Sammanfattning av rapporteringssätt Vem gör vad?

Sammanfattning av rapporteringssättVem gör vad?

ANSTÄLLNING

Rapportera till Gemensam Lön• Ny anställning • Byte av anställning, anställningsform eller ändrad omfattning • Omreglering på grund av partiell sjukersättning • Förlängd anställningstid • Uppehållslön och ferielön • Byte av organisatorisk tillhörighet• Ny lön, ej lönerevision• Byte av semesterfaktor• Ny eller ändrad förmån (ex bostads-, bil- eller reseförmån• Ändrade personuppgifter (Alt A)

SIGNALLISTOR GÅR TILL FÖRVALTNINGAR/ BOLAG

Registrering av ny/byte av/ändrad omfattning av anställning eller anställningsform , Omreglering på grund av sjukersättning, Förändrade

uppgifter

Förvaltningar Gemensam Lön

Registrerar i PERLA de aktiviteter förvaltningen rapporterar underlag för, som nyanställning eller byte av anställning.

Registrerar underlag för omreglering av anställning i Perla.

Registrerar förändring av anställning i Perla enligt underlag från förvaltningen.

Registrerar uppgifter om läsårets lov och uppehållstider.

Skapar avtal vid nyanställning eller vid byte av anställning. Detta sker antingen på papper eller i applikation i PERLA.

Skapar underlag vid omreglering av anställning på grund av partiell sjukersättning.

Skapar underlag vid förändring i anställning. Detta sker antingen på papper eller i applikation i PERLA.

Attesterar underlag och avtal Nämnden fattar beslut om läsårets lov

och uppehållstider och underlag skickas till Gemensam Lön.

ANSTÄLLNING

Registrering av förtroendevalda och arvodister

Rapportera till Gemensam Lön

•Förrättningsrappporter (Nämndeledamöter)•Valuppdateringar (Nämndeledamöter)•Styrelsemedlemmar, arvoden (finns även som filinläsning)(Arvodister)•Medborgarvittnen (Arvodister)•Reg. av arvodist och arvode (Arvodister)•God man (finns även som filinläsning) (Arvodister)•Avtal – arvoderat uppdrag (Familjehem)•Manuell utbetalning (Familjehem)•Korttidsvistelse i stödfamilj (Familjehem)

ANSTÄLLNING


Nämndeledamöter: Registrerar förtroendevald i

PERLA Registrerar förrättningsuppgifter

om i PERLAArvodister: Uppdaterar styrelsemedlemmar

och arvoden i PERLA enligt underlag

Registrerar vittnesarvoden i PERLA

Registrerar arvodist och arvode i PERLA

Familjehem: Registrerar

ersättningsmottagare i PERLA Registrerar ersättning i PERLA

Nämndeledamöter: Fyller i, attesterar, ev.

undertecknar (vid förlorad arbetsinkomst) och skickar förrättningsrapport till Gemensam Lön

Arvodister: Attesterar vittneslista och

skickar till Gemensam Lön Attesterar arvodistblankett och

skickar till Gemensam LönFamiljehem: Fyller i erforderlig blankett,

attesterar och skickar till Gemensam Lön

Andra intressenter

Nämndeledamöter: Kommunfullmäktige skickar

underlag om nämndevalda till Gemensam Lön

Arvodister: Bolagen skickar (efter stämman)

lista på valda styrelsemedlemmar och arvoden till Gemensam Lön

Polisen skickar lista på medborgarvittnen med rätt till arvoden till förvaltning (attestansvarig)

Arvodist fyller i blankett och skickar till förvaltning

Familjehem: Ersättningsmottagare skickar in

uppgifter avseende ersättning, lön, period, etc till förvaltning

ANSTÄLLNING

LÖN OCH ERSÄTTNING


• Timavlönade (tjänstgöringsrapport)• Tillägg:

-Fyllnadstid-Övertid-OB-Jour-Beredskap

Timavlönade, Tillägg


Timavlönade: Registrerar i PERLA enligt de

underlag förvaltningen rapporterar Arkivering av underlagTillägg: Registrerar i PERLA enligt de

underlag förvaltningen rapporterar in

Timavlönade: Skapar underlag för timlön Attesterar underlagTillägg: Skapar underlag för lönetillägg som

fyllnadstid, övertid och OB-tid. Detta sker antingen på papper eller i PERLA/PLAN.

Attesterar underlag


Manuell utbetalning, Förskott, Resor och Gratifikation


• Manuell utbetalning• Förskott• Reseräkning• Gratifikation


Förvaltningar

Manuell utbetalning, Förskott, Gratifikation:

Skapar underlag för utbetalning manuell utbetalning, förskott, ersättning mot kvitton och gratifikation.

