RO Oferta Gen ECM Open Text · Noi furnizăm servicii externalizate pentru scanarea și transpunerea pe microfilm a documentelor prin centrul nostru de scanare. În plus, asigurăm

Pagina 1

WWW.ARHIVAM.RO WWW.ARCHIVEGL OBAL.COM

OFERTA

SOLUȚII INTEGRATE DE ARHIVARE ARCHIVE GLOBAL NETWORK D I GI TA L A R C H IV IN G S O LU T I ON S

Pagina 2


Stimate Domn sau Stimată Doamnă:

În numele companiei DAS dorim să vă mulțumim pentru timpul și interesul acordat

societății noastre și soluțiilor oferite.

Prin oferta noastră vă veți familiariza cu sistemul ECM - (Managementul Conținutului la

nivel de Societate) sistem de talie mondială creat de Open Text Corporation. ECM

marca Open Text include module DMS și BPM pentru gestionarea documentelor

electronice, precum și automatizarea proceselor de lucru, care pot fi integrate în SAP,

Microsoft, Oracle și alte sisteme de lucru pentru Client.

Mai mult, oferta conține descrierea sistemului nostru dezvoltat intern (ARHIVO) pentru

arhivarea documentelor pe suport hârtie și a documentelor electronice.

Pagina 3


DESPRE NOI

Digital Archiving Solutions a fost înființată în 2009 la București, Romania. De atunci am furnizat

clienților noștri servicii de dezvoltare, implementare, integrare și întreținere a Sistemelor de

management a Documentelor, precum și soluții pentru arhivarea fizică, scanare de documente,

transpunerea documentelor pe microfilm și servicii externalizate.

Societatea noastră face parte din grupul internațional – Global Archive care operează în Serbia,

Muntenegru, Bosnia și Herțegovina, Macedonia, România, EAU. Noi furnizăm servicii externalizate pentru scanarea și transpunerea pe microfilm a documentelor

prin centrul nostru de scanare. În plus, asigurăm arhivarea fizică a documentelor în depozitul

nostru de arhivare, care este construit în conformitate cu cele mai înalte standarde

internaționale.

Digital Archiving Solutions este membră a grupului internațional ARCHIVE GLOBAL, o rețea de

societăți specializate în furnizarea de servicii complete de arhivare și management al

documentelor.

Societatea noastră este certificată conform standardelor ISO, precum și de Arhivele Naționale

Române.

Soluțiile noastre principale:

§ Arhivarea documentelor conform standardului ISO 15489

§ ARHIVO sistem de gestionare online pentru managementul datelor

§ Organizarea și sortarea datelor

§ Scanarea și transpunerea pe microfillm a arhivei fizice

§ Colectarea și recunoașterea automată a datelor prin OCR și ICR

§ Extragerea automată a datelor din documentele fizice și introducerea în DMS-ul Clientului

§ Implementarea soluției Open Text și a soluțiilor de gestionare a documentelor și a fluxului

de lucru

Pagina 4


DESPRE NOI Referințele noastre: În prezent depozitul nostru de arhivare gestioneazaă zeci de mii de cutii de arhivare de la diverși clienți, precum și aprox. 2.000.000 documente scanate în format electronic, care sunt disponibile clienților noștri 24/7. Centrul nostru de scanare a procesat peste 20.000.000 documente în decurs de 6 ani, satisfăcând necesitatile diversilor clienti referitoare la format, indexare, rezoluție, recunoasterea automata a textului etc. În Romania:

• SOCAR Petroleum– Stocarea documentelor contabile și de Resurse Umane. De asemenea, am prelucrat o arhivă extinsă astfel încat să satisfacem standardele Arhivelor Naționale, precum și standardele ISO.

• Baneasa Development – prelucrarea și scanarea a aprox. 2 mil. documente din arhiva societății

• DB Schenker – prelucrarea și scanarea documentelor de Resurse Umane care datează din 1953, aprox. 1,5 mil documente

• ALPINE – scanarea documentelor tehnice pentru diverse proiecte • Super Bet Group – Stocarea a peste 10.000 cutii de arhivare și implementarea

soluției Open Text pentru adminstrarea facturării, contractelor și plăților • Augsburg International – stocarea și managementul documentelor a peste

5.000 cutii de documente • CESTRIN – am efectuat o prelucrare personalizată a documentelor și OCR pentru

recunoașterea tichetelor de trafic • Inmedio – prelucrarea automată a facturilor primite și importul în soluția de ERP • Gorenje – organizarea și prelucrarea documentelor existente de Resurse Umane

și contabilitate • Teatrul National Bucuresti – prelucrarea fondului arhivistic, de carte si de

muzeu si organizare conform criteriilor clientului În regiune:

• Banca Intesa • Raiffeisen Bank • Sberbank • EFG Eurobank • Piraeus Bank • AIK Bank • Wiener Stadtische • Telenor Group

Pagina 5


SOLUȚI ILE NOASTRE STOCAREA DOCUMENTELOR ÎN FORMAT FIZIC

Facilitățile noastre de stocare și scanare sunt amplasate pe autostrada București – Pitesti KM 13,5 Dragomiresti Valea în cadrul A1 Business Park. Caracteristicile cheie ale depozitului:

§ Capacitate actuală de stocare de până la 150.000 cutii de arhivare, care poate fi ușor extinsă la peste 1 mil. cutii.

