REGOLAMENTO PER LA CERTIFICAZIONE DEGLI ISTITUTI DI ... · REGOLAMENTO PER LA CERTIFICAZIONE DEGLI ISTITUTI DI VIGILANZA PRIVATA PROC-018 Rev 0 ... (fissa con utilizzo anche di unità

REGOLAMENTO PER LA CERTIFICAZIONE DEGLI ISTITUTI DI

VIGILANZA PRIVATA

PROC-018 Rev 0

REV. MODIFICHE REDATTO VERIFICATO APPROVATO DATA

0 Ricodifica PROC-080 GL GA FG 09/09/2015

INDICE 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE 2. RIFERIMENTI 3. TERMINI E DEFINIZIONI 4. GENERALITÀ 5. PERSONALE IMPIEGATO

6. OFFERTA, ORDINE, APERTURA COMMESSA 7. ESAME DELLA DOCUMENTAZIONE E CERTIFICAZIONE 8. RILASCIO DEL CERTIFICATO DI CONFORMITÀ 9. DURATA E CONDIZIONI DI VALIDITÀ DELLA CERTIFICAZIONE 10. IMPEGNI E DOVERI DELL’ANCCP CA 11. IMPEGNI E DOVERI DEL CLIENTE CERTIFICATO 12. SOSPENSIONE E/O REVOCA DELLA CERTIFICAZIONE 13. RECLAMI AI CLIENTI

14. RECLAMI E RICORSI 15. RISERVATEZZA


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1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE

Il presente regolamento definisce le modalità operative che ANCCP Certification Agency (di seguito ANCCP CA) ed i Clienti mettono in atto per le attività di Certificazione di conformità degli istituti di vigilanza privata e delle centrali operative, dei relativi servizi e dei materiali utilizzati in conformità alle norme e decreti riportai al paragrafo 2. Sull'applicazione del presente Regolamento sorveglia il Comitato per la Salvaguardia dell’Imparzialità (CSI), organo collegiale nominato dal Consiglio di Amministrazione di ANCCP CA e costituito da esponenti delle principali parti interessate alla certificazione (operatori del settore, utenti/consumatori, Autorità di regolazione). ANCCP CA opera in modo da evitare qualsiasi discriminazione nei confronti delle Aziende, non svolge attività di consulenza né altre attività di progettazione e/o costruzione dei centri di

monitoraggio e di ricezione di allarme che potrebbe compromettere il carattere di riservatezza, obiettività ed imparzialità nel processo di certificazione. Con il presente regolamento ANCCP CA conforma il proprio operato a quanto previsto dal Decreto n. 115 del 4 giugno 2014 che disciplina le caratteristiche di conformità degli istituti di vigilanza, dei relativi servizi e delle dotazioni tecniche, in relazione a quanto previsto dagli articoli 2, 3 e dagli Allegati A, B, C, D, E, F e F1 del decreto del Ministro dell'interno 1º dicembre 2010, n. 269.

2. RIFERIMENTI

Decreto Ministro dell'interno 269/2010 Decreto Ministro dell'interno 115/2014 Disciplinare del Ministero dell’Interno del 24/02/2015 "Valutazione della conformità degli

istituti e dei servizi di vigilanza privata da parte degli organismi di certificazione" DM n° 56 del 25/02/2015

RD 18/06/1931, n. 773. Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza

RDL 26/09/1935, Disciplina del servizio delle guardie particolari giurate

DPR 04/08/2008 n. 153 “Regolamento recante modifiche al RD 06/05/1940, n. 635, per l’esecuzione del testo unico delle leggi di pubblica sicurezza, in materia di guardie particolari, istituti di vigilanza e investigazione privata”.

UNI 11068:2005 UNI 10891:2000 EN 50518 PARTE 1/2/3:2014 EN ISO/IEC 17065:2012 EN ISO/IEC 17021:2011 EN ISO 9001:2008

3. TERMINI E DEFINIZIONI

Ai fini del presente regolamento si applicano le seguenti definizioni:

T.U.L.P.S.: il Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza di cui al regio decreto 18 giugno 1931, n. 773, e successive modificazioni; Regolamento d'esecuzione: regolamento di esecuzione del Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza, approvato con regio decreto 6 maggio 1940, n. 635, e successive modificazioni; Decreto Ministro dell'interno 269/2010: il decreto del Ministro dell'interno 1º dicembre 2010, n. 269, recante "Disciplina delle caratteristiche minime del progetto organizzativo e dei requisiti minimi di qualità degli istituti e dei servizi di cui agli articoli 256-bis e 257-bis del Regolamento di esecuzione del Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza, nonché dei requisiti professionali e di capacità tecnica richiesti per la direzione dei medesimi istituti e per lo svolgimento di incarichi organizzativi nell'ambito degli stessi istituti; Disciplinare del Ministero dell’Interno del 24 feb 2015: Disciplinare per la valutazione della conformità degli istituti e dei servizi di vigilanza privata da parte degli organismi di certificazione indipendenti


