RAPORT O ARCHIWACH W UNII EUROPEJSKIEJ PO … · 1 raport o archiwach w unii europejskiej po rozszerzeniu pogŁ Ębiona wspÓŁpraca archiwalna w europie — plan dziaŁania warszawa

1

RAPORT O ARCHIWACH W UNII EUROPEJSKIEJ

PO ROZSZERZENIU

POGŁĘBIONA WSPÓŁPRACA ARCHIWALNA W EUROPIE — PLAN DZIAŁANIA

WARSZAWA 2011

2

3

RAPORT O ARCHIWACH W UNII EUROPEJSKIEJ

PO ROZSZERZENIU

POGŁĘBIONA WSPÓŁPRACA ARCHIWALNA W EUROPIE — PLAN DZIAŁANIA

Opracowany przez Grupę Ekspertów Krajowych ds. Archiwów

Państw Członkowskich Unii Europejskiej oraz Instytucji i Organów UE

na zamówienie Rady Unii Europejskiej

WARSZAWA 2011

4

Tytuł oryginału opublikowanego przez Komisję Europejską w roku 2005:

Report on archives in the enlarged European Union. Increased archival

cooperation in Europe: action plan.

Tłumaczenie: Joanna Szymańska

Redakcja naukowa, przygotowanie do wydania polskiej wersji

Raportu o archiwach w Unii Europejskiej po rozszerzeniu: Andrzej Biernat

Władysław Stępniak

Violetta Urbaniak

Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, ul. Rakowiecka 2D, 02–517 Warszawa

e-mail: [email protected]; http://www.archiwa.gov.pl

5

Spis treści

Wprowadzenie do wydania polskiego

Wstęp

Zalecenia wykonawcze: Raport o archiwach w Unii Europejskiej po rozszerzeniu

__________________________________________________________________________

Część 1. Organizacja sektora archiwalnego w Europie

1a. Archiwa i instytucje europejskie

1b. Państwowe służby archiwalne w 25 państwach członkowskich Unii Europejskiej

1c. Służby archiwalne jako część administracji publicznej: wzajemne relacje i współpraca

1d. Archiwa prywatne

__________________________________________________________________________

Część 2. Dostęp do archiwów — aspekt instytucjonalny, techniczny i zawodowy

2a. Prawodawstwo unijne i krajowe związane z zarządzaniem i dostępem do dokumentów i archiwów

2b. Pomoce archiwalne i opis dokumentów archiwalnych

2c. Dostęp do dokumentów i archiwów on-line a nowe narzędzia badawcze

2d. Portal internetowy do dokumentów i archiwów w Europie oraz europejskie projekty internetowe (Internet Gateway)

2e. Praktyczne aspekty dostępu: standardy pracowni naukowej

2f. Wartościowanie i selekcja dokumentów

2g. Zarządzanie dokumentacją i archiwami

__________________________________________________________________________

Część 3. Rola archiwisty w XXI wieku. Szkolenie i uznanie dyplomów

3a. Rola archiwisty jako strażnika pamięci społeczeństwa

3b. Archiwista jako dostarczyciel autentycznych informacji i jego stosunki ze społeczeństwem: promowanie demokracji, odpowiedzialności i dobrego rządu

3c. Szkolenie archiwistów z naciskiem na przyszłe zadania

3d. Uznanie dyplomów studiów w dziedzinie archiwistyki w Europie

6

__________________________________________________________________________

Część 4. Ochrona materiałów archiwalnych oraz profilaktyka konserwatorska w archiwach europejskich

4a. Środki zapobiegania zniszczeniom w archiwach, powstałym na skutek klęsk żywiołowych i innych katastrof

4b. Ochrona i konserwacja dokumentacji i archiwów

4c. Budynki do celów archiwalnych: standardy i wymagania na poziomie krajowym i europejskim

__________________________________________________________________________

Część 5. Archiwa elektroniczne

5a. Autentyczność i przechowywanie w długim czasie dokumentów i archiwów elektronicznych

5b. Współpraca interdyscyplinarna w dziedzinie dokumentów i archiwów elektronicznych: DLM-Forum, normy, najlepsze praktyki

__________________________________________________________________________

Część 6. Plan Działania e-Europy i powiązane działania na szczeblu europejskim

__________________________________________________________________________

Część 7. Archiwa audiowizualne

__________________________________________________________________________

Część 8. Aneksy

1. Lista ekspertów krajowych oraz przedstawicieli instytucji wspólnotowych i organów uczestniczących w przygotowaniu Raportu

2. Inni uczestnicy i eksperci pomocniczy uczestniczący w przygotowaniu Raportu

3. Propozycje działań i przyszłe kierunki

4. Wykaz skrótów

7

Wstęp

1. Rezolucja z 6 maja 2003 r.

W związku z niedawnym rozszerzeniem Unii Europejskiej (UE), w wyniku którego liczba państw

członkowskich wzrosła z 15 do 25, oraz wobec szybkich zmian zachodzących w funkcjonowaniu

archiwów w ciągu ostatnich dziesięciu lat, spowodowanych zwłaszcza rozwojem nowych technologii

informatycznych, Rada Unii Europejskiej przyjęła 6 maja 2003 r. Rezolucję o archiwach w państwach

członkowskich(1). Rezolucja ta wezwała Komisję Europejską do:

• Zwołania Grupy Ekspertów Krajowych ds. Archiwów, reprezentujących 15 dotychczasowych

członków UE oraz 10 państw przystępujących do UE, w celu zbadania sytuacji archiwów

publicznych w Europie;

• Przedstawienia Radzie raportu zawierającego zalecenia dotyczące przyszłej, lepszej

współpracy w sprawach archiwów na szczeblu europejskim.

Grupa Ekspertów Krajowych licząca ok. 50 przedstawicieli z 25 państw członkowskich oraz instytucji i

organów UE sporządziła Raport o archiwach w rozszerzonej Unii Europejskiej i uzgodniła treść

Streszczenia wykonawczego raportu w czerwcu 2004 r.

Trzy plenarne spotkania Grupy Ekspertów Krajowych mające na celu przygotowanie raportu odbyły

się w Brukseli (14 października 2003 r., 17 lutego 2004 r. i 3 czerwca 2004 r.). Na prośbę

zgromadzenia plenarnego Grupy Ekspertów Krajowych w okresie od grudnia 2003 do czerwca 2004 r.

zorganizowano w Brukseli dodatkowe spotkania dwóch podgrup (roboczej grupy redakcyjnej oraz

grupy opracowującej zalecenia dotyczące lepszej współpracy archiwalnej w Europie). Miały one na

celu usprawnienie prac prowadzonych nad raportem oraz zagwarantowanie, by został przygotowany

w terminie. Przedstawiciele Komisji przewodniczyli lub współprzewodniczyli zgromadzeniom

plenarnym i spotkaniom dodatkowym. Komisja zapewniła obsługę administracyjną obrad.

2. 1991–2004

Rezolucja z 6 maja 2003 r. uwzględnia dotychczasowe działania związane z archiwami na poziomie

europejskim. Z ideą lepszej współpracy archiwów europejskich wystąpiła Holandia w drugiej połowie

1991 r., gdy sprawowała prezydencję w Unii Europejskiej. Rezultatem tego wystąpienia był pierwszy

Raport o archiwach w Unii Europejskiej opublikowany przez Komisję Europejską i dobrze przyjęty

przez Radę w 1994 r.

Następne wnioski Rady z 17 czerwca 1994 r. doprowadziły do wielu ważnych działań, a w

szczególności do stworzenia europejskiego wielodyscyplinarnego DLM-Forum I, II, III (Bruksela 1996,

1999; Barcelona 2002) poświęconego dokumentom elektronicznym i archiwom oraz do powołania

8

INSAR (Information Summary on Archives), periodyku zawierającego przegląd najnowszych osiągnięć

w dziedzinie archiwów europejskich. Zarówno INSAR, jak i DLM-Forum są inicjatywami Komisji

Europejskiej, które zostały rozwinięte we współpracy z państwami członkowskimi.

Podstawowym celem DLM-Forum jest badanie, wspieranie i wdrażanie szerszych form współpracy w

dziedzinie dokumentów elektronicznych i archiwów zarówno na szczeblu wspólnotowym, jak i między

państwami członkowskimi. Wśród konkretnych osiągnięć DLM-Forum należy wymienić publikacje

materiałów i wniosków DLM-Forum I, II i III (INSAR European Archives News, Supplement II, 1997;

Supplement IV, 2000; Supplement VII, 2002; http://europa.eu.int/historical_archives/dlm_forum);

przygotowanie wielodyscyplinarnej instrukcji dotyczącej danych odczytywanych mechanicznie

(INSAR, Supplement III, 1997); lepszy dostęp do informacji elektronicznej dla obywateli: wzajemne

relacje między administracją publiczną i służbami archiwalnymi w dziedzinie dokumentów

elektronicznych i archiwalnego zarządzania nimi (INSAR, Supplement V, 2001); Europejskie

wzorcowe wymagania dotyczące zarządzania dokumentacją elektroniczną (European Model

Requirements [MoReq] for the management of electronic records): Specyfikacje MoReq (MoReq

specifications) (INSAR, Supplement VI, 2002). Więcej szczegółów dotyczących trwałych,

priorytetowych działań DLM-Forum można znaleźć w dalszej części tego Raportu (rozdział 5b).

Podczas spotkania w Lundzie zorganizowanego 4 kwietnia 2001 r., w okresie szwedzkiej prezydencji,

szefowie archiwów narodowych państw członkowskich UE, biorąc pod uwagę nowe liczne

opracowania poświęcone archiwom europejskim, które powstały po ogłoszeniu wspomnianej Rezolucji

Rady z 1991 r. oraz Raportu Ekspertów Krajowych z 1994 r. (tzw. Czarna Księga), jak również

kierując się art. 151. traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, dotyczącym współpracy

instytucjonalnej, zaproponowali nowy projekt rezolucji Rady w sprawie lepszej koordynacji spraw

związanych z funkcjonowaniem archiwów w Europie. Projekt ten zmieniano i ulepszano w trakcie

następnych spotkań zorganizowanych w okresie prezydencji Belgii, Hiszpanii, Danii i Grecji oraz

doprowadzono do przyjęcia wyżej wspomnianej Rezolucji Rady z 6 maja 2003 r., a także do

zakończenia w 2005 r. prac nad tym Raportem (patrz punkt 1 powyżej).

3. Treść i układ Raportu

Zgodnie z Rezolucją Rady z 6 maja 2003 r. (por. punkty uchwały 8a–8e i 9) Grupa Ekspertów

Krajowych przedyskutowała i uzgodniła treść i układ Raportu, który oprócz niniejszego wstępu i

głównego streszczenia składa się z następujących ośmiu części:

• Część pierwsza (rozdziały 1a–1d) charakteryzuje organizację sektora archiwalnego w

Europie, a mianowicie: archiwa i instytucje europejskie, publiczne służby archiwalne w 25

państwach członkowskich, wzajemne relacje i współpracę między służbami archiwalnymi i

administracją publiczną, archiwa prywatne.

• Część druga (rozdziały 2a–2g) traktuje o instytucjonalnych, technicznych i zawodowych

aspektach dostępu do archiwów. Szczególną uwagę zwraca na właściwe ustawodawstwo

unijne i krajowe, pomoce archiwalne i opis archiwalny, dostęp on-line oraz narzędzia

wyszukiwawcze, stworzenie portalu internetowego do dokumentów i archiwów w Europie

9

(Internet Gateway/Portal) oraz współpracę w tej dziedzinie w ramach projektów europejskich

dotyczących sieci komputerowych, standardy obowiązujące w pracowniach naukowych, ocenę i

selekcję oraz inne aspekty dokumentu i zarządzania dokumentacją i archiwami.

• Część trzecia (rozdziały 3a–3d) omawia szczególną rolę archiwisty w XXI w. jako strażnika

pamięci społeczeństwa i osoby dostarczającej obywatelom autentycznych informacji

archiwalnych w celu podkreślenia wartości demokracji oraz wiarygodności i dobrego rządzenia.

Rozdziały te poruszają też kwestie przyszłych wymagań i potrzeb szkoleniowych oraz możliwości

nostryfikacji dyplomów archiwistów w całej Europie, umożliwiając im tym samym wykonywanie

zadań w XXI w.

• Część czwarta (rozdziały 4a–4c) promuje działania zapobiegające zniszczeniom

powstającym w archiwach europejskich z powodu katastrof naturalnych i innych;

zabezpieczanie i konserwację dokumentów oraz zasobów archiwów; krajowe i europejskie

standardy i wymagania, jakie muszą spełniać budynki przeznaczone na archiwa.

• Część piąta (rozdziały 5a–5b) skupia się na kwestii wzmacniania ogólnoeuropejskiej

współpracy międzydyscyplinarnej w zakresie autentyczności i długiego okresu

przechowywania dokumentów i archiwów elektronicznych, a także bardziej szczegółowo na

propagowaniu priorytetowych działań DLM-Forum (Document Lifecycle Management

[Zarządzanie Cyklem Życia Dokumentu]) oraz na rozwoju Europejskiej Sieci DLM.

• Część szósta (rozdział 6) traktuje o możliwościach dalszej integracji, w szczególności

inicjatywy e-Europe i Strategii Lizbońskiej, z innymi skorelowanymi działaniami dotyczącymi

archiwów na poziomie europejskim, a także o e-Europe Action Plans oraz projektach

digitalizacji zasobów archiwalnych.

• Część siódma (rozdział 7) zwraca uwagę na archiwa audiowizualne, których znaczenie stale

wzrasta, zwłaszcza w kontekście nowych zastosowań multimedialnych na poziomie krajowym i

europejskim w następstwie Rezolucji Rady z 24 listopada 2003 r. (Official Journal of the

European Communities C 295/5 of 5.12.2003).

• Część ósma zawiera następujące cztery aneksy: 1. Wykaz ekspertów krajowych i

przedstawicieli instytucji i organów Unii Europejskiej, którzy współpracowali przy tworzeniu

Raportu; 2. Wykaz innych współpracowników i ekspertów wspierających, którzy pomogli

opracować Raport; 3. Wykaz proponowanych konkretnych działań i przyszłych kierunków

wzmożonej współpracy archiwalnej w Europie; 4. Wykaz akronimów i skrótów.

Grupa Ekspertów Krajowych oraz specjaliści, współpracownicy i eksperci wspierający zaangażowani

w prace nad Raportem postarali się, aby był on przystępny, dynamiczny i spójny (zob. aneksy 1. i 2.

Raportu). Uzyskali to, nawiązując do szczegółowych odpowiedzi, jakich udzieliły służby archiwalne

państw członkowskich Unii Europejskiej, na pytania zawarte w przygotowanej w tym celu wspólnej

ankiecie. Ponadto ustalili i zastosowali w praktyce określony zestaw zasad edytorskich.

10

Każdy rozdział Raportu rozpoczyna się zwięzłym opisem proponowanych przyszłych działań i

kierunków odnoszących się do obszaru profesjonalnych działań archiwalnych, których dany rozdział

dotyczy (zob. tabelę w aneksie 3. Raportu). Dalej zamieszczono tekst wyjaśniający bardziej

szczegółowo aktualną sytuację oraz naszkicowano perspektywy przyszłej bliższej współpracy

archiwalnej na poziomie europejskim.

Raport opracowano na podstawie ekspertyz krajowych służb archiwalnych działających w

rozszerzonej Unii Europejskiej. Jego autorzy zwracają szczególną uwagę na problemy archiwalne

stojące przed nowymi państwami członkowskimi UE.

4. Zalecenia wykonawcze — główne zadania archiwów w Europie

Raport opisuje różnorodność sytuacji archiwów w Europie wynikającą głównie z ich odmiennych

tradycji administracyjnych, historycznych i kulturowych, która stała się bardziej widoczna wraz z

rozszerzeniem Unii Europejskiej i włączeniem do niej nowych państw członkowskich. W tej sytuacji

Grupa Ekspertów Krajowych zwraca uwagę na konieczność koordynacji rozbieżnych do niedawna

działań oraz na wymianę informacji, wiedzy specjalistycznej i dobrych praktyk w dziedzinie

zarządzania dokumentem i archiwami w całej Unii Europejskiej.

Zalecenia wykonawcze Raportu, którego brzmienie ustalono w trakcie plenarnego spotkania

(Bruksela, 3 czerwca 2004 r.) Grupy Ekspertów Krajowych z 25 państw członkowskich i instytucji UE,

określają następujące główne działania:

4.1. Działania zapobiegające zniszczeniom w archiwach europejskich oparte na wnioskach

wyciągniętych z doświadczeń przeszłych — katastrof naturalnych, takich jak powodzie, które

niedawno dotknęły wiele krajów w Europie i poza nią, i innych kataklizmów; konserwacja

zniszczonych dokumentów i zasobów archiwów; opracowanie standardów budynków

przeznaczonych na potrzeby archiwów.

4.2. Wzmocnienie europejskiej współpracy interdyscyplinarnej w dziedzinie dokumentów i archiwów

elektronicznych, w szczególności w kwestii ich autentyczności oraz długoterminowego okresu

przechowywania i dostępu do nich.

4.3. Utworzenie i prowadzenie portalu internetowego do dokumentów i archiwów w Europie (Internet

Gateway/Portal) w celu zapewnienia obywatelom UE łatwiejszego, ponad granicami, dostępu do

tak unikalnego zasobu informacji.

4.4. Monitorowanie ustawodawstwa krajowego i unijnego dotyczącego zarządzania dokumentami i

archiwami oraz dostępu do nich na wczesnym etapie; stworzenie wykazu obowiązującego prawa

archiwalnego i związanego z nim ustawodawstwa w ramach rozszerzonej Unii Europejskiej.

4.5. Analiza i doskonalenie metod zapobiegania kradzieży dokumentów archiwalnych.

Szczegółowy opis znajduje się w pełnym tekście Streszczenia wykonawczego.

11

5. Utworzenie oficjalnej Europejskiej Grupy Archiwów

Raport proponuje utworzenie oficjalnej Europejskiej Grupy Archiwów złożonej z państw członkowskich

i instytucji UE skupiającej się na propagowaniu i wdrażaniu konkretnych działań wskazanych w

Raporcie, a w szczególności pięciu kategorii działań przedstawionych powyżej. Po trzech latach, na

podstawie szczegółowego programu współpracy i koordynacji w zakresie spraw archiwalnych w

Europie, wspomniana grupa powinna przygotować pierwszy okresowy raport na temat wykonania

głównych zadań określonych w Raporcie.

6. Służby archiwalne w XXI w.

W świecie nieustannych i szybkich zmian nowoczesne służby archiwalne są w XXI w. elementem

ciągłości i stabilności, a ponadto zapewniają solidne zaplecze dla pozyskiwania istotnych informacji

oraz niezbędnych dokumentów i materiałów archiwalnych, a przez to są jednym z warunków

demokratycznego funkcjonowania naszych społeczeństw.

Raport podkreśla specyficzną odpowiedzialność i doniosły wkład służb archiwalnych państw

członkowskich oraz instytucji i organów UE w zachowanie wspólnego europejskiego dziedzictwa

autentycznych dokumentów i archiwów, w dostarczanie obywatelom Unii Europejskiej informacji o

lepszej jakości oraz w zapewnienie ciągłości działań administracji publicznej i e-administracji. Raport

kładzie nacisk na znaczenie badania zadań, działalności i możliwości archiwów opartych na

współpracy w kontekście rozszerzonej UE.

Raport wzywa europejskie służby archiwalne do współdziałania i stałego poszerzania obszarów

współpracy interdyscyplinarnej i ponadgranicznej obejmującej w szczególności inne zawody

zajmujące się pamięcią historyczną, takie jak bibliotekarzy i muzealników, jak również przedstawicieli

branży ICT (technologie informatyczne i komunikacyjne), w tym projektantów systemów i wytwórców

aplikacji.

Raport jest także adresowany do przedstawicieli innych zawodów związanych z pamięcią historyczną,

a ponadto do szerszego odbiorcy: kierowników administracji publicznej, władz politycznych i

finansowych, ekspertów z dziedziny prawa, badaczy, innych osób zarządzających informacją i

wreszcie ogólnie do zainteresowanych obywateli.

W tym sensie celem niniejszego Raportu jest zachęcenie do większej koordynacji, sprawniejszego

dzielenia się wiedzą, częstszej wymiany najlepszych praktyk w coraz bardziej dynamicznie

rozwijającej się dziedzinie archiwów. Raport dostarcza również ogólne instrukcje dotyczące

konkretnych działań i ich kierunków oraz spojrzenie na przyszłą lepszą współpracę w dziedzinie

archiwów w Europie.

12

Przypisy

(1) Pełny tekst Rezolucji Rady z 6 maja 2003 r.(1), jak opublikowano w Dzienniku Urzędowym Wspólnot

Europejskich (Official Journal of the European Communities, 2003/C113/2), brzmi następująco:

RADA UNII EUROPEJSKIEJ,

1. Mając na względzie Rezolucję Rady z 14 listopada1991 r. o ustaleniach dotyczących archiwów(2), a także decyzję Rady z 17 czerwca 1994 r. odnośnie pogłębionej współpracy w dziedzinie archiwów(3),

2. Mając na względzie Raport grupy ekspertów o koordynacji archiwów w Unii Europejskiej opublikowany w 1994 r.,

3. Biorąc pod uwagę trwające działania związane z publicznym dostępem do dokumentów i archiwów Unii Europejskiej,

4. Podkreśla znaczenie archiwów dla rozumienia historii i kultury Europy,

5. Podkreśla fakt, że dobrze zarządzane i dostępne archiwa przyczyniają się do umocnienia demokratycznych standardów naszych społeczeństw, szczególnie w okresie poważnych przemian,

6. Uważa, że należy zwrócić szczególną uwagę na wyzwania związane z zarządzaniem archiwami w kontekście rozszerzenia Unii Europejskiej,

7. Uważa, że konieczny jest dalszy rozwój i rozbudowa rozwiązań i systemów ICT w dziedzinie archiwów,

8. Zwraca się do Komisji, by ta zebrała grupę ekspertów — przedstawicieli również państw wchodzących do Unii — wyznaczonych na wniosek odpowiednich władz krajowych w celu odniesienia się do następujących kwestii:

a) sytuacja archiwów publicznych w państwach członkowskich Unii Europejskiej, w tym różne aspekty możliwej ewolucji archiwów w nadchodzących latach, przy wzięciu pod uwagę rozszerzenia UE;

b) konsekwencje różnych aspektów rozwoju, jaki nastąpił w ostatnich latach w dziedzinie archiwów, w tym zwłaszcza rozwoju nowych technologii;

c) wspieranie konkretnych działań, takich jak:

• rozbudowa odpowiednich środków zapobiegania niszczeniu archiwów w katastrofach naturalnych, takich jak powódź oraz konserwacja tych dokumentów i zasobów archiwów, a także

• umocnienie ogólnoeuropejskiej współpracy w dziedzinie autentyczności, długoterminowego przechowywania i dostępności dokumentów i archiwów elektronicznych;

d) rozwój współpracy, wymiany informacji i dobrych praktyk pomiędzy służbami archiwalnymi;

e) możliwości dalszej integracji pracy grupy ekspertów z odpowiednimi działaniami w tej dziedzinie na poziomie europejskim, w szczególności Plan Działania e-Europa.

9. Zwraca się do Komisji, by ta przedłożyła Radzie w pierwszej połowie 2004 r. raport o tych pracach, w tym o kierunkach przyszłej, pogłębionej współpracy odnośnie archiwów na szczeblu europejskim.

__________________ (1) Dokument ten nie posiada urzędowego tłumaczenia na język polski (przyp. red.). (2) OJC 314, 5 XII 1991, s. 2. (3) OJC 235, 23 VIII 1994.

13

Zalecenia wykonawcze: Raport o archiwach w Unii Europejskiej po rozszerzeniu

Możliwości przyszłych działań: priorytety

A. PODSTAWA

W nawiązaniu do zalecenia Rady Ministrów Unii Europejskiej wyrażonego w Rezolucji z 6 maja 2003

r. (2003/C113/02) o archiwach w państwach członkowskich, a w szczególności do punktów 8 (a), (b),

(c), (d), (e) i 9 tejże, Zalecenia wykonawcze odnoszą się do sytuacji archiwów publicznych w

państwach członkowskich, zwracają przy tym szczególną uwagę na fakt rozszerzenia UE i

prawdopodobną ewolucję w przyszłości służb archiwalnych oraz zarządzania dokumentami i

archiwami. Uwzględniając rozwój nowych technologii, sugerują metody usprawnienia zarządzania

dokumentami i archiwami oraz służbami publicznymi z myślą o obywatelach Unii Europejskiej.

Na podstawie danych przedstawionych w Raporcie opracowanym przez Grupę Ekspertów Krajowych

zaproponowano określone działania priorytetowe oraz wiele innych propozycji działań, które w okresie

najbliższych trzech lat również wymagać będą rozważenia i zaangażowania ze strony państw

członkowskich oraz instytucji UE. Proponowane działania priorytetowe wymieniono na początku

każdego rozdziału, a następnie zebrano je w formie tabeli w Aneksie 3. Raportu.

Proponowane działania priorytetowe prezentowane są tutaj w formie syntetycznej. Obejmują metody

zapobiegające szkodom, ograniczające je bądź metody konserwacji uszkodzonych dokumentów i

archiwów zniszczonych wskutek klęsk żywiołowych i innych katastrof. Ich zadaniem jest poprawa

warunków ochrony dokumentów i archiwów, także budynków przeznaczonych na potrzeby archiwów,

oraz zwiększenie współpracy w kwestii autentyczności, przechowywania w długim czasie i

dostępności dokumentów i archiwów elektronicznych. Zalecenia sugerują również środki, które winny

być podejmowane w celu zapobiegania kradzieżom, oraz działania, które należy wdrażać, aby

odzyskać skradzione dokumenty. Podkreślają ponadto znaczenie wkładu, jaki wnoszą archiwa w

demokratyczne funkcjonowanie społeczeństw za pomocą odpowiednich środków prawnych i

standardów. Ponadto proponują utworzenie portalu internetowego UE do dziedzictwa archiwalnego w

Unii Europejskiej po rozszerzeniu. Wszystkie powyższe działania mogą zostać zrealizowane dzięki

ulepszonej koordynacji i wymianie informacji oraz najlepszych praktyk na poziomie europejskim, a

także z udziałem państw członkowskich za pośrednictwem oficjalnej grupy koordynującej.

Uwzględniono również konieczność dalszego integrowania tych proponowanych działań z innymi

planami działań na poziomie UE.

14

B. STRESZCZENIE GŁÓWNYCH PROPONOWANYCH DZIAŁAŃ

_________________________________________________________________________________

Proponowane działanie priorytetowe 1

Zabezpieczenie archiwów i zapobieganie ich zniszczeniom

(Rezolucja Rady z 6 maja 2003 r., punkt 8c.1)

1.1. Środki ochrony archiwów przed zniszczeniem w wyniku klęsk żywiołowych i innych katastrof:

− Utworzenie modelowego planu działania mającego na celu ochronę przed katastrofami oraz

usuwanie ich skutków;

− Zbadanie możliwości stworzenia wyspecjalizowanych centralnych laboratoriów do sytuacji

kryzysowych obejmujących swoim zasięgiem terytoria wielu krajów;

− Utworzenie Zespołów Szybkiego Reagowania do oceny zniszczeń.

1.2. Zabezpieczanie i konserwacja dokumentów i zasobów archiwalnych:

− Pogłębienie koordynacji i wymiany wiedzy w celu stworzenia programu UE do konserwacji

zniszczonych dokumentów i zasobów archiwalnych w Europie;

− Budownictwo archiwalne: standardy i specyfikacje powinny zostać zaktualizowane na

poziomie krajowym i europejskim oraz wdrożone do stosowania przy renowacji budynków

archiwów i magazynów archiwalnych w budynkach rządowych lub w nowo powstających

budynkach przez interdyscyplinarną grupę roboczą złożoną z przedstawicieli państw

członkowskich Unii oraz instytucji unijnych.

_________________________________________________________________________________


Umocnienie europejskiej współpracy interdyscyplinarnej w dziedzinie

dokumentów i archiwów elektronicznych

(Rezolucja Rady z 6 maja 2003 r., punkt 8c.2)

2.1. Podjęcie ogólnoeuropejskiej współpracy mającej na celu ustalanie autentyczności,

długoterminowe przechowywanie i dostępność dokumentów i archiwów elektronicznych.

2.2. Aktualizacja, przegląd i rozszerzenie istniejących wymogów służących tworzeniu systemów

dokumentów i (danych) elektronicznych, takich jak MoReq, w celu usprawnienia działalności

administracji w sektorze publicznym, a także po to, by taki dokument stał się oficjalną normą i/lub

wymogiem w Unii Europejskiej. Jest to sprawa dużej wagi dla wszystkich państw członkowskich,

a w szczególności dla państw nowo przyjętych.

2.3. Usprawnienie Sieci i DLM-Forum. Niezbędne będzie przeznaczenie funduszy na dalszy rozwój,

tłumaczenia i organizację DLM-Forum w Budapeszcie w 2005 r.

15

_________________________________________________________________________________


Utworzenie i prowadzenie portalu internetowego

do dokumentów i archiwów w Europie

(Rezolucja Rady z 6 maja 2003 r., punkty 8b i 8e)

3.1. Stworzenie portalu internetowego/sieciowego do dokumentów i archiwów dla obywateli UE.

Wykorzystując rozwój Internetu i sieci rozległych oraz sukcesy kilku państw członkowskich (zob. część

6. Raportu) w dostarczaniu informacji milionom obywateli, młodzieży i dzieciom, należy zaprojektować

i utworzyć portal.

Powinien on zapewnić ulepszony dostęp, połączony z poprawą warunków dla tych źródeł w

pracowniach naukowych, w celach naukowych, edukacyjnych i informacyjnych.

_________________________________________________________________________________


Legislacja unijna i krajowa dotycząca zarządzania archiwami i dostępem do nich

(Rezolucja Rady z 6 maja 2003 r., punkty 8a i 8d)

4.1. Projekty ustaw Unii Europejskiej i parlamentów krajowych mają często nieprzewidywalny wpływ

na zarządzanie dokumentacją i archiwami. Dlatego ogromne znaczenie dla obywateli państw

członkowskich UE ma fakt, by wszelkie implikacje nowych przepisów znane były z

wyprzedzeniem, ażeby ochrona archiwów i dostęp do nich nie były utrudnione. Z tego powodu

należy monitorować na poziomie europejskim i krajowym projekty ustaw dotyczące dokumentów i

archiwów oraz inne związane z nimi przepisy w celu wprowadzenia do procesu legislacji, gdy

zajdzie taka potrzeba, profesjonalnej europejskiej wiedzy archiwalnej.

4.2. W celu wsparcia powyższych działań istnieje potrzeba przeprowadzenia pogłębionej analizy

przepisów prawnych dotyczących archiwów oraz innych z nimi powiązanych zarówno na

szczeblu krajowym, jak i europejskim; utworzenia bazy danych o tychże przepisach i innych z

nimi związanych w ramach UE; przetłumaczenia przepisów krajowych i powiązanych z nimi, a

dotyczących archiwów, na angielski, francuski i niemiecki oraz, jeśli istnieje taka potrzeba, na

inne oficjalne języki UE w celu umożliwienia krajowym służbom archiwalnym w różnych krajach

właściwego zrozumienia tych przepisów. Propozycja uwzględnia prace trwające w Radzie Europy

oraz w europejskim oddziale Międzynarodowej Rady Archiwów (EURBICA).

16

_________________________________________________________________________________


Kradzież akt archiwalnych

5.1. Należy przeanalizować i ulepszyć środki zapobiegające kradzieżom materiałów archiwalnych oraz

metody ich odzyskiwania. Na podstawie kwestionariusza należy opracować plan działania i

przedłożyć wykaz odpowiednich ulepszeń.

C. UTWORZENIE OFICJALNEGO KOMITETU ARCHIWISTÓW

(Rezolucja Rady z 6 maja 2003 r., punkty 8d, 8e i 9)

6.1. Utworzenie oficjalnej Grupy Archiwistów Państw Członkowskich i Instytucji UE. Ten komitet

zajmie się wymianą informacji i najlepszych praktyk, a także — przy zapewnieniu konsensusu i

przestrzegania zasady subsydiarności — pogłębianiem współpracy w dziedzinie archiwów w

Europie, zgodnie z powyższym. Grupa powinna obradować dwa razy w roku, jeśli zostanie to

uznane za niezbędne.

6.2. Stworzenie programu na pierwsze trzy lata w celu ustosunkowania się do kwestii podniesionych w

Rezolucji Rady z 6 maja 2003 r. oraz w celu oceny postępów i upowszechnienia rezultatów i

najlepszych praktyk dla wykorzystania przez państwa członkowskie i instytucje Unii Europejskiej.

6.3. Ocena przeprowadzona pod koniec okresu trzyletniego z zamiarem przedstawienia Radzie

Ministrów UE sprawozdania z uzyskanych rezultatów oraz proponowanych dalszych działań.

17

CZĘŚĆ 1. ORGANIZACJA SEKTORA ARCHIWALNEGO W EUROPIE

18

19


Propozycje konkretnych działań

1. Opracowanie wspólnego programu szkoleń i/lub kursów dla służb archiwalnych instytucji i organów

Unii Europejskiej.

2. Zapewnienie odpowiedniej ochrony dziedzictwa archiwalnego instytucji i organów UE przed

zniszczeniem w wyniku katastrof naturalnych i innych zdarzeń: powodzi, trzęsień ziemi, ataków

terrorystycznych, zagrożeń bezpieczeństwa i innych sytuacji kryzysowych (por. również Rezolucję

Rady z 6 maja 2003 r., punkt 8c) oraz zastosowanie uznanych standardów i wymagań krajowych

oraz międzynarodowych w celu modernizacji magazynów archiwalnych i innych pomieszczeń

magazynowych dla poprawy zabezpieczenia i dostępu do dokumentów oraz zasobów

archiwalnych zapisanych na nośniku papierowym, elektronicznym i multimedialnym.

3. Kontynuowanie zadania gromadzenia danych w celu ułatwienia koordynacji i współpracy między

służbami archiwalnymi instytucji i organów UE w dziedzinie unowocześniania zarządzania

dokumentami i archiwami elektronicznymi (por. również Rezolucję Rady z 6 maja 2003 r., punkt

8c).

4. Dalsze umacnianie stosunków między służbami archiwalnymi i administracją publiczną przez

promowanie praktycznych rozwiązań, takich jak poprawne stosowanie zasad archiwalnych, a

także specjalistyczne prezentacje wiedzy z zakresu archiwistyki przeznaczone dla władz

administracyjnych i innych przedstawicieli administracji instytucji i organów Unii Europejskiej.

5. Organizacja regularnej wymiany informacji i wiedzy z zakresu wartościowania dokumentów i akt

między zainteresowanymi służbami archiwalnymi instytucji i organów Unii Europejskiej a

państwami członkowskimi UE, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów UE.

6. Dalszy rozwój Grupy ds. Współpracy Archiwalnej między instytucjami i organami Unii Europejskiej

oraz dalsze wzmacnianie więzi pomiędzy tą grupą a Grupą Ekspertów Krajowych 25 państw

członkowskich.

Przyszłe kierunki

7. Służby archiwalne instytucji i organów Unii Europejskiej będą czynnie uczestniczyć w

ogólnoeuropejskiej koordynacji działań priorytetowych w dziedzinie archiwów, szczególnie tych

20

wynikających z niniejszego Raportu, jego poszczególnych rozdziałów i zaleceń wykonawczych.

8. Wspomaganie tworzenia oficjalnej Grupy Archiwistów Państw Członkowskich i Instytucji Unii

Europejskiej w celu zapewnienia współpracy i koordynacji archiwów w Europie (por. również

Rezolucję Rady z 6 maja 2003 r., punkty 8c, d, e i 9).

9. Do wdrożenia i dalszego rozwoju działań w dziedzinie archiwów konieczne będzie zapewnienie

specjalistycznego personelu i środków finansowych (patrz powyżej, punkty 1–8).

1. Organizacja i funkcjonowanie współpracy archiwalnej pomiędzy instytucjami i organami UE

Instytucje i organy Unii Europejskiej: Parlament Europejski, Rada Unii Europejskiej, Komisja

Europejska, Trybunał Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich, Europejski Trybunał Obrachunkowy,

Komitet Regionów, Europejski Komitet Społeczno-Ekonomiczny, Europejski Bank Inwestycyjny mają

wspólne podstawy prawne do publicznego udostępnienia swoich archiwów historycznych. Ta wspólna

podstawa prawna, ustalona przy współpracy państw członkowskich i instytucji UE, odwołuje się

przede wszystkim do przepisów UE z 1 i 8 lutego 1983 r. (OJ L43, 15 II 1983, s. 1–3, 14–15) i realizuje

trzy główne cele:

• zachęca do badań nad historią wspólnot europejskich;

• promuje społeczne zainteresowanie procesem pogłębiania integracji europejskiej;

• promuje przejrzystość działań instytucji europejskich.

Z tego powodu zasada przejrzystości i dostępności archiwów historycznych instytucji i organów UE

jest wymieniana w grupie zadań priorytetowych instytucji UE od roku 1983 aż do dziś, a ostatnio

została ponownie potwierdzona stosownymi przepisami (EC nr 1700/2003, OJ L243, 27 IX 2003, s. 1–

4).

Ze względu na wspomnianą podstawę prawną, ale też specyficzny charakter poszczególnych

instytucji i organów UE, posiadają one własne służby archiwalne odpowiedzialne za zarządzanie

odpowiednimi dokumentami i archiwami. Odpowiedzialność ta rozciąga się na cały cykl życiowy

dokumentu, tj. dotyczy archiwów bieżących, przejściowych i historycznych.

Już od początku swojego działania różne instytucje i organy UE niezależnie od specyficznych cech

własnych, które są w pełni uznawane, miały świadomość, że ich służby archiwalne winny bliżej ze

sobą współpracować w celu lepszego wykorzystania możliwości udostępnienia archiwów

historycznych ludności na podstawie wyżej wymienionych przepisów wspólnotowych. Dlatego

rozwinęła się trwała współpraca archiwalna nie tylko między instytucjami i organami UE, ale też

między nimi i państwami członkowskimi UE, a w szczególności państwowymi służbami archiwalnymi

25 państw członkowskich oraz archiwami 25 ministerstw spraw zagranicznych. Współpraca ta

podkreśla wyraźny związek między archiwami w państwach członkowskich a instytucjami i organami

Unii Europejskiej.

21

W ramach licznych działań własnych Komisja Europejska opublikowała w roku 1983 przewodnik pt.

Otwarcie archiwów historycznych wspólnot europejskich w celu podkreślenia wagi tego wydarzenia.

Przy tej okazji ówcześni dyrektorzy archiwów państwowych państw członkowskich stwierdzili w swoim

adresie gratulacyjnym: „Jesteśmy przekonani, że ta inicjatywa Wspólnoty doprowadzi do coraz

głębszej współpracy pomiędzy Służbami Archiwalnymi Wspólnot Europejskich a ich odpowiednikami w

Państwach Członkowskich”.

Następny praktyczny przewodnik został opracowany przez grupę roboczą ministerstw spraw

zagranicznych oraz instytucji i organów Unii Europejskiej. Ten „Błękitny przewodnik” został

opublikowany w 1995 r. w 11 oficjalnych językach UE jako zaktualizowana i rozszerzona druga wersja

wymienionej wyżej publikacji. Kolejna, aktualna wersja elektroniczna 2004 jest w opracowaniu. Grupa

robocza ministerstw spraw zagranicznych/instytucji UE działa prężnie i spotyka się dwa razy w roku w

każdej z unijnych prezydencji.

Poza tym ukazał się także pierwszy Raport o archiwach w Unii Europejskiej („Czarna Księga”) wydany

sumptem Komisji Europejskiej w 1994 r. W następstwie Decyzji Rady z 17 czerwca 1994 r. (OJC 235,

23 VIII 1994, s. 2) udało się zorganizować i ustalić następne działania priorytetowe I, II i III

europejskiego interdyscyplinarnego DLM-Forum (Bruksela 1996, 1999; Barcelona 2002) o archiwach

elektronicznych (DLM = Document-Life-cycle Management, czyli zarządzanie cyklem życiowym

dokumentów), a także rozpocząć wydawanie periodyku INSAR (Information Summary on Archives)

zawierającego przegląd nowości i osiągnięć archiwów europejskich.

Ze względu na niedawne rozszerzenie Unii Europejskiej, a także na podstawie art. 151 Traktatu

Wspólnot Europejskich, dotyczącego współpracy instytucjonalnej, szefowie archiwów państwowych

państw członkowskich UE zgłosili w trakcie spotkania w Lundzie w kwietniu 2001 r., w czasie

prezydencji szwedzkiej, projekt nowej rezolucji Rady dotyczącej większej koordynacji archiwalnej w

Europie. Korzystając z niesłabnącego poparcia kolejnych prezydencji, hiszpańskiej i duńskiej,

ministrowie kultury państw członkowskich przyjęli poprawioną wersję rezolucji z 6 maja 2003 r. w

trakcie spotkania w Brukseli, podczas prezydencji greckiej. Rezolucja ta wzywa Komisję Europejską

do zwołania Grupy Ekspertów Krajowych i przedłożenia Radzie do połowy 2004 r. nowego raportu o

archiwach w Unii Europejskiej po rozszerzeniu.

Więcej szczegółów dotyczących służb archiwalnych instytucji i organów UE znajduje się na stronie

internetowej (adres w Aneksie 1. Raportu).

2. Depozyt zasobów historycznych instytucji i organów Unii Europejskiej we Florencji

Europejski Instytut Uniwersytecki we Florencji (EUIF), interdyscyplinarny ośrodek studiów

doktoranckich, zwraca szczególną uwagę w swoich badaniach m.in. na historię integracji europejskiej.

Na podstawie umowy depozytowej zawartej 17 grudnia 1984 r. między wspólnotami europejskimi,

reprezentowanymi przez Komisję Europejską, a EUIF zdeponowano w instytucie ponad 40 tys.

jednostek archiwalnych, po ich opracowaniu i udostępnieniu społeczeństwu (zasada 30 lat) przez

instytucje i organy UE. EUIF zapewnia ich przechowywanie i dostęp. Ponadto instytucja ta zajmuje się

gromadzeniem, w formie prywatnych depozytów, archiwów ważnych osobistości oraz ruchów i

22

organizacji międzynarodowych, które odegrały istotną rolę w budowaniu zjednoczonej Europy. Więcej

szczegółów znajduje się na stronie internetowej (adres w Aneksie 1. Raportu).

3. Propozycje wspólnych działań archiwalnych i zapewnienie środków

W następstwie wymiany informacji i wiedzy specjalistycznej w dziedzinie zarządzania dokumentami i

zasobami archiwów między instytucjami UE a państwami członkowskimi UE, zwłaszcza w kontekście

przygotowania niniejszego Raportu oraz dyskusji przy okazji różnych spotkań

międzyinstytucjonalnych, służby archiwalne instytucji i organów Unii Europejskiej proponują

następujące wspólne działania w dziedzinie archiwów oraz sposoby zapewnienia środków:

3.1. Szkolenie i kształcenie archiwistów

Rozwój społeczeństwa informacyjnego — daleko sięgające tendencje w kierunku e-administracji oraz

szybkie zmiany w digitalizacji i nowe technologie sprawiają, że konieczne staje się ustawiczne

szkolenie archiwistów w związku z modernizującą się na początku XXI w. administracją publiczną.

Niedawne rozszerzenie Unii Europejskiej oznacza wprowadzenie do niej po raz kolejny coraz więcej

odmiennych zwyczajów i kultur administracyjnych: liczni przedstawiciele nowych państw

członkowskich muszą szybko i całkowicie zintegrować się w ramach gabinetów, dyrekcji generalnych

oraz służb instytucji i organów UE.

Dlatego zaproponowano połączenie rozbieżnych dotychczas wysiłków i rozdzielenie środków przez

stworzenie koordynowanych programów szkoleń archiwalnych i/lub kursów dla służb archiwalnych

wszystkich instytucji i organów UE. Treść proponowanego szkolenia modułowego, która powinna

skupiać się na kwestiach archiwalnych i rozwiązaniach praktycznych budzących powszechne

zainteresowanie oraz umacniać współpracę archiwalną na poziomie międzyinstytucjonalnym, zostanie

szczegółowo opracowana przez oficjalną Grupę ds. Współpracy Archiwalnej między Instytucjami i

Organami UE (zob. również poniżej punkt 3.6).

Jak się przewiduje, pierwsza faza projektu rozpocznie się w 2005 r. i będzie realizowana przez dwa

lata. Każde szkolenie nie powinno trwać krócej niż pół dnia i nie dłużej niż dwa dni. Poszczególne

prezentacje archiwalne przygotowane przez wszystkie instytucje i organy UE i/lub przez każdą z nich

z osobna winny korzystać z wiedzy i doświadczenia ekspertów krajowych z 25 państw członkowskich.

Należy czynnie promować praktyczne wizyty studyjne i staże szkoleniowe dla pracowników instytucji

UE oraz służb archiwalnych państw członkowskich.

Szacunkowa wycena niezbędnych środków: zebranie odpowiednio wyszkolonego personelu,

możliwość łączonych ogłoszeń o przetargach, wizyty studyjne i staże szkoleniowe, opracowanie

szczegółowego harmonogramu jest aktualnie przygotowywana.

3.2. Budownictwo archiwalne i inne pomieszczenia magazynowe

Głębokie zmiany zachodzące we współczesnym świecie powodują rosnące i realne zagrożenie dla

właściwego i długoterminowego przechowywania oraz dostępu do wspólnego dziedzictwa

archiwalnego Europy. Rezolucja Rady z 6 maja 2003 r. w sposób uzasadniony i wyraźny wzywa do

23

podjęcia środków zapobiegających niszczeniu archiwów w wyniku klęsk żywiołowych i innych zdarzeń

oraz działań konserwatorskich zniszczonych dokumentów i archiwów.

W państwach członkowskich, takich jak ostatnio Francja, Niemcy, Wielka Brytania, Hiszpania,

Portugalia, Holandia, Grecja, Cypr i Czechy istnieje wyraźna tendencja do wznoszenia nowych

budynków przeznaczonych na potrzeby archiwów. Uważa się, że jest to dobra inwestycja,

wspomagająca właściwe i długoterminowe przechowywanie oraz dostęp do archiwów Europy.

Wspiera ona także przejrzystość i odpowiedzialność administracji publicznej oraz demokratyczne

funkcjonowanie naszych społeczeństw.

Proponuje się następujące rozwiązania praktyczne i środki:

a) Współpraca z ekspertami krajowymi (archiwistami, architektami, inżynierami, geologami) w celu

ustalenia oraz dalszego opracowania standardów i wymogów przeznaczonych dla budownictwa

archiwalnego nowego typu na poziomie krajowym i europejskim;

b) Zastosowanie opracowanych standardów i wymogów do unowocześnienia istniejących budynków

archiwalnych i innych pomieszczeń magazynowych instytucji i organów Unii Europejskiej, przy

uwzględnieniu konieczności długoterminowego przechowywania i umożliwienia powszechnego

dostępu do dokumentów na nośniku papierowym, elektronicznym i multimedialnym;

c) Publikacja wspomnianych standardów i wymogów, w tym obowiązujących norm bezpieczeństwa

oraz typowego/modułowego cahier des charges w językach Unii Europejskiej.

W przygotowaniu jest szczegółowy opis projektu i szacunkowa wycena kosztów realizacji punktów a),

b) i c).

3.3. Zarządzanie dokumentami i archiwami elektronicznymi

Przepływ informacji między różnymi instytucjami UE zwiększył się znacznie w ciągu ostatnich 10 lat,

zwłaszcza dzięki szerokiemu i intensywnemu zastosowaniu nowoczesnych technologii

informacyjnych. Rozszerzenie Unii Europejskiej i związane z tym procesem reformy administracyjne i

proceduralne w ramach Konstytucji Europejskiej wiążą się z dalszą potrzebą sprawniejszej

koordynacji działań w tym zakresie.

Dlatego proponuje się kontynuować gromadzenie danych związanych z aktualną i przewidywaną

sytuacją archiwów w celu ułatwienia koordynacji i współpracy między służbami archiwalnymi instytucji

i organów Unii Europejskiej w zakresie stałego unowocześniania zarządzania ich dokumentacją i

archiwami elektronicznymi, które są ze sobą ściśle powiązane. Współpraca ta obejmuje

zharmonizowane zarządzanie seriami dokumentów i aktami elektronicznymi pochodzącymi z różnych

instytucji i organów UE; kompatybilność systemów archiwizowania w różnych działach administracji,

obejmującą całość cyklu życiowego dokumentu; postępujące tworzenie sieci komputerowej (hiperlinki,

idea à partir de la source) między bazami danych właściwych instytucji i organów UE; testowanie

możliwości wspólnej rozbudowy i wymiany standardów metadanych; strategie migracji, formaty i inne

stosowne działania, jak również konieczne środki.

24

Ponadto, zgodnie ze szczegółowymi wymogami Rezolucji Rady z 6 maja 2003 r., instytucje i organy

UE podejmą aktywną współpracę z Grupą Ekspertów Krajowych z 25 państw członkowskich,

zwłaszcza w dziedzinie standardów, wymogów i najlepszych praktyk dotyczących autentyczności,

długoterminowego przechowywania i dostępu do archiwów oraz dokumentów elektronicznych:

wymiany informacji i wiedzy specjalistycznej, studiów interdyscyplinarnych; konkretnych zastosowań;

kontynuacji priorytetowych zadań DLM, takich jak aktualizacja i publikacja wielojęzyczna Projektu

MoReq (Model Requirements for electronic documents and archives management) oraz innych,

powiązanych wspólnych działań na poziomie instytucji, krajowym i europejskim.

3.4. Związek między służbami archiwalnymi i administracją publiczną

Modernizacja systemów archiwalnych w gabinetach, dyrekcjach generalnych i służbach (np. projekt

Komisji Europejskiej e-domec) różnych instytucji i organów UE powinna być usprawniona dzięki

zapewnieniu szybkiego zaangażowania wyspecjalizowanych służb archiwalnych w proces

podejmowania decyzji i inne procedury administracji publicznej. Kwestią ogromnej wagi dla

zapewnienia przejrzystości i właściwego funkcjonowania służb administracyjnych jest promowanie

inicjatyw proaktywnych i praktycznych rozwiązań, takich jak stałe konsultacje dotyczące poprawnego

stosowania zasad archiwizowania, w tym także tworzenia akt (na nośniku papierowym, elektronicznym

i multimedialnych); tworzenie i przechowywanie wykazów akt; wartościowanie, przekazywanie,

przejmowanie, odtajnianie, opracowywanie, przechowywanie i udostępnianie dokumentów i archiwów.

Władze administracyjne i inne osoby podejmujące decyzje w instytucjach i organach UE powinny

otrzymywać informacje o aktualnej sytuacji archiwów również w celu zapewnienia regularnego

dopływu koniecznych środków umożliwiających lepszą koordynację międzyinstytucjonalną w

zarządzaniu aktami i archiwami w Unii Europejskiej.

3.5. Wartościowanie i selekcja dokumentów

Odnośnie kwestii organizacyjnych związanych z wartościowaniem i selekcją dokumentów instytucji i

organów UE proponuje się wymianę informacji i wiedzy specjalistycznej dotyczących głównie dwóch

aspektów:

• zbadania komplementarności dokumentów i akt wytwarzanych przez różne instytucje i organy

UE;

• okresowej wymiany informacji i wiedzy specjalistycznej między odpowiednimi służbami

archiwalnymi instytucji i organów UE oraz państwami członkowskimi UE, ze szczególnym

uwzględnieniem dokumentów UE i zarządzania nimi na szczeblu instytucji, krajowym i

europejskim (por. również rozdział 2f niniejszego Raportu). Planowana, oficjalna Grupa

Archiwistów Państw Członkowskich i Instytucji UE powinnna zbadać możliwości bliskiej

współpracy i postępującej koordynacji w tej dziedzinie.

25

3.6. Rozwój działalności Grupy ds. Współpracy Archiwalnej między Instytucjami i Organami UE

Z inicjatywy Rady Unii Europejskiej podjęto kroki w celu utworzenia oficjalnej Grupy ds. Współpracy

Archiwalnej między Instytucjami i Organami UE. Jej celem jest zbadanie, koordynacja i stałe

wdrażanie wyżej wymienionych głównych działań (zob. punkty 3.1, 3.2, 3.3, 3.4 i 3.5) oraz dalsze

umacnianie współpracy między instytucjami w dziedzinie zarządzania dokumentami i archiwami.

Wspomniana międzyinstytucjonalna grupa ds. archiwów:

• Odbywa regularne spotkania, zwykle dwa razy w roku, by przedyskutować szczególnie

interesujące kwestie dotyczące archiwów bieżących, przejściowych i historycznych.

• Opracowuje szczegółowy plan pracy i harmonogram dla wymienionych wyżej głównych działań

oraz innych spraw archiwalnych budzących powszechne zainteresowanie na poziomie

międzyinstytucjonalnym.

• Wzmacnia bliską współpracę z Grupą Ekspertów Krajowych z 25 państw członkowskich, a w

przyszłości uczestniczyć będzie w działalności zaproponowanej przez oficjalną Grupę

Archiwistów Państw Członkowskich i Instytucji UE; a) by korzystać bezpośrednio z informacji,

wiedzy specjalistycznej i najlepszych praktyk w dziedzinie archiwów na poziomie krajowym i

europejskim; b) by czynnie przyczyniać się do koordynowania w ramach całej Europy działań

priorytetowych w dziedzinie archiwów, wynikających przede wszystkim z tekstu niniejszego

Raportu oraz jego Zaleceń wykonawczych.

4. Większa współpraca i koordynacja w dziedzinie archiwów w Europie (Rezolucja Rady

z 6 maja 2003 r.): perspektywy

Rezolucja Rady z 6 maja 2003 r. o archiwach w państwach członkowskich UE wyraźnie podkreśla

znaczenie pracy szefów służb archiwalnych 25 państw członkowskich oraz pilną i rosnącą potrzebę

zwiększenia współpracy i koordynacji dotyczącej spraw archiwów w Europie. W tym kontekście służby

archiwalne instytucji i organów UE muszą przeanalizować swoje zadania, działania i możliwości w

powiększonej Unii Europejskiej. Dlatego odpowiednie instytucje i organy powinny progresywnie

koordynować i wspierać interdyscyplinarną wymianę informacji, specjalistycznej wiedzy oraz

najlepszych praktyk w dziedzinie archiwów, jak również dzielić niewielkie, lecz konieczne środki.

Byłoby bardzo korzystne dalsze umacnianie bliskich związków z ekspertami krajowymi państw

członkowskich, jak również wspieranie idei utworzenia oficjalnego Komitetu Archiwistów Państw

Członkowskich i Instytucji UE.

W tym znaczeniu niniejszy Raport dostarcza wskazówek do konkretnych działań oraz przyszłych

ukierunkowań dla lepszej, przyszłej współpracy w dziedzinie archiwów w Europie. Teraz, gdy udało się

zgrupować i powiązać główne działania i kierunki, służby archiwalne państw członkowskich i instytucji

UE gotowe są wspólnie odnieść się do „palących i pilnych” problemów archiwów w rozszerzonej Unii

Europejskiej.

26

1b. Państwowe służby archiwalne w 25 państwach członkowskich

Unii Europejskiej

Proponowane konkretne działania

W uznaniu znaczenia regularnych kontaktów oficjalnych mających na celu wymianę informacji i

wiedzy specjalistycznej służb archiwalnych państw członkowskich UE między sobą oraz ze służbami

archiwalnymi instytucji i organów UE doradza się utworzenie stałego, oficjalnego Komitetu

Archiwistów Państw Członkowskich i Instytucji UE, aby zapewnić wzmocnienie współpracy

instytucjonalnej i profesjonalnej oraz koordynacji w sprawach archiwów w Europie (zob. także

Rezolucję Rady z 6 maja 2003 r., punkty 8c, d, e i 9). Taki oficjalny Komitet Archiwistów powinien

skupić się w szczególności na takich zagadnieniach, jak:

1. Dalszy rozwój standardów, norm i najlepszych praktyk w dziedzinie archiwów z zachowaniem

specyficznych wymogów wyżej wymienionej Rezolucji Rady z 6 maja 2003 r., a także koordynacji

priorytetowych działań dotyczących archiwów w całej Europie, określonych przede wszystkim w

niniejszym Raporcie, w różnych jego rozdziałach oraz w Zaleceniach wykonawczych.

2. Utrzymanie i rozwój istotnych kontaktów i współpracy między służbami archiwalnymi a

administracją.

3. Zabezpieczanie i ochrona archiwów w Europie przed katastrofami naturalnymi i innymi

zdarzeniami, takimi jak powodzie, trzęsienia ziemi, ataki terrorystyczne, wojny, zagrożenie

bezpieczeństwa oraz przed innymi czynnikami.

4. Dalszy rozwój standardów, norm i najlepszych praktyk dotyczących autentyczności,

przekazywania, przechowywania w długim czasie, dostępności i rozpowszechniania dokumentów

i archiwów elektronicznych.

5. Utworzenie i prowadzenie portalu internetowego do dokumentów i archiwów w Europie (Internet

Gateway).

6. Utrzymanie i stały rozwój takich istniejących inicjatyw, jak europejskie interdyscyplinarne DLM-

Forum dotyczące archiwów elektronicznych czy periodyk INSAR.

7. Nadzorowanie postępu w działaniach określonych w punktach 1–6.

27

Przyszłe kierunki

8. Proponowany oficjalny Komitet Archiwistów powinien również obficie korzystać z wiedzy

specjalistów z innych dziedzin (prawników, specjalistów w dziedzinie terminologii informatycznych,

architektów, inżynierów, geologów) odnośnie istotnych problemów i projektów archiwalnych.

9. Komitet powinien zawsze mieć wzgląd na zasadę subsydiarności.

10. Ponadto w celu umocnienia współpracy i koordynacji w dziedzinie archiwów na poziomie

krajowym i europejskim niezbędne jest zapewnienie koniecznych środków, o które zwrócono się w

Rezolucji Rady z 6 maja 2003 r.

We wszystkich krajach Unii Europejskiej działają na szczeblu krajowym służby archiwalne i mogłoby

wydawać się uzasadnione przypuszczenie, że takie służby działają podobnie w każdym z tych państw.

Prawda może być jednak nieco inna. Państwowe służby archiwalne są odzwierciedleniem historii

politycznej i kulturalnej danego kraju. Służby archiwalne posiadające tradycje sięgające średniowiecza

mają odmienny charakter od tych utworzonych w nieodległych czasach; narodowe archiwa państwa

federalnego różnią się od tych w państwie o silnej tradycji centralistycznej. Niektóre kraje uważają

archiwa za wytwór kultury, inne łączą je z dziedziną edukacji, środowiska, gospodarki lub

sprawiedliwości. W pewnych państwach krajowa służba archiwalna odpowiada za akta każdego

ministerstwa i organizacji rządowej, w innych główne instytucje państwowe mają własne służby

archiwalne. Część krajowych służb archiwalnych posiada mocne zaplecze legislacyjne, dla innych

podstawy prawne są bardzo ogólne lub nie ma ich wcale, a same służby opierają swoją skuteczność

na tradycyjnych praktykach i przestrzeganiu standardów zawodowych i etycznych.

Nie ma jednego „właściwego” sposobu działania krajowych służb archiwalnych, jednak godne podziwu

jest to, jak wszystkie krajowe służby archiwalne pomimo znacznych różnic w podstawach

administracyjnych i prawnych starają się w podobny sposób wykonywać swoje obowiązki względem

społeczeństwa, przy zachowaniu przyjętych na świecie profesjonalnych standardów.

Należy pamiętać, że ustawodawstwo dotyczące archiwów podlega nieustannym zmianom i jest w

wielu krajach systematycznie i regularnie aktualizowane. Swoboda dostępu do informacji, ochrona

danych i administracja publiczna oddziałują na archiwa, podobnie jak ustawodawstwo Unii

Europejskiej oraz Rady Europy. W niektórych krajach potrzeba tworzenia przepisów prawnych

regulujących te dziedziny wywarła korzystny i ważny wpływ na prawo archiwalne; w innych

zainicjowała proces unowocześniania przepisów prawnych; a wszędzie pomogła obudzić świadomość

znaczenia archiwów w ramach tworzących je instytucji administracji i kultury. Niniejszy rozdział jest

więc z konieczności tylko pobieżnym przeglądem europejskich systemów archiwalnych w 2004 r.

Mimo wspomnianych różnic i rozbieżności krajowe służby archiwalne mają pewne obszary wspólne,

które mogą odnieść korzyści w wyniku wspólnych działań. Przede wszystkim archiwa są produktem

administracji; a jeśli posiadają one funkcję kulturalną, to jest ona drugorzędna wobec zadania

głównego, jakim jest zarządzanie i nadzór nad zasobami archiwalnymi pozostającymi pod ich opieką

28

lub tymi, które w przyszłości otrzymają. Zmienia się jednakże relacja między instytucjami archiwalnymi

a wytwórcami akt. Podczas gdy materiały na nośniku papierowym mogą zostać przekazane służbom

archiwalnym w dowolnym momencie, materiały elektroniczne powinny znaleźć się pod ich nadzorem z

chwilą utworzenia (zob. także rozdziały 5a i 5b niniejszego Raportu). W rezultacie bardzo pomocne

jest każde wsparcie i pomoc, jakie służby archiwalne mogą otrzymać współdziałając z administracją

państwową. Grupa robocza powołana w celu zbadania tych relacji i opracowania wytycznych mogłaby

określić na poziomie krajowym i europejskim rolę służby archiwalnej w relacjach z administracją

publiczną zarówno oczekiwaną, jak i jej właściwą. Powinna również określić zadania administracji, jeśli

chodzi o zabezpieczenie archiwów. Część tych rozważań winna dotyczyć kwestii budżetowych.

Z drugiej strony archiwa i służby archiwalne są coraz bardziej zależne od zmian związanych z

technologią informatyczną. Cennym elementem współpracy byłaby podjęta wspólnie przez krajowe

służby archiwalne inicjatywa przeprowadzenia badań nad ogólnymi zasadami określającymi

przekazywanie archiwów elektronicznych, ich udostępnianie oraz sposoby rozpowszechniania

informacji o nich, np. za pośrednictwem projektowanego portalu internetowego do archiwów w

Europie. Ogólnie rzecz biorąc, chodzi o kontynuowanie poparcia dla priorytetowych działań DLM-

Forum w dziedzinie archiwów elektronicznych.

Po trzecie, istnieją pewne zagadnienia szczególne: zniszczenia archiwów spowodowane katastrofami

naturalnymi i innymi, spory o archiwalia wynikające z konfliktów zbrojnych, zakres w jakim dostęp do

archiwów jest rzeczywiście wolny, harmonizacja przepisów o prawie autorskim oraz zasady dostępu

do dokumentów pochodzenia międzynarodowego. Zagadnienia te wymagają rozważenia i w miarę

możliwości rozwiązania przez grupę roboczą angażującą krajowe służby archiwalne 25 państw

członkowskich oraz służby archiwalne instytucji i organów UE. Grupa ta spotykałaby się regularnie w

celu rozpatrzenia wyżej wymienionych spraw oraz rozwiązywania aktualnych problemów związanych z

archiwami.

Zaleca się również, by archiwa UE w sprawach dotyczących kwestii archiwalnych utrzymywały

harmonijne stosunki z innymi organizacjami międzynarodowymi, takimi jak Rada Europy, UNESCO i

Międzynarodowa Rada Archiwów. W tym celu należy zapewnić niezbędne środki, tj. wyspecjalizowany

personel oraz fundusze, które umożliwią promowanie pogłębionej współpracy i koordynacji archiwów

w Europie.

Ankieta krajowych służb archiwalnych 25 państw członkowskich UE

Na podstawie szczegółowych wymagań zawartych w Rezolucji Rady z 6 maja 2003 r. opracowano

ankietę dotyczącą krajowych służb archiwalnych państw członkowskich UE. Ankieta miała formę a)

szczegółowego kwestionariusza przesłanego do wszystkich państw członkowskich UE oraz b)

konsultacji i dyskusji między szefami archiwów krajowych prowadzonych w następstwie.

Odpowiedzi zawarte w kwestionariuszu stanowią istotną podstawę niniejszego Raportu i jego

poszczególnych rozdziałów poświęconych opracowaniu działalności archiwów na poziomie krajowym i

UE. Niektóre wyniki ankiety prezentowane są w tym rozdziale w odniesieniu do krajowych służb

archiwalnych pod następującymi tytułami: podstawa prawna, organ zarządzający, obowiązki

29

archiwum, Inicjatywy dwu- i wielostronne. Dane dotyczące ministerstw nadrzędnych nad służbami

archiwalnymi poszczególnych państw dostępne są w tabeli 1. na końcu tego rozdziału. Tabela 2.

zawiera wykaz ministerstw, które nie przekazują swoich materiałów archiwalnych do archiwów

państwowych.

_________________________________________________________________________________

Austr ia

Podstawa prawna

Ustawa o archiwach federalnych (Bundesarchivgesetz) z 17 sierpnia 1999 r.

Rozporządzenie rządu federalnego (Verordnung der Bundesregierung über nicht archivwürdiges

Schriftgut des Bundes) nr 366 z 27 września 2002 r.

Rozporządzenie kanclerza (Bundesarchivgutverordnung) nr 367 z 27 września 2002 r.

Ustawa o ochronie zabytków (Denkmalschutzgesetz), artykuły 24–25 z 19 sierpnia 1999 r.

Organ zarządzający

Brak.

Obowiązki archiwum

Austriackie Archiwum Państwowe (Österreichisches Staatsarchiv) jest odpowiedzialne za archiwa

wszystkich federalnych instytucji rządowych z wyjątkiem parlamentu, sądów powszechnych i

administracyjnych, uniwersytetów i kilku instytucji kulturalnych, w tym Hofmusikkapelle. Archiwa

państwowe przejmują odpowiedzialność za dokumenty z chwilą ich przekazania. Nie przeprowadzają

kontroli zbiorów archiwalnych organizacji rządowych, ale pełnią funkcję doradczą, jeśli zaistnieje taka

potrzeba. Organizacje prowadzące własne archiwa kierują się zasadami określonymi w

Kanzlerordnung z 1992 r.

Dziewięć państw federalnych (Bundesländer) Austrii (jak również większe miasta) posiada własne

służby archiwalne, które są niezależne od służby państwowej i funkcjonują na podstawie odrębnego

prawodawstwa. Austriackie Archiwum Państwowe jest instytucją krajową odpowiedzialną za ochronę

(sprzedaż, wywóz, itd.) zasobów.

Inicjatywy dwu- i wielostronne

Austriackie Archiwum Państwowe angażuje się w wiele inicjatyw dwustronnych, zwłaszcza we

współpracę z archiwami państw Europy Wschodniej.

30

_________________________________________________________________________________

Belgia

Podstawa prawna

Ustawa z 24 czerwca 1955 r. Proponowana nowelizacja tej ustawy winna uwzględnić zwiększenie

zakresu odpowiedzialności władz lokalnych w ramach działań podejmowanych przez rząd lokalny.


Rada Naukowa (Conseil Scientifique) odpowiada za kwestie zawodowe oraz mianowanie stałych

pracowników na wyższe stanowiska. Komitet Zarządzający (Comité de Gestion) odpowiada za

wdrażanie programów zarządzania.

Obowiązki archiwum

Archiwum Narodowe (Archives générales du Royaume) sprawuje nadzór nad wszystkimi archiwami

państwowymi, pozyskiwaniem archiwów prywatnych i publicznych, zabezpieczaniem dziedzictwa

archiwalnego i udostępnianiem go. Nie zajmuje się zarządzaniem cyklem życiowym dokumentów,

jednak pełni funkcje doradcze, jeśli zaistnieje potrzeba.

Gromadzi materiały archiwalne wszystkich ministerstw i organizacji publicznych na szczeblu krajowym

i federalnym oprócz:

• Parlamentu i organów od niego zależnych, takich jak Rządowe Biuro Obrachunkowe (Cour des

Comptes),

• Ministerstwa Obrony,

• Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

Jednakże Archiwum Narodowe odpowiedzialne jest za nadzór nad archiwami tych dwóch ministerstw.

Główny Archiwista Królestwa (Archiviste Général du Royaume) nadzoruje zabezpieczanie materiałów

archiwalnych w sądach powszechnych i administracyjnych. Archiwum Narodowe dzieli się na trzy

departamenty: Ogólne Archiwum Królestwa i Archiwum Państwowe (Archives Générales du Royaume

et Archives de l’Etat à Anderlecht); Archiwum Regionu Flamandzkiego (Archives dans les provinces

flamandes); Archiwum Regionu Walońskiego (Archives dans les provinces wallonnes et dans la

Communauté Germanophone).


Brak, z wyjątkiem porozumień podpisanych z Ministerstwem Sprawiedliwości.

31

_________________________________________________________________________________

Cypr

Podstawa prawna

Ustawa o archiwach państwowych 208/91.


Istnieje komitet doradzający ministrowi w sprawach archiwów, ale bez funkcji administracyjnej w

odniesieniu do archiwów państwowych.

Obowiązki archiwum

Archiwum Państwowe (Cyprus State Archives) jest miejscem przechowywania wszystkich materiałów

archiwalnych powstałych w instytucjach rządowych oraz innych, podlegających przepisom ustawy

archiwalnej. Głównym zadaniem tej instytucji jest zachowanie tych materiałów do użytku urzędowego,

ale również w celu udostępniania ich do użytku publicznego. Odpowiedzialność za dokumenty

rozpoczyna się z chwilą przekazania ich do archiwum.


Archiwum Państwowe współpracuje z rządowym Departamentem Informatyzacji w celu zapewnienia w

przyszłości dostępności dokumentów elektronicznych, a także z Ministerstwem Edukacji i Kultury w

celu popularyzacji swojej działalności.

_________________________________________________________________________________

Czechy

Podstawa prawna

Ustawa o archiwach z 1974 r. ze zmianami wprowadzonymi w 1992 i 2002 r.


Brak.

Obowiązki archiwum

Zarząd Archiwów w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych odpowiada za zarządzanie archiwami

wszelkiego typu, od zasobów Centralnego Archiwum Państwowego (przyszłe Archiwum Narodowe1)

po archiwa regionalne, wojewódzkie i powiatowe, w tym również parlamentarne, miejskie,

specjalistyczne i uniwersyteckie. Instytucja ta ustala zasady i praktykę zarządzania dokumentami oraz

1 Obecnie Archiwum Narodowe Republiki Czeskiej (Národní archiv) podległe Ministerstwu Spraw Wewnętrznych (przyp. red.).

32

ich wartościowania, jest także odpowiedzialna za zarządzanie cyklem życia dokumentów, które w

przyszłości do niej trafią.


Zarząd Archiwów w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych prowadzi centralny rejestr zbiorów

archiwalnych, który obejmuje zespoły przechowywane w muzeach podległych Ministerstwu Kultury.

