Rondje bussum presentatie wabo

Rondetafelgesprek E

Optimalisatie van het Wabo proces & de flitsvergunning

Presentatie door Marjolein van Keep [26 april 2012]Versie 1.0

[email protected]

Rondje Bussum WABO PROCES 2012

Programma

1. Voorstel rondje (5 min)2. Verhaal /Presentatie Wabo proces (15 min)

1. Doelstellingen2. Planning & project fasen3. Lean in de praktijk4. Kern Prestatie Indicatoren5. De flitsvergunning6. Lean vervolgstappen7. Evaluatie en conclusies

3. Vragen & discussie (adhv stellingen) (25 min)


1.Doelstellingen

Het einddoel van dit project is om het Wabo proces zo efficiënt en klantvriendelijk in te richten dat:

• De klanten het proces van vergunningsaanvraag Wabo minimaal met een 8 waarderen

• 80% van de reguliere vergunningsaanvragen binnen 2 weken behandeld worden per 31-12-2015*, dit gebeurt gefaseerd in 4 fasen.

• Er bij 100% van de vergunningsaanvragen voldaan wordt aan de wettelijke termijnen uit de Wabo wet

• Tevens moet het proces zodanig (lean) worden ingericht dat het doorlopend geoptimaliseerd kan worden.

*met uitzondering van verdaging en aanhouding termijnen

2.Planning


Afstemming met de opdrachtgever

Startnotitie [17 juni 2010]

Analyse [27 augustus 2010]

Herontwerp [23 mei 2011]

Evaluatie [16 april 2012]

Implementatie Fase 4 gereed

[31-12-2015]

Implementatie Fase 3 gereed [1 oktober 2011]

Processtappen processioneel beter

Dit project kent doelstellingen in 4 fasen:

2.Project fasen


Tijdspad project WABO proces inrichten en doorlopend optimaliseren

Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4

17 juni 1 oktober 1 april 1 oktober

Voorbereiden InwerkingtredingWabo

Goed lopend Wabo proces 100% Wabo aanvragen verleend binnen 8 weken

80 % v/d reguliere Wabo aanvragen verlenen binnen 4 weken.

80 % v/d reguliere Wabo aanvragen Verlenen binnen 2 weken.

April ‘12

2010 2011 2012

Doorlooptijd verkort door:• Afspraken met Wabo adviseurs over maximale behandeltijden Wabo

adviezen. • Gebruik laptop, nu adviezen CRK gelijk zichtbaar voor SQUIT XO

gebruikers en minder dubbel werk.• Bouwverordening aangepast nu mogelijk om tot 24 uur voor de CRK

vergadering digitale agenda aan te vullen.• Alle Wabo case managers zijn opgeleid om alle activiteiten die binnen

de omgevingsvergunning vallen te behandelen. Meervoudige vergunning in 1 hand.

• Verhogen frequentie CRK naar 1x per week is per 1 januari 2011 gerealiseerd. Kosten verhoogd.

Behandeltijd verkort• Fysieke indeling Wabo dossiers aangepast aan Wabo. • 4 Verschillende stempels geïntegreerd tot 1 stempel.


3.Lean in de praktijk

4.KPI’s

KPIDoel

Eind 2015Resultaat

1e kwart 2011Resultaat

2e kwart 2011Resultaat

3e kwart 2011

Resultaat 4e kwart

2011Resultaat 1e kwart 2012

a) Klanttevredenheid * 8 * * * * 8,6

b) Reductie Werkvoorraad

Wabo + pre W

60 + 0

Wabo + pre W

95 + 29

Wabo + pre W

89 + 27

Wabo + pre W

88 + 23

Wabo + pre W

73 + 17

Wabo + pre W

74 + 8

c) % Flitsvergunningen*** 80% **** 26% 27% 34% 38% 39%

d) Gemiddelde doorlooptijd reguliere Wabo vergunning 20 dagen** 25 25 22 23 20

e) % Van rechtswege verleende vergunningen 0% 0% 0% 0% 0% 0%


* 1x per jaar steekproef april 2012** Waarvan 80% binnen 14 dagen en 20 % binnen 44 dagen*** vergunningen binnen 2 weken verleend**** in het 4e kwartaal van 2015, nadat de bestemmingsplannen en de welstandsnota zijn aangepast

4.KPI’s Doorlooptijden in beeld


Duur vergunningverlening reguliere Wabo vergunning in 2011 & 2012

0102030405060708090

100

1ekwrt'11

2ekwrt'11

3ekwrt'11

4ekwrt'11

1ekwrt'12

binnen 8 wk.

binnen 4 wk.

binnen 2 wk.