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Accreditamento: attestazione rilasciata da parte dell'Ente di Accreditamento designato da uno Stato membro dell'Unione europea ad un organismo di valutazione della conformità; Ente di Accreditamento designato da uno Stato membro dell'Unione europea: l'unico organismo che in uno Stato membro e' autorizzato da tale Stato a svolgere attività di accreditamento; Organismo di valutazione della conformità: organismo che svolge attività di valutazione della conformità, fra cui tarature, prove, certificazioni e ispezioni; Organismo di certificazione indipendente: organismo che svolge attivita' di valutazione della conformità degli istituti autorizzati a norma dell'articolo 134 T.U.L.P.S. e dell'articolo 257 del Regolamento d'esecuzione T.U.L.P.S.; Valutazione della conformità: la procedura atta a dimostrare se le prescrizioni specifiche relative a un prodotto, ad un processo, ad un servizio, ad un sistema, ad una persona o ad un organismo siano state rispettate; Audit/Verifica: processo sistematico di valutazione, indipendente e documentato, sorretto da

criteri di obbiettività ed efficienza; Comitato tecnico: il Comitato tecnico di cui all'articolo 260-ter, comma 4, del Regolamento d'esecuzione del Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza; Centro di monitoraggio e di ricezione di allarme (ARC): Centro presidiato permanentemente al quale vengono segnalate le informazioni sullo stato di uno o più allarmi; ISO: Organizzazione Internazionale per la Normazione. Organismo che sviluppa gli standard a livello mondiale; IEC: Commissione Elettrotecnica Internazionale. Organismo che sviluppa gli standard a livello internazionale in materia di elettricità, elettronica e tecnologie correlate; CEN: Comitato Europeo di Normazione. Organismo che sviluppa gli standard a livello europeo e/o recepisce gli standard ISO; CENELEC: Comitato Europeo per la Normazione elettrotecnica. Organismo che sviluppa gli standard a livello europeo e/o recepisce gli standard IEC; UNI: Ente Nazionale Italiano di Unificazione. Organismo che sviluppa gli standard a livello nazionale e/o recepisce gli standard CEN-ISO; CEI: Comitato Elettrotecnico Italiano. Organismo che sviluppa gli standard a livello nazionale e/o recepisce gli standard CENELC-IEC.

Cliente: committente della certificazione.

4. GENERALITÀ

La procedura di certificazione applicata da ANCCP CA comprende, compatibilmente con quanto richiesto negli specifici iter previsti dai Decreti, le seguenti fasi principali:

offerta economica ordine di certificazione

verifica iniziale in conformità alle norme UNI, CEI, EN, ISO/IEC di riferimento

decisione sull’esito della verifica e rilascio della certificazione verifiche di sorveglianza/rinnovo)

ANCCP CA, nel corso delle attività svolte, segnalerà al Cliente eventuali non conformità o aspetti da migliorare o integrare, ma non potrà in alcun modo fornire consulenza e/o indicare le

modalità con cui risolvere i problemi identificati, i succitati rilievi presentano un diverso livello di gravità:

- Non Conformità - Raccomandazioni

Le Non Conformità possono essere classificate:

- Non Conformità - Non Conformità minore

A titolo esemplificativo (ma non esaustivo) possono essere considerate “Non conformità” i rilievi che evidenziano:

- mancato soddisfacimento di uno o più requisiti della norma di riferimento;

- mancato soddisfacimento di uno o più requisiti legislativi, ovvero violazione sistematica o episodica di un requisito normativo di riferimento (DM 269 e correlati, norma tecnica


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cogente o volontaria) ovvero nel caso di sistematica violazione di un requisito imposto dal Regolamento di Servizio approvato dal Questore, da procedure documentate o istruzioni predisposte dallo stesso Istituto di Vigilanza per disciplinare attività in riferimento a requisiti normativi (DM 269 e correlati, norma tecnica cogente o volontaria).

Per le suddette non conformità il cliente è tenuto ad assicurare l’adozione di opportune azioni correttive prima del rilascio (mantenimento, estensione, rinnovo) della certificazione, trasmettendo l’evidenza documentale della relativa attuazione allo scopo di permettere ad ANCCP CA di accertarne l’efficacia. Fino a tale momento l'iter per il rilascio della certificazione (mantenimento, estensione, rinnovo) resta sospeso. Una sospensione di oltre 6 mesi può comportare una nuova domanda di certificazione ed il pagamento di nuove quote. Qualora ritenuto necessario ANCCP CA può deliberare l’effettuazione di ispezioni aggiuntive.