Wydaje dwa periodyki archiwalne.

_________________________________________________________________________________

Dania

Podstawa prawna

Ustawa o archiwach publicznych z 1 lipca 2003 r.


Brak.

Obowiązki archiwum

Archiwum Państwowe składa się z Archiwum Narodowego (Statens Arkiver Rigsarkivet. Rigsarkivet)

gromadzącego materiały archiwalne centralnych instytucji rządowych; czterech archiwów regionalnych

(Landsarkiver) mieszczących się w Kopenhadze, Odense, Wyborgu i Aabenraa, które przechowują

archiwalia lokalnej administracji rządowej; archiwum instytucji sektora gospodarczego

(Erhvervsarkivet); Duńskich Archiwów Danych (Dansk Data Arkiv). Archiwa Grenlandii i Wysp

Owczych zarządzane są niezależnie przez samorządy tych regionów. Jedynie Archiwum Parlamentu

(Folketing) i instytucji mu podległych nie wchodzi w skład Archiwum Państwowego. Choć instytucja ta

ma prawo do przeprowadzania kontroli i doradzania w sprawie zabezpieczania materiałów

archiwalnych, które w przyszłości staną się częścią jej zasobu, to nie ponosi jednak oficjalnie za nie

odpowiedzialności aż do momentu ich przejęcia.


Archiwum Państwowe założyło teleinformatyczną bazę danych umożliwiającą dostęp do archiwów

prywatnych.

_________________________________________________________________________________

Estonia

Podstawa prawna

Ustawa o archiwach z 25 marca 1998 r.

33


Brak.

Obowiązki archiwum

Narodowa służba archiwalna działa na poziomie krajowym i jednocześnie odpowiada za dziesięć

regionalnych archiwów państwowych. Jego częścią jest również Narodowe Archiwum Filmowe.

Archiwum Narodowe (Rahvusarhiiv) gromadzi materiały archiwalne wszystkich centralnych i

regionalnych organów władzy, w tym Parlamentu. Przed przekazaniem archiwalia pozostają pod

opieką organizacji je wytwarzających, choć Archiwum Narodowe sprawuje funkcje doradcze i

nadzorcze. Określa ono również zasady postępowania w dziedzinie archiwów. Istnieją dwa archiwa

miejskie (Tallin i Narva), które są zarządzane niezależnie.


Prowadzona jest współpraca z bibliotekami i muzeami nad projektem skomputeryzowania

narodowego dziedzictwa archiwalnego. Archiwum Narodowe prowadzi krajowy rejestr archiwów

umożliwiający dostęp do archiwów publicznych i prywatnych w państwie.

_________________________________________________________________________________

Finlandia

Podstawa prawna

Ustawa o archiwach 831/1994 ze zmianami wprowadzonymi w latach 1999, 2000 i 2004, oraz Dekret

o narodowej służbie archiwalnej 832/1994 ze zmianami wprowadzonymi w 2000 i 2004 r.


Brak. Istnieje jednak ciało doradcze wspierające narodową służbę archiwalną w opracowaniu polityki i

strategii, a także w utrzymywaniu kontaktów z instytucjami partnerskimi.

Obowiązki archiwum

Narodowa służba archiwalna sprawuje nadzór nad archiwami wszystkich organizacji rządowych,

również tych, które nie przekazują jej materiałów archiwalnych. Archiwum Narodowe (Kansallisarkisto)

nie otrzymuje akt:

• Parlamentu i instytucji mu podległych,



Narodowa służba archiwalna odpowiada tylko częściowo za Archiwum Parlamentu oraz Greckiego

Kościoła Prawosławnego Finlandii. Archiwum Prezydenta jest przekazywane do Archiwum

Narodowego. Urzędy i instytucje samorządowe nie przekazują wytworzonych przez siebie materiałów

34

archiwalnych do zasobów archiwów państwowych, jednakże narodowa służba archiwalna ma prawo

do ich nadzoru.


Archiwum Narodowe prowadzi wielostronny projekt mający na celu utworzenia bazy danych o

archiwach prywatnych.

_________________________________________________________________________________

Francja

Podstawa prawna

Ustawa z 17 lipca 1978 r. o dostępie do dokumentów administracyjnych oraz Livre II Code du

Patrimoine. Ten drugi akt ma zastosowanie zgodnie z rozporządzeniami z 3 grudnia 1979 r. i 1

grudnia 1980 r.

Ustawa o informatyzacji, bazach danych i wolności dostępu do informacji z 6 stycznia 1978 r.

Ustawa 2000–321 dotycząca praw obywateli w instytucjach administracji publicznej z 12 kwietnia 2000 r.


Rada Najwyższa ds. Archiwalnych (Conseil supérieur des archives) doradza ministrowi kultury w

sprawach archiwów.

Obowiązki archiwum

Dyrekcja Archiwów Francji (Direction des Archives de France) odpowiada za archiwa w całym kraju.

Archiwum Narodowe (Archives nationales) otrzymuje materiały archiwalne organów administracji

szczebla krajowego, w tym Parlamentu, jednak z wyjątkiem:



Dyrekcja Archiwów Francji sprawuje nadzór nad wszystkimi instytucjami publicznymi gromadzącymi

materiały archiwalne, doradza także w kwestii zarządzania dokumentami, także tymi, których nie

przejmie.


Dyrekcja Archiwów Francji utrzymuje kontakty techniczne z innymi instytucjami publicznymi, takimi jak

Biblioteka Narodowa, jednak nie tworzy wspólnych sieci. Współpraca opiera się na wyłącznej

odpowiedzialności Dyrekcji Archiwów Francji za wszystkie archiwa publiczne w kraju.

35

_________________________________________________________________________________

Grecja

Podstawa prawna

Ustawa 1946/91 o Głównym Archiwum Państwa i inne przepisy.


Istnieje niezależna rada doradzająca w sprawach technicznych i merytorycznych, ale bez funkcji

administracyjnej w odniesieniu do archiwów.

Obowiązki archiwum

Główne Archiwum Państwa (Γενικών Αρχείων του Κράτους) odpowiada za narodową służbę

archiwalną i sprawuje nadzór nad regionalną służbą archiwalną (zarówno prefektur, jak i miast

posiadających szczególne obowiązki w zakresie archiwizacji dokumentów). Główne Archiwum

Państwa otrzymuje materiały archiwalne wszystkich organów administracji, z wyjątkiem:


• Ministerstwa Spraw Zagranicznych,

• Ministerstwa Zamówień Publicznych.

Główne Archiwum Państwa zapewnia profesjonalne i techniczne wsparcie dla służb archiwalnych tych

instytucji, ale nie ma prawa nadzoru. Nie uczestniczy w zarządzaniu cyklem życiowym dokumentów,

które otrzyma w przyszłości — odpowiedzialność za nie przejmuje dopiero w momencie ich przejęcia.

Ustawa 2846/2000 określa, że wszystkie dokumenty premiera, ministrów, wiceministrów i Sekretariatu

Generalnego Gabinetu Ministrów są gromadzone i będą przekazane niezależnej władzy publicznej.

Tak zebrane materiały archiwalne w całości lub w częściach przejmuje Główne Archiwum Państwa z

chwilą upływu okresu przewidzianego w przepisach.


W chwili obecnej brak.

_________________________________________________________________________________

Hiszpania

Podstawa prawna

Ustawa o hiszpańskim dziedzictwie narodowym 16/1985 i dekret królewski 111/1986 zmieniony

dekretem królewskim 496/1994. Na pracę archiwów państwowych wpływa także duża liczba innych

ustaw:

Dekret z 22 listopada 1901 r. o archiwach państwowych;

36

Dekret królewski 139/2000 o składzie, działalności i zadaniach Wysokiej Komisji ds. Dokumentów

Administracyjnych;

Dekret królewski 1164/2002 o ochronie dziedzictwa archiwalnego, brakowaniu dokumentów i

przechowywaniu dokumentów w formacie innym niż oryginalny;

Dekret królewski 1969/1999, regulujący kwestię wydawania karty użytkownika archiwów państwowych

i innych w Hiszpanii.


Wysoka Komisja ds. Archiwów doradza rządowi w sprawach archiwalnych. Wysoka Komisja

Kwalifikacyjna Dokumentów Archiwalnych odpowiada za zatwierdzanie zasad ochrony i dostępu,

decyduje też w przypadkach odmowy dostępu.

Obowiązki archiwum

Poddyrekcja Generalna Archiwów Państwowych (Subdirección General de los Archivos Estatales)

odpowiada za wszystkie działania związane z nadzorem, przechowywaniem i upowszechnianiem

dziedzictwa archiwalnego Hiszpanii — za budownictwo archiwalne, projekty dotyczące reprografii i

komputeryzacji, zaopatrzenie techniczne itd. Kieruje, nadzoruje i doradza archiwom państwowym, jak

również koordynuje i współpracuje ze służbą archiwalną regionów autonomicznych, organizuje

doszkalanie zawodowe i prowadzi międzynarodową współpracę archiwalną. Odpowiada również, za

pośrednictwem Wysokiej Komisji Oceny Dokumentów Administracyjnych, za zarządzanie cyklem

życiowym dokumentów, które przejmie w przyszłości. Wszystkie materiały archiwalne wytworzone

przez instytucje państwowe trafiają do archiwów państwowych oprócz:

• archiwów wojskowych,

• archiwów parlamentarnych.

Poddyrekcja Generalna Archiwów Państwowych jest jednak odpowiedzialna za koordynację całego

hiszpańskiego systemu archiwalnego.


Poddyrekcja Generalna Archiwów Państwowych zapewnia współpracę między archiwami wojskowymi

i lokalnej administracji rządowej a innymi współpracującymi archiwami publicznymi i prywatnymi na

podstawie zawartych porozumień oraz dzięki udzielaniu im pomocy. Zarządza również projektem

„Hiszpańskie archiwa w sieci” i prowadzi Rejestr Hiszpańskiego Dziedzictwa Dokumentacyjnego —

rodzaj przewodnika po archiwach obszaru języka hiszpańskiego, który jest dostępny dla całego świata

posługującego się tym językiem.

37

_________________________________________________________________________________

Holandia

Podstawa prawna

Ustawa o archiwach 1995 (Archiefwet 1995) wdrażana na podstawie Dekretu o archiwach

(Archiefbesluit).


Brak. Rada Kultury (Raad voor Cultuur) doradza jednak ministrowi w sprawach archiwów na poziomie

krajowym, regionalnym i lokalnym, ponadto konieczna jest jej opinia przy sporządzaniu wykazów akt

do brakowania oraz wykazów dokumentów przeznaczonych do przechowywania wieczystego. Nie

sprawuje nadzoru ani kontroli nad Archiwum Narodowym.

Obowiązki archiwum

Archiwum Narodowe (Nationaal Archief) jest odpowiedzialne za wszystkie materiały archiwalne w

zbiorach państwowych od momentu przekazania przez wytwórcę akt oraz za realizację zadań

określonych przez ministra. Nie odpowiada za archiwa miejskie i regionalne ani za archiwa zarządów

wodnych. Realizowane są zmiany organizacyjne mające na celu utworzenie Archiwum Narodowego

oraz niezależnych Ośrodków Historii Regionalnej w stolicy każdego z regionów. Nadzór nad

zarządzaniem dokumentacją Parlamentu i innych instytucji państwowych został przekazany

Inspektoratowi Akt Publicznych w 2001 r. Inspektorat przeprowadza kontrolę wszystkich archiwów

instytucji, które nie zostały jeszcze przekazane do Archiwum Narodowego, natomiast minister spraw

wewnętrznych koordynuje zarządzanie archiwami przechowywanymi w ministerstwach. Archiwum

Narodowe ma jednak w gestii akta wszystkich ministerstw i innych organizacji publicznych na szczeblu

krajowym, w tym Parlamentu.


Archiwum Narodowe jest zaangażowane w wiele inicjatyw dwustronnych, zwłaszcza we współpracę z

archiwami Europy Wschodniej.

_________________________________________________________________________________

Ir landia

Podstawa prawna

Ustawa o archiwach z 1986 r.


Rada Doradcza Archiwum Narodowego (National Archives Advisory Council).

38

Obowiązki archiwum

Archiwum Narodowe (National Archives) jest odpowiedzialne za materiały archiwalne wszystkich

instytucji rządowych z wyjątkiem Parlamentu i Ministerstwa Obrony. Dokumenty Ministerstwa Obrony

podlegają Ustawie o archiwach, ale są przechowywane w specjalnym, odrębnym archiwum. Niektóre

instytucje budżetowe, np. odpowiadające za zarządzanie służbą zdrowia, posiadają pewien stopień

niezależności w zarządzaniu własnymi materiałami archiwalnymi.


We współpracy z Archiwum Narodowym Kanady realizowany jest program digitalizacji historycznych

spisów powszechnych. Irlandia uczestniczy także w programie INTERPARES.

_________________________________________________________________________________

Litwa

Podstawa prawna

Ustawa o archiwach z 30 marca 2004 r., nr IX–2086. Wchodzi w życie 1 stycznia 2005 r.

Statut Litewskiego Departamentu Archiwów przyjęty 14 kwietnia 1995 r. (Uchwała nr 542) ze

zmianami wprowadzonymi w roku 1998 i 2002.

Regulacje w sprawie państwowego zasobu archiwalnego przyjęte 13 maja 1996 r. (Rozporządzenie

państwowe nr 556).

Regulacje w sprawie zabezpieczenia, przechowywania, przejmowania, prowadzenia badań i dostępu

do państwowego zasobu archiwalnego przyjęte 12 kwietnia 1996 r. (Rozporządzenie państwowe nr

452).

Regulacje o rejestrze litewskiego zasobu archiwalnego z 19 kwietnia 1996 r. (Rozporządzenie

państwowe nr 480).


Litewski Departament Archiwów podlega premierowi państwa. Instytucja ta jest organem

administracyjnym współtworzącym politykę państwa w dziedzinie zarządzania cyklem życiowym

dokumentacji i odpowiedzialnym za administrowanie archiwami państwowymi. Departament wydaje

rozporządzenia dotyczące zarządzania aktami i archiwami, które są wiążące dla wszystkich organów

publicznych.

Obowiązki archiwum

Krajową służbę archiwalną tworzą: Departament Archiwów Litwy przy Rządzie Republiki Litewskiej

(Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba) oraz pięć państwowych i dziesięć regionalnych archiwów.

Archiwa państwowe i regionalne odpowiadają za przechowywanie, zarządzanie i udostępnianie

powierzonych im materiałów archiwalnych, jak również za nadzór i kontrolę zarządzania dokumentacją

39

i materiałami archiwalnymi we wszystkich instytucjach publicznych. Odpowiedzialność za zarządzanie

i przechowywanie dokumentacji w okresie przed jej przekazaniem do archiwum państwowego lub

regionalnego ponosi aktotwórca. Prawo zobowiązuje wszystkie instytucje administracji publicznej do

przekazywania do archiwów państwowych lub regionalnych wszelkich dokumentów, które według

krajowej służby archiwalnej zostaną zaliczone do kategorii o trwałej wartości historycznej. Archiwa te

pozyskują również archiwa osób prywatnych, znanych organizacji i przedsiębiorstw o istotnym

znaczeniu narodowym.


Departament Archiwów współpracuje z Ministerstwem Spraw Wewnętrznych nad udostępnieniem

dokumentów instytucji publicznych, z Ministerstwem Edukacji i Nauki nad projektami edukacyjnymi

oraz z Komitetem Rozwoju Społeczeństwa Informatycznego nad projektem wymiany dokumentów

elektronicznych w ramach administracji publicznej. Departament Archiwów i krajowa służba

archiwalna współpracują również z Parlamentem przy opracowywaniu dokumentacji parlamentarnej

na potrzeby elektronicznych baz danych.

Jeśli chodzi o inicjatywy międzynarodowe, to krajowa służba archiwalna utrzymuje ścisłą współpracę

dwu- i wielostronną z państwami bałtyckimi i nordyckimi, a także z Polską i Rosją w kwestiach

dotyczących ich wspólnego dziedzictwa, której celem jest wymiana informacji archiwalnych,

organizacja wystaw i szkoleń specjalistycznych. W ostatnich latach krajowa służba archiwalna

uczestniczy w finansowanych przez UE programach partnerskich z udziałem archiwistów z krajów

Europy.

_________________________________________________________________________________

Luksemburg

Podstawa prawna

Ustawa z 28 grudnia 1988 r. o reorganizacji państwowych instytucji kulturalnych.

Rozporządzenie z 15 stycznia 2001 r. o korzystaniu ze zbiorów archiwów państwowych.


Brak.

Obowiązki archiwum

Archiwum Narodowe (Archives nationales de Luxembourg) odpowiada za gromadzenie dokumentów o

znaczeniu historycznym zarówno publicznych, jak i prywatnych, za opracowanie i przechowywanie akt

dla celów administracyjnych i historycznych oraz doradztwo organizacjom publicznym i prywatnym,

jeśli zaistnieje potrzeba. Ze względu na brak ustawy o archiwach żadne ministerstwo ani instytucja

administracji publicznej nie są zobowiązane do przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum

Narodowego. Nie ma również żadnych uregulowań dotyczących nadzoru archiwalnego. W praktyce

tylko Ministerstwo Spraw Zagranicznych prowadzi własne archiwum.

40


Biblioteka Archiwum Narodowego połączona jest z innymi bibliotekami w kraju za pomocą

elektronicznego systemu zwanego ALEPH.

_________________________________________________________________________________

Łotwa

Podstawa prawna

Ustawa o archiwach z 26 marca i 1 maja 1991 r. ze zmianami z 21 października 1993 r. i 23 listopada

2000 r. W przygotowaniu nowa ustawa.


Dyrekcja Generalna Archiwów Państwowych Łotwy (Latvijas Nacionālā arhīva administrācija) podlega

Ministerstwu Kultury. Instytucja ta jest organem administracyjnym, który współtworzy politykę państwa

w dziedzinie archiwów i odpowiada za zarządzanie archiwami państwowymi.

Obowiązki archiwum

System państwowej służby archiwalnej składa się z Dyrekcji Generalnej Archiwów Państwowych

Łotwy; 15 archiwów państwowych (Łotewskie Archiwum Historyczne, Łotewskie Archiwum

Państwowe, Łotewskie Archiwum Dokumentów Audiowizualnych, Archiwum Państwowe Danych

Pracowniczych, 11 regionalnych archiwów państwowych); Fachowej Biblioteki Archiwów

Państwowych oraz Centralnego Laboratorium Reprografii i Konserwacji Dokumentów. Państwowa

służba archiwalna odpowiada za nadzór i kontrolę archiwów wszystkich publicznych (państwowych i

miejskich) instytucji. Prawo zobowiązuje wszystkie instytucje administracji publicznej do

przekazywania wszelkich dokumentów o trwałej wartości historycznej do archiwów państwowych,

które pozyskują również archiwa osób prywatnych, organizacji społecznych i przedsiębiorstw o

znaczeniu narodowym.


Państwowa służba archiwalna realizuje inicjatywę łączenia wszystkich archiwów publicznych w system

informacji o zbiorach archiwalnych dostępny on-line.

_________________________________________________________________________________

Malta

Podstawa prawna

Ustawa o archiwach państwowych z 1990 r.

41


Komitet Doradczy Archiwum Narodowego (National Archives Advisory Committee) doradza ministrowi

w ogólnych sprawach archiwów, ale nie nadzoruje ich bezpośrednio.

Obowiązki archiwum

Archiwum Narodowe (National Archives) odpowiada za wszystkie materiały archiwalne wytworzone

przez maltańską administrację rządową, Parlament, premiera i prezydenta. Dokumentacja o statusie

prywatnym i akta notarialne, do których mają zastosowanie odrębne przepisy, jak również archiwa

instytucji prywatnych, takich jak Kościół katolicki i partie polityczne, nie są przejmowane przez

Archiwum Narodowe. Archiwum Narodowe nie ma również prawa do nadzoru tych zbiorów. Natomiast

zarządzanie dokumentacją bieżącą pozostaje w kompetencji jej wytwórców.


Jedyna wspólna inicjatywa z Towarzystwem Geologicznym z Utah.

_________________________________________________________________________________

Niemcy

Podstawa prawna

Ustawa o archiwach federalnych (Bundesarchivgesetz) z 6 stycznia 1988 r. ze zmianami z 5 czerwca

2002 r.

Ustawy o archiwach 16 państw federalnych (Länder).


Brak.

Obowiązki archiwum

Archiwum Federalne (Bundesarchiv) udostępnia materiały archiwalne wytworzone przez centralne

urzędy i instytucje państwa federalnego oraz jego poprzedników, w tym przez Ministerstwo Obrony

oraz archiwa przemysłu filmowego. Od roku 1990 dostępne są także archiwa byłej NRD. Służba

archiwalna w poszczególnych landach odpowiada za archiwa rządów lokalnych. Archiwa

parlamentarne i akta byłych służb specjalnych NRD przechowywane są przez specjalne instytucje.

Służba archiwalna w Niemczech ma wyłączne prawo na podstawie ustawy archiwalnej do

dokonywania oceny dokumentacji w celu jej wieczystego przechowywania, a także do opracowania

planu takiej oceny wspólnie z instytucjami tworzącymi archiwa. Otrzymuje ona regularnie materiały

archiwalne i udostępnia je społeczeństwu po upływie 30 lat od ich wytworzenia. Przedstawiciele

służby archiwalnej uczestniczą w pracach rządowych zespołów projektowych na różnych szczeblach,

które dotyczą wprowadzenia e-administracji oraz automatyzacji działalności administracyjnej.

42

Archiwa federalne i landowe koordynują swoje działania, zwłaszcza w kwestiach prawnych oraz

dotyczących przechowywania, mikrofilmowania i zastosowania technologii informatycznej, w drodze

regularnych spotkań szefów archiwów i wspólnych grup roboczych.

Archiwum Federalne prowadzi narodową bazę danych spuścizn archiwalnych dostępną w Internecie.


Archiwum Federalne współpracuje z Biblioteką Niemiecką (Deutsche Bibliothek) nad

długoterminowym udostępnianiem materiałów elektronicznych i jest partnerem w innych podobnych

inicjatywach. Współdziała również ze służbami archiwalnymi krajów Europy Wschodniej i Rosji w celu

zwiększenia dostępności do materiałów archiwalnych powstałych w XX w. Niektóre archiwa

państwowe biorą również udział we wspólnych działaniach w Europie.

_________________________________________________________________________________

Polska

Podstawa prawna

Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 14 lipca 1983 r.


Rada Archiwalna, ciało doradcze.

Obowiązki archiwum

Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych zarządza 32 archiwami, w tym trzema centralnymi

(Archiwum Główne Akt Dawnych, Archiwum Akt Nowych, Archiwum Dokumentacji Mechanicznej), 29

państwowymi z 50 oddziałami terenowymi i ekspozyturami. Państwowy system archiwalny jest

odpowiedzialny za zarządzanie dokumentacją wytworzoną w instytucjach sektora publicznego, w tym

w instytucjach rządowych szczebla centralnego i lokalnego, samorządowych i przedsiębiorstwach, jak

również za zarządzanie archiwami historycznymi. Jednakże funkcje te nie obejmują archiwów

niektórych instytucji centralnych, które same zarządzają swoją dokumentacją:

• Ministerstwa Obrony Narodowej,


• Kancelarii Prezydenta,

• Parlamentu,

• Służb Specjalnych,

• Instytutu Pamięci Narodowej, który gromadzi akta dotyczące represji wobec narodu polskiego

(głównie w czasie okupacji nazistowskiej i reżimu komunistycznego).

43

Tym niemniej instytucje te są zobowiązane do przestrzegania przepisów ustawy archiwalnej, a także

do przekazywania swoich materiałów archiwalnych (oprócz materiałów tajnych, niezbędnych do

bieżącej działalności) do archiwów państwowych po upływie 50 lat od ich wytworzenia. Archiwa

państwowe nie mają prawa do nadzoru materiałów archiwalnych tych instytucji, jednak mogą udzielać

im konsultacji w tym zakresie. Mogą również nadzorować przechowywanie dokumentów o znaczeniu

historycznym w zbiorach instytucji niezależnych.

Do zakresu działania archiwów historycznych wchodzi w szczególności gromadzenie,

przechowywanie i udostępnianie własnych zasobów, a także nadzór nad postępowaniem z

materiałami archiwalnymi, które w przyszłości zostaną przekazane do zasobu archiwów państwowych.

Wydają odpisy i wypisy z przechowywanych dokumentów, jak również oparte na nich zaświadczenia.

Prowadzą też badania w dziedzinie archiwistyki i dyscyplin pokrewnych.


Na szczeblu międzynarodowym Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych nawiązał dwu- i

wielostronne umowy o współpracy z archiwami państwowymi innych państw europejskich. W ostatnim

czasie polskie archiwa dołączyły do projektów UE, takich jak: CULTIVATE CEE, DELOS CEE (5FP),

SEPIA i TAPE (Culture 2000). Archiwa państwowe uczestniczą w projekcie Rady Europy

Reconstitution of the Memory of Poland.

Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych współpracuje przede wszystkim z Ministerstwem Kultury i

Dziedzictwa Narodowego w sprawie ochrony dziedzictwa kultury, a także z Ministerstwem Nauki i

Informatyzacji nad projektami dotyczącymi dokumentów elektronicznych w sektorze publicznym oraz

rozwoju społeczeństwa informacyjnego. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych oraz państwowa

służba archiwalna współpracują także w sprawach szczególnych z instytucjami, takimi jak:

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych (archiwizowanie akt stanu cywilnego), Ministerstwo

Sprawiedliwości (zarządzanie aktami sądowymi) oraz instytucjami odpowiedzialnymi za ochronę

danych osobowych. Działa oficjalna strona internetowa archiwów państwowych zapewniająca

podstawowe informacje i dostęp do krajowej bazy danych o archiwach. We współpracy z NASK

(Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa) opracowana została strona internetowa „Skarby

Archiwów Polskich”, prezentująca skany najważniejszych dokumentów w historii Polski. Wspólny

projekt z Polską Biblioteką Internetową ma za zadanie udostępnić dziedzictwo kulturowe on-line.

_________________________________________________________________________________

Portugalia

Podstawa prawna

Ustawa (Decreto-Lei) nr 47/2004 z 3 marca 2004 r. określająca zasady przekazywania akt do

archiwów państwowych.

Ustawa (Decreto-Lei) nr 60/97 z 20 marca 1997 r. ustanawiająca misję i strukturę organizacyjną

archiwów państwowych.

44

Ustawa (Decreto-Lei) nr 16/93 z 23 stycznia 1993 r. (ze zmianami w 1994 i 2001 r.) wyznaczająca

podstawy prawne dziedzictwa archiwalnego.


Rada Najwyższa ds. Archiwów (Conselho Superior de Arquivos) doradza ministrowi kultury w

sprawach archiwalnych, ale nie ma funkcji nadzorczej nad służbami archiwalnymi.

Obowiązki archiwum

Archiwum Narodowe (Arquivos Nacionais of Torre do Tombo) jest odpowiedzialne za nadzór

techniczny nad archiwami wszystkich instytucji rządowych, samorządów miejskich, przedsiębiorstw

publicznych, a także archiwami prywatnymi uznanymi za część dziedzictwa narodowego. Zarządza 16

archiwami regionalnymi gromadzącymi materiały archiwalne lokalnych organów władz centralnych, a

także akta metrykalne i stanu cywilnego, akta sądowe i notarialne, które na mocy ustawy muszą być

im przekazane. Do niedawna nie istniał obowiązek prawny przekazywania materiałów archiwalnych do

archiwów państwowych przez wszystkie instytucje państwowe. Ustawa (Decreto-Lei nr 47/2004) z 3

marca 2004 r. określa zasady przekazywania do Archiwum Narodowego akt dokumentacji rządowej

wytworzonej przez instytucje publiczne. Poniższe instytucje mają własne służby archiwalne:

• Ministerstwo Obrony,

• Ministerstwo Finansów,

• Ministerstwo Spraw Zagranicznych,

• Ministerstwo Robót Publicznych,

• Parlament,

• Prezydent Republiki,

• Rządowe Biuro Obrachunkowe (Tribunal de Contas).

Archiwum Narodowe ma jednak prawo nadzoru nad archiwaliami tych instytucji, więc w tym stopniu

odpowiada również za cykl życiowy ich dokumentacji.


Narodowa służba archiwalna współpracuje z innymi służbami publicznymi w dziedzinie tworzenia

wytycznych i standardów. Koordynuje program rządowy (PARAM) wspierający rozwój archiwów

miejskich, a zwłaszcza budowę budynków archiwalnych.

45

_________________________________________________________________________________

Słowacja

Podstawa prawna

Ustawa o archiwach i rejestrach nr 395/2002 oraz rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych nr

628/2002.


Brak.

Obowiązki archiwum

Zarząd Archiwów Państwowych (Oddelenie archívnych informačných služieb) jest departamentem w

ramach Ministerstwa Spraw Wewnętrznych. Krajową służbę archiwalną tworzą 2 archiwa państwowe,

8 archiwów regionalnych i 37 oddziałów lokalnych. Struktura ta pokrywa obszar całego kraju oraz całą

dziedzinę administracji archiwów, w tym nadzór archiwalny nad materiałami archiwalnymi

nieprzekazanymi do sieci archiwów państwowych. Krajowa służba archiwalna prowadzi rejestr

aktotwórców oraz rejestr dziedzictwa archiwalnego. Sprawuje również profesjonalny, państwowy

nadzór nad wytworzoną dokumentacją, archiwami i materiałami archiwalnymi przechowywanymi przez

instytucje, które nie tworzą własnych archiwów. Zatwierdza instrukcje kancelaryjne, wykazy akt

aktotwórców, decyduje o rozmieszczeniu akt i ograniczeniu dostępu do przejętych archiwów.

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych ma prawo do nakładania grzywny za nieprzestrzeganie zasad i

standardów archiwalnych. Archiwa poniższych instytucji nie są przekazywane do Archiwum

Narodowego (Slovenský národny archív):

• Parlamentu,



• Ministerstwa Spraw Wewnętrznych,

• Kancelarii Prezydenta Republiki Słowacji.


Zawarto dwustronne umowy o współpracy z innymi państwami (Austria, Niemcy, Polska, Rosja,

Turcja, Węgry). Słowackie Archiwum Narodowe uczestniczy w EVK4 — 2002–2010 projekt MIP —

Metale nietrwałe w papierze (Transitional Metals in Paper) zatwierdzonym przez Komisję Europejską.

46

_________________________________________________________________________________

Słowenia

Podstawa prawna

Ustawa o archiwach i instytucjach archiwalnych z 27 marca 1997 r. (Uradni list Republike Slovenije, nr

20/97)


Brak.

Obowiązki archiwum

Ogólny nadzór nad archiwami państwowymi i rejonowymi sprawuje Ministerstwo Kultury, a nie

Archiwum Narodowe Słowenii (Arhiv Republike Slovenije). Struktura ta jest obecnie w reorganizacji.

Archiwum Narodowe Słowenii odpowiada za materiały archiwalne wytworzone przez organa państwa,

określa zasady zarządzania zasobem archiwalnym oraz odgrywa kluczową rolę w zapewnianiu

fachowego doradztwa. W chwili obecnej wszystkie archiwa instytucji rządowych podlegają

Ministerstwu Kultury. Archiwum odpowiada także za zarządzanie cyklem życia dokumentów

przeznaczonych do trwałego przechowywania, nawet jeśli nadal pozostają one u aktotwórcy.


Prowadzonych jest kilka projektów międzynarodowych oraz ogólna współpraca z ministerstwami,

zwłaszcza z Ministerstwem Spraw Wewnętrznych w dziedzinie przepisów dotyczących regulacji i

edukacji związanej z zarządzaniem dokumentacją. Aktualnym priorytetem wielu ministerstw jest

zabezpieczenie archiwów elektronicznych. Słowenia zawarła specjalne umowy w sprawie archiwów z

państwami takimi, jak: Austria, Chorwacja, Czarnogóra, Czechy, Macedonia, Polska i Rosja, a także

porozumienia kulturalne, w których archiwa stanowią ważny element, z Chinami, Włochami, Francją i

Niemcami.

_________________________________________________________________________________

Szwecja

Podstawa prawna

Ustawa o wolności prasy 1949:105 zmieniona 1998:1438.

Ustawa o archiwach 1990:782.

Rozporządzenie o archiwach 1991:446 z późniejszymi zmianami.


Narodowa Rada Archiwalna posiada ograniczony zakres kompetencji. Odpowiada w szczególności za

coroczny audyt Archiwum Narodowego oraz przedkładanie rządowi propozycji budżetu.

47

Obowiązki archiwum

Archiwum Narodowe (Riksarkivet) wraz z regionalnymi władzami archiwalnymi (landsarkiv) odpowiada

za nadzór nad archiwami sektora rządowego i publicznego. Pełni funkcję doradczą w stosunku do

dwupoziomowej administracji samorządowej, która posiada własne służby archiwalne. Do obu odnosi

się to samo ustawodawstwo. Archiwum Narodowe przejmuje materiały archiwalne wszystkich

instytucji rządowych, w tym Parlamentu i nadzoruje wszystkie archiwa oprócz tworzonych przez

Parlament. Odpowiada za zarządzanie cyklem życiowym dokumentów dopiero, gdy wejdą one w

posiadanie archiwów.


Archiwum Narodowe sprawuje kontrolę nad państwową bazą danych archiwów.

_________________________________________________________________________________

Węgry

Podstawa prawna

Ustawa LXVI o dokumentacji publicznej, archiwach publicznych i ochronie archiwów prywatnych z

1995 r.


Rada Archiwalna jako ciało profesjonalne posiadające kompetencje wydawania opinii dotyczących

archiwów dla Ministerstwa Dziedzictwa Kulturowego. Archiwum Narodowe podlega bezpośrednio

Departamentowi Archiwów w Ministerstwie Dziedzictwa Kulturowego.

Obowiązki archiwum

Archiwum Narodowe (Magyar Országos Levéltár) nadzoruje Archiwum Prezydenta i jego urzędu,

Archiwum Parlamentu oraz archiwa: ministerstw, sądów, kancelarii parlamentarnego rzecznika praw

obywatelskich, Trybunału Konstytucyjnego, Sądu Najwyższego, Biura Prokuratora Generalnego,

Państwowego Urzędu Kontroli, Narodowego Banku Węgier, instytucji będących poprzednikami

wymienionych organów, a także wszystkich krajowych instytucji i fundacji publicznych, które nie

prowadzą własnych archiwów. Wyjątkami są:

• Ministerstwo Obrony,

• Główny Urząd Statystyczny,

• Organy podlegające bezpośrednio Ministerstwu Środowiska i Zasobów Wodnych,

• Państwowe Służby Bezpieczeństwa.

Archiwum Narodowe odpowiada za przejmowanie, przechowywanie, opracowanie i udostępnianie

dokumentacji o trwałej wartości wytworzonej przez wyżej wymienione instytucje. Dlatego jest

uprawnione do nadzoru nad zarządzaniem cyklem życia, w tym nad zasadami zarządzania

48

dokumentacją, jej wartościowania, brakowania i kierowania zasobami na podstawie uprawnień w

kwestii regulacji dotyczących zarządzania dokumentami.


Archiwum Narodowe prowadzi wspólny projekt z Biblioteką Narodową Széchényi (Országos

Széchényi Könyvtár)), którego celem jest ratowanie dokumentów wytworzonych na kwaśnym

papierze, organizuje też wystawy w kraju i za granicą lub w nich uczestniczy oraz bierze udział w

różnych projektach dotyczących digitalizacji dziedzictwa kulturalnego. Archiwum Narodowe zawarło

porozumienia dwustronne (Austria, Polska, Słowacja) lub weszło do wspólnego programu ochrony

dokumentacji (Holandia). Strona internetowa Archiwum Narodowego daje dostęp do pomocy

archiwalnych wyższego rzędu, jego zbiorów oraz periodyku internetowego ArchivNet.

_________________________________________________________________________________

Wielka Brytania

Pod względem archiwalnym Wielka Brytania podzielona jest na trzy zupełnie niezależne obszary:

Anglię i Walię, Północną Irlandię, Szkocję. Materiały archiwalne wytworzone przez rząd

Zjednoczonego Królestwa jako całość (głównie: obrona, sprawy zagraniczne, ubezpieczenia

społeczne, cło i akcyza, makroekonomia i inne mniejsze działy) przekazywane są do Archiwum

Narodowego (National Archives) w Londynie, dawnego Biura Akt Publicznych (Public Record Office).

W ramach wyżej wymienionych dziedzin wszystkie dokumenty odnoszące się całkowicie lub w

przeważającej mierze do Szkocji lub Północnej Irlandii przekazywane są właściwej służbie

archiwalnej. Jednakże oprócz ogólnej współpracy nie istnieją formalne zależności administracyjne

między służbami archiwalnymi tych trzech krajów. Ustawodawstwo jest przestarzałe i

najprawdopodobniej w okresie kilku najbliższych lat zostanie znowelizowane w Anglii i Szkocji.

_________________________________________________________________________________

Angl ia, Walia i rząd Zjednoczonego Królestwa

Podstawa prawna

Ustawa o dokumentacji publicznej z 1958 r. ze zmianami z 1967 r.


Rada Doradcza przy Lordzie Kanclerzu (Lord Chancellor’s Advisory Council) doradza mu w sprawach

archiwalnych. Komisja Manuskryptów Historycznych (Historical Manuscripts Commission) ponosi

całkowitą odpowiedzialność za akta prywatne i jest obecnie częścią Archiwum Narodowego.

Obowiązki archiwum

Archiwum Narodowe odpowiada za dokumenty ministerstw i instytucji rządowych, których zakres

działania dotyczy Zjednoczonego Królestwa, a także Anglii i Walii. Parlament angielski posiada własne

49

służby archiwalne. Dokumentacja wytworzona na szczeblu lokalnym przez organa rządu centralnego

jest zwykle przechowywana w wyznaczonych archiwach lokalnych, zazwyczaj w Biurze Akt Hrabstwa

(County Record Office). Archiwum Narodowe ma prawo do nadzoru tych miejsc przechowywania

materiałów archiwalnych.


Archiwum Narodowe rozwija sieć teleinformatyczną „Dostęp do archiwów” (Access to Archives), która

w przyszłości zapewni dostęp do pomocy archiwalnych wyższego rzędu we wszystkich archiwach

publicznych Anglii i Walii.

_________________________________________________________________________________

Ir landia Północna

Podstawa prawna

Ustawa o dokumentacji publicznej (Północnej Irlandii) z 1923 r.


Biuro Akt Publicznych przy Radzie Archiwalnej Irlandii Północnej (Public Record Office of Northern

Ireland Advisory Board) doradza ministrowi w sprawach zawodowych.

Obowiązki archiwum

Archiwum Irlandii Północnej (Public Record Office of Northern Ireland) jest jedynym archiwum

publicznym w Irlandii Północnej. Jest odpowiedzialne za materiały archiwalne wytworzone w związku z

działalnością rządową w Irlandii Północnej, włącznie z tymi, które powstały w wyniku działania

departamentów rządu Zjednoczonego Królestwa, a które dotyczą całkowicie lub w znacznej części

Irlandii Północnej.


W chwili obecnej brak.

_________________________________________________________________________________

Szkocja

Podstawa prawna

Ustawa o dokumentacji publicznej (Szkocji) z 1937 r.


Szkocka Rada Doradcza ds. Dokumentacji (Scottish Records Advisory Council) jest organem

statutowym doradzającym ministrowi w sprawach archiwalnych.

50

Obowiązki archiwum

Zwierzchnik archiwów Szkocji (Keeper) jako szef Archiwum Narodowego Szkocji (National Archives of

Scotland) odpowiada za materiały archiwalne wszystkich instytucji państwowych (oprócz akt stanu

cywilnego), akta Parlamentu i sądów powszechnych oraz przekazane przez departamenty rządu

centralnego akta dotyczące w całości lub w znacznej części Szkocji. Każdy system zarządzania

dokumentacją, który wprowadzany jest przez władze lokalne, wymaga aprobaty szefa Archiwum

Narodowego.


Archiwa szkockie zapewniają dostęp do pomocy archiwalnych wyższego rzędu w archiwach

publicznych Szkocji.

_________________________________________________________________________________

Włochy

Podstawa prawna

Dekret Prezydenta nr 1409 z 30 września 1963 r.

Dekret prawny nr 368 z 20 października 1998 r.

Dekret prawny nr 4 z 22 stycznia 2004 r. obowiązujący od 1 maja 2004 r.

Dekret Prezydenta nr 173 z 10 czerwca 2004 r.


Brak.

Obowiązki archiwum

Administracja Archiwów Państwowych (L'amministrazione archivistica) składa się z Naczelnej Dyrekcji

Archiwów (Direzione Generale per gli Archivi), Centralnego Archiwum Państwowego (Archivio

Centrale dello Stato), 105 archiwów państwowych i 20 superintendentur, wszystkie pod nadzorem

Departamentu Archiwów i Bibliotek. Administracja Archiwów Państwowych odpowiada za archiwa

państwa włoskiego z okresu przed jego zjednoczeniem, akta sądowe i administracyjne (nienależące

do kategorii dokumentacji bieżącej) instytucji rządowych, wszelkie dokumenty i archiwa prywatne

znajdujące się w jej posiadaniu. Sprawuje również nadzór nad archiwami instytucji publicznych i

prywatnych, których działalność ma znaczenie historyczne.

Archiwa państwowe przejmują materiały archiwalne wszystkich instytucji rządowych oprócz:



• Izby Deputowanych i Senatu,

51

• Prezydenta Republiki,

• Trybunału Konstytucyjnego.

Wszelkie akta nieprzekazane do archiwów państwowych pozostają pod opieką ich wytwórców,

jednakże Administracja Archiwów Państwowych odpowiada za zarządzanie cyklem życiowym

dokumentów, które w przyszłości przejmie.


W ramach państwowej sieci archiwalnej (SIUSA) administracja pełni rolę partnera łączącego w sobie

elementy publiczny i administracyjny, ale tylko na potrzeby wewnętrzne.

Wnioski

Jak już wspomniano, charakterystyka działalności archiwów państwowych w 25 państwach

członkowskich UE dowodzi istnienia wielu istotnych sprzeczności. Nie powinno to dziwić, zważywszy

że na ich rozwój miały wpływ odmienne czynniki historyczne, prawne i kulturowe. Dwie załączone

tabele pokazują, jak różne pozycje zajmują archiwa państwowe poszczególnych państw

członkowskich UE w strukturach rządowych własnych krajów, a także różnice w rodzaju akt przez nie

przechowywanych. Niemożliwe jest wskazanie „typowej” narodowej służby archiwalnej

odzwierciedlającej jakiś ogólny wzór, który można by zastosować w większym lub mniejszym stopniu

w całej Unii Europejskiej.

Niezmiernie istotna jest ochrona tej zdrowej różnorodności oraz szacunek dla zasady subsydiarności.

Oczywiście niewłaściwe byłoby nawet myślenie o „modelu” narodowej służby archiwalnej do ogólnego

zastosowania w państwach członkowskich. Należy jednak zauważyć, że służby archiwalne w całej

Unii Europejskiej stoją przed nowymi wspólnymi wyzwaniami, takimi jak: ochrona archiwów przed

zniszczeniem w wyniku katastrof naturalnych i spowodowanych przez człowieka, efektywne

zarządzanie dokumentami elektronicznymi i trwałe przechowanie archiwów elektronicznych,

przestrzeganie coraz liczniejszych i bardziej skomplikowanych wymogów prawa, często

ustanawianych na szczeblu Unii Europejskiej. Proponowany portal internetowy do archiwów

europejskich (Internet Gateway) umożliwiłby ponad 450 mln. obywateli UE poszerzenie wiedzy oraz

zrozumienie historii i kultury innych państw członkowskich UE dzięki dostępowi do informacji on-line

we własnych domach lub w instytucjach kulturalnych i oświatowych. Należałoby więc stworzyć

obecnie wspólną infrastrukturę takiego europejskiego portalu archiwalnego.

Żadna narodowa służba archiwalna w Unii Europejskiej nie jest w stanie, działając w izolacji,

samodzielnie wypracować propozycji rozwiązań wszystkich wymienionych wyzwań. Pewien stopień

koordynacji działań, w postaci powołanego na podstawie prawa oficjalnego Komitetu Archiwistów,

wymagający względnie skromnych nakładów finansowych, umożliwi już istniejącym mechanizmom

współpracy dalszy rozwój i zainicjuje nowe wspólne programy.

52

TABELA 1. MINISTERSTWA ODPOWIEDZIALNE ZA NARODOWE SŁUŻBY ARCHIWALNE

Kultury Edukacji Spraw

Wewnętrznych Sprawiedliwości Premier Nauki

Austria +

Belgia +

Cypr +

Czechy +

Dania +

Estonia +

Finlandia +

Francja +

Grecja +

Hiszpania +

Holandia* +

Irlandia +

Litwa +

Luksemburg +

Łotwa +

Malta +

Niemcy +

Polska +

Portugalia +

Słowacja +

Słowenia +

Szwecja +

Węgry +

Wielka Brytania** +

Włochy +

• w Holandii Ministerstwo Kultury jest również Ministerstwem Edukacji

• w Wielkiej Brytanii archiwa rządowe oraz Anglii i Walii podlegają Departamentowi Lorda Kanclerza (Ministerstwo Sprawiedliwości), w Irlandii Północnej Ministerstwu Kultury, Sztuki i Sportu, a w Szkocji premierowi

53

TABELA 2. MINISTERSTWA, KTÓRYCH MATERIAŁY ARCHIWALNE NIE SĄ PRZEKAZYWANE

DO ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH

Parlament Obrony Finansów Spraw

Zagranicznych Spraw

Wewnętrznych Sprawiedli-

wości

Austria +

Belgia + + +

Cypr

Czechy

Dania +

Estonia

Finlandia + +

Francja + +

Grecja + + + +

Hiszpania + +

Holandia

Irlandia + +

Litwa

Luksemburg +

Łotwa +

Malta

Niemcy +

Polska + + + + +

Portugalia + + + +

Słowacja + + + +

Słowenia

Szwecja

Węgry +

Wielka Brytania +

Włochy + + +

* z wyjątkiem akt tajnych lub poufnych

54

1c. Służby archiwalne jako część administracji publicznej:

wzajemne relacje i współpraca


1. Promowanie trwałej i wzmożonej współpracy między służbami archiwalnymi i właściwą

administracją publiczną, a zwłaszcza ustalenie modelu zarządzania dokumentacją i

materiałami archiwalnymi. Szczególną uwagę należy zwrócić na wartościowanie,

opracowanie i przekazywanie dokumentacji i materiałów archiwalnych w zależności od

zwyczajów legislacyjnych i administracyjnych danego państwa.

2. Organizacja konferencji europejskiej na temat wzajemnych relacji i współpracy między

służbami archiwalnymi i administracją publiczną.

3. Aktualizacja i wdrożenie szkolenia z zakresu archiwistyki dla osób podejmujących decyzje w

administracji publicznej i innej.

4. Opracowanie zwięzłego opisu projektu, w tym konkretnych działań zgodnie z powyższymi

punktami 1–3.

Przyszłe kierunki

5. Dalszy rozwój kluczowych powiązań między archiwistami i wytwórcami dokumentacji,

zwłaszcza w dziedzinie zarządzania dokumentami i archiwami elektronicznymi, obejmujący

cały cykl życiowy dokumentu.

6. Dalsze wzmacnianie roli archiwistów w tworzeniu e-administracji.

1. Służby archiwalne jako część administracji publicznej

Publiczne służby archiwalne są częścią nowoczesnej administracji publicznej we wszystkich krajach

Unii Europejskiej i jako takie przyczyniają się do rozwoju zarządzania dokumentami w ramach

administracji oraz społeczeństwa informacyjnego. Archiwa są niczym Janus, mają dwie twarze. Jako

część administracji publicznej zapewniają przechowanie dokumentacji o trwałej wartości do użytku

rządu i administracji oraz jako tytuły prawne. Z drugiej strony dostarczają one również obywatelowi

środków kontroli efektywności administracji, administracji zaś stwarzają okazję do wykazania się

55

osiągnięciami. W krajach, gdzie obowiązuje prawo dostępu do informacji, dokumenty i/lub dane są

dostępne zarówno na poziomie administracji, jak i archiwów.

Celem działalności archiwalnej jest zapewnienie, by przyczyny działań politycznych, społecznych i

kulturalnych, jak również ich skutki, były jawne dzięki udostępnieniu materiałów archiwalnych, które

nie zostały zmienione przez upływ czasu, miejsce lub pamięć publiczną wydarzeń, które dokumentują.

Działalność taka musi być oparta na bliskiej współpracy i porozumieniu między administracją

publiczną i służbami archiwalnymi. Służby archiwalne ukazują wydarzenia w szerokim kontekście i

gwarantują przejrzystość administracji.

Taki podział pracy oferuje synergię między dwiema grupami specjalistów w ramach administracji

publicznej, którzy mogą współpracować na rzecz obywateli, dając im możliwość sprawdzenia źródeł

decyzji i zbadania powodów danych działań rządu. Grupy te działają autonomicznie, ale współpracują

ze sobą, ażeby w ten sposób służby archiwalne mogły wykazać przejrzystość w administracji

publicznej, co w społeczeństwie demokratycznym ma zasadnicze znaczenie. Dlatego obie twarze

Janusa są zwrócone ku stronie wewnętrznej, na tworzenie i rozwój dokumentacji dla potrzeb

administracyjnych, ale też na zewnątrz, na korzystanie z tej dokumentacji w celach badawczych —

dwa odrębne, lecz uzależnione wzajemnie od siebie działania związane z dokumentacją. Dokładny

charakter i rola służb archiwalnych są uzależnione od tradycji prawnych i administracyjnych danego

państwa.

2. Korzyści, jakie zapewniają administracji służby archiwalne

Wiele służb archiwalnych, zwłaszcza w Europie Północnej, udziela konsultacji organom administracji

w zakresie zarządzania dokumentacją od momentu jej wytworzenia aż po decyzje dotyczące jej

ostatecznego losu. Wszystkie takie służby przejmują od administracji dokumentcję o trwałej wartości,

przechowują ją i udostępniają. W taki sposób realizują potrzeby społeczne, ale jakie inne korzyści

oferują one administracji publicznej?

2.1. Zapewnienie przejrzystości i wiarygodności

Przejrzystość i wiarygodność mają kluczowe znaczenie we współczesnej demokracji. Dlatego

warunkiem koniecznym zarówno dla przejrzystości, jak i wiarygodności jest sprawne zarządzanie

dokumentacją oraz niezawodne systemy przechowywania akt. Administracje są finansowane z

podatków, dlatego obywatele powinni mieć pewność, że wykonują one właściwie swoje obowiązki.

Udostępniając swoją dokumentację, administracje mogą pokazać, że wykonują swoje obowiązki

właściwie i terminowo. Od kiedy służby archiwalne udostępniają dokumenty wytworzone przez

administrację kompleksowo i w odpowiednim kontekście, umożliwiają kontrolę działań

administracyjnych. Zwiększa to przejrzystość tam, gdzie na podjęte decyzje miały wpływ czynniki

zewnętrzne, a czasami najwyższe władze. Otwarte archiwa zwiększają zaufanie społeczne do

administracji i wykazują, w ramach dozwolonych przez prawo, że nic nie jest ukrywane.

56

2.2. Uczenie się na podstawie doświadczenia

Urzędy administracji posiadają w swoich własnych archiwach bogate źródła wiedzy i doświadczenia

wskazujące na najlepsze praktyki i minimalizujące konieczność konsultacji z ekspertami

zewnętrznymi. Dokumentacja pokazuje, w jaki sposób rozwiązywano podobne problemy wcześniej

oraz jakie konsekwencje wynikają z pewnych linii działań, a także jakie środki były niezbędne; w ten

sposób archiwa poprawiają jakość wykonywanej pracy.

Minione doświadczenia mogą być wykorzystane w celu usprawnienia bieżących działań i poprawy

wyników, dlatego dobrze zorganizowane i dostępne archiwa mają swój bezpośredni wkład w

skuteczność administracji. Powiedzenie „przyszłość potrzebuje przeszłości” ma zastosowanie

zarówno do administracji, jak i społeczeństwa oraz jednostek.

Korzyści z takiej współpracy nie muszą być zawsze oczywiste dla pracowników administracji, w opinii

których problemy wymagają natychmiastowych rozwiązań. Tym niemniej archiwa mogą wskazać

możliwe kierunki działania, jak również pokazać następstwa rozwiązań, które zastosowano w

przeszłości na podobne problemy. Spojrzenie wstecz jest zawsze pouczające, ale zbyt częste

patrzenie wstecz może sparaliżować obecne działania. Należy zachować równowagę. Służby

archiwalne rozwiązują konflikt między niezmienną przeszłością a potrzebą działania w teraźniejszości.

Biorą one odpowiedzialność za dokumenty, które utraciły już aktualność, a w takim razie stają się

powiernikami pamięci dostępnej wtedy, kiedy to konieczne.

2.3. Zewnętrzna ocena procesów administracyjnych

Dzięki procesowi zarządzania dokumentacją służby archiwalne zapewniają zewnętrzną ocenę procesu

administracyjnego. Oddzielenie dokumentacji bieżącej od tej, która jest wynikiem zakończonych

procesów administracyjnych, służy nie tylko samej administracji, ale również społeczeństwu. Wyraźny

rozdział między wewnętrzną pracą administracji a kontrolą tej pracy przez osoby z zewnątrz umożliwia

służbom archiwalnym zarówno przyjrzenie się intencjom przyświecającym tworzeniu dokumentacji, jak

i udostępnianie jej obywatelom.

3. Ramy organizacyjne

Służby archiwalne działające w ramach władz lokalnych czy centralnych lub wszystkich innych

organów administracji publicznej podlegają prawu i regulacjom oraz ponoszą zazwyczaj wyłączną

odpowiedzialność za materiały archiwalne organu administracji, któremu służą. Dlatego instytucje

rządowe i służby archiwalne tworzą jedność zapewniającą skuteczność administracji publicznej.

3.1. Różnica funkcjonalna i wspólne działania

Każdy urząd, publiczny czy prywatny, może zorganizować własne służby archiwalne i w ten sposób

zapewnić podział zakresów odpowiedzialności przedstawionej wyżej. Jednakże gdy działają już służby

archiwalne powołane w celu realizacji potrzeb danego ministerstwa czy urzędu administracji, to

skłaniają się one ku temu, by stać się bardziej otwarte na wpływ grup reprezentujących specyficzne,

57

krótkotrwałe interesy. Poza tym, jedna służba archiwalna obsługująca kilku twórców dokumentacji

gwarantuje wyraźniejszy podział między wykorzystaniem dokumentacji współcześnie i w przyszłości.

Główny cel tworzenia dokumentacji jest czysto administracyjny. Jest ona jednym z narzędzi

administracji. Wykonanie pewnego zadania oznacza z administracyjnego punktu widzenia, że

zamknięte akta sprawy stają się z czasem coraz mniej użyteczne. W takim momencie administracja i

archiwa wspólnie rozstrzygają, co zrobić z aktami, zwłaszcza tymi o trwałej wartości.

Druga połowa ubiegłego wieku to okres ożywionej debaty na temat relacji między administracją a

służbami archiwalnymi wynikającej z różnych koncepcji w tej dziedzinie, np. amerykańskiej dotyczącej

cyklu życiowego dokumentacji oraz australijskiej mówiącej o trwaniu w czasie (kontinuum) archiwów.

Obie koncepcje dążą do zbliżenia obszarów administracyjnego i archiwalnego, jednakże natrafiają na

odmienne europejskie tradycje administracyjne i są różnie pojmowane. Zakres różnic jest szeroki —

od bliskiej współpracy służb archiwalnych z organami administracji, gdzie zarządzanie dokumentacją

opiera się na ustawie, jak to ma miejsce w większości państw Europy Północnej, po systemy, gdzie

proces ten odbywa się na podstawie dobrych praktyk i doświadczenia zawodowego.

W praktyce, niezależnie od tych różnic, dokumentacja nie jest tworzona dla celów archiwalnych i

będzie trwale przechowywana tylko na mocy decyzji archiwisty.

Różne narodowe tradycje administracyjne skutkują różnymi definicjami terminu „archiwa”. W

niektórych państwach termin ten oznacza wszelką dokumentację, w tym również bieżącą, w innych

natomiast archiwa to instytucje przechowujące dokumenty i udostępniające je obywatelom z chwilą,

gdy dokumentacja ta traci znaczenie aktualne. Różnica ta znajduje się w centrum dyskusji o ścisłych

lub luźnych związkach między administracją a służbami archiwalnymi.

Nowe państwa członkowskie w sposób szczególny doświadczyły braku społecznej ciągłości, archiwa

zaś pomagają naprawić historyczne krzywdy i jeszcze raz związać społeczeństwo z jego przeszłością.

3.2. E-administracja a służby archiwalne

Wraz z nadejściem czasów e-administracji i biura bez dokumentów papierowych coraz istotniejsza

staje się profesjonalna dyskusja na temat administracyjnej roli dokumentacji. Skoro informacja cyfrowa

nie jest uzależniona od żadnego konkretnego nośnika, należy przyjrzeć się nowym metodom

zapewniania zarówno kontekstu, jak i autentyczności dokumentacji, oraz zachowania dowodu

postępowania administracyjnego, którego wynikiem są dokumenty elektroniczne.

Służby archiwalne odciążają administrację, zachowując i oceniając dokumentację elektroniczną, ale

przechowywanie informacji cyfrowej wiąże się z nowymi pytaniami o wzajemne relacje między nimi.

Czy służby archiwalne powinny uczestniczyć w procesie wytwarzania akt? Czy powinny dawać

administracji instrukcje dotyczące sposobu zarządzania nimi?

Służby archiwalne mogą posługiwać się swoją wiedzą w doradzaniu organom administracji, ścisła

współpraca między nimi jest niezwykle istotna. Dowodem potwierdzającym przeprowadzenie

postępowania administracyjnego są właśnie same dokumenty papierowe lub elektroniczne, zaś służby

58

archiwalne muszą posługiwać się swoją wiedzą w dziedzinie zarządzania aktami papierowymi i

elektronicznymi, ażeby wypracować praktyczne rezultaty w tym zakresie.

Wszelkie porady udzielane administracji przez służby archiwalne muszą wspierać jej cele i zadania,

wzmacniać dobrą komunikację i zapobiegać nieporozumieniom.

4. Praktyczna współpraca

Dokumentacja wytworzona przez administrację jest gromadzona i ewidencjonowana w różny sposób.

Z jednej strony wynika to z potrzeby administracji do koordynowania działań, z drugiej zaś

odzwierciedla sposób zarządzania dokumentacją i potrzebę dostarczania informacji. Wytworzona

dokumentacja ukazuje, w jaki sposób kształtowała się wewnętrzna zależność oraz jak tworzono

dokumenty i zarządzano nimi, a także dostarcza wglądu w organizacyjną infrastrukturę jednostki.

Struktury administracji kształtują się pod wpływem narodowej tradycji, która różni się w zależności od

środowiska administracyjnego. Pomimo różnic istnieje wiele podobieństw, które pozwalają znaleźć

wspólne sposoby postępowania z dokumentacją i jej archiwalizowaniem, na których opiera się

wspólna analiza dokumentacji.

Procedury administracyjne określają formę dokumentacji, jednak tylko w wypadku nadania

dokumentom analogowej lub cyfrowej. Na przykład rezultatem komunikacji ustnej są inne formy

archiwalne, o ile nie są zachowane w postaci notatki lub pisemnych instrukcji (odpowiednio, w

wypadku administracji ustnej lub hierarchicznej).

Analiza procedur administracyjnych wspomaga proces wartościowania, opracowania i udostępniania,

wyjaśnia proces administracyjny i pozwala archiwistom na tworzenie takiej struktury wiedzy, która

umożliwia administracji korzystanie z jej własnych doświadczeń. W Europie Północnej taka możliwość

powstaje zwykle, gdy dokumentacja pozostaje w gestii administracji.

5. Od dokumentacji bieżącej do historycznej

W trakcie przejmowania dokumentacji przez archiwa przemieszczeniu podlega ogromna ilość

materiału. Prawo archiwisty do oceny przejętego materiału jest najważniejszą formą określenia

metamorfozy dokumentacji z narzędzia administracji w surowy materiał badawczy. Administracja i

służby archiwalne zwykle współpracują przy realizacji czterech działań: opracowania odpowiednich

procedur zarządzania dokumentacją w ramach organu administracji, wartościowania, przekazania,

oceny i przejęcia dokumentacji. Czynności te w zależności od obowiązujących przepisów i tradycji

administracyjnej realizowane będą różnie w celu zapewnienia właściwego sposobu przechowywania

dokumentacji.

5.1. Przekazywanie

Czynność ta polega na rozmieszczeniu dokumentacji bieżącej. Mogą ją inicjować archiwa, lecz zwykle

należy ona do zadań administracji. Państwowe służby archiwalne często pełnią rolę doradczą,

nadzorczą i koordynującą wobec tej czynności.

59

5.2. Wartościowanie: współpraca między administracją i służbami archiwalnymi (por. również rozdział 2f Raportu)

Państwowe służby archiwalne są uprawnione do podejmowania ostatecznej decyzji dotyczącej oceny

wartości dokumentacji danego organu administracyjnego, który znajduje się pod ich nadzorem, po

konsultacji z nim.

5.2.1. Ocena wartości na miejscu

Archiwiści podejmują się oceny dokumentacji na miejscu, przeglądając jednostkę po jednostce, i

gromadząc szczegółową wiedzę o materiałach, które powinny zostać zachowane. Łatwo jest jednak w

takiej sytuacji stracić poczucie kontekstu, a sam proces angażuje wiele czasu i środków.

5.2.2. Ocena wartości na podstawie spisów dokumentacji

Ocena odbywa się na podstawie przygotowanych przez administrację spisów wszystkich akt zarówno

przeznaczonych do wybrakowania, jak i do przechowywania. Zależy to oczywiście od istnienia tego

rodzaju spisów, co pociąga za sobą znaczne nakłady.

5.2.3. Ocena funkcjonalna

Ocena wartości funkcjonalnej jest metodą zarówno najbardziej złożoną, jak i najbardziej elastyczną.

Decyzję o zniszczeniu lub zachowaniu całych serii dokumentacji podejmuje się z wyprzedzeniem,

dlatego też jest ona niezależna od czasu, w którym dokumentacja bywa uznana za nieaktualną.

Administracja nie inicjuje procesu oceny i dlatego jest wystarczająco dość czasu, by z wyprzedzeniem

podjąć odpowiednie decyzje dotyczące oceny. Metody oceny archiwa mogą wypracować we

współpracy z administracją, jednakże pozostają one odpowiedzialne za decyzje wynikające z ich

zastosowania. Nietrudno jest podjąć decyzję o brakowaniu jednostek pozbawionych trwałej wartości.

Stanowi ona mniejsze obciążenie dla archiwów i administracji, aczkolwiek takie decyzje powinny być

okresowo analizowane.

5.3. Przekazywanie

Przeniesienie materiałów archiwalnych do archiwów wynika z procesu kwalifikowania i nie wymaga

osobnej decyzji. Wiąże się ono również z przeniesieniem odpowiedzialności zarówno za ocenę, jak i

przekazywanie w tych systemach, gdzie ocena nie leży w gestii administracji.

5.4. Przejmowanie

Ostatni etap przekazywania akt administracyjnych do archiwów skutkuje integracją nowo

przeniesionych materiałów z innymi w archiwum oraz ich udostępnieniem w pracowni naukowej.

5.5. Na styku organów administracji i służb archiwalnych

Ten moment wzajemnego oddziaływania tworzy się z chwilą przejęcia materiałów archiwalnych przez

archiwa a wraz z nimi odpowiedzialności za nie z aktotwórcy. Przejmowanie może nastąpić pod

koniec okresu przekazywania akt lub wtedy, gdy dokumentacja została umieszczona w archiwum

przejściowym i podlega opracowaniu przez archiwistów jeszcze przed jej przeniesieniem do archiwum.

60

Bliska współpraca w tej dziedzinie niesie wiele korzyści. Jedną z nich jest możliwość udostępnienia

akt natychmiast po przekazaniu do archiwum. Ze wspólnych działań wynikają także korzyści

finansowe. Archiwa korzystają z oryginalnych rejestrów dokumentacji i mogą zaplanować

przeznaczenie koniecznych środków, zaś organ tworzący akta otrzymuje bezpośrednie wsparcie w

zarządzaniu swoimi materiałami archiwalnymi.

5.6. Archiwa przejściowe

Archiwa przejściowe zarządzane profesjonalnie są korzystne dla obu stron. W szczególności

uwalniają aktotwórcę od konieczności zarządzania tą dokumentacją w okresie dłuższym niż

wymagany. Kwalifikowanie i przekazywanie zachodzą w tym samym czasie, zaś wartościowanie

można przeprowadzić wtedy, gdy archiwa uznają to za stosowne. Służby archiwalne przejmują

odpowiedzialność za dostarczanie aktotwórcy tych dokumentów, które mogą być potrzebne, jak

również za zniszczenie akt już niepotrzebnych z chwilą upływu okresu ich przechowywania.

Obowiązkiem archiwów jest trwałe, niezmienne zachowanie dokumentacji działalności państwa, rządu

lub instytucji. Proces oceny służy temu celowi, ponieważ dokumentacja staje się dostępna z chwilą jej

przekształcenia w zasoby archiwalne.

Nie tylko badacze korzystają z archiwów, lecz również, a może przede wszystkim używają ich ci,

którzy dokumenty wytworzyli.

6. Zarządzanie archiwami i wiedzą

Nowym wyzwaniem stojącym przed zarządzaniem wiedzą, które jest czymś więcej niż tylko

zarządzaniem informacją, jest nadanie wiedzy odpowiedniego kontekstu i tła. Dlatego to jest właśnie

to, co służby archiwalne cały czas oferują administracji. Skutecznie działające służby archiwalne

wnoszą swój wkład w proces legitymizacji państwa w jego relacjach z obywatelami oraz przyczyniają

się do zwiększenia przejrzystości jego działań.

61



1. Służby archiwalne powinny doradzać w sprawie konserwacji i udostępniania archiwów

prywatnych (standardy, normy, najlepsze praktyki).

2. Należy wspierać współpracę między służbami archiwalnymi a archiwami prywatnymi w celu

zachowania, opisania oraz upowszechniania wiedzy i informacji o takich archiwach wszędzie

tam, gdzie to możliwe.

Przyszłe kierunki

3. Należy prowadzić badania metod kontroli przemieszczania archiwów prywatnych w granicach

Unii Europejskiej i poza nią, a także roszczeń dotyczących restytucji skradzionych lub

nielegalnie wywiezionych dokumentów archiwalnych.

4. Należy przeprowadzić analizę pewnych aspektów ustawodawstwa europejskiego odnośnie

przechowywania archiwów prywatnych i dostępu do nich.

Definicja archiwów publicznych/państwowych i prywatnych

Definicja pojęcia „archiwa publiczne” jest inna w każdym kraju, jednak zwykle za „publiczne” uznaje

się (i definiuje w ustawach) archiwa centralnych instytucji administracyjnych państwa i najwyższych

urzędników państwa. Większość państw za „publiczną” uznaje również dokumentację

upaństwowionych przedsiębiorstw oraz innych instytucji i osób bezpośrednio finansowanych przez

państwo. Archiwa samorządów regionalnych, okręgowych i miejskich oraz innych instytucji

publicznych lub o charakterze publicznym, takich jak kościoły, partie polityczne czy związki zawodowe,

są publiczne lub prywatne w zależności od obowiązującego systemu administracyjnego i prawnego

oraz roli, jaką dana instytucja odgrywa w życiu publicznym. W różnych państwach sytuacja oczywiście

wygląda inaczej ze względu na różnice historyczne.

W większości wypadków archiwa „prywatne” nie są wyraźnie zdefiniowane w ustawach o archiwach —

faktycznie w ogóle nie są zdefiniowane. Jednak de facto, jeśli nie de iure, przyjmuje się, że należą do

nich wszystkie te archiwa, które nie zostały zdefiniowane jako „publiczne”. Przeważnie do archiwów

prywatnych należą akta organizacji, agencji i instytucji pozarządowych, archiwa organizacji

62

prywatnych całkowicie niezwiązanych z rządem (w tym sprywatyzowanych przedsiębiorstw od daty ich

prywatyzacji) oraz większość archiwów rodzinnych i osobistych.

Wartość dziedzictwa

Archiwa prywatne — tam, gdzie są powszechnie dostępne do badań — odgrywają niezmiernie ważną

rolę w uzupełnianiu, potwierdzaniu, a często podważaniu źródeł oficjalnych znajdujących się w

archiwach „publicznych”. Bez wątpienia zawierają one często informacje i dowody historyczne o

znacznej wartości nie tylko dla właściciela archiwum. Znaczenie to rozciąga się często na historię

wspólnot lub narodów, wkraczając czasami w sferę międzynarodową. Dlatego historia pisana byłaby o

wiele uboższa bez dostępu do archiwów prywatnych, które w wielu krajach stały się wartościową

częścią szerszego dziedzictwa narodowego i pamięci zbiorowej. Władze publiczne próbują, z różnym

zaangażowaniem i energią, zapewnić ochronę, zachowanie i dostęp do tych akt.

Prawa osobiste a obowiązek publiczny

W jakim zakresie to szersze zainteresowanie dziedzictwem kulturowym w archiwach prywatnych

modyfikuje lub uchyla uprawnienia związane z własnością prywatną — prawa, które same w sobie są

ujęte w przepisach prawnych? A zwłaszcza, jakie prawo (jeśli w ogóle) powinno mieć państwo w

stosunku do archiwów prywatnych, by decydować o udostępnieniu, zarządzaniu lub kwalifikowaniu

archiwów prywatnych? Odpowiedzi zawarte w przepisach i praktyce różnych państw europejskich

różnią się w zależności od podstawowego założenia dotyczącego „dziedzictwa” oraz równowagi

między dziedziną prywatną a publiczną. Nie ma modelu idealnego lub zalecanego do użytku

ogólnego: zbyt wiele zależy od tego, co w danym miejscu uznaje się za możliwe do zaakceptowania.

Niemniej według „Czarnej Księgi” wydanej w 1994 r.: „Głównym celem prawidłowo realizowanych

działań mających na celu ochronę jest zagwarantowanie, że zbiory dokumentów są zachowane w taki

sposób, by możliwe było korzystanie z nich”. To jest wymaganie minimalne. Niektóre państwa poszły

dalej, nawet znacznie dalej.

Interwencjoniz czy leseferyzm?

