- 1 -

Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 21 Rektora z dnia 25 kwietnia 2007 r.

Regulamin Organizacyjny Administracji Uniwersytetu Śląskiego

Spis treści

I. Postanowienia ogólne .................................................................................................................................... - 2 -

II. Zasady tworzenia, łączenia, przekształcania i likwidacji jednostek administracji ......................................... - 2 -

A) w administracji ogólnouczelnianej ............................................................................................................. - 3 -

B) w jednostkach organizacyjnych ................................................................................................................. - 5 -

- w wydziałach ................................................................................................................................................ - 5 -

- w jednostkach niebędących wydziałami ....................................................................................................... - 6 -

- w administracji wspólnej .............................................................................................................................. - 6 -

III. Zasady funkcjonowania administracji ........................................................................................................... - 6 -

IV. System oceny pracowników ......................................................................................................................... - 8 -

V. Zasady kierowania administracją ................................................................................................................... - 9 -

Kanclerz .......................................................................................................................................................... - 9 -

Zastępcy kanclerza ........................................................................................................................................ - 10 -

Kwestor ......................................................................................................................................................... - 12 -

Dyrektor ........................................................................................................................................................ - 13 -

Kierownicy jednostek administracji .............................................................................................................. - 13 -

VI. Zasady sprawowania nadzoru nad administracją ........................................................................................ - 14 -

Rektor ............................................................................................................................................................ - 14 -

Kierownicy jednostek organizacyjnych ........................................................................................................ - 14 -

VII. Podpisywanie dokumentów ...................................................................................................................... - 15 -

VIII. Struktura, podporządkowanie i zakres zadań jednostek administracji ..................................................... - 15 -

IX . Postanowienia końcowe ............................................................................................................................. - 16 -

Załączniki .......................................................................................................................................................... - 17 -

Załącznik nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego Administracji Uniwersytetu Śląskiego ............................... - 17 -

Załącznik nr 1A do Regulaminu Organizacyjnego Administracji Uniwersytetu Śląskiego.............................. - 18 -

Załącznik nr 2 Schemat struktury organizacyjnej - podporządkowanie jednostek organizacyjnych oraz jednostek

administracji władzom Uniwersytetu ................................................................................................................ - 19 -

Załącznik nr 3 Schemat struktury organizacyjnej administracji ogólnouczelnianej w Uniwersytecie Śląskim - 20 -

Załącznik nr 4 do Regulaminu Organizacyjnego Administracji Uniwersytetu Śląskiego ................................ - 21 -

I. Wykaz jednostek administracji ogólnouczelnianej .................................................................................... - 21 -

II. Zakresy zadań jednostek administracji ogólnouczelnianej ....................................................................... - 22 -

Załącznik nr 5 do Regulaminu Organizacyjnego Administracji Uniwersytetu Śląskiego ................................ - 56 -

- 2 -

I. Postanowienia ogólne

§ 1

1. Regulamin organizacyjny administracji zwany dalej „regulaminem”, określa

szczegółowo organizację i zasady działania administracji Uniwersytetu, w tym strukturę

organizacyjną administracji, zasady jej funkcjonowania, kierowania i sprawowania

nadzoru oraz zakresy zadań jednostek organizacyjnych administracji.

2. Administracja Uniwersytetu działa na szczeblu ogólnouczelnianym i zwana jest

w dalszej części regulaminu „administracją ogólnouczelnianą” oraz w podstawowych

i pozostałych jednostkach organizacyjnych, wymienionych w załączniku nr 1 do

niniejszego regulaminu, zwanych w dalszej części regulaminu „jednostkami

organizacyjnymi”.

§ 2

Zadaniem administracji jest:

1) wykonywanie zadań o charakterze administracyjnym, finansowym, gospodarczym,

technicznym i usługowym, w celu stwarzania warunków jak najlepszego

wykonywania zadań Uniwersytetu w zakresie badań naukowych i dydaktyki,

w określonych uwarunkowaniach.

2) organizowanie działalności socjalnej dla pracowników, studentów i doktorantów oraz

uczestniczenie w zarządzaniu mieniem Uniwersytetu.

§ 3

Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

1) dyspozycji służbowej – rozumie się przez to uprawnienie do nadzoru i wydawania

poleceń w zakresie organizacji i dyscypliny pracy oraz bieżącej działalności,

2) dyspozycji merytorycznej – rozumie się przez to uprawnienie do ustalania zadań,

wydawania wiążących poleceń i kontroli ich wykonania,

3) jednostce administracji – rozumie się przez to jednostkę wymienioną w § 5, § 12

ust. 1, § 17 ust. 1, § 18, § 19 ust.1 niniejszego regulaminu,

4) pracowniku administracji – rozumie się przez to osobę zatrudnioną w jednostce

administracji,

5) bezpośrednim przełożonym – rozumie się przez to kierownika jednostki

administracji, w której jest zatrudniony i któremu podlega pracownik.

II. Zasady tworzenia, łączenia, przekształcania i likwidacji jednostek

administracji

§ 4

Z zastrzeżeniem § 6 ust. 3a, jednostki administracji można tworzyć, jeżeli łącznie zostały

spełnione następujące przesłanki:

1) wydzielenie zakresu zadań jest merytorycznie zasadne,

- 3 -

2) realizacja tych zadań wymaga organizacyjnego wyodrębnienia grupy pracowników

i podporządkowania ich jednemu kierownikowi.

A) w administracji ogólnouczelnianej

§ 5

Jednostkami administracji ogólnouczelnianej są:

1) działy,

2) inspektorat, zespół radców prawnych,

3) sekcje (biura),

4) osiedla akademickie i domy asystenta,

5) centra.

§ 6

1. Dział jest podstawową jednostką administracji ogólnouczelnianej, do którego należy

prowadzenie spraw administracyjnych, finansowych, gospodarczych, technicznych

i usługowych związanych z wykonywaniem przydzielonych zadań.

2. Utworzenie działu jest możliwe, jeśli realizacja określonego zakresu zadań wymaga

zatrudnienia pod wspólnym kierownikiem niemniej niż 10 pracowników (wraz

z kierownikiem).

3. W dziale można utworzyć sekcję (biuro), jeżeli specyfika realizowanych zadań

wymaga organizacyjnego wyodrębnienia co najmniej 5 pracowników (wraz

z kierownikiem sekcji).

3a. W dziale można utworzyć sekcję (biuro), jeżeli specyfika realizowanych zadań

wymaga ich organizacyjnego wyodrębnienia dla ich sprawnej i terminowej

realizacji. Realizacja zadań, o których mowa w zdaniu pierwszym, nie wymaga

zatrudnienia w sekcji (biurze) pracowników. Osobami wykonującymi zadania sekcji

(biura) są pracownicy działu wyznaczeni przez kierownika oraz osoby z innych

jednostek administracji ogólnouczelnianej, powołane przez rektora. Powierzenie zadań

w sekcji (biurze), o których mowa w zdaniu pierwszym, wymaga zgody

pracowników lub następuje w trybie art. 42 § 4 Kodeksu pracy.

4. Dział, sekcję (biuro) można również utworzyć jeżeli liczba zatrudnionych w nich

pracowników jest mniejsza niż określona w ust. 2 lub 3 w przypadku, gdy

wyodrębnienie działu, sekcji, (biura) wynika z przepisów prawa lub z innych ważnych

przyczyn.

5. Centrum jest jednostką administracji ogólnouczelnianej planującą, organizującą

i koordynującą działania istotne z punktu widzenia rozwoju Uniwersytetu i osiągania

jego celów strategicznych. W skład centrum wchodzą co najmniej dwie podstawowe

jednostki administracji ogólnouczelnianej (działy).

- 4 -

§ 7

Inspektorat jest jednostką administracji ogólnouczelnianej równorzędną działowi, do którego

zakresu zadań należy prowadzenie działalności kontrolnej lub prewencyjno - kontrolnej.

§ 8

Osiedle akademickie można utworzyć, jeżeli w jego skład wchodzi kilka obiektów

przeznaczonych dla zapewnienia czasowego zakwaterowania studentów, doktorantów lub

pracowników.

§ 9

Jednostki administracji ogólnouczelnianej, o których mowa w § 5 tworzy, łączy,

przekształca lub likwiduje w drodze zarządzenia rektor, w uzgodnieniu z kanclerzem.

§ 10

1. Dla realizacji projektów na rzecz rozwoju Uniwersytetu można powoływać zespoły

składające się z pracowników różnych jednostek organizacyjnych, ustalać zadania

zespołów i termin ich wykonania oraz wyznaczać kierowników projektów.

2. Powoływanie do zespołów pracowników jednostek organizacyjnych następuje

w porozumieniu z kierownikami jednostek, w których pracownicy są zatrudnieni.

3. Zespoły może powoływać rektor a także prorektorzy i kanclerz w zakresie swych

właściwości.

§ 11

1. Jednostki administracji ogólnouczelnianej są podporządkowane kanclerzowi, a część

z nich podlega dyspozycji merytorycznej rektora i prorektorów, z zastrzeżeniem ust. 1a.

1a. Jednostki administracji ogólnouczelnianej, do których zakresu zadań należą także

sprawy w zakresie rozwoju i promocji danej jednostki organizacyjnej, w tym

realizacji projektów finansowanych ze środków zewnętrznych, mogą podlegać

dyspozycji merytorycznej również kierownika lub zastępcy kierownika tej

jednostki organizacyjnej.

2. Podległość merytoryczną jednostek administracji ogólnouczelnianej rektorowi

i prorektorom określa rektor w zarządzeniu wydawanym na początku kadencji.

- 5 -

B) w jednostkach organizacyjnych

- w wydziałach

§ 12

1. Jednostkami administracji w jednostkach organizacyjnych wymienionych w załączniku

nr 1 pkt. I są:

1) dziekanaty,

2) sekretariaty (biura),

3) działy lub sekcje administracyjno – gospodarcze.

2. Wykaz jednostek administracji w jednostkach, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 3

stanowi załącznik nr 1A do niniejszego regulaminu.

§ 13

1. Dziekanat jest podstawową jednostką administracji wydziałowej służącą realizacji zadań

wydziału w zakresie obsługi procesu dydaktycznego i naukowego.

2. Dziekanaty mogą być również tworzone w jednostkach organizacyjnych niebędących

wydziałami, które prowadzą działalność naukowo - dydaktyczną lub dydaktyczną, jeżeli

wymaga tego wydzielenie zakresu zadań.

§ 14

1. Sekretariat (biuro) jest jednostką administracji w jednostce organizacyjnej, do którego

należy realizowanie spraw administracyjno - finansowych oraz wykonywanie prac

biurowych służących realizacji zadań tej jednostki organizacyjnej lub jej organów albo

instytutu, zespołu katedr / zakładów lub realizowanie innych zadań istotnych z punktu

widzenia rozwoju i osiągania celów strategicznych tej jednostki organizacyjnej,

określonych przez dziekana.

2. W sprawach dotyczących organizacji toku studiów oraz prowadzenia dokumentacji

osobowej pracowników jednostki, sekretariat (biuro) podlega dyspozycji merytorycznej

kierownika dziekanatu.

§ 15

1. Dział administracyjno – gospodarczy lub sekcja administracyjno - gospodarcza są

jednostkami administracji, do których należy organizowanie i wykonywanie prac

gospodarczo – technicznych, związanych z funkcjonowaniem jednostki organizacyjnej.

2. O utworzeniu działu lub sekcji stanowi wielkość obsługiwanej infrastruktury technicznej.

- 6 -

§ 16

1. Dziekanat oraz dział lub sekcję administracyjno - gospodarczą w jednostce organizacyjnej

tworzy, łączy, przekształca lub likwiduje w drodze zarządzenia rektor na wniosek

kierownika tej jednostki w uzgodnieniu z kanclerzem.

2. Sekretariat (biuro) w jednostce organizacyjnej tworzy, łączy, przekształca lub likwiduje

dziekan, w uzgodnieniu z właściwym prorektorem.

- w jednostkach niebędących wydziałami

§ 17

1. Jednostki administracji w jednostkach organizacyjnych niebędących wydziałami

wymienionych w załączniku nr 1 pkt II i III określone są w nadanych tym jednostkom ich

regulaminach organizacyjnych albo statutach lub zarządzeniach o ich utworzeniu.

2. Jednostki, o których mowa w ust. 1 tworzy, łączy, przekształca lub likwiduje rektor

w drodze zarządzenia na wniosek kierownika tej jednostki, w uzgodnieniu z właściwym

prorektorem, o ile regulamin organizacyjny lub statut tej jednostki nie stanowi inaczej.

- w administracji wspólnej

§ 18

Jednostki administracji w ośrodkach dydaktycznych współtworzonych przez różne jednostki

organizacyjne Uniwersytetu oraz w obiektach użytkowanych przez kilka jednostek tworzy,

łączy, przekształca lub likwiduje w drodze zarządzenia rektor na wniosek kanclerza.

§ 19

1. Dla zwartych obszarowo jednostek organizacyjnych ( kompleksy obiektów) mogą być

tworzone wspólne jednostki administracji gospodarczej.

2. Jednostki, o których mowa w ust. 1 tworzy, łączy, przekształca lub likwiduje w drodze

zarządzenia rektor na wniosek kierowników tych jednostek w uzgodnieniu z kanclerzem.

III. Zasady funkcjonowania administracji

§ 20

Każda jednostka administracji podejmuje i wykonuje pracę, odpowiednio do swojego zakresu

zadań, na rzecz Uniwersytetu i jego organów oraz pracowników, studentów i doktorantów

zachowując najlepsze tradycje i zwyczaje akademickie.

§ 21

1. Do podstawowych zadań jednostek administracji należy w szczególności:

1) profesjonalne realizowanie przydzielonego zakresu zadań,

- 7 -

2) przygotowanie dokumentów, w tym wewnętrznych aktów prawnych w zakresie

spraw realizowanych merytorycznie,

3) przygotowanie opinii i wniosków oraz opracowywanie analiz, sprawozdań i innych

materiałów,

4) planowanie i realizacja planów rzeczowo - finansowych, zamówień publicznych,

remontów, zaopatrzenia materiałowego i innych planów,

5) stosowanie ustalonego w Uniwersytecie obiegu dokumentów i ich archiwizacja,

6) stosowanie ustalonych procedur postępowania wynikających z obowiązujących

uregulowań,

7) zapewnienie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, a także

przestrzeganie ochrony danych osobowych i informacji niejawnych,

8) doskonalenie metod i organizacji pracy,

9) ochrona powierzonego mienia i zabezpieczenie jego sprawności technicznej,

gospodarowanie drukami ścisłego zarachowania,

10) aktualizacja zbiorów przepisów prawnych związanych z zakresem zadań.

2. Przełożony może jednostce administracji będącej w jego dyspozycji merytorycznej

rozszerzyć tymczasowo lub na stałe zakres wykonywanych zadań.

3. Do obowiązków działów administracji ogólnouczelnianej należy koordynowanie

i sprawdzanie, w sprawach wchodzących w rzeczowy zakres ich zadań, poprawności

działalności administracji w jednostkach organizacyjnych.

4. Zakres zadań jednostek administracji określa niniejszy regulamin. Tworzenie, łączenie

przekształcanie lub likwidacja jednostek administracji oraz zmiana zakresu ich zadań

wymaga zmiany niniejszego regulaminu.

§ 22

1. Wykonując zadania będące częścią procedury realizowanej przez kilka jednostek

administracji ich kierownicy są obowiązani ściśle współpracować ze sobą,

w szczególności w formie: uzgodnień, konsultacji, opinii, wyjaśnień, udostępniania

materiałów i danych oraz prowadzenia wspólnie prac nad określonymi zadaniami.

2. W przypadku braku uzgodnienia stanowisk kwestie sporne rozstrzygają kierownicy

jednostek organizacyjnych lub kanclerz stosownie do odpowiedzialności za realizowaną

procedurę.

§ 23

1. Do obowiązków pracownika administracji w szczególności należy:

1) rzetelne wykonywanie przydzielonych zadań,

2) merytoryczne i formalne przygotowywanie sprawy do decyzji przełożonego,

3) przestrzeganie ustalonych procedur postępowania wynikających z obowiązujących

uregulowań,

4) przejawianie inicjatywy przy realizacji zadań,

5) przestrzeganie obligatoryjnych terminów realizacji zadań,

6) znajomość i przestrzeganie przepisów prawa dotyczących wykonywanych prac,

- 8 -

7) pogłębianie wiedzy niezbędnej przy wykonywaniu prac, podnoszenie umiejętności

zawodowych i jakości wykonywanej pracy, a także sposobu jej wykonywania,

uczestniczenie w szkoleniach zawodowych,

8) przestrzeganie zasad wynikających z regulaminu pracy,

9) współpraca z innymi pracownikami przy wykonywaniu zadań,

10) dbanie o dobre imię Uniwersytetu i o poprawne relacje interpersonalne.

2. Do podstawowych uprawnień pracownika należy:

1) odmowa wykonania poleceń przełożonych, jeżeli są one sprzeczne z obowiązującymi

przepisami lub zasadami prawidłowej gospodarki, chyba że zostały one wydane

ponownie na piśmie,

2) inne uprawnienia wynikające z obowiązujących przepisów lub uregulowań

wewnętrznych.

3. Pracownik ponosi odpowiedzialność materialną i służbową w zakresie szkód

wynikających z niedopełnienia swoich obowiązków i nieegzekwowania swoich

uprawnień.

§ 24

1. Każdy pracownik administracji podlega kierownikowi jednostki administracji, w której

pracuje. W zakresie czynności bezpośredni przełożony przydziela pracownikowi

szczegółowe zadania oraz uprawnienia niezbędne do ich wykonania.

2. Bezpośredni przełożony może polecić pracownikowi, za jego zgodą wykonanie prac nie

wymienionych w jego zakresie czynności, a wynikających z potrzeb jednostki, o ile

pracownik posiada kwalifikacje do ich wykonania.

3. W celu zapewnienia sprawnego wykonywania zadań w jednostce administracji,

w przypadku nieobecności pracownika, bezpośredni przełożony wyznacza zastępstwo.

4. Pracownik administracji odpowiada przed bezpośrednim przełożonym za realizację

powierzonych mu zadań, w szczególności ponosi odpowiedzialność za niewykonanie

zadania lub nieterminowe jego wykonanie.

5. O zagrożeniach niewykonania zadania w terminie pracownik jest obowiązany

powiadomić bezpośredniego przełożonego z odpowiednim wyprzedzeniem, w celu

usunięcia przyczyny niewykonania zadania lub przesunięcia terminu jego wykonania.

IV. System oceny pracowników

§ 25

1. Pracownicy administracji podlegają ocenie pracy niezależnie od wymiaru zatrudnienia

i zajmowanego stanowiska. Podstawę oceny stanowi realizacja powierzonych

pracownikowi zadań.