Per le altre non conformità, considerate “minori”, il cliente si deve impegnare a stabilire ed attuare le azioni necessarie alla risoluzione, definendone le modalità ed i tempi previsti. ANCCP CA, nella successiva verifica, valuterà l’effettiva correzione nonché l’efficacia della stessa.

In verifica iniziale/rinnovo/sorveglianza non può essere rilasciata/rinnovata/confermata certificazione in assenza del piano di azioni correttive approvato da ANCCP CA.

Può essere considerata non conformità minore, ad esempio, un’episodica violazione di un requisito stabilito da procedure documentate o istruzioni predisposte dallo stesso Istituto di Vigilanza per disciplinare attività in riferimento a requisiti normativi (DM 269 e correlati, norma tecnica cogente o volontaria). Qualora le anomalie riscontrate non determinino delle non conformità, ma generino delle proposte di miglioramento in termini di efficacia, verranno formalizzate delle raccomandazioni. Queste ultime rappresentano degli spunti di riflessione forniti all’ Istituto di Vigilanza su aspetti considerati importanti, ovvero aspetti deboli o potenzialmente carenti dei processi che concorrono nella realizzazione e controllo dei servizi oggetto di certificazione la cui persistenza potrebbe determinare la violazione di uno o più requisiti previsti. Non comportano

necessariamente azioni correttive sul sistema, ma in ogni caso il cliente è tenuto a dimostrare di averne fatto un’analisi critica. La giustificazione del mancato recepimento del commento o raccomandazione deve essere registrata dall’Istituto di Vigilanza.

5. PERSONALE IMPIEGATO

ANCCP CA si serve di personale competente per le funzioni che svolge e conserva le informazioni aggiornate circa la qualifica, l’addestramento, l’esperienza e la formazione di ogni persona coinvolta nelle attività di certificazione al fine di documentare il soddisfacimento dei requisiti previsti dalla norma ISO/IEC 17065. La procedura PROC-081 "Qualifica ispettori servizi di vigilanza" precisa tali requisiti da soddisfare e le modalità operative seguite.

6. OFFERTA, ORDINE, APERTURA PRATICA

L’azienda che desidera certificare il proprio sistema di gestione e/o il centro di monitoraggio e di ricezione di allarme chiede un’offerta ad ANCCP CA fornendo informazioni relative a:

- ragione sociale, - sede/i operativa/e da sottoporre a certificazione, indicando se la sede legale è diversa

dalla sede operativa, - tipologia e caratteristiche specifiche dell’attività svolta, ovvero:

attività di vigilanza (fissa con utilizzo anche di unità cinofile, saltuaria di zona, antirapina, antitaccheggio;

servizi di intervento su allarme, televigilanza e telesorveglianza; servizi di trasporto e scorta valori, servizi su apparecchiature automatiche,

bancomat e casseforti; servizi di custodia in caveau e deposito valori; servizi di vigilanza e di sicurezza complementari previsti da specifiche norme di

leggi speciali e regolamenti (DM 85/1999, DM 154/2009, ecc.) - norma in base alla quale richiede la certificazione,


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- numero di addetti utilizzati per lo svolgimento delle proprie attività.

A fronte di questi dati, ANCCP CA esegue il “riesame dei requisiti” al fine di valutare la fattibilità in termini di competenze e risorse necessarie, nonché il tempo da impiegare. Valutazione dei tempi di certificazione secondo la UNI 10891 La valutazione del tempo da impiegare seguirà i principi della Guida IAF MD5 Annex A, i tempi saranno calcolati in ragione dei criteri specificati nel Disciplinare del Ministero dell’Interno del 24 feb 2015 per la valutazione della conformità degli istituti e dei servizi di vigilanza privata da parte degli organismi di certificazione indipendenti. Per la durata delle fasi 1 e 2 delle certificazioni, delle sorveglianze e dei rinnovi si applicano i criteri indicati nel documento IAF MD05:

1. verifica di valutazione iniziale (Fase 1 + Fase 2): secondo le tabelle (almeno 30% impiegato per la Fase 1).

2. verifica di sorveglianza: 1/3 del tempo previsto per la verifica di valutazione (non meno di 1 giorno/uomo)

Durante la sorveglianza occorre verificare tutti i requisiti UNI 10891 e quelli di cui all’Allegato D del DM 269 relativi al/ai servizio/i campionato/i.

3. verifica di rinnovo: 2/3 del tempo previsto per la verifica di valutazione

Durante la verifica di rinnovo devono essere verificati tutti i requisiti (allegati A,B e C ) ed tutti quelli relativi ai servizi certificati (UNI 10891 e Allegato D).

