Kovas 2007 1

Renginių planavimas ir organizavimas - Kodėl? Kas? Ką? Kaip? Kur? Kada?

Ieva Junevičienė, VšĮ “Gamtos paveldo fondas”

Vilnius, viešbutis “Šarūnas” kovo 19 -20 d.

Raseinių r., kaimo turizmo sodyba “Karpynė” kovo 26-27 d.

Project No 2004/016-925-03 02Skills Development of the State Protected Areas’ Staff 2Kovas 2007

Pagrindinės stadijos:

2. Bendras planavimas;

3. Detalus planavimas;

4. Įgyvendinimas (pasirengimas ir organizavimas);

5. Analizė, apibendrinimas.

Project No 2004/016-925-03 02Skills Development of the State Protected Areas’ Staff 3Kovas 2007

Kas yra renginio planavimas? Planavimas - kiek įmanoma sisteminis procesas, kurio paskirtis -

nustatyti siektinus tikslus bei veiksmus renginiui įgyvendinti.

Planavimo funkcija

Planavimo funkcija siekiama atsakyti į šiuos klausimus: kur esama konkrečiu metu? Kur norima judėti? Kaip ruošiamasi tai daryti?

Planavimas reiškia, kad grupės vadovas (ar kartu su grupe) apgalvoja tikslus bei veiksmus iš anksto ir tie veiksmai remiasi kokia nors taisykle, planu ar logika, o ne atliekami spontaniškai.

Planavimas nėra vienkartinis veiksmas. Tai nuolat veikianti funkcija. Pirmiausia todėl, kad pasiekus numatytą tikslą (renginio organizavimo etapą) yra nustatomas naujas tikslas arba jis yra keičiamas.

Project No 2004/016-925-03 02Skills Development of the State Protected Areas’ Staff 4Kovas 2007

Planavimo vieta laiko ir svarbos atžvilgiu (I skaidrė) I Svarbu ir skubu Krizinės situacijos; Svarbūs, skubūs renginiai; Neparuošti pranešimai, darbai ir

t.t.

II Svarbu ir neskubu Pasiruošimas; Planavimas; Pastovaus kontakto su darbo

grupe palaikymas ir t.t.

III Nesvarbu, bet skubu Kai kurie susitikimai, skambučiai; Kitų užkrauti darbai; “Spaudžiantys reikalai” ir t.t.

IV Nesvarbu ir neskubu Kai kurie pokalbiai- nekonkretūs,

apie viską ir nieką; Susitikimai – pernelyg ilgai

trunkantys, dažni ir neefektyvūs; Pastovūs “deadline”, o jūs

prisiėmėte per daug ir t.t.

Project No 2004/016-925-03 02Skills Development of the State Protected Areas’ Staff 5Kovas 2007

Planavimo vieta laiko ir svarbos atžvilgiu (II skaidrė) Svarbu ir skubu Šias užduotis/darbus reikia atlikti

nedelsiant; Šių darbų negalite deleguoti

kitiems, nes paprastai esate už juos atsakingas.

Svarbu, bet neskubu

Tai labai svarbūs darbai, tačiau dalį jūs galite deleguoti kitiems – tačiau darykite tai laiku!

Nesvarbu, bet skubu Deleguokit užduotis ir darbus

kitiems (pvz. korespondencijos tvarkymas, kiti administraciniai dalykai).

Nesvarbu, neskubu Paklauskite savęs - kokią dalį

užima pasirengimo ir organizavimo etapuose užima šie darbai? Jei daugiau, kaip 10 proc.

– laikas švaistomas veltui.

Project No 2004/016-925-03 02Skills Development of the State Protected Areas’ Staff 6Kovas 2007

Kas yra renginio organizavimas?

Organizavimas (gr. organon = įrankis) – darbo, valdžios ir išteklių paskirstymo tarp grupės narių ir jų suderinimo procesas, kuris leidžia pasiekti išsikeltus renginiui tikslus.

