SAMMANTRÄDESPROTOKOLL - Övertorneå

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2021-02-22 Kommunstyrelsens arbetsutskott

Plats och tid

Förvaltningsbyggnaden i Övertorneå, måndag 22 februari 2021, kl 09:00

Beslutande

Tomas Mörtberg (C) Robert Grape (C) Knut Omark (SJVP) Roland Kemppainen (S) Camilla Mattila (S) ers: Bente Åkerholm (S)

Övriga deltagande Anna Andersson, t f kommundirektör, Gunvor Westerberg, sekreterare Utses att justera

Anders Wälivaara, närv ersättare Camilla Mattila

Underskrifter Sekreterare

Paragrafer 23-39

Gunvor Westerberg Ordförande Tomas Mörtberg Justerande Camilla Mattila

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2021-02-22

Datum för anslags uppsättande 2021-02-26 Datum för anslags nedtagande 2021-03-22 Förvaringsplats för protokollet Förvaltningsbyggnaden Övertorneå

Underskrift Gunvor Westerberg

1


Justerades sign Utdragsbestyrkande

Innehållsförteckning Beslut Rubrik Ärende Sida

Val av protokollsjusterare

§ 23 HR enheten - information 4

§ 24 Revidering av kommunstyrelsens delegationsordning 2021/40 5

§ 25 Förslag om ändring i kommunstyrelsens

delegationsordning så att anställning av ekonomichef,

personalchef och teknisk chef skall föregås av samråd med

Ks Au

2021/20 6

§ 26 Revisionsrapport - Upphandlingsverksamheten - en

uppföljande granskning

2021/36 7

§ 27 Riktlinjer för projekt 2021/37 8

§ 28 Granskning av projekt Övertorneå 2020 2020/179 9

§ 29 Upphävande av kommunfullmäktiges beslut om regelverk

för försäljning och uthyrning av materiel

2021/3 10 - 11

§ 30 Skrivelse om kommunvapnet med Svarta räven 2020/221 12

§ 31 Ansökan om stadigvarande serveringstillstånd till

Svanstein ski

2021/17 13

§ 32 Utredning avseende vidtagande av åtgärder angående

serveringstillstånd

2021/41 14

§ 33 Delegationsbeslut - återkallelse av serveringstillstånd för

Hotell Övertorneå AB

2021/42 15

§ 34 Internkontrollplan 2021 för kommunstyrelsen 2021/45 16

§ 35 Föreläggande från samhällsbyggnadsnämnden - Hedenäset

simhall, omklädnings- & duschrum

17

§ 36 Information - samarbete med Överkalix kommun om 18

2



renhållningen

§ 37 Information - energibesparingsåtgärder 19

§ 38 Tillsättande av tjänsten som kommundirektör 20

§ 39 Övriga frågor 21

3



KSAU § 23

HR enheten - information Beslut Informationen läggs till handlingarna. Ärendebeskrivning T f kommundirektör Anna Andersson och stabschef Thomas Norberg informerar om de utannonserade tjänsterna såsom näringslivsutvecklare, administratör och aktivitetssamordnare.

______

4



KSAU § 24

Revidering av kommunstyrelsens delegationsordning Beslut Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Reviderad delegationsordning för kommunstyrelsen fastställs.

Ärendebeskrivning Kultur- och fritidschef har tillsammans med stabschef och utredare på kommunledningsförvaltningen arbetat fram förslag på ändringar och komplettering av delegationsordningen vad gäller kultur- och fritidsutskottets verksamhet. Stabschefen har även kompletterat delegationsordningen vad gäller avsnitt säkerhetsskydd.

______

5



KSAU § 25

Förslag om ändring i kommunstyrelsens delegationsordning så att anställning av ekonomichef, personalchef och teknisk chef skall föregås av samråd med Ks Au Beslut Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsens delegationsordning ändras enligt följande: Beslut om anställning av förvaltningschef delegeras till kommundirektör, ersättare kommunstyrelsens ordförande, efter samråd med KSAU samt nämndsordförande.

