "Image0001.TIF", wenn Sie im Fenster "Spei-chern" unter "Dateiname:" als Dateiname "Image" angegeben haben. Die Nummer "0001" wurde von "Cano Gear CS" vergeben. Die Dateiendung "TIF" erscheint, weil im Fenster "Speichern" als "Datei-typ" "TIFF" ausgewählt wurde.

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Scannen von Dokumenten zum Versand per E-Mail (Kurzform) 16.07.2007

Rolf Gebhardt Seite 24 von 66

Wäre schon eine Datei mit dem Namen "Image0001.TIF“im Zielverzeichnis vorhanden gewesen, hätte "Cano Gear CS" die Dateinummer um eins hochgezählt und das gescannte Bild unter dem Namen "Image0002.TIF“ gespeichert, und so fort.

Man kann sich nun mit einem Bildbetrachtungsprogramm, wie z. B. IrfanView, das Scan-Ergebnis an-sehen.

Mit den übrigen Seiten einer mehrseitigen Vorlage verfährt man ebenso. Man sollte dabei die Einstel-lungen der ersten Vorlagenseite unverändert beibehalten, d. h. man legt die Seite ein und drückt ein-

fach den Knopf .

Anmerkung: Bei einem anderen Scanner als dem CanoScan LiDE 60 kann es erforderlich sein, die Seite noch einmal per "Vorschau“ einzulesen und die Größe des Zuschneide-rahmens auf DIN A4 (21 cm x 29,7 cm) zu setzen sowie den Zuschneiderahmen mit der Maus über die Scan-Vorlage auszurichten.

Es empfiehlt sich, alle Seiten einer Vorlage zusammen in einem Ordner zu speichern. Für jede Vorlage (z. B. Zeugnis) legt man einen eigenen Ordner an. Das erleichtert die Arbeit der folgenden Schritte.

Beispiel:

Für ein 4-seitiges Zeugnis legt man z. B. einen Ordner an mit dem Namen:

…\Zeugnis_Arbeitgeber_2002-12-30_TIFF

Hierin werden die Scans der 4 Seiten abgelegt:

Image0001.TIF Image0002.TIF Image0003.TIF Image0004.TIF

Alle Dateien haben eine Größe von 3.775 KB und Abmessungen von 1653 x 2338 Pixel und haben 256 Grauwerte.

Bei anderen Scannern, bei denen man die Scanvorlagen nicht so exakt auf dem Scannerglas ausrich-ten kann, wie beim CanoScan LiDE 60, sollte man darauf achten, dass der Zuschneiderahmen bei allen Vorlagen mindestens immer die gleiche Breite hat, z. B. 21 cm (Standard DIN A4 Blattbreite). Diese Breite brauchen wir noch später beim "Einbinden von gescannten Vorlagen in ein Word-Dokument".

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Reduzieren der Dateigrößen der gescannten Vorlagen

Die beim Scannen erzeugten TIFF-Dateien sind für den Versand als Anhang einer E-Mail entschieden zu groß (siehe oben). Deshalb müssen die Dateien als nächstes verkleinert, d. h. komprimiert werden.

Das erste beschriebene Verfahren "Speichern der TIFF-Dateien mit 16 oder 8 Farben im GIF-Format" ist eigentlich nur dazu gedacht, die TIFF-Dateien ohne Informationsverlust in ein Format zu wandeln, das erheblich weniger Platz verbraucht als die TIFF-Dateien. Das GIF-Format ist auch als Vorlage für weitere Bearbeitungen gedacht, z. B. zum Drucken von Papierkopien von Dokumenten / Zeugnissen für Papier-Bewerbungsmappen oder als Vorlage für das "Drucken von mehreren ges-cannten Seiten in eine PDF-Datei" mit der "Windows Bild- und Faxanzeige".

Das darauf folgende Verfahren " Speichern der TIFF-Dateien mit 16 oder 8 Farben im GIF-Format" kann als Standardverfahren zum Verkleinern von gescannten Dokumentendateien angewendet wer-den, vor allem, wenn nur maximal 5 Zeugnisseiten in der E-Mail-Bewerbungsmappe mitgeschickt wer-den sollen.

Wenn man die E-Mail-Bewerbungsmappengröße noch weiter verkleinern will, die Zeugnisscans für die Bildschirmdarstellung mit Adobe Reader optimieren will oder mehr als 5 Zeugnisseiten verschicken muss, muss man die Bild-Punktdichte von von 200 dpi auf 120 dpi verringern, wie unter "Reduktion der Punktdichte eines Seitenscans auf 120 dpi mit IrfanView" beschrieben ist. Hiermit lassen sich bis zu 13 Zeugnisseiten in einer E-Mail-Bewerbungsmappe unterbringen.

Nur wenn die mit diesem Verfahren erzeugten verkleinerten Dokumentendateien zusammen immer noch zu groß sind, muss man weiter in die Trickkiste greifen, wie es im Kapitel "Weitere Optimierun-gen" im Unterkapitel "Wenn die E-Mail-Bewerbungsmappengröße 750 KB übersteigt" beschrieben wird.

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Speichern der TIFF-Dateien im GIF-Format

Kurzbeschreibung

1. Anlegen eines Verzeichnisses zur Aufnahme der zu erzeugenden GIF-Dateien (Ein Verzeichnis pro Dokument / Zeugnis)

2. Öffnen der zu wandelnden TIFF-Datei mit IrfanView

3. Speichern der geöffneten TIFF-Datei im GIF-Format in das im 1. Schritt erzeugte Verzeichnis

4. Wiederholen der Schritte 2 und 3 für alle gescannten Seiten eines Dokuments

Beschreibung (ohne Bilder)

Hierfür legt man sinnvollerweise wieder pro Vorlage (z. B. Zeugnis) einen Ordner an, in den man die komprimierten Scan-Seiten speichert, z. B.:

…\Zeugnis_Arbeitgeber_20021230_GIF

Zum Komprimieren der Scan-Dateien werden sie mit dem Bildbetrachterprogramm "IrfanView“ geöffnet und im Dateiformat GIF (Graphic Interchange Format) in obigem Ordner abgespeichert (siehe auch Diskussion am Anfang dieses Dokuments).

Die folgenden Erläuterungen und Bilder sind auf das Verfahren am SURF-PC SURF01 (linker PC im Flur, Löwentorstraße) abgestimmt. Hier ist das Programm IrfanView nicht als Standardbildbetrachter für alle gängigen Bildformate installiert.

Abweichungen zu Ihrem PC zu Hause können sich daraus ergeben, dass das Programm "IrfanView“ anders installiert ist, d. h. IrfanView ist wahrscheinlich als Standardbildbetrachter für alle gängigen Bild-formate installiert (Standardinstallationsvorgaben von IrfanView).

Was muss man nun zur Formatumwandlung vom TIFF-Format ins GIF-Format tun:

Die zu wandelnde Datei wird im Quellordner durch Anklicken mit der Maus markiert und dann das Kon-text-Menü durch Drücken der rechten Maustaste geöffnet. Jetzt "Öffnen mit" und anschließend "Irfan-View" auswählen.

Das Bild wird nun mit "IrfanView" angezeigt. Unter dem Menüpunkt "Datei" der Menüleiste wählt man nun "Speichern unter …"

In dem sich öffnenden Pop-Up-Fenster "Bild speichern als …" wählt man nun den gewünschten Ziel-ordner (z. B. …\Zeugnis_Arbeitgeber_20021230_GIF) und unter "Dateityp:" den Typ "GIF – Compu-serve GIF" aus. Den Eintrag unter "Dateiname:" lässt man am besten unverändert. Ferner sollte unten das Häkchen vor "Optionen anzeigen" gesetzt sein.

Wenn dieses Häkchen gesetzt ist, erscheint ein weiteres Fenster "JPEG/GIF Speichern". Hier sollte unter dem Punkt "GIF:" neben "Speichern als Interlaced –GIF" das Häkchen gesetzt sein. Das führt zu etwas kleineren GIF-Dateien.

Den Knopf drücken. Fertig.

Diese Schritte wiederholt man für alle Dateien des Quellordners, d. h. für alle gescannten Seiten der Vorlage (z. B. Zeugnis).

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Scannen von Dokumenten zum Versand per E-Mail (Kurzform) 16.07.2007

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Die Dateigrößen sind nun beträchtlich geschrumpft, von 3.775 KB auf ungefähr 240 KB - 250 KB. Bei einem Zeugnis von 4 Seiten sind das zusammen ungefähr 900 KB - 1.000 KB. Das ist jedoch immer noch zu viel für eine Bewerbungsmappe, die eine Dateigröße von 750 KB nicht überschreiten sollte (Während der E-Mail-Übertragung wird durch die Transportcodierung 1.000 KB daraus.).

Durch die Verringerung der Anzahl der Farben (Grauwerte) von 256 Farben auf 16 oder 8 Farben lässt sich die Dateigröße ohne merkliche Qualitätseinbußen noch weiter reduzieren. Den Qualitätsunter-schied kann man nur feststellen, wenn man die Dateien mit 256 und 16 oder 8 Farben bei sehr großer Vergrößerung vergleicht.

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Speichern der TIFF-Dateien mit 16 oder 8 Farben im GIF-Format

Speicherplatz für die Dateien im GIF-Format kann man bei einer Punktdichte von 200 dpi nur weiter einsparen, indem man die zu speichernden Farben bzw. Grauwerte von bisher 256 Farben auf 16 oder gar 8 Farben / Grauwerte verringert. Bei einer Farbanzahl von unter 5 werden die Kanten der Buchsta-ben schon ähnlich stufig bzw. eckig, wie bei einem Fax. Die Kantenglättung von Buchstaben ist bei 8 Farben / Grauwerten gerade noch ausreichend gut. Deshalb scheidet eine Reduktion der Farben auf unter 8 für unsere Zwecke aus.

Die kleinsten Dateien erhält man mit dem in diesem Abschnitt beschriebenen Verfahren bei 200 dpi mit 8 Farben / Grauwerten. Doch nur durch einen Test kann man herausfinden, ob diese Reduktion eine noch akzeptable Qualität liefert. Enthält die Vorlage nämlich sehr kleine Schriften, können diese u. U. unleserlich werden. Aber einen Versuch ist es wert.

Dieses Verfahren ist nur geeignet, wenn höchstens 5 Zeugnisseiten in eine E-Mail-Bewerbungsmappe einbinden will.

Wenn mehr als 5 Zeugnisseiten in eine E-Mail-Bewerbungsmappe eingebunden werden sollen, sollte man gleich das Verfahren unter "Reduktion der Punktdichte eines Seitenscans auf 120 dpi mit Ir-fanView" anwenden.

Kurzbeschreibung

1. Zielordner anlegen für die zu verkleinernden Scan-Dateien

2. Scan-Datei (TIFF-Format) im Quellordner mit IrfanView öffnen

3. Farbtiefe reduzieren (auf 16 oder 8 Farben / Grauwerte)

4. In der Farbpalette den hellsten Grauwert auf weiß korrigieren

5. Scan-Datei als GIF-Datei in den Zielordner speichern

6. Schritte 2 bis 5 für die restlichen Seiten des Dokuments wiederholen

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Beschreibung (ohne Bilder)

Für die zu speichernden Dateien mit 16 Farben im GIF-Format legt man sinnvollerweise einen Ordner an, z. B.:

…\ Zeugnis_Arbeitgeber_20021230_16Farben_GIF

bzw. für Dateien mit 8 Farben einen Ordner:

…\ Zeugnis_Arbeitgeber_20021230_8Farben_GIF

Was muss man nun zur Formatumwandlung vom TIFF-Format ins GIF-Format tun:

Zunächst ist es dasselbe wie oben beim Öffnen der Dateien im TIFF-Format.

Die zu wandelnde Datei wird im Quellordner durch Anklicken mit der Maus markiert und dann das Kon-text-Menü durch Drücken der rechten Maustaste geöffnet. Jetzt "Öffnen mit" und anschließend "Irfan-View" auswählen.