Project No 2004/016-925-03 02Skills Development of the State Protected Areas’ Staff 7Kovas 2007

Renginio laiko planavimas

Project No 2004/016-925-03 02Skills Development of the State Protected Areas’ Staff 8Kovas 2007

Pagrindiniai renginio pasirengimo etapaiPirmi kontaktai, pasirengimai -renginio turinys - jei

numatoma sudėtinga programa (lektoriams reiks daug laiko pasiruošimui, lektoriai iš užsienio šalių ir pan.) - prieš 3 mėn. Jei numatoma nesudėtinga programa - prieš 2 mėn. Tačiau ypatingiems įvykiams gali būti ir prieš metus, ar daugiau.

Visos rezervacijos – jei didelė grupė prieš 3 mėn., jei mažesnė 2 mėn. Ypatingiems renginiams prieš metus - 6 mėn.

Pakvietimai – išsiųsti prieš 6-4 savaites, anksčiau jei tarptautinis renginys (priklausomai nuo svarbos gali būti ir prieš 6 -4 mėnesius); svarbius pranešėjus informuoti prieš metus - 3 mėnesius.

Project No 2004/016-925-03 02Skills Development of the State Protected Areas’ Staff 9Kovas 2007

Laiko planavimas pasirengimo etape (I skaidrė) Palaikykite kontaktą su pagrindiniais pranešėjais, kad laiku

surastumėt jiems pamainą, jei kas atsitiktų; Pranešimų santraukas kopijavimui/vertimui pateikite prieš savaitę ir

anksčiau priklausomai nuo renginio svarbos ir medžiagos apimties; Parenkite dalomąją renginio medžiagą prieš savaitę; Vardo kortelės, jei reikia kortelės su vardais ant stalų – prieš 3

dienas; Jei reikia ar kažkas atsitinka nenumatyto perskambinkite dalyviams

– prieš savaitę – 3 dienas; Patikrinkite, ar viskas tvarkoje su viešbučiu, transportu ir t.t. – prieš

3 dienas; Būkite seminaro vietoje – geriausiai renginio išvakarėse, anksčiau

nei atvyks visi dalyviai; Prisiminkite: kopijavimo aparatai ir kompiuteriai visada sugenda

prieš pat renginį!

Project No 2004/016-925-03 02Skills Development of the State Protected Areas’ Staff 10Kovas 2007

Laiko planavimas pasirengimo etape (II skaidrė) Pasitvirtinkite renginio datą ir pradėkite laiką skaičiuoti atbuline data; Svarbius svečius, lektorius informuokite prieš du – tris mėnesius

(ypatingais atvejais ir anksčiau); Viešbučio rezervavimas - prieš du – tris mėnesius, patikrinkite! Pagrindiniai programos punktai turi atsispindėti jau pirmame

pakvietime; Detalios instrukcijos lektoriams – prieš mėnesį ir anksčiau; Detalių patikslinimas su viešbučiu – prieš mėnesį; Kelionių organizavimas:Skrydžiai patikslinami prieš šešias savaites, visa kita prieš tris-keturias; Detali darbotvarkė – keturios- viena savaitė; Darbų pasiskirstymas tarp organizacinės grupės narių - prieš

pradedant organizuoti renginį. Dėl atsakomybių renginio metu turi būti nuspręsta prieš savaitę.

Project No 2004/016-925-03 02Skills Development of the State Protected Areas’ Staff 11Kovas 2007

Laiko planavimas renginio metu (I skaidrė) Pirmininkaujantis (‘chairman’) yra atsakingas už pranešimų laiko

priežiūrą; Jei reikia padėkite laikrodį prieš pirmininkaujantį (kadangi tai visi

pastebės, geriau pajuokaukite prieš pradėdami renginį); Paprašykite, kad vienas grupės narys parodytų sutartinį ženklą, jei

jau laikas pranešimą užbaigti; Priminkite pranešėjams apie laiko limitą PRIEŠ pradedant jiems

skaityti; 3 min. prieš pabaigą garsiai informuokite - liko 3 minutės arba

parodykite iš anksto parengtą lentelę; Jei reikia, pertraukite ir gražiai paprašykite užbaigti, jei reikia

stabdykite; Jūs turite teisę pertraukti pranešėją, jei jis viršija bet kokius laiko

limitus ir negerbia kitų pranešėjų ir dalyvių laiko!