Ärendebeskrivning Sjukvårdspartiet föreslår i en skrivelse till kommunstyrelsen att delegations-ordningen ändras enligt följande: - Beslut om ekonomichef, personalchef och teknisk chef skall föregås av samråd

med KS (KSAU). Delegat och ersätttare kvarstår enligt nuvarande ordning. - Beslut om anställnin av barn- och utbildningschef, socialchef och

samhällsbyggnadschef skall föregås av samråd med respektive nämnds ordförande och vice ordförande. Delegat och ersätttare kvarstår enligt nuvarande ordning.

Sjukvårdspariets motivering till ändring i delegationsordningen är att det är styrelsen och nämnderna som beslutar om verksamheternas politiska inriktning, målsättning och budget. Därför anser partiet att det är logiskt och även formellt riktigt att styrelse och nämnder är med och påverkar valet av de personer som bäst är lämpade att leda verksamheten inom de ramar och med den målsättning som styrelse och nämnder beslutat.

______

6



KSAU § 26

Revisionsrapport - Upphandlingsverksamheten - en uppföljande granskning Beslut Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen En total översyn av upphandlingsverksamheten skall göras i enlighet med revisorernas rekommendationer.

Ärendebeskrivning Revisorerna har genomfört en uppföljande granskning avseende upphandlingsverksamheten. Granskningen har syftat till att bedöma om kommunen och då främst kommunstyrelsen har vidtagit tillräckliga åtgärder för att säkerställa att upphandlingsverksamheten bedrivs ändamålsenligt och med tillräcklig intern kontroll. Den sammanfattande bedömningen är att kommunstyrelsen, socialnämnden och barn- och utbildningsnämnden inom sina respektive ansvarsområden ej vidtagit tillräckliga åtgärder för att säkerställa att upphandlingsverksamheten bedrivs ändamålsenligt och med tillräcklig intern kontroll. Revisorerna rekommenderar att: - Riktlinjer för upphandling löpande hålls aktuella utifrån gällande lagstiftning - Det säkerställs en systematisk uppföljning av de styrande dokumenten samt

avtalens efterlevnad - En systematiserad samordning och erfarenhetsutbyte säkerställs för att bland

annat uppnå en effektivisering och god internkontroll inom upphandlings- området

- Aktiva åtgärder vidtas i syfte att stärka organisationens kunskap inom de regler och riktlinjer som är styrande för upphandlingsområdet inom Övertorneå kommun

______

7



KSAU § 27

Riktlinjer för projekt Beslut Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Riktlinjer för projekt antas.

Ärendebeskrivning Riktlinjerna är förvaltningsövergripande och äger giltighet inom samtliga verksamheter inom Övertorneå kommun. Projekt bedrivs i många verksamheter inom kommunen och kan vara såväl internt som externt finansierade. Riktlinjerna är avsedda att ange grunderna för planering, styrning och ledning. Därtill ska riktlinjerna fungerande som en vägledning om arbetet ska bedrivas i projekt eller om det ingår i ordinarie verksamhet. Vissa komponenter i ett projekt kan variera beroende på projektets omfattning och därav ska riktlinjerna inte ses som helt igenom rigida Detta gäller framförallt projektorganisationen, där det i mindre omfattande projekt oftast inte föreligger behov av, t.ex. en administratör utan istället inryms i projektledarens arbetsuppgifter.

______

8



KSAU § 28

Granskning av projekt Övertorneå 2020 Beslut Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Granskningen läggs med godkännande till handlingarna.

Ärendebeskrivning Stabschef erhöll 2020-11-02, § 158 uppdrag av kommunstyrelsen att genomföra en uppföljning/analys av projekt 2020 i syfte att utvärdera om genomförande av projektet gett de effekter som avsetts (Övertorneå kommun 2020c).