Na jednym końcu spectrum znajdują się takie systemy administracyjne i prawne, które w niewielkim

stopniu lub w ogóle nie ingerują w archiwa prywatne — zatem właściciele mogą dowolnie, z

nielicznymi wyjątkami, niszczyć lub w inny sposób dysponować swoimi archiwami. Na drugim końcu

skali znajdą się przepisy (choć nie zawsze regularnie stosowane) zezwalające na znaczny poziom

ingerencji i kontroli. Na przykład we Włoszech konstytucja chroni całe dziedzictwo archiwalne zarówno

prywatne, jak i państwowe; właściciele archiwów prywatnych mają obowiązek współpracy z

państwem, a inspektorzy nadzoru archiwalnego (superintendenci) danego regionu odpowiadają za

rozpoznawanie i zakwalifikowanie archiwów prywatnych do dziedzictwa narodowego. Uznane za

należące do dziedzictwa narodowego zbiory podlegają ścisłej ochronie, a możliwości ich

przemieszczania, sprzedaży i wywozu są bardzo ograniczone.

Pomiędzy tymi dwoma skrajnościami jest miejsce na różnego rodzaju kompromisy między własnością

prywatną a obowiązkiem publicznym państwa (także jednostki), by chronić dziedzictwo archiwalne. Na

63

przykład w Hiszpanii wszystkie prywatne dokumenty mające ponad 100 lat mogą potencjalnie

podlegać ochronie ze strony państwa, podobnie jak dokumentacja instytucji prywatnych posiadająca

ponad 40 lat. We Francji akta można zaliczyć do dziedzictwa publicznego na mocy porozumienia

stron, choć nie dzieje się to często. Państwo teoretycznie ma obowiązek zareagować, jeśli zbiory są w

niebezpieczeństwie, jednak jak dotychczas nie było to konieczne.

Ramy instytucjonalne — zasoby archiwów publicznych i prywatnych

W większości przypadków zasoby archiwów publicznych, w tym (tam, gdzie występują) narodowych,

federalnych, regionalnych i czasem lokalnych, mają prawo do przyjmowania archiwów prywatnych w

charakterze darów, depozytów lub zakupów. W niektórych przypadkach przejęte zasoby archiwów

prywatnych poddawane są takiej samej procedurze udostępniania, opracowania i konserwacji jak

zasoby publiczne. Częściej jednak pozostają one zależne od innych ograniczeń prawnych, takich jak

prawa autorskie. Zdarza się, że to archiwa państwowe lub ich Centralny Zarząd Archiwalny sprawuje

nadzór lub kontrolę nad archiwami prywatnymi, podczas gdy osobne komisje bądź inne ciała określają

na przykład, co stanowi dziedzictwo narodowe, a co może być wywożone.

Większość państw, jeśli nie wszystkie, posiada także „archiwa prywatne” w innym sensie, tj.

prywatnych instytucji archiwalnych. W zależności od obowiązujących przepisów mogą one być objęte

ustawą, zaś państwo może wspierać je finansowo za pomocą regularnych subwencji lub na zasadzie

indywidualnych dotacji w zamian za pewne zobowiązania, np. za publikację lub przekazanie państwu

bądź do narodowego rejestru archiwów informacji o kontekście oraz warunkach udostępniania

zasobu.

W niektórych przypadkach archiwa publiczne mają ustawowy obowiązek udzielania pomocy

właścicielom archiwów prywatnych uznanych za składniki dziedzictwa narodowego.

Narodowe rejestry archiwów a archiwa prywatne

W coraz większej grupie państw prowadzi się jakiś rodzaj narodowego rejestru lub spisu archiwów, w

celu odnotowania istnienia, lokalizacji i charakteru archiwów prywatnych. Nie ma wątpliwości, że prace

tego typu nasiliły się znacznie w UE po roku 1994, jak również, że z pojawieniem się Internetu rejestry

te, dostępne publicznie, są coraz częściej wykorzystywane przez badaczy jako ważne pomoce

archiwalne służące do ich potrzeb. Nie jest jasne, w jakim stopniu rejestry te mogą przyczynić się do

kontroli swobodnego przemieszczania dóbr kultury2.

Cele i zakres rejestrów tego typu różnią się w zależności od państwa. W niektórych przypadkach

rejestr jest publicznie dostępnym narzędziem badawczym, w innych może być to tylko oficjalny wykaz,

niedostępny jeszcze w domenie publicznej. Niektóre „rejestry” obejmują wyłącznie te zasoby

prywatne, które zostały oficjalnie przez państwo ocenione i zaliczone do posiadających wartość

dziedzictwa narodowego. W niektórych państwach prywatni właściciele archiwów zobowiązani są

nawet do zgłaszania swoich zasobów do prowadzonych przez państwo rejestrów. Na tej podstawie

właścicielom lub kustoszom archiwów prywatnych udziela się pewnych przywilejów lub korzyści

2 Zob. „Czarna Księga”, wyd. 1994, s. 68.

64

finansowych (takich jak dotacje na plany przechowywania archiwów lub prawo do odzyskania

skradzionych zasobów niezależnie od jakichkolwiek ogólnych zasad przedawnienia). Jednakowoż, na

archiwa prywatne mogą zostać nałożone pewne ograniczenia (np. archiwa umieszczone w rejestrze

muszą być poddawane kontroli państwowej oraz nie mogą zostać zniszczone, wyłączone czy

wywiezione).

Istnieją również inne typy rejestrów narodowych, przede wszystkim w Wielkiej Brytanii, które są

wyłącznie źródłem informacji o charakterze i lokalizacji opisywanych archiwów. Wpisanie zbiorów do

takiego rejestru nie przesądza o ich wartości historycznej, nie uprawnia właściciela do pomocy

finansowej na ich przechowywanie, nie ogranicza też jego swobody w zakresie decydowania o losach

zbiorów. Te cele można osiągnąć za pomocą innych środków lub uzyskać je raczej w wyniku

porozumień niż regulacji prawnych.

Ograniczenia wywozu archiwów prywatnych

Swobodny przepływ dóbr kultury w granicach Unii Europejskiej i poza nimi regulowany jest za pomocą

dyrektyw i rozporządzeń wydanych w latach 1992–1993 oraz odpowiednich przepisów państw

członkowskich, które nadały im moc prawną. Pomimo harmonizacji tych form kontroli ochrona

dziedzictwa każdego państwa przed wywozem za granicę oraz konieczność odzyskiwania

skradzionych lub nielegalnie wywiezionych materiałów archiwalnych, nawet w ramach UE, pozostaje

przedmiotem stałej troski wielu respondentów ankiety, o której mowa wyżej. Niektóre państwa

przyznały prawo instytucjom państwowym bądź niektórym z tych instytucji, takim jak archiwa

narodowe czy biblioteki narodowe do żądania kopii zastępczych dziedzictwa narodowego

podlegającego wywozowi (zob. również rozdział 2e, punkt 2).

Inne ograniczenia prawne

W niektórych państwach członkowskich dostęp do pewnych kategorii archiwów prywatnych lub jego

brak określa ustawa. Ustawodawstwo o najszerszym zakresie odnosi się do ochrony danych i dostępu

do nich podmiotów, których dane te, przechowywane w archiwum, dotyczą. Ograniczenia mogą

również dotyczyć dokumentacji i archiwów mających lub mogących mieć znaczenie dla interesu

publicznego, który jest ważniejszy niż sprawy własności prywatnej, jak np. sprawozdania finansowe

przedsiębiorstw, dane przemysłu farmaceutycznego, dane o zdrowiu obywateli. Prawo do

swobodnego wykorzystania informacji zawartych w archiwach jest objęte także krajowym i

międzynarodowym prawem autorskim. Prawo autorskie ogranicza swobodę badaczy do

reprodukowania lub cytowania obszernych fragmentów tekstu z archiwów prywatnych niezależnie od

tego, czy są przechowywane w zasobach publicznych, czy nie.

Prawo pierwokupu

W pewnych krajach archiwa państwowe lub publiczne mają prawo pierwokupu, jeśli archiwa prywatne,

uznane za dziedzictwo narodowe, są oferowane na sprzedaż.

65

Postępy od roku 1994

Po roku 1994 daje się zauważyć pewien postęp w zachęcaniu właścicieli archiwów prywatnych do

częstszego udostępniania ich zasobów oraz w ochronie tych archiwów przed wywozem i

rozproszeniem. Respondenci ankiety zaznaczają, że stało się tak raczej dzięki nieustannym i

nieoficjalnym staraniom, a także dzięki edukacji i zachętom niż jakimkolwiek nowym aktom prawnym

czy regulacjom administracyjnym. Podjęto jednak pewne nowe środki, takie jak np. zachęty

podatkowe wprowadzone w Słowenii w 1997 r., które uprawniają właścicieli archiwów prywatnych do

ulg podatkowych w zamian za ponoszenie kosztów finansowych przechowywania archiwów

prywatnych.

Wnioski

Znaczenie archiwów prywatnych oraz ich wkład, który mogą wnosić do szerzej pojmowanego

dziedzictwa kulturowego, są niekwestionowane.

Tak jak dzieje się to od 1994 r., władze publiczne powinny dokładać wszelkich starań, by wspierać

zachowanie i ochronę archiwów prywatnych za pomocą dostępnych środków prawnych i finansowych,

a także utrzymując trwałe kontakty z osobami i instytucjami, do których takie zasoby należą.

Powszechny dostęp do Internetu i komputerów ogromnie ułatwił i przyspieszył rozpowszechnianie

informacji o archiwach zarówno w granicach danego państwa, jak i poza nimi. Wszystkie państwa

prowadzące narodowe rejestry archiwów lub podobne zestawienia informacji o archiwach prywatnych

są zachęcane do udostępniania możliwie jak najwięcej danych zarówno o archiwach publicznych, jak i

prywatnych w domenie publicznej (bez naruszenia poufności, wrażliwości, bezpieczeństwa

narodowego czy praw podmiotów, których dane te dotyczą).

Odnośnie swobodnego przepływu i wywozu dóbr kultury można odnieść wrażenie, że dyrektywy i

rozporządzenia z lat 1992–1993 spełniły użyteczną rolę w ochronie archiwów i doprowadziły do

sformułowania specjalnych przepisów w wielu krajach UE, a w wielu przypadkach zostały wdrożone

bez większych trudności dla władz archiwalnych. Tym niemniej, należy jeszcze wykonać bardzo dużo

pracy związanej z monitorowaniem kradzieży materiałów archiwalnych i możliwości nielegalnego

handlowania nimi.

66

CZĘŚĆ 2. DOSTĘP DO ARCHIWÓW — ASPEKT INSTYTU-

CJONALNY, TECHNICZNY I ZAWODOWY

67

68

2a. Prawodawstwo unijne i krajowe związane z zarządzaniem

i dostępem do dokumentów i archiwów


1. Prowadzenie wykazu i monitorowanie projektów ustaw i innych przepisów o dokumentach i

archiwach na szczeblu krajowym i europejskim.

2. Określenie skoordynowanego zadania monitorowania projektów legislacji dotyczącej

archiwów i z nią powiązanej w ramach Unii Europejskiej, ażeby nowe przepisy podkreślały

znaczenie efektywnego zarządzania dokumentami i archiwami.

3. Podjęcie badań nad prawodawstwem archiwalnym i z nim powiązanym na szczeblu

krajowym i europejskim dla wyżej wymienionych celów (zob. punkty 1. i 2. powyżej).

4. Utworzenie i prowadzenie bazy danych dotyczącej prawodawstwa archiwalnego i

powiązanego z nim w ramach państw członkowskich oraz instytucji UE.

Przyszłe kierunki

5. Przetłumaczenie prawodawstwa archiwalnego i powiązanego z nim na angielski, francuski i

niemiecki, a także na inne oficjalne języki Unii Europejskiej, jeśli okaże się to konieczne, przy

zachowaniu kontroli jakości prowadzonej przez właściwe narodowe służby archiwalne.

6. Zbadanie możliwości dalszego dostosowania ustawodawstwa archiwalnego i związanego z

nim w państwach członkowskich i instytucjach UE.

7. Szacunkowe koszty: funkcja monitorująca (270 tys. euro w okresie trzech lat); badanie przez

wyspecjalizowany personel (60 tys. euro rocznie); utworzenie bazy danych prawnych, w tym

koszt personelu i oprogramowania (300 tys. euro w okresie trzech lat).

1. Podstawa

1.1. Informacje ogólne

W ciągu ostatnich dekad nastąpił gwałtowny rozwój w dziedzinie zarządzania

dokumentami/archiwami. Poruszamy się w kierunku całkowitej administracji elektronicznej (e-

69

administracji), w ramach której dokumenty są wytwarzane, otrzymywane i przetwarzane elektronicznie

za pomocą systemów komputerowych. Wymagania nałożone na administrację publiczną w zakresie

skuteczności i szybkości działania oraz współpracy z innymi instytucjami i obsługi obywateli

przyspieszają rozwój w tej dziedzinie. Deklarowanym celem rządów i parlamentów jest, by

administracja dała przykład korzystania z technologii informatycznych. Dlatego przepisy prawa i inne

regulacje określające zasady publicznego dostępu, autentyczności, itp. są zasadnicze dla rozwoju

administracji opartej na IT, a także dla długoterminowego zachowania dziedzictwa kulturowego dnia

dzisiejszego i przyszłości.

Zarządzanie dokumentami jest związane z problemem dostępu, podobnie jak i z zachowaniem

dziedzictwa kulturowego zarówno w krótkiej, jak i długiej perspektywie. Realizacja tych dwóch celów

wymaga jasnych, spójnych i zrozumiałych działań. W przeciwnym razie istnieje ryzyko obniżenia

wartości prawnej oraz wydajności i skuteczności administracyjnej. Ważne jest, by prawodawstwo

obejmowało wszystkie aspekty zarządzania cyklem życiowym dokumentu. (Uwaga: terminu

dokumenty używa się tutaj zamiast terminu dokumentacja).

Co więcej, pogłębiająca się współpraca i swobodny przepływ informacji/dokumentów w Unii

Europejskiej mają ogromny wpływ na te kwestie i zmuszają władze/służby archiwalne do aktywnego

udziału w procesie legislacyjnym na poziomie krajowym oraz ponadnarodowym.

Ważna praca legislacyjna związana jest także z ochroną dziedzictwa kulturowego każdego państwa.

Od dawien dawna notuje się kradzieże w archiwach, bibliotekach i muzeach, jak również tendencje do

czerpania korzyści z wywozu i sprzedaży bezcennych obiektów dziedzictwa narodowego poza

granicami kraju. Dlatego wiele krajów wprowadziło przepisy zapobiegające nielegalnemu wywozowi

zabytków i archiwów. Tym problemem zajmowano się także na szczeblu ponadnarodowym, a obecnie

w ramach Unii Europejskiej.

Odpowiedzi na ankietę mają wielką wartość, ale jest oczywiste, że nie można porównywać ich

bezpośrednio ze sobą. Powodem jest to, że koncepcje i terminologia nie odpowiadają sobie

wzajemnie. Dlatego konieczne jest przeprowadzenie pogłębionych studiów nad ustawodawstwem

archiwalnym i z nim powiązanym.

1.2. Ustawodawstwo ponadnarodowe

Najważniejsze wiążące instrumenty prawne UE to: rozporządzenia, dyrektywy i decyzje.

Rozporządzenia stosuje się bezpośrednio w państwach członkowskich, bez dalszych działań

legislacyjnych.

Z drugiej strony dyrektywy pozostawiają formę i metodę wdrożenia w gestii państwa członkowskiego,

pod warunkiem osiągnięcia rezultatu określonego przez ten dokument. Dyrektywa po wdrożeniu

obejmuje swoim wpływem obywateli.

Decyzja jest wiążąca w całości dla tego, do kogo jest adresowana. Procedury przygotowywania wyżej

wymienionych aktów prawnych bywają czasami długie i skomplikowane. Jako że instrumenty te w

różny sposób regulują zarządzanie dokumentami, jest niezmiernie ważne, by władze archiwalne

70

uczestniczyły w negocjacjach i pracach poprzedzających wprowadzenie tych aktów prawnych na

poziomie krajowym i ponadnarodowym.

1.3. Ustawodawstwo krajowe

W ciągu ostatnich dziesięcioleci przepisy dotyczące spraw archiwalnych objęły coraz więcej sektorów

życia społecznego. Wcześniej prawodawstwo archiwalne obejmowało generalnie sprawy tradycyjnie

postrzegane jako archiwalne. Obecnie zaś szybko zachodzące zmiany powodują, że wiele aspektów

ustawodawstwa, oprócz ściśle dotyczących prawa archiwalnego, wpływa bezpośrednio na

najważniejsze dziedziny zarządzania archiwami/dokumentacją/dokumentami.

Jednakże należy zdawać sobie sprawę, że różna historia, tradycje prawne i doświadczenia państw,

również tych krajów europejskich, które posiadają wspólne zachodnie tradycje, spowodowały znaczne

różnice w treści, interpretacji i stosowaniu legislacji archiwalnej i powiązanej z nią.

W państwach członkowskich notuje się ogromny rozwój różnych obszarów legislacji, który

przynajmniej częściowo spowodowany jest wdrażaniem dyrektyw unijnych do prawodawstwa

krajowego. Zmusza to władze archiwalne do uczestnictwa w czynnościach związanych z

przygotowaniem przepisów, jako że później będą one regulowały ich pracę. Te niezbędne i ważne

czynności można postrzegać jako zupełnie nowe zadania. Z odpowiedzi na pytania ankiety wynika, że

archiwa narodowe w różny sposób angażują się w te prace.

2. Dostęp do dokumentów (wolność informacji/tajemnica/zielony dokument)

2.1. Poziom unijny

Artykuł 255 Traktatu amsterdamskiego

W 1997 r. zakończono negocjacje w sprawie Traktatu amsterdamskiego, którego nowy artykuł nr 255

przewidywał swobodny dostęp do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady oraz jej Komisji, w

celu podkreślenia otwartości prac tych instytucji. Każda z nich musiała opracować dodatkowe przepisy

proceduralne określające dostęp do dokumentów. W zgodzie z powyższym, Parlament Europejski i

Rada UE wydały w maju 2001 r. rozporządzenie określające dostęp publiczny do swoich dokumentów.

Rozporządzenie w sprawie publ icznego dostępu do dokumentów Par lamentu

Europejsk iego, Rady oraz jej Komisj i

Zasady te stosuje się zarówno do dokumentów wytwarzanych na miejscu, jak i otrzymywanych przez

wymienione instytucje. Zgodnie z definicją podaną w rozporządzeniu termin „dokument” oznacza

wszelką treść, niezależnie od nośnika (zapisaną na papierze, w formie elektronicznej lub jako

nagranie dźwiękowe, wizualne i audiowizualne). Ustalono ponadto, że instytucje będą należycie

zarządzały dokumentami, aby ułatwić korzystanie z prawa dostępu gwarantowanego

rozporządzeniem. O ile to możliwe, dokumenty powinny być dostępne powszechnie w formie

elektronicznej lub za pośrednictwem rejestru wskazującego na miejsce ich przechowywania.

71

Słowami kluczowymi rozporządzenia są „dokumenty” i „właściwe procedury administracyjne”.

Dyrektywa definiuje termin „dokument”. Ponadto stwierdza się, że celem rozporządzenia jest

promowanie właściwych praktyk administracyjnych określających dostęp do dokumentów.

Ograniczenia dostępu motywuje się zabezpieczeniem określonych interesów publicznych i prywatnych

sprecyzowanych szczegółowo w rozporządzeniu.

Dyrektywa w sprawie ponownego wykorzystywania informacj i sektora publ icznego

Jednym z celów dyrektywy (2003/98/EC) jest stworzenie warunków prowadzących do rozwoju usług

sieciowych obejmujących całą wspólnotę. Informacja sektora publicznego jest ważnym podstawowym

materiałem do tworzenia produktów w postaci kontentu cyfrowego i świadczenia usług w formie

cyfrowej, a wraz z rozwojem usług bezprzewodowych może stać się jeszcze ważniejszym zasobem

informacji. Szeroki, ponadgraniczny zasięg będzie miał istotne znaczenie w tym kontekście. Szersze

możliwości ponownego wykorzystania dokumentów sektora publicznego pozwolą na lepsze

użytkowanie informacji i przyspieszą rozwój gospodarczy.

Stwierdza się ponadto, że istnieją znaczne różnice w przepisach prawnych i praktykach stosowanych

w państwach członkowskich, co przyczynia się do powstania barier. Dlatego należy podjąć działania

mające na celu niewielką choćby standaryzację przepisów prawnych i praktyk. Mówi się także, że

dyrektywa ta korzysta z istniejących w państwach członkowskich procedur dostępu do informacji i jako

taka nie zmienia przepisów o dostępie do dokumentów przechowywanych przez instytucje sektora

publicznego.

W dyrektywie definiuje się i stosuje zarówno termin „dokument”, jak i „instytucja sektora publicznego”.

Zgodnie z dyrektywą, wyłączone są spod jej działania dokumenty przechowywane przez instytucje

edukacyjne, badawcze i kulturalne. W państwach członkowskich, w których obowiązują przepisy o

swobodzie informacji, ten rodzaj prawa stosuje się zazwyczaj wobec dokumentów sektora publicznego

przekazywanych do analogicznych instytucji archiwalnych. W tym przypadku dyrektywa nie

obowiązuje.

2.2. Poziom krajowy

Jak zauważono powyżej, ustawodawstwo regulujące dostęp różni się znacznie w państwach

członkowskich w zależności od ich historii i tradycji prawnych. Jedną z przyczyn tej sytuacji jest różne

zastosowanie terminologii, np. dotyczącej archiwów, dokumentacji i dokumentów. Obecnie coraz

częściej w Unii Europejskiej termin „akta” zastępuje się określeniem „dokumenty”. W niektórych

krajach prawo rozróżnia dokumenty i archiwa (zob. np. Zalecenie Rady Europy o dostępie do

archiwów z roku 2000 i o dostępie do oficjalnych dokumentów z 2002 r.). Konieczne jest, by przepisy

prawne precyzyjnie rozróżniały i stosowały te terminy.

W niektórych państwach członkowskich dostęp do archiwów reguluje zarówno ustawa o dostępie do

informacji, jak i ustawodawstwo dotyczące archiwów, podczas gdy w innych jest on określony tylko w

tej pierwszej. Kilka państw członkowskich UE przyjęło już ustawę o dostępie do informacji lub są na

72

etapie jej przyjmowania. Jednak, jak stwierdzono powyżej, na podstawie danych z ankiety nie można

porównać tych przepisów, ale z biegiem czasu różnice pewnie będą się zacierać.

Ograniczenia prawa dostępu

Prawo dostępu do archiwów zawsze jest ograniczone. W społeczeństwach demokratycznych

ograniczenia są szczegółowo określone prawem i proporcjonalne do poziomu koniecznej ochrony.

Istnieją zasadniczo dwa sposoby rozwiązywania tej kwestii na szczeblu krajowym: udostępnienie

archiwów publicznych i archiwaliów z chwilą, gdy stają się one oficjalnymi dokumentami, przy

ograniczeniach określonych w ustawie o informacjach niejawnych i ogólnym okresie karencji

trwającym zwykle 20–30 lat. Pewne wrażliwe informacje mogą być objęte dłuższym okresem karencji.

Jak powiedziano wcześniej, w zależności od tradycji historycznych, kulturalnych i prawnych istnieje

kilka rozwiązań. Jedną z tendencji popularnych w nowych państwach członkowskich, które przeszły

okres demokratyzacji po roku 1989, jest zapewnienie dostępu do dokumentów i archiwów.

3. Rejestracja i inwentaryzacja

3.1. Poziom unijny

W rozporządzeniu dotyczącym dostępu publicznego do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady

oraz jej Komisji zapisano, że dla zapewnienia skuteczności praw obywatelskich konieczne jest

udostępnienie rejestru dokumentów. W tym kontekście najważniejszym narzędziem jest utworzony

rejestr dokumentów, który można postrzegać jako jedną z praktyk dobrego zarządzania dokumentami.

W przeciwnym razie zarówno urzędnicy, jak i obywatele będą mieli trudności z określeniem, jakie

dokumenty posiadają, a jeśli będą w stanie to zrobić, to trudno będzie zlokalizować miejsce

przechowywania potrzebnych dokumentów.

Rejestr powinien zawierać numer referencyjny każdego dokumentu, jego temat i/lub krótki opis

zawartości, datę jego otrzymania lub sporządzenia i rejestracji. Opisy sporządzane są w sposób

zgodny z przepisami o ochronie danych tajnych. Instytucje europejskie uruchomią takie rejestry do

czerwca 2002 r.

3.2. Poziom krajowy

Jak wynika z odpowiedzi zawartych w ankiecie, wiele krajów posiada przepisy określające zasady

rejestracji i inwentaryzacji. Na tym etapie niemożliwe jest opisanie szczegółowo warunków

obowiązujących w każdym z państw UE, jako że opisane w ankiecie koncepcje i uprawnienia znacznie

się różnią. Ponadto nie jest jasne, czy pomoce archiwalne przygotowane przez wytwórcę dokumentów

zostaną zaakceptowane bez zmian przez służby archiwalne, czy też zmodyfikowane lub zamienione

na całkiem nowe. Jedną z przyczyn tego stanu rzeczy jest różne rozumienie w różnych krajach tego

wszystkiego, co stanowi istotę dokumentacji i materiałów archiwalnych. Konieczne tutaj będzie

pogłębione badanie w celu wyjaśnienia tej sytuacji. Będzie to także ważne w trakcie tworzenia portalu

do archiwów w Europie (por. rozdział 2d).

73

4. Ustawodawstwo archiwalne (uprawnienia władz archiwalnych)

Wszystkie państwa Unii Europejskiej posiadają służby archiwalne na szczeblu krajowym, jak to

opisano w rozdziale 1b. Służba archiwalna każdego z państw odzwierciedla jego historię polityczną i

kulturalną, jak również tradycję prawną. Zwykle funkcje i uprawnienia służb archiwalnych reguluje

ustawa. W celu zapewnienia, że właściwe, poprawne i autentyczne dokumenty są wytwarzane,

przechowywane, inwentaryzowane i zabezpieczane, jak również by uniknąć dublowania działań

związanych z zarządzaniem, służby archiwalne powinny uczestniczyć od najwcześniejszego etapu

(proaktywnie) w planowaniu i rozwijaniu dokumentu elektronicznego oraz systemu informacyjnego, a

także we wdrażaniu odpowiednich zasad i praktyk przechowywania dokumentów. Rola służb

archiwalnych w tym zakresie powinna być jasno określona w ustawie, aby zapewnić kontrolę nad

całym cyklem życiowym dokumentu.

5. Ochrona danych

5.1. Poziom unijny

24 października 1995 r. została wydana Dyrektywa o ochronie danych osobowych, ich przetwarzaniu i

swobodnym przepływie. Jej celem jest wyznaczenie wspólnego, zharmonizowanego poziomu ochrony

praw i swobód jednostki w stosunku do przetwarzania danych osobowych w państwach członkowskich

UE. Swobodny przepływ danych osobowych między państwami UE zakłada, że można je przesyłać z

jednego państwa członkowskiego do drugiego, ale również, że podstawowe prawa jednostki będą

chronione. Aby usunąć przeszkody na drodze swobodnego przepływu danych osobowych, poziom

ochrony musi być równy we wszystkich państwach członkowskich. Dyrektywa winna być wdrożona w

państwach członkowskich w ciągu trzech lat od jej przyjęcia.

Komisja przygotowała i przedstawiła Radzie i Parlamentowi Europejskiemu raport na podstawie

dyrektywy (Pierwszy raport o wdrożeniu dyrektywy o ochronie danych osobowych, 15 V 2003 r.).

Powstał on z opóźnieniem spowodowanym zwłoką państw członkowskich we włączaniu zapisów

dyrektywy do prawa krajowego.

5.2. Poziom krajowy

Dyrektywa jest obecnie wdrażana we wszystkich, również nowych, państwach członkowskich. W

trakcie tego procesu wystąpiły pewne trudności związane z zakresem danych, ich usuwaniem i zgodą

podmiotu udzielającego informacji. Kwestie te interpretowano bardzo różnie. Na przykład w

Niemczech dyrektywa nie ma wpływu na informacje osobowe przechowywane przez służby

archiwalne. Tymczasem w Szwecji sytuacja jest całkiem inna — nie występują tu wyjątki w odniesieniu

do tego rodzaju legislacji dotyczącej dokumentów przechowywanych przez służby archiwalne.

Dlatego istnieje pilna potrzeba koordynacji wysiłków służb archiwalnych w Europie dotyczących

wprowadzenia tej dyrektywy, aby były one w stanie wywiązać się ze swoich obowiązków. Należy

również stwierdzić, że na poziomie krajowym obowiązuje wiele różnych uregulowań, które określają,

jak w ramach poszczególnych działów należy zarządzać wrażliwymi danymi osobowymi. Główną

kwestią jest w nich często problem usuwania danych.

74

6. Usuwanie danych

Usuwanie danych jest najbardziej drastyczną metodą podejmowaną przez instytucje w stosunku do

oficjalnych dokumentów. Jej skutek jest nieodwracalny z chwilą zastosowania. Odnosi się to nie tylko

do całkowitego zniszczenia dokumentów. Informacja ginie również w trakcie przetwarzania

dokumentów, np. podczas elektronicznego przekazywania danych z jednej platformy komputerowej na

drugą.

Powyższa dyrektywa o ochronie danych określa w artykule 5. kwestię ich usuwania, zakazując

przetwarzania danych osobowych niezgodnie z ich wyjściowym celem. Przetwarzanie danych do

celów historycznych, statystycznych lub naukowych nie będzie uznawane za niezgodne z

przeznaczeniem, jeśli państwa członkowskie ustanowią odpowiednie zabezpieczenia. Dane osobowe

nie powinny być przechowywane dłużej niż to konieczne z powodów, z których je zgromadzono lub

przetworzono. Państwa członkowskie ustanowią odpowiednie zabezpieczenia wobec danych

osobowych przechowywanych przez długi okres ze względu na ich znaczenie historyczne,

statystyczne lub naukowe.

Raport zajmuje się niszczeniem dokumentów także w rozdziale 2f.

7. Prawa autorskie

7.1. Poziom unijny

Istnieją trzy dyrektywy o bezpośrednim znaczeniu dla prawa autorskiego: Dyrektywa Rady 91/250 o

ochronie prawnej programów komputerowych, Dyrektywa Rady 96/9 o ochronie prawnej baz danych

oraz Dyrektywa 2001/29/EC Parlamentu Europejskiego i Rady dotycząca standaryzacji pewnych

aspektów prawa autorskiego i praw pokrewnych w społeczeństwie informacyjnym. Wszystkie te

dyrektywy są ważne dla administracji archiwalnej, ale najbardziej zasadnicza i najpilniejsza jest

ostatnia z nich. Jej celem jest harmonizacja prawa unijnego z nieratyfikowanym jeszcze traktatem

WIPO (World Intellectual Property Organization, Światowa Organizacja Własności Intelektualnej). Unia

podpisała traktat w imieniu 25 państw członkowskich. Dyrektywa przyjęta 22 maja 2001 r. nakazuje

państwom członkowskim ujednolicenie i wprowadzenie swoich praw w życie do grudnia 2002 r.

7.2. Poziom krajowy

Z kwestionariusza ankiety wynika, że kilka państw przyjęło dyrektywę o prawach autorskich, jednak z

odpowiedzi nie można wnioskować, w jaki sposób. Niezbędne byłoby dokładniejsze zbadanie sprawy.

Dyrektywa ta niewątpliwie wpływa na możliwości przechowywania, utrzymania i udostępniania

materiałów archiwalnych pozostających w zbiorach instytucji archiwalnych niezależnie, czy są

organizacjami sektora publicznego, czy prywatnego.

75

8. Wywóz dóbr kultury

8.1. Poziom unijny

Utworzenie rynku wewnętrznego spowodowało konieczność wprowadzenia środków prawnych,

zapewniających jednolitą kontrolę przewozu dóbr kultury przez zewnętrzne granice wspólnoty.

Zgodnie z Rozporządzeniem Rady (EEC 3911/92) z grudnia 1992 r. o wywozie dóbr kultury (z

poprawkami zawartymi w późniejszych rozporządzeniach, z których najnowsze to Rozporządzenie

974/2001 z 14 maja 2001 r.) wywóz dóbr kultury poza terytorium wspólnoty/Unii powinien odbywać się

na podstawie licencji wywozowej wydanej przez odpowiednie władze państwa członkowskiego na

prośbę zainteresowanej osoby. W świetle rozporządzenia takiej licencji nie otrzyma osoba chcąca

wywieźć przedmioty chronione przepisami o narodowym dziedzictwie artystycznym, historycznym i

archeologicznym w danym państwie członkowskim. Dyrektywa wspiera państwa członkowskie w ich

działaniach zmierzających do zabezpieczenia zabytków nielegalnie wywiezionych poza ich terytorium.

Muszą one zostać zwrócone.

8.2. Poziom krajowy

Państwa członkowskie posiadają od dawna przepisy określające zasady wywozu dóbr kultury.

Przeważnie istnieje też bardzo dobra współpraca w tej dziedzinie między muzeami, bibliotekami i

służbami archiwalnymi. Problemy występują w związku z kontrolą wywozu i to właśnie one muszą

zostać rozwiązane dzięki odpowiedniej legislacji i współpracy z policją, służbą celną i innymi

instytucjami.

Ściśle wiąże się z nimi problem nasilających się kradzieży dokumentów. Istnieje kilka przyczyn tego

zjawiska. Wśród nich należy wymienić m.in. rosnącą wartość rynkową dokumentów i powstawanie

sieci przestępczych na tym polu. Z doświadczenia wynika, że niezwykle trudno jest odzyskać

dokumenty historyczne wystawione na sprzedaż za granicą, nawet jeśli nie do podważenia jest ich

pochodzenie publiczne. Konieczna zatem jest koordynacja prac w tej dziedzinie w całej Europie oraz

ustanowienie prawa na każdym niezbędnym poziomie, by umożliwić restytucję wywiezionych i

skradzionych dóbr.

9. Przepisy specjalne

Istnieje wiele przykładów przepisów krajowych oraz unijnych, które mają ogromny wpływ na

zarządzanie dokumentami i materiałami archiwalnymi.

Na poziomie unijnym oprócz wspomnianych dyrektyw o ochronie danych i o prawie autorskim można

wymienić następujące obszary jako przykłady: autentyczność podpisów cyfrowego lub elektronicznego

(różne dyrektywy), Dyrektywa UE o dostępie publicznym do informacji o środowisku naturalnym oraz

Dyrektywa Rady 90/313/EEC (2003/4/EC z 28 stycznia 2003 r.). Pierwsze dotyczą jednego z

najważniejszych obszarów pracy archiwalnej, czyli autentyczności i wiarygodności dokumentów.

Druga jest przykładem, jak dyrektywa może wpływać na udostępnienie archiwów prywatnych w

służbach archiwalnych sektora publicznego.

76

Na poziomie krajowym obowiązuje mnóstwo przepisów, które mają większy lub mniejszy wpływ na

zarządzanie dokumentami i materiałami archiwalnymi. Zwykle dzielą się one na dwa rodzaje: akty

związane z określoną dziedziną społeczną lub z konkretnymi procedurami. Przykładem pierwszego

typu dokumentów są przepisy dotyczące danych statystycznych, celnych, policyjnych, związanych z

podatkami, pomocą społeczną, dokumentacją medyczną, itp. Przykładem aktów drugiego typu są

przepisy mówiące o procedurach składania podpisu cyfrowego lub analogowego, procedurach

administracyjnych i inne.

10. Wnioski

Służby archiwalne powinny mieć rozeznanie we wszystkich wyżej wymienionych typach przepisów i

regulacji, aby właściwie wykonywać swoje obowiązki. Jednym z ważnych zadań jest funkcja

monitorowania, której nie można wykonywać bez znajomości obowiązującego prawa oraz

proponowanych nowelizacji. Służby archiwalne muszą być zdolne do wywierania wpływu oraz

współpracy w procesie podejmowania decyzji. Dlatego niezbędne wydaje się opracowanie danych o

ustawach dotyczących archiwów i związanych z nimi regulacjach na szczeblu krajowym i europejskim.

Same teksty nie są tu wystarczające, konieczne będzie przygotowanie komentarzy i analiz w celu

wyjaśnienia tradycji prawnych, administracyjnych i kulturalnych danego państwa. Dlatego utworzenie

bazy danych ustaw o archiwach podniesie poziom świadomości decydentów, urzędników, archiwistów

oraz innych specjalistów zajmujących się informacją w odniesieniu do prawodawstwa archiwalnego na

poziomie krajowym i unijnym dotyczącego zarządzania i dostępu do dokumentów i archiwów.

Działania te powinny także uwzględniać bieżące prace Rady Europy, Europejskiego Oddziału

Międzynarodowej Rady ds. Archiwów (EURBICA) oraz Programu Komisji Europejskiej „Wymiana

Danych Administracyjnych” (Interchange of Data between Administrations, IDA2).

77



1. Utworzenie portalu internetowego do dokumentów i archiwów w Europie (Internet Gateway) z

możliwościami przeszukiwania zasobów służb archiwalnych państw członkowskich oraz

instytucji Unii Europejskiej (zob. również rozdział 2d).

2. Wspieranie konwersji katalogów i innych pomocy archiwalnych dostępnych na nośniku

papierowym oraz innych tradycyjnych nośnikach na formaty cyfrowe dostępne on-line.

3. Promocja rozwoju odpowiednich i przystępnych w cenie narzędzi służących do opisu

materiałów archiwalnych on-line.

4. Zbadanie możliwości porównania istniejących najlepszych praktyk tworzenia pomocy

archiwalnych i opisu archiwalnego w państwach członkowskich w celu ich wykorzystania w

dalszym rozwoju międzynarodowych standardów w tej dziedzinie.

Przyszłe kierunki

5. Zbadanie możliwości utworzenia wirtualnej pracowni naukowej w postaci cyfrowej (zob.

również rozdział 2e).

6. Promowanie uczenia się przez Internet obsługi narzędzi służących do korzystania z archiwów

(zob. również wstępne obliczenia kosztów portalu internetowego w rozdziale 2d).

Wstęp

Pomoce archiwalne są najważniejszym narzędziem umożliwiającym obywatelom dostęp do archiwów.

Zastosowanie technologii informatycznych i telekomunikacyjnych ułatwia korzystanie z nich oraz

zwiększa ich zakres. Prezentacje internetowe pomocy archiwalnych umożliwiają zdalny dostęp do

opisów materiałów archiwalnych z dowolnego miejsca i o dowolnej porze oraz pomagają przygotować

się do prowadzenia poszukiwań w archiwach. Służby archiwalne wprowadziły ogromne ulepszenia w

tej dziedzinie w okresie kilku ostatnich lat. Na podstawie tych doświadczeń można będzie uzyskać

zupełnie nową jakość dostępu do zasobów archiwalnych, gdy olbrzymia masa pomocy archiwalnych

stanie się dostępna do przeszukiwania on-line, zaś połączone wyszukiwanie obejmujące celowo

wybrane pomoce archiwalne, zasoby archiwalne, służby archiwalne i kraje stanie się możliwe.

78

Połączone pomoce archiwalne dostępne ponad granicami państwowymi, niczym brama (Gateway) do

archiwów w Europie, poprawią koordynację, wymianę informacji i dobrych praktyk między służbami

archiwalnymi w starych i nowych państwach członkowskich. Zostanie rozszerzony zakres

profesjonalnej debaty, która skupi się bardziej na rezultatach w celu ułatwienia korzystania z zasobów

archiwalnych obywatelom Unii.

1. Metody opisu i tworzenie pomocy archiwalnych

Pomoce archiwalne są tworzone dla użytkowników archiwów. Pozawalają one na dostęp do jednostek

archiwalnych, dostarczając informacje o nich, włącznie z kodem referencyjnym (sygnatura), dzięki

któremu dokumenty można zidentyfikować i zamówić do wykorzystania w pracowni naukowej.

Pomoce zawierają opis zasobów archiwalnych, które mogą pozostawać na różnych poziomach

organizacji, w formie przewodników po zasobach lub inwentarzy pojedynczych i złożonych zespołów.

Pomoce archiwalne mogą być publikowane lub nie, podręczne lub elektroniczne, opracowane przez

służby archiwalne, aktotwórcę, archiwum przejściowe lub historyczne w celu ustanowienia fizycznej

i/lub intelektualnej kontroli nad danymi i archiwami.

Podstawowe pomoce archiwalne obejmują miejscowe, regionalne lub krajowe opisowe bazy danych,

przewodniki, inwentarze, rejestry, katalogi, specjalne spisy, indeksy, inwentarze analityczne, spisy

zdawczo-odbiorcze oraz dokumentację oprogramowania dla dokumentacji elektronicznej.

Od czasu wprowadzenia ICT do archiwów nowa technika została zaadaptowana do tworzenia nowych

postaci pomocy archiwalnych. Najpierw przez długi okres czasu używano baz danych. Zintegrowały

one opisy odpowiadające jednostkom archiwalnym i umożliwiły różnokierunkowe przeszukiwanie

zbiorów. W niektórych przypadkach są one używane do tworzenia publikowanych pomocy

archiwalnych wyższego rzędu. Aplikacji baz danych używano zwłaszcza do przejmowania i

opracowywania dużych partii materiałów archiwalnych przejmowanych przez służby archiwalne oraz

równocześnie do tworzenia wykazów i charakterystyki aktotwórców, używanych jako podstawa do

opracowania pomocy archiwalnych. Starsze materiały archiwalne w mniejszym stopniu były

wprowadzane do baz danych. Bazy danych używane są przede wszystkim do opisu nowych

nabytków, a mniej do retrokonwersji istniejących już pomocy archiwalnych.

Główną częścią istniejących pomocy archiwalnych jest wykaz jednostek archiwalnych w postaci

pojedynczych jednostek archiwalnych w różnych ich postaciach. Przewodniki po zbiorach

archiwalnych zawierają opisy poszczególnych zespołów. Drukowane pomoce archiwalne na poziomie

zespołów posiadają zwykle standardowe elementy i składają się ze strony tytułowej, prezentującej

zwykłe informacje bibliograficzne, wprowadzenia z wyjaśnieniem zawartości oraz wykazu

opracowanych jednostek archiwalnych. Spis treści oddaje strukturę pomocy archiwalnej, a więc

również zespołów w niej opisanych. Już w formie drukowanej pomoc archiwalna pozwala więc na

prowadzenie poszukiwań. Indeksy zamieszczone w aneksach ułatwiają dostęp do poszczególnych

opisów. Pomoce archiwalne odzwierciedlają swoją formą tradycje narodowe działalności archiwalnej,

jak również układ wewnętrzny dokumentacji wytworzonej przez różne kancelarie stosujące odmienne

techniki biurowe. W odniesieniu do starszych materiałów archiwalnych tradycyjne pomoce archiwalne

79

pozostają dominującą formą aż do czasu wprowadzenia technologii internetowych. Pewna unifikacja

zaczyna się z chwilą wykorzystania Internetu do udostępnienia pomocy archiwalnych. Nadal jednak

podstawową formą, zmieniającą się w zależności od kraju, pozostaje tradycyjna pomoc archiwalna.

Taka prezentacja pozwala na poszukiwanie przez opisy i znajdowanie nowych wyników, nieznanych

wcześniej i dlatego niewykorzystanych jako hasła wyszukiwawcze.

Zasadniczą cechą fachowych metod opisu jest przekazanie informacji na temat kontekstu jako

niezbędnego elementu do dalszych poszukiwań. Materiał archiwalny tworzony w wyniku działania

organizacji i służący jej wewnętrznym celom komunikacji nie może być zrozumiały bez znajomości

kontekstu, w jakim został wytworzony. Wartość i znaczenie dokumentu, a także jego zrozumienie,

wzrasta z chwilą skojarzenia go z innymi, związanymi z nim dokumentami. Dlatego pochodzenie

dokumentu ma fundamentalne znaczenie jako wskazówka w procesie nadawania układu zespołowi

archiwalnemu.

Następną ważną ideą leżącą u podstawy opisu archiwalnego jest kolejność postępowania od ogółu do

szczegółu, od zbiorowego do indywidualnego, od zbiorów lub zespołu do dokumentu. Postępowanie

to ma trzy ważne implikacje w odniesieniu do wspólnych standardów zawodowych. Pierwsza zasada

mówi, że informacja opisowa musi odpowiadać poziomowi opisu. Wspólne cechy zespołu (zbioru)

opisuje się tylko na odpowiednim poziomie, podczas gdy serie lub akta na poziomach im

odpowiadających. Metoda ta pozwala uniknąć zbędnego nadmiaru opisu na różnych poziomach

hierarchii. Kolejna zasada mówi o łączeniu każdego poziomu opisu z bezpośrednio wyższym

poziomem. Stosowanie tych zasad dokładnie określi pozycję opisywanej jednostki w hierarchii, a także

zapewni konieczne połączenie z informacją kontekstualną. Trzecia zasada mówi, że informacja

powinna być zawsze opisywana na najwyższym odpowiednim poziomie, dzięki czemu związki między

poziomami pomogą użytkownikowi zobaczyć szerszy obraz.

Kontekst jest kluczową częścią opisu archiwalnego, a jego waga wzrasta wraz z rozwojem technik

elektronicznych. To warunek konieczny dla zrozumienia treści dokumentu lub serii dokumentów,

których opis został sporządzony w systemie opartym na papierze, ale także wtedy, gdy używa się

metod elektronicznych opisu, jako że relacje, które były jasne i widoczne na papierze, stają się tutaj

mniej oczywiste i widoczne. Kontekst nabiera szczególnie dużego znaczenia przy bardziej

zaawansowanych sposobach wyszukiwania, ponad granicami lub domenami, stając się wówczas

nawet bardziej istotny.

2. Pomoce archiwalne dostępne on-line

Internet zwiększył funkcjonalność istniejących pomocy archiwalnych, poszerzając możliwość

poszukiwania przez opisy. Pozwala korzystać z linków między tekstami, a to z kolei umożliwia lepsze

poruszanie się przez teksty bez konieczności kontaktu fizycznego, jak np. w przypadku książki. Tam,

gdzie indeks w książce papierowej wskazywał stronę jednostki, dostęp on-line pozwala dotrzeć do niej

bezpośrednio. Jednakże tak duża elastyczność może spowodować utratę orientacji. Dlatego zasady

wykorzystania/użycia pomocy archiwalnych i poszukiwań informatycznych omówione w podręczniku o

jakości internetowych stron instytucji kultury, które opracowała Grupa Robocza nr 5 programu

80

Minerva, są użyteczne dla projektowania stron dostępu. Nowe sposoby korzystania z archiwów,

możliwe dzięki integracji technologii internetowych, można podzielić ze względu na typy strategii

prowadzenia badań, jakie oferują one użytkownikom.

Pomoce archiwalne dostępne on-line zwykle umożliwiają użytkownikom stosowanie czterech strategii

wyszukiwania, co stanowi dużą różnorodność możliwości dostępu do zbiorów. Są to następujące

strategie oparte na pomocach archiwalnych dostępnych w Internecie:

• Spisy treści, które można rozwinąć i zwinąć, pokazujące całą strukturę zespołu, a także pomocy

archiwalnej z jej różnymi częściami, jak wstęp, spis jednostek i aneksy po lewej stronie ekranu

oraz pozwalające na nawigację przez cały opis. Kliknięcie na nagłówek klasyfikacji wywołuje

wyświetlenie odpowiednich plików w środkowej części monitora. Orientację ułatwiają nagłówki

stron, aktualizowane każdym naciśnięciem na spis treści.

• Wyszukiwanie na podstawie tekstu dzięki łączeniu wyników ze strukturą prezentacji. Jeśli

prezentacja daje obie możliwości, użytkownik sam wybiera sposób postępowania.

• Udostępnia się, oprócz tych dwóch metod, spis haseł wzorcowych lub haseł indeksu,

wskazujących, jakie hasła lub terminy opisujący archiwista uważał za ważne.

• Uporządkowany wykaz jednostek może być przeglądany jak książka, gdzie drzewko nawigacyjne

i nagłówek są aktualizowane i wskazują miejsce wewnątrz pomocy archiwalnej.

Powyższe cztery zastosowania mogą występować łącznie i wymiennie, a także osobno, jako sposoby

wyszukiwania.

Prezentacje tego typu mogą wychodzić z formatu tekstowego lub formatów baz danych. Wszystkie

dane niezależnie od ich postaci wyjściowej udaje się przetworzyć na formaty XML i HTML. W ciągu

ostatnich lat wiele służb archiwalnych poczyniło znaczne postępy w konwersji pomocy archiwalnych.

Korzystają one z międzynarodowych standardów organizacji danych, które umożliwiają ich użycie w

różnych konfiguracjach, takich jak import do baz danych, konwersja na HTML lub przygotowanie

wydruków pomocy archiwalnych. Wykorzystuje się wszystkie sposoby publikacji: poza Internetem

rozprowadza się również CD-ROMy i publikacje na nośniku papierowym, co umożliwia

rozpowszechnianie wiedzy o zasobach, a również ułatwia korzystanie z nich, niezależnie od

warunków i miejsca pobytu (dom, muzeum, biblioteka lub inne archiwum). Rosnąca kompatybilność

aplikacji i formatów danych pozwala na zastosowanie takich metod dostępu, które są najbardziej

właściwe zarówno w odniesieniu do pytań stawianych przez użytkowników, jak i charakteru materiału

archiwalnego. Dzięki nowym standardom międzynarodowym, przyjętym przez społeczność

archiwistów w ostatnich latach, możliwe są różne rodzaje prezentacji pomocy archiwalnych.

Oprócz strukturalnego sposobu udostępniania informacji w Internecie wiele archiwów w Unii

Europejskiej rozbudowało w ostatnich latach portale internetowe z dostępem do swoich zasobów.

Niektóre państwa utworzyły także Krajowy Rejestr Archiwów (National Register of Archives)

umożliwiający przegląd zasobów w krajowych instytucjach archiwalnych. Centralne bazy danych

zawierają często opisy archiwaliów publicznych i prywatnych przechowywanych w archiwach,

bibliotekach i muzeach.

81

Utworzenie baz danych, zwłaszcza jako centralnych punktów dostępu do połączonych prezentacji

opisów archiwalnych, upowszechniło nowe zastosowania wyszukiwarek internetowych. Z jednej strony

dane są połączone ze skanami dokumentów jako ilustracjami lub przykładami, co pozwala

użytkownikom zapoznać się ze strukturą i zawartością konkretnych akt, a tym samym przyzwyczaić

się do korzystania z materiałów archiwalnych jeszcze przed skorzystaniem z pracowni naukowej.

Obrazy cyfrowe mogą być połączone z opisem oryginalnych dokumentów. W ten sam sposób

dokumenty elektroniczne przekazane służbom archiwalnym mogą zostać udostępnione za

pośrednictwem opisów. Nowym trendem jest połączenie z opisami wzorcowymi, które z kolei można

łączyć z opisami na każdym poziomie. Te zawierać mogą informację o twórcy zespołu, autorach

listów, twórcach i tematyce fotografii.

Aktualizacja baz danych często odbywa się za pomocą manualnego wprowadzania danych i redakcji

przez archiwistę, a nie przez automatyczne przetwarzanie informacji. Zawartość centralnej bazy

danych często nie wyświetla się w wyszukiwarkach, jednak informacja rozpowszechniana jest dzięki

linkom i zamieszczaniu informacji o stronach. Niezbędne jest opracowanie nowych narzędzi tworzenia

i aktualizacja głównych portali archiwalnych, które automatyzują większość pracy lub integrują ją z

przyjętą praktyką opracowywania. Są one koniecznym warunkiem do wprowadzenia ekonomicznie

uzasadnionych modeli utrzymywania w długim czasie portali z informacjami o opisach archiwalnych.

3. Standardy opisu archiwalnego i pomocy archiwalnych

Pracę nad standardami międzynarodowymi rozpoczęto z chęci wymiany informacji opisowych między

archiwami w podobny sposób, w jaki wymienia się pomoce archiwalne w celu pozyskania informacji o

zasobach innych służb archiwalnych w poszczególnych instytucjach. Wymiana danych cyfrowych

wymaga jednolitych formatów. Wyróżnić można dwa różne podejścia do tej kwestii, które przyjęto w

ostatnich latach. Oba jako punkt wyjścia przyjęły układ pomocy archiwalnych i przedstawiły go w taki

sposób, aby można było dokonać wymiany danych. Pierwsze podejście to ISAD(G), opracowany

przez Komitet ds. Opisu Archiwalnego przy Międzynarodowej Radzie ds. Archiwów (ICA). Drugie to

EAD, zaprojektowany przez grupę roboczą Towarzystwa Archiwistów Amerykańskich i zastosowany w

kilku krajach europejskich. EAD opracowany został zgodnie z regułami XML jako definicja typu

dokumentu.

Hasła wzorcowe jako wykaz nazw własnych, stworzone w celu identyfikacji osób lub miejsc, pozostają

nieco na marginesie zainteresowania archiwistów, jako że błędy w pisowni lub zmiana nazwy często

nie przeszkadzają w znalezieniu poszukiwanej informacji. Jednakże wyjaśnienia łączone z wzorcową

pisownią w bibliotecznych hasłach wzorcowych są coraz częściej postrzegane jak zorganizowane w

podobny sposób pojedyncze hasła w przewodnikach po zbiorach lub w opracowanych na podstawie

standardu Marc pomocach archiwalnych. Dlatego opracowano kilka projektów międzynarodowych

zmierzających do znalezienia sposobu wykorzystania haseł wzorcowych w archiwach. Poczyniono też

kilka prób standaryzacji. Podejścia te związane są z testami z tezaurusami — funkcji aktotwórców,

które miałyby dostarczać również podstawowej informacji dotyczącej kontekstu, w formie

zorganizowanej i cyfrowej, dla łatwiejszej wymiany danych i ich uzyskiwania. Standardy opracowane w

ten sposób odnoszą się do dwóch standardów opisowych, jakimi są ISAAR (CPF) oraz EAC.

82

ISAD(G)

ISAD(G) (International Standard on Archival Description [General]; Międzynarodowy Standard Opisu

Archiwalnego [Ogólny]) został przyjęty przez Międzynarodową Radę ds. Archiwów w pierwszej wersji

w 1993 r. i drugiej, poprawionej, w 2000 r. Celem standardu jest wymiana elementów opisu (danych

opisowych) między różnymi systemami archiwalnymi. Składa się on z wielu elementów, które

stosować można na różnych poziomach, takich jak: dokumenty, jednostka, seria, zespół. Skupia się

on na pojedynczych jednostkach opisu i nie zawiera elementów innych części pomocy archiwalnych.

ISAD(G) nie łączy się z wymaganiami technicznymi i może być stosowany z różnymi modelami opisu3.

ISAAR (CPF)

ISAAR (International Standard on Archival Authority Records [Corporate Bodies, Persons, Families];

Międzynarodowy Standard Archiwalnych Haseł Wzorcowych [ciał zbiorowych, osób, rodzin]) powstał

w relacji do ISAD (G) jako system kontroli wzorcowej nazw organizacji oraz nazwisk osób i rodzin.

Nazwy powiązane są z opisami odpowiadającymi ogólnie strukturze zawartości pojedynczych haseł w

przewodnikach po zasobach. Nowa wersja standardu zostanie zaprezentowana podczas

Międzynarodowego Kongresu o Archiwach 20044.

EAD

EAD jest pierwszym internetowym standardem dla archiwów. Podczas gdy ISAD(G) ujednolica

strukturę pojedynczej jednostki opisu i jest nakierowany na bazę danych, EAD ujednolica strukturę

tekstu pomocy archiwalnej i pozwala na większą elastyczność dotyczącą na przykład powtarzalności

elementów. Stosowany jest w celu ograniczenia redundancji przy porównywaniu różnych poziomów

opisu. EAD pozwala na udostępnianie pomocy archiwalnych w charakterystycznym dla nich układzie,

wraz z informacją ogólną, tuż obok informacji szczegółowych na tym samym poziomie. Umożliwia też

wprowadzenie do pomocy archiwalnej dodatkowych informacji w formie tekstowej wyjaśniających

sposoby postępowania, kryteria wartościowania oraz inne interesujące użytkownika kwestie. EAD

powstał w USA i został, jak dotychczas, przyjęty przez służby archiwalne kilku krajów europejskich.

Jego zaletą jest możliwość nadania układu wewnętrznego tekstu pomocy archiwalnych.

Wywodzi się z systemu TEI (Text Encoding Initiative; Projekt Kodowania Tekstu), a jego pierwotnym

zadaniem było definiowanie standardowej struktury organizacyjnej tekstu pomocy archiwalnych.

Pierwotnie napisany w języku SGML, od 2000 r. jest konwertowany na XML.

Korzystanie z internetowej prezentacji opisu w EAD umożliwia jej pogłębianie i dopracowanie w trakcie

prezentacji, a także pozwala potencjalnemu użytkownikowi uzyskać ogólną wiedzę o zespole na

bardzo wczesnym etapie prac archiwalnych. Daje też możliwość informowania użytkowników o

3 Międzynarodowy standard opisu archiwalnego. Część ogólna. ISAD(G). Wersja 2. Norma przyjęta przez Komitet ds. standaryzacji opisu. Sztokholm, Szwecja, 19-22 września 1999 r., oprac. H. Wajs, Warszawa 2005 (przyp. red.). 4 Międzynarodowy standard archiwalnych haseł wzorcowych stosowanych do archiwów ciał zbiorowych, osób i rodzin, ISAAR (CPF), wersja II, Warszawa 2006 (przyp. red.).

83

dalszych fazach opracowania. Można też dodać informację dotyczącą oceny wartości oraz innych

prac archiwalnych w celu uczynienia działalności archiwalnej przejrzystą dla potencjalnych

użytkowników.

EAD jest używany przez kilka dużych portali państwowych i naukowych, takich jak A2A i Archives

HUB w Wielkiej Brytanii oraz RLG i OAC w USA. Znalazł też zastosowanie do prezentacji zasobów

archiwów państwowych w kilku krajach europejskich, takich jak Francja, Hiszpania, Holandia i Niemcy.

Inne portale państwowe planują wykorzystać ten system jako wewnętrzny format wymienny. EAD

zdefiniowany jako DTD, a wkrótce dostępny także jako schemat XML, ze względu na swoją

elastyczność może być stosowany zgodnie z przyjętą najlepszą praktyką do różnych aplikacji lub

specjalnych wyszukiwarek. Jest to wygodny format dla wymiany informacji w ramach portalu

archiwalnego w Europie. Opracowany na bazie języka XML, jest niezależny od użytych technologii i

jest także standardem otwartym. Jego aplikacje pozwalają wykorzystać te same dane do prezentacji w

różnych formatach, włączając druk. Ponadto może być automatycznie przetwarzany z formatu

określonego przez DTD lub schematu XML na inne formaty.

EAC

EAC (Encoded Archival Context; Kodowany Kontekst Archiwalny) jest nowym standardem

pozwalającym na elektroniczne opracowywanie przewodników po zasobach archiwalnych

zawierających informację na poziomie opisu powyżej inwentarza zespołu archiwalnego. Podobnie jak

EAD, zdefiniowany został za pomocą DTD w formacie XML i można go wdrażać bezpośrednio z

wykorzystaniem edytorów XML lub z aplikacjami do automatycznej konwersji. W projektach

amerykańskich i międzynarodowych, takich jak LEAF (Linking and Exploring Authority Files [Łączenie i

Badanie Plików Wzorcowych]), jest używany w wersji alfa, a wkrótce dostępny będzie w wersji beta.

Pierwsza próba zastosowania tego sytemu do pełnego portalu internetowego nastąpiła w projekcie

LEADERS w szkole SLAIS (School of Library, Archives and Information Studies) przy University

College w Londynie. Tymczasem EAC wykorzystywany jest zamiast rekordów MARC do opisów

bibliograficznych pomocy archiwalnych tam, gdzie tradycja przewodników po zbiorach nie

funkcjonowała. System rekordów MARC dla pomocy archiwalnych zawierał model danych podobny do

opisu zespołów w przewodnikach i dlatego EAC wydaje się być zamiennikiem tradycyjnych form

prezentacji internetowych przewodników po zasobach, podobnie jak EAD dla pomocy archiwalnych na

poziomie zespołu.

EAC opracowano pierwotnie do wymiany danych pod kontrolą wzorcową, jak w bibliotekach.

Jednakże w archiwach objaśnienia terminów kontrolowanego dostępu są bardziej interesujące,

ponieważ dostarczają one informacji o kontekstach niezbędnych do zrozumienia zawartości zasobów.

Część objaśniająca zawiera wszystkie kategorie standardowych haseł występujących w

przewodnikach po zasobach, w tym także opis pochodzenia i linki do pomocy archiwalnych

dostępnych on-line, dlatego może być przydatnym instrumentem prezentacji internetowych na tym

poziomie. EAC jest także narzędziem do gromadzenia danych dla wspólnego portalu archiwów w

Europie, jako że dane można przekazywać wtedy, kiedy są dostępne, bez oczekiwania na kompletny

84

przewodnik. Poza tym dane — zakodowane w XML — można wykorzystywać do różnych celów i

prezentacji.

Przy zastosowaniu specjalnych arkuszy portal będzie oferował prezentacje zasobów w różny sposób,

w zależności od kraju. Możliwe będzie przy tym wyszukiwanie informacji ze wszystkich

współpracujących archiwów.

Istnieją inne standardy, interesujące z punktu widzenia archiwów, opracowane poza archiwistyką,

jednak wykorzystywane czasem do celów archiwalnych. Są to np. Dublin Core, czy OAI (Open

Archives Initiative [Projekt Otwarte Archiwa]). Testy wykazały jednak, że oba systemy są zbyt

uproszczone i ogólne, by mogły być wykorzystane do celów archiwalnych lub jako wsparcie dostępu

do zasobów archiwalnych.

4. Konwersja pomocy archiwalnych na formaty dostępne on-line

Istniejące dotychczas w archiwach pomoce archiwalne mają postać drukowanych tomów, wydruków,

plików zapisanych w edytorze tekstów, kartotek lub rekordów w bazach danych. Spośród nich

najbardziej zagrożone są kartoteki, jako że zwykle istnieją tylko w jednym egzemplarzu i są narażone

na przypadkowe lub zamierzone zaburzenie ich układu. Wraz z rosnącym zastosowaniem technologii

internetowych różne formy pomocy archiwalnych konwertowane są na jednolite formaty, które

pozwalają na różnorodne użycie, jak np. druk całych tomów lub ich części czy wymiana danych z

innymi archiwami, portalami lub aplikacjami informatycznymi. Format XML określony przez W3C

wydaje się być najbardziej wartościowy, jako że łączy ogromną elastyczność z prostotą użycia.

Konwersja pomocy archiwalnych już istniejących w formacie elektronicznym może następować

automatycznie, pod warunkiem że mają one spójną strukturę. Dane z plików tekstowych muszą więc

być wolne od jakichkolwiek znaków formatowania oraz przekształcone w tabele, aby zapewnić ich

wewnętrzną spójność. Dane z baz danych są bezpośrednio przetwarzane na format XML dzięki

zdefiniowaniu struktury przez DTD lub schemat XML, a stamtąd mogą zostać przetworzone na

zestandaryzowane struktury, takie jak EAD. Pliki tekstowe o zmiennej strukturze, które nie mogą być

przekształcone w formę spójnej tabeli, łatwo otagować bezpośrednio w formacie XML, zgodnie z

podstawą komercyjnych lub bezpłatnych edytorów XML.

Digitalizacja pomocy archiwalnych sporządzonych na nośniku papierowym odbywa się za

pośrednictwem OCR (Optical Character Recognition [Optyczne Rozpoznawanie Symboli]) lub

przepisywania przez wynajętych wykonawców bądź specjalistyczne centra digitalizacji. Techniki OCR

można łączyć z automatycznym rozpoznawaniem struktury i konwersją na struktury XML-DTD.

Dotychczasowe wewnętrzne pomoce archiwalne występują często w postaci książkowej, choć

niedrukowanej i niepublikowanej. Używane wielokrotnie do aktualizacji danych o zasobach noszą

ślady wielu poprawek lub uzupełnień wprowadzonych odręcznie. To samo można powiedzieć o

kartotekach sporządzonych odręcznie lub na maszynie, a czasem występujących w formie

wydrukowanych formularzy. W tych wypadkach przepisywanie jest najbardziej oszczędną i najszybszą

formą konwersji. Karty można skanować na miejscu, a obrazy w postaci skanów mogą być używane

do przepisywania tekstu w komputerze. W ten sposób wyjściowe pomoce archiwalne nie opuszczają

85

swojego stałego miejsca i mogą być stale wykorzystywane, podczas gdy przepisywanie odbywa się w

innym miejscu.

Dobrze zaplanowane projekty digitalizacji pomocy archiwalnych oznaczają efektywny finansowo

sposób przetwarzania ogromnej liczby pomocy archiwalnych, dzięki czemu niebawem pierwszym

krokiem w korzystaniu z zasobów archiwalnych będzie przeglądanie strony internetowej instytucji lub

połączonych pomocy archiwalnych na wspólnym portalu. Użytkownicy archiwów będą mogli, nie

ruszając się z miejsca, wybrać zasoby, które chcą zbadać.

Ponadto pomoce archiwalne dostępne on-line, z linkami do skanów dokumentów, są bardzo proste w

użyciu i stają się już standardowym narzędziem służącym do umieszczania kontekstu do cyfrowej

zawartości na stronie internetowej, a także do przesyłania obrazów zamówionych przez

użytkowników. Pomoce archiwalne w sieci prezentują, dzięki swojej strukturze, opisy towarzyszących

im dokumentów oraz ich związki treści i pochodzenia. Są niezastąpionym źródłem objaśnień

kontekstualnych, niezbędnych do zrozumienia dokumentów zdigitalizowanych powstałych w postaci

elektronicznej.

Dostęp za pośrednictwem Internetu do pomocy archiwalnych i powiązanych z nimi dokumentów w

postaci elektronicznej znacznie ułatwia prowadzenie badań naukowych, historycznych i technicznych.

Dostęp on-line pozwala badaczom z całego świata korzystać ze wspomnianych materiałów bez

przerwy przez 24 godziny na dobę, przez cały rok, jak również czerpać korzyści z szerokiego zakresu

wolnego dostępu do informacji zapewnianej przez służby archiwalne państw członkowskich i instytucji

UE.

86

2c. Dostęp do dokumentów i archiwów on-line a nowe narzędzia

badawcze


1. Utworzenie i rozbudowanie portalu internetowego do dokumentów i archiwów w Europie (zob.

również rozdział 2d).

2. Wdrożenie Zasad z Lund dotyczących digitalizacji dokumentów i archiwów.

3. Promowanie demokracji w naszych społeczeństwach przez swobodniejszy dostęp do zbiorów

archiwalnych państw członkowskich i instytucji UE.

4. Koordynacja i monitorowanie procesu realizacji wyżej wymienionych konkretnych działań nr

1–3 przez grupę roboczą ad hoc, która zdawać będzie regularnie raporty z postępów

oficjalnemu Komitetowi Archiwistów Państw Członkowskich i Instytucji UE.

Przyszłe kierunki

5. Silniejsze zaangażowanie w organizację działań DLM-Forum i wspieranie zastosowania

nowych technologii do dokumentów i archiwów (zob. również rozdział 5b).

6. Nawiązanie kontaktów z IFAP (Information For All Programme [Informacja dla wszystkich

programów]) UNESCO.

1. Digitalizacja dokumentów i zasobów archiwalnych

Służby archiwalne państw członkowskich UE przechowują ogromną liczbę dokumentów historycznych

i administracyjnych tworzących istotną część dziedzictwa kulturowego ludzkości. Nie będą one miały

możliwości zdigitalizowania wszystkich dokumentów papierowych. Istnieje jednak kilka strategii, które

usprawnią obsługę użytkowników w kontekście digitalizacji:

1. Digitalizacja na żądanie;

2. Digitalizacja w celu poprawy wygody użytkowania;

3. Digitalizacja w celu dostępu on-line.

Rozwój tych strategii obejmuje ustalenie kryteriów wyboru jednostek lub zespołów do digitalizacji,

projekt oprogramowania, w tym wybór standardów technicznych, formatów do przechowywania,

87

warunków dystrybucji danych, jak również warunki długoterminowego dostępu do danych cyfrowych.

Implikuje to decyzję, jaką formę powinny mieć kopie-matki jako podstawa do dalszej digitalizacji i

reprodukcji. Ogólnie rzecz biorąc, mikrofilmy są nadal uważane za najtańszy nośnik do

długoterminowego przechowywania kopii-matek ze względu na to, że formaty cyfrowe i szerokość

pasma transmisji danych o dużej objętości mogą wciąż rozwijać się coraz szybciej.

Projekty digitalizacji umożliwiają lepsze użytkowanie kopii-matek dokumentów archiwalnych na

mikrofilmach oraz pozwalają rozpocząć proces digitalizacji bezpośrednio od oryginalnych

dokumentów.

2. Internet i służby archiwalne

Internet jest nowoczesnym narzędziem w działalności archiwów, które mogą wykorzystywać jego

rozwój w następujących kierunkach:

a) Możliwość uzyskania wizualizacji obrazów cyfrowych dokumentów archiwalnych na ekranie

komputera, w domu i w pracy.

b) Dostęp do stron internetowych specjalizujących się w informacji o służbach archiwalnych oraz

różnych systemach administracji urzędów i podmiotów prywatnych.

c) Dostęp do baz danych na temat bibliografii archiwalnych, katalogów dokumentów, tworzenie

elektronicznych przewodników archiwalnych i kolekcji dokumentalnych.

d) Wykaz adresów poczty elektronicznej instytucji archiwalnych w celu komunikowania się z nimi

za jej pośrednictwem.

e) Możliwość komunikacji on-line z centralami systemu archiwalnego.

W tym nowym kontekście digitalizacja dokumentów i ich udostępnianie przez Internet jest ogromnym

wyzwaniem dla archiwów w całej Europie. Oferta on-line da początek nowej rzeczywistości: wirtualny

dostęp do dokumentów wiąże się z dostępem do baz danych zawierających obrazy cyfrowe, a tym

samym umożliwia powstanie „archiwów wirtualnych”.

3. Dostęp do dokumentów i archiwów on-line

Udostępnienie archiwów w sieci oznacza, że oryginały dokumentów będą chronione przed skutkami

intensywnego użytkowania. Samo propagowanie informacji o systemach archiwalnych i dokumentach

ma wpływ na wzrost wartości europejskiego dziedzictwa archiwalnego.

Również ustawodawstwo uznaje nowe dokumenty elektroniczne powstające w wyniku zastosowania

nowych technologii w administracji. Upowszechnienie Internetu pociąga za sobą konieczność

standaryzacji przepisów o archiwach oraz rozwiązania problemów dotyczących praw autorskich,

zwłaszcza w przypadku dokumentów ikonograficznych (fotografii, plakatów, map i preprintów).

Zachowanie dziedzictwa dokumentacyjnego w poważny sposób wspierane jest przez Internet, który

umożliwia udostępnianie elektronicznych przewodników po archiwach dokumentów i kolekcjach, a

także ich kontrolę i stałą aktualizację.

