GERENTE DE RESERVACION

ES

AUXILIAR DE TURNO

ENCARGADO DE GRUPOS

GRUPOS Y CONVENCION

ESCAJERO

ASISTENTE DE GERENTE DE RESERVACION

ES

RESERVACIONES: OPERACIONES

RESERVACIÓN: Es una solicitud de hospedaje en una

habitación.

consiste en recibir, documentar, y analizar tales solicitudes.

El personal, espacio, equipo y procedimientos que se emplean para manejar este proceso constituye el Sistema de reservaciones.

EL SISTEMA DE RESERVACIONES INTERNO DE UN HOTEL DEBE SATISFACER LOS SIGUIENTES OBJETIVOS:

1. Manejar de manera eficiente la disponibilidad de las habitaciones y el registro de los huéspedes.

2. Vigilar con exactitud los niveles de ocupación presentes y pronosticar los niveles futuros.

3. Planear y presupuestar los ingresos y egresos futuros del hotel, con base en la ocupación anticipada.

4.Manejar las actividades de mercadotecnia del hotel

FUNCIONES PRINCIPALES :

Capturar y procesar reservaciones

Control de disponibilidad de habitaciones.

Monitores y control de habitaciones.

Control de sobreventa.

LAS RESERVACIONES CONTIENEN DATOS IMPORTANTES

Fecha. Nombre de los clientes. Nombre del hotel, lugar en el que esta ubicado. Dirección particular Fecha de llegada / Fecha de salida. Número de noches de estancia. Número de huéspedes y habitaciones Tipo de habitación. Tarifa Forma de pago. Teléfono. Nombre del empleado que confirma la reservación. No. De reservación

TIPOS DE RESERVACIONES

Reservación en tentativa: Es aquella en la que la empresa se obliga a respetar.

Reservación confirmada: Se refiere a respetar la habitación durante todo el tiempo.

Reservación confirmada con deposito: La reservación se acepta, cuando hay deposito.

Reservación Individual Personal o Telefónica: Se lleva acabo directo al cliente.

Reservación Individual o Fax o correo electrónico.

Reservación por Grupos: Se considera cuando es de 10 o mas

Reservaciones de Grupo Incentivo: Se da cuando algún grupo solicita un evento social

FORMAS DE PAGO

Tarjeta de crédito

Cash

Traveler check

Cupón

LA INFORMACIÓN QUE SE RECOPILA PARA LA TOMA DE UNA RESERVACIÓN SON LOS

SIGUIENTES

FORMATO DE UNA RESERVACION YA REALIZADA

SISTEMA COMPUTARIZADO

Computadora con programas de reservaciones hoteleras

Este programa debe incluir en su menú las opciones siguientes: reservaciones con depósito, sin depósito, cambios de reservación, cancelaciones, depósitos, reembolsos, pronósticos de ocupación, elaboración de reportes, disponibilidad, elaboración de gráficas, etc.

Archivo cronológico de reservaciones

Se deben tener carpetas para cada día del año, ya que en este lugar se dará toda la correspondencia del huésped y la demás papelería que se llenó por motivo de la reservación, cancelación o cambio.

SISTEMA MANUAL:HOJA DE CONTROL DE RESERVACIONES

Es una hoja de papel cuadriculada para cada día del mes y renglones según sean loscuartos en el hotel.

En la hoja se van anotando las reservaciones recibidas y sirve para evitar reservar un mayor número de habitaciones que las disponibles en el

LIBRETAS DE ENTRADAS Y SALIDAS

Se anotan en las páginas todos los días del año, en la parte izquierda las entradas y enla derecha las salidas.

RACK CRONOLÓGICO DE RESERVACIONES

Aquí se colocan, por día de llegada, las reservaciones, las cuales fueron escritas enunas tirillas de papel.

REPORTE DE RECEPCIÓN AL DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES

Informado al departamento de reservaciones diariamente sobre:

Entradas sin reservación

Salidas anticipadas

Salidas pendientes

Reservaciones cuyas personas no se presentaron y representa un cargo(No show)

Cuartos bloqueados por reparación.(este reporte lo elabora el recepcionista nocturno y se entrega al departamento de reservaciones)

FORMAS IMPRESAS QUE SE USAN CON FRECUENCIA :

Confirmación de habitación

Cambio de reservación

Reservación cancelada

Recibo de depósito

Relación diaria de depósitos recibidos

Solicitud de reembolsos

Control de reembolsos

Pronóstico semanal de ocupación

Pronóstico mensual de ocupación

Reporte de fechas abiertas y cerradas

Pago de comisiones

Notificación de paquetes

LAS RESERVACIONES DEL DIA:

Depósito: son aquellas en las que el huésped, garantiza su llegada con un depósito que generalmente es el precio de la habitación.

Límite: Son aquellas que no están garantizadas de ninguna manera y que regularmente no dicen la hora en que el huésped llegará.

Especiales: Son aquellas cuyos huéspedes son atención especial, vip’s, cortesías.

SIGNIFICADO DE LAS TIRILLAS DE

RESERVACIÓN POR SU COLOR:

Amarillo-----Garantizadas

Rojo------Atenciones especiales o cortesías

Blanco -------Límite

Azul------Grupos

TIPOS DE HABITACIONES Sencilla(S) Doble(D) Doble-Doble(DD) Triple(TX) Queen(Q) 1.20 -1.50 Junior suite(JS) Suite Presidencial(ST-P) King(K) Master suite(MS)

ALLOMENTS

Es un conjunto de habitaciones que se contrata a través de alguna agencia de viajes y esta envía al hotel a los huéspedes en lotes o grupos periódicos semanales, quincenales, o mensuales.

PAQUETES

Paquete familiar

Paquete lunamielero

Paquete de fin de semana

Paquete Tarifa Rack

Paquete de tenis, golf

MANEJO DE SOBREVENTAS (OVERBOOKING)

Se refiere cuando el hotel ha tomado un número mayor de reservaciones que lashabitaciones disponibles en una fecha determinada.

CANCELACIONES:

Se puede emitir un número de cancelación para el cliente como prueba de que la reservación fue cancelada.

El tipo de habitación se regresa al fondo de disponibilidad, de modo que se pueda volver a ofrecer para venta.

El archivo de reservación del huésped es eliminado del sistema de reservaciones

PRONOSTICOS DE OCUPACIÓN

Índice = Habitaciones/ inventario total.

Un HTL tiene 326 HAB6 HAB estarán fuera de servicio (FS)Inventario total 320 HABReservaciones 224 HABÍndice: 224/320= 0.70 70% índice proyectado mes xyz