§ Rafturi metalice § 24/7 supraveghere cu cameră video și pază umana § Controlul accesului § Construcție solidă (beton) § Sisteme de stingere a incendiului, detecție fum și inundații § Control strict al climatului (umiditate și temperatură) § Combaterea dăunătorilor § Cutii de arhivare proiectate special, rezistente la umiditate și praf, având o

capacitate de 0,038 m3 aprox. 5 bibliorafturi standard § Programul ARHIVO pentru gestionarea arhivei, precum și comunicarea cu clientul

Pagina 6


SOLUȚI ILE NOASTRE ARHIVO ARHIVO este o aplicație on-line hibridă dezvoltată intern pentru gestionarea arhivei pe

suport fizic și electronic, cu o interfață intuitiva si ușor te folosit.

Caracteristici principale:

§ Înregistrarea unităților de arhivă (cutii de arhivă, registru, dosar, document...) cu

conținut complet

§ Amplasarea într-un loc unic de arhivare

§ Căutarea documentului și controlul statusului pentru fiecare unitate de arhivă în

depozitul de arhivare (la încărcare, la transport, în depozitul de arhivare, la client)

§ Tipărirea etichetei pentru cutiile de arhivare, conform necesităților clientului (cod

de cutie, descriere, conținut complet, cod de bare 2D de securitate, data de

expirare a documentului, logo etc.)

§ Căutare avansată: căutarea cutiei de arhivare, pe baza descrierii, pe baza

descrierii conținutului cutiei...

§ Permite definirea listei cu categoria de documente (nomenclator arhivistic)

§ Urmărirea păstrării documentelor și a datelor de expirare a unităților de arhivare

§ Distrugere în siguranță – distrugerea documentelor expirate în conformitate cu

cele mai înalte standarde

§ Proceduri de predare / primire electronice

§ Administrarea sistemului (conturi de utilizator, limitări ale accesului pentru anumiți

utilizatori)

§ Rapoarte personalizate zilnice, lunare, anuale

§ Sistemul poate fi offline sau online, sau poate fi instalat la sediile clienților.

Pagina 7


SOLUȚI ILE NOASTRE SISTEM DE MANAGEMENT AL DOCUMENTELOR OPEN TEXT DAS este partener Open Text™ pentru sistemul ECM (Enterprise Content Management) și putem integra arhivarea de documente fizice, serviciile de scanare și transpunere pe microfilm în cadrul Sistemului de Management al Conținutului. Open Text – lider mondial pentru Soluțiile de Management al Conținutului la nivel de Societate (ECM) Open Text este cel mai mare producator de Enterprise Content Management (ECM – software pentru management al conținutului organizațiilor). Soluția de gestionare a documentelor poate fi costumizata pentru orice nevoie a clientului. Soluția Open Text poate fie adoptata atat la societațile care au nevoie de cațiva utilizatori cat si la societațile cu mii de utilizatori care pot fi organizate in multiple țari cu milioane de documente gestionate. Open Text se integreaza cu cele mai noi tehnologii si procese de afaceri. În conformitate cu studiul Gartner din 2015 privind piața de ECM (Managementul Conținutului la nivel de Societate), Open Text este de 11 ani la rând lider, precum și cel mai mare producător independent la nivel mondial pentru soluțiile ECM și EIM (Managementul Informațiilor la nivel de Societate). Gartner declară că pentru succesul lui Open Text sunt responsabile implementarea simplă a soluțiilor sale, posibilitățile nelimitate de personalizare în scopul satisfacerii nevoilor clienților săi, dar și faptul că soluțiile Open Text sunt foarte simple pentru utilizatorii finali. Societatea SAP, fiind cel mai mare producător mondial de sisteme ERP, utilizează ECM marca Open Text pentru gestionarea proceselor de lucru și pentru managementul de conținut. Open Text are un parteneriat strategic cu SAP prin care toate documentele și procesele care sunt localizate în Open Text pot fi accesate prin interfața SAP. Open Text, lider in crearea softwerilor in domeniul gestionarii continutului organizatiilor, ajuta clienții in gestionarea eficienta a conținutului informațiilor. Open Text se bazează pe două decenii de expertiză pentru susținerea a 50.000 clienți și milioane de utilizatori din 114 țări. Colaborând cu clienții și partenerii noștri, noi reunim Experți în gestionarea Conținutului pentru a sprijini organizațiile să colecteze și să păstreze informatiile valoroase ale societății, să crească valoarea mărcii, să automatizeze procesele, să atenueze riscul, să gestioneze conformitatea și să îmbunătățească competitivitatea. Raiffeisen Informatika utilizează ECM de la Open Text. Compania PIS din cadrul grupului nostru a fost selecționată ca parteneră și însărcinată cu implementarea soluțiilor Open Text pentru proiectele ECM de la Banca Intesa, UniCredit Bank, SBERBANK, Telenor Group, Wiener Stadtische Insurance, Nova banka Banjaluka Bosnia și Herțegovina, Generali Insurance etc. Pe lângă numeroase societăți private, cei mai importanți utilizatori ai Open Text sunt Guvernul Canadian și Armata SUA.

