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ImasisTintorería / Lavandería Bienvenidos a esta guía la cual pretende ilustrar la manera de utilizar este programa Imasis es una marca registrada protegida por las leyes nacionales e internacionales de propiedad intelectual e industrial esta prohibida la reproducción de este material sin la autorización del titular. ImasisTintoreria es una aplicación que puede ese utilizada también por negocios como planchadurias, lavanderías, reparación de ropa y otros afines. Las imágenes del manual respecto al programa pueden variar pero en esencia son representativas En la barra de menú e íconos de acceso rápido encontrará las siguientes opciones:

Archivo Configurar Impresora: Permite establecer el tipo de impresora y sus parámetros, para emitir un reporte usted debe primero definir la impresora si fuera diferente a la predeterminada, la vista previa de los reportes en tamaño carta puede verse cortada si usted tiene

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configurada como predeterminada una impresora de tickets se resuelve solo cambiando la impresora desde el inicio Salir: Permite cerrar y salir del programa Editar: Cortar: Cortar un texto, se activa solo cuando aplica Copiar: Permite copiar al portapapeles un texto, se activa solo cuando aplica Pegar: Pega un texto previamente copiado o cortado, se activa solo cuando aplica Nota: estas funciones se suplen con Ctl+X Ctl+C Ctl+V Catálogos: Clientes: Es la base de datos de clientes que compran o contratan servicio, se recomienda que se almacenen la mayor cantidad de datos por lo menos teléfono y nombre completo Unidades: Son los vehículos de reparto o de activo fijo del negocio y se puede llevar el control de servicios y contar con sus datos Familia de servicios: Son los grupos en los cuales se clasifican los servicios ejemplo, TINTORERIA, PLANCHADO, REPARACIÓN DE ROPA, LAVADO, OTROS, etc Nota: Usted puede personalizas las búsquedas al hacer un pedido para ello solo agregue sus buscadores en Utilerias/Parámetros/Editar/Búsquedas Tabulador: Es la lista de servicios con sus respectivos precios, es importante señalar que para agregar servicios al pedido se debe de ingresar previamente en este apartado Equipos: Son los equipos que utilizamos para proporcionar los servicios, ejemplo Planchas, Secadoras, etc. Seg. Equipos: Son todos los acontecimientos relacionados con los equipos y que permite tener control de lo invertido en equipos, ejemplo mantenimientos, servicios, prestamos de equipos, etc.

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Proveedores: Son todos aquellos que nos proporcionar las materias primas en productos y servicios para operar el negocio ejemplo el proveedor de productos de limpieza, la CFE, el proveedor de teléfono, etc. Inclusive usted puede dar de alta a los empleados para llevar registro del pago de nómina. Tipos de orden (o tipos de pedido): Son las clasificaciones en que agrupamos los pedidos ejemplo, A DOMICILIO, GARANTIA, CORTESIA, etc. Ciudades y Estados: Son las bases de datos de las entidades en donde prestamos servicios Operación Pedidos: Son las ordenes de trabajo que se elaboran al momento de recibir al cliente o al recibir su encargo Adicionales: Son los servicios que se realizan posteriormente a la apertura original del pedido Ajustes: Son los cambios a realizar en los cargos ya que se elaboraron originalmente Nota: en este apartado usted son la tecla borrar o delete puede eliminar pedidos por lo que es importante que este derecho sea solo del administrador Cuentas por cobrar: son los saldos que se generan después de la entrega del servicio o producto Pagos Cuentas por pagar: Es la relación de pagos pendientes por nuestra parte a proveedores es un control de gastos Caja Concluir orden: Este apartado permite concluir el pedido para que ahora forme parte del cierre del día, solo se pueden concluir órdenes cerradas. Corte del día: en esta ventana haremos el corte para identificar los totales de venta, gastos y anticipos

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Usted puede realizar cortes parciales para ello solo elija eliminar dia para que se pueda recalcular, puede elegir borrar y calcular

