Regneark: Excel - TechTeach · Excel har én menylinje og ﬂere verktøylinjer, slik andre Windows-programmer har. Disse omtales nedenfor: • Menylinjen: —Fil: Mange av undermenyene

Kapittel 4

Regneark: Excel

4.1 Innledning

Excel er et regneark-program i Microsofts Office-pakke for beregninger oggrafisk presentasjon av data. Typiske anvendelser av Excel er

• budsjetter,

• regnskaper,

• fakturaer,

• rapporter,

• dataanalyse (bl.a. statistisk analyse og kurvetilpasninger).

Figur 4.1 viser skrivebordsikonet for Excel.

Figur 4.1: Skrivebordsikonet for Excel

Vi skal i dette kapitlet se på de mest vanlige måtene å bruke Excel på(versjon 2002). Vi kommer ikke inn på programmering avExcel-applikasjoner (med VBA - Visual Basic for Applications). Vi gårheller ikke inn på makroer i Excel.

83

84 IT-verktøy TechTeach

4.1.1 Hvordan åpne Excel

Excel kan åpnes på flere måter:

• Via Start / Alle programmer / Microsoft Excel• Ved å klikke på Excel-ikonet, se figur 4.1, på PC’ens skrivebord(dersom det fins et ikon der, da — det er ikke sikkert, selv om Excel erinstallert)

• Ved å åpne et Excel-dokument (dobbelklikke på filikonet) i WindowsUtforsker

4.1.2 Brukergrensesnittet

Figur 4.2 viser brukergrensesnittet i Excel. Kommentarer (knyttet til figur

Arkvelgere

KolonnenumreRadnumre

Formellinjen

Standard-�linjenFormatering-�linjenNavnboksen

Menylinjen

Celle B6

Figur 4.2: Brukergrensesnittet i Excel

4.2):

Excels “arbeidsområde” består av følgende:

• Arbeidsbok: Når du åpner Excel, åpnes samtidig en arbeidsbok(eng.: book). Du kan ha flere arbeidsbøker åpne samtidig i Excel.

IT-verktøy TechTeach 85

Arbeidsbøkene er tilgjengelige via Vindu-menyen. Hver arbeidsbok erlagret som en fil med filtypenavn xls, f.eks. bok1.xls.

• Ark: Hver arbeidsbok består av ett eller flere ark (sheet).• Rader, kolonner og celler: Hvert ark er inndelt i rader ogkolonner, som definerer celler. Radene nummereres med vanlige tall,dvs. 1, 2, 3 osv. Kolonnene nummereres med bokstaver, dvs. A, B, Cosv.

• Celleinnholdet: Du skriver inn innholdet i cellene som tekst ellertall eller formler (funksjoner) som opererer på celledata.

• Formatering av celledata: Du kan velge format for celledata.Eksempelvis kan du via knapper i formateringsverktøylinjenbestemme fonttype, bokstavstørrelse og farge på tekst og tall, antalldesimaler etter komma for desimaltall, datoformat, m.m.

Excel har én menylinje og flere verktøylinjer, slik andreWindows-programmer har. Disse omtales nedenfor:

• Menylinjen:

— Fil: Mange av undermenyene her er som i Word. Her en kortomtale av noen av dem:

∗ Fil / Ny, som gir mulighet til å åpne en ny tom arbeidsbokmed tomme regneark eller en en arbeidsbok med regnearkbasert på en mal, f.eks. en fakturamal (dette menyvalgetbeskrives nærmere i kap. 4.2).∗ Åpne, som selvsagt gir mulighet til å åpne en eksisterendearbeidsbok (Excel-fil).∗ Lagre som, som gir deg muligheter til å velge ulikefilformater ved lagring. XLS-formatet er standard forExcel-dokumenter.

— Rediger: Denne menyen har de vanlige undermenyene, f.eks.Kopi, Lim inn osv.

— Vis: I denne menyen kan vi spesielt merke oss undermenyenVerktøylinjer (Toolbars), hvorfra vi kan velge hvilke verktøylinjervil ha framme. I de fleste tilfeller klarer vi oss medStandard-linjen og Formatering-linjen, som omtales kortnedenfor.

— Sett inn: Via denne menyen kan vi sette inn bl.a. rader,kolonner, celler, funksjoner eller formler, samt diagrammer, men


de fleste mulighetene er også tilgjengelige via knapper iverktøylinjene eller via høyreklikk på det aktuelle stedet i(regne)arket.

