PROSEDUR PENERIMAAN BARANG DAGANG DI PT ......Bagaimana prosedur penerimaan barang dagangan pada PT. KIMIA FARMA Trading and Distribution? C. Tujuan Pengamatan Dalam pelaksanaan suatu

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

PROSEDUR PENERIMAAN BARANG DAGANG DI

PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION (KFTD)

CABANG MANAHAN SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan

Vokasi Ahli Madya (A. Md.) dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh:

UYIK ANASTASIA

D1509091

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2012


commit to user

ii


commit to user

iii


commit to user

iv

MOTTO

@ Saya percaya selalu ada harapan yang lebih baik didepan sana,asalkan

kita tidak pernah berhenti untuk berusaha,bersyukur dan dilandasi

dengan doa. (penulis)

@ Ketika merasa lemah tak berdaya,ingatlah bahwa TUHAN menitipkan

kekuatan disetiap kelemahanmu (penulis)

@ Pengalamn hidup takkan berhenti ketika kita senantiasa berusaha

(penulis)


commit to user

v

PERSEMBAHAN

F Kedua orang tuaku, Ibuku dan ayahku yang

selalu memberikan semangat dan doa.

F Kakak – kakaku yang senantiasa selalu

kusayangi dan memberikan dukungan.

F Seseorang yg spesial ,Teman-teman dan

Sahabat-sahabatku.

F Almamater tercinta.


commit to user

vi

PERNYATAAN

Nama : UYIK ANASTASIA

NIM : D1509091

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “PROSEDUR

PENERIMAAN BARANG DAGANG DI PT. KIMIA FARMA TRADING AND

DISTRIBUTION (KFTD) CABANG MANAHAN SURAKARTA” adalah betul-

betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya dalam tugas akhir tersebut

diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia

menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya

peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, 6 Juni 2012

Yang membuat pernyataan,

UYIK ANASTASIA


commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah

memberikan rahmat dan karunia Nya bagi penulis sehingga dapat menyelesaikan

tugas akjir ini berjudul ”PROSEDUR PENERIMAAN BARANG DAGANG DI

PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION (KFTD) CABANG

MANAHAN SURAKARTA “.

Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi

persyaratan guna memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam D III

Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas

Sebelas Maret Surakarta.

Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat

kesuilitan. Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari

berbagai pihak, akhitnya kesulitan tersebut bisa teratasi. Untuk itu pada

kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-

besarnya kepada :

1. Dra. Retno Suryawati, M.Si selaku Dosen Pembimbing utama yang

telah bersedia dan memberikan saran, bimbingan dan pengarahan

dalam penulisan Tugas Akhir ini.

2. Bapak Drs.Sudarto, M.Si selaku Ketua Program Diploma Manajemen

Administrasi dan Selaku Pembimbing Akademis yang telah

membimbing, memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat

menempuh perkuliahan dengan baik.

3. Bapak Prof. Drs. H. Prawito. Phd, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial

dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

4. Bapak DRS Rachman, selaku Kepala Bagian branch manajer dan

Kepegawaian di PT.Kimia Farma trading and distribusion.

5. Bapak bayu, selaku Kepala Supervisor Bagian Kepegawaian, di

PT.Kimia Farma trading and distribusion.


commit to user

viii

6. Staff bagian Organisasi dan Kepegawaian ,di PT.kimia Farma trading

and distribusion.

7. Kedua orang tua dan keluarga besarku yang telahmemberdukungan

moral maupun material.

8. Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sebelas Maret, khususnya teman-teman D-III

manajemen administrasi angkatan 2009.

Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan

penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak

kekurangannya, Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dan

masukan dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis.

Harapan Penulis, Semoga penyusunan Tugas Akhir ini

bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak yang membutuhkan.

Surakarta, 3 Mei 2012

Penulis


commit to user

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ..................................................................................... i

PERSETUJUAN ............................................................................................ ii

PENGESAHAN ............................................................................................. iii

MOTTO .......................................................................................................... iv

PERSEMBAHAN........................................................................................... v

PERNYATAAN ............................................................................................. vi

KATA PENGANTAR ................................................................................... vii

DAFTAR ISI .................................................................................................. ix

DAFTAR TABEL ......................................................................................... xi

DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... xii

ABSTRAK ...................................................................................................... xiii

ABSTRACT .................................................................................................... xiv

