1  

Salesforce  Administrator’s    Installation  Guide    Welcome  to  sales  emails  done  better.      This  guide  will  walk  you  through  setting  up  ToutApp  and  Salesforce.  Read  on  to  learn  how  to  connect  the  two,  and  what  you  can  expect  from  our  integration.    We  know  your  time  is  valuable  –  that’s  why  ToutApp  is  here  to  help  you  save  time  with  your  emails.  The  short  amount  of  time  it  takes  to  install  today  will  help  you  save  lots  of  precious  hours    in  logging  emails  to  Salesforce.  

Chapter  1:  The  Installation    

1. Install  ToutApp  for  Salesforce,  here:    https://appexchange.salesforce.com/listingDetail?listingId=a0N30000007pOgvEAE  

 2. Next,  you’ll  want  to  review  and  accept  our  terms  and  conditions  and  Confirm  

and  Install.  

   

  2  

3. You’ll  need  to  review  our  package  installation  details  and  then  click  

.    

4. ToutApp  uses  Salesforce  API  access  to  sync  data  about  your  Leads.  Approve  

API  access  and  click   .    

   

5. Set  the  security  level  to  “Grant  access  to  all  users”  and  then  click   .    *We  recommend  granting  access  to  all  users  since  this  only  defines  access  to  the  ToutApp  button,  not  any  of  your  specific  email  data.  

   

  3  

 

6. You’ve  made  it  this  far,  so  why  not?  Click   .    

   

7. If  you  see  this  “Install  Complete”  notification,  then  you’ve  done  well.    

   

     The  next  section  will  show  you  how  to  complete  the  installation  and  configure  your  ToutApp  Account.  

  4  

Chapter  2:  Making  Salesforce  and  ToutApp  Cooperate    

Let’s  connect  Salesforce  to  ToutApp.      

1. Click   on  your  screen.      

   

2. Now,  you’ll  need  to  hit  allow  to  connect  the  Salesforce  app  with  your  Tout  account.    

   

3. If  you  already  have  a  ToutApp  account:  Now  we’ll  take  you  to  ToutApp  to  confirm  that  your  account  has  been  connected.  

  5  

4. If  you  are  a  new  ToutApp  user,  you’ll  see  a  screen  that  will  walk  you  through  the  process  of  setting  up  a  new  account.      In  the  next  section,  we’ll  walk  you  through  the  process  of  adding  

custom  buttons  so  you  can  access  our  app  within  Salesforce.    

**You’ll  need  to  repeat  the  following  steps  for  Leads,  Contacts  and  Opportunities.  

       

   

  6  

Chapter  3:  Put  Tout  in  Salesforce    Once  you’ve  completed  this  step  of  the  installation,  here’s  what  you  can  expect:    

• An  “Email  with  Tout”  button  so  you  can  email  your  Leads  within  Salesforce  • A  “Push  to  Tout”  button  so  you  can  pull  a  list  from  Salesforce  and  into  

ToutApp  for  group  emailing.    • A  “Tout  Outbox”  button  so  you  can  create  templates  and  access  email  

analytics  within  Salesforce  • An  “Email  Tracking”  section  where  you  can  see  if  your  Leads  have  opened  

or  clicked  on  a  link  in  your  emails    Most  importantly,  you’ll  be  able  to  use  Tout  right  from  within  Salesforce.      

You’ll  need  to  repeat  the  following  steps  for  Leads,  Contacts  and  Opportunity.  

       

  7  

Let’s  add  an  Email  Tracking  section  to  Salesforce    1. First  we’re  going  to  add  the  “Email  Tracking”  button  to  your  Salesforce  

Leads.  After  we’ve  installed  this  for  Leads,  we  will  repeat  the  steps  for  Contacts  and  Opportunities.  Click  your  name  and  then  choose  “Setup.”    

   

2. Now,  we’ll  customize  your  Leads  page.  From  the  Left-­‐hand  menu,  select  Customize>Leads>Page  Layout.      

   

3.  Select  the  layout  that  you  use  and  click  “Edit.”    

   

  8  

4. Now  you’re  going  to  drag  and  drop  the    tab  to  where  you’d  like  email  tracking  to  appear  for  your  leads.  WE  recommend  placing  it  above  “Open  Activities.”    