Stabschef bedömer sammanfattningsvis att projekt 2020 inte medfört en ökad befolkning, dock bör det beaktas att människors flyttmönster är beroende av många olika parametrar varav trivsel och möjlighet till aktiviteter kan vara en del i den komplexa beslutsprocess som föregår en flytt till annan ort. Vidare är det rimligt att förutsätta att de i projektet genomförda aktiviteterna och insatserna bör anses ha bidragit till att skapa fler möjligheter till utevistelse och fysisk aktivitet. Samt att genomförda aktiviteter sammantaget troligen bidragit till att skapa fler samverkansytor och en ökad förståelse för betydelsen av den kontext platsmarknadsföring och destinationsutveckling har rörande besöksnäringens positiva inverkan för bygden och kommunen. Slutsatsen är att det är viktigt att framtida projekt har fastställda indikatorer för att kunna mäta resultatuppfyllelse rörande såväl övergripande som delmål.

______

9



KSAU § 29

Upphävande av kommunfullmäktiges beslut om regelverk för försäljning och uthyrning av materiel Beslut Arbetsutskottets förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktiges beslut 2005-11-14, § 75 avseende regler för uthyrning samt försäljning av materiel och tjänster från tekniska enheten upphävs. Av beslutet följer att försäljning och uthyrning av materiel från tekniska enheten inte ska vara tillåten. Dock med undantag för uthyrning av materiel om det föreligger risk för omfattande materiella skador i samband med allvarliga händelser orsakade av naturfenomen, t.ex. vid översvämning. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Tekniska enheten uppdras att utreda utförandet av externa tjänster och inkomma med förslag till beslut för fortsatt politisk beredning senast 2021-07-01. I avvaktan på beslut i frågan om utförande av externa tjänster utförs dessa enligt gällande praxis.

Ärendebeskrivning

Stabschef har 2020-12-15 erhållit uppdrag av kommundirektör att utarbeta förslag till riktlinjer rörande lån av kommunalt materiel. Förslag till beslut presenterades till kommunstyrelsen 2021-02-01 med tillägg att det, efter beslutsförslaget formulerats framkommit att det förelåg ett beslut från kommunfullmäktige 2005-11-14 om regler för uthyrning samt försäljning av materiel och tjänster från tekniska enheten- kommunförrådet. Detta beslut hade ej beaktats vid utformningen av förslag till beslut. Kommunstyrelsen beslutade därav 2021-02-01, § 5 att återremittera ärendet för komplettering genom beaktande av de gällande reglerna.

Kommunledningsförvaltningens sammanfattande bedömning är att kommun-fullmäktiges beslut 2005-11-14, § 75 avseende uthyrning och försäljning av materiel från tekniska enheten bör upphävas med hänvisning till att det inte kan anses vara förenligt med den kommunala kompetensen och att sådan verksamhet ska bedrivas av privata aktörer. Tekniska enheten skall inte erbjuda försäljning och uthyrning av materiel, varken till privatpersoner eller företag. Dock med undantag avseende uthyrning av materiel om det föreligger risk för omfattande materiella skador i samband med allvarliga händelser orsakade av naturfenomen, t.ex. översvämning.

10



KSAU § 29 forts Därtill föreslås att tekniska enheten uppdras att utreda utförandet av externa tjänster och inkomma med förslag till beslut för fortsatt politisk beredning senast 2021-07-01.

______

11



KSAU § 30

Skrivelse om kommunvapnet med Svarta räven Beslut Svarträven i Övertorneå kommuns kommunvapen skall inte bytas ut mot ett lodjur med hänvisning till den historiska kopplingen samt att det utgör en central del i kommunens varumärke. Förslaget som berör Övertorneå kyrka kan inte besvaras då det är utanför kommunens sakområde och förslagsställaren uppmanas att kontakta Svenska kyrkan i frågan.

