Rapport final taln 2015

Tous A La Neige 2015 ANJOLRAS FABRE GIORDANO

Gestion des activités physiques et sportives

Jérémy ANJOLRAS

ANJOLRAS FABRE GIORDANO

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Gestion des activités physiques et sportives

Nico DIDRY

Tous A La Neige 2015

Rapport final de l'événement

Jérémy ANJOLRAS - Titouan FABRE - Steven GIORDANO

UPMF

15 mars 2015

M1 IEE 2014/2015

Steven GIORDANO

Tous A La Neige 2015 ANJOLRAS FABRE GIORDANO M1 IEE 2014/2015

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TABLE DES MATIERES :

I – Partie conceptuelle .......................................................................................................................... 4

II – Partie financière ............................................................................................................................. 7

III – Partie logistique.......................................................................................................................... 10

IV – Partie inscriptions ...................................................................................................................... 15

V – Partie communication .................................................................................................................. 18

Création de l'affiche Tous A La Neige - 2 Décembre 2014 ............................................................ 21

Contact avec le service communication de l'UPMF - 4 Décembre 2014 ...................................... 22

Page Facebook - A partir du 11 Décembre 2014 ............................................................................ 22

Stand du forum des sports - 14 Janvier 2015 ................................................................................. 24

Événement Facebook - A partir du 15 Janvier 2015 ...................................................................... 24

Création du compte Snapchat - A partir du 15 Janvier 2015 ......................................................... 25

Affichage public - A partir du 5 Janvier 2015 ................................................................................ 26

Vidéo de l'événement - 5 Février 2015 .......................................................................................... 27

Liste de contacts ............................................................................................................................. 28

Envoi et rédaction des mails .......................................................................................................... 28

Retour sur l'efficacité de la communication ................................................................................... 29

Actions supplémentaires de communication.................................................................................. 30

Codes d'accès aux outils de communication digitales ................................................................... 30

VI – Partie Gestion du départ des cars et organisation ...................................................................... 31

VII – Partie retours des participants ................................................................................................... 33

Analyse........................................................................................................................................... 34

Retour critique................................................................................................................................ 41

VIII - Bilans personnels ..................................................................................................................... 42

Jérémy : .......................................................................................................................................... 42

Titouan : ......................................................................................................................................... 44

Steven : ........................................................................................................................................... 45

Annexes :............................................................................................................................................ 48

Annexe 1 : e-mails envoyés ........................................................................................................... 48

Mail d'ouverture ......................................................................................................................... 48

Mail ouverture des inscriptions .................................................................................................. 49

Mail location .............................................................................................................................. 50

Mail bus étudiants UPMF .......................................................................................................... 51

Mail personnel UPMF ................................................................................................................ 52

Mail bus étudiants Valence ........................................................................................................ 53

Mail personnel Valence .............................................................................................................. 54

Mail bus IUT .............................................................................................................................. 55

Mail ski de fonds et raquettes .................................................................................................... 56

Mail sans bus Alpin .................................................................................................................... 57


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Mail sans bus ski de fond ........................................................................................................... 58

Annexe 2 : Pièces jointes des mails ............................................................................................... 59

Annexe 3 : extrait de l'extraction des inscrits en format excel : .................................................... 60

Annexe 4 : Compte rendu tiré de l'extraction du ? ......................................................................... 61

Annexe 5 : Résultats tirés de l'extraction du Lundi 19 Janvier ...................................................... 62

Annexe 6 : Résultats tirés de l'extraction du Jeudi 15 Janvier (16h) ............................................ 63

Annexe 7 : Compte rendu intermédiaire des inscriptions au 8 janvier : ........................................ 64

Annexe 8 : Budget TALN année précédente (2014) ...................................................................... 66

Annexe 9 : Consignes pour les contrôleurs des bus (Nico) ........................................................... 67

Annexe 10 : facture promocash ..................................................................................................... 69

Annexe 11 : facture location matériel de ski nordique et raquettes : ............................................. 71

Annexe 12 : facture FaureVercors :................................................................................................ 72

Annexe 13 : facture remontées mécaniques des 7 Laux : .............................................................. 73

Annexe 14 : facture location du matériel de ski alpin et de snowboard : ...................................... 74

Annexe 15 : cahier des charges de l'affiche ................................................................................... 75

Annexe 16 : Newsletter apparue dans le journal du personnel "Déclics" ...................................... 77

Annexe 17 : Mail aux Bureau Des Etudiants ................................................................................. 78

Annexe 18 : Mail de relance du 13 Janvier 2015 ........................................................................... 79


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I – Partie conceptuelle

Référant : Steven

Tous A La Neige (TALN) est officiellement un événement proposé par la présidence de l'Université Pierre-Mendès-France (UPMF) de Grenoble qui en confie l'organisation au bureau des sports de l'UPMF (le SUAPS). La mise en place de cet événement découle de la volonté de l'université de rendre accessible à ses membres différents sports d'hiver afin de leur permettre de découvrir ou de pratiquer des activités faisant partie intégrante de la culture (notamment sportive) grenobloise. De ce fait, la présidence de l'UPMF offre cette journée à ses employés et à ses étudiants en la finançant intégralement.

D'un point de vue pratique et réaliste, TALN est proposé et organisé en intégralité par le SUAPS qui souhaite faire découvrir les activités de neige aux membres de l'UPMF. Ceci répond à un intérêt particulier du bureau des sports pour de telles activités.

TALN a été organisé en 2015 pour la troisième année consécutive et s'est déroulé le jeudi 22 janvier de cette même année à la station de sports d'hiver des 7 Laux dans le village de Prapoutel. Au cours de cette journée, les membres du personnel et les étudiants de l'UPMF ont bénéficié d'une demi-journée durant laquelle a été mis à leur disposition un service de transport jusqu'à la station, un forfait (pour les remontées mécaniques ou pour l'accès au domaine nordique) ainsi qu'un goûter sur le front de neige pour clore cette après-midi par un moment de convivialité entre tous les participants. Ils avaient également la possibilité de louer gratuitement leur matériel (de ski alpin et de snowboard chez Adrénaline Sport, de ski de fond et de raquettes au foyer de ski de fond de Prapoutel). Les deux seules conditions pour participer à cette journée sont d'être membre de l'UPMF ainsi que de s'inscrire au préalable sur une plate-forme internet conçue spécialement pour l'événement et dont l'adresse est indiquée à tous en décembre via un communiqué par mail. L'objectif pour 2015 était de maintenir la dynamique positive inculquée durant les deux années précédentes en accroissant à nouveau le nombre d'inscrits. Ainsi, 1300 membres de l'UPMF (étudiants et personnels confondu) était attendus ce jeudi 22 janvier. Nous avons abouti à un nombre record de 1012 inscrits pour finalement un peu moins de 900 participants, soit environ 5% des membres de l'UPMF.

Au cours de cette journée, les participants pouvaient choisir de pratiquer l'une des quatre activités suivantes : le ski alpin, le snowboard, le ski de fond ou encore la marche en raquettes. Ils pouvaient également choisir de ne pratiquer aucune activité particulière et ainsi marcher dans la station. On notera que chacune des disciplines énoncées précédemment (hormis la marche) pouvait être pratiquées de manière encadrée par un membre qualifié du SUAPS. De plus, l'association U-Ride (partenaire du SUAPS et inhérente à l'UPMF) proposait même, par le biais des moniteurs de ski diplômés d'un brevet d'état qui en font partie, des initiations au ski alpin et au snowboard. Cela rend cette journée accessible à tous quel que soit le niveau de pratique. De ce fait, les débutants étaient encouragés à prendre part à cette journée.

Outre le fait d'offrir la possibilité aux étudiants et aux membres du personnels de découvrir les sports d'hiver, de découvrir une nouvelle station à proximité de Grenoble et dans laquelle l'UPMF offre la possibilité d'obtenir des tarifs réduits tout au long de l'année ou encore de pratiquer simplement une activité sportive d'extérieur, l'organisation de Tous A La Neige permet à l'UPMF ainsi qu'au SUAPS de mettre en avant à la fois leur culture alpine mais également leur souhait de développer la pratique sportive dans le cadre d'un mode de vie sain et équilibré. Cet événement fait office de vitrine de l'UPMF pour ces différents points.

D'autre part, cela donne une image responsable et sportive de l'UPMF vis-à-vis de ses membres mais également des autres universités du fait que cet événement est unique en France. Il


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est né en partie du constat qu'un grand nombre d'étudiants ne pouvaient pas se permettre financièrement de pratiquer les activités proposées dans le cadre de TALN. Cela permet également de montrer une certaine proximité avec les membres du personnel de l'UPMF et de renforcer l'image positive de la structure dans laquelle ils travaillent quotidiennement.

Bilan chiffré : comparaison avec les éditions précédentes

Session 2013 Session 2014 Session 2015

Étudiants Personnel Étudiants Personnel Étudiants Personnel

Nombre de participants

980 1029 868

814 166 859 170 714 154

Total participants prenant le bus

871 912 780 ?

705 166 753 159 - -

- Départ bus Campus 714 742 611 ?

556 158 589 153 - -

- Départ bus IUT 2 126 145 154

123 3 145 0 - -

- Départ Bus Valence 31 25 15

26 5 19 6 8 7

Total locations 322 342 517

- - 290 52 - -

- Locations ski 195 265 357

- - 248 17 - -

- Location snow 52 54 83

- - 49 5 - -

- Location ski de fonds 0 0 19

- - 0 12 - -

- Location raquettes 75 0 58

- - 0 18 - -


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* « ? » = valeur approximative

2 remarques :

- Si l'année dernière (2014), l'équipe du projet avait pu comptabiliser le nombre d'étudiants et personnels de manière distincte sur les critères proposés dans le tableau, c'est parce qu'ils avaient partagé l'événement en 2 journée avec un départ pour les étudiants le jeudi, puis un départ pour les membres du personnel UPMF le vendredi. Lorsque l'événement se déroule sur une seule journée (session 2013 et 2015), nous avons constaté qu'il est très difficile d'avoir accès à ces informations.

Explication : Si l'organisation sur le papier était claire et permettait d'avoir un retour sur le nombre de personnes dans chaque bus, il s'est avéré que ces informations ont été plus ou moins bien communiquées au départ du Campus (consignes appliquées de manière différentes selon les responsables de bus). En effet, certains responsables de bus ont plus ou moins bien appliqué les consignes permettant le listing des participants entrés dans les bus. Les écritures étaient parfois peu lisibles et certains responsables de bus ne cochaient pas sur les listes mais récupéraient les justificatifs d'inscription en guise de preuve (or une bonne partie des étudiants se présentaient avec la version numérique). J'ai donc eu beaucoup de difficultés à ressortir les statistiques de l'événement et j'ai dû obtenir certains chiffres par des déductions ou en me référant à la dernière extraction des participants. Cela explique donc l'approximation faite pour trouver les 2 données suivies d'un « ? » dans le tableau. Éléments clés :

1) Une participation en baisse : -15,5 % de participants par rapport à 2014

2) Toujours plus de matériel loué pour l'événement (+43 % par rapport à TALN 2014)

3) Une pratique ski de fond et raquette proposée cette année (77 personnes en ont profité)

4) A première vue, notre communication a bien fonctionné à l'IUT (plus de participants que l'année dernière, alors que la participation totale a bien diminué) ; et moins bien à Valence où la participation a été faible.

Nombre de participants Participants prenant le bus Total locations

0

200

400

600

800

1000

1200

Tendances générales sur les 3 dernières sessions TALN

2013

2014

2015


II – Partie financière

Référant : Jérémy

* Nourriture – boissons fourni par Promocash pour 1000 personnes(29,80+43,68+26,50) = 371,11 euros TTCÉquivalent pour 500 personnes : 371,11 / 2 = L'apport Mokamatik permet d'économiser un coût d'environ 185,56 euros en achetant cette part chez Promocash.

Commentaires : comparaison avec le budget final 2014 (

• Locations : Comparé à l'année précédente, les prix unitaires des différentes locations d'Adrénaline n'ont pas bougé.

Le reliquat négatif de 56 euros pour la location de raquettes est dû à un dépassement de la commande de la part du foyer qui a loué des raquettes supplémentaires à des personnes se présentant comme des étudiants inscrits à TALN. Le gérant du vœu pour l'année prochaine d'avoir en possession une liste d'inscrits (qui lui aurait évité de faire des erreurs cette année). Il est vrai que si nous donnons une liste qui facilite le travail d'Adrénaline, il est logique d'en fournir également au foyer...

• Forfaits : Cette année, les forfaits demidiminuer : ils passent de 5,80 euros à 5,35 euros, ce qui est certainement dû en partie à un effet volume sur la commande de forfadéterminante, elle allège le budget réel de manière significative.

• Goûter : il nous est revenu plus cher cette année (+ 31,5satisfaire tous les participants, même si nous sommes

• Bus : Malgré une absence de chiffres au réel (ce qui a été effectivement consommé) en 2014, nous pouvons dire sans trop nous tromper que le budget consacré aux bus a diminué cette année par rapport à 2014. En effet, nous avonnombre légèrement moins important de personnes à transporter (environ 780 contre 912 en 2014, voire tableau page 4), et d'autre part au fait que nous avons optimisé l'utilisation des bus pour une seule et même sortie, contrairement à l'année 2014.

Pour finir, nous pouvons constater que le budget réel est largement inférieur au montant total


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boissons fourni par Promocash pour 1000 personnes = (308,20+162,89)(29,80+43,68+26,50) = 371,11 euros TTC

: 371,11 / 2 = 185,56 euros TTC rmet d'économiser un coût d'environ 185,56 euros en achetant cette part

: comparaison avec le budget final 2014 (Annexe 7)

: Comparé à l'année précédente, les prix unitaires des différentes locations nt pas bougé.

Le reliquat négatif de 56 euros pour la location de raquettes est dû à un dépassement de la commande de la part du foyer qui a loué des raquettes supplémentaires à des personnes se présentant comme des étudiants inscrits à TALN. Le gérant du foyer m'a d'ailleurs fait part de son vœu pour l'année prochaine d'avoir en possession une liste d'inscrits (qui lui aurait évité de faire des erreurs cette année). Il est vrai que si nous donnons une liste qui facilite le travail d'Adrénaline, il

que d'en fournir également au foyer... : Cette année, les forfaits demi-journée aux 7 Laux ont vu leur prix unitaire : ils passent de 5,80 euros à 5,35 euros, ce qui est certainement dû en partie à un

effet volume sur la commande de forfaits (1300 cette année). Cette variable étant déterminante, elle allège le budget réel de manière significative.

: il nous est revenu plus cher cette année (+ 31,5 % de dépenses) mais a permis de satisfaire tous les participants, même si nous sommes repartis avec quelques restes.

: Malgré une absence de chiffres au réel (ce qui a été effectivement consommé) en 2014, nous pouvons dire sans trop nous tromper que le budget consacré aux bus a diminué cette année par rapport à 2014. En effet, nous avons pu faire des économies grâce, d'une part, à un nombre légèrement moins important de personnes à transporter (environ 780 contre 912 en 2014, voire tableau page 4), et d'autre part au fait que nous avons optimisé l'utilisation des

me sortie, contrairement à l'année 2014.


M1 IEE 2014/2015

= (308,20+162,89)-

rmet d'économiser un coût d'environ 185,56 euros en achetant cette part

: Comparé à l'année précédente, les prix unitaires des différentes locations

Le reliquat négatif de 56 euros pour la location de raquettes est dû à un dépassement de la commande de la part du foyer qui a loué des raquettes supplémentaires à des personnes se

foyer m'a d'ailleurs fait part de son vœu pour l'année prochaine d'avoir en possession une liste d'inscrits (qui lui aurait évité de faire des erreurs cette année). Il est vrai que si nous donnons une liste qui facilite le travail d'Adrénaline, il

journée aux 7 Laux ont vu leur prix unitaire : ils passent de 5,80 euros à 5,35 euros, ce qui est certainement dû en partie à un

its (1300 cette année). Cette variable étant

% de dépenses) mais a permis de repartis avec quelques restes.

: Malgré une absence de chiffres au réel (ce qui a été effectivement consommé) en 2014, nous pouvons dire sans trop nous tromper que le budget consacré aux bus a diminué cette

s pu faire des économies grâce, d'une part, à un nombre légèrement moins important de personnes à transporter (environ 780 contre 912 en 2014, voire tableau page 4), et d'autre part au fait que nous avons optimisé l'utilisation des



facturé à l'université. Les reliquats les plus importants sontsomme engagée, soit 13 bus en trop), et les 432 forfaits alpins 1/2 journée non consommés (33la somme engagée). Ces 2 reliquats représentent près de 26serait préférable de mieux estimer nos besoins en bus et forfaits, en demandantflexibilité avec Faure Vercors pour ajuster la commande.Cependant, si les forfaits et bus restants sont facilement réemployables par l'université durant l'année, cette problématique n'a finalement pas lieu d'être.

Commentaires :

Le budget AS a supporté peu de dépenses liées à l'événement TALN. En effet, elle a principalement rémunéré les personnes s'occupant de l'événement, tels que les coachs U ride, le caméraencore le DJ (qui devait être payé sous forme de forfaits et quidépense est liée puisqu'il s'agit de l'achat des repas (auprès du Crous) pour les organisateurs.L'élément majeur de ce budget AS est la rentrée d'argent conséquente générée par les cautions non remboursées. En effet, sur les 1000 cautions prévues, 132 n'ont pas été récupérées par des participants qui ont tout simplement oublié ou qui ont annulé trop tard leur participation...Cela nous donne un budget AS déficitaire, ce qui correspond (plus clairement) à une rentrée de l'ordre de 603,20 euros suite à l'événement TALN.


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facturé à l'université. Les reliquats les plus importants sont : les bus non consommés (4413 bus en trop), et les 432 forfaits alpins 1/2 journée non consommés (33

la somme engagée). Ces 2 reliquats représentent près de 26 % du budget engagé. C'est pourquoi il serait préférable de mieux estimer nos besoins en bus et forfaits, en demandantflexibilité avec Faure Vercors pour ajuster la commande. Cependant, si les forfaits et bus restants sont facilement réemployables par l'université durant l'année, cette problématique n'a finalement pas lieu d'être.

budget AS a supporté peu de dépenses liées à l'événement TALN. En effet, elle a principalement rémunéré les personnes s'occupant de l'événement, tels que les coachs U ride, le caméraencore le DJ (qui devait être payé sous forme de forfaits et qui n'est pas venu les récupérer). L'autre dépense est liée puisqu'il s'agit de l'achat des repas (auprès du Crous) pour les organisateurs.L'élément majeur de ce budget AS est la rentrée d'argent conséquente générée par les cautions non

, sur les 1000 cautions prévues, 132 n'ont pas été récupérées par des participants qui ont tout simplement oublié ou qui ont annulé trop tard leur participation...Cela nous donne un budget AS déficitaire, ce qui correspond (plus clairement) à une rentrée de l'ordre de 603,20 euros suite à l'événement TALN.