- 9 -

2. System oceny obejmuje:

1) ocenę wstępną - dotyczy kandydata do pracy i nowego pracownika (w okresie

próbnym) w zakresie:

sprawdzenia w trakcie naboru rzeczywistych umiejętności kandydata

w stosunku do wymagań kwalifikacyjnych pożądanych umiejętności

związanych ze stanowiskiem pracy,

oceny pracy po zakończonym okresie próbnym, zgodnie z przyjętym

programem wdrażania nowego pracownika do docelowych zadań

przewidzianych dla tego stanowiska,

2) ocenę bieżącą – ocena ma charakter nie sformalizowany i winna być

wynikiem codziennej obserwacji pracy pracowników przez przełożonego . Wynik

tej oceny winien być odzwierciedlony w przyznawanych pracownikom

comiesięcznych premiach indywidualnych.

3) ocenę okresową, która ma charakter sformalizowany i winna obejmować

kompleksową opinię o pracy pracowników w zakresie zarówno kompetencji

zawodowych jak i zachowań pracowniczych.

3. Cel oceny:

1) udzielenie informacji zwrotnej pracownikowi na temat jego kompetencji;

2) systematyczne pozyskiwanie zobiektywizowanych informacji na temat efektywności

pracownika, ułatwiających podejmowanie decyzji kadrowych;

3) wsparcie kierowników w procesie rozwijania polityki kadrowej;

4) wyróżnienie pracowników o wybitnych kompetencjach oraz wskazanie potrzeb

i obszarów rozwoju pracowników, niespełniających oczekiwań co do poziomu

kompetencji.

4. Ocena okresowa, przeprowadzana jest zgodnie z zasadami i trybem określonym przez

Rektora w porozumieniu z Kanclerzem.

5. Ocenę okresową przeprowadza się raz do roku.

V. Zasady kierowania administracją

Kanclerz

§ 26

1. Kanclerz kieruje administracją ogólnouczelnianą i podlegają mu wszystkie jednostki

administracji ogólnouczelnianej, z wyłączeniem jednostek podlegających wyłącznej

dyspozycji rektora.

2. Kanclerz, poza zakresem określonym w Statucie UŚ:

1) uczestniczy w opracowywaniu strategii rozwoju Uniwersytetu, przeprowadza analizy

określające ekonomiczne, techniczne i organizacyjne możliwości realizacji strategii,

2) monitoruje bieżącą działalność Uniwersytetu w zakresie zgodności z obowiązującymi

planami rzeczowo – finansowymi oraz założonymi celami strategicznymi,

- 10 -

3) organizuje, kontroluje i nadzoruje realizację zadań wykonywanych przez

administrację ogólnouczelnianą z wyłączeniem jednostek administracji będących

tylko w dyspozycji rektora,

4) zabezpiecza funkcjonowanie Uniwersytetu w zakresie obsługi procesu dydaktycznego

i badawczego przez utrzymywanie sprawnej, bezpiecznej i oszczędnej infrastruktury

technicznej oraz zapewnia niezbędne dostawy i usługi,

5) doskonali pracę administracji uczelnianej przez jej profesjonalizację, optymalizację

struktury organizacyjnej i wykorzystywanie informatycznych systemów

wspomagających zarządzanie,

6) uczestniczy w opracowywaniu projektów związanych z rozwojem Uniwersytetu

dofinansowywanych ze środków zewnętrznych,

7) pełni funkcję przełożonego w stosunku do kierowników i pracowników

podporządkowanych jednostek administracji; dba o rozwój zawodowy podległych

pracowników oraz o zapewnienie odpowiednich warunków ich pracy,

8) ustala zakresy obowiązków podporządkowanych kierowników jednostek

administracji, a w przypadku jednostek będących w dyspozycji prorektorów uzgadnia

z nimi te zakresy oraz zatwierdza zakresy obowiązków pracowników

podporządkowanych jednostek administracji.

§ 27

1. Kanclerz podlega wyłącznie rektorowi i ponosi przed nim odpowiedzialność za

skutki podjętych przez siebie decyzji lub złożonych w imieniu Uniwersytetu

oświadczeń woli.

2. Kanclerz współdziała z prorektorami w zakresie zadań wyznaczonych przez rektora.

3. W razie okresowej nieobecności kanclerza lub czasowej niemożności wykonywania

przez niego obowiązków, zastępuje go, niebędący kwestorem zastępca kanclerza,

wyznaczony przez kanclerza, za zgodą rektora.

Zastępcy kanclerza

§ 28

Zastępcami kanclerza są:

1) zastępca kanclerza ds. rozwoju i współpracy z gospodarką,

2) zastępca kanclerza ds. inwestycji i zarządzania logistycznego,

3) zastępca kanclerza ds. administracyjnych i zarządzania mieniem,

4) kwestor.

§ 29

1. Do obowiązków zastępcy kanclerza należy:

1) nadzór nad planowaniem i realizacją zadań przekazanych przez kanclerza i kontrola

ich wykonania oraz ciągłe analizowanie stosowanych rozwiązań organizacyjnych,

technicznych, formalno-prawnych i ekonomicznych w kontekście poprawy jakości

i efektywności pracy,

- 11 -

2) udział w opracowywaniu projektów związanych z rozwojem Uniwersytetu

dofinansowywanych ze środków zewnętrznych,

3) przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych w zakresie zobowiązań finansowych

i dokonywania wydatków zgodnie z udzielonym upoważnieniem,

4) pełnienie funkcji przełożonego w stosunku do kierowników i pracowników

podporządkowanych mu jednostek administracji realizujących zadania zlecone;

dbanie o rozwój zawodowy podległych pracowników oraz o zapewnienie

odpowiednich warunków ich pracy,

5) ustalanie zakresu obowiązków podporządkowanych mu kierowników jednostek

administracji, a w przypadku jednostek będących w dyspozycji prorektorów

uzgadnianie z nimi tych zakresów oraz zatwierdzanie zakresów obowiązków

pracowników podporządkowanych jednostek administracji.

2. Do zastępcy kanclerza stosuje się odpowiednio postanowienia § 27 ust. 2.

§ 30

Do obowiązków zastępcy kanclerza ds. rozwoju i współpracy z gospodarką należy:

1) przygotowywanie strategii pozyskiwania funduszy,

2) pozyskiwanie środków na projekty realizowane przez Uniwersytet,

3) nadzór nad realizacją i tworzeniem interdyscyplinarnych projektów związanych

z rozwojem Uniwersytetu,

4) pozyskiwanie nowych inwestorów,

5) nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów z potencjalnymi sponsorami,

6) przedstawianie i negocjowanie warunków współpracy z szeroko rozumianym

otoczeniem (biznes, gospodarka, samorząd, absolwenci, kultura),

7) nadzór nad działaniami Uniwersytetu z zakresu wspierania studentów i absolwentów

w wejściu na rynek pracy i efektywnym na nim funkcjonowaniu,

8) nadzór na organizacją promocji Uniwersytetu w kraju,

9) nadzór nad funkcjonowaniem mediów akademickich Uniwersytetu,

10) nadzór nad organizacją oraz zabezpieczeniem realizacji usług o charakterze

administracyjno-gospodarczym dla jednostek organizacyjnych Uniwersytetu

zlokalizowanych w Cieszynie.

§ 31

Do obowiązków zastępcy kanclerza ds. inwestycji i zarządzania logistycznego należy:

1) nadzór nad realizacją procesu inwestycyjnego,

2) nadzór nad infrastrukturą techniczną Uniwersytetu w zakresie jej bezpośredniego

i prawidłowego funkcjonowania oraz koniecznych modyfikacji jakościowych

i ilościowych,

3) udział w tworzeniu i realizacji projektów rozwoju infrastruktury technicznej

Uniwersytetu,

4) nadzór nad procesem udzielania zamówień publicznych,

5) nadzór nad prawidłowym prowadzeniem gospodarki magazynowej Uniwersytetu oraz

zapewnieniem dostaw aparatury, towarów i usług niezbędnych do prowadzenia

procesu dydaktycznego i badawczego,

6) nadzór oraz zabezpieczenie potrzeb transportowych Uniwersytetu,

- 12 -

7) pozyskiwanie środków na projekty realizowane przez Uniwersytet,

8) nadzór nad przygotowywaniem ofert i wniosków aplikacyjnych skierowanych do

darczyńców indywidualnych oraz instytucji (fundacji, funduszy strukturalnych Unii

Europejskiej i innych),

9) przygotowywanie strategii pozyskiwania funduszy.

§ 32

Do obowiązków zastępcy kanclerza ds. administracyjnych i zarządzania mieniem

należy:

1) nadzór nad prawidłowym wykorzystaniem środków funduszu pomocy materialnej dla

studentów i doktorantów,

2) współpraca z organami Uniwersytetu oraz samorządem studenckim i doktorantów

w zakresie realizacji zabezpieczenia ich potrzeb socjalno-bytowych oraz

kulturalnych,

3) nadzór nad prawidłowym gospodarowaniem składnikami mienia w Uniwersytecie,

4) współpraca z kierownikami jednostek organizacyjnych Uniwersytetu w zakresie

zarządzania nieruchomościami oraz zapewnienia przez administrację

ogólnouczelnianą prawidłowego funkcjonowania obiektów,

5) nadzór nad organizacją oraz zabezpieczeniem realizacji usług o charakterze

administracyjno – gospodarczym dla Uniwersytetu wykonywanych przez firmy

zewnętrzne,

6) nadzór nad całokształtem prac inwentaryzacyjnych, w tym prawidłowa organizacja

inwentaryzacji w Uniwersytecie,

7) zarządzanie domami asystenta i osiedlami akademickimi.

Kwestor

§ 33

Do obowiązków kwestora należy:

1) wykonywanie obowiązków głównego księgowego zgodnie z ustawą o finansach

publicznych,

2) organizacja kontroli finansowej w Uniwersytecie,

3) opracowanie zasad polityki rachunkowości,

4) współudział w opracowywaniu założeń polityki finansowej Uniwersytetu.

§ 34

1. Kwestor odpowiada przed rektorem z tytułu pełnienia funkcji głównego księgowego.

2. Kwestor realizuje przekazany mu zakres obowiązków i odpowiedzialności jako główny

księgowy przy pomocy zastępców.

3. Kwestor określa zakresy obowiązków i odpowiedzialności zastępców w uzgodnieniu

z rektorem.

- 13 -

4. W razie okresowej nieobecności kwestora lub czasowej niemożności wykonywania przez

niego obowiązków zastępuje go wyznaczony przez kwestora jego zastępca.

§ 35

Szczegółowe zakresy obowiązków i odpowiedzialności zastępców kanclerza określa kanclerz

w uzgodnieniu z rektorem.

Dyrektor

§ 36

1. W razie wystąpienia potrzeby powierzenia nadzoru nad wykonywaniem zadań o istotnym

dla Uniwersytetu znaczeniu rektor na wniosek kanclerza, może utworzyć w administracji

ogólnouczelnianej stanowiska dyrektorów. Osobie zatrudnionej na tym stanowisku

przekazuje się stosowne uprawnienia.

2. Na wniosek dyrektora, zaopiniowany przez kanclerza, rektor może utworzyć

w administracji ogólnouczelnianej stanowisko zastępcy dyrektora.

3. Zastępca dyrektora zastępuje dyrektora w czasie jego nieobecności.

4. Do zastępcy dyrektora postanowienia § 38 ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio.

Kierownicy jednostek administracji

§ 37

1. Do podstawowych obowiązków kierowników jednostek administracji, o których mowa

w § 5 oraz w § 12 ust. 1, § 17 ust. 1, § 18 i § 19 ust. 1 należy:

1) organizowanie, nadzorowanie i kontrolowanie wykonywanych zadań wchodzących

w zakres działania jednostki administracji, którą kierują, zgodnie z ustalonymi

procedurami i przepisami prawa,

2) wdrażanie i stosowanie nowoczesnych technik biurowych oraz wykorzystywanie

programów informatycznych usprawniających realizację zadań jednostki

administracji,

3) zapewnienie przestrzegania przez pracowników porządku i dyscypliny pracy oraz

przepisów: o ochronie danych osobowych, informacji niejawnych, bhp i p.poż.,

4) dbanie o właściwy poziom zawodowy pracowników jednostki i kierowanie ich na

szkolenia,

5) sprawowanie kontroli funkcjonalnej w zakresie działalności jednostki, którą kieruje

oraz w zakresie wszelkich wydatków, obrotu materiałów i środków trwałych,

6) bieżące zapoznawanie się z obowiązującymi przepisami oraz zarządzeniami

wewnętrznymi, informowanie pracowników o ich treści oraz stosowanie tych

przepisów w pracy jednostki,

7) wnioskowanie w sprawach pracowników jednostki, a w szczególności dotyczących:

zatrudniania, wynagradzania, urlopów, premiowania, ustalanie zakresów czynności

podległych pracowników, dokonywanie bieżącej oceny ich pracy,

8) nadzór nad mieniem powierzonym jednostce.

- 14 -

2. Kierownicy jednostek administracji ponoszą odpowiedzialność materialną i służbową

w zakresie szkód wynikłych z niedopełnienia swoich obowiązków i nie egzekwowania

swoich uprawnień.

§ 38

1. Kierownika jednostki administracji w czasie jego nieobecności zastępuje jego zastępca,

a w razie nieobecności zastępcy osoba wyznaczona na piśmie.

2. Zastępca kierownika jednostki administracji nadzoruje i realizuje zadania określone przez

jej kierownika i odpowiada przed nim za całokształt powierzonych spraw.

3. Zastępca kierownika jednostki administracji podlega jej kierownikowi.

VI. Zasady sprawowania nadzoru nad administracją

Rektor

§ 39

1. Nadzór nad administracją Uniwersytetu sprawuje rektor.

2. Rektor ustala odrębnie szczegółowy zakres obowiązków w zakresie spraw

administracyjnych pozostających w jego wyłącznej dyspozycji oraz przekazanych

prorektorom, kanclerzowi i kwestorowi na okres sprawowania kadencji.

Kierownicy jednostek organizacyjnych

§ 40

1. Nadzór nad administracją w jednostkach organizacyjnych wyszczególnionych

w załączniku nr 1 do niniejszego regulaminu sprawują kierownicy tych jednostek, zgodnie

z zasadami i w trybie określonym w niniejszym regulaminie.

2. Do zakresu obowiązków kierownika jednostki organizacyjnej, o której mowa w ust.1 poza

zakresem określonym w Statucie UŚ należy:

1) zapewnienie należytego funkcjonowania jednostki w zakresie zadań o charakterze

administracyjnym, finansowym, gospodarczym i technicznym,

2) inicjowanie rozwiązań w sprawach organizacji administracji w jednostce

organizacyjnej w porozumieniu z kanclerzem,

3) opracowanie planów rzeczowo – finansowych i ich realizacja,

4) przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych w zakresie zobowiązań

finansowych i dokonywanie wydatków zgodnie z udzielonym upoważnieniem,

5) uzgadnianie sposobu realizacji zadań z właściwymi jednostkami administracji

ogólnouczelnianej w zakresie spraw nad którymi administracja ogólnouczelniana

sprawuje nadzór lub kontrolę,

6) ustalenie zakresu obowiązków kierowników i pracowników administracji

bezpośrednio mu podporządkowanych,

- 15 -

7) wnioskowanie w sprawach zatrudnienia, wynagrodzenia, premiowania i nagradzania

pracowników; kontrolowanie przestrzegania dyscypliny pracy pracowników jednostek

administracji.

3. Podejmowanie decyzji lub składanie oświadczeń woli, jeżeli powodują one skutki

finansowe dla Uniwersytetu, wymaga uprzedniego uzgodnienia z kwestorem.

VII. Podpisywanie dokumentów

§ 41

1. Dokumenty przedstawione do podpisu kierownikowi jednostki organizacyjnej wymagają

zaakceptowania przez kierownika jednostki administracji, w której zostały przygotowane.

2. Każdy dokument winien być parafowany przez pracownika, który go przygotował oraz

pracowników, z którymi jego treść została uzgodniona. Parafowanie dokumentu oznacza

jego akceptację w aspekcie organizacyjnym, finansowym i prawnym.

3. Prorektorzy, kanclerz i zastępcy kanclerza oraz kierownicy jednostek, o których mowa

w załączniku nr 1 do niniejszego regulaminu, podpisują dokumenty według właściwości

wynikającej z ich zakresu działania zgodnie z udzielonym przez rektora upoważnieniem.

4. Do podpisywania dokumentów mających na celu nabycie praw lub zaciąganie zobowiązań

stosuje się przepisy ustawy i Statutu UŚ.

VIII. Struktura, podporządkowanie i zakres zadań jednostek administracji

§ 42

Schemat struktury organizacyjnej Uniwersytetu i podporządkowanie jednostek

organizacyjnych oraz jednostek administracji władzom uczelni przedstawia załącznik nr 2 do

niniejszego regulaminu.

§ 43

1. Podporządkowanie kanclerzowi jednostek administracji ogólnouczelnianej, określa

schemat struktury organizacyjnej, stanowiący załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu.

2. Wykaz jednostek administracji ogólnouczelnianej wraz z ich zakresem zadań, stanowi

załącznik nr 4 do niniejszego regulaminu.

§ 44

1. Jednostki administracji w wydziałach oraz w jednostkach organizacyjnych niebędących

wydziałami - o których mowa w § 12 ust. 1 i § 17 ust. 1, podlegają dziekanom lub

kierownikom tych jednostek.

2. Jednostki administracji wspólnej podlegają kanclerzowi. W wyjątkowych

przypadkach jednostki administracji wspólnej mogą podlegać dziekanom lub

- 16 -

kierownikom jednostek organizacyjnych niebędących wydziałami. Funkcjonujące

w Uniwersytecie jednostki administracji wspólnej wyszczególnione są w:

1) części B załącznika nr 1A do niniejszego regulaminu – jednostki administracji

wspólnej podległe dziekanom lub kierownikom jednostek organizacyjnych

niebędących wydziałami;

2) załączniku nr 4 do niniejszego regulaminu – jednostki administracji wspólnej podległe

kanclerzowi.

§ 45

1. Zakresy zadań jednostek administracji w wydziałach określa załącznik nr 5 do niniejszego

regulaminu.

2. Zakresy zadań jednostek administracji w jednostkach organizacyjnych, o których mowa

w § 17 ust. 1, § 18 i § 19 ust. 1 określane są w regulaminach organizacyjnych lub statutach

tych jednostek organizacyjnych albo w zarządzeniach o ich utworzeniu.

IX . Postanowienia końcowe

§ 46

Kanclerz zobowiązany jest dostosować strukturę organizacyjną administracji

ogólnouczelnianej do postanowień niniejszego regulaminu najpóźniej do końca 2007 r.

