PROSES KERJA PPP-02 PENYEDIAAN JADUAL JADUAL WAKTU Agihan bilik kuliah Agihan slot jabatan sokongan

  • View
    12

  • Download
    0

Embed Size (px)

Text of PROSES KERJA PPP-02 PENYEDIAAN JADUAL JADUAL WAKTU Agihan bilik kuliah Agihan slot jabatan sokongan

  • POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

    PROSES KERJA

    PPP-02

    PENYEDIAAN JADUAL WAKTU

    SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

    Disediakan oleh: Diluluskan oleh:

    Nama : ATI ARINI BINTI SALIM Jawatan : Ketua Jabatan Perdagangan Tarikh : 25 Jun 2018

    Nama : HILMUN BINTI MOHAMED Jawatan : Timbalan Pengarah (Akademik) Tarikh : 25 Jun 2018

    MAKLUMAT TERKAWAL

  • MAKLUMAT TERKAWAL

    PENYEDIAAN JADUAL WAKTU

    PPP-02

    POLITEKNIK MELAKA

    Keluaran 02

    Mukasurat 1 /13

    Tarikh 25-06-2018

    KANDUNGAN HALAMAN

    1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ...................................................................... 2

    1.1 Maklumat Umum Proses ..................................................................................... 2

    1.2 Rujukan .............................................................................................................. 2

    1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 .................................................................... 3

    1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 ................................................................ 3

    1.5 Definisi ................................................................................................................ 3

    1.6 Singkatan ............................................................................................................ 4

    2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 .................................................................................................... 4

    2.1 Proses Penyediaan Jadual Waktu…………………………………………………….4

    3. SWIMLANE 4.4.1 .............................................................................................................. 7

    3.1 Proses Penyediaan jadual Waktu……………………………………………………..7

    4. PROSES KERJA 4.4.1 ...................................................................................................... 8

    5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) ...................................................................................... 10

    6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 .......................................................................................... 11

    7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 .......................................................................... 11

    8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 ................................................... 12

    9. LAMPIRAN 8.5 .............................................................................................................. 12

    10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 ...................................................................................... 13

  • MAKLUMAT TERKAWAL

    PENYEDIAAN JADUAL WAKTU

    PPP-02

    POLITEKNIK MELAKA

    Keluaran 02

    Mukasurat 2 /13

    Tarikh 25-06-2018

    1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES

    1.1 Maklumat Umum Proses

    MAKLUMAT PENERANGAN

    1) Objektif Memastikan jadual waktu disiapkan seminggu sebelum semester bermula supaya aktiviti Pembelajaran dan Pengajaran (P&) dapat dilaksanakan dengan berkesan.

    2) Skop (key activities) a. Penyediaan jadual waktu

    b. Pindaan jadual waktu

    c. Pengemaskinian jadual waktu

    3) Indikator kecemerlangan proses4.4.1 a. Jadual waktu disediakan seminggu sebelum semester bermula.

    b. Semua pensyarah akan diberikan jadual waktu

    c. Pindaan jadual waktu akan dibuat secara berperingkat

    d. Setiap jabatan akademik akan mempunyai Jadual Waktu Induk Pensyarah dan Jadual Waktu Induk Bilik

    4) Pemilik proses a. Ketua Jabatan

    b. Ketua Penyelaras Jadual Waktu

    c. Penolong Ketua Penyelaras Jadual Waktu

    d. Penyelaras Jadual Waktu Jabatan

    5) Pelanggan proses5.2 a. Pensyarah

    b. Pelajar

    c. Kakitangan lain

    6) Pihak berkepentingan4.2 a. Jabatan Pendidikan Politeknik

    b. Kementerian Pendidikan Tinggi

    1.2 Rujukan

    RUJUKAN MAKLUMAT

    Rujukan 7.5 (external references) a. Dokumen Kurikulum

    b. Struktur Program

    c. Takwim Akademik

    d. Takwim Proses Pembelajaran & Pengajaran

    e. Pekeliling, peraturan & perundangan

    Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Semua Proses Kerja

    b. Semua Garispanduan (terbitan dalaman)

  • MAKLUMAT TERKAWAL

    PENYEDIAAN JADUAL WAKTU

    PPP-02

    POLITEKNIK MELAKA

    Keluaran 02

    Mukasurat 3 /13

    Tarikh 25-06-2018

    1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7

    SUMBER-SUMBER PENERANGAN

     Manusia 7.1.2  Ketua Jabatan

     Ketua Penyelaras Jadual Waktu

     Penolong Ketua Penyelaras Jadual Waktu

     Penyelaras Jadual Waktu Jabatan

     Infrastruktur 7.1.3

    Bangunan dan utility 7.1.3(a)

     Kemudahan mesyuarat dan penyediaan laporan

    Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b)

     Komputer dan printer

    Pengangkutan 7.1.3 (c)

     -

    Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d)