M1 IEE 2014/2015

: les bus non consommés (44 % de la 13 bus en trop), et les 432 forfaits alpins 1/2 journée non consommés (33 % de

% du budget engagé. C'est pourquoi il serait préférable de mieux estimer nos besoins en bus et forfaits, en demandant par exemple plus de

Cependant, si les forfaits et bus restants sont facilement réemployables par l'université durant

budget AS a supporté peu de dépenses liées à l'événement TALN. En effet, elle a principalement rémunéré les personnes s'occupant de l'événement, tels que les coachs U ride, le caméra-man, ou

n'est pas venu les récupérer). L'autre dépense est liée puisqu'il s'agit de l'achat des repas (auprès du Crous) pour les organisateurs. L'élément majeur de ce budget AS est la rentrée d'argent conséquente générée par les cautions non

, sur les 1000 cautions prévues, 132 n'ont pas été récupérées par des participants qui ont tout simplement oublié ou qui ont annulé trop tard leur participation... Cela nous donne un budget AS déficitaire, ce qui correspond (plus clairement) à une rentrée d'argent


Commentaires : L’excédent de l'AS, confondu avec le budget réel investi par l'Université, nous donne un budget total (avec la prise en compte des reliquats) de 19 285,04 euros.Les budgets des années précédentes ne prenant pas en compte les reliquats, il nous est malheureusement impossible de comparer l'évolution de ce budget sur les 3 dernières sessions de TALN. La rentrée d'argent liée à l'encaissement des cautions payées par les participandiminution significative du montant total engagé pour l'organisation de l'événement. Au final, le montant total engagé se rapproche du budget réel de l'événement. Il est également intéressant de voir combien coûte cet événement par participaconfondus, et sans prendre en compte les cautions non remboursées- Budget réel total, hors cautions non remboursées- Nombre de participants : 868 → Coût de l'événement par participant = Répartition :

Budget réel total, hors cautions non remboursées• Location : 4 998 + 1 013,37 + 190 + 406 = 8 352 euros• Forfaits : 4 647,14 + 95 = 4 742,14 euros• Cars : 6 109 euros • Goûter : 647 euros • Communication d'événement• Coachs U ride : 320 euros• Sandwichs Crous : 96,80 euros

Commentaires : Nous pouvons remarquer que le goûter représente unimportante fournie par Mokamatic.La base de la prestation de l'événement, autrement ditreprésentent 92,6 % du budget total.

0,252

0,034

Répartition du budget réel total (hors cautions non remboursées)


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L’excédent de l'AS, confondu avec le budget réel investi par l'Université, nous donne un budget total (avec la prise en compte des reliquats) de 19 285,04 euros.

es années précédentes ne prenant pas en compte les reliquats, il nous est malheureusement impossible de comparer l'évolution de ce budget sur les 3 dernières sessions de TALN. La rentrée d'argent liée à l'encaissement des cautions payées par les participandiminution significative du montant total engagé pour l'organisation de l'événement. Au final, le montant total engagé se rapproche du budget réel de l'événement.

Il est également intéressant de voir combien coûte cet événement par participaconfondus, et sans prendre en compte les cautions non remboursées :

hors cautions non remboursées : 17 540,41 + 1 320 = 18 860,41

ût de l'événement par participant = 21,73 euros

Budget réel total, hors cautions non remboursées : 20 605,04 euros 013,37 + 190 + 406 = 8 352 euros → 35 %

: 4 647,14 + 95 = 4 742,14 euros → 25,2 % → 32,4 % → 3,4 %

Communication d'événement : 338,10 euros → 1,8 % : 320 euros → 1,7 %

: 96,80 euros → 0,5 %

Nous pouvons remarquer que le goûter représente une part minime du budget grâce à la part très importante fournie par Mokamatic. La base de la prestation de l'événement, autrement dit : la location, les forfaits et le bus gratuit,

% du budget total.

0,35

0,324 0,018

0,017

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Location

Forfaits

Goûter

Cars

Communication d'événement (DJ, caméra-man, affiches)

Coachs U ride

Sandwichs Crous

M1 IEE 2014/2015

L’excédent de l'AS, confondu avec le budget réel investi par l'Université, nous donne un budget

es années précédentes ne prenant pas en compte les reliquats, il nous est malheureusement impossible de comparer l'évolution de ce budget sur les 3 dernières sessions de TALN. La rentrée d'argent liée à l'encaissement des cautions payées par les participants permet une diminution significative du montant total engagé pour l'organisation de l'événement. Au final, le

Il est également intéressant de voir combien coûte cet événement par participant, tous budgets

18 860,41euros

e part minime du budget grâce à la part très

: la location, les forfaits et le bus gratuit,


Communication d'événement man, affiches)

Coachs U ride

Sandwichs Crous


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III – Partie logistique :

Référant : Steven La partie logistique s'est axée autour de diverses tâches principales, concentrées en deux périodes de travail. La première a eu lieu immédiatement après la première réunion et consistait à contacter les différents prestataires liés à l'événement afin d'obtenir les factures inhérentes à leur prestation le jour de l'événement. La seconde période de travail plus intensive s'est tenue les dix jours qui ont précédé l'événement et consistait à mettre en œuvre le travail effectué lors de la première période en précisant les commandes faites aux différents prestataires et en faisant en sorte que rien ne manque une fois sur place le jour de l'événement. On retrouve dans le tableau ci-dessous l'ordre dans lequel les tâches ont été effectuées et la date idéale à laquelle il aurait été qu'elles soient (notamment dans une optique de la collaboration avec la communication et en vue d'entamer celle-ci très tôt).

Échéancier réalisé et idéal :

Actions : Date effective Date idéale

Validation finale de l'université 01/12/14 01/11/14

Premier contact par e-mail 11/11/14 20/10/14

Date première réunion 17/11/14 Semaine du 20/10/14

Première visite chez Adrénaline Sports au magasin directement (conseil pour les organisateurs de l'an prochain : se présenter de la part de Nico Didry)

26/11/14 12/11/14

Mail à Adrénaline, estimation des locations + demande facture 27/11/14 14/11/14

Premier contact avec Faure Vercors 27/11/14 10/11/14

Envoi du nombre de bus commandés à Faure Vercors suite à la réunion de service du SUAPS (les bus non utilisés le seront par le service lors de besoin futur) : 30 cars

01/12/14 14/11/14

Contact Promocash pour informer de la future commande 05/12/14 15/12/14

Envoi avec Rosine de toutes les factures à Pascaline NICOLAS, Gaëlle JOUAULT et Sylvie GANDIT

08/12/14 17/11/14

Contact Gilles Michel pour dotation Mokamatic 13/01/15 15/12/14

Commande finale Promocash 13/01/15 13/01/15

Établissement d'une liste de besoins pour le goûter 19/01/15 13/01/15

Réserver les minibus avec Rosine 19/01/15 14/01/15

Demande oriflammes 19/01/15 14/01/15

Contact et demande sandwichs au Crous 20/01/15 14/01/15

Courses Promocash 21/01/15 21/01/15

Livraison dotation Mokamatic 21/01/15 21/01/15


Livraison oriflammes

Jour J

Récupération au Crous des sandwichs destinés à l'ensemble de l'équipe organisatrice.

Récupérer les mini bus et les charger (goûter, matériel,...)

Départ pour Prapoutel

Prise de contact sur place et installation des stands

Légende : en vert ce qui dans l'idéal aurait été fait plus tôt, en satisfaisant. Échéancier réalisé :

En ce qui concerne le goûter qui se déroule au pied des pistes à la fin de l'aprèscapital de ne pas le négliger, ni en amont de l'événement ni le jour même. En effet, il requiert de se doter d'un goûter pour environ 1000 personnes. L'organisation du goûter représente une part importante du travail de la logistique. Le goûter est fourni par deux prestataires :

• Mokamatic qui est le prestataire qui s'occupe de tous les distributeurs présents sur le campus. Dans le cadre de ce contrat est incluse la mise à disposition d'une dotation pour 500 personnes au cours de l'année universitaire. Cette dotation se compose (tartes et brownies) et liquides (canettes). En 2015, nous l'avons utilisé pour TALN.

Pour contacter Mokamatic, il faut passer par l'intermédiaire de M. Michel.• Nous avons également effectué une commande (dont le détail est en annexe) de

thé, ou encore de brioches chez Promocash pour compléter la dotation de Mokamatic. Il n'est pas possible de payer la commande chez ce prestataire sur les reliquats de 2014 car la politique de Promocash est d'être payé lors du retrait de la coveille de l'événement car le SUAPS est le seul lieu de stockage. De plus, les aliments tels que les brioches ont une date de péremption courte. Pour le financement, nous avons eu l'accord de la présidence de l'UPMF durant lsoit le cas.


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21/01/15

Jour J 22/01/15

on au Crous des sandwichs destinés à l'ensemble de 9h30

Récupérer les mini bus et les charger (goûter, matériel,...) 9h45

11h30

Prise de contact sur place et installation des stands Dès 12h30

ce qui dans l'idéal aurait été fait plus tôt, en bleu ce qui a été fait dans un timing

En ce qui concerne le goûter qui se déroule au pied des pistes à la fin de l'aprèségliger, ni en amont de l'événement ni le jour même. En effet, il requiert de se

doter d'un goûter pour environ 1000 personnes. L'organisation du goûter représente une part importante du travail de la logistique. Le goûter

Mokamatic qui est le prestataire qui s'occupe de tous les distributeurs présents sur le campus. Dans le cadre de ce contrat est incluse la mise à disposition d'une dotation pour 500 personnes au cours de l'année universitaire. Cette dotation se compose (tartes et brownies) et liquides (canettes). En 2015, nous l'avons utilisé pour TALN.

Pour contacter Mokamatic, il faut passer par l'intermédiaire de M. Michel. Nous avons également effectué une commande (dont le détail est en annexe) dethé, ou encore de brioches chez Promocash pour compléter la dotation de Mokamatic. Il n'est pas possible de payer la commande chez ce prestataire sur les reliquats de 2014 car la politique de Promocash est d'être payé lors du retrait de la commande. Ce retrait s'effectue la veille de l'événement car le SUAPS est le seul lieu de stockage. De plus, les aliments tels que les brioches ont une date de péremption courte. Pour le financement, nous avons eu l'accord de la présidence de l'UPMF durant la première semaine de décembre pour que ce

M1 IEE 2014/2015

21/01/15 21/01/15

22/01/15

9h30

9h45

11h30

Dès 12h30

ce qui a été fait dans un timing

En ce qui concerne le goûter qui se déroule au pied des pistes à la fin de l'après-midi, il est égliger, ni en amont de l'événement ni le jour même. En effet, il requiert de se

L'organisation du goûter représente une part importante du travail de la logistique. Le goûter

Mokamatic qui est le prestataire qui s'occupe de tous les distributeurs présents sur le campus. Dans le cadre de ce contrat est incluse la mise à disposition d'une dotation pour 500 personnes au cours de l'année universitaire. Cette dotation se compose d'aliments solides (tartes et brownies) et liquides (canettes). En 2015, nous l'avons utilisé pour TALN.

Nous avons également effectué une commande (dont le détail est en annexe) de chocolat, de thé, ou encore de brioches chez Promocash pour compléter la dotation de Mokamatic. Il n'est pas possible de payer la commande chez ce prestataire sur les reliquats de 2014 car la

mmande. Ce retrait s'effectue la veille de l'événement car le SUAPS est le seul lieu de stockage. De plus, les aliments tels que les brioches ont une date de péremption courte. Pour le financement, nous avons eu

a première semaine de décembre pour que ce


Le jour même, l'installation du goûter représente l'activité principale des organisateurs. Le stand du goûter a été installé en 2015 dans la patinoire du front de neige de Prapoutel. Il faut installer l'ensemble du stand dédié à l'accueil des participants qui se compose des éléments suivantsles tentes du SUAPS, les tables fournies par le service logistique des 7 Laux pour entreposer le goûter, et l'ensemble des réchauds permettant de faire chauffavions les deux bouilloires électriques du SUAPS (la rallonge est fournie par le servie logistique des 7 Laux), le grand réchaud de l’Épinal récupéré en amont par l'un des membres du SUAPS et enfin deux réchauds prêtés par l'office du tourisme de la station. D'autre part, il est important de ne pas négliger certains détails qui en cas d'oublis peuvent se révéler préjudiciables : il faut penser à se munir de couteaux, de sac poubelles, de gobelets ou encore de vêtements chauds et imperméables. A noter qu'il est capital que, comme ce fut le cas cette année en 2015, l'ensemble du personnel du SUAPS se mobilise pour servir le goûter aux participants afin de réduire au maximum l'engorgement qui se crée devant le stand. Les chiffres du goûter :

• 2 tentes du SUAPS • 10 tables du l'office du tourisme de la station• 5 réchauds • 250 parts de tarte • 250 parts de brownies • 80 brioches • 80 cakes • 80 plaques de chocolat • 1000 sachets de thé • 1000 gobelets • Une douzaine de personnes actives po

Pour les quantités à prévoir l'année prochaine, je suggère de se baser sur cette année mais en imaginant une communication qui démarre plus tôt et permettant un accroissement du nombre de participants. J'imagine également Mokamatidotation pour 500 personnes) et ajuster le reste avec la commande Promocash (qui a été retirée deux jours avant l'événement en 2015 et payée non pas sur les reliquats de 2014 mais par chèque par l'UPMF).

parts de brownies (Mokamatic)

CE QUI A ÉTÉ MANGÉ LORS DU GOÛTER:


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, l'installation du goûter représente l'activité principale des organisateurs. Le stand du goûter a été installé en 2015 dans la patinoire du front de neige de Prapoutel. Il faut

ler l'ensemble du stand dédié à l'accueil des participants qui se compose des éléments suivantsles tentes du SUAPS, les tables fournies par le service logistique des 7 Laux pour entreposer le goûter, et l'ensemble des réchauds permettant de faire chauffer l'eau pour le thé. Cette année nous avions les deux bouilloires électriques du SUAPS (la rallonge est fournie par le servie logistique des 7 Laux), le grand réchaud de l’Épinal récupéré en amont par l'un des membres du SUAPS et enfin

s par l'office du tourisme de la station. D'autre part, il est important de ne pas négliger certains détails qui en cas d'oublis peuvent se

: il faut penser à se munir de couteaux, de sac poubelles, de gobelets ou s chauds et imperméables.

A noter qu'il est capital que, comme ce fut le cas cette année en 2015, l'ensemble du personnel du SUAPS se mobilise pour servir le goûter aux participants afin de réduire au maximum l'engorgement qui se crée devant le stand.

10 tables du l'office du tourisme de la station

Une douzaine de personnes actives pour le service du goûter

Pour les quantités à prévoir l'année prochaine, je suggère de se baser sur cette année mais en imaginant une communication qui démarre plus tôt et permettant un accroissement du nombre de participants. J'imagine également Mokamatic comme étant la part fixe du goûter (à savoir une dotation pour 500 personnes) et ajuster le reste avec la commande Promocash (qui a été retirée deux jours avant l'événement en 2015 et payée non pas sur les reliquats de 2014 mais par chèque par

parts de tarte (Mokamatic)

brioches (Promocash)

cakes (Promocash)


M1 IEE 2014/2015

, l'installation du goûter représente l'activité principale des organisateurs. Le stand du goûter a été installé en 2015 dans la patinoire du front de neige de Prapoutel. Il faut

ler l'ensemble du stand dédié à l'accueil des participants qui se compose des éléments suivants : les tentes du SUAPS, les tables fournies par le service logistique des 7 Laux pour entreposer le

er l'eau pour le thé. Cette année nous avions les deux bouilloires électriques du SUAPS (la rallonge est fournie par le servie logistique des 7 Laux), le grand réchaud de l’Épinal récupéré en amont par l'un des membres du SUAPS et enfin

D'autre part, il est important de ne pas négliger certains détails qui en cas d'oublis peuvent se : il faut penser à se munir de couteaux, de sac poubelles, de gobelets ou

A noter qu'il est capital que, comme ce fut le cas cette année en 2015, l'ensemble du personnel du SUAPS se mobilise pour servir le goûter aux participants afin de réduire au maximum

Pour les quantités à prévoir l'année prochaine, je suggère de se baser sur cette année mais en imaginant une communication qui démarre plus tôt et permettant un accroissement du nombre de

c comme étant la part fixe du goûter (à savoir une dotation pour 500 personnes) et ajuster le reste avec la commande Promocash (qui a été retirée deux jours avant l'événement en 2015 et payée non pas sur les reliquats de 2014 mais par chèque par



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En ce qui concerne la récupération et le retour des locations, on notera tout d'abord la flexibilité dont Patrice et son équipe d’Adrénaline sports ont fait preuve. Les personnes ayant loué du matériel ont pu le récupérer dès lundi 19 janvier, et ce malgré l'absence de listes définitives transmises au magasin. Dans l'idéal, l'année prochaine, il faut qu'ils aient la liste définitive des loueurs de matériel ainsi qu'une liste leur expliquant précisément les conditions que doivent remplir les loueurs et les papiers qu'ils doivent présenter afin de faciliter leur travail. Du point de vue des retours de location, Patrice avait accordé des retours le jeudi soir et jusqu'au vendredi midi. Il a accepté sans surcoût les retours le vendredi après-midi et n'a pas facturé les bâtons cassés aux débutants, ce qui est appréciable dans l'optique d'un événement accessible à tous, quel que soit la situation financière. D'autre part, accroître le nombre de locations disponibles pour TALN 2016 serait selon moi une évolution très favorable au vue de la demande pour la location de matériel de cette année qui a été bien supérieure aux 500 que nous proposions.

