Rapport annuel 2012 Audit interne - AFSCA-FAVV · 9001 et ISO 17020 11 ont été ... travail des vétérinaires dans le cadre de l ... • la réalisation annuelle d'une enquête

Rapport annuel 2012

Audit interne

Agence fédérale pour la Sécurité

de la Chaîne alimentaire

Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire

Comité consultatif

19 juin 2013

Plan

1. Nouveautés

2. Programme d’audit 2012

– Univers d’audit

– Contenu

– Réalisation


227/06/2013

– Réalisation

3. Principales constatations

4. KPI de la Cellule d’audit interne

5. Suivi des plans d’action

6. Conclusions

1. Nouveautés (1)

ACFO – CAAF

- 2 membres démissionnaires, en attente de nouvelles

nominations

- Souhaite un service audit interne centralisé pour tous


- Souhaite un service audit interne centralisé pour tous

les SPF et parastataux de l’AR 17.08.2007

27/06/2013 3

1. Nouveautés (2)

• Composition du Comité d’audit AFSCA

� Changement du Président : Peter Maes (Quality Coaching)

� Nouveau membre : Sophie Thise (CRIOC)

� Nouveau ROI, pas encore validé par la Ministre

(changement AR 20.12.2007)


(changement AR 20.12.2007)

• Cellule Audit interne

� Nouvel auditeur NL à mi-temps

27/06/2013 4

2. Programme d’audit 2012 – Univers d’audit (1)

• Tableau reprenant toutes les matières « auditables » au sein de l’AFSCA

• Matières classées par:

� sujets techniques (chaîne alimentaire)

� sujets transversaux (par ex. échantillonnage)


527/06/2013

� sujets transversaux (par ex. échantillonnage)

� activités de soutien

• Complété année par année

• Cycle de 5 ans

� 1er cycle : 2007 – 2011

� 2ème cycle : 2012 - 2016

Univers d'audit : 1er cycle: 2007 - 2011

couverts complétement

couverts partiellement

Univers d'audit 2ème cycle: 2012 - 2016(situation le 31/12/2012)

couverts complétement

couverts

2. Programme d’audit 2012 – Univers d’audit (2)


627/06/2013

non couverts

couverts partiellement

non couverts

Sujets résiduels � priorité en 2012 et 2013� Commerce intracommunautaire (2012), minques, poissons (2012) et sous produits

d’origine animale (2012)

� Bois d’emballage (2013), matériaux d’emballages (2013) et Babyfood (2013)

2. Programme d’audit 2012 – Contenu (1)

Cellule Audit interne

1

Audits transversaux

DG CONT


27/06/2013 Titel presentatie 7

6

17

11 1 DG CONT

DG LABO

DG SGAD

ADGB


• Certifications dans le cadre des échanges intracommunautaires et des

exportations

• Accords passés entre l'AFSCA et les Régions en matière notamment de

contrôle des passeports phytosanitaires, des plants et des semences, et

de leur bonne application

• Contrôles réalisés dans les PIF (Zaventem)


• La filière œuf, de la production à la commercialisation des œufs et des

produits à base d'œufs

• Le secteur porcin

• Autoévaluation des performances des services vétérinaires (PVS)

27/06/20138


DG LABO

6

2

1

5

1

Management aud

Tech aud

Disp

OHSAS


27/06/2013 Titel presentatie 9

20

2

5

3

OHSAS

EMAS

EMAS (door cel IA)

Préaudit EMAS

Valid analyse

Ringtest

2. Programme d’audit 2012 - Réalisation (1)

• Des 13 audits opérationnels, ISO

9001 et ISO 17020

� 11 ont été réalisés

� 2 audits ont été reportés en 2013 :

– contrôles chez les négociants

de bovins, reporté en raison

de l’épidémie de la brucellose

17

15

10

12

14

16

18

Audits réalisés en 2012

Cellule Audit interne


de l’épidémie de la brucellose

à l’UPC de Namur;

– contrôles dans le secteur de

l'horticulture, des pépinières,

des bois et des espaces verts

prévu en automne, reporté en

raison du facteur saisonnier

27/06/2013 10

6

1 1 1

6

1 1 1

0

2

4

6

8

Audits transversaux

DG CONT DG LABO SGAD ADGB

Audits planif iés Audits réalisés

2. Programme d’audit 2012 - Réalisation (2)

DG LABO

6

3

2

1

51

Management aud

Tech aud

Disp

OHSAS

EMAS


1127/06/2013

20

2

5

EMAS

EMAS (door cel IA)

Préaudit EMAS

Valid analyse

Ringtest

Les 5 audits labos relatifs à la validation des méthodes hors accréditation ont été reportés

3. Principales constatations – Audits réalisés par la cellule audit interne (1)

Points positifs

• Consolidation du système qualité � mise en place et application de procédures conformes aux exigences des normes ISO 9001 et 17020

• Harmonisation des contrôles � système de check-lists de + en + efficace, mise à disposition et maîtrise par les agents d’outils et applications informatiques (ex. OMG)

• Gestion et utilisation efficaces du matériel pour les inspections et


12

• Gestion et utilisation efficaces du matériel pour les inspections et l’échantillonnage (ex. gestion des thermomètres, dataloggers, …).