Puede obtener reportes por cajero o total Reportes

Ventas: Es el reporte de ventas realizadas en periodo seleccionado por el usuario Ventas por tipo de servicio: Permite obtener la información separada por grupos de venta Ventas por tipo de Resumen: Permite obtener la información resumida separada por grupos de venta Inventario de pedidos: Son los pedidos elaborados para realizar una revisión física

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Inventario de pedidos Pendientes: Son los pedidos elaborados y pendientes para realizar una revisión física Carga de trabajo Proceso: Son las operaciones que se encuentran en proceso Carga de trabajo Terminado: Son las operaciones que se encuentran terminadas Órdenes o pedidos Cancelados: como el nombre lo indica son las órdenes que por algún motivo se cancelaron Lista de Precios: Son los precios establecidos en le negocio Utilerías Usuarios / Empleados: Son los empleados o usuarios que pertenecen a la base de datos de empleados y que eventualmente pueden tener acceso al programa Parámetros: Son los datos del negocio como nombre, domicilio, logotipo, etc. Ajustes: Este apartado permite al administrador hacer adecuaciones a datos que se deban modificar Descripción de funciones del programa Manejo de catálogos de información estas indicaciones aplican para todos los catálogos de datos ejemplo Clientes, proveedores, artículos Tomaremos como ejemplo la base de datos de clientes Para dar de alta un cliente debemos considerar la importancia de la captura de la mayor cantidad de información ya que esto nos permitirá ser más eficientes al brindarle el servicio que el cliente requiere Catálogos/Clientes

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En esta ventana encontramos las opciones de nuevo (agregar un cliente) editar (modificar los datos ya existentes) Borrar (eliminar el registro) Nota: si usted borra un registro de cliente ya no lo podrá recuperar por ello es muy importante que realice sus procesos de respaldo de forma regular ya que de esta manera puede rescatar algún dato que se haya eliminado por error Para ordenar esta lista de manera diferente a la que se presenta basta con pulsar el encabezado por ejemplo si deseamos ordenas por domicilio solo se deberá pulsar el encabezado en donde aparece la palabra Domicilio y la ventana se mostrará así

Esta función aplica para todas las listas ejemplo: servicios, proveedores, etc. Para crear un registro nuevo de cliente o editar los datos del cliente solo pulse el botón correspondiente y aparecerá esta ventana

Le recomendamos capturar la mayor cantidad de datos ya que le permitirá atender de mejor manera a su cliente, obviamente si

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haremos un servicio o entrega a domicilio serán muy importante todos los datos. Los catálogos tienen un buscador con el cual usted podrá realizar búsquedas de los datos requeridos ejemplo si deseo encontrar todos los clientes que en su base de información contengan JOSE y LUIS lo anotaré de esta manera y presiono buscar, si deseo regresar a la información original solo presiono limpiar.

Si el catálogo lleva foto como en el caso de los servicios ésta se seleccionara de la siguiente forma: Nota: solo de pueden asociar fotos en formato jpg (en base de 3 colores) y gif, si usted tiene sus imágenes en otros formatos deberá convertirlas a estos formatos y en base de lienzo cuadrado con resolución sugerida de 300 x 300 pixeles

Para agregar un foto solo se debe acceder a la opción de editar o nuevo según sea el caso y pulsar este botón para que nos despliegue el lugar en donde buscaremos la foto, la ruta en que se encuentra la foto debe ser de máximo 100 caracteres ya que de otra manera no la vinculará: ejemplo de ruta valida c:\fotosservicios\saco.jpg, ruta no valida c:\archivogeneraldefotos\fotosservicios\catalogodeprendas\saco.jpg

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Alta de un pedido Operación \ Pedido Esta opción nos permitirá generar los pedidos también llamados órdenes de trabajo, este apartado esta directamente ligado con los catálogos de información ya que elaborar un pedido será alimentado en parte por esta información