Pagina 8


SOLUȚI ILE NOASTRE SISTEM DE MANAGEMENT AL DOCUMENTELOR OPEN TEXT Scurtă Introducere în Aplicația Open Text ECM Content Suite (Suita de Conținut a ECM de la Open Text) Suita de Conținut de la Open Text este menită să sprijine organizațiile pentru a reduce timpul și eforturile depuse pentru gestionarea, organizarea și distribuirea informației în cadrul întreprinderii. Prin crearea unei baze de date a societații, securizatâ si gestionatâ centralizat, Suita de Conținut Open Text permite stocarea, controlul și recuperarea oricărui tip de conținut electronic astfel încât puteți să livrați informația necesară persoanei care are nevoie de ea, la momentul potrivit – în orice moment. Suita de Conținut se referă la construcțiile fundamentale ale unei strategii ECM: gestionarea documentelor, gestionarea evidențelor, fluxul de lucru referitor la documente, arhivarea, și imagistica pentru multe aplicații importante de creare conținut. Aceste componente integrate permit unei organizații să implementeze de la un capăt la altul soluții corecte care abordează cele trei cerințe universale: responsabilizarea utilizatorului final, agilitate în lucru, și reducerea costurilor și a riscului.

Managementul Informațiilor Societății

Suita de Conținut Open Text reprezintă soluția propusă și este implementată în banca UBS, una dintre cele mai mari bănci din lume și instituție financiară de primă importanță. Banca UBS are peste 30.000 de angajați care au acces imediat la peste 110.000.000 de documente scanate în sistemul Open Text.

Descoperire Gestionarea procesului de afaceri

Gestionarea conținutului întreprinderii

Gestionarea experienței clientului

Schimb de informații

Instrumente programator

Soluții ecosistem

Soluții Cloud

Pagina 9


SOLUȚI ILE NOASTRE SISTEM DE MANAGEMENT AL DOCUMENTELOR OPEN TEXT Aplicația Open Text ECM Content Suite conține module pentru Managementul Documentelor, pentru un flux de lucru avansat, pentru semnături digitale, pentru scanarea documentelor, pentru importul documentelor scanate, pentru crearea de rapoarte avansate. Sistemul permite integrarea cu alte aplicații standard pentru lucru (SAP, Oracle, Lotus Notes, Microsoft Outlook, Microsoft Share Point, Adobe, Microsoft Office Suite etc.). Aplicația Open Text Content Suite poate fi integrată cu ușurință cu alte sisteme informatice și aplicații de lucru.

Aplicația Open Text Content Suite oferă un set integrat de instrumente pentru a sprijini cele cinci etape ale ciclului conținutului: Crează și Colectează, Colaborează și Gestionează, Integrează și Optimizează, și Experimentează – susținute de Managementul Reținerii și Stocării de clasă mondială.

Aplicația Open Text Content Suite împarte o platformă comună cu Suita ECM care este proiectată să abordeze o gamă de probleme de lucru în domeniiile gestionării email-urilor, automatizării procesului și a arhivării de conținut. Aceasta înseamnă că atunci când cumpărați Aplicația Open Text Content Suite pentru a rezolva problemele actuale de management de conținut, puteți să o extindeți pentru a vă rezolva problemele viitoare de lucru apărute în alte zone de conținut.

Organizațiile cu nevoi speciale de extindere a acestei oferte de bază pot face acest lucru cu ușurință prin extinderi integrate care să susțină colaborarea îmbunătățită și managementul conținutului Web, managementul conținutului digital și media bogat, raportare și analiză, soluții ERP, integrare de portal, precum și straturi de integrare bogate în aplicații livrate prin Serviciile Partajate Open Text.

Suite EIM

Gestionarea informației Gestionarea documentelor Gestionarea arhivării Arhivarea informațiilor întreprinderii Gestionarea e-mail-urilor Gestionarea documentelor tehnice Sincronizarea și partajarea fișierelor

Gestionarea procesului de afaceri Gestionarea cazurilor Aplicații procesare Colectare și recunoaștere Arhitectură comercială

Integrare B2B Mesagerie securizată Cloud și server fax

Gestionarea conținutului web Gestionarea bunurilor digitale Gestionarea comunicării cu clienții Comunitățile sociale Portal

Analiză conținut Căutare la nivel de întreprindere Navigare semantică Auto-clasificare eDiscovery

Suita de Conținut

Suita de proces

Suita de experiență

Suita IX

Suita de descoperire

Pagina 10


SOLUȚI ILE NOASTRE SISTEM DE MANAGEMENT AL DOCUMENTELOR OPEN TEXT Rezumatul caracteristicilor ECM de la Open Text ECM (Managementul de Conținut la nivel de Societate) Open Text și Managementul

Ciclului de viață al Conținutului au următoarele caracteristici:

§ Managementul Documentelor – Managementul complet, extrem de scalabil, on-

line al documentelor asigură un depozit sigur, unic pentru organizarea și

partajarea conținutului la nivel de societate.

§ BPM – Flux de lucru – Procese automate de lucru, proiectare grafică în

conformitate cu standardele societății sau cu cele de reglementare.

§ Imagistică – Transformă înregistrările fizice în active digitale valoroase.

Informațiile scanate sunt indexate și clasificate cu metadate pentru a le face ușor

de căutat.

§ Colectarea datelor OCR/ICR – recunoașterea automată a datelor, tipuri de

documentație, și prelucrarea automată a datelor.

§ Managementul înregistrărilor – Permite managementul pe întregul ciclu de viață al

întregului conținut la nivel de societate, fie că este pe suport fizic sau electronic.

