6
PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
PADA BAGIAN UMUM BADAN PEMBERDAYAAN USAHA MILIK
DAERAH KABUPATEN SRAGEN
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh
Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md) dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
AHMAD GADING PURBA
D1510002
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2014
7
ii
8
iii
9
SURAT PERNYATAAN
Nama : AHMAD GADING PURBA
Nim : D1510002
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul PROSEDUR
PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA
BAGIAN UMUM BADAN PEMBERDAYAAN USAHA MILIK DAERAH
KABUPATEN SRAGEN adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan
karya saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditujukan dalam
daftar pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya
bersedia menerima saksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang
saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, Juli 2014
Yang Membuat Pernyataan,
AHMAD GADING PURBA
iv
10
MOTTO
Bukan dengan seberapa banyak harta yang kita punya untuk menghargai
sebuah pertemanan, tapi dengan apa yang dapat kita berikan kepada
seseorang yang membutuhkan pertolongan kita.
Keluarlah dari tempat nyamanmu, dan beranilah mencoba hal-hal yang
baru jika ingin sukses di kemudian hari.
v
11
PERSEMBAHAN
Karya tulis ini penulis persembahkan untuk :
1. Orang Tua penulis yang selalu memberi
dukungan dan doa selama ini.
2. Novita Erwindasari yang telah memberi
dukungan dan semangat, serta tidak lupa
sahabat saya Dhanu Tri Yuli Suryanto yang
selalu menemani dan member semangat..
3. Teman-teman MA B 10, terima kasih atas
persahababatan yang tidak akan pernah saya
lupakan. Semoga kita bisa mendapatkan jalan
yang terbaik untuk hidup kita masing-masing.
4. Almamaterku.
5. Pembaca sekalian.
vi
12
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah SWT, Tuhan semesta alam, yang telah
melimpahkan rahmat-Nya kepada penulis, sehingga dapat menyelesaikan Tugas
Akhir ini dengan baik. Tugas Akhir ini disusun dengan judul PROSEDUR
PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN
UMUM BADAN PEMBERDAYAAN USAHA MILIK DAERAH
KABUPATEN SRAGEN.
Penyusunan Tugas Akhir ini diajukan untuk memenuhi persyaratan
memperoleh gelar vokasi Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Manajemen
Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas
Maret Surakarta. Tanpa bantuan dari berbagai pihak, tentunya laporan ini tidak
dapat terselesaikan dengan baik. Untuk itu perkenankanlah penulis mengucapkan
terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Drs. Ali M.Si. selaku Dosen Pembimbing penulis yang dengan sabar
membimbing penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
2. Bapak Drs. Nugroho Eko Prabowo, MM selaku Pimpinan dan Mbak Puji
Lestari, Amd yang telah membantu penulis dalam proses magang di Badan
Pemberdayaan Usaha Milik Daerah Kabupaten Sragen Kabupaten Sragen.
3. Bapak Drs. Surisno Satrio Utomo M.Si selaku Pembimbimbing Akademik
dan Dosen Penguji Tugas Akhir yang telah menguji Tugas Akhir dan
mempertimbangkan dalam memperoleh gelar Ahli Madya Manajemen
administrasi di Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas
Maret Surakarta.
4. Bapak Prof. Drs. H. Pawito. Ph. D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial Dan
Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
5. Bapak Drs. Sudarto, M. Si selaku Ketua Program Diploma III Manajemen
Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas
Maret Surakarta..
6. Bapak dan Ibu tercinta, yang selalu memberikan dukungan sepenuhnya baik
moral, materi, maupun doa kepada penulis.
vii
13
7. Novita Erwindasari tersayang yang telah memberikan dukungan dan
pengalaman tidak terlupakan kepada penulis menyelesaikan Tugas Akhir
ini.
8. Sahabat-sahabat penulis, Dhanu, Pentor, Dedi, Rahmad, Petruk, Tian, yang
telah memberi semangat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
9. Rekan-rekan seperjuangan MA A 10 yang sama-sama mengerjakan Tugas
Akhir.
10. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebut satu persatu, yang telah
membantu penulis menyusun Tugas Akhir ini.
Penyusunan Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan, maka dari itu
penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca untuk
lebih sempurnanya Tugas Akhir ini di waktu sekarang maupun yang akan datang.
Semoga Tugas Akhir dapat memberikan manfaat bagi para pembaca pada
umumnya dan penulis khususnya.
Surakarta, Juli 2014
Penulis,
viii
14
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ........................................................................................ i
PERSETUJUAN .............................................................................................. ii
PENGESAHAN ............................................................................................... iii
PERNYATAAN ............................................................................................ iv
MOTTO ........................................................................................................... v
PERSEMBAHAN ............................................................................................ vi
KATA PENGANTAR ..................................................................................... vii
DAFTAR ISI .................................................................................................... ix
DAFTAR TABEL ............................................................................................ xi
ABSTRAK ....................................................................................................... xii
ABSTRACT ..................................................................................................... xiii
BAB I PENDAHULUAN .......................................................................... 1
A. Latar Belakang .......................................................................... 1
B. Rumusan Masalah ..................................................................... 4
C. Tujuan Pengamatan ................................................................... 4
D. Manfaat Pengamatan ................................................................. 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ...... 6
A. Tinjauan Pustaka ....................................................................... 6
1. Pengertian Prosedur Pengelolaan Surat ............................... 6
2. Fungsi Surat ......................................................................... 9
3. Jenis dan Bentuk Surat ......................................................... 10
ix
15
4. Model Pencatatan Surat ....................................................... 15
5. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk ..................................... 19
6. Prosedur Pengelolaan Surat keluar ...................................... 22
B. Metode Pengamatan .................................................................. 25
1. Lokasi Pengamatan .............................................................. 25
2. Jenis Pengamatan ................................................................ 25
3. Sumber Data ........................................................................ 26
4. Teknik Pengumpulan Data .................................................. 27
5. Teknik Analisis Data ........................................................... 28
BAB III DESKRIPSI INSTANSI ................................................................ 30
BAB IV HASIL PENGAMATAN ............................................................... 39
BAB V PENUTUP ...................................................................................... 47
A. Kesimpulan ................................................................................ 47
B. Saran .......................................................................................... 47
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
x
16
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Jumlah Surat Masuk dan Keluar pada Bagian Umum Badan
Pemberdayaan Usaha Milik Daerah Kabupaten Sragen
Tahun 2011 s/d 2013 ..................................................................... 3
Tabel 2.1 Contoh Kartu Kendali ................................................................... 17
Tabel 2.2 Contoh lembar Pengantar Surat Rahasia ....................................... 18
Tabel 4.1 Buku Agenda Surat Masuk ........................................................... 42
Tabel 4.2 Buku Ekspedisi ..............................................................................