In linea generale le tempistiche delle verifiche prevedono che almeno l’80% dovrà essere impiegato per le verifiche "in sito". A tale tempo, occorre aggiungere il 5% per ogni classe funzionale cui il certificato fa riferimento,

nel caso di:

classe A: attività di vigilanza (anche con utilizzo di unità cinofile) di tipo ispettiva, fissa, antirapina, antitaccheggio. Altri servizi regolati da leggi speciali o decreti ministeriali

classe B: ricezione e gestione di segnali provenienti da sistemi di televigilanza e telesorveglianza. Gestione degli interventi su allarme

classe C: servizi regolati da leggi speciali o decreti ministeriali svolti da personale diverso dalle guardie giurate

Ovvero aggiungere il 10% per ogni classe cui il certificato fa riferimento, nel caso di:

classe D: servizi di trasporto e scorta valori, incluso prelevamento e caricamento di valori da mezzi di custodia e distribuzione

classe E: servizi di custodia e deposito valori Ai tempi di certificazione, occorre aggiungere n° 1 giornata uomo per ogni sede secondaria oggetto di verifica.

E’ consentito applicare il documento IAF MD11 per gli audit di sistemi di gestione integrati (comprendendo anche sistemi diversi da SGA e SGQ), qualora ne ricorrano le condizioni. Devono essere considerati tutti gli addetti, comprese le guardie giurate, per il tempo effettivamente impiegato (part-time e/o straordinari). Verifica delle sedi (multisite) Il Campionamento multisito è possibile soltanto per la certificazione in conformità alla UNI 10891; nel caso di multisito, tutti i processi svolti devono essere sostanzialmente della stessa natura e devono essere gestiti con simili metodi e procedure, tutti gli anni sarà sottoposta a verifica la sede operativa principale scritta in licenza (verifica iniziale/rinnovo e due sorveglianze), le sedi secondarie saranno sottoposte a verifica almeno una volta nei 3 anni (verifica iniziale/rinnovo e due sorveglianze).


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Non occorre verificare i punti di supporto logistico non presidiati da personale (si tratta di sedi non presidiate non inserite in licenza

Valutazione dei tempi di certificazione secondo la EN 50518 Per ogni centrale/centro di monitoraggio certificato si devono impiegare minimo 1,5 giornate uomo per la verifica iniziale/rinnovi, e 1 per le sorveglianze. Tutte le centrali devono essere sottoposte a verifica, non è possibile il campionamento delle sedi.

In generale per la valutazione dei tempi di certificazione secondo la UNI 11068 e la EN 50518 non si applicano riduzioni salvo per quanto previsto dal documento IAF MD11 per gli audit di sistemi di gestione integrati (comprendendo anche sistemi di gestione diversi da SGA e SGQ), qualora ne ricorrano le condizioni.

Ordine ed apertura commessa A seguito del positivo riesame, viene emessa un’offerta sulla base delle tariffe definite che evidenzierà le condizioni economiche e di fornitura e le tempistiche previste per le attività. In caso di accettazione dell’offerta economica, il cliente formalizza l’ordine controfirmando la medesima offerta e, contestualmente all’ordine, il cliente dichiara di accettare le prescrizioni del presente Regolamento di certificazione reperibile sul sito web di ANCCP CA. L’azienda all’atto della conferma dell’ordine dovrà inviare ad ANCCP CA:

- l’offerta commerciale firmata per accettazione - modulo “domanda di certificazione” compilato e contenente i dati richiesti (che

comprende l’accettazione del presente regolamento), - l’evidenza del pagamento della quota prevista in offerta, - certificato di iscrizione alla Camera di Commercio.

In assenza dei suddetti adempimenti l’iter di certificazione non viene avviato.

Ricevuto l’ordine del cliente ANCCP CA controlla la completezza, la rispondenza, l’idoneità e l’adeguatezza della documentazione ricevuta, richiedendo eventuali integrazioni. Dopo l’esito positivo del riesame viene avviato l’iter di certificazione comunicando, con l’accettazione dell’incarico al cliente, anche i nominativi del Gruppo di verifica (GVI), gli ispettori designati per eseguire le verifiche di valutazione.

7. ESAME DELLA DOCUMENTAZIONE E CERTIFICAZIONE

7.1 Verifica di valutazione iniziale Per gli istituti che richiedono il primo rilascio dell'autorizzazione prefettizia, la verifica iniziale condotta dagli organismi di certificazione indipendente e' volta a dimostrare, dal punto di vista documentale e organizzativo, la conformità ai requisiti dettati dal decreto del Ministro

dell'interno 269/2010 e dalle norme UNI, CEI, EN, ISO/IEC di riferimento. Per gli istituti già autorizzati, la verifica iniziale condotta dagli organismi di certificazione indipendente e' volta a dimostrare, sul piano documentale, organizzativo, operativo e di gestione dei servizi, la conformità ai requisiti dettati dal decreto del Ministro dell'interno 269/2010 e delle norme UNI, CEI, EN, ISO/IEC di riferimento.