Controlează păstrarea și asigură distrugerea la momentul potrivit.

§ Managementul Email-urilor – Arhivarea automată a email-urilor, optimizarea

sistemului de email, acces simplu la email, căutare performantă a textului integral

prin conținutul email-urilor.

§ Managementul Studiilor de Caz – pentru toate sectoarele economice: Financiar,

Guvernamental, Sănătate, companii Farmaceutice

§ Integrare – cu sistem software de arhivare pe suport hârtie

§ Integrare – cu Core Banking, SAP, IBM, File Net, Oracle, MS Share Point și alte

sisteme informatice

Pagina 11


ARHIVO SCOAC & Scaning & Processing

DIRECT SCAN TO DMS

DAS SCANNING SERVICES

Active Mass DocumentationSolution

ARHIVO Paper Archiving

Old/Passive DocumentationSolution

BRANCH

ARHIVO P.Archiving

Advanced Control

ARHIVO SCO DMS

WORKFLOW

RECORDS MANAGEMENT

Enterprise Scan

Scanning Documentation Solution Paper/Electronic Documentation Solution

ARHIVO

Old/Passive Paper Documentation Solution

HQ

Digital mailroom

Enterprise Scan

OPEN TEXT

ACTIVE DOCUMENTATIONAUTOMATED EVIDENCE

(“ü ”CHECKING)

OPTIMIZED PAPER ARCHIVING

SCAN,WORKFLOW APPROVAL,

ARCHIVING TO DMSDIRECT SCAN TO DMS

SCAN,WORKFLOW APPROVAL, ARCHIVING TO DMS

CONTROL OF PAPER DOCUMENTS IN HQ

ARHIVO

DIRECT INTEGRATION

OPEN TEXTOPEN TEXT

OPEN TEXT

Enterprise ScanOPEN TEXT

Active Specific DocumentationSolution

CE PUTEM SĂ FACEM PENTRU VOI

DAS poate să furnizeze un sistem unic pentru gestionarea completă a documentelor pe suport de hârtie și a celor electronice cu procese de lucru automate integrate (BPM și Workfos) într-un singur sistem. Cu sistemul nostru organizatia poate să aibă o vedere generală de 360 grade asupra documentației și proceselor de lucru, precum și o scădere semnificativă a costurilor de operare. Soluțiile DAS-Open Text recomandate:

1. Evidența automată (verificare “ü”), prelucrarea și arhivarea documentațiilor active pe suport de hârtie în sedii / sucursale

2. Corespondența digitală – prelucrarea automată a corespondenței / documentației de intrare

3. Gestionarea facturilor și a întregii corespondențe de intrare pe suport hârtie

4. Fluxul de lucru de aprobare / gestionare automată

5. Stocarea inteligentă a documentelor pe suport de hârtie, scanarea documentelor și transpunerea pe microfilm

Figura 1. Soluția pentru gestionarea completă a documentelor pe suport hârtie și electronice

Sucursală Sediu Soluții documente active

în masă ii

Soluții documente vechi/pasive

ii

Soluții documente specifice active

Soluții scanare documente Soluții documente pe hârtie/electronice

Soluții documente pe hârtie vechi/pasive

Arhivare doc. hârtie Scanare întreprindere Scanare întreprindere

Corespondență digitală

Scanare întreprindere

Servicii scanare DAS

Servicii scanare DMS

Servicii scanare DMS CONTROL DOCUMENTE

HÂRTIE LA SEDIU

OPTIMIZARE ARHIVARE DOC. HÂRTIE

SCANARE, APROBARE FLUX DE LUCRU,

ARHIVARE LA DMS DOCUMENTAȚIE ACTIVĂ EVIDENȚĂ AUTOMATĂ

(VERIFICARE “ü”)

SCANARE, APROBARE FLUX DE LUCRU, ARHIVARE LA DMS

FLUX DE LUCRU

GESTIONARE ARHIVE

INTEGRARE DIRECTĂ

Control Avansat

ARHIVO SCO

ARHIVO Arhivare hârtie

Pagina 12



ARHIVO SCOAdvance Control &

Scaning & Processing

DAS SCANNING SERVICES

Active Mass DocumentationSolution

ARHIVO Paper Archiving

Old/Passive DocumentationSolution

ARHIVO P.Archiving

Advanced Control

ARHIVO SCO

ACTIVE DOCUMENTATIONAUTOMATED EVIDENCE

(“ü ”CHECKING)

OPTIMIZED PAPER ARCHIVING

ARHIVO

BRANCH

Figura 2. Soluții pentru Controlul Documentelor pe suport hârtie din Sucursale

1. Evidența automată, prelucrarea și arhivarea documentațiilor active pe suport de hârtie în sucursale

DAS furnizează soluția completă pentru prelucrarea automată a documentelor în Sucursale prin modulul unic ARHIVO SCO. ARHIVO SCO furnizează evidența completă și de la Sucursală la Arhivă (verificare automată “ü” – evidența documentelor primite în Sucursale, Ambalare în cutii sigure, Control și reverificare în Centrul de scanare DAS, scanare, transpunere pe microfilm și arhivare) a documentației complete pe suport de hârtie.