Récupération des locations chez Adrénaline Sports : du lundi 19 janvier 10h au jeudi 22 janvier à 12h. Restitution des locations : jeudi de 19h à 21h (ouverture exceptionnelle, 70% des retours à ce moment-là en 2015) et vendredi de 10h à 12h Un autre élément important une fois sur place le jour même est la mise en place d'un stand permettant de distribuer les forfaits aux participants ayant choisi de monter à la station par leur propre moyen. C'est également à ce stand qu'on leur restitue leur caution (celle-ci sera évoquée plus en détail dans la partie Gestion des départs des cars et organisation). Dans l'idéal, ce stand est tenu de 13h à 13h30, soit avant l'arrivée des cars à la station. Pour terminer cette partie concernant la logistique de l'événement, il est important de noter qu'une partie des participants (certes minime mais à ne pas négliger), provient du département de l'UPMF se situant à Valence. Il faut ainsi avertir Faure Vercors à l'avance qu'il est nécessaire d'allouer un car à Valence.

Skis Snows Total Skis Snows Total Skis Snows Total

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Statistiques location Adrénaline Sports


Liste de contacts :

• Adrénaline : Patrice est la personne de contact. C'est son magasin et il est préférable d'aller le voir directement.

Téléphone personnel : 06 11 56 86 55E-mail : [email protected]

• Crous (Sandwichs) : Anne• Factures (envoi) : Pascaline NICOLAS pascaline.nicolas@upmf

JOUAULT [email protected],

• Faure Vercors : Isabelle Yerganian (responsable commercial) [email protected] et Elena Najuc (secrétaire) [email protected]

• Forfaits aux 7 Laux : contact de Nico Didry• Mokamatic : Gilles Michel est la personne de l'UPMF à contacter pour passer la commande

chez Mokamatic : gilles.michel@upmf• Promocash : M. Garnier, gérant de Promocash• Valence : Serge Morin : [email protected]


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: Patrice est la personne de contact. C'est son magasin et il est préférable d'aller

: 06 11 56 86 55 : [email protected]

: Anne-Sophie Chapelon : anne-sophie.chapelon@crous: Pascaline NICOLAS pascaline.nicolas@upmf

ULT [email protected], Sylvie GANDIT sylvie.gandit@upmf

: Isabelle Yerganian (responsable commercial) [email protected] et Elena Najuc (secrétaire) [email protected]

contact de Nico Didry : Gilles Michel est la personne de l'UPMF à contacter pour passer la commande

: [email protected] : M. Garnier, gérant de Promocash

[email protected]

M1 IEE 2014/2015

: Patrice est la personne de contact. C'est son magasin et il est préférable d'aller

[email protected] : Pascaline NICOLAS [email protected], Gaelle

grenoble.fr, Sylvie GANDIT sylvie.gandit@upmf-

: Isabelle Yerganian (responsable commercial) [email protected] et Elena Najuc (secrétaire) [email protected]

: Gilles Michel est la personne de l'UPMF à contacter pour passer la commande


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IV – Partie inscriptions : Référant : Jérémy

La partie inscription comprenait principalement la mise en place de la plate-forme d'inscription avec l'informaticien de l'UPMF (Mathieu Panel), et surtout le suivi des inscriptions avec une disponibilité permanente de ma part pour les étudiants et personnels de l'UPMF. A) Activité durant les premières semaines

Étant donné que mon rôle prenait toute son importance à partir de fin Décembre / début du mois de Janvier, j'ai souhaité me mettre à disposition de l'équipe qui était déjà en pleine activité au mois de décembre. Entre autre, le fait de rencontrer Patrice, le gérant d'Adrénaline, m'a permis de prendre connaissance des futurs soucis auxquels j'allais être confronté pour les inscriptions. Cela m'a amené notamment à proposer une question pour la plate-forme d'inscription permettant de connaître la pointure des personnes réservant une location chez Adrénaline, et ainsi faciliter le travail du magasin Adrénaline. Cette volonté de s'adapter aux contraintes du magasin a d'ailleurs été appréciée par Patrice (le gérant). B) Mise en place de la plate-forme

Il s'est avéré que la difficulté pour l'informaticien et moi-même de proposer une plate-forme efficace a eu pour effet de multiplier les problèmes d'inscription. Les imperfections de la plate-forme ont donc considérablement augmenté les attentes des étudiants et membres du personnel qui souhaitaient alors avoir un suivi personnel et la possibilité de s'inscrire manuellement. C'est pourquoi plus des 3/4 de mon temps dédié au projet TALN a consisté à répondre aux interrogations des personnes souhaitant s'inscrire, à chercher des réponses, et à me mettre à disposition des étudiants dès qu'il m'était possible de le faire. Avec le recul, je trouve qu'il est regrettable d'avoir autant bataillé avec les nombreuses externalités négatives générées par le mauvais fonctionnement de la plate-forme. Si l'événement était à refaire, je prendrai contact avec l'informaticien bien avant le lancement de la plate-forme afin de consacrer du temps à la création ou amélioration de la plate-forme. En effet, n'ayant pas les compétences requises pour m'occuper personnellement de la mise en place de la plate-forme, je pense avoir un peu trop naïvement fais confiance à l'informaticien. Mon rôle aurait dû être, selon moi, de solliciter l'informaticien suffisamment tôt pour construire ensemble une plate-forme la plus efficace possible (malgré des éventuelles réticences car ce n'est pas la première fois qu'il la mettait en place pour TALN). Cependant, je ne remets pas la faute sur Mathieu qui a fait de son mieux pour être disponible lorsque j'avais besoin de son aide. En effet, la plate-forme TALN n'était pas sa seule préoccupation puisqu'en dehors de ça, il avait du travail qui l'attendait. C'est sûrement pour cette raison majeure que la qualité de la plate-forme n'était pas au point. C) Résolution des problèmes liés à la plate-forme

Comme je l'ai dit précédemment, le suivi des inscriptions a été ma charge de travail la plus importante. Tout d'abord, il faut dire que les personnes ayant validé leur inscription recevaient un mail de confirmation avec un coupon justifiant leur réservation de matériel à récupérer dans le magasin Adrénaline. Ce mail était envoyé automatiquement grâce au travail de Mathieu. Cependant, le fait que nous n'ayons aucune emprise sur ce mail de confirmation nous a posé quelques problèmes qu'il faudra sérieusement envisager lors des prochaines sorties TALN. En effet, comme il a été expliqué


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précédemment, la plate-forme d'inscription n'était pas parfaite car un nombre important de personnes n'arrivaient pas à s'inscrire. En m'entretenant régulièrement avec Mathieu, nous avons tenté de découvrir l'origine de ces problèmes. Mais il était trop tard pour modifier certaines choses dans le fonctionnement du site (impossibilité de résoudre les problèmes à la source). Les problèmes récurrents rencontrés ont souvent été liées à la rigidité de la plate-forme : - une non prise en compte de certaines inscriptions dans les bases de données alors que la plate-forme annonçait le contraire, - certains paiements par carte bleu n'étaient pas possible (non-compatibilité de la carte), - l'impossibilité pour une personne inscrite de revenir modifier certaines informations déjà enregistrées, - impossibilité également pour les administrateurs de modifier manuellement les profils des inscrits (seule alternative : apporter les modifications sur la dernière extraction, ce qui souleva de nombreux autres problèmes sur lesquels il est inutile de s'attarder...). D) Prise en charge et suivi des inscriptions

J'ai ainsi dû pallier aux imperfections du site en prenant en charge chaque cas. Il s'agissait souvent de leur demander de réessayer de s'inscrire 1 heure plus tard, mais face au nombre important de cas, et le fait que certains n'arrivaient toujours pas à s'inscrire, j'ai été amené à mener 2 actions simultanées ayant pour but d'informer les étudiants ou personnels et prendre en charge manuellement les inscriptions. 1/ Ouverture d'une boîte mail « tousalaneige »

Afin d'informer les étudiants et personnels de l'université et de répondre directement à leurs interrogations, j'ai demandé à l'informaticien de me créer une boîte mail « tousalaneige ». Cette boîte mail, que je pouvais consulter à tous moments, m'a permis de répondre aux nombreux soucis des étudiants et membres du personnel pour s'inscrire sur la plate-forme. Rosine Coolen a ainsi pu rediriger vers moi les mails concernant TALN qu'elle recevait au bureau des sports. Enfin, cette boîte mail m'a également servi d'outil de communication que j'ai largement utilisé (voire V - Partie Communication). 2/ Mise en place de permanences au bureau des sports

J'ai également pris l'initiative d'ouvrir des permanences au bureau des sports entre 12h et 14h tous les jours pour inscrire manuellement les étudiants ou personnels. Étant le mieux informé pour répondre aux problèmes rencontrés, j'ai fait en sorte de me libérer pour être présent entre 12h et 14h au bureau des sports. Heureusement, j'ai pu compter sur Steven et Titouan pour me relayer lorsqu'il m'était impossible de m'y rendre. Ces permanences ont eu le mérite de répondre directement aux problèmes des gens mais m'ont considérablement compliqué la tâche. D'une part, elles m'ont pris beaucoup de temps, et d'autre part elles nécessitaient de ma part de nombreux envois de mails car toutes ces inscriptions n'étaient pas enregistrées directement sur le site. Cela supposait de nombreuses complications : - il m'a donc fallu trouver des alternatives au mail automatique (avec le coupon) que ces personnes ne recevaient donc pas, - demander à Mathieu (l'informaticien) de bloquer les dernières inscriptions avec réservation de matériel avant que la limite soit atteinte, afin que les personnes inscrites manuellement puissent avoir du matériel, - conserver la trace de chaque inscription manuelle (ou modification de profil) pour pouvoir les enregistrer dans l'extraction finale, au moment où les inscriptions ont été bloquées. E) Comptes rendus réguliers

Enfin, ma dernière mission consistait à faire des comptes rendus réguliers de l'évolution des


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inscriptions, à l'aide d'extractions que je demandais à Mathieu (voire un exemple d'extraction type en Annexe 3). J'ai effectué 2 comptes rendus durant la semaine qui a précédé l'événement, et 1 dernier lors du blocage des inscriptions. Ces comptes rendus peuvent être consultés en Annexe 4, 5 et 6 (dans l'ordre des comptes rendus cités). Ce travail était à la fois long mais aussi utile pour suivre l'évolution des inscriptions, avoir une idée de l'impact de la communication et faire ressortir les éventuels problèmes. De plus, ce travail demandait une certaine réactivité car ces comptes rendus devaient être faits pendant les jours et la semaine précédant l'événement, autrement dit durant la période chaude où je cumulais le travail relatif à chacune des missions détaillées auparavant...

On peut aisément constater la complexité des problèmes rencontrés et des manœuvres mises en place en urgence durant les dernières semaines précédant l'événement. Cela m'a demandé une forte capacité d'adaptation et de réaction et un investissement total dans le projet TALN, en particulier pendant cette fameuse semaine qui a précédé l'événement.


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V – Partie communication

Référant : Titouan La partie communication s'est déroulée de manière continue durant les deux mois précédents l'événement. Pour ce faire, il a été nécessaire d'établir un plan de communication qui permette de phaser dans le temps les différentes actions qui ont été menées. La partie communication peut se composer en 3 sous-parties.

Dans un premier temps, une fois la première réunion terminée, il a fallu réfléchir aux différents supports de communication à mettre en œuvre afin de diffuser l'événement au plus grand nombre, de manière simple et efficace, de sorte que les participants aient la possibilité d'accéder rapidement aux informations.

Ensuite, dans un second temps, il a fallu être en contact direct avec le service de communication de l'UPMF, et notamment avec l'infographiste afin de réaliser l'affiche de l'événement et les différentes newsletters à destination des étudiants et du personnel concernés.

Enfin, une fois que l'on a mis en place ces différents supports de communication, le plus gros du travail de communication consiste à les animer et à faire en sorte de répondre aux interrogations émises par les futurs participants. C'est vraiment la période de travail la plus dense dans la mesure où nous sommes sollicités plusieurs fois par jour par les étudiants et le personnel concernant les détails de l'événement.

On retrouve dans le tableau ci-dessous l'ordre dans lequel les tâches ont été effectuées et la date idéale à laquelle il aurait été qu'elles soient.

échéancier réalisé et idéal :

Actions Date effective Date idéale

Prise de contact avec Fréderic SCHMITT, l'infographiste de l'université pour la réalisation de l'affiche

02/12/2014

15/10/2014

Réalisation de la newsletter pour le journal du personnel Déclics avec Sonia ZEGANADIN du service communication

04/12/2014

15/11/2014

Création de la page Facebook 11/12/2014 10/11/2014

Envoi du mail de lancement pour les étudiants 15/12/2014 15/11/2014

Validation de l'affiche par le président de l'UPMF 17/12/2014 19/11/2014

Affichage publicitaire sur les écrans de l'IUT 2 et Valence 17/12/2014 17/12/2014

Affichage public sur les différentes zones du domaine universitaire

08/01/2015 15/12/2014

Création d'une lettre à destination des Bureaux Des Etudiants les plus influents sur Grenoble afin qu'ils postent l'événement sur leur page Facebook

12/01/2015 12/01/2015

Création d'un stand pendant le forum des sports du second semestre

14/01/2015 14/01/2015


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Prise de contact avec Nicolas GUMERY, camera-man de l'événement

14/01/2015 01/12/2014

Création de l'événement Facebook 14/01/2015 14/01/2015

Prise de contact avec Florian GALLET, Disc-Jockey pour l'après-ski (réponse négative)

15/01/2015 01/12/2014

Création du compte Snapchat "Tousalaneige" (qui peut être réutilisé par les prochains organisateurs)

15/01/2014 15/01/2014

Prise de contact avec Rida EL HJIMJI, Disc-Jockey pour l'après ski

17/01/2015 01/12/2014

Création des affichettes TALN pour les Bus 20/01/2015 20/01/2015

Prise de contact avec Leo GUILBERT, dans le cadre d'un reportage photo et d'un article de presse à paraître dans le journal de l'université

20/01/2015 20/01/2015

Jour J 22/01/2015

Création de la "story" pour le compte Snapchat 10h-18h

Post des photos de l'événement sur la page Facebook 19h

Création d'une enquête sur le retour des participants 23/01/2015 23/01/2015

Post de la vidéo réalisée par Nicolas GUMERY sur la page et sur l'événement Facebook

05/02/2015 05/02/2015

Légende : en vert ce qui dans l'idéal aurait été fait plus tôt, en bleu ce qui a été fait dans un timing satisfaisant. Échéancier réalisé en diagramme de GANTT

Echéancier idéal en diagramme de GANTT (voir page suivante)


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Octobre Novembre Décembre Janvier Février

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25 JOUR J

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01

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08

09-

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23-

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Communica-tion

Contact avec le service communica-tion de l'UPMF

Création de l'affiche

Création de la page Fa-cebook

Mail d'in-formation - lancement

Réalisation de la new-sletter - journal Dé-clics

Validation de l'affiche par le prési-dent de l'UPMF

Création de l'événement Facebook

Affichage public

Mail aux BDE

Création du compte Snapchat

Création d'une en-quête de satisfaction

Vidéo ré-trospective de l'événe-ment

Après ski

Contact DJ

Contact caméraman


A) Création de l'affiche Tous A La Neige

Légende :Ci-dessus à gauche, l'affiche validée par la présidence de l'UPMF, et à droite les données devant figurer sur celle-ci précisées dans le cahier des charges

L'affiche a pour but de rassembler le plus d'étudiants possibles de l'UPMF pour participer à l'événement "Tous A La Neige". L'affiche doit donc automatiquement attirer le regard, avec des coloris attrayants tout en respectant le code couleur de l'université et de la montagne. Notre équipe a réalisé une ébauche de cahier des charges de l'affiche le 20 novembrnotre première réunion, puis après les remarques apportées par Nicolas DIDRY, nous avons effectué quelques modifications (Cf. Annexe "cahier des charges affiche"). Pour la création de l'affiche, j'ai pris contact avec Frédéric SCHMITT, l'infcommunication de l'UPMF. nous avons pris rendezavons réfléchi à l'élaboration du visuel. en phase avec les tendances de communicatio


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Création de l'affiche Tous A La Neige - 2 Décembre 2014

'affiche validée par la présidence de l'UPMF, et à droite les données ci précisées dans le cahier des charges

L'affiche a pour but de rassembler le plus d'étudiants possibles de l'UPMF pour participer "Tous A La Neige". L'affiche doit donc automatiquement attirer le regard, avec des

coloris attrayants tout en respectant le code couleur de l'université et de la montagne.

Notre équipe a réalisé une ébauche de cahier des charges de l'affiche le 20 novembrnotre première réunion, puis après les remarques apportées par Nicolas DIDRY, nous avons effectué quelques modifications (Cf. Annexe "cahier des charges affiche").

Pour la création de l'affiche, j'ai pris contact avec Frédéric SCHMITT, l'infcommunication de l'UPMF. nous avons pris rendez-vous le 8 Décembre 2014. Ensemble, nous avons réfléchi à l'élaboration du visuel. Nous avons opté pour un visuel rétroen phase avec les tendances de communication actuelles.

M1 IEE 2014/2015

'affiche validée par la présidence de l'UPMF, et à droite les données

L'affiche a pour but de rassembler le plus d'étudiants possibles de l'UPMF pour participer "Tous A La Neige". L'affiche doit donc automatiquement attirer le regard, avec des

coloris attrayants tout en respectant le code couleur de l'université et de la montagne.

Notre équipe a réalisé une ébauche de cahier des charges de l'affiche le 20 novembre 2014 suite à notre première réunion, puis après les remarques apportées par Nicolas DIDRY, nous avons effectué

Pour la création de l'affiche, j'ai pris contact avec Frédéric SCHMITT, l'infographiste du service vous le 8 Décembre 2014. Ensemble, nous

Nous avons opté pour un visuel rétro-design, gai et coloré,


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B) Contact avec le service communication de l'UPMF - 4 Décembre 2014 Suite à notre réunion du 19 novembre 2014, nous avons pris contact avec le service communication de l'UPMF. Le 4 Décembre 2014, j'ai obtenu un rendez-vous avec Sonia ZEGANADIN, assistante de communication à l'UPMF, dans le but de rédiger une newsletter qui sera publié dans le journal du personnel "Déclics" de décembre 2014. Cet article nous a permis d'informer le personnel de l'université sur les différentes modalités de l'événement. A mon sens, il aurait fallu commencer la rédaction de la newsletter à la mi-novembre, afin d'être plus flexible sur les éventuelles modifications à apporter. Nous avons repris contact avec ce service à la rentrée 2015 afin qu'ils diffusent l'affiche de l'événement sur l'écran télévisé de la galerie des amphithéâtres.