- 17 -

Załączniki

Załącznik nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego Administracji Uniwersytetu Śląskiego

Wykaz jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Śląskiego

I. Wydziały

1/ Wydział Matematyki, Fizyki i Chemii

2/ Wydział Prawa i Administracji

3/ Wydział Informatyki i Nauki o Materiałach

4/ Wydział Filologiczny

5/ Wydział Nauk Społecznych

6/ Wydział Biologii i Ochrony Środowiska

7/ Wydział Nauk o Ziemi

8/ Wydział Pedagogiki i Psychologii

9/ Wydział Radia i Telewizji im. Krzysztofa Kieślowskiego

10/ Wydział Artystyczny

11/ Wydział Etnologii i Nauk o Edukacji

12/ Wydział Teologiczny

II. Jednostki organizacyjne niebędące wydziałami

1/ Studium Praktycznej Nauki Języków Obcych

2/ Studium Wychowania Fizycznego i Sportu

3/ (uchylony)

4/ Szkoła Zarządzania Uniwersytetu Śląskiego

5/ (uchylony)

6/ (uchylony)

7/ Centrum Studiów nad Człowiekiem i Środowiskiem

8/ Szkoła Języka i Kultury Polskiej

9/ Międzywydziałowa Pracownia Badań Strukturalnych

10/ (uchylony)

11/ Uniwersytet Otwarty w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, w tym:

- Uniwersytet Trzeciego Wieku

12/ Centrum Kształcenia na Odległość w Uniwersytecie Śląskim

13/ Studium Intensywnej Nauki Języka Angielskiego

14/ Wydawnictwo Uniwersytetu Śląskiego

15/ Archiwum Uniwersytetu Śląskiego

16/ Biblioteka Uniwersytetu Śląskiego

17/ Ośrodek Studiów Europejskich Uniwersytetu Śląskiego

/działalność zawieszona zarządzeniem Rektora nr 1 z dnia 4 stycznia

2006 r./

18/ Śląskie Międzyuczelniane Centrum Edukacji i Badań Interdyscyplinarnych

19/ Kolegium Indywidualnych Studiów Międzyobszarowych Uniwersytetu Śląskiego

w Katowicach

20/ Uniwersyteckie Laboratoria Kontroli Atmosfery (ULKA)

21/ Centrum Badawcze Polityki Publicznej i Problemów Regulacyjnych

- 18 -

III. Jednostki wspólne

1/ (uchylony)

2/ Centrum Informacji Naukowej i Biblioteka Akademicka

Załącznik nr 1A do Regulaminu Organizacyjnego Administracji Uniwersytetu Śląskiego

A. Wykaz jednostek administracji w wydziałach

I. Dziekanaty

1. Dziekanat Wydziału Matematyki, Fizyki i Chemii

2. Dziekanat Wydziału Prawa i Administracji

3. Dziekanat Wydziału Informatyki i Nauki o Materiałach

4. Dziekanat Wydziału Filologicznego

5. Dziekanat Wydziału Nauk Społecznych

6. Dziekanat Wydziału Biologii i Ochrony Środowiska

7. Dziekanat Wydziału Nauk o Ziemi

8. Dziekanat Wydziału Pedagogiki i Psychologii

9. Dziekanat Wydziału Radia i Telewizji im. Krzysztofa Kieślowskiego

10. Dziekanat Wydziału Artystycznego

11. Dziekanat Wydziału Etnologii i Nauk o Edukacji

12. Dziekanat Wydziału Teologicznego

II. Działy Administracyjno - Gospodarcze i Samodzielne Sekcje Administracyjno -

Gospodarcze

1. (uchylony)

2. Dział Administracyjno-Gospodarczy Wydziału Prawa i Administracji

3. Dział Administracyjno-Gospodarczy Wydziału Informatyki i Nauki

o Materiałach

4. Dział Administracyjno-Gospodarczy Wydziału Filologicznego

5. Dział Administracyjno-Gospodarczy Wydziału Nauk Społecznych

6. Dział Administracyjno-Gospodarczy Wydziału Biologii i Ochrony

Środowiska

7. Dział Administracyjno-Gospodarczy Wydziału Nauk o Ziemi

8. Dział Administracyjno-Gospodarczy Wydziału Pedagogiki i Psychologii

9. Samodzielna Sekcja Administracyjno-Gospodarcza Wydziału Radia

i Telewizji im. Krzysztofa Kieślowskiego

B. Wykaz jednostek administracji wspólnej

Dział Administracyjno-Gospodarczy Kampusu Chorzowskiego – podległy

służbowo Zastępcy Dyrektora Śląskiego Międzyuczelnianego Centrum Edukacji

i Badań Interdyscyplinarnych ds. administracyjnych i rozwoju (zadania działu

określone są w pkt 28 rozdziału II załącznika nr 4 do niniejszego regulaminu)

- 19 -

Załącznik nr 2 Schemat struktury organizacyjnej - podporządkowanie jednostek

organizacyjnych oraz jednostek administracji władzom Uniwersytetu

- 20 -

Załącznik nr 3 Schemat struktury organizacyjnej administracji ogólnouczelnianej

w Uniwersytecie Śląskim

- 21 -

Załącznik nr 4 do Regulaminu Organizacyjnego Administracji Uniwersytetu Śląskiego

I. Wykaz jednostek administracji ogólnouczelnianej

1. Biuro Rektora

1.1. Sekcja Prasowa

2. Dział Spraw Obronnych i Ochrony

3. Kancelaria Niejawna

4. Zespół Radców Prawnych

5. Inspektorat BHP i OP

6. Dział Audytu i Kontroli Wewnętrznej

7. Biuro Rzeczników Patentowych

___________________________________________________________________

8. Dział Spraw Osobowych i Socjalnych

9. Dział Organizacyjno – Prawny

10. Dział Kształcenia

11. Dział Współpracy z Zagranicą

12. Dział Nauki

13. Dział Administracji Sieci i Usług Sieciowych

14. Dział Informatycznej Obsługi Toku Studiów

15. Dział Informatycznych Systemów Zarządzania

16. Dział Portalu i Serwisu WWW

17. Sekcja Teletechniczna

18. Sekcja Zarządzania Infrastrukturą Informatyczną

19. Biuro ds. Rozwoju Kadr

___________________________________________________________________________

20. Biuro Współpracy z Gospodarką (dział)

21. Dział Promocji

22. Biuro Karier

23. Centrum Medialne Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach (dział)

24. Dział Administracyjno-Gospodarczy Kampusu Cieszyńskiego

25. Biuro Projektów, Promocji i Rozwoju Kampusu Cieszyńskiego

__________________________________________________________________

26. Centrum Obsługi Studentów

27. Dział Gospodarowania Nieruchomościami

28. Dział Administracyjno-Gospodarczy Kampusu Katowickiego

29. Dział Inwentaryzacji

30. Kancelaria Ogólna

31. Osiedla Akademickie i Domy Asystenta

___________________________________________________________________________

32. Dział Inwestycji i Infrastruktury Budowlanej

33. Dział Logistyki

34. Dział Zamówień Publicznych

35. Dział Projektów

36. Biuro ds. Projektów Ogólnouczelnianych

___________________________________________________________________________

37. Dział Księgowości Głównej

- 22 -

38. Dział Księgowości Projektów

39. Dział Finansowy

40. Dział Płac

41. Dział Księgowości Majątkowej

42. Dział Budżetowania i Kontrolingu

II. Zakresy zadań jednostek administracji ogólnouczelnianej

1. Biuro Rektora

Do zadań Biura Rektora należy:

1) w zakresie obsługi sekretarskiej rektora i prorektorów:

a) rejestrowanie i opracowywanie korespondencji rektorskiej – przekazywanie

korespondencji z dyspozycją rektora lub prorektorów dotyczącą dalszego

załatwienia lub prowadzenia do wskazanych wg właściwości jednostek

organizacyjnych Uczelni,

b) prowadzenie dziennika „Ewidencja skarg i wniosków” – ewidencja skarg

kierowanych do Rektora, przekazywanie wniosków do właściwych jednostek do

wyjaśnienia i kontrola terminowości załatwiania skarg oraz prowadzenie „Książki

kontroli” – rejestr przeprowadzanych w Uniwersytecie kontroli przez organy

i instytucje kontroli zewnętrznej,

c) właściwe przechowywanie i używanie pieczęci Uniwersytetu oraz druków

rektorskich pozostających w dyspozycji sekretariatów,

d) wykonywanie wszelkich czynności związanych z uwierzytelnianiem dyplomów

ukończenia studiów wyższych i ich odpisów oraz świadectw ukończenia studiów

podyplomowych,

e) obsługa gości rektora oraz oficjalnych delegacji rektorskich (z zachowaniem

zasad protokołu dyplomatycznego);

2) w zakresie obsługi funkcjonowania rektora i prorektorów:

a) organizacja posiedzeń Senatu, Kolegium Rektorskiego, Kolegium Rektorsko-

Dziekańskiego, spotkań inicjowanych przez rektora i prorektorów oraz posiedzeń

konferencji rektorskich organizowanych w Uniwersytecie Śląskim: Konferencja

Rektorów Uniwersytetów Polskich (KRUP), Konferencja Rektorów

Uniwersytetów Śląskich (KRUŚ), Regionalna Konferencja Rektorów Uczelni

Akademickich (RKRUA),

b) koordynacja prac w zakresie gromadzenia materiałów niezbędnych dla

terminowego opracowania sprawozdań rektora z działalności Uniwersytetu oraz

przygotowywanie wystąpień, przemówień i innych dokumentów

okolicznościowych rektora i prorektorów,

c) wykonywanie prac technicznych związanych z powoływaniem komisji

uniwersyteckich (senackich i rektorskich) oraz wskazywanie jednostek

obsługujących działalność poszczególnych komisji, prowadzenie aktualnego

rejestru działających w Uczelni komisji,

d) prowadzenie wszelkich zadań związanych z realizacją wniosków wydziałów

i jednostek organizacyjnych Uniwersytetu o: nadanie pracownikom Uczelni

orderów i odznaczeń państwowych oraz Medalu Komisji Edukacji Narodowej,

przyznanie przez Senat Uniwersytetu odznak „Zasłużony dla Uniwersytetu

- 23 -

Śląskiego” oraz przyznanie nauczycielom akademickim Nagrody „Pro Scientia et

Arte”,

e) współdziałanie – w zakresie wynikającym z decyzji Rektora – w organizowaniu

przez inne jednostki uroczystości uniwersyteckich: inauguracja roku

akademickiego, obchody Święta Uniwersytetu, uroczystości nadania godności

doktora honoris causa, inne uroczystości akademickie oraz przygotowywanie

udziału rektora w uroczystościach państwowych,

f) dbanie o stroje członków Senatu, insygnia władz rektorskich i dziekańskich,

sztandar Uniwersytetu oraz prowadzenie „Księgi pamiątkowej” Uniwersytetu,

g) czuwanie nad prawidłowym i zgodnym z przepisami oraz w granicach

zatwierdzonego limitu wydatkowaniem środków funduszu reprezentacyjnego

w obszarze Biura Rektora.

1.1. Sekcja Prasowa

Do zadań Sekcji Prasowej należy prowadzenie spraw w zakresie:

1) zarządzania treścią serwisu WWW, szatą graficzną oraz dbałością o dalekoplanowy

rozwój serwisu;

2) bieżącej współpracy z Biurem Rektora, a w szczególności z rzecznikiem prasowym

Uczelni;

3) promocji Uniwersytetu Śląskiego w kraju i zagranicą;

4) prowadzenia PR wewnętrznego Uczelni;

5) prowadzania PR zewnętrznego, kreowanie wizerunku Uniwersytetu;

6) kontaktów z lokalną i ogólnokrajową prasą, radiem i telewizją.

2. Dział Spraw Obronnych i Ochrony

Obronnych i Ochrony Do zadań Działu Spraw Obronnych i Ochrony należy:

1) w zakresie planowania operacyjnego i obrony cywilnej:

a) opracowywanie planów operacyjnych, regulaminów organizacyjnych,

harmonogramów i instrukcji o charakterze obronnym i ochronnym, z zakresu

obrony cywilnej oraz zwalczania skutków klęsk żywiołowych,

b) organizowanie i prowadzenie szkolenia obronnego, treningów i ćwiczeń zespołu

kierowania, członków formacji obrony cywilnej oraz pracowników Uniwersytetu,

c) współpraca z WKU w zakresie spraw dotyczących reklamacji z urzędu,

przydziałów organizacyjno-mobilizacyjnych do formacji obrony cywilnej,

planowania obronnego i obrony cywilnej, świadczeń osobistych i rzeczowych,

d) prowadzenie działalności kontrolnej w stosunku do wszystkich jednostek

organizacyjnych realizujących zadania obronne;

2) w zakresie ochrony informacji niejawnych:

a) zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym stosowanie środków

bezpieczeństwa fizycznego,

b) zapewnienie ochrony systemów teleinformatycznych, w których mają być

przetwarzane informacje niejawne i przeprowadzenie jego akredytacji,

c) opracowywanie dokumentów szczególnych wymagań bezpieczeństwa systemu

teleinformatycznego i procedur bezpiecznej eksploatacji systemu

teleinformatycznego,

- 24 -

d) współpraca z komórkami organizacyjnymi służb ochrony państwa w zakresie

ochrony informacji niejawnych,

3) w zakresie ochrony osób i mienia:

a) opracowywanie i opiniowanie planów zabezpieczenia fizycznego i technicznego

obiektów Uniwersytetu,

b) przygotowanie dokumentacji obiektów Uczelni w zakresie zabezpieczenia

technicznego od włamań,

c) przygotowywanie założeń i rozwiązań organizacyjno-technicznych do umów

z firmami ochroniarskimi oraz nadzór nad realizacją przyjętych ustaleń,

d) współpraca z firmami ochroniarskimi w zakresie działań koordynujących

konwojowanie gotówki z jednostek organizacyjnych Uniwersytetu do banku

i z banku do kas Uczelni,

e) sporządzanie planów współpracy portierów i ochrony zewnętrznej przy

wykorzystaniu zabezpieczeń elektronicznych obiektów oraz instrukcji

postępowania w wypadku zaistnienia zdarzeń,

f) sprawowanie nadzoru nad sprawnością systemu zabezpieczeń elektronicznych

oraz kontrolowanie właściwego stosowania tego systemu przez użytkowników,

g) nadzór nad zabezpieczeniem i ochroną zbiorów specjalnych w Uniwersytecie.

3. Kancelaria Niejawna

Do zadań Kancelarii Niejawnej należy: rejestrowanie, przechowywanie, obieg i wydawanie

materiałów niejawnych uprawnionym osobom.

4. Zespół Radców Prawnych

Zadania Zespołu Radców Prawnych regulują odrębne przepisy.

5. Inspektorat BHP i OP

Do zadań Inspektoratu BHP i OP należy:

1) przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad

bezpieczeństwa i higieny pracy i ochrony przeciwpożarowej;

2) bieżące informowanie rektora o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych, wraz

z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń;

3) sporządzanie i przedstawianie rektorowi, co najmniej raz w roku, okresowych analiz

stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć

technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia

i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy;

4) udział w opracowywaniu planów modernizacji i rozwoju Uniwersytetu oraz

przedstawianie propozycji dotyczących uwzględnienia w tych planach rozwiązań

techniczno-organizacyjnych zapewniających poprawę stanu bezpieczeństwa i higieny

pracy;

5) udział w przekazywaniu do użytkowania nowo budowanych lub przebudowywanych

obiektów budowlanych albo ich części, w których przewiduje się pomieszczenia

pracy, aparatury oraz inne urządzenia mające wpływ na warunki pracy

i bezpieczeństwo pracowników;

- 25 -

6) udział w opracowywaniu wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji ogólnych

dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz opiniowanie tych instrukcji

na poszczególnych stanowiskach pracy;

7) udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz

w opracowywaniu wniosków wynikających z badania przyczyn i okoliczności tych

wypadków oraz zachorowań na choroby zawodowe, a także kontrola realizacji tych

wniosków i prowadzenie dokumentacji w tym zakresie;

8) udział w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego, które wiąże się z wykonywaną

pracą;

9) prowadzenie szkoleń wstępnych oraz organizowanie szkoleń okresowych w zakresie

bezpieczeństwa i higieny pracy dla wszystkich pracowników uczelni;

10) organizowanie szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy dla wszystkich

studentów rozpoczynających naukę w uczelni;

11) współpraca z laboratoriami upoważnionymi, zgodnie z odrębnymi przepisami,

do dokonywania badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia lub

warunków uciążliwych, występujących w środowisku pracy, w zakresie

organizowania tych badań i pomiarów oraz sposobów ochrony pracowników przed

tymi czynnikami lub warunkami;

12) współdziałanie z służbą zdrowia sprawującą profilaktyczną opiekę zdrowotną nad

pracownikami, a w szczególności przy organizowaniu okresowych badań lekarskich

pracowników;

13) współdziałanie z PIP, PIS oraz społecznym inspektorem pracy oraz z uczelnianymi

organizacjami związkowymi;

14) uczestniczenie w pracach, powołanej przez rektora, Komisji Bezpieczeństwa Pracy

oraz w innych uczelnianych komisjach zajmujących się problematyką bezpieczeństwa

i higieny pracy, w tym zapobieganiem chorobom zawodowym i wypadkom przy

pracy, przeglądach technicznych obiektów.

6. Dział Audytu i Kontroli Wewnętrznej

Zakres zadań Działu Audytu i Kontroli Wewnętrznej określają: Karta audytu Uniwersytetu

Śląskiego oraz Regulamin instytucjonalnej kontroli wewnętrznej w Uniwersytecie Śląskim.

7. Biuro Rzeczników Patentowych

Zadania rzeczników patentowych, zatrudnionych w Biurze Rzeczników Patentowych,

regulują odrębne przepisy.

8. Dział Spraw Osobowych i Socjalnych

Do zadań Działu Spraw Osobowych i Socjalnych należy:

1) w zakresie zatrudniania i spraw osobowych pracowników Uniwersytetu:

a) realizacja ustalonej przez władze Uniwersytetu polityki kadrowej oraz inicjowanie

niezbędnych działań w tym zakresie,

b) prowadzenie spraw związanych z zatrudnianiem, zwalnianiem zaszeregowaniem

awansowaniem, nagradzaniem i karaniem pracowników,

c) prowadzenie akt osobowych,

d) prowadzenie aktualnej ewidencji pracowników w podziale na komórki

organizacyjne i grupy pracownicze,

- 26 -

e) ustalanie uprawnień pracowniczych w zakresie wypłat: nagród jubileuszowych,

dodatków za staż pracy, dodatkowego wynagrodzenia rocznego itd.

i przygotowywanie stosownych pism,

f) przygotowywanie wszelkich dokumentów związanych z przebiegiem zatrudnienia

(urlopy macierzyńskie, wychowawcze, bezpłatne, wystawianie zaświadczeń

o zatrudnieniu itp.),

g) rejestracja wszelkiej nieobecności pracowników: urlopy wypoczynkowe,

zwolnienia lekarskie i inne,

h) merytoryczna kontrola list płac,

i) prowadzenie spraw związanych z przechodzeniem pracowników na emeryturę,

rentę, wystawianie leg. ubezpieczeniowych,

j) obsługa sekretarsko-administracyjna Senackiej Komisji ds. Kadry Naukowej,

Komisji Dyscyplinarnej dla Naucz. Akad. Uczelnianej Komisji ds. mianowania na

stanowisko profesora nadzwyczajnego i Komisji ds. mianowania na stan.

profesora zwyczajnego,

k) prowadzenie pracowniczego programu emerytalnego,

l) obsługa systemu informatycznego w zakresie programu kadrowo-płacowego,

m) terminowe sporządzanie świadectw pracy,

n) przekazywanie do archiwum akt osobowych pracowników zwolnionych,

o) sprawowanie kontroli funkcjonalnej w zakresie dyscypliny pracy i wykorzystania

urlopów wypoczynkowych,

p) obligatoryjna sprawozdawczość;

2) w zakresie spraw związanych z prowadzeniem profilaktycznych badań lekarskich

pracowników Uniwersytetu:

a) wystawianie skierowań na badania profilaktyczne: badania wstępne, kontrolne,

okresowe,

b) prowadzenie ewidencji oraz monitorowanie upływu terminów ważności badań,

c) współpraca z Insp. BHP i Ochr. P-poż. w zakresie określania szkodliwości

występujących na stanowisku pracy;

3) w zakresie spraw socjalnych:

a) opracowywanie projektu regulaminu świadczeń socjalnych,

b) opracowywanie we współpracy ze związkami zawodowymi planów działalności

socjalno-bytowej wraz z preliminarzem wydatków,

c) opracowywanie harmonogramu przedsięwzięć socjalno-bytowych,

d) organizacja świadczeń wypoczynkowych dla pracowników, ich rodzin i emerytów

(wycieczek, działalności kulturowo-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej),

e) organizacja pomocy rzeczowo-finansowej,

f) realizacja pożyczek z funduszu mieszkaniowego,

g) prowadzenie ewidencji przyznanych świadczeń socjalnych pracownikom,

członkom ich rodzin oraz emerytom,

h) merytoryczna kontrola wszelkich wydatków z funduszu socjalnego.