Resor: Skapar ny reseräkning Granskar och attesterar faktura från

resebyrå Granskar och attesterar reseräkning

(inkl original kvitton)

Gemensam Lön

Manuell utbetalning, Förskott, Gratifikation:

Administrerar manuell utbetalning Registrerar uppgifter enligt underlag

för utbetalning via lön. Registrerar förmånsvärde vid

gratifikation. Resor: Registrerar reseräkningsdetaljer i

PERLA


Införsel, Skatteavdrag/jämkning, intresseavdrag, Återkrav av lön


• Införsel• Skatteavdrag (frivillig “högre” skatteavdrag, samt jämkning)• Intresseavdrag mot extern part• Återkrav av lön


Förvaltningar

Införsel: Medarbetaren erhåller beslut från KFM

avs införselSkatteavdrag/jämkning: Medarbetaren erhåller beslut från RSV

avs jämkning och skickar erhållet beslut till Gemensam Lön

Medarbetaren skickar uppgift om höjt frivilligt skatteavdrag till Gemensam Lön

Intresseavdrag: Berör inte förvaltningenÅterkrav av lön: Attesterar fakturaunderlag Fattar beslut om indrivning eller

avskrivning

Gemensam Lön

Införsel: Mottar förfrågan från KFM avs

anställningsförhållanden Erhåller beslut från KFM avs införsel Registrerar uppgifter om införsel i PERLA Bokför, redovisar och betalar avdraget belopp (Ek.ad)Skatteavdrag/jämkning: Mottar RSV beslut alt. uppgift om höjt frivilligt

skatteavdrag från medarbetare Registrerar uppgifter om skatteavdrag/jämkning i

PERLAIntresseavdrag Erhåller underlag från intresseföreningar Registrerar uppgifter i PERLA Återredovisar efter lönekörning till försäkringsbolag

och fackföreningar Återkrav av lön: Rättar för mycket utbetald preliminär lön inom 4 mån. Upprättar överenskommelse med medarbetare om

rättning om rättning ej skett inom 4 månader Skapar fakturaunderlag om betalning ej sker Registrerar överenskommet löneavdrag Kontrollerar gällande anställning eller återanställning.


Tjänst/Studieledighet, Kompensationsledighet, Semester, enskild angelägenhet


• Ledighet, med eller utan lön • Kompensationsledighet• Semester• Enskild angelägenhet med lön, max 10 dagar

SIGNAL OM ATT LEDIGHET GÅR UT GÅR TILL FÖRV./BOLAG

LEDIGHET


Tjänst/Studieledighet: Registrerar i PERLA enligt underlag

Kompensationsledigt: Registrerar i PERLA enligt underlag

Semester: Registrerar i PERLA enligt underlag

Enskild angelägenhet med lön: Registrerar i PERLA enligt underlag

Tjänst/Studieledighet: Skapar underlag för ledighetsansökan. Attesterar underlag Kompensationsledigt: Kontrollerar komp-saldo Attesterar underlagSemester: Kontrollerar semestersaldo Attesterar underlag Enskild angelägenhet med lön: Kontrollerar saldo för enskild angelägenhet Attesterar underlag

LEDIGHET

Sjukfrånvaro, Hel sjukersättning tidsbegränsad, Högriskskydd, Rehabersättning


• Sjukfrånvaro, sjukanmälan• Sjukfrånvaro, friskanmälan• Sjukfrånvaro, lång >14dgr• Hel sjukersättning tidsbegränsad• Särskilt högriskskydd• Rehabersättning

LEDIGHET

Sjukfrånvaro, sjukfrånvaro lång: Skapar underlag för sjukanmälan om

sjukfrånvaro på papper, via applikation i Perla eller Perla /PLAN.

Skapar underlag för friskanmälan via papper, applikation i Perla eller Perla/PLAN

Begär läkarintyg från medarbetaren från dag 8 om sådant inte inkommit

Hel sjukersättning tidsbegränsad: Medarbetare får beslut från FK och kopia

skickas till förvaltningen som vidarebefordrar kopia till AFA och Gemensam lön

Högriskskydd: Kontaktperson emottar kopia på fakturaunderlag

avseende högriskskyddRehabersättning: Medarbetaren får beslut om rehabersättning från

FK och kopia skickas till förvaltningen som vidarebefordrar kopia till Gemensam lön

Sjukfrånvaro, sjukfrånvaro lång: Registrerar i PERLA de aktiviteter som

förvaltningen rapporterar underlag för Skickar AFA-blankett till medarbetaren på 91a

sjukdagen.Hel sjukersättning tidsbegränsad: Registrerar uppgifter i Perla enligt underlag. Högriskskydd: Tar emot beslut avseende högriskskydd från

medarbetare Skickar fakturaunderlag till Försäkringskassan

månadsvis avseende högriskskydd. Skickar kopia på underlag till kontaktperson på förvaltningen

Rehabersättning: Registrerar uppgifter i Perla enligt underlag.