— Format: Her kan vi merke oss undermenyen Autoformat, somgir mulighet til å presentere avmerkede celler (med tall og/ellertekst) i en tabell (hensikten er å få en visuelt sett tiltalendedatapresentasjon).

— Verktøy: Her fins bl.a. en undermeny for stavekontroll og enundermeny for å skreddersy oppsettet av Excel.

— Vindu: Dette menyvalget viser bl.a. en liste over dearbeidsbøkene (Excel-filene) som er åpne.

• Verktøylinjer: De viktigste verktøylinjene er Standard-linjen ogFormatering-linjen, se øverst i figur 4.2. Disse omtales kort nedenfor.Andre verktøylinjer kan åpnes manuelt via menyvalget Vis /Verktøylinjer, men det er typisk at verktøylinjer åpnes automatisk nårExcel gjetter at du trenger dem, f.eks. Diagram-linjen når du harforetatt menyvalget Sett inn / Diagram for å tegne et diagram avdata i regnearket.

— Standard-linjen: Mange av funksjonsknappene regnet fravenstre er som i Word og FrontPage, og de gjennomgås ikkenærmere her. De viktigste her i verktøylinjene vil bli introdusertved behov utover i dette heftet, men mange av dem er ogsåselvforklarende.

— Formatering-linjen: Også i denne verktøylinjen erfunksjonsknappene regnet fra venstre like som i Word ogFrontPage. Men det er også spesielle Excel-funksjonsknapperder du bl.a. kan angi at celler skal slås sammen, typentallformat, bl.a. antall siffer etter desimalkomma, og farge påtekst eller tall.

4.1.3 Høyreklikk

Som et tidsbesparende alternativ til å foreta menyvalg og klikk påfunksjonsknapper i verktøylinjene, kan du prøve høyreklikk. Å klikke medhøyre museknapp på et element i dokumentet vil åpne en meny sominneholder funksjoner som det er sannsynlig at du ønsker å benytte.

4.1.4 Hjelp!

Excel har en omfattende Hjelp-funksjon som er tilgjengelig via menyvalgetHjelp. De to mest aktuelle Hjelp-fuksjonene er


• Hjelp / Hjelp for Microsoft Excel, hvorfra du bl.a. kan søke etter emnerpå basis av stikkordsøk.

• Hjelp / Hva er dette, som viser et lite Hjelp-vindu når du klikker påden funksjonsknappen i verktøylinjen som du ønsker informasjon om.

4.2 Åpning av ny arbeidsbok

Du kan åpne en ny arbeidsbok (Excel-fil) på to måter:

• Ny-knappen helt til venstre i Standard-linjen, se figur 4.2.• Menyvalget Fil / Ny, hvilket åpner feltet Ny arbeidsbok til venstre iExcel-vinduet, se figur 4.3. Ved å klikke Generelle maler i dette feltet,

Figur 4.3: Menyvalget Fil / Ny åpner feltet Ny arbeidsbok til venstre i Excel-vinduet, hvorfra du kan åpne et tomt regneark eller en regnearkmal, f.eks. enfakturamal.

åpnes Maler-vinduet, hvorfra du kan åpne f.eks. en fakturamal.

Arbeidsboken inneholder et antall regneark – i utgangspunktet 3regneark, Ark1, Ark2 og Ark3. Ved å høyreklikke på ark-etiketten (nederst


på arket), åpnes en meny, se figur 4.4, hvorfra du bl.a. kan

Figur 4.4: Ved å høyreklikke på regneark-etiketten åpnes en meny som gir mu-ligheter for manipulering med regneark, bl.a. opprette nye regneark og forandreregnearkenes navn.

• opprette et nytt regneark (i arbeidsboken),

• slette regnearket,

• gi regnearket nytt navn.

4.3 Skrive inn og manipulere data i regnearket

Gjøre større plass i rader og kolonner

Du kan gjøre rader høyere og kolonner bredere ved å trekke i dem medmusen, se figur der kolonne B er gjort bredere.

Skrive inn data

Du kan skrive data — tekst eller tall — direkte inn i cellene. Du avslutter eninnskriving med Enter-tasten på tastaturen eller ved å klikke utenfor cellen


Figur 4.5: Du kan gjøre rader høyere og kolonner bredere ved å trekke i demmed musen.

med musmarkøren. Alternativt kan du foreta innskrivingen i Formellinjen,se figur 4.2, etter at du har markert den aktuelle cellen.