9. Dział Organizacyjno – Prawny

Do zadań Działu Organizacyjno – Prawnego należy:

1) opracowywanie i opiniowanie projektów aktów wewnętrznych wydawanych przez

władze i organy Uniwersytetu (uchwał, zarządzeń, pism okólnych, regulaminów,

statutów, instrukcji itp.) przy współpracy jednostek i komórek merytorycznych;

- 27 -

2) opiniowanie, uzgadnianie oraz kompletowanie materiałów związanych z tworzeniem,

przekształcaniem i likwidacją jednostek organizacyjnych i jednostek

administracyjnych w Uniwersytecie, przygotowywanie stosownych aktów w tym

zakresie;

3) prowadzenie ewidencji dokumentacji w zakresie struktury organizacyjnej

Uniwersytetu;

4) prowadzenie dokumentacji formalno-prawnej nieruchomości Uniwersytetu

(budynków, terenów) w sprawach ujawnienia w księgach wieczystych praw własności

Uniwersytetu do obiektów i gruntów użytkowanych przez Uniwersytet;

5) prowadzenie spraw i gromadzenie dokumentacji związanych z nabyciem

lub sprzedażą przez Uniwersytet nieruchomości, w zakresie koniecznym do

zawarcia umowy w formie aktu notarialnego;

6) opiniowanie i opracowywanie projektów porozumień, umów o współpracy

z władzami samorządowymi, różnymi instytucjami i szkołami, a także

przechowywanie podpisanych egzemplarzy;

7) prowadzenie dokumentacji związanej z umowami w ramach pracowniczego funduszu

emerytalnego „ING Fundusz Inwestycyjny Otwarty Stabilnego Wzrostu”;

8) obsługa administracyjna Senackiej Komisji ds. Organizacji i Rozwoju Uniwersytetu,

9) obsługa techniczno-biurowa działalności Uczelnianej Komisji Wyborczej oraz

organizowanych przez nią wyborów organów Uniwersytetu;

10) udział w komisjach ds. przekazywania funkcji na stanowiskach kierowniczych;

11) kontrola prawidłowości i terminowości załatwiania skarg i wniosków

w Uniwersytecie;

12) kontrola prawidłowości wzorów i zasadności zamówień składanych przez

poszczególne jednostki organizacyjne i komórki administracyjne na pieczątki, tablice;

13) przygotowywanie pełnomocnictw i upoważnień udzielanych przez rektora

oraz prowadzenie ich rejestru;

14) umieszczanie na stronie internetowej Uniwersytetu wydawanych przez

władze zarządzeń, pism okólnych, komunikatów, obwieszczeń oraz

przesyłanie zainteresowanym jednostkom organizacyjnym linków do opublikowanych

tekstów tych aktów prawnych;

15) prowadzenie rejestru wewnętrznych przepisów prawnych (zarządzeń, pism okólnych,

regulaminów).

10. Dział Kształcenia

1) Do zadań Działu Kształcenia należy:

a) nadzór merytoryczny nad całością spraw związanych z rekrutacją kandydatów na

wszystkie kierunki, poziomy i formy studiów w Uniwersytecie, w tym opracowanie

regulacji prawnych dotyczących rekrutacji,

b) obsługa administracyjna Uczelnianej Komisji Rekrutacyjnej,

c) prowadzenie spraw związanych z organizacją procesu dydaktycznego na

wszystkich studiach prowadzonych w Uniwersytecie,

d) współdziałanie z jednostkami dydaktycznymi przy tworzeniu nowych kierunków

i specjalności studiów,

e) prowadzenie spraw związanych z rozliczaniem zajęć dydaktycznych

w poszczególnych jednostkach dydaktycznych Uniwersytetu, w tym rozliczanie

pensum, godzin ponadwymiarowych i zleconych,

f) prowadzenie albumu studenta,

g) prowadzenie księgi dyplomów,

- 28 -

h) sporządzanie decyzji administracyjnych podejmowanych w sprawach studentów

i doktorantów w zakresie toku studiów, w II instancji,

i) koordynacja i nadzór nad programem mobilności studentów i doktorantów

MOST,

i) obsługa administracyjna Senackiej Komisji ds. Kształcenia,

j) sporządzanie zbiorczych zamówień na druki ścisłego zarachowania, obowiązujące

w procesie dydaktycznym oraz nadzór nad ich rozliczaniem,

k) udział w opracowywaniu projektów związanych z pozyskiwaniem środków

zewnętrznych na dydaktykę;

2) Do zadań Biura ds. Jakości Kształcenia na Uniwersytecie Śląskim należy:

a) Głównym zadaniem Biura ds. Jakości Kształcenia na Uniwersytecie Śląskim jest

wspomaganie podejmowanych przez Uczelniany Zespół ds. Jakości Kształcenia

działań o charakterze koncepcyjnym i organizacyjnym oraz koordynacja

przedsięwzięć zmierzających do zapewnienia i podnoszenia jakości studiów na

Uniwersytecie.

b) Do szczegółowych zadań Biura należą:

koordynowanie badań jakości kształcenia i opracowanie raportów z tych

badań; skanowanie kwestionariuszy ankiety oceny zajęć dydaktycznych;

merytoryczne wsparcie działania informatycznych narzędzi Systemu

Zapewniania Jakości Kształcenia;

przygotowanie rocznego sprawozdania na temat jakości kształcenia

w Uniwersytecie;

dbanie o spójną politykę informacyjną w zakresie jakości kształcenia, w tym

organizacja szkoleń i seminariów dla członków społeczności akademickiej

Uniwersytetu;

promowanie dobrych praktyk w zakresie jakości kształcenia ze szczególnym

uwzględnieniem wniosków z przeprowadzonych akredytacji;

opracowywanie analiz w zakresie jakości kształcenia zleconych przez

prorektora odpowiedzialnego za sprawy kształcenia;

wspieranie działań pełnomocników rektora odpowiadających za System

Zapewniania Jakości Kształcenia i Krajowe Ramy Kwalifikacji oraz

współpraca z pełnomocnikami kierowników jednostek ds. Systemu

Zapewniania Jakości Kształcenia;

obsługa administracyjna Uczelnianego Zespołu ds. Jakości Kształcenia

i Zespołu ds. Wdrażania Krajowych Ram Kwalifikacji oraz współpraca

z organami Uniwersytetu uczestniczącymi w kreowaniu polityki w zakresie

kształcenia;

monitorowanie działania systemów zapewniania jakości kształcenia

w jednostkach Uniwersytetu, monitorowanie doświadczenia wybranych szkół

wyższych w zakresie jakości kształcenia;

koncepcyjne i organizacyjne wsparcie pracy struktur Systemu Zapewniania

Jakości Kształcenia w jednostkach.

- 29 -

11. Dział Współpracy z Zagranicą

1) Biuro Programu Erasmus / Erasmus Office:

a) przygotowywanie corocznych wniosków o środki finansowe na wymianę

studentów i kadry w ramach programu,

b) obsługa umów bilateralnych zawartych w ramach programu,

c) centralna koordynacja i realizacja umowy z Narodową Agencją Programu,

d) obsługa wymiany studentów i pracowników w ramach programu, w tym obsługa

finansowa,

e) przygotowywanie merytorycznych i finansowych sprawozdań z realizacji działań

zatwierdzonych w ramach programu;

2) Biuro Międzynarodowej Mobilności / International Mobility Office:

a) obsługa międzynarodowych umów bilateralnych Uniwersytetu o współpracy

naukowo-dydaktycznej,

b) obsługa uczestnictwa Uniwersytetu w organizacjach międzynarodowych,

c) obsługa wymiany stypendystów Rządu RP,

d) udzielanie informacji na temat fundacji międzynarodowych, kursów

i stypendiów,

e) wspieranie programów międzynarodowej mobilności,

f) organizacja i obsługa międzynarodowych działań Uniwersytetu,

g) obsługa wyjazdów pracowników w zakresie organizacji podróży, kosztów pobytu,

wiz i ubezpieczeń oraz studentów w zakresie organizacji podróży i kosztów

pobytu,

h) obsługa przyjazdów gości Uniwersytetu w zakresie zakwaterowania w obiektach

Uniwersytetu, kosztów pobytu i podróży,

i) prowadzenie bazy danych wyjazdów i przyjazdów;

3) Biuro Rekrutacji Studentów Międzynarodowych / International Students

Admissions Office:

a) udzielanie informacji zagranicznym studentom o możliwościach podejmowania

studiów na Uniwersytecie,

b) koordynacja działań Uniwersytetu związanych z przyjmowaniem studentów

obcokrajowców na studia pełne i częściowe,

c) promocja zagraniczna Uniwersytetu.

12. Dział Nauki

Do zadań Działu Nauki należy:

1) koordynowanie spraw związanych z wnioskowaniem, zawieraniem umów

i rozliczaniem krajowych projektów badawczych;

2) koordynowanie spraw związanych z wnioskowaniem i rozliczaniem dotacji na

finansowanie działalności statutowej jednostek, inwestycji budowlanych

i aparaturowych;

3) koordynowanie spraw związanych z nadawaniem przez rady jednostek stopni

naukowych, w tym organizowanie promocji doktorskich;

- 30 -

4) prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem stypendiów doktoranckich;

5) prowadzenie spraw związanych z nagrodami rektora oraz ministra dla nauczycieli

akademickich;

6) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem urlopów naukowych;

7) prowadzenie spraw związanych z przyjmowaniem do realizacji badawczych prac

zleconych;

8) realizowanie procesu związanego z udzielaniem zamówień publicznych w zakresie

usług badawczych;

9) kontrola merytoryczna treści zawieranych umów cywilno-prawnych finansowanych ze

środków na badania naukowe;

10) prowadzenie spraw związanych z konferencjami naukowymi organizowanymi

w Uniwersytecie Śląskim;

11) obsługa senackiej komisji ds. badań naukowych, twórczości artystycznej

i współpracy z gospodarką;

12) obsługa rektorskich komisji ds. nagród dla nauczycieli akademickich;

13) obsługa administracyjna Biura Rzeczników Patentowych;

14) wdrożenie we współpracy z innymi jednostkami UŚ, stała aktualizacja i rozwój bazy

ekspertów Uniwersytetu Śląskiego;

15) poszukiwanie we współpracy z innymi jednostkami UŚ źródeł finansowania

zasobów aparaturowych Uczelni, promowanie potencjału aparaturowego Uczelni;

16) ewidencjonowanie oraz popularyzowanie we współpracy z innymi jednostkami UŚ

badań prowadzonych w Uczelni;

17) monitorowanie oczekiwań pracowników naukowych pod względem ich potrzeb

w realizacji badań, rozwoju zasobów aparaturowych oraz współpracy z otoczeniem.

13. Dział Administracji Sieci i Usług Sieciowych

Do zadań Działu Administracji Sieci i Usług Sieciowych należy:

1) zapewnienie prawidłowego działania i stałego rozwoju Uczelnianej Sieci

Komputerowej (USNET);

2) zapewnienie bezpieczeństwa sieci komputerowej USNET, zarządzanie adresami

internetowymi i nazwami domenowymi znajdującymi się w dyspozycji Uniwersytetu

Śląskiego;

3) współpraca z operatorami i użytkownikami sieci o zasięgu regionalnym, krajowym

i globalnym;

4) zapewnienie sprawności działania szkieletowej sieci komputerowej USNET oraz

stosownego sprzętu komputerowego i sieciowego;

5) udzielanie użytkownikom z Uniwersytetu Śląskiego konsultacji w zakresie

administracji i zapewnienia bezpieczeństwa sieci;

6) organizacja centralnych usług sieciowych w tym serwisu poczty elektronicznej dla

całej społeczności akademickiej;

7) administrowanie systemami informatycznymi (od poziomu maszyn wirtualnych) dla

potrzeb centralnie oferowanych usług sieciowych;

8) aktywny udział w projektach informatycznych realizowanych na rzecz Uniwersytetu.

- 31 -

14. Dział Informatycznej Obsługi Toku Studiów

Do zadań Działu Informatycznej Obsługi Toku Studiów należy:

1) wdrożenie i utrzymanie centralnego systemu obsługi studiów umożliwiającego

dokumentowanie toku studiów dla wszystkich rodzajów studiów w tym utrzymanie

przeznaczonych dla studentów i pracowników serwisów WWW związanych

z centralnym systemem obsługi studiów;

2) administrowanie uprawnieniami użytkowników w centralnym systemie obsługi

studiów;

3) utworzenie i obsługa systemu wsparcia w zakresie użytkowania centralnego systemu

obsługi studiów w tym udzielanie konsultacji oraz organizowanie szkoleń;

4) współudział w realizacji zadań związanych z nauczaniem na odległość;

5) administrowanie systemami informatycznymi (od poziomu maszyn wirtualnych)

utrzymywanych przez Dział;

6) koordynowanie działań związanych z informatyczną obsługą rekrutacji na studia;

7) koordynowanie działań związanych z informatyczną obsługa elektronicznej

legitymacji Studenckiej;

8) aktywny udział w projektach informatycznych realizowanych na rzecz Uniwersytetu;

9) koordynowanie działań związanych ze sprawozdawczością w systemie POLon.

15. Dział Informatycznych Systemów Zarządzania

Do zadań Działu Informatycznych Systemów Zarządzania należy:

1) administrowanie i utrzymywanie bezawaryjnej pracy systemów zarządzania

Uniwersytetem w szczególności systemu finansowo-księgowego wraz z gospodarką

materiałową i środkami trwałymi, systemu kadrowo-płacowego, internetowej aplikacji

obsługi zaopatrzenia i zamówień publicznych;

2) wdrażanie i utrzymanie systemów zarządzania w tym Zintegrowanego Systemu

Wspomagania Zarządzania Uniwersytetem w wyżej wymienionym zakresie;

3) administrowanie i utrzymanie sieci komputerowej administracji centralnej;

4) kreowanie i realizacja polityki zakupów oraz użytkowania sprzętu komputerowego

i oprogramowania dla potrzeb administracji centralnej;

5) utrzymanie odpowiedniej infrastruktury sprzętowej i oprogramowania dla potrzeb

Zintegrowanego Systemu Zarządzania;

6) bieżąca pomoc użytkownikom sieci komputerowej w administracji centralnej;

7) informatyczna obsługa posiedzeń Senatu;

8) aktywny udział w projektach informatycznych realizowanych na rzecz Uniwersytetu.

16. Dział Portalu i Serwisu WWW

Do zadań Działu Portalu i Serwisu WWW należy:

1) realizacja internetowa serwisu WWW Uniwersytetu Śląskiego z wykorzystaniem

multimediów zgodnie z najnowszymi dostępnymi technologiami;

2) wdrożenie i utrzymanie platformy programowej i bazodanowej dla potrzeb serwisu

WWW Uniwersytetu i portalu uniwersyteckiego w ramach Zintegrowanego Systemu

Zarządzania;

3) ścisła współpraca z działami odpowiedzialnymi za zawartość merytoryczną serwisów

WWW w administracji centralnej, na wydziałach i w innych jednostkach

Uniwersytetu;

- 32 -

4) wsparcie jednostek Uniwersytetu w zakresie projektowania, realizacji i wykorzystania

serwisów WWW oraz udzielanie użytkownikom konsultacji;

5) aktywny udział w projektach informatycznych realizowanych na rzecz Uniwersytetu.

17. Sekcja Teletechniczna

Do zadań Sekcji Teletechnicznej należy:

1) zapewnienie prawidłowego działania i stałego rozwoju systemu łączności

telefonicznej;

2) zapewnienie sprawności działania systemu łączności telefonicznej oraz

wykorzystywanych w tym celu urządzeń;

3) zarządzanie numerami telefonów usług telefonicznych;

4) współpraca z operatorami usług telefonicznych;

5) realizacja usług telekomunikacyjnych w ramach obowiązującego w Uniwersytecie

Śląskim regulaminu zamówień publicznych;

6) prowadzenie umów i rozliczeń z tytułu umów na usługi telekomunikacyjne;

7) nadzór nad rozwojem sieci komputerowych i sieci telefonicznej w jednostkach

Uniwersytetu Śląskiego;

8) aktywny udział w projektach informatycznych realizowanych na rzecz Uniwersytetu

Śląskiego.

18. Sekcja Zarządzania Infrastrukturą Informatyczną

Do zadań Sekcji Zarządzania Infrastrukturą Informatyczną należy:

1) zarządzanie infrastrukturą informatyczną na potrzeby: Działu Administracji Sieci

i Usług Sieciowych, Działu Portalu i Serwisu WWW, Działu Informatycznej Obsługi

Toku Studiów, Centrum Kształcenia na Odległość oraz projektów informatycznych

realizowanych przez Pion Dyrektora ds. Informatyzacji;

2) zarządzanie pomieszczeniami serwerowni oraz zainstalowaną w nich infrastrukturą

techniczną;

3) administrowanie systemami informatycznymi do poziomu narzędzi do wirtualizacji;

4) współpraca z Działami Pionu Dyrektora ds. Informatyzacji w zakresie konfiguracji

sieci komputerowych i bezpieczeństwa teleinformatycznego;

5) wsparcie Działów Pionu Dyrektora ds. Informatyzacji w administrowaniu systemami

informatycznymi usług utrzymywanych w Pionie Dyrektora ds. Informatyzacji;

6) aktywny udział w projektach informatycznych realizowanych na rzecz Uniwersytetu.