88

Dostęp do archiwów w sieci oznacza uproszczenie i promowanie badań naukowych, kulturalnych i

technicznych. Badacze są obsługiwani 24 godziny na dobę siedem dni w tygodniu z każdego miejsca

na świecie.

Wpływ dostępu on-line na zasoby archiwalne przejawia się wzrostem liczby badaczy i użytkowników

korzystających z pomocy służb archiwalnych. Już dziś imponująca jest liczba użytkowników stron

internetowych o zawartości związanej z dziedzictwem kulturowym, a szczególnie stron takich

projektów jak CHIM, AER i MINERVA.

4. Udostępnianie dokumentów i archiwów on-line

Dostęp on-line wiąże się z koniecznością ustalenia priorytetów dotyczących upowszechnienia

dokumentów w sieci. We wszystkich projektach europejskich, bankach obrazów i znormalizowanych

opisach udostępnionych w sieci znajdują się przede wszystkim następujące zestawy:

a) Zbiory dokumentów najczęściej poszukiwanych przez badaczy.

b) Zbiory istotne dla wspólnej historii, takie jak np. dokumenty o znacznej wartości historycznej

dla kilku krajów lub regionów jednocześnie.

c) Dokumenty bardzo stare, których strata lub zniszczenie byłyby niepowetowane.

d) Dokumenty trudne w przeglądaniu osobistym oraz takie, których nośnik jest szczególnie

podatny na zniszczenie, jak mapy, preprinty, plakaty, fotografie na starych nośnikach, a także

pergaminy.

5. Dostęp wirtualny do dokumentów i archiwów

Dostęp wirtualny umożliwia jednocześnie trzy różne typy usług i kontroli. Są to:

a) Identyfikacja i autoryzacja użytkownika.

b) Sporządzenie statystyki użytkowników (profile użytkowników, kierunki badań, najczęściej

poszukiwane dokumenty, częstotliwość dostępu, itd.).

c) Wirtualna pracownia naukowa umożliwiająca tworzenie nowej przestrzeni informacyjnej w

sieci z zasobami wielu różnych archiwów.

Skany dokumentów stanowią kluczowe narzędzie w badaniach i upowszechnianiu wiedzy. Badania

naukowe przez Internet podkreślają rolę służb reprograficznych archiwów.

Nowe „archiwa wirtualne” dostarczą badaczom i użytkownikom dwa typy reprodukcji:

a) Reprodukcje wirtualne. Polegają na otwarciu cyfrowego obrazu (skanu) dokumentu

archiwalnego lub jego poprawionej wersji (podkreślenie kolorów, oczyszczenia tła,

powiększenie) na ekranie własnego komputera lub terminalu sieciowego. W tym wypadku

użytkownik nie może otrzymać cyfrowej kopii dokumentu, co zapobiega niekontrolowanemu

dostępowi osób trzecich.

89

b) Reprodukcja fizyczna. Użytkownik może otrzymać kopię dokumentu na dowolnym nośniku

(kserokopia, mikrofilm, kopia cyfrowa, fotografia), co jest coraz częstszą praktyką we

wszystkich systemach archiwalnych.

Dostęp on-line umożliwia również wewnętrzne zarządzanie różnymi archiwami w systemie, jako że są

one połączone za pomocą Intranetu. Dzięki systemowi zarządzania archiwami można pracować on-

line, wykorzystując jednocześnie opisy dokumentów i zarządzanie informacją między archiwami w

systemie.

Dostęp do cyfrowych dokumentów w Internecie może wymagać dodatkowych elementów

pozwalających umieścić informacje w kontekście, np. sieciowych pomocy archiwalnych lub naukowych

baz danych. Dzięki takim uzupełniającym zasobom badawczym można uzyskać rozeznanie w danym

systemie archiwalnym, a także cenne informacje służące nawigacji, zwłaszcza gdy prowadzi się

poszukiwania baz danych dostępnych w Internecie.

Upowszechnianie za pośrednictwem Internetu oznacza dalszy postęp w kierunku swobodnego

dostępu do informacji, a także rzeczywistą demokratyzację dostępu do archiwów.

90

2d. Portal internetowy do dokumentów i archiwów w Europie

oraz europejskie projekty internetowe (Internet Gateway)


1. Utworzenie i utrzymanie portalu internetowego do dokumentów i archiwów w Europie,

prowadzonego przez narodowe służby archiwalne jednego z państw członkowskich UE we

współpracy z narodowymi służbami archiwów pozostałych państw członkowskich i

instytucjami UE.

2. Utworzenie grupy roboczej ad hoc złożonej ze specjalistów z Niemiec, Francji, Wielkiej

Brytanii, Hiszpanii, Polski i Węgier, której zadaniem będzie koordynacja budowy portalu i

przedstawianie regularnych sprawozdań o postępie prac oficjalnemu Komitetowi Archiwistów

Państw Członkowskich i Instytucji UE, który planuje się powołać.

Przyszłe kierunki

3. Umożliwienie wszystkim obywatelom państw członkowskich UE prowadzenia przez Internet

poszukiwań informacji przechowywanych w formie cyfrowej, niezależnie od państwa, w

którym jest przechowywana, dostępu do niej i ściąganie kopii interesujących dokumentów, o

ile pozwalają na to przepisy o prawie autorskim.

4. Wstępny szacunek kosztów wynosi 1,6 mln euro na sprzęt, oprogramowanie i specjalistyczny

personel (5 osób) w czasie realizacji pierwszej fazy projektu w okresie pierwszych dwóch lat.

Wstęp

Rosnąca szybko liczba archiwów, które wykorzystują Internet do upowszechniania własnych zasobów,

oraz ich coraz większe umiejętności w posługiwaniu się nowymi technologiami sprawiają, że

utworzenie portalu internetowego, łączącego wysiłki i wiedzę fachową na poziomie krajowym i

europejskim, staje się priorytetem wśród innych konkretnych działań dotyczących archiwów w Europie.

Wiele państw członkowskich utworzyło już swoje portale krajowe. Istnieje też kilka programów

ponadnarodowych, które znacznie ułatwią budowę portalu i dostarczą mu bogatej zawartości.

91

Cel portalu

Głównym celem projektu jest zapewnienie obywatelom UE wspólnego portalu, który umożliwi im

dostęp do informacji o archiwach w Europie i potrzebnych im materiałów archiwalnych, niezależnie od

ich miejsca zamieszkania w Unii Europejskiej. Oznaczać to będzie, że archiwa całej Unii staną się po

raz pierwszy w pełni dostępne dla obywateli UE i w znacznym stopniu wzbogacą rozumienie

różnorodnych aspektów kultury i historii europejskiej. Portal zjednoczy rozproszone wcześniej projekty

sieciowe w państwach członkowskich UE i będzie stanowił potężny katalizator w likwidowaniu

pozostałości barier na drodze do łatwego dostępu do informacji w Unii Europejskiej. Zapewni

obywatelom wygodne i przyjazne „okno” z 24-godzinnym dostępem do informacji o archiwach w

rozszerzonej Unii Europejskiej oraz o ważnych i autentycznych materiałach, które przechowują, jak

również do wirtualnego katalogu archiwów w UE.

Aby osiągnąć ten podstawowy cel, portal musi spełniać następujące warunki:

• Z chwilą uruchomienia musi spełniać oczekiwania obywateli całej Unii Europejskiej, zapewniając

im dostęp do całej masy kluczowych i interesujących informacji, by pobudzić ich wyobraźnię, oraz

gwarantując najwyższe standardy obsługi — takie, które z powodzeniem mogą konkurować pod

względem funkcjonalności z najpopularniejszymi komercyjnymi stronami www.

• Zadaniem portalu będzie również pomoc państwom członkowskim przez nieodpłatne

dostarczanie wszystkich koniecznych narzędzi dostępnych w domenie publicznej, jak również

opartych na otwartych standardach, a także przez długotrwałe utrzymywanie usług tej strony,

niezależnie od kosztów utrzymania technicznego i personelu, który wspierany będzie przez

współpracę z DLM-Forum.

Pierwsze kroki w kierunku utworzenia portalu internetowego

1. Przeprowadzenie analizy najbardziej zaawansowanych portali krajowych i funkcjonujących stron

www, obecnie dostępnych, która stanowić będzie pouczający przewodnik mówiący o tym, jak

należy realizować z sukcesem pierwsze fazy projektu.

2. Opracowanie długoterminowego planu biznesowego i zarządzania, zawierającego zapisy na

temat centralnego zaplecza technicznego, zdecentralizowanych dostaw zawartości i wielu

punktów dostępu dla użytkowników publicznych.

3. Wskazanie wśród państw członkowskich UE jednego archiwum narodowego, które gotowe jest

pełnić rolę gospodarza portalu we współpracy z innymi narodowymi służbami archiwalnymi.

4. Zbadanie możliwości przygotowania wirtualnej wystawy prezentującej dokumenty o szerokim

znaczeniu europejskim, pochodzące ze wszystkich państw członkowskich UE, oraz jej

przypuszczalnej skuteczności w promowaniu korzystania z portalu.

5. Po dwóch latach, pod koniec realizacji pierwszej fazy projektu, zostanie przeprowadzona ogólna

ocena jego realizacji w celu wykazania jego pełnego potencjału w następnych fazach prac.

92

Struktura portalu

Główną część europejskiego portalu powinna tworzyć jednolita pomoc archiwalna o kilku poziomach.

W centrum winny znaleźć się wszystkie dane z archiwalnych prezentacji internetowych, z możliwością

poszukiwań wielokierunkowych i w celowo wybranych kombinacjach. Jako że integracja jednolitej

pomocy archiwalnej będzie wymagała użycia wspólnych standardów danych, można ją połączyć z

rodzajem wyszukiwarki Google za pomocą linków do innych archiwalnych pomocy internetowych oraz

baz danych, takich jak np. kolekcje rękopisów. Zewnętrzne poziomy portalu powinny składać się z

linków do jednolitych katalogów drukowanych pomocy archiwalnych i innych przewodników, oferując w

ten sposób informację o innych formach i kanałach. Połączenie trzech poziomów portalu daje

centralny punkt dostępu do wszelkich archiwalnych informacji opisowych bez względu na ich nośnik.

Powinno się je uzupełnić z jednej strony informacją o instytucjach współpracujących, ich godzinach

pracy, siedzibach, a także o historii i szczególnych warunkach pracy, wraz z informacją o zasobach. Z

drugiej strony portal powinien także oferować obszar pomocy i narzędzi szkoleniowych dla

odwiedzających stronę tak, by mogli przygotować się do korzystania z archiwów. Można tutaj

udostępniać obrazy cyfrowe dokumentów, ażeby pokazać przykładowe materiały archiwalne,

prezentować galerie lub oferować użytkownikom możliwość zdobywania on-line wiedzy o archiwach,

prywatnych i publicznych materiałach archiwalnych oraz z zakresu historii.

Archiwa on-line

Rosnąca szybko liczba archiwów używających Internetu do prezentowania własnych zasobów oraz ich

doświadczenie i umiejętności w posługiwaniu się nowymi technologiami, które uzyskały, sprawiają, że

wiele z nich może funkcjonować obecnie jako centra specjalistycznej wiedzy związanej z

gromadzeniem, administrowaniem i prezentowaniem zorganizowanych treści. Archiwa w Europie

dysponują zasobami obejmującymi dokumenty od współczesnych, zapewniających przejrzystość

niedawnych wydarzeń, po akta sięgające w bardzo odległą przeszłość. Internet pomógł uczynić

archiwa nieodzownym, profesjonalnym źródłem informacji o przeszłości i korzeniach wspólnej

tożsamości społeczeństw. Ponadto pogłębił profesjonalną debatę na temat najlepszych praktyk w

wymiarze ponadnarodowym. Jednak najwybitniejsze osiągnięcia są już dziś widoczne na wielu

stronach internetowych. Powstała ogromna ilość internetowych stron archiwalnych oraz portali

regionalnych i krajowych, które dostarczają informacje o instytucjach archiwalnych lub pozwalają

poszukiwać informacji opisowych, dostarczanych przez różne instytucje do wspólnej wyszukiwarki.

Normalizacja międzynarodowa

Służby archiwalne poczyniły znaczny postęp w opracowaniu standardów międzynarodowych, dzięki

którym niemal każdy obywatel może skorzystać z dostępu do zorganizowanych danych. W ostatnich

latach okazało się, że najlepiej do tego celu nadaje się standard EAD oparty na XML. Wielka Brytania

skorzystała z niego, opracowując bazę danych A2A (Access to Archives [Dostęp do Archiwów])

stanowiącą część Sieci Archiwów Państwowych Wielkiej Brytanii (UK National Archives Network),

która obejmuje ok. 7 mln akt i ponad 350 instytucji przechowujących materiały archiwalne. We Francji

pomoce archiwalne Centrum Historycznego Archiwum Narodowego konwertuje się na EAD w celu

93

umieszczenia ich na stronie archiwum, zaś archiwom departamentalnym doradza się rozpoczynać

projekty IT od wprowadzenia EAD. W Niemczech Archiwum Federalne oferuje na swojej stronie 90

internetowych pomocy archiwalnych. Korzysta z narzędzia, które konwertuje pomoce archiwalne na

EAD, a w przygotowaniu jest portal narodowy, który wykorzysta EAD jako wewnętrzny format

wymiany. Również w Holandii, Szwecji i Szwajcarii rozpoczęto prace z EAD. Główną korzyścią

płynącą ze stosowania tej platformy jest możliwość zapewnienia zorganizowanego opisu, wolnego od

redundancji na różnych poziomach. Stosuje się go w archiwach, muzeach i bibliotekach wtedy, gdy

konieczne jest przedstawienie skontekstualizowanego opisu. EAD zapewnia harmonizację trzech

różnych domen w nowy sposób. Pozwala na kodowanie zapisów analogowych z możliwością

konwersji na inne standardy, takie jak ISAD(G) lub MARC i jest dzięki temu otwarty dla wymiany

danych między wyszukiwarkami. Zakodowane w EAD pomoce archiwalne można z łatwością

prezentować przy pomocy znormalizowanych narzędzi portali. Oferują one łatwą w użyciu strukturę

strony, której trzeba raz się nauczyć i można ponownie z niej korzystać. (por. Minerva WG5:

Handbook for quality in cultural Web sites: improving quality for citizens [Podręcznik jakości stron

kulturalnych www: poprawianie jakości dla obywateli]).

Zastosowany jako format standardowy we wspólnym archiwalnym portalu internetowym archiwów w

Europie, EAD jest wystarczająco elastyczny, by z jednej strony wyrównywać różnice w opisach, a z

drugiej strony pozwalać na uwypuklenie charakterystycznych cech współpracujących ośrodków

archiwalnych. Dane zakodowane w EAD można prezentować na różne sposoby za pomocą różnych

arkuszy stylów, dzięki czemu do szukania tego samego materiału wykorzystać można różne strategie

wyszukiwania. Użytkownik wybiera, czy skorzysta z nawigacji hipertekstowej w strukturze pomocy

archiwalnej, czy użyje jej jako książki, czy też poszuka kluczowych słów w bazie danych. EAD rozwija

się ponadto w standard międzynarodowy do wymiany danych opisów archiwalnych i z pewnością

okaże się pomocny do tworzenia związków z innymi portalami narodowymi i ponadpaństwowymi.

Europejskie projekty internetowe

Poniższa lista europejskich projektów internetowych ma przede wszystkim na celu zilustrowanie

specyficznego wkładu archiwów w prace nad rozwojem technologii informatycznej w Europie. Nie jest

to lista wyczerpująca, choć wyraźnie wskazuje na zalety utworzenia portalu internetowego do

archiwów w Europie jako miejsca połączenia rozbieżnych wysiłków i dzielenia się zasobami.

_________________________________________________________________________________

Czechy

Zasób archiwalny w Czechach

www.mvcr.cz/archivy/peva

Program PEvA to wyjątkowa baza danych z informacjami o 144 475 zespołach archiwalnych (72 639

484 mb półek akt) i 109 593 pomocach archiwalnych. Te zespoły archiwalne (zasób archiwalny)

przechowywane są w: Centralnym Archiwum Państwowym w Pradze, 7 archiwach okręgowych (w

94

2002 r. 72 okręgowe archiwa państwowe połączono z archiwami regionalnymi przy zachowaniu

poprzedniej nazwy), 5 archiwach miejskich, wybranych archiwach specjalnych, kilkudziesięciu

instytucjach kulturalnych oraz archiwalnych. Baza danych składa się z haseł obejmujących: nazwę

zespołu; nazwę archiwum, w którym dany zespół jest przechowywany; miejsce pochodzenia zespołu;

nazwę twórcy w oryginalnym języku i pisowni; daty graniczne zespołu; informację o pomocach

archiwalnych dostępnych w archiwum, które przechowuje zespół. Dane dostępne są także w językach

angielskim, niemieckim i francuskim, jednak właściwa baza danych nie może zostać przetłumaczona

na inne języki z powodów technicznych. Wyszukiwanie należy więc prowadzić na bazie słów czeskich.

Szczegółowe pytania należy kierować na adres: [email protected].

_________________________________________________________________________________

Estonia

Estońsk i Rejestr Archiwalny

http://arhiiviregister.ra.ee/index

Informacja o dokumentach publicznych i archiwach przechowywanych w agencjach rządowych i

archiwach publicznych dostępna jest na powyższej stronie internetowej.

_________________________________________________________________________________

Finlandia

VAKKA — Baza Danych Archiwalnych i Archiwalne Pomoce Internetowe

Narodowych Służb Archiwalnych F in landi i

http://www.narc.fi/atengl.html

Baza danych VAKKA jest internetową, referencyjną bazą danych zawierającą informacje o zasobach

Archiwum Narodowego i jego oddziałów regionalnych; program bazy działa również jako narzędzie

opisu materiału archiwalnego. VAKKA ma wielopoziomową strukturę zgodną ze standardami ISAD(G)

oraz ISAAR (CPF) i w chwili ukończenia będzie zawierała informacje opisowe materiału archiwalnego

aż do poziomu jednostki wraz z informacjami dodatkowymi. Projekt rozpoczęto w 1992 r., a baza

danych zaczęła działać w Internecie w 1997 r. Z poziomu jednostki istnieje połączenie z archiwami

cyfrowymi zawierającymi zdigitalizowany materiał analogowy w postaci obrazu. Również z poziomu

jednostki bazy danych VAKKA istnieje bezpośredni link do zdigitalizowanej zawartości tej samej

jednostki, jeśli została zdigitalizowana. Dostęp internetowy do Archiwum Cyfrowego: http://digi.narc.fi.

Państwowy Rejestr Archiwów Prywatnych

http://narc.fi/yksark.html

Państwowy Rejestr Archiwów Prywatnych (Finlandia) jest referencyjną bazą danych zawierającą

wzorcowe informacje o twórcach zespołów oraz podstawowe dane na temat zespołów. Obecnie baza

95

zawiera dane dotyczące archiwów prywatnych przechowywanych w: Archiwum Narodowym, 7

archiwach regionalnych i 12 głównych repozytoriach archiwów prywatnych. Zakres bazy jest

systematycznie poszerzany o zbiory nowych instytucji.

_________________________________________________________________________________

FRANCJA

Centrum Historyczne Archiwum Narodowego (Centre h istor ique des Archives

Nat ionales , CHAN)

http://222.archivesnatinales.culture.gouv.fr/chan

Na stronie internetowej CHAN, w oknie wyszukiwarek, istnieją już linki do kodowanych narzędzi

wyszukiwawczych XML/EAD. Siedem elektronicznych wyszukiwarek to: wykaz zasobów archiwów

prywatnych, Archiwum Napoleona, zbiory Pabla Picassa, Krajowe Stowarzyszenie Deportowanych i

Rodzin Ofiar Mauthausen, Archiwum rodziny Dampierre, Zbiory Jean-René Bernarda, zbiory rodziny

Le Rebours. Prezentowane wersje zapisane są w formacie HTML i wyposażone w indeks. Już dziś

strona CHAN umożliwia wyszukiwanie haseł, poszczególnych lub kilku jednocześnie, na dziewięciu z

baz danych. CHAN stworzyło bazę danych archiwalnych do badań nad aktami naturalizacyjnymi z lat

1814–1853 (aplikacja NATNUM). Aplikacja ETANOT (ETAt des NOTaires de Paris) zawiera

informacje o blisko 3 tys. notariuszy paryskich odnotowanych w bazie danych konwertowanej z pliku

tekstowego na format XML. Hasła w XML są zgodne z EAC.

BORA (Baza Danych na Temat Archiwów i Badań w Nich Prowadzonych)

http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/Page_database/BORA

Dyrekcja Archiwów Francji wdraża obecnie bazę danych BORA zaprojektowaną ostatecznie jako

narodowy portal informacyjny zawierający opis wszystkich zasobów archiwalnych francuskiej

administracji publicznej, który opracowano zgodnie z międzynarodowym standardem opisowym

ISAD(G). BORA umożliwia użytkownikom odnalezienie interesujących treści bezpośrednio przez

Internet. Obecnie składa się z dwóch podelementów, archiwów prywatnych i zasobów fotograficznych,

które wkrótce mają być włączone w nową wersję aplikacji. Baza może zostać rozszerzona na inne

typy plików (księgi wieczyste, rejestry stanu cywilnego, archiwa notarialne). Jest systematycznie

poszerzana o wcześniej sprawdzane pliki przekazywane przez instytucje kulturalne i finansowe, które

je przechowywały (2 tys. haseł opisowych źródeł przechowywanych przez 2 państwowe centra

archiwalne oraz 16 archiwów regionalnych). Aplikacja BORA jest rozbudowywana na bazie platformy

SDX, narzędzia do korzystania z dokumentów XML przy użyciu wyszukiwarki Lucene. Hasła

uporządkowane są zgodnie z EAD 1.0.

96

Francusko-kanadyjsk i por tal współpracy adminis tracyjnej między archiwami

http://www.archivescanadafrance.org

Uruchomiony w listopadzie 2003 r. w ramach obchodów upamiętniających założenie pierwszej

francuskiej osady w Ameryce Północnej. Oferuje badaczom wirtualną wystawę oraz bazę danych

zawierającą już ponad 20 tys. haseł, opracowanych w SML/EAD, dokumentów pochodzących z

zasobów francuskich i kanadyjskich (National Historic Archives Centre [Państwowy Ośrodek Archiwów

Historycznych], Overseas Archives Centre [Ośrodek Archiwów Zagranicznych], Library and Archives

Canada [Biblioteka i Archiwa Kanady], National Archives of Quebec [Archiwum Państwowe Quebecu])

oraz obrazy stronic dokumentów. Pliki opisowe zostały przeniesione z bazy danych i funkcjonują

obecnie niezależnie od strony technicznej. Dzięki linkom między dokumentami tworzą one grupy

źródeł i organiczne serie. Nowa wersja bazy pozwoli na umieszczenie wyszukiwanej jednostki

cyfrowej w kontekście, a także określenie źródła lub serii, do której należy, i zidentyfikowanie innych

jednostek tej grupy.

Of ic ja lny porta l genealogiczny

http://www.France-genealogie.fr

Dyrekcja Archiwów Francji we współpracy z Francuską Federacją Genealogiczną planuje uruchomić

we Francji oficjalny portal genealogiczny. Zapewni on bezpośredni dostęp do wszystkich możliwych

źródeł genealogicznych, powinien również obejmować opcje poszukiwań w różnych bazach danych.

We wstępnej fazie projektu portal wyposażono w technologię zarządzania informacją ZOPE/CPS3,

która ułatwia administrowanie danymi i ich aktualizację. Druga faza będzie obejmować opracowanie

prototypu zastosowania protokołu OAI-PMH (Open Archive Initiative Protocol for Metadata Harvesting

[Otwarty Protokół Archiwalny Kolekcjonowania Metadanych]) w celu scentralizowania metadanych

dotyczących różnych źródeł, bez przenoszenia ich z pierwotnego miejsca.

Centrum Pos iadłośc i Zamorsk ich (Centre des archives d ’outre-mer )

http://www.archivesnationales.culture.gouv.fr/caom/Djazair/pages/etatCivil/etat.html

Jest to zamierzony na dużą skalę projekt współpracy między Centrum Posiadłości Zamorskich a

registraturą akt Ministerstwa Spraw Zagranicznych mający na celu digitalizację i skatalogowanie

mikrofilmów dokumentów działu europejskiego archiwum MSZ, które wytworzono w Algierii między

1830 a 1962 r. Docelowo użytkownicy otrzymają program komputerowy pozwalający na wyszukiwanie

w bazie danych skanów świadectw na podstawie nazwy miasta, daty, typu świadectwa, imion i

nazwisk. Za pośrednictwem Internetu dostęp jest możliwy tylko do bazy danych (imiona, nazwiska,

miasta, daty, typy dokumentów). Dane umieszczane są w sieci stopniowo, w miarę postępów projektu

(obecnie dostępnych jest 1 010 000 dokumentów). Planuje się, że prace przy bazie zostaną

zakończone w roku 2004.

97

_________________________________________________________________________________

HISZPANIA

AER (Archivos Españoles en RED) — Archiwa h iszpańsk ie w Internec ie

http://aer.mcu.es/sgae/index_aer.jsp; http://www.aer.es

AER jest pionierskim projektem na skalę światową, którego celem jest udostępnienie w Internecie

zawartości archiwów hiszpańskich zarówno w postaci opisów, jak i obrazów cyfrowych dokumentów

przechowywanych przez główne archiwa w Hiszpanii. Platforma AER umożliwia natychmiastowy,

nieodpłatny dostęp do ponad 14 mln obrazów dokumentów, łącząc obraz z opisem archiwalnym.

Wirtualny dostęp do archiwaliów prowadzi do poważnych zmian w obszarze badań: do identyfikacji

użytkownika archiwum i akredytacji dzięki „wirtualnej” Państwowej Karcie Badacza, a także do

„wirtualnej” pracowni naukowej, która pozwala na stworzenie nowego obszaru w Internecie, gdzie

można korzystać ze źródeł archiwalnych z 11 różnych archiwów państwowych w Hiszpanii. Informacja

archiwalna uporządkowana jest w sposób hierarchiczny, z zastosowaniem zasady wielopoziomowości

opisu, od najogólniejszego do najbardziej szczegółowego, zgodnie z ISAD(G). Informacja

kontekstualna jest podstawą opisu archiwalnego, stąd standardy (ISAAR [CPF]) przyjęte dla

rozwiązania problemu opisu kontekstu. Portal AER mierzy się z fundamentalnym wyzwaniem sieci

dotyczącym kontekstualizacji obiektów i integracji tych kontekstów w struktury informacji. Jednym z

głównych celów AER jest ułatwienie i promowanie badań naukowych. Aplikacja AER oferuje dwie

główne opcje kryteriów wyszukiwania — wyszukiwanie proste, dla przeciętnego użytkownika Internetu

zainteresowanego zwykle najogólniejszymi informacjami; oraz wyszukiwanie zaawansowane i

specjalistyczne, dla badaczy i archiwistów, które pozwala na złożone i dogłębne wykorzystanie przy

zastosowaniu różnorodnych kryteriów. Projekt AER posiada takie narzędzie, jak Dziennik Badacza,

który został opracowany przez grupy użytkowników w celu ułatwienia badań. Pozwala on badaczom

przeglądającym AER na przeprowadzenie własnych poszukiwań dokumentów i obrazów w czasie.

Narzędzie o nazwie Cyfrowe dokumenty i obrazy daje użytkownikom szansę korzystania z

wyczerpującego przewodnika po udostępnionych do przeglądania dokumentach, zespołach i zbiorach.

Korzystają oni również ze strony z linkami do uzupełniających informacji w AER oraz z Forum

badacza, gdzie każdy użytkownik może umieścić pytania i odpowiedzi na dowolny temat. AER powstał

we współpracy z innymi dużymi projektami europejskimi, takimi jak Plan Lund, oferującymi

zaawansowaną formę digitalizacji (pod względem ilości i jakości).

Przewodnik e lek troniczny po archiwach Hiszpani i i Ameryk i Łac ińsk iej

http://aer.mcu.es/sgae/index_censo_guia.jsp

Przewodnik elektroniczny po archiwach Hiszpanii i Ameryki Łacińskiej jest przewodnikiem po

zasobach i kolekcjach przechowywanych w tych archiwach. Dostarcza on informacji o archiwach i

opisach dokumentacji przechowywanej w każdym z nich, na poziomie zawartości i kolekcji. Obecnie

za pośrednictwem Internetu można skorzystać z ponad 40 tys. archiwów w Hiszpanii i Ameryce

Łacińskiej (Kolumbia, Argentyna, Boliwia, Kostaryka, Chile, El Salvador, Gwatemala, Nikaragua,

98

Paragwaj, Wenezuela, Brazylia, Meksyk), aktualnie włączane są dane z Kuby. Z rejestru każdego

archiwum w tym przewodniku można przejść za pomocą linków do innych źródeł internetowych (e-

maili, stron internetowych, pomocy archiwalnych w formacie elektronicznym). Przez Internet możliwa

jest również aktualizacja informacji, a wymianę danych wspomaga język SGML/XML, w jakim są

zapisane.

Do opisu treści i kolekcji używa się EAD, zaś do opisu archiwów Departament Archiwów Państwowych

opracował DTD, Kodowany Przewodnik Archiwalny (Encoded Archival Guide, EAG), regulujący

elektroniczne oznaczenia (tagi) ogólnych informacji o placówkach archiwalnych, używany obecnie w

wersji Alfa 0.2. Przewodnik Elektroniczny jest narzędziem służącym do promowania w Internecie

informacji, dostępnych w języku hiszpańskim, o zasobach archiwów. Jest to również portal

informacyjny, który dostarcza informacji o archiwach i zawartości dokumentów, a także oferujący

globalny ogląd archiwów strefy języka hiszpańskiego dzięki coraz bardziej szczegółowemu

wyszukiwaniu. Jest skutecznym instrumentem normalizacji opisu archiwalnego i konsolidacji

międzynarodowych standardów wśród społeczności profesjonalnych archiwistów.

Przewodnik źródłowy

http://www.cultura.mecd.es/archivos/jsp/plantillaAncho.jsp?id=5

Składa się z serii niezależnych i powiązanych baz danych. Każda z nich zawiera dane o dokumentach

dotyczących tego samego obiektu, które są przechowywane w różnych archiwach zarówno w

Hiszpanii, jak i w innych krajach europejskich i Ameryki Południowej (Argentyna, Kuba, Chile,

Kostaryka, Francja, Włochy, wkrótce dołączy do nich Kolumbia). Wykazy obejmują poziom dokumentu

lub jednostki archiwalnej, jak i poziomy wyższe (sekcja, zawartość, seria), a informacja zorganizowana

jest zgodnie z międzynarodowymi standardami opisu archiwalnego. Przewodnik źródłowy łączy 191

753 wykazy, których co miesiąc przybywa, rozpowszechniane za pośrednictwem następujących baz

danych: Historia Hiszpanii, Historia Europy, Hiszpańska Wojna Domowa, Ruch Uchodźców i

Robotników, Historia Ameryki, oraz Nauka i Technologia. Osiągnięte wyniki poszukiwań pozwalają na

wgląd do opisanych jednostek. Badacz może odnaleźć poszukiwany dokument używając 16 pól

wyszukiwanych pojedynczo lub w sposób kombinowany. Dostęp uzyskuje się przez stronę

internetową Archiwum Państwowego Hiszpanii podlegającego Ministerstwu Kultury, która łączy z

przeglądarką pozwalającą na wyszukiwanie ogólne w dziedzinach najczęściej odwiedzanych przez

użytkowników archiwów. Rezultatem wyszukiwania są strony, których wykazy umożliwiają połączenie

z plikami opisowymi. Badacz lokalizuje dokumenty za pomocą 16 pól opisu, pojedynczo lub łącznie.

W ystawy i wizyty wir tualne


To forma popularyzacji zasobów archiwalnych przez SGAE (Poddyrekcja Generalna Archiwów

Państwowych) obejmująca siedem wystaw oraz trzy wizyty wirtualne w trzech z najważniejszych

archiwów generalnych (Archivo de la Corona de Aragón [Archiwum Królestwa Aragonii], Archivo

General de Indias [Generalne Archiwum Indii], Archivo General de Simancas [Generalne Archiwum

99

Simancas]). Są to powiązane ze sobą podróże przez wirtualne obrazy różnych typów dokumentów

(mapy, plany, pieczęcie, herby szlacheckie, fotografie, rękopisy i formularze). Ich tematyka jest

różnorodna: odczytywanie i interpretacja średniowiecznych pieczęci; fotografie z okresu wojny

domowej w Hiszpanii; proces kolonizacji i urbanizacji Nowego Świata; znaczenie obszaru Morza

Śródziemnego jako skrzyżowania kultur; rozwój sztuki iluminacji w XVI i XVII w.; postać cesarza

Karola V i jego czasy. Za pośrednictwem tej strony internetowej odwiedzający może zbliżyć się do

archiwum w każdym wymiarze: budynków, otoczenia, historii i zawartości zasobu. Pod względem

technicznym prezentuje ona atrakcyjny, zrozumiały język i grafikę umożliwiającą serfowanie oraz łatwą

podróż każdą trasą. Informacje są zawsze objaśniane za pomocą tabel i map umieszczanych w

kontekście.

Bib l iograf ia archiwalna


Link jest dostępny przez stronę internetową Archiwum Państwowego Hiszpanii podlegającego

Ministerstwu Kultury. Strona zawiera informacje o specjalistycznym oddziale Biblioteki CIDA (Centro

de Información Documental de Archivos [Dokumentalne Centrum Informacji Archiwalnej]) oraz bazę

danych umożliwiającą dostęp do jej katalogu bibliograficznego. Osoby odwiedzające stronę korzystają

z 35 tys. opisów artykułów pochodzących z publikacji periodycznych, różnorodnych materiałów,

monografii archiwalnych, z czego 9 tys. odnosi się do przewodników, katalogów i inwentarzy archiwów

hiszpańskich, jak również głównych archiwów Europy i Ameryki. Dane te są stale aktualizowana. Baza

danych pozwala użytkownikom na wyszukiwanie za pomocą haseł (wyszukiwanie ogólne, autor, tytuł,

materiał, miejsce publikacji i wydawca) i oferuje wykaz wyników. Każdy wynik prowadzi do pliku

zawierającego szczegółową informację o zawartości i typie publikacji opisanej przez tytuł i

deskryptory.

_________________________________________________________________________________

HOLANDIA

Archieven.n l

www.archieven.nl

Wspólna wyszukiwarka do zasobów niemal wszystkich większych archiwów Holandii, także z

możliwościami przeglądania.

DTNA — Cyfrowe pomoce Archiwum Narodowego

http://www.nationaalarchief.nl/collectie/zoeken/Default.asp

Archiwum Narodowe zamierza zdigitalizować wszystkie pomoce archiwalne na nośniku papierowym,

które są obecnie dostępne w pracowni naukowej — jest ich ok. 5 tys. Zdecydowano się na EAD, a

dokładniej na jego wersję XML jako format digitalizacji. Jednym z najważniejszych zadań projektu jest

100

pogłębienie wiedzy o korzystaniu z EAD i XML. Jak dotychczas, w sieci dostępnych jest 40 pomocy

archiwalnych.

Genl ias

www.genlias.nl

Od ponad 200 lat władze holenderskie rejestrują urodziny, śluby i zgony w aktach stanu cywilnego.

Genlias udostępnia informacje z tych oficjalnych dokumentów. Rejestr sięga do roku 1811, zatem

informacje o przodkach pochodzą nawet z 1780 r. Jest to projekt realizowany wspólnie przez lokalne

ośrodki historii i Archiwum Narodowe.

TANAP — Ku nowej erze partnerstwa

www.tanap.net

Duży projekt bazujący na zasobach archiwów Holenderskiej Kompanii Wschodnioindyjskiej (VOC)

przechowywanych w Indonezji, Indiach, Sri Lance, Afryce Południowej i Holandii. Archiwum Narodowe

współpracuje przy tym projekcie z Uniwersytetem w Lejdzie oraz z archiwami i uczonymi z Azji i Afryki.

Obejmuje on zastosowanie aplikacji cyfrowych w celu usprawnienia dostępu do archiwów VOC.

Dotyczy też kilku innych sfer działań.

de Woonomgeving

http://www.dewoonomgeving.nl/index.cfm

De Woonomgeving (Środowisko życia) dysponuje danymi i mapami z ksiąg wieczystych począwszy

od 1832 r. Projekt jest finansowany przez Ministerstwo Kultury. Istnieje możliwość powiązania go ze

znacznie większą liczbą informacji na temat środowiska historycznego miejsca zamieszkania każdego

obywatela Holandii.

_________________________________________________________________________________

LITWA

Litewsk i Depar tament Archiwów

http://www.archyvai.lt

Portal archiwów litewskich (http://www.archyvai.lt) posiada wersję angielską z danymi na temat

sytemu archiwów państwowych Litwy, ich struktury administracyjnej, warunków dostępu, usług,

przepisów prawnych o archiwach, itp. Portal umożliwia wejście do Bazy Danych Archiwów

Państwowych, która zawiera informacje o zespołach archiwalnych przechowywanych w litewskich

archiwach państwowych, ich strukturze, a także aktotwórcach dokumentów należących do litewskiego

narodowego zasobu archiwalnego. Pierwotna baza danych, z której informacje przeniesiono do nowo

powstałej Bazy Danych Archiwów Państwowych, zawiera opisy na dwóch poziomach: 21 411 opisów

na poziomie zespołów i 47 823 na poziomie podzespołów (inwentarze). Opisy są zgodne z normami

101

międzynarodowymi ISAD(G) 2000, Ottawa (ISBN 0–9696035–5–X) oraz EAD, wersja 2002

Stowarzyszenia Archiwistów Amerykańskich, Chicago 2002 (ISBN 1–931666–00–8).

Na portalu archiwów litewskich często można znaleźć informacje dotyczące takich inicjatyw, jak np.

wystawy monograficzne prezentujące zdigitalizowane zbiory poszczególnych archiwów. Litewskie

Archiwum Audiowizualne (ostatnio wcielone do Centralnego Archiwum Państwowego Litwy)

digitalizuje kolekcje fotografii, dokumenty audio i video, które w przyszłości będą także dostępne na

portalu.

_________________________________________________________________________________

NIEMCY

Protokoły Rady Minis trów Rządu Federalnego (Kabinet tsprotokol le

der Bundesregierung)

http://www.bundesarchiv.de/kabinettsprotokolle/web/index.jsp

Jest to internetowa wersja serii drukowanej, która w chwili obecnej obejmuje lata 1957–1958 i jest

uzupełniana wstecz, do 1949 r. Zgodnie z zasadą 30 lat będzie ona powiększana o jeden tom

każdego roku, a jej wersja internetowa ukaże się 18 miesięcy później. Zdigitalizowane księgi

drukowane przeniesiono do XML, dzięki czemu pliki są dostępne nieodpłatnie za pośrednictwem

wyszukiwarki Lucene. Są one prezentowane hierarchicznie, dla ułatwienia nawigacji, włącznie z

wszystkimi przypisami i odnośnikami połączonymi wzajemnie linkami. Dla innych projektów digitalizacji

tekstów udostępnione zostanie narzędzie wyszukiwawcze.

Niemieck ie Kronik i F i lmowe w Internec ie (Deutsche Wochenschauen im Internet)

http://www.wochenschau-archiv.de/

Można tu oglądać nieodpłatnie pliki video zawierające ponad 5,7 tys. niemieckich kronik filmowych

przesyłanych z prędkością 56 lub 250 kB/s. Klipy wyszukuje się według miejsca, daty, przedmiotu albo

osób. Filmy pochodzą z zasobu filmowego Archiwum Federalnego. Projekt digitalizacji przeprowadza

się we współpracy z kilkoma partnerami, jak np. z Fundacją Defa. Wybrane kopie można zamawiać.

Archiwa Prywatne i Spuśc izny w Archiwach Niemieck ich (Nachlässe in

deutschen Archiven)

http://www.bundesarchiv.de/findbuecher/stab/db_nachlass/index.php

Jest to główna baza danych na temat zbiorów prywatnych w Niemczech oraz w archiwach obszaru

języka niemieckiego. Została utworzona, by zastąpić poprawioną wersję inwentarza drukowanego,

opracowanego w 1971 r. przez Wolfganga Mommsena. Na podstawie kwestionariusza zebrano

informacje o nowo nabytych zbiorach. Obecnie baza zawiera dane o 21 tys. kolekcji. Link internetowy

prowadzi do służb archiwalnych, które zapewniają użytkownikom dostęp oraz informują o

ewentualnych jego ograniczeniach. Narzędzie jest obecnie poszerzane o funkcję, która pozwoli

102

współtwórcom bazy danych samodzielnie aktualizować swoje dane. Gospodarzem bazy jest

Archiwum Federalne.

Archiwa Północnej Nadreni i-W estfal i i w Internec ie (NRW-Archive im Internet)

http://www.archive.nrw.de

Baza danych zawierająca informacje o wszystkich służbach archiwalnych w Północnej Nadrenii-

Westfalii, na wszystkich szczeblach administracji, a także o przedsiębiorstwach, Kościołach, mediach i

archiwach prywatnych. Oferuje wyszukiwanie słów kluczowych w przewodnikach po zbiorach

wszystkich archiwów współpracujących oraz dostęp do różnych map w układzie geograficznym.

Wybrane obiekty prezentowane są, wraz ze wskazaniem ich miejsca, w hierarchicznej strukturze

zasobów. Baza danych zawiera ogólne informacje o godzinach pracy i lokalizacji archiwów, a także o

szczególnych wydarzeniach. Na stronie dostępne są również wszystkie wydania, od 1999 r.,

czasopisma „Der Archivar”.

Pomoce archiwalne Zarządu Krajowego Archiwów Badeni i-W ir tembergi i dostępne

on- l ine (On- l ine-F indmit tel der Staat l ichen Archivverwal tung Baden-Württemberg)

http://www.lad-bw.de/fr-olf.htm

Portal oferuje dostęp do wszystkich pomocy archiwalnych na poziomie zespołów, jak również do

przewodników po zbiorach siedmiu archiwów państwowych Badenii-Wirtembergii, prezentowanych w

tej samej zorganizowanej formie ułatwiającej nawigację po kategoriach hierarchicznych jednostek

opisowych, zgodnie z zasadą opracowania lub opartą na pochodzeniu zespołów. Każda służba

archiwalna prezentuje przewodnik po całości zasobu wraz z linkami do pomocy archiwalnych na

poziomie zespołów tam, gdzie to możliwe. Pomoce archiwalne można przeszukiwać nie tylko za

pośrednictwem nawigacji hiperlinkowej, lecz również indywidualnie lub w połączeniu. Internetowe

pomoce oparte są na MIDOSAon-line i prezentowane bezpośrednio z bazy danych MySQL przy

użyciu PHP-scripts.

_________________________________________________________________________________

POLSKA

Archiwa państwowe

http://www.archiwa.gov.pl

Strona główna Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych zapewnia zintegrowany dostęp on-line do

usług elektronicznych archiwów państwowych:

SEZAM (System Ewidencj i Zasobu Archiwalnego)

Baza danych SEZAM w obecnej wersji zawiera informacje o narodowym zasobie archiwalnym

przechowywanym w archiwach państwowych, archiwach instytucji naukowych (Archiwum Polskiej

Akademii Nauk w Warszawie i Oddziale w Poznaniu, Archiwum Nauki Polskiej Akademii Nauk i

103

Polskiej Akademii Umiejętności w Krakowie, Archiwum Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu,

Biblioteka Uniwersytecka w Warszawie), archiwach polskich instytucji za granicą (Instytut Józefa

Piłsudskiego w Nowym Jorku, Polski Instytut Naukowy w Nowym Jorku) oraz w innych zbiorach

publicznych (Stowarzyszenie Archiwum „Solidarności”, Muzeum Pierwszych Piastów w Lednicy).

Opisy archiwalne bazy SEZAM odpowiadają normie ISAD(G).

Inwentarze Zespołów Archiwalnych

Zintegrowana baza danych zawierająca 3 bazy elektronicznych inwentarzy 12 741 zespołów:

IZA — inwentarze zespołów z 65 archiwów państwowych oraz z Muzeum Pierwszych Piastów w

Lednicy, Archiwum Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu, Stowarzyszenia Archiwum

„Solidarności”, Instytutu Józefa Piłsudskiego w Nowym Jorku, Polskiego Instytutu Naukowego w

Nowym Jorku.

SCRINIUM — baza danych dokumentów wytworzonych do końca XVIII w. przechowywanych w

Archiwum Państwowym w Krakowie, Archiwum Państwowym w Toruniu, Archiwum Państwowym we

Wrocławiu oraz w jego oddziałach w Kamieńcu Ząbkowickim i Lubaniu.

KITA (Komputerowa Informacja Techniczna) — baza danych dokumentacji technicznej z Archiwum

Państwowego w Bydgoszczy, Archiwum Państwowego w Siedlcach oraz Muzeum Pierwszych Piastów

w Lednicy.

PRADZIAD — Baza danych Program Rejest racj i Ak t Metrykalnych i Stanu Cywi lnego

Zawiera informacje o księgach metrykalnych i stanu cywilnego przechowywanych we wszystkich

archiwach państwowych (stan na 2006 r.), a także w Książnicy Pomorskiej im. Stanisława Staszica w

Szczecinie, Archiwum Archidiecezjalnym w Łodzi, Archiwum Archidiecezjalnym w Poznaniu,

Archiwum Diecezjalnym w Drohiczynie, Archiwum Diecezjalnym we Włocławku oraz o księgach

metrykalnych wyznania mojżeszowego i rzymskokatolickiego przechowywanych w Urzędzie Stanu

Cywilnego m.st. Warszawy

Reconst i tu t ion of the Memory of Poland

Realizację programu Reconstitution of the Memory of Poland rozpoczęto w 1998 r. Jego celem było

dostarczenie informacji o źródłach do historii Polski i narodu polskiego z lat 1772–1945

przechowywanych poza granicami Polski. Poszukiwania archiwalne przeprowadzono w Austrii,

Białorusi, Francji, Mołdowie, Niemczech, Rosji, Ukrainie i Włoszech.

Archiwa państwowe uczestniczą w najważniejszych krajowych projektach dotyczących tworzenia

zasobów cyfrowych.

Polska Bib l io teka Internetowa (PBI)

www.pbi.edu.pl

PBI oferuje zeskanowane wersje arcydzieł literatury i najważniejszych dokumentów historycznych.

Archiwa państwowe są jednym z większych dostawców źródeł archiwalnych prezentowanych w PBI.

104

Skarby archiwów polsk ich

www.polska.pl/archiwa/index.htm

Prezentuje najcenniejsze dokumenty związane z ważnymi i interesującymi wydarzeniami w polskiej

historii. Obiektom towarzyszy szczegółowy komentarz opisujący zawartość i kontekst historyczny

danego dokumentu.

Miasta polsk ie w dokumencie archiwalnym

www.polska.pl/miasta/index.htm

Zawiera około tysiąca cyfrowych archiwaliów stanowiących dokumentalno-historyczny portret

kilkunastu polskich miast.

_________________________________________________________________________________

PORTUGALIA

IANTT ( Ins t i tuto dos Arquivos Nac ionais . Torre do Tombo) — Ins tytut Archiwum

Państwowego. Torre do Tombo

http://www.iantt.pt/

Strona internetowa dostarczająca informacji o archiwach państwowych i sprawach archiwalnych

profesjonalistom oraz właścicielom, posiadaczom i dysponentom dokumentów archiwalnych. Na

stronie Fundos e Colecções można korzystać on-line z bazy danych zasobów Archiwum Narodowego

(Torre do Tombo). Zawiera ona informacje o dokumentach archiwalnych, głównie na poziomie

zespołów, ich zakresie, datach i pomocach archiwalnych, jak również — w zależności od postępów w

opracowaniu — o zawartości akt, ich układzie, powiązanych jednostkach opisowych oraz publikacjach.

Projekt TT ON LINE, mający na celu digitalizację akt przechowywanych w Archiwum Narodowym, jest

współfinansowany przez POC (Programa Operacional da Cultura), zarządzający funduszami UE.

Archiwalia zostały wybrane według ich wartości historycznej i kulturalnej. Na stronie IAN/TT

umieszczone zostaną cyfrowe obrazy dokumentów.

Archiwum Regionalne w Porto (Arquivo Dis tr i ta l do Por to)

http://www.adporto.org/

Archiwum Regionalne w Porto opracowało DigitArq — projekt sponsorowany przez POC i Archiwum

Narodowe Portugalii. Jego główne cele to: konwersja starych pomocy archiwalnych na standardy

archiwalne, budowa systemu informacyjnego w celu przyjmowania danych oraz zarządzania danymi

otrzymanymi wcześniej, opracowanie wyszukiwarki internetowej umożliwiającej prowadzenie

poszukiwań w tym tworzonym systemie, rozbudowa aplikacji informatycznej i programów

umożliwiających zarządzanie obiektami zdigitalizowanymi oraz włączenie ich do wspomnianego

systemu.

105

_________________________________________________________________________________

SŁOWENIA

Wszystkie archiwa publiczne posiadają bazy danych zespołów i zbiorów (przewodniki po zespołach i

zbiorach), które są dostępne za pośrednictwem Internetu, nie mają one jednak formy jednolitej.

Dostępne są na stronie każdego archiwum. Linki są dostępne na stronie: http://www.gov.si/ars/6a.htm.

Zasoby i Zbiory Słowenii

http://www.gov.si/ars, http://sigov3.sigov.si/arhiv/

Baza danych zawiera trzy grupy zasobów dostępnych w języku słoweńskim. Pierwszą i najważniejszą

z nich tworzą dane o zespołach i zbiorach w archiwach Słowenii (1797 zespołów i kolekcji

zawierających ponad 15,334 mb materiałów archiwalnych na nośniku papierowym). Opisy zespołów

opierają się na standardzie ISAD(G). Oprócz tytułu, daty powstania, rozmiaru pojedynczych zespołów,

krótkiego opisu zawartości, historii zespołu i literatury, opisy zawierają także szczegółową historię

twórcy zespołu. Szukać można w katalogu wszystkich zespołów i zbiorów, zaś odnośnie dziedzin i

działalności — na podstawie klasyfikacji zawartości (administracja publiczna, sprawiedliwość, obrona,

gospodarka, kultura, stowarzyszenia itd.), a także słów kluczowych (przeszukiwanie pełnego tekstu).

Druga grupa obejmuje zdigitalizowane mapy katastralne z XIX w. (2406 katastrów i 28 tys. map

katastralnych). Cyfrowe obrazy map połączone są z danymi typu nazwa okresu, numer seryjny gminy

katastralnej oraz z nazwami geograficznymi według pisowni oryginalnej i współczesnej (dziedzina:

druga nazwa „k.o.”).

Trzecia grupa zawiera dane filmów archiwalnych przechowywanych w Słoweńskim Archiwum

Filmowym. Kolekcja składa się z licznych filmów, które wyprodukowano po roku 1905. Elementami

znaczącymi są: tytuł, twórca filmu (reżyser, producent, aktor, itd.), rok produkcji i kluczowe terminy (w

pełnym tekście).

_________________________________________________________________________________

SZWECJA

NAD — Baza Danych Archiwów Państwowych (Szwecja)

http://www.nad.ra.se

Archiwum Narodowe Szwecji uruchomiło Bazę Danych Archiwów Państwowych (NAD) w 1990 r.

Obejmuje ona zbiory archiwów państwowych oraz prowincjonalnych w Szwecji, jak również archiwa

prywatne wpisane do Rejestru Narodowego. W latach 1993–1998 baza ta była publikowana w postaci

płyty CD. W tym samym czasie zaczęto stosować format zgodny z MARC-AMC jako format wymienny.

W 1993 r. wprowadzono system ARKIS I do zarządzania zbiorami archiwalnymi w archiwach

państwowych i regionalnych. Obecnie zastąpił go ARKIS II, który umożliwia opis wielopoziomowy

zgodnie z ISAD(G) i EAD. Zaprojektowano go do administrowania wszystkich działań archiwalnych, w

tym np. do lokalizacji dokumentów. Zarówno ARKIS I, jak i ARKIS II, zostały wyposażone w hasła

106

wzorcowe dla instytucji i osób prawnych — w ten sposób spełniają one wymogi ISAAR (CPF). W

chwili obecnej NAD oferuje w Internecie wyłącznie dane z archiwów państwowych i prowincjonalnych.

Nowy system, który umożliwi wyszukiwanie informacji o archiwach prywatnych, jest w trakcie

rozbudowy. Będzie on korzystał z EAC jako formatu wymiennego. NAD będzie więc przede wszystkim

indeksem aktotwórców w Szwecji, z linkami do opisów archiwalnych w systemie ARKIS II lub poza

nim.

_________________________________________________________________________________

WIELKA BRYTANIA

Archiwum Narodowe (The Nat ional Archives, TNA)

http://www.nationalarchives.gov.uk

Główna strona internetowa Archiwum Narodowego Zjednoczonego Królestwa udostępnia szeroki

zakres usług elektronicznych. Podstawą jest Katalog zbiorów TNA — archiwów rządu centralnego,

sądów i innych organów państwowych. Katalog jest potężnym i zaawansowanym narzędziem

uzyskiwania informacji, który udostępniono w Internecie w marcu 2001 r. jako część szerszej strategii

rozbudowy dostępu do publicznych zbiorów archiwalnych. Aktualnie obejmuje opisy 9,5 mln rekordów.

Działa jako aplikacja sieciowa w SQL i korzysta z EAD do importu i eksportu danych. Jest zgodna z

ISAD(G): General International Standard Archival Description, with the International Standard Archival

Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families5, ISAAR (CPF) 2004: International

Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families6, National Council on

Archives, Rules for the Construction of Personal, Place and Corporate Names, 1997 (Narodowa Rada

Archiwów, Zasady tworzenia nazw własnych i firm), a także z Tezaurusem UNESCO, jeśli chodzi o

indeks przedmiotowy.

Dostępny na stronie TNA serwis Dokumenty on-line (Documents On-line) umożliwia dostęp do

zwiększającej się liczby wybranych źródeł, w tym do akt dokumentujących posiedzenia rządu (minuty,

memoranda), a także do pełnego wyboru testamentów obronionych przed sądem w Canterbury oraz

indeksu odznaczonych za udział w I wojnie światowej. Inne dostępne w sieci akta obejmują Archiwum

Internetowe Rządu Wielkiej Brytanii oferujące wybór stron rządowych archiwizowanych regularnie od

sierpnia 2003 r.

Strona TNA zapewnia również dostęp do indeksu ciał zbiorowych, osób i rodzin Narodowego Rejestru

Archiwów (National Register of Archives, NRA). Indeks działa jako pomoc archiwalna obejmująca

ponad 44 tys. niepublikowanych wykazów i katalogów, które opisują zbiory archiwalne w

Zjednoczonym Królestwie oraz kopie zagraniczne przechowywane w czytelniach TNA w Kew pod

Londynem. NRA to jedno z pierwszych archiwów umieszczonych i dostępnych w sieci, połączone

linkami z innymi źródłami udostępnianymi przez Internet. ARCHON (Archives On-line [Archiwa On-

5 Zob. wyżej, przyp. 3 (przyp. red.). 6 Zob. wyżej, przyp. 4 (przyp. red.).

107

line]) to baza danych zawierająca informacje o ponad 3 tys. registratur, ośrodków archiwalnych,

bibliotek, muzeów i innych instytucji przechowujących archiwalia na całym świecie. Zawiera ona

nazwy, adresy, URL i inne informacje służące do kontaktu, a także godziny, w jakich instytucje te są

otwarte, oraz inne informacje.

SCAN (Scott ish Archive Network ) — Szkocka Sieć Archiwów

http://www.scan.org.uk

Szkocka Sieć Archiwów łączy opisy ponad 29 tys. kolekcji z 52 archiwów szkockich oraz udostępnia

szczegółową bazę danych, dane służące do kontaktu, jak również informację o czasie pracy każdego

archiwum. Strona oferuje także Bazę Wiedzy (Knowledge Base) skupiającą się na typach akt,

podmiotach i miejscach. Sieć prowadzi stronę internetową www.scottishdocuments.com, która daje

dostęp do cyfrowych kopii testamentów Szkotów z lat 1500–1901, oraz umożliwia korzystanie z

wykładów z paleografii na www.scottishhandwriting.com.

A2A (Access to Archives ) — Dostęp do archiwów

http://www.a2a.org.uk

Access to Archives (A2A) jest angielskim odcinkiem tworzonej sieci brytyjskich archiwów

państwowych. Projekt opracowany w Archiwum Narodowym umożliwia nie tylko retrokonwersję

pomocy archiwalnych lokalnych angielskich instytucji archiwalnych, bibliotek i muzeów, lecz również

inwentaryzowanie na bieżąco. Obecnie A2A obejmuje zasoby ponad 350 instytucji archiwalnych, a

tym samym ok. 6,9 mln rekordów haseł inwentarzowych. Dotychczas z bazy skorzystało 3,8 mln

użytkowników, którzy ściągnęli 8,4 mln danych.

Korzystając z sukcesu projektu A2A, partnerskie konsorcjum państwowych, regionalnych i

samorządowych instytucji archiwalnych pod przewodnictwem Archiwum Narodowego promuje projekt

Linking Arms. W zależności od dostępnych funduszy projekt ma na celu realizację wizji brytyjskiej

Narodowej Rady Archiwów (NCA), która od 1998 r. wspiera utworzenie jednego wspólnego portalu z

dostępem do wszystkich zasobów archiwalnych w Wielkiej Brytanii. Dokument NCA z 2003 r.,

(Interoperability Protocol) zalecający stosowanie standardów archiwalnych i technicznych w celu

ułatwienia interoperacyjności i wymiany danych został przyjęty jako podstawa dla funkcjonalnego

rozwoju inicjatywy Linking Arms.

Węzeł archiwalny (Archives Hub)

http://www.archiveshub.ac.uk

Archives Hub zapewnia jeden punkt dostępu do opisów materiałów archiwalnych przechowywanych

przez szkoły wyższe w Wielkiej Brytanii. Zwykle są to opisy na poziomie zbioru, ale tam, gdzie to jest

możliwe odsyłają one do inwentarzy. Program umożliwiający korzystanie z Archives Hub i

zapewniający jego funkcjonalność jest kompatybilny z EAD i XML.

108

Migracje (Moving Here )

http://www.movinghere.org.uk

Jest to baza danych oferująca cyfrowe wersje fotografii, map, przedmiotów, dokumentów i nagrań z 30

regionalnych i państwowych instytucji archiwalnych, muzeów i bibliotek, które dokumentują 200 lat

migracji do Anglii. Strona skupia się głównie na społecznościach: karaibskiej, irlandzkiej, żydowskiej i

południowo-azjatyckiej, ale nieustannie się rozrasta. Udostępnia wystawy, relacje, fotografie i kolekcję

ponad 150 tys. zeskanowanych i opisanych rekordów. Wyszukiwarka umożliwia przeglądanie całej

strony, dostarczając rezultaty poszukiwania w katalogu, wystawach i relacjach.

_________________________________________________________________________________

WŁOCHY

Przewodnik po archiwach W łoch (Guida degl i Archiv i d i Stato I ta l ian i)

http:/archivi.beniculturali.it

Ten godny uwagi projekt przeniósł na format cyfrowy cztery tomy publikacji pt. Guida degli Archivi di

Stato Italiani wydanej w 1981 i 1996 r. i zawierającej krótkie opisy wszystkich zespołów

przechowywanych w ponad 100 włoskich archiwach państwowych. Usługi on-line dostępne są przez

portal: ARCHIVI http://archivi.beniculturali.it.

PROJEKT IMAGO II

Przy realizacji projektu IMAGO II współpracują archiwa państwowe w Cagliari (już w sieci), Florencji,

Lukce, Perugii, Rzymie, Turynie (już w sieci), Wenecji i Mediolanie. Udostępnia on wersje cyfrowe

oryginalnych dokumentów wraz z opisem i możliwością przeszukiwania na miejscu lub on-line.

Większość archiwów państwowych zaangażowanych w projekt IMAGO II planuje publikację

internetową jego rezultatów na tyle, na ile pozwolą dostępne środki finansowe.

Projek t porta lu Archiv i

Portal Archivi, ciągle aktualizowany, funkcjonuje od 1997 r. i dostarcza informacji o Administracji

Archiwów Państwowych Włoch, zapewniając dostęp do stron internetowych archiwów działających na

terytorium Włoch oraz oferując wiele stałych usług internetowych. Aktualnie powstaje jego nowa

wersja, ściśle przestrzegająca standardów interoperacyjności i zasad przechowywania. Od roku 2003

sukcesywnie wykonuje się kopie zabezpieczające serwerów w cyklu tygodniowym, wypalane na

nośnikach optycznych. Archivi działa jak portal dostępu do stron poświęconych centralnym i lokalnym

organom administracji archiwalnej.

Archiwa i Nadzór (Archiv i e Sopr intendenze )

Udostępnia bazę danych 144 archiwów państwowych i ich oddziałów oraz 19 agencji nadzoru

archiwalnego działających na terytorium Włoch. W tym znaczeniu Archivi działa również jako

109

dostawca usług dla sieci organizacji archiwalnych, które aktualizują bazę danych i mogą zakładać

swoje własne autonomiczne strony na nieodpłatnie dostępnym serwerze głównym.

Archiwum miasta F lorencj i (Archiv io d i Stato d i Firenze)

http://archiviodistato.firenze.it/Welcome.html

Strona internetowa Archiwum miasta Florencji zawiera informacje o strukturze organizacji, projektach,

funduszach archiwalnych, a także o wielu zasobach archiwalnych dostępnych w Internecie. Z jednej

strony mamy w sieci informacje o archiwach i ich usługach, zwłaszcza o zarządzaniu zamówieniami

na kopie dokumentów, na specjalnych formularzach, oraz wiadomości niezbędne do otrzymania zgody

na kopiowanie. Z drugiej strony mamy strony internetowe z linkami do innych stron z danymi o

zasobach archiwalnych Archivio di Stato (Gli strumentti della ricerca). Strona ze spisem treści (Elenco

dei fondi) ułatwia przegląd zawartości archiwów dzięki indeksom lub spisom treści w układzie

alfabetycznym oraz listom typologicznym i funkcjom nawigacyjnym, takim jak sieciowe drzewko

indeksowe. Obecnie opracowywany przewodnik internetowy opisze różne zawartości, serie,

aktotwórców oraz inne wewnętrzne i zewnętrzne aspekty dokumentów. Oferowane są różne formy

dostępu, w języku angielskim i włoskim, dostęp do wyszukiwarki o czterech zakresach tematycznych:

zawartość, aktotwórca, kontekst polityczny oraz archiwa i ich kolekcje dokumentów. Inwentarze

internetowe (inventari on-line) oferują wykaz 16 linków do różnych zbiorów dokumentów. Strona

zawartości każdego inwentarza składa się z wprowadzenia do zawartości i wskazówek dotyczących

nawigacji i dostępu do inwentarza. Strona „archiwów cyfrowych” (archivi digitalizzati) zapewnia dostęp

do dwóch zbiorów dokumentów w formacie cyfrowym poświęconych historii rodziny Médici (Mediceo

avanti il Principato y Acqusti e doni, 383). To „elektroniczne archiwum” można zwiedzać przez hasła

swoistego inwentarza. Badacz musi się zarejestrować, a następnie ściągnąć (plug-in download)

cyfrowe obrazy archiwaliów. Przewodnik tematyczny (guide tematiche) w chwili obecnej oferuje dostęp

do strony internetowej dotyczącej Catasto Generale Toscano. Strona Banku danych zewnętrznych

(Banche dati esterne) zawiera link do dwóch internetowych projektów informacyjnych, zewnętrznych

wobec Archiwum miasta Florencji (Catasto of 1427 y Tratte of Office Holders 1282–1532). Ponadto

dostępna jest strona zawierająca różne dokumenty on-line związane z publikacjami przygotowanymi

przez personel florenckiego archiwum, jak również z cyfrowymi wersjami dokumentów

administracyjnych, danych dotyczących działalności i pracy archiwistów. Na stronie instytucji

archiwalnych natknąć się można również na zorganizowaną listę linków do różnych służb

archiwalnych i innych instytucji, które posiadają dokumenty archiwalne w całych Włoszech.

Region Lombardia, Archiwum miasta Mediolanu i Inspektorat Nadzoru Archiwalnego

(Regione Lombardia, Archiv io d i Stato d i Mi lano e Sopr intendenza Archiv is t ica )

http://plain.unipv.it/

Łączyć, komunikować, wiązać to kluczowe słowa portalu Lombardia Historyczna (Lombardia Storica)

powstałego w wyniku eksperymentalnego projektu realizowanego przez region Lombardia, archiwum

w Mediolanie (Archivio di Stato di Milano) oraz Inspektorat Nadzoru Archiwalnego (Soprintendenza

Archivistica), czyli dwa duże oddziały Administracji Archiwów Państwowych. W projekt

110

zaangażowanych jest wiele innych instytucji, które dzielą się zasobami informacyjnymi. Głównymi

zasobami archiwalnymi dostępnymi na tej stronie są: aktualny projekt opisów archiwalnych

zawierający opis zespołów archiwalnych (VIII–XX w.) przechowywanych w archiwum okręgowym oraz

w Archiwum miasta Mediolanu; opis instytucji miejskich i kościelnych (XII–XX w.); odpisy dokumentów

(w formacie XML DTD) z VIII–XII w. (Codice Diplomatico della Lombardia medievale); odpisy

niektórych dokumentów dotyczących prześladowania czarownic w Valtellina z XV–XVII w. Strona ta

łączy i skutecznie integruje tak różne źródła opisowe, wspomagając krzyżowe metody wyszukiwania i

uzyskiwania informacji. System informacji archiwalnej został opracowany zgodnie ze standardami

ISAD(G) i ISAAR (CPF), jak również z krajową normą związaną z państwowym projektem SIUSA.

Opisy archiwalne zostały przeniesione do bazy danych z różnych innych, wcześniejszych projektów.

W celu usprawnienia wyszukiwania i pobierania informacji opracowuje się obecnie procedury i

narzędzia (np. spisy haseł kluczowych), które umożliwią odwoływanie się do innych systemów

informacji (o historii sztuki lub z innych instytucji dziedzictwa kulturalnego).

Archiwum His toryczne Banku Intesa

http://gea.bancaintesa.it/archivio/index.htm

Archiwum to przechowuje zespoły i akta wytworzone przez trzy z największych prywatnych banków

włoskich. Niedawno uruchomiło stronę internetową, która zawiera pełny i szczegółowy opis

dokumentów tych banków wraz z cyfrowymi obrazami wszystkich dokumentów ważnych zespołów,

takich jak akta Raffaella Mattiolego.

Inne projekty europejskie

Projekt Cal imera

www.calimera.org

Calimera jest projektem realizowanym dzięki współpracy instytucji kulturalnych (bibliotek publicznych,

muzeów i archiwów). Powstaje na bazie osiągnięć programu Pulman Network of Excellence, który

przygotował już ścieżki promowania najlepszych praktyk wśród instytucji regionalnych w całej Europie

i tworzy podstawę programu Calimera. Projekt będzie również czerpał z powiązanych działań w

obszarze programu Dziedzictwo dla wszystkich (Heritage for All) oraz z innych przedsięwzięć

sieciowych, jak projekty CHIMER, CIPHER, COINE, FP5, a także takich wspólnych inicjatyw, jak

ACTIVATE, MUSICNETWORK, TRIS, BEASTS, SEIN oraz podjętych niedawno w związku z FP6, np.

BRICKS, DELOS, EPOCH i PRESTOSPACE. Calimera korzysta także z zaleceń i wskazówek

dotyczących digitalizacji opracowywanych w ramach programu MINERVA na potrzeby instytucji

regionalnych.

Główne cele projektu:

• Umożliwienie regionalnym instytucjom kulturalnym zarówno korzystania z rezultatów Programu

Information Society Technologies RTD 2002–2006 (Technologie Społeczeństwa Informacyjnego

111

RTD 2002–2006), jak i wnoszenia wkładu własnego do jego realizacji przez rozwijanie własnych

możliwości i kompetencji (zob.: program RTD FP).

• Zachęcanie regionalnych instytucji kulturalnych do zgłaszania programów poprzez koordynację

działań władz lokalnych, określenie problemów badawczych, tworzenie wspólnych grup

roboczych i ułatwianie dyskusji na te tematy oraz łączenie w tym działaniu władz państwowych,

regionalnych i przedstawicieli przemysłu.

• Wspomaganie regionalnych instytucji kulturalnych w ich nowej roli — kluczowych instytucji, dzięki

którym nowoczesne technologie mogą być wykorzystywane dla potrzeb zwykłych obywateli, w

tym dzieci, pracowników i emerytów tworzących społeczeństwo informacyjne, wykorzystujących

europejskie dziedzictwo kulturalne dla własnych potrzeb (zob. Karta Obywatela7).

• Wspomaganie regionalnych instytucji kulturalnych jako pośredniczących między procesem

modernizacji technologicznej a jego odbiorcami, a także tworzących i zapewniających dostęp do

dziedzictwa intelektualnego i turystyki kulturalnej oraz określających kryteria funkcjonalności i

łatwości stosowania (zob. e-Europe 2005).

• Wspieranie strategii zachowania wspólnej społecznej pamięci europejskiej w całej różnorodności,

wspieranie gospodarki opartej na wiedzy w Europie.

• Intensyfikacja dzielenia się najlepszymi praktykami przez instytucje regionalne polegająca na

wydawaniu zaleceń i wytycznych oraz propagowaniu widocznych działań popularyzatorskich.

• Udział w rozszerzaniu Europejskiej Przestrzeni Badawczej (European Research Area),

zwłaszcza przez wspieranie zaangażowania tych krajów Europy Południowo-Wschodniej, które

mogą w przyszłości kandydować jako członkowie Unii Europejskiej.