C) Page Facebook - A partir du 11 Décembre 2014

Légende : Ci-dessus, screenshot du visuel de la page Facebook pris le 7 Février 2015

La page Facebook a été créée le 11 Décembre 2014. Il a d'abord fallu créer un logo avec l'infographiste de l'université pour la photo de profil et la photo de couverture de la page. On y retrouve les informations concernant l'événement ainsi qu'un lien de redirection vers la page web d'inscription du SUAPS.

En tout, 15 posts ont été publiés sur la page, du 11 Décembre 2014 au 05 Février 2015 :

• 11 Décembre 2014 : Vidéo de la 2ème édition du Tous A La Neige

• 12 Décembre 2014 : Post d'information concernant les inscriptions avec un lien de redirection sur le site web du SUAPS

• 14 Janvier 2015 : Informations sur le nombre de locations restantes et sur la localisation du magasin

• 15 Janvier 2015 :


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o Post sur les prévisions météo

o Partage de l'événement Facebook

• 19 Janvier 2015 :

o Post photos 7 Laux

o Informations concernant les personnes qui ne prennent pas le bus

o Informations sur les permanences entre 12h et 14h du lundi au mercredi

o Informations sur le fait qu'il n'y ait plus de locations disponibles

• 20 Janvier 2015 :

o Post de relance pour les dernières inscriptions

o Informations sur la location du matériel

• 21 Janvier 2015 : Information de la création du compte Snapchat

• 22 Janvier 2015 : Information sur la story Snapchat de la journée

• 05 Février 2015 :

o Post de la vidéo rétrospective de l'événement

o Lien vers la page Facebook de Art'Home, pour laquelle travaille Nicolas GUMERY, le réalisateur de la vidéo

En dehors de ces posts, il a fallu également répondre aux différentes questions des étudiants, qui ont particulièrement concerné les inscriptions dans la mesure où le service informatique a connu de nombreux bugs. Ce travail a demandé un effort conséquent d'actualisation des données pour pouvoir répondre au plus grand nombre de questions.

Enfin, nous avons demandé aux BDE les plus influents de publier sur leur Facebook notre page pour avoir le maximum de visibilité.

• IAE : Publié sur la page le 14 Janvier 2015

• IUT Valence : Publié sur la page le 14 Janvier 2015

• BDE UPMF : Publié sur la page le 15 Janvier 2015

• BDE Droit : Publié sur leur page le 16 Janvier 2015

• Inter-BDE : Publié sur leur page le 17 Janvier 2015

• Tec2co : Publié sur leur page le 18 Janvier 2015

• Eco-G : Publié sur leur page le 20 Janvier 2015

• ARSH : Pas de réponse

• GEA : Pas de réponse

• BDE AIV (Valence) : Pas de réponse

Les BDE se renouvelant chaque année, il n'est pas possible d'avoir un contact permanent au sein de l'association. Pour les contacter il suffit d'envoyer un message via leur page Facebook, qui elle est gérée en permanence par un membre de l'association, leur précisant l'objet de notre requête et en quoi l'événement serait susceptible d'intéresser les étudiants de leurs filières ( Cf. annexe "Mail aux BDE" ).


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D) Stand du forum des sports - 14 Janvier 2015

Légende : Ci-dessus notre équipe d'étudiants organisateurs avec de gauche à droite, Jérémy ANJOLRAS, Steven GIORDANO, et Titouan FABRE, devant le stand Tous A La Neigelors du forum des sports de l'UPMF, le 14 Janvier 2015.

Le forum des sports du second semestre de l'UPMF a eu lieu dans la galerie des amphithéâtres le 14 Janvier 2015. Pour l'occasion, notre équipe a installé un stand Tous A La Neige, en utilisant la tente du SUAPS.

Cette visibilité nous a permis de récolter 22 inscriptions spontanées, en particulier les nouveaux étudiants ERASMUS du second semestre qui venaient tout juste d'arriver sur le campus.

Pour la prochaine édition, nous recommandons à l'université de faire une meilleure communication concernant cette journée car de nombreux étudiants n'étaient pas au courant du forum ou l'ont appris le jour même, ce qui a limité la visibilité de l'événement ce jour-là.

E) Événement Facebook - A partir du 15 Janvier 2015

L'événement Facebook a été créé le 15 Janvier 2015, à partir de la page Facebook du TALN. Nous avons ajouté les informations générales de l'événement (lieu, date, modalités d'inscription, forfait, transport, location etc.). En créant cette page, le but était de faire le point sur l'état de la communication via Facebook. En moins de 5 jours, plus de 300 personnes ont rejoint l'événement.


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Légende : Ci-dessus, le screenshot du visuel de l'événement Facebook, pris le 7 Février 2015

Cette page nous a également permis de récupérer le maximum d'avis des participants post-événement, en dehors du questionnaire, puisque les inscrits sont libres de poster sur l'événement. Le 21 Janvier, nous avons posté les prévisions météo ainsi que le compte Snapchat. Dans la soirée après l'événement, Léo GUILBERT, photographe de la journée, a posté ces photos sur le mur de l'événement afin de recueillir des avis à chaud.

F) Création du compte Snapchat - A partir du 15 Janvier 2015 Le compte Snapchat a été créé le même jour que l'événement. Ce réseau social donne la possibilité de publier une sorte de film appelé story, qui peut être visionné pendant 24 heures. Nous

l'avons créé directement depuis notre smartphone.

Pendant la journée, la story a duré un peu plus de 100 secondes, en prenant des photos et vidéos de différents aspects de la journée :

• Chargement des minibus

• Départ des bus

• Panorama à l'arrivée en station

• Photo des cours débutant

• Vidéo d'un participant en caméra embarquée sur un snowboard

• Installation de la sono

• Ambiance lors du goûter

• Départ des 7 Laux...

Au final, le compte Snapchat a été suivi par un peu plus de 110 followers qui ont pu visionner la story de la journée. Beaucoup de retours positifs ont été faits concernant l'utilisation de ce réseau social, qui est de plus en plus utilisé par la tranche d'âge des 18-25 ans.

Il serait judicieux de réutiliser ce compte pour les prochaines éditions.


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G) Affichage public - A partir du 5 Janvier 2015 Pour l'affichage public, nous avons passé commande avec Rosine COOLEN, secrétaire du SUAPS, le 12 Décembre 2014 auprès de la société "1@prim" par l'intermédiaire de Grâce PATRUNO. La commande comprenait 25 exemplaires de l'affiche en quadrichromie, avec 10 exemplaires en format A3 et 15 exemplaires en format A4. En raison de certaines modifications qu'il a fallu effectuer sur l'affiche, nous avons reçu les affiches définitives seulement à la rentrée des vacances de Noël.

L'emplacement de ces affiches s'est fait de manière logique, et prenant en compte la zone géographique de notre cible, les étudiants de l'UPMF.

L'affiche de l'événement à été diffusée sur les écrans de l'IUT le 5 Janvier 2015, avec l'aide de Patrick MENSY, membre du service des sports et responsable des Sportifs de Haut Niveau des IUT de Grenoble. Nous avons posé des affiches dans les halls de l'IUT 1 et 2 situés place Doyen Gosse près de la gare, ainsi que dans le bâtiment GEA situé place Verdun. Aussi, nous sommes allés poser 4 affiches grand format à l'IUT de Valence.

Puis, le 8 Janvier 2015, nous avons commencé la pose d'affiches dans les points les plus stratégiques de l'UPMF sur le Campus universitaire, représenté sur la carte ci-dessous :

Les étoiles bleues sur la carte représentent les zones où sont présentes les affiches TALN.

• Galerie des amphithéâtres : 2 grands et 2 petits formats de chaque côté de la galerie

• Bibliothèque Universitaire : 1 grand et 1 petit format dans l'entrée à droite (affichage libre)

• Bâtiment Eco-G : 1 grand format dans le hall d'entrée

• Bâtiment Arts et Sciences Humaines : 1 grand et 1 petit format au niveau des machines à café


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• Bâtiment IAE : 1 grand format en bas des escaliers près de la cafétéria

• Centre des Langues Vivantes : 1 grand format à côté de l'amphithéâtre H

• Restaurant Universitaire : 1 grand format au Restaurant Universitaire de Diderot

• Bâtiment Accueil Présidence Administration : 1 grande et 1 petite affiche

• Bibliothèque des sciences : 1 petite affiche sur le tableau d'affichage

Pour l'année prochaine, il serait préférable d'imprimer plus d'affiches, 25 étant trop peu pour pouvoir couvrir de manière efficace l'ensemble des bâtiments de l'UPMF. Nous avons dû faire des choix et cela a peut-être eu un impact sur le nombre final de participants.

Aussi, il est nécessaire que l'impression des affiches se fasse plus tôt, afin de pouvoir diffuser le message plus longtemps et ainsi attirer le plus d'étudiants et de personnel.

H) Vidéo de l'événement - 5 Février 2015

Légende : Ci-dessus, screenshot de la vidéo de la 3ème édition du Tous A La Neige, postée sur Youtube le 5 Février 2015

La vidéo a été un des supports de communication les plus importants puisqu'elle nous a permis de faire un retour en images sur la journée aux participants.

Le 14 Janvier 2015, nous avons pris contact avec le cameraman Nicolas GUMERY, vidéaste travaillant au sein du collectif Art'Home, en lui demandant si il était intéressé par la réalisation d'une vidéo rétrospective de l'événement.

Le cahier des charges de la vidéo est le suivant :

• Longueur: vidéo de 3-4 min max

• Axe principal: Montrer l’ambiance et le côté convivial de la sortie


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o Axer principalement sur les étudiants

o Montée des étudiants dans les bus (time lapse ou autre)

o Focus sur les débutants ski-snowboard, notamment les étudiants étrangers ERASMUS

o Des images de groupe

o Des interviews, réactions des étudiants par rapport à la journée (plus que sur la vidéo de l’année dernière)

� Essayer de diversifier les personnes selon leur sexe, âge, formation ...

� Pourquoi pas recueillir des impressions du personnel de la station

o Un passage sur l'après ski DJ-goûter, afin de renforcer l'aspect convivialité de l'événement

• La vidéo de 2013 peut servir de modèle mais ne doit pas être un copié / collé

• Mise en ligne : La semaine suivant l'événement (au plus tard le mercredi d'après)

• Musique : Doit être libre de droit

• Logo de Tous A La Neige au début et à la fin + logo UPMF

La vidéo a été mise en ligne le 5 février 2015. Pour la prochaine édition, nous recommandons vivement de reprendre le même cameraman qui a réalisé un travail formidable.

I) Liste de contacts Prestataires Contact Mail / Téléphone Service communication Sonia ZEGANADIN [email protected] Infographiste Frédéric SCHMITT [email protected] Cameraman Nicolas GUMERY [email protected] Disc-jockey Rida EL HJIMJI 06.40.11.88.58 Reportage photo Léo GUILBERT [email protected] Société d'impression Grâce PATRUNO [email protected]

J) Envoi et rédaction des mails En ce qui concerne la rédaction des mails informatifs suivant les inscriptions des participants, nous les avons rédigés en prenant ceux de l'année précédente comme base. Nous avons essayé de les compléter (ajout d'informations tel que le déroulement précis de la journée ou encore les autres supports de communication mis à leur disposition) tout en les rendant plus concis afin d'accroître leur lisibilité. Au vu du nombre de questions que nous avons reçu en retour, on peut aisément imaginer qu'une forme différente de mailing peut s'avérer plus efficace. Il semblerait ainsi pertinent d'orienter les étudiants rapidement vers des moyens de communication auxquels ils sont plus attentifs tel que Facebook, alors que les membres du personnel semblent plus concernés et attentifs lors de la lecture de leurs mails.

Concernant l'envoi des mails, c'est Jérémy qui a pris contact avec Mathieu Panel pour qu'il


29

crée une boîte de messagerie au nom de « tousalaneige » qui puisse lui permette de relayer les informations au étudiants et membres du personnel UPMF. Ainsi, il a pu alléger le travail de Rosine et Pascale au bureau des sports de diverses manières :

- envoyer les mails-types rédigés par Steven avec les pièces jointes correspondantes (cartes, plans de Prapoutel), à l'aide des extractions demandées à Mathieu. Exemple : envoi du mail destiné aux étudiants se rendant en bus pour faire du ski de fond. → Annexes 1 et 2

- répondre aux questions, demandes, et problèmes des étudiants et membres du personnel de l'université ayant reçus ces mails.

- répondre aux cas d'étudiants ayant manifesté leurs problèmes sur les autres moyens de communication gérés par Titouan (Facebook notamment).

- gérer les cas problématiques que Rosine me faisait suivre sur cette adresse mail-type

J'ai donc effectué un envoi de mails groupés aux personnes déjà inscrites, en prenant le soin de faire le bon tri dans l'extraction pour que chaque étudiant ou personnel UPMF reçoive un mail répondant à son profil.

K) Retour sur l'efficacité de la communication Dans l'ensemble, la communication de l'événement a été réussite dans la mesure où les retours de participants sont bons. Néanmoins, à titre personnel, nous estimons qu'elle s'est faite trop tardivement. Avec une première réunion le 19 Novembre 2014, le timing était trop serré pour effectuer une communication rapide et efficace.

La création de l' affiche devrait être fait plus tôt dans l'année. Le fait de la faire valider par le président de l'UPMF nécessite d'avoir des marges de manœuvre plus grandes en terme de délai, d'où l'importance d'avoir fini le prototype à la mi-octobre.

La page Facebook est un très bon moyen de communiquer, c'est l'interface entre l'organisation et les participants. Cette année, la page à comptabiliser plus de 310 personnes. Il est nécessaire de la créer avant la mi-novembre afin d'attirer le plus de participant sur ce réseau et permettre une communication plus efficace. Poster des informations (transport, location, météo etc.) est essentiel pour la visibilité de l'événement.

Il est également indispensable que tout les membres de l'équipe dispose des mêmes informations pour être plus à même de répondre aux interrogations. Cette année par exemple, de nombreux étudiants sont venus vers nous car ils n'avaient pas l'adresse exacte du lieu de retrait du matériel, des dates limites d'inscriptions, du lieu de rendez-vous... et il m'est arrivé de n'avoir pas les mêmes informations que mes collègues de travail.

Le compte Snapchat est une vraie innovation dans la communication. L'atout majeur de ce réseau social est que les participants ont la possibilité de visionner en direct les photos et vidéos prises par l'organisation. Cette année le compte à comptabilisé plus de 120 followers, ce qui est satisfaisant pour une première édition. Cet outil permet également de reposter les photos prises pendant la journée sur la page Facebook, créant un effet de mode dans la mesure où les participants en parlent autour d'eux.

En ce qui concerne le lieu de rendez-vous, nous préconisons de choisir un autre lieu que la rue des résidences. En effet de nombreuses remarques ont été faites concernant le fait que cette rue est excessivement longue, obligeant les étudiants à cherche le point de rendez-vous. Le parking derrière le restaurant universitaire de Diderot, qui était en travaux au moment de l'événement, serait l'idéal pour la prochaine édition. Il est impératif de fixer ce lieu de rendez-vous bien plus tôt dans l'année afin de communiquer efficacement sur les réseaux sociaux et autres lettre d'informations.


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L) Actions supplémentaires de communication Concours - photo : Organiser un concours-photo entre tout les participants à l'événement. Les photos prises pendant la journée seront ensuite postées sur la page facebook du Tous A La Neige et celles qui récolterons le plus de likes seront récompensées (forfait de ski 7 Laux, location de matériel, places de cinéma etc.)

Quizz : Pendant l'après-ski, distribuer un quizz sous format papier aux participants. ce quizz porterait sur la responsabilité et le bon comportement à adopter en montagne : Sécurité, matériel, nivologie, météo ... Afin de sensibiliser les participants aux risques auxquels ils s'exposent en montagne.

Organiser un stand au forum des sports du 1er semestre : le forum des sports du 1er semestre rassemble un grand nombre d'étudiants et offrir une visibilité très tôt dans l'année à ces étudiants avec l'installation d'un stand Tous A La Neige dans la galerie des amphithéâtres permettrait de faire jouer le bouche à oreille dès septembre. Les inscriptions en seront d'autant plus boostées. Etant donné que ce forum se déroule mi-septembre, si les futurs organisateurs de la 4ème édition ne sont pas encore choisis, il faudrait demander aux coachs U-Ride d'animer le stand.

Communiquer avec le site de Vienne : l'IUT GEA Vienne, qui est rattaché à l'Université Pierre Mendès France, est constitué de plus d'une centaine d'étudiants. j'ai reçu via la page facebook de nombreux étudiants se plaignant du fait qu'aucun bus ne parte de Vienne, les privant de cette journée. A l'avenir, il serait judicieux de proposer à ces étudiants de participer à l'événement afin d'assurer la notoriété de celui-ci dans ce département.

M) Codes d'accès aux outils de communication digitales

Facebook Snapchat

Faire une demande pour devenir administrateur de la page auprès de Titouan FABRE ou/et Jérémy Anjolras.

Compte : Tousalaneige

Mot de passe : Tousalaneige

Pour l'administrateur : Pensez à modifier le numéro de téléphone ainsi que l'adresse électronique du compte.

:


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VI – Partie Gestion du départ des cars et organisation :

Référant : Jérémy

Départ des bus et montée en station, répartition des rôles :

Départs Responsables Mission Contrôleurs

Bus Campus Michel Fabre - Responsabilité du site - Attribution des numéros à chaque bus

Thibault Cornil, Franckee Perreau, Thibault Hedouin, Sylvain Aymoz, Marie-Lou Pantz, Sean Allaili, Pierre Chaix, Titouan Fabre/ Aymeric Vial, Julien Audiger, Yves Riazanoff, Michel Fabre, Olivia Wending, Jérémy Anjolras

Titouan Fabre Thibault Cornil

- Accueillir les coachs, les répartir par bus

Serge Guillermin - Distribuer les cautions aux contrôleurs de bus

Jérémy Anjolras - Informer, guider les étudiants - Récupérer les listes des contrôleurs

Bus IUT 2 Patrick Mesny - Responsabilité du site Patrick Mesny, Ded, Jean Meybeck, Alexandre Denu

Bus Valence Serge Morin - Responsabilité du site Serge Morin

Minibus 1 (11h30)

Nicolas Didry Rosine Coolen Pascale Lacoffrette Steven Giordano

- Accueillir les participants à Pipay - Amener le matériel (tentes), goûter à la station

-

Minibus 2 (11h30)

Jeff Fauvet Thierry Placette

Se rendre à l'arrivée des bus ski de fond/ raquette pour accueillir les participants

-

Des consignes précises ont été données aux contrôleurs des bus. Les consignes rédigées et données par Nico sont consultables en Annexe 8.