L’Organizzazione può essere certificata in un dato ambito (sedi e servizi) solo se già in possesso di licenza. 7.2 Verifica iniziale per la valutazione del Servizio negli Istituti di Vigilanza Privata in conformità alla UNI 10891


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Gli ispettori incaricati procedono all’effettuazione della verifica di fase 1 presso la sede del cliente al fine di verificare il rispetto delle prescrizioni legislative applicabili, Decreto Ministro dell'interno 269/2010, ovvero:

requisiti minimi di qualità, requisiti professionali minimi caratteristiche minime cui deve conformarsi il progetto organizzativo e tecnico

In particolare nello Stage 1 il GVI verifica i requisiti degli allegati A,B e C. Fino a quando la verifica di questi requisiti non ha esito positivo non si può condurre lo Stage 2. Durante la verifica il GVI prende nota di ogni problema che nella verifica di Fase 2 potrebbe essere classificato come non conformità. Al termine della verifica di fase 1 viene tenuta una riunione in cui il GVI illustra alla Direzione del

cliente i risultati dell’ispezione, redige e notifica un verbale di chiusura. Il cliente in tale occasione, avrà modo di chiarire eventuali problematiche, fornire precisazioni, fare osservazioni o esprimere riserve. Il cliente è tenuto, inoltre, ad analizzare i problemi identificati e valutare le azioni necessarie per la relativa risoluzione, anche al fine della determinazione dell’intervallo fra la Fase 1 e la Fase 2. L’intervallo di tempo concordato sarà poi registrato dal RGVI sul verbale di verifica. Nel caso di rilievi marginali, la documentazione verrà verificata direttamente in occasione dell’ispezione di Fase 2; qualora non adeguatamente trattati, tali rilievi possono comunque generare delle non conformità. Nel caso di richieste sostanziali di modifiche alla documentazione, i documenti aggiornati devono essere inviati direttamente ad ANCCP CA per un’ulteriore analisi e per l’approvazione finale Nella verifica di fase 2 il GVI verifica:

- lo stato delle eventuali osservazioni rilevate nella verifica di Fase 1 - la conformità ai requisiti della norma di riferimento, nonché la sua corretta applicazione

ed efficacia - requisiti operativi minimi degli istituti di vigilanza e regole tecniche dei servizi

In particolare nello Stage 2 il GVI verifica i requisiti UNI 10891 e quelli di cui all’Allegato D del DM 269 relativi ai servizi da certificare. In assenza delle certificazioni UNI 11068 / EN 50518 si deve verificare anche la conformità all’ Allegato E. Se l’organizzazione ha altre sedi secondarie, oltre alla sede principale, o se svolge vari servizi (o classi di servizi), occorre verificarli con le modalità riportate nel Disciplinare del Ministero dell’Interno del 24 feb 2015 Verifica iniziale per la valutazione dei centri di monitoraggio e di ricezione di allarme in conformità alla UNI CEI EN 50518 Parte 1-2-3 Gli ispettori incaricati procedono all’effettuazione della verifica presso la sede del cliente al fine

di verificare: la conformità ai requisiti della norme di riferimento, nonché la corretta applicazione ed

efficacia, il rispetto delle prescrizioni legislative applicabili, Decreto Ministro dell'interno

269/2010, ovvero i requisiti minimi delle infrastrutture per le telecomunicazioni, per i pertinenti elementi: Allegato E.

Risultati delle verifiche Il risultato della valutazione viene verbalizzato su apposita modulistica. Al termine delle verifiche viene tenuta una riunione in cui il GVI illustra alla Direzione del cliente i risultati della verifica, redige e notifica il verbale di chiusura. I risultati di tali verifiche possono determinare eventuali rilievi aventi un diverso livello di gravità: non conformità, non conformità minore, raccomandazione.


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Delibera del certificato Il responsabile della commessa valuta o fa valutare i report delle verifiche ispettive effettuate, delle informazioni disponibili circa la risoluzione delle eventuali non conformità rilevate e, se ritiene che ne sussistano le condizioni, predispone la pratica per la successiva delibera. Successivamente, la pratica viene sottoposta alla valutazione della Commissione di delibera che deciderà sul merito della conformità del servizio verificato, a fronte dei rapporti di ispezione (check list, verbali, ecc.). 7.3 Verifiche di sorveglianza periodiche ANCCP CA provvede all’effettuazione di verifiche periodiche di sorveglianza presso il cliente al fine di verificare che lo stesso garantisca il mantenimento della conformità e il soddisfacimento di tutti gli obblighi derivanti dal sistema approvato.