Projekt SEPIA

http://www.knaw.nl/ecpa/sepia/home.html

Public Record Office (obecnie The National Archives of the United Kingdom, TNA [Archiwum

Narodowe Zjednoczonego Królestwa]) było jednym z partnerów projektu SEPIA (Safeguarding

European Photographic Images for Access [Konserwacja i Udostępnianie Fotografii Europejskich]),

który działał pilotażowo przez rok, a następnie został przedłużony na dalsze trzy lata, do września

2003 r. SEPIA nadzorowana była przez ECPA (European Commission for Preservation and Access

[Europejska Komisja ds. Zachowania i Dostępu]) w Amsterdamie i wspierana przez holenderską

Królewską Akademię Sztuk Pięknych i Nauki (KNAW). Oprócz ECPA i TNA partnerami projektu były

takie państwa, jak: Francja, Dania, Finlandia, Hiszpania, Holandia, Irlandia, Niemcy, Norwegia,

Polska, Szwecja i Wielka Brytania. Zadaniem projektu była konserwacja oryginalnych kolekcji

fotograficznych przechowywanych w instytucjach europejskich (archiwa, biblioteki, muzea, galerie

sztuki, instytuty badawcze), a jednocześnie zachęcanie do udostępniania ich publiczności za pomocą

7 Citizen charters in the EU report of IPSG-meeting in Vienna (2006), (przyp. red.).

112

skomputeryzowanych systemów katalogowych, digitalizacji i upowszechnienia w Internecie. W ramach

projektu odbyły się dwie konferencje międzynarodowe (Kew, Helsinki) oraz kilka profesjonalnych

spotkań specjalistów (na temat katalogowania w Sztokholmie i Madrycie; o problemach konserwacji i

przechowywania w procesie digitalizacji fotografii w Paryżu; o etyce digitalizacji w Kew). W ramach

projektu SEPIA organizowano szkolenia dla instruktorów konserwacji materiałów fotograficznych, a na

stronie internetowej prezentowano wystawy na temat „Budowanie Europy” przedstawiające fotografie

pochodzące z partnerskich kolekcji. Opublikowano również (on-line i na nośniku papierowym)

SEPIADES, czyli zestaw zaleceń dotyczących katalogowania fotografii, materiały źródłowe do szkoleń

instruktorów, książkę o konserwacji fotografii, protokoły i wnioski z różnych konferencji i wydarzeń

specjalistycznych. ECPA nadal prowadzi stronę internetową SEPIA

(http://www.knaw.nl/ecpa/sepia/home.html).

EUAN (European Union Archive Network) — Sieć Archiwów Unii Europejskiej

http://www.euan.org

Jest to projekt finansowany przez program Komisji Europejskiej INFO2000, którego członkami są:

archiwa państwowe Szkocji (koordynator), Szwecji i Włoch oraz Międzynarodowy Instytut Historii

Społecznej w Amsterdamie i Szkocka Sieć Archiwów (Scottish Archive Network Ltd.). W ramach

projektu EUAN poddano analizie zarówno centralne, jak i sieciowe sposoby wymiany danych z

inwentarzy archiwalnych. Ustalono również, że najbardziej odpowiedni dla potencjalnych

użytkowników jest opis na poziomie zespołu jako podstawa prezentowania zasobów archiwalnych.

Dzięki projektowi powstał prosty, oparty na XML, model roboczy zbierania opisów na poziomie

zespołu i prezentowania ich na pojedynczym serwerze. Udało się zbadać, jak system będzie

funkcjonował jako narzędzie do wyszukiwania źródeł.

Projekt EAN (European Archival Network) — Europejska Sieć Archiwalna

http://www.european-archival.net/

Strona internetowa EAN została zainicjowana 15 maja 1998 r. na Europejskim Szczycie ds. Archiwów

w Bernie, w Szwajcarii, zorganizowanym przez Oddział Europejski Międzynarodowej Rady ds.

Archiwów (ICA). Gospodarzem strony są szwajcarskie archiwa federalne. EAN dostarcza informacji

wszystkim archiwom europejskim. Stanowi platformę wyszukiwania danych dla i o archiwach, jak

również platformę wymiany i kontaktu dla archiwów w Europie i na świecie.

Obecnie projekt obejmuje 49 krajów europejskich i 3 inne (USA, Kanada i Izrael). Instytucje archiwalne

przedstawiają się zgodnie z zaleceniem, by podawać podstawowe dane o sobie w formie

znormalizowanej (szwajcarskie Archiwum Federalne zgłosiło propozycję w tej sprawie). Każde

archiwum państwowe jest zachęcane do przyjęcia standardu ISAD(G) do opisów zespołów

archiwalnych w Internecie.

113

LEAF (Linking and exploring authority f i les) — Korzystanie

z pl ików wzorcowych

http://www.crxnet.com/leaf i http://www.library.yale.edu/eac/

Projekt LEAF rozpoczął się w marcu 2001 r. i był współfinansowany przez program Komisji

Europejskiej Information Society Technologies (Technologie Społeczeństwa Informacyjnego).

Zadaniem projektu jest opracowanie architektonicznego modelu sieciowego systemu wyszukiwania

danych wzorcowych dotyczącego istniejących nazw i nazwisk. Ma na celu automatyczne określenie

potrzeb użytkownika na podstawie pliku wzorcowego z powszechnymi nazwami. Trzy główne cele

projektu LEAF to: a) zapewnienie ogólnego dostępu do danych wzorcowych (dotyczy katalogujących,

bibliotekarzy i użytkowników, itp.); b) poprawa jakości istniejących wzorców; c) poprawienie funkcji

wyszukiwania i odzyskiwania danych w różnych aplikacjach. Metody/kroki przyjęte w celu osiągnięcia

wyznaczonych celów to: zapisanie wszystkich rozproszonych wzorców w centralnym systemie;

połączenie wzorców dotyczących tego samego podmiotu; opisanie wzorców w celu ulepszenia

zawartości i zamieszczenia dodatkowych informacji; wspieranie usług zewnętrznych; zapisanie

rezultatów wyszukiwania w paneuropejskim Centralnym Pliku Wzorcowym Nazw (Central Name

Authority File). Jeśli użytkownik LEAF znajdzie wzorcową nazwę w bazie danych i zechce uzyskać

więcej informacji związanej z plikiem wzorcowym, może pójść za linkiem do archiwum, gdzie dane

prezentowane są w kontekście. Ważna część projektu LEAF to aplikacja XML w postaci EAC

(Encoded Archival Context) służąca do „opisu warunków, w jakich dany dokument został wytworzony i

był wykorzystany”. Dotyczy to identyfikacji i cech osób, organizacji i rodzin, które wytworzyły akta,

korzystały z nich lub są ich przedmiotem, a także zależności między nimi.

ERPANET

www.erpanet.org.

Wirtualne biuro informacyjne i baza danych gromadząca wiedzę na temat przechowywania

zdigitalizowanych obiektów dziedzictwa kultury i nauki. Partnerzy: Uniwersytet w Glasgow, Instytut

Nauk Archiwalnych i Bibliotekarstwa w Urbino, Archiwum Federalne Szwajcarii, Archiwum Narodowe

Holandii.

OAI (Open Archives Init iat ive) — Program Otwarte Archiwa

http://www.openarchives.org

Program Otwarte Archiwa rozwija i promuje standardy kompatybilności mające na celu ułatwienie

efektywnego udostępniania treści. Jest rezultatem wysiłków mających na celu usprawnienie dostępu

do archiwów e-print jako sposobu do zwiększania dostępności obiegu informacji naukowej. Stałe

wspieranie tych działań jest podstawą całego programu. Protokół Zbierania Metadanych Programu

Otwarte Archiwa (Open Archives Metadata Harvesting Protocol) składa się z sześciu poleceń lub

czasowników i działa na platformie HTTP POST lub GET. Celem programu jest usprawnienie

konfiguracji repozytoriów zgodnych z OAI dzięki łatwo dostępnym narzędziom internetowym, takim jak

np. libwww-perl9. Struktura wszystkich wymogów programu OAI jest oparta na adresie url oraz

114

przekazywanych parametrach. Aktualna wersja protokołu OAI (OAI-PMH V2.0) korzysta z Dublin Core

jako formatu wymiennego. OAI zajmuje się zwłaszcza metadanymi bibliograficznymi, ale przewiduje

się również korzystanie z programu do wymiany metadanych wzorcowych.

115



1. Sprawdzenie i uzgodnienie regulaminów przyjętych w pracowniach naukowych archiwów w

całej Unii Europejskiej.

2. Koordynowanie sposobów przeciwdziałania kradzieży dokumentów archiwalnych.

Przyszłe kierunki

3. Zbadanie możliwości stworzenia porównywalnych regulaminów pracowni naukowych oraz

wprowadzenie karty użytkownika archiwów w państwach członkowskich Unii Europejskiej i w

całej Europie.

4. Zbadanie możliwości utworzenia wirtualnej pracowni naukowej (zob. również rozdział 2b).

5. Zintensyfikowanie wykorzystania zasobów archiwalnych dostępnych zarówno na miejscu, jak

i on-line w celach edukacyjnych.

6. Uwzględniając rozwój planu działania dotyczącego skoordynowanych sposobów

przeciwdziałania kradzieży dokumentów archiwalnych oceniono, że na ten cel należy

przeznaczyć kwotę 30 tys. euro (wyspecjalizowana kadra przez rok).

Wstęp

Zapewnienie dostępu do dokumentów i archiwów jest jedną z najważniejszych funkcji publicznej

służby archiwalnej; każdy ma prawo dostępu do archiwów publicznych. Korzystanie z dokumentów

archiwalnych tradycyjnie odbywa się w pracowniach naukowych. Pracownia naukowa jest więc

publicznym obliczem archiwów i niemal wszystko, co dzieje się na jej zapleczu wpływa na jej

działalność. Dlatego ważne jest, aby tej części działalności poświęcić uwagę i uczynić ją tak

profesjonalną, jak to możliwe.

Coraz większy dostęp do dokumentów i archiwów wymaga wykorzystania Internetu. Dzieje się to

zwłaszcza wtedy, gdy szuka się szybkich odpowiedzi na (w miarę) proste pytania oraz w trakcie

przygotowań do badań naukowych. Pomimo szybko rosnącej liczby wyszukiwarek oraz archiwów

dostępnych przez Internet, osobista wizyta w pracowni naukowej nadal będzie konieczna, ponieważ

raczej nie można spodziewać się, że odpowiednio zasobny budżet umożliwi digitalizację wszystkich

116

starszych dokumentów. Niemniej, wykorzystanie możliwości oferowanych przez Internet może jednak

w dużym stopniu ułatwić do nich dostęp.

1. Regulamin pracowni naukowej

1.1. Wstępne zamierzenia

Archiwa państwowe we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej mają swoje strony

internetowe zawierające ogólne informacje dostępne dla wszystkich. Treść tych informacji bardzo

różni się od siebie. Na niektórych stronach największą uwagę poświęca się historii danej instytucji,

inne strony oferują pełny zakres informacji i usług. Niemal wszystkie strony internetowe dostarczają

również informacji w języku innym niż oficjalnie obowiązujący w danym kraju. Dla osób z innych

państw byłoby przydatne, gdyby przynajmniej pewne podstawowe wiadomości były dostępne w więcej

niż jednej wersji językowej. W zależności od lokalizacji danego ośrodka archiwalnego, informacje te

powinny być podawane po angielsku, francusku i/lub hiszpańsku.

W celu usprawnienia wykorzystania stron internetowych doradza się opracowanie wspólnego formatu

podawania informacji lub danych praktycznych, takich jak adres i godziny otwarcia archiwum, warunki

korzystania, regulamin pracowni naukowej, dostępność pewnych usług (badania naukowe,

kopiowanie, sprzedaż wydawnictw itd.) oraz przewodnika po zasobie. Kolejnym krokiem byłby

dostępny on-line przewodnik po wszystkich europejskich archiwach oraz ich zasobach.

1.2. Godziny otwarcia

Czas pracy archiwum i czas, w którym udostępniane są dokumenty, znacznie się różnią. W raporcie

Archiwa w Unii Europejskiej, opracowanym w 1994 r., minimalna liczba godzin pracy zalecana

archiwom państwowym to 40 godzin tygodniowo. Jednak nie jest tak wszędzie. Obecnie godziny

otwarcia archiwów państwowych w 25 państwach członkowskich Unii Europejskiej mieszczą się w

przedziale od 26 do 61 godzin tygodniowo; w 6 krajach archiwa państwowe są otwarte przez mniej niż

40 godzin tygodniowo. W całym tym czasie powinien być obecny wykwalifikowany personel w celu

zapewnienia profesjonalnej obsługi.

1.3. Warunki korzystania

Warunkiem skorzystania z pracowni naukowej w archiwum jest spełnienia pewnych formalności. Jeśli

zasady korzystania zostaną udostępnione w Internecie, oszczędzi to czas użytkowników archiwum i

jego pracowników. Wprawdzie dane takie są przeważnie podane na większości stron internetowych

archiwów państwowych oraz innych dużych instytucji prowadzących działalność archiwalną, jednakże

nie zawsze można je łatwo dostrzec, a warunki korzystania także znacznie się różnią.

Powszechną praktyką jest rejestracja korzystających. Sposób rejestrowania, niezależnie od tego, czy

odbywa się ręcznie, czy elektronicznie, powinien być chroniony zgodnie z przepisami o ochronie

danych osobowych. Korzystający z archiwów powinni być poinformowani o wykorzystaniu rejestrów w

celach statystycznych. Zaleca się wprowadzenie wspólnych zasad dotyczących statystyki (co i jak

rejestrować).

117

Doradza się przeprowadzenie badania poświęconego możliwej standaryzacji zasad dostępu w całej

Unii Europejskiej oraz opracowania wspólnego sposobu podawania w Internecie praktycznych

informacji dla użytkowników.

1.4. Ograniczenie dostępu

W kwestii dostępu do archiwów niezwykle ważne jest, ażeby wszyscy użytkownicy traktowani byli

jednakowo. W każdym przypadku powinno unikać się preferowania jakiejkolwiek kategorii

użytkowników ze względu na narodowość, wykształcenie lub rodzaj prowadzonych badań. Jak

dotychczas, tylko jedno państwo członkowskie nie udostępnia pewnej grupy archiwaliów gościom

zagranicznym.

We wszystkich archiwach rośnie liczba materiałów archiwalnych, do których dostęp jest ograniczony.

Powodem tego mogą być regulacje urzędowe, prawna ochrona prywatności, ale także ochrona

oryginałów dokumentów. Istotne jest, aby zasady regulujące tę kwestię, podobnie jak możliwości

wystąpienia wyjątków od istniejących ograniczeń, były jasne dla wszystkich użytkowników. Informacja

o tym, że zezwolenie na korzystanie nie oznacza automatycznie pozwolenia na otrzymanie kopii

powinna być jednoznaczna. Dlatego używanie aparatów cyfrowych, skanerów ręcznych, aparatów

GSM, itp. powinno być zakazane. W niektórych okolicznościach zaleca się udostępnienie specjalnego,

zabezpieczonego pomieszczenia do korzystania z dokumentów o ograniczonym dostępie.

1.5. Korzystanie z dokumentów

Dokumenty zamawiane przez użytkowników powinny być dokładnie rejestrowane, najlepiej w sposób

elektroniczny; rejestracja ta musi być dostępna przez pewien okres czasu po udostępnieniu, ażeby

móc zlokalizować brakujące dokumenty.

Wiele archiwów ze względu na bezpieczeństwo oraz z powodów praktycznych ogranicza liczbę

dokumentów, jaką użytkownicy mogą jednorazowo otrzymać. W 1994 r. zalecano jednorazowe

udostępnianie jedynie trzech jednostek. Generalnie jednak lepiej jest nie ograniczać liczby

dokumentów zamawianych przez użytkowników jednorazowo, a ograniczać liczbę dokumentów, które

użytkownik może mieć na biurku w tym samym czasie (nie powinna ona nigdy przekraczać trzech

dokumentów). Jeśli zasada ta stanowić będzie utrudnienie dla pewnych typów (seryjnych) badań

naukowych, należy opracować kryteria lub reguły uwzględniające wyjątki.

Wszędzie lub niemal wszędzie w pracowni naukowej należy zapewnić dostęp do elektryczności, aby

umożliwić użytkownikom korzystanie z laptopów.

1.6. Ochrona oryginalnych dokumentów

Korzystanie z oryginałów może doprowadzić do ich zniszczenia. Istnieje pewna liczba specjalnych

środków, które można przedsięwziąć, gdy użytkownicy pracują z oryginalnymi dokumentami, np.

pisanie tylko ołówkiem lub używanie laptopa i noszenie rękawiczek. Coraz więcej archiwów nie

udostępnia w pracowni naukowej dokumentów sporządzonych na nośnikach podatnych na łatwe

uszkodzenie lub często zamawianych, dostarczając użytkownikowi w zamian ich kopię lub mikrofilm.

118

W takich przypadkach powinno się zwracać uwagę na jakość wykonanych kopii. Ze względu na

ochronę dokumentów raczej nie należy wykonywać ich kserokopii, lecz skanować je. Oprócz

wymienionych środków należy również zwrócić uwagę na temperaturę i wilgotność powietrza w

pracowni naukowej.

Jednakowe zasady korzystania z materiałów archiwalnych obowiązujące we wszystkich pracowniach

naukowych archiwów na terenie Unii Europejskiej zwiększyłyby świadomość znaczenia wieczystego

przechowywania dokumentów.

1.7. Przewodniki i inne pomoce archiwalne

Do pracy z materiałami archiwalnymi potrzebne są pomoce archiwalne. Ich brak nie może stanowić

uzasadnienia odmowy dostępu do dokumentów. Ogromnie pomocne jest, gdy użytkownik może

korzystać z pomocy archiwalnych w innym miejscu niż tylko w pracowni naukowej, np. w bibliotece, a

najlepiej za pośrednictwem Internetu. W przypadku ważnych zasobów archiwalnych zaleca się

wprowadzenie dwu- lub wielojęzycznych przewodników po zasobie.

Dostęp do archiwów elektronicznych stanowi nowy problem dla użytkowników pracowni naukowej.

Zaleca się, aby personel pracowni naukowej był w stanie udzielić praktycznych wskazówek

dotyczących wykorzystania materiałów archiwalnych. Na poziomie europejskim można wykonać

badanie na temat ujednolicenia instrukcji przeznaczonych dla użytkowników.

1.8. Obsługa użytkownika

Obsługa użytkowników obejmuje dostarczanie informacji oraz wykonywanie kopii na życzenie. Wraz z

pojawieniem się Internetu oraz poczty elektronicznej usługi te powinny zostać ponownie

zweryfikowane. Coraz częściej prośby o informacje przesyłane są za pośrednictwem poczty

elektronicznej, jednakże pytania nie są zazwyczaj konkretne, natomiast użytkownicy oczekują szybkiej

odpowiedzi. W takich okolicznościach zalecane jest osiągnięcie konsensusu w kwestii zakresu

realizacji tego typu usług.

Kopie (tradycyjne, a także cyfrowe i skany) mogą być zamawiane we wszystkich archiwach

państwowych. Należy też w znacznym stopniu poprawić udostępniane on-line informacje o cenach,

sposobie zamawiania kopii oraz terminie ich wykonania. Rzadko bowiem podaje się informacje

wyjaśniające konieczność wniesienia opłat w przypadku publikacji zamówionych kopii. Czas, w którym

dostępne są usługi reprograficzne powinien pokrywać się z czasem pracy pracowni naukowej.

Doradza się wprowadzenie kryteriów oraz procedury wykonywania naprawdę pilnych zamówień kopii.

2. Zabezpieczenie przed kradzieżą

Coraz więcej dokumentów archiwalnych posiada wartość komercyjną i chociaż większość archiwów

wzmocniło środki ostrożności, kradzież pozostaje poważnym problemem.

Istnieje wiele przyczyn tej sytuacji. Z jednej strony w ciągu ostatnich dziesięcioleci wzrosła liczba i

różnorodność użytkowników wykorzystujących materiały archiwalne. Z drugiej strony wartość

rynkowa, którą osiągają dokumenty, prowokuje do przestępstwa. Ceny niektórych dokumentów na

119

publicznych aukcjach mogą jedynie sprzyjać rozwojowi handlu archiwaliami, skoro mają one teraz

wartość inwestycyjną.

Ponadto w ostatnich latach pojawiły się wyspecjalizowane siatki przestępcze. Zaobserwowano, że

siatki takie łączą złodziei, odbiorców skradzionych dóbr oraz profesjonalistów o wątpliwej reputacji,

którzy mogą zapewnić rynek zbytu dla dokumentów wyniesionych z publicznych kolekcji. Ostatnie

przypadki pokazały, że kradzież dokumentów wymienionych w opisach archiwalnych może być

dokonana dzięki skorumpowanym profesjonalistom.

2.1. Środki bezpieczeństwa w pracowni naukowej

Możliwa jest poprawa bezpieczeństwa dzięki właściwemu zaprojektowaniu pracowni naukowej oraz

surowszym środkom bezpieczeństwa. Oprócz legitymowania użytkowników i udostępniania kopii

zamiast oryginalnych dokumentów istnieją różne inne środki ostrożności w pracowniach naukowych,

np. monitoring, zakaz wnoszenia toreb lub teczek papierowych, dostarczanie korzystającym

specjalnego papieru, ważenie papieru wnoszonego i wynoszonego (uwaga: ciężar papieru może się

zmieniać w zależności od warunków otoczenia), itd.

Zaleca się, by korzystający zawsze legitymowali się kartą użytkownika archiwów (ze zdjęciem), gdy

pobierają dokumenty, oraz by dokładnie rejestrować wszystkie zamówienia na dokumenty. Dzięki

temu nawet po dłuższym czasie będzie jasne, z których dokumentów korzystały konkretne osoby.

Personel pracowni naukowej powinien dokładnie obserwować użytkowników. Dokładny opis zasobów

archiwalnych jest pomocny, gdy należy okazać dowód własności skradzionych dokumentów.

2.2. Zapobieganie kradzieży i nielegalnemu handlowi dokumentami archiwalnymi

W celu zapobiegania kradzieży należy przedsięwziąć takie kroki, jak:

− Zobowiązanie antykwariuszy do rejestrowania przyjmowanych obiektów oraz ich pochodzenia;

− Zwrócenie się do notariuszy z prośbą, aby przekazywali informacje o (ważnych) prywatnych

dokumentach archiwalnych zachowanych w mieniu spadkowym;

− Utworzenie wyspecjalizowanych wydziałów policji, na podobieństwo już istniejących w

niektórych krajach;

− Monitorowanie katalogów sprzedaży antyków;

− Rejestrowanie wypożyczeń cennych dokumentów archiwalnych w pracowniach naukowych

archiwów;

− Zapewnienie nietykalności osobom, które w dobrej wierze weszły w posiadanie skradzionych

dokumentów archiwalnych i zwracają je archiwom.

Pilnie zaleca się przeprowadzenie badań porównawczych dotyczących skuteczności podjętych

środków. Należy usprawnić wymianę informacji między archiwami i bibliotekami dotyczących

kradzieży i złodziei.

120

Szczególne niebezpieczeństwo zagraża prywatnym zbiorom archiwalnym, które nie zawsze są

przeznaczone do przechowywania w zasobach archiwów państwowych. W niektórych państwach

istnieje rynek handlu prywatnymi archiwaliami. Na takich targach antyków można znaleźć skradzione z

archiwów publicznych dokumenty.

Walka z nielegalnym handlem starymi dokumentami, niezależnie od tego, czy jest prowadzona na

poziomie krajowym czy europejskim, dopiero się rozpoczyna. Doświadczenie z różnymi procesami

odzyskiwania dokumentów, np. podjętymi przez Dyrekcję Archiwów Francji, pokazuje obecnie, że

większość służb archiwalnych nie jest przygotowana do zmierzenia się ze zjawiskiem kradzieży

dokumentów lub koniecznością ich odzyskiwania.

Niedawne doświadczenia dowodzą, że dyrektorzy archiwów publicznych dysponują ograniczonymi

środkami umożliwiającymi odzyskanie podstawowych części dziedzictwa narodowego. Praktycznie nie

można zażądać zwrotu takich dokumentów, jeśli są wystawione na sprzedaż za granicą, nawet jeżeli

bezsprzecznie są one dobrami publicznymi. Nawet jeżeli dyrektywa Unii Europejskiej dopuszcza

praktykę zgłaszania takiego żądania w wypadku dokumentów, które opuściły kraj pochodzenia po

1993 r., to określenie daty opuszczenia kraju przez dokument, oprócz przypadku oczywistej kradzieży,

jest właściwie niemożliwe.

Istnieje niebezpieczeństwo, że pozbawieni skrupułów handlarze, chcąc uniknąć żądania zwrotu

dokumentów w kraju ich pochodzenia, wystawią je na sprzedaż za granicą i praktyka ta będzie się

upowszechniać, ponieważ kierownictwo archiwów nie posiada środków, by temu zapobiec.

2.3. Współpraca europejska

W tych okolicznościach jest pożądane, a nawet pilne, podjęcie w całej Europie skoordynowanych

wysiłków mających na celu zwrócenie uwagi opinii publicznej na takie praktyki, ażeby umożliwić

państwom odzyskanie ich obiektów dziedzictwa, które wyniesione zostały ze zbiorów publicznych. Ta

współpraca powinna opierać się na:

− Dzieleniu się dokładnymi informacjami na temat działań dotyczących odzyskiwania materiałów

archiwalnych w każdym państwie członkowskim Unii;

− Stworzeniu europejskiej bazy danych skradzionych dokumentów, porównywalnej do bazy danych

skradzionych dzieł sztuki;

− Zwiększeniu koordynacji między archiwami, władzami sądowymi i policją, ażeby przeciwdziałać

działaniom siatki odbiorców;

− Wspólnym apelu do różnych rządów europejskich z zamiarem zwrócenia ich uwagi na tę

niepokojącą sytuację oraz na zbadaniu sposobów lepszej ochrony dziedzictwa narodowego.

3. Europejska karta użytkownika

Niemal w każdym archiwum użytkownicy muszą wylegitymować się, nim będą mogli skorzystać z

materiałów archiwalnych. Często też muszą posiadać kartę użytkownika. W większości przypadków

karta umożliwia dostęp do jednego archiwum. Należy dokładnie obserwować doświadczenia

121

niektórych krajów w stosowaniu karty użytkownika archiwów państwowych, którą można posługiwać

się w wielu archiwach publicznych. Doradza się utworzenie grupy roboczej w celu zbadania

możliwości wprowadzenia porównywalnych minimalnych standardów dla karty użytkownika archiwów

w państwach członkowskich Unii Europejskiej.

4. Wirtualna pracownia naukowa

Coraz częściej użytkownicy archiwów rozpoczynają swoje poszukiwania w Internecie. Dużym krokiem

naprzód w umożliwieniu dostępu do archiwów powinno być utworzenie (europejskiej) wirtualnej

pracowni naukowej. Termin ten, użyty tutaj w szerszym znaczeniu, oznacza korzystanie z wszystkich

zasobów archiwalnych on-line, a nie tylko dostęp do archiwów elektronicznych. Pierwszym krokiem

winno być udostępnienie on-line instrukcji użytkownika i pomocy archiwalnej, lecz w przyszłości

powinno być możliwe korzystanie z samych dokumentów. W tym celu pomocny byłby wspólny format

europejski (zob. też rozdział 2c).

5. Wykorzystanie archiwów w celach edukacyjnych

W zależności od tradycji kulturowej danego kraju służby archiwalne koncentrują się na działalności

edukacyjnej, takiej jak wystawy, wizyty i wycieczki z przewodnikiem, wydawnictwa i kursy. Dzięki

rozróżnianiu odmiennych grup użytkowników oraz przystosowywaniu oferty do ich zainteresowań

kontakt z archiwami stanie się możliwy dla większej części społeczeństwa. Wykorzystując Internet,

można dotrzeć do młodych ludzi ogólnie interesujących się historią i/lub innymi tematami badań.

Można pomóc szkołom, prowadząc kursy on-line i udostępniając w ten sam sposób dokumenty, które

mogą być wykorzystane w klasie. Dalszym krokiem będzie stworzenie „rynku historycznego”, czyli

interaktywnej strony, gdzie każdy badacz, profesjonalista i amator mógłby umieszczać swoje

obserwacje, odpisy dokumentów, przypisy i odsyłacze do innych pomocy archiwalnych.

Wsparcie działań edukacyjnych jest bardzo potrzebne. Jest to istotny sposób służący zapoznaniu

Europejczyków z dziedzictwem archiwalnym różnych państw członkowskich Wspólnoty.

122



1. Zorganizowanie wizyt mających na celu ocenę i okresową wymianę informacji w kwestii

wartościowania i selekcji dokumentacji między zainteresowanymi służbami archiwalnymi

państw członkowskich Unii Europejskiej i instytucji unijnych, zwłaszcza z uwzględnieniem

dokumentacji unijnej.

2. Przeprowadzenie multidyscyplinarnych badań nad wartościowaniem i selekcją dokumentacji

w różnych krajach Unii Europejskiej.

3. Upowszechnianie wiedzy specjalistycznej na temat dokumentowania decyzji dotyczących

wartościowania na poziomie krajowym i europejskim (np. za pośrednictwem European

Archive News, seria wydawnicza INSAR).

Przyszłe kierunki

4. Zbadanie możliwości rozwoju narodowych i/lub europejskich wymogów wzorcowych (= wzoru

proceduralnego) wartościowania i selekcji dokumentów.

Wstęp

W kwestii wartościowania i selekcji dokumentacji ustawodawstwo i regulacje prawne różnią się

znacznie w poszczególnych krajach, zwłaszcza jeśli chodzi o funkcjonowanie archiwów państwowych.

W dobie przenikających się wzajemnie w Unii Europejskiej procesów administracyjnych, społecznych,

ekonomicznych, itp. zalecenia europejskie byłyby pomocne w poszerzeniu obszaru działalności

archiwalnej w celu poprawy jakości wartościowania oraz przyjęcia strategii gromadzenia archiwów

opartej na szerokich badaniach naukowych procesu tworzenia dokumentów.

W większości państw członkowskich Unii Europejskiej zasady gromadzenia materiałów archiwalnych

są ustalane na poziomie krajowym, natomiast Unia Europejska określa swoje własne. Współpraca

pomiędzy wszystkimi krajami Unii Europejskiej a Komisją Europejską, mająca na uwadze koordynację

strategii europejskiej ze strategiami krajowymi, miałaby bardzo pozytywne znaczenie dla tworzenia

stron internetowych lub innych działań.

Wszystkie państwa członkowskie Unii Europejskiej używają metody tworzenia próbek (sampling),

zwłaszcza w przypadku akt spraw (case files). Nie można jednak stwierdzić, że taka praktyka jest

123

rzeczywiście wydajna i konieczna (ze względu na istnienie wielu różnych metod). Badania i dyskusja

wewnątrz INSAR byłyby bardzo przydatne, skoro tak wiele zależy od wartościowania i selekcji

dokumentacji elektronicznej.

Ustawodawstwo i przepisy prawa dotyczące wartościowania i selekcji dokumentacji

W większości krajów europejskich główne zasady ochrony, konserwacji i archiwizacji dokumentów są

regulowane przez ustawodawstwo dotyczące archiwów. Przepisy te odnoszą się jednak głównie do

przekazywania materiałów o znaczeniu historycznym do archiwów państwowych. Zazwyczaj nie są

one precyzyjne co do kryteriów selekcji podmiotu odpowiedzialnego za jej przeprowadzenie oraz

samej formy oceny i selekcji.

Ponadto zakres działalności państwowych służb archiwalnych jest różny w poszczególnych krajach:

− W niektórych krajach państwowe służby archiwalne są odpowiedzialne za cały proces

zarządzania publiczną dokumentacją i materiałami archiwalnymi, w innych ta odpowiedzialność

spoczywa na aktotwórcy do chwili przekazania dokumentów do archiwów państwowych, które

mają większy lub mniejszy wpływ na wartościowanie i brakowanie otrzymanych dokumentów;

− W niektórych krajach zakres odpowiedzialności państwowych służb archiwalnych nie obejmuje

całego kraju i dotyczy tylko dokumentów i archiwów rządu centralnego, a administracja lokalna

posiada swoje własne rozporządzenia i przepisy prawne (dotyczy to nie tylko państw

federacyjnych);

− W niektórych państwach zasady i procedury wartościowania dokumentacji ciał legislacyjnych są

wyłączone spod nadzoru państwowych służb archiwalnych; często dotyczy to też dokumentów

Ministerstwa Obrony i Spraw Zagranicznych;

− W poszczególnych krajach regulacje prawne dotyczące wartościowania i selekcji dokumentacji

wytworzonej przez organizacje pełniące funkcje publiczne, np. szkoły i instytuty naukowe albo

prywatne jednostki i partie polityczne, znacznie się różnią;

− W niektórych krajach wprowadza się zarządzanie dokumentami we współpracy z archiwami

państwowymi lub poza nimi, w innych jednak do takiej współpracy nie dochodzi, co prowadzi do

dużych różnic w sposobach i procedurach wartościowania.

Oprócz ustawy o archiwach, która ustanawia standardy natury ogólnej, różne państwa posiadają inne

ustawy regulujące zasady przechowywania różnych typów dokumentacji, które państwowe służby

archiwalne muszą uwzględniać, chociaż nie uczestniczyły w opracowywaniu tych ustaw. We

wszystkich krajach specjalne klauzule dotyczą dokumentów stanu cywilnego (akty urodzenia, ślubu,

zgonu). Znacznie rzadziej osobne przepisy odnoszą się do dokumentacji o charakterze fiskalnym czy

dotyczącej środowiska naturalnego, świadczeń rentowych i emerytalnych, ubezpieczenia

zdrowotnego, zatrudnienia, danych statystycznych, itp.

Wydaje się również, że państwowe służby archiwalne nie zawsze uczestniczyły we wprowadzaniu do

państwowego systemu prawnego Dyrektywy Unii Europejskiej z 1995 r. dotyczącej ochrony danych,

124

chociaż zachowanie danych osobowych w celach historycznych, statystycznych czy naukowych jest

konieczne.

Metody wartościowania

Wartościowanie, czyli proces oceny dotychczasowych i potencjalnych nabytków w celu podjęcia

decyzji o ich wystarczająco długotrwałej wartości badawczej, uzasadniającej koszt przechowywania

ich w archiwach, jest bardzo ważne, ponieważ określa, które dokumenty będą przechowywane, a

które zniszczone.

Istnieje wiele sposobów oceny. Główne strategie używane do przeprowadzania oceny to:

inwentaryzacja, wykaz akt, funkcjonalne wartościowanie.

Pierwsza z metod polega na dokładnym zbadaniu i opisaniu wszystkich dokumentów wytworzonych

przez jednostkę administracyjną lub jej odpowiednik. Opis zawiera informacje o tym, kto i dlaczego

wytworzył te dokumenty, a także o ich wykorzystaniu i zawartości. Po opisaniu informacje są

analizowane pod względem pierwszorzędnych lub drugorzędnych cech pozwalających na określenie

minimalnego okresu przechowywania oraz na wskazanie dokumentów o potencjalnej wartości

wieczystej. Przedmiotem zainteresowania jest przeważnie określona dokumentacja. Metoda ta,

generalnie stosowana we wszystkich krajach, z natury ignoruje związki pomiędzy poszczególnymi

aktotwórcami i ich dokumentacją.

Druga metoda uwzględnia przede wszystkim ocenę znaczenia funkcji merytorycznych oraz

wynikającej z nich działalności instytucji rządowych. Ocena przydatności zaczyna się na najwyższym

poziomie schematu organizacyjnego — oceniane są funkcje organizacji, niezależnie od granic

administracyjnych. Końcowym rezultatem jest identyfikacja funkcjonalnych komórek organizacyjnych.

Archiwista przechodzi następnie do identyfikacji i oceny dokumentacji wytworzonej w ramach tych

jednostek. Ta metoda została przyjęta przez wiele krajów europejskich w różnej formie. W niektórych

państwach (np. w Niemczech, Francji i wielu krajach Europy Środkowo-Wschodniej) metoda

funkcjonalna czasem wykraczała poza same funkcje organizacji i badała ogólne znaczenie danej

funkcji dla społeczeństwa. Ta poszerzona metoda funkcjonalna prowadzi do zwracania większej uwagi

na wartość informacyjną dokumentacji i materiałów archiwalnych.

W rzeczywistości w większości państw obie metody są używane jednocześnie. W niektórych

państwach istnieją strategie krajowe, które zmierzają mniej lub bardziej do angażowania prywatnych

instytucji i osób zarówno w działania administracyjne i prawne, jak i polityczne, ekonomiczne,

społeczne, religijne, naukowe, kulturalne, sportowe...

Istnienie programów i instytucji europejskich, które obejmują wszystkie kraje i nieuchronnie wkraczają

na teren polityki państwowej oraz publicznych i prywatnych działań na poziomie państwowym, nie

wydaje się mieć wpływu na proces oceny dokumentacji w państwach członkowskich Unii Europejskiej.

Każde państwo opracowuje swoją własną strategię bez zrozumienia, co robi się w tej samej dziedzinie

w innych państwach i instytucjach europejskich.

125

Koordynacja i harmonizacja naszych strategii przyczyniłaby się z pewnością do stworzenia wspólnego

europejskiego dziedzictwa archiwalnego, co przyniosłoby harmonijne współistnienie zasobów

archiwalnych archiwów państwowych oraz archiwów instytucji unijnych.

Próbki reprezentatywne dokumentacji/ocena archiwów elektronicznych

Selekcja reprezentatywna jest formą oceny/brakowania, która jest wykorzystywana w przypadku

dużych serii dokumentacji. Metoda wybierania przykładowej dokumentacji ma na celu wybór przykładu

dotyczącego całej populacji, związków (przy zastosowaniu lub nie metod statystycznych) dotyczących

wytwórcy dokumentu, jego powinności i zadań, organizacji, a także formy, funkcji i zawartości samej

dokumentacji.

Przykładowa dokumentacja jest przeznaczona do trwałego przechowywania i ma służyć jako

podstawa do wnioskowania o charakterze i zawartości całości dokumentacji; uznaje się ją za

wystarczającą, jeżeli chodzi o cele i metody przyszłych badań naukowych oraz generalnie

interesującą z badawczego punktu widzenia.

Podstawowym problemem tworzenia próbki reprezentatywnej jest wybór właściwej techniki i

określenie wielkości tejże dokumentacji. Najpowszechniejszymi metodami tworzenia próbek są:

− Systematyczne (lub numeryczne) tworzenie próbek, czyli technika, w której pierwsza część

próbki jest wybierana losowo, a następnie proces ten kontynuuje się, zachowując

proporcjonalne odstępy między próbką a bazą; metoda ta jest najczęściej używana ze

względu na jej techniczną prostotę;

− Chronologiczne tworzenie próbek, wykorzystujące z zasady datę utworzenia dokumentu;

− Losowe tworzenie próbek, oparte na wykorzystaniu tablic z losowymi numerami lub tym

podobne metody.

Innymi metodami tworzenia próbek są:

− Tworzenie próbek alfabetycznych (dla akt personalnych);

− Tworzenie próbek topograficznych, w tym próbek na podstawie typów i serii archiwaliów, jak

również technik opartych na określeniu obszaru (aktotwórcy, terytoria, itp.);

− Tworzenie próbek według dat urodzenia, stosowane w krajach nordyckich, oparte na

zasadzie, że dokumenty dotyczące osób urodzonych w określonym dniu każdego miesiąca są

zatrzymywane do przechowywania wieczystego;

− Tworzenie próbek jakościowych, celowych lub wybiórczych charakteryzujące się

subiektywnością.

Do wartościowania i brakowania dokumentacji stosować można w tym samym czasie więcej niż jedną

metodę lub każdą z nich z osobna.

Tworzenie próbki jest opcją, gdy:

− Zawartość informacyjna dokumentacji jest relatywnie niewielka i/lub ilość unikatowych

126

informacji jest mała;

− Dokumentacja jest raczej jednorodna, jeżeli chodzi o formę, i częściowo w odniesieniu do

zawartości;

− Objętość dokumentacji jest ogromna.

W tym ostatnim przypadku konieczność tworzenia próbek pojawia się, gdy większość akt, które

stanowią źródło próbek, jest przenoszona do środowiska elektronicznego. Do tej pory w teoretycznych

założeniach oceny zaledwie zaczęto uwzględniać wartościowanie i selekcję dokumentacji

elektronicznej. Wielu archiwistów wydaje się sądzić, że inna metoda oceny tej ostatniej nie jest w

zasadzie konieczna, z wyjątkiem określenia okresu, w którym skuteczne działanie może być podjęte w

celu wyboru i zachowania dokumentacji.

W tym zakresie należy jednak przeprowadzić wiele badań dotyczących stosowania tej metody w

odniesieniu do oceny oraz oceny i tworzenia próbek dokumentacji elektronicznej.

127



1. Wspieranie współpracy europejskiej w zakresie zarządzania dokumentacją i archiwami,

szczególnie inicjatyw DLM-Forum (zob. rozdział 5b).

2. Promowanie szkoleń na temat zarządzania dokumentacją i archiwami dla administracji i

użytkowników ze szczególnym uwzględnieniem cyklu życiowego dokumentu.

3. Proponowanie kroków wspierających lepsze poznanie różnych tradycji administracyjnych w

Europie.

Przyszłe kierunki

4. Zbadanie, jak tworzenie profesjonalnej sieci w zakresie zarządzania dokumentacją i

archiwami może być systematycznie rozwijane.

1. Dlaczego potrzebujemy skoordynowanego zarządzania dokumentacją i archiwami?

Koordynacja i skuteczność zarządzania dokumentacją i archiwami są niezbędne dla sprawności

administracyjnej, przejrzystości i odpowiedzialności prawnej, a także dla wydajności usług

informacyjnych i zachowania europejskiego dziedzictwa archiwalnego.

1.1. Definicje

Istnieje wiele definicji zarządzania dokumentacją (i archiwami). Norma ISO 15489 (Informacja i

dokumentacja. Zarządzanie dokumentami. Część 1. Zasady ogólne) podaje definicję, która określa

następujące podstawowe elementy:

blok zarządzania odpowiedzialny za skuteczne i systematyczne kontrolowanie

wytwarzania, przekazywania, utrzymania, użytkowania i kwalifikowania dokumentacji, w

tym procesy uzyskiwania i przechowywania dowodów i informacji o zakresie działalności

merytorycznej wyrażonej w dokumentacji.

Zarządzanie archiwami obejmuje tradycyjnie historyczną część cyklu życiowego dokumentów.

Troszczy się o dokumenty, które zostały przeznaczone do trwałego przechowywania, a więc zostały

przekazane do archiwów historycznych. Nim dojdzie do przeniesienia tych dokumentów do archiwów,

obowiązek troski o nie spoczywa na aktotwórcy. Pojęcie zarządzania materiałami archiwalnymi

128

zazwyczaj obejmuje nadanie układu i opracowanie materiałów archiwalnych oraz wiążącą się z tym

działalność informacyjną, a także problemy bazy lokalowej, wyposażenia, itp. W krajach, w których

pojęcie archiwów obejmuje również bieżącą dokumentację, zarządzanie materiałami archiwalnymi

może obejmować czynności, które faktycznie należą do zarządzania dokumentacją.

Pojęcie cyklu życiowego jest istotne w związku z zarządzaniem dokumentacją i archiwami. Cykl

życiowy składa się z czterech podstawowych faz: wytworzenia lub przejęcia dokumentów,

przechowywania, użytkowania i kwalifikowania (tzn. brakowania lub przekazania do archiwum

historycznego). Zamiast określenia „cykl życiowy” używa się czasami terminu „kontinuum” w celu

podkreślenia współzależności między tymi fazami.

Należy podkreślić, że w wielu krajach zarządzanie archiwami (z lub bez zarządzania dokumentacją)

należy do zadań administracji, a nie tylko archiwów historycznych.

1.2. Potrzeby i korzyści

Istnieje tendencja traktująca zarządzanie dokumentacją i archiwami jako dwie odrębne funkcje o

całkowicie odmiennych zadaniach. Tego podziału nie da się dziś obronić.

Pojawienie się systemów informacyjnych oraz dokumentu elektronicznego pociąga za sobą potrzebę

koordynacji. Jeśli względy archiwalne nie będą brane pod uwagę podczas planowania i tworzenia

systemów, długoterminowe przechowywanie i użytkowanie dokumentów elektronicznych może okazać

się niemożliwe. Wartościowanie i brakowanie, techniki długoterminowego przechowywania informacji

w postaci elektronicznej oraz możliwa potrzeba zabezpieczenia treści w celu długoterminowego

przechowywania (papier, mikrofilm) należą do kwestii, którymi trzeba się zająć już na etapie

planowania. Jeśli zostaną przesunięte na późniejsze etapy, decyzje w tych sprawach mogą okazać się

bardziej skomplikowane i kosztowne.

Należy podkreślić, że istnienie postaci elektronicznej nie oznacza, że wartościowanie i brakowanie

dokumentacji jest zbędne. Jeśli pozwoli się na nieograniczony i nieokreślony wzrost liczby informacji w

bazach danych, systemach zarządzania dokumentami, itp. na dłuższą metę wpłynie to na

przechowywanie i przydatność tych informacji.

Pomimo rewolucji IT liczba materiałów archiwalnych na nośnikach tradycyjnych (np. papier) również

regularnie wzrasta. Brak koordynacji pomiędzy zarządzaniem dokumentacją i archiwaliami może mieć

katastrofalne konsekwencje. Sposób, w jaki dokumenty są rejestrowane i przechowywane podczas

fazy aktywnej, ma podstawowy wpływ na ich późniejszą dostępność i kwalifikowanie. W odniesieniu

do wartościowania i brakowania sposób, w jaki dokumenty są przechowywane przez cały cykl

życiowy, ma decydujące znaczenie. Jeśli dokumentacja o różnych okresach przechowywania jest

wymieszana i przechowywana razem, to identyfikacja i wydzielenie materiałów, które mają stałą

wartość archiwalną i mają być wieczyście przechowywane, może wymagać dużego nakładu pracy.

Systemy przechowywania dokumentacji powinny to uwzględniać i w związku z tym nadawać

odpowiednią strukturę serii lub całości wytworzonej dokumentacji. Przewodnią zasadą winno być to,

że podstawowa struktura zespołu archiwalnego powinna być ustalona we wczesnej fazie cyklu

129

życiowego dokumentacji, gdy podlega ona procesowi zarządzania. W celu osiągnięcia tego celu

można wykorzystać wykazy akt, plany akt.

Oprócz wartościowania i brakowania niosą one dodatkową potencjalną korzyść, ponieważ można

uniknąć kosztownego przyporządkowania w archiwum historycznym. Istnieje kilka określonych

korzyści, które wynikają z koordynacji zarządzania dokumentacją i archiwami. Wiążą się one z:

− Przejrzys tośc ią , wolnym dostępem do informacj i , odpowiedzia lnośc ią prawną :

Zarządzanie dokumentacją i archiwaliami odgrywa główną rolę w zapewnieniu przejrzystości

administracyjnej i realizacji zasady wolnego dostępu do informacji. Jeśli dokumentacja i

archiwalia będą w złym stanie, to prawo do korzystania z nich stanie się martwe. To samo

również dotyczy prawnej odpowiedzialności aktotwórców. W dużym stopniu ta

odpowiedzialność opiera się na dokumentacji. Są to kwestie istotne we wszystkich fazach

cyklu życiowego dokumentów, co oznacza, że koordynacja zarządzania dokumentacją i

archiwami ma żywotne znaczenie.

− Efek tywnośc ią adminis tracyjną , dobrze wykonywanymi usługami

informacyjnymi, ograniczeniem kosztów:

Dokładnie zaplanowane i wspólne zarządzanie dokumentacją i archiwami zwiększa wydajność

administracyjną i redukuje koszty. Łatwiej znaleźć informacje w archiwach (zarówno

bieżących, jak i historycznych), które są uporządkowane, mają wystarczającą liczbę pomocy

archiwalnych — takich, z których usunięto dokumenty, których termin przechowywania

wygasł. Zwiększona efektywność usług informacyjnych przynosi korzyść zarówno klientom

wewnętrznym, jak i zewnętrznym, tzn. samej administracji i obywatelom. Ograniczenie

kosztów wiąże się z szybszą obsługą, zmniejszeniem liczby dokumentów (brakowanie) oraz

lepszym zarządzaniem dokumentami i systemami elektronicznymi (unika się ponownego

wykonywania tych samych czynności). Zarządzanie dokumentacją i archiwami musi być ściśle

ze sobą powiązane, jeśli cele te mają być osiągnięte.

− Europejsk im dziedzic twem archiwalnym:

Synchronizacja zarządzaniem dokumentacją i archiwami jest konieczna w celu

zabezpieczenia archiwalnego dziedzictwa Europy. Część dokumentacji wytworzonej przez

administrację i inne organizacje tworzy materiały archiwalne, które będą przechowywane

wieczyście dla celów naukowych, prawnych i kulturalnych. Cały cykl życiowy dokumentacji

musi być z góry zaplanowany, by umożliwić identyfikację dokumentów i materiałów

archiwalnych, które zostaną przeniesione do archiwów historycznych zgodnie z wcześniej

określonymi zasadami albo w wersji papierowej, elektronicznej, albo w formie multimedialnej.

2. Stan zarządzania dokumentacją i archiwami w państwach członkowskich Unii Europejskiej

Sytuacja dotycząca relacji między zarządzaniem dokumentacją i archiwami w sektorze publicznym

państw członkowskich Unii Europejskiej znacznie się różni. Także rola narodowych służb archiwalnych

w doradzaniu i nadzorowaniu władz administracyjnych w kwestii zarządzania dokumentacją jest

130

odmienna. Dzieje się tak ze względu na różnice w tradycjach administrowania i archiwizowania, które

odzwierciedla prawna struktura tych państw.

W niektórych krajach UE prawo archiwalne dotyczące archiwów i związane z nim przepisy zawierają

wyraźne regulacje dotyczące zarządzania dokumentacją. Ponadto większość przepisów odnoszących

się do archiwów zawiera elementy, które można zastosować do zarządzania dokumentacją, chociaż

nie występują bezpośrednie odniesienia. Różne ustawy dotyczące archiwów upoważniają zazwyczaj

odpowiednie archiwa państwowe (albo podobne władze) do doradzania i nadzorowania w sprawach

archiwizacji i nadzorowania, często również w kwestii zarządzania dokumentacją lub pewnymi jej

aspektami. Zarządzanie dokumentacją może być też regulowane specjalnymi przepisami, dekretami

lub rozporządzeniami ministerialnymi. W niektórych krajach ustawodawstwo dotyczące wolności

dostępu do informacji podkreśla wagę zarządzania dokumentacją.

W państwach członkowskich UE istnieje spore zróżnicowanie dotyczące prawnych i statutowych

podstaw zarządzania dokumentacją. Jednakże wyraźna jest tendencja do zwiększenia roli procesu

zarządzania dokumentacją oraz określenia jego związku z procesem zarządzania archiwami. Można

twierdzić, że nawet istniejące struktury prawne, bez względu na ich zróżnicowanie, dają możliwość

rozwoju procesu zarządzania dokumentacją i skoordynowania go z zarządzaniem archiwami.

Także w sferze edukacji i szkolenia na temat zarządzania dokumentacją i archiwami istnieje wiele

różnic pomiędzy państwami członkowskimi. W większości krajów edukacja i szkolenia dotyczące

archiwów są dobrze zorganizowane, lecz status zarządzania dokumentacją wydaje się gorzej

zorganizowany. Zarządzanie dokumentacją stanowi często, w różnym stopniu, część programów

dokształcania archiwalnego, lecz w różnych krajach nadal poszukuje swojego miejsca w sferze

edukacyjnej. Odnosi się to szczególnie do szkolnictwa wyższego.

Koordynacja zarządzania dokumentacją i archiwami musi odgrywać ważną rolę w programach

edukacyjnych i szkoleniowych. W Europie obie spokrewnione profesje, archiwistów i zarządzających

dokumentacją, powinny wspólnie korzystać z podstawowych zasad i metod.

131

CZĘŚĆ 3. ROLA ARCHIWISTY W XXI WIEKU. SZKOLENIE

I UZNANIE DYPLOMÓW

132

133



1. Promowanie zasady, zgodnie z którą w XXI w. archiwista powinien zajmować się całym

kontinuum cyklu życiowego dokumentu.

2. Organizowanie wizyt badawczych i/lub szkoleń dla archiwistów w państwach członkowskich

Unii Europejskiej i instytucjach unijnych.

3. Dalsze kształtowanie roli archiwisty jako strażnika pamięci społeczeństwa, zgodnie z etyką

zawodową, we wszystkich państwach członkowskich i instytucjach UE.

4. Wspieranie działań, które zwiększą dostęp do pamięci zbiorowej społeczeństw europejskich.

Przyszłe kierunki

5. Wzmocnienie roli odgrywanej przez archiwistów w skali ogólnoeuropejskiej we współpracy z

innymi dyscyplinami w całej Europie, także z ekspertami technologii ITC i innymi

specjalistami w dziedzinie informatyki.

1. Społeczeństwo i archiwista w XXI w.

Jak wspomniano w części 1. i 2. tego Raportu, służby archiwalne odgrywają podstawową rolę w

społeczeństwie, realizując cztery główne funkcje określone przez XXXVI Międzynarodową

Konferencję Okrągłego Stołu Archiwów CITRA 2002:

a) Gwarantowanie właściwego funkcjonowania organizacji publicznych i prywatnych,

administracyjnych i gospodarczych;

b) Zachowanie pamięci społeczeństwa przez tworzenie bazy źródłowej historii indywidualnej i

zbiorowej;

c) Zabezpieczenie obywatelom i państwom dowodów potwierdzających ich prawa;

d) Umożliwienie obywatelom korzystania z ich prawa dostępu do oficjalnych informacji, a rządom

do uzasadnienia ich działalności.

Z badań opinii publicznej i innych źródeł wiadomo, że członkowie ogółu społeczeństwa w wielu krajach

Unii Europejskiej wysoko cenią archiwa, kojarząc je z pamięcią i historią. Paradoksalnie, dla

większości ten pozytywny odbiór nie opiera się na bezpośrednim doświadczeniu wynikającym z ich

134

obecności w archiwum historycznym. Społeczeństwo uważa archiwa za część pamięci zbiorowej i

źródło wiedzy o przeszłości. Bez względu na znaczenie tych funkcji archiwów, stanowią one jedynie

część misji archiwisty. Archiwista w XXI w. musi zagwarantować nie tylko to, że dokumentacja i

materiały archiwalne są tworzone i zarządzane jako świadectwa służące odpowiedzialności i pamięci,

lecz także to, że są zabezpieczane, ażeby społeczeństwo było pewne swej przyszłości. Działalność

archiwalna — począwszy od wytworzenia i zarządzania po wykorzystanie dokumentacji i materiałów

archiwalnych — oznacza zachowanie autentycznych świadectw ludzkiej działalności i doświadczeń

przez wieki.

Do jakiego stopnia mamy prawo mówić o roli archiwisty, a nie o roli i funkcjonowaniu służb

archiwalnych? Ustawodawstwo dotyczące archiwów nie odwołuje się na ogół do roli i obowiązków

archiwisty. W większości krajów definicja roli archiwisty wynika pośrednio z przepisów dotyczących

archiwów państwowych lub archiwisty państwowego. Jednakże Kodeks etyczny archiwisty,

opracowany przez Międzynarodową Radę Archiwów i uchwalony w trakcie obrad Międzynarodowego

Kongresu Archiwów, oraz kilkanaście podręczników i dokumentów programowych sporządzonych

przez zawodowe stowarzyszenia archiwalne określają lub sugerują oczekiwany zakres działania i rolę

archiwisty. Mogą być one podsumowane następująco: archiwista to strażnik pamięci społeczeństwa

(wiąże się to z wyżej wspomnianymi głównymi funkcjami a–b) oraz dostawca autentycznych informacji

i więzi ze społeczeństwem, które prowadzą do większej demokracji, odpowiedzialności i dobrego

rządzenia (wiąże się to z wyżej wymienionymi głównymi funkcjami c–d).

2. Rola archiwisty jako strażnika pamięci społeczeństwa

Rola ta nie ogranicza się wyłącznie do roli kustosza archiwów wytworzonych przez administrację

państwową, wykonującego czynności związane z zarządzaniem tymi archiwami (zob. rozdział 1c).

Pamięć społeczna nie jest ulokowana jedynie w archiwach, lecz też u właściciela źródeł, tworząc

strukturę lokalnej, regionalnej i narodowej pamięci oraz historii, ale też historii i tożsamości

politycznych, religijnych oraz innych grup społecznych, a także historii życia jednostek i rodzin. Ludzie

uczestniczą w procesie gromadzenia, chronienia, opisywania i wzbogacania dziedzictwa kulturowego.

Rola archiwisty w XXI w., w tych współdziałających społecznościach, ewoluuje w kierunku roli

pośrednika i współtwórcy pamięci kulturowej.

3. Profesjonalne stowarzyszenia archiwalne w XXI w.

Z powodu specyfiki dokumentacji i materiałów archiwalnych archiwista staje wobec etycznych wyzwań

wynikających ze sprzeczności interesów rządu i obywateli (dostęp, ochrona danych, itp. — zob. część

2). Radząc sobie z tymi wyzwaniami, archiwista powinien polegać na profesjonalnych

stowarzyszeniach, wobec których winien także składać relacje ze swojej działalności. Stowarzyszenia

te powinny być autonomiczne i niezależne od publicznych władz archiwów. Należy promować

zakładanie profesjonalnych stowarzyszeń archiwistów oraz współpracę między nimi we wszystkich

państwach członkowskich Unii Europejskiej. Ustawodawstwo dotyczące archiwów (zob. część 2)

powinno uwzględniać społeczne role archiwisty. Należy umieścić w nim klauzulę o rozwiązywaniu

135

etycznych kwestii zawodowych na drodze odwoływania się do opinii archiwisty oraz, w miarę

konieczności, do pomocy stowarzyszeń archiwistów w państwach członkowskich Unii Europejskiej.

136

3b. Archiwista jako dostarczyciel autentycznych informacji i jego

stosunki ze społeczeństwem: promowanie demokracji,

odpowiedzialności i dobrego rządu


1. Zorganizowanie wizyt studialnych i/lub pomocy finansowej na szkolenia zawodowe

archiwistów w państwach członkowskich i instytucjach Unii Europejskiej.

2. Zachęcanie do wymiany profesjonalnych informacji i kompetencji przez konferencje,

seminaria i spotkania na temat odpowiedzialności i dobrego rządu.

Przyszłe kierunki

3. Zbadanie, w jaki sposób zawód archiwisty może przyczynić się do umocnienia praw

społecznych, ekonomicznych i praw człowieka w całej Unii Europejskiej.

1. Rola archiwisty jako dostarczyciela autentycznych informacji i jego związek ze społeczeństwem

Dostarczanie informacji przez archiwa to coś więcej niż dostarczanie danych, które można wyszukać

przez naciśnięcie klawiszy. Ludzie szukają informacji, które mogą ich połączyć z innymi ludźmi.

Wykorzystują Internet, aby mieć dostęp do „poważnych treści”, żeby nadać znaczenie ich własnej

przeszłości, teraźniejszości lub przyszłości. Archiwista staje przed wyzwaniem, aby pokazać, że

archiwa nie są gorsze pod tym względem od Internetu i mogą zaoferować nawet większe możliwości.

Archiwa są sferą publiczną w społeczeństwie obywatelskim, gdzie ludzie się spotykają, spierają,

dyskutują, wymieniają informacje oraz wykorzystują je w swym twórczym dialogu z dominującym

dyskursem w ramach społeczeństwa obywatelskiego.

Archiwa, biblioteki, muzea i inne instytucje pamięci mają związek z umysłami i pamięcią ludzi. Jednak

tym, co odróżnia archiwa od innych instytucji pamięci jest fakt, że wspomnienia indywidualne i

wspólna pamięć, które przechowują, nie są definiowane w kategoriach dziedzictwa kulturowego —

lokuje się je jako element cyklu życiowego. Dokumentacja i materiały archiwalne ucieleśniają związek

pomiędzy świadectwami, odpowiedzialnością i pamięcią.

137

2. Promowanie demokracji, odpowiedzialności i dobrego rządu

Bez świadectw nie ma odpowiedzialności i nie istnieje pamięć. Odpowiedzialność i pamięć są zawarte

w dokumentacji i materiałach archiwalnych, jako że są one świadectwami, nie tylko świadectwami

działalności, nie tylko świadectwami w znaczeniu prawnym, ale również świadectwami faktu

historycznego, który albo jest 1) częścią samej działalności, albo 2) może zostać odnaleziony przez

działalność, albo 3) w inny sposób jest zawarty w dokumentach i archiwach oraz ich archiwalnej

charakterystyce. Dokumentacja i archiwa służą jako dowód działalności oraz świadectwo zewnętrznej

pamięci zbiorowej i indywidualnej. Są one świadectwami wspierającymi z jednej strony

odpowiedzialność, a z drugiej pamięć. Archiwiści i służby archiwalne powinny podkreślać w swoich

programach społecznych tę podwójną jakość dowodową archiwaliów, ponieważ jest ona słabiej

rozumiana przez społeczeństwo niż wartość kulturowa archiwów.

Jawność jest niezbędna dla odpowiedzialności i dobrego rządu (zob. rozdział 2a). Parlament

Europejski ogłosił, że „Jawność umożliwia obywatelom branie większego udziału w procesie

podejmowania decyzji i gwarantuje, że administracja cieszy się większym uznaniem i jest

sprawniejsza oraz bardziej odpowiedzialna wobec obywatela w systemie demokratycznym”. Jednym

ze sposobów osiągnięcia jawności jest udostępnienie dokumentów i archiwów, co — jak wspomniano

w rozdziałach 1c i 2a — umożliwia odtworzenie działań i ich przyczyn. Archiwiści powinni promować

dostęp i szanować prywatność, zwłaszcza jednostek, których dotyczy dokumentacja i materiały

archiwalne.

3. Wyzwania dla archiwisty w XXI w.

W państwach członkowskich Unii Europejskiej archiwista zaczyna odgrywać coraz ważniejszą rolę.

Nowe priorytety społeczne oraz nowe technologie są głównymi czynnikami, które stoją za

zwiększaniem się znaczenia roli archiwisty w XXI w. Zmieniające się współcześnie oczekiwania

społeczne wobec funkcji archiwisty są wynikiem zmniejszenia się ograniczeń miejsca, czasu i nośnika

w związku z rozwojem nowoczesnych technologii informacyjnych i komunikacyjnych w „erze dostępu”.

Fakty te zwiększają oczekiwania obywateli dotyczące swobodnego dostępu do autentycznych

informacji 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu, gdziekolwiek zdarzy im się przebywać.

Prawie we wszystkich nowych państwach członkowskich Unii Europejskiej tysiące obywateli odkryło

ostatnio archiwa publiczne jako źródło świadectw umożliwiających im uzasadnienie i korzystanie z

praw człowieka i obywatela. Jednakże ta rola jest mniej dostrzegalna w innych krajach i nie jest

jeszcze wystarczająco doceniona przez społeczeństwo jako znacząca rola archiwisty.

Wyzwaniem dla archiwistów wykorzystujących nowo zdobyty prestiż społeczny (jako dostarczyciele

świadectw wspierających prawa człowieka i obywatela), zwłaszcza w nowych państwach

członkowskich Unii Europejskiej, jest wzmocnienie i rozwój ich innych ról. Poza tym, skoro poprzednio

kojarzono ich z reżimem i państwem, mają teraz, zgodnie z przepisami prawa, zmienić się w

strażników archiwów „narodu, przez naród i dla narodu”. Określonym obowiązkiem archiwisty jest

dostarczenie właściwej treści i kontekstu tak, by obywatele mieli gwarancję, że informacje, które

otrzymują są autentyczne.

138

Archiwiści ze starych państw członkowskich, korzystając z doświadczenia swoich kolegów z nowych

państw członkowskich UE, powinni służyć doświadczeniem i pomocą w wypełnianiu roli strażnika

pamięci społeczeństwa. Ta wzajemna pomoc archiwistów powinna być promowana i ułatwiana na

poziomie europejskim. Należy zwiększyć przepływ informacji przez założenie banku informacji,

opracowanie wytycznych, publikowanie najlepszych praktyk, modeli działalności, strategii

marketingowych, itp. Powinny towarzyszyć temu warsztaty, seminaria i inne formy szkoleniowe

zarówno na miejscu, jak i pozwalające na uczenie się na odległość. Przy upowszechnianiu wiedzy

należałoby wykorzystać współczesne technologie informacyjne i komunikacyjne.

Raport DigiCULT, opublikowany przez Komisję Europejską w 2002 r., zdecydowanie doradza

instytucjom pamięci wyjście poza umożliwianie tylko dostępu i dostarczanie materiału źródłowego.

Muszą one oferować „usługi, które mają również związek z życiem ludzi”. Jedną z kluczowych kwestii,

rozpoznaną w raporcie jest tworzenie nowych narzędzi, a nie jedynie poszerzanie istniejących

produktów i usług. Wiedza i kompetencje archiwistów, bibliotekarzy i kustoszy muzealnych dotyczące

zasobów i kolekcji muszą zostać wykorzystane do „budowy bogatego w wiedzę, multimedialnego

źródła informacji, które dostarczy wyjaśnień i wskazówek, jak również dodatkowego kontekstu” (zob.

również rozdziały 2b, 2c, 2d). Archiwista będzie angażowany w lokalną, krajową i coraz częściej

międzynarodową współpracę z bibliotekarzami, kustoszami muzealnymi oraz innymi „strażnikami

pamięci” i dostarczycielami treści. Odbiorcy staną się też globalni, odwiedzając wirtualne pracownie

naukowe i magazyny przez 24 godziny na dobę.

Nowe technologie informacyjne i komunikacyjne (zob. również punkty 7 i 8b Rezolucji Komisji z 6 maja

2003 r.) oferują nowe możliwości i stanowią nowe wyzwania. Archiwiści powinni wypełniać swoją rolę,

wykorzystując szerzej nowe technologie informacyjne i komunikacyjne. Jednakże nie pociąga to za

sobą ewolucji archiwisty w specjalistę ITC. Archiwiści muszą wiedzieć, jak używać nowych technologii

(zob. rozdział 3c), ale znacznie ważniejsze jest, by rozumieli strategiczne konsekwencje

nowoczesnych technologii dla ich własnej roli i związków ze społeczeństwem w XXI w. oraz stale je

aktualizowali, by zapewnić obywatelowi europejskiemu szeroki dostęp do autentycznych informacji.

139



1. Organizacja szkolenia archiwalnego i rozpowszechnianie wiedzy o archiwach wśród osób

podejmujących decyzje administracyjne i innych kadr kierowniczych.

2. Opracowanie podstawowych schematów kompetencji archiwalnych w XXI w. oraz zbadanie

możliwości ustanowienia europejskiego modelu kompetencji w tej dziedzinie.

3. Organizacja szkoleń dla archiwistów zgodnie z działaniami priorytetowymi określonymi w

Zaleceniach wykonawczych i innych rozdziałach niniejszego Raportu.

4. Organizacja konferencji europejskich, seminariów i spotkań w celu rozpowszechniania

dostępnej wiedzy na temat kompetencji, najlepszych praktyk oraz innych doświadczeń

zawodowych we wszystkich państwach członkowskich i instytucjach UE.

Przyszłe kierunki

5. Zbadanie możliwości utworzenia europejskiego centrum ustawicznego doskonalenia

kwalifikacji archiwalnych, podlegającego proponowanemu Komitetowi Archiwistów Państw


6. Wspieranie mobilności archiwistów w granicach Unii Europejskiej.

Wstęp

Wydany przez Komisję Europejską w 1994 r. raport Archiwa w Unii Europejskiej podkreślał ogromne

znaczenie rozwoju zawodowego kształcenia archiwalnego oraz zachęcał do zwiększenia współpracy

europejskiej w tej dziedzinie. Minęło 10 lat, a problemy te wciąż pozostają w centrum zainteresowania.

Są one ściśle związane z wydarzeniami, które pojawiły się już na horyzoncie lub zbliżały się z

zawrotną szybkością i które sprawiły, że praca archiwisty stała się zbiorem nieustannie zmieniających

się umiejętności. Rozwój społeczeństwa informacyjnego ze wszystkimi tego konsekwencjami, kultura

digitalizacji i nowych technologii, różnorodność umiejętności wymaganych przez profesjonalistów w

dziedzinie kultury (czyli wiedza techniczna niekoniecznie związana wyłącznie ze specjalizacją, lecz

również z zarządzaniem i komunikacją), powszechność podejścia interdyscyplinarnego, wzrost liczby i

poziomu zamówień składanych przez użytkowników archiwów to tylko kilka elementów z tych

najważniejszych.

140

Angażując się w postępy cywilizacyjne, archiwiści są ich świadomi, ale czasami trudno im

zaakceptować konieczność nowego zdefiniowania własnego miejsca w społeczeństwie i podkreślenia

kluczowej roli, jaką mogą i powinni w nim pełnić. Paradoksem jest, że niemal w każdym kraju

archiwistom jest coraz trudniej spełniać stawiane im wymagania, przy jednoczesnej świadomości, że

są w społeczeństwie nie do zastąpienia, jeśli ma ono właściwie funkcjonować. Archiwiści są wszędzie,

ale nigdzie nie są rozpoznawalni.

Czy to nie ten właśnie paradoks leży u podstaw tak znaczących różnic w systemach szkoleń

archiwalnych w Europie, żeby przyjrzeć się tylko jednej sprawie? Wydaje się, że ten brak spójności

stanowi odzwierciedlenie pewnej trudności z określeniem, kim właściwie powinien być współczesny

archiwista. Nawet w państwach o wielowiekowej „tradycji archiwalnej” szkolenie archiwistów jest

dziedziną zaniedbaną i spełnia potrzeby tego szybko rozwijającego się zawodu zaledwie na

podstawowym, żeby nie powiedzieć tradycyjnym, poziomie. Wyjaśnia to częściowo różnorodność

systemów szkolenia archiwistów nawet w pojedynczym państwie. Każda z metod szkoleniowych jest

próbą sprostania uznanemu i rosnącemu zapotrzebowaniu na profesjonalistów, którzy potrafią

osiągnąć wysoki stopień specjalizacji.

Czy w tych okolicznościach Unia Europejska może i powinna działać jak katalizator, jak jednocząca

siła napędowa działań mających na celu ustanowienie przemyślanego i realistycznego systemu

szkoleń archiwalnych, przy zachowaniu świadomości narodowych tradycji i ich specyficznych cech?

1. Szkolenie początkowe

1.1. Różnorodność systemów

Jak to podkreślono we wstępie, mimo wysiłków podjętych przez wiele państw, nie istnieje żaden

spójny model szkoleń nawet na poziomie krajowym. Oferowane szkolenia początkowe można

zaklasyfikować w zależności od stosowanych podejść lub tradycji. Podejście „historyczne” skupia się

na nauczaniu przedmiotów związanych z historią. Podejście administracyjne zwraca szczególną

uwagę na kwestie zarządzania. Podejście zawodowe oparte jest na praktycznej nauce i wdrażaniu

standardów; szkolenie „na stanowisku”, któremu poddawani są stażyści służb archiwalnych (zwykle w

archiwach państwowych); podejście „zintegrowane”, dla którego archiwa stanowią jedną z dziedzin

nauk informacyjnych; oraz podejście związane z całością cyklu życiowego dokumentu, podkreślające

zarządzanie dokumentacją w administracji (lub archiwach bieżących). Szkolenia „archiwalne” oferują

również instytucje, takie jak biblioteki oraz innej specjalności.

Czasem różnorodne systemy łączy się w jeden (Finlandia), często całkowicie przemodelowany w

praktyczny, scentralizowany i skoordynowany sposób (Holandia), a czasem buduje się nowy system

przez dodanie elementów do już istniejącego (Francja). W niektórych państwach system jest po prostu

niewystarczający (Wielka Brytania), względnie nowy (Grecja) lub nie dość rozwinięty (Malta,

Luksemburg). W większości państw członkowskich UE istnieje jednak wyraźna świadomość problemu,

która czasem dała początek refleksji bądź doprowadziła do fundamentalnych reform (Holandia, 1996).