Vor dem Speichern der Datei wird nun zuerst die Farbtiefe reduziert durch Anklicken des Menüpunktes "Bild" in der Menüleiste von IrfanView und Auswählen des Menüpunktes "Farbtiefe reduzieren …"

In dem erscheinenden Pop-Up-Fenster wählt man nun den Punkt "16 Farben (4 bpp)" (wird so schon angeboten)

und drückt den Knopf "OK".

Für eine Reduktion auf 8 Farben klickt man anstelle des Punktes "16 Farben (4 bpp)" in das Aus-wahlfeld vor dem Punkt "Selbstdefiniert" und trägt in das Textfeld dahinter die Zahl 8 ein.

Anschließend drückt man den Knopf "OK".

Der Seitenhintergrund ist aber leider nach der Reduktion auf 16 oder 8 Farben nicht mehr rein weiß. Betrachtet man die Seite am Bildschirm, fällt dieser leichte Grauton praktisch nicht auf, wohl aber mehr oder weniger stark beim Drucken der Seite.

Abhilfe schafft hier die Korrektur des hellsten Grautons in der Palette der 16 oder 8 Farben des Scans auf reines Weiß.

Zum Korrigieren der Palette wählt man unter "Bild“ den Punkt "Palette“ und anschließend "Farbpalet-te bearbeiten …“ (siehe entsprechendes Bild im folgenden Kapitel).

Im Fenster Paletteneinträge wählt man den hellsten Grauton.

Durch Doppelklicken auf den hellsten Grauton erscheint das Fenster "Farbe“.

Hier klickt man dann auf das weiße Feld, anschließend auf den Knopf und in dem dann wie-

der erscheinenden Bild "Paletteneinträge“ ebenso auf den Knopf .

Nun speichert man das Bild (wie oben) in den gewünschten Zielordner.

Unter dem Menüpunkt "Datei" der Menüleiste wählt man "Speichern unter …"

In dem sich nun öffnenden Pop-Up-Fenster mit dem Titel "Bild speichern als …" wählt man nun den gewünschten Zielordner (z. B. …\Zeugnis_Arbeitgeber_20021230_16Farben_GIF bzw.

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…\Zeugnis_Arbeitgeber_20021230_8Farben_GIF) und wählt unter "Dateityp:" den Typ "GIF – Com-puserve GIF" aus. Den Eintrag unter "Dateiname:" lässt man am besten unverändert. Ferner sollte unten das Häkchen vor "Optionen anzeigen" gesetzt sein.

Wenn dieses Häkchen gesetzt ist, erscheint ein weiteres Fenster "JPEG/GIF Speichern". Hier sollte unter dem Punkt "GIF:" neben "Speichern als Interlaced –GIF" das Häkchen gesetzt sein. Das führt zu etwas kleineren GIF-Dateien.

Zum Schluss den Knopf drücken. Fertig.

Diese Schritte wiederholt man für alle Dateien des Quellordners, d. h. alle gescannten Seiten der Vor-lage (z. B. Zeugnis).

Die Dateigrößen sind nun beträchtlich geschrumpft, von 3.775 KB auf ungefähr 140 KB - 160 KB bei 16 Farben und auf ungefähr 125 KB - 135 KB bei 8 Farben. Bei einem Zeugnis von 4 Seiten sind das zu-sammen ungefähr 560 KB - 640 KB bei 16 Farben und bei 8 Farben noch etwa 60 KB - 80 KB weniger. Der Dateigrößenunterschied zwischen der 16-Farben-Version und der mit 8 Farben mag nicht groß erscheinen, aber oft ist gerade dieser geringe Unterschied entscheidend dafür, dass die Größe der Be-werbungsmappe unter die Grenze von 750 KB sinkt.

Achtung: Die Datei vergrößert sich während des E-Mail-Tansports um den Faktor 1,37 durch die Transportcodierung (base64) und erreicht dann schnell die erlaubten 1 MB.

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Reduktion der Punktdichte eines Seitenscans auf 120 dpi mit IrfanView

Wie ich schon vorher gesagt habe, muss man die Dateien der eingescannten Zeugnisseiten weiter ver-kleinern, wenn man:

1. mehr als 5 Zeugnisseiten in einer E-Mail-Bewerbungsmappe verschicken muss, denn sonst wird mit den bisher beschriebenen Verfahren die Mappe größer als 750 KBytes und damit die E-Mail größer 1000 KBytes.

2. die Zeugnisseiten für die Anzeige mit Adobe Reader mit einem Zoomfaktor von 125 % optimie-ren will.

Die Beschreibungen für die Reduktion der Punktdichte von 200 dpi auf 120 dpi mit 16 oder 8 Grauwer-ten gelten gleichermaßen auch für eine Reduktion der Punktdichte auf 96 dpi mit 16 oder 8 Grauwer-ten. Man muss dann die 120 dpi in der Beschreibung unten durch 96 dpi erstzen.

Beschreibung (ohne Bilder)

Die gescannte Zeugnisseite im TIFF-Format (hier im Beispiel "Image0001.TIF“) auswählen, die auf eine Punktdichte von 120 dpi mit 16 oder 8 Grauwerten gewandelt werden soll.

Die rechte Maustaste drücken. Es erscheint ein Pop-Up-Menü. Hier "Öffnen mit" auswählen. In dem sich nun öffnenden Pop-Up-Menü "IrfanView" auswählen und mit der linken Maustaste anklicken.

Es öffnet sich das "IrfanView"-Fenster.

In der Menüleiste unter "Bild“ im sich öffnenden Pop-Up-Menü den Punkt "Größe ändern …“ auswäh-len und mit der linken Maustaste anklicken

Es öffnet sich das Fenster "Größe ändern“.

Hier nun unter "Neue Größe“ bei "Einheit“ den Punkt "cm“ auswählen, damit diese Dimension erhalten bleibt. Unter "DPI:“ "120“ eintragen. Damit ändert sich die Anzeige unter "Neue Größe" im Feld oben links. Sicherstellen, dass unter "Methode:“ der Punkt "Resample (bessere Qualität)“ und als "Re-sample-Filter:“ der Filter "Lanczos Filter (langsam)“ ausgewählt ist.

Das Häkchen vor "Schärfen nach Resample" darf nicht gesetzt sein, weil man sonst in der Nähe von Buchstaben Artefakte (Grauschleier) erzeugt, die die Bilddateigröße stark erhöhen.

Anmerkung: Wenn man eine Zeugnisseite im GIF-Format geöffnet hat, z. B. "Image0001.GIF“, steht im Fenster "Größe ändern“ zuerst unter "DPI" der Wert "72", denn in GIF-Bildern wird deren Punktdichte nicht gespeichert. Diesen muss man auf 200 korrigieren (mit diesem Wert wurde gescannt), bevor man als "Einheit" "cm" auswählt. Wenn man das nicht macht, berechnet IrfanView sonst ein falsche Seitengröße in cm. Dann erst setzt man den neuen Wert für "DPI" auf den Wert "120".

Dann den Knopf "OK“ drücken.

Wenn man nun die Taste 'i' drückt, sieht man, dass im sich öffnenden Bildinformations-Fenster unter "Aktuelle Farben:“ 16,7 Millionen (24 BitsPerPixel) angezeigt wird. D. h., man muss jetzt erst noch das Bild in ein Graustufenbild umwandeln und die Anzahl der Farben auf 16 oder 8 Farben reduzieren.

Das Bildinformations-Fenster schließt man durch Drücken des Knopfes "OK“.

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In der Menüleiste den Punkt "Bild“ mit der linken Maustaste anklicken. In dem sich nun öffnenden Pop-Up-Menü "In Graustufen umwandeln“ auswählen und mit der linken Maustaste anklicken.

Unter "Bild“ wählt man im sich öffnenden Pop-Up-Menü den Punkt "Farbtiefe reduzieren …“ aus und klickt ihn mit der linken Maustaste an.

Im Fenster "Farbtiefe reduzieren“ wählt man den Punkt "16 Farben (4 BPP)“.(ist schon vorausge-wählt). Der Punkt "Floyd-Steinberg-Dithering verwenden“ darf nicht ausgewählt sein!!

Anschließend "OK“ drücken.

Für eine Reduktion auf 8 Farben klickt man anstelle des Punkts "16 Farben (4 BPP)“ in das Auswahl-feld vor dem Punkt "Selbstdefiniert" und trägt in das Textfeld dahinter die Zahl 8 ein. Der Punkt "Floyd-Steinberg-Dithering verwenden“ darf nicht ausgewählt sein!!

Anschließend drückt man den Knopf "OK“.

Der Seitenhintergrund ist aber leider nach der Reduktion auf 16 oder 8 Farben nicht rein weiß. Wenn man die Seite am Bildschirm betrachtet, fällt dieser leichte Grauton praktisch nicht auf. Wenn man die Seite aber druckt, zeigt sich dieser Grauton, je nach Drucker, mehr oder weniger stark.

Abhilfe schafft hier die Korrektur des hellsten Grautons in der Palette der 16 oder 8 Farben des Scans auf reines Weiß.

Zum Korrigieren der Palette wählt man unter "Bild“ den Punkt "Palette“ und anschließend "Farbpalette bearbeiten …“.

Es erscheint das Fenster "Paletteneinträge“

Hier wählt man den hellsten Grauton.

Durch Doppelklicken auf den hellsten Grauton erscheint das Fenster "Farbe“

Hier klickt man dann auf den Wert weiß und anschließend auf den Knopf "OK“ und in dem dann wieder erscheinenden Bild "Paletteneinträge“ ebenso auf den Knopf "OK“.

Zum Abschluss unter "Datei“ im sich öffnenden Pop-Up-Menü den Punkt "Speichern unter …“ aus-wählen und mit der linken Maustaste anklicken.

In dem sich nun öffnenden Pop-Up-Menü "Bild speichern als …" zuerst ein geeignetes Zielverzeich-nis im Eingabefeld hinter Speichern auswählen. (Alle Seiten eines in der Auflösung reduzierten Zeug-nisses sollten in einem eigenen Verzeichnis stehen!! Erleichtert die Arbeit ungemein!!).

Unter Dateiname z. B. hier im Beispiel "Image0001_120dpi_16F.gif“ bzw. "Image0001_120dpi_8F.gif“ eingeben (weil die in diesem Beispiel gerade in der Auflösung redu-zierte Zeugnisseite "Image0001.TIF“ hieß). Sicherstellen, dass unter "Dateityp:" der Typ "GIF – Compuserve GIF" ausgewählt ist.

Im Pop-Up-Fenster sollte unten das Häkchen vor "Optionen anzeigen" gesetzt sein.

Wenn dieses Häkchen gesetzt ist, wird neben dem Pop-Up-Fenster ein weiteres Fenster "JPEG/GIF Speichern" angezeigt. In diesem Fenster sollte unter dem Punkt "GIF:" neben "Speichern als Interla-ced –GIF" das Häkchen gesetzt sein. Das führt zu etwas kleineren GIF-Dateien.

Anschließend den Knopf "Speichern" drücken.

Diesen Vorgang für alle Seiten eines Zeugnisses durchführen.

Anschließend die in der Auflösung auf 120 dpi und 16 oder 8 Grauwerte reduzierten Zeugnisseiten wie unter "Einbinden von gescannten Vorlagen in ein Word-Dokument" beschrieben, in die Bewer-bungsmappe einfügen.

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Drucken von mehreren gescannten Seiten in eine PDF-Datei

Für Bewerbungsmappen (auf Papier) braucht man immer wieder Kopien von Zeugnissen.

Dafür kann man die gescannten Seiten in einem Dokument zusammenfassen und als PDF-Datei spei-chern, die man bei Bedarf immer wieder frisch (auf Papier) ausdrucken kann.

Für das Zusammenfassen von mehreren gescannten Seiten in eine PDF-Datei eignet sich am besten die "Windows Bild- und Fax-Anzeige". Sie ist ab Microsoft Windows XP im System vorhanden.

Bei älteren Microsoft-Windows-Systemen (Windows 98 SE, Windows ME) fehlt dieses Programm! Hier muss man sich behelfen, wie unter "Einbinden von gescannten Vorlagen in ein Word-Dokument" beschrieben.