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Organisation sur place (en station) :

Responsables Mission

Nico, Pascale - Réceptionner du matériel - Donner les cautions aux responsables de chaque bus en station

Rosine, Steven - Sous présentation du coupon et carte d'étudiant, rendre la caution aux personnes étant venues par leurs propres moyens

Thierry Placette, Jeff Fauvet → accueil ski de fond/ raquette

- Distribution du matériel aux étudiants + forfaits

- Caution à rendre aux personnes ne montant pas en bus (prendre le listing)

- Rejoindre le site alpin avec les bus sur place

Gestion des activités de neige :

Responsable Encadrants

Ski Tibo Cornil Ariane Gallois, Sean Alailli, Florian Chave, Julien Audiger, Sylvain Aymoz, Jean Meybeck, Faustine Anselmino, Tibo Cornil, Pierre Chaix, Pascale Fabre, Yves Riazanoff, Serge Morin, Michel Fabre

Snow Nico Didry Alexandre Deriu, Thibault Hedouin, Alexandra Vial-Grenier, Franck, Perreau, Aymeric Vial-Grenier, Héloise Baile, Marilou Pantz, Patrick Mesny

Découverte du domaine

Nico Didry Nico Didry

Ski de fond Jeff Fauvet Jeff Fauvet

Raquettes Thierry Placette Thierry Placette, Olivia Wending, Ded


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VII – Partie retours des participants : Référant :Titouan Le questionnaire a été mis en ligne via le compte du SUAPS le 26 Janvier 2015, et comporte 10 questions que l'on retrouve ci-dessous. Les réponses ont étaient récoltés entre le 26 Janvier au soir et le 24 février au matin. Questionnaire Tous A La Neige 2015 :

Qui êtes vous ?

o Etudiant o Personnel de l'UPMF

Etiez-vous déjà venu sur Tous A La Neige ?

o En 2013 o En 2014 o Les deux o Jamais

Avez-vous apprécié l'événement Tous A La Neige ? 1.Pas du tout 2.Un peu 3.Beaucoup 4.Passionnément 5.A la folie Quelle a été votre pratique durant l'événement ?

o Cours d'initiation o Découverte du domaine o Libre

Qu'avez vous particulièrement aimé pendant cette journée ? Vous pouvez cocher plusieurs cases

• La pratique de l'activité • La découverte du site • L'ambiance de l'événement • La qualité de l'enseignement • L'après-ski : DJ et goûter • Autre :

Quelle était votre pratique des activités de neige avant Tous A La Neige ?

o Je n'avais jamais vu la neige en station de ski o Je connaissais la neige mais sans pratiquer o J'avais un peu pratiqué les activités de neige o Je pratique régulièrement les activités de neige

Qu'avez vous pensé de la communication de l'évènement ? (Affiche, réseaux sociaux) 1.Insuffisante 2.Correcte 3.Bien 4.Très bien 5.Parfaite Qu'avez vous pensé de l'organisation de l'événement ?


1.Insuffisante 2.Correcte 3.Bien 4.Très bien 5.Parfaite Avez-vous des remarques concernant l'événement (amélioration à apporter, éléments à conserver...)Toutes les idées sont les bienvenues Désirez-vous revoir Tous A La Neige en 2016 ?

o OUI o NON

Analyse

Cette enquête a été posté sur les boîtes mails des participants à l'événement Tous A La Neige le 26 Janvier 2015. Sur les 868 participants, étudiants et membres du personnel UPMF confondus, navons recueilli 555 réponses, soit un taux de retour de près de 64%.

Etudiant Personnel de l'UPMF

Total général

La première question que nous avons posé dans ce questionnaire porte sur la nature du participant. 80% des répondants à l'enquête sont des étudiants, 20% sont des personnels de l'UPMF. Ce chiffre n'est pas étonnant étant donné qu'il y avait 82% d'étudiants participants contre 18% de personnel.

En revanche, on peut remarquer que le taux de réponse des étudiants et personnels est relativement déséquilibré. En effet, sur les 714 étudiants qui ont participérépondus au questionnaire, soit un taux de réponse de 62%. En ce qui concerne le personnel, le taux de réponse de ces derniers est supérieur à celui des étudiants avec 73% de taux de réponse (112 réponses sur les 154 participants).

Personnel de l'UPMF

20%

Qui êtes


34

1.Insuffisante 2.Correcte 3.Bien 4.Très bien 5.Parfaite

vous des remarques concernant l'événement (amélioration à apporter, éléments à conserver...)Toutes les idées sont les bienvenues

s A La Neige en 2016 ?

Cette enquête a été posté sur les boîtes mails des participants à l'événement Tous A La Neige le 26 868 participants, étudiants et membres du personnel UPMF confondus, n

5 réponses, soit un taux de retour de près de 64%.

Qui êtes vous ?

Personnel de l'UPMF

La première question que nous avons posé dans ce questionnaire porte sur la nature du participant. 80% des répondants à l'enquête sont des étudiants, 20% sont des personnels de l'UPMF. Ce chiffre

pas étonnant étant donné qu'il y avait 82% d'étudiants participants contre 18% de personnel.

En revanche, on peut remarquer que le taux de réponse des étudiants et personnels est relativement déséquilibré. En effet, sur les 714 étudiants qui ont participé à l'événement, 441 d'entre eux ont répondus au questionnaire, soit un taux de réponse de 62%. En ce qui concerne le personnel, le taux de réponse de ces derniers est supérieur à celui des étudiants avec 73% de taux de réponse (112

ticipants).

Etudiant80%

Qui êtes-vous ?

M1 IEE 2014/2015

vous des remarques concernant l'événement (amélioration à apporter, éléments à conserver...)

Cette enquête a été posté sur les boîtes mails des participants à l'événement Tous A La Neige le 26 868 participants, étudiants et membres du personnel UPMF confondus, nous

441 112

553

La première question que nous avons posé dans ce questionnaire porte sur la nature du participant. 80% des répondants à l'enquête sont des étudiants, 20% sont des personnels de l'UPMF. Ce chiffre

pas étonnant étant donné qu'il y avait 82% d'étudiants participants contre 18% de personnel.

En revanche, on peut remarquer que le taux de réponse des étudiants et personnels est relativement à l'événement, 441 d'entre eux ont

répondus au questionnaire, soit un taux de réponse de 62%. En ce qui concerne le personnel, le taux de réponse de ces derniers est supérieur à celui des étudiants avec 73% de taux de réponse (112


En 2013 En 2014 Jamais Les deux

Total général

A la question "Etiez-vous déjà venu sur Tous A La Neige?", 65% des répondants à l'enquête ont indiqué qu'ils participaient pour la première fois au Tous A La Neige.

Lorsqu'on se penche un peu plus près sur les chiffres, on remarque une certétudiants et le personnel.

En effet, près des trois quarts des étudiants répondants n'avaient jamais participé au Tous A La Neige auparavant. A contrario, 68% du personnel ayant répondu avaient au moins participé à une des premières éditions ou bien les deux. Cet écart s'explique généralement par le fait que le personnel de l'UPMF reste inchangé tandis que les étudiants quittent l'université au fil des années.

Malgré tout, cet histogramme montre à quel point l'événement est suivipersonnel, puisque nombre d'entre eux reviennent d'année en année. De plus, plus d'un quart des étudiants répondants avaient déjà participé à au moins une édition, ce qui montre que l'événement prend de plus en plus d'ampleur au s

En 2013

4%

Etiez


2%

19%

73%

5%

Etudiants


35

Etiez-vous déjà venu sur Tous A La Neige ?

vous déjà venu sur Tous A La Neige?", 65% des répondants à l'enquête ont

indiqué qu'ils participaient pour la première fois au Tous A La Neige.

Lorsqu'on se penche un peu plus près sur les chiffres, on remarque une certaine disparité entre les

En effet, près des trois quarts des étudiants répondants n'avaient jamais participé au Tous A La Neige auparavant. A contrario, 68% du personnel ayant répondu avaient au moins participé à une

ères éditions ou bien les deux. Cet écart s'explique généralement par le fait que le personnel de l'UPMF reste inchangé tandis que les étudiants quittent l'université au fil des années.

Malgré tout, cet histogramme montre à quel point l'événement est suivi par la majeure partie du personnel, puisque nombre d'entre eux reviennent d'année en année. De plus, plus d'un quart des étudiants répondants avaient déjà participé à au moins une édition, ce qui montre que l'événement prend de plus en plus d'ampleur au sein de l'université !


4%19%

65%

12%

Etiez-vous déjà venu sur TALN ?

Les deux

5%

En 2013 En 2014 Jamais

12%

20%

32%

Personnels

M1 IEE 2014/2015

vous déjà venu sur Tous A La Neige ?

23 107 359

63

552

vous déjà venu sur Tous A La Neige?", 65% des répondants à l'enquête ont

aine disparité entre les

En effet, près des trois quarts des étudiants répondants n'avaient jamais participé au Tous A La Neige auparavant. A contrario, 68% du personnel ayant répondu avaient au moins participé à une

ères éditions ou bien les deux. Cet écart s'explique généralement par le fait que le personnel de l'UPMF reste inchangé tandis que les étudiants quittent l'université au fil des années.

par la majeure partie du personnel, puisque nombre d'entre eux reviennent d'année en année. De plus, plus d'un quart des étudiants répondants avaient déjà participé à au moins une édition, ce qui montre que l'événement

Les deux

36%

Personnels


36

Avez-vous apprécié l'événement Tous A La Neige ?

Pas du tout 2 Un peu 4 Beaucoup 66 Passionnément 197 A la folie 284

Total général 553

A la question "avez-vous apprécié l'événement Tous A La Neige ?", près de 99% des participants ont apprécié l'événement, dans des degrés différents.

Si l'on regarde les chiffres en détail, deux personnes n'ont "pas du tout" apprécié l'événement, quatre "un peu", 66 répondent avoir "beaucoup" apprécié l'événement, 197 "passionnément" et 284 ont apprécié "à la folie" cette 3ème édition du Tous A La Neige.

Ces chiffres sont très positifs pour les organisateurs dans la mesure où la quasi-totalité des participants ont été ravis par l'événement. On peut donc dire que l'objectif a été rempli et que l'ambiance conviviale du Tous A La Neige a satisfait la plupart des participants.

0%1%12%

36%

51%

Avez-vous apprécié l'événement TALN ?

Pas du tout

Un peu

Beaucoup

Passionnément

A la folie


Cours d'initiation Découverte du domaineLibre

Total général

A la question "quelle a été votre pratique 82% des répondants ont pratiqué une activité libre, 15% ont participé à un cours d'initiation et 3% des répondants ont pratiqué la découverte du domaine des 7 Laux.

En analysant de manière plus précise ces chiffrespratique entre étudiants et personnel. Même si la pratique libre domine largement sur les deux autres (451 participants sur les 552 répondants), c'est au niveau des cours d'initiation et de la découverte du domaine que les camemberts affichent des résultats différents.

Sur les 112 personnels répondants, 12 d'entre eux ont choisis la découverte du domaine, et représentent donc 70% de l'effectif de cette pratique. Ceci s'explique par le fait que ces personnes sont à la recherche de confort et de partage au sein même d'un groupe. Néanmoins cette pratique reste largement minoritaire.

On note également que 84 personnes ont choisis de prendre un cours d'initiation, dont 74 étudiants, ce qui représente 88% de l'effectif

82%

Quelle a été votre pratique durant

17%1%

82%

Etudiants


37

Quelle a été votre pratique durant l'événement ?

domaine

A la question "quelle a été votre pratique durant l'événement ?", on peut voir sur le graphique que 82% des répondants ont pratiqué une activité libre, 15% ont participé à un cours d'initiation et 3% des répondants ont pratiqué la découverte du domaine des 7 Laux.

En analysant de manière plus précise ces chiffres, on retrouve un certain déséquilibre dans la pratique entre étudiants et personnel. Même si la pratique libre domine largement sur les deux autres (451 participants sur les 552 répondants), c'est au niveau des cours d'initiation et de la

aine que les camemberts affichent des résultats différents.

Sur les 112 personnels répondants, 12 d'entre eux ont choisis la découverte du domaine, et représentent donc 70% de l'effectif de cette pratique. Ceci s'explique par le fait que ces personnes

à la recherche de confort et de partage au sein même d'un groupe. Néanmoins cette pratique

On note également que 84 personnes ont choisis de prendre un cours d'initiation, dont 74 étudiants, ce qui représente 88% de l'effectif de cette pratique.

15% 3%

Quelle a été votre pratique durant l'événement ?

Cours d'initiation


Libre

Cours d'initiation


Libre

9%11%

80%

Personnel

M1 IEE 2014/2015

84 17

451

552

voir sur le graphique que 82% des répondants ont pratiqué une activité libre, 15% ont participé à un cours d'initiation et 3%

, on retrouve un certain déséquilibre dans la pratique entre étudiants et personnel. Même si la pratique libre domine largement sur les deux autres (451 participants sur les 552 répondants), c'est au niveau des cours d'initiation et de la

Sur les 112 personnels répondants, 12 d'entre eux ont choisis la découverte du domaine, et représentent donc 70% de l'effectif de cette pratique. Ceci s'explique par le fait que ces personnes

à la recherche de confort et de partage au sein même d'un groupe. Néanmoins cette pratique

On note également que 84 personnes ont choisis de prendre un cours d'initiation, dont 74 étudiants,

Cours d'initiation


11%

Personnel

Cours d'initiation


Libre


38

Quelle était votre pratique des activités de neige avant Tous A La Neige ?

J'avais un peu pratiqué les activités de neige 157 Je connaissais la neige mais sans pratiquer 30 Je n'avais jamais vu la neige en station de ski 17 Je pratique régulièrement les activités de neige 348

Total général 552

Lorsque l'on observe le graphique concernant le niveau de pratique des répondants, on note que 92% d'entre eux avaient déjà au moins un peu pratiqué les activités de neige.

Ce qu'il est important de regarder dans cet anneau, c'est le nombre de répondants qui n'avaient jamais vu la neige en station de ski. Sur les 552 réponses obtenues, 17 d'entre eux découvraient pour la première fois la neige en station de ski, et 30 personnes n'avaient jamais pratiqué d'activité de neige.

On peut imaginer qu'une partie des participants n'ayant pas répondu au questionnaire sont dans le même cas, ce qui est une vraie réussite pour l'organisation qui a pu permettre à ces personnes de découvrir la neige et ses activités pour la première fois de leur vie.

29%

5%3%

63%

Quelle était votre pratique des activités de neige avant TALN ?

J'avais un peu pratiqué les activités de neige

Je connaissais la neige mais sans pratiquer

Je n'avais jamais vu la neige en station de ski

Je pratique régulièrement les activités de neige


39

Qu'avez vous pensé de la communication de l'évènement ?

Insuffisante 37 Correcte 75 Bien 147 Très bien 195 Parfaite ! 97

Total général 551

Dans son ensemble, la communication de l'événement a plutôt été une réussite, puisque 93% l'ont trouvé au moins "correcte", et plus de la moitié l'ont trouvé "très bien" voir "Parfaite !".

Néanmoins, 37 personnes ont jugés la communication insuffisante. Sur ces 37 personnes, 36 sont des étudiants. C'est donc du côté de la communication à destination des étudiants que nous avons présenté des lacunes. Ce chiffre s'explique par le fait que de nombreux étudiants ont trouvé qu'il y avait un manque d'informations concernant les détails de l'événement (location, caution...) et que la présence sur les réseaux sociaux n'étaient pas assez mise en avant. L'autre raison de ce mécontentement vient du fait que selon les commentaires des personnes concernées, cette communication a commencé relativement "tard", et une partie des étudiants de l'UPMF n'ont pas été informé par l'organisation de cet événement.

Malgré tout, ces raisons sont a nuancer dans la mesure où des mails d'informations concernant le "Tous A La Neige" ont été envoyés à partir de début décembre 2014, et qu'il était bien précisé sur l'affiche de l'existence des différents supports de communication mis à la disposition des éventuels participants.

7%

14%

27%35%

17%

Qu'avez vous pensé de la communication de l'évènement ?

Insuffisante

Correcte

Bien

Très bien

Parfaite !


Mauvaise Correcte Bonne Très bonne Parfaite !

Total général

A la question "Qu'avez-vous pensé de l'organisation de l'trouvé que l'organisation était "bonne" voire mieux. Les 6 personnes ayant répondu que l'organisation était "mauvaise" faisaient partie du bus qui est parti en retard du campus en raison d'une erreur de logistique par un des contrôleurs de bus.

Enfin, 99% des répondants souhaitent revoir l'événement "Tous A La Neige" en 2016, ce qui met en valeur le fait que malgré les quelques problèmes rencontrés au cours des mois par les organisateurs, l'événement a su être à la hauteur des exigences des participants.

31%

Qu'avez vous pensé de l'organisation de l'événement ?

Désirez-vous revoir Tous A La Neige en


40


vous pensé de l'organisation de l'événement ?", 92% des répondants ont trouvé que l'organisation était "bonne" voire mieux. Les 6 personnes ayant répondu que l'organisation était "mauvaise" faisaient partie du bus qui est parti en retard du campus en raison

n des contrôleurs de bus.

Enfin, 99% des répondants souhaitent revoir l'événement "Tous A La Neige" en 2016, ce qui met en valeur le fait que malgré les quelques problèmes rencontrés au cours des mois par les organisateurs,

auteur des exigences des participants.

1% 7%

18%

43%

31%


1%

99%

vous revoir Tous A La Neige en 2016 ?