Wszystkie państwa członkowskie próbują — na miarę swoich tradycji administracyjnych, istniejących

141

systemów szkół wyższych i dostępnych środków finansowych — rozbudować swoje systemy szkoleń

archiwalnych, choć stosowane metody są różne i różne też są efekty tych prób.

Poniższa charakterystyka wskazuje na pewien postęp lub kontynuację trendu w ciągu ostatnich 10 lat:

− W niektórych krajach panuje tendencja do decentralizacji; edukacja archiwalna, pod różnymi

nazwami, oferowana jest na poziomie regionalnym, a nie tylko krajowym.

− Różne poziomy szkoleń trwają od kilku tygodni do kilku lat i kończą się nadaniem różnych

tytułów, od „licencjonowanego archiwisty” po „wykwalifikowanego asystenta”. W większości

państw wymaga się jednak stopnia uniwersyteckiego, zwłaszcza w przypadku zatrudnienia na

stanowisku archiwisty w sektorze publicznym.

− Większość państw, gdzie systemy szkolenia rozwinęły się w ciągu ostatnich 10 lat, preferuje

edukację wyższą, a nie szkoły archiwalne, które postrzega się raczej jako szkoły

specjalistyczne lub podyplomowe.

− Związki między naukami archiwistycznymi a poszczególnymi dyscyplinami są inne w każdym

kraju, a ich charakter zależy od poziomu finansowania albo umów z uniwersytetem lub

władzami. Najpowszechniejszy jest związek z naukami humanistycznymi (historia) ze względu

na podobieństwa w przedmiocie nauki (również nauk pomocniczych). Tym niemniej, wyraźna

jest tendencja do otwierania samodzielnych katedr archiwistyki przy kierunkach związanych z

naukami informacyjnymi i komunikacyjnymi, jako rodzaj nowej orientacji naukowej.

− Wiele państw ma narastające problemy z rekrutacją studentów na kursy podyplomowe i

specjalistyczne. Młodzi ludzie szukają pracy natychmiast po otrzymaniu dyplomu, stypendia

są rzadkie, a przy tym łatwiej je uzyskać studentom, którzy odbyli już przynajmniej

sześciomiesięczny staż praktyczny.

− Ze względu na konieczność łączenia szkoleń praktycznych z nauczaniem teoretycznym

zapewnianym przez uniwersytet, a także w sytuacji braku praktyk zawodowych, służby

archiwalne (archiwa narodowe) opracowały własne programy szkoleniowe.

− Niektóre państwa w różnym stopniu zainteresowały się już podjęciem współpracy

międzynarodowej w celu wypełnienia luk w szkoleniach archiwalnych. Niestety, niewiele z nich

korzysta z europejskich programów mobilności zawodowej, takich jak np. Erasmus. Mogłoby

się wydawać, że archiwistom trudno dostać się do tych programów. Należy jednak zapytać,

czy dzieje się tak ze względu na problemy administracyjne, czy też nieadekwatność samych

programów, a może brak przygotowania ze strony archiwistów?

1.2. Rozwój programów szkolenia archiwistów

W przypadku szkoleń podstawowych utrzymuje się tendencja, by zbliżać je jak najbardziej do

praktycznej rzeczywistości archiwów. Trzeba jednak zauważyć, że nauczyciele i twórcy programów

nauczania często znajdują się w niewygodnej pozycji. Problemem jest zaspokojenie potrzeb i

wymogów pracodawców oraz proponowanego przez nich zakresu obowiązków, a jednocześnie

142

zapewnienie edukacji na tak wysokim poziomie, który usatysfakcjonuje uniwersytet i przekona, że ma

on do czynienia z kierunkiem o tym samym statusie co inne dyscypliny. Istotne stają się w takiej

sytuacji następujące obserwacje:

− W większości krajów istnieją trudności z utrzymaniem równowagi między teorią i praktyką w

programach szkoleniowych. W niektórych przypadkach kandydaci do pracy na stanowisku

archiwisty są historykami, bibliotekarzami, filologami lub absolwentami innych kierunków

studiów. Zostali oni przeszkoleni na stanowisku i nabyli swoje umiejętności praktyczne,

zdobywając doświadczenie. Tymczasem młodzi, świeżo wykształceni archiwiści rekrutowani

są na podstawie podstawowej wiedzy teoretycznej, której nigdy nie mieli okazji sprawdzić w

praktyce. Warto zauważyć, że w niewielu państwach (w tym takich, których służby archiwalne

są dobrze „dofinansowane”) istnieją możliwości zdobycia doświadczenia zawodowego w

dziedzinach takich, jak dokument elektroniczny, EAD czy zarządzanie dokumentacją.

− W Europie jest znaczne zapotrzebowanie na wykwalifikowanych specjalistów na poziomie

asystenckim, jednak prawie nie ma szkoleń dla tego poziomu kompetencji.

− Trudno jest znaleźć właściwą równowagę między kursami akademickimi, skupionymi na

przedmiotach „historycznych”, i oferującymi nowe metody szkolenia, które wychodzą

naprzeciw nowym profesjom i wymaganiom pracodawców, takimi jak np. zarządzanie

dokumentami elektronicznymi, zastosowanie EAD, przepisy prawa, telekomunikacja, itp.

Niektórym krajom udało się już, czasem z zadowalającym wynikiem, zintegrować te tematy z

programem nauczania.

− Powyższe wskazuje na to, że wciąż jest miejsce na dalsze dyskusje między pracodawcami,

wykładowcami i stowarzyszeniami zawodowymi, choć w niektórych państwach członkowskich

nowe kursy powstają w wyniku kroków podjętych wspólnie przez szkoły lub uniwersytety i

stowarzyszenia zawodowe.

− Należy również zauważyć, że deklaracja bolońska jako czynnik unifikujący w programach

nauczania jest uwzględniana dotychczas w mniejszości krajów, do których jest skierowana.

1.3. Specjalna dziedzina szkoleń: restauracja i konserwacja

Pewna liczna państw członkowskich prowadzi obecnie specjalne, prywatne lub publiczne kursy w

dziedzinie restauracji i konserwacji archiwaliów. Są to kursy uniwersyteckie (sztuki piękne) lub

prowadzone przez wyspecjalizowane instytucje. Czasem sami archiwiści mogą skorzystać z

podstawowej wersji kursu. Poziomy szkoleń i wydawane dyplomy różnią się jakością, a niektóre

państwa mają w ofercie wyłącznie kursy na poziomie podstawowym lub średnim. Większość

państwowych służb archiwalnych posiada pracownie konserwacji i prowadzi pracownie restauracji

archiwaliów, i w tym celu zatrudnia specjalistów. Wyraźna staje się jednak tendencja, by tego typu

prace zlecać firmom prywatnym.

143

Ponadto należy zauważyć, że sami archiwiści często nie dysponują wystarczającą wiedzą, by

przeprowadzać nawet najprostsze zabiegi konserwacyjne, takie jak np. sprawdzanie warunków

środowiskowych i ocena ich wpływu na dokumenty.

2. Szkolenie pracowników w trakcie pracy

Organizacja szkoleń w miejscu pracy, podobnie jak szkolenia podstawowe, jest raczej chaotyczna i

różni się znacznie w zależności od państwa członkowskiego UE. W pewnych sytuacjach

odpowiedzialność za prowadzenie szkoleń ponosi pracodawca, w innych nikt nie jest do tego

zobowiązany. Aktywność w tej dziedzinie przejawiają często stowarzyszenia zawodowe. Niektóre

uniwersytety organizują sesje szkoleniowe dla pracowników, podczas gdy publiczne służby

archiwalne, głównie archiwa państwowe, prowadzą szkolenia w miejscu pracy przede wszystkim dla

swoich pracowników. W ostateczności można szukać odpowiednich kursów w sąsiednim kraju.

Dlatego Dyrekcja Archiwów Francji, która oferuje kompletne kursy szkoleniowe dla archiwistów w

służbie publicznej we Francji, otworzyła niedawno takie szkolenia dla partnerów z UE, choć trzeba

przyznać, że z niewielkim sukcesem — niewątpliwie z powodów finansowych, ale zapewne również i

dlatego, że kursy prowadzone są po francusku. Szkolenie pracowników ma prawie zawsze formę

krótkich sesji (co znacznie utrudnia organizację zadań praktycznych), skoncentrowanych na

zagadnieniach specjalistycznych.

3. Oczekiwania państw członkowskich UE wobec szkoleń zawodowych w kontekście współpracy europejskiej

Choć z jednej strony wymienione wyżej fakty ilustrują ogromne różnice w systemach i metodach

szkoleń zawodowych, to z drugiej strony istnieją znaczne podobieństwa w potrzebach, jakie wyrażają

państwa członkowskie.

3.1. Struktura i forma kursu

Wśród swoich szczególnych potrzeb państwa członkowskie UE podkreślają następujące punkty:

− Istnieje wyraźna potrzeba określenia, a następnie monitorowania, standardów kwalifikacji

zawodowych, przy jednoczesnym utrzymaniu różnorodności w tym zakresie w ramach UE.

− Krajowi eksperci powinni być szkoleni jako potencjalni wykładowcy. Szkolenia wykładowców

traktowane jako sposób upowszechniania wiedzy zawodowej wydają się być podstawowym i

ostatecznie tanim sposobem zapewniania szkoleń.

− Wiele państw chciałoby widzieć większe możliwości studiowania, udziału w seminariach lub

warsztatach zagranicznych (bądź międzynarodowych) w dziedzinach mało popularnych lub

nieobjętych żadnymi szkoleniami, ale również zwiększenie możliwości w zakresie wymiany

doświadczeń.

− Na liście życzeń pojawił się kilka razy pomysł stworzenia siatki wymiany doświadczeń

zawodowych, choć jej charakter nigdy nie został w pełni zdefiniowany. Jednak z perspektywy

różnic w systemach na szczeblu lokalnym, a także braku reform, trudno sobie wyobrazić

144

harmonizację na szczeblu europejskim, możliwą do przeprowadzenia w jakikolwiek

systematyczny sposób, nawet jeśli istnieje wyraźna grupa umiejętności docelowych, które

można kształtować u wszystkich.

3.2. Program i forma kursu

Programy nauczania w większości państw zawierają luki i nie są wystarczające. Istnieje wyraźna

potrzeba opracowania standardów lub systemów, które zagwarantują archiwiście nabycie

odpowiednich kompetencji, wystarczających we współczesnym społeczeństwie.

Zapotrzebowanie dotyczy dwóch głównych punktów:

− Zainteresowania przedmiotami związanymi głównie z zarządzaniem, rolą archiwisty w

społeczeństwie, problemami z zakresu prawa i legislacji (przede wszystkim dostęp do

archiwów, ochrona danych i prawa autorskie, itp.), czyli tematami, które łatwiej poddają się

dyskusjom, wymianie doświadczeń opartych na studiach przypadków i analizie porównawczej.

− Specjalistycznych szkoleń personelu archiwalnego w następujących kierunkach:

wartościowanie i opis archiwalny; zarządzanie dokumentacją; standaryzacja, poszczególne

normy ISO; i ogólnie wszystkie przedmioty związane z nowymi technologiami i ich wpływem

na praktykę archiwalną (konserwacja archiwów elektronicznych, zarządzanie informacją

elektroniczną, tematy związane z digitalizacją, itp.), Wspomnieć należy też konserwację i

restaurację, jako że w opinii sporej liczby państw członkowskich są to dziedziny, w których

współpraca na polu szkoleń zawodowych będzie najłatwiejsza do osiągnięcia, gdyż: problemy,

jak również techniki, są w większości wszędzie takie same.

Konieczne jest połączenie teorii z praktyką. Sensowne byłoby przedstawienie udanych

rozwiązań problemów albo schematów organizacyjnych opracowanych dla projektów

krajowych.

Jeśli chodzi o formę i metody szkoleń, to najbardziej pożądane byłyby krótkie sesje szkoleniowe i

warsztaty zagraniczne lub z udziałem ekspertów z zagranicy. Takie sesje szkoleniowe należy

kierować do określonej grupy odbiorców, biorąc pod uwagę nie tylko daną specjalizację, ale również

odpowiadające jej zadania. Dla zwiększenia skuteczności można nawet pomyśleć o dopasowaniu

tematów do potrzeb danej grupy uczestników.

Szkolenia on- l ine jako sposób przekazywania doświadczeń i praktyk, a także podstawowej wiedzy

i standardów, zaleca wiele państw. Należałoby się jednak zastanowić, jak takie szkolenia powinny być

zorganizowane, jeśli wziąć pod uwagę docelowych odbiorców, poziom szkolenia i możliwość

otrzymania dyplomu po jego zakończeniu.

Wniosek: jakie umiejętności są potrzebne archiwiście XXI w.?

Rola archiwisty, jak ją opisano w rozdziałach 3a i 3b niniejszego Raportu, powinna się zawierać w

całej swojej różnorodności w opracowywanych programach szkoleniowych, które umożliwią

europejskim profesjonalistom uzyskanie niezbędnych umiejętności.

145

Z tego punktu widzenia profil archiwisty XXI w. określają następujące zasady:

− Gruntowna znajomość podstawowych wymogów zarządzania dokumentacją w całym cyklu

życiowym, w tym przechowywanie zabezpieczające.

− Umiejętność korzystania z najnowszych technologii komputerowych i komunikacyjnych.

− Znajomość struktur, procedur i systemów administracyjnych, a także dokumentów

wytwarzanych przez administrację.

− Wiedza na temat historii instytucji i ewolucji systemów administracji.

− Stały rozwój umiejętności komunikacyjnych.

− Znajomość dwóch lub trzech języków obowiązujących w Unii Europejskiej.

− Otwartość na europejską współpracę interdyscyplinarną z ekspertami innych dziedzin i

profesji.

146



1. Organizacja projektu mającego na celu zebranie aktualnych informacji o dokumentach i

kwalifikacjach w zarządzaniu dokumentacją i archiwami obowiązujących w państwach

członkowskich UE, w tym w szczególności następujących danych: poziom oferowanych

kwalifikacji (licencjat, magisterium), kryteria przyjmowania na kursy, czas ich trwania,

program i główne moduły w programach nauczania z zakresu zarządzania dokumentacją i

archiwami, a także różni organizatorzy kursów.

2. Przeprowadzenie analizy istniejących programów ustawicznego doskonalenia zawodowego

dla archiwistów z państw członkowskich UE. Analiza powinna także dostarczyć informacji o

istniejących procedurach certyfikacji i akredytacji, a także o tym, w jaki sposób są one

organizowane i oceniane.

3. Porównanie uznawania dyplomów archiwistów z uznaniem dyplomów innych zawodów w

Europie.

Przyszłe kierunki

4. Sformułowanie wspólnych kryteriów i wymogów wobec dyplomów archiwistów lub kwalifikacji

równorzędnych w Europie.

5. Zbadanie możliwości rozwoju kariery zawodowej archiwistów przez stałe doskonalenie

zawodowe i zdobywanie dodatkowych kwalifikacji potwierdzonych certyfikatem.

1. Informacje ogólne

Określenie archiwista/zarządca dokumentacji używane jest w tej części Raportu w odniesieniu do

całego zagadnienia kształcenia archiwistów.

1.1. Kwalifikacje wstępne

Systemy uzyskiwania kwalifikacji archiwisty/zarządcy dokumentacji znacznie różnią się w różnych

państwach UE. Nie wszystkie państwa członkowskie wymagają od osób pracujących na stanowisku

archiwisty/zarządcy dokumentacji jakiegokolwiek formalnego dokumentu potwierdzającego

kwalifikacje. Niektóre państwa zapewniają wykształcenie na poziomie licencjatu, inne na poziomie

147

magisterskim. Gdzie indziej proponuje się dwa stopnie szkolenia archiwistów: dla pracowników

wykonujących obowiązki akademickie i tych, których obowiązki nie mają takiego charakteru.

Tam, gdzie istnieją formalne kursy archiwalne, różne są zasady przyjmowania studentów na takie

kierunki. Większość państw członkowskich wymaga od kandydatów dyplomu pierwszego stopnia, a

niektóre z nich (Belgia, Niemcy, Francja) uważają, że powinien to być dyplom historyka. Inne, jak

Wielka Brytania, choć wciąż zatrudniają większość archiwistów z wykształceniem historycznym, coraz

częściej przyjmują studentów innych kierunków (np. prawo, informatyka, języki). Niektóre państwa

członkowskie prowadzą specjalne instytuty (np. Escuelas de Archivos para España e Iberoamérica i

Escuela Taller w Hiszpanii), podczas gdy w innych kształcenie w dziedzinie archiwistyki odbywa się na

uniwersytetach, jak np. w Wielkiej Brytanii na wydziałach historii i informacji naukowej, przy czym

część zajęć prowadzona jest łącznie, z udziałem studentów bibliotekoznawstwa lub informacji

naukowej.

Kształcenie trwa zwykle od roku do trzech lat dla studentów dziennych. Coraz popularniejsze w

Wielkiej Brytanii stają się studia zaoczne prowadzone „na odległość” przez szkoły, takie jak np.

Uniwersytet Walijski oferujący kształcenie w dziedzinie archiwistyki i zarządzania dokumentacją czy

Uniwersytet w Northumbrii kształcący w zakresie zarządzania dokumentacją.

Poza tym, studia na kierunku zarządzanie i/lub zarządzanie dokumentacją są czasami łączone z

bibliotekoznawstwem, jak np. w Grecji, która oferuje połączony program studiów bibliotekarskich i

archiwistycznych lub w Wielkiej Brytanii, gdzie kilka uniwersytetów oferuje kursy zarządzania

dokumentacją/archiwami jako jednostkę lub moduł wchodzący w skład programu nauczania na

kierunku bibliotekoznawstwo i informacja naukowa.

Programy nauczania oferowane na kursach powinny być elastyczne, otwarte na zmiany i poszerzane

w zależności od potrzeb społeczności archiwistów w danym kraju. W Wielkiej Brytanii np. mają

obowiązkowo wprowadzony moduł zarządzania archiwami i dokumentacją. Nie wszystkie państwa

członkowskie, w których można uzyskać formalne wykształcenie z zakresu archiwistyki, oferują

zarządzanie dokumentacją i archiwami w ramach szkolenia podstawowego, choć zwykle mają

świadomość rosnącej wagi tego szkolenia. Większość państw członkowskich uznaje obecnie, że

archiwista powinien zajmować się całym cyklem zarządzania dokumentacją i archiwami, ze

świadomością, że znaczenie tych zadań będzie rosnąć, tak samo jak znaczenie ICT. W niektórych

państwach członkowskich zarządzanie (personelem, budżetem, projektami) jest wykładane w ramach

szkolenia podstawowego, podczas gdy w innych tego się nie robi.

1.2. Kształcenie podyplomowe — ustawiczne doskonalenie zawodowe

Ważnym elementem kariery zawodowej archiwisty/zarządcy dokumentacji jest możliwość kształcenia

podyplomowego umożliwiającego aktualizację umiejętności nabytych wcześniej. Programy tego typu

muszą być regularnie analizowane i aktualizowane, aby zapewnić archiwistom/zarządcom

dokumentacji umiejętności pozwalające na podjęcie wyzwań, które pojawiają się w miejscu pracy.

Większość państw członkowskich rozumie znaczenie ustawicznego doskonalenia zawodowego

archiwistów/zarządców dokumentacji po uzyskaniu kwalifikacji podstawowych, choć nie wszędzie

148

takie programy w pełni funkcjonują. Niektóre państwa podążają szlakami przetartymi przez inne kraje,

jak np. holenderską Archiefschool w Amsterdamie lub Stage International w Paryżu. W innych

państwach korzysta się z programów opracowanych przez stowarzyszenia zawodowe — tak jest np. w

Wielkiej Brytanii, gdzie Stowarzyszenie Archiwistów (Society of Archivists) proponuje zorganizowane

programy szkoleniowe zakończone uzyskaniem uprawnień. Tam, gdzie programy takie istnieją,

odnoszą się one również do nowych aspektów zawodu (dokumenty elektroniczne, wolny dostęp do

informacji, ochrona danych, itp.), umiejętności zarządzania, itp., jednak nie we wszystkich państwach

w chwili obecnej powstały w pełni opracowane programy nauczania tego typu.

1.3. Certyfikacje akredytacje

Niektóre stowarzyszenia, jak np. Stowarzyszenie Archiwistów Brytyjskich i Irlandzkich (Society of

Archivists of the United Kingdom and Ireland), oferują dodatkowy specjalny rodzaj członkowstwa, tzw.

licencjonowanego archiwisty/zarządcy dokumentacji, który można uzyskać po zaliczeniu pełnego

programu szkoleń, wypracowując sobie dokumentację (portfolio) osiągnięć zawodowych, która

podlega ocenie specjalnego zespołu. Licencja jest coraz częściej postrzegana jako forma awansu

zawodowego, ale nie jest obowiązkowa dla wszystkich wykwalifikowanych pracowników.

Sekcja Stowarzyszenia Profesjonalnego Zarządzania Aktami i Archiwami przy Międzynarodowej

Radzie ds. Archiwów ICA/SPA (Section for Professional Records Management and Archival

Associations within the International Council on Archives, ICA/SPA) rozpoczęła niedawno pracę nad

projektem zbierania informacji dotyczących poziomu kwalifikacji wymaganych do podjęcia pracy

archiwisty/menadżera dokumentów w różnych krajach, jak również tego, czy istnieje obowiązek

uzyskania certyfikatu uprawnień w zawodzie. Unia Europejska powinna opracować własny projekt

tego typu niezależnie od tego międzynarodowego projektu.

1.4. Rola zawodowych stowarzyszeń archiwistów

Tam, gdzie istnieją stowarzyszenia archiwistów, ich rola istotnie się różni. W niektórych państwach

członkowskich stowarzyszenia angażują się intensywnie w organizację szkoleń podstawowych i

podyplomowych, a w innych ograniczają swój udział wyłącznie do kursów podyplomowych. W kilku

państwach UE stowarzyszenia zawodowe współpracują z instytucjami edukacyjnymi w przygotowaniu

i aktualizacji programów nauczania w szkołach i na uniwersytetach, które mają w ofercie zarządzanie

dokumentacją i archiwami. W Wielkiej Brytanii, gdzie współpraca ta ma podstawy formalne, archiwiści

ze stowarzyszenia nadzorują systemy szkolenia w trybie pięcioletnim. Z kwalifikacjami uzyskanymi na

takim szkoleniu można zapisać się na szkolenie prowadzone przez Stowarzyszenie Archiwistów, w

wyniku którego absolwenci mogą uzyskać licencję. Jak widać, rola stowarzyszeń zawodowych może

być niezwykle istotna na wszystkich etapach szkoleń.

1.5. Rekrutacja do zawodu archiwisty

Niektóre państwa członkowskie zetknęły się ostatnio, z różnych przyczyn, z problemem niedoboru

archiwistów/zarządców dokumentacji. Powodów tego stany rzeczy jest kilka. We Włoszech np. jest to

ograniczenie naboru do państwowych służb archiwalnych, podczas gdy w Wielkiej Brytanii przyczyną

149

problemów mogą być trudności w naborze wystarczającej liczby studentów na szkolenia podstawowe,

co z kolei prawdopodobnie spowodowane jest zmianami w finansowaniu nauczania. Należy zbadać

inne możliwości i metody naboru personelu oraz prowadzenia szkolenia archiwistów, takie jak np.

rozszerzenie już istniejących kursów korespondencyjnych. Może wchodzić w grę zatrudnianie osób

wykształconych w innych państwach, a trudności związane z tym rozwiązaniem omawia się poniżej.

1.6. Przyszłe możliwości rozwoju

Niniejszy rozdział poświęcony jest przede wszystkim uznawaniu poziomu kwalifikacji z zakresu

archiwistyki w skali Europy. Istnieją dwa sposoby, które można zastosować do przeprowadzenia misji

badawczej, odnośnie wymaganych w państwach członkowskich kwalifikacji w zakresie zarządzania

archiwami i dokumentacją:

− Przygotowanie spisu dyplomów i równorzędnych kwalifikacji, które dane państwo uznaje za

obowiązkowe przy naborze do pracy; zadanie będzie względnie łatwe do wykonania.

− Przygotowanie listy bardziej szczegółowej niż wspomniany wyżej spis, na której znajdzie się

informacja o wymogach stawianych kandydatom i programom szkoleń. Pozwoliłaby ona

instytucjom szkoleniowym i pracodawcom porównać kwalifikacje — w ten sposób pracodawca

we Francji będzie wiedział, że kandydat ze stopniem magistra z Wielkiej Brytanii jest

wykwalifikowanym archiwistą/zarządcą dokumentacji, a kandydat z Niemiec przeszedł inny

rodzaj szkolenia w zarządzaniu dokumentacją i archiwami. Dodatkowe informacje dotyczące

podyplomowych procedur przyznawania licencji/certyfikacji pozwoliłyby potencjalnym

pracodawcom na ścisłe określenie oczekiwań, jakie mogą stawiać np. licencjonowanemu

archiwiście z państwa członkowskiego UE w odniesieniu do podstawowych kwalifikacji.

Jeśli jednak proces boloński ma na celu harmonizację kwalifikacji, a nie jedną z wyżej

przedstawionych opcji uznawania dyplomów, oznacza to, że trudności są większe i trzeba w dużo

większym stopniu zwrócić uwagę na warunki i sytuację danego kraju. Główna trudność w harmonizacji

szkoleń, a zatem i kwalifikacji w całej Unii Europejskiej tkwi w tym, że nabywana wiedza opera się na

wiedzy z zakresu historii, kultury, prawa i języka państwa, w którym odbywa się szkolenie. Pozostałe

czynniki, jakie trzeba będzie wziąć pod uwagę, to różne instytucje szkolące, różne wymogi stawiane

kandydatom, różne rezultaty szkoleń wynikające z oczekiwań pracodawców i stowarzyszeń

zawodowych, różny czas trwania kursów oraz inne źródła finansowania w każdym z państw

członkowskich.

System, który umożliwiłby skuteczne rozróżnienie kwalifikacji archiwistycznych uzyskiwanych w

państwach członkowskich rzeczywiście byłby przydatny, tymczasem jednak formalna harmonizacja

kwalifikacji w dziedzinie archiwów wydaje się znacznie bardziej skomplikowana. Jest jednak pewne,

że wzajemne uznanie dyplomów archiwistów lub innych kwalifikacji tego typu przyniosłoby wiele

korzyści profesji archiwalnej, możliwościom rozwoju kariery zawodowej, mobilności i lepszemu

zrozumieniu różnych tradycji administracyjnych w Europie.

150

CZĘŚĆ 4. OCHRONA MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH

ORAZ PROFILAKTYKA KONSERWATORSKA

W ARCHIWACH EUROPEJSKICH

151

152

4a. Środki zapobiegania zniszczeniom w archiwach, powstałym

na skutek klęsk żywiołowych i innych katastrof


1. Wprowadzanie w życie Deklaracji 25 państw o sposobach zapobiegania zniszczeniom w

archiwach w Europie, uzgodnionej w czasie spotkania szefów archiwów narodowych

(archiwistów narodowych) w Atenach w czerwcu 2003 r.

2. Ulepszenie środków koordynacji i wymiany wiedzy specjalistycznej w celu opracowania

Europejskiego Programu Ochrony i Ratownictwa dla Archiwów dotyczącego zapobiegania

zniszczeniom dokumentów i archiwów oraz ich konserwacji w Europie (por. Rezolucja Rady z

6 maja 2003 r., punkt 8c.2).

3. Wykonanie zwięzłego opisu tego Europejskiego Programu Ochrony i Ratownictwa dla

Archiwów oraz sporządzenie odpowiedniego planu działania, w tym określenie

zapotrzebowania na wyspecjalizowany personel, warsztaty techniczne i specjalistyczny

sprzęt. Przybliżone koszty wyniosą ok. 2,8 mln euro w okresie trzech lat.

Przyszłe kierunki

4. Utworzenie Grup Szybkiego Reagowania w celu oceny zniszczeń i podejmowania innych

odpowiednich kroków.

5. Zbadanie możliwości zorganizowania centralnych laboratoriów interwencyjnych działających

ponadgranicznie w sytuacjach kryzysowych, które zagrażają zniszczeniem dokumentów i

archiwów, takich jak powodzie, pożary, ataki terrorystyczne, katastrofy wojenne, zagrożenie

bezpieczeństwa i inne typy ryzyka.

Wstęp

W ostatnich latach coraz częściej zagrażają Europie powodzie o ogromnej sile niszczenia

spowodowane przez wylewające rzeki. Powodzie nie zamykają się w granicach jednego państwa, a

wywołane przez nie zniszczenia od dawna nie są już sprawą jednego narodu. Opinia publiczna

zwraca też coraz częściej uwagę na obiekty kultury, takie jak zabytki architektoniczne czy artystyczne,

ulegające destrukcyjnym wpływom katastrof naturalnych. W coraz większym stopniu podejmuje się

153

środki zapobiegające zniszczeniom zbiorów archiwalnych w postaci pisanej i audiowizualnej,

stanowiących ważną i niezastąpioną część europejskiego dziedzictwa kulturowego.

Potężna powódź, która dotknęła Europę latem 2002 r., przyniosła ogromne, do dziś nieoszacowane

zniszczenia zbiorów archiwalnych i bibliotecznych. Bardzo często niemożliwe jest przeprowadzenie

właściwej wyceny gigantycznych kosztów naprawczych. Zatem dla tych archiwów europejskich, które

leżą na terenach zagrożonych powodziami lub w inny sposób narażone są na zalanie, sprawą

nieodzowną staje się radzenie z takimi problemami, jak:

• Zapobieganie zalaniom archiwów i innych budynków, w których przechowuje się archiwalia i

bieżące dokumenty do celów rządowych, wymiaru sprawiedliwości i administracyjnych;

• Podejmowanie środków mających na celu ratowanie zniszczonych dokumentów i archiwów oraz

ograniczenie szkód na wypadek katastrofy;

• Usunięcie wywołanych powodzią zniszczeń dokumentów i archiwów za pomocą zabiegów

konserwatorskich.

Cele i wytyczne dla stworzenia planowanego założenia Europejskiego Programu Ochrony i Ratownictwa dla Archiwów

Wobec wspomnianych wyżej dotkliwych zniszczeń europejskiego dziedzictwa kulturowego konieczne

jest lepsze przygotowanie archiwów w Europie na katastrofalne powodzie, takie jak ta z 2002 r.

Wstępnie należy przygotować warunki do wymiany wiedzy i doświadczeń, np. podczas warsztatów,

wykładów lub konferencji.

Celem takich spotkań będzie wyciągnięcie wniosków na przyszłość, opartych na wspólnej wiedzy i

specjalistycznych umiejętnościach, w celu zminimalizowania nieporównywalnie wysokich kosztów

zniszczeń powodziowych przez inwestowanie w odpowiednim czasie w środki zapobiegawcze, ażeby

całkowicie uniknąć zniszczeń tego typu.

Najlepszym sposobem na uniknięcie strat i zniszczeń spowodowanych przez wylewające rzeki i inne

katastrofy jest przechowywanie zasobów archiwalnych w specjalnie do tego celu przeznaczonych

budynkach, odpowiadających międzynarodowym standardom (zob. również rozdział 4c). Budynki

powstawałyby w odpowiednich miejscach, gdzie niebezpieczeństwo powodzi i innych katastrof

zostałoby wyeliminowane w możliwie największym stopniu.

Ponadto raporty wskazują, że służby archiwalne powinny koniecznie upowszechniać swoją wiedzę na

temat zapobiegania zniszczeniom, w formie konsultacji, wśród wytwórców dokumentacji. Procedury

zapobiegawcze winny być stosowane nie tylko w archiwach, lecz również w registraturach ministerstw,

sądów i innych urzędów administracji publicznej, ponieważ pozwoli to uniknąć zniszczeń dokumentacji

bieżącej, która może być zakwalifikowana jako materiały archiwalne. Wydaje się zatem, że wielu

zniszczeń dokumentacji administracji publicznej i sądownictwa, spowodowanych wylaniem rzek w

Europie, można było uniknąć, gdyby budynki lub powierzchnie magazynowe zostały zaprojektowane

podobnie jak budynki przeznaczone celowo dla archiwów.

154

Ze względu na nieprzewidywalność nadchodzących katastrof i potencjalnie gigantyczną skalę

zniszczeń, które mogą spowodować, wydaje się logiczne, by wprowadzić programy ochrony i

ratowania dokumentacji i archiwów, które opierają się nie tylko na wytycznych obowiązujących w

danym kraju, ale odnoszą się do większych obszarów Europy. Istnieje konieczność bliższej

współpracy ekspertów w tej dziedzinie. Dlatego jest potrzeba ustanowienia Europejskiego

Porozumienia (European Network) służącego ocenie i zarządzaniu sytuacjami kryzysowymi, w tym

także konserwacji zniszczonej dokumentacji i innych rodzajów zbiorów archiwalnych. Taka inicjatywa

europejska powinna zacząć się jak najszybciej, najlepiej za pośrednictwem Internetu, od wymiany

takich informacji tematycznych, jak:

• Wykaz ekspertów wraz z ich danymi kontaktowymi;

• Informacja o odpowiednich środkach i najlepszych praktykach w przypadku katastrofy;

• Wykaz dostępnego sprzętu i wyposażenia, które można przetransportować na miejsce kryzysu;

• Informacja o najbliżej położonym przydatnym sprzęcie, takim jak chłodnie, osuszacze,

liofilizatory, osuszacze próżniowe i komory fumigacyjne.

Konieczne są także ustawiczne badania odpowiednich metod naprawy zniszczeń. Przede wszystkim

warto byłoby znaleźć niedrogą i skuteczną metodę osuszania zasobów archiwalnych i bibliotecznych,

która zredukowałaby niepożądane i szkodliwe efekty do minimum.

W celu przedsięwzięcia wyżej wymienionych kroków należy szybko i skutecznie powołać Europejski

Program Ochrony i Ratownictwa dla Archiwów. Powinien on położyć nacisk na potrzebę stworzenia

europejskiej sieci, której celem byłaby ochrona dokumentacji i archiwów oraz zbadanie możliwości

utworzenia i sfinansowania przynajmniej czterech regionalnych ponadgranicznych ośrodków

kompetencji zlokalizowanych w czterech regionach Europy, zazwyczaj zagrożonych powodziami.

Ośrodki te, współpracujące z istniejącymi profesjonalnymi laboratoriami konserwacji archiwaliów,

powinny zostać wyposażone w specjalistyczny sprzęt i personel, a także winny być w stanie szybko

mobilizować ekspertów i specjalistów wraz z odpowiednim sprzętem. Jeden z nich powinien pełnić

rolę ośrodka koordynującego w ramach Unii Europejskiej.

Faza początkowa (trzy lata): Europejski Program Ochrony i Ratownictwa dla Archiwów

Przybliżone koszty fazy początkowej Europejskiego Programu Ochrony i Ratownictwa dla Archiwów

przewidzianej do realizacji w okresie trzech lat to 2,8 mln euro, w tym koszty przeprowadzenia analizy

możliwości zatrudnienia specjalistów w każdym z ośrodków kompetencji, szkoleń personelu, instalacji

internetowej sieci informacyjnej oraz współpracy i koordynacji w tej dziedzinie.

155



1. Usprawnienie koordynacji działań i wymiany doświadczeń w celu uruchomienia

Europejskiego Programu Ochrony i Ratownictwa dla Archiwów, ze szczególnym

uwzględnieniem konserwacji zespołów archiwalnych i dokumentów zniszczonych w Europie

(por. Rezolucję Rady z 6 maja 2003 r., punkt 8c.2) (zob. rozdział 4a).

2. Opracowanie wspólnego zestawu standardów i zaleceń dla budynków archiwalnych, ze

szczególnym uwzględnieniem potrzeby zapewnienia autentyczności, przechowywania w

długim czasie oraz dostępności dokumentacji elektronicznej i materiałów archiwalnych (zob.

również rozdziały 4c, 5a i 5b).

Przyszłe kierunki

3. Rozwój modelowego planu działania w sytuacjach kryzysowych: zbadanie możliwości

utworzenia specjalistycznych centralnych laboratoriów interwencyjnych działających ponad

granicami w sytuacjach kryzysowych, zagrażających zniszczeniem archiwów, takich jak

powodzie, pożary, ataki terrorystyczne, katastrofy wojenne, zagrożenie bezpieczeństwa i

inne ryzyko; uwzględnienie potrzeby powołania Grup Szybkiego Reagowania do oceny skali

zniszczeń i podejmowania innych odpowiednich działań.

4. Przeprowadzenie analizy wpływu zmian klimatycznych na przechowywanie dokumentacji i

materiałów archiwalnych w Europie.

5. Przeprowadzenie analizy metod konserwacji zniszczonej dokumentacji i materiałów

archiwalnych sporządzonych na nośnikach papierowych, elektronicznych i multimedialnych.

6. Zbadanie specjalnych sposobów zabezpieczania przechowywanej dokumentacji i materiałów

archiwalnych (zob. również rozdział 4c).

Wstęp

Przechowywanie materiałów archiwalnych należy do fundamentalnych zadań instytucji

archiwalnych. Jest to warunek wstępny możliwości udostępniania dokumentów i realizacji prawa

swobodnego dostępu do informacji, przyczyniający się do przejrzystości, a więc i skuteczności polityki

państwa. Pomimo tego, że przechowywanie i konserwacja materiałów archiwalnych obejmuje bardzo

156

szeroki zakres działań, wspólny wysiłek państw członkowskich rozszerzonej Unii Europejskiej

powinien koncentrować się przede wszystkim na następujących tematach:

1. Koordynacja działań konserwatorskich w stosunku do materiałów archiwalnych zniszczonych w katastrofach, analiza ryzyka i planowanie kryzysowe

1.1. Koordynacja zabiegów konserwatorskich w stosunku do materiałów archiwalnych zniszczonych w katastrofach

W związku z Rezolucją Rady z 6 maja 2003 r. o archiwach w państwach członkowskich oraz ich

odpowiedzialnością w dziedzinie ochrony i zachowania dziedzictwa kulturowego Europy, szefowie

archiwów narodowych (archiwiści narodowi) państw członkowskich oraz kandydujących do Unii

Europejskiej, uczestniczący w spotkaniu zorganizowanym w Atenach w dniach 5-6 czerwca 2003 r.,

omówili problem ochrony archiwów europejskich przed katastrofami takimi jak powodzie oraz sposoby

usuwania lub ograniczania zniszczeń archiwów i uznali, że konieczne jest:

• Przechowywanie materiałów archiwalnych w specjalnie zaprojektowanych budynkach w taki

sposób, by zagrożenie powodzią i innymi katastrofami (szybkimi procesami niszczenia) zostało

ograniczone w możliwie największym zakresie.

• Zastosowanie wszystkich istniejących środków technicznych i metod organizacyjnych w celu

zapobiegania lub ograniczania strat i zniszczeń dokumentacji i materiałów archiwalnych.

• Przygotowanie i przeszkolenie personelu archiwalnego w dziedzinie zapobiegania katastrofom na

specjalnie organizowanych w tym celu szkoleniach na temat szybkiego i skutecznego

przeciwdziałania takim sytuacjom.

• Zorganizowanie za pomocą Internetu europejskiej wymiany wiedzy i doświadczeń między

ekspertami w tej dziedzinie. Również zachęcanie do stosowania najlepszych praktyk, zakupu

odpowiedniego sprzętu i współpracy ze specjalistycznymi instytucjami publicznymi zajmującymi

się zarządzaniem kryzysowym i konserwacją zniszczonej dokumentacji i materiałów

archiwalnych.

• Położenie nacisku na potrzebę ustanowienia europejskiej sieci zapobiegania i zarządzania

kryzysami oraz zbadanie możliwości utworzenia centrum koordynacji, które będzie w stanie

szybko zmobilizować ekspertów i inny specjalistyczny personel w tej dziedzinie.

1.2. Analiza ryzyka i planowanie kryzysowe

Jednocześnie należy podejmować codzienne działania w celu zminimalizowania potencjalnych

zagrożeń dla zasobów archiwalnych. Choć nigdy nie uda się całkowicie wyeliminować ryzyka, wielu

wydarzającym się katastrofom można zapobiec lub zredukować ich niszczący skutek, jeśli będą

stosowane pełne i skuteczne procedury oceny ryzyka, których rezultaty zostaną następnie

wykorzystane do wyeliminowania lub zminimalizowania zidentyfikowanych zagrożeń. Na podstawie

wyników analizy ryzyka należy opracować plan kryzysowy, który musi być regularnie aktualizowany.

Pomimo opublikowania różnych pożytecznych wytycznych (również wydanych w grudniu 1997 r. przez

157

Komitet ds. Zapobiegania Katastrofom ICA) i zorganizowania kilku konferencji na ten temat,

planowanie kryzysowe nie spotyka się z należytą uwagą.

Zważywszy na zwiększające się obecnie zagrożenie atakami terrorystycznymi w różnych częściach

świata, należy bardzo poważnie traktować analizę ryzyka, planowanie kryzysowe i zapobieganie takim

zjawiskom.

Należy zbadać możliwości współpracy z działaniami Błękitnej Tarczy w tej dziedzinie. Błękitna Tarcza

to odpowiednik Czerwonego Krzyża w odniesieniu do dóbr kultury, symbol przyjęty przez konwencję

haską w 1954 r. na oznaczenie obiektów kultury, chroniący je przed atakiem w przypadku konfliktu

zbrojnego. Błękitna Tarcza to również nazwa międzynarodowego komitetu założonego w 1996 r. dla

ochrony światowego dziedzictwa kultury zagrożonego wojnami. Międzynarodowy Komitet Błękitnej

Tarczy (International Committee of the Blue Shield, ICBS) działa w muzeach, archiwach, miejscach

historycznych i bibliotekach. Jego misją jest ochrona światowego dziedzictwa kulturowego przez

koordynację przygotowań i reakcji na sytuacje kryzysowe. (http://www.ifla.org/blueshield.htm).

2. Odpowiednie warunki przechowywania i bezpieczeństwo materiałów archiwalnych jako podstawowe wymogi ich zachowania

Właściwe warunki przechowywania i bezpieczeństwo materiałów archiwalnych są fundamentem ich

należytego zachowania. Istnieje wiele przypadków zagrożenia dokumentów poddanych wcześniej

zabiegom konserwatorskim, lecz przechowywanych w niewłaściwych warunkach, np. skażeniem

mikrobiologicznym.

Dlatego ogromne znaczenie ma analiza wpływu zmian klimatycznych na przechowywanie materiałów

archiwalnych, szczególnie zaś warunków „mikroklimatycznych” w magazynach — np. jakości

powietrza i obecności zanieczyszczeń (tlenki siarki), temperatury, względnej wilgotności, jakości

opakowań, obwolut i lotnych związków organicznych otoczenia. Na dużą skalę można wykluczyć lub

ograniczyć czynniki niszczące dzięki odpowiednim wewnętrznym warunkom przechowywania.

Pomimo wielu wytycznych i zaleceń w tej dziedzinie, istniejących w różnych państwach, tylko

Standard Brytyjski BS 5454 (poprawiony w 2000 r.) oraz ISO 11799 Informacja i dokumentacja —

przechowywanie dokumentów, wymogi dla materiałów archiwalnych i bibliotecznych (oparty na wyżej

wymienionym standardzie BS, ale pod pewnymi względami mniej rygorystyczny) w całości i

wyczerpująco odnoszą się do zaleceń związanych z przechowywaniem i organizacją wystaw

materiałów archiwalnych. Dlatego popularyzowanie właściwych standardów międzynarodowych oraz

ich praktycznego zastosowania może stworzyć podstawę prawną dla poprawienia jakości budynków

archiwalnych i przestrzeni magazynowych w państwach rozszerzonej Unii Europejskiej, a tym samym

zapewnić podstawowe warunki dla właściwego przechowywania i bezpieczeństwa archiwaliów i usług

archiwalnych.

Właściwe budynki archiwów w sposób oczywisty warunkują odpowiednie przechowywanie i

bezpieczeństwo zbiorów archiwalnych, dlatego poświęcona im jest ważna część tego Raportu.

158

3. Kopie matki i kopie użytkowe — mikrofilmowanie/digitalizacja jako metody zachowania oryginałów

Zachowanie archiwaliów oryginalnych dzięki produkowaniu ich kopii matek (dla bezpieczeństwa) oraz

kopii użytkowych (duplikatów), najczęściej na mikrofilmach, cieszy się w Europie długą tradycją.

Gazety, książki, rękopisy i archiwalia utrwala się od dziesięcioleci na mikrofilmach, żeby zabezpieczyć

je przed niebezpiecznym niszczeniem papieru i innymi negatywnymi czynnikami, a także by zapewnić

przetrwanie informacji, które zawierają. Użytkownicy korzystają z kopii użytkowych zamiast z

zagrożonych oryginałów, natomiast mikrofilmy zabezpieczające przechowywane są w innych

miejscach, w odpowiednich warunkach, oddzielnie od oryginałów. Przenoszenie obrazów zagrożonych

materiałów archiwalnych na inne media w celu ochrony i/lub stałego zastąpienia oryginałów wymaga

systemów, w ramach których wytwarza się możliwie najlepszej jakości reprodukcje z uwzględnieniem

czynników ekonomicznych przechowywania w długim okresie czasu, zapewniających dostęp za

przystępną cenę. Mikrofilm ma taką zaletę, że w przeciwieństwie do innych, nowoczesnych mediów

informacyjnych materiał, na którym jest sporządzony, nie podlega żadnym zasadniczym zmianom

technicznym, zaś informacja przechowywana analogowo jest dostępna bezpośrednio i bez

nadmiernego wysiłku, a poza tym może być z łatwością poddana digitalizacji dzięki skanerom do

mikrofilmowania.

Gwałtowny rozwój w dziedzinie technologii informatycznej oraz nieustannie rosnąca szybkość

transmisji obrazów dokumentów stwarza nowe możliwości użytkowania materiałów archiwalnych.

Digitalizacja jest bez wątpienia tym czynnikiem, który nieustannie zwiększa dostęp do archiwaliów

oraz ich użytkowanie. Wydaje się, że możliwości są nieograniczone, korzyści namacalne, zaś ze

wszystkich stron narasta presja, by wykorzystywać nowe media również do celów zabezpieczenia

zasobów archiwalnych.

Należy gruntownie przeanalizować zalety i wady tych dwóch technik w kontekście ich najlepszego i

najskuteczniejszego wykorzystania do zachowania zbiorów archiwalnych.

4. Badania nad konserwacją zniszczonych dokumentów i materiałów archiwalnych na nośnikach papierowych, elektronicznych i multimedialnych

Z materialnego punktu widzenia archiwalia wytworzone na nośniku papierowym stanowią większość

wszystkich zasobów archiwów. Dokumenty historyczne zagrożone zwłaszcza przez korozję

atramentową (atramentu żelazowo-galusowego), jak również dokumenty już zniszczone, składają się

na znaczną część dziedzictwa kulturowego. Należy jednak pamiętać o dużej różnorodności nośników

stosowanych w archiwach i konieczności konserwacji także dokumentów na innych nośnikach, np. na

elektronicznych i multimedialnych. Z tego powodu państwa członkowskie w rozszerzonej UE powinny

wspólnie, skoncentrowanym wysiłkiem wspierać badania naukowe, projekty i zastosowania

odpowiednich metod, zabiegów i materiałów służących zachowaniu, konserwacji i restauracji

zagrożonych i zniszczonych materiałów archiwalnych.

159

5. Wspieranie badań i naukowej oceny technologii i urządzeń do masowego odkwaszania oraz innych odpowiednich metod przechowywania książek i dokumentów na kwaśnym papierze

Pomimo wielu postępów w dziedzinie zachowania archiwaliów jednym z najpoważniejszych i wciąż

nierozwiązanych problemów pozostaje samodestrukcyjny efekt kwaśnego papieru na zasoby

archiwalne całego świata. „Bomba z opóźnionym zapłonem” — jak często nazywa się ograniczony

czas życia kwaśnego papieru wytwarzanego maszynowo, i zaklejonego przy pomocy kwaśnych klejów

żywicznych, od połowy XIX w. do dziś dnia — zagraża ogromnej części papierowego dziedzictwa

kulturowego cywilizacji ludzkiej. Eksperci od dawna zdają sobie sprawę z problemu degradacji

kwaśnego papieru, co zostało dobrze udokumentowane w dużej liczbie publikacji naukowych i badań

prezentowanych na licznych konferencjach, itd. To właśnie wsparcie i ocena naukowo-badawcza

technologii i urządzeń do masowego odkwaszania oraz innych odpowiednich metod zachowania

dokumentów i książek na kwaśnym papierze muszą stać się jednym z najważniejszych elementów

skoncentrowanych i skoordynowanych wysiłków państw członkowskich w rozszerzonej Unii

Europejskiej.

Problem ten jest ściśle związany z wytwarzaniem nowych dokumentów papierowych. Oczywiste jest,

że wykorzystanie trwałego i wytrzymałego papieru zapewni najlepsze rozwiązanie kwestii

długoterminowego przechowywania papierowego dziedzictwa kulturowego dla przyszłych pokoleń.

6. Zachęcanie aktotwórców do stosowania trwałego papieru w odniesieniu do części dokumentacji kwalifikowanej jako materiały archiwalne

Już w 1992 r. Kongres MRA w Montrealu zalecał wytwórcom dokumentów używanie trwałego papieru

w procesie tworzenia dokumentacji i materiałów archiwalnych. Zmiany w przemyśle papierniczym

wprowadziły na rynek papier alkaliczny, który spełnia wymogi ISO 9706 dla trwałego papieru, a w

pewnych przypadkach również normę ISO 11108 dla papieru archiwalnego. Niektóre państwa

rozważają możliwość wprowadzenia przepisów nakazujących aktotwórcom stosowanie trwałego

papieru w procesie wytwarzania dokumentacji i materiałów archiwalnych, które mogą stać się częścią

zasobów archiwalnych po ich ocenie i przeniesieniu do archiwów. Działania takie mogą znacznie

pomóc w rozwiązaniu problemu zachowania współczesnej dokumentacji papierowej oraz mają

kluczowe znaczenie z punktu widzenia długoterminowego jej przechowywania.

7. Problem długoterminowego przechowywania dokumentów i archiwów elektronicznych; autentyczność i zawartość musi zostać zachowana niezależnie od technologii, techniki czy metody zachowania

Należy rozwiązać problem długoterminowego przechowywania dokumentów i archiwów

elektronicznych, przy czym ich autentyczność i treść muszą zostać zachowane niezależnie od

technologii, techniki czy metody zachowania — takie są jednomyślne wnioski wynikające z odpowiedzi

państw członkowskich UE na pytanie 40. ankiety. Tylko niewielu specjalistów działa w tej dziedzinie i

pomimo rozporządzeń prawnych jej dotyczących, przyjętych w niektórych państwach, oraz kilku

realizowanych projektów, nie ma satysfakcjonujących wyników odpowiadających złożoności problemu.

Z jednej strony nowe technologie informacyjne i komunikacyjne oferują nowe, ekscytujące możliwości,

z drugiej zaś stwarzają i powodują problemy dotyczące zachowania dokumentów i archiwów

elektronicznych, które nie mogą — przy tym stanie wiedzy technicznej i istniejącym wyposażeniu —

160

uzyskać zadowalającego rozwiązania w większości archiwów państw członkowskich UE. Problem jest

także ściśle związany z brakiem urządzeń do digitalizacji dokumentów i materiałów archiwalnych na

nośnikach klasycznych (papier, pergamin) w celu polepszenia dostępu za pomocą nowych technologii.

Przy szybkim rozwoju technologii informacyjno-komunikacyjnych poszerza się nieustannie przepaść

między ich praktycznym zastosowaniem we wszystkich sferach działalności ludzkiej a pilną i rosnącą

potrzebą właściwego rozwiązania problemu długoterminowego przechowania nowych nośników w

archiwach. Sytuacja wymaga skoncentrowanych i skoordynowanych wysiłków wszystkich państw

członkowskich mających na celu wspólne opracowanie, sprawdzenie i wprowadzenie w życie

odpowiednich rozwiązań i konkretnych środków w tej dziedzinie.

8. Rozwój w dziedzinie ochrony materiałów fotograficznych

Od swoich narodzin w 1839 r. fotografia w sposób istotny przyczynia się do poszerzenia ludzkiej

wiedzy. Materiały fotograficzne w zbiorach archiwalnych można podzielić na dwie grupy: 1) dokumenty

oryginalne (negatywy lub pozytywy) przechowywane w archiwach jako materiały historyczne; 2)

dokumenty wyprodukowane we własnej działalności archiwów jako mikrofilmy zabezpieczające,

mikrofilmy-kopie, itp. Wiadomo od dawna, że odpowiednie warunki przechowywania materiałów

fotograficznych, które różnią się od innych „klasycznych” dokumentów, mogą znacznie przedłużyć

życie materiałów fotograficznych. Z drugiej strony konserwacja fotografii jest procesem trudnym,

wymagającym wiedzy chemicznej i fotochemicznej. Istotnym wkładem w rozwiązanie tego problemu

jest projekt ECPA Sepia (http://www.knaw.nl/ecpa/sepia8) dotyczący konserwacji materiałów

fotograficznych oraz publikacja Les collections photographiques — Guide de conservation preventive,

B. Lavédrine et. all, ARSAG, Paris 2000. Ze względu na brak większej liczby instytucji i ekspertów

zajmujących się profesjonalnym zabezpieczeniem i konserwacją materiałów fotograficznych warto

będzie rozwinąć i skoordynować europejskie działania również w tej dziedzinie.

9. Opracowanie zaleceń i standardów dotyczących eksponowania archiwaliów

Głównym celem służb archiwalnych jest gromadzenie, profesjonalne opracowywanie i udostępnianie

materiałów archiwalnych do celów publicznych, jak również jednoczesne ich zabezpieczanie i

konserwacja. Wystawy są potężnym narzędziem udostępniania wybranych dokumentów szerokiej

publiczności. Powinny być one pouczające, atrakcyjne i bezpieczne. Mimo że wystawy mogą

skomplikować starania konserwatorskie, to nie można uniknąć wystawiania oryginalnych dokumentów.

Dlatego konieczne jest podjęcie kroków mających na celu zminimalizowanie ryzyka zniszczenia

oryginałów w trakcie wystaw krajowych i międzynarodowych. Obecnie jedyny standard w całości

poświęcony wystawianiu dokumentów archiwalnych to standard francuski Norme NF Z 40-010

Prescriptions de conservation des documents graphiques et photographiques dans le cadre d´une

exposition. AFNOR Juin 2002 (Wymagania związane z zachowaniem ekspozycji materiałów

graficznych i fotograficznych) opublikowany w czerwcu 2002 r. Aby uniknąć rozbieżności wynikających

z różnych przepisów w państwach członkowskich, należałoby opracować zalecenia, które ujednolicą

politykę w tej dziedzinie. Taki jest również wniosek z obrad Międzynarodowego Sympozjum

8 Link jest nieaktualny (przyp. red.).

161

„Wystawianie materiałów archiwalnych i bibliotecznych oraz dzieł sztuki sporządzonych na papierze:

standardy zachowania”9, które odbyło się w Lublanie w dniach 5–6 czerwca 2003 r.

10. Opracowanie minimalnych (podstawowych) wymogów dla programów nauczania konserwatorów i włączenie ich do programów wszystkich szkół i kursów tej specjalności istniejących w krajach europejskich

Na podstawie ankiety przygotowanej na potrzeby niniejszego Raportu oraz odpowiedzi archiwów

państwowych z państw członkowskich możliwe jest poczynienie pewnych wniosków. Choć większość

państwowych służb archiwalnych i wiele archiwów publicznych w Unii Europejskiej deklaruje, że

publiczne służby archiwalne wyposażone są we własne pracownie konserwatorskie i posiadają

wyspecjalizowany personel, to w wielu krajach takie warunki (pracownie) istnieją faktycznie, ale bez

fachowego personelu. Są też państwa, gdzie nie działają żadne służby lub pracownie

konserwatorskie.

Interesujący jest też fakt, że większość państw członkowskich UE zapewnia odmienny sposób

kształcenia konserwatorów — od szkół specjalistycznych na poziomie średnim i wyższym, po różne

typy kursów i szkoleń w miejscu pracy. Istnieją też państwa członkowskie w ogóle nie oferujące

takiego wykształcenia.

W związku z tym wydaje się celowe opracowanie minimalnych (podstawowych) wymogów dla

programów nauczania konserwatorów, które powinny być włączone do programów wszystkich szkół i

kursów tej specjalności istniejących w krajach europejskich. Świadectwo ukończenia takiego kursu

gwarantowałoby minimalny akceptowalny poziom wykształcenia konserwatora w państwach

członkowskich rozszerzonej Unii Europejskiej i przyspieszyłoby zapełnianie braków kadrowych w

pracowniach konserwatorskich.

Jednakże nie tylko konserwatorzy troszczą się o zachowanie dokumentów. Należy podkreślić, że

codzienna profilaktyka konserwatorska i odpowiednie obchodzenie się z dokumentami i materiałami

archiwalnymi na co dzień należą do zakresu obowiązków archiwistów, dlatego szkolenie archiwistów

w dziedzinie zabezpieczania dokumentów i materiałów archiwalnych powinno stać się nieodłączną

częścią obowiązujących programów nauczania.

9 Zalecenia zostały opublikowane: Exhibiting archival and library material and works of art on paper, red. J.

Vodopivec, Arhiv Republike Slovenije 2004, ISBN 61613776X, 9789616137768, ss. 224, (przyp. red.).

162

4c. Budynki do celów archiwalnych: standardy i wymagania

na poziomie krajowym i europejskim


1. Utworzenie interdyscyplinarnej Grupy Roboczej złożonej z archiwistów, architektów,

inżynierów i geologów, której zadaniem będzie opracowanie i rozbudowanie standardów i

wymagań dotyczących wznoszenia budynków nowego typu do celów archiwalnych. Grupa

Robocza powinna odbyć ok. osiem spotkań, aby opracować standardy i typowy/modułowy

plan wymagań dla nowych budynków archiwalnych. Szczegółowy plan jest w przygotowaniu.

2. Opracowanie procedur regulujących zastosowanie tych standardów i wymagań na szczeblu

krajowym i europejskim, obejmujących zabezpieczenia i ochronę przed powodziami,

trzęsieniami ziemi, atakami terrorystycznymi, wojnami i innymi czynnikami destrukcyjnymi

(por. Rezolucję Rady z 6 maja 2003 r., punkt 8c.1).

Przyszłe kierunki

3. Zbadanie, w jaki sposób te nowe standardy i wymagania należy zastosować do

unowocześniania istniejących budynków archiwalnych i innych miejsc przechowywania

archiwaliów w budynkach rządowych.

4. Zapewnienie regularnych danych i raportów z postępów prac Grupy Roboczej oraz

proponowanego oficjalnego europejskiego Komitetu Archiwistów Państw Członkowskich i

Instytucji UE.

5. Publikacja standardów i wykazu wymagań dla nowych budynków archiwalnych (tytuł roboczy:

DUCHEIN 2) w oficjalnych językach Unii Europejskiej.

1. Wstęp

Zachowanie dokumentów i materiałów archiwalnych oraz zapobieganie ich zniszczeniom rozpoczyna

się od budynków, w których są magazynowane. Osiągnięcie dobrych warunków przechowania może

oznaczać adaptację istniejących budynków do użytku w charakterze magazynów archiwalnych lub

wybudowanie nowych magazynów. W obu przypadkach służby archiwalne i odpowiednie władze

administracyjne winny przestrzegać ściśle określonych zasad. Choć zastosowanie tych zasad pociąga

za sobą zwiększenie kosztów w krótkim czasie, to w dłuższej perspektywie stanowi rozwiązanie

163

bardziej korzystne finansowo, ponieważ dokumenty i materiały archiwalne wymagają ciągłej opieki.

Ponadto właściwe warunki przechowywania materiałów archiwalnych oznaczają mniejsze nakłady na

ich przechowywanie i konserwację. Dlatego budowa nowych, specjalnie zaprojektowanych budynków

przeznaczonych dla archiwów jest uważana za inwestycję konieczną a) dla przechowywania w długim

czasie autentycznych dokumentów i materiałów archiwalnych; b) przejrzystości i lepszej jakości

informacji dla obywateli.

Oto kilka znanych i akceptowanych zasad wznoszenia pomieszczeń archiwalnych:

• Teren pod budowę musi być stabilny, wolny od zagrożeń trzęsieniem ziemi, powodzią,

zapadnięciem się lub skażeniem, a powietrze w okolicy powinno być wolne od zanieczyszczeń

tak dalece jak to możliwe.

• Przechowywanie, wewnętrzna działalność archiwów oraz ich funkcje publiczne winny być jasno

zaplanowane i rozdzielone od siebie.

• Przestrzeń magazynowa powinna być zbudowana w taki sposób, by zminimalizować potrzebę

zewnętrznej interwencji w celu utrzymania właściwej temperatury lub wilgotności.

• Doprowadzenie elektryczności oraz instalacja elektryczna powinny być izolowane, aby wykluczyć

ryzyko pożaru; zabronione jest umieszczanie instalacji wodnych w magazynach.

• Wymagane jest spójne rozwiązanie, pod względem architektonicznym i organizacyjnym,

wymagań ochrony przeciwpożarowej. Należy także uwzględnić potrzebę opracowania systemu

automatycznego gaszenia pożarów.

Powyższe zasady są częścią standardów i wytycznych omówionych w niniejszym Raporcie, choć w

rzeczywistości są one znacznie bardziej szczegółowe i dokładne.

Europejski przegląd praktyk budowlanych, standardów i programów wskazuje, jak bardzo rozbieżne

są stanowiska administracji do spraw budynków archiwalnych w różnych państwach członkowskich.

Tym niemniej, potrzeba wyposażenia publicznych służb archiwalnych w większości państw

członkowskich UE dała początek trwającej dyskusji nad regulacjami, które umożliwią lepsze

zachowanie i ułatwią dostęp do zasobów archiwalnych. Na poziomie europejskim istnieje tendencja do

harmonizacji różnych istotnych regulacji we wspólne standardy europejskie, które złagodzą

rozbieżności między praktykami krajowymi, a jednocześnie uwzględnią różnice geograficzne,

klimatyczne i administracyjne.

2. Standardy i wytyczne dla budownictwa archiwalnego

Wielka Brytania i Niemcy mają własne normy dotyczące budynków archiwalnych. W pierwszym

przypadku jest to Standard Brytyjski 5454: 2000, prawdopodobnie najczęściej przywoływany na forum

międzynarodowym standard budowy pomieszczeń archiwalnych używany jako odniesienie nie tylko w

Wielkiej Brytanii, ale także w innych krajach, np. na Cyprze i w Danii; wcześniejsza wersja tego

standardu cytowana jest przez Michela Ducheina w jego publikacji pt. Budynki archiwalne i ich

wyposażenie (Les Batiments D'archives: Construction et equipements) wydanej w Paryżu w 1988 r.

164

Praca Ducheina (Pratique Archivistique Française, Paris 1991) stanowi również podstawę dla

francuskich standardów budowy pomieszczeń archiwalnych (trwają właśnie prace nad aktualizacją

publikacji Ducheina i przygotowaniem jej do wydania pod roboczym tytułem DUCHEIN 2). Można

domniemywać, że zarówno standard brytyjski, jak i „Duchein” stanowią podstawę tego, co niektóre

państwa, jak np. Węgry i Polska, nazywają „literaturą przedmiotu” — prace, do których należy się

odnieść, przygotowując projekt architektoniczny budynku archiwalnego. Narodowy standard niemiecki

Anforderungen an die Aufbewahrung von Archiv- und Bibliotheksgut jest ulepszoną wersją innego

podstawowego standardu międzynarodowego, ISO 11799 Information and documentation —

Document storage requirements for archive and library materials (Informacja i dokumentacja —

wymogi przechowywania dokumentów dla archiwów i bibliotek).

Podobnie w Hiszpanii istnieją wytyczne dotyczące budownictwa archiwalnego pt. Budowanie

Archiwów, wydane przez Ministerstwo Kultury jako zalecenie techniczne (Simonet Barrio, J.E.,

Recomendaciones para la edificación de archivos, Madrid, Dirección de Archivos Estatales, 1991). W

roku 2003 opublikowano we współpracy ze Stowarzyszeniem Archiwów Ameryki Łacińskiej

(Asociación Latinoamerica de Archivos, ALA) dokument pt. Budynki archiwalne w klimacie tropikalnym

przy niskich nakładach finansowych.

Wiele krajów — takich jak Czechy, Estonia, Finlandia, Grecja, Holandia, Hiszpania, Łotwa, Cypr,

Polska, Słowenia, Szwecja i Włochy — opracowało lub jest w trakcie opracowywania ogólnych,

własnych standardów i zaleceń dotyczących budownictwa archiwalnego. Część tych krajowych

wytycznych ma charakter wyłącznie doradczy, jednak np. w Szwecji wszystkie pomieszczenia

archiwalne w sektorze publicznym muszą spełniać normy określone przez Archiwum Narodowe w

dziedzinie planowania, budowy i utrzymania przestrzeni magazynowej archiwów (1994:6 z

późniejszymi zmianami), przy czym lokalne władze zwykle również stosują się do nich. Narodowa

służba archiwalna Finlandii posiada podobne zalecenia dotyczące budowy lub adaptacji budynków do

celów archiwalnych, stosowane przez wszystkie władze (te rozporządzenia mają wkrótce zostać

zrewidowane). W Polsce archiwa państwowe mają wytyczne związane z budynkami archiwalnymi

oparte na przepisach prawa, standardach krajowych i międzynarodowych oraz na literaturze

przedmiotu. Wytyczne te odnoszą się zarówno do budowy, funkcjonowania, jak i wyposażenia

(szczególnie przestrzeni magazynowych) budynków. Także Słowacja posługuje się podobnymi,

wymagającymi zasadami dotyczącymi nowych budynków archiwalnych, zgodnie z definicją zawartą w

Ustawie o archiwach i archiwach zakładowych, a także z późniejszymi zarządzeniami.

3. Programy budownictwa archiwalnego

Istnieje duża różnorodność programów budowy budynków do celów archiwalnych. W niektórych

krajach — takich, jak np. Grecja, Łotwa, Słowacja, Węgry i Włochy — w chwili obecnej nie ma takich

programów. W innych, np. w Niemczech, Holandii i Wielkiej Brytanii, nie istnieje jeden ogólny program,

choć w ostatnim czasie powstało kilka nowych celowo wzniesionych budynków archiwalnych. W

Niemczech np. Bundesarchiv ukończyło niedawno budowę nowego magazynu archiwalnego w

Dahlwitz-Hoppegarten w Brandenburgii, a także nowego budynku archiwalnego i adaptacji dwóch

istniejących dla Oddziału Filmowego Archiwum Federalnego w Berlin-Lichterfelde. Większość

165

niemieckich landów i wiele miast postawiło nowe budynki archiwów lub planuje to zrobić. W Holandii w

ostatnich latach otwarto znaczną liczbę nowych budynków archiwalnych, takich jak Zeeuws Archief i

Rijksarchief w Limburgu. Większość Regionalnych Ośrodków Historycznych ma w planach albo

budowę nowych budynków przeznaczonych dla archiwów, albo adaptację istniejących pomieszczeń

na potrzeby publiczne. Dotyczy to Het Utrechts Archief, Historisch Centrum Overijssel i Gelders

Archief. W Wielkiej Brytanii budowę archiwów prowadzi się w zależności od dostępnych środków. Na

szczeblu państwowym rozbudowano Archiwum Narodowe Zjednoczonego Królestwa w Kew;

wzniesiono też dodatkowy budynek, Thomas Thomson House, dla pomieszczenia zasobów Archiwum

Narodowego Szkocji (1995), które nadal poszukuje możliwości rozbudowy. W ostatnich latach fundusz

z loterii państwowej (Heritage Lottery Fund, HLF) znacznie przyczynił się finansowo do wybudowania

nowych pomieszczeń dla archiwów akt lokalnych (jak np. w Surrey, Oxfordshire, Denbigshire, a

ostatnio w Norfolk). Inne Programy HLF są w trakcie realizacji. Należy jednak wziąć pod uwagę, że

sukces tych projektów zależy od skuteczności przedstawionej aplikacji, a nie spójnego planu państwa.

W innych państwach programy budowy archiwów są ograniczone do archiwów narodowych. W

niektórych z nich, takich jak Cypr i Luksemburg, realizowane są właśnie takie projekty budowlane,

ponieważ państwa te są zbyt małe, by budować w nich więcej budynków archiwalnych. Słowenia,

chociaż posiada archiwa lokalne w kilku miejscach w kraju, ogranicza swój program narodowy do

jednego tylko budynku Archiwum Narodowego — budynku II przy ulicy Roška w Lublanie. Projekt

obejmuje renowację i adaptację starego budynku archiwalnego, przy czym ukończenie pomieszczeń

magazynowych przewidziano na 2005 r. Inne archiwa (w tym Słoweńskie Archiwum Filmowe, Oddział

Restauracji i Konserwacji, Ośrodek Szkolenia Zawodowego Archiwistów, Oddział Akt I, II i III, oraz

Departament Rządowych Akt Administracyjnych po roku 1945) zaczną działać w 2007 r.

Państwa, w których budownictwo archiwalne dotyczy przede wszystkim archiwów narodowych, to np.

Szwecja, gdzie Riksarkivet planuje rozbudowę sieci archiwów państwowych w obliczu rosnącej ilości

akt przekazywanych przez agencje rządowe, oraz Dania, gdzie wciąż trwa debata na temat planów

nowego budynku dla archiwum narodowego.

Do państw, które realizują program budowlany, zalicza się Estonia posiadająca „Plan rozwoju

zarządzania dokumentacją i archiwami 2002–2005”, który zakłada budowę lub rozbudowę trzech

budynków dla Archiwum Narodowego w latach 2002–2008. Ponadto w latach 2000–2003 Archiwum

Narodowe przejęło na potrzeby archiwum cztery budynki w różnych miejscach kraju, trzy wybudowane

i jeden adaptowany. We Francji funkcjonuje program modelowy opublikowany pierwotnie przez

Ducheina i zaktualizowany przez Rosine Cleyet-Michaud’a w 1999 r. Finlandia ma plany na okres do

2010 r., m.in. plan budowy nowego budynku archiwum regionalnego.

W 1988 r. portugalski Instituto Português de Arquivos (IPA) — jego następcą jest obecnie Instituto dos

Arquivos Nacionais/Torre do Tombo (IAN/TT) — podjął inicjatywę rządową budowy sieci archiwów

lokalnych (arquivos distritais). W tym czasie tylko jeden region miał budynek wybudowany do celów

archiwalnych, dzisiaj jest ich już 13, z czego część to adaptacje istniejących wcześniej. Tam, gdzie

było to możliwe, wybrany do adaptacji budynek miał walory estetyczne lub historyczne i w ten sposób

łączył ideę ochrony dziedzictwa z funkcjami publicznymi. Program Pomocowy dla Sieci Archiwów

166

Miejskich (Programa de Apoio à Rede de Arquivos Municipais, PARAM), czyli projekt dla archiwów

lokalnych (arquivos municipais), zapoczątkowany został przez IAN/TT w 1998 r. z zadaniem niesienia

pomocy samorządom miejskim w realizacji własnych programów archiwalnych, w tym nie tylko przy

budowie nowych pomieszczeń, ale także w każdym innym aspekcie zarządzania — wyposażenie,

umeblowanie, ICT.