Ärendebeskrivning

I den inkomna skrivelsen anför Gunnar Zätestam att den svarta räven som finns på Övertorneå kommuns vapensköld kan förknippas med svart magi, ond bråd död, m.m. Zätestam anför vidare att den svarta räven lär ha kommit till i samband med andra världskrigets utbrott 1939-1940 där den kan ha ägt giltighet, då det handlade om att kunna överlista en tänkbar eller inbillad fiende. Zätestam föreslår att Övertorneå kommun ska ersätta den svarta räven på kommunvapnet till ett lodjur istället. Anledningen till detta är enligt Zätestam att lodjuret är mer exotiskt beaktat ur ett europeiskt perspektiv. Därigenom finns möjlighet att öka andelen tyska turister till Tornedalen. Avslutningsvis anför Zätestam att det föreligger behov av att genomföra åtgärder i Övertorneå kyrka, bl.a. rörande pelarna som kan betraktas som ett arkitektoniskt misstag, som dock är möjligt att korrigera. Beslutsexpediering

Gunnar Zätestam ______

12



KSAU § 31

Ansökan om stadigvarande serveringstillstånd till Svanstein ski Beslut Ansökan om stadigvarande serveringstillstånd till Svanstein ski avslås.

Ärendebeskrivning Svanstein Ski AB, org nr 556973-0533, har ansökt om stadigvarande serveringstillstånd till allmänheten för servering av öl, vin, cider och spritdrycker. Sökt serveringstid är 11.00-01.00. Serveringsställe är Svanstein ski resort. Serveringsyta är restaurang, cafe, spa och terrass. Alkoholhandläggaren föreslår att avslå ansökan om serveringstillstånd till Svanstein ski AB. Beslutsexpediering Svanstein Ski AB Alkoholhandläggaren Besvärshänvisning Beslutet kan överklagas genom att skrivelsen, ställd till Förvaltningsrätten i Luleå, ges in till Övertorneå kommun, Kommunledningsförvaltningen, 957 85 Övertorneå. Skrivelsen ska lämnas in inom tre veckor från den dag som klaganden fick del av beslutet. I skrivelsen skall klagande ange vilket beslut som överklagas och vilken förändring klagande begär samt varför beslutet skall ändras. ______

13



KSAU § 32

Utredning avseende vidtagande av åtgärder angående serveringstillstånd Beslut I enlighet med 9 kap 17 § alkohollagen meddela bolaget Arctic Blue Lounge AB, org nr 556394-9006, en varning på grund av underlåtenhet att följa alkohollagen eller de villkor eller föreskrifter som meddelats med stöd av lagen.

Ärendebeskrivning Arctic Blue Lounge, f.d. Svanstein Arctic Experience AB, är sedan den 2011-08-31 innehavare av ett stadigvarande serveringstillstånd till allmänheten på Svanstein gård, adress Svanstein 314, 957 94 Övertorneå. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2019-01-21 att meddela en varning till bolaget på grund av underlåtenhet att följa alkohollagen eller de villkor eller föreskrifter som meddelats med stöd av lagen. Bakgrunden till varningen avsåg ekonomisk skötsamhet. Alkoholhandläggaren har gjort en inre tillsyn 2020-12-18 och inledde på grund av detta en utredning av bolaget. Beslutsexpediering Arctic Blue Lounge AB Alkoholhandläggare

______

14



KSAU § 33

Delegationsbeslut - återkallelse av serveringstillstånd för Hotell Övertorneå AB Beslut Återrapporterat delegationsbeslut läggs till handlingarna.

Ärendebeskrivning Alkoholhandläggare Kirsi Heino anmäler följande delegationsbeslut; - Återkallelse av serveringstillstånd för Hotell Övertorneå AB

Beslutsexpediering Alkoholhandläggare ______

15



KSAU § 34

Internkontrollplan 2021 för kommunstyrelsen Beslut Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Plan för internkontroll 2021 antas.