• Instauration du contrôle de la qualité des inspections de plus en plus opérante

• Organisation et gestion du travail des CDM

• L’autoévaluation PVS a montré qu’il existe un système de coordination nationale efficace entre les différents services vétérinaires publics et privés afin d’assurer le profil indemne de la Belgique concernant les zoonoses et garantir la sécurité sanitaire des animaux et aliments

27/06/2013

Points à améliorer

• Des insuffisances dans la connaissance de la législation européenne et nationale et l’application des notes de services (ex. certification, minques, sous produits, …).

• Des insuffisances signalées concernant notamment le contrôle du travail des vétérinaires dans le cadre de l’épidémiosurveillance et le maintien des compétences des vétérinaires via les formations

3. Principales constatations – Audits réalisés par la cellule audit interne (1)


13

maintien des compétences des vétérinaires via les formations continues.

• Manquements dans la gestion et la qualité des enregistrements

• La gestion des agréments des opérateurs et de BOOD doit être encore améliorée.

27/06/2013

• La majorité des NC constatées sont de type B et

concernent les 5 labos et à l’AC DG LABO

• 68 NC de type A ont été relevées dans les 5 labos

3. Principales constatations – Audits réalisés par la DG LABO (1)


1427/06/2013

4. KPI de la Cellule d’audit interne

KPI Délai Objectif 2012 Réalisation

Réalisation du programme d’audit planifié

31 décembre 2012 80% 92,3%

Réunion de clôture < 5 jours ouvrables 100% 100%

Envoi du projet de < 15 jours ouvrables 80% 48%*


1527/06/2013

* Causes de non atteinte des objectifs pour le délai d’envoi de 6 projets de rapport :

- 3 � nouvel auditeur en formation + sous-estimation délai de rapportage

- 3 � dues aux changements dans le programme d'audit et chevauchements

dans les activités d'audit, sujets d’audits plus complexes (second party et

rapports multiples)

Envoi du projet de rapport

< 15 jours ouvrables < 30 jours ouvrables

80% 100%

48%* 74%*

Envoi du rapport final

< 15 jours ouvrables < 30 jours ouvrables

80% 100%

91% 95,5%

5. Suivi des plans d’action (1)

• 13 audits de suivi ont été réalisés en 2012

• les actions mises en œuvre ont été vérifiées pour un total de 426 recommandations :

� 373 clôturées (87,6%)

� 18 ouvertes après suivi (4,2%)


1627/06/2013

� 18 ouvertes après suivi (4,2%)

� 27 en cours après suivi (6,3%)

� 8 reformulées (1,9%)

� 12 nouvelles


Audit externe de la Cellule AI réalisé par IBZ

7 recommandations réalisées• l’indépendance "structurelle" � nouveau président du Comité d’audit;

• l‘enregistrement et le traitement des plaintes ou pistes d’amélioration;

• la supervision des activités d’audit des auditeurs DG LABO;


1727/06/2013

• la supervision des activités d’audit des auditeurs DG LABO;

• la mesure de l’efficacité et de l’efficience des processus dans l’élaboration du programme

d’audit;

• le scope des audits et leur communication au service audité;

• la communication et la présentation effectives des constatations au management du

service audité;

• la révision des KPI relatifs au rapportage des audits;

• back up de l’auditeur néerlandophone.


Audit externe de la Cellule AI par IBZ

7 recommandations en cours de réalisation:• le registre des conflits d’intérêts complété pour les 4 auditeurs de la Cellule AI et pas

par les auditeurs de la DG LABO ;

• la réalisation annuelle d'une autoévaluation de la conformité des activités d'audit par


1827/06/2013

• la réalisation annuelle d'une autoévaluation de la conformité des activités d'audit par

rapport aux normes d'audit (standards IIA, ISO 19011, Décision 2006/677)

• la réalisation annuelle d'une enquête de satisfaction auprès des audités

• l’identification systématique d'un minimum de 5 risques significatifs, sera effective

lorsque la cartographie des processus de l'Agence et la cartographie des risques

associée auront été développées au sein de l'Agence;

• une instruction décrivant les étapes clés du processus d'audit interne

• une instruction de travail définissant la manière dont les experts techniques sont

intégrés dans le processus d'audit, ainsi que leur évaluation est finalisée.

6. Conclusions

• Amélioration continue du processus d’audit interne, avec l’instauration de la classification des recommandations formulées en majeure et mineure

• Système qualité implémenté, procédures appliquées, gestion des plaintes et non-conformités, supervision du travail

• Réponse du Mgt suite aux recommandations


1927/06/2013

• Réponse du Mgt suite aux recommandations

• Développement ultérieur de l’ensemble du système de contrôle interne + Intégration des différents systèmes

• Cartographie et analyse de risque des processus

Documents

Rapport annuel 2012 Audit interne - AFSCA-FAVV · 9001 et ISO 17020 11 ont été ... travail des vétérinaires dans le cadre de l ... • la réalisation annuelle d'une enquête