18

REDAKSI - UNY

  • Upload
    others

  • View
    26

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: REDAKSI - UNY
Page 2: REDAKSI - UNY

REDAKSI

Ketua Dewan Redaksi : Djihad Hisyam, M.Pd.

Sekretaris Redaksi : Siti Umi Khayatun Mardiyah, M.Pd.

Anggota Redaksi : Joko Kumoro, M.Si.

Muslikhah Dwihartanti, M.Pd.

Arwan Nur Ramadhan, M.Pd.

Sekretariat : Isti Kistiananingsih, S.Pd.

Alamat Redaksi : Prodi Pendidikan Administrasi Perkantoran

Fakultas Ekonomi

Universitas Negeri Yogyakarta

Kampus Karangmalang Yogyakarta 555281

Telp. (0274) 586168 Ext. 583 Fax. (0274) 554902

Website : http://journal.uny.ac.id/index.php/efisiensi

Email: [email protected]

Redaksi menerima tulisan masalah ilmu administrasi. Redaksi berhak menyingkat dan

mengedit tulisan yang akan dimuat tanpa mengubah substansi isinya. Hak cipta dilindungi

oleh undang-undang.

Page 3: REDAKSI - UNY

Urgensi Manajemen Arsip Elektronik(Sutirman)

96Jurnal Efisiensi – Februari 2015 – Vol. XIII No. 1 – ISSN 1412-1131 – Hal. 96-109

URGENSI MANAJEMEN ARSIP ELEKTRONIK

[email protected]

ABSTRAK

Pengelolaan arsip merupakan aspek penting dalam suatu organisasi, baikorganisasi bisnis maupun pemerintahan. Bertambahnya volume pekerjaansuatu organisasi, menyebabkan bertambah pula jumlah arsip yangdihasilkan. Jumlah arsip yang semakin banyak dari waktu ke waktu,membutuhkan penanganan yang baik agar informasi yang terkandung didalam arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.

Pengelolaan arsip secara manual yang telah dilakukan selama ini,mempunyai beberapa kelemahan, antara lain: membutuhkan ruang dantempat penyimpanan yang besar; resiko kerusakan arsip akibat bencana,membutuhkan pegawai yang banyak; dan waktu pencarian yang lama.Oleh karena itu, untuk mengatasi beberapa kelemahan tersebut perludicari solusinya. Salah satu solusi yang dapat dilakukan adalah denganmelakukan manajemen arsip secara elektronik.

Kata kunci: Pengelolaan Arsip, Arsip Elektronik.

Page 4: REDAKSI - UNY

Urgensi Manajemen Arsip Elektronik(Sutirman)

97Jurnal Efisiensi – Februari 2015 – Vol. XIII No. 1 – ISSN 1412-1131 – Hal. 96-109

PengantarArsip merupakan salah satu

sumber informasi yang pentingbagi suatu organisasi. Berbagaiinfomasi yang berkaitan denganperkembangan dan kegiatanoperasional suatu organisasi akansenantiasa terjaga seiring denganterjaganya arsip organisasi ter-sebut. Keberadaan arsip bagisuatu organisasi tidak sekedarmenjadi bukti sejarah, tetapimemiliki berbagai fungsi dannilai guna. Secara fungsional,suatu arsip akan dibutuhkan olehpimpinan untuk bahan per-timbangan dalam mengambil ke-putusan organisasi. Arsip juga di-perlukan sebagai bahan acauandalam menyusun perencanaanorganisasi, dipergunakan untukmendukung kegiatan operasionalorganisasi, dan untuk kepenting-an pengawasan dalam pengen-dalian organisasi.

Selain memiliki fungsiyang penting, arsip juga me-ngandung berbagai nilai gunabagi organisasi, seperti nilai gunahukum, nilai guna edukasi, nilaiguna finansial, dan nilai gunapenelitian. Oleh karena arsipmemiliki fungsi dan nilai gunatersebut, maka arsip harus

dikelola dengan baik agar padasaat diperlukan dapat tersediadengan cepat dan tepat.