     -

     Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5  -

     Bahan 7  Alat tulis dan perisian jadual waktu

     Persekitaran7.1.4  Selamat & kondusif

     Pengetahuan 7.1.6  Kemahiran melayari perisian jadual waktu

     Keperluan standard

     Keperluan organisasi dan pihak berkepentingan

     Kompetensi kakitangan 7.2  Kursus dalaman berkaitan perisian jadual waktu

     Lain-lain 

    1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4

    Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima

    1. Jadual Waktu Pensyarah

    Penyelaras Jadual Waktu Jabatan

    1 minggu sebelum semester bermula

    Perisian jadual waktu

    Semua pensyarah

    2. Jadual Waktu Makmal/Bengkel

    Penyelaras Jadual Waktu Jabatan

    1 minggu sebelum semester bermula

    Perisian jadual waktu

    Penyelaras Makmal/Bengkel

    3. Jadual Waktu Induk Pensyarah

    Penyelaras Jadual Waktu Jabatan

    1 minggu sebelum semester bermula

    Perisian jadual waktu

    Ketua Jabatan

    4. Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah/ Makmal/ Bengkel

    Penyelaras Jadual Waktu Jabatan

    1 minggu sebelum semester bermula

    Perisian jadual waktu

    Ketua Jabatan

    5. Jadual Waktu Induk Program

    Penyelaras Jadual Waktu Jabatan

    1 minggu sebelum semester bermula

    Perisian jadual waktu

    Ketua Jabatan

    1.5 Definisi

    PERKATAAN PENERANGAN

    Ketua Jabatan Pegawai yang dilantik untuk mengetuai hal-hal pengurusan dan pentadbiran di dalam sesuatu jabatan.

  • MAKLUMAT TERKAWAL

    PENYEDIAAN JADUAL WAKTU

    PPP-02

    POLITEKNIK MELAKA

    Keluaran 02

    Mukasurat 4 /13

    Tarikh 25-06-2018

    Ketua Penyelaras Jadual Waktu Pegawai yang dilantik untuk menyelaras jdual waktu bagi semua jabatan.

    Penolong Ketua Penyelaras Jadual Waktu

    Pegawai yang dilantik untuk membantu KPJW menyelaras jadual waktu bagi semua Jabatan.

    Penyelaras Jadual Waktu Jabatan Pegawai yang dilantik untuk menyediakan jadual waktu jabatan.

    Jadual Waktu Induk Program Jadual waktu yang mengandungi hari, masa, program, kursus, kod nama pensyarah dan Bilik Kuliah/ Makmal/Bengkel bagi satu semester.

    Jadual Waktu Induk Pensyarah Jadual waktu yang mengandungi hari, masa, kod nama pensyarah, kursus, program dan Bilik Kuliah/ Makmal/Bengkel bagi satu semester.

    Jadual Waktu Induk Bilik Kuliah/ Makmal/Bengkel

    Jadual waktu yang mengandungi hari, masa, Bilik Kuliah/ Makmal/Bengkel, kursus, program dan kod nama pensyarah bagi satu semester.

    Jadual Waktu Pensyarah Jadual waktu yang mengandungi hari, masa, kursus, program dan kod nama pensyarah kursus bagi satu semester

    Jadual Waktu Makmal/ Bengkel Jadual waktu yang mengandungi hari, masa, kursus, program dan kod nama pensyarah kursus bagi satu semester

    Tarikh Siap Merujuk seminggu sebelum sesi baharu bermula

    Tarikh Kuatkuasa Merujuk seminggu sebelum kuliah bermula

    1.6 Singkatan

    SINGKATAN PENERANGAN

    KJ Ketua Jabatan

    KPJW Ketua Penyelaras Jadual Waktu

    PKPJW Penolong Ketua Penyelaras Jadual Waktu

    PJWJ Penyelaras Jadual Waktu Jabatan

    2. SIPOC DIAGRAM4.4.1

    2.1 Proses Penyediaan Jadual Waktu

    SOURCE OF INPUTS

    INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVER OF

    OUTPUTS

     KJ

     KP

     Penyelaras Kualiti Jabatan

     Senarai kursus yang akan ditawarkan

     Senarai nama pensyarah kursus

     Salinan kurikulum

     Salinan Struktur Program

     Kalender Akademik

    DAPAT MAKLUMAT

    KANDUNGAN JADUAL WAKTU YANG DISAHKAN

    DARIPADA KETUA JABATAN

     Maklumat yang diperlukan untuk membina jadual waktu

     KPJW

     PJWJ

     KJ

     KP

     KPJW

     PJWJ

     Senarai bilik kuliah

     Slot bagi jabatan sokongan

    BUAT MESYUARAT

    JADUAL WAKTU

     Agihan bilik kuliah

     Agihan slot jabatan sokongan

     Tarikh siap penyediaan jadual waktu

     T