REGIERUNGSPRÄSIDIUM TÜBINGEN Online-System Fortbildungsveranstaltungen Berufliche Schulen Dienstbesprechung Teamleiter BS Sigmaringen, 22. Mai 2007 Wolfgang

REGIERUNGSPRÄSIDIUM TÜBINGEN

Online-SystemFortbildungsveranstaltungen

Berufliche Schulen

Dienstbesprechung Teamleiter BS

Sigmaringen, 22. Mai 2007

Wolfgang Hartter, Schule und Bildung

Folie 2 Sigmaringen, 22.05.2007

Online-System Fortbildungsveranstaltungen Berufliche Schulen


Überblick

Die Grundidee

Die Lösung

Die bisherigen Erfahrungen

Die Verwaltungsfunktionen

Das Online-System in der Praxis




Die Grundidee

• Veröffentlichung der Veranstaltungen im Internet

• Gewährleistung der Aktualität

• Kommunikation auf elektronischem Weg

• Automatisierung der Verwaltungsvorgänge

• Beibehaltung der Dezentralisierung und der Team-Struktur

• Aufgreifen von in ca. 2 Jahren gemachten, sehr positiven Erfahrungen mit bisher eingesetzten Online-Systemen




Die LösungOnline-System

– Web-basiertAlle Funktionen werden über Internet ausgeführt.Sämtliche Beteiligte und Mitarbeiter können von jedem Ort mit Internet-Anschluss im System arbeiten.

– Datenbank-basiertDateneingaben sind sofort wirksam und im Internet sichtbar.Vielfältige Auswertungs- und Ausgabemöglichkeiten.




Die bisherigen ErfahrungenReal-Einsatz von Online-Systemen• Unterstützungssystemen Netzwerke (ca. 2 Jahre)• Unterstützungssystemen Multimedia (ca. 2 Jahre)• Prozessbegleitung (ca. 2 Jahre)

Online verwaltete Veranstaltungen:– ca. 1000 Anmeldungen (*)

– ca. 120 Fortbildungsveranstaltungen– ca. 100 Fortbildner, Teamleiter, Arbeitskreisleiter,

Prozessbegleiter (ohne Berufliche Schulen)

(*) In der Anfangsphase erfolgten nicht alle Anmeldungen online




Die VerwaltungsfunktionenBenachrichtigungsverfahren durch E-Mail für Verwaltungsverfahren

• Eingabeverfahren– Rückmeldung nach Speicherung an den Fortbildner mit seinen

eingegebenen Daten– Mitteilung an den Teamleiter mit Aufforderung zur Bearbeitung

(Genehmigung)– Mitteilung an den Fortbildner, dass Veranstaltung genehmigt ist

• Anmeldeverfahren– Mitteilung an Teilnehmer, dass er sich angemeldet hat– Mitteilung an den Fortbildner, dass sich ein Teilnehmer angemeldet hat




Benachrichtigungsverfahren durch E-Mail für Anmeldung, Zulassung, Erinnerung

Die Verwaltungsfunktionen

• Erinnerungsverfahren– Automatische Erinnerungs-Mails an ausgewählte Schulen– Manuelle Erinnerungs-Mails an ausgewählte Schulen

• Zulassungsverfahren– Mitteilung am Tag nach Meldeschluss an Fortbildner: Meldung der

Teilnehmerzahl und dass ein Zulassungsverfahren (nicht) notwendig ist– Mitteilung an abgesagte Teilnehmer




Die VerwaltungsfunktionenBeispiel Dateneingabe: Themeneingabe/AntragFortbildner:

Teamleiter:

DatenbankAntrag

Themen-Eingabe(Eingabeformular)

Genehmigungsaufforderung

Eingabebestätigung




AusschreibungAntrag

Genehmigung

Die VerwaltungsfunktionenBeispiel Dateneingabe: GenehmigungsverfahrenFortbildner:

Teamleiter:

Datenbank

Genehmigungsbestätigung




Das Online-System in der PraxisPraktische Arbeit mit dem System

• Benutzerverwaltung

• Eingabeverfahren

• Anmeldeverfahren

• Zulassungsverfahren, Nachrückverfahren

• Erinnerungsverfahren

• Teilnehmerliste, Teilnahmebescheinigung

- Überblick -




Benutzerverwaltung

– Rollen der Fortbildner und Teamleiter

– Benutzernamen und Passwörter

– E-Mail-Konto für den Test-Betrieb– Startseite des Verwaltungs-Bereichs






Eingabeverfahren

– Themeneingabe (durch Fortbildner)• Daten im Eingabeformular

• E-Mail-Rückmeldungen (an Fortbildner, Teamleiter)– Genehmigung (durch Teamleiter)

• E-Mail-Rückmeldung (an Fortbildner)

• Fortbildungsveranstaltungen der BS im Internet (Aktuelle Veranstaltungen, Katalog, Suche)





Anmeldeverfahren

– Teilnehmer melden sich an

– Einblick in die Anmelde-/Teilnehmerliste

Zulassungsverfahren, Nachrückverfahren

– Absage von Teilnehmern bei Überbelegung– Nachrückverfahren bei frei gewordenen Plätzen





Erinnerungsverfahren

– Automatische Erinnerung 6 Wochen vor Veranstaltungsbeginn– Manuelle Erinnerung nach Meldeschluss durch Fortbildner

(falls gewünscht)

Teilnehmerliste, Teilnahmebescheinigung

– Nachmeldung für nicht online angemeldete Teilnehmer– Teilnehmerliste für Anwesenheitskontrolle und als Voraussetzung für

Reisekostenerstattung– Erstellung von Teilnahmebescheinigungen




Vielen Dank für Ihr Interesse!

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