Soluții documente active în masă

ii

Soluții documente vechi/pasive

Control avansat & scanare & procesare Arhivare hârtie

DOCUMENTAȚIE ACTIVĂ EVIDENȚĂ AUTOMATĂ

(VERIFICARE “ü”)

Servicii scanare DAS

OPTIMIZARE ARHIVARE DOC. HÂRTIE

Control Avansat

ARHIVO SCO

ARHIVO Arhivare hârtie

Pagina 13


Înregistrarea (verificarea) documentelor din partea clientului După colecatrea documentelor de la client, un funcționar de la client poate verifica toate documentele primite în Arhivo SCO. Înregistrarea poate fi pe diferite nivele:

2. Până la nivel de cutie (de exemplu ordine de plată) atunci când sunt introduse numai datele obișnuite pentru întregul set de documente (adică data și sucursala).

Figura 4. Exemplu de evidențe până la nivel de fișier al clientului

1. Până la nivel de cont sau dosar Funcționarul introduce numărul de cont sau numărul de dosar în arhivă. Acest nivel este utilizat în mod obișnuit pentru conturi și credite pasive.

Figura 3. Evidențe (“ ü ”Verificare) până la nivel de document în fișierul unic al clientului

Pagina 14


3. Până la nivel de Document/hârtie. Funcționarul din Sucursală introduce Conturile și serviciile pentru Clienții Noi. Numărul de Cont și lista tipurilor de documente disponibile sunt prezentate Funcționarului din Sucursală. Funcționarul din Sucursală verifică documentele care sunt transmise către Centrul de scanare/arhiva DAS.

Prin utilizarea ARHIVO SCO se reduce de 10 ori timpul de control și înregistrare a documentelor din sucursală față de utilizarea sistemelor DMS convenționale..

Figura 5. Inregistrarea până la nivel de document unic din Fișierul clientului

După terminarea împachetării cutiei cu toate documentele, Serviciul de Transport Arhiva al DAS preia și poate sigila cutiile. Documentele pot fi:

1. Arhivate numai în arhivă pe suport hârtie

2. Scanate în centrul de scanare DAS și importate în DMS și arhivate (o parte din fișier este scanat) în depozitul de arhivare

3. Reverificate (control dublu în centrul de scanare DAS), Scanate & importate în DMS și arhivate (o parte din fișier este scanat) în depozitul de arhivare

Arhivo SCO oferă soluții prin care sunt scanate numai documentele selectate din fișier (contract, anexe, garanții etc. ), iar restul de documente din fișier sunt doar verificate cum că există în fișier. Fișierul complet poate fi scanat la cerere din arhiva DAS în 15 minute.

Pagina 15


CE PUTEM SĂ FACEM PENTRU VOI 2. Aplicația Digital Mailroom (Corespondența digitală) – prelucrarea automată a facturilor și a întregii corespondențe de intrare pe suport hârtie

Aplicația Digital Mailroom (Corespondența Digitală) este un Modul al Open Text dezvoltat de PIS (Grupul

Archive Global), care permite înregistrarea cu ușurință a tuturor documentelor și corespondenței pe suport

hârtie și digitale de intrare și de ieșire.

Aplicația Digital Mailroom (Corespondența Digitală) poate fi personalizată în funcție de necesitățile

Societății și funcțiile de bază sunt:

• Înregistrarea corespondenței de intrare și de ieșire și generarea unui număr unic de înregistrare

• Tipărirea automată a etichetei cu codul de bare și datele pentru înregistrarea documentului

• Scanarea automată a documentelor pe suport hârtie (corespondența poștală de intrare și de ieșire)

• Scanarea automată ca fișier .pdf care să poată fi consultat

• Recunoaștere și separare automată cu Codul de Bare,

• Opțional – Aplicația Open Text Capture Center (Centrul de Colectare al Open Text) pentru introducerea automată a datelor - scanare, extragerea datelor OCR, validarea și prelucrarea automată a facturilor. Datele extrase și validate pot fi trimise în mod automat către ERP și/sau sistemul bancar Central (Core banking) pentru prelucrarea automată a plăților

• Înregistrarea electronică: înregistrarea fiecărui document intern sau extern într-un mod eficient si

simplu

• Identificarea locației documentului pe suport hârtie

• Popularea automată cu date și intrarea unică a datelor

• Declanșarea automată a fluxului de lucru de la înregistrare pană la scanare • Editor grafic al fluxului de lucru pentru dezvoltarea ușoară și rapidă a fluxului de lucru

• Importul de Email

• Integrarea cu Microsoft Office ( MS Outlook, MS Word, MS Word)

• Integrarea cu Sistemul Bancar Central (Core Banking system), SAP, Microsoft Share Point, IBM File Net, Oracle etc.

• Colaborarea utilizatorului la revizuirea și aprobarea documentelor

• Administrarea versiunilor documentului și revenirea la versiunile anterioare

• Căutarea simplă și avansată prin metadate și conținutul documentului

• Gestionarea Inregsitrărilor (înștiințarea automată cu privire la data legală de expirare a

documentului)

• Registru Automat de Arhivare

Pagina 16


Aplicația Digital Mailroom (Corespondența Digitală) permite înregistrarea ușoară și rapidă a documentului așa cum se prezintă în figura de mai jos

Figura 7. Corespondența Digitală

După înregistrare este posibilă tipărirea automată a etichetei personalizate cu codul de bare și alte date, precum data înregistrării și numerele de înregistrare și, de asemenea, logo-ul societății. Această etichetă se poate aplica pe document.