Project No 2004/016-925-03 02Skills Development of the State Protected Areas’ Staff 12Kovas 2007

Laiko planavimas renginio metu (II skaidrė) Patikslinkite darbo grupių laiką ir instruktuokite darbo grupių

moderatorius; Apeikite visas darbo grupes prieš baigiantis laikui, kad įvertintumėte,

ar jau galima baigti; Jei reikia daugiau laiko, informuokite visas grupes; Jei dėl darbo grupėse keičiasi plenarinės sesijos darbotvarkė,

informuokite ir sutarkite su pranešėjais; Stenkitės baigti laiku, arba sutarkite dėl programos pratęsimo su

lektoriais ir dalyviais; Jei laikas baigėsi, palikite nenagrinėtas temas kitam susitikimui ir

pabaikite renginį kaip įmanoma ‘elegantiškai’!

Project No 2004/016-925-03 02Skills Development of the State Protected Areas’ Staff 13Kovas 2007

Dalyviai

Project No 2004/016-925-03 02Skills Development of the State Protected Areas’ Staff 14Kovas 2007

Renginio dalyvių pasirinkimasPats geriausias variantas –

tinkami žmonės, tinkamu laiku ir vietoje!

Prašykite, kad pagrindinės suinteresuotos institucijos pačios nominuotų konkrečius dalyvius;

Pasiaiškinkite, jei įmanoma prieš tai renginio dalyvių žinių lygį;

Jei reikia, siųskite pakvietimą konkrečiam asmeniui ar prašykite jo viršininko jį deleguoti, dėl tokios ir tokios priežasties;

Motyvuokite dalyvius – pakankamai informuokie juos apie renginio tikslus ir darbotvarkę.

Project No 2004/016-925-03 02Skills Development of the State Protected Areas’ Staff 15Kovas 2007

Kontakto su dalyviais palaikymas (I skaidrė) Pirmas kontaktas – pokalbis telefonu arba žinutė el.

paštu; 1,5- 2 mėn. prieš – pagrindinės suinteresuotos institucijos; 1 mėn. prieš – kiti dalyviai; Jei numatoma atvira diskusija, prisistatykite, maloniai

paprašykite pasisakyti diskusijų metu; trumpai apibūdinkite renginio idėją ir pasiteiraukite, ar būtų įdomu dalyvauti;

Po pirmojo kontakto – išsiųskite pakvietimus su registracijos forma (geriausiai, kai registracija baigiasi prieš vieną-dvi savaites iki renginio, tada turite pakankamai laiko suderinti detales)

Project No 2004/016-925-03 02Skills Development of the State Protected Areas’ Staff 16Kovas 2007

Kontakto su dalyviais palaikymas (II skaidrė) Pasibaigus registracijos laikui: perskambinkite arba parašykite

dalyviams el. žinutę; Pagalvokite, kokie dar gali būti potencialūs dalyviai vietoj tų, kurie

negalėjo atvykti; Nusiųskite darbotvarkę užsiregistravusiems dalyviams; Prieš savaitę informuokite, jei dar to nepadarėte apie transportą,

nusiųskite viešbučio detales; Jei yra poreikis – prieš dvi-tris dienas perskambinkit, ar tikrai visi

atvyks; Autobuso vairuotojui (arba atsakingam grupės nariui) duokite

dalyvių sąrašą; Paprašykite dalyvių mobilių telefonų, būtinai informuokite juos apie

savąjį; Paruoškite dalyvių registracijos vietą.

Project No 2004/016-925-03 02Skills Development of the State Protected Areas’ Staff 17Kovas 2007

Kontakto su pranešėjais palaikymas Laiku pakvieskite (dideliems, svarbiems renginiams ir

VIP’us prieš tris mėnesius ir dar anksčiau); Pateikite norimo pranešimo turinį, kiek laiko turėtų

užtrukti pranešimas, savo lūkesčius; Prieš tai pasiaiškinkite pranešėjo žinių lygį; Informuokite jį apie renginio dalyvius; Paprašykite, kad pranešimo santrauką arba pranešimą

PowerPoint formate jums atsiųstų laiku prieš renginį; Pasirūpinkite vertimu jei reiks, ir informuokite pranešėją; Skirkite pakankamą dėmesį VIP’ams; Jei dėl kažkokių priežasčių lektorius negali skaityti

parengti/skaityti pranešimo, pasiteiraukite visų pirma jo, ką galėtų jums rekomentuoti vietoj savęs.