Drucken mit der "Windows Bild- und Fax-Anzeige"

Ich erläutere dieses Verfahren anhand der im TIFF-Format gescannten Seiten. Es lässt sich genauso für Seiten in allen gängigen Formaten wie JPG- und GIF-Format anwenden.

Das Drucken im GIF-Format ergibt aber die kleinsten PDF-Dateien.

Hier zeigt sich der Vorteil meiner Empfehlung oben, alle Scans einer Vorlage (z. B. Zeugnis) in einem eigenen Ordner zu speichern.

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Beschreibung (ohne Bilder)

Auswahl der zu druckenden, gescannten Seiten: Das 1. Bild mit der rechten Maustaste anklicken.

"Öffnen mit“ auswählen.

"Windows Bild- und Faxanzeige“ auswählen und anklicken.

Im nachfolgenden Fenster auf das Druckersymbol in der Icon-Leiste unten rechts klicken.

Den Knopf "Weiter >" anklicken.

Den Knopf "Alle auswählen" anklicken.

Dann auf den Knopf "Weiter >" klicken.

Unter "Welcher Drucker soll verwendet werden?" den Drucker "FreePDF XP" auswählen und auf den Knopf "Weiter >" drücken.

Das Fenster "Fotodruck Assistent" erscheint.

Den Knopf "Weiter >" drücken.

Warten bis wieder das "Fotodruck Assistent"-Fenster erscheint:

Gleichzeitig erscheint das "FreePDF XP“- Fenster.

Hier ggf. unter "PDF-Dateiname“ den Dateinamen ändern (ist auch im folgenden Schritt noch möglich).

Der Punkt "PDF-Profil“ des "FreePDF XP“-Fensters sollte auf "Medium Quality“ stehen.

Den Knopf "Ablegen" drücken.

Sich über z. B. den Knopf "Arbeitsplatz" in das gewünschte Zielverzeichnis für die PDF-Druckdatei durchhangeln. Es kann hier noch unter "Dateiname:" der endgültige PDF-Dateiname geän-dert/eingegeben werden.

Im Hintergrund ist kurz (oder auch länger, je nach Rechenaufwand) ein FreePDF Fenster zu sehen. In diesem Fenster wird der Druckfortschritt angezeigt. Wenn der Druck fertig ist, öffnet sich ein Adobe-Reader-Fenster, in dem die erzeugte PDF-Datei angezeigt wird.

Nach dem Prüfen der PDF-Datei mit Adobe Reader kann man das Fenster durch Klicken auf das Sym-bol oben links im Fenster schließen.

Im Hintergrund sind noch 2 Fenster offen, die man spätestens jetzt schließen sollte.

Schließen des Fensters "Fotodruck Assistent" durch Anklicken der Knopfes "Fertig stellen".

Schließen der "Windows Bild- und Faxanzeige" durch Klicken auf das Symbol oben links.

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Bearbeiten von Bewerbungsfotos Ich gehe in diesem Kapitel davon aus, dass ein geeignetes Bewerbungsfoto schon in digitalisierter Form vorliegt, z. B. als Digitalfoto mit 2 bis 5 Megapixeln Größe im JPG-Format.

Es würde den Rahmen diese Artikels sprengen, die vielfältigen Probleme zu behandeln, die beim Scannen von Farbbildern auftreten können, wie z. B. die geeignet Wahl der Scanpunktdichte je nach Art und Größe der Vorlage oder die Behandlung von Farbabbildungsfehlern.

Warum muss man das Bewerbungsfoto mit IrfanView bearbeiten?

Wenn man ein Bewerbungsfoto in digitalisierter Form vorliegen hat, ist man geneigt dieses Foto einfach in das Deckblatt der E-Mail-Bewerbungsmappe oder in den europäischen Lebenslauf einzufügen und mit MS Word das Foto auf seine Zielgröße, z. B. 6,8 cm x 9 cm (Seitenverhältnis 3:4), zu verkleinern.

Hierbei muss man sich darüber klar sein, was das Verkleinern in MS Word wirklich bedeutet. Das Foto wird an die angegebene Stelle mit der vollen Dateigröße eingefügt. Mit "Grafik formatieren …" stellt man dann die neue Größe ein, mit der das Foto in der Bewerbungsmappe angezeigt wird. In der Be-werbungsmappe steht dann im schlimmsten Falle ein Foto mit z. B. einer Größe 5 Megapixeln und ei-ner Dateigröße von 2.300 KBytes. So ein Foto hat bei einer Druckpunktdichte von 300 dpi ein Format 21,9 cm x 16,5 cm. MS Word skaliert das Bild nun durch verändern der Punktdichte so, dass es in das Zielformat von z.B. 9 cm x 6,8 cm passt. Das wäre hier im Beispiel eine Punktdichte von 730 dpi.

Beim Drucken einer Bewerbungsmappe mit FreePDF XP und einer Druckqualität = "Medium Quality", die ein Foto mit 730 dpi enthält, rastert FreePDF XP das Foto neu mit einer Punktddichte von 75 dpi.

Das ergibt auf dem Bildschirm eine miserable Darstellungsqualität für das Bewerbungsfoto.

(Die Druckqualität = "Medium Quality" ist die optimale Standard-Einstellung in FreePDF XP, um die kleinstmögli-chen E-Mail-Bewerbungsmappen zu erhalten)

Wenn das Bewerbungsfoto aber schon mit seiner Zielgröße von z. B. 9 cm x 6,8 cm und einer Punkt-dichte von 120 dpi in die E-Mail-Bewerbungsmappe eingefügt wird, braucht man es in MS Word nicht mehr zu skalieren und FreePDF XP rastert das Foto nicht erneut. FreePDF XP ändert also die Punk-dichte des eingefügten Fotos nicht!

Damit wird das Bewerbungsfoto in der E-Mail-Bewerbungsmappe mit Adobe Reader und einem Zoo-faktor von 125 % optimal auf dem Bildschirm präsentiert.

Tipps für Bewerbungsfotos

Ich verweise hier auf die Literatur:

1. "Erfolgreich bewerben mit dem Europäischen Lebenslauf"; von Hannelore (Hanne) Bostick. Das Buch ist im myself e. V. Kontaktbüro erhältlich. Siehe auch: http://myself.aki-stuttgart.de/cgi-bin/wiki.pl?BewerbungsbuchVonHanneBostick

2. Das Bewerbungsphoto: So sehen überzeugende Bewerbungsfotos aus. http://www.bewerben.de/informationen/lichtbild.htm

3. Bewerbungsfotos: Farbige und schwarz-weiße Bewerbungsfotos zum Nachmachen. http://www.bewerben.de/informationen/bewerbungsfotos.htm

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Beispiele für verschiedene Bildformate in Bewerbungsmappen

Es kommen für Bewerbungsmappen eine Anzahl Bildformate in Frage:

• ca. 3,4 cm x 4,5 cm (Passbildgröße, am wenigsten geeignet, Bild ist einfach zu klein)

• ca. 4 cm x 5,4 cm (verfügbarer Platz im europäischen Lebenslauf, schon besser)

• ca. 4,5 cm x 6,5 cm (gut, Vorschlag von 2. oben ("Tipps für Bewerbungsfotos"))

• ca. 6 cm x 9 cm (meiner Meinung nach optimal für E-Mail- Bewerbungsmappen, siehe auch Vorschläge von 3. oben ("Tipps für Bewerbungsfotos "))

Typische Seitenverhältnisse für eine Foto im Hochformat sind (Höhe : Breite):

• 3 : 2 klassiches Foto

• 4 : 3 Digitalfoto

Beispiele von Bewerbungsfotoformaten (alle mit einem Seitenverhältnis von 3:4):

3,4 cm x 4,5 cm, 8 KB 4 cm x 5,4 cm, 11 KB 4,9 cm x 6,5 cm, 15 KB

6,7 cm x 9 cm, 25 KB

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Beispiele von Bewerbungsfotos (Vergleich von Bildausschnitten):

1. Bild 3:4, sonst 2:3. Tons linkes Auge liegt bei allen 3 Bildern im "goldenen Schnitt" (s.u.).

In diesen Beispielen wir die Wirkung der Ausschnittwahl besonders deutlich:

Ansicht Originalfoto, 3:2 Ausschnitt den Augen auf Höhe des Sybille gewählt hat "goldener Schnitts" (s.u.), 4:3 (Kette wird abgeschnitten)

4:3 nicht ganz quadratisch quadratisch

Bei allen Bildern der unteren Reihe liegt Sybilles rechtes Auge im "goldenen Schnitt" (s.u.)

Wie man oben in den Beispielen für verschiedene Bildausschnitte sieht, entstehen durch die Aus-schnittwahl eines Fotos ganz unterschiedliche Eindrücke auf den Betrachter.

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Man kann aber auch aus einem ganz normalen Passbild noch etwas machen, wenn man das Bild et-was kippt / dreht:

Ausschnitt aus einem Passbild etwa gleicher Ausschnitt von mir. wie links, aber 5° nach links gekippt

In beiden Beispielbildern liegt das linke Auge genau im "goldenen Schnitt".

"Goldener Schnitt"

In beiden Bildern liegt das linke Auge jeweils auf der horizontalen Linie, die die lange Seite im "goldenen Schnitt" teilt und auch auf der vertikalen Li-nie, die die kurze Seite im "goldenen Schnitt" teilt.

Das Verhältnis der Strecken a, b und c, d ist beim "goldenen Schnitt":

b / a ≈ 1,618 und d / c ≈ 1,618

oder

a / b ≈ 0,618 und c / d ≈ 0,618

Diese Teilung wird als besonders ästhetisch empfunden, wie schon Leonardo da Vinci festgestellt hat.

Wer genaueres lesen will, schlage bei Wikipedia nach: http://de.wikipedia.org/wiki/Goldener_Schnitt.

Die gestrichelten Linien in den beiden Bildern oben, teilen die Breite bzw. Höhe in Drittel. Die gepuntk-teten Linien halbieren jeweils die Höhe und die Breite des Bildes.

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Formatieren von Bewerbungsfotos mit IrfanView

Formatieren heißt hier:

• setzen der Punktdichte des Bewerbungsfotos auf 120 dpi

• verkleinern des Bewerbungsfotos auf gewünschten Größe, z.B. auf eine Höhe von 9 cm (siehe auch Beispiele oben)

• ggf. das Bewerbungsfoto "schärfen", weil die Bildschärfe durch das verkleinern manchmal et-was leidet

• speichern des Bewerbungsfotos im Format JPEG mit einer Darstellungsgüte von 90

Ich beschreibe hier nicht, wie man einen Bildausschnitt mit IrfanView anpasst, oder ein Bild dreht. Ich gebe hierzu ein paar Tips am Ende dieses Artikels in Anhang A: Weitere Tipps zu Bewerbungsbil-dern, aber keine detaillierten Beschreibungen. Das würde sonst den Rahmen dieses Artikels sprengen.

Beschreibung (ohne Bilder)

Ich zeige das Ganze anhand eines Passbildes von mir.

Öffnen des Passbilds mit IrfanView:

Die Datei (hier Passbild_RG.jpg) mit dem Cursor markieren. Mit der rechten Maustaste das Kon-textmenu öffnen und unter "Öffnen mit" das Programm "IrfanView" auswählen und mit der linken Maustaste anklicken.

Es öffnet sich das Programmfenster von IrfanView.

Hier jetzt die Icon "i" - steht für Information – anklicken (rot umrandet).

Es öffnet sich das Fenster "Bildinformation".

Wie man hier sieht, hat das Bild eine Auflösung von 300 x 300 dpi, eine Originalgröße von 474 x 632 Pixel und eine Druck-Größe (aus DPI) von 4.0 x 5.4 cm

Bei Digitalfotos sind die Felder hinter Auflösung meist leer. Für die Berechnung der Druck-Größe (aus DPI) wird hier der Standardwert 72 dpi benutzt.