19. Biuro ds. Rozwoju Kadr

Główne zadania realizowane przez Biuro ds. Rozwoju Kadr w każdym z obszarów:

1. HR Excellence in Research:

1) Strategia HR - udział w określaniu założeń oraz wdrażaniu strategii, polityk

i procedur personalnych szczególnie w aspekcie rozwoju, projektowanie

i wdrażanie narzędzi zarządzania kompetencjami, tworzenie i integrowanie

przedsięwzięć z obszaru zarządzania personelem.

2) Rekrutacja - monitorowanie efektywności istniejących procedur rekrutacyjno-

selekcyjnych, doskonalenie przyszłych procedur i standardów w celu zapewnienia

- 33 -

wsparcia dla komisji konkursowych w zakresie przygotowywania ofert

konkursowych i przeprowadzania selekcji kandydatów, dostarczanie narzędzi

w procesie doboru kadr.

3) Adaptacja zawodowa - opracowanie standardów i procedur on-boardingowych,

dostarczanie narzędzi dla opiekunów/mentorów nowo zatrudnionych pracowników

(podręcznik on-boardingowy, szkolenia, organizacja dnia powitalnego, itp.).

4) Wsparcie pracowników powracających - opracowanie standardów i procedur

adaptacyjnych dla pracowników sektora B+R, pracowników po długotrwałych

nieobecnościach w pracy, powracających z zagranicy, dostarczanie narzędzi dla

opiekunów procesu.

5) Ocena pracy nauczycieli akademickich i informacja zwrotna - monitorowanie

efektywności oceny pracy nauczycieli akademickich w celu analizy trendów,

wykrycia luki kompetencyjnej i projektowania interwencji, udział w doskonaleniu

procedur oceny okresowej oraz dostarczanie narzędzi dla osób zaangażowanych

w przeprowadzanie oceny (podręcznik oceniającego, warsztaty kalibrujące wyniki

oceny, warsztaty dotyczące sytuacji trudnych w procesie oceny, szkolenia

zespołów oceniających).

6) Relacje społeczne - monitorowanie stanu relacji w celu szybkiego wykrywania

zjawisk dysfunkcjonalnych (np. źródeł konfliktów) i zapobiegania im

w przyszłości, doradzanie kadrze kierowniczej w zakresie zarządzania zespołem

w kryzysie oraz rozwiązywania problemów personalnych, opracowanie systemu

mediacji wewnątrzorganizacyjnych.

7) Outplacement i derekrutacja - opracowanie procedur derekrutacyjnych

oraz wsparcie odchodzących pracowników, projektowanie i dostarczanie

narzędzi/rozwiązań w procesie odejścia z pracy (exit interview; intermentoring).

2. Badania stanu kapitału ludzkiego:

1) Monitorowanie wskaźników kapitału ludzkiego i efektywności procedur HR

(procedury rekrutacyjno-selekcyjne, adaptacyjne, szkoleniowe, oceny pracy

nauczycieli akademickich i in.).

2) Przeprowadzanie okresowych audytów personalnych na potrzeby zarządzania

strategicznego.

3) Projektowanie i prowadzenie badań zaangażowania pracowniczego (m.in. na

potrzeby identyfikacji talentów).

4) Projektowanie i prowadzenie badań satysfakcji z pracy (np. badanie intencji

odejścia pracowników).

5) Projektowanie i prowadzenie badań czynników ryzyka w zarządzaniu personelem

(np. opracowywanie map problemów kadrowych, identyfikacja sygnałów

wczesnego ostrzegania w zakresie zjawisk dysfunkcjonalnych, mobbing,

dyskryminacja, molestowanie i in.).

6) Projektowanie i prowadzenie badań stresu zawodowego (w celu monitorowania

dobrostanu psychologicznego związanego z pracą).

7) Monitorowanie poziomu spełnienia standardów HR Excellence in Research.

8) Projektowanie i prowadzenie badań psychospołecznych czynników efektywności

pracowniczej.

9) Prowadzenie badań zespołów (w tym zespołów badawczych, projektowych,

audytów zespołów funkcjonalnych itp.) w celu zidentyfikowania czynników

sukcesu, usprawnienia działania itp.

- 34 -

3. Rozwój i zarządzanie talentami:

1) Identyfikacja potrzeb szkoleniowych i planowanie inicjatyw rozwojowych.

2) Projektowanie i obsługa logistyczna szkoleń we współpracy z dostawcami usług

szkoleniowych.

3) Monitorowanie efektywności inicjatyw rozwojowych - ewaluacja szkoleń na

potrzeby organizacyjne.

4) Doradztwo kariery - zapewnienie wsparcia w zakresie zarządzania karierą

zarówno młodym pracownikom, jak również pracownikom „powracającym” do

pracy.

5) Zarządzanie talentami - opracowanie programów rozwojowych “szytych na miarę”

(Personal Project).

6) Sukcesja - projektowanie ścieżek karier, opracowywanie procedur oraz

zapewnienie wsparcia sukcesorom i pracownikom kończącym karierę.

4. Realizacja usług wspólnych dla nauki i biznesu:

1) Opracowanie oferty usług HR adresowanej do wewnętrznych i zewnętrznych

odbiorców.

2) Opracowanie oferty badań i analiz we współpracy z interesariuszami

wewnętrznymi i zewnętrznymi.

3) Pozyskiwanie funduszy na realizację zadań biura (fundraising) i komercjalizacja

badań i usług.

4) Realizacja usług HR dla podmiotów wewnętrznych i zewnętrznych.

5) Koordynowanie realizacji usług HR dla podmiotów wewnętrznych

i zewnętrznych.

20. Biuro Współpracy z Gospodarką (dział)

Do zadań Biura Współpracy z Gospodarką należy:

1) inicjowanie i koordynowanie procesu komercjalizacji wiedzy i technologii UŚ oraz

zacieśnianie współpracy z gospodarką (m.in. udzielanie licencji, sprzedaż praw

własności intelektualnych);

2) obsługa procesu wydawania decyzji o komercjalizacji;

3) obsługa procesu zawierania umów o współpracy z przedsiębiorstwami, umów

badawczo-wdrożeniowych, umów konsorcjum wdrożeniowych, umów o poufności,

4) obsługa procesu realizacji wydawania opinii o innowacyjności, ekspertyz itp. na

zlecenie przedsiębiorców;

5) przygotowywanie ofert technologicznych, ofert współpracy jednostek organizacyjnych

Uczelni i aktywne poszukiwanie partnerów zainteresowanych współpracą;

6) monitorowanie realizacji projektów badawczych pod kątem potencjału

komercjalizacyjnego, w tym ścisła współpraca z brokerami technologii/innowacji;

7) stała aktualizacja wykazu projektów badawczych posiadających wysoki potencjał

komercjalizacyjny wraz z analizą możliwych scenariuszy pod kątem wdrożenia do

przemysłu;

8) stała aktualizacja baz danych dla potencjalnych kontrahentów z przemysłu (baza

laboratoriów i aparatury badawczej, patentów);

9) doradztwo dla pracowników naukowych w zakresie ochrony i komercjalizacji

własności intelektualnej, zakładania działalności gospodarczej, form współpracy

z przedsiębiorstwami;

- 35 -

10) tworzenie sieci współpracy pomiędzy przedsiębiorcami, parkami naukowymi

i naukowo-technologicznymi, inkubatorami, instytucjami otoczenia biznesu, klastrami

oraz innymi podmiotami, służącej rozwojowi ekosystemu innowacji oraz systemu

komunikacji i wymiany informacji w zakresie realizacji wspólnych przedsięwzięć;

11) obsługa procesu aplikowania o środki na projekty badawczo-wdrożeniowe, w tym

aktywne poszukiwanie partnerów biznesowych do realizacji wspólnych projektów

badawczo-wdrożeniowych oraz prowadzenie działań zmierzających do powoływania

konsorcjów implementujących technologie/wiedzę do przemysłu, rozliczanie oraz

komercjalizacja wyników projektu;

12) wspieranie i inicjowanie działań związanych z rozwojem przedsiębiorczości

akademickiej;

13) aktywne pozyskiwanie środków zewnętrznych dla Uniwersytetu;

14) prezentacja potencjału Uniwersytetu w środowisku gospodarczym (organizacja/udział

w targach, konferencjach, kongresach, seminariach etc.);

15) obsługa administracyjna Komisji Rektorskiej ds. Własności Intelektualnej;

16) animowanie współpracy z administracją samorządową na rzecz rozwoju

gospodarczego regionu;

17) koordynacja działalności Regionalnego Obserwatorium Specjalistycznego w obszarze

Nanotechnologii i Nanomateriałów oraz Obserwatorium Procesów Miejskich

i Metropolitalnych;

18) obsługa procesu tworzenia Rad Programowo-Biznesowych;

19) prowadzenie usług doradczych dla biznesu i jednostek samorządu terytorialnego

w zakresie współpracy z jednostkami naukowymi.

21. Dział Promocji

Do zakresu zadań Działu Promocji należy:

1) promocja Uniwersytetu Śląskiego w kraju;

2) prowadzenie działalności popularyzatorskiej, informującej i reklamowej

o Uniwersytecie Śląskim;

3) organizacja uroczystości i imprez akademickich;

4) prowadzenie PR wewnętrznego i zewnętrznego Uniwersytetu, kreowanie wizerunku

Uczelni;

5) prowadzenie spraw w zakresie kontaktów z lokalną i ogólnokrajową prasą, radiem

i telewizją;

6) bieżąca współpraca z Biurem Rektora a zwłaszcza z rzecznikiem prasowym Uczelni;

7) prowadzenie działalności marketingowej;

8) sporządzanie planu zakupów materiałów reklamowych;

9) realizacja zamówień publicznych dotyczących promocji Uczelni;

10) kreowanie działań promocyjnych Uniwersytetu skierowanych do absolwentów

Uczelni, w tym informowanie ich o działalności Uczelni i ofercie edukacyjnej.

22. Biuro Karier

1) W swojej działalności Biuro Karier skupia się na wspieraniu studentów i absolwentów

w wejściu na rynek pracy i efektywnym na nim funkcjonowaniu, a także na

podejmowaniu w tym celu współpracy z pracodawcami i instytucjami otoczenia

biznesu;

- 36 -

2) Do zadań Biura Karier należy prowadzenie spraw w zakresie:

a) bazy ofert pracy, praktyk i staży dla studentów i absolwentów UŚ;

b) strony internetowej Biura Karier oraz dystrybucji newslettera w formie

elektronicznej wśród zainteresowanych studentów i absolwentów;

c) organizacji szkoleń i warsztatów rozwijających umiejętności poruszania się na

rynku pracy oraz umiejętności niezbędne w przyszłej pracy;

d) indywidualnego doradztwa zawodowego, m.in. poprzez projektowanie ścieżek

kariery, diagnozę kompetencji zawodowych, doradztwo w zakresie spójności

ścieżek edukacji i ścieżki kariery, doradztwo w zakresie skutecznego poruszania

się po rynku pracy;

e) współpracy z:

pracodawcami, w tym: organizacja imprez typu targi pracy, spotkań studentów

i absolwentów z pracodawcami, rozpowszechnianie ofert pracy, staży i praktyk

wśród studentów i absolwentów UŚ, organizacja szkoleń i warsztatów

prowadzonych przez przedstawicieli pracodawców,

instytucjami rynku pracy i otoczenia biznesu,

innymi uczelniami w Polsce i za granicą w celu poszukiwania i adaptowania

dobrych praktyk,

kadrą akademicką w zakresie promowania postaw przedsiębiorczych

i aktywnego poszukiwania pracy;

f) monitoringu rynku pracy i rozpowszechniania aktualnych informacji na temat

rynku pracy;

g) przedsiębiorczości, w szczególności w zakresie promowania postaw

przedsiębiorczych i wsparcia merytorycznego osób zakładających działalność

gospodarczą;

h) badania losów zawodowych absolwentów UŚ;

i) promowania Uczelni i absolwentów UŚ wśród pracodawców;

j) wspierania studentów i absolwentów w zakresie budowania sieci kontaktów;

k) aktywnego uczestnictwa w konstruowaniu narzędzi wspierających zdobywanie

doświadczenia zawodowego;

l) prowadzenia ewaluacji działań Biura Karier.

23. Centrum Medialne Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach (dział)

Do zadań Centrum Medialnego Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach należy:

1) realizowanie materiałów audiowizualnych o charakterze informacyjnym

i promocyjnym;

2) realizowanie działań z zakresu popularyzacji nauki;

3) przygotowywanie transmisji z wydarzeń uczelnianych;

4) praktyczna nauka studentów kierunków dziennikarskich;

5) opracowywanie multimedialnych kursów e-learningowych razem z Centrum

Kształcenia na Odległość w Uniwersytecie Śląskim oraz z Centrum Kształcenia

Ustawicznego Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach;

6) podjęcie działań związanych z uruchomieniem stałego nadawania programu

radiowego w eterze;

7) realizowanie działań związanych z publikacjami prasowymi;

8) obsługa działań związanych z funkcjonowaniem telewizyjnego i radiowego studia

nagraniowego;

9) obsługa merytoryczna i administracyjna wymienionych wyżej działań.

- 37 -

24. Dział Administracyjno-Gospodarczy Kampusu Cieszyńskiego – zakres zadań

określony w pkt 28 niniejszego załącznika.

25. Biuro Projektów, Promocji i Rozwoju Kampusu Cieszyńskiego

Do zadań Biura Projektów, Promocji i Rozwoju Kampusu Cieszyńskiego należy:

W OBSZARZE PROJEKTÓW

1. Wspieranie obsługi (we współpracy z jednostkami administracji uniwersyteckiej oraz

kierownikami projektów) projektów ze źródeł unijnych, nieunijnych, krajowych,

w szczególności:

1) bieżąca współpraca z kierownikiem projektu, w tym kontrola projektów pod

względem formalnym i finansowym oraz niezwłocznie informowanie kierownika

o potencjalnych zagrożeniach w realizacji projektu;

2) bieżąca współpraca z opiekunami merytorycznymi i finansowymi

w Instytucjach Finansujących (IF);

3) bieżąca współpraca z koordynatorami projektu ze strony Partnerów konsorcjum;

4) zgłaszanie uwagi kierownikom projektów w zakresie realizacji projektów zgodnie

z umową o dofinansowanie, regulacjami wewnętrznymi UŚ, w szczególności

w zakresie wprowadzanych zmian, monitorowanie osiągania celów projektów

i wynikających z umowy wskaźników;

5) obsługa korespondencji pomiędzy IF a Partnerami (w tym przekazywanie pytań

i wątpliwości od Partnerów do IF, przekazywanie wszelkich dokumentów

do akceptacji przez Partnerów, zgodnie z postanowieniami umowy

konsorcjum/partnerskiej);

6) gromadzenie informacji i weryfikacja dokumentów na temat spotkań roboczych

członków konsorcjum;

7) pomoc w opracowaniu/sporządzaniu i weryfikowanie wszelkich dokumentów

związanych z realizacją projektów; bieżąca aktualizacja dokumentów pod kątem

zgodności postanowień umowy z IF i umowy konsorcjum;

8) wyjaśnianie wątpliwości i problemów pojawiających się w trakcie realizacji

projektu; pomoc w rozwiązywaniu problemów;

9) kontrola kwalifikowalności środków wydatkowanych przez kierowników

projektów.

2. Koordynowanie oraz organizacja procesu aplikowania o środki zewnętrzne na realizację

projektów, w tym doradztwo i pomoc w aplikowaniu o środki na nowe projekty

(przygotowywanie wniosku).

3. Współpraca z kierownikiem projektu w ramach koordynacji monitorowania trwałości

projektów.

4. Organizowanie szkoleń, warsztatów oraz spotkań informacyjnych dla pracowników

Uniwersytetu w zakresie pozyskiwania środków i realizacji projektów, w tym

przygotowywanie materiałów o konkursach na spotkania informacyjne.

5. Udział w szkoleniach zewnętrznych w zakresie wnioskowania i realizacji projektów.

6. Organizowanie przebiegu audytów i kontroli w jednostce.

7. Przygotowywanie danych do sprawozdań w zakresie prowadzonych spraw, w tym

sprawozdań w POLON.

8. Obsługa systemu SAP w zakresie prowadzonych spraw.

9. Przygotowywanie materiałów informacyjnych i promocyjnych dotyczących

realizowanych i planowanych do realizacji projektów, w tym na stronie internetowej

Wydziału Etnologii i Nauk o Edukacji oraz Kampusu Cieszyńskiego.

- 38 -

10. Monitorowanie ogłoszeń o konkursach i przygotowywanie informacji w tym zakresie.

11. Monitorowanie upływających terminów.

12. Promowanie realizowanych projektów.

13. Inne, zlecone przez przełożonych.

W OBSZARZE PROMOCJI

1. Animowanie działań oraz wydarzeń promocyjnych na rzecz Wydziału Etnologii i Nauk

o Edukacji oraz Kampusu Cieszyńskiego.

2. Opracowywanie treści promocyjnych umieszczanych w serwisach www Uniwersytetu

Śląskiego w Katowicach, mediach społecznościowych oraz innych.

3. Współpraca z Działem Promocji, Centrum Medialnym UŚ, Sekcją Prasową oraz innymi

jednostkami administracji w celu opracowania, realizacji i aktualizacji strategii promocji

Wydziału Etnologii i Nauk o Edukacji, Kampusu Cieszyńskiego oraz Uniwersytetu.

4. Pozyskiwanie wraz z przełożonymi środków zewnętrznych na organizację wydarzeń

promocyjnych oraz produkcję materiałów promocyjnych i zakup reklamy w mediach.

W OBSZARZE WSPÓŁPRACY

1. Animowanie współpracy ze szkołami, jednostkami edukacyjnymi, jednostkami kultury,

podmiotami gospodarczymi etc.

2. Nadzór nad wykonywaniem postanowień zawartych umów o współpracy.

3. Organizowanie wydarzeń i inicjatyw na rzecz szkół i innych podmiotów.

4. Promocja rekrutacji.

INNE

1. Współpraca z Biurem Karier UŚ, w tym dbanie o obieg informacji o inicjatywach

realizowanych na rzecz środowiska akademickiego w obszarze rynku pracy

i przedsiębiorczości.

2. Współpraca z Biurem Współpracy z Gospodarką UŚ, w tym: samodzielne/pomoc

w opracowywaniu ofert współpracy i potencjału pracowników Wydziału Etnologii i Nauk

o Edukacji lub ogółem Kampusu Cieszyńskiego oraz dbanie o obieg informacji

o inicjatywach realizowanych na rzecz środowiska akademickiego w obszarze współpracy

z otoczeniem społecznym, artystycznym, gospodarczym a także komercjalizacji wiedzy

i przedsiębiorczości.

3. Prowadzenie rejestru umów i porozumień o współpracy zawieranych na rzecz Wydziału

Etnologii i Nauk o Edukacji oraz kart wdrożeń i aplikacji, we współpracy z Biurem

Współpracy z Gospodarką oraz Działem Organizacyjno-Prawnym.

4. Współpraca z Działem Projektów.

5. Współpraca z Działem Nauki (w tym udział w spotkaniach informacyjno-szkoleniowych,

bieżąca współpraca w zakresie wnioskowania, realizacji i raportowania projektów).