Figura 8. Exemplu de înregistrare cu cod de bare

După înregistrare documentul poate fi arhivat ca hârtie, distribuit în cadrul societății - toate aceste date sunt

disponibile în Aplicația Digital Mailroom (Corespondența Digitală) - sau scanate.

Datorită etichetelor cu cod de bare procesul de scanare este complet automat. Utilizatorul pune unul sau mai

multe documente în aparatul de scanare. Documentele sunt scanate, codul de bare este recunoscut în mod

automat, documentul este separat de documentul precedent și sunt regăsite toate datele introduse în Aplicația Digital Mailroom (Corespondența Digitală) prin procesul de înregistrare. După scanare documentul

poate fi trimis pe adresele de email ale utilizatorilor, arhivate în DMS (înștiințarea către utilizatorii din cadrul

societății poate fi trimisă în mod automat) sau poate fi declanșat fluxul de lucru.

Pagina 17


Figura 9. Aplicația Scan – Scan a Societății

Figura 9. Exemplu de flux de lucru

Fluxul de lucru este dezvoltat în editorul grafic al fluxului de lucru din Open Text, și nu există nicio

limită cu privire la numărul de fluxuri de lucru,

Pagina 18


3. Facturi – Prelucrare automată OCR Creștereea productivității cu amănuntul, a fluxului de numerar, și a relațiilor cu furnizorii Pentru multe departamente de vânzare cu amănuntul, gestionarea facturilor primite reprezinta un efort manual care epuizează atât resursele interne, cât și pe cele ale furnizorului. Acest proces de gestionare implică deseori introducerea manuală obositoare, căutarea consumatoare de timp, comunicarea dificilă cu furnizorul, documentație, solicitări pentru informații suplimentare de la mai multe părți, distribuirea manuală, precum și urmărirea care necesită multă muncă și actualizări ale stării facturii neachitate. In loc să se utilizeze aceste procese dificile, personalul de la conturile creditoare (CC) ar trebui să fie disponibil pentru optimizarea fluxului de numerar și gestionarea mai bună a relației cu furnizorul. În plus, departamentele de vânzare cu amănuntul necesită sprijin pentru conformarea cu reglementările cheie naționale și internaționale, împreună cu perspectiva privind responsabilitățile posibile. Capacitatea de concentrare asupra celor mai buni furnizori ai voștri și gestionarea evaluărilor creditului este importantă pentru producția globală. Pentru asigurarea eficienței, trebuie să îndepliniți termenele de plată și să reduceți costurile și cantitatea de lucru cu privire la administrarea anchetelor furnizorilor, precum și raportarea corectă a situației financiare. Soluția Open Text Capture Center (Centrul de Colectare al Open Text) vă ajută să controlați procesul de facturare pentru a raționaliza aceste procese și a evita riscurile colaterale. Această aplicație ajută atat personalul intern cat și pe furnizori să simplifice crearea, gestionarea, urmărirea și distribuirea comenzilor și a facturilor. Aceasta vă permite să îmbunătățiți actualizarea plăților, optimizarea productivității și a fluxului de numerar, și să limitați riscurile fiscale și de neconformare.


Pagina 19


Figura 10. Prelucrarea automată a facturilor prin Aplicația Open Text Capture Center

Figura 11. Extragerea datelor de facturi OCR prin Aplicația Open Text Capture Center extraction

Inbox (mail/fax

primit Recunoaștere

factură Verificare

factură Colaborare & Monitorizare

Finalizare factură

Plată

Pregătire Transformare Verificare și finalizare

Gestionare excepții Aprobare Plată

Scanare

Arhivare

OCR

Validare

Declanșează fluxul de muncă Observații Postare facturi

Pagina 20


Exemplu de facturi românești prelucrate OCC

Figura 12. Exemplu de facturi CLAX Telecom prelucrate în DAS

Pagina 21


Aplicația Open Text Capture Center (Centrul de Colectare Open Text) – Avantajele OCR Prin Aplicația Open Text Capture Center (Centrul de Colectare al Open Text) și prelucrarea automată a facturilor, o societate poate avea un ROI rapid cu o mulțime de avantaje: Costuri reduse

• Cost mai mic al forței de muncă pentru tastare manuală

• Baza de cunoștințe încorporate cu sprijin “Out-of-box”

Calitatea crescută a datelor

• Combinarea OCR cu verificarea umană a datelor reduce greșirea datelor

• Procedurile automate extrag mai multe date de lucru

Eficiența îmbunătățită

• Orice volum de facturi poate fi prelucrat în perioada de timp dorită

• Facturile fără erori de OCR sunt redirecționate în mod automat spre prelucrarea facturii

Conformare sigură

• Verificări privind conformarea pe baza datelor extrase din facturi

• Mai multe date corecte permit implementarea mai multor reguli de lucru

Figura 13. Comanda către procesul de plată

După prelucrarea datelor facturile pot fi aprobate prin intermediul fluxului de lucru integrat (etapele de aprobare sunt stabilite în conformitate cu fluxul de lucru actual de aprobare) și arhivate prin Open Text DMS ca documente PDF ușor de căutat. Prin căutarea oricăror date disponibile în document (număr de TVA, denumirea societății, nr. cat. articol) utilizatorul va primi ca rezultate ale căutării toate documentele și toate fluxurile de lucru prin care au fost aprobate documentele, și locația fizică a documentelor pe suport hârtie, și datele financiare de la ERP. Această abordare permite utilizatorilor o vedere generală asupra tuturor informațiilor importante la o singură căutare – vizualizare de 360-grade.