Man verändert nun die Auflösung auf 120 x 120 dpi und drückt den Knopf Ändern.

Damit ändert sich die Druck-Größe (aus DPI) hier auf 10.0 x 13.4 cm.

Nun wählt man unter "Bild" den Punkt "Größe ändern …"

Es öffnet sich das Fenster Größe ändern.

Darauf achten, dass das Häkchen vor "Proportional" gesetzt ist.

Das Häkchen vor "Schärfen nach Resample" sollte nicht gesetzt sein. Das Schärfen sollte man bes-ser bei Bedarf in einem getrennten Schritt machen.

Die "Methode" sollte auf "Resample (bessere Qualität)" stehen und bei "Resample-Filter:" sollte "Lanczos Filter (langsam)" ausgewählt sein.

Hier klickt man nun unter "Neue Größe" für Einheit cm an.

Die Anzeigen der Breite: und Höhe: ändern sich auf 10.03 und 13.38

Hier jetzt nur die Höhe: auf z.B. 9 cm ändern und die Tabulatortaste drücken.

Die Breite: ändert sich automatisch auf 6.75 cm.

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Den Knopf "OK" drücken.

Das Fenster "Größe ändern" schließt sich.

Jetzt unter "Bild" den Menüpunkt "Schärfen" anklicken falls es erforderlich ist.

Man kann das "Schärfen" auch wieder rückgangig machen, wenn man in der Iconleiste auf die Icon für "Rückgängig" klickt.

Zum überprüfen der Ergebnisse kann man noch einmal auf die Informations-Icon klicken.

Das Fenster "Bildinformation" verlässt man durch drücken des Knopfs "OK".

Das Bild speichert man über "Datei" Menüpunkt "Speichern unter …"

Es sollte im Fenster oben ("Bild speichern als …") das Häkchen vor "Details" unbedingt gesetzt sein, weil sonst das Fenster rechts "JPEG/GIF speichern" nicht angezeigt würde

Für den "Dateityp:" wählt man "JPG – JPEG Dateien" aus.

Im Fenster "JPEG/GIF speichern" stellt man den Regler für die "Qualitiät" auf 90.

Es ist sinnvoll unter "Dateiname:" einen Dateinamen einzutragen, der die Bildgröße und die Qualität bzw. Darstellungsgüte enthält. Das hilft die Dateien zu unterscheiden wenn man etwas experimentiert hat, oder bewusst mehrere Bilder zur Auswahl für verschiedene Zwecke erzeugt hat.

Abschließend den Knopf "Speichern" drücken.

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Einbinden von gescannten Vorlagen in ein Word-Dokument

In diesem Abschnitt wird gezeigt, wie man gescannte Vorlagen, z. B. Zeugnisse, in ein Word-Dokument, z. B. eine Bewerbungsmappe, einbinden kann und zwar so, dass eine Vorlagenseite (DIN A4) eine Dokumentenseite (DIN A4) vollständig ausfüllt, unabhängig von den eingestellten Seitenrän-dern des Dokuments.

Die Basis für diesen Abschnitt bilden folgende Elemente:

• Bewerbungsmappe (hier "Anschreiben_1.doc") bestehend aus (in einem Dokument!)

o Anschreiben

o Lebenslauf

• Die gescannten Seiten der Vorlage (hier Zeugnis) im GIF-Format reduziert auf 16 Grauwer-te/Farben und korrigiertem Weiß-Wert. Das Verfahren gilt gleichermaßen für Vorlagen im GIF-Format mit 120 dpi, reduziert auf 8 Grau-werte/Farben und korrigiertem Weiß-Wert.

Zum Bearbeiten des Word-Dokuments wird in den Beispielen Word 2002 verwendet, das in den SURF-PCs installiert und in Microsoft Office XP enthalten ist.

Hinweis:

Word 2002 enthält einen Fehler, der insbesondere Bilder im GIF-Format (andere habe ich noch nicht ausprobiert) zunächst verfälscht darstellt – als ob Teile des Bildes aus Strichcodes (Bar-Codes) beste-hen würden – siehe später in den Beispielbildern. Nach dem Speichern und wieder Öffnen des Doku-ments ist der Fehler nicht mehr zu sehen. Ebenso kann man das Dokument, wenn der Fehler zu sehen ist, einwandfrei ausdrucken.

Bei Word 2003 tritt obiges Verhalten nicht auf. Wie sich Word 97 verhält, kann ich nicht sagen. Ich wäre für Rückmeldungen dankbar unter:

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Kurzbeschreibung

1. Öffnen der Bewerbungsmappe mit MS Word

2. Springen ans Ende des Dokuments

3. Aktivieren der Absatzmarkierungen (¶)

4. Füllen einer Seite am Ende des Dokuments mit leeren Absätzen

5. Auf den ersten Absatz der leeren Seite positionieren

6. Einfügen einer Seite der gescannten Vorlage (Zeugnis) als Grafik

7. Auswählen der eingefügten Grafik

8. Grafik als seitenfüllende Hintergrundgrafik formatieren

9. Deselektieren der Grafik

10. Dann für alle weiteren gescannten Vorlagen die Schritte ab Schritt 4 wiederholen

11. Zum Schluss die Bewerbungsmappe (MS-Word-Dokument) schließen

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Beschreibung (ohne Bilder)

Zum Einfügen der gescannten Zeugnisvorlage in die Bewerbungsmappe öffnet man das Dokument mit MS-Word.

Man sollte sicherstellen, dass die Einstellungen von MS-Word etwa wie folgt aussehen:

Hierzu wählt man in der Menüleiste den Punkt "Extras" und dann den Unterpunkt "Optionen …"

Wichtig ist hier im Karteikartenreiter "Ansicht" das Häkchen vor "Textbegrenzungen" unter der Über-schrift "Seiten- und Weblayoutoptionen". Unter der Überschrift "Anzeigen" darf vor "Platzhalter für Grafiken" kein Häkchen stehen!

Nun schaltet man durch Drücken des Symbols ¶ oben in der Iconleiste von Word die Anzeige der Ab-satzmarkierungen ein.

Anschließend fügt man am Ende des Dokuments so viele Leerzeilen ein, dass eine leere Seite ent-steht (falls noch nicht in der Bewerbungsmappe vorhanden).

Auf dieser leeren Seite positioniert man den Cursor vor das ¶-Zeichen der ersten Zeile der Seite und wählt in der Menüleiste den Punkt "Einfügen", Unterpunkt "Grafik" und dann "Aus Datei …".

Es öffnet sich ein Pop-Up-Fenster mit dem Titel "Grafik einfügen". Hier wählt man unter "Suchen in:" das Laufwerk oder den Ordner aus, in dem die Scan-Vorlagen gespeichert sind. Gegebenenfalls muss man sich bis zu diesem Ordner im Dateilistenfenster von "Grafik einfügen:" "durchklicken"

Hier ruft man, durch Anklicken mit der Maus, die erste Seite des Zeugnisses auf (hier Image0001.gif) und drückt anschließend den Knopf "Einfügen".

Die Zeugnisseite ist nun im Dokument sichtbar.

(Nicht erschrecken, wenn "Bar-Codes" sichtbar sind! Ist nur ein vorübergehendes Fehlverhalten von Word 2002! Das Bild ist fehlerfrei ins Dokument eingefügt worden und lässt sich einwandfrei aus-drucken! Wenn man nun das Dokument speichern und wieder öffnen würde, wäre von diesem Fehlver-halten nichts mehr zu sehen!)

Durch Klicken mit der Maus ins Bild (gescannte Seite) wird das Bild zum Bearbeiten ausgewählt.

Jetzt drückt man (der Mauszeiger muss sich im Bild befinden) die rechte Maustaste, und es erscheint ein Kontext-Menü, in dem man "Grafik formatieren …" auswählt.

Im Pop-Up-Fenster "Grafik formatieren" klickt man auf den Karteikartenreiter "Layout" und wählt "Hin-ter den Text" und drückt den Knopf "Weitere …"

Hier wählt man nun folgende Einstellungen für "Bildposition":

Unter "Horizontal“:

• Ausrichtung: Links

• gemessen von Seite

Unter "Vertikal“:

• Ausrichtung: Oben

• gemessen von Seite

Die anderen Einstellungen können unverändert gelassen werden.

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Anschließend drückt man den Knopf "OK"

Man kommt nun zurück ins Fenster "Grafik formatieren". Hier klickt man nun auf den Karteikartenrei-ter "Größe".

Hier wird die Größe einer DIN-A4-Seite eingestellt. Als "Breite:“ wählt man 21 cm. Die "Höhe" wird automatisch auf ca. 29,7 cm angepasst, wenn das Häkchen vor "Seitenverhältnis“ gesetzt ist. Umge-kehrt ändert sich die Bildbreite automatisch, wenn man den Wert für die Bildhöhe verändert. (Bitte das Häkchen vor "Seitenverhältnis" unverändert lassen, weil es sonst zu unerwünschten Bildverzerrun-gen kommen kann).

Dann den Knopf "OK" drücken.

Die gescannte Zeugnisseite füllt nun den gesamten Seitenhintergrund der angezeigten Seite aus.

Man beachte, dass die ¶-Zeichen der Leerzeilen nun mitten auf der gescannten Seite stehen und der Textbegrenzungsrahmen vor der gescannten Seite angezeigt wird!

Um die nächste gescannte Seite in die Bewerbungsmappe einzufügen, muss man das Bild (jetzt der Seitenhintergrund) deselektieren. Dazu klickt man mit dem Mauscursor in den freien Raum neben der Seite. Dann positioniert man den Cursor vor eines der ¶-Zeichen auf der Seite oben und fügt anschlie-ßend so viele Leerzeilen ein, bis eine neue leere Seite entsteht.

Hier wiederholt man die gleiche Prozedur wie für das Einfügen der ersten Seite des Zeugnisses. (siehe Seite 43 � "Einfügen … Grafik … Aus Datei …")

Nach Einfügen aller Zeugnisseiten das Dokument (Bewerbungsmappe) speichern.

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Drucken der fertigen Bewerbungsmappe als PDF-Datei

Um das Dokument (die Bewerbungsmappe) per E-Mail verschicken zu können, muss man noch aus dem Word-Dokument eine PDF-Datei erstellen.

Beschreibung (ohne Bilder)

Das Dokument muss mit MS Word geöffnet sein, um es in eine PDF-Datei wandeln zu können.

Hierzu wählt man in der Menüleiste unter "Datei“ den Unterpunkt "Drucken“ aus. Als Druckername wählt man "FreePDF XP"

Wie am Anfang dieses Dokuments schon dargestellt, sollte man immer die in der Bewerbungsmappe verwendeten Schriften im PDF-Dokument mitschicken. Das vergrößert zwar das PDF-Dokument um ca. 48 KB bis 130 KB, je nach Anzahl der verwendeten Schriften im Word-Dokument, vermeidet aber einen schlechten Eindruck bei der Personalabteilung, wenn anstelle von Buchstaben nur kleine Käst-chen zu sehen sind.

Dazu drückt man in obigem Fenster (Drucken) den Knopf "Eigenschaften“, und es erscheint das Ein-gabefenster: "Eigenschaften von Dokument "FreePDF XP".

Hier drückt man den Knopf "Erweitert“, und es erscheint das Fenster: "Erweiterte Optionen für Apple Color LW 12/660 PS“.

Hier klickt man mit der Maus auf den Text hinter TrueType-Schriftart: Durch Geräteschriftart erset-zen.

Hier wählt man "Als Softfont in den Drucker laden“ aus und drückt den Knopf "OK“.

Jetzt drückt man in allen noch offenen Fenstern den Knopf "OK“ bis wieder das Fenster "Drucken" erscheint

Hier drückt man auch den Knopf "OK“.

Es erscheint das Fenster von FreePDF XP 3.04

Das "PDF-Profil“ lässt man auf "Medium Quality“ stehen. Die damit erstellten PDF-Dateien haben die optimale Größe.