M1 IEE 2014/2015

6 37 97

240 171

551

événement ?", 92% des répondants ont trouvé que l'organisation était "bonne" voire mieux. Les 6 personnes ayant répondu que l'organisation était "mauvaise" faisaient partie du bus qui est parti en retard du campus en raison

Enfin, 99% des répondants souhaitent revoir l'événement "Tous A La Neige" en 2016, ce qui met en valeur le fait que malgré les quelques problèmes rencontrés au cours des mois par les organisateurs,


Mauvaise

Correcte

Bonne

Très bonne

Parfaite !

vous revoir Tous A La Neige en

NON

OUI


41

Avez-vous des remarques concernant l'événement (amélioration à apporter, éléments à conserver...) Toutes les idées sont les bienvenues

En ce qui concerne les remarques faites par les participants, 255 remarques ont été recensés dans l'analyse de ce questionnaire :

• 185 remarques sur 441 étudiants (33% de réponses)

• 70 remarques sur 112 personnels (62,5% de réponses)

En général, voici ci-dessous les principales remarques qui ont été soumises par les participants :

• Beaucoup de commentaires ont été faits concernant le fait que la durée de l'événement était trop courte, avec de nombreuses demandes d'étudiants en particulier qui souhaiteraient voir l'événement organisé sur la journée entière.

• Le problème de logistique des bus fait également partie des demandes récurrentes des participants. En effet, suite à une mésentente entre un des contrôleurs de bus et un membre du SUAPS, un bus est monté aux 7 Laux à moitié plein, ce qui a causé le retard de plusieurs bus afin de faire monter tout le monde.

• L'emplacement des bus a été un des éléments qui a posé problème aux participants. La rue des résidences étant très longue, beaucoup de personnes n'ont pas su où se trouvait le rassemblement, ce qui a retardé le départ des bus. La raison de ce problème de communication vient du fait que le choix du lieu du rassemblement s'est fait la veille de l'événement, notamment en raison des travaux qui ont eu lieu sur le parking derrière le restaurant Diderot.

• En ce qui concerne l'après-ski, le goûter et le DJ ont été très appréciés par les participants. Néanmoins, de nombreuses personnes souhaiteraient voir dans les années à venir autre chose que du thé en boisson, et proposent de distribuer du vin chaud ou du green chaud.

Retour critique

Dans cette analyse, nous n'avons pas traité la question " Qu'avez-vous particulièrement aimé pendant cette journée ?", dans la mesure où cette question semi-ouverte à choix multiples a donné un trop grand nombre de réponses empêchant une véritable analyse des données. Néanmoins, nous avons remarqué que la majorité des participants avaient répondu avoir apprécié généralement "la pratique de l'activité", "la convivialité de l'événement" ainsi que "l'après-ski : DJ et goûter". Pour la rédaction du prochain questionnaire de l'édition 2016, nous préconisons de passer par un site de sondage plutôt que par l'application "Google sheets", dans la mesure où cette application ne permet pas une collecte synthétique des données et demande un travail d'analyse assez conséquent. Le taux de réponse du questionnaire est plus que satisfaisant, avec 64% des participants qui ont répondu à ce questionnaire.


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VIII - Bilans personnels :

Jérémy : Je trouve tout d'abord que la répartition des rôles en 3 responsabilités distinctes a permis de gérer assez bien l'ensemble des missions pour mener à bien l'organisation de l'événement TALN. Pour ma part, la responsabilité de tout ce qui avait un rapport avec les inscriptions m'a permis d'avoir un regard assez large sur l'événement car j'étais souvent dépendant du travail de Steven et Titouan, et devait travailler avec eux pour avancer. Ainsi, en fonction des problèmes rencontrés sur la plate-forme, je devais prendre des décisions que je demandais à Titouan de communiquer. Lorsque je faisais un rapport sur l'évolution des inscriptions, je proposais mes recommandations au groupe afin de prendre des décisions et voyais avec Steven pour réajuster le nombre de bus, locations, etc. Cependant, ce travail fut parfois pénible dans le sens où je ne pouvais pas répartir mon travail sur plusieurs semaines, étant donné que je ne pouvais pas anticiper la mise en place de la plate-forme et la gestion des différents soucis liés aux inscriptions. En effet, j'ai dû m'investir de manière intensive pendant 2 grosses semaines avec l'ensemble de mes tâches qui tombaient en même temps : - envoyer les mails d'informations aux étudiants, répondre à leurs interrogations, - gérer les problèmes des étudiants/personnel sur la boîte mail « tousalaneige », souvent de manière personnalisée, - tenter de remédier à certaines lacunes de la plate-forme avec Mathieu, en informer Titouan pour qu'il communique les manœuvres à faire pour les étudiants n'arrivant pas à s'inscrire, - sortir régulièrement des extractions pour les analyser et rendre un récapitulatif permettant de suivre les évolutions des inscriptions, - ouvrir des permanences au bureau des sports entre 12h15 et 14h pour répondre aux questions et résoudre en direct les cas difficiles dus aux carences de la plate-forme, - communiquer à Mathieu les changements faits de manière manuelle.

Cependant, ces missions m'ont permis d'avoir la sensation de réellement faire avancer le projet TALN car je répondais directement aux problèmes et aux questions des participants. Lorsque la plate-forme électronique montrait ses limites, j'étais en quelque sorte la variable d'ajustement qui permettait de résoudre les problèmes plus complexes. Mon rôle de responsable des inscriptions me demandait d'être le plus informé possible sur les inscriptions TALN, ce qui m'a poussé à être pro-actif dans la recherche des réponses lorsqu'un nouveau problème se présentait. En ce qui concerne l'après TALN, j'ai effectué un long travail de recherche et de recoupage d'informations pour pouvoir construire le budget effectif de l'événement. J'ai progressivement retrouvé la majeure partie des informations en finissant par contacter les bonnes personnes. La seule vraie surprise que j'ai eue a été lorsque j'ai voulu compter le nombre de personnes par bus. Mais cela m'a permis de soulever certaines choses qui pourront être améliorées les prochaines années. Mon avis sur l'événement TALN est positif car nous avons réussi à faire de cet événement un nouveau succès après ceux des années précédentes. Le contact avec Steven et Titouan a été très bon et je trouve que l'encadrement nous a permis de travailler dans un contexte idéal avec une certaine autonomie. Je regrette seulement que nous n'ayons pas réussi à dépasser les 1000 étudiants, cet objectif étant pourtant atteignable puisque notre communication n'a pas eu le temps de faire tout son effet et que les soucis rencontrés avec la plate-forme nous ont quelque peu pénalisé. L'autre regret majeur est que bon nombre d'étudiants ont vu leurs inscriptions annulées ou ont eu des soucis pour s'inscrire sur la plate-forme. Cela est regrettable car au vue des mails que j'ai reçu, ainsi que du nombre de cautions non remboursées, je trouve qu'il y a beaucoup mieux à faire pour les prochaines sessions


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TALN. D'autant plus que nous aurions certainement atteint nos objectifs en terme de participation si la plate-forme n'avait pas rendu la tâche aussi compliquée aux personnes souhaitant s'inscrire dans les derniers jours notamment. Voici un récapitulatif des problèmes que j'ai rencontrés plus personnellement et qui méritent d'être étudiés pour améliorer l'organisation de l’événement :

Problèmes rencontrés Pistes de réflexion

1) Des failles importantes dans la plate-forme d'inscription

→ Consacrer du temps à la modification de la plate-forme d'inscription. → Permettre à l'administrateur d'apporter des modifications manuelles sur la plate-forme d'inscription. → Le système du coupon (et les complications qui vont avec) peut être remplacé par une simple identification à la carte étudiant.

2) Système de listing des étudiants/ personnel à l'entrée des bus pas très opérationnel

→ Clarifier les consignes des contrôleurs. Exemple : seulement cocher à côté du nom, écrire le nombre total de passagers à la 1ère page...

3) Du matériel prêté à des personnes non inscrites au foyer de ski de fond

→ leur donner une liste d'inscrits, comme nous le faisons avec Adrénaline.

4) De nombreuses personnes ont découvert l'événement trop tard

→ Passer dans les classes/ promotions de plusieurs formations pour présenter l'événement et répondre aux questions (communication).

5) Des informations tirées des extractions difficiles à traiter, confusions des étudiants

→ Simplifier les choix des étudiants/ personnel lors de leur inscription avec des filtres plus clairs.

6) Des reliquats conséquents pour les commandes de bus et les forfaits

→ Négocier plus de flexibilité avec notre partenaire Faure Vercors. → Commander les forfaits le plus tard possible pour ne pas avoir de surplus.

Pour finir, ce projet m'a énormément apporté sous de multiples aspects puisque j'ai pu être un acteur à part entière de l'organisation d'un événement sportif d'une grande ampleur. J'ai vécu ce projet comme une véritable mission qui nous était confiée et que nous devions mener à terme. Le travail de groupe a été très appréciable, d'autant plus que je me suis bien entendu avec Titouan et Steven, ainsi qu'avec toutes les autres personnes à qui j'ai eu affaire.


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Titouan : Tout d'abord, je tiens à remercier Nicolas DIDRY, qui a toujours été là pour répondre à nos interrogations et qui a su nous guider tout au long de ce projet en nous laissant une quasi-autonomie de travail. Aussi, j'aimerais remercier toute l'équipe du SUAPS, qui nous a été d'une aide précieuse dans le bon déroulement de l'événement le jour J, et en particulier Rosine COOLEN, secrétaire du service, avec qui nous avons collaboré tout au long de la préparation de l'événement et sans qui nous n'aurions pas été aussi efficace dans la réalisation de nos différentes missions.

Enfin, je remercie Steven et Jérémy avec qui j'ai travaillé sur ce projet pendant près de 4 mois, pour leur implication et la justesse de leur travail.

Chargé de la partie communication, le plus gros de mon travail s'est concentré sur la réalisation des différents supports de communication.

Pour ma part, j'ai énormément travaillé en autonomie, indépendamment de Steven et Jérémy. Ceci vient du fait que mes tâches ne nécessitaient pas de collaboration particulière avec les autres membres de l'équipe. Cette autonomie m'as permis de faire mes propres choix en matière de communication. En effet, j'ai tout de suite choisi de prendre cette partie de communication car je suis attiré par la création, et la communication est une bonne voie pour y parvenir. Travailler pour TALN m'a permis de voir comment se gère la communication d'un événement, qui est un vrai travail de "l'ombre" dans la mesure où l'on passe beaucoup de temps sur des détails pour finalement assez peu de reconnaissance.

En réfléchissant aux innovations qui pourraient être faite sur la communication de l'événement, il m'est venu à l'idée d'utiliser les "nouveaux" réseaux sociaux les plus prisés par les étudiants, d'où la création d'un compte Snapchat, qui permet d'être en contact direct avec les utilisateurs et qui me semble très interactif. De plus, personne ne m'a guidé dans la prise de contact avec un vidéaste, j'ai dû me débrouiller seul pour faire venir quelqu'un le jour de l'événement ,et la qualité de la vidéo réalisée par Nicolas GUMERY me fait d'autant plus plaisir du fait qu'elle n'aurait pas existé et me conforte dans mes choix de créer des choses nouvelles.

Néanmoins, cette autonomie s'est combinée avec la réalisation de tâches en collaboration étroite avec d'autres "acteurs" du projet. J'ai beaucoup apprécié travailler avec Frédéric SCHMITT lors de la création de l'affiche, je me suis senti en phase avec ses idées et nous avons ainsi pu réaliser une affiche qui a été bien reçue par les étudiants.

Je reste réservé quant à la page Facebook. L'autonomie dans le choix des posts était nécessaire pour avancer mais j'ai trouvé qu'il y avait trop de travail parfois notamment lorsqu'il a fallu répondre aux objections des étudiants. En effet, de nombreux participants ont rencontré des problèmes sur la plate-forme d'inscription et sont venus chercher des réponses auprès de moi sur la page. Les problèmes étaient souvent récurrents et j'ai eu l'impression de "perdre" mon temps à force de répéter la même chose. Il est impératif que cette plate-forme soit irréprochable pour l'année prochaine, il faudrait notamment réfléchir à un système différent de caution.

La répartition des tâches était selon moi bien faite, puisque nous avons su chacun avancer au même rythme dans nos missions. Dès que j'étais en difficulté pour répondre à un étudiant ou bien pour trouver une information concernant la logistique, Jérémy et Steven ont fait preuve d'une grande réactivité pour me venir en aide. En revanche, je trouve que le fait d'assigner toutes les tâches d'un domaine à une seule personne ne permet pas un réel travail d'équipe. J'apprécie énormément le fait de débattre et de confronter mes idées avec d'autres personnes, que je trouve indispensable dans la réalisation d'un travail en équipe et j'ai trouvé que cela a manqué.

Néanmoins, je suis très satisfait du rendu de l'événement, la plupart des participants semblaient être comblés par cette journée et je pense que c'est ce qu'il faut retenir en priorité.


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Steven : Étant chargé de la logistique, mes tâches principales se sont concentrées dans un premier temps autour de la prise de contact avec les différents prestataires (Faure Vercors pour les bus, Adrénaline Sports pour les locations, Mokamatic et Promocash pour le goûter,...) ainsi que l'obtention des factures assez tôt pour les intégrer aux reliquats de 2014. Dans un second temps, la logistique a requis un travail de réflexion ayant comme objectif d'imaginer à quoi ressemblerait l'événement afin de prévoir tous les éventuels besoins auxquels nous étions susceptibles de faire face. En parallèle à cela et en collaboration avec Rosine, nous avons eu un contact presque quotidien avec les multiples prestataires de l'événement (et particulièrement Adrénaline), dès la semaine précédant Tous A La Neige. Une grande partie de mon travail s'est faite avec Rosine car c'est elle qui avait les contacts (adresse mail ou numéro de téléphone) permettant de faire avancer les différentes tâches. J'ai apprécié travailler avec Rosine mais cela m'a fait perdre quelque peu en autonomie. Il était quasiment impossible que ce soit moi qui contacte Elena de Faure Vercors ou encore les membres du personnel administratif de l'université car ces personnes étaient beaucoup plus enclin à être arrangeant avec Rosine du fait qu'ils la connaissaient bien et avaient déjà traité de cas semblables avec elle lors d'événements précédents. Il en est de même pour la « partie forfaits » où les contacts de Nico aux 7 Laux ont permis des relations plus aisées et arrangeantes envers notre événement. J'ai bénéficié d'une plus grande autonomie sur le cas de la gestion des locations et de la relation avec Patrice, le gérant d'Adrénaline Sports. Malgré un départ raté avec celui-ci lors de ma première visite, certes inopinée au magasin, du fait qu'il pensait que nous représentions un Bureau Des Étudiants, j'ai fortement apprécié travailler avec lui et ses collaborateurs du fait de leur esprit très proche de celui dans lequel nous avons tenté d'organiser TALN. En effet, ils ont fait preuve d'adaptation, de réactivité et surtout de sympathie et de flexibilité envers les étudiants. Participer à l'organisation de TALN m'a entre autre permis de comprendre certaines spécificités institutionnelles telles que la nécessité d'avoir des « noms mot de passe » : Rosine pour les cars, Nico pour adrénaline,... Dorénavant, je pense être plus à même qu'auparavant d'aborder les prestataires liés à un événement que j'organise. J'ai également pris conscience de particularités spécifiques de certaines administrations. J'ai par exemple été surpris par la rigidité de l'organisation du restaurant du Crous (et non pas des personnes qui y travaillent), qui n'a pas pu ajuster le nombre de sandwichs dont nous avions besoin le jour de l'événement en les prévenant deux jours en avance. De ce fait, l'organisation d'un événement étant dépendante de personnes extérieurs à cette même organisation, il est nécessaire de comprendre leur fonctionnement pour s'adapter et réagir au mieux et au plus vite. En ce qui concerne la répartition des tâches, celles de Jérémy et les miennes n'étaient pas totalement distinctes sur bon nombre de points. En effet, du nombre d'inscrits découle la quantité de bus à réserver par exemple, ou la quantité de goûter nécessaire. Nous avons ainsi cherché à nous coordonner le plus possible et à s'informer mutuellement dès que possible sur les évolutions qui nous parvenaient chacun de notre côté. Nos tâches divergeaient notamment sur nos personnes de contact. Jérémy a travaillé en collaboration étroite avec Matthieu, l'informaticien. De mon côté, c'est avec les prestataires via Rosine que j'ai eu le plus de contact. Malgré les difficultés que nous avons pu rencontrer à communiquer entre nous ou encore à nous voir du fait des disponibilités pas toujours concordantes de chacun, j'ai apprécié le travail de groupe inhérent à l'organisation de TALN, que ce soit avec Jérémy et Titouan principalement ou avec les différents membres du SUAPS. En effet, d'une part cela a tissé des liens entre nous, et d'autre part j'ai appris qu'il fallait ne pas être trop atteint par l'avancement des autres organisateurs dans leurs tâches du fait qu'il n'est pas possible d'avoir de contrôle sur cela. En effet, chacun à une façon de travailler et un mode de fonctionnement différent.