6. Współpraca z Biurem Rzeczników Patentowych.

7. Współpraca z Centrum Obsługi Studentów oraz innymi jednostkami wewnętrznymi UŚ.

26. Centrum Obsługi Studentów

Do zakresu zadań Centrum Obsługi Studentów należy:

1) integracja działań Uniwersytetu skierowanych do studentów i doktorantów oraz

podejmowanie działań na rzecz integracji środowiska akademickiego;

2) tworzenie i pełnienie funkcji kanałów komunikacji pomiędzy administracją

Uniwersytetu a pracownikami, studentami i doktorantami;

3) sprawy bytowe studentów i doktorantów;

- 39 -

4) działania mające na celu podnoszenie jakości życia studentów i doktorantów, ich

rozwój oraz bezpieczeństwo i profilaktykę zdrowia psychicznego;

5) ubezpieczenia zdrowotne i krótkoterminowe;

6) sprawy dyscyplinarne studentów i doktorantów;

7) inicjowanie i koordynowanie usług wsparcia dla studentów i doktorantów

z niepełnosprawnościami;

8) koordynacja zadań związanych z dostosowaniem warunków kształcenia do

specjalnych potrzeb studentów oraz zadań związanych z likwidowaniem barier

architektonicznych;

9) organizacja wydarzeń integracyjnych i popularnonaukowych dla społeczności

akademickiej, a także inne działania promocyjne mające na celu budowanie wizerunku

Uniwersytetu jako uczelni przyjaznej i otwartej;

10) tworzenie kanałów komunikacji pomiędzy pracownikami a studentami i doktorantami

poprzez tworzenie doraźnych i systemowych rozwiązań związanych z obsługą

studentów;

11) badanie potrzeb studentów;

12) współpraca z partnerami biznesowymi oraz pozyskiwanie środków (finansowych

i rzeczowych) do realizacji przedsięwzięć na rzecz społeczności akademickiej;

13) wspieranie naukowych i badawczych inicjatyw/projektów studentów i doktorantów;

14) organizowanie współpracy władz Uniwersytetu z uczelnianymi organizacjami

studenckimi i doktoranckimi oraz samorządem studenckim i samorządem doktorantów

oraz wsparcie merytoryczne i administracyjne dla inicjatyw studenckich

i doktoranckich;

15) sprawowanie nadzoru nad finansowaniem i rozliczaniem działalności studenckiej;

16) prowadzenie rejestru uczelnianych organizacji studenckich oraz rejestru studenckich

i doktoranckich imprez i konferencji naukowych;

17) promowanie działalności studenckiej i osiągnięć studentów i doktorantów;

18) współpraca z pozostałymi jednostkami Uniwersytetu w zakresie obsługi kandydata,

studenta, doktoranta i absolwenta (w tym studentów zagranicznych) oraz wydarzeń

ogólnouczelnianych;

19) wsparcie adaptacji studentów.

I. Do zadań Biura Studenckich Spraw Socjalnych należy:

1. w ramach nadzoru nad osiedlami akademickimi (domy) oraz domami asystenta:

1) nadzór nad realizacją zadań w zakresie stwarzania optymalnych warunków życia,

nauki i odpoczynku mieszkańców domów studenckich i domów asystenta,

2) nadzór nad funkcjonowaniem obiektów,

3) nadzór nad realizacją obowiązujących zasad polityki finansowej,

4) bezpośrednia realizacja czynności związanych z:

a) roczną oceną kosztów, dochodów, zysków i strat,

b) ustalaniem kosztów do naliczania odpłatności za korzystanie z domów

studenckich i domów asystenta,

c) bieżącą analizą kształtowania się kosztów utrzymania domów,

d) przygotowywaniem propozycji odpłatności za miejsca studenckie, pokoje

gościnne w domach studenckich oraz w domach asystenta, odpłatności

wakacyjnej w domach studenckich itp.,

e) ustalaniem propozycji wysokości środków na wypłatę stypendiów, na zakup

doposażenia oraz remonty w domach i stołówkach studenckich,

- 40 -

f) sporządzaniem prowizoriów budżetowych i planów rzeczowo - finansowych

w zakresie domów asystenta i w ramach funduszu pomocy materialnej dla

studentów,

g) uczestnictwem w procesach kształtowania polityki Uniwersytetu w zakresie

gospodarki funduszem pomocy materialnej dla studentów,

h) przygotowywaniem projektów zarządzeń i pism;

2. prowadzenie spraw w zakresie:

1) pomocy materialnej dla studentów i doktorantów oraz kredytów studenckich

i doktoranckich,

2) obsługi zakwaterowania w domach studenckich i w domach asystenta,

3) organizowania badań z zakresu medycyny pracy kandydatów na studia, studentów

i doktorantów,

4) koordynacji i kontroli pod względem merytorycznym jednostek organizacyjnych

w zakresie związanym z zadaniami biura,

5) rozpatrywania odwołań i skarg oraz analizowania wniosków w zakresie

związanym z przyznawaniem pomocy materialnej w Uniwersytecie,

6) ubezpieczenia zdrowotnego studentów i doktorantów.

II. Do zadań Biura Śląskiego Festiwalu Nauki należy:

1) koordynowanie działań związanych z organizacją Śląskiego Festiwalu Nauki,

w tym opracowywanie jego programu;

2) utrzymywanie kontaktu ze współpracującymi uczelniami, partnerami

i uczestnikami Śląskiego Festiwalu Nauki;

3) pozyskiwanie funduszy na rzecz organizacji Śląskiego Festiwalu Nauki;

4) podejmowanie działań na rzecz internacjonalizacji Śląskiego Festiwalu Nauki.

27. Dział Gospodarowania Nieruchomościami

Do zadań Działu Gospodarowania Nieruchomościami należy:

1) prowadzenie ewidencji gruntów i budynków Uniwersytetu - sporządzanie ich

bieżących zestawień, w tym aktualizacja informacji odnośnie powierzchni budynków

na stronie internetowej Uniwersytetu oraz na potrzeby ankiet i rankingów;

2) prowadzenie wykazów pustych pomieszczeń, budynków, miejsc oraz terenów

z przeznaczeniem do udostępnienia ich podmiotom zewnętrznym w porozumieniu

z kierownikami jednostek Uniwersytetu;

3) sporządzanie długoterminowych umów najmu, dzierżawy oraz użyczenia; współpraca

z kierownikami jednostek Uniwersytetu i księgowością w zakresie prawidłowej

realizacji warunków umów;

4) ewidencjonowanie zawartych umów w celu efektywnego zarządzania

wynajmowanymi powierzchniami;

5) cykliczna analiza ekonomiczno-merytoryczna zawartych umów, w tym stała analiza

czynszów najmu pod kątem efektywności ekonomicznej i gospodarczej;

6) przekazywanie aktualnej informacji do księgowości o występowaniu najmów

w budynkach, w celu prawidłowego rozliczania kosztów Uniwersytetu;

7) sporządzanie wykazów obowiązujących umów użyczenia wraz z ponoszonymi z ich

tytułu kosztami; obsługa umowy użyczenia z Archidiecezją Katowicką, czuwanie nad

poniesionymi z jej tytułu wydatkami;

- 41 -

8) przygotowywanie danych do deklaracji podatku od nieruchomości Uniwersytetu,

sporządzanie deklaracji oraz ich korekt do urzędów miast;

9) rozliczanie mediów, w szczególności czuwanie nad prawidłowością i zasadnością

obciążeń Uniwersytetu kosztami mediów;

10) analiza płatności z tytułu zawartych umów oraz stały nadzór nad właściwym

rozliczaniem się najemców;

11) rozliczanie kosztów zużycia mediów oraz rozksięgowywanie ich zgodnie z aktualnymi

informacjami od kierowników jednostek Uniwersytetu oraz od księgowości;

12) gromadzenie danych i wyliczanie kosztów użytkowania budynków oraz prowadzenie

bazy kosztów mediów w budynkach;

13) analiza kosztów zużycia nośników mediów, przygotowywanie prognoz ilościowo –

wartościowych;

14) sporządzanie sprawozdań w zakresie zużycia mediów Uniwersytetu;

15) współpraca w realizacji umów dotacji z urzędów miast i województwa śląskiego;

16) w zakresie zamówień publicznych coroczne opracowywanie planów zamówień na

podstawie zgłaszanych potrzeb, w szczególności: usług porządkowo - czystościowych

(z wyłączeniem pralniczych), szatniarskich i wywozu nieczystości (z wyłączeniem

odpadów niebezpiecznych, podlegających utylizacji);

17) przygotowywanie dokumentacji przetargowej do realizacji usług porządkowo -

czystościowych (z wyłączeniem pralniczych), szatniarskich i wywozu nieczystości

(z wyłączeniem odpadów niebezpiecznych, podlegających utylizacji);

18) współpraca z kierownikami jednostek Uniwersytetu w zakresie prawidłowego opisu

przedmiotu zamówienia oraz ustalenia wartości zamówienia; czuwanie nad

prawidłową realizacją umów zawieranych w wyniku postępowań przetargowych;

19) w zakresie systemu SAP RE:

a) zakładanie i aktywacja umów na podstawie rzeczywistych cech umów najmu,

przyporządkowanie partnerów biznesowych, obiektów najmu oraz zdefiniowanie

warunków czynszowych; sporządzanie miesięcznych kontraktów umów,

b) sporządzanie deklaracji rocznej oraz korekt deklaracji dla podatku od

nieruchomości na podstawie danych zawartych w systemie,

c) dodatkowe rozksięgowanie faktur za media na budynki,

d) prowadzenie ewidencji stanów liczników – odczytów zużycia mediów,

e) sporządzanie raportów porównawczych kosztów i przychodów przypadających na

budynek,

20) nadzór nad eksploatacją budynków i obiektów uczelnianych, w tym:

a) zawieranie umów przyłączeniowych i o dostawę mediów,

b) realizowanie serwisu gwarancyjnego i pogwarancyjnego wyposażenia

technicznego obiektów, w zakresie urządzeń i instalacji eksploatacyjnych

związanych z infrastrukturą budowlaną,

c) koordynacja usuwania awarii,

d) aktywne prowadzenie gospodarki mediami:

sporządzanie bilansów zużycia mediów w celu zawierania umów na ich

dostawę,

proponowanie oraz wdrażanie programów zmierzających do uzyskania

oszczędności w zakresie zarządzania mediami,

wykonywanie analiz techniczno-ekonomicznych w zakresie kosztów

eksploatacji obiektów,

e) prowadzenie i archiwizacja dokumentacji eksploatacyjnej budynków i obiektów,

- 42 -

21) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniami majątkowymi i komunikacyjnymi

w Uniwersytecie.

28. Dział Administracyjno-Gospodarczy Kampusu Katowickiego

Do zakresu zadań:

1) Działu Administracyjno-Gospodarczego Kampusu Katowickiego;

2) Działu Administracyjno-Gospodarczego Kampusu Cieszyńskiego, wymienionego w pkt

24 niniejszego załącznika, poza zakresem zadań określonym w załączniku nr 1 do

zarządzenia nr 57 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 24 września

2007 r., z późn. zm.;

3) Działu Administracyjno-Gospodarczego Kampusu Chorzowskiego, wymienionego

w części B załącznika nr 1A do „Regulaminu Organizacyjnego Administracji

Uniwersytetu Śląskiego”, należy:

a) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania administrowanych obiektów wraz

z przynależnymi terenami zewnętrznymi oraz wyposażeniem poprzez:

bieżącą kontrolę ich stanu technicznego i estetycznego,

realizację prac naprawczych, konserwatorskich i remontowych niewymagających

postępowań przetargowych,

odpowiednie zabezpieczenie obiektów i mienia przed kradzieżą oraz w zakresie

bhp i op.,

b) prawidłowe gospodarowanie powierzonym mieniem w zakresie inwentaryzacji

i kasacji,

c) prowadzenie ewidencji budynków, tworzenie i aktualizacja kartotek lokali,

d) prowadzenie książek obiektów wymaganych Prawem Budowlanym,

e) koordynacja prac firm zewnętrznych w administrowanych budynkach,

f) koordynacja logistyczna w zakresie dostawy towarów i usług,

g) wystawianie faktur, not księgowych oraz opracowywanie dokumentów księgowych,

zgodnie z Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów (dowodów) finansowo-

księgowych w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach,

h) sporządzanie protokołów przekazania oraz odbioru najmowanych lokali i obiektów,

i) obsługa techniczna w ramach doraźnych zadań, zleconych przez kierowników

właściwych jednostek (spotkania, wystawy, koncerty, konferencje itp.),

j) administrowanie miejscami noclegowymi będącymi w dyspozycji jednostki,

k) realizacja innych zadań zleconych związanych ze specyfiką danej jednostki

organizacyjnej,

a ponadto do zakresu zadań Działu Administracyjno-Gospodarczego Kampusu

Chorzowskiego należą sprawy związane ze sporządzaniem oraz ewidencjonowaniem umów

najmu dla jednostek zlokalizowanych w Chorzowie oraz nadzór nad realizacją przychodów

jednostki pochodzących z wynajmu.

Do zakresu zadań Działu Administracyjno-Gospodarczego Kampusu Katowickiego oraz

Działu Administracyjno-Gospodarczego Kampusu Chorzowskiego nie należy

realizacja zadań w zakresie administrowania i obsługi lokalnych sieci komputerowych

oraz systemów informatycznych w administrowanych obiektach.

- 43 -

29. Dział Inwentaryzacji

Do zadań Działu Inwentaryzacji należy:

1) kontrola gospodarowania środkami trwałymi- przeprowadzana metodą spisów

z natury;

2) podział Uniwersytetu na pola spisowe;

3) opracowanie planów inwentaryzacji;

4) prowadzenie ewidencji wykonania planów;

5) kontrola kompletności oznakowania środków trwałych numerami inwentarzowymi;

6) ocena przydatności gospodarczej składników majątku objętych spisem;

7) dokonywanie spisów przy zmianach na stanowiskach pracy osób, którym powierzono

mienie;

8) przyjmowanie deklaracji odpowiedzialności materialnej od pracowników;

9) przekazywanie dokumentacji poinwentaryzacyjnej do Działu Księgowości

Majątkowej i Działu Księgowości Głównej;

10) wzywanie osób materialnie odpowiedzialnych do przedstawienia wyjaśnień

dotyczących ujawnionych po spisie różnic;

11) analiza niedoborów i nadwyżek w oparciu o otrzymane wyjaśnienia;

12) zarządzenie spisu uzupełniającego;

13) sporządzenie protokołu weryfikacyjnego i przekazanie do Działu Księgowości

Głównej;

14) realizowanie gospodarki w zakresie kasacji i utylizacji rzeczowych składników

majątkowych.

30. Kancelaria Ogólna

Do zadań Kancelarii Ogólnej należy:

1) zapewnienie prawidłowego obiegu korespondencji pomiędzy wszystkimi jednostkami

Uniwersytetu;

2) wykonywanie czynności kancelaryjnych w sposób i na zasadach określonych

w instrukcji kancelaryjnej, a w szczególności:

a) przyjmowanie i segregowanie wszelkich przesyłek i korespondencji zewnętrznej

i wewnętrznej wpływającej do Uniwersytetu,

b) rejestrowanie wpływów, ewidencjonowanie rachunków oraz przygotowywanie

propozycji dekretacji pism,

c) przekazywanie do Biura Rektora oraz sekretariatu kanclerza korespondencji

i przesyłek adresowanych do rektora, prorektorów i kanclerza,

d) rozdział pozostałej korespondencji i przesyłek stosownie do podziału

kompetencji,

e) ekspedycja poczty i przesyłek Uniwersytetu, prowadzenie ewidencji pocztowej

listów i przesyłek oraz paczek,

f) prowadzenie książki kontroli opłat pocztowych wykazanych przez maszynę

frankującą;

3) organizowanie i wykonywanie obsługi sekretarskiej związanej z działalnością

kanclerza i jego zastępców;

4) prowadzenie punktu informacyjnego w holu Rektoratu;

5) koordynowanie spraw związanych z prowadzeniem statystyki i sprawozdawczości

w Uniwersytecie.

- 44 -

31. Osiedla Akademickie i Domy Asystenta

Do zadań osiedli akademickich, domów studenta i domów asystenta należy:

1) administrowanie oraz koordynacja i nadzór nad właściwym użytkowaniem

i wyposażeniem obiektów,

2) realizowanie planu zakwaterowania oraz kwaterowanie na podstawie dodatkowych

skierowań, a także kwaterowanie osób bezpośrednio dokonujących rezerwacji

w domach studenckich lub domach asystenta,

3) prowadzenie ewidencji mieszkańców domów studenckich i domów asystenta,

załatwianie spraw meldunkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami,

4) pobieranie opłat za pobyt w domach studenckich i domach asystenta, nadzór nad

terminowym ich uiszczaniem, prowadzenie ewidencji w tym zakresie i sporządzanie

wymaganej sprawozdawczości,

5) zapewnienie wszystkim mieszkańcom i gościom możliwości zapoznania się

z obowiązującymi regulaminami i przepisami wewnętrznymi, kontrola

i egzekwowanie ich przestrzegania,

6) ustalanie szkód i braków w obiektach oraz obciążanie nimi osób, które je

spowodowały,

7) współdziałanie z samorządami obiektów poprzez wzajemne informowanie się

i uzgadnianie ważniejszych decyzji w tym realizacja wniosków mieszkańców i rad

osiedli dotyczących prawidłowego funkcjonowania tych obiektów,

8) udział i współpraca w interwencjach dotyczących nagannych zachowań mieszkańców

oraz innych zdarzeń losowych np. kradzieże, pobicia, włamania, choroby (policja,

pogotowie ratunkowe, ochrona),

9) wykwaterowanie mieszkańców i gości zgodnie z obowiązującymi regulaminami

i przepisami wewnętrznymi,

10) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania obiektów:

a) nadzór nad utrzymaniem bezpiecznego i higienicznego stanu pomieszczeń oraz

terenów zewnętrznych,

b) podejmowanie działań mających na celu utrzymanie sprawności eksploatacyjnej

obiektów,

c) zgłoszenie potrzeb w zakresie niezbędnych remontów, wyposażenia oraz

zabezpieczenia materiałów w tych obiektach.

11) zabezpieczenie mienia przed żywiołami i kradzieżą.

32. Dział Inwestycji i Infrastruktury Budowlanej

1) Do zadań Sekcji Przygotowania i Realizacji Inwestycji i Remontów należy:

a) udział w przygotowaniu projektów związanych z rozwojem infrastruktury;

b) w zakresie planowania inwestycji i remontów:

współpraca z Użytkownikami, w zakresie formalno-prawnym i finansowym,

związana z propozycjami inwestycji i remontów,

sporządzanie propozycji planu inwestycji,

opiniowanie w zakresie formalno-prawnym i finansowym propozycji planu

remontów;

c) w zakresie przygotowywania inwestycji i remontów:

przygotowywanie dokumentów formalno-prawnych i finansowych

dotyczących inwestycji i remontów,

sprawdzanie dokumentów formalno-prawnych i finansowych składanych

przez Wykonawców,

- 45 -

udział w pracach Komisji Przetargowych;

d) w zakresie prowadzenia, rozliczania i nadzoru nad inwestycjami i remontami:

udział jako przedstawiciel inwestora,

dokonywanie odbiorów w zakresie formalno-prawnym i finansowym,

rozliczanie inwestycji i remontów, zgodnie z procedurami inwestora i dotanta,

sporządzanie rozliczeń końcowych kosztów realizowanych inwestycji

i remontów;

e) realizacja wszystkich działań związanych z prowadzonymi projektami w zakresie

infrastruktury;

f) sporządzanie sprawozdawczości w zakresie pracy Sekcji i współpraca

w sporządzaniu sprawozdawczości w zakresie pracy Działu.