Formatere data

Du kan formatere såvel tekst (f.eks. velge font, bokstavstørrelse og farge)som tall (f.eks. velge antall siffer etter komma) via de aktuellefunksjonstastene i Formatering-linjen, se figur 4.2.

Slå sammen celler

Noen ganger ønsker du at tekst skal vises i én stor, sammeslått celle somspenner over mange opprinnelige (små)celler. Figur 4.2 viser et eksempelpå dette. Overskriften “Regnskapsoversikt” i første rad er angitt i ensammeslått celle. Du kan lage en slik sammensatt celle ved å markere allede aktuelle cellene og klikke på Slå sammen og midtstill-funksjonsknappen iFormatering-linjen, se figur .

Modifisere data

For å modifisere det eksisterende innholdet i en celle, kan du dobbelklikkepå cellen og begynne å skrive.


Kopiere data

Du kan kopiere tekst og tall fra én celle til en annen via vanlig kopi-og-lim(f.eks. med Kopier- og Lim inn-knappene i Standard-linjen eller viahøyreklikk etterfulgt av menyvalgene Kopi og deretter Lim inn eller vha.hurtigtastene Ctrl + c for kopier og Ctrl + v for lim inn). Etter at du harforetatt innlimingen, vises knapp ved siden av målcellen som du kan trykkepå for å se en liste av formateringsmuligheter, se figur 4.6.

Figur 4.6: Kopi-og-lim av en celle

OBS: Dersom du skal kopiere en funksjon eller formel fra én celle til enannen, må du ta stilling til om funksjonen skal benytte nye celler eller deopprinnelige cellene som inngangsargumenter, dvs. du må ta stilling til omfunksjonen skal være basert på relative eller absolutte celleadresser.Funksjoner omtales i detalj i kap. 4.4.

Slette data

Å slette innholdet i celler er enkelt: Først markerer du de aktuelle cellenemed musen. Deretter trykker du Slett-tasten på tastaturet ellerhøyreklikker og velger Slett i menyen som da kommer opp.

Legge inn og slette rader eller kolonner

Du kan legge inn en ny rad ved å høyreklikke på radnummeret helt tilvenstre i arkvinduet og velge menyen Sett inn i menyen som da åpnes. Helt


tilsvarende gjør du for å sette inn en ny kolonne. Merk at den nye radeneller kolonnen da skyver alle etterfølgende rader eller kolonner med sittinnhold (i cellene) nedover/bortover. Nummereringen av radene ogkolonnene justreres slik at nummereringen er sammenhengende.

På samme måte som du setter inn rader eller kolonner, kan du slette dem(altså via høyreklikk med etterfølgende passende menyvalg).

Automatisk cellutfylling

Excel kan utføre automatisk celleutfylling. Figur 4.7 viser et eksempel. Det

Figur 4.7: Autoutfylling av celler skjer vha. autoutfyllingshendelen i nedre høyrehjørne av cellen med de opprinnelige data.

var i utgangspunktet skrevet inn tallet 1 i celle A1. I nedre høyre hjørne avdenne cellen er det en autoutfyllingshendel (en liten firkant), som du kantrekke i med musen slik at alle de cellene som skal auto-utfylles, blirmarkert. I det du slipper musen, legges det inn en knapp i regnearket. Nårdu klikker på knappen, åpnes en meny der du kan velge type utfylling,bl.a. Kopier celler og Fyll serie, se figur 4.7. I figuren er det valgt Kopierceller-utfylling for utfyllingen nedover og Fyll serie-utfylling bortover.


Merknader i celler

Du kan legge inn en merknad i en celle slik: Høyreklikk på cellen / Sett innmerknad, se figur 4.8.

Figur 4.8: Du kan legge inn en merknad i en celle slik: Høyreklikk på cellen /Sett inn merknad.

4.4 Formler og funksjoner

Excels hovedfunksjon er å utføre matematiske eller logiske operasjoner påbasis av data i celler. Vi skal se på de mest aktuelle framgangsmåtene for åangi matematiske uttrykk — gjerne kalt formler — og funksjoner som her vilvære innebygde funksjoner i Excels funksjonsbibliotek.