26% Flitsvergunningen Kw. 1 ‘1127% Flitsvergunningen Kw. 2 ‘1134% Flitsvergunningen Kw. 3 ‘1138% Flitsvergunningen Kw. 4 ‘1139% Flitsvergunningen Kw. 1 ‘12


5.De flitsvergunningFlitsvergunningen (behandeltijd 1 – 14 dagen)

Ingrediënten en instrumenten: Welstandstoets beperken Mandaten CRK en Vergunningverlening zo diep mogelijk in de organisatie neerleggen bij voorkeur bij

vergunningverlener en secretaris CRK! Beleid wanneer meewerken aan ontheffingen duidelijk Helder aangeven aan welke eisen de aanvraag moet voldoen voor een flitsbehandeling op website en

in flyers Evt. voorrang op andere vergunningen Evt. Constructie als voorwaarde opnemen in vergunning en 3 weken voor aanvang bouw alsnog

inleveren of met gecertificeerde bouwbesluit toetsers werken. Media aandacht, publicaties en postercampagne, 100e flitsverg. vieren Frequentie overleg werkgroep bouwplannen opvoeren Sneltoets criteria flitsvergunning en checklist constructieve toets Evt vraag aan OLO toevoegen of het om een flitsvergunning gaat. Betrokkenheid van management en wethouders

v.b. Gem. Amstelveen, Utecht, Zoetermeer, Eindhoven , Coevorden en Arnhem

Doorlooptijd verkorten vervolgstappen:

• Aanpassen welstandsnota; aanwijzen welstandsvrije gebieden en/of bouwwerken (2012)

• Aanpassen bestemmingsplannen(2015)• Mandaten aan secretaris CRK om

eigenhandig bepaalde categorieën af te kunnen handelen. (2012)

• Standaard bouwplannen aanwijzen (2012/2013)


6.Continu verbeterstappen



Andere (WABO) activiteiten: Kapvergunning in Bussum buiten het BSDG gaat over in een

beschermde bomenlijst per 1 mei 2012

APV vergunning voor het plaatsen van objecten op de openbare weg

(geen Wabo) kan worden vervangen door algemene regels

Vereenvoudigen procedure Wabo activiteit Reclame door algemene

regels t.b.v. Reclame vast te stellen

Vereenvoudigen procedure Wabo activiteit Uitrit door algemene regels

t.b.v. Uitritten vast te stellen.

Voorbeelden Gemeente Amersfoort en Zeewolde



• WIP meten in relatie tot nieuwe aanvragen per week, ivm sturing

• Verspilling in het proces aanpakken b.v.(wachten, WIP, bewegingen in m’s, dubbel werk, fouten, kennis, klachten)

• Het hele Wabo proces digitaliseren incl. digitale behandeling, waarmerken, verlening en bouwtoezicht (project digitalisering Wabo is begin 2012 gestart)

• Digitaal archiveren

7. Evaluatie en conclusies


• Over 2011 en het eerste kwartaal van 2012 zijn de gemiddelde doorlooptijd met 65% (van 57 naar 20 dagen) verkort en werkvoorraden zijn met 33% geslonken.

•De implementatie van de Wabo is mede door dit project, waarin alle knelpunten zijn blootgelegd en alle randvoorwaarden in kaart zijn gebracht en geadresseerd bijzonder gestructureerd verlopen.

• De projectduur van dit project is meerjarig, verdeeld in 4 fasen. De doelstellingen voor de eerste 3 fasen zijn grotendeels gehaald. De Doelstellingen voor het einde van fase 4 zullen pas gehaald kunnen worden nadat de diverse, in gang gezette verbeterslagen, zijn gemaakt ( 31-12-2015).

7. Evaluatie en conclusies


•Tijdens dit project zijn er diverse proces optimalisatie mogelijkheden aangegeven. Om deze verbeterslagen te realiseren zijn separate projecten en acties opgezet.

• Het is de verwachting dat vanaf april 2012, wanneer de deregulering voor sloop- en gebruiksmeldingen wordt doorgevoerd en wanneer de aangepaste kapverordening in werking treed, de gemiddelde doorlooptijden zal oplopen en het % flitsvergunning zal dalen. Door de deregulering hebben klanten minder vergunningen nodig!