Man kann unter "PDF-Dateiname“ jetzt schon den Zieldateinamen für das PDF-Dokument eingeben, das geht aber auch noch einen Schritt später. Standardmäßig wird der PDF-Dateiname aus dem Na-men des zu druckenden Dokuments abgeleitet (hier z. B. als "Anschreiben_1")

Das Häkchen vor "PDF öffnen" bewirkt, dass das Dokument nach dem Drucken (als PDF-Datei) sofort mit Adobe Reader zum Begutachten geöffnet wird.

Zum Drucken bzw. Speichern klickt man sinnvoller weise auf "Ablegen" um den Ablageort der PDF-Datei festzulegen.

Hier kann man spätestens noch den Dateinamen für das PDF-Dokument im Feld "Dateiname:" festle-gen.

Durch Auswahl im Feld "Speichern in:" und Durchklicken zu dem gewünschten Ordner legt man den Speicherort der PDF-Datei fest.

Während der Druckvorgang läuft, erscheint kurzzeitig ein Fenster von FreePDF XP, das den Druckfort-schritt anzeigt.

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Wenn der Druckvorgang beendet ist, erscheint das Fenster von Adobe Reader mit dem Inhalt des ge-druckten Dokuments zum Begutachten.

Zum Schluss das Speichern der erstellten Bewerbungsmappe in MS-Word nicht vergessen.

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Größenvergleiche: Word-Dokument �������� PDF-Druck-Datei

Zum Schluss hier noch der Größenvergleich meiner Beispiel-Bewerbungsmappe mit einem 4-seitigen Zeugnis als Word-Dokument und als PDF-Datei:

Anschreiben_1.doc : 951 KB

Anschreiben_1.pdf : 633 KB (ohne eingebettete Schriften) 681 KB (mit eingebetteten Schriften)

D. h. bis zur Grenzgröße von 750 KB (man bedenke den Vergrößerungsfaktor von ca. 4/3 (1,37) für die Transportcodierung (base64) während des E-Mail-Versands) für eine Bewerbungsmappe sind noch 117 KB (ohne eingebettete Schriften) bzw. 69 KB (mit eingebetteten Schriften) Luft. D. h. mit eingebet-teten Schriften ist man hier schon bedenklich nahe an der kritischen Dateigröße von 750 KB.

Das "Anschreiben_1.doc" hatte vor dem Einfügen der Zeugnisseiten eine Größe von 416 KB. Da-nach eine Größe von 951 KB. Die Summe der Größen der GIF-Bilder (16 Farben bzw. Grauwerte) der gescannten Zeugnisseiten beträgt 534 KB. D. h. das Dokument ist um 2 KB größer als die Summe der Größen der Ursprungsbewerbungsmappe und der Größen der Bilder.

Das "Anschreiben_1.pdf" hatte vor dem Einfügen der Zeugnisseiten eine Größe von 56 KB. Da-nach eine Größe von 633 KB (ohne eingebettete Schriften). Ein Ausdruck der Zeugnisseiten allein (16 Farben/Grauwerte, GIF-Format, 200 dpi) als PDF-Datei hat eine Größe von 560 KB.

Bei Zeugnisseiten mit reduzierter Punktdichte von120 dpi und 8 Farben/Grauwerten (und korrigierten Weiß-Wert) verbessert sich die Situation erheblich. Siehe hierzu das folgende Kapitel und PDF-Dokumentgrößen in Abhängigkeit von Scan-Dateieigenschaften (Seite 53).

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Weitere Optimierungen

Wenn die E-Mail-Bewerbungsmappengröße 750 KB übersteigt

Bei einer Bewerbungsmappe sind die Zeugnis-Scans typischerweise die Platzfresser. Hier ist zuerst zu prüfen, ob wirklich alle Zeugnisse in der Bewerbungsmappe mitgeschickt werden müssen und man die nicht mitgeschickten Zeugnisse besser auf Anforderung nachreichen kann.

Falls doch alle Zeugnisse in der Bewerbungsmappe mitzuschicken sind, muss man nach Möglichkeiten suchen, die Zeugnisseiten weiter zu "verkleinern".

Hier bieten sich 3 Möglichkeiten:

• Eine Zeugnisabschrift erstellen.

Das ist die platzsparendste Lösung, aber mit Aufwand verbunden (abschreiben).

Hier sollte man aber unbedingt anbieten, eine Zeugniskopie oder das gescannte Zeugnis auf Wunsch nachzureichen, weil durchaus Zweifel beim Adressaten aufkommen könnten, ob die Abschrift wirklich dem Originalzeugnis entspricht.

• Die Anzahl der Farben der Scans auf 2 Farben zu reduzieren, d. h. die Scans als Schwarz-Weiß-Bilder mit einer Punktdichte von 200 dpi zu speichern.

Hierbei sehen dann die Scans wie ein Fax aus, d. h. die Buchstabenkanten werden stufig und haben unregelmäßige Kanten.

Es gibt wiederum 2 Möglichkeiten einen Scan mit 2 Farben (schwarz-weiß) zu erzeugen:

o Die Seite neu einscannen als Schwarz-Weiß-Scan mit einem Schwellwert für die Schwarz-Weiß-Grenze von 128 (Grauwert).

o Die Seite mit IrfanView in ein Schwarz-Weiß-Bild wandeln. Hierbei wird automatisch ein Schwarz-Weiß-Schwellwert von 128 verwendet, der nicht veränderbar ist.

Die erreichbaren Dateigrößen sind in beiden Fällen praktisch gleich. Das Verfahren mit Irfan-View ist daher vorzuziehen, weil man dazu keinen Scanner braucht.

• Die Punktdichte der Scans von 200 dpi auf 120 dpi (1,25 * 96 dpi) oder gar 96 dpi (16 oder 8 Farben) zu reduzieren. 96 dpi ist die Standard-Systemvoreinstellung der Bildschirmauflösung unter Windows.

Bei 120 dpi erscheinen die Buchstaben bei einem Zoomfaktor von 125 % im Adobe Reader noch scharf.

Bei 96 dpi werden die Buchstaben an den Kanten leicht unscharf und werden etwas blasser, sind also nicht so kontrastreich.

Da der CanoScan LiDE 60 nicht mit 120 dpi oder 96 dpi scannen kann, muss die Punktdichte des Seitenscans mit IrfanView vermindert werden.

Bei den beiden letztgenannten Methoden - 200 dpi, schwarz/weiß und 96 dpi, 16 oder 8 Grauwerte - sind die Dateigrößen etwa gleich bzw. bei der Reduktion auf 96 dpi und 8 Farben sogar noch kleiner (siehe unten).

Die Dateien sind bei 120 dpi und 8 Grauwerten etwa 32 % größer als bei 96 dpi und 8 Grauwerten und ca. 41 % kleiner als bei 200 dpi und 8 Grauwerten.

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Hier ein typisches Beispiel von erreichbaren Größenreduktionen:

Seitengröße (DIN A4) mit

• 200 dpi, 256 Grauwerte, TIFF-Format: 3.775 KB

• 200 dpi, 256 Grauwerte, GIF-Format: 226 KB

• 200 dpi, 16 Grauwerte, GIF-Format: 147 KB

• 200 dpi, 8 Grauwerte, GIF-Format: 125 KB

• 120 dpi, 16 Grauwerte, GIF-Format 101 KB

• 120 dpi, 8 Grauwerte, GIF-Format 78 KB

• 200 dpi, schwarz-weiß, GIF-Format: 72 KB

• 96 dpi, 16 Grauwerte, GIF-Format: 71 KB

• 96 dpi, 8 Grauwerte, GIF-Format: 53 KB

Beispiel 1: Darstellungsgüte bei 200 dpi, 16 Graustufen (mit Weißkorrektur):

Beispiel 2: Darstellungsgüte bei 200 dpi, schwarz-weiß:

Beispiel 3: Darstellungsgüte bei 120 dpi, 16 Grauwerte (mit Weißkorrektur):

Beispiel 4: Darstellungsgüte bei 120 dpi, 8 Grauwerte (mit Weißkorrektur):

Beispiel 5: Darstellungsgüte bei 96 dpi, 16 Grauwerte (mit Weißkorrektur):

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Beispiel 6: Darstellungsgüte bei 96 dpi, 8 Grauwerte (mit Weißkorrektur)

Die Unterschiede der verschiedenen Darstellungsgüten sind auf einem Ausdruck auf Papier mit einem Tintenstrahldrucker kaum erkennbar. Das Beispiel 1 wirkt am schärfsten. Beispiel 2 zeigt leichte Fax-Eigenschaften (siehe oben). Beispiele 5 und 6 wirken, verglichen mit Beispiel 1, ganz leicht unscharf, wobei aber bei einem Ausdruck zwischen Beispiel 5 und 6 kein Unterschied festzustellen ist. Beispiel 6 ist im Ausdruck höchstens etwas flauer. Beispiele 3 und 4 zeigen keinen Unterschied zu Beispiel 1.

Bei einem Laserdrucker sind, je nach Darstellungsmethode des Druckers von Grauwerten – Raster (wie bei einer Zeitung) oder Floyd-Steinberg-Dithering –, doch recht starke Unterschiede festzustellen, insbesondere zwischen dem Beispiel 1 und den Beispielen 5 und 6.

Wenn man jedoch diese Seite als PDF-Datei mit Adobe Reader auf dem Bildschirm mit einer Größe von 1024 x 768 Pixel (typische Größe eines 15 Zoll Monitors) und maximiertem Adobe Reader Fenster (Zoomfaktor ca. 125 %) betrachtet, treten die Unterschiede wesentlich deutlicher zu Tage. Hier wirkt Beispiel 1 am deutlichsten. Beispiel 2 zeigt deutliche Fax-Eigenschaften. Beispiele 3 und 4 wirken fast wie Beispiel 1 (nur leicht flauer) und Beispiele 5 und 6 zeigen Unschärfen, die aber erträglich sind. In Adobe Reader wirken Beispiele 3 und 4 bei einem Zoomfaktor von 125 % am deutlichsten, da sie dann genau mit der Standard-Systemvoreinstellung von 96 dpi angezeigt werden (120 dpi = 1,25 * 96 dpi).

Ich persönlich halte die Punktdichte von 120 dpi Ideal für die Bildschirmdarstellung mit Adobe Reader, weil sie bei einem Zoomfaktor von 125 % der Punkdichte von 200 dpi gleichwertig ist.

Eine Weißkorrektur bei der Verringerung der Farbtiefe auf 16 oder 8 Grauwerte ist unerlässlich, da sonst beim drucken der Seitenhintergrund ganz leicht grau gedruckt wird, was sehr unschön wirkt. Am Bildschirm ist dieser Grauton nicht bzw. kaum wahrnehmbar.

Es geht bei einem Zeugnis vorwiegend um den Inhalt und weniger um die Güte der Kopie.

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Reduktion eines Seitenscans auf Schwarz-Weiß-Darstellung mit IrfanView

Beschreibung (ohne Bilder)

Die gescannte Zeugnisseite im TIFF-Format (hier im Beispiel "Image0001.TIFImage0001.TIFImage0001.TIFImage0001.TIF") auswählen, die in Schwarz-Weiß-Darstellung gewandelt werden soll.

Die rechte Maustaste drücken. Es erscheint ein Pop-Up-Menü. Hier "Öffnen mit" auswählen. In dem sich nun öffnenden Pop-Up-Menü "IrfanView" auswählen und mit der linken Maustaste anklicken. Es öffnet sich das "IrfanView"-Fenster.

Hier nun "Bild" auswählen und in dem sich nun öffnenden Pop-Up-Menü "Farbtiefe reduzieren …" auswählen und mit der linken Maustaste anklicken.

Im Pop-Up-Menü "Farbtiefe reduzieren" den Punkt "2 Farben (Schwarz/Weiß) (1 BPP)" auswählen und den Knopf "OK" drücken.

Unter "Datei" im Pop-Up-Menü den Punkt "Speichern unter …" auswählen und mit der linken Mausta-ste anklicken.