4.4.1 Skrive inn enkle formler

For å skrive inn en formel markerer du først cellen som skal inneholdeuttrykket med musen. Deretter skriver du inn et likhetstegn i formellinjen,se figur 4.2, og begynner å skrive til høyre for likhetstegnet. Når du erferdig med innskrivingen, klikker du på Skriv inn-knappen (markert medgrønne hake) i formellinjen. Formelen er dermed lagt inn i cellen, ogformelens resultat (ikke selve formelen) vises i cellen.

La oss se på et eksempel. Figur viser regnearket regnskap.xls. Celle B6 skalinneholde en formel som beregner summen av cellene C3, C4 og C5. For årealisere dette gjør vi følgende:


Figur 4.9: Innskriving av formelen C3+C4+C5 i cellen C6

1. Vi klikker i celle C6.

2. Vi skriver =C3+C4+C5 i formellinjen.

3. Etter innskrivingen trykker vi Skriv inn-knappen i formellinjen.

Resultatet av summasjonen (som er 135) vil nå bli vist i celle C6.

Automatisk innlegging av cellenavn via klikk på cellen

Ovenfor skrev vi cellenavnene, f.eks. C3, manuelt i formeluttrykket. Vi kanalternativt klikke på den aktuelle cellen. Cellenavnet legges da innautomatisk. Anta som eksempel at vi skal beregne summen av cellene D3,D4 og D5 i celle D6. Vi skrive inn formelen i formellinjen, men i stedet forå skrive f.eks. D3 manuelt i uttrykket =D3+D4+D5, klikker vi på celle D3, ogcellenavnet D3 legges da automatisk inn i formelen, se figur 4.10.

Andre operasjoner og funksjoner (enn addisjon)

Ovenfor benyttet vi addisjon som matematisk operasjon. Vi kan ogsåbenytte subtraksjon (operatoren er da selvsagt —), multiplikasjon (*) ogdivisjon (/) i formellinjen. Videre kan vi bruke innebygde Excel-funksjoneri uttrykket, f.eks. =SUMMER(D3:D5), som beregner summen av cellene fra ogmed D3 til og med D5. SUMMER() er en innebygd funksjon (funksjonerbeskrives i kap. 4.4.2).


Figur 4.10: Ved å klikke på en celle, legges cellenavnet automatisk inn i formelen.

4.4.2 Bruke innebygde funksjoner

Hvor fins funksjonene?

Excel har mange innebygde funksjoner til disposisjon. Funksjonene ertilgjengelige via Funksjon-knappen (merket fx) i formellinjen, se figur 4.2,alternativt via menyvalget Sett inn / Funksjon. Figur 4.11 viser noen avdem slik de listes opp etter at Funksjon-knappen er valgt.

Syntaks for funksjoner

Funksjoner har inngangsargumenter, som er tallverdier som funksjonenebenytter seg av når de beregner funksjonsverdien. I Excel erfunksjonssyntaksen slik:

y = f(x1;x2; · · ·)

der y er funksjonsverdi eller utgangsargument og x1og x2erinngangsargumenter i form av celleadresser, f.eks. B3 hhv. B4. (Det kangodt være flere enn disse to inngangsargumentene.) Legg merke til at deenkelte inngangsargumentene er atskilt med semikolon. Funksjonsverdien yangis ikke eksplisitt i Excel — den representerer her i stedet den aktuellecellen der funksjonsverdien skal vises, men du skriver jo ikke dettecellenavnet noe sted (men du skriver funksjonen i cellen).

Dersom inngangsargumentene er en serie av celler i rekkefølge, kan duskrive f.eks.


Figur 4.11: Bibliotek av funksjoner i Excel som kan åpnes ved å trykke fx-knappen i formellinjen eller med menyvalget Sett inn / Funksjon.

y = f(x1 : xn)

der x1 er celleadressen for startcellen, f.eks. D3, og der x2 er celleadressenfor sluttcellen, f.eks. D5. Excel vil da anta at alle de mellomliggendecellene også er inngangsargumenter.