BAB I PENDAHULUAN ....................................................................... 1

A. LatarBelakangMasalah ........................................................... 1

B. PerumusanMasalah ................................................................ 2

C. TujuanPengamatan ................................................................. 2

D. ManfaatPengamatan ............................................................... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ... 4

1. TinjauanPustaka ..................................................................... 4

A. Prosedur………………….. ............................................ 4

B. Penerimaanbarang ........................................................... 8

C. Prosedurpenerimaanbarangdagang ................................. 9

2. MetodePengamatan .................................................... 9

A. LokasiPengamatan .......................................................... 9

B. JenisPengamatan ............................................................. 10

C. Sumber Data ................................................................... 10

Halaman


commit to user

x

D. TeknikPengumpulan Data .............................................. 11

E. TeknikAnalisis Data ....................................................... 12

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI ..................................... 13

A. GambaranUmum ............................................................... 13

B. Visi, Misi, danTujuan............................................................. 14

C. Budaya Perusahaan PT. Kimia Farma Trading and

Distribution ............................................................................

D. Susunan Organisasi Bagian Penerimaan Barang PT. Kimia

Farma Trading and Distribution ............................................. 18

BAB IV PEMBAHASAN .......................................................................... 19

A. SyaratpenerimaanBarang ....................................................... 20

B. ProsedurpenerimaanBarang ................................................... 26

C. Diagram AlirProsedurPenerimaanBarang .............................. 28

BAB V PENUTUP ...................................................................................

A. Kesimpulan ............................................................................ 29

B. Saran ...................................................................................... 30

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN


commit to user

xi

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 KondisiKinerjaKeuanganPT. KFTD 2007 – 2010 ........................ 13


commit to user

xii

DAFTAR GAMBAR

Gb. 4. 1. Diagram AlirProsedurPenerimaanBarang ........................................ 27


commit to user

xiii

ABSTRAK

UYIK ANASTASIA, D1509091, PROSEDUR PENERIMAAN BARANG DI PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION CABANG MANAHAN SURAKARTA, Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2012, 30 halaman.

Untuk dapat mewujudkan perusahaan yang berdedikasi tinggi bagi masyarakat, maka PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) memberikan pelayanan dengan sebaik - baiknya seperti memberikan pelayanan penerimaan barang dagang. Tugas Akhir ini bertujuan untuk menggambarkan pelaksanaan Prosedur Penerimaan Barang dagang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD). Pelaksanaan pengamatan ini, menggunakan jenis pengamatan deskriptif kualitatif yaitu dengan menggambarkan pelaksanaan Prosedur penerimaan barang dagang di PT. Kimia Farma yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan fakta-fakta. Sumber data yang diperoleh dari informan, peristiwa atau aktivitas kemudian juga dari gambar.

Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Bagian penerimaan barang dagang, prosedur penerimaan barang dagang yang meliputi 4 tahapan yaitu pemesanan barang, penerimaan dan pengecekan barang, mengentry penerimaan barang, penyimpanan barang, Dari hasil pengamatan prosedur penerimaan barang sudah berjalan lancar tetapi masih ada hambatan-hambatan seperti dalam pengecekan barang sering terjadi kesalahan terlambat dalam prngiriman dan no. Batch / ED tidak sesuai dengan kemasan master box.

Adapun saran yang diberikan penulis untuk mengatasi hambatan dalam prosedur penerimaan barang yaitu sebaiknya antara kantor cabang dengan kantor pusat tercipta kerjasama yang baik.

‘


commit to user

xiv

ABSTRAK DYAH AYU ARTHARINI, D1509027, PROSEDUR KENAIKAN PAGKAT PEGAWAI NEGERI SIPIL DI SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR, Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2012, 57 halaman.

PegawaiNegeriSipilmerupakanSumberDayaManusia, Aparatur Negara yang bertugasmemberikanpelayanankepadamasyarakatdanpemerintah.UntukdapatmewujudkanPegawaiNegeriSipilyangberkualifikasibaikdanberdedikasitinggibagi Negara, makaperludibinadengansebaik-baiknyaberdasarkansistemjenjangkarierdansistemprestasikerjasepertipemberiankenaikanpangkatsehinggamerekadapatbekerjadenganbaik.

Dalamrangkameningkatkantertibadministrasidankualitaspelayananadministrasikepegawaian, perludidukungolehpenangananadministrasikenaikanpangkatPegawaiNegeriSipil yang efektifdanefisien.UntukmenunjangkelancaranpenangananadministrasikenaikanpangkatPegawaiNegeriSipil, perluditetapkanProsedurKenaikanPangkat yang tertib.PenulisanLaporanTugasAkhirinibertujuanuntukmenggambarkanpelaksanaanProsedurKenaikanPangkatPegawaiNegeriSipil di Sekretariat Daerah KabupatenKarangayar.