   

2. The  “selection  Properties”  pane  will  pop  up.  Check  off  1  Column  and  give  your  section  a  name  like  “Tout  Email  Tracking.”  Click  OK.  

 

 

  9  

3. Now  click  on    “Visualforce  Pages.”  Drag  and  drop  the  “Tout  Trackable  Emails”  into  your  “Tout  Email    Tracking”  section.    

   

4. Hit   .  All  done!  Now  our  Tracking  will  appear  in  your  Leads  layout.    

 You’ll  need  to  repeat  the  above  steps  for  Leads,  Contacts  and  

Opportunity.      

  10  

 

Now  let’s  add  the  “Email  with  Tout”  button.    

1. Now  click  Buttons.  Drag  the   button  over  to  the  “Custom  Buttons”  section.  Click  Save.        

       After  you  complete  this  step  for  Leads,  you’ll  need  to  rinse  and  repeat  

for  Contacts.          

  11  

Now,  we’re  going  to  add  “Push  to  Tout”  button  to  your  leads.      With  this  button,  you’ll  be  able  to  push  a  list  of  Leads  into  a  Tout  group  and  send  a  group  email  from  ToutApp.com.    

1. First,    click  on  Setup  under  your  name,    then  Customize,  Leads,  and  Search  Layouts.    

2. Next,  click  on  “Edit”  next  to  “Leads  List  View”.    

   

                         

(more  on  the  next  page)  

  12  

   

3. From  here,  Choose  Push  to  Tout  -­‐>  Right  arrow  button  -­‐>  Save    

   You’ll  need  to  repeat  the  above  steps  for  Leads,  Contacts,  Accounts  and  

Opportunity.      

  13  

Now  we’re  going  to  the  Tout  Outbox  tab.      The  “Tout  Outbox”  should  appear  across  Salesforce    -­‐  it  will  let  you  Create  and  Sccess  templates  within  Salesforce  and  access  our  app  for  more  features,  like  emailing  a  group  of  leads,  creating  your  signature  and  checking  tracking  for  multiple  emails.    

1. Click  the  “+”  icon  and  then  Customize  my  Tabs    

   

2. Choose  Tout  Outbox  -­‐>  Right  arrow  button  -­‐>  Save    

   Now,  pull  up  a  lead  you’ve  emailed  using  our  service.  

  14  

You  should  now  have  “Email  with  Tout”  and  “Email  Tracking”  sections,  allowing  you  to  email  them  within  Salesforce  and  view  their  tracking  history.  

     

  15  

Chapter  4:  Put  Salesforce  in  ToutApp    Now  that  ToutApp  has  happily  invaded  Salesforce,  let’s  have  Salesforce  invade  Tout.      This  is  the  exciting  part  of  the  installation!  All  the  information  around  your  Salesforce  Opportunities  will  auto  synch  into  ToutApp.  Want  to  reference  a  lead’s  industry,  company  or  favorite  breakfast  cereal  in  an  email?  We’ve  got  you  covered.    1. First,  let’s  head  over  to  the  Settings  and  integrations  page,  here:  

https://toutapp.com/next#settings    2. Next,  let’s  click  on  “Connect  CRM”  under  “Step  2”    

       

  16  

 3. Click  on  “Connect”  under  Salesforce  

 

 4. Click  on  the  green  Connect  to  “Salesforce”  button.    

 

     

  17  

 5. Tout  should  automatically  pull  in  your  Email  to  Salesforce  address.    However,  

if  not,  we’ll  need  to  manually  grab  it  from  Salesforce  and  paste  it  into  Tout:    Grab  your  Email  to  Salesforce  Address  from  Salesforce:    

 

   Then,  paste  it  into  ToutApp:  

   

If  all  is  working  correctly,  you  should  start  to  see  your  Opportunities  flow  into  the  Relationships  page  in  ToutApp.com.      

  18  

Big  congratulations!      You’ve  successfully  installed  ToutApp  for  Salesforce.        To  get  the  rest  of  your  team  up  and  running,  you’ll  want  them  to  repeat  ONLY  the  steps  in  Chapter  4.