W Hiszpanii również realizowany jest program budowy nowych archiwów i adaptacji już istniejących.

W chwili obecnej ukończono budowę siedmiu prowincjonalnych archiwów historycznych i jednego

archiwum regionalnego oraz renowację i rozbudowę sześciu archiwów ogólnych. W 2003 r.

Regionalne Archiwum Historyczne w León (Archivo Histórico Municipal de León) otrzymało nagrodę

za renowację opartą na modelu Europejskiej Fundacji Zarządzania Jakością (European Foundation for

Quality Management, EFQM).

W Republice Czeskiej w latach 1990–2002 zbudowano 21 budynków archiwów państwowych i

miejskich, 28 innych poddano modernizacji, zaś 8 budowli zabytkowych przebudowano na potrzeby

archiwów. Te osiągnięcia w połączeniu z przestrzeganiem wyżej wymienionych standardów umożliwiły

wybudowanie jednego z najnowocześniejszych budynków archiwalnych w Europie, kompleksu Praga-

Chodovec (dla Archiwum Narodowego, Regionalnego i Miejskiego w Pradze), ukończonego w 2001 r.

Polska i Włochy nie mają żadnych szczegółowych planów budowy nowych pomieszczeń, jednak to

pierwsze państwo przeznaczyło pewne środki finansowe na remont i modernizację istniejących

budowli, zaś Włochy postępują zgodnie ze swoją tradycyjną zasadą modernizacji dużej liczby

zabytkowych budynków z myślą o znalezieniu dla nich jakiejś nowej funkcji, w tym często archiwalnej.

4. Przestrzeganie standardów i wytycznych

W Hiszpanii, Portugalii, Słowacji i Szwecji wszystkie pomieszczenia magazynowe archiwów spełniają

obowiązujące normy krajowe, a przynajmniej te, które obowiązywały w chwili budowy. We Francji ok.

75% budynków archiwów departamentowych spełnia wymogi, choć na szczeblu gminnym dotyczy to

niewielkiej liczby budowli. Jeśli chodzi o budynki archiwów państwowych, to sytuacja jest

zróżnicowana. Na Węgrzech przybliżona liczba budynków spełniających wymogi i normy to, jak

powiedziano, „około połowy”. W Holandii „duża liczba istniejących budynków archiwów odpowiada

standardom i wytycznym”, a pozostałym dano pięć lat na wprowadzenie koniecznych zmian. W

Finlandii „tylko magazyny materiałów archiwalnych” są zgodne z normami, choć biorąc pod uwagę

standardy, wydaje się jednak, że wymogi są bardzo wysokie. W Słowenii trzy publiczne instytucje

archiwalne (na siedem) mieszczą się w zmodernizowanych budynkach, odpowiadających krajowym

standardom. Jedynym budynkiem w państwie wybudowanym specjalnie na potrzeby archiwum jest

część magazynowca Archiwum Narodowego Słowenii, przy ulicy Zvezdarska w Lublanie, który

powstał w latach 70. XX w. Inne budynki zaadaptowano w zależności od możliwości finansowych.

W każdym państwie sytuacja przedstawia się inaczej. Niewiele budynków na terenie Belgii, Cypru,

Estonii, Łotwy i Wielkiej Brytanii odpowiada obowiązującym standardom. Greckie Główne Archiwum

Państwa przeniosło się w 2004 r. do swojego pierwszego budynku odpowiadającego w pełni

nowoczesnym normom archiwalnym. Trudno jest ocenić znaczenie tych danych, gdyż są zależne w

167

pewnym stopniu od rygorów stosowanych standardów. Możliwe że budynek uznany za odpowiedni w

jednym państwie, w innym nie zyskałby uznania. Warto zauważyć, że zarówno Cypr, jak i Wielka

Brytania, uważają standard BS5454, który same stosują, za „bardzo wymagający”.

W różnych krajach mamy do czynienia z różnymi warunkami. Portugalia ze swoim opracowanym na

15 lat programem budowy archiwów ma ogromne szanse sprostać nowoczesnym wymogom. Z drugiej

strony kierunek polityki archiwalnej Włoch, skierowanej na adaptację zabytkowych budynków, musi

być nadzorowany przez architektów specjalizujących się w renowacji.

5. Standardy stosowane w archiwach przejściowych

W Estonii, Hiszpanii, Luksemburgu i Szwecji pomieszczenia archiwów przejściowych spełniają te

same normy co właściwe budynki archiwów. W Finlandii sytuacja jest podobna, choć stosuje się

niższy poziom zabezpieczeń przeciwpożarowych. W innych państwach, np. w Belgii, we Włoszech, a

także w znacznym stopniu w Portugalii, nie ma specjalnych wymagań odnośnie pomieszczeń

archiwów przejściowych.

We Francji jest kilka przykładów pre-archivages wśród archiwów departamentalnych, jak np. l’Orne. W

Niemczech budynki Bundesarchiv w dużym stopniu odpowiadają niemieckim standardom. W Holandii

budynki archiwów przejściowych przestrzegają ogólnych standardów, ale zasady ich dotyczące są

mniej surowe. W Słowenii i na Łotwie nie istnieją archiwa przejściowe, jednak ministerstwa i inne

instytucje publiczne mają obowiązek zapewnić powierzchnię magazynową, spełniającą obowiązujące

standardy, na dokumentację i materiały archiwalne. W Wielkiej Brytanii magazyny archiwów

przejściowych mogą, ale nie muszą, spełniać standardów stosowanych do budynków mieszczących

wieczyste materiały archiwalne, zwykle jednak stosuje się wobec nich zasady dobrych praktyk, łącznie

z zabezpieczeniem przed nieupoważnionym dostępem, ochroną przed czynnikami klimatycznymi,

ogniem, itp. Należy zatem zastanowić się nad zastosowaniem standardów i wymogów krajowych oraz

międzynarodowych również wobec magazynów archiwów zakładowych i innych przestrzeni

magazynowych w budynkach administracji publicznej.

6. Wnioski

Kwestionariusz ankiety wyraźnie wskazuje, że służby archiwalne w całej Europie angażują się w

budowę nowych budynków do celów archiwalnych lub adaptację istniejących pomieszczeń na swoje

potrzeby. Ze względu na to, że właściwe przechowywanie dokumentów i archiwów jest warunkiem

niezbędnym do zachowania europejskiego i krajowego dziedzictwa kulturalnego, opracowanie i

zastosowanie standardów i wytycznych dotyczących budowy archiwów staje się sprawą dużej wagi,

zwłaszcza gdy w Europie stale przybywa nowych budynków, które są przeznaczone dla archiwów.

168

CZĘŚĆ 5. ARCHIWA ELEKTRONICZNE

169

170

5a. AUTENTYCZNOŚĆ I PRZECHOWYWANIE W DŁUGIM CZASIE

DOKUMENTÓW I ARCHIWÓW ELEKTRONICZNYCH


1. Utworzenie Grupy Roboczej ds. autentyczności i przechowywania w długim czasie

dokumentów i archiwów elektronicznych.

2. Opracowanie dalszych procedur koniecznych do kontroli autentyczności, w tym

wiarygodności prawnej, dokumentów w państwach członkowskich i instytucjach UE.

3. Koordynacja działań priorytetowych z DLM oraz przedstawienie problemu przechowywania w

długim czasie dokumentów i archiwów elektronicznych jako odrębnego tematu podczas DLM-

Forum w Budapeszcie w 2005 r.

4. Przeprowadzenie analizy zastosowania podpisu elektronicznego i innych równorzędnych

środków w państwach członkowskich UE.

5. Opracowanie spójnego planu, w tym konkretnych działań, zgodnie z powyższymi punktami

(1–4).

Przyszłe kierunki

6. Opracowanie modeli i wytycznych proceduralnych dotyczących przesyłania dokumentów i

archiwów elektronicznych.

7. Zapewnienie, że Grupa Robocza DLM ds. rozwoju nowych technologii i ich zastosowania w

zarządzaniu dokumentami i archiwami przekazywać będzie regularnie informacje i raporty z

postępów prac na ręce planowanego oficjalnego Komitetu Archiwistów Państw


1. Wstęp

Praktyczne oddzielenie formy i treści w dokumentach elektronicznych sprawia, że należy przyłożyć

ogromną wagę do ich kontekstu. Środki zapewnienia autentyczności dokumentów i archiwów

elektronicznych są w dużym stopniu identyczne ze środkami ich zachowania. Ostatnia część

niniejszego rozdziału zawiera przegląd najważniejszych kroków praktycznych, które można podjąć, by

171

zapobiec lub zredukować utratę aspektów formalnych dokumentów i archiwalnych materiałów

elektronicznych w procesie rejestracji elektronicznej.

Rozważając kwestię autentyczności dokumentów i archiwalnych materiałów elektronicznych, można

za punkt wyjścia przyjąć zasadę, że problem jest identyczny jak w przypadku dokumentów i

materiałów archiwalnych na nośnikach tradycyjnych (papier, itp.). W obu przypadkach forma, tj.

wygląd w najszerszym znaczeniu, może podlegać zmianom spowodowanym rozkładającym się z

biegiem czasu nośnikiem, konwersją, zabezpieczaniem, kopiowaniem lub transkrypcją.

Dokumenty i archiwalne materiały elektroniczne podlegają specyficznym warunkom: ażeby móc w

ogóle „zaistnieć” — w celu odczytania — zależą, w znacznie większym stopniu niż dokumenty i

materiały archiwalne na nośnikach tradycyjnych (papier, pergamin), od urządzeń, które same są

elektroniczne (oprogramowanie, nośniki, maszyny) i zmieniają się w szybkim tempie.

2. O autentyczności

Należy wyjaśnić tytułem wstępu, że „autentyczność” w kontekście IT nie może być rozumiana tak

samo jak oryginalność, ważność czy prawdziwość. W tym kontekście autentyczność oznacza „tylko”

wiarygodność przedstawienia — autentyczność oznacza, że wolno nam polegać na „pozornym”

wyglądzie danego przedmiotu.

W związku z dokumentami i materiałami archiwalnymi pojawia się wymiar czasowy, który oznacza, że

autentyczność jest głównie kwestią wiarygodności tekstualnej opisu przeszłych wydarzeń, a nie

autentyczności czy prawdziwości takich wydarzeń.

Dla przykładu: jeżeli ktoś sfałszował podpis, to dane dokumenty nie są tym, za co się podają, nie są

autentyczne, lecz są fałszywe. Jeśli następnie przeniesie się je do archiwum, pozostają fałszywe,

wciąż są tylko falsyfikatami. Z drugiej strony możemy opisać je jako autentyczne, ponieważ w sposób

wiarygodny „wyglądają” na dokumenty podrobione, na „autentyczne” falsyfikaty.

3. Autentyczność absolutna i względna

Jeśli w danym kontekście autentyczność jest kwestią wiarygodności lub rzetelnego przedstawienia

opisu, pojawia się nowe pytanie: o stopień wiarygodności i rzetelności, jako że jakości te trudno

uzyskać w znaczeniu bezwzględnym. Wiarygodność i rzetelność nie są jakościami bezwzględnymi, a

w konsekwencji autentyczność jest czymś względnym. Należy więc spodziewać się nieporozumień i

niezgodności: autentyczność może być oceniana różnie.

Jako przykład kłopotów z autentycznością można podać pytanie o to, kiedy metal nazwiemy „złotem”.

Czy musi być czystym złotem, czy też wystarczy 24, 18, 14, czy 8 karatów? Z zasady kwestie takie

rozwiązuje definicja zawarta np. w przepisach regulujących handel metalami szlachetnymi. Jeśli

wyjdziemy poza ściśle rozumiane przepisy prawa, pozostaje po prostu konwencja językowa. Zarówno

jednak prawo, jak i konwencje językowe, zmieniają się z upływem czasu. Dlatego nawet

„autentyczność” złota jest względna.

172

Kolejnym przykładem może być zabytkowy dokument pergaminowy z oderwanym rogiem i złamaną

pieczęcią. Czy warunkiem autentyczności może stać się wymóg dostępności w jego oryginalnej

postaci? W praktyce nie dzieje się tak często. Odnotowujemy zniszczenia i braki w dokumencie, tym

niemniej uznajemy go za autentyk.

Autentyczność dokumentu można jednak założyć tylko wtedy, gdy znany jest nam związek danego

dokumentu z następującymi faktami: kiedy powstał, gdzie był dotychczas przechowywany.

Autentyczność takiego dokumentu może być oceniana na podstawie jego treści. Z tej perspektywy

samo materialne istnienie podniszczonego pergaminu nie będzie warunkiem oceny jego

autentyczności, ponieważ może być on dostępny tylko w formie późniejszych transkrypcji

zachowanego tekstu. Oznacza to, że autentyczność nie zależy — lub nie zależy w decydującym

stopniu — od faktu, czy dany dokument jest oryginalny.

4. Autentyczny czy oryginalny: forma czy treść

Czy można jednak posunąć się dalej? Czy można spierać się, że treść jest ważniejsza od formy przy

ocenie autentyczności? W naszej opinii to możliwe, jeśli założymy, że większą wagę musimy

przykładać do treści niż do postaci dokumentu. Jeśli natomiast przyjmiemy, że treść i postać

zewnętrzna to równorzędne elementy oceny autentyczności, to powinniśmy zmierzać do zrównania

określenia „autentyczny” z określeniem „oryginał”. Należy jednak rozróżniać oba te pojęcia. O ile

określenie „oryginalności” postaci zewnętrznej ma znaczenie absolutne — jest to kwestia albo tak,

albo nie — o tyle autentyczność to jakość względna.

5. Rozdział formy i treści

Powyższe rozważania prowadzą do pytania, czy rozdzielenie formy i treści może przebiegać bez

naruszenia autentyczności i możliwości oceny. W naszej opinii jest to często możliwe, np. w

przypadkach, gdy forma nie decyduje o treści.

Przykładem może być znów stary, pergaminowy dokument z oderwanym rogiem i złamaną pieczęcią.

Jeśli odnowimy go tak, że będzie w zasadzie zbudowany z nowych, współczesnych materiałów, to

nadal będziemy uważać go za dokument autentyczny, ponieważ celem konserwacji było zachowanie

treści, tekstu raczej niż formy, tj. większą uwagę przykładano do pisma i rysunku pieczęci niż do

gładkości powierzchni pergaminu czy też połysku pieczęci. Jeśli tekst wciąż jest czytelny, to opiszemy

odrestaurowany dokument jako autentyczny.

Są jednak przypadki, w których forma ma duże znaczenie w ocenie autentyczności.

6. Zależność od kontekstu bez względu na rozdział formy i treści

Oprócz rozważań dotyczących przewagi treści nad formą musimy wziąć pod uwagę związek z

otoczeniem, tj. musimy założyć, że oddzielający treści od formy nie mają świadomego interesu we

wpływaniu na wynik, lecz czynią to bezstronnie i w dobrej wierze. Autentyczność zależy od związku

dokumentu z otoczeniem niezależnie od tego, czy dokonano rozdziału formy od treści. Należy jednak

przyznać, że zależność ta jest większa i ma większe znaczenie właśnie wtedy, gdy rozdzielenia

173

dokonano. Jakby nie było, bardzo niewiele rzeczy na tym świecie istnieje bez związku ze swoim

otoczeniem — dotyczy to także autentyczności.

Wróćmy więc do przykładu starego, uszkodzonego dokumentu na pergaminie. Oczywiście stwierdzić

możemy, że jego autentyczność w pewnym stopniu jest niezależna od otoczenia i okoliczności. Można

np. określić wiek papieru i atramentu za pomocą badań chemicznych. Kto jednak podejmie się

określania autentyczności dokumentu wyłącznie na podstawie analizy chemicznej i fizycznej, jeśli

otrzyma dokument osobno, bez dokumentów poprzedzających go i wiedzy o jego związku z

otoczeniem? Autentyczność dokumentu będzie dla wielu osób łatwiejsza do przyjęcia, jeśli znany

będzie kontekst, taki jak związek dokumentu z ówczesną sytuacją lub wiedza, że przechowywany był

w bezpiecznych warunkach.

Jak stwierdziliśmy wyżej, bezpieczeństwo autentyczności będzie zależało częściej i w większym

stopniu od kontekstu, jeśli rozdzielimy treść od formy dokumentu. Z zasady dotyczy to zarówno

dokumentów na papierze, jak i na nośnikach elektronicznych.

7. Dokumenty papierowe: rozdział formy od treści

Przykładem dokumentu papierowego może być wysłane pismo, które przechodzi przez następujące

formy:

1. Dokument sporządzany przez wystawcę;

2. Dokument zarejestrowany przez wystawcę;

3. Dokument przechowywany i użytkowany w archiwum wystawcy;

4. Dokument przeniesiony z archiwum wystawcy do innego archiwum.

Kiedy dokument zostaje sporządzony i przesłany do odbiorcy, ma on pewną formę (etap 1), lecz

rejestracji u nadawcy podlega on w zupełnie innej formie, np. kopii kalkowej lub kserokopii albo

odwrotnie, to wystawca zatrzymuje oryginał (etap 2), podczas gdy odbiorca otrzymuje czarno-biały

faks o bardzo niskiej jakości.

Dokument trafia do akt w postaci kopii kalkowej i po jakimś czasie w archiwum wytwórcy niemal

przestaje być czytelny, dlatego zostaje przeniesiony na mikrofilm (etap 3), jeśli takiego przeniesienia

nie dokonano jako standardowej procedury z chwilą odesłania do innego archiwum (etap 4).

Fundamentalny problem autentyczności i rozdziału formy od treści pojawi się w przypadku dokumentu

na papierze w kilku sytuacjach.

W chwili wytworzenia dokumentu należy ocenić, w jakim stopniu można rozdzielić jego formę i treść

bez nieodwracalnej utraty autentyczności. Czy obejdziemy się bez drukowanego nagłówka,

zadowalając się kopią, konceptem czy kopią kalkową? Czy też musimy mieć dokument z nagłówkiem,

dlatego przyjmiemy kserokopię? Czy czerwone podkreślenia i wykreślenia są tak ważne, że potrzebny

nam dokument w kolorze? Czy też wystarczy czarno-biała kserokopia? A czy papier i znak wodny nie

mają znaczenia? Czy do kserokopii należy użyć tego samego papieru?

174

Kiedy dokument jest przechowywany i używany przez organ będący jego wytwórcą lub przenosi się go

do innego archiwum, należy znów ocenić, w jakim stopniu można rozdzielić jego formę i treść bez

nieodwracalnej utraty autentyczności. Czy możemy sobie pozwolić na zniszczenie dokumentu w

codziennym użyciu, przenosząc jego zawartość na kserokopię lub mikrofilm w chwili, gdy grozi

całkowity rozpad oryginału? Czy też powinniśmy z całą ostrożnością przechowywać nietknięty

oryginał, chyba że zaistnieje sytuacja, gdy autentyczność jest niezbędna?

Podany przykład papierowego dokumentu może wydawać się zbyt odległy, ale z zasady problem

autentyczności w tym wypadku jest identyczny z dokumentami elektronicznymi.

W praktyce autentyczność dokumentów elektronicznych znacznie bardziej i częściej zależy od

kontekstu, niż ma to miejsce w przypadku dokumentów papierowych. Przyczyną tego stanu rzeczy

jest tempo, w jakim zmieniają się urządzenia warunkujące istnienie dokumentu elektronicznego.

8. Przykład rozdziału formy i treści dokumentu elektronicznego

Zależność od środowiska można zilustrować na powyższym przykładzie wysyłanego dokumentu, ale

tym razem w formie elektronicznej.

Załóżmy, że dokument powstaje w edytorze tekstów i zostaje przesłany pocztą elektroniczną jako

załącznik (w zwykłym formacie danego programu edytującego teksty) (etap 1). Gdy odbiorca czyta

tekst w swoim programie komputerowym, istnieje znaczne ryzyko, że forma dokumentu została w jakiś

sposób zmieniona, a on sam ma inny wygląd w chwili doręczenia niż w momencie wysłania.

Głównym tego powodem jest fakt, że zwykły format danych edytora tekstów wymaga konwersji, aby

otrzymać odtworzony dokładnie wierny obraz, tymczasem nie wszystkie programy są tak samo dobre

w przetwarzaniu danych jednego formatu na inny.

Uważamy zwykle, że gdy dokument trafia do akt sprawy (etap 2) po stronie nadawcy (wytwórcy

archiwum), nie będzie problemu z określeniem autentyczności, jako że istnieje kopia elektroniczna

wysłanego dokumentu. W rzeczywistości jednak dzieje się tak rzadko, ponieważ jeśli kopia

elektroniczna występuje w zwykłym formacie danych edytora tekstu, to jej wygląd na ekranie

komputera kolegi będzie inny już chwilę po wysłaniu, jak ma to miejsce w przypadku komputera

odbiorcy dokumentu. Jedną z przyczyn jest zależność wysłanego dokumentu od danych, których nie

ma w komputerze odbiorcy; może to być wszystko — od odpowiedniej czcionki do właściwego

arkusza kalkulacyjnego dostępnego tylko po stronie nadawcy.

Dokument przechowywany w aktach nadawcy przez kilka lat, a nawet kilka miesięcy, może być trudny

do odczytania na komputerze nadawcy, ponieważ zmieniony został np. edytor tekstów, a więc ryzyko

odkształceń jest dużo większe (etap 3). W rzeczywistości nie jest nawet pewne, czy dokument w ogóle

da się odczytać w nowym programie.

Jeśli jednak nowy program poradzi sobie z odtworzeniem dokumentu zapisanego w starym formacie,

mogą wystąpić dodatkowe problemy z autentycznością, jeśli w celu ułatwienia korzystania z

dokumentu nadawca zapisze list w nowym formacie i w ten sposób zastąpi format oryginalny innym.

Podobnie, nowe problemy z autentycznością mogą pojawić się z chwilą przekazania dokumentu do

175

innego archiwum, np. do archiwów państwowych, które ze względu na efektywność mogą tylko

przyjąć dokument w formacie, który znacznie się różni od wyjściowego formatu dokumentu u nadawcy

(etap 4).

9. Elementy i autentyczność

W pewnym uproszczeniu problemy dotyczące rozdziału formy i treści można przywołać z

uwzględnieniem metadanych dokumentu. Jeśli poprawne przesłanie wszystkich metadanych na inny

format okaże się trudne lub niemożliwe — czego konsekwencją jest konieczność rozdzielenia formy i

treści — należy podjąć się oceny, jak ważne są określone metadane dla autentyczności dokumentu.

10. Dokumenty elektroniczne i zwiększona konieczność rozdzielenia treści i formy

Te dwa przykłady mają pokazać, jak bardzo zasadnicze problemy z autentycznością oraz rozdziałem

treści i formy, w przypadku dokumentów papierowych, przypominają te z dokumentami

elektronicznymi, choć w praktyce są one częstsze w przypadku dokumentów elektronicznych, ze

względu na ich dużą zależność od zmieniających się urządzeń.

Tu spotykamy się z pytaniem, czy zależność tę można sprowadzić do tego samego poziomu co w

przypadku dokumentów papierowych, a jeśli nie, to choć zmniejszyć. W praktyce odpowiedź brzmi tak

lub nie w zależności od sytuacji. Bardziej szczegółowa odpowiedź wymagałaby znajomości przyjętej

strategii zachowania dokumentu elektronicznego.

W skrócie trzy dominujące strategie opisać można następująco:

Strategia muzealna: unikamy oddzielania formy of treści, a w zamian staramy się zachować te

stare urządzenia, nośniki i programy, które posłużyły do wytworzenia dokumentu.

Strategia emulacj i : częściowo unikamy oddzielania formy od treści, a w zamian przenosimy dane

do nowego medium i urządzenia, tworząc programy, które naśladują te stare programy, przy pomocy

których wytworzono dane.

Strategia migracj i : oddzielamy formę od treści, przenosząc dane na nowe urządzenia, nośniki i

nowe formaty.

Jeśli zwracamy uwagę wyłącznie na autentyczność, wybraną strategią będzie strategia muzealna,

ewentualnie emulacji, przeważające nad strategią migracji. Jednakże wybór jednej ze strategii

wymienionych jako pierwsze oznaczałby zagrożenie dla dokumentów elektronicznych, gdyż żadna z

nich nie może być wykorzystana w praktyce. Nieważne, jak są atrakcyjne, jednak technicznie i

ekonomicznie są niemożliwe do zastosowania. Możemy mieć nadzieję, że pewnego dnia osiągniemy

taki poziom standaryzacji w dziedzinie IT, że korzystna okaże się strategia emulacji, ale ponieważ nie

stanie się to w najbliższej przyszłości, musi ona pozostać wizją utopijną.

W praktyce zachodzi konieczność stosowania strategii migracji. Paradoksalnie musimy zmieniać, żeby

zachowywać. Możemy jednak redukować rozmiar i częstotliwość rozdziału formy od treści, jeśli tam,

gdzie to możliwe, będziemy stosować się do standardów, najlepiej standardów oficjalnych lub

dostępnych standardów rynkowych.

176

11. Związek autentyczności z zachowaniem dokumentów i archiwów elektronicznych

Inicjatywy, które podjęto dla zabezpieczenia autentyczności dokumentów i archiwów elektronicznych,

nakładają się w bardzo dużym stopniu na te, które mają na celu ich bezpieczne zachowanie.

Zapobieganie jest najważniejsze: należy unikać problemów lub zredukować je już na starcie.

Pojawiające się problemy przysparzają kosztów i mogą okazać się bardzo trudne do rozwiązania.

Przede wszystkim należy być przygotowanym na sytuacje, w których trudno będzie rozdzielić formę

dokumentu od jego treści lub odnotować różnice między formą niosącą daną treść a formą, do której

ma być ona przeniesiona. Powyższy przykład wysyłanego dokumentu w jego czterech etapach

ilustruje, co można zrobić:

Prz yjąć i wdrożyć oprogramowanie przed tworzeniem dokumentu

Należy unikać aplikacji i funkcji utrudniających oddzielanie formy od treści, bo takie utrudnienie

spowoduje problemy z określeniem autentyczności. W powyższym przykładzie nadawca może

ograniczyć użycie formatów i w ten sposób ułatwić prezentację dokumentu (etap 1).

Ogólnie rzecz biorąc, powinniśmy unikać formatów dynamicznych lub takich, które można rozwinąć w

kilku różnych kierunkach i na kilku poziomach. Łatwiej jest zarejestrować nagranie audio lub video niż

arkusz kalkulacyjny czy dokument w edytorze tekstów zawierający ukryte przypisy. Powodem jest to,

że nagrania audio i video są ciągłe w strukturze i przeznaczone do odtwarzania tylko w jednej formie.

W przeciwieństwie do nich arkusze kalkulacyjne można prezentować w różnych formach, jako cyfry

lub diagramy, a tekst jako dokument z przypisami lub bez nich, z dynamicznymi linkami (hiperlinki) do

innych części dokumentu, lub części innych dokumentów.

Zabezpiecz yć dane, re jestrując je jak najsz ybciej po ich w ytworzeniu

Gdy dokument z powyższego przykładu został napisany, powinien on jak najszybciej zostać

sklasyfikowany (etap 2). Późniejsze sklasyfikowanie zwiększa ryzyko braków lub zniekształceń.

Klasyfikując dokument bezzwłocznie, troszczymy się o jego spójność, zaś treść zostaje związana tak,

ażeby dokument nie tworzył połączonych części wykraczających poza zasięg archiwum. Dokument

może np. zawierać załącznik w postaci arkusza kalkulacyjnego. Ewidencjonując dokument

niezwłocznie, możemy wyeliminować ryzyko przesunięcia, wykasowania lub wprowadzenia zmian w

treści.

Wybrać formę w zależności od przeznaczenia i autentyczności , rzadkie w ykorz ystanie

Gdy dokument z powyższego przykładu jest przechowywany i używany w archiwum wystawcy (etap

3), powinniśmy trzymać się tego, w jakim celu przechowujemy dokument i wybrać formę, która odda

cel posiadania dokumentu. Jesteśmy skłonni uważać, że zabezpieczamy dokument, aby chronić jego

autentyczność, a nie ułatwiać codzienny użytek. Te dwa cele nie powinny się nakładać tylko dlatego,

że dokumenty elektroniczne, w przeciwieństwie do papierowych, mogą z łatwością zostać użyte do

wytwarzania nowych dokumentów. Nie powinniśmy pozwalać na kompromis i wybierać formę, która

ułatwia korzystanie, ale osłabia autentyczność. Gdy żadna pojedyncza forma nie spełnia tych dwóch

funkcji, co często się zdarza, należy postawić na pierwszym miejscu autentyczność, a ponowny użytek

177

na drugim. Możemy też zdecydować się zapisać treść dokumentu w różnych formach, w zależności od

jego przeznaczenia, tj. wybrać jedną formę dla zachowania autentyczności a inną do użytku. Gdy

naszym celem jest ponowne wykorzystanie dokumentu, skupiamy się na edycji, rozmiarze i prędkości,

a nie na nienaruszalności, wyglądzie, itp. Jeśli decydujemy się na zachowanie treści w formie

ułatwiającej ponowne wykorzystanie, musimy pamiętać o tym, by odwołać się do formy autentycznej

zawsze wtedy, gdy tworzymy dokument, którego autentyczność ma znaczenie.

Dlatego przykładowy dokument powinien zostać sklasyfikowany jako graficzne odwzorowanie (np. w

graficznym formacie TIFF) w celu zachowania autentyczności. Jeśli mamy potrzebę ponownego

wykorzystania dokumentu, może on, jak wspomniano wyżej, pozostać w formacie edytora tekstu.

Zapewnić prz yszłe transformacje i prz ysz łe oddzielenie t reści i formy

Zazwyczaj nie powinno się zapisywać danych w systemie w jednej formie, nie biorąc pod uwagę tego,

jak można je odzyskać w innej.

Nim przeniesiemy dokument z archiwum wytwórcy do innego archiwum (etap 4) należy zbadać, w jaki

sposób transfer zostanie wykonany. Trzeba też uwzględnić fakt, że po pewnym czasie zajdzie

potrzeba dokonania innych transformacji i ponownego rozdzielenia formy od treści. To właśnie w taki

sposób zachowany będzie dokument, jeśli naszą strategią zachowania jest strategia migracji.

Jako że transfer do innego archiwum nastąpi w przyszłości, mamy tylko ograniczone możliwości

zbadania, co należy wziąć pod uwagę. Zapobiegawczo nie powinniśmy przenosić treści dokumentu w

formie, z której nie będzie można w odpowiednim czasie oddzielić treści, nawet gdy wydaje nam się,

że w przyszłości uda się ten problem rozwiązać.

Ponadto, jeśli mamy dokładne informacje o formie, do której będzie przeniesiona zawartość

dokumentu, należy te informacje wziąć pod uwagę. Jeśli wiemy, że dokument przeniesiony będzie do

innego archiwum, np. rządowego lub archiwum przedsiębiorstwa, powinniśmy uwzględnić formę, jaką

stosuje przyjmujące archiwum i dostosować naszą procedurę do tej formy. Należy to zrobić nie tylko z

powodów ekonomicznych, ale również, a może przede wszystkim, w celu zabezpieczenia

autentyczności, jako że nawet najbardziej ostrożna transformacja może zagrozić autentyczności.

12. Postępy związane z autentycznością dokumentów i archiwów elektronicznych oraz wartość dowodowa dokumentów cyfrowych

Jak się okazuje, istnieje kilka trendów. Dominuje taki, w którym tej samej treści służy kilka form.

Można więc uzyskać swoje informacje, np. wyciąg z banku, na papierze, w WAP, HTML, DjVu, Excelu

i w pliku PDF. Ten ogólny trend oddzielania treści od formy powinien sugerować, że mniejszą wagę

przykłada się do formy a większą do treści, niezależnie od otoczenia.

I odwrotnie, zdarza się, że wybiera się tylko kilka formatów jako te, które mogą być użyte w celu

zachowania autentyczności i wartości ewidencyjnej dokumentu.

178

13. Wnioski

Rosnąca w praktyce potrzeba rozdzielania treści i formy dokumentów może oznaczać zarówno

większe znaczenie kontekstu dokumentów i archiwów elektronicznych, jak również praktycznych

kroków służących zminimalizowaniu braków w aspekcie formalnym. Przykład, w którym opisujemy

tendencję do przedstawiania jednej treści w kilku formach, ma na celu pokazanie, że kwestia wartości

dowodowej oraz autentyczności dokumentów i archiwów elektronicznych nie jest do końca wyjaśniona

i zasługuje na dalszą debatę i współpracę interdyscyplinarną na szczeblu europejskim.

179

5b. Współpraca interdyscyplinarna w dziedzinie dokumentów

i archiwów elektronicznych: DLM-Forum, normy, najlepsze praktyki


1. Koordynacja działań priorytetowych DLM-Forum (Document Lifecycle Management

[Zarządzanie Cyklem Życiowym Dokumentu]), a w szczególności dalszy rozwój projektu

MoReq (Model Requirements [Wymogi Wzorcowe]), w tym dodanie wymogów non-functional,

przeglądu zawartości metadanych oraz wspieranie i upowszechnienie nowej wersji raportu

MoReq w oficjalnych językach Unii Europejskiej.

2. Przygotowanie i organizacja przyszłych spotkań i seminariów DLM-Forum.

3. Zaplanowanie i organizacja następnej konferencji DLM-Forum w sprawie dokumentów i

archiwów elektronicznych w Budapeszcie (lub innym miejscu) jesienią 2005 r.

4. Opracowanie zwięzłego opisu planu działania Europejskiej Sieci DLM na lata 2005–2007, w

tym konkretnych działań wymienionych w punktach 1–3 (przybliżone koszty: 330 tys. euro

przez trzy lata), w celu dalszego promowania współpracy interdyscyplinarnej w dziedzinie

dokumentów i archiwów elektronicznych w Europie.

Przyszłe kierunki

5. Analiza procedur certyfikacyjnych projektu MoReq, przy jednoczesnej wymianie

profesjonalnych doświadczeń, najlepszych praktyk i edukacji; działanie w dziedzinie

długoterminowego przechowywania i kwestii prawnych; ustalenie priorytetów i celów

finansowania DLM-Forum.

6. Wspieranie DLM-Forum i DLM Sieci EEIG (European Economic Interest Group [Europejska

Grupa Interesu Ekonomicznego]) oraz dostarczanie regularnych informacji planowanemu

oficjalnemu Komitetowi Archiwistów Państw Członkowskich i Instytucji UE.

1. Wstęp

E-administracja staje się w Europie faktem, co oznacza, że coraz częściej mamy do czynienia z

dokumentami i archiwami elektronicznymi. Przepisy prawa, normy i standardy zmuszają nas do

współpracy na poziomie ponadnarodowym w ramach Unii Europejskiej. Konieczne więc jest

wykorzystanie wzajemnych doświadczeń, najlepszych praktyk i rozwiązań w zarządzaniu

180

dokumentami i archiwami elektronicznymi czy w dziedzinie dostępu, czy też długoterminowego

przechowywania autentycznych informacji. Forum i Sieć DLM odniosły pod tym względem sukces i

przyniosły ważne rezultaty (zob. http://www.dlm-network.org). Współpraca i koordynacja, jak i

zarządzanie projektami priorytetowymi w ramach europejskiej Sieci DLM stały się faktem. Rozbudowa

Sieci DLM jest z tego punktu widzenia wypełnieniem różnic, jakie powstały między państwami

członkowskimi UE. Aby kontynuować interdyscyplinarne działania na szczeblu krajowym i europejskim

niezbędne są fundusze, zgodnie z wyżej wymienionymi celami.

2. DLM-Forum 1996

Prace nad DLM zaczęły się w odpowiedzi na raport ekspertów Archiwa w Unii Europejskiej i zostały

zatwierdzone we Wnioskach Rady UE w czerwcu 1994 r. Doprowadziły one do spotkania pierwszego

interdyscyplinarnego europejskiego DLM-Forum w Brukseli w 1996 r. Konferencję zorganizowała

Komisja Europejska przy bliskiej współpracy państw członkowskich. Uczestniczyło w niej ponad 300

ekspertów i przedstawicieli administracji publicznej, służb archiwalnych, przemysłu i nauki. Głównym

tematem konferencji była koncepcja cyklu życiowego dokumentów i archiwów.

DLM-Forum 1996 wyraźnie pokazało, że kwestie dotyczące zachowania i dostępu do dokumentów i

archiwów elektronicznych nie są wyłącznie zadaniem archiwistów, ale także przedstawicieli innych

profesji — prawników, pracowników administracji, audytorów i dostawców usług w zakresie ICT.

Akronim DLM zinterpretowano przy tej okazji jako: Données Lisibles par Machine (dane odczytywane

maszynowo). Konferencja przyjęła do realizacji 10 punktów (zob. protokół Proceedings DLM-Forum

1996, INSAR European Archives News, załącznik II, 1997, s. 50–354; http://www.dlm-network.org)

stanowiących podstawę pracy w następnych latach.

3. DLM-Forum 1999

Drugie DLM-Forum odbyło się w Brukseli w październiku 1999 r. pod hasłem „Obywatele Europy a

informacja elektroniczna: pamięć społeczeństwa informacyjnego”. Około 400 specjalistów i

przedstawicieli administracji publicznej, służb archiwalnych, nauki i przemysłu zebrało się, by

przedyskutować problem zachowania trwałej pamięci społeczeństwa informacyjnego i zapewnienia

obywatelom Europy lepszego i łatwego dostępu do dokumentów elektronicznych. Forum było

kolejnym, ważnym krokiem w kierunku rzeczywistej współpracy interdyscyplinarnej na szczeblach

krajowym i europejskim w dziedzinie zarządzania dokumentami i archiwami elektronicznymi. We

wnioskach z Forum (zob. protokół Proceedings DLM-Forum 1999, INSAR European Archives News,

załącznik IV, 2000, s. 340–343; zob. http://www.dlm-network.org) podkreślono potrzebę zbliżenia

użytkowników i przemysłu technologii informacyjnych i komunikacyjnych. W tym celu sformułowano

specjalne przesłanie do przedsiębiorców strefy ICT, w którym Forum odniosło się do wszystkich

głównych problemów (zob. protokół DLM-Forum 1999, INSAR European Archives News, załącznik IV,

2000, s. 346–348; zob. http://www.dlm-network.org). Ponadto drugie DLM-Forum poczyniło postępy w

opracowaniu modułowego europejskiego programu szkoleniowego zarządzania dokumentami

elektronicznymi (E-TERM) dla przedstawicieli administracji, archiwistów i specjalistów z zakresu

informacji. Poza tym Forum, wraz z interdyscyplinarnym Komitetem Monitorującym DLM, zaapelowało

181

do Komisji Europejskiej o wsparcie planu działania DLM w dziedzinie dokumentów elektronicznych w

okresie 1999–2004.

4. DLM-Forum 2002

Trzecie Forum DLM odbyło się w Barcelonie w maju 2002 r., w okresie prezydencji Hiszpanii. Duży

udział przedsiębiorców strefy ICT sprawił, że było to pierwsze Forum nowej generacji. Głównym celem

było przesunięcie na późniejszy termin spraw związanych z najnowszymi doświadczeniami

zawodowymi i wnioskami i skupienie się na problemach dostępu oraz zachowania informacji

elektronicznej, a także na prezentacji konkretnych rezultatów i najlepszych praktyk. Forum

zgromadziło ok. 600 ekspertów i przedstawicieli administracji publicznej, służb archiwalnych, nauki i

przemysłu. Szczególnie podkreślono fakt, że informacja sektora publicznego odgrywa fundamentalną

rolę we właściwym funkcjonowaniu rynku wewnętrznego. Nową i specyficzną cechą tego Forum było

aktywne zaangażowanie przemysłu ICT. Forum w Barcelonie podkreśliło, że przemysł ICT stawił czoła

wyzwaniu, które rzuciło DLM-Forum 1999 w specjalnym przesłaniu do przemysłu. Pozytywna

odpowiedź, zaangażowanie w rozwiązywanie palących problemów oraz dyskusja z administracją

publiczną i służbami archiwalnymi na temat konkretnych rozwiązań i najlepszych praktyk to główne

zdobycze Forum 2002. Sześć białych ksiąg (six industry white papers) przemysłu informacyjnego

zaprezentowanych podczas DLM-Forum 2002 dotyczyło takich kwestii, jak: dostęp użytkownika i

ochrona informacji; dostępność w długim czasie i przechowywanie; edukacja, szkolenia i współpraca.

Są to sprawy o bezpośrednim znaczeniu dla zachowania oraz dostępności dokumentów i archiwów

dla obywatela europejskiego, łączące się z działaniami w sektorze publicznym.

Wnioski trzeciego DLM-Forum 2002 dotyczyły następujących pięciu głównych problemów:

− Stałego wspierania współpracy z przemysłem ICT;

− Progresywnego zastosowania ustaleń wynikających z europejskiego modelu dokumentów

programowych zarządzania dokumentami i archiwami elektronicznymi (MoReq);

− Postępów w edukacji zawodowej i szkoleniu w zarządzaniu dokumentami i archiwami

elektronicznymi. W tym kontekście podkreślono wagę ustawicznego doskonalenia

kompetencji, standardów i zakresów wiedzy;

− Badania możliwości koordynacji regulacji prawnych i standardów dotyczących administracji

elektronicznej na szczeblach regionalnym, krajowym i europejskim, które wpływają na

zarządzanie dokumentacją i archiwami elektronicznymi;

− Zainicjowania Europejskiej Sieci Doskonałości DLM w dziedzinie dokumentacji i archiwów

elektronicznych jako jednego z głównych osiągnięć DLM-Forum 2002.

Akronim DLM zinterpretowano jako: Document Lifecycle Management (Zarządzanie Cyklem

Życiowym Dokumentu), dla odzwierciedlenia szerszego zakresu inicjatyw. Szczegóły w protokole

Proceedings DLM-Forum 2002, INSAR European Archives News, 2002, załącznik VII, s. 594–602;

(http://www.dlm-network.org).

182

5. Postępy po 2002 r.: Europejska Sieć DLM

Na podstawie wniosków z Forum w Barcelonie uzgodniono założenie Europejskiej Sieci DLM EEIG

jako osoby prawnej przy DLM-Forum jako ciele założycielskim. Uznanie DLM-Forum jako EEIG

znacznie ułatwiło np. aplikowanie do 6. Programu Ramowego, bowiem forma joint venture ułatwia

składanie wniosków o dofinansowanie, bez powodowania odpowiedzialności prawnej związanej z

umowami handlowymi dla archiwów państwowych.

Istotne jest kontynuowanie serii publikacji INSAR. Najważniejsze i najnowsze duże studia to Lepszy

dostęp obywatela Europy do informacji elektronicznej (2001) oraz Wymogi wzorcowe dla zarządzania

aktami elektronicznymi (2002). Seria INSAR Information Summary on Archives (Streszczenie

informacyjne o archiwach), publikowana przez Komisję Europejską przy bliskiej współpracy z

państwami członkowskimi, okazała się mieć ogromną wartość informacyjną dla archiwistów w całej

Europie. Tuż po zakończeniu obrad konferencji opublikowano całościowe protokoły z edycji DLM-

Forum, które są powszechnie używane.

Odbyło się kilka spotkań w celu opracowania procedur i planów przyszłych działań. Plenarne

posiedzenie zorganizowano w Brukseli, w czerwcu 2003 r., w celu omówienia i zrozumienia potrzeb i

priorytetów każdej z uczestniczących w nim organizacji. Od tego czasu stało się to podstawą pracy

DLM-Forum. Przedyskutowano formułę przyszłych spotkań; życzeniem uczestników było skupienie się

na dogłębnej wymianie informacji i wiedzy w dziedzinie dokumentacji i archiwów elektronicznych, a

tym samym zorganizowanie dłuższych spotkań (dwu i pół dniowych), zamiast dotychczasowych

jednodniowych. Nową formułę przetestowano i zaaprobowano w trakcie spotkania DLM-Forum w

Dublinie w marcu 2004 r. Prace w Dublinie prowadzono w czterech grupach roboczych na

następujące tematy:

− Wymiana informacji o doświadczeniach praktycznych, kierunkach, wytycznych, najlepszych

praktykach, edukacji i potrzebach nowych państw członkowskich;

− MoReq — dalsza rozbudowa i certyfikacja wymogów wzorcowych dla systemów zarządzania

dokumentami i archiwami elektronicznymi;

− Długoterminowe przechowywanie i aspekty prawne;

− Priorytety i cele finansowania DLM-Forum.

Raporty grup roboczych wykazywały zaskakującą zbieżność poglądów, a to wróżyło dobrze na

przyszłość.

Głównym celem jest utworzenie funkcjonalnej sieci zarządców informacji i treści oraz użytkowników

dokumentacji elektronicznej i zasobów zdigitalizowanych. DLM dostarczy platformę dla współpracy

interdyscyplinarnej między archiwistami, administracją publiczną, nauką i przemysłem ICT.

Ustalenia założycielskie oraz dotyczące członkostwa poczyniono w następstwie spotkań i nie

wniesiono nowych postulatów. Prace założycielskie zakończono a swój akces ogłosiło 25 organizacji.

Należy podkreślić, że każda z narodowych służb archiwalnych państw członkowskich posiada prawo

do pięciu głosów, w porównaniu z jednym głosem przypadającym na inne kategorie członków, co daje

183

narodowym służbom archiwalnym skuteczną kontrolę nad DLM-Forum i stawia je w silnej pozycji,

umożliwiającej wywieranie wpływu na przyszłe kierunki Forum.

Kolejne DLM Forum zorganizowano w Holandii, za prezydencji holenderskiej. Archiwum Narodowe

Holandii było gospodarzem spotkania w Hadze w dniach 18–20 października 2004 r. Prowadzono

także rozmowy z rządem węgierskim i Archiwum Narodowym Węgier w sprawie organizacji następnej

dużej konferencji DLM-Forum na jesieni 2005 r. Dzieje się tak zgodnie z trzyletnim cyklem dużych

konferencji DLM. Za wielką zaletę uznano organizację DLM-Forum 2005 w jednym z nowych państw

członkowskich UE.

Jak już podkreślono, to narodowe służby archiwalne państw członkowskich są siłą napędową stojącą

za przyszłymi inicjatywami DLM. Zasady i praktyki archiwalne muszą stanowić podstawę tych działań.

Aby osiągnąć pożądane rezultaty, archiwiści muszą współpracować z innymi sektorami i

organizacjami, takimi jak przedsiębiorstwa grupy ICT, administracja publiczna, prawnicy, użytkownicy i

badacze. Zadań jest dużo i są one złożone, co wymaga odpowiednich środków finansowych. Z wielu

względów istniało w przeszłości sporo rozbieżności dotyczących zarządzania dokumentacją i

archiwami. Ostatnio jednak daje się odczuć rosnące porozumienie, nie tylko w zakresie przepisów,

które prowadzą ku zgodzie i częstszym kontaktom między narodowymi służbami archiwalnymi państw

i instytucji UE. Kwestie takie, jak autentyczność i przechowywanie w długim czasie dokumentacji i

archiwów elektronicznych mają duże znaczenie także dla sektora prywatnego. DLM-Forum może

funkcjonować jako ważny uczestnik we wzmacnianiu więzi między przedsiębiorstwami pionu ICT,

administracją publiczną i światem archiwów w prezentowaniu najlepszych praktyk i rozwiązań oraz

koordynowaniu postępów w dziedzinie standaryzacji, legislacji i edukacji, a także dzięki swojej funkcji

wspierania stałej wymiany informacji i rozwijania nowych inicjatyw.

W czasie wszystkich spotkań Europejskiej Rady Archiwistów Państwowych (EBNA), od czasu

spotkania w Atenach w 2003 r., odbywają się regularne prezentacje osiągnięć DLM-Forum i wyników

jego prac. Po działaniach podjętych w następstwie Rezolucji Rady z 6 maja 2003 r. o archiwach w

państwach członkowskich UE oraz w związku z Raportem o archiwach w rozszerzonej Unii

Europejskiej, wydanym przez Komisję Europejską i zaprezentowanym Radzie Ministrów, DLM-Forum

wydało wiele oświadczeń o postępach w swoich pracach, które realizowane są zgodnie z

harmonogramem.

184

Część 6. Plan działania e-Europy i powiązane działania

na szczeblu europejskim


1. Sporządzenie projektu programu udostępniania wizerunków ważnych dokumentów

historycznych i archiwów historycznych każdego z państw członkowskich i instytucji UE jako

zasobów cyfrowych w ramach europejskiego portalu internetowego archiwów w Europie,

zgodnie z Zasadami z Lund (zob. rozdział 2d).

2. Promowanie rozwoju ponadgranicznych projektów digitalizacyjnych służb archiwalnych

państw członkowskich i instytucji UE.

Przyszłe kierunki

3. Upowszechnianie wiedzy o innych powiązanych działaniach w tej dziedzinie, takich jak

projekty MINERVA i ERPANET, wśród służb archiwalnych państw członkowskich UE, ażeby

mogły one uwzględnić w pełni tę działalność przy planowaniu przyszłych projektów

digitalizacyjnych.

4. Wspieranie służb archiwalnych w całej Unii Europejskiej oraz ich odpowiedniego wkładu w

opracowanie i wykonanie przyszłych planów działania e-Europy oraz podobnych programów.

1. e-Europa i Strategia Lizbońska

Inicjatywa utworzenia Europy elektronicznej (e-Europy) została zgłoszona przez Komisję Europejską

pod koniec 1999 r. i uzyskała poparcie, jako część Strategii Lizbońskiej dotyczącej modernizacji

gospodarki europejskiej, ze strony obradującej w Feira Rady Europejskiej. Program e-Europa ma

jeden bardzo ambitny cel: zapewnić dostęp do Internetu każdemu obywatelowi, szkole i

przedsiębiorstwu oraz wykorzystać nowe możliwości dla rozwoju gospodarczego, zatrudnienia i

zniwelowania wykluczenia informacyjnego. Pierwszy Plan Działania e-Europa z lat 2000–2002 miał

trzy cele: 1) tańszy, szybszy i bezpieczniejszy Internet; 2) inwestowanie w ludzi i umiejętności; 3)

stymulowanie korzystania z Internetu. Plan składał się z 64 punktów docelowych, z których niemal

wszystkie udało się zrealizować do 2002 r.

Drugim etapem jest Plan Działania e-Europa 2005, przyjęty przez Radę UE w Sewilli. Jego celem jest

wprowadzenie w Europie nowoczesnych usług internetowych on-line (administracja elektroniczna,

185

edukacja przez Internet, usługi medyczne w sieci) oraz promowanie dynamicznego środowiska

biznesu internetowego. Wytyczne realizowane będą dzięki szerokiemu udostępnieniu stałego łącza

internetowego w konkurencyjnych cenach oraz bezpiecznej infrastrukturze informacyjnej. Dalsze

informacje: http://europa.eu.int/information_society/eeurope/2005/index_en.htm.

2. Plany Działania e-Europa i digitalizacja

„Europejskie zasoby wiedzy (kultura, nauka) są unikalnym dobrem publicznym tworzącym wspólną i

rozwijającą się pamięć naszych zróżnicowanych społeczeństw oraz dostarczającym podstaw wiedzy

dla rozwoju naszych działań w kierunku społeczeństwa informacyjnego” — Zasady z Lund: wnioski ze

spotkania państw członkowskich UE, Lund, 4 kwietnia 2001 r.

Powyższe zdanie stanowi fundament działań podjętych przez Komisję UE i państwa członkowskie w

celu rozbudowania mechanizmów koordynacji programów digitalizacyjnych, zwłaszcza w odniesieniu

do zawartości europejskich archiwów, bibliotek i muzeów. Digitalizacja jest kluczowym, pierwszym

krokiem do wygenerowania cyfrowej treści, która znajdzie się u podstaw całkowicie zdigitalizowanej

Europy i zapewni kapitał intelektualny gospodarce opartej na wiedzy. Digitalizacja ma istotne

znaczenie zarówno dla zachowania europejskiego dziedzictwa kulturowego i jego różnorodności, jak i

lepszego dostępu obywateli UE do tego dziedzictwa.

Plan Działania e-Europa 2002 rozpoznawał fundamentalne znaczenie digitalizacji, a jednym z jego

celów było stymulowanie obecności europejskich zasobów w globalnej sieci, ażeby w pełni

wykorzystać szanse stworzone dzięki rozpowszechnieniu technologii cyfrowych. Jeden z punktów

stwierdza, że „działania na szczeblu krajowym zostaną uzupełnione większą koordynacją programów

digitalizacyjnych w całej Europie, aby zapewnić szerszy dostęp do europejskiego dziedzictwa

kulturowego”.

W realizację projektów i programów digitalizacyjnych w całej Europie zaangażowano wiele osób i

wysiłku zarówno intelektualnego, jak i finansowego. Jednakże działania te są wciąż wysoce

fragmentaryczne, a pojawiające się liczne przeszkody zagrażają osiągnięciom i gospodarczej

trwałości tych inicjatyw w dłuższym okresie czasu.

Przeszkody obejmują:

• Niejednorodne podejście do digitalizacji;

• Ryzyko związane ze stosowaniem nieodpowiednich technologii i niewłaściwych standardów;

• Wyzwania stawiane przez wymogi przechowywania w długim czasie oraz dostępu do obiektów

zdigitalizowanych;

• Brak spójności i konsekwencji w stosunku do praw własności intelektualnej;

• Brak synergii między programami kulturalnymi i nowymi technologiami.

Zatem lepsza świadomość działań podejmowanych w innych państwach (jak i w danym kraju) na

poziomie polityki i projektów, znajomość wytycznych, rozwój najlepszych praktyk i promowanie

186

standardów wspomagających współdziałanie przyczynią się zarówno do zapewnienia lepszego

dostępu do zdigitalizowanych zasobów, jak i do poprawy efektywności programów digitalizacyjnych.

Państwa członkowskie, zgodnie z głównymi wnioskami spotkania w Lund, powinny:

• Powołać forum koordynacji;

• Wspierać opracowanie europejskiego stanowiska wobec polityki i programów;

• Rozbudować mechanizmy promowania dobrych praktyk i doskonalenia umiejętności;

• Działać w sposób skoordynowany w celu udostępnienia i wyeksponowania cyfrowego

dziedzictwa kulturalnego i naukowego Europy.

Komisja Europejska może ułatwić realizację celów e-Europy przez:

• Popieranie działań koordynacyjnych;

• Umożliwienie tworzenia centrów kompetencji;

• Wspieranie rozwoju analizy porównawczej dla standardów dotyczących praktyki digitalizacyjnej;

• Wspieranie struktury umożliwiającej tworzenie wizji zasobów europejskich;

• Udzielanie pomocy państwom członkowskim w promowaniu dostępu i wiedzy obywateli, dzięki

ulepszaniu jakości i użyteczności treści, oraz rozwoju wspólnych przedsięwzięć e-Europy.

W ramach tej struktury Komisja Europejska sfinansowała program MINERVA, zgodnie z założeniami

Programu Technologii Społeczeństwa Informacyjnego (Information Society Technologies Programme,

IST), jako narzędzie działania służące do wdrażania koordynacji między państwami członkowskimi,

przez wspieranie odbywających się co dwa lata spotkań ich przedstawicieli, oraz do zarządzania

działaniami różnych grup roboczych, niezbędnymi do osiągnięcia założonych celów. Prace projektu

zostały ostatnio poszerzone o zadanie pozyskiwania intensywniejszego wkładu nowych państw

członkowskich i włączenie ich projektów digitalizacyjnych do wspólnego programu. MINERVA

opublikowała wspólnie z Komisją Europejską wiele dokumentów i raportów podsumowujących

działania podjęte na szczeblu europejskim oraz w państwach członkowskich, a przede wszystkim dwa

roczne raporty z postępów prac.

Nasze organizacje chroniące dziedzictwo kulturalne oraz instytucje pamięci i kultury — archiwa,

biblioteki i muzea — stają przed podobnymi wyzwaniami w zetknięciu z potencjalnymi możliwościami

oferowanymi przez technologie informacyjne i komunikacyjne. Wyzwania te mają charakter techniczny

i organizacyjny, wymagają przewartościowania podstawowych paradygmatów, koncepcji i organizacji

pracy po to, by zastosować najlepsze technologie, wykorzystać potencjał komercyjny, zapewnić

długotrwały rozwój i źródło umiejętności koniecznych do zarządzania tym procesem. Część

przeprowadzonych prac obejmuje: określenie i promowanie najlepszych praktyk, opracowanie

praktycznych wytycznych wspierających dobre praktyki oraz standardów technicznych koniecznych do

wspierania innowacyjności, kompatybilności i trwałego rozwoju zasobów cyfrowych. Dokumenty te

omawia się z państwami członkowskimi i specjalistami, a następnie stopniowo tłumaczy na różne

187

języki Unii Europejskiej, by umożliwić korzystanie z nich archiwom, bibliotekom i muzeom

wdrażającym programy digitalizacyjne.

3. Wkład projektów naukowych finansowanych przez UE

Powyższe działania wspierane są również przez prace podjęte w innych projektach badawczych

finansowanych przez programy IST, które badają możliwości innowacyjnych zastosowań nowych

technologii. Znaczna część tych projektów wspiera działania i funkcjonowanie archiwów, czy to przez

tworzenie cyfrowych wersji ich zasobów, czy też przez dostarczanie nowych możliwości dostępu za

pośrednictwem Internetu lub interfejsów VR do zbadania archiwów lokalnych. Zajmują się one tak

rozległymi tematami jak: skanowanie i odczytywanie danych rękopiśmiennych lub tekstów

maszynowych z adnotacjami; zaawansowana obróbka obrazu do restauracji zniszczonych

dokumentów; systemy informatyczne umożliwiające dostęp do materiałów archiwalnych;

automatyczne generowanie metadanych ze skanowania dokumentów drukowanych.

Wkład w rozwój i rozpowszechnienie wiedzy na temat zachowania zasobów cyfrowych wnoszą

również działania finansowane w ramach projektów badawczych. Ich znaczenie dla archiwów,

muzeów i bibliotek zostało podkreślone w Rezolucji Rady z 25 czerwca 2002 r. o zachowaniu pamięci

jutra — przechowaniu zasobów cyfrowych dla przyszłych pokoleń. Projekt ERPANET został

uruchomiony w celu upowszechniania informacji, najlepszych praktyk i umiejętności w dziedzinie

cyfrowego zachowywania dziedzictwa kulturowego i obiektów badawczych. Jest on prowadzony przez

HAT II, Uniwersytet w Glasgow, Archiwum Federalne Szwajcarii oraz Archiwum Narodowe Holandii w

jego konsorcjum, wraz z Uniwersytetem w Urbino. Projekt łączy pamięć organizacji (muzeów,

bibliotek, archiwów) z ITC i przemysłem komputerowym, instytutami badawczymi, organizacjami

rządowymi (w tym samorządami lokalnymi), przemysłem rozrywkowym i artystycznym oraz sektorem

komercyjnym dzięki serii działań generujących świadomość i wiedzę, które obejmują warsztaty i

seminaria, studium przypadku, rozbudowę podstawowej wiedzy i wytycznych dobrych praktyk.

188



1. Podjęcie działań zgodnych z Rezolucją Rady z 24 listopada 2003 r. (OJ EU C 295/5, 5 XII

2003) o egzemplarzu obowiązkowym dzieł kinematograficznych w Unii Europejskiej.

2. Ustalenie kryteriów opisu i przechowywania nagrań audiowizualnych w archiwach

europejskich.

Przyszłe kierunki

3. Promowanie wspólnych standardów i najlepszych praktyk dla migracji istniejących materiałów

audiowizualnych na nowoczesne formaty cyfrowe.

4. Opracowanie wspólnych standardów dla baz danych archiwów filmowych w celu

umożliwienia ich współpracy.

Wstęp

Po roku 2000 przyjęto na szczeblu europejskim cztery dokumenty związane z ochroną dziedzictwa

filmowego:

− Rezolucja Rady z 26 czerwca 2000 r. o zachowaniu i konserwacji europejskiego dziedzictwa

kinematograficznego wzywa państwa członkowskie do współpracy w dziedzinie restauracji i

konserwacji, a także zachęca do stopniowego upowszechniania w sieci europejskich zbiorów

archiwalnych (2000/C 193/01);

− Komunikat Komisji Europejskiej z 26 września 2001 r. o pewnych aspektach prawnych

dotyczących dzieł kinematograficznych i audiowizualnych bada prawne deponowanie dzieł

audiowizualnych jako jeden ze sposobów zachowania i ochrony europejskiego dziedzictwa

audiowizualnego oraz tworzy grupę ekspertów w dziedzinie kina (COM(2001)534 ostateczny);

− Rezolucja Rady z 24 listopada 2003 r. o egzemplarzu obowiązkowym dzieł

kinematograficznych w Unii Europejskiej proponuje opracowanie wydajnego systemu

gromadzenia egzemplarzy obowiązkowych i ochrony dzieł kinematograficznych, stanowiących

część dziedzictwa audiowizualnego; projekt zyskał poparcie publiczne na szczeblu krajowym i

europejskim (2003/C 295/03);

189

− Komunikat Komisji do Rady, Parlamentu Europejskiego, Komitetu Społeczno-Ekonomicznego

i Komitetu Regionów z 19 marca 2003 r. w następstwie komunikatu Komisji z 26 września

2001 r., który zawiera propozycję zalecenia Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie

dziedzictwa filmowego (COM (2004)171 końcowy).

Na szczeblu międzynarodowym konwencja Rady Europy w sprawie ochrony dziedzictwa

audiowizualnego z 8 listopada 2001 r. przewiduje, że każda ze stron powinna wprowadzić obowiązek

przekazywania w depozyt materiałów filmowych wyprodukowanych lub współprodukowanych na jej

terytorium i stanowiących część jej dziedzictwa audiowizualnego.

W czasie ostatnich trzech dziesięcioleci podjęto w ramach UNESCO oraz innych organizacji

europejskich i światowych wiele inicjatyw zmierzających do opracowania międzynarodowych i

ponadnarodowych instrumentów prawnych i/lub standardów profesjonalnych służących zapewnieniu

możliwie najlepszego przechowywania materiałów audiowizualnych. Główną przyczyną tych wysiłków

były straty takich materiałów, poniesione z wielu różnych powodów w przeszłości.

Wiele lat temu najważniejszym czynnikiem był brak świadomości, nawet wśród archiwistów,

bibliotekarzy, kuratorów muzealnych i innych odpowiedzialnych specjalistów. Drugim powodem jest

rozkład fizyczny i chemiczny materiałów spowodowany niewłaściwym przechowywaniem. Trzecim

ważnym powodem strat w materiałach filmowych w kilku krajach jest wciąż niewystarczająca

podstawa prawna. Czwarty powód to brak profesjonalnej współpracy między wyspecjalizowanymi

instytucjami i tradycyjnymi służbami archiwów publicznych, bibliotek i muzeów na szczeblu krajowym i

międzynarodowym. Ostatnią przyczyną, choć w żaden sposób nie najmniej ważną, jest oczywisty brak

dofinansowania przez rządy, a także odpowiedzialne instytucje prywatne lub półprywatne.

W niniejszym rozdziale nie podejmujemy próby ponownego zdefiniowania tego, czym są materiały

audiowizualne w Europie, należy jednak wymienić przynajmniej te materiały, które w definicję się

wpisują. Termin „audiowizualny” zdecydowanie wyklucza dokumenty tekstowe (tradycyjne i

elektroniczne), a w najszerszym znaczeniu obejmuje wszystkie inne rodzaje materiałów archiwalnych.

Może to nas prowadzić do definicji terminu „archiwa audiowizualne”, która obejmie:

1. Mapy, plany, projekty, rysunki itd.;

2. Obrazy nieruchome;

3. Nagrania dźwiękowe;

4. Filmy kinowe;

5. Materiały telewizyjne.

Materiały te są z definicji dobrami kultury i częścią dziedzictwa kulturowego, jednak niekoniecznie

pozostają one w gestii służb archiwalnych, bibliotek czy muzeów. Mogą zostać zachowane przez

jedną lub kilka z tych instytucji. Służby archiwalne są z zasady odpowiedzialne za materiały o

unikalnym charakterze, podczas gdy biblioteki gromadzą produkty podlegające dystrybucji lub

wielokrotnie skopiowane i rozprowadzone wśród użytkowników. Muzea mogą gromadzić przedmioty

obu rodzajów, jednak nie są ograniczone do obiektów artystycznych. Porównując te ogólne

190

rozróżnienia z codzienną praktyką, należy przyznać, że rozróżnienia i podziały, nawet w ramach tego

samego państwa, nie są wcale jasne.

Służby archiwalne, biblioteki i muzea są odpowiedzialne wspólnie jako kustosze za trwałe zachowanie

dóbr kulturalnych, w tym materiałów audiowizualnych. W Europie ta wspólna odpowiedzialność jest

powszechnie kojarzona z obowiązkiem publicznym. Wiele „instytucji kulturalnych” jest z tego powodu

prowadzonych i finansowanych przez rząd lub inne instytucje publiczne. Powinny one unikać

rywalizacji i łączyć wysiłki w celu efektywnego wykonywania swojej pracy.

Dlatego niniejszy rozdział proponuje na początek następujące spostrzeżenie: niezależnie od tradycji

kulturalnych i struktur administracyjnych danego kraju publiczne służby archiwalne, współpracując z

muzeami i bibliotekami, mają obowiązek odpowiedniego zachowania materiałów archiwalnych, czy to

pod swoją własną opieką, czy też w ramach innych wyspecjalizowanych instytucji, takich jak archiwa,

biblioteki i muzea. W sytuacji, gdy nie udaje im się spełniać tego zadania, powinny zwrócić uwagę

rządu na istniejący problem.

Cele i specyfikacje

Pewne odmiany materiału audiowizualnego traktuje się w tym rozdziale bardziej szczegółowo.

1. Z perspektywy archiwisty działającego w sektorze publicznym nie ma różnicy między

odpowiedzialnością za tradycyjne dokumenty papierowe z jednej strony oraz mapy, plany, projekty

czy rysunki z drugiej strony. Instytucje publiczne i prywatne wytwarzają wiele różnych rodzajów

materiałów, z których każdy tradycyjnie był przejmowany przez publiczne służby archiwalne lub

archiwa prywatne. Dlatego w niniejszym rozdziale nie zajmujemy się zachowaniem takich

materiałów.

2. W dziedzinie obrazów nieruchomych należy rozróżnić tradycyjne ryciny i fotografie. Rysunki i

ryciny archiwizuje się w sposób porównywalny do dokumentów papierowych, jednak fotografie

wymagają innego podejścia technicznego. Z tego powodu w kilku państwach europejskich

powstała tradycja przechowywania fotografii, nawet tych pochodzenia publicznego, w archiwach

filmowych, a nie w tradycyjnych archiwach publicznych. Różnice w traktowaniu archiwów

fotograficznych i papierowych wynikają z kwestii technicznych, dlatego nie będziemy się nimi

zajmować w niniejszym rozdziale.

3. Nagrania dźwiękowe są produkowane przez rząd i inne agencje publiczne, a także publiczne i

prywatne instytucje nadawcze. Problemy prawne i techniczne archiwizowania nagrań nie różnią się

znacznie od tych związanych z materiałami filmowymi. Z drugiej strony trzeba zauważyć, że ocena

materiałów dźwiękowych Parlamentu oraz instytucji rządowych różni się w zależności od tego, czy

wykonały je same władze, czy inni nadawcy. Prowadzi to w rezultacie do sytuacji, gdy materiały o

trwałej wartości niekoniecznie przekazywane są do odpowiedniego archiwum państwowego, lecz w

zależności od pochodzenia trafiają do różnych archiwów publicznych lub prywatnych. Nawet

jednak archiwista działający w sektorze publicznym może posunąć się dalej. Jeśli całość materiału

dźwiękowego wytwarzanego przez władze publiczne, takie jak np. ministerstwa, charakteryzuje się

niższą jakością i ilością niż nagrania wytwarzane przez nadawców publicznych, można podjąć

191

decyzję o przekazywaniu materiałów archiwalnych pochodzenia rządowego do archiwów innych

niż publiczne służby archiwalne, pod warunkiem że dostęp do danych (nagrania dźwiękowe)

gwarantują badaczom przepisy prawa związane z archiwami.

4. Filmy kinowe różnią się w istotny sposób od materiałów na nośniku papierowym:

a) Dokumenty papierowe przejęte przez publiczne służby archiwalne były i są w większości

pochodzenia rządowego, podczas gdy znaczna część materiału kinematograficznego,

zwłaszcza filmy, powstaje w spółkach prywatnych.

b) Nośnik informacji filmowej (acetony, poliester) potrzebuje innego rodzaju opieki niż materiały

papierowe.

c) W wielu państwach europejskich publiczne służby archiwalne mają prawo przejmowania kopii

filmów kinowych na zasadzie egzemplarza obowiązkowego lub na podstawie depozytu. Od

kiedy eksperci, zwłaszcza filmowi, zdali sobie sprawę, że historyczna wartość filmów kinowych

przewyższa znacznie wszelkie zyski wypracowane w trakcie pokazów i przeróbek,

zdecydowano się powołać specjalne archiwa filmowe, zamiast współpracować z publicznymi

służbami archiwalnymi. Nawet w krajach, w których rząd przejął inicjatywę przechowywania

filmów w instytucjach publicznych, służby archiwów państwowych nie zostały zaproszone do

współpracy. Czasem filmy produkowane przez instytucje państwowe, w szczególności

dokumentalne, przekazuje się do archiwów publicznych, podczas gdy filmy produkowane

przez organizacje prywatne, w tym kinowe, tam nie trafiają. Z powodów technicznych zdarza

się nawet, że filmy produkowane przez instytucje państwowe są składane lub przekazywane

do archiwów prywatnych bądź specjalnych archiwów publicznych. Czasem brak archiwalnych

regulacji prawnych lub pominięcie w nich kwestii dotyczących filmów nie jest przeszkodą, gdyż

wprowadzono prawny obowiązek egzemplarza obowiązkowego. Ogólnie rzecz biorąc, do lat

70. XX w. ustalenia dotyczące przechowywania materiałów filmowych różnią się znacznie w

zależności od państwa, jednak nie oznacza to, że wszędzie warunki te są satysfakcjonujące.

Przypadki Estonii, Litwy, Niemiec, Słowenii i prawdopodobnie kilku innych państw, gdzie

Archiwum Narodowe (Federalne) odpowiada także za prywatnie produkowane filmy kinowe,

są wyjątkami potwierdzającymi regułę.