Hvordan ta i bruk funksjoner

Figur 4.12 viser et eksempel på bruk av funksjoner. Eksempelet er basertpå regnearket regnskap.xls.SUMMER()-funksjonen1 skal legges inn i celleD6 for å få beregnet summen av cellene E3-E5. Først markerer vi celle D6.Så klikker vi på Funksjon-knappen i formellinjen, og velger SUMMER ifunksjonsbiblioteket som åpnes. Etter at OK-knappen i biblioteksvindueter trykket, skrives funksjonen automatisk inn i formellinjen, ogdialogvinduet Funksjonsargumenter åpnes, se figur 4.12. Der kan vi angifunksjonsargumentene. I dette eksempelet kan vi skrive E3:E5 somfunksjonsargument.

Dersom noen av cellene i en slik celleserie er tomme eller har tekst sominnhold, gjør Excel seg ekstra vennlig og neglisjerer disse cellene som

1Funksjonene er gitt norske navn i norsk versjon av Excel.


Figur 4.12: SUMMER()-funksjonen skal legges inn i celle E6 og beregne summenav cellene E3-E5.

inngangsargumenter (og det gis ingen feilmelding).

Siden summering ble benyttet som eksempel ovenfor, bør jeg nevne at detfaktisk fins en egen sum-knapp i Standard-verktøylinjen. Den er merket

P.

For å bruke den kan du ganske enkelt markere de aktuelle cellene, inklusiveden cellen der summen skal vises, og deretter klikker du Sum-knappen,hvilket legger inn SUM-funksjonen i cellen.

4.4.3 Kopiere formler og funksjoner

Du kan kopiere en formel eller funksjon fra en celle til en annen. Excelforutsetter at du ønsker at celleadressene for inngangsargumentene da skalflyttes relativt til cellen inneholdende formelen eller funksjonen. Eteksempel: Anta at celle B6 inneholder funksjonen D3+D4+D5. Dersom denne


formelen kopieres (med vanlig kopi-og-lim) til celle E6, vil formelen i E6faktisk være E3+E4+E5. Diverse valgmuligheter i forbindelse medinnlimingen er tilgjengelig via en knapp som automatisk legges inn nærmålcellen, se figur 4.13. Merk at du kan velge å kopiere bare verdien avkildecellen (formelen i kildecellen kopieres da ikke).

Figur 4.13: Diverse valgmuligheter i forbindelse med innliming av en formel ellerfunksjon er tilgjengelige via en knapp som automatisk legges inn nær målcellen.

Bruk av absolutte cellereferanser ved kopieringen

Hva hvis du i et tilfelle ønsker at celleadressene for inngangsargumenteneikke skal være relative, dvs. være absolutte? Dette kan du få til ved å skriveet dollartegn, $, foran de kolonne-bokstavene og de rad-tallene som duønsker skal være uendret ved kopiering, f.eks. $D$3.

La oss fortsette eksempelet ovenfor: Anta at celle B6 inneholder funksjonenD3+D4+D5. Så ønsker du å kopiere denne formelen til celle E6, slik at E6inneholder funksjonen =$D$3+$D$4+$D$5. Før kopieringen fra B6 kan duda (i formellinjen for B6) angi dollartegn foran celleadressene slik:=$D$3+$D$4+$D$5, og så kan du kopiere innholdet i celle B6 til celle E6.

Automatisk cellekopiering

Excel har den (vanligvis gode) egenskapen at programmet gjetter hva viønsker å gjøre. Dersom vi ønsker å kopiere en funksjon som vi har skrevet


inn i én celle, over til et antall andre celler som er plassert nedenfor ellerbortenfor i forhold til den opprinnelige cellen, kan vi ganske enkelt ta tak iautoutfyllingshendelen (en liten firkant i nedre høyre hjørne i cellen) medmusen og trekke den opprinnelige cellen over de andre cellene. Dettemedfører at cellens formel blir kopiert til de andre cellene, og Excelbenytter da relative celleadesser i inngangsargumentene med mindreformelen eller funksjonen i kildecellen inneholder absolutte cellereferanser,jf. forklaringen av dette ovenfor.

4.4.4 Bruke symbolske cellenavn

Tenk deg at du skal lage et budsjett og regnearket i den forbindelse skalberegne bl.a. honorar ved å multiplisere timelønn med antall timer.Honoraret beregnes som timelønn ganger antall timer. Du kan da legge inntimelønnen i la oss si celle A1 og antall timer i celle A2 og beregnehonoraret med en multiplikasjon i celle A3, slik: A1*A2. Et omfattenderegneark kan imidlertid fort bli uoversiktlig dersom du bruker standardcellenavn (som A1 og A2). I slike tilfeller kan det være langt merhensiktsmessig å bruke symbolske cellenavn i stedet for standardnavnene.Formelen i celle A3 kan eksempelvis uttrykkes som timelønn*timetall.Dette er illustrert i figur 4.14.