Il Cliente, nel consentire ad ANCCP CA di accedere a fini ispettivi nei locali di ispezione è tenuto a fornire tutte la necessarie informazioni ed in particolare:

la documentazione relativa al sistema di gestione in relazione alle norme :

UNI 10891

EN 50518 – parte 1/2/3

Durante la sorveglianza occorre verificare tutti i requisiti della UNI 10891 / EN 50518 e quelli di cui all’Allegato D del DM 269 relativi al/ai servizio/i campionato/i ed Allegato E. Anche per le verifiche di sorveglianza ANCCP CA provvede a notificare al cliente l’esito della valutazione, specificando le conclusioni dell’esame e la motivazione circostanziata della decisione; almeno una verifica durante il ciclo di certificazione viene fatta con breve preavviso (cinque giorni lavorativi),è possibile effettuare anche verifiche senza preavviso.

La necessità di tali visite e la loro frequenza sono determinate in base ad un sistema di controllo sulle visite attivato da ANCCP CA stessa.

Generalmente nel sistema di controllo sulle visite saranno presi in considerazione in particolare gli elementi seguenti:

i risultati delle visite di sorveglianza precedenti

la necessità di garantire il controllo delle misure correttive

all'occorrenza, le condizioni speciali collegate all'approvazione del sistema

modifiche significative nell'organizzazione e nella struttura 7.4 Verifiche di rinnovo

La certificazione di conformità degli istituti di vigilanza ha durata triennale e prevede una verifica iniziale, una prima sorveglianza entro i 12 mesi successivi, una seconda sorveglianza entro 24 mesi e una verifica di rinnovo della certificazione prima della scadenza. Durante la verifica di rinnovo devono essere verificati tutti i requisiti (allegati A,B e C ) ed tutti quelli relativi ai servizi certificati (UNI 10891/ EN 50518 e Allegato D).

In assenza delle certificazioni UNI 11068 / EN 50518 si deve verificare anche la conformità all’ Allegato E.

La pianificazione delle succitate verifiche (certificazione, sorveglianza, rinnovo) potrà prevedere la presenza (in veste di osservatori) anche di ispettori dell'ente di Accreditamento (Accredia).

8. RILASCIO DEL CERTIFICATO DI CONFORMITÀ

La Commissione di delibera, costituita da personale esperto nel settore interessato e non coinvolto nelle attività proprie degli istituti di vigilanza privata, delibera in merito alla conformità del sistema, stabilendo, in caso di esito positivo, l'emissione di un certificato.


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In caso di delibera di certificazione, ANCCP CA emetterà un certificato di conformità che conterrà: UNI 10891

- nome ed indirizzo del Cliente

- norma UNI 10891, con esplicito riferimento al Decreto del Ministero dell’Interno 4 giugno 2014 n°115, al decreto Ministro dell’Interno 269/2010 per le parti applicabili, al Disciplinare

del Ministero dell’Interno del 24 feb 2015, - le classi funzionali e, nell’ambito di queste, i servizi svolti dall’organizzazione, - l’identificazione della sede legale e delle sedi operative (sede operativa principale scritta in

licenza, sede legale se non coincide con la sede operativa principale, sedi secondarie) - data di prima emissione, emissione corrente e scadenza

EN 50518

- nome ed indirizzo del Cliente

- norma UNI 11068/ EN 50518, con esplicito riferimento al Decreto del Ministero dell’Interno 4 giugno 2014 n°115, al decreto Ministro dell’Interno 269/2010 per le parti applicabili, al Disciplinare del Ministero dell’Interno del 24 feb 2015,

- tutte le centrali certificate (numero identificativo e ubicazione), - data di prima emissione, emissione corrente e scadenza

Nei certificati non è possibile riportare i punti di supporto logistico non presidiati da personale. Per il trasferimento dei succitati certificati si applica il documento IAF MD02. ANCCP CA provvede, una volta emesso il certificato, all’aggiornamento di un registro delle certificazioni emesse, in cui sono indicati tra l'altro:

normativa di riferimento data di rilascio, emissione corrente e scadenza

In caso di esito negativo, ANCCP CA ne comunica al cliente le motivazioni, indicando in

particolare le non conformità che pregiudicano il rilascio della certificazione. Il rilascio del certificato di conformità è legato a:

accettazione da parte del cliente delle condizioni poste da ANCCP CA circa campo di applicabilità ed eventuali nuove modifiche da apportare all’oggetto della certificazione

pagamento delle quote previste Al soddisfacimento delle suddette condizioni ANCCP CA invia al Cliente un originale del certificato di conformità. Eventuali modifiche formali richieste dal Cliente a certificati o attestati comportano l’emissione di un nuovo certificato o attestato e un addebito fisso per spese amministrative. ANCCP CA dà comunicazione dei servizi/sistemi certificati alle Autorità competenti con la frequenza e le modalità richieste e specificando almeno le seguenti informazioni:

richiedente identificazione del servizio/sistema certificato numero certificato data emissione certificato

Il suddetto elenco viene reso pubblico tramite il sito web di ANCCP CA (o forma analoga) e può essere fornito in caso di richiesta scritta e giustificata.

