Hämeenlinnan kaupunki 1/4 Raatihuoneenkatu 9 puhelin (03) 6211 PL 84 www.hameenlinna.fi 13101 Hämeenlinna e-mail: etunimi.sukunimi(at)hameenlinna.fi

REKISTERISELOSTE JA ASIAKKAAN INFORMOINTI Henkilötietolaki 10§ ja 24§ Laatimispäivä: 22.3.2011

1. Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä

Nimi: Ikäihmisten lautakunta IKLA Katuosoite: Raatihuoneenkatu 9 Postitoimipaikka: 13100 Hämeenlinna

2. Rekisteriasioita hoitavat henkilöt Nimi: Ala-Kokko Satu Tehtävä: Palvelujohtaja Puhelin: 03- 621 2554 Asiakastyötä tekevät järjestelmän käyttäjät vastaavat omien asiakkaidensa tie-tojen käsittelystä, rekisteröidyn informoinnista ja tarkastusoikeuden toteutta-misesta. Tietojärjestelmän ylläpidosta ja kehittämisestä huolehtivat tietojärjestelmään nimetty pääkäyttäjä.

3. Rekisterin nimi

HÄMEENLINNAN RAVA-rekisteri

4. Rekisterin käyttötarkoitus

RAVATAR sovelluksen (RAVA-tiedon tallennus ja raportointi) avulla lasketaan asiakkaan RAVA-indeksi ja kerätään asiakasta koskevat RAVA-tiedot yhteen valtakunnalliseen tietokantaan. Rekisteriin kertynyttä tietoa voidaan käyttää:

1. yksittäisen asiakkaan hoidon- ja palvelujen suunnittelussa asi-akkaan luvalla 2. rekisterinpitäjän toiminnan suunnittelussa, toteutuksessa, arvi-oinnissa ja johtamisessa ilman asiakkaan yksilöintitietoja 3. tilasto- ja tutkimustarkoituksessa ilman asiakkaan yksilöintitieto-ja.

Hämeenlinnan kaupunki 2/4 Raatihuoneenkatu 9 puhelin (03) 6211 PL 84 www.hameenlinna.fi 13101 Hämeenlinna e-mail: etunimi.sukunimi(at)hameenlinna.fi

5. Rekisterin tietosisältö

Asiakkaan nimi, henkilötunnus, kotikunta, ikä/ikäluokka, sukupuoli, asumis-muoto, kotipalvelun ja kotisairaanhoidon palvelujen määrä kuukaudessa, omaishoidon tuen määrä sekä RAVA-indeksin laskemiseen tarvittavat, asiak-kaan toimintakykyä ja avuntarvetta mittaavat tiedot sekä asiakkaan RAVA – indeksi ja RAVA –luokka. Asiakkaan yksilöivät tiedot säilytetään salattuna ja erillään muusta tietosisäl-löstä.

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kysytään asiakkaalta itseltään tai omaisilta ja hoitoon osallistuvat RAVA –koulutetut henkilöt laittavat tarvittavat tiedot järjestelmään.

7. Rekisterin yhteydet muihin rekistereihin

RAVA-rekisteriä ei yhdistetä muihin henkilörekistereihin.

8. Rekisterin käyttö RAVA -toimintakykymittarin käyttö edellyttää kouluttautumista RAVATAR -ohjelman käyttöön. Käyttöoikeuslisenssi ja RAVATAR – sovelluksen käyttöoi-keudet myönnetään vasta tämän koulutuksen jälkeen. RAVATAR –ohjelman käyttäjä vastaa henki-lökohtaisesti omilla tunnuksilla tekemästään arvioinnista ja jokaisen arvioinnin yhteyteen tulee näkyviin arvioinnin tekijän nimi. RAVATAR – ohjelmasta tulostettua asiakaskohtaista RAVA- paperitulostetta sekä sen pohjalta Terveys-Effican HOIPIS – lehdelle kirjattua RAVA – indeksi-tietoa saavat käyttää kyseessä olevan asiakkaan hoitoon ja sen suunnitteluun osallistuvat työntekijät. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee salassapito-velvollisuus, mikä jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Rekisterinpitäjän ylin johto ja rekisteriasioista vastaava henkilö päättää or-ganisatorisista ratkaisuista ja antaa käyttöoikeudet työntekijöille potilasrekiste-ritietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät. RAVA -rekisteritiedot säilytetään ulkopuolisilta suojattuina ja niiden käyttöä valvotaan. A. Sähköisessä muodossa oleva valtakunnallinen tietokanta käyttöön tarvitaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana

- käyttöoikeudet myönnetään RAVA-koulutetuille ikäihmisten työntekijöille - rekisteritietojen käyttöä valvotaan - käyttöoikeus päättyy työ-/virkasuhteen päättyessä - ylläpidosta on erilliset käyttö- ja ylläpitosopimukset

Hämeenlinnan kaupunki 3/4 Raatihuoneenkatu 9 puhelin (03) 6211 PL 84 www.hameenlinna.fi 13101 Hämeenlinna e-mail: etunimi.sukunimi(at)hameenlinna.fi

B. Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen) RAVA – tuloste säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan. C. Sähköisessä muodossa oleva RAVA – indeksitieto (Terveys-Effican HOIPIS -lehti):

käyttöön tarvitaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana (erilli-nen käyttöoikeussopimus)

rekisteritietojen käyttöä valvotaan

käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti

käyttöoikeus päättyy työ-/virkasuhteen päättyessä

ylläpidosta on erilliset käyttö- ja ylläpitosopimukset

9. Henkilörekisterin ja rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen

RAVA – rekisteriasiakirjat säilytetään arkistolainsäädännön ja viranomaismää-räysten mukaisesti.

10. Tarkastuoikeus

Asiakkaalla on oikeus nähdä ja tarkastaa itseään koskevat RAVA -rekisteritiedot ja pyynnöstä saada ne kirjallisena kopiona (Henkilötieto-laki 523/1999 26 §). Tarkastusoikeus toteutetaan ilman aiheetonta viivytystä. Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisena erillisellä lomakkeella ja osoitetaan Ikäihmisten hoidon ja hoivan palvelujohtaja Satu Ala-Kokolle, Wetterhoffinkatu 2, 5krs. 13100 Hämeenlinna. Tiedot antaa asianomaisessa toimintayksikössä potilasta hoitava lääkäri tai muu terveydenhuollon ammattihenkilö palvelujohtajan ohjeiden mukaisesti. Asiakkaan henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkistetaan en-nen tietojen antamista. Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi se, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Tällöin asiakkaalle annetaan kirjallinen todistus tarkastusoikeuden epäämises-tä (kieltäytymistodistus). Asiakas voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsi-teltäväksi. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuodessa.

11. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisteröity voi vaatia tiedoissa esiintyvän virheen korjaamista. Henkilötietolain mukainen virheen oikaisu:

- Rekisterissä oleva virheellinen tieto korjataan rekisteröidyn pyynnöstä siten kuin Henkilötietolaissa on säädetty.

- Tiedon korjaamista pyytävän henkilöllisyys varmistetaan tarvittaessa.

Hämeenlinnan kaupunki 4/4 Raatihuoneenkatu 9 puhelin (03) 6211 PL 84 www.hameenlinna.fi 13101 Hämeenlinna e-mail: etunimi.sukunimi(at)hameenlinna.fi

- Virheellisen tiedon korjaamista vaadittaessa vaatimus on yksilöitävä. - Virheellisen tiedon korjaamista koskeva pyyntö on osoitettava hoitavalle

lääkärille tai palvelualueen tai -osaston esimiehelle tai palvelujohtajalle. - Mahdollisten virheiden korjaamisesta vastaa ensisijaisesti palvelualu-

een esimies ja toissijaisesti palveluosaston ylilääkäri. - Mahdollisesta tietojen korjaamisesta kieltäytymisestä annetaan kirjanen todistus.