Por control interno el pedido no se puede editar ni borrar solo podremos crear uno nuevo y las modificaciones posteriores como agregar servicios, cancelar o modificar los realizaremos en otros apartados Para crear un nuevo pedido pulsamos Nuevo pedido Automáticamente aparece la base de datos de clientes para de esta forma seleccionarlo si el cliente no existiera podemos agregarlo mediante el botón NUEVO

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En la ventana de pedido llenaremos los datos requeridos en base a lo que le cliente requiera, para facilitar la elaboración del pedido usted puede elegir ver solo los servicios por familia con los botones

Estos botones filtrarán la información si el servicio no existiera lo puede dar de alta posteriormente al identificar el servicio se arrastrará al cuadro inferior y aparecerá esta ventana en donde podremos indicarle la cantidad de los servicios a realizar si llevamos control por equipo y por persona también lo señalaremos

De esta forma agregaremos cada uno de los servicios y conformaremos la orden En el caso de requerir registrar información sobre las condiciones de las prendas recibidas se deberá registrar en el espacio que esaltamos en esta ilustración en azul, los descuentos en el cuadro rojo y púlsar el botón y los anticipos en el área verde y pulsar el botón

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Nota todo lo que agregue aparecerá en la impresión del pedido Si usted desea modificar el apartado de comentarios lo puede hacer en Utilerías \ Ajustes a pedidos La impresión del pedido se realiza colocándonos en el renglón deseado y pulsando el botón Imprimir Pedido

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Para agregar servicios adicionales después de que ya fue abierto el pedido se deberá seleccionar a la opción de Adicionales en Operaciones y elegir del catálogo (tabulador) de servicio el que deseamos realizar.

Este tipo de servicios aparecerán en el pedido si deseamos imprimirlo de nuevo. Nota: los datos que aparecen impresos en el pedido como datos del negocio y logotipo se deben agregar en Utilerías/Parámetros y las puede modificar cuando usted lo requiera Si usted requiere realizar alguna modificación a los cargos realizados al cliente ya sea descontar o incrementar los cargos lo puede realizar en Operación / Ajustes y editar directamente las cantidades a modificar Si usted maneja crédito a sus clientes esto significa que si después de la entrega el cliente le queda a deber puede llevar el control de la siguiente manera Para cerrar el pedido se realiza en dos pasos primero en el apartado de Operación / Pedido marque la opción como cerrar Al momento de hacer el cierre final del pedido por favor anote la cantidad real pagada considerando que si el cliente solo firmo el pedido pero no pago este campo se quedará en blanco o en su defecto anote la cantidad parcial para que el sistema identifique que hay un saldo y considere este pedido como pendiente de pago, el control lo llevara en Operación / Cuentas por cobrar, los abonos que el cliente le realice de forma parcial o total usted los debe registrar en este apartado y elegir actualizar saldos

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Para llevar el control de sus gastos usted tiene la opción de registrarlos en Pagos / Cuentas por pagar de esta forma puede identificar los pagos pendientes que debe realizar a sus proveedores de productos o servicios e identificar y programar sus pagos, usted puede registrar todos sus gastos como por ejemplo: gas, electricidad, mantenimiento, nómina, etc. de manera que puede tener claramente identificados los diferentes pagos a realzar Proceso para realizar los cortes Notas generales: si usted tiene varios turnos le recomendamos dar de alta a los usuarios para que las operaciones se registren en cada uno "Utilerias/Usuarios/Alta" 1.- Pedido abierto con anticipo en este caso de 100.00 anotar la cantidad en el campo anticipo y pulsar el botón, en caso de pago total anotar la cantidad total y pulsar anticipo

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2.- Revisión del corte (usted puede identificar si su anticipo se cargo en caja/corte del día anote la fecha en cuestión y pulse calcular