In dem sich nun öffnenden Pop-Up-Menü "Bild speichern als …" zuerst ein geeignetes Zielverzeich-nis im Eingabefeld hinter Speichern auswählen. (Alle Seiten eines in der Farbe reduzierten Zeugnis-ses sollten in einem eigenen Verzeichnis stehen!! Erleichtert die Arbeit ungemein!!).

Unter Dateiname z. B. hier im Beispiel "Image0001_200dpi_2F.gifImage0001_200dpi_2F.gifImage0001_200dpi_2F.gifImage0001_200dpi_2F.gif“ eingeben (weil die in diesem Beispiel gerade in der Farbe reduzierte Zeugnisseite "Image0001.TIF“ hieß). Sicherstellen, dass un-ter "Dateityp:" der Typ "GIF – Compuserve GIF" ausgewählt ist.

Im Pop-Up-Fenster sollte unten das Häkchen vor "Optionen anzeigen" gesetzt sein.

Wenn dieses Häkchen gesetzt ist, wird neben dem Pop-Up-Fenster ein weiteres Fenster "JPEG/GIF Speichern" angezeigt. In diesem Fenster sollte unter dem Punkt "GIF:" neben "Speichern als Interla-ced –GIF" das Häkchen gesetzt sein. Das führt zu etwas kleineren GIF-Dateien.

Anschließend den Knopf "Speichern" drücken.

Diesen Vorgang für alle Seiten eines Zeugnisses durchführen.

Anschließend die in Schwarz-Weiß-Darstellung gewandelten Zeugnisseiten wie unter "Einbinden von gescannten Vorlagen in ein Word-Dokument" beschrieben, in die Bewerbungsmappe einfügen.

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Reduktion eines Seitenscans von 200 dpi auf 96 dpi mit IrfanView

Hier wendet man das Verfahren wie unter "Reduktion der Punktdichte eines Seitenscans auf 120 dpi mit IrfanView" (auf Seite 31) beschrieben an. Nur dass man hier an Stelle einer Punktdichte von 120 dpi eine Punktdichte von 96 dpi verwendet

Man spart bei einer Zeugnisseite mit 96 dpi und 8 Grauwerten pro Seite etwas 30 % Platz gegenüber einer Seite mit 120 dpi und 8 Grauwerten.

Die Qualität der Darstellung mit einer Punktdichte von 96 dpi ist gerade noch tragbar. Man sollte dieses Verfahren aber nur dann anwenden, wenn man wirklich mehr als 12 – 13 Zeugnisseiten in der E-Mail-Bewerbungsmappe verschicken muss.

Man sollte eher überlegen, welche Zeugnisse man weglassen kann. D. h. man sollte sich fragen, ob ein uraltes Zeugnis für einen Sachbearbeiter in der Personalabteilung wirklich interessant sein kann.

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Zusammenfassung: Etwas Statistik

PDF-Dokumentgrößen in Abhängigkeit von Scan-Dateieigenschaften

Hier noch einmal in einer Zusammenfassung die, mit den verschiedenen Verfahren erreichbaren PDF-Dateigrößen einer Beispielbewerbungsmappe (8 Seiten) bestehend aus

• Basisdokument (4 Seiten) bestehend aus

o Anschreiben

o Deckblatt mit Foto

o Lebenslauf (2 Seiten)

• 1 Arbeitszeugnis von 4 DIN-A4-Seiten

Basis-dokument (ohne Zeugnis)

TIFF-Format, 200 dpi, 256 Grauwer-te

GIF-Format, 200 dpi, 256 Grauwer-te

GIF-Format, 200 dpi; 16 Grau-werte

GIF-Format, 200 dpi, 8 Grau-werte

GIF-Format, 120 dpi; 16 Grau-werte

GIF-Format, 120 dpi, 8 Grau-werte

GIF-Format, 96 dpi, 16 Grau-werte

GIF-Format, 96 dpi, 8 Grau-werte

GIF-Format, 200 dpi; Schwarz / Weiß

TIFF-Format, 200 dpi, 2 Farben, CCITT Fax 4

Word-Dokument

416 KB 1364 KB 1406 KB 951 KB 881 KB 748 KB 680 KB 655 KB 601 KB 599 KB 599 KB

PDF-Datei ohne einge-bettete Schrif-ten

56 KB 854 KB 854 KB 633 KB 573 KB 418 KB 313 KB 324 KB 243 KB 190 KB 242 KB

PDF-Datei mit eingebet-teten Schrif-ten

104 KB 902 KB (1234 KB)

900 KB (1233 KB)

681 KB (932 KB)

569 KB (780 KB)

466 KB (639 KB)

361 KB (495 KB)

372 KB (508 KB)

291 KB (399 KB)

238 KB (325 KB)

238 KB (326 KB)

Platzbedarf für Schriften in PDF-Datei

(5 Schriften)

48 KB 48 KB 46 KB 48 KB - 4 KB (?) 48 KB 48 KB 48 KB 48 KB 48 KB - 4 KB (?)

Werte in Klammern: Gemessene Anteile an der E-Mail-Größe beim Versand des PDF-Dokuments in base64-Kodierung (Transportkodierung in ASCII-Text, da E-Mail nur 7-Bit ASCII-Text übertragen kann)

Wie die Werte, die mit einem Fragezeichen versehen sind, zustande kommen, muss ich noch einmal genauer recherchieren. Es könnte damit zusammenhängen, dass in der Zwi-schenzeit mehrere MS Office Updates in meinen PC eingespielt wurden und sich dadurch das Verhalten von MS Word geändert hat.

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Scan-Dateigrößen in Abhängigkeit von Scan-Dateieigenschaften

Dateigrößen der Zeugnisseiten in verschiedenen Dateiformaten:

TIFF-Format, 200 dpi, 256 Grau-werte

GIF-Format, 200 dpi, 256 Grau-werte

GIF-Format, 200 dpi, 16 Grau-werte

GIF-Format, 200dpi, 8 Grau-werte

GIF-Format, 120 dpi, 16 Grau-werte

GIF-Format, 120 dpi, 8 Grau-werte

GIF-Format, 96 dpi, 16 Grau-werte

GIF-Format, 96 dpi, 8 Grau-werte

GIF-Format, 200 dpi, Schwarz / Weiß

TIFF-Format, 200 dpi, 2 Farben; CCITT Fax 4

Seite 1 3775 KB 226 KB 147 KB 125 KB 101 KB 78 KB 71 KB 53 KB 72 KB 36 KB

Seite 2 3775 KB 246 KB 160 KB 137 KB 111 KB 85 KB 78 KB 58 KB 79 KB 40 KB

Seite 3 3775 KB 241 KB 158 KB 135 KB 110 KB 84 KB 77 KB 57 KB 78 KB 39 KB

Seite 4 3775 KB 109 KB 69 KB 58 KB 45 KB 35 KB 31 KB 23 KB 33 KB 16 KB

Summe Dateigrößen

15100 KB 822 KB 523 KB 455 KB 367 KB 282 KB 257 KB 214 KB 262 KB 132 KB

In einer PDF-Datei gedruckt

783 KB 783 KB 560 KB 485 KB 355 KB 286 KB 269 KB 203 KB 259 KB 132 KB

Dateigrößen der Zeugnisseiten zum Vergleich für verschiedene JPG-Kompressionsraten bei 200 dpi, 256 Grauwerten:

TIFF-Format

JPG-Format Güte 90

JPG-Format Güte 80

JPG-Format Güte 70

JPG-Format Güte 60

JPG-Format Güte 50

JPG-Format Güte 40

Seite 1 3775 KB 506 KB 401 KB 340 KB 301 KB 273 KB 251 KB

Seite 2 3775 KB 564 KB 446 KB 378 KB 335 KB 304 KB 278 KB

Seite 3 3775 KB 552 KB 437 KB 371 KB 329 KB 298 KB 273 KB

Seite 4 3775 KB 224 KB 179 KB 149 KB 133 KB 121 KB 116 KB

Summe Dateigrö-ßen

15100 KB 1846 KB 1463 KB 1238 KB 1107 KB 996 KB 918 KB

In einer PDF-Datei gedruckt

783 KB 1729 KB 1897 KB 1978 KB 2020 KB 2054 KB 2071 KB

Hier ist klar ersichtlich, dass selbst bei einer sehr niedrigen Güte von 40 (also einer recht hohen Kom-pressionsrate) die Dateigrößen gerade in die Nähe der erzielbaren Dateigrößen beim GIF-Format und 256 Grauwerten reichen. Dabei ist zu bedenken, dass beim GIF-Format und 256 Grauwerten kein In-formationsverlust wie beim JPG-Format auftritt.

Die Druckdateien sind deshalb größer als beim GIF-Format, weil im Apple Color LW 12/660 PS, der sich hinter FreePDF XP verbirgt, ein Rescan der Bilder stattfindet. Die JPG-Dateien enthalten durch die starke Kompression mehr Artefakte (künstliche Schatten). Sie sind also detailreicher als die GIF-Dateien. Dies führt dazu, dass GhostScript, das zur Wandlung des PostScript-Outputs des Apple Color LW 12/660 PS in PDF verwendet wird, die JPG-Bilder nicht so gut komprimieren kann wie die GIF-Bilder.

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Anhang A: Weitere Tipps zu Bewerbungsbildern

Wie in Kapitel Formatieren von Bewerbungsfotos mit IrfanView (Seite 39) angekündigt, hier die ver-sprochenen Tipps zum

• drehen / kippen von Bildern

• wählen von Bildausschnitten

mit IrfanView.

Mit diesen zwei "Methoden" kann man selbst aus einem weniger gelungenen Bewerbungsfoto oder gar einem Passbild noch ein ganz passables Bewerbungsfoto machen.

Bei der Auswahl eines Bildausschnitts zeige ich gleichzeitig 2 Schritte:

• Auswahl eines Bildausschnitts mit vorgegebenem Seitenverhältnis (hier 2:3)

• Auswahl eines Bildausschnitts nach dem Goldenen Schnitt (siehe Seite 38)

Drehen / kippen von Bildern

Zuerst das unbearbeitete Originalbild mit IrfanView öffnen (hier im Beispiel ein Passbild von mir).

Das Originalbild deshalb, weil darin durch bearbeiten des Bilds noch keinerlei Infor-mationen verloren gegangen sind.

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Unter "Bild" den Menüpunkt "Fein-Rotation …" anklicken.

Es öffnet sich das Optionfenster für die "Fein-Rotatition …" "Rotate by Angle".

Unter "Angle:", z.B. für eine Drehung nach links um 5 Grad, den Wert -5 eintragen.

Das Vorschaubild unter "New image" zeigt die Wir-kung des eingestellten Winkels.

Dann "OK" drücken.

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Hier das Ergebnis der Drehung

Das Bild hat seine Größe von 474 x 632 Pixel auf 530 x 672 Pixel geän-dert.

Die Kantenlängen des gedrehten Bilds sind aber gleich geblieben (Ich habe es in ei-nem größeren Fenster nachgemessen). Das kann man aber hier nicht nachmes-sen, weil sich die Skalierung des Bilds von oben 65% auf hier 61% verringert hat

Bevor man das Bild weiterverarbeitet, sollte man es sicherheitshalber abspeichern.

Um Datenverluste bei JPEG-Bildern zu vermeiden speichert man das Bild im TIFF-Format (LZW-komprimiert) ab. TIFF-Dateien sind zwar groß, aber sie beinhal-ten alle Bildinformationen!

Der Dateiname sollte Informationen enthalten, was man mit dem Originalbild bisher alles gemacht hat. So findet man das Bild schneller, wenn man es später noch einmal braucht.

Das gedrehte Bild hat etwas an Bildschärfe verloren. Aber man sollte die Bildschärfe nicht sofort korri-gieren, sondern erst ganz am Schluss der Bearbeitungskette, damit keine Bildinformationen verloren gehen.

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Auswahl eines Bildausschnitts

Ausgangsbasis ist das gedrehte Bild des vorigen Schritts.

Entweder man verarbeitet das Bild gleich weiter, oder man öffnet das im letzten Schritt im TIFF-Format gespeicherte Bild mit IrfanView.

Im Beispiel habe ich das Bild gleich weiterbearbeitet.