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J'ai également apprécié le fait d'être parfois un peu « laissé dans la nature » lors de l'organisation car cela m'a amené à réfléchir du point de vue d'un organisateur plus que d'un étudiant. Ceci est vrai uniquement avec du recul sur l'événement car sur le moment je souhaitais avoir plus de consignes pour avancer plus vite. Il nous est par exemple arrivé plusieurs fois, avec Jérémy et Titouan, de nous demander comment progresser sur certains éléments sans avoir un cadrage plus précis. Cependant, au final nous n'avons jamais été bloqués trop longtemps. Le jour de l'événement, j'ai fait partie du groupe qui est monté en amont de l'arrivée des participants en cars. Malgré une partie de manutention inhérente à la mise en place de tout événement, j'ai apprécié être sur place en avance car cela donne le sentiment d'accueillir les participants à l'événement. A améliorer : Donner un échéancier prévisionnel à Patrice d'Adrénaline pour simplifier son travail et lui permettre de s'organiser. Fournir également à Adrénaline une circulaire indiquant les modalités pour le déroulement des locations et les conditions sous lesquelles accorder la location à un étudiant se présentant au magasin (le faire bien en amont de la date d'ouverture des locations). Être plus précis sur la quantité de goûter pour éviter d'avoir le même surplus que lors de cette édition de TALN. A conserver : Les contacts, malgré quelques problèmes, ont fait preuve selon moi d'efficacité, de réactivité et de flexibilité. Ils ont grandement facilité l'organisation de l'événement. L'organisation le jour J m'a paru efficace et tout le monde a conservé sa bonne humeur jusqu'au retour tardif ce qui a rendu la journée très conviviale. Ce à quoi il faut être attentif : La communication un peu tardive : nous n'avons pas atteint le nombre maximal de personnes pouvant participer à cet événement. Communiquer massivement plus tôt permettrait selon moi d'optimiser l'organisation entre la date de fin des inscriptions et le jour où se déroule TALN. Lors de cette édition 2015, Jérémy à eu beaucoup de travail de traitement des fichiers excel recensant les participants. Ceci est fastidieux et source d'erreur car il faut modifier tous les fichiers dès lors qu'une information change. La tenue de permanences visant à faire face aux volontés d'inscription tardive et aux demandes des étudiants et personnels était également source d'erreur. J'ai remarqué une forme de récurrence dans les questions posées (récupération de la caution, lieu de départ,...). Cela amène la question de la remise en cause de mails informatifs (plus concis et à envoyer plus tôt pour en envoyer plus et par exemple créer une boîte mail de contact pour limiter les venues au SUAPS) La plate-forme informatique d'inscription a également été une source importante de complications. On peut à mon sens la considérer comme quelque peu défaillante. En effet, un très grand nombre de personnes cherchant à s'inscrire sur cette plate-forme ne recevaient pas de mail de confirmation. De ce fait, certaines pensaient être inscrites alors qu'elles ne l'étaient pas. Cela a fait que des participants s'étant inscrits en réservant une location n'ont pas pu l'obtenir car celles-ci étaient déjà toutes réservées lors de leur passage au SUAPS pour nous poser la question. J'ai trouvé cet aspect dommageable pour notre image vis-à-vis de ces personnes mais également pour l'expérience que celles-ci ont eu de TALN. Mon avis global concernant Tous A La Neige est globalement très positif grâce en grande partie aux retours positifs des participants. J'ai également apprécié être confronté aux obstacles que l'on peut qualifier d'institutionnels liés au fonctionnement de l'université (au sein de laquelle il faut


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en permanence bénéficier d'autorisations) ainsi qu'à celui des différents prestataires. Cela m'a en effet permis de comprendre (en tout cas en partie) le fonctionnement concret des relations lors de l'organisation d'un événement. Je pense que cela me sera utile dans ma vie professionnelle, notamment lors de mon stage à venir dans le cadre duquel je suis chargé d'organiser des compétitions avec des partenaires tels qu'une mairie ou EDF. Un autre aspect positif est le travail de groupe. J'ai effectivement beaucoup travaillé avec Rosine et me suis beaucoup coordonné avec Jérémy sur de multiples tâches. Je ne connaissais aucun d'eux auparavant et j'ai apprécié travailler en collaboration avec eux. J'ai été moins amené à être en contact avec Titouan du fait que ses tâches, centrées sur la communication, étaient plus liées aux inscriptions (gérées principalement par Jérémy) qu'à la logistique. Cependant, malgré nos visions différentes de l'organisation des tâches et du travail dans le temps, Titouan et moi avons une bonne relation de travail du fait de notre collaboration lors de multiples exposés dans le cadre de notre séminaire. S'il fallait émettre un aspect négatif concernant l'événement, je dirais qu'il aurait pu, à mon sens, toucher un nombre plus conséquent d'étudiants et de personnels. En effet, malgré la croissance du nombre de participants par rapport aux années précédentes, nous sommes tout de même tombés relativement loin de l'objectif initial qui était de 1300 participants, répartis comme suit : 1000 étudiants, 300 personnels. Pour cela, il faudrait à mon sens optimiser la plate-forme d'inscription en réduisant ses défaillances (car Jérémy a dû faire un travail considérable d'ajout de participants ayant eu des problèmes lors de leur inscriptions), mais également l'ouvrir début décembre. Le faire juste en amont des vacances de noël comme nous l'avons fait empêche l'effet de masse lié au bouche-à-oreille. Il en va de soi qu'une ouverture anticipée des inscriptions va de pair avec une communication plus massive et plus tôt dans l'année. De même, cela doit avoir comme conséquence de réduire le surplus de goûter que nous avons eu cette année du fait de la volonté de ne pas subir de pénurie. En effet, l'idéal serait d'utiliser Mokamatic comme dotation fixe, puis d'ajuster les quantités manquantes avec la commande Promocash une fois que le nombre d'inscrits est définitif (soit un peu moins d'une semaine avant l'événement).


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Annexes :

Annexe 1 : e-mails envoyés

Mail d'ouverture

Bonjour, Nous avons le plaisir de vous annoncer que la Présidence de l'UPMF a souhaité reconduire en 2015 l'opération "Tous à la neige" (TALN). Comme lors des éditions précédentes, l'UPMF offre pendant une après-midi à ses étudiants l’opportunité de monter en station de ski et de pratiquer l’activité de neige de son choix (ski alpin, snowboard). Nous vous proposons également cette année la possibilité de venir pratiquer de la raquette à neige ou du ski de fond. Nous vous attendons nombreux cette année encore pour ce grand événement réunissant étudiants et personnel de l'université. Voici les informations relatives à l'organisation de la sortie : Date : jeudi 22 Janvier 2015, de 12h00 à 19h00. Lieu : station de ski des 7 Laux : versant Prapoutel Organisation : le forfait, le transport en car et la location de matériel (quantité limitée), sont pris en charge par l'établissement. Modalités : pour chaque activité, différentes pratiques vous sont proposées : - ski/snow : pratique libre, initiation débutant, découverte du domaine, initiation freestyle. - ski de fond : pratique libre, initiation. - raquettes : pratique libre ou encadrée. Départ des bus : 12h-12h30 devant l'UPMF. Possibilité de monter à la station par ses propres moyens (véhicule personnel...) Heure de départ pour les pistes : 13h30 Après-ski : un "après-ski" avec un goûter sera proposé en bas des pistes pour bien finir cette journée et se rappeler les bons moments ! Départ pour retour sur Grenoble (en bus) : 18h30 Inscriptions : les inscriptions en ligne seront ouvertes prochainement. Vous serez prévenu par courriel de l'ouverture des inscriptions. Une caution de 10 euros vous sera demandée à l'inscription. Pour plus d'informations, contactez : Bureau des sports (SUAPS) : 04.76.82.56.55. Retrouvez nous également sur notre page Facebook « Tous A La Neige ».


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Mail ouverture des inscriptions

Bonjour, Les inscriptions à l'opération "Tous à la neige" 2015 sont ouvertes ! Pour accéder à l'inscription et aux informations en ligne sur le site : Cliquez ici Nous attirons votre attention sur le fait que l'inscription se fait uniquement en ligne et que le nombre de places est limité. Voici un petit rappel du dispositif ainsi que les informations relatives à l'organisation de la sortie : La Présidence de l'UPMF offre pendant une après-midi à ses étudiants la possibilité de monter en station de ski et de pratiquer l’activité de neige de son choix (ski alpin, snowboard, raquettes, ski de fond). Date : jeudi 22 Janvier 2015, de 12h00 à 19h00. Lieu : station de ski des 7 Laux : versant Prapoutel Organisation : le forfait, le transport en car et la location de matériel (quantité limitée), sont pris en charge par l'établissement. Modalités : pour chaque activité, différentes pratiques vous sont proposées : - ski/snow : pratique libre, initiation débutant, découverte du domaine, initiation freestyle. - ski de fond : pratique libre, initiation. - raquettes : pratique libre ou encadrée. Départ des bus : 12h-12h30 devant l'UPMF. Possibilité de monter à la station par ses propres moyens (véhicule personnel...) Heure de départ pour les pistes : 13h30 Après-ski : un "après-ski" avec un goûter sera proposé en bas des pistes pour bien finir cette journée et se rappeler les bons moments ! Départ pour retour sur Grenoble (en bus) : 18h30 Pour plus d'informations, contactez : Bureau des sports (SUAPS) : 04.76.82.56.55. Retrouvez nous également sur notre page Facebook « Tous A La Neige ».


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Mail location

Bonjour à tous,

Voici les informations pratiques concernant la location du matériel pour la sortie « Tous A La Neige » du Jeudi 22 janvier.

Avec le ticket de paiement que vous avez reçu par mail, présentez vous en fonction de votre emploi du temps au magasin Adrénaline Sports à Grenoble (ouvert tous les jours de 10h à 12h30 et de 14h30 à 19h)à partir de lundi 19 à 14h30 .

Adrénaline se trouve 26 Place Paul Vallier (c'est-à-dire derrière Chavant) Les locations de skis (et uniquement de skis!) peuvent également être récupérées à l'autre boutique Adrénaline qui se situe 1-3 cours Jean Jaurès. Une pièce d'identité et une caution vous seront automatiquement demandées (comme pour toute location de matériel). N'oubliez donc pas de vous munir d'une pièce d'identité et de quoi faire une caution (chèque ou carte bancaire).

Vous devrez impérativement rendre le matériel au magasin Adréna line (Place Paul Vallier) le jeudi soir après la sortie jusqu'à 21h ou le lendem ain matin entre 10h et 12h. Si vous ne respectez pas ce délai, une journée de location devra vous être facturée par le magasin.

On vous attend jeudi avec votre matériel et votre bonne humeur! L'équipe de "Tous A La Neige"


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Mail bus étudiants UPMF

Bonjour, Voici les informations concernant le déroulement de la sortie « Tous A La Neige » du 22 janvier. Les bus partiront du parking derrière le restaurant Diderot (cf plan ci-joint). RDV à 12h pour partir à 12h20. Rappel : Vous devez impérativement monter dans les bus avec votre matériel (skis ou snowboard et vos équipements). Vous pourrez laisser votre sac dans le bus pendant la sortie. Munissez-vous de votre carte étudiante , elle est nécessaire pour monter dans le bus ! Le forfait vous sera remis et la caution restituée dans le bus en échange du ticket de paiement que vous avez reçu par mail. Pensez donc à l’imprimer . Programme de l'après-midi: Arrivée vers 13h30h aux 7 Laux-Prapoutel et début de l'activité que vous avez choisi. 16h30 : goûter avec DJ sur le front de neige à Prapoutel, à côté du départ du télésiège 4 places des Bouquetins 18h15 : départ des bus vers le campus En cas de problème sur les pistes: numéro du poste de secours: 04 76 08 01 47. Enfin, à compter de ce jour, les annulations ne sont plus possibles. On vous attend motivés et en pleine forme ! Cordialement, L’équipe de « Tous A La Neige »


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Mail personnel UPMF

Mesdames, Messieurs, Vous trouverez ci-dessous les informations concernant le déroulement de la sortie « Tous A La neige » du 22 janvier : Rendez-vous à 12h sur le parking derrière le restaurant Diderot (cf plan ci-joint) où vous attendront les bus. Le départ s'effectuera à 12h20. Rappel : Vous devez impérativement monter dans les bus avec votre matériel (skis ousnowboardset vos équipement). Vous pourrez laisser vos affaires dans le bus durant le déroulement de la journée. La remise de votre forfait ainsi que la restitution de votre caution se fera dans le bus contre présentation du ticket de paiement que vous avez reçu par mail. Il est donc impératif de l'imprimer. Programme de la journée: Arrivée et début des activités vers 13h30 aux 7 Laux-Prapoutel où vous serez orientés vers votre activité. Nous vous proposons un goûter sur le front de neige à Prapoutel dès 16h30, à côté du départ du télésiège 4 places des Bouquetins (sous les tentes SUAPS) Les bus en direction du campus partiront dès 18h15. En cas de problème sur les pistes, contactez le poste de secours au numéro suivant: 04 76 08 01 47. Enfin, à compter de ce jour, les annulations ne sont plus possibles. On vous attend motivés et en pleine forme ! Cordialement, L’équipe de « Tous A La Neige »


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Mail bus étudiants Valence

Bonjour, Voici les informations pratiques concernant la journée "Tous A La Neige" du 22 janvier. Rendez-vous à Latour Maubourg à 10h45 d'où partira un bus à 11h00.

Rappel: Vous devez impérativement monter dans les bus avec votre matériel (skis ou snowboard et vos équipements). Vous pourrez laisser votre sac dans le bus pendant la sortie. Munissez-vous de votre carte étudiante , elle est nécessaire pour monter dans le bus. Votre forfait vous sera remis et votre caution restituée sous la tente SUAPS UPMF (au départ des pistes à Prapoutel ) en échange de votre ticket de paiement. Pensez donc à l’imprimer . Programme de l'après-midi: Arrivée aux 7 Laux-Prapoutel vers 13h30 et début de l'activité que vous avez choisi. 16h30: goûter avec DJ sur le front de neige à Prapoutel, à côté du départ du télésiège 4 places des Bouquetins 17h15 : départ du bus pour Valence. En cas de problème sur les pistes: numéro du poste de secours: 04 76 08 01 47. Pour rappel, à compter de ce jour, les annulations ne sont plus possibles. On vous attend motivés et en pleine forme!! Cordialement L'équipe de "Tous A La Neige"


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Mail personnel Valence

Mesdames, Messieurs, Vous trouverez ci-dessous les informations pratiques concernant la journée "Tous A La Neige" du 22 janvier. Rendez-vous à 10h45 à Latour Maubourg où vous attendra un bus. Le départ s'effectuera à 11h00. Rappel : Vous devez impérativement monter dans les bus avec votre matériel (skis ousnowboardset vos équipements). Vous pourrez laisser vos affaires dans le bus durant le déroulement de la journée. La remise de votre forfait ainsi que la restitution de votre caution se fera contre présentation du ticket de paiement que vous avez reçu par mail sous la tente SUAPS UPMF (qui se situera au départ des pistes). Il est donc impératif de l'imprimer. Programme de la journée: Arrivée et départ des activités vers 13h30 aux 7 Laux-Prapoutel où vous serez orientés vers votre activité. Nous vous proposons un goûter sur le front de neige à Prapoutel dès 16h30, à côté du départ du télésiège 4 places des Bouquetins (sous les tentes SUAPS). Le bus en direction de Valence partira à 17h15. En cas de problème sur les pistes: numéro du poste de secours: 04 76 08 01 47. Pour rappel, à compter de ce jour, les annulations ne sont plus possibles. On vous attend motivés et en pleine forme!! Cordialement Toute l'équipe de "Tous A La Neige"


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Mail bus IUT

Bonjour, Voici les informations concernant le déroulement de la sortie « Tous A La Neige » du Jeudi 22 janvier. Les bus partiront devant l’IUT (place Doyen Gosse). RDV à 12h pour partir à 12h20. Rappel : Vous devez impérativement monter dans les bus avec votre matériel (ski ou snowboard et vos équipements). Vous pourrez également laisser votre sac dans le bus pendant la sortie. Munissez-vous de votre carte étudiante , elle est nécessaire pour monter dans le bus ! Votre forfait vous sera remis et votre caution restituée dans le bus en échange du ticket de paiement que vous avez reçu par mail. Pensez à l’imprimer. Programme de la journée: Arrivée aux 7 Laux-Prapoutel vers 13h30h et début de l'activité que vous avez choisi 16h30 : goûter avec DJ sur le front de neige à Prapoutel, à côté du départ du télésiège 4 places des Bouquetins 18h15 : départ des bus pour l'IUT En cas de problème sur les pistes: numéro du poste de secours: 04 76 08 01 47. Enfin, à compter de ce jour, les annulations ne sont plus possibles. On vous attend motivés et en pleine forme ! Cordialement, L’équipe de « Tous A La Neige »


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Mail ski de fonds et raquettes

Bonjour à tous, Voici les informations pratiques concernant la récupération du matériel de location dans le cadre des activités ski de fond et raquettes pour la sortie « Tous A La Neige » du 22 janvier : La récupération du matériel se fait au foyer de ski de fond à Prapoutel, c'est-à-dire à la descente du bus. Vous serez guidés par l'un des membres de l'organisation. Le matériel vous sera remis contre présentation du ticket de paiement reçu par mail. Il est donc impératif de l’imprimer . Comme pour toute location de matériel, une caution vous sera demandée. Pensez donc à vous munir de votre carte d'identité et d'une carte bancaire ou d'un chéquier. Le matériel devra être restitué sur place en fin de journée. Programme de la journée: Arrivée aux foyer de ski de fond des 7 Laux-Prapoutel vers 13h30h 16h30 : goûter avec DJ sur le front de neige à Prapoutel, à côté du départ du télésiège 4 places des Bouquetins (qui se trouve à 10 minutes à pied du foyer de ski de fond) 18h15 : départ des bus pour Grenoble En cas de problème durant la journée: numéro du poste de secours: 04 76 08 01 47. Enfin, à compter de ce jour, les annulations ne sont plus possibles. On vous attend motivés et en pleine forme ! Cordialement, L’équipe de « Tous A La Neige »


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Mail sans bus Alpin

Bonjour, Voici les informations concernant le déroulement de la sortie « Tous A La Neige » du 22 janvier. Rendez-vous aux 7 Laux-Prapoutel devant les caisses des Cortillets (bas de station) au niveau du stand UPMF (avec des tentes SUAPS et des oriflammes UPMF) à partir de 13h15. Munissez-vous de votre carte étudiante. Le forfait vous sera remis et la caution restituée sous la tente SUAPS UPMF (départ des pistes) en échange du ticket de paiement que vous avez reçu par mail.Pensez donc à l’imprimer . Un goûter avec DJ vous sera proposé au pied des pistes à partir de 16h30. En cas de problème sur les pistes: numéro du poste de secours: 04 76 08 01 47. Pour rappel, à compter de ce jour, les annulations ne sont plus possibles. On vous attend motivés et en pleine forme ! Cordialement,

L’équipe de « Tous A La Neige »


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Mail sans bus ski de fond

Bonjour, Voici les informations concernant le déroulement de la sortie « Tous A La Neige » du 22 janvier. Rendez-vous aux 7 Laux-Prapoutel au foyer de ski de fond, en haut de la station (voir le plan ci-joint) à partir de 13h15. Munissez-vous de votre carte étudiante. Le forfait vous sera remis et la caution restituée sous la tente SUAPS UPMF (départ des pistes) en échange du ticket de paiement que vous avez reçu par mail.Pensez donc à l’imprimer . Un goûter avec DJ vous sera proposé à partir de 16h30 sur le front de neige à Prapoutel, à côté du départ du télésiège 4 places des Bouquetins(qui se trouve à 10 minutes à pied du foyer de ski de fond). En cas de problème sur les pistes: numéro du poste de secours: 04 76 08 01 47. Pour rappel, à compter de ce jour, les annulations ne sont plus possibles. On vous attend motivés et en pleine forme ! Cordialement,

L’équipe de « Tous A La Neige »


Annexe 2 : Pièces jointes des mails

- Plan Prapoutel pour les pratiques ski de fond et raquettes

- Plan UPMF


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: Pièces jointes des mails

les pratiques ski de

- Plan Prapoutel pour le ski alpin

M1 IEE 2014/2015

Plan Prapoutel pour le ski alpin


Annexe 3 : extrait de l'extraction des inscrits en format excel


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: extrait de l'extraction des inscrits en format excel :