•Het percentage geflitste reguliere vergunningen (binnen 2 weken verleend) is in 2011 & 2012 gestaag gestegen naar 39%.


Gemeente Bussum en de Wabo

• In 2011 heeft de gemeente Bussum 146 van de 468 verleende reguliere omgevingsvergunningen geflitst (binnen 2 weken verleend)

• Door inwerkingtreding van de Wabo zijn er minder vergunningen verleend omdat de losse vergunningen nu als een meervoudige aanvraag worden ingediend. In 2011 zijn er 672 activiteiten in 478 omgevingsvergunningen verleend!


Vragen


Stellingen

Stelling:

1.Alle gemeentes kunnen 80% van de reguliere Wabo vergunningaanvragen binnen 2 weken verlenen!

2.Digitaliseren van het Wabo proces is de logische volgende lean stap


Bijlage: Huidig proces Wabo vergunning verlening in beeld

Bijlage: Complexiteit vergunningen


Matrix verdeling enkelvoudig vs. Meervoudig en complexiteit alle verleende vergunningen in 2011

Enkelvoudig Meervoudig

Eenvoudig 271 31

Complex 52 124

-Het verlenen van complexe meervoudige Wabo vergunningen duurt gemiddeld 2 weken langer dan de huidige gemiddelde doorlooptijd.

-De eenvoudige enkelvoudige Wabo vergunningen worden grotendeels geflitst.

-Door deregulering gaan voornamelijk de aantallen enkelvoudig eenvoudige aanvragen verminderen en blijven de complexe aanvragen over!

v.b. kap of sloop

v.b. Bouw + RO, uitgebreidv.b. RO, Mon, Gebr

v.b. bouw, recl., aanl.

Bijlage 3. “Waste” afstanden


Afstanden die WABO dossiers afleggen in meters

metersGooise Warande Willen de Zwijger fietsst. boompje in BSDG

eenv. bouw met onth 2e bol

Administratieve kracht FO 120 x x x x

Case manager Dossier FO 115 x x x x

Advies Technisch / geluid / milieu/ jurist 92 x x x

Advies CRK 184 x x x x

Advies groendeskundige 106 x x

Advies stedenbouw / verkeer / bodem 230 x x

Advies Brandweer 1828 x

Advies constructeur 16000 x

advies Monumenten 156

B&W besluit nodig 302 x x x

Archiveren FO 30 x x

Totaal aantal meters 18671 1179 525 1043

Gemiddeld legt een dossier voor een omgevingsvergunning al zo’n 1km afbinnen het gemeentehuis. Dit is lopen met een dossier, dit voegt geenwaarde toe en is te elimineren door digitaal te gaan werken!500 dossiers (laag) x (indien lopen met 4km per uur) 15 min = 125 uur lopen125 x € 96,-= €12.000,-.

Startnotitie

Analyse

Hero

ntw

erp

Monto

ring

Implementatie

Veranderbeheer projectbeheer

Bijlage: Project Digitaliseren Wabo proces


•Vervolg op project implementeren en optimaliseren Wabo proces

•Volgende cyclus continu verbeteren

•Pilot Project voor digitalisering in de Gemeente Bussum

•Verbetering duurzaam werken (papierloos)

•Verbeteren klantvriendelijkheid, transparantie vergunningen proces

•Tracking & tracing

De Kern Prestatie Indicatoren (KPI’s) helpen de proceseigenaar bij het sturen van dit proces en leveren de signalen om te komen tot een continue verbetercyclus. De KPI’s voor dit proces zijn:

ANALYSE WABO PROCES 2011

Bijlage: Kern Prestatie Indicatoren

Activiteit 2009/ 2010

2e kwart 2011

3e kwart 2011

4e kwart2011

1e kwart2012

Doel

WIP (Work in Progress, werkvoorraad) Geen metingen gedaan

57 WABO

53 VO/PV

6 BV oud

75 WABO53 VO/PV6 BV oud

45 WABO

42 VO/PV

4 BV oud

42 WABO

41 VO/PV

0 BV oud

30 WABO

30 VO

De gemiddelde doorlooptijd van reguliere WABO vergunningen met ontheffingen maar zonder verdagingen en aanhoudingen

57 dagen 25 dagen

Is uniek!

22 dagenNog beter!