Pengelolaan arsip secaramanual yang telah dilakukanselama ini, mempunyai beberapakelemahan, antara lain: mem-butuhkan ruang dan tempat peny-impanan yang besar; resikokerusakan arsip akibat bencana,membutuhkan pegawai yangbanyak; dan waktu pencarianyang lama. Oleh karena itu, untukmengatasi beberapa kelemahantersebut perlu dicari solusinya.Salah satu solusi yang dapatdilakukan adalah dengan me-lakukan pengelolaan arsip secaraelektronik. Pengelolaan arsipsecara elektronik telah menjadituntutan dan kebutuhan bagisetiap organisasi pada erateknologi digital sekarang ini.Pengelolaan arsip elektroniksangat berhubungan erat denganpenggunaan teknologi komputer,yang dapat menyelesaikan pe-kerjaan manajemen arsip secaralebih cepat, akurat, mudah,fleksibel, dan produktif.

Pengertian ArsipMeskipun arsip merupakan

istilah yang sudah sangat populer

Page 5: REDAKSI - UNY

Urgensi Manajemen Arsip Elektronik(Sutirman)

98Jurnal Efisiensi – Februari 2015 – Vol. XIII No. 1 – ISSN 1412-1131 – Hal. 96-109

di kalangan masyarakat, akantetapi ternyata masih terdapatbeberapa perbedaan pandanganmengenai makna Arsip. ArsipNasional Republik Indonesia(ANRI) sebagai lembaga kearsip-an tertinggi di Indonesia mem-berikan toleransi terhadap per-bedaan pendapat mengenai pe-ngertian arsip. Menurut ANRI(1999:3) perbedaan pandangantersebut disebabkan karena tidakada batasan universal mengenaikonsep arsip. Namun demikianterdapat beberapa literatur yanglayak menjadi rujukan untukmemahami konsep arsip tersebut.

Read & Ginn (2011:5)dalam bukunya berjudul RecordManagement me-ngutip definisiarsip dari ARMA Internasionaldan International Organizationfor Standardization (ISO) 15489.Menurut ARMA Internasionalarsip adalah informasi yangdisimpan dalam bentuk dankarakteristik apapun, dibuat atauditerima oleh organisasi sebagaibukti kegiatan serta memilikinilai dalam jangka waktu ter-tentu. Sedangkan InternationalOrganization for Standardization(ISO) 15489 mendefinisikan arsipsebagai informasi yang dibuat,

diterima, dan dipelihara sebagaibukti dan informasi bagi organi-sasi atau individu untuk ke-pentingan hukum maupun bisnis.Definisi dari ARMA dan ISOmemiliki kesamaan yaitu sebagaiinformasi yang dibuat atau di-terima dan disimpan sebagaibukti. Akan tetapi, ARMA lebihmenekankan pada organisasi,sedangkan definisi ISO men-cakup organisasi yang individu.Definisi lain mengenai arsip di-kemukakan oleh Quible (2005:475), yang menyebutkan arsipsebagai dokumen-dokumen yangberisi informasi dalam bentukkertas maupun format elektronikyang digunakan untuk berbagaifungsi kegiatan. Selain itu, se-cara lebih simpel Diamond(1995:1) menyatakan “a recordis any form of recordedinformation”. Arsip merupakanberbagai bentuk informasi yangdirekam. Beberapa pendapat-pendapat di atas, menggambarkanbahwa secara substansi arsipdapat dikatakan sebagai infor-masi yang terekam dalam ber-bagai bentuk. Rumusan definisitersebut juga sesuai dengan UUNo.43 Tahun 2009 tentangKearsipan, yang merumuskan

Page 6: REDAKSI - UNY

Urgensi Manajemen Arsip Elektronik(Sutirman)

99Jurnal Efisiensi – Februari 2015 – Vol. XIII No. 1 – ISSN 1412-1131 – Hal. 96-109

arsip sebagai rekaman kegiatanatau peristiwa dalam berbagaibentuk dan media sesuai denganperkembangan teknologi infor-masi dan komunikasi yang dibuatdan diterima oleh lembaganegara, pemerintahan daerah,lembaga pendidikan, perusahaan,organisasi politik, organisasi ke-masyarakatan, dan perseorangandalam pelaksanaan kehidupanbermasyarakat, berbangsa, danbernegara.

Berdasarkan beberapa de-finisi di atas, maka pada dasarnyakonsep arsip tidak dapat di-pisahkan dengan informasi,karena arsip merupakan infor-masi yang dibuat, diterima, dandisimpan dalam berbagai bentukdan media, baik oleh peroranganmaupun organisasi. Suatu arsipharus dikelola dengan baikkarena nilai dan tingkat ke-pentingannya berbeda-beda, baikuntuk kepentingan yuridis, buktihistoris, maupun kepentingantransaksi bisnis.