Im Bild zieht man nun bei gedrückter linker Maustaste einen Rahmen auf, beginnend in der Mitte des linken Auges. Dies soll der Schnittpunkt des "goldenen Schnitts" wer-den (siehe "Goldener Schnitt", Seite 38).

Die untere Kante des Rahmens markiert die untere Kante des zukünftigen Bildaus-schnitts.

Der aufgezogene Rahmen hat eine Breite von 223 Pixel und eine Höhe von 338 Pi-xel.

Das Bild soll ein Seitenverhältnis von 2:3 haben. Deshalb müssen wir die Breite des bisher aufgezogenen Rahmens auf

(338 Pixel / 3) * 2 = 225,333 ≈ 225 Pixel

Vergrößern.

Damit im fertigen Ausschnitt das linke Au-ge im "goldenen Schnitt" zu liegen kommt, müssen wir noch die lange Seite auf

338 Pixel * 1,618 = 546,884 Pixel ≈ 547 Pixel vergrößern

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Das ging aber bei dieser IrfanView -Fenstergröße im Beispiel nicht. So habe ich die Größe der langen Ausschnittrah-menseite zu 546 Pixel gewählt.

Die kurze Auschnittrahmenseite muss auf

225 Pixel * 1,618 = 364,05 Pixel ≈ 364 Pi-xel

Vergrößert werden.

Damit liegt nun das linke Auge exakt im "goldenen Schnitt".

Falls der Auswahlrahmen nicht gefällt, oder z.B. im Bild links in den Haaren liegen wür-de, muss man mit dem Aufziehen des Auswahlrahmens noch einmal von vorne beginnen, solange bis man das gewünsch-te und/oder mögliche Ergebnis erreicht hat.

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Wir müssen abschließend noch das Bild auf den Auswahlrahmen zuschneiden.

Hierzu klickt man unter "Bearbeiten" den Menüpunkt "Freistellen" mit der linken Maustaste an.

Das Bild ist durch die ganzen Bearbei-tungsschritte, in erster Linie durch die Dre-hung, etwas unscharf geworden.

Man kann es jetzt schärfen (s.u.)

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Man schärft das Bild, indem man unter "Bild" mit der linken Maustaste den Menü-punkt "Schärfen" anklickt.

Fertig.

Das Bild muss jetzt nur noch gespeichert werden.

Um Datenverluste bei JPEG-Bildern zu vermeiden speichert man das Bild im TIFF-Format (LZW-komprimiert) ab. TIFF-Dateien sind zwar groß, aber sie beinhal-ten alle Bildinformationen!

Der Dateiname sollte Informationen enthal-ten, was man mit dem Originalbild bisher alles gemacht hat. So findet man das Bild schneller, wenn man es später noch einmal braucht.

Um das Bild in eine Bewerbungsmappe einzubinden muss man jetzt noch die Punktdichte auf 120 dpi einstellen und die gewünschte Bildhöhe auf z.B. 9 cm (siehe Formatieren von Bewerbungsfotos mit IrfanView, Seite 39).

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Anhang B: Lizenzen

Zusammenfassung des Lizenzvertrags (http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.0/de/legalcode) in allgemeinverständlicher Sprache:

Namensnennung — Nicht-kommerziell — Weitergabe unter gleichen Bedingungen 2.0 Deutschland

Sie dürfen:

• den Inhalt vervielfältigen, verbreiten und öffentlich aufführen

• Bearbeitungen anfertigen

Zu den folgenden Bedingungen:

Namensnennung. Sie müssen den Namen des Autors/-Rechtsinhabers nennen.

Keine kommerzielle Nutzung. Dieser Inhalt darf nicht für kommerzielle Zwecke verwendet werden.

Weitergabe unter gleichen Bedingungen. Wenn Sie diesen Inhalt bearbeiten oder in anderer Weise umgestalten, verändern oder als Grundlage für einen anderen Inhalt verwenden, dann dürfen Sie den neu entstandenen Inhalt nur unter Verwendung identischer Lizenzbedingungen weitergeben.

• Im Falle einer Verbreitung müssen Sie anderen die Lizenzbedingungen, unter die dieser Inhalt fällt, mitteilen.

• Jede dieser Bedingungen kann nach schriftlicher Einwilligung des Rechtsinhabers aufgehoben werden.

Die gesetzlichen Schranken des Urheberrechts bleiben hiervon unberührt.

Das Commons Deed ist eine Zusammenfassung des Lizenzvertrags (http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.0/de/legalcode)

in allgemeinverständlicher Sprache.

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Namensnennung — Nicht-kommerziell — Weitergabe unter gleichen Bedingungen 2.0

CREATIVE COMMONS IST KEINE RECHTSANWALTSGESELLSCHAFT UND LEISTET KEINE RECHTSBERATUNG. DIE WEITERGABE DIESES LIZENZENTWURFES FÜHRT ZU KEINEM MANDATSVERHÄLTNIS. CREATIVE COMMONS ERBRINGT DIESE INFORMATIONEN OHNE GEWÄHR. CREATIVE COMMONS ÜBERNIMMT KEINE GEWÄHRLEISTUNG FÜR DIE GELIE-FERTEN INFORMATIONEN UND SCHLIEßT DIE HAFTUNG FÜR SCHÄDEN AUS, DIE SICH AUS IHREM GEBRAUCH ERGEBEN.

Lizenzvertrag

DAS URHEBERRECHTLICH GESCHÜTZTE WERK ODER DER SONSTIGE SCHUTZGEGENSTAND (WIE UNTEN BESCHRIEBEN) WIRD UNTER DEN BEDINGUNGEN DIESER CREATIVE COMMONS PUBLIC LICENSE ("CCPL“ ODER "LIZENZVERTRAG“) ZUR VERFÜGUNG GESTELLT. DER SCHUTZGEGENSTAND IST DURCH DAS URHEBERRECHT UND/ODER EINSCHLÄGIGE GESET-ZE GESCHÜTZT.

DURCH DIE AUSÜBUNG EINES DURCH DIESEN LIZENZVERTRAG GEWÄHRTEN RECHTS AN DEM SCHUTZGEGENSTAND ERKLÄREN SIE SICH MIT DEN LIZENZBEDINGUNGEN RECHTS-VERBINDLICH EINVERSTANDEN. DER LIZENZGEBER RÄUMT IHNEN DIE HIER BESCHRIEBE-NEN RECHTE UNTER DER VORAUSSETZUNGEIN, DASS SIE SICH MIT DIESEN VERTRAGSBE-DINGUNGEN EINVERSTANDEN ERKLÄREN.

1. Definitionen

a. Unter einer "Bearbeitung“ wird eine Übersetzung oder andere Bearbeitung des Werkes ver-standen, die Ihre persönliche geistige Schöpfung ist. Eine freie Benutzung des Werkes wird nicht als Bearbeitung angesehen.

b. Unter den "Lizenzelementen“ werden die folgenden Lizenzcharakteristika verstanden, die vom Lizenzgeber ausgewählt und in der Bezeichnung der Lizenz genannt werden: "Namensnen-nung“, "Nicht-kommerziell“, "Weitergabe unter gleichen Bedingungen“.

c. Unter dem "Lizenzgeber“ wird die natürliche oder juristische Person verstanden, die den Schutzgegenstand unter den Bedingungen dieser Lizenz anbietet.

d. Unter einem "Sammelwerk“ wird eine Sammlung von Werken, Daten oder anderen unabhän-gigen Elementen verstanden, die aufgrund der Auswahl oder Anordnung der Elemente eine persönliche geistige Schöpfung ist. Darunter fallen auch solche Sammelwerke, deren Elemente systematisch oder methodisch angeordnet und einzeln mit Hilfe elektronischer Mittel oder auf andere Weise zugänglich sind (Datenbankwerke). Ein Sammelwerk wird im Zusammenhang mit dieser Lizenz nicht als Bearbeitung (wie oben beschrieben) angesehen.

e. Mit "SIE“ und "Ihnen“ ist die natürliche oder juristische Person gemeint, die die durch diese Li-zenz gewährten Nutzungsrechte ausübt und die zuvor die Bedingungen dieser Lizenz im Hin-blick auf das Werk nicht verletzt hat, oder die die ausdrückliche Erlaubnis des Lizenzgebers er-halten hat, die durch diese Lizenz gewährten Nutzungsrechte trotz einer vorherigen Verletzung auszuüben.

f. Unter dem "Schutzgegenstand“ wird das Werk oder Sammelwerk oder das Schutzobjekt ei-nes verwandten Schutzrechts, das Ihnen unter den Bedingungen dieser Lizenz angeboten wird, verstanden

g. Unter dem "Urheber“ wird die natürliche Person verstanden, die das Werk geschaffen hat.

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h. Unter einem "verwandten Schutzrecht“ wird das Recht an einem anderen urheberrechtlichen Schutzgegenstand als einem Werk verstanden, zum Beispiel einer wissenschaftlichen Ausgabe, einem nachgelassenen Werk, einem Lichtbild, einer Datenbank, einem Tonträger, einer Funksendung, einem Laufbild oder einer Darbietung eines ausübenden Künstlers.

i. Unter dem "Werk“ wird eine persönliche geistige Schöpfung verstanden, die Ihnen unter den Bedingungen dieser Lizenz angeboten wird.

2. Schranken des Urheberrechts. Diese Lizenz lässt sämtliche Befugnisse unberührt, die sich aus den Schranken des Urheberrechts, aus dem Erschöpfungsgrundsatz oder anderen Beschränkungen der Ausschließlichkeitsrechte des Rechtsinhabers ergeben.

3. Lizenzierung. Unter den Bedingungen dieses Lizenzvertrages räumt Ihnen der Lizenzgeber ein li-zenzgebührenfreies, räumlich und zeitlich (für die Dauer des Urheberrechts oder verwandten Schutz-rechts) unbeschränktes einfaches Nutzungsrecht ein, den Schutzgegenstand in der folgenden Art und Weise zu nutzen:

a. den Schutzgegenstand in körperlicher Form zu verwerten, insbesondere zu vervielfältigen, zu verbreiten und auszustellen;

b. den Schutzgegenstand in unkörperlicher Form öffentlich wiederzugeben, insbesondere vorzu-tragen, aufzuführen und vorzuführen, öffentlich zugänglich zu machen, zu senden, durch Bild- und Tonträger wiederzugeben sowie Funksendungen und öffentliche Zugänglichmachungen wiederzugeben;

c. den Schutzgegenstand auf Bild- oder Tonträger aufzunehmen, Lichtbilder davon herzustellen, weiterzusenden und in dem in a. und b. genannten Umfang zu verwerten;

d. den Schutzgegenstand zu bearbeiten oder in anderer Weise umzugestalten und die Bearbei-tungen zu veröffentlichen und in dem in a. bis c. genannten Umfang zu verwerten.

Die genannten Nutzungsrechte können für alle bekannten Nutzungsarten ausgeübt werden. Die ge-nannten Nutzungsrechte beinhalten das Recht, solche Veränderungen an dem Werk vorzunehmen, die technisch erforderlich sind, um die Nutzungsrechte für alle Nutzungsarten wahrzunehmen. Insbesonde-re sind davon die Anpassung an andere Medien und auf andere Dateiformate umfasst.