3.- El cliente acude por la tarde a recoger y pagar complemento o el total: abrir la ventana de pedidos y pulsar cerrar, es muy importante que el campo pago real sea llenado correctamente si el cliente pago todo al dejar sus prendas este campo se queda en blanco, en caso de que pague un complemento ejemplo total: 125.20 dejo un anticipo de 100.00 y pagará 25.20 el campo pago real se llena con 25.20

Recalculo el corte en caja/corte del día anotando la fecha en cuestión y pulso calcular y esta registrado el pago, si deseo un reporte general

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pulso esa opción y si deseo uno por cajero lo solicito, si tengo gasto registrados y pagados me aparecerán en el reporte

En el corte aparecen estos movimientos

CIERRE (etapa importante para que se manifieste la orden en su corte del día) Para hacer el cierre de un pedido usted debe entrar a Operaciones/ Pedidos/ Cerrar y luego en el apartado de caja le indicará que se hará el cierre final En este apartado se incluirán solo las órdenes cerradas, se deberá elegir la orden para su cierre final anotando el tipo de pago y la cantidad real pagada

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Si usted desea cancelar una orden la entregada y concluida debe ir a caja concluir orden cancelarla y si lo que hará es modificarla deberá seleccionarla y anotar los datos solicitados En el campo cantidad real pagada se anotará el monto real pagado y en el caso de que al cliente se le otorgue crédito se dejará en blanco para que aparezca en la ventana de cartera (adeudos del cliente o cuentas por cobrar)

Si cancelará la remisión en el apartado cancelar lo podrá realizar y el pedido pasará a estar solo cerrado Para hacer el corte del día se deberá entrar a Caja / Corte del día y usted deberá anotar la fecha de corte y marcar el botón calcular si lo hace más de una vez aparecerán duplicadas sus remisiones, si desea

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eliminar un día para volver a crearlo solo anote la fecha en el campo Eliminar día y presionar el botón que esta a la derecha de este campo Si usted requiere hacer un reporte del corte lo puede hacer por cajero o general en los botones del lado derecho

Es reporte del corte del le permite tener el control de los movimientos del día

Si su reporte aparece cortado como la imagen siguiente es debido a que usted tiene configurada la impresora de ticket, para corregirlo

solo cambie la impresora previamante

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En reportes /Ventas usted puede obtener la información de las ventas por el periodo que requiera

En utilerías (Usuarios Empleados usted registrará a sus colaboradores y esta base de datos le servirá si usted asigna algunas actividades de forma específica por empleado

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En Utilerías/ parámetros generales usted podrá personalizar el programa con los datos del negocio en el campo Datos en el ticket usted podrá anotar la leyenda que desea que aparezca en el ticket, recuerde que las imágenes debe ser JPG (3 colores) o GIF le recomendamos una resolución máxima de 300 X 300 pix.

Para facilitar las búsqueda de los servicios por familia usted puede agregar hasta nueve tipos de filtros para realizar la configuración de las búsquedas personalizadas por familia ingrese a Utilerias/Parámetros/Editar/ pestaña búsquedas y agréguelas

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De esta forma al dar de alta un pedido lo podrá seleccionar

Usted puede realizar ajustes a los pedidos en apartado de Utilerías Ajustes

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Anexo I (Respaldos)

El objetivo de las presentes recomendaciones es el de establecer un proceso de respaldos para evitar afectaciones graves en relación a nuestra información y sistema y establecer una rápida respuesta para restituir nuestras operaciones en caso de ser necesario 1.- Establecer un horario y frecuencia para llevarlo a cabo, se recomienda diario al final de las operaciones ejemplo 19:00 hrs. 2.- Establecer el medio de respaldo, el cual debe ser externo se recomienda un CD o DVD en su defecto puede ser un disco externo NOTA: TODOS LOS EQUIPOS DEBEN ESTAR FUERA DE LOS SISTEMA Y ARCHIVOS A RESPALDAR DURANTE ESTE PROCESO YA QUE DE OTRA MANERA NO SE RESPALDARAN LOS ARCHIVOS UN USO