2) Do zadań Sekcji Nadzoru Inwestorskiego należy:

a) dokonywanie wymaganych okresowych przeglądów, kontroli stanu technicznego

budynków i obiektów, tworzenie wymaganych raportów oraz zgłaszanie

przeprowadzonych przeglądów do Organów zewnętrznych,

b) w zakresie planowania inwestycji i remontów:

współpraca z Użytkownikami, w zakresie technicznym, związana

z propozycjami inwestycji i remontów,

sporządzanie propozycji planu remontów,

opiniowanie techniczne propozycji planu inwestycji;

c) w zakresie przygotowywania inwestycji i remontów:

przygotowywanie dokumentów technicznych dotyczących inwestycji

i remontów,

sprawdzanie dokumentów technicznych składanych przez Wykonawców,

udział w pracach Komisji Przetargowych,

d) w zakresie prowadzenia, rozliczania i nadzoru nad inwestycjami i remontami:

udział jako inspektor nadzoru inwestorskiego lub przedstawiciel inwestora,

dokonywanie odbiorów technicznych,

kontrola i odbiór dokumentacji technicznych;

e) współpraca, w ramach nadzoru, przy usuwaniu awarii związanych z budynkami

i obiektami,

f) sporządzanie sprawozdawczości w zakresie pracy Sekcji i współpraca

w sporządzaniu sprawozdawczości w zakresie pracy Działu.

33. Dział Logistyki

1) Do zakresu zadań Działu Logistyki należy:

a) realizowanie dostaw i usług w zakresie zgodnym z regulaminem zamówień

publicznych na wniosek jednostek Uniwersytetu w kraju oraz poza granicami

kraju,

b) prowadzenie gospodarki magazynowej Uniwersytetu,

c) zapewnienie jednostkom Uniwersytetu dostępu do materiałów ciągłego użycia

znajdujących się w magazynach Uniwersytetu,

d) zapewnienie usług transportowych.

- 46 -

2) Do zadań Sekcji Dostaw należy:

a) realizowanie dostaw w zakresie aparatury naukowo-badawczej, oprogramowania

komputerowego oraz dostaw poza granicami kraju, na podstawie zawartych

umów,

b) podejmowanie czynności oraz sporządzanie właściwych dokumentów

niezbędnych dla dochodzenia roszczeń z tytułu braków lub wad towarów

ujawnionych w terminie 21 dni od dostawy,

c) ustalanie warunków i terminów dostaw,

d) nadzór nad zakupem i odbiorem towarów,

e) kompletowanie i przekazywanie wnioskodawcom odpowiedniej, aktualnej

gwarancji, instrukcji, dokumentacji eksploatacyjno-wdrożeniowej, z wyjątkiem,

gdy dostawa posiada gwarancję zbiorczą załączoną do postępowania,

f) bieżące gromadzenie ofert, katalogów oraz informacji o towarach, producentach,

wykonawcach, śledzenie kierunków rozwoju,

g) obsługiwanie imprez uniwersyteckich w zakresie nagłośnienia i tłumaczenia

symultanicznego oraz realizowanie zleceń spoza Uniwersytetu.

3) Do zadań Sekcji Usług należy:

a) realizowanie usług związanych z prawidłowym funkcjonowaniem Uniwersytetu

oraz dla zachowania ciągłości procesów dydaktycznych i badawczych (usługi

hotelarskie, gastronomiczne, tłumaczenia, szkoleniowe, pralnicze, szewskie,

naprawy mebli, rolet, żaluzji), w tym realizowanie serwisu gwarancyjnego

i pogwarancyjnego wyposażenia technicznego obiektów w zakresie ruchomych

środków trwałych,

b) realizowanie usług związanych z: wynajmem obiektów lub pomieszczeń na cele

dydaktyczne, sportowe lub okolicznościowe oraz dóbr ruchomych, a także w

zakresie usług niezastrzeżonych dla innych jednostek Uniwersytetu,

c) realizowanie usług poza granicami kraju,

d) realizowanie usług związanych z projektami (wyłonienie zespołu zarządzającego

projektem, wyłonienie opiekunów naukowych, ekspertów zewnętrznych,

recenzentów, nadzoru naukowego, wyłonienie organizatora warsztatów,

wyłonienie wykonawcy do przeprowadzenia badań ankietowych, wyłonienie

wykonawcy na organizację konkursów, szkoleń, seminariów, zakwaterowanie

uczestników staży),

e) realizowanie usług związanych z oprogramowaniem komputerowym,

f) prowadzenie w odpowiednich Urzędach Celnych spraw w zakresie dostaw i usług

stanowiących przedmiot działalności Działu Logistyki,

g) prowadzenie z wykonawcami ustaleń dotyczących podpisania umowy na

realizację usług,

h) nadzór nad realizacją i odbiorem usług,

i) realizowanie usług na podstawie wniosków, zgodnie z wybraną i zatwierdzoną

przez Dział Zamówień Publicznych procedurą przewidzianą w ustawie - Prawo

zamówień publicznych oraz innymi obowiązującymi w tym zakresie przepisami,

j) bieżące gromadzenie ofert, katalogów oraz informacji o usługach, producentach,

wykonawcach, śledzenie kierunków rozwoju,

k) ustalanie warunków i terminów realizacji usług innych niż wynikających z umów,

- 47 -

l) podejmowanie czynności oraz sporządzanie właściwych dokumentów

niezbędnych dla dochodzenia roszczeń z tytułu wadliwej realizacji usług, jak

również prowadzenie spraw dotyczących reklamacji realizowanych usług;

4) Do zadań Sekcji Ewidencji i Rozliczeń należy:

a) weryfikacja elektroniczna wniosków w systemie SAP skierowanych do Działu

Logistyki,

b) uruchamianie w systemie SAP wniosków składanych w formie dokumentu,

c) wstępne wprowadzenie faktur i faktur korygujących do systemu SAP,

d) wykonywanie czynności koniecznych dla utrzymania poprawności danych

wprowadzanych w module MMI w systemie SAP, w tym modyfikacja lub

kasowanie błędnie wprowadzonych dokumentów lub danych,

e) wykonywanie czynności związanych z ewidencjonowaniem, rozliczaniem

i zdawaniem dokumentów finansowo - księgowych,

f) kompletowanie posiadanej dokumentacji koniecznej do przeprowadzenia kontroli,

w tym również dla potrzeb kontroli realizacji projektów unijnych,

g) prowadzenie (w formie elektronicznej) ewidencji zabezpieczenia należytego

wykonania umów realizowanych w Dziale Logistyki,

h) przygotowywanie i sporządzanie zestawień i rozliczeń z przebiegu realizacji

dotacji z funduszy przeznaczonych na naukę,

i) dokonywanie zgłoszeń INTRASTAT,

j) archiwizacja dokumentacji Działu Logistyki oraz współpraca z pracownikami

Archiwum Uniwersytetu,

k) zapewnienie transportu towarów i usług, a w szczególności:

realizowanie zleconych dostaw i przewóz osób w oparciu o otrzymane zlecenia

pisemne i elektroniczne,

prowadzenie spraw związanych z gospodarką i eksploatacją pojazdów

samochodowych, kontrolą kart drogowych, rozliczeniem materiałów pędnych,

świadczenie usług transportowych na rzecz Uczelni,

realizacja przydzielonych zadań zgodnie z przepisami ustawy Prawo

Zamówień Publicznych,

prowadzenie przeglądów technicznych samochodów kolumny transportowej,

prowadzenie remontów i napraw samochodów służbowych.

5) Do zadań Sekcji Gospodarki Magazynowej należy:

a) zabezpieczenie jednostek organizacyjnych Uniwersytetu w materiały –

przyjmowanie, magazynowanie i wydawanie materiałów ciągłego użycia

zamawianych przez magazyny,

b) uzupełnianie stanów magazynowych na podstawie wniosków na dostawę

i zamówień składanych w ramach realizowanej umowy, w oparciu o stan

materiałów i analizę potrzeb jednostek Uniwersytetu,

c) przyjmowanie i wydawanie materiałów zamówionych przez realizatorów dla

jednostek organizacyjnych Uniwersytetu – np. materiałów promocyjnych, druków

ścisłego zarachowania związanych z przebiegiem studiów,

- 48 -

d) przyjmowanie, magazynowanie i wydawanie materiałów z magazynów zgodnie

z metodą FIFO oraz zwrotów materiałów, zwracając jednocześnie uwagę na

terminy przydatności materiałów,

e) kontrola jakościowa i ilościowa dostarczonych materiałów,

f) przeprowadzanie w programie SAP elektronicznych procedur obsługi

dokumentów m.in.: zapotrzebowanie, zamówienie oraz dokumentów obrotu

magazynowego PZ, RW, MM, LK, ZD, ZW do RW, Pt, WZ sprzedaż, faktury

korygujące,

g) prowadzenie obrotu materiałowego stanowiącego element bilansu księgowego

oraz podlegającego inwentaryzacji,

h) odbiór, przechowywanie i wydawanie alkoholu etylowego zwolnionego z podatku

akcyzowego, podległego kontroli Urzędu Celnego, prowadzenie księgi obrotu

alkoholem,

i) indeksowanie – opracowanie indeksów w elektronicznym programie SAP na

potrzeby związane z obrotem materiałów magazynowych, generowanie raportów

w systemie SAP,

j) planowanie – tworzenie raz w roku listy materiałów ciągłego użycia w oparciu

o roczną analizę przychodu i rozchodu materiałów w magazynach, wnioskowanie

o zakupy materiałów ciągłego użycia zgodnie z planem rocznym,

k) analiza zapasów materiałów niechodliwych w magazynach i dbanie o ich bieżące

upłynnianie,

l) sporządzanie tabulogramów dla potrzeb Działu Księgowości Majątkowej oraz

magazynów celem uzgodnienia stanów magazynowych z ewidencją księgową.

34. Dział Zamówień Publicznych

1) Do zadań Działu Zamówień Publicznych należy:

a) w zakresie planowania:

sporządzanie planu zamówień publicznych w zakresie wymaganym ustawą

Prawo Zamówień Publicznych,

b) w zakresie przygotowania:

merytoryczna i formalna ocena oraz weryfikacja wniosków o potrzebie

udzielenia zamówienia publicznego,

2) w zakresie prowadzenia postępowań:

a) wnioskowanie o powołanie komisji przetargowych oraz organizacja i kierowanie

ich pracą,

b) sporządzanie pełnej dokumentacji niezbędnej do przeprowadzenia postępowania

(ogłoszenia, specyfikacja istotnych warunków zamówienia, propozycja umowy),

c) przygotowywanie stanowisk w sprawie odwołań oraz reprezentowanie uczelni

przed Zespołem Arbitrów,

d) gromadzenie i kompletowanie dokumentacji do celów archiwalnych,

3) Inne:

a) sporządzanie opinii z zakresu Prawa Zamówień Publicznych,

b) merytoryczna pomoc jednostkom ubiegającym się o zamówienie publiczne.

- 49 -

35. Dział Projektów

Do zadań Działu Projektów należy:

1) w zakresie działalności informacyjno-doradczej:

a) wyszukiwanie, gromadzenie, rozpowszechnianie wiedzy i informacji wśród

społeczności akademickiej o międzynarodowych i europejskich programach

i grantach badawczych, programach strukturalnych oraz innych programach

dedykowanych dla szkolnictwa wyższego, wspierających działalność naukową

i dydaktyczną niezależnie od źródła ich finansowania,

b) gromadzenie i przekazywanie informacji władzom Uniwersytetu o możliwościach

finansowania przedsięwzięć o charakterze ogólnouczelnianym,

c) prowadzenie i aktualizacja strony internetowej działu zawierającej między innymi

informacje i linki o prowadzonych w Uniwersytecie projektach, przepisach

i wszelkich dokumentach wewnętrznych i zewnętrznych, oraz wskazówki

i przykłady dotyczące aplikowania i wnioskowania,

d) współdziałanie z Działem Informacji i Promocji, rzecznikiem prasowym,

kierownictwem projektów w informowaniu o projektach realizowanych

w Uniwersytecie, finansowanych lub współfinansowanych ze środków

pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej oraz z innych środków

europejskich i międzynarodowych, krajowych z wyłączeniem krajowych

projektów badawczych, w tym bieżące umieszczanie i aktualizowanie stosownych

informacji w portalu us.edu.pl,

e) organizowanie szkoleń, warsztatów oraz spotkań informacyjnych dla

pracowników Uniwersytetu oraz udzielanie indywidualnych porad pracownikom

w zakresie pozyskiwania środków i realizacji projektów;

2) w zakresie koordynowania komunikacji i kontaktów z odpowiednimi instytucjami

zewnętrznymi:

a) współpraca z regionem oraz władzami samorządowymi w zakresie wykorzystania

zewnętrznych środków finansowych,

b) utrzymywanie kontaktów z przedstawicielami instytucji zarządzających,

pośredniczących i wdrażających fundusze strukturalne, europejskie

i międzynarodowe, punktami kontaktowymi,

c) zgłaszanie i rejestracja Uniwersytetu w odpowiednich gremiach i inicjatywach;

3) w zakresie nadzoru i uczestnictwa w procesach przygotowania i opracowania

aplikacji o dofinansowanie:

a) nadzór nad procesami wewnętrznymi związanymi z przygotowywaniem

wniosków aplikacyjnych dla projektów w porozumieniu z odpowiednimi

jednostkami administracji ogólnouczelnianej,

b) niezwłoczne informowanie Prorektora ds. Badań Naukowych o zagrożeniach

w procesach aplikowania i wnioskowania,

c) weryfikacja niżej wymienionych dokumentów na etapie ich przygotowywania

w zakresie zgodności z wytycznymi instytucji organizujących i zarządzających

danym postępowaniem konkursowym lub aplikacyjnym:

wniosku o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami,

umowy wspólnego przedsięwzięcia (umowy konsorcjum, umowy,

partnerstwa), jeżeli projekt jest realizowany wspólnie przez kilka podmiotów,

umowy o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami,

- 50 -

d) udział w przygotowywaniu części formalnej składanych wniosków

o dofinansowanie projektów, we współpracy z jednostkami administracji

ogólnouczelnianej,

e) weryfikacja wniosków o dofinansowanie projektów pod kątem kwalifikowalności

wydatków i prawidłowości ich sporządzania,

f) przedkładanie zweryfikowanych przez odpowiednie jednostki

administracji ogólnouczelnianej wniosków o dofinansowanie projektów

Rektorowi lub upoważnionemu Prorektorowi oraz Kwestorowi do akceptacji,

g) składanie wniosków o dofinansowanie projektów ogólnouczelnianych

w odpowiednich instytucjach, z zachowaniem odpowiednich terminów,

h) prowadzenie rejestru i bazy danych z informacjami o składanych wnioskach

projektowych i ich statusie oraz postępie w realizacji a także gromadzenie

odpowiedniej dokumentacji papierowej;

4) w zakresie monitoringu i nadzoru nad realizacją projektów:

a) sporządzanie wniosków o płatność w części finansowej z realizacji projektów

oraz współpraca z kierownictwem projektów w tym zakresie,

b) prowadzenie ewidencji wniosków projektowych i projektów w module SCI

zintegrowanego systemu informatycznego zarządzania uczelnią,

c) monitorowanie ryzyka w realizacji projektów oraz niezwłoczne informowanie

o zagrożeniach kierownika jednostki wnioskującej i realizującej, kierownictwo

projektu oraz Prorektora ds. Badań Naukowych,

d) sporządzanie okresowych sprawozdań dla potrzeb władz Uniwersytetu i jednostek

zewnętrznych w zakresie działalności działu,

e) sporządzanie sprawozdań zbiorczych dotyczących udziału Uniwersytetu w

projektach finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących

z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej, innych środków europejskich

i międzynarodowych oraz krajowych z wyłączeniem krajowych projektów

badawczych,

f) zakładanie projektów w module SCI,

g) udział w audytach i kontrolach projektów.

36. Biuro ds. Projektów Ogólnouczelnianych

Zakres działania Biura ds. Projektów Ogólnouczelnianych (BPO):

1) prowadzenie bieżącej obsługi administracyjnej projektów ogólnouczelnianych,

przypisanych do realizacji przez BPO;

2) opracowywanie przy współpracy z członkami zespołów zarządzających projektami

regulaminów i formularzy niezbędnych do realizacji wymienionych w pkt. 1

projektów;

3) prowadzenie i archiwizacja dokumentacji wymienionych w pkt. 1 projektów, zgodnie

z umową o dofinansowanie oraz wytycznymi programu, z jakiego są dofinansowane,

a także zgodnie z obowiązującym prawem i uregulowaniami wewnętrznymi

Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach;

4) monitorowanie zgodności realizacji projektów z aktualnie obowiązującymi

wytycznymi programu, z jakiego są dofinansowane oraz z umową o dofinansowanie;

5) sporządzanie i składanie wniosków o płatność w zakresie merytorycznym

oraz finansowym, w uzgodnieniu odpowiednio z właściwymi jednostkami

- 51 -

administracji ogólnouczelnianej i członkami zespołu zarządzającego danym projektem

w systemie SL2014;

6) organizacja i nadzór nad realizacją działań z zakresu promocji projektów, zgodnie

z obowiązującymi wytycznymi programu z jakiego są dofinansowane;

7) udział w kontrolach i audytach, przygotowywanie dokumentów i wyjaśnień

dla instytucji kontrolującej we współpracy z członkami zespołu zarządzającego

danego projektu.

37. Dział Księgowości Głównej

Do zadań Działu Księgowości Głównej należy:

1) prowadzenie rachunkowości Uniwersytetu w zakresie wynikającym z obowiązujących

przepisów prawa:

a) podatkowego,

b) ustawy o rachunkowości,

c) ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym,

d) uczelnianego planu kont, w obszarach działalności podstawowej, badawczej,

pomocniczej, Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i Funduszu Pomocy

Materialnej dla studentów,

2) kontrola formalno – rachunkowa dokumentów;

3) dekretacja i księgowanie dokumentów księgowych;

4) analiza kont Księgi Głównej;

5) sporządzanie zeznań i deklaracji podatkowych z zakresu pracy działu;

6) prowadzenie windykacji wierzytelności;

7) sporządzenie sprawozdania finansowego i innych sprawozdań GUS, MNiSW i innych;

8) archiwizowanie dokumentów księgowych;

9) administrowanie Uczelnianym Planem Kont.