Pelaksanaanpengamatanini, menggunakanjenispenelitiandeskriptifkualitatifyaitudenganmenggambarkanpelaksanaanProsedurKenaikanPangkatPegawaiNegeriSipildi Sekretariat Daerah KabupatenKarangayar yang dituangkandalambentukkalimat-kalimatdanberdasarkanfakta-fakta.Sumberdata yangdiperolehberdasarkandariinforman, peristiwaatauaktivitaskemudianjugadarigambar. Teknikpengumpulan data yang digunakanadalahObservasi (Pengamatan), Interview (Wawancara), danRisetPustakasehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan.

Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Bagian Organisasi dan Kepegawaian Setda Karangayar, penulis menyimpulkan bahwa Prosedur Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil telah sesuai dengan prosedur yang ditentukan, dan dilakukan oleh tenaga yang ahli dibidang tersebut. Tetapi adanya hambatan-hambatan yang menyebabkan pengurusan kenaikan pangkat kurang optimal. Hal ini disebabkan karena faktor-faktor penghambat antara lain : Berkas


commit to user

xv

Tidak Lengkap (BTL), Surat Edaran BKD dan Nota Persetujuan dari BKN terlambat turun.

Hasil dari pengamatan ini disimpulkan bahwa pelaksanaanprosedur kanaikan pangkat di Sekretariat Daerah Karanganyar sudah cukup baik dan tertib administrasi ( memenuhi syarat-syarat ), serta telah mengacu pada PP Nomor 99 Tahun 2000. Adapun saran yang diberikan penulis untuk mengatasi hambatan dalam prosedur kenaikan pangkat yaitu sebaiknya antara pemohon Kenaikan Pangkat, Bagian Organisai dan Kepegawaian, dan BKD tercipta koordinasi yang baik.


commit to user

xvi


commit to user

1

B A B I

P E N D A H U L U A N

A. Latar Belakang

Paska krisis moneter banyak perusahaan yang gulung tikar karena di

PHK tapi saat ini perusahaan mulai tumbuh kembali melalui produksi salah

satunya perusahaan PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD).

PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD adalah perusahaan

publik sekaligus Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang berkomitmen

penuh untuk melaksanakan tata kelola perusahaan yang baik sebagai suatu

kebutuhan sekaligus kewajiban sebagaimana diamanatkan Undang-undang

No. 19 Tahun 2003 tentang BUMN yang bergerak di bidang produksi dan

distribusi.

Perusahaan ini mempunyai beberapa anak cabang,salah satunya

adalah PT.kimia Farma trading and distribusian cabang Surakarta. adalah

sebuah perusahaan yang bergerak dibagian distribusi barang yang

mendistribusikan bermacam obat, seperti Amoxilin, Ambroxol, Antalgin,

Acyclovir, Captopril, Cotrimoksazole, Ethambutol, Ketonazole, Meloxicam,

Nifedipine, Piroxicam, Rifampicin, dsb. Selain memproduksi, PT. Kimia

Farma Trading and Distribution (KFTD) juga mendistribusikan obat – obat

tersebut ke beberapa apotek yang berada di sekitar surakarta dan luar

Surakarta.

Demi kelancaran dalam pendistribusian barang PT. Kimia Farma

Trading and Distribution (KFTD) tergantug dalam penerimaan barang yaitu

menerima barang dari pusat ke cabang melalui pendistribusian barang. Jika

penerimaan barang tidak lancar maka akan terjadi kemacetan dalam

penerimaan barang. Maka dari itu perlu didukung penerimaan barang yang

baik sesuai dengan prosedur penerimaan barang dagang.

Pentingnya penerimaan barang dagang ini didalam PT. Kimia Farma

Trading and Distribution (KFTD) yaitu sebagai pedoman dalam penerimaan


commit to user

2

barang produk KF yang penerimaanya sering terjadi keterlambatan agar

kualitas penerimaan barang di cabang terjamin dan para konsumen bisa lebih

puas dengan produk KF.

Dalam pengurusan penerimaan barang, diperlukan prosedur yang

dilakukan secara sistematis untuk mewujudkan kepuasaan para pelanggan

atau konsumen. Dengan kata lain, terdiri dari tahap demi tahap proses yang

saling berkesinambungan.