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3.- Determinar las carpetas que se van a respaldar la aplicación ImasisTintoreria se encuentra en una carpeta llamada ImasisT en el equipo servidor esta debe ser respaldada en su totalidad 4.- Los archivos en disco duro de los usuarios no son respaldados por lo que se recomiendo en caso de ser necesario establecer una carpeta en red para que se incluya en el respaldo 5.- Grabar el respaldo en el medio establecido siguiendo los puntos anteriores 6.- Etiquetar el medio con la fecha y la hora ejemplo: si el medio es un CD o DVD en el disco se pueden grabar varios respaldos si este fuera el caso antes de respaldar en el disco se recomienda primero copiar la carpeta (ejemplo) ImasisT a otra carpeta y renombrarla anotando fecha y hora ejemplo ImasisT1010091200 lo que significa que fue realizado el 10 de octubre de 2009 a las 12 horas posteriormente “quemar” la carpeta en el disco 7.- Almacenar el respaldo en edificio diferente al lugar de trabajo y en condiciones seguras de clima y evitar un manejo que pueda ocasionar daño físico al medio de respaldo 8.- Almacenar el respaldo por lo menos por un año y posteriormente agruparlo en bloques anuales 9.- Realizar simulacro de recuperación 10.- Auditar el proceso de respaldo por una entidad externa y certificarlo Gracias por su atención Imasis es una marca registrada y esta protegida por las leyes nacionales e internacionales de propiedad intelectual e industrial, queda prohibida la reproducción total y parcial de este material Anexo II Instalación y uso de una aplicación en red Para esta configuración usted requiere adquirir una licencia para cada equipo !.- Verificar que la red se encuentre adecuadamente constituida se refiere a que se encuentren definidas las unidades de red (es lo recomendable) o en su caso las carpetas se encuentren compartidas y que todos los usuarios tengan

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derechos de lectura y escritura y se puedan identificar en la red, no se recomienda el uso de sistemas operativos diferentes ya que provocará dificultad de enlace, lentitud y ruptura de enlace y en ocasiones daño a base de datos

Nota si este paso que vamos a mencionar ya se realizó no se debe volver a realizar ya que se perderá la información capturada y se iniciará una instalación nueva 2.- Instalar el programa completo con sus archivos complementarios en el equipo que se usará como servidor la ruta de descarga será proporcionada o lo instalará del CD

3.- En cada uno de los equipos huesped se instalará una de las licencias mencionadas como licencia 2 4.- A través de la red buscar el archivos ejecutable que se encuentra en la carpeta indicada en la unidad C del equipo servidor y crear un acceso directo Ejemplo: \\Servidor\ImasisT\ImasisT.exe De esta forma trabaremos todos los equipos en las mismas bases de datos 5.- Accesar al programa en el equipo huésped y en la ventana de password aparecerá un dato que se requiere para activar la licencia este datos es el

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número de registro ejemplo Registro 414521-0210 este dato debe ser proporcionado vía correo para que se preparen los archivos de licencia 6.- Recibir por correo y colocar en cada equipo los archivos adjuntos en la carpeta señalada y sobreecribir los actuales (nota importante según la configuración y selección de herramientas de su sistema operativo al copiar archivos se presenta la opción de copiar sobreescribiendo o dejando una copia del archivo anterior en este caso no se sobreescribirán los archivos y la aplicación no funcionará) 7.- Verificar que el acceso funciones y se pueda ingresar al programa y observar que los cambios realizados se manifiesten y observen en cada equipo 8.- Configure de forma adecuada su software antivirus y su contrafuego para que no le ocasiones dificultad la operación de sus archivos Este programa no es para uso por internet y no existe responsabilidad de Imasis sobre la efectiva operación de este programa en red local Nota: Obviamente al operarlo en red si el equipo servidor no se encuentra encendido no funcionará el programa

Última Actualización el 25 de enero de 2019