Figur 4.14: Bruk av symbolske cellenavn i en formel

Hvordan definerer du symbolske cellenavn? Via menyvalget Sett inn /Navn / Definer, hvilket åpner dialogvinduet Definer navn, se figur 4.15.(Cellenavn kan ikke inneholde mellomrom.)


Figur 4.15: Symbolske cellenavn defineres via menyvalget Sett inn / Navn /Definer.

Og hvordan tar du i bruk de symbolske cellenavnene i formler ellerfunksjoner? Det er flere muligheter:

• Du kan skrive navnene manuelt i formelen i formellinjen.• Klikk i den aktuelle cellen (dette reduserer sjansen for skrivefeil.)Navnet blir da automatisk lagt inn i formelen.

• Via menyvalget Sett inn / Navn / Lim inn, hvilket åpner en navnelistesom du velger det aktuelle navnet fra.

Dersom du kopierer en formel som inneholder inngangsargumenter som er iform av symbolske cellenavn, vil den kopierte formelen også være basert påde symbolske cellenavnene, som jo er knyttet til bestemte celler. Medandre ord: Å benytte symbolske cellenavn svarer til å benytte absoluttecelleadresser, jf. kap. 4.4.3.

4.4.5 Referanse til celler i andre regneark

Du kan referere til celler i andre regneark f.eks. slik: Ark1!A1, som er celleA1 i regnearket Ark1. Figur 4.16 viser et enkelt eksempel der summen avcellene A1 og A2 i Ark1 beregnes i celle A1 i Ark2.

4.4.6 Beskytte regnearket (låse celler)

Du kan beskytte regnearket på flere måter, bl.a. låse celler slik at brukerenikke kan endre verdiene. Figur 4.17 viser et eksempel. Brukeren kan kun


Figur 4.16: Eksempel på cellereferanse til et annet regneark: Summen av celleneA1 og A2 i Ark1 beregnes i celle A1 i Ark2 (Ark1 er imidlertid ikke vist i figuren).

endre verdien i celle A1. Verdien i cellene A2 og A3 er låst. (Jeg har lagtinn grå bakgrunnsfarge i den cellen som ikke er låst.)

Figur 4.17: Eksempel p å regneark med låste celler. Brukeren kan kun endreverdien i celle A1. Verdien i cellene A2 og A3 er låst. (Jeg har lagt inn gråbakgrunnsfarge i den cellen som ikke er låst.)

For å implementere cellelåsningen, foretar du menyvalget Verktøy /Beskyttelse / Beskytt ark, hvilket åpner dialogvinduet Beskytt ark vist ifigur 4.18. I dette dialogvinduet må du oppgi et passord, som skal brukesav den (deg) som evt. senere skal oppheve beskyttelsen (opphevelsen gjøresvia menyvalget Verktøy / Beskyttelse / Opphev arkbeskyttelse). Brukeren avregnearket trenger ikke passordet.


Figur 4.18: Via menyvalget Verktøy / Beskyttelse / Beskytt ark åpnes dialogvin-duet Beskytt ark der du kan bestemme hvordan regneraket skal beskyttes.

4.5 Presentasjon av data med autoformat (tabell)

Se figur 4.2. Den systematiske oppstillingen av tallene og tekstuttrykkene

Figur 4.19: Et regneark der celler er presentert i en autoformatert tabell

framstår som en tabell. Og Excel har faktisk mange tabellformater, som iExcel omtales som autoformater, som vi kan velge blant. Figur 4.19 viseret regneark der celler er presentert i en autoformatert tabell.

Framgangsmåten for å legge inn autoformat er først å markere de cellene(tall og tekst) som skal utgjøre tabellen, og deretter foreta menyvalget


Format / Autoformat. Figur 4.20 viser et utdrag av formatoversikten.

Figur 4.20: Oversikt over ulike autoformater (tabellformater) i Excel. Åpnesmed menyvalget Format/Autoformat.