Ärendebeskrivning En plan för internkontroll skall årligen fastställas av kommunstyrelsen för att säkerställa att det interna kontrollsystemet fungerar tillfredsställande inom kommunstyrelsens verksamhetsområden. Förvaltningschefen ansvarar för framtagandet av och uppföljningen av planen. Ett förslag till internkontrollplan för år 2021 har tagits fram av förvaltningen.

I internkontrollplanen för 2021 föreslås riktade kontroller av tre områden: verkställighet av politiskt fattade beslut; upphandling; samt investeringar.

Kommunledningsförvaltningen har valt kontrollområden av följande anledningar: - Kontroll av verkställande av politiska beslut utfördes inte i tillräcklig

utsträckning under 2019-2020

- En granskning av upphandligsverksamheten visar på att kommunen inte har tillräckliga rutiner för att säkerställa att avtal följs vid inköp. Förvaltningen behöver upprätta rutiner för internkontroll på upphandlade varor och tjänster. Kritik på att avtal på maskintjänster och snöröjning inte följs har inkommit och därför bör dessa avtal prioriteras i internkontrollen

- I nuläget är det otydligt vilken beloppsgräns som gäller för investeringar, vad

värdet på våra anläggningstillgångar är samt om komponentavskrivningar utförs enligt gällande regelverk.

______

16



KSAU § 35

Inspektionsrapport från samhällsbyggnadsförvaltningen - Hedenäset simhall, omklädningsrum och dusch Beslut Tekniska enheten får i uppdrag att till kommunstyrelsens möte 8 mars 2021 inkomma med uppgift om vilka åtgärder som behöver göras och kostnaden för detta.

Ärendebeskrivning Samhällsbyggnadsförvaltningen utförde tillsyn i Hedenäset simhall i augusti 2020. Av inspektionsrapporten framgår att omklädningsrum och dusch är i behov av renovering och behöver åtgärdas. Samhällsbyggnadsförvaltningen kommer att följa upp att det åtgärdas. Fastighetschef Lars Niemi lämnar information i ärendet. Av informationen framgår att omklädningsrum och dusch ska åtgärdas när skolan är stängd till sommaren och att det ska vara klart till skolstarten till hösten. En upphandling kommer att göras via tekniska enheten.

______

17



KSAU § 36

Information - samarbete med Överkalix kommun om renhållningen Beslut Informationen föranleder inget beslut och läggs till handlingarna.

Ärendebeskrivning Teknisk chef Bengt Ersson lämnar en aktuell rapport om samarbetet med Överkalix kommun om renhållningen.

______

18



KSAU § 37

Information - energibesparingsåtgärder Beslut Informationen föranleder inget beslut och läggs till handlingarna.

Ärendebeskrivning Fastighetschef Lars Niemi informerar om energibesparingsåtgärder i de kommunala fastigheterna.

______

19



KSAU § 38

Tillsättande av tjänsten som kommundirektör Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att anställa Anna Andersson som kommundirektör från 1 juni 2021. Kommunstyrelsens ordförande Tomas Mörtberg får i uppdrag att skriva ett anställningsavtal på en tillsvidareanställning av kommundirektör med sex månaders uppsägningstid. Ärendebeskrivning Anna Andersson är anställd som t f kommundirektör till och med 31 maj 2021.

______

20



KSAU § 39

Övriga frågor Knut Omark (sjvp) frågar om hotellet och nuvarande arrendator. T f kommundirektör Anna Andersson svarar att det gamla avtalet är uppsagt och att ett nytt avtal är tecknat med arrendatorn till och med 30 juni 2021. Roland Kemppainen (s) informerar om Leader Tornedalen och möjligheten att söka medel till olika projekt. Kommunstyrelsens ordförande Tomas Mörtberg (c) informerar om kontakter som varit med Region Norrbotten angående tandläkarbristen i Övertorneå. Teknisk chef Bengt Ersson lämnar en lägesrapport angående slutregleringen med nya Älvgården. ______

21

Documents

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL - Övertorneå