Procesare / revizuire

cereri

Politici și proceduri corporate pentru achiziționare bunuri/servicii Listă publică ref. la vânzătorii preferați

Detalii referitoare la plată Abilitatea de a negocia discounturi / finanțări

Potrivire cu bugetul Verificare documente și justificări suplimentare

Potrivire cu contacte Gestionare excepții

Trimitere ordine corecte (canale multiple) Gestionare notificări avansate expediții

Asociere note de livrare Gestionare documente suplimentare (controlul calității…)

Routing automat

Comunicare cu furnizorii

Aprobări

Statistici

Evaluare cumpărători

Plată

Aprobare achiziție

Solicitare / notare cotație furnizor

Creare / distribuire ordine

de achiziție

Expediere ordine & îndeplinire cerințe

Înregistrare primire bunuri

Procesare factură și excepții

Pagina 22


CE PUTEM FACE PENTRU VOI 4. Procesul de aprobare a Împrumutului de Credit – Fluxul de lucru automat Open Text

Aplicația grafică Workflow Designer bazată pe browser de pe Platforma Open Text Content Suite vă permite să creați cu ușurință fluxul de lucru prin glisarea și fixarea (drag & drop) etapelor fluxului de lucru și unirea acestora. La fiecare etapă administratorul Fluxului de Lucru, prin configurare, poate adăuga un reprezentant desemnat pentru Etapă, poate atașa documente sau alte obiecte, poate crea sub-fluxuri de lucru, defini Bucle de revenire condiționate, stabili Repere, și menționa detalii cum ar fi livrabile și termene scadente. Modificarea Hărților pentru Fluxul de lucru ( Workflow Maps) este la fel de simplă —pur și simplu glisați și fixați ( drag & drop) Etapele Fluxului de lucru pe hartă pentru a modifica și actualiza procesele.

Figura 14. Proiectarea Fluxului de lucru

Fluxul de lucru poate fi inițiat de utilizator (clic pe legătura cu fluxul de lucru), prin scanare (scanarea facturii poate declanșa fluxul de aprobare a plății facturii), prin email (clientul băncii poate trimite un email de reclamație la adresa de email desemnată care va declanșa fluxul de lucru) După inițierea fluxului de lucru participantul poate vedea Starea Fluxului de Lucru (OK, Etapă în întârziere etc.), Data de Început, și Data Scadentă.

Pagina 23


Acționând clic pe un Flux de Lucru, utilizatorul obține o vizualizare detaliată asupra Fluxului de Lucru.

Utilizatorul poate răspunde la acțiune prin email sau browser (navigator)

Pagina 24


CE PUTEM FACE PENTRU VOI RECAPITULARE Open Text ECM Content Suite (Suita de Conținut ECM de la Open Text) oferă soluția completă, care va

acoperi gestionarea arhivei vechi pe suport de hârtie și gestionarea documentelor noi din cadrul

organizației.

1. Gestionarea arhivei existente (vechi) pasive

Toate documentele pe suport hârtie vor fi organizate în unități corespunzătoare de arhivare (la nivel de

cutie, la nivel de dosar, la nivel de document) în conformitate cu lista cu categorii și data și valabilitatea

documentului. Unitățile de arhivare vor fi introduse în ECM de la Open Text. Arhiva pe suport hârtie va

putea fi căutată prin intermediul Open Text pentru utilizatorii finali (în conformitate cu drepturile de

acces), Utilizatorii pot solicita documentul pe suport hârtie pentru scanarea livrării fizice.

2. Gestionarea documentelor noi (documente de intrare)

Toate documentele noi vor fi înregistrate în Registrul Electronic în locul unui Registru pe hârtie. După înregistrare documentul poate fi arhivat, direcționat către departamentul/persoana din Societate și/sau

scanat.

• Înregistrarea documentelor Documentele sunt înregistrate la recepție și se generează un număr unic. Angajatul de la

recepție poate aplica o etichetă cu cod de bare sau o ștampilă și să scrie un număr unic pe

document.

• Scanarea documentelor (facturi, contracte, decizii) și arhivarea în DMS Open Text Content

Suite (Suita de Conținut a Open Text) – Aplicația Digital Mailroom (Corespondența Digitală)

1. După înregistrare documentele pot fi scanate. Operatorul scanează un document și dacă

există un cod de bare pe document (generat la înregistrare) toate datele sunt deja disponibile iar

documentul poate fi arhivat în DMS. Utilizatorii care trebuie să fie înștiințați că documentul a fost

scanat pot primi o Înștiințare prin email. 2. Dacă se implementează Open Text Content Suite (Centrul de Colectare al Open Text)

facturile, cecurile, ordinele de plată și alte documente similare pot fi prelucrate în mod automat

• Aprobarea documentului prin fluxul de lucru După scanare, în loc de arhivarea directă în DMS, pentru unele tipuri de documente (facturi,

contracte, reclamații…) se poate declanșa un flux de lucru pentru aprobarea automată a

documentului.

• Gestionarea documentelor electronice Documentele electronice (fără suport de hârtie) pot fi, de asemenea, adăugate în DMS.