5. Istnieje wiele podobieństw i wspólnych problemów w dziedzinie archiwów filmowych i

telewizyjnych. Główna różnica to fakt, że w wielu krajach telewizyjne materiały archiwalne

gromadzi się do użytku wyłącznie spółek telewizyjnych i z tego powodu nie są one łatwo dostępne

dla obywateli. Różnica między przedsiębiorstwami publicznymi i prywatnymi jest teoretycznie

znaczna, w praktyce jednak odnosi się wrażenie, że niektóre publiczne instytucje nadawcze

traktują archiwa telewizyjne jak swoją własność, nie gwarantując dostępu osób trzecich niezależnie

od tego, czy potrzeby tych osób wynikają z prac naukowo-badawczych, czy też nie.

W świetle tych obserwacji wydaje się rozsądne, by bardziej szczegółowo omówić odpowiedzialność

archiwów publicznych za filmy kinowe i materiały telewizyjne.

192

Filmy kinowe

Celem Konwencji Rady Europy z 8 listopada 2001 r. poświęconej ochronie dziedzictwa

audiowizualnego jest „zapewnienie ochrony europejskiemu dziedzictwu audiowizualnemu oraz

podkreślenie jego wartości zarówno jako formy artystycznej, jak i zapisu przeszłości, za pomocą

tworzenia zbiorów, ich przechowywania i udostępnienia obrazów filmowych do celów kulturalnych,

naukowych i badawczych w interesie publicznym” (art. 1). Polityka Unii Europejskiej w pełni popiera

opinię Rady Europy. Jednak tylko siedem państw członkowskich (Austria, Francja, Grecja, Litwa,

Portugalia, Słowacja, Węgry) podpisało dotychczas tę konwencję, a zaledwie jedno (Litwa) zdołało ją

ratyfikować. Konwencja nie weszła jeszcze w życie.

Dokument zobowiązuje sygnatariuszy do wprowadzenia „środkami legislacyjnymi lub innymi

odpowiednimi sposobami” instytucji egzemplarza obowiązkowego „obrazów filmowych, tworzących

część dziedzictwa audiowizualnego”. Jej zakres ogranicza się do „dzieł kinematograficznych”.

„Dzieła kinematograficzne” oznaczają „materiał filmowy każdej długości, w szczególności kinowe

dzieła fabularne, animowane i dokumentalne, które powstały dla pokazów kinowych”. Definicja ta jest

wystarczająca ekonomicznie i profesjonalnie, tym bardziej że egzemplarz obowiązkowy przewiduje

składanie „materiału filmowego stanowiącego część dziedzictwa audiowizualnego, wyprodukowanego

lub współprodukowanego na terytorium danej Strony”. Lepiej jest tolerować różnice definicji między

„materiałem filmowym” a „dziełami kinematograficznymi” niż próbować na próżno zdefiniować różnice

między nimi. Decydującym postępem wśród tych wszystkich definicji jest wyrażenie: „stanowiące

część dziedzictwa audiowizualnego…”, gdyż umożliwia ono państwom członkowskim określenie na

ich własne potrzeby, które materiały powinny należeć do dziedzictwa narodowego. W praktyce

konwencja europejska odnosi się wyłącznie do dzieł kinematograficznych, lecz jednocześnie otwiera

prawną ścieżkę do zachowania innych materiałów audiowizualnych, ponieważ umożliwia

sporządzanie protokołów rozszerzających działanie konwencji zarówno w teorii, jak i praktyce, na inne

materiały filmowe poza kinematografią. Protokoły mają takie same znaczenie prawne jak konwencja.

Zobowiązania wynikające z konwencji w żaden sposób nie zakłócają działania umów

międzynarodowych w sprawie ochrony praw autorskich i pokrewnych. Żaden zapis konwencji nie

może być interpretowany jako sprzeczny z taką ochroną. Jest również jasne, że ważne i obowiązujące

pozostają przepisy prawa państwowego w tej dziedzinie. Archiwiści dobrze wiedzą, że prawa

autorskie i pokrewne nigdy nie usprawiedliwiają nieprzemyślanej polityki archiwum, ale są czasem

nadużywane jako wymówka dla zawodowych niedociągnięć.

Biorąc pod uwagę różne systemy prawne państw europejskich, konwencja wprowadza

dalekowzroczne ogólne zobowiązanie do stworzenia instytucji egzemplarza obowiązkowego,

nakładając na państwa obowiązek wykonania go za pomocą „środków prawnych albo innych

odpowiednich metod”.

Taka jest profesjonalna odpowiedzialność służb archiwalnych państw członkowskich. Powinny one

czuć się moralnie zobowiązane do podejmowania najlepszych możliwych wyborów. Problemem

politycznym, charakterystycznym dla więcej niż jednego państwa, jest nie brak dobrej woli po stronie

193

rządów, lecz ich niechęć do nakładania jakichkolwiek zobowiązań na producentów filmowych. W takiej

sytuacji archiwiści powinni wyjaśnić, że koszt przekazania kopii jakiegokolwiek filmu do archiwów w

odpowiednim czasie z pewnością jest niższy od kosztów odtwarzania zniszczonego filmu jakiś czas

później. Nieratyfikowanie konwencji jest ekonomicznie niemądre, ponieważ wywieranie w chwili

obecnej nacisku na to, by przekazać lub zakupić dodatkową kopię dzieła kinematograficznego dla

archiwum, pozwoli z pewnością zaoszczędzić środki w przyszłości. Archiwiści zdołali przekonać Radę

Europy, że decyzja dotycząca rodzaju materiałów audiowizualnych, które stanowią dziedzictwo

kulturalne danego państwa, musi być podejmowana przez samo państwo.

Konwencja nie wyznacza instytucji archiwalnych, które biorą odpowiedzialność, ale w sposób bardzo

liberalny pozostawia decyzję państwom członkowskim, które mogą wyznaczyć „jedną lub więcej”

instytucji archiwalnych do zapewnienia „przechowywania, opracowania, restauracji i udostępniania

zdeponowanego materiału”. Pozwala nawet, by wyznaczone organy były prywatne lub publiczne,

jednak podkreśla, że nie mogą one podlegać bezpośredniej ani pośredniej kontroli jakiejkolwiek osoby

prawnej lub fizycznej zaangażowanej w działalność gospodarczą sektora medialnego. Ta regulacja

umożliwia podejmowanie wszelkich odpowiednich decyzji w ramach systemu prawno-

administracyjnego danego państwa, na poziomie federalnym lub innym, niezależnie od jego tradycji

prawnych.

Z drugiej strony istnieje potrzeba, by strony, a zwłaszcza rządy, nadzorowały wykonanie zadań przez

wyznaczone instytucje. Obowiązek ten musi zostać potraktowany poważnie, jeśli system ma działać

sprawnie.

Jako że dzieła kinematograficzne można zachować odpowiednio tylko pod warunkiem

przeprowadzenia możliwie najlepszej konserwacji, wydaje się jasne, że konwencja powinna

zobowiązywać rządy do zapewnienia archiwom koniecznych środków na wykonywanie funkcji

gromadzenia egzemplarza obowiązkowego, a szczególnie przechowywania i konserwacji. Smutny fakt

utraty tak wielu dzieł kinematograficznych w przeszłości sprawił, że obecnie myślimy o konieczności

przeznaczenia odpowiednich kwot na zachowanie dziedzictwa audiowizualnego w przypadku, gdy

materiały nie są chronione na zasadzie egzemplarza obowiązkowego. Wnioski są proste: konwencja

nie stosuje się do materiałów przejętych przez archiwa w przeszłości, lecz do materiałów, które są

narażone na bezpośrednie niebezpieczeństwo całkowitego zniszczenia. Jako że zawsze istnieje

konflikt między zobowiązaniem do deponowania dzieł a prawami własności, mogą zaistnieć przypadki,

gdy egzemplarz obowiązkowy nie spełni swoich zadań. Dlatego konwencja zwraca się do stron z

zachętą do promowania dobrowolnego przekazywania w depozyt materiałów filmowych, w tym

materiałów pomocniczych stanowiących część dziedzictwa audiowizualnego danego państwa. Każdy

dobrowolny depozyt powinien zostać zabezpieczony umową z właścicielem praw. Zawarte będą w niej

warunki deponowania materiału filmowego oraz jego udostępniania użytkownikom.

W trakcie prac nad przygotowaniem konwencji zebrani w Strasburgu eksperci wszystkich kierunków

(prawnicy i specjaliści z różnych dziedzin) czynili duże wysiłki, by zapobiec marnowaniu pieniędzy.

Dlatego m.in. konwencja pozwala, by strony powoływały wspólne instytucje archiwalne, publiczne i

194

dobrowolne, aby uniknąć sytuacji, w której rządy przekonują, że nie są w stanie samodzielnie

finansować własnych służb archiwalnych w tej dziedzinie.

Na podstawie doświadczeń archiwisty działającego w sektorze publicznym należałoby dodać kilka

uwag na temat konieczności współpracy międzynarodowej państw członkowskich Unii Europejskiej i

nie tylko. Często nie dostrzega się tak, jak życzyłby sobie tego archiwista, różnicy między archiwum

filmowym a cinemathèque (kinoteka), francuskim określeniem używanym w języku angielskim.

Cinemathèques gromadzą filmy, które same uważają za wartościowe; archiwum filmowe zwykle

uprawnione jest do gromadzenia dzieł z pewnego zakresu. Jednak skoro dzieła kinematograficzne

można z łatwością kopiować, marnuje się pieniądze i energię, ponieważ nie ma wystarczającej

współpracy z innymi instytucjami ani potwierdzenia ich profesjonalnych kompetencji. Powinniśmy więc

przyjąć zalecenie konwencji, by podejmować współpracę nie tylko w granicach danego kraju, lecz

także międzynarodową. Doprowadzi ona do podziału obciążeń finansowych i zabezpieczy zachowanie

kopii filmów o wartości historycznej bez zbędnego ich dublowania. Jeśli zaistnieje uzasadniona

potrzeba zachowania danego filmu w więcej niż jednym archiwum, duplikat odrestaurowanego filmu

spełni tę funkcję lepiej niż renowacja kilku kopii po kolei. Należy wzmocnić ważną rolę

Międzynarodowej Federacji Archiwów Filmowych (International Federation of Film Archives, FIAF),

(zob. www.fiafnet.org), w celu jak najlepszego wykorzystania malejących środków wobec rosnących

wyzwań.

Mając na względzie brak pewności co do ratyfikacji Konwencji Rady Europy i daty jej wejścia w życie,

ważną rolę odegra z pewnością propozycja zalecenia Rady i Parlamentu Europejskiego w sprawie

ochrony dziedzictwa filmowego w Unii Europejskiej. Zaleca ona państwom członkowskim w

szczególności:

− Zgromadzenie katalogów i zachowanie dziedzictwa audiowizualnego wytworzonego ze

środków publicznych;

− Promowanie harmonizacji katalogowania filmów archiwalnych przy pomocy standardów

międzynarodowych i europejskich;

− Zatwierdzanie wyboru kopii filmowych do restauracji;

− Ustanowienie instytucji dobrowolnego depozytu filmowego dla dzieł innych niż dzieła kinowe i

materiały komercyjne;

− Opracowanie standardów wymiany informacji i danych.

Komisja Europejska wyda mandat standaryzacyjny Europejskiemu Komitetowi Standaryzacyjnemu

(European Committee of Standarization, CEN) w pierwszej połowie 2005 r. Nowy standard pozwoli na

interoperacyjność baz danych archiwów filmowych tak, by możliwa była wymiana informacji i danych.

Projekt mandatu analizuje obecnie grupa ekspertów filmowych nim zostanie on przedłożony do oceny

Komitetowi Zarządzającemu.

Komisja Europejska zamierza również rozważyć finansowanie projektu badawczego w dziedzinie

przechowywania w długim czasie i restauracji filmów, jak również ułatwić negocjowanie standardowej

195

umowy między archiwum a właścicielami praw autorskich w celu umożliwienia użytkownikom dostępu

do zdeponowanych dzieł.

Zalecenie ma zostać przyjęte w połowie 2005 r. Od tego momentu państwa członkowskie będą co

drugi rok informować Komisję Europejską o działaniach podjętych w odpowiedzi na zalecenie. Komisja

będzie monitorować i oceniać, w jakim zakresie ustalenia konwencji są efektywne, jak również

zdecyduje, czy istnieje potrzeba podejmowania dalszych działań. Dyrekcja Generalna Komisji

Europejskiej ds. Edukacji i Kultury (European Commission’s Directorate General „Education and

Culture”, EAC) również podkreśla znaczenie zalecenia i wspiera ochronę dziedzictwa w archiwach

historycznych Europy.

Materiały telewizyjne

Archiwalizowanie materiałów telewizyjnych jest jeszcze trudniejsze od zachowania materiałów

filmowych. Rada Europy nie odniosła się do problemów w tej dziedzinie w tym samym dokumencie,

który dotyczy dzieł filmowych. W tym znaczeniu konwencja jest tylko parasolem, który umożliwia

zawieranie dodatkowych porozumień i protokołów dotyczących ochrony materiałów filmowych innych

niż filmy kinowe.

Rada Europy sporządziła protokół o ochronie produkcji telewizyjnych, który definiuje „produkcję

telewizyjną” jako „każdy materiał filmowy, inny niż dzieło kinematograficzne, przeznaczony do

transmisji przez nadajnik naziemny, kabel, satelitę lub innym sposobem, do odbioru publicznego, z

wyjątkiem materiałów filmowych transmitowanych na indywidualne żądanie oraz interaktywnych

materiałów filmowych”. Zobowiązanie każdego z państw do deponowania wszystkich produkcji

telewizyjnych stanowiących część dziedzictwa audiowizualnego ograniczone jest do tych produkcji,

„które zostały po raz pierwszy nadane publicznie przez nadawców na terytorium państwa po wejściu w

życie niniejszego protokołu”. Mądrość ekonomiczna tego ograniczenia jest podkreślona i wyjaśniona w

drodze zaproszenia każdego kraju, by „opracował system oceny, selekcji lub testowania produkcji

telewizyjnych, które mogą zostać objęte obowiązkiem egzemplarza obowiązkowego, w celu

odpowiedniego zdefiniowania i zachowania telewizyjnych elementów dziedzictwa audiowizualnego”.

Ten artykuł protokołu wskazuje na potrzebę oceny ogromnych ilości materiału telewizyjnego zgodnie z

tradycyjnymi metodami archiwalnymi w celu uniknięcia dwóch niebezpieczeństw: nieograniczonego, a

tym samym ekonomicznie niewykonalnego, przechowywania wszystkich materiałów z jednej strony, z

drugiej zaś ograniczenia liczby powodów archiwalizowania materiałów telewizyjnych tylko i wyłącznie

na podstawie potrzeb stacji telewizyjnych.

Nie ma potrzeby, by omawiać wszystkie elementy protokołu o produkcjach telewizyjnych, które są w

gruncie rzeczy podobne lub takie same jak zapisy konwencji, oprócz konieczności większego

brakowania na podstawie oceny niż ma to miejsce w przypadku dzieł filmowych. To co zdecydowanie

różni te dwa dokumenty, to wyznaczenie miejsc deponowania. W przeciwieństwie do konwencji

rekomendacja stanowi, że jedna lub więcej stacji nadawczych może być wyznaczona jako miejsce

deponowania egzemplarza obowiązkowego. Z wielu prawnych, finansowych i innych powodów

zezwolono na wyjątek od reguły określonej w konwencji, która zakazuje instytucjom czerpiącym zyski

196

z dzieł kinematograficznych na funkcjonowanie w charakterze miejsce deponowania egzemplarza

obowiązkowego. W celu osiągnięcia prawnie dozwolonych, a przy tym finansowo realistycznych i

profesjonalnie satysfakcjonujących rezultatów, protokół wymaga, by wszelkie ustalenia dotyczące

miejsc deponowania egzemplarza obowiązkowego dzieł telewizyjnych podejmowano zgodnie z

protokołem. W praktyce oznacza to podpisanie jednego lub kilku porozumień między stronami, tj.

między rządem a miejscami deponowania, w celu zapewnienia ochrony interesu publicznego.

Możliwość zawarcia jednej lub więcej umów jest zaletą, z której należy korzystać dla wyrównania

różnych warunków prawnych, na podstawie których działają nadawcy publiczni i prywatni. Interes

publiczny zakłada najdogodniejszy dostęp dla badaczy i użytkowników. Takie były dwa główne

powody sporządzenia protokołu: dostęp i ochrona.

Dodatkowo należy wspomnieć, że rząd szwedzki otrzymał w maju 2004 r. raport komisji rządowej

dotyczący zarówno prawnych, jak i finansowych problemów związanych z zachowaniem i

przekazaniem nagrań audiowizualnych do archiwów.

Wnioski

Wiele narodowych lub federalnych służb archiwalnych w Unii Europejskiej nie jest w pełni

odpowiedzialnych za struktury organizacyjne, w ramach których przechowuje się zbiory audiowizualne

w ich krajach. Najogólniej rzecz biorąc, europejskie instrumenty prawne winny być wdrażane zgodnie

z odpowiednimi kompetencjami organizacyjnymi danej administracji państwowej. Dopóki interes

publiczny chroniony jest właściwie nie ma potrzeby uniformizacji, niezależnie od tego, czy archiwa

filmowe lub dźwiękowe są częścią centralnych władz archiwalnych. Dotyczy to zwłaszcza archiwów

telewizyjnych. Większość narodowych służb archiwalnych załamałaby się pod ciężarem

odpowiedzialności za archiwa telewizyjne i zbiory nadawców, gdyby zobligowano je do roztoczenia

opieki nad archiwami telewizyjnymi lub instytucji nadawczych. Z punktu widzenia archiwisty nie ma

odwrotu od rozwiązania, zgodnie z którym przedsiębiorstwa same ponoszą odpowiedzialność za

własne archiwa, podczas gdy publiczne służby archiwalne mają obowiązek kontroli działalności

archiwalnej takich przedsiębiorstw, publicznych i prywatnych, ażeby zapewnić przechowywanie i

dostęp do zbiorów w służbie interesu publicznego.

Odnośnie ochrony dziedzictwa filmowego w Unii Europejskiej, Komisja Europejska kontynuuje swój

wkład w realizację zamierzeń określonych w Rezolucji Rady z 24 listopada 2003 r. (OJ EU C 295/5, 5

XII 2003), skupiając się zwłaszcza na wyżej wymienionych propozycjach do Zaleceń Rady i

Parlamentu Europejskiego odnośnie ochrony dziedzictwa filmowego w Unii Europejskiej.

197

CZĘŚĆ 8. ANEKSY

198

199

Aneks 1.

Lista ekspertów krajowych oraz przedstawicieli instytucji wspólnotowych i organów uczestniczących w przygotowaniu Raportu

1. EKSPERCI PAŃSTW CZŁONKOWSKICH

______________________________________

AUSTRIA

Prof. Dr Lorenz MIKOLETZKY Generaldirektor Österreichisches Staatsarchiv Generaldirektion Nottendorfergasse 2 A-1030 WIEN tel.:+43 1 795 405 04 fax:+43 1 795 401 09 e-mail: [email protected] www.oesta.gv.at

Dr Manfred FINK Direktor der Abteilung Archiv der Republik Österreichisches Staatsarchiv Nottendorfergasse 2 A-1030 WIEN tel.:+43 1 795 401 00 fax:+43 1 795 401 09 e-mail: [email protected] www.oesta.gv.at

______________________________________

BELGIA

Herman COPPENS Archiviste général du Royaume a.i. Archives Générales du Royaume Rue de Ruysbroeck 2 B-1000 BRUXELLES tel.:+32 2 513 76 80 fax:+32 2 513 76 81 e-mail: [email protected] [email protected] arch.arch.be

______________________________________

CYPR

Kyriaki HADJOULLI Cyprus State Archives Officer Cyprus State Archives Ministry of Justice and Public Order CY-1461 NICOSIA tel.:+357 223 02 664 fax:+357 226 67 680 e-mail: [email protected] [email protected]

______________________________________

CZECHY

Dr Vacslav BABIČKA Director State Central Archives in Prague Archivní 4 CZ-149 01 PRAHA 4 — Chodovec tel: +420 984 811 111 fax:+420 974 847 214 e-mail: [email protected]

[email protected] www.mvcr.cz/archivy

Dr Michal WANNER Administration of Archives Prague Milady Horakove 133 CZ-166 21 PRAHA 6 tel.:+420 233 320 274 fax:+420 233 341 049 e-mail: [email protected] www.mvcr.cz

______________________________________

DANIA

Johan Peter NOACK Rigsarkivar Danish National Archives Rigsdagsgarden 9 DK-1218 KØBENHAVN K tel.:+45 33 92 33 10 fax:+45 33 15 32 39 e-mail: [email protected]

[email protected] www.sa.dk/ra

Poul OLSEN Chief Consultant Rigsarkivar Danish National Archives Rigsdagsgarden 9 DK-1218 KØBENHAVN K tel.:+45 33 92 33 10 fax:+45 33 15 32 39 e-mail: [email protected] www.sa.dk/ra

______________________________________

ESTONIA

Toivo JULLINEN Head of Development Bureau

200

National Archives of Estionia J. Liivi 4 EE-50409 TARTU tel.:+372 7 387 500 fax:+372 7 387 510 e-mail: [email protected]

[email protected] www.ra.ee

______________________________________

FINLANDIA

Jussi NUORTEVA

General Direktor National Archives of Finland Rauhankatu 17 P.O. Box 258 FIN-00171 HELSINKI tel.:+358 9 228 521 fax. : +358 9 176 302 e-mail: [email protected]

[email protected] www.narc.fi

Raimo POHJOLA Deputy Director General National Archives of Finland P.O. Box 258 FIN-00171 HELSINKI tel.:+358 9 228 52 248 fax:+358 9 176 302 e-mail: [email protected] www.narc.fi

Jari LYBECK Director Provincial Archives of Hämeenlinna Arvi Kariston katu 2A FIN-13100 HÄMEENLINNA tel.:+358 3 656 4620 fax:+358 3 653 3810 e-mail: [email protected] www.narc.fi

______________________________________

FRANCJA

Martine de BOISDEFFRE Directrice des Archives de France 60, rue des Francs-Bourgeois F-75141 PARIS CEDEX 03 tel.:+33 1 40 27 60 00 fax:+33 1 40 27 66 06 e-mail: [email protected] www.archivesnationales.culture.gouv.fr

Gérard ERMISSE Chef de l'Inspection générale des Archives de France 56, rue des Francs-Bourgeois F-75003 PARIS tel.:+33 1 40 27 67 01

fax:+33 1 40 27 66 06 e-mail: [email protected] www. archivesnationales.culture.gouv.fr

Christine MARTINEZ Archives de France 60, rue des Francs-Bourgeois F-75141 PARIS CEDEX 03 tel.:+33 1 40 27 60 00 fax:+33 1 40 27 66 06 e-mail: [email protected] www. archivesnationales.culture.gouv.fr

______________________________________

GRECJA

Georgios GIANNAKOPOULOS Director General State Archives of Greece Dafnis 61 GR – 15452 PSYCHIKO tel.:+30 210 678 22 02 fax:+30 210 678 22 66 e-mail: [email protected] www.gak.att.sch.gr

______________________________________

HISZPANIA

Elisa DE SANTOS CANALEJO Subdirección General de los Archivos Estatales Plaza del Rey 1, Planta 0 E-28071 MADRID tel.:+34 91 701 72 64 fax:+34 91 701 74 03 e-mail: [email protected] www.cultura.mecd.es/archivos

Blanca DESANTES Head of Programmation and Coordination of Subdirección General de los Archivos Estatales Plaza del Rey 1, Planta 0 E-28071 MADRID tel.:+34 91 701 71 29 fax:+34 91 701 74 03 e-mail: [email protected] www.cultura.mecd.es/archivos

Teresa MARTIN Subdirección General de los Archivos Estatales Plaza del Rey 1, Planta 0 E-28071 MADRID tel.:+34 91 701 72 64 fax:+34 91 701 74 03 e-mail: [email protected] www.cultura.mecd.es/archivos

201

______________________________________

HOLANDIA

Dr Maarten VAN BOVEN Director Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen Prins Willem Alexanderhof 20 Postbus 90520 NL-2509 LM DEN HAAG tel.:+31 70 331 54 00 fax:+31 70 331 55 40 e-mail: [email protected]

[email protected] www.nationaalarchief.nl

Dr Yvonne BOS-ROPS Nationaal Archief Postbus 90520 NL-2509 LM DEN HAAG tel.:+31 70 331 54 00 fax:+31 70 331 55 40 e-mail: [email protected] www.nationaalarchief.nl

______________________________________

IRLANDIA

David CRAIG Director of the National Archives National Archives Bishop Street IRL-DUBLIN 8 tel.:+353 1 4072 313 fax:+353 1 4072 333 e-mail: [email protected]

[email protected] www.nationalArchiwa.ie

______________________________________

LITWA

Viktoras DOMARKAS Deputy Director General Lithuanian Archives Department Mindaugo 8 LT-3106 VILNIUS tel.:+370 5 265 2249 fax:+370 5 265 2314 e-mail: [email protected] www.archyvai.lt

______________________________________

LUKSEMBURG

Josée KIRPS Directrice Archives Nationales de Luxembourg Plateau du St. Esprit

L-1475 LUXEMBURG tel.:+352 478 66 60 fax:+352 47 46 92 e-mail: [email protected]

[email protected] www.etat.lu

Serge HOFFMANN Conservateur Archives Nationales Archives Nationales de Luxembourg Plateau du St. Esprit L-1475 LUXEMBURG tel.:+352 478 66 83 fax:+352 47 46 92 e-mail: [email protected] www.etat.lu

______________________________________

ŁOTWA

Valdis ŠTĀLS Director General State Archives Šķūnu iela 11 LV-1050 RIGA tel.:+371 721 25 39 fax:+371 721 39 94 e-mail: [email protected] www.arhivi.lv

Mara SPRUDZA Deputy Director General Directorate General of Latvia State Archives Šķūnu iela 11 LV-1050 RIGA tel.:+371 772 25 39 fax:+371 721 39 94 e-mail: [email protected] www.arhivi.lv

______________________________________

MALTA

Philip BORG Director Librairies and Archives National Archives of Malta Santo Spirito Hospital Street MT-RABAT tel.:+356 214 598 63 fax:+356 214 500 78 e-mail: [email protected]

[email protected] www.librairies-archives.gov.mt

______________________________________

NIEMCY

Prof. Dr. Hartmut WEBER Präsident des Bundesarchivs

202

Bundesarchiv Potsdamer Straße 1 D-56075 KOBLENZ tel.:+49 261 505 200 fax:+49 261 505 295 e-mail: [email protected]

[email protected] www.bundesarchiv.de

Dr Angelika MENNE-HARITZ Direktorin beim Bundesarchiv Bundesarchiv Postfach 450 569 D-12175 BERLIN tel.:+49 1888 7770 0 fax:+49 1888 7770 112 e-mail: [email protected]

[email protected] www.bundesarchiv.de

______________________________________

POLSKA

Prof. Daria NAŁĘCZ Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych ul. Długa 6 PL-00-950 WARSZAWA tel.:+48 22 831 32 06 fax:+48 22 831 75 63 e-mail: [email protected]

[email protected] www.archiwa.gov.pl

Władysław STĘPNIAK Zastępca Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych ul. Długa 6 PL-00-950 WARSZAWA tel.:+48 22 831 95 84 fax:+48 22 831 92 22 e-mail: [email protected] www.archiwa.gov.pl

______________________________________

PORTUGALIA

Prof. Dr Pedro DIAS Director Instituto dos Arquivos Nacionais Torre do Tombo (IAN/TT) Alameda da Universidade P-1649-010 LISBOA tel.:+351 21 781 15 00 fax:+351 21 793 72 30 e-mail: [email protected]

[email protected] www.iantt.pt

Prof. dr Maria HALPERN-PEREIRA Former Director Instituto dos Arquivos Nacionais Torre do Tombo (IAN/TT)

Maria do CARMA FARINHA Subdirector Instituto dos Arquivos Nacionais Torre do Tombo (IAN/TT) Alameda da Universidade P-1649-010 LISBOA tel.:+351 21 781 15 00 fax:+351 21 793 72 30 e-mail: [email protected] www.iantt.pt

Maria de LURDES HENRIQUES Division of Communication and External Relations Instituto dos Arquivos Nacionais Torre do Tombo (IAN/TT) Alameda da Universidade P-1649-010 LISBOA tel.:+351 21 781 15 00 fax:+351 21 793 72 30 e-mail: [email protected] www.iantt.pt

Ana CANNAS Responsable Gabinete de Estudos e Planeamento Téchnico (GEPT) Instituto dos Arquivos Nacionais Torre do Tombo (IAN/TT) Alameda da Universidade P-1649-010 LISBOA tel.:+351 21 781 15 00 fax:+351 21 793 72 30 e-mail: [email protected] www.iantt.pt

______________________________________

SŁOWACJA

Maria SPANKOVA Archives and Registries Department Krizkova 7 SK-811 04 BRATISLAVA tel.:+421 2 5249 60 51-3 fax:+421 2 5249 45 30 e-mail: [email protected] www.civil.gov.sk

______________________________________

SŁOWENIA

Vladimir ZUMER Head of the Slovene Archival Centre for Professional Development Archives of the Republic of Slovenia Zvezdarska 1 SI-1127 LJUBLJANA

203

tel.:+386 1 24 14 200 fax:+386 1 24 14 269 e-mail: [email protected] www.gov.si

Natalija GLAZAR Counsellor to the Director Archives of the Republic of Slovenia Zvezdarska 1 SI-1127 LJUBLJANA tel.:+386 1 24 14 212 fax:+386 1 24 14 269 e-mail: [email protected] www.gov.si

Sabina MELAVC Permanent Representation of Slovenia av. Marnix 30 B-1000 BRUXELLES tel.:+32 2 512 44 66 fax:+32 2 512 09 97 e-mail: [email protected]

______________________________________

SZWECJA

Tomas LIDMAN Riksarkivet National Archives of Sweden Fyrvekarbacken 13-17 P.O. Box 12541 S-10229 STOCKHOLM tel.:+46 8 737 63 50 fax:+46 8 737 64 74 e-mail: [email protected] [email protected] www.ra.se/ra

Claes GRANSTRÖM Deputy Director General Riksarkivet National Archives of Sweden Fyrvekarbacken 13-17 P.O. Box 12541 S-10229 STOCKHOLM tel.:+46 8 737 63 50 fax:+46 8 737 64 74 e-mail: [email protected] www.ra.se/ra

______________________________________

WĘGRY

Dr Lajos GECSÉNYI Director General National Archives of Hungary Bécsi kapu tér 2-4 HU-1014 BUDAPEST tel.:+36 1 225 2800 fax:+36 1 225 2817

e-mail: [email protected] www.natarch.hu

Ferenc KÜNSTLER Chief Counsellor of the Department for Archives Hungarian Ministry of Cultural Heritage Wesselényi u. 20-22 HU-1077 BUDAPEST tel.:+36 1 413 28 19 fax:+36 1 413 28 13 e-mail: [email protected] www.natarch.hu

______________________________________

WIELKA BRYTANIA

Sarah TYACKE Keeper of the National Archives of the United Kingdom National Archives of the United Kingdom KEW, RICHMOND, SURREY, TW9 4DU tel.:+44 208 876 3444 fax:+44 208 392 5286 e-mail: [email protected] [email protected] www.nationalarchives.gov.uk

David LEITCH National Archives of the United Kingdom KEW, RICHMOND, SURREY, TW9 4DU tel.:+44 208 392 5262 fax:+44 208 392 5221 e-mail: david.leitch@ nationalarchives.gov.uk www. nationalarchives.gov.uk.gov.uk

______________________________________

WŁOCHY

Salvatore ITALIA Direttore Generale Ministero per i Beni e le Attività Culturali Via Gaeta 8a I-00185 ROMA tel.:+39 06 699 233 25 +39 06 699 0678 fax:+39 06 679 2336 +39 06 696 54290 e-mail: [email protected] archivi.beniculturali.it

Maria Pia RINALDI MARIANI Italian Archival Administration V. San Girolamo Emiliani 19 I-00152 ROMA tel.:+39 06 582 310 35 fax:+39 06 884 16 97 e-mail: [email protected]

204

2. PRZEDSTAWICIELE KOMISJI

Frank BRADY Co-Chairmain of the Group of Experts Secretariat General – SG.B.3 200, rue de la Loi JECL 03/44 B-1049 BRUSSELS tel.:+32 2 295 20 62 fax:+32 2 299 09 62 e-mail: [email protected]

Hans HOFMANN Co-Chairman of the Group of Experts Historical Archives of the European Commission Secretariat General – SG.B.3 200, rue de la Loi JECL 03/38 B-1049 BRUSSELS tel.:+32 2 295 20 53 fax:+32 2 296 10 95 e-mail: [email protected] europa.eu.int/historical_archives/index_en.htm

Jocelyne COLLONVAL Secretary of the Group of Experts Secretariat General – SG.B.3 200, rue de la Loi Jecl 03/62 B-1049 BRUSSELS tel.:+32 296 21 81 fax:+32 296 10 95 e-mail: [email protected]

Patrick CADELL Former Keeper of the Records of Scotland 11a, Tipperlin Road EDINBURGH EH10 5ES MIDLOTHIAN SCOTLAND tel.:+44 1 31 535 14 06 fax:+44 1 31 535 14 30 e-mail: [email protected]

Marie-Christine VERVAET Deputy Secretary of the Group of Experts Secretariat General – SG.B.3 200, rue de la Loi JECL 03/36A B-1049 BRUSSELS tel.:+32 2 295 05 57 fax:+32 2 296 10 95 e-mail: [email protected]

Erna VAN HERREWEGHE Deputy Secretary of the Group of Experts Secretariat General – SG.B.3 200, rue de la Loi JECL 03/47 B-1049 BRUSSELS Tel.:+32 2 296 04 34 Fax:+32 2 296 10 95 E-mail: [email protected]

Olivier HUGON-NICOLAS Directorate General Education and Culture (EAC) 200, rue de la Loi B100 08/21 B-1049 BRUSSELS tel.:+32 2 298 43 59 e-mail: [email protected]

Philippe PETIT Directorate General Education and Culture (EAC) 200, rue de la Loi B 100 07/8 tel.:+32 2 296 57 37 e-mail: [email protected]

205

3. PRZEDSTAWICIELE INNYCH INSTYTUCJI

Mario TONELOTTO European Parliament Plateau Kirchberg PB 1601 L-2929 LUXEMBURG tel.:+352 22 224 fax:+352 43 94 93 e-mail: [email protected] www.europarl.eu.int/home/default_en.htm

Andréas BAGIAS European Parliament Plateau Kirchberg PB 1601 L-2929 LUXEMBURG tel.:+352 23 277 fax.: +352 43 94 93 e-mail: [email protected] www.europarl.eu.int/home/default_en.htm

Willem STOLS Council of the European Union 175, rue de la Loi B-1048 BRUSSELS tel.:+32 2 285 72 92 fax:+32 2 285 81 24 e-mail: [email protected] http://ue.eu.int

Roland RÖLKER Council of the European Union 175, rue de la Loi B-1048 BRUSSELS tel.:+32 2 285 71 80 fax:+32 2 285 81 24 e-mail: [email protected] http://ue.eu.int

Fernando SANCHEZ MARTIN Council of the European Union 175, rue de la Loi B-1048 BRUSSELS tel.:+32 2 285 66 55 fax:+32 2 285 81 24 e-mail: [email protected] http://ue.eu.int

Jochen STREIL Court of Justice of the European Union L-2925 LUXEMBURG tel.:+352 4303 3370 fax:+352 4303 2600 e-mail: [email protected] http://curia.eu.int

Gilberto MOGGIA European Court of Auditors 12, rue Alcide de Gasperi L-1615 LUXEMBURG tel.:+352 4398 45410 fax:+352 4398 46430 e-mail: [email protected] www.eca.eu.int

Lourdes MARTINEZ de ANTONANA Committee of the Regions 101, rue Belliard B-1040 BRUSSELS tel.:+32 2 282 20 58 fax:+32 2 282 23 25 e-mail: [email protected] www.cor.eu.int

Jean-Marc LIBERT European Economic and Social Committee 99, rue Belliard B-1000 BRUSSELS tel.:+32 2 546 94 56 fax:+32 2 513 48 93 e-mail: [email protected] www.esc.eu.int

Alan MURDOCK European Investment Bank 100, boulevard Konrad Adenauer L-2950 LUXEMBURG tel.:+352 43 79 21 38 fax:+352 43 79 31 91 e-mail: [email protected] www.eib.eu.int

Guus VAN DOMBURG European Central Bank Records Management & ECB Archives Kaiserstrasse 29 D-60311 FRANKFURT am MAIN tel.:+49 69 1344 8522 fax:+49 69 1344 6640 e-mail: [email protected] www.ecb.int

Jean PALAYRET European University Institute Villa il Poggiolo Piazza T.A. Edison, 11 I-50133 FIRENZE tel.:+39 055 4685 620 fax:+39 055 5737 28 e-mail: [email protected] www.iue.it/ECArchives

206

Aneks 2.

Inni uczestnicy i eksperci pomocniczy uczestniczący w przygotowaniu Raportu

ANDERSON Peter [email protected]

BANAT-BERGER Françoise [email protected]

BARTELEIT Sebastian [email protected]

BISCHOFF Frank [email protected]

BO NIELSEN Anders [email protected]

BORIVOJ Indra [email protected]

CARNICER Dolores [email protected]

CASANOVA Maria Conceiçặo [email protected]

CLEYET-MICHAUD Rosine [email protected]

CONDE Maria Luisa [email protected]

CZAPELSKA Aleksandra [email protected]

DELMAS Marie-Claude [email protected]

DUROVIC Michal [email protected]

FARRUGIA Charles [email protected]

FIDALGO Maria José [email protected]

FORDE Helen [email protected]

HALLAM SMITH Elizabeth [email protected]

HANUS Jozef [email protected]

HEALY Susan Susan.healy@ nationalarchives.gov.uk

HERMODSSON Anna-Karin [email protected]

HORNFELDT Törbjörn [email protected]

HORSMAN Peter [email protected]

JANSSON Per [email protected]

KETELAAR Eric [email protected]

KITCHING Chris [email protected]

KÖRMENDY Lajos [email protected]

KRISTIANSSON Göran [email protected]

DE LAMBERTERIE Isabelle [email protected]

LEPPANEN Markku [email protected]

MAC FARLANE Ian ian.macfarlane@ nationalarchives.gov.uk

207

MARGUIN-HAMON Elsa [email protected]

MERCER Helen [email protected]

MICHAŚ Anna [email protected]

NOUGARET Christine [email protected]

OLDENHAGE Klaus [email protected]

OSTHOLM Britt-Marie [email protected]

PALM Jonas [email protected]

POIVRE Joël [email protected]

RAAB Carl-Michael [email protected]

ROSOWSKA Ewa [email protected]

SALGADO José Maria [email protected]

SANCHEZ MAIRENA Alfonso [email protected]

SCHIRO Joseph [email protected]

SEQUEIRA Joặ [email protected]

SZÖKE Zoltan [email protected]

THOMASSEN Theo [email protected]

TIIDOR Ruth [email protected]

LA TORRE José Luis [email protected]

TURNER Margaret [email protected]

VODOPIVEC Jedert [email protected]

YEO Geoffrey [email protected]

208

ANEKS 3.

Propozycje działań i przyszłe kierunki

Pogłębiona współpraca archiwalna w Europie — tematy, propozycje konkretnych działań, przyszłe kierunki

Tematy Propozycje konkretnych działań Przyszłe kierunki


1. Opracowanie wspólnego programu szkoleń i/lub kursów dla służb archiwalnych instytucji i organów Unii Europejskiej.

2. Zapewnienie odpowiedniej ochrony dziedzictwa archiwalnego instytucji i organów UE przed zniszczeniem w wyniku katastrof naturalnych i innych zdarzeń: powodzi, trzęsień ziemi, ataków terrorystycznych, zagrożeń bezpieczeństwa i innych sytuacji kryzysowych (por. również Rezolucję Rady z 6 maja 2003 r., punkt 8c) oraz zastosowanie uznanych standardów i wymagań krajowych oraz międzynarodowych w celu modernizacji magazynów archiwalnych i innych pomieszczeń magazynowych dla poprawy zabezpieczenia i dostępu do dokumentów oraz zasobów archiwalnych zapisanych na nośniku papierowym, elektronicznym i multimedialnym.

3. Kontynuowanie zadania gromadzenia danych w celu ułatwienia koordynacji i współpracy między służbami archiwalnymi instytucji i organów UE w dziedzinie unowocześniania zarządzania dokumentami i archiwami elektronicznymi (por. również Rezolucję Rady z 6 maja 2003 r., punkt 8c).

4. Dalsze umacnianie stosunków między służbami archiwalnymi i administracją publiczną przez promowanie praktycznych rozwiązań, takich jak poprawne stosowanie zasad archiwalnych, a także specjalistyczne prezentacje wiedzy z zakresu archiwistyki przeznaczone dla władz administracyjnych i innych przedstawicieli administracji instytucji i organów Unii Europejskiej.

5. Organizacja regularnej wymiany informacji i wiedzy z zakresu wartościowania dokumentów i akt między zainteresowanymi służbami archiwalnymi instytucji i organów Unii Europejskiej a państwami członkowskimi UE, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów UE.

6. Dalszy rozwój Grupy ds. Współpracy Archiwalnej między instytucjami i organami Unii Europejskiej oraz dalsze wzmacnianie więzi pomiędzy tą grupą a Grupą Ekspertów Krajowych 25 państw członkowskich.

7. Służby archiwalne instytucji i organów Unii Europejskiej będą czynnie uczestniczyć w ogólnoeuropejskiej koordynacji działań priorytetowych w dziedzinie archiwów, szczególnie tych wynikających z niniejszego Raportu, jego poszczególnych rozdziałów i zaleceń wykonawczych.

8. Wspomaganie tworzenia oficjalnej Grupy Archiwistów Państw Członkowskich i Instytucji Unii Europejskiej w celu zapewnienia współpracy i koordynacji archiwów w Europie (por. również Rezolucję Rady z 6 maja 2003 r., punkty 8c, d, e i 9).

9. Do wdrożenia i dalszego rozwoju działań w dziedzinie archiwów konieczne będzie zapewnienie specjalistycznego personelu i środków finansowych (patrz powyżej, punkty 1–8).

1b. Państwowe służby archiwalne w 25 państwach członkowskich Unii Europejskiej

W uznaniu znaczenia regularnych kontaktów oficjalnych mających na celu wymianę informacji i wiedzy specjalistycznej służb archiwalnych państw członkowskich UE między sobą oraz ze służbami archiwalnymi instytucji i organów UE doradza się utworzenie stałego, oficjalnego Komitetu Archiwistów Państw Członkowskich i Instytucji UE, aby zapewnić wzmocnienie współpracy instytucjonalnej i profesjonalnej oraz koordynacji w sprawach archiwów w Europie (zob. także Rezolucję Rady z 6 maja 2003 r., punkty 8c, d, e i 9). Taki oficjalny Komitet Archiwistów powinien skupić się w szczególności na takich zagadnieniach, jak:

8. Proponowany oficjalny Komitet Archiwistów powinien również obficie korzystać z wiedzy specjalistów z innych dziedzin (prawników, specjalistów w dziedzinie terminologii informatycznych, architektów, inżynierów, geologów) odnośnie istotnych problemów i projektów archiwalnych.

9. Komitet powinien zawsze mieć wzgląd na zasadę subsydiarności.

10. Ponadto w celu umocnienia współpracy i koordynacji w dziedzinie archiwów na poziomie krajowym i europejskim niezbędne jest zapewnienie koniecznych środków, o które zwrócono się w Rezolucji Rady z 6 maja 2003

209

1. Dalszy rozwój standardów, norm i najlepszych praktyk w dziedzinie archiwów z zachowaniem specyficznych wymogów wyżej wymienionej Rezolucji Rady z 6 maja 2003 r., a także koordynacji priorytetowych działań dotyczących archiwów w całej Europie, określonych przede wszystkim w niniejszym Raporcie, w różnych jego rozdziałach oraz w Zaleceniach wykonawczych.

2. Utrzymanie i rozwój istotnych kontaktów i współpracy między służbami archiwalnymi a administracją.

3. Zabezpieczanie i ochrona archiwów w Europie przed katastrofami naturalnymi i innymi zdarzeniami, takimi jak powodzie, trzęsienia ziemi, ataki terrorystyczne, wojny, zagrożenie bezpieczeństwa oraz innymi czynnikami.

4. Dalszy rozwój standardów, norm i najlepszych praktyk dotyczących autentyczności, przekazywania, przechowywania w długim czasie, dostępności i rozpowszechniania dokumentów i archiwów elektronicznych.

5. Utworzenie i prowadzenie portalu internetowego do dokumentów i archiwów w Europie (Internet Gateway).

6. Utrzymanie i stały rozwój takich istniejących inicjatyw, jak europejskie interdyscyplinarne DLM-Forum dotyczące archiwów elektronicznych czy periodyk INSAR.

7. Nadzorowanie postępu w działaniach określonych w punktach 1–6.

r.

1c. Służby archi-walne jako część administracji publicznej: wzajemne relacje i współpraca

1. Promowanie trwałej i wzmożonej współpracy między służbami archiwalnymi i właściwą administracją publiczną, a zwłaszcza ustalenie modelu zarządzania dokumentacją i materiałami archiwalnymi. Szczególną uwagę należy zwrócić na wartościowanie, opracowanie i przekazywanie dokumentacji i materiałów archiwalnych w zależności od zwyczajów legislacyjnych i administracyjnych danego państwa.

2. Organizacja konferencji europejskiej na temat wzajemnych relacji i współpracy między służbami archiwalnymi i administracją publiczną.

3. Aktualizacja i wdrożenie szkolenia z zakresu archiwistyki dla osób podejmujących decyzje w administracji publicznej i innej.

4. Opracowanie zwięzłego opisu projektu, w tym konkretnych działań zgodnie z powyższymi punktami 1–3.

5. Dalszy rozwój kluczowych powiązań między archiwistami i wytwórcami dokumentacji, zwłaszcza w dziedzinie zarządzania dokumentami i archiwami elektronicznymi, obejmujący cały cykl życiowy dokumentu.

6. Dalsze wzmacnianie roli archiwistów w tworzeniu e-administracji.


1. Służby archiwalne powinny doradzać w sprawie konserwacji i udostępniania archiwów prywatnych (standardy, normy, najlepsze praktyki).

2. Należy wspierać współpracę między służbami archiwalnymi a archiwami prywatnymi w celu zachowania, opisania oraz upowszechniania wiedzy i informacji o takich archiwach wszędzie tam, gdzie to możliwe.

3. Należy prowadzić badania metod kontroli przemieszczania archiwów prywatnych w granicach Unii Europejskiej i poza nią, a także roszczeń dotyczących restytucji skradzionych lub nielegalnie wywiezionych dokumentów archiwalnych.

4. Należy przeprowadzić analizę pewnych aspektów ustawodawstwa europejskiego odnośnie przechowywania archiwów prywatnych i dostępu do nich.

2a. Prawodawstwo unijne i krajowe związane z zarządzaniem i dostępem do dokumentów i archiwów

1. Prowadzenie wykazu i monitorowanie projektów ustaw i innych przepisów o dokumentach i archiwach na szczeblu krajowym i europejskim.

2. Określenie skoordynowanego zadania monitorowania projektów legislacji dotyczącej archiwów i z nią powiązanej w ramach Unii Europejskiej, ażeby nowe przepisy podkreślały

5. Przetłumaczenie prawodawstwa archiwalnego i powiązanego z nim na angielski, francuski i niemiecki, a także na inne oficjalne języki Unii Europejskiej, jeśli okaże się to konieczne, przy zachowaniu kontroli jakości prowadzonej przez właściwe narodowe służby archiwalne.

6. Zbadanie możliwości dalszego dostosowania ustawodawstwa archiwalnego i związanego z

210

znaczenie efektywnego zarządzania dokumentami i archiwami.

3. Podjęcie badań nad prawodawstwem archiwalnym i z nim powiązanym na szczeblu krajowym i europejskim dla wyżej wymienionych celów (zob. punkty 1. i 2. powyżej).

4. Utworzenie i prowadzenie bazy danych dotyczącej prawodawstwa archiwalnego i powiązanego z nim w ramach państw członkowskich oraz instytucji UE.

nim w państwach członkowskich i instytucjach UE.

7. Szacunkowe koszty: funkcja monitorująca (270 tys. euro w okresie trzech lat); badanie przez wyspecjalizowany personel (60 tys. euro rocznie); utworzenie bazy danych prawnych, w tym koszt personelu i oprogramowania (300 tys. euro w okresie trzech lat).


1. Utworzenie portalu internetowego do dokumentów i archiwów w Europie (Internet Gateway) z możliwościami przeszukiwania zasobów służb archiwalnych państw członkowskich oraz instytucji unii europejskiej (zob. również rozdział 2d).

2. Wspieranie konwersji katalogów i innych pomocy archiwalnych dostępnych na nośniku papierowym oraz innych tradycyjnych nośnikach na formaty cyfrowe dostępne on-line.

3. Promocja rozwoju odpowiednich i przystępnych w cenie narzędzi służących do opisu materiałów archiwalnych on-line.

4. Zbadanie możliwości porównania istniejących najlepszych praktyk tworzenia pomocy archiwalnych i opisu archiwalnego w państwach członkowskich w celu ich wykorzystania w dalszym rozwoju międzynarodowych standardów w tej dziedzinie.

5. Zbadanie możliwości utworzenia wirtualnej pracowni naukowej w postaci cyfrowej (zob. również rozdział 2e).

6. Promowanie uczenia się przez Internet obsługi narzędzi służących do korzystania z archiwów (zob. również wstępne obliczenia kosztów portalu internetowego w rozdziale 2d).

2c. Dostęp do dokumentów i archiwów on-line a nowe narzędzia badawcze

1. Utworzenie i rozbudowanie portalu internetowego do dokumentów i archiwów w Europie (zob. również rozdział 2d).

2. Wdrożenie Zasad z Lund dotyczących digitalizacji dokumentów i archiwów.

3. Promowanie demokracji w naszych społeczeństwach przez swobodniejszy dostęp do zbiorów archiwalnych państw członkowskich i instytucji UE.

4. Koordynacja i monitorowanie procesu realizacji wyżej wymienionych konkretnych działań nr 1–3 przez grupę roboczą ad hoc, która zdawać będzie regularnie raporty z postępów oficjalnemu Komitetowi Archiwistów Państw Członkowskich i Instytucji UE.

5. Silniejsze zaangażowanie w organizację działań DLM-Forum i wspieranie zastosowania nowych technologii do dokumentów i archiwów (zob. również rozdział 5b).

6. Nawiązanie kontaktów z IFAP (Information For All Programme [Informacja dla wszystkich programów]) UNESCO.

2d. Portal internetowy do dokumentów i archiwów w Europie oraz europejskie projekty internetowe (Internet Gateway)

1. Utworzenie i utrzymanie portalu internetowego do dokumentów i archiwów w Europie, prowadzonego przez narodowe służby archiwalne jednego z państw członkowskich UE we współpracy z narodowymi służbami archiwów pozostałych państw członkowskich i instytucjami UE.

2. Utworzenie grupy roboczej ad hoc złożonej ze specjalistów z Niemiec, Francji, Wielkiej Brytanii, Hiszpanii, Polski i Węgier, której zadaniem będzie koordynacja budowy portalu i przedstawianie regularnych sprawozdań o postępie prac oficjalnemu Komitetowi Archiwistów Państw Członkowskich i Instytucji UE, który planuje się powołać.

3. Umożliwienie wszystkim obywatelom państw członkowskich UE prowadzenia przez Internet poszukiwań informacji przechowywanych w formie cyfrowej, niezależnie od państwa, w którym jest przechowywana, dostępu do niej i ściąganie kopii interesujących dokumentów, o ile pozwalają na to przepisy o prawie autorskim.

4. Wstępny szacunek kosztów wynosi 1,6 mln euro na sprzęt, oprogramowanie i specjalistyczny personel (5 osób) w czasie realizacji pierwszej fazy projektu w okresie pierwszych dwóch lat.


1. Sprawdzenie i uzgodnienie regulaminów przyjętych w pracowniach naukowych archiwów w całej Unii Europejskiej

2. Koordynowanie sposobów przeciwdziałania kradzieży dokumentów archiwalnych

3. Zbadanie możliwości stworzenia porównywalnych regulaminów pracowni naukowych oraz wprowadzenie karty użytkownika archiwów w państwach członkowskich Unii Europejskiej i w całej Europie.

4. Zbadanie możliwości utworzenia wirtualnej

211

pracowni naukowej (zob. również rozdział 2b).

5. Zintensyfikowanie wykorzystania zasobów archiwalnych dostępnych zarówno na miejscu, jak i on-line w celach edukacyjnych.

6. Uwzględniając rozwój planu działania dotyczącego skoordynowanych sposobów przeciwdziałania kradzieży dokumentów archiwalnych oceniono, że na ten cel należy przeznaczyć kwotę 30 tys. euro (wyspecjalizowana kadra przez rok).


1. Zorganizowanie wizyt mających na celu ocenę i okresową wymianę informacji w kwestii wartościowania i selekcji dokumentacji między zainteresowanymi służbami archiwalnymi państw członkowskich Unii Europejskiej i instytucji unijnych, zwłaszcza z uwzględnieniem dokumentacji unijnej.

2. Przeprowadzenie multidyscyplinarnych badań nad wartościowaniem i selekcją dokumentacji w różnych krajach Unii Europejskiej.

3. Upowszechnianie wiedzy specjalistycznej na temat dokumentowania decyzji dotyczących wartościowania na poziomie krajowym i europejskim (np. za pośrednictwem European Archive News, seria wydawnicza INSAR).

4. Zbadanie możliwości rozwoju narodowych i/lub europejskich wymogów wzorcowych (= wzoru proceduralnego) wartościowania i selekcji dokumentów.


1. Wspieranie współpracy europejskiej w zakresie zarządzania dokumentacją i archiwami, szczególnie inicjatyw DLM-Forum (zob. rozdział 5b).

2. Promowanie szkoleń na temat zarządzania dokumentacją i archiwami dla administracji i użytkowników ze szczególnym uwęglę-dnieniem cyklu życiowego dokumentu.

3. Proponowanie kroków wspierających lepsze poznanie różnych tradycji administracyjnych w Europie.

4. Zbadanie, jak tworzenie profesjonalnej sieci w zakresie zarządzania dokumentacją i archiwami może być systematycznie rozwijane.


1. Promowanie zasady, zgodnie z którą w XXI w. archiwista powinien zajmować się całym kontinuum cyklu życiowego dokumentu.

2. Organizowanie wizyt badawczych i/lub szkoleń dla archiwistów w państwach członkowskich Unii Europejskiej i instytucjach unijnych.

3. Dalsze kształtowanie roli archiwisty jako strażnika pamięci społeczeństwa, zgodnie z etyką zawodową, we wszystkich państwach członkowskich i instytucjach UE.

4. Wspieranie działań, które zwiększą dostęp do pamięci zbiorowej społeczeństw europejskich.

5. Wzmocnienie roli odgrywanej przez archiwistów w skali ogólnoeuropejskiej we współpracy z innymi dyscyplinami w całej Europie, także z ekspertami technologii ITC i innymi specjalistami w dziedzinie informatyki.

3b. Archiwista jako dostarczyciel autentycznych informacji i jego stosunki ze społeczeństwem: promowanie demokracji, odpowiedzialności i dobrego rządu

1. Zorganizowanie wizyt studialnych i/lub pomocy finansowej na szkolenia zawodowe archiwistów w państwach członkowskich i instytucjach Unii Europejskiej.

2. Zachęcanie do wymiany profesjonalnych informacji i kompetencji przez konferencje, seminaria i spotkania na temat odpowiedzialności i dobrego rządu.

3. Zbadanie, w jaki sposób zawód archiwisty może przyczynić się do umocnienia praw społecznych, ekonomicznych i praw człowieka w całej Unii Europejskiej.


1. Organizacja szkolenia archiwalnego i rozpowszechnianie wiedzy o archiwach wśród osób podejmujących decyzje administracyjne i innych kadr kierowniczych.

2. Opracowanie podstawowych schematów kompetencji archiwalnych w XXI w. oraz zbadanie możliwości ustanowienia europejskiego modelu kompetencji w tej dziedzinie.

3. Organizacja szkoleń dla archiwistów zgodnie z

5. Zbadanie możliwości utworzenia europejskiego centrum ustawicznego doskonalenia kwalifikacji archiwalnych, podlegającego proponowanemu Komitetowi Archiwistów Państw Członkowskich i Instytucji UE.

6. Wspieranie mobilności archiwistów w granicach Unii Europejskiej

212

działaniami priorytetowymi określonymi w Zaleceniach wykonawczych i innych rozdziałach niniejszego Raportu.

4. Organizacja konferencji europejskich, seminariów i spotkań w celu rozpowszechniania dostępnej wiedzy na temat kompetencji, najlepszych praktyk oraz innych doświadczeń zawodowych we wszystkich państwach członkowskich i instytucjach UE.


1. Organizacja projektu mającego na celu zebranie aktualnych informacji o dokumentach i kwalifikacjach w zarządzaniu dokumentacją i archiwami obowiązujących w państwach członkowskich UE, w tym w szczególności następujących danych: poziom oferowanych kwalifikacji (licencjat, magisterium), kryteria przyjmowania na kursy, czas ich trwania, program i główne moduły w programach nauczania z zakresu zarządzania dokumentacją i archiwami, a także różni organizatorzy kursów.

2. Przeprowadzenie analizy istniejących programów ustawicznego doskonalenia zawodowego dla archiwistów z państw członkowskich UE. Analiza powinna także dostarczyć informacji o istniejących procedurach certyfikacji i akredytacji, a także o tym, w jaki sposób są one organizowane i oceniane.

3. Porównanie uznawania dyplomów archiwistów z uznaniem dyplomów innych zawodów w Europie.

4. Sformułowanie wspólnych kryteriów i wymogów wobec dyplomów archiwistów lub kwalifikacji równorzędnych w Europie.

5. Zbadanie możliwości rozwoju kariery zawodowej archiwistów przez stałe doskonalenie zawodowe i zdobywanie dodatkowych kwalifikacji potwierdzonych certyfikatem.

4a. Środki zapobiegania zniszczeniom w archiwach, powstałym na skutek klęsk żywiołowych i innych katastrof

1. Wprowadzanie w życie Deklaracji 25 państw o sposobach zapobiegania zniszczeniom w archiwch w Europie, uzgodnionej w czasie spotkania szefów archiwów narodowych (archiwistów narodowych) w Atenach w czerwcu 2003 r.

2. Ulepszenie środków koordynacji i wymiany wiedzy specjalistycznej w celu opracowania Europejskiego Programu Ochrony i Ratownictwa dla Archiwów dotyczącego zapobiegania zniszczeniom dokumentów i archiwów oraz ich konserwacji w Europie (por. Rezolucja Rady z 6 maja 2003 r., punkt 8c.2).

3. Wykonanie zwięzłego opisu tego Europejskiego Programu Ochrony i Ratownictwa dla Archiwów oraz sporządzenie odpowiedniego planu działania, w tym określenie zapotrzebowania na wyspecjalizowany personel, warsztaty techniczne i specjalistyczny sprzęt. Przybliżone koszty wyniosą ok. 2,8 mln euro w okresie trzech lat.

4. Utworzenie Grup Szybkiego Reagowania w celu oceny zniszczeń i podejmowania innych odpowiednich kroków.

5. Zbadanie możliwości zorganizowania centralnych laboratoriów interwencyjnych działających ponadgranicznie w sytuacjach kryzysowych, które zagrażają zniszczeniem dokumentów i archiwów, takich jak powodzie, pożary, ataki terrorystyczne, katastrofy wojenne, zagrożenie bezpieczeństwa i inne typy ryzyka.


1. Usprawnienie koordynacji działań i wymiany doświadczeń w celu uruchomienia Europejskiego Programu Ochrony i Ratownictwa dla Archiwów, ze szczególnym uwzględnieniem konserwacji zespołów archiwalnych i dokumentów zniszczonych w Europie (por. Rezolucję Rady z 6 maja 2003 r., punkt 8c.2) (zob. rozdział 4a).

2. Opracowanie wspólnego zestawu standardów i zaleceń dla budynków archiwalnych, ze szczególnym uwzględnieniem potrzeby zapewnienia autentyczności, przechowywania w długim czasie oraz dostępności dokumentacji elektronicznej i materiałów archiwalnych (zob. również rozdziały 4c, 5a i 5b).

3. Rozwój modelowego planu działania w sytuacjach kryzysowych: zbadanie możliwości utworzenia specjalistycznych centralnych laboratoriów interwencyjnych działających ponad granicami w sytuacjach kryzysowych, zagrażających zniszczeniem archiwów, takich jak powodzie, pożary, ataki terrorystyczne, katastrofy wojenne, zagrożenie bezpieczeństwa i inne ryzyko; uwzględnienie potrzeby powołania Grup Szybkiego Reagowania do oceny skali zniszczeń i podejmowania innych odpowiednich działań.

4. Przeprowadzenie analizy wpływu zmian klimatycznych na przechowywanie dokumentacji i materiałów archiwalnych w Europie.

5. Przeprowadzenie analizy metod konserwacji

213

zniszczonej dokumentacji i materiałów archiwalnych sporządzonych na nośnikach papierowych, elektronicznych i multimedialnych.

6. Zbadanie specjalnych sposobów zabezpieczania przechowywanej dokumentacji i materiałów archiwalnych (zob. również rozdział 4c).

4c. Budynki do celów archiwalnych: standardy i wymagania na poziomie krajowym i europejskim

1. Utworzenie interdyscyplinarnej Grupy Roboczej złożonej z archiwistów, architektów, inżynierów i geologów, której zadaniem będzie opracowanie i rozbudowanie standardów i wymagań dotyczących wznoszenia budynków nowego typu do celów archiwalnych. Grupa Robocza powinna odbyć ok. osiem spotkań, aby opracować standardy i typowy/modułowy plan wymagań dla nowych budynków archiwalnych. Szczegółowy plan jest w przygotowaniu.

2. Opracowanie procedur regulujących zastosowanie tych standardów i wymagań na szczeblu krajowym i europejskim, obejmujących zabezpieczenia i ochronę przed powodziami, trzęsieniami ziemi, atakami terrorystycznymi, wojnami i innymi czynnikami destrukcyjnymi (por. Rezolucję Rady z 6 maja 2003 r., punkt 8c.1).

3. Zbadanie, w jaki sposób te nowe standardy i wymagania należy zastosować do unowocześniania istniejących budynków archiwalnych i innych miejsc przechowywania archiwaliów w budynkach rządowych.

4. Zapewnienie regularnych danych i raportów z postępów prac Grupy Roboczej oraz proponowanego oficjalnego europejskiego Komitetu Archiwistów Państw Członkowskich i Instytucji UE.

5. Publikacja standardów i wykazu wymagań dla nowych budynków archiwalnych (tytuł roboczy: DUCHEIN 2) w oficjalnych językach Unii Europejskiej.

5a. Autentyczność i przechowywanie w długim czasie dokumentów i archiwów elektronicznych

1. Utworzenie Grupy Roboczej ds. autentyczności i przechowywania w długim czasie dokumentów i archiwów elektronicznych.

2. Opracowanie dalszych procedur koniecznych do kontroli autentyczności, w tym wiarygodności prawnej, dokumentów w państwach członkowskich i instytucjach UE.

3. Koordynacja działań priorytetowych z DLM oraz przedstawienie problemu przechowywania w długim czasie dokumentów i archiwów elektronicznych jako odrębnego tematu podczas DLM-Forum w Budapeszcie w 2005 r.

4. Przeprowadzenie analizy zastosowania podpisu elektronicznego i innych, równorzędnych środków w państwach członkowskich UE.

5. Opracowanie spójnego planu, w tym konkretnych działań, zgodnie z powyższymi punktami (1–4).

6. Opracowanie modeli i wytycznych proceduralnych dotyczących przesyłania dokumentów i archiwów elektronicznych.

7. Zapewnienie, że Grupa Robocza DLM ds. rozwoju nowych technologii i ich zastosowania w zarządzaniu dokumentami i archiwami przekazywać będzie regularnie informacje i raporty z postępów prac na ręce planowanego oficjalnego Komitetu Archiwistów Państw Członkowskich i Instytucji UE.

5b. Współpraca interdyscyplinarna w dziedzinie dokumentów i archiwów elektronicznych: DLM-Forum, normy, najlepsze praktyki

1. Koordynacja działań priorytetowych DLM-Forum (Document Lifecycle Management [Zarządzanie Cyklem Życiowym Dokumentu]), a w szczególności dalszy rozwój projektu MoReq (Model Requirements [Wymogi Wzorcowe]), w tym dodanie wymogów non-functional, przeglądu zawartości metadanych oraz wspieranie i upowszechnienie nowej wersji raportu MoReq w oficjalnych językach Unii Europejskiej.

2. Przygotowanie i organizacja przyszłych spotkań i seminariów DLM-Forum.

3. Zaplanowanie i organizacja następnej konferencji DLM-Forum w sprawie dokumentów i archiwów elektronicznych w Budapeszcie (lub innym miejscu) jesienią 2005 r.

4. Opracowanie zwięzłego opisu planu działania Europejskiej Sieci DLM na lata 2005–2007, w tym konkretnych działań wymienionych w punktach 1–3 (przybliżone koszty: 330 tys. euro przez trzy lata), w celu dalszego

5. Analiza procedur certyfikacyjnych projektu MoReq, przy jednoczesnej wymianie profesjonalnych doświadczeń, najlepszych praktyk i edukacji; działanie w dziedzinie długoterminowego przechowywania i kwestii prawnych; ustalenie priorytetów i celów finansowania DLM-Forum.

6. Wspieranie DLM-Forum i DLM Sieci EEIG (European Economic Interest Group [Europejska Grupa Interesu Ekonomicznego]) oraz dostarczanie regularnych informacji planowanemu oficjalnemu Komitetowi Archiwistów Państw Członkowskich i Instytucji UE.

214

promowania współpracy interdyscyplinarnej w dziedzinie dokumentów i archiwów elektronicznych w Europie.

Część 6. Plan działania e-Europy i powiązane działania na szczeblu europejskim

1. Sporządzenie projektu programu udostępniania wizerunków ważnych dokumentów historycznych i archiwów historycznych każdego z państw członkowskich i instytucji UE jako zasobów cyfrowych w ramach europejskiego portalu internetowego archiwów w Europie, zgodnie z Zasadami z Lund (zob. rozdział 2d).

2. Promowanie rozwoju ponadgranicznych projektów digitalizacyjnych służb archiwalnych państw członkowskich i instytucji UE.

3. Upowszechnianie wiedzy o innych powiązanych działaniach w tej dziedzinie, takich jak projekty MINERVA i ERPANET, wśród służb archiwalnych państw członkowskich UE, ażeby mogły one uwzględnić w pełni tę działalność przy planowaniu przyszłych projektów digitalizacyjnych.

4. Wspieranie służb archiwalnych w całej Unii Europejskiej oraz ich odpowiedniego wkładu w opracowanie i wykonanie przyszłych planów działania e-Europy i podobnych programów.


1. Podjęcie działań zgodnych z Rezolucją Rady z 24 listopada 2003 r. (OJ EU C 295/5, 5 XII 2003) o egzemplarzu obowiązkowym dzieł kinematograficznych w Unii Europejskiej.

2. Ustalenie kryteriów opisu i przechowywania nagrań audiowizualnych w archiwach europejskich.

3. Promowanie wspólnych standardów i najlepszych praktyk dla migracji istniejących materiałów audiowizualnych na nowoczesne formaty cyfrowe.

4. Opracowanie wspólnych standardów dla baz danych archiwów filmowych w celu umożliwienia ich współpracy.

215

Aneks 4.

Wykaz skrótów

AER Archivos Españoles en Red (Archiwa Hiszpańskie w Sieci)

BS British Standard (Standard Brytyjski)

CHIM Computer and Human Integrated Manufacturing (Produkcja Człowiek Plus Komputer)

DLM Document Lifecycle Management (Zarządzanie Cyklem Życia Dokumentu)

EAC Encoded Archival Context (Kodowany Kontekst Archiwalny)

EAD Encoded Archival Description (Kodowany Opis Archiwalny)

EBNA European Board of National Archives (Europejska Rada Archiwów Państwowych)

e-domec Electronic archiving and Document Management in the Commission (Archiwizacja Elektroniczna i Zarządzanie Dokumentami w Komisji)

EU European Union (Unia Europejska)

EUAN European Union Archive Network (Sieć Archiwów Unii Europejskiej)

FIAF Fédération Internationale des Archives du Film (Międzynarodowa Federacja Archiwów Filmowych)

ICA International Council on Archives (Międzynarodowa Rada Archiwów)

ICA/SPA Section for Professional Records Management and Archival Associations within the International Council on Archives (Sekcja Profesjonalnego Zarządzania Aktami i Stowarzyszeń Archiwalnych w ramach Międzynarodowej Rady Archiwów)

ICA-CDS International Council on Archives — Committee on Descripte Standards (Komitet ds, Standardów Opisu w ramach ICA)

INSAR Information Summary on Archives (Streszczenie Informacyjne o Archiwach)

ISAAR (CPF) International Standard on Archival Authority Records (Corporations, Persons, Families) (Międzynarodowy Standard Archiwalnych Danych Wzorcowych (Przedsiębiorstwa, Osoby, Rodziny)

ISAD(G) International Standard on Archival Description (General) (Międzynarodowy Standard Opisu Archiwalnego (Ogólny))

ISO International Standard Organization (Międzynarodowa Organizacja Standaryzacyjna)

IT Information Technologies (Technologie Informacyjne)

LEAF Linking and Exploring Authority Files (Łączenie i Stosowanie Plików Wzorcowych)

MARC Machine-Readable Cataloguing (Katalogowanie Maszynoczytane)

MoReq Model Requirements for electronic documents and Archives management (Wymogi Wzorcowe dla zarządzania dokumentami i archiwami elektronicznymi)

NAD National Archival Database (Baza Danych Archiwów Państwowych)

NRA UK National Register of Archives (Narodowy Rejestr Archiwów Wielkiej Brytanii)

OAI Open Archiwa Initiative (Otwarta Inicjatywa Archiwalna)

216

OAI-PMH Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (Protokół Zbierania Metadanych Otwartej Inicjatywy Archiwalnej)

PDF Portable Document Format (Przenośny Format Dokumentu)

SCAN Scottish Archive Network (Szkocka Sieć Archiwów)

SLAIS School of Library, Archiwa and Information Studies (Szkoła Bibliotekoznawstwa, Archiwistyki i Informatyki)

TEI Text Encoding Initiative (Inicjatywa Kodowania Tekstu)

WAP Wireless Application Protocol (Protokół Aplikacji Bezprzewodowej)

XML Extensible Markup Language (Rozszerzalny Język Znaczników)