8.1 Estensione e revisione della certificazione Eventuali estensioni o revisioni della certificazione rilasciata o del campo di applicazione del sistema possono essere effettuate a seguito di una nuova formale richiesta da parte del cliente, in riferimento alle modalità contenute nel presente regolamento, e del pagamento degli importi relativamente previsti.


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Nel caso in cui l’Istituto avesse ottenuto una estensione della licenza, potrà di conseguenza chiedere una estensione della certificazione, nei tempi richiesti per il mantenimento della licenza. Nei suddetti casi ANCCP CA provvederà a valutazione specifica. A conclusione positiva del suddetto iter seguirà l’emissione di un certificato di conformità sostitutivo del precedente rilasciato.

9. DURATA E CONDIZIONI DI VALIDITÀ DELLA CERTIFICAZIONE

E' essenziale, per il mantenimento della validità del certificato di conformità, che restino immutate le condizioni che hanno portato alla certificazione e che non venga fatto uso scorretto della certificazione.

10. IMPEGNI E DOVERI DI ANCCP CA

ANCCP CA deve inviare alla Prefettura di dove risiede la sede centrale dell’organizzazione, e al Ministero dell’Interno all’indirizzo mail [email protected] con posta certificata: - i provvedimenti di sospensione ovvero revoca del certificato emanati a carico degli istituti

di vigilanza - la segnalazione di eventuali criticità che non comportino l’adozione di provvedimenti di

sospensione o revoca del certificato (es: NC collegate alla violazione di requisiti legislativi emesse durante la verifica iniziale prima del rilascio del certificato)

ANCCP CA deve comunicare al Comitato tecnico di cui all'articolo 260-ter, comma 4, del Regolamento d'esecuzione, all’indirizzo mail [email protected] con posta certificata, entro 60 giorni dalla loro emissione, i certificati emessi nonché' le eventuali variazioni occorse in relazione alla validità o alle caratteristiche e requisiti degli istituti

certificati. ANCCP CA deve mantenere la documentazione di verifica per almeno 6 anni dalla data della verifica, (es: autorizzazioni) che l’OdCI deve acquisire in copia e allegare alla pratica, e rendere disponibile all’Autorità competente / Accredia su richiesta.

11. IMPEGNI E DOVERI DEL CLIENTE

Il cliente deve: - consentire l’accesso alle sedi, alle aree alle attività oggetto di valutazione, alla

documentazione tecnica e del sistema di controllo (sia su supporto cartaceo che informatico), ed altre informazioni di rilievo per l’ispezione, sia agli ispettori ANCCP CA che ad eventuali osservatori (quali ad esempio degli enti di autorizzazione come Accredia,

Ministeri, ecc.). Il cliente deve rendere disponibili i documenti che l’OdCI deve acquisire in copia e allegare alla pratica (es: autorizzazioni);

- fornire al GVI (D.Lgs. 81/08 art. 26) informazioni sui rischi specifici esistenti nell’ambiente dove verrà effettuato la verifica, sulle misure di prevenzione e procedure di emergenza adottate ed ogni altra informazione utile per consentire lo svolgimento della verifica in sicurezza

- rendere disponibili gli opportuni D.P.I. - assicurare la collaborazione e disponibilità del proprio personale

Il Cliente ha il dovere di:

rispettare i requisiti cogenti per leggi e regolamenti, dare comunicazione ad ANCCP CA di qualsiasi modifica prevista, anche se minima, al

sistema/centro di monitoraggio, affinché ANCCP CA possa sottoporla ad esame ed informare il cliente circa la permanenza della validità della conformità,

soddisfare gli obblighi derivanti dal sistema approvato e a fare in modo che esso rimanga adeguato ed efficace,

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


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dare comunicazione ad ANCCP CA di qualsiasi progetto di modifica , anche se minima, al sistema approvato affinché ANCCP CA possa sottoporla ad esame ed informare il cliente circa la permanenza della conformità,

non utilizzare la certificazione concessa qualora revocata o superata non utilizzare la certificazione in modo scorretto, accettare quanto indicato nel presente regolamento.