Project No 2004/016-925-03 02Skills Development of the State Protected Areas’ Staff 18Kovas 2007

Renginio organizavimas

Project No 2004/016-925-03 02Skills Development of the State Protected Areas’ Staff 19Kovas 2007

Pagrindiniai sėkmingo renginio veiksniai Įdomi ir gerai parengta programa; Įdomūs (charizmatiški ) ir patyrę pranešėjai; Aktyvi diskusija, nėra nejaukios tylos, niekas nemiega; Žmonės lieka iki renginio pabaigos; Geras techninis renginio organizavimas; Dalyviai pasidalina gerais įspūdžiais apie renginį ir duoda

patarimų, ką ir kaip dar būtų galima pagerinti; Sugeneruojamos idėjos renginiams ateičiai; Ir žmonės vėl noriai dalyvauja jūsų renginiuose !

Project No 2004/016-925-03 02Skills Development of the State Protected Areas’ Staff 20Kovas 2007

Organizacinės grupės vaidmuo

Turi būti pasirinktas vienas grupės vadovas, kuris yra atsakingas už bendrą rezultatą;

Priimami sprendimai visais planavimo, pasiruošimo ir organizavimo etapais;

Techninė pagalba prieš ir po renginio (pastoviai 1 žmogus);

Visi pasiruošimo darbai; Protokolo sudarymas, jei toks būtinas, renginio metu; Jei nebus kviestinio pirmininkaujančio (ang. “chairman”)

pravesti renginį; Darbo grupių moderavimas (‘fasilitavimas’).

Project No 2004/016-925-03 02Skills Development of the State Protected Areas’ Staff 21Kovas 2007

Ką dažniausiai reikia ‘organizuoti’?

Pakvietimus; Vietą renginiui; Nakvynę; Transportavimą; Maitinimą; Lektorių pranešimus; Dalyvius ir lektorius renginio metu.

Project No 2004/016-925-03 02Skills Development of the State Protected Areas’ Staff 22Kovas 2007

Pakvietimai

Laiku! Būtina informacija: Renginio pavadinimas, vieta (detalus adresas) ir data; Turinys - kodėl ir apie ką?; Apgyvendinimas ir išlaidos (jei ne viską apmoka organizatoriai); Kelionės detalės (ypač tarptautiniams renginiams aktualu); Išlaidų apmokėjimo tvarka; Socialinė programa, speciali apranga ir pan. (pvz. lauko ekskursijai

– auliniai batai, patogūs drabužiai ir pan.); Pilnas vardas ir pavardė kontaktinio asmens, taip pat visi būtini

kontaktai.

Project No 2004/016-925-03 02Skills Development of the State Protected Areas’ Staff 23Kovas 2007

Renginio vieta

Pagrindiniai pasirinkimo kriterijai:

Pagrindinės salės dydis; Trikdantys objektai; Darbo grupių kiekis; Padėtis; Kaina; Teikiamos paslaugos.

Ką reikia atlikti: Patikrinti (iš anksto aplankyti

renginio vietą); Rezervuoti (geriausia raštu, ir

iš karto pateikti kuo daugiau detalių);

Žinoti kontaktinį asmenį; Pastoviai palaikyti kontaktą ir

informuoti apie pasikeitimus; Sudaryti sutartį; Ir pasiderėti dėl kainos bei

apmokėjimo tvarkos .

Project No 2004/016-925-03 02Skills Development of the State Protected Areas’ Staff 24Kovas 2007

Nakvynė

Pagrindiniai pasirinkimo kriterijai:

Nakvynės vietų kiekis; Kambarių kokybė; Padėtis; Ir žinoma, kaina.

Ką reikia atlikti:

Patikrinti, pasiderėti ir rezervuoti;

Pasiaiškinti visas neaiškias detales;

Dėmesio – ar dalyvių atvykimo laikas turės įtakos kainai?;

Ar bet kuriuo metu galima daryti pakeitimus dėl kambarių skaičiaus?