Selv om cellene er presentert med autoformat, er de fremdeles operative iExcel, dvs. at vi kan endre cellenes verdi og eventuelle funksjonsverdier blirstraks endret tilsvarende. Autoformatet angår altså kun den visuellepresentasjonen.

4.6 Diagrammer

Du kan presentere celledata i et diagram i Excel, og det er tilgjengeligmange ulike diagramtyper. Figur 4.21 viser et eksempel.

Framgangsmåten for å lage et diagram er at du først markerer de cellenesom skal presenteres i diagrammet, f.eks. en hel tabell, gjerne inkludertteksten som du har skrevet inn for å merke eller forklare tabell-aksene.Deretter foretar du menyvalget Sett inn / Diagram, hvilket åpner endiagramveiveiser (eng.: diagram wizard), se figur 4.22. Diagramveiviserenhar fire trinn. Du kan gå igjennom alle fire trinnene, eller avslutte etterhvert av dem. Trinnene inneholder mange muligheter for å skreddersydiagrammets utseende og plassering. Kort fortalt:

• 1. Trinn 1: Her velger du diagramtype.2. Trinn 2: Her velger du hvorvidt det er radene eller kolonnene idet avmerkede området i Excel-arket som skal definere aksene idiagrammet.


Figur 4.21: Regneark der et data er presentert i et diagram

3. Trinn 3: Her velger du detaljer angående diagrammetsutseende, bl.a. beskrivende tekst langs aksene, tegnforklaringer,bruk av rutenett, m.m.

4. Trinn 4: Her velger du hvor diagrammet skal plasseres - som et(flyttbart) diagram i det samme arket der cellene som plottes,befinner seg, eller på et eget (diagram-)ark.

Etter at diagrammet er vist, har du (fremdeles) fulle muligheter til åredigere diagrammet:

• Dobbelklikk på de aktuelle delene av diagrammet, eller• Høyreklikk på diagrammet og foreta passende menyvalg, eller• Kall fram diagramveiviseren med menyvalget Sett inn / Diagram.

De fleste av diagramtypene plotter hver kolonne (eller rad) hver for seg.Men i visse sammenhenger skal vi plotte én kolonne som funksjon av enannen kolonne. Dette gjør vi med den diagramtypenen som er kaltpunktdiagram eller XY-diagram, som er tilgjengelig blant de andre


Figur 4.22: Diagramveiviseren åpnes menyvalget Sett inn / Diagram.

diagramtypene i diagramveiveiseren. Ett eksempel er plotting av entidsserie av temperaturmålinger som funksjon av tiden. Det antas da herat det foreligger to dataserier — én for tiden og én for temperaturen — iform av hver sin kolonne (eller rad) i Excel. Det er like enkelt å lage etslikt XY-diagram som å lage andre diagramtyper (de aktuelle kolonnenemarkeres, osv.).

Det er også rett-fram å plotte flere kolonner (f.eks. flere måleserier, la oss sién for temperatur og én for trykk) som funksjoner av én kolonne (f.eks.tiden) i XY-diagrammet. Vi kan da plassere tidskolonnen til venstre iExcel-arket og de andre kolonnene (for temperatur og trykk osv.) til høyrefor tidskolonnen igjen. Diagrammet lages på vanlig måte (først markerealle kolonnene og så foreta menyvalget Sett inn / Diagram). Figur 4.23 viseret tenkt eksempel.

4.7 Import av tekstdata

Du kan importere data til Excel fra forskjellige datakilder, bl.a. fratekstfiler. Tekstfiler er et mye brukt filformat ved lagring av data nårdataene skal kunne brukes i forskjellige slags programmer. Grunnen er at ipraksis alle matematiske programmer kan håndtere numeriske data som er


Figur 4.23: Plott av to tidsserier (måling 1 og 2) som funksjoner av tiden i etpunktdiagram (XY-diagram).

lagret som tekst.2

Menyvalget for import av data i tekstfiler er Data / Importer eksterne data/ Importer data, hvoretter du klikker deg fram til den aktuelle tekstfilen,hvilket automatisk åpner Tekstimportveiviseren, se figur 4.24.Tekstimportveiviseren har tre trinn. Den gir deg mulighet til bl.a. å angihvilket tegn (f.eks. mellomrom eller et annet tegn) som skiller kolonner avdata og hvilket desimalskilletegn som brukes (komma eller punktum).