Setiap arsip memilikiunsur-unsur yang terkandung didalamnya. Menurut Kennedy &Schauder (Sukoco, 2007:82),unsur-unsur yang terkandungpada setiap arsip adalah unsur isi,

struktur, dan konteks. Unsur isiadalah informasi yang terekamdalam arsip tersebut. Informasiyang dimaksud dapat berupa ide,konsep, dan fakta tentang suatuperistiwa. Unsur struktur mer-upakan spesifikasi dari suatuarsip. Spesifikasi tersebut dapatberupa sistematika penulisan,jenis dan ukuran huruf, sertabagian-bagian dari arsip. Sedang-kan unsur konteks adalah kondisiyang melatarbelakangi dicipta-kannya suatu arsip, atau alasanyang menyebabkan diciptakanarsip tersebut.

Jenis ArsipBerkaitan dengan macam-

macam arsip, terdapat beberapapendapat yang membedakanarsip. ANRI (1999:4) me-ngelompokkan arsip berdasarkanbentuk atau medianya yaitu arsipberbentuk kertas, film, dan mediamagnetik. Arsip berbentuk kertasdapat berupa data, gambar, danteks yang disimpan. Arsip ber-bentuk film merupakan data,gambar, dan teks yang disimpanpada film, termasuk microfilm.Sedangkan arsip media magnetikmerupakan data, gambar, atauteks yang simpan dan ditemukan

Page 7: REDAKSI - UNY

Urgensi Manajemen Arsip Elektronik(Sutirman)

100Jurnal Efisiensi – Februari 2015 – Vol. XIII No. 1 – ISSN 1412-1131 – Hal. 96-109

kembali dengan cara penulisankode secara magnetik dan khususberkaitan dengan teknologikomputer. Lebih lanjut ANRI(1999:5) menegaskan bahwaapapun jenis arsip harus memilikikarakteristik: (1) merupakaninformasi terekam; (2) memilikimedia yang nyata; dan (3)memiliki fungsi dan kegiatan.

Read & Ginn (2011:8)membuat klasifikasi arsip ber-dasarkan tingkat kepentingan dannilai gunanya. Berdasarkantingkat kepentingannya, arsipdibedakan menjadi: arsip vital,arsip penting, arsip berguna, danarsip tidak penting. Sedangkanmenurut nilai gunanya, arsipdibedakan menjadi arsip yangmemiliki nilai guna:administratif, hukum, danhistoris. Sementara Quible(2005:483) membuat klasifikasiarsip sesuai dengan rumusan dariNational Fire ProtectionAssociation, yakni arsip vital danarsip penting. Sukoco (2007:82)membedakan arsip menjadi arsipdinamis dan arsip statis. Arsipdinamis dibedakan lagi menjadiarsip dinamis aktif dan dinamisinaktif. Sedangkan sesuai denganUndang-Undang No. 43 tahun

2009 tentang Kearsipan pasal 9,arsip dibedakan menjadi arsipstatis dan arsip dinamis. Arsipdinamis terdiri dari arsip vital,arsip, aktif, dan arsip inaktif.

Manajemen ArsipManajemen merupakan

proses menggunakan sumberdaya organisasi untuk mencapaitujuan melalui fungsi-fungsiperencanaan, pengorganisasian,penggerakan, dan pengendalian.Arsip merupakan salah satusumber daya yang penting danbernilai bagi organisasi.Organisasi membutuhkan infor-masi yang cepat, lengkap, danakurat sebagai bahan pe-ngambilan keputusan yang baik.Untuk itulah maka diperlukanmanajemen arsip.

Manajemen arsip padahakekatnya merupakan suatuistilah yang kompleks, mem-butuhkan batasan dan pengertianyang hati-hati. ANRI (1999:11)menyimpulkan manajemen arsipsebagai pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dalam rangkamengelola keseluruhan daurhidup (life cycle) arsip yang me-liputi tiga tahap yaitu penciptaan,penggunaan dan pemeliharaan,

Page 8: REDAKSI - UNY

Urgensi Manajemen Arsip Elektronik(Sutirman)