23 dagen 20 dagen 14 dagen

In fase 4

% omgevingsvergunningen binnen de wettelijke termijn verleend

100% 100% 100% 100 % 100% 100%

Waardering klanten van het behandelen van hun Wabo vergunning (1x per jaar)

8,6 8

% ontheffingen op het percentage aantal verleend activiteiten bouwen onder de omgevingsvergunning

37% 38% 40% 47% 48% 15%

Bijlage:Enkelvoudig vs. Meervoudig


Het behandelen van een meervoudige vergunning gaat steeds sneller, maar duurt langer dan behandeling van een enkelvoudige omgevingsvergunning!

0

5

10

15

20

25

30

35

1ekwrt

2ekwrt

3ekwrt

4ekwrt

1ekwrt

Enkelvoudig

Meervoudig

Doorlooptijd enkelvoudig vs meervoudige vergunningen in dagen

20122011

Bijlage:Werk in het proces (WIP)


De werkvoorraad van de Front office vergunning en handhaving is een maat voor de “werklast” van de medewerkers.

Er is een direct verband tussen de doorlooptijd en de werkvoorraad vande FO V&H. Hoe hoger de werkvoorraad, hoe langer de doorlooptijd.Het is dus van essentieel belang om de werkvoorraad zo laag mogelijk te houden!

45

34

486

36

35

264

52

28

063

42

33

053

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

Aantal

jan mrt

maanden

Werkvoorraad FO V&H 2012

OUD PV

PV

OUD BOUW

WABO VO

WABO


Totale verleende vergunningen uitgesplitstin aantallen verschillende activiteiten

Voor bovenstaande piecharts zijn de gegevens van kwartaal 1 uit 2012 gebruikt.

Totale verleende flits vergunningen Uitgesplitst in aantallen verschillende activiteiten

Bijlage: Verdeling aantal WABO activiteiten vs. Geflitste activiteiten

Bouw

Ontheffing BP

Aanleg

Kap

Sloop

Reclame

Monumenten

Milieu

Gebruik (brandv.)

Inrit/Uitweg

Bijlage: KPI’s V&H 2011 (1)


KPI 1e Kwartaal

2011

2e Kwartaal

2011

3e Kwartaal

2011

4e Kwartaal

2011

1e Kwartaal

2012

Gemiddelde doorlooptijd omgevingsvergunning in dagen 25 25 22 23 20% reguliere omgevingsvergunning binnen 8 weken verleend 100 100 100 100 100% reguliere omgevingsvergunning binnen 4 weken verleend 64 65 66 66 76% reguliere omgevingsvergunning binnen 2 weken verleend 26 27 34 38 39Totaal aantal omgevingsvergunningen verleend 121 121 115 122 96Totaal aantal activiteiten binnen omgevingenvergunningen verleend 181 165 159 167 126% reguliere enkelvoudige omgevingsvergunningen 61 72 73 69 73% reguliere meervoudige omgevingvergunningen 39 28 27 31 27



KPI 1e Kwartaal

2011

2e Kwartaal

2011

3e Kwartaal

2011

4e Kwartaal

2011

1e Kwartaal

2012

% aanvragen meer dan 1x CRK advies 32 33 34 40 29% reguliere omgevingsvergunning met activiteit planologisch strijdig gebruik in combinatie met activiteit bouw

50 38 40 47 48

Aantal omgevingsvergunning dat is verdaagd 2 1 2 1 0Aantal van rechtswege verleend vergunningen 0 0 0 0 0Aantal uitgebreide vergunningen verleend 0 2 3 2 4Aantal ontvangen bezwaren 49*Waardering van de klant voor het Wabo vergunningproces 1x per jaar via centraal Klant tevredenheids Onderzoek

8,6

*49 bezwaren tegen in totaal 7 beschikkingen



KPI 1e Kwartaal

2011

2e Kwartaal

2011

3e Kwartaal

2011

4e Kwartaal

2011

1e Kwartaal 2012

Totaal aantal aanvragen omgevingvergunningen ingediend 148 140 140 105 124Totaal aantal Vooroverleg omgevingsvergunningen ingediend 17 27 22 15 13

Aantal “planologisch strijdig” gebruik ex. Art. 2.12 1e bolletje 20 10 17 13 9Aantal “planologisch strijdig” gebruik ex. Art. 2.12 2e bolletje = B&W adviezen

12 11 8 14 11

Aantal “planologisch strijdig” gebruik ex. Art. 2.12 3e bolletje (RI) 0 1 0 0 1

Documents

Rondje bussum presentatie wabo