Kada reikia pateikti galutinius nakvojančių sąrašus.

Project No 2004/016-925-03 02Skills Development of the State Protected Areas’ Staff 25Kovas 2007

Transportavimas Jei dalyviai atvyksta ne vienu metu, sudarykite dalyvių atvykimo

grafiką ir pateikite jį viešbučiui; Aiškiai pateikite detales, jei bus organizuojamas transportas. Pvz.

Vilnius – Labanoras, autobusas išvyksta 9.15 nuo VSTT pastato, Juozapavičiaus 9, Vilnius.

Jei yra dalyvių, kurie atvyksta lėktuvu - tikslus laikas? Skydžio numeris? Kryptis?

Pervežimas oro uostas - viešbutis – sutikite ypač svarbius svečius; Rezervuokite autobusą ekskursijoms, jei tokias numatote

organizuoti; Dėmesio – ar turite vairuotojo ir tos įmonės, kur užsakėte, telefonus

su savimi ir ar jie turi jūsų? Gal yra maršrutinis autobusas (oro uostas - viešbutis, autobusų,

traukinio stotis – viešbutis)? Atminkite – dalyvių atvykimo ir išvykimo laikas gali koreguoti

darbotvarkę!

Project No 2004/016-925-03 02Skills Development of the State Protected Areas’ Staff 26Kovas 2007

Maitinimas

Detaliai aptarkite meniu su maitinimo įstaiga; Jei įmanoma, patikrinkite maisto kokybę; Sutarkite dėl visų detalių – kas, kiek ir kada? Pasiteiraukite dalyvių, ar tarp jų nėra vegetarų; Pateikite darbotvarkę restoranui/kavinei; Patikrinkite prieš kiekvieną pertrauką, ar viskas parengta; Nedelsiant informuokite virtuvę apie pasikeitimus

(žmonių skaičiaus ir laiko); Pasitikslinkite koks bus apmokėjimas – pagal faktą ar

pagal užsakymą.

Project No 2004/016-925-03 02Skills Development of the State Protected Areas’ Staff 27Kovas 2007

Vertimas

Pasiaiškinkite dalyvių kalbų mokėjimo lygį; Samdykite tik patyrusius vertėjus (pageidautina rekomenduotus

jums); Vertėjams VISĄ medžiagą pateikite prieš renginį (lektorių

pranešimai, kita dalomoji medžiaga); Nuoseklus vertimas – įspėkite lektorius, kad kalbėtų trumpais

sakiniais ir su pertraukomis; Sinchroninis vertimas – patikrikite ar toje salėje yra galimybės,

samdykite tik labai patyrusius sinchroninio vertimo specialistus, pasiaiškinkite kokia įranga yra reikalinga;

Jums reikės: kabinos (ji gali būti sumontuojama); valdymo pulto, mikrofonų, ausinių, ir techninės pagalbos specialisto vietoje;

Stebėkite vertėjus ir jei reikia priminkite lektoriams, kad kalbėtų lėčiau.

Project No 2004/016-925-03 02Skills Development of the State Protected Areas’ Staff 28Kovas 2007

Renginio analizė/įvertinimasPo renginio, arba kitą dieną susėskite su visa

organizacine grupe ir aptarkite kaip viskas vyko:

Kas įvyko nenumatytai? Ko buvo galima išvengti, jei būtų darbai atlikti laiku ir numatyti jūsų plane?

Kokios iškilo problemos? Kaip jas sprendėte? Kokia dalyvių reakcija į renginį? Ar ką nors keistumėte

renginio planavime ir organizavime? Ar teisingai buvo pasiskirstyta atsakomybėmis tarp

grupės narių? Ar esate patenkinti bendru rezultatu? Ar renginys

pateisino jūsų lūkesčius?

Project No 2004/016-925-03 02Skills Development of the State Protected Areas’ Staff 29Kovas 2007

Didžiausias mūsų laimėjimas – ne niekada nekristi, bet nukritus kaskart pakilti. - Konfucijus