Pagina 25


3. Servicii externalizate ale DAS pentru stocarea documentelor pe suport hârtie, scanare, transpunere pe microfilm și prelucrarea datelor

• Documentația pasivă poate rămâne la furnizorul actual

• Unele părți ale documentației pasive expirate (ex. „Ordine de Plată”) pot fi transportate

la depozitul de arhivare al DAS pentru scanare, transpunere pe microfilm, pregătirea

rapoartelor pentru aprobarea documentelor expirate (scoase din uz) pentru a fi distruse

după transpunere pe microfilm, ca urmare a primirii unei aprobări din partea Arhivelor

Naționale, DAS va distruge documentele scoase din uz.

• Documentele noi pasive de intrare pot fi imediat scanate, transpuse pe microfilm și

distruse

• Documentația activă, în urma înregistrării și trimiterii acesteia de la sediile sucursalelor

către centrul de externalizare DAS, poate fi scanată parțial (scanăm numai documentele

care sunt necesare), încărcatâ în Open Text și stocatâ fizic în depozitul de arhivare DAS

sau în orice alt depozit de stocare a hârtiei.

4. Integrare • Sistemul ECM de la Open Text poate fi integrat cu, SAP, Core, Microsoft, Oracle,

arhiva pe suport de hârtie și cu alte sisteme informatice.

Pagina 26


Platforma Open Text Content Suite este importantă pentru a deține licența completă. Imaginile scanate sunt stocate în DMS (cu toate caracteristicile DMS: permisiuni pentru utilizatori, versiuni, perioade de reținere, RMS, integrare…) și sunt inițiate cu procesele automate de lucru de tipul Flux de Lucru (aprobarea facturilor prelucrate) și datele prelucrate pot fi trimise către diferite aplicații ale Băncii, cum ar fi Core banking pentru realizarea directă a plății. Notă:

• Nivelul trei de sprijin este obligatoriu numai pentru primul an, dar este foarte recomandat pentru fiecare an! • Primul nivel și al doilea nivel de sprijin vor fi convenite conform cu solicitările Clientului, dacă este necesar.

• Costurile suplimentare pentru angajarea de ingineri DAS sunt calculate la: €35.00 pe oră lucrătoare.

Nivele de sprijin DAS poate oferi 3 nivele de sprijin: Pentru a sprijini și întreține soluția ECM a Open Text în Tarkett, DAS poate stabili 3 nivele de sprijin:

• Primul nivel de sprijin – DAS Helpdesk • Al doilea nivel de sprijin – Suport tehnic DAS • Al treilea nivel de sprijin – Servicii de Sprijin și Întreținere Open Text

Primul nivel de sprijin - DAS Helpdesk DAS Helpdesk reprezintă legătura primară dintre Utilizatorii Finali și Sprijinul Tehnic al DAS. Scopul acestui Helpdesk este să înregistreze si să răspundă la toate solicitările, întrebările, să rezolve problemele Clientului în vederea implementării soluției Open Text. Serviciul DAS Helpdesk este disponibil pentru utilizatorii Clientului de Luni până Vineri, de la 9:00h la 17:00h. Sprijinul Tehnic al DAS constă din operatorii de la Helpdesk, Echipa de service al DAS și Serviciile de Sprijin Open Text. Al doilea nivel de sprijin - Sprijinul Tehnic DAS DAS va dedica Serviciul de Sprijin Tehnic care va permite Clientului configurarea, administrarea, întreținerea și sprijinul pentru a completa soluția Open Text cu licență instalată. Sprijinul Tehnic DAS în colaborare cu Serviciul de Sprijin al Open Text vor furniza Clientului instalarea, întreținerea și sprijinul tehnic pentru toate produsele, modulele și programele Open Text. Al treilea nivel de sprijin – Întreținere și Sprijin Open Text Acesta este un sprijin standard de furnizor care permite: versiuni noi, îndepărtarea virușurilor și Sprijin de la Open Text. Inclusiv rezolvarea incidentelor. Un Incident este acel caz care nu face parte din procesul standard de funcționare care determină sau poate determina întreruperea, încetinirea sau intervenția în sistemul implementat la Client. Administrarea incidentelor consolidează etapele care vor restabili soluția implementată Open Text astfel încât să funcționeze corespunzător cât mai repede posibil cu întreruperea la minim a activităților Clientului.

Pagina 27


Soluțiile DAS sunt soluții complete. După instalare și instruire, Clientul este capabil să lucreze la întreaga capacitate cu cele mai bune practici incluse și la cele mai ridicate standarde.

Oferta ferma si condițiile de plată vor fi determinate la primirea solicitării exacte.

Pentru orice alte informații suplimentare nu ezitați să ne contactați. Pentru o solicitare exactă, DAS poate furniza reduceri suplimentare.

Cu stimă,

ECHIPA DIGITAL ARCHIVING SOLUTIONS

a: Autostrada Bucuresti Ploiesti, Dragomiresti Deal, A1 Business Park, Hala M2

t: 021 312 85 94

e: [email protected]

w: www.arhivam.ro

www.archiveglobal.com

Documents

RO Oferta Gen ECM Open Text · Noi furnizăm servicii externalizate pentru scanarea și transpunerea pe microfilm a documentelor prin centrul nostru de scanare. În plus, asigurăm