LEDIGHET

Havandeskapspenning, Föräldrapenning, Tillfällig föräldrapenning (VAB)


•Ledighet med havandeskapspenning

•Ledighet med föräldrapenning

•Ledighet med tillfällig föräldrapenning

LEDIGHET


Havandeskapspenning: Registrerar i Perla enligt

underlag.

Föräldraledighet: Registrerar i PERLA enligt

underlag Kontrollerar rätt till

föräldrapenningstillägg

Havandeskapspenning: Medarbetaren lämnar beslut från

FK till attesterande chef som attesterar ledighetsansökan och skickar vidare till Gemensam Lön.

Föräldraledighet: Skapar underlag för ansökan om

föräldraledighet. Attesterar underlag Skapar underlag för VAB

LEDIGHET

AVSLUTANDE AV ANSTÄLLNING


• Begäran om slutlön –tidsbegränsad anställning • Hel sjukersättning tillsvidare• Uppsägning från medarbetarens sida• Avslutning av anställning på arbetsgivarens

initiativ• Arbetsgivarintyg, tjänstgöringsintyg

Tidsbegränsad anställning, Hel sjukersättning tillsvidare, Uppsägning, Avslut, Intyg/Betyg


Tidsbegränsad anställning Tar emot begäran om slutlön och betalar ut

slutlön.Hel sjukersättning tillsvidare Tar emot beslut om hel sjukersättning

tillsvidare och registrerar avgångsorsak i PERLA

Uppsägning/Avslut Registrerar i PERLA de aktiviteter som

förvaltningen rapporterar underlag förIntyg/Betyg Skapar i samarbete med förvaltningen

tjänstgöringsintyg och arbetsgivarintyg på begäran.

Tidsbegränsad anställning Varslar medarbetare och skickar begäran om

slutlön till gemensam lön Hel sjukersättning tillsvidare Medarbetare mottar beslut om hel

sjukersättning tillsvidare från FK och skickar till attestansvarig

Kopia av beslut om hel sjukersättning skickas tillsammans med avgång till Gemensam Lön

AFA meddelasUppsägning/Avslut Skapar och attesterarunderlag om avgång. Intyg/Betyg Skapar betyg på begäran Skapar i samarbete med gemensam lön

arbetsgivarintyg och tjänstgöringsintyg. Attesterar arbetsgivarintyg, tjänstgöringsintyg


Pension


• Ålderspension före 65 år• Ålderspension från 65 år• Ålderspension vid 67 år



Pension Tar emot kopia av

avgång från förvaltning Registrering av

pensionsavgång i PERLA

Pensionsavdelningen

Pension Initierar processen från 65

år och skickar pensionsansökan 6 månader innan medarbetaren fyller 65

Skickar pensionsansökan och bilaga till medarbetare

Behandlar inkommen ansökan

Pension Medarbetare initierar processen

< 65 år genom att informera pensionsavdelning om tid för avgång (3 månader innan)

Tar emot, attesterar och vidarebefordrar avgång och pensionsansökan till pensionsavdelningen och till gemensam lön

Vid 67 år går signal direkt till förvaltningen 6 månader innan medarbetaren fyller 67

Meddelar medarbetare skriftligen och muntligt om avgångsskyldighet vid 67 års ålder


FÖRMÅNER


• Pedagogisk lunch• Rikskuponger • Lånedator – Ny avtalstagare• Lånedator – Avgång och byte av förvaltning

Pedagogisk lunch, Rikskuponger, Lånedator


Pedagogisk lunch: Registrerar avdrag i Perla Arkiverar underlagRikskuponger: Registrerar avdrag i Perla Arkiverar underlagLånedator: Gemensam lön registrerar uppgifterna

enligt inkommet underlag

Pedagogisk lunch: Skapar underlag för avdrag Granskar och attesterar underlagRikskuponger: Tar emot anmälan från medarbetare om

önskan om rikskuponger Skickar/uppdaterar information hos gemensam

lön Delar ut rikskuponger till medarbetare Arkiverar kvittens på rikskupongernaLånedator: Kontaktperson registrerar ny anmälan i

Lånelisa och skickar kopia av avtal till Gemensam lön

Kontaktperson registrerar byte av förvaltning i Lånelisa.

Mottagande förvaltnings kontaktperson bekräftar övertagandet. Mail vidarebefordras med komplettering av per.nr till gemensam lön.

FÖRMÅNER

Documents

Sammanfattning av rapporteringssätt Vem gör vad?