101Jurnal Efisiensi – Februari 2015 – Vol. XIII No. 1 – ISSN 1412-1131 – Hal. 96-109

serta penyusutan arsip. Read &Ginn (2011:4) menjelaskanbahwa fungsi manajemen arsip didalamnya mencakup manajemeninformasi, sehingga ada jugayang menyebut manajemen arsipdengan istilah manajemen arsipdan informasi. Secara lebihformal Read & Ginn men-definisikan manajemen arsipsebagai pengendalian sistematisterhadap seluruh arsip mulaiproses penciptaan, distribusi,pengorganisasian, penyimpanan,dan penemuan kembali, sampaipemusnahan. Quible (2005:475)menyatakan manajemen arsipsebagai aktivitas-aktivitas yangdilakukan untuk mengendalikansiklus hidup arsip, mulai daripenciptaan dan sampai denganpemusnahan. Sedangkan Odgers(2005:364) memberikan definisimanajemen arsip sebagai prosespeng-awasan, penyimpanan, danpengamanan arsip, baik dalambentuk kertas maupun mediaelektronik. Definisi tersebutmenggambarkan adanya dua jenisarsip, yaitu arsip berbasis kertas,dan arsip elektronik. Ber-dasarkan beberapa pendapat diatas, manajemen arsip dapat di-maknai sebagai proses pe-

ngelolaan terhadap siklus hiduparsip.

Manajemen arsip harusdilaksanakan dengan mem-perhatikan prinsip-prinsip ter-tentu agar mencapai tujuan yangdiharapkan. Holliday (2009:2)meng-identifikasi prinsip-prinsipmanajemen arsip yang meliputi:confidentiality, informationintegrity, high availability,adherence to policy, danauditability.

Prinsip-prinsip pelaksanaanmanajemen arsip di atas me-nunjukkan bahwa pengelolaanarsip dalam suatu organisasihendaknya memperhatikan aspekkeamanan arsip. Harus adakontrol terhadap akses arsiporganisasi. Hanya orang-orangtertentu yang diberi hak untukdapat melihat atau mengaksesarsip. Sistem manajemen arsipjuga harus dapat menyajikaninformasi secara terintegrasimengenai isi, struktur, maupunkonteks arsip. Tersedianya infor-masi yang terintegrasi akanmemudahkan pencarian arsippada saat dibutuhkan sehinggamendukung prinsip HighAvailability, maksudnya bahwaarsip senantiasa tersedia dan siap

Page 9: REDAKSI - UNY

Urgensi Manajemen Arsip Elektronik(Sutirman)

102Jurnal Efisiensi – Februari 2015 – Vol. XIII No. 1 – ISSN 1412-1131 – Hal. 96-109

digunakan guna mendukungproses kegiatan organisasi.Manajemen arsip juga harusmemiliki kebijakan atau aturanyang jelas mengenai cara-carapenanganan berbagai jenis arsip.Kebijakan ini harus di-informasikan kepada semuapihak yang terkait termasuklembaga atau unit pencipta arsip.Selain itu, sistem manajemenarsip yang diterapkan harusmemungkinkan dan memudahkandilakukannya penelusuran ter-hadap riwayat arsip. Harus dapatdiketahui oleh siapa saja dankapan saja suatu arsip diakses,sehingga jika terjadi kerusakanatau kehilangan arsip akan dapatdiketahui siapa yang bertanggungjawab.

Fungsi Manajemen ArsipManajemen sebagai suatu

proses diarahkan untuk mewujud-kan tercapainya suatu tujuandengan memanfaatkan berbagaisumber daya melalui pelaksanaanfungsi-fungsi dalam organisasi.Secara umum, fungsi-fungsimanajemen dalam organisasimeliputi: planning, organizing,leading, controlling (Read &Ginn, 2011:18; Robbin &

Coulter, 2009:24; Griffin,2002:8); planning, organizing,staffing, directing, controlling(Quible, 2005:7).

Fungsi manajemen arsipdalam organisasi selain mengacukepada fungsi-fungsi manajemensecara umum tersebut, jugamengacu kepada siklus hiduparsip. ANRI (1999:12) membagisiklus hidup arsip menjadi tigatahap yaitu penciptaan, peng-gunaan dan perawatan, sertapenyusutan. Quible (2005:478)membagi tahapan siklus arsipmenjadi lima tahap yaitucreation, utilization, storage,retrieval, dan diposition.Sedangkan Read & Ginn(2011:19) menggambarkan siklushidup arsip dan informasi sebagaiberikut:

Page 10: REDAKSI - UNY

Urgensi Manajemen Arsip Elektronik(Sutirman)

103Jurnal Efisiensi – Februari 2015 – Vol. XIII No. 1 – ISSN 1412-1131 – Hal. 96-109

Gambar 1.Siklus Hidup Arsip (Read & Ginn, 2011:19)