38. Dział Księgowości Projektów

Do zadań Działu Księgowości Projektów należy:

1) prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej dla poszczególnych projektów;

2) realizacja płatności dla poszczególnych projektów;

3) analiza zapisów księgowych według kont projektów;

4) ewidencja i kontrola środków finansowych na kontach bankowych projektów;

5) kontrola poprawności i zgodności z zapisami księgowymi części finansowej

wniosków o dofinansowanie projektów oraz raportów okresowych i końcowych;

6) kontrola prawidłowego obiegu dokumentów księgowych;

7) prowadzenie ewidencji i archiwizacji dokumentów księgowych poszczególnych

projektów;

8) opracowywanie polityk rachunkowości dla poszczególnych projektów.

39. Dział Finansowy

Do zadań Działu Finansowego należy:

1) obsługa kasowa Uniwersytetu w zakresie wpłat i wypłat wszystkich rodzajów

wynagrodzeń, stypendiów, innych należności i zobowiązań Uniwersytetu,

prowadzenie dokumentacji obrotu kasowego,

- 52 -

2) obsługa bankowa Uniwersytetu w zakresie sporządzania przelewów w systemie Multi

Cash, bieżąca kontrola dokumentacji bankowej, zakładanie lokat krótko-

i długoterminowych,

3) realizacja transakcji dewizowych,

4) kontrola dokumentów wynikających z zobowiązań Uniwersytetu i realizacja ich

płatności,

5) sporządzanie zestawień do wypłaty wynagrodzeń i stypendiów oraz kontrola

rozliczenia wypłaty,

6) kontrola formalna i rachunkowa wszelkich dowodów źródłowych oraz przygotowanie

do wypłaty przelewem lub gotówką zobowiązań z tytułu rozliczeń wyjazdów

służbowych i pozostałych rozliczeń,

7) wystawianie faktur sprzedaży wg wpływów na rachunek,

8) ewidencja i kontrola druków ścisłego zarachowania,

9) monitorowanie zapłat i windykacja należności,

10) analiza rozrachunków z zakresie delegacji służbowych, zaliczek,

11) sporządzanie sprawozdań z zakresu pracy Działu oraz raportowanie danych,

12) archiwizacja dokumentów księgowych.

40. Dział Płac

Do zadań Działu Płac należy:

1) w zakresie obliczania wynagrodzeń:

naliczanie oraz rozliczanie w systemie płacowym wypłat wynagrodzeń

z osobowego i bezosobowego funduszu plac oraz zasiłków z ubezpieczenia

społecznego dla pracowników Uniwersytetu oraz osób spoza Uniwersytetu,

2) w zakresie obowiązków wobec ZUS i NFZ:

a) naliczanie i odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne,

b) przygotowywanie miesięcznej deklaracji rozliczeniowej z ZUS oraz imiennych

raportów osób ubezpieczonych,

c) obsługa elektronicznego systemu przekazu danych z ZUS „PŁATNIK”,

d) przygotowywanie dokumentacji płacowej do ZUS dla osób wnioskujących

o emeryturę lub rentę oraz dokumentacji dla celów naliczenia kapitału

początkowego,

3) w zakresie wypełniania obowiązków wobec Urzędu Skarbowego:

a) naliczanie i odprowadzenie zaliczek na podatek dochodowy od osób

fizycznych,

b) przygotowywanie rozliczeń PIT 8/11, dla wszystkich osób uzyskujących

przychody w Uniwersytecie,

c) obsługa podatkowa cudzoziemców,

4) w zakresie obsługi Pracowniczego Programu Emerytalnego:

naliczenie i odprowadzanie składek członków PPE oraz ich rozliczanie,

5) w zakresie sprawozdawczości i analizy:

a) opracowywanie i przygotowywanie raportów danych placowych,

b) kontrola i ewidencja limitów funduszu premiowego oraz funduszu nagród,

c) sporządzanie sprawozdań z zakresu wynagrodzeń.

- 53 -

41. Dział Księgowości Majątkowej

Do zadań Działu Księgowości Majątkowej należy:

1) prowadzenie centralnej ewidencji majątku Uniwersytetu w systemie SAP:

a) środków trwałych,

b) wartości niematerialnych,

c) wyposażenia;

2) kontrola formalna i rachunkowa dowodów obrotu środków trwałych;

3) uzgodnienia systemowe rejestrów faktur występujących w obrocie środkami trwałymi

wartości niematerialnych i prawnych;

4) miesięczne uzgadnianie stanów majątkowych środków trwałych, wartości

niematerialnych i prawnych w syntetyce i analityce, księgowanie amortyzacji

i umorzenia;

5) współpraca z użytkownikami majątku oraz uzgadnianie stanów środków trwałych;

6) rozliczanie osób materialnie odpowiedzialnych;

7) rozliczanie spisów z natury majątku Uniwersytetu i różnic protokołów

weryfikacyjnych;

8) prowadzenie wszelkich rozliczeń księgowych i zmian w ewidencji na podstawie

dowodów rozchodu;

9) weryfikacja wniosków z typem dekretacji S, na podstawie załącznika 4D;

10) prowadzenie rejestru 6 - faktury zakupu środków trwałych i inwestycji;

11) prowadzenie, rozliczanie i uzgadnianie ewidencji wartościowo - ilościowej

niskocennych składników majątku;

12) uzgadnianie w wyznaczonych okresach stanów księgozbiorów wszystkich bibliotek

Uniwersytetu;

13) prowadzenie, rozliczanie i uzgadnianie ewidencji księgowej materiałów i wyrobów

gotowych w magazynach Uniwersytetu;

14) kontrola rachunkowa dokumentów magazynowych występujących w obrocie

magazynowym;

15) sporządzanie oraz uzgadnianie stanów obrotów magazynowych w systemie;

16) nanoszenie dekretacji i numeru księgowego na dokumenty magazynowe;

17) rejestracja wydatków strukturalnych dotyczących dokumentów magazynowych na

kontach pozabilansowych 905;

18) weryfikacja raportów stanu wykorzystania materiałów wydanych do przerobu

i druków dydaktycznych (wyjaśnianie różnic);

19) tworzenie i księgowanie dowodów MM na podstawie protokołu zdawczo –

odbiorczego materiałów w przerobie i druków ścisłego zarachowania;

20) kontrola rachunkowa kompletu dokumentów dotyczących likwidacji materiałów;

21) prowadzenie rejestru likwidowanych materiałów - ewidencja protokołów likwidacji;

22) analiza i księgowanie odchyleń od cen ewidencyjnych materiałów;

23) sporządzanie i uzgadnianie zestawień dostaw niefakturowanych i towarów w drodze;

24) prowadzenie ewidencji i rozliczanie konta „Materiały w przerobie”, rozliczanie osób

materialnie odpowiedzialnych za przerób materiałów;

25) prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania, rozliczanie osób materialnie

odpowiedzialnych za druki;

26) sporządzanie miesięcznych zestawień aparatury i laboratoriów Uniwersytetu;

27) prowadzenie sprawozdawczości w zakresie stanów majątku;

28) prowadzenie sprawozdawczości w systemie Polon;

29) przygotowywanie danych do pliku JPK w zakresie gospodarki magazynowej;

30) archiwizacja dokumentów księgowych.

- 54 -

42. Dział Budżetowania i Kontrolingu

Do zadań Działu Budżetowania i Kontrolingu należy:

1) w zakresie planowania i budżetowania:

a) koordynowanie spraw związanych z pozyskiwaniem i przekazywaniem danych do

MNiSW niezbędnych do podziału dotacji podstawowej,

b) koordynowanie spraw związanych z pozyskiwaniem danych niezbędnych do

podziału dotacji podstawowej na Jednostki UŚ biorące udział w wypracowaniu

dotacji wg algorytmu ministerialnego,

c) obliczanie wskaźników UŚ poszczególnych składników dotacji MENiW

podstawowej oraz prowadzenie statystyki w tym zakresie,

d) podział dotacji wg wskaźnika udziału oraz przekazanie informacji Dziekanom

Wydziałów i Kierownikom pozostałych jednostek organizacyjnych biorących

udział w jej wypracowaniu,

e) udział w opracowaniu założeń formalnych planowania budżetu UŚ (prowizorium

budżetowe, plan rzeczowo-finansowy, zmiana planu rzeczowo – finansowego), w

tym sporządzanie zestawień i analiz kont kosztowych i przychodowych

poszczególnych jednostek organizacyjnych UŚ oraz wg rodzaju działalności pod

kątem założeń budżetowych,

f) współpraca z jednostkami organizacyjnymi UŚ w zakresie opracowania

prowizorium budżetowego, planu rzeczowo-finansowego oraz zmian

dokonywanych w budżecie,

g) opracowanie zbiorczego prowizorium budżetowego, planu rzeczowo-finansowego,

zmiany planu rzeczowo-finansowego na potrzeby wewnętrzne oraz przedłożenie do

zaopiniowania Senackiej Komisji ds. Budżetu i Finansów,

h) opracowanie planu rzeczowo-finansowego, zmiany planu rzeczowo-finansowego

na formularzach ministerialnych jako wymóg MNiSW i MF,

i) sporządzenie sprawozdań (w tym wykonanie planu rzeczowo – finansowego,

przygotowanie prognozy budżetowej na kolejne lata, wypełnianie ankiet, etc. ) na

formularzach zewnętrznych i przekazywanie wymaganych dany do instytucji

zewnętrznych,

j) prowadzenie sprawozdawczości finansowej w systemie POLON,

k) bieżące i okresowe sporządzanie sprawozdań z wykonania planu rzeczowo-

finansowego w podziale wg kont kosztowych oraz jednostek organizacyjnych UŚ,

l) prowadzenie poza systemowych plików ( w tym: excel) w celu opracowywania

formularzy, raportów, zestawień ad hoc,

m) koordynacja w zakresie gromadzenia danych do analiz zleconych przez Władze

Uniwersytetu,

n) przygotowywanie materiałów na posiedzenia Senackiej Komisji ds. Budżetu

i Finansów oraz posiedzenia Senatu UŚ. Współpraca z jednostkami

organizacyjnymi UŚ oraz Władzami UŚ w tym zakresie;

2) w zakresie kontrolingu:

a) zarzadzanie obiektami kontrolingowymi rzeczywistymi i statystycznymi

w działalności dydaktycznej i w działalności badawczej (rodzaje kosztów, MPK,

Zlecenia, el. PSP),

- 55 -

b) zakładanie, wprowadzanie bieżących zmian oraz kontrola budżetów w działalności

dydaktycznej oraz w działalności badawczej,

c) obsługa rezerwacji funduszy w każdym rodzaju działalności (w tym weryfikacja

wniosków w zakresie poprawności dekretacji kontrolingowej oraz dostępności

środków w budżecie),

d) akceptowanie dowodów księgowych dla potrzeb ujęcia ich w księgach

rachunkowych,

e) współpraca z jednostkami organizacyjnymi UŚ w zakresie prawidłowych zapisów

na obiektach kontrolingowych,

f) przeksięgowania kosztów i przychodów pomiędzy obiektami kontrolingowymi

w zakresie poszczególnych rodzajów działalności (noty wewnętrzne, koszty

pośrednie),

g) bieżąca analiza kosztów i kontrola wykonania budżetu w tym na poszczególnych

obiektach kontrolingowych,

h) weryfikacja rozliczeń konferencji oraz współpraca z jednostkami organizacyjnymi

UŚ w tym zakresie,

i) ewidencja kluczy rozliczeniowych oraz księgowanie wskaźników statystycznych,

j) okresowe rozliczanie kosztów działalności socjalnej i bytowej,

k) okresowe rozliczanie kosztów działalności badawczej na konta wynikowe księgi

głównej,

l) okresowe rozliczanie kosztów działalności dydaktycznej w podziale na studia

stacjonarne i studia niestacjonarne na konta wynikowe księgi głównej,

m) uzgodnienie kręgu kosztów w obszarze kontrolingu UŚ danego okresu

rozliczeniowego, zamknięcie oraz zablokowanie w systemie SAP.

- 56 -

Załącznik nr 5 do Regulaminu Organizacyjnego Administracji Uniwersytetu Śląskiego

Zakresy zadań jednostek administracyjnych w Wydziałach

I. Dziekanaty

II. Sekretariaty

III. Działy i Sekcje Administracyjno – Gospodarcze

I. Dziekanaty

Do zadań dziekanatów należy:

w zakresie organizacji toku studiów realizowanych przez wydział:

1. zapewnienie pod względem administracyjnym właściwej organizacji toku studiów na

wszystkich rodzajach studiów prowadzonych w ramach wydziału,

2. prowadzenie dokumentacji przebiegu studiów oraz ewidencji druków związanych

z przebiegiem studiów jako druków ścisłego zarachowania,

3. zakładanie, prowadzenie oraz właściwe przechowywanie akt osobowych studentów,

4. załatwianie bieżących spraw studentów, a w szczególności: wydawanie studentom

legitymacji, indeksów, dyplomów, zaświadczeń i innych dokumentów,

5. prowadzenie księgi dyplomów,

6. prowadzenie ewidencji studentów dotyczącej stosunku do powszechnej służby

wojskowej,

w zakresie spraw osobowych pracowników:

1. kompletowanie dokumentów niezbędnych do uzyskania stopni i tytułów naukowych,

2. prowadzenie ewidencji otwartych i zakończonych przewodów doktorskich,

3. prowadzenie czynności administracyjnych związanych z obroną prac doktorskich

i habilitacyjnych,

4. prowadzenie dokumentacji dotyczącej rozwoju kadry naukowo – dydaktycznej,

5. terminowe sporządzanie wykazów obciążeń pracowników naukowo – dydaktycznych,

w zakresie spraw socjalno – bytowych studentów i doktorantów:

1. kompletowanie i przygotowywanie dokumentów stanowiących podstawę do decyzji

dziekana o przyznaniu, wstrzymaniu lub cofnięciu pomocy materialnej,

2. sporządzanie list stypendialnych, sprawdzanie ich pod względem formalno –

rachunkowym i merytorycznym,

3. prowadzenie spraw związanych z odpłatnością za studia,

w zakresie organizacji prac wydawniczych oraz wyjazdów pracowników:

1. zbieranie materiałów do opracowania rocznego planu wydawniczego wydziału,

2. zbieranie danych do opracowania planów krajowych i zagranicznych wyjazdów

pracowników,

w zakresie spraw organizacyjnych:

1. przygotowywanie korespondencji związanej z działalnością władz wydziału,

2. obsługa administracyjna posiedzeń organów kolegialnych wydziału,

3. właściwe zabezpieczenie, przechowywanie i używanie pieczęci, pieczątek i druków

ścisłego zarachowania pozostających w dziekanacie,

- 57 -

4. nadzór merytoryczny nad sekretariatami instytutów i katedr w zakresie spraw

dotyczących toku studiów oraz prowadzenia dokumentacji osobowej pracowników

jednostki,

5. prowadzenie rejestru skarg i wniosków składanych do dziekana wydziału,

6. sporządzanie umów cywilnoprawnych dotyczących dydaktyki oraz stopni i tytułów

naukowych a także prowadzenie ich ewidencji,

7. wykonywanie zadań zleconych przez kierownika jednostki w zakresie przygotowania

i realizacji planu rzeczowo – finansowego wydziału oraz gospodarki finansowej,

8. współdziałanie z jednostkami administracji ogólnouczelnianej w zakresie spraw

merytorycznie przez nie prowadzonych.

II. Sekretariaty

Do zadań sekretariatów należy:

1. w zakresie organizowania i wykonywania obsługi biurowej związanej z działalnością

jednostki:

1) przygotowywanie korespondencji,

2) obsługa administracyjna posiedzeń organów kolegialnych jednostki,

3) planowanie zakupów materiałów dla potrzeb jednostki,

4) sporządzanie umów cywilnoprawnych i prowadzenie ich ewidencji,

5) załatwianie wszelkich formalności związanych z zatwierdzaniem i rozliczaniem

wyjazdów służbowych,

6) prowadzenie ewidencji umów o prace naukowo – badawcze, ewidencji dochodów

i wydatków w tym zakresie, dopilnowanie terminowego obiegu dokumentów

związanych z wykonywaniem umów o prace naukowo – badawcze,

7) wykonywanie zadań dotyczących przygotowania i realizacji planu rzeczowo –

finansowego jednostki,

2. w zakresie zadań związanych z obsługą toku studiów oraz prowadzenia dokumentacji

osobowej pracowników jednostki:

1) przygotowywanie pod względem organizacyjno – technicznym sesji

egzaminacyjnych,

2) sporządzanie harmonogramu zajęć,

3) przygotowywanie wykazów obciążeń nauczycieli akademickich,

4) kompletowanie dokumentów niezbędnych do uzyskania stopni i tytułów naukowych,

5) prowadzenie czynności organizacyjnych związanych z obroną prac doktorskich

i habilitacyjnych,

lub

3. realizowanie innych zadań istotnych z punktu widzenia rozwoju i osiągania celów

strategicznych tej jednostki organizacyjnej, określonych przez dziekana.

III. Działy i Sekcje Administracyjno - Gospodarcze

Do zadań działów i sekcji administracyjno – gospodarczych należy:

w zakresie zapewnienia prawidłowego funkcjonowania obiektów:

1. nadzór nad utrzymaniem bezpiecznego i higienicznego stanu obiektów, czystości

wewnątrz i na zewnątrz obiektów, zagospodarowaniem terenów zielonych,

2. podejmowanie działań mających na celu utrzymanie sprawności eksploatacyjnej

obiektów oraz ciągłą dostawę nośników energetycznych,

- 58 -

3. zgłaszanie potrzeb w zakresie niezbędnych remontów obiektów i urządzeń,

4. wnioskowanie o zapewnienie funkcjonowania umów serwisowych na wszelkie usługi

niezbędne dla prawidłowego wykonywania zadań jednostki organizacyjnej,

5. prowadzenie książek obiektów wymaganych Prawem Budowlanym.

w zakresie zabezpieczenia mienia jednostki organizacyjnej:

1. zabezpieczenie mienia przed pożarem,

2. zabezpieczenie mienia przed kradzieżą i włamaniem,

3. prowadzenie magazynów podręcznych,

4. prowadzenie ewidencji inwentarzowej w administrowanych obiektach,

5. wnioskowanie o likwidację zniszczonych środków trwałych, przygotowywanie

sprzętu do kasacji, realizacja wniosków zawartych w protokołach kasacji,

w zakresie realizacji obowiązujących zasad gospodarki finansowej jednostki organizacyjnej:

1. udział w opracowywaniu planu rzeczowo – finansowego jednostki,

2. nadzór i kontrola nad uruchamianiem wydatków zgodnych z planem rzeczowo -

finansowym jednostki organizacyjnej,

3. nadzór i kontrola wydatków związanych z kosztami funkcjonowania obiektów – ścisłe

przestrzeganie obowiązujących procedur kontroli finansowej,

4. nadzór nad realizacją przychodów jednostki pochodzących z wynajmu pomieszczeń,

współdziałanie z jednostkami administracji ogólnouczelnianej w zakresie spraw

merytorycznie przez nie prowadzonych.