Berdasarkan uraian tersebut, penulis tertarik untuk menyusun tugas

akhir yang berjudul “ Prosedur penerimaan barang dagang Produk PT. Kimia

Farma Trading and Distribution ”

B. Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah yang akan dibahas disini adalah :

Bagaimana prosedur penerimaan barang dagangan pada PT. KIMIA

FARMA Trading and Distribution?

C. Tujuan Pengamatan

Dalam pelaksanaan suatu kegiatan, pada dasarnya mempunyai tujuan –

tujuan tertentu. Demikian pula dalam pengamatan ini yang mempunyai

tujuan sebagai berikut :

1. Tujuan Operasional

Untuk mengetahui gambaran tentang prosedur penerimaan barang dagangan

PT. KIMIA FARMA Trading and Distribusion.

2. Tujuan Fungsional

Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis, pembaca,

maupun bagi PT. KIMIA FARMA Trading and Distribusion, baik sebagai

pengetahuan, masukan dan bahan pertimbangan dalam melaksanakan

kegiatan yang berhubungan dengan pelaksanaan prosedur penerimaan

barang dagangan di perusahaan tersebut, sehingga dapat membenahi

kekurangan dan menyempurnakan pelayanan yang diberikan.


commit to user

3

3. Tujuan Individual

Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi tugas

akhir untuk memperoleh sebutan Ahli Madya (A. Md) pada program

Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik, Universitas Sebelas Maret.

D. Manfaat Pengamatan

Pengamatan ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut :

1. Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan langsung

dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di bangku kuliah.

2. Untuk mengetahui prosedur penerimaan barang dagangan di PT. KIMIA

FARMA Trading and Distribusion Cabang manahan surakarta.

3. Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan

memnyempurnakan kegiatan penerimaan barang dagangan agar dapat

memajukan perkembangan instansi yang bersangkutan.


commit to user

4

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

1. TINJAUAN PUSTAKA

A. PROSEDUR

1. Pengertian prosedur

Prosedur tidak hanya melibatkan aspek finansial saja,tetapi aspek

langkah yang dilaksanakan untuk menyelesaikan kegiatan dan aktifitas,

sehingga dapat tercapai tujuan yang di harapkan secara efektif dan efisien

serta dapat dengan mudah menyelesaikan suatu masalah perinci menurut

waktu yang telah di tetapkan.untuk memberikan gambaran yang lebih jelas

perlu menggemukakan beberapa pendapat tentang pengertian prosedur

diantaranya pengertian yang di kemukakan Mulyadi mendifisikan

prosedur sebagai berikut :

“Prosedur adalah suatu urutan kegiatan,biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu kegiatan atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang” (2001 : 195)

Sedangkan pengertian prosedur menurut Azhar Susanto

menjelaskan bahwa “ Prosedur adalah rangkaian aktifasi atau kegiatan

yang dilakukan secara berulang dengan cara yang sama” (2000 : 195)

Dari pengertian diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa

pengertian prosedur adalah suatu urutan tugas dan pekerjaan yang saling

berhubungan satu sama lain dalam rangka pencapaian tujuan.

2. Karakteristik Prosedur

Beberapa karakteristik prosedur, diantaranya adalah :

1. Prosedur menunjang tercapainya suatu organisasi

2. Prosedur mampu menciptakan adanya pengawasan yang baik dan

mengunakanbiaya yang seminimal mungkin


commit to user

5

3. `Prosedur menunjukan urutan-urutan uyang logis dan sederhana

4. `Prosedur menunjukan adanya penenapan keputusan dan tanggung

jawab

5. Menunjukan tidak adanya keterlambatan atau hambatan

6. Adanya suatu pedoman kerja yang harus diikuti para anggota-anggota

organisasi

7. Mencegah terjadinya penyimpangan

8. Membantu efisiensi,efektifitas dan produktifitas kerja dari satu unit

organisasi

9. Manfaat prosedur

Menurut Ida Nuraida ( 2008 : 36-37 ) prosedur sangat bermanfaat

bagi tingkat manajerial maupun non manajerial dalam melaksanakan

fungsi manajerial pada setiap devisi.

Manfaat prosedur antara lain :

a. Planning – controling

1. Mempermudah dalam mencapai tujuan.

2. Merencanakan secara seksama mengenai beban kerja yang

optimal bagi masing-masing pegawai.

3. Menghindari pemborosan atau mempermudah penghematan

biaya.

4. Mempermudah pengawasan yang berkaitan dengan hal-hal

yang seharusnya dilakukan dan sudah dilakukan, menilai

apakah pelaksaan pekerjaan sudah sesuai dengan prosedur atau

tidak.