L'uso della certificazione deve considerarsi scorretto qualora esso possa trarre in inganno i destinatari dell'informazione (tecnica, commerciale, pubblicitaria). In particolare è scorretto quando:

non sia stata ancora concessa sia stata revocata o sospesa venga utilizzata o pubblicizzata fuori dal suo campo di applicabilità

Il cliente apporti modifiche al sistema qualità approvato il cliente ometta di rispettare le prescrizioni di ANCCP CA il cliente ometta di rispettare requisiti cogenti per leggi e regolamenti

12. SOSPENSIONE E/O REVOCA DELLA CERTIFICAZIONE

ANCCP CA si riserva di sospendere la certificazione di conformità nei casi di:

mancato soddisfacimento di uno o più requisiti legislativi e/o della norma di riferimento

(vedi par. 4) uso improprio del certificato (vedi par. 11) mancato pagamento degli importi dovuti

Nei succitati casi ANCCP CA invia al cliente una diffida invitandolo a regolarizzarsi entro un determinato termine. In mancanza o in caso di parziale riscontro, ANCCP CA notifica la sospensione della certificazione, indicando la durata (massimo 6 mesi) e le condizioni necessarie

per la revoca di tale sospensione. Durante il periodo di sospensione il cliente non può far uso del certificato di conformità. L’applicazione di adeguate azioni correttive, può portare alla revoca della sospensione. Si possono altresì verificare casi in cui si arriva invece alla revoca della certificazione quali:

- a seguito della sospensione il cliente intraprende misure inadeguate - la sospensione non viene cancellata entro 6 mesi

- i requisiti del presente regolamento cambiano e il cliente non provveda ad adeguarsi - il cliente non provvede ai pagamenti pregressi

ANCCP CA provvede a notificare formalmente al Cliente il provvedimento di revoca della certificazione, fornendo i motivi dettagliati che hanno causato tale provvedimento e procede al ritiro del certificato. Il Cliente è tenuto ad eliminare dalla propria documentazione ogni riferimento alla certificazione.

Si precisa che, nei casi in cui venga accertato il mancato soddisfacimento di uno o più requisiti legislativi in maniera grave e dimostrata, ANCCP CA comunque si riserva il diritto di revoca immediata. ANCCP CA è tenuta a comunicare al Prefetto ed al Ministero dell'interno - Dipartimento della pubblica sicurezza, nel più breve tempo possibile e comunque non oltre trenta giorni dalla verifica effettuata, i provvedimenti di sospensione ovvero revoca del certificato emanati a carico degli istituti di vigilanza. Sono altresì comunicate le eventuali criticità che non comportino l'adozione di provvedimenti di sospensione o revoca del certificato

13. RECLAMI AI CLIENTI

Il Cliente deve tenere una registrazione ordinata dei reclami, concernenti il servizio/sistema oggetto della certificazione, ricevuti dai propri clienti, nonché delle azioni intraprese per


VIGILANZA PRIVATA

PROC-018 Rev 0

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correggere le cause che hanno motivato tali reclami. ANCCP CA ha facoltà di accedere ai singoli reclami e di consultarli.

14. RECLAMI E RICORSI

Il Cliente, o altre parti interessate alla certificazione emessa, possono avanzare reclami a ANCCP CA in merito alle decisioni prese dalla suddetta, affinché queste vengano riesaminate. ANCCP CA prende in considerazione ogni reclamo pervenutole in forma scritta impegnandosi a rispondere non appena verificate le fattispecie lamentate ed in ogni caso non oltre 2 mesi. Eventuali reclami verbali o telefonici vengono considerati sulla base dell’importanza di quanto segnalato. Le spese relative alle attività derivanti dall’opposizione sono a carico del Cliente. In caso di contenzioso il Foro competente è quello di Livorno. Per maggiori dettagli si faccia

riferimento all’istruzione operativa ISTR-005, disponibile sul sito www.anccp.it.

15. RISERVATEZZA

I documenti del Cliente e di ANCCP CA relativi alla certificazione, a partire dalla domanda di certificazione, sono considerati riservati; sono gestiti sotto la responsabilità diretta del Responsabile di Settore. Il personale ANCCP CA ed i componenti della commissione di delibera e del Comitato per la Salvaguardia dell’Imparzialità sono tenuti al segreto professionale relativamente alle informazioni di cui vengono a conoscenza durante l'espletamento delle proprie funzioni. Gli ispettori, avendo firmato un preciso “impegno di riservatezza” con ANCCP CA sono tenuti al massimo riserbo sulle informazioni ottenute durante le verifiche. Inoltre eventuali osservatori (anche esterni) si impegnano a mantenere la medesima riservatezza.

ANCCP CA si impegna a non divulgare le informazioni riservate, desunte da documenti o apprese nel corso delle visite e concernenti aspetti economici, organizzativi, tecnici ed etici del Cliente che ha in corso attività di certificazione , salvo precise richieste da parte degli enti di accreditamento/autorizzazione. Il Cliente si impegna a non divulgare dati, informazioni, osservazioni e conclusioni prodotte da ANCCP CA nel corso dell'attività di certificazione oggetto del presente regolamento.

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