La oss se på et eksempel, som bl.a. fokuserer det problemet at vi i Norgebruker desimalkomma, mens engelskspråklig programvare brukerdesimalpunktum. Gitt tekstfilen data1.txt, som antas å være loggedespenningsverdier fra en sensor. Figur 4.25 viser data1.txt åpnet iNotisblokk-programmet. Excel (installert på en PC med norskWindows-versjon) forutsetter desimalkomma. Desimaltallene i data1.txthar imidlertid desimalpunktum. For at dataene skal bli importert korrekt,må Excel få informasjon om at desimalpunktumene i tekstfilen skal tolkes

2Tekstfiler er gjerne større enn binærfiler, men binærfilene er oftest proprietære, dvs.at de ikke kan åpnes av andre programmer enn det som dataene opprinnelig ble generertmed. Eksempelvis kan du i programmet MATLAB lagre data som *.mat-filer, som erMATLABs eget binære filformat, men da må du også bruke MATLAB – og ikke Excel– til å åpne datafilene. Hadde du lagret dataene som tekstfil i MATLAB, kunne du åpnetfila i Excel (dvs. importert dataene i Excel).


Figur 4.24: Tekstimportveiviseren

som desimalskilletegn. Det gjøres ved å klikke Avansert-knappen i trinn 3 iTekstimportveiviseren. Du får da opp et felt der du kan angi atdesimalskilletegnet er punktum eller komma. Figur 4.26 viser resultatet avdataimporten.

4.8 Formatere celler

Menyvalget Format / Celler eller høyreklikk / Formater celler åpner vinduetFormater celler, se figur 4.27. Fra dette vinduet kan du bl.a.

• velge måten tall skal vises på,

• tegne linjer og rammer på arket,

• legge inn bakgrunnsfarge for celler.

Figur 4.28 illustrerer noen av disse mulighetene. I hver av cellene B1-B4 erdet opprinnelig skrevet 1,23, men det er lagt inn en ramme rundt celle B5,som dessuten har fått en grå bakgrunnsfarge. Teksten Sum er angitt ikursiv Arial font med dobbel understrekning.


Figur 4.25: En tekstfil som inneholder numeriske data. Desimalskilletegn erpunktum.

4.9 Grafiske effekter

4.9.1 Legge inn bilde på arket

Du kan legge inn bilder (f.eks. logo) på regnearket via menyvalget Sett inn/ bilde. Figur 4.29 gir en illustrasjon. Merk at du kan editere bildet vha.bildeverktøylinjen som kommer opp dersom du markerer bildet iregnearket.

4.9.2 Legge inn bakgrunnsbilde på arket

Du kan legge inn et bakgrunnsbilde på regnearket via menyvalget Format /Ark / Bakgrunn.

4.10 Utskrift

Når du foretar menyvalget for utskrift, er det det sist aktiverte regnearketdu skriver ut, dvs. det regnearket som nå er åpnet.

Det er lurt å se på en forhåndsvisning av utskriften av regnearket før dueventuelt skriver den ut. Forhåndsvisning foretas med menyvalget: Fil /Forhåndsvisning eller ved å trykke knappen for forhåndsvisning iStandard-linjen.

Når du først skal skrive ut regnearket, tilbys du diverse muligheter forutskriftens utseende gjennom menyvalget Fil / Utskriftsformat. Du kan bl.a.legge inn topp- og bunntekst og velge om rutenettet skal vises på papiret.


Figur 4.26: Resultatet av import av data fra en tekstfil til Excel vha. Tekstim-portveiviseren

Figur 4.30 viser Utskriftsformat-vinduet.


Figur 4.27: Vinduet som åpnes etter menyvalget Format / Celler eller etterhøyreklikk / Formater celler

Figur 4.28: Diverse eksempler på formatering av celler utført via menyvalgetFormat / Celle


Figur 4.29: Et bilde (her i form av en gif-fil) kan legges inn på regnearket viamenyvalget Sett inn / Bilde

Figur 4.30: Via menyvalget Fil / Utskriftsformat tilbys du diverse muligheterfor formatering av papirskriften av regnearket. Merk at du kan avmerke om duvil ha med rutenett (standard er uten rutenett)

Documents

Regneark: Excel - TechTeach · Excel har én menylinje og ﬂere verktøylinjer, slik andre Windows-programmer har. Disse omtales nedenfor: • Menylinjen: —Fil: Mange av undermenyene