Apabila pelaksanaan pekerjaan tidak sesuai dengan prosedur maka

perlu diketahui penyebabnya hal ini dilakukan sebagai bahan masukan

dalam tindakan koreksi terhadap pelaksanaan atau revisi terhadap

prosedur. Dengan adanya prosedur yang telah dilakukan maka dapat

disampaikan proses umpan balik yang membangun.


commit to user

6

b. Organizing

1. Mendapatkan instruksi kerja yang dapat dimengerti oleh

bawahan, mengenai :

a. Bagaimana tanggung jawab setiap prosedur pada masing-

masing devisi, terutama pada saat melaksanakan kegiatan

yang berkaitan dengan bagian-bagian lain.

b. Bagaimana proses penyelesaian suatu pekerjaan.

2. Dihubungkan dengan alat-alat yang mendukung pekerjaan

kantor serta dokumen kantor yang diperlukan.

3. Mengakibatkan arus pekerjaan kantor menjadi lebih baikdan

lebih lancar serta menciptakan konsistensi kerja.

c. Staffing – leading

1. Membantu atasan dalam memberikan training atau dasar-

dasar instruksi kerja bagi pegawai baru dan pegawai lama.

Prosedur mempermudah orientasi pegawai baru. Sedangkan

bagi pegawai lama training juga diperlukan apabila pegawai

lama harus menyesuaikan diri dengan metode dan teknologi

yang baru. Dengan demikian pegawai akan terbiasa dengan

prosedur-prosedur yang baku dalam suatu pekerjaan rutin di

kantor yang berisi tentang cara kerja dan kaitannya dengan

tugas lain.

2. Atasan perlu mengadakan conselling bagi bawahan yang

bekerja tidak sesuai dengan prosedur. Penyebab

ketidaksesuaian harus diketahui dan atasan dapat

memberikan pengarahan yang dapat memotivasi pegawai

agar mau memberikan kontribusi yang maksimal bagi

perusahaan.

10. Prinsip dan Pentingnya Prosedur

Prosedur kerja membuat pekerjaan kantor dapat dilaksanakan lebih

lancar, sehingga waktu penyelesaian lebih cepat. Prosedur kerja juga


commit to user

7

memberikan pengawasan lebih baik tentang apa dan bagaimana suatu

pekerjaan telah dilakukan.

Prosedur kerja menjadikan setiap bagian berkoordinasi dengan

bagian lain. Dengan adanya prosedur kerja maka pekerjaan dapat

dikendalikan dengan baik dan tentu hal tersebut akan membuat

penghematan yang besar bagi perusahaan.

Prinsip-prinsip prosedur harus sederhana, tidak terlalu rumit dan

berbelit-belit. Prosedur kerja yang baik akan mengurangi beban

pengawasan karena penyelesaian pekerjaan telah mengikuti langkah-

langkah yang ditetapkan. Prosedur kerja yang ditetapkan haruslah

prosedur yang telah teruji bahwa prosedur tersebut mencegah

penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu. Artinya, prosedur harus

memperhatikan arus pekerjaan.

Prosedur dibuat fleksibel, artinya bisa dilakukan perubahan jika

terjadi hal-hal yang sifatnyaa mendesk.

B. BARANG DAGANG

Barang dagangan pada dasarnya adalah barang yang disediakan untuk

dijual. Penyedianya bisa melalui pembelian,dalam arti barang dibeli,disimpan

sementara,kemudian dijual tanpa mengadakan perubahan lebih dulu terhadap

sifat barang yang bersangkutan.bisa juga penyedianya melalui proses

produksi,dimulai dari pembelian barang baku,kemudian diolah sehingga

menjadi produk yang siap untuk dijual.dalam hal demikian,barang yang dijual

adalah barang yang di produksi sendiri.

C. PROSEDUR PENERIMAAN BARANG DAGANG

Dalam perusahan dagang,barang dagang yang diterima berasal dari

barang pembelian.transaksi pembelian dilakukan oleh bagian pembelian

berdasarkan surat permintaan pembelian.artinya tidak ada transaksi pembelian


commit to user

8

barang tanpa permintaan pembelian dari bagian yang membutuhkan barang

yang bersangkutan.permintaan pembelian barang dagangan dibuat oleh bagian

penjualan atau bagian gudang.dalam perusahan dagang,bagian gudang berada

dibawah pengawasan bagian penjualan.

Barang