4. Beschränkungen. Die Einräumung der Nutzungsrechte gemäß Ziffer 3 erfolgt ausdrücklich nur un-ter den folgenden Bedingungen:

a. Sie dürfen den Schutzgegenstand ausschließlich unter den Bedingungen dieser Lizenz verviel-fältigen, verbreiten oder öffentlich wiedergeben, und Sie müssen stets eine Kopie oder die voll-ständige Internetadresse in Form des Uniform-Resource-Identifier (URI) dieser Lizenz beifügen, wenn Sie den Schutzgegenstandvervielfältigen, verbreiten oder öffentlich wiedergeben. Sie dür-fen keine Vertragsbedingungen anbieten oder fordern, die die Bedingungen dieser Lizenz oder die durch sie gewährten Rechte ändern oder beschränken. Sie dürfen den Schutzgegenstand nicht unterlizenzieren. Sie müssen alle Hinweise unverändert lassen, die auf diese Lizenz und den Haftungsausschluss hinweisen. Sie dürfen den Schutzgegenstand mit keinen technischen Schutzmaßnahmen versehen, die den Zugang oder den Gebrauch des Schutzgegenstandes in einer Weise kontrollieren, die mit den Bedingungen dieser Lizenz im Widerspruch stehen. Die genannten Beschränkungen gelten auch für den Fall, dass der Schutzgegenstand einen Be-standteil eines Sammelwerkes bildet; sie verlangen aber nicht, dass das Sammelwerk insge-samt zum Gegenstand dieser Lizenz gemacht wird. Wenn Sie ein Sammelwerk erstellen, müs-sen Sie - soweit dies praktikabel ist - auf die Mitteilung eines Lizenzgebers oder Urhebers hin aus dem Sammelwerk jeglichen Hinweis auf diesen Lizenzgeber oder diesen Urheber entfer-nen. Wenn Sie den Schutzgegenstand bearbeiten, müssen Sie - soweit dies praktikabel ist - auf die Aufforderung eines Rechtsinhabers hin von der Bearbeitung jeglichen Hinweis auf diesen Rechtsinhaber entfernen.

b. Sie dürfen eine Bearbeitung ausschließlich unter den Bedingungen dieser Lizenz, einer späte-ren Version dieser Lizenz mit denselben Lizenzelementen wie diese Lizenz oder einer Creative

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Commons iCommons Lizenz, die dieselben Lizenzelemente wie diese Lizenz enthält (z. B. Na-mensnennung - Nicht-kommerziell - Weitergabe unter gleichen Bedingungen 2.0 Japan), ver-vielfältigen, verbreiten oder öffentlich wiedergeben. Sie müssen stets eine Kopie oder die Inter-netadresse in Form des Uniform-Resource-Identifier (URI) dieser Lizenz oder einer anderen Li-zenz der im vorhergehenden Satz beschriebenen Art beifügen, wenn Sie die Bearbeitung ver-vielfältigen, verbreiten oder öffentlich wiedergeben. Sie dürfen keine Vertragsbedingungen an-bieten oder fordern, die die Bedingungen dieser Lizenz oder die durch sie gewährten Rechte ändern oder beschränken, und Sie müssen alle Hinweise unverändert lassen, die auf diese Li-zenz und den Haftungsausschluss hinweisen. Sie dürfen eine Bearbeitung nicht mit technischen Schutzmaßnahmen versehen, die den Zugang oder den Gebrauch der Bearbeitung in einer Weise kontrollieren, die mit den Bedingungen dieser Lizenz im Widerspruch stehen. Die ge-nannten Beschränkungen gelten auch für eine Bearbeitung als Bestandteil eines Sammelwer-kes; sie erfordern aber nicht, dass das Sammelwerk insgesamt zum Gegenstand dieser Lizenz gemacht wird.

c. Sie dürfen die in Ziffer 3 gewährten Nutzungsrechte in keiner Weise verwenden, die hauptsäch-lich auf einen geschäftlichen Vorteil oder eine vertraglich geschuldete geldwerte Vergütung ab-zielt oder darauf gerichtet ist. Erhalten Sie im Zusammenhang mit der Einräumung der Nut-zungsrechte ebenfalls einen Schutzgegenstand, ohne dass eine vertragliche Verpflichtung hier-zu besteht, so wird dies nicht als geschäftlicher Vorteil oder vertraglich geschuldete geldwerte Vergütung angesehen, wenn keine Zahlung oder geldwerte Vergütung in Verbindung mit dem Austausch der Schutzgegenstände geleistet wird (z. B. File-Sharing).

d. Wenn Sie den Schutzgegenstand oder eine Bearbeitung oder ein Sammelwerk vervielfältigen, verbreiten oder öffentlich wiedergeben, müssen Sie alle Urhebervermerke für den Schutzge-genstand unverändert lassen und die Urheberschaft oder Rechtsinhaberschaft in einer der von Ihnen vorgenommenen Nutzung angemessenen Form anerkennen, indem Sie den Namen (o-der das Pseudonym, falls ein solches verwendet wird) des Urhebers oder Rechteinhabers nen-nen, wenn dieser angegeben ist. Dies gilt auch für den Titel des Schutzgegenstandes, wenn dieser angeben ist, sowie - in einem vernünftigerweise durchführbaren Umfang - für die mit dem Schutzgegenstand zu verbindende Internetadresse in Form des Uniform-Resource-Identifier (URI), wie sie der Lizenzgeber angegeben hat, sofern dies geschehen ist, es sei denn, diese In-ternetadresse verweist nicht auf den Urhebervermerk oder die Lizenzinformationen zu dem Schutzgegenstand. Bei einer Bearbeitung ist ein Hinweis darauf aufzuführen, in welcher Form der Schutzgegenstand in die Bearbeitung eingegangen ist (z. B. "Französische Übersetzung des ... (Werk) durch ... (Urheber)“ oder "Das Drehbuch beruht auf dem Werk des ... (Urheber)“). Ein solcher Hinweis kann in jeder angemessenen Weise erfolgen, wobei jedoch bei einer Bear-beitung, einer Datenbank oder einem Sammelwerk der Hinweis zumindest an gleicher Stelle und in ebenso auffälliger Weise zu erfolgen hat wie vergleichbare Hinweise auf andere Rechts-inhaber.

e. Obwohl die gemäss Ziffer 3 gewährten Nutzungsrechte in umfassender Weise ausgeübt werden dürfen, findet diese Erlaubnis ihre gesetzliche Grenze in den Persönlichkeitsrechten der Urheber und ausübenden Künstler, deren berechtigte geistige und persönliche Interessen bzw. deren Ansehen oder Ruf nicht dadurch gefährdet werden dür-fen, dass ein Schutzgegenstand über das gesetzlich zulässige Maß hinaus beeinträchtigt wird.

5. Gewährleistung. Sofern dies von den Vertragsparteien nicht anderweitig schriftlich vereinbart, bietet der Lizenzgeber keine Gewährleistung für die erteilten Rechte, außer für den Fall, dass Mängel arglistig verschwiegen wurden. Für Mängel anderer Art, insbesondere bei der mangelhaften Lieferung von Ver-körperungen des Schutzgegenstandes, richtet sich die Gewährleistung nach der Regelung, die die Per-son, die Ihnen den Schutzgegenstand zur Verfügung stellt, mit Ihnen außerhalb dieser Lizenz verein-bart, oder - wenn eine solche Regelung nicht getroffen wurde - nach den gesetzlichen Vorschriften.

6. Haftung. Über die in Ziffer 5 genannte Gewährleistung hinaus haftet Ihnen der Lizenzgeber nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

7. Vertragsende

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a. Dieser Lizenzvertrag und die durch ihn eingeräumten Nutzungsrechte enden automatisch bei jeder Verletzung der Vertragsbedingungen durch Sie. Für natürliche und juristische Personen, die von Ihnen eine Bearbeitung, eine Datenbank oder ein Sammelwerk unter diesen Lizenzbe-dingungen erhalten haben, gilt die Lizenz jedoch weiter, vorausgesetzt, diese natürlichen oder juristischen Personen erfüllen sämtliche Vertragsbedingungen. Die Ziffern 1, 2, 5, 6, 7 und 8 gelten bei einer Vertragsbeendigung fort.

b. Unter den oben genannten Bedingungen erfolgt die Lizenz auf unbegrenzte Zeit (für die Dauer des Schutzrechts). Dennoch behält sich der Lizenzgeber das Recht vor, den Schutzgegenstand unter anderen Lizenzbedingungen zu nutzen oder die eigene Weitergabe des Schutzgegen-standes jederzeit zu beenden, vorausgesetzt, dass solche Handlungen nicht dem Widerruf die-ser Lizenz dienen (oder jeder anderen Lizenzierung, die auf Grundlage dieser Lizenz erfolgt ist oder erfolgen muss) und diese Lizenz wirksam bleibt, bis Sie unter den oben genannten Vor-aussetzungen endet.

8. Schlussbestimmungen

a. Jedes Mal, wenn Sie den Schutzgegenstand vervielfältigen, verbreiten oder öffentlich wiederge-ben, bietet der Lizenzgeber dem Erwerber eine Lizenz für den Schutzgegenstand unter densel-ben Vertragsbedingungen an, unter denen er Ihnen die Lizenz eingeräumt hat.

b. Jedes Mal, wenn Sie eine Bearbeitung vervielfältigen, verbreiten oder öffentlich wiedergeben, bietet der Lizenzgeber dem Erwerber eine Lizenz für den ursprünglichen Schutzgegenstand un-ter denselben Vertragsbedingungen an, unter denen er Ihnen die Lizenz eingeräumt hat.

c. Sollte eine Bestimmung dieses Lizenzvertrages unwirksam sein, so wird die Wirksamkeit der übrigen Lizenzbestimmungen dadurch nicht berührt, und an die Stelle der unwirksamen Be-stimmung tritt eine Ersatzregelung, die dem mit der unwirksamen Bestimmung angestrebten Zweck am nächsten kommt.

d. Nichts soll dahingehend ausgelegt werden, dass auf eine Bestimmung dieses Lizenzvertrages verzichtet oder einer Vertragsverletzung zugestimmt wird, so lange ein solcher Verzicht oder ei-ne solche Zustimmung nicht schriftlich vorliegen und von der verzichtenden oder zustimmenden Vertragspartei unterschrieben sind.

e. Dieser Lizenzvertrag stellt die vollständige Vereinbarung zwischen den Vertragsparteien hin-sichtlich des Schutzgegenstandes dar. Es gibt keine weiteren ergänzenden Vereinbarungen o-der mündlichen Abreden im Hinblick auf den Schutzgegenstand. Der Lizenzgeber ist an keine zusätzlichen Abreden gebunden, die aus irgendeiner Absprache mit Ihnen entstehen könnten. Der Lizenzvertrag kann nicht ohne eine übereinstimmende schriftliche Vereinbarung zwischen dem Lizenzgeber und Ihnen abgeändert werden.

f. Auf diesen Lizenzvertrag findet das Recht der Bundesrepublik Deutschland Anwendung.

CREATIVE COMMONS IST KEINE VERTRAGSPARTEI DIESES LIZENZVERTRAGES UND ÜBERNIMMT KEINERLEI GEWÄHRLEISTUNG FÜR DAS WERK. CREATIVE COMMONS IST IHNEN ODER DRITTEN GEGENÜBER NICHT HAFTBAR FÜR SCHÄDEN JEDWEDER ART. UNGEACHTET DER VORSTEHENDEN ZWEI (2) SÄTZE HAT CREATIVE COMMONS ALL RECHTE UND PFLICHTEN EINES LIZENZGEBERS, WENN SICH CREATIVE COMMONS AUS-DRÜCKLICH ALS LIZENZGEBER BEZEICHNET.

AUSSER FÜR DEN BESCHRÄNKTEN ZWECK EINES HINWEISES AN DIE ÖFFENTLICHKEIT, DASS DAS WERK UNTER DER CCPL LIZENSIERT WIRD, DARF KEINE VERTRAGSPARTEI DIE MARKE “CREATIVE COMMONS” ODER EINE ÄHNLICHE MARKE ODER DAS LOGO VON CREATIVE COMMONS OHNE VORHERIGE GENEHMIGUNG VON CREATIVE COMMONS NUTZEN. JEDE GESTATTETE NUTZUNG HAT IN ÜBEREINSTIMMUNG MIT DEN JEWEILS GÜLTIGEN NUTZUNGSBEDINGUNGEN FÜR MARKEN VON CREATIVE COMMONS ZU ER-FOLGEN, WIE SIE AUF DER WEBSITE ODER IN ANDERER WEISE AUF ANFRAGE VON ZEIT ZU ZEIT ZUGÄNGLICH GEMACHT WERDEN.

CREATIVE COMMONS KANN UNTER http://creativecommons.org KONTAKTIERT WERDEN.