M1 IEE 2014/2015


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Annexe 4 : Compte rendu tiré de l'extraction du ? Bonjour Rosine, Voici le compte rendu que je peux actuellement faire sur les inscriptions pour le ski ou snow (les raquettes et peut être même les skis de fond ne figurent pas dans ces données). Pour le moment, nous avons donc 605 inscrits dont 143 de personnels. Avec l'appui des affiches que nous sommes en train d'installer dans les différents points stratégiques du campus, il me semble possible de s'approcher des 1000 inscrits, d'autant plus que les vacances puis les partiels se terminent cette semaine pour de nombreux étudiants et que certains d'entre eux vont se décider dans les jours qui viennent. - Sur les 462 étudiants inscrits on a : - 58 inscrits en faculté de droit - 1 inscrit à Valence... Mon frère qui fait ses études à Valence va installer des affiches sur place cette semaine (il connait bien les lieux), ce qui devrait faire augmenter sensiblement le nombre d'inscrits. - 92 inscrits en faculté d'économie - 111 inscrits à l'IUT 2 de Grenoble - 12 inscrits en IUT Stid - 53 inscrits en IAE - 118 inscrits en Sciences de l'Homme - 17 inscrits en Sciences Sociales - 287/ 605 personnes viennent avec leur propre matériel, ce qui correspond à environ 50% (47,5 exactement). Cette tendance est plutôt positive car il resterait du matériel à louer pour un grand nombre de personnes encore. D'autant plus que la plupart des futurs inscrits à Valence viendront avec leur propre matériel (d'un point de vue pratique c'est compliqué pour eux de profiter du matériel d'Adrénaline). - 560/ 605 personnes prendront le bus, ce qui est un chiffre important mais nullement inquiétant puisque dans tous les cas, nous avons réservé suffisamment de bus (au contraire, plus ça profite aux étudiants, plus on amortit les bus commandés). - Concernant les choix d'activité une fois en station : - 96 personnes profiteront des cours (60 en ski et 36 en snow) - 8 personnes seront en "découverte du domaine" - 28 personnes seront encadrées (=raquettes) - 4 personnes ont pris l'initiation freestyle. Ce qui peut donner une idée du nombre de groupe nécessaires pour cette activité (peut être seulement 1 voire 2 groupes) - 7 personnes feront l'initiation. (ski de fonds → a vérifier) - et enfin les 3/4 des personnes restantes (76%) seront en pratique libre, soit 461 personnes - Il est important de signaler que 57 personnes inscrites n'ont pas payé la caution. Il faut absolument régler ce problème et en identifier les causes... - Concernant les informations liées aux pointures, 1 personne chausse du 34, 1 personne chausse du 35 et surtout 1 personne chausse du 50. Je pense qu'il faudrait demander à Adrénaline s'ils possèdent de telles pointures et surtout de les mettre en garde s'ils doivent les commander. Cordialement,


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Annexe 5 : Résultats tirés de l'extraction du Lundi 19 Janvier

Personnel Étudiant Total

Nombre d'inscrits 177 810 987

Skis

→ PraDque libre 72 526 598

→ Découverte du domaine 5 6 11

→ IniDaDon freestyle 1 6 7

→ Cours débutant 12 88 100

→ IniDaDon (= cours débutant ?) 0 7 7

→ PraDque encadrée (découverte du domaine ?)

0 4 4

Snows



→ Cours débutant 9 48 57

Raquettes


→ PraDque encadrée 19 10 29

Ski de

fond


→ IniDaDon 4 3 7

Personnes louant du matériel (Adrénaline)

70 441 511

- ski 28 338 366

- snow 13 70 83

- raquettes 18 22 40

- ski de fond 11 11 22

Personnes prenant le bus 155 752 907

- … et pratiquant raquettes ou ski de fond 53 33 86

Pointures 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50

ski 0 1 19 30 64 65 32 29 41 68 25 11 6 1 0 0 1

snow 1 0 1 9 16 12 5 6 8 11 6 4 4 1 0 1 0

Répartition des bus :

Étudiants (campus)

Personnel (campus)

Raquette / fond (campus)

IUT 2 (Doyen Gosse)

Valence

Nombre d'inscrits prenant le bus

588 168 33 172 14


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Annexe 6 : Résultats tirés de l'extraction du Jeudi 15 Janvier (16h)

Personnel Étudiant Total

Nombre d'inscrits 155 525 680



→ IniDaDon freestyle 1 4 5

→ Cours débutant (ski, snow) 18 97 115

→ IniDaDon (ski de fond) 4 1 5

→ PraDque encadrée (raqueJes) 18 8 26

Personnes louant du matériel (Adrénaline)

63 299 362

- ski 23 227 250

- snow 11 52 63

- raquettes 18 15 33

- ski de fond 5 11 16

Personnes prenant le bus 135 494 629

- ...et louant des raquettes 17 15 32

Pointures 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50

ski 0 1 13 21 48 46 23 20 25 19 12 7 4 1 0 0 1

snow 1 0 0 6 11 9 5 5 4 9 4 3 4 1 0 0 0

Faculté d'économie

IUT Grenoble IAE Sciences de l'Homme

Valence

Nombre d'inscrits 117 126 82 146 9

Évolution (base mardi) +27 % +14 % +55 % +24 % +8 personnes

Remarque : les personnes inscrites durant le forum des sports et pendant la permanence de jeudi ne figurent pas dans cette extraction. - Valentinois inscrits : 9 - Contre 1 seul mardi (affiches installées depuis mardi) - location skis (250) + snow (63) = 313 → Il reste encore beaucoup de matériel disponible ! - Raquettes : possibilité de faire : - 1 bus d'étudiants raquettes + ski de fond (26/40 places pour l'instant) - 1 bus de personnel raquettes + ski de fond (23/40 places pour l'instant) - 629 personnes prennent le bus = environ 13 cars mobilisés (base de 50 places)


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Annexe 7 : Compte rendu intermédiaire des inscriptions au 8 janvier : « Bonjour Rosine, Voici le compte rendu que je peux actuellement faire sur les inscriptions pour le ski ou snow (les raquettes et peut être même les skis de fond ne figurent pas dans ces données). Pour le moment, nous avons donc 605 inscrits dont 143 de personnels. Avec l'appui des affiches que nous sommes en train d'installer dans les différents points stratégiques du campus, il me semble possible de s'approcher des 1000 inscrits, d'autant plus que les vacances puis les partiels se terminent cette semaine pour de nombreux étudiants et que certains d'entre eux vont se décider dans les jours qui viennent. - Sur les 462 étudiants inscrits on a : - 58 inscrits en faculté de droit - 1 inscrit à Valence... Mon frère qui fait ses études à Valence va installer des affiches sur place cette semaine (il connait bien les lieux), ce qui devrait faire augmenter sensiblement le nombre d'inscrits. - 92 inscrits en faculté d'économie - 111 inscrits à l'IUT 2 de Grenoble - 12 inscrits en IUT Stid - 53 inscrits en IAE - 118 inscrits en Sciences de l'Homme - 17 inscrits en Sciences Sociales - 287/ 605 personnes viennent avec leur propre matériel, ce qui correspond à environ 50% (47,5 exactement). Cette tendance est plutôt positive car il resterait du matériel à louer pour un grand nombre de personnes encore. D'autant plus que la plupart des futurs inscrits à Valence viendront avec leur propre matériel (d'un point de vue pratique c'est compliqué pour eux de profiter du matériel d'Adrénaline). - 560/ 605 personnes prendront le bus, ce qui est un chiffre important mais nullement inquiétant puisque dans tout les cas, nous avons réservé suffisamment de bus (au contraire, plus ça profite aux étudiants, plus on amortis les bus commandés). - Concernant les choix d'activité une fois en station : - 96 personnes profiteront des cours (60 en ski et 36 en snow) - 8 personnes seront en "découverte du domaine" - 28 personnes seront encadrées (=raquettes) - 4 personnes ont pris l'initiation freestyle. Ce qui peut donner une idée du nombre de groupe nécessaires pour cette activité (peut être seulement 1 voire 2 groupes) - 7 personnes feront l'initiation. (ski de fonds → a vérifier) - et enfin les 3/4 des personnes restantes (76%) seront en pratique libre, soit 461 personnes - Il est important de signaler que 57 personnes inscrites n'ont pas payé la caution. Il faut absolument régler ce problème et en identifier les causes... - Concernant les informations liées aux pointures, 1 personne chausse du 34, 1 personne chausse du 35 et surtout 1 personne chausse du 50. Je pense qu'il faudrait demander à Adrénaline s'ils possèdent de telles pointures et surtout de les mettre en garde s'ils doivent les commander. Cordialement, »


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Annexe 8 : Budget TALN année précédente (2014)


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: Budget TALN année précédente (2014)

M1 IEE 2014/2015


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Annexe 9 : Consignes pour les contrôleurs des bus (Nico) Au départ du Campus : Voir les collègues enseignants respdu transport - démarrage des bus, pour récupérer un bus : - Coordination : Michel Fabre : 06 87 47 10 77 - Accueil étudiants et gestion des bus : Nicolas Carrot : 06 35 30 14 63 + Yves + Pierre + Olivia - Distribution des cautions : Serge Guillermin - Coordination contrôleurs : Titouan Fabre : 06 24 27 81 52

• Accueil des étudiants avec un prof du SUAPS

• A la montée dans le bus : vérification des cartes étudiantes + du bon d’inscription imprimé. Bien vérifier que les 2 noms soient les mêmes.

• (si pas de bon imprimé, aller voir Michel qui a le listing des étudiants pour vérification)

• Une fois le bus plein, récupérer les bons d’inscriptions et leur rendre leur caution de 10€

• Une fois que c’est ok, donner les bons d’inscriptions à Michel et décollage

Durant le trajet : Destination Prapoutel, par (Champ près Froges et les Adrets) Se garer sur le grand parking. - Faire un speach au micro : A l’ALLER : - Ils peuvent laisser leurs affaires dans le bus - Bien retenir leur n° de bus (leur rappeler qu'ils sont dans le bus n°...) - On leur donne le forfait à la descente du bus, donc tout le monde descend par l'avant - Rdv pour les cours au pied des pistes (oriflamme U Ride pour signaler le rassemblement, coachs étudiants U RIDE, voir Tibo pour le ski, et Nico pour snow) pas de cours freestyle (pas de snowpark) même si ils ne sont pas inscrits, ils peuvent venir en cours. - Domaine skiable pas très simple si on ne connaît pas. Ne pas se perdre et bien redescendre à PRAPOUTEL , venir sur le versant Prapoutel dès 16h. (ne pas rester du coté Pleynet) - Consignes de sécurité (gants, lunettes/masques...) - Après-ski à partir de 16h30 à côté du départ du télésiège 4 places (au pied des pistes) (goûter + DJ) - Départ des bus à 18h AU RETOUR : - Faire la promo du Pass UPMF, et des avantages forfaits aux 7 Laux en semaine (8 euros la demi-journée et 10,8 la journée avec le Pass UPMF), 4 euros moins cher que le tarif étudiant. (contre-marque à acheter au SUAPS aux perms U Ride) + forfaits aux 2 Alpes (semaine et we à 18,7 euros au lieu de 44) - Avec le Pass UPMF, accès à tous les cours de ski/snow (à la carte) de U Ride (cours tous niveaux, mardi, jeudi, et samedi) + réduction sur location/achat de matériel (Adrénaline) + autres bons plans. Retour matériel de location jusqu’à 21h-21h30 le jeudi, sinon, vendredi matin avant midi, sinon facturation.


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A l’arrivée à Prapoutel : - Récupérer les forfaits auprès de Pascale dès votre arrivée sur le parking de Prapoutel et les distribuer dans le bus. - Ensuite, rdv au pied des pistes pour les cours (à côté du télésiège 4 places du bouquetin, sur la patinoire), orientez les étudiants, suivre les oriflammes UPMF)


Annexe 10 : facture promocash


69

: facture promocash

M1 IEE 2014/2015

Tous A La Neige 2015 ANJOLRAS FABRE GIORDANO ANJOLRAS FABRE GIORDANO

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M1 IEE 2014/2015


Annexe 11 : facture location matériel de ski nordique et raquettes


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: facture location matériel de ski nordique et raquettes

M1 IEE 2014/2015

: facture location matériel de ski nordique et raquettes :


Annexe 12 : facture FaureVercors


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: facture FaureVercors :

M1 IEE 2014/2015


Annexe 13 : facture remontées mécaniques des 7 Laux


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: facture remontées mécaniques des 7 Laux :

M1 IEE 2014/2015


Annexe 14 : facture location du matériel de ski alpin et de snowboard


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: facture location du matériel de ski alpin et de snowboard

M1 IEE 2014/2015

: facture location du matériel de ski alpin et de snowboard :


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Annexe 15 : cahier des charges de l'affiche • Tendances

L'affiche a pour but de rassembler le plus d'étudiants possibles de l'UPMF pour participer à l'événement "Tous A La Neige". L'affiche doit donc automatiquement attirer le regard, avec des coloris attrayants tout en respecter le code couleur de l'université et de la montagne.

• Valeurs recherchées

o Convivialité - Fun

o Partage

o Accessible à tous

• Public visé

o Etudiant de l'UPMF

o Jeune (18 à 25 ans)

o Dynamique

o Ouvert

• Points à mettre en avant

o Gratuité de l'événement

o Initiation aux différentes pratiques de glisse

o Découverte du milieu montagnard

• Texte précis

( Voir avec le graphiste )

• Données qui doivent figurer sur l'affiche

o Titre de la manifestation: « Tous A La Neige »

o Activité : Ski-Snow, pratique libre ou encadrée

o Edition: « 3ème édition »

o Dates: « 22 Janvier 2015 »

o Lieu: « Station des 7 Laux - Pipay »

o Gratuité de l'événement (transport, matériel, forfait, cours, goûter)

o Page Facebook ou événement Facebook: « Tous A La Neige »

o Snapchat : Logo et compte "TousALaNeige"

o Logo de l'UPMF et du SUAPS

o Après ski : DJ et sono, goûter en bas des pistes


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• Niveau de lecture

o Premier : Tous A La Neige + Edition

o Deuxième: Date du 22 Janvier 2015

o Troisième: Lieu, la station des "7 Laux", à Pipay

o Quatrième : Gratuité de Tous A La Neige

o Cinquième: Logo de l'UPMF et du SUAPS, pourquoi pas celui de Uride (attirer un public de skieurs

confirmés)

o Sixième: Communication (Facebook et Snapchat)


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Annexe 16 : Newsletter apparue dans le journal du personnel "Déclics"


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Annexe 17 : Mail aux Bureau Des Etudiants Bonjour à vous,

Nous aimerions savoir si vous pouviez publier ce petit message promotionnel sur votre page Facebook, étant donné que notre offre est susceptible d'intéresser un certain nombre d'étudiants de votre filière, y compris vous-même !

"Le jeudi 22 Janvier 2015, viens t'éclater avec Tous A La Neige !

Tous A La Neige, qu'est ce que c'est ? Depuis 3 ans, l'Université Pierre Mendès France et son président donne la possibilité à ses étudiants de profiter GRATUITEMENT d'une journée à la neige. Tout est compris : l'inscription, le forfait, la location du matériel, ainsi que le transport, tu n'as pas à dépenser un seul centime !

Cette année l'événement aura lieu aux 7 Laux, et la neige est au rendez-vous ! Débutant ? Pas de soucis, des moniteurs sont là pour te faire découvrir la glisse ! Confirmé ? Viens rider en toute liberté sur les pistes de Prapoutel avec tes potes !

Profitez du bon plan en vous inscrivant via le site web du service des sports de l'université, rubrique Tous A LA Neige.

On vous attend nombreux !

Toute l'équipe de Tous A La Neige"

Si vous pouviez le publier ce serait génial et nous aiderez beaucoup dans l'organisation de cet événement.

Bien à vous,

Toute l'équipe de Tous A La Neige.


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Annexe 18 : Mail de relance du 13 Janvier 2015 Bonjour, Nous avons le plaisir de vous annoncer que la Présidence de l'UPMF a souhaité reconduire en 2015 l'opération "Tous à la neige" pour sa 3ème édition. Comme lors des éditions précédentes, l'UPMF offre pendant un après-midi à ses étudiants et à ses personnelsl’opportunité de monter en station de ski et de pratiquer l’activité de neige de son choix (ski alpin, snowboard," ski de fond", raquettes). Nous vous attendons nombreux cette année encore pour ce grand événement. On vous rassure la neige sera bien au rendez-vous et l'événement aura bien lieu ! La date limite des inscriptions est fixée au Lundi 19 Janvier à 12h.

Voici les informations relatives à l'organisation de la sortie :

Date : jeudi 22 Janvier 2015, de 12h30 à 19h00. Lieu : station de ski des 7 Laux : versant Prapoutel Organisation : le forfait, le transport en car et la location de matériel (quantité limitée), sont pris en charge par l'établissement. Location matériel: A retirer auprès du magasin Ski Shop Adrénaline, notre partenaire, à partir du lundi 19 Janvier 2015 à l'adresse suivante : 26 Place Paul Vallier, 38000 Grenoble Modalités : pour chaque activité, différentes pratiques vous sont proposées : - ski/snow : pratique libre, initiation débutant, découverte du domaine, initiation freestyle. - ski de fond : pratique libre, initiation. - raquettes : pratique libre ou encadrée. Départ des bus : 12h30 devant l'UPMF. Possibilité de monter à la station par ses propres moyens Heure de départ pour les pistes : 13h30 Retrait des forfaits: 13h30 en bas des pistes Après-ski : un "après-ski" avec un goûter et DJ vous attendra en bas des pistes. Départ pour retour sur Grenoble (en bus) : 18h30

Inscriptions : pour accéder à l'inscription et aux informations en ligne sur le site : Cliquez ici

Nous attirons votre attention sur le fait que l'inscription se fait uniquement en ligne et que le nombre de places est limité.

Une caution de 10 euros vous sera demandée à l'inscription.

Pour plus d'informations, contactez : Bureau des sports (SUAPS) : 04.76.82.56.55. Retrouvez nous également sur notre page facebook « Tous A La Neige ». Bien cordialement. L'équipe du SUAPS

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Rapport final taln 2015