Berdasarkan siklus hiduparsip tersebut, maka fungsi mana-jemen arsip meliputi penciptaan,pendistribusian, penggunaan, pe-meliharaan, dan penyusut-anarsip. Fungsi pertama adalahpenciptaan arsip, yaitu terdiri dariaktivitas pembuatan arsip olehlembaga atau penerimaan arsipdari pihak lain. Fungsi keduaadalah pendistribusian, yaituproses penyampaian arsip kepada

pihak yang membutuhkan, baikpihak internal maupun pihakeksternal. Fungsi ketiga adalahpeng-gunaan, yaitu pemanfaatanarsip untuk berbagai kepentinganseperti untuk bahan pengambilankeputusan organisasi, sebagaisumber referensi ilmiah, sebagaibahan penelitian, atau untukkepentingan yuridis. Fungsikeempat adalah pemeliharaan,yakni meliputi kegiatan pen-

CREATION(or receipt ofrecords fromoutside thebusiness)

DISTRIBUTIONWho gets the record?

Internal UsersEksternal Users

USEDecisionsReferenceInquiries

Legal Requirement

MAINTENANCEStore/FileRetrieveProtect

DISPOSITIONTransferRetain

ORDestroy

Page 11: REDAKSI - UNY

Urgensi Manajemen Arsip Elektronik(Sutirman)

104Jurnal Efisiensi – Februari 2015 – Vol. XIII No. 1 – ISSN 1412-1131 – Hal. 96-109

yimpanan dan perlindungan arsip.Fungsi kelima adalah penyusutan,yaitu berupa kegiatan pe-mindahan dan pemusnahan arsip.

Undang-Undang No. 43Tahun 2009 tentang Kearsipanmembedakan fungsi-fungsi pe-ngelolaan arsip berdasarkan jenisarsip. Pada pasal 40 dinyatakanbahwa pengelolaan arsip dinamismeliputi fungsi penciptaan, peng-gunaan dan pemeliharaan, sertapenyusutan arsip. Pasal 56menyata-kan bahwa pengelolaanarsip vital teridiri dari kegiatanidentifikasi, perlindungan danpengamanan, serta penyelamatandan pemulihan. Sedangkanpengelolaan arsip statis diaturpada pasal 59 yang menyatakanbahwa pengelolaan arsip statismeliputi kegiatan akuisisi arsipstatis, pengolahan arsip statis,preservasi arsip statis, dan aksesarsip statis.

Pelaksanaan fungsi-fungsimanajemen arsip harus dilaksana-kan secra efektif agar berdampakpositif terhadap produktivitasorganisasi. Quible (2005:475)mengidentifikasi sembilan ke-untungan bagi organisasi ataspelaksanaan manajemen arsip

yang efektif, yaitu: 1) It betterserves its clients or customers; 2)It increase employeeproductivity; 3) It accomplishesits workload with feweremployees; 4) It centralizes itsrecords and information, thusmaking them readly available toall employees who need them; 5)It eliminates duplicate recordsand information; 6) It reduces itsrecords storage space; 7) Itcomplies with reportingregulation at the federal, state,and local levels; 8) It keeps bettertrack of and control over itsrecords and information; 9) Itavoids costly ligitation andliability issues.

Pendapat di atas menunjuk-kan bahwa apabila fungsi-fungsimanajemen arsip dilaksanakandengan baik maka akan mem-berikan keuntungan bagi organi-sasi. Manajemen arsip yangefektif akan menyebabkan pe-layanan kepada pelanggan men-jadi lebih baik, produktivitaspegawai meningkat, menghemattenaga kerja, dan mempermudahakses arsip dan informasi olehsemua pegawai yang mem-butuhkan. Selain itu, keuntungan

Page 12: REDAKSI - UNY

Urgensi Manajemen Arsip Elektronik(Sutirman)

105Jurnal Efisiensi – Februari 2015 – Vol. XIII No. 1 – ISSN 1412-1131 – Hal. 96-109

lainnya adalah dapat menghindariterjadinya duplikasi arsip daninformasi oleh pihak yang tidakbertanggung jawab, menghematpengg-unaan ruang penyimpanan,terjadi kontrol yang lebih baikterhadap arsip dan informasi,serta dapat mengemat biaya.

Smith (2007:3) menyebut-kan bahwa manajemen arsipharus dapat menjamin tercapai-nya tujuan-tujuan tertentu.Tujuan-tujuan tersebut adalah: 1)arsip dapat tersedia pada saatdiperlukan; 2) arsip dapat diaksesoleh pihak yang membutuhkan;3) arsip dapat diinterpretasikanmelalui data yang tersedia; 4)arsip mengandung informasiyang dapat dipercaya; 5) arsipdapat dijaga keberadaannyasepanjang waktu; dan 6) arsipakan mengalami penyusutansesuai dengan jadwal retensinya.

Lebih lanjut Smith (2007:5)menyimpulkan bahwa ada duaelemen mendasar dari fungsimanajemen arsip, yaitu: (1) itcovers records in all formats(paper, electronic, oral, film,microfilm, etc); (2) it coversrecords from the moment thatthey are created until their

disposal (either by destruction orpreservation in an archive).Dengan demikian dapat diketahuibahwa elemen fungsi manajemenarsip yang pertama yaitu meliputicatatan dalam semua format(kertas, elektronik, lisan, film,microfilm, dll.), sedangkanelemen yang kedua adalahmencakup catatan sejak arsipdiciptakan sampai pemusnahan.

Manajemen arsip merupa-kan pengetahuan dan keterampi-lan yang penting untuk dikuasaioleh para pegawai kantor.Pegawai kantor yang tidak me-mahami konsep dan cara kerjamanajemen arsip yang benar akanmenjadi beban bagi organisasi.Sebaliknya, pegawai kantor yangmemahami konsep dan cara kerjamanajemen arsip secara benarakan berdampak positif terhadaptercapainya tujuan organisasisecara efektif dan efisien.

Manajemen Arsip ElektronikSeiring dengan per-

kembangan teknologi informasi,pengelolaan arsip konvensionalmulai disertai dengan sistem pe-ngelolaan arsip secara elektronik.Sebagian besar organisasi bisnis

Page 13: REDAKSI - UNY

Urgensi Manajemen Arsip Elektronik(Sutirman)

106Jurnal Efisiensi – Februari 2015 – Vol. XIII No. 1 – ISSN 1412-1131 – Hal. 96-109

maupun pemerintahan di erasekarang ini telah banyakmenghasilkan dokumen dalambentuk elektronik. Menurut Read& Ginn (2011:313) “electronicrecord is a record stored onelectronic storage media that canbe readly accessed or changed”.Maksud dari definisi di atasadalah bahwa arsip elektonikmerupakan arsip yang disimpandalam media penyimpananelektronik yang dapat diaksesatau diubah. Lebih lanjut Read &Ginn (2011:313) menambahkanbahwa “electronic records maycontain quantitative data, text,images, or sounds that originateas an electronic signal”.Maksudnya adalah bahwa arsipelektronik dapat berisi datakuantitatif, teks, gambar, atausuara yang bersumber dari sinyalelektronik.

Media elektronik terdiridari media magnetik dan mediaoptikal. Read & Ginn (2011:313)menjelaskan media magnetiksebagai “a variety ofmagnetically coated materialsused by computers for datastorage”. Media elektronikmerupakan berbagai bahan yang

dilapisi secara magnetikdigunakan komputer untukpenyimpanan data. Sedangkanmedia optikal adalah “a high-density information storagemedium where digitally encodedinformation is both written andread by means of a laser”. Mediaoptikal merupakan media pe-nyimpanan informasi dengankepadatan tinggi dimana infor-masi digital dikodekan meng-gunakan laser.

Proses pengelolaan arsipelektronik memiliki perbedaandengan pengelolaan arsip manual.Menurut Read & Ginn(2011:119) siklus pengelolaanarsip elektronik terdiri dari:creation and storage, distributionand use, maintenance, dandisposition.

Gambar 2. Siklus Hidup ArsipElektronik (Read & Ginn,

2011:119)

Creation &Storage

Distribution& Use

MaintenanceDiposition

Page 14: REDAKSI - UNY

Urgensi Manajemen Arsip Elektronik(Sutirman)

107Jurnal Efisiensi – Februari 2015 – Vol. XIII No. 1 – ISSN 1412-1131 – Hal. 96-109

Perbediaan antara siklusarsip manual dan arsip elektronikterlihat pada tahap penciptaan,penyimpanan, distribusi, danpenggunaan. Pada pengelolaanarsip manual, masing-masingtahap berdiri sendiri sebagaisuatu proses kegiatan. Sedangkanpada siklus arsip elektronik,proses penciptaan dan pe-nyimpanan berlangsung dalamsatu tahap, serta proses distribusidan penggunaan juga berjalandalam satu tahap. Berdasarkansiklus hidup arsip elektroniktersebut, maka dapat dimengertibahwa pengelolaan arsip secaraelektronik lebih efisien.

Pada era sekarang ini telahbanyak dikembangkan sistem pe-ngelolaan arsip secara elektronik.Berbagai sistem pengelolaanarsip elektronik yang ber-kembang sekarang ini dapat di-kelompokkan menjadi tiga sistem(Sukoco, 2007:116) yaitu: 1)Sistem Manajemen DokumenElektronik; 2) Sistem PemindaianElektronik; 3) SoftwareManajemen Dokumen.

Sistem ManajemenDokumen Elektronik merupakansistem pengelolaan arsip yang

dilakukan oleh setiap pegawaikantor dalam bentuk penciptaanarsip dan penyimpanan berbasiskomputer. Sistem ini dilakukanmenggunakan program aplikasikomputer yang biasa digunakandalam pekerjaan kantor, sepertiword processing, spread sheet,publisher, dan program aplikasiperkantoran yang lain.

Sistem PemindaianElektronik merupakan sistempengelolaan arsip yang dimulaidengan proses alih media arsipkertas menjadi arsip elektronik.Setelah arsip dialihmediakanmenjadi file elektronik, selanjut-nya dilakukan pengelolaan secaraelektronik.

Software ManajemenDokumen merupakan sistempengelolaan arsip menggunakanprogram aplikasi (software)khusus. Program aplikasi sistemmanajemen arsip memilikikelebihan dalam hal pengendali-an keamanan dengan adanyakontrol akses, interaktivitasprogram, dan navigasi. Programaplikasi sistem manajemen arsipmulai banyak dikembangkanbaik untuk arsip dinamis maupunstatis.

Page 15: REDAKSI - UNY

Urgensi Manajemen Arsip Elektronik(Sutirman)

108Jurnal Efisiensi – Februari 2015 – Vol. XIII No. 1 – ISSN 1412-1131 – Hal. 96-109

Pengelolaan arsip secaraelektronik mempunyai banyakmanfaat, terutama memudahkanpenemuan kembali arsip yangdibutuhkan. Menurut Odegers(2005:371), beberapa keuntungandari pengelolaan arsip secaraelektronik antara lain: 1) Cepatditemukan dan memungkinkanpemanfaatan arsip tanpa me-ninggalkan meja kerja; 2)Pengindeksan yang fleksibel danmudah dimodifikasi; 3) Pencariansecara full-text; 4) Kecil ke-mungkinan file akan hilang; 5)Menghemat tempat; 6) Me-ngurangi resiko kerusakan arsipkarena disimpan secara digital; 7)Memudahkan berbagi (sharing)arsip; 8) Meningkatkan ke-amanan; 9) Mudah dalamrecovery data.

KesimpulanSalah satu solusi untuk

meningkatkan efektivitas danefisiensi manajemen arsip padasuatu organisasi adalah denganmenerapkan sistem manajemenarsip elektronik. Sistem mana-jemen arsip elektronik dibedakanmenjadi tiga, yaitu: SistemManajemen Dokumen Elektro-

nik; Sistem Pemindaian Elektro-nik; dan Software ManajemenDokumen. Pengelolaan arsip se-cara elektronik memiliki banyakkelebihan, baik dari segi waktu,biaya, maupun tenaga. Melihatbanyaknya manfaat dan ke-untungan dari pengelolaan arsipsecara elektronik, maka mana-jemen arsip elektronik perludisosialisasikan dan dikembang-kan untuk mendukung efisiensikerja organisasi. Manajemenarsip elektronik merupakan solusiatas persoalan arsip yang semakinhari semakin bertambah banyak.Melalui pengelolaan arsip secaraelektronik dapat diperoleh ber-bagai manfaat yang mendukungterciptanya efektivitas danefisiensi organisasi.

Daftar PustakaAdam, A. (2007). Implementing

electronic document andrecord management systems.Boca Raton, New York:Auerbach Publications, Taylor& Francis Group.

Arsip Nasional RepublikIndonesia. (1999). Modulmanajemen arsip dinamis

Page 16: REDAKSI - UNY

Urgensi Manajemen Arsip Elektronik(Sutirman)

109Jurnal Efisiensi – Februari 2015 – Vol. XIII No. 1 – ISSN 1412-1131 – Hal. 96-109

(Edisi Pertama). Jakarta:ANRI.

Arsip Nasional RepublikIndonesia. (2009). Undang-Undang Nomor 43, Tahun2009, tentang Kearsipan.

Diamond, S. Z. (1995). Recordmanagement: A practicalapproach (3th ed.). New York:AMACOM Books.

Griffin, R. W. (2002).Manajemen (Edisi Ketujuh).Alih bahasa oleh Gina Gania.Jakarta: Erlangga.

Holliday, J. (2009). Managingofficial records withmicrosoft® office sharepoint® server 2007.Indianapolis: WileyPublishing, Inc.

Megill, K. A. (2005). Corporatememory: Records andinformation management inthe knowledge age (2th ed.).Munchen: K. G. Saur.

Odgers, P. (2005). Administrativeoffice management: Shortcourse (13th ed.). Mason,Ohio: Thomson South-Western.

Quible, Z. K. (2005).Administrative officemanagement: An introduction

(8th ed.). New Jersey: PearsonEducation, Inc.

Read, J. & Ginn, M. L. (2011).Record management (9th ed.).Mason, Ohio: ThomsonSouth-Western.

Robbins, S. P, & Coulter, M.(2009). Management (10th

ed.). Upper Saddle River, NewJersey: Pearson Education Inc.

Smith, Kelvin. (2007). Publicsector records management: Apractical guide. Burlington:Ashgate Publishing Company.

Sukoco, B. M. (2007).Manajemen administrasiperkantoran modern. Jakarta:Erlangga.

BiodataSutirman, M.Pd. merupakan stafpengajar tetap di JurusanPendidikan Administrasi FakultasEkonomi UNY, Menyelesaikanstudi S1 di IKIP Yogyakartabidang Pendidikan AdministrasiPerkantoran; menyelesaikan studiS2 di UNY bidang TeknologiPembelajaran tahun 2009. Saatini sedang menempuh studi S3 diUNY jurusan PendidikanTeknologi dan Kejuruan.

Page 17: REDAKSI - UNY

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGIUNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

FAKULTAS EKONOMIJURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI

Alamat: Karangmalang Yogyakarta, 55281, Telp. (0274) 586168 Ext. 583 Fax. (0274) 554902Website : http://journal.uny.ac.id/index.php/efisiensi | e-mail : [email protected]

RAMBU-RAMBU TEKNIS PENULISAN UNTUK EFISIENSI

1. Tulisan merupakan suatu kajian ilmiah tentang masalah administrasi dan belum pernah

dipublikasikan pada media lain.

2. Tulisan disusun dengan sistematika ilmiah mencakup unsur-unsur : (a) judul, (b) abstrak (c)

pendahuluan tentang masalah yang dibahas, (d) tinjauan secara teoritis dan pembahasan, (e)

perspektif baru yang diajukan, (f) kesimpulan, (g) daftar pustaka dan, (h) biodata.

3. Judul tulisan dibuat secara singkat namun menggambarkan substansi isi, sebaiknya tidak lebih dari

sepuluh kata.

4. Abstrak yang menggambarkan intisari keseluruhan isi tulisan, disusun secara naratif, kurang lebih

100 kata, diketik satu spasi.

5. Di bawah abstrak ditulis kata kunci.

6. Penunjukan sumber acuan dilakukan dengan cara sebagai berikut:

a. Azhar Kasirn (1998) menyatakan bahwa

b. Senada dengan pendapat Azhar Kasim (1998) bahwa

c. ... dikemukakan pula oleh Kristiadi (Azhar Kasim, 1998) kebijakan swastanisasi merupakan

....

7. Penulisan daftar pustaka:

a. Azhar Kasim. (nama, tahun, halaman). Pengukuran Efektivitas dalam Organisasi. Jakarta:

Lembaga Penerbit FEUI & PusatAntar Universitas Ilmu-ilmu Sosial.

b. March, J.G. dan J.P.Olsen (ed). 1990. Ambiguity and Choice in Organization. Oslo

Universitetsforlaget.

8. Biodata penulis dalam narasi, memuat nama lengkap, gelar, tempat dan tanggal lahir, pendidikan

terakhir, nama lembaga dan karya ilmiah yang relevan dengan masalah yang dibahas.

9. Nama penulis dan alamat dicantumkan di bawah judul, tanpa gelar.

10. Panjang tulisan 10 sampai 15 halaman kuarto ketik spasi ganda (MS Word, Arial 10), diterima

redaksi dalam bentuk print-out dua eksemplar dan CD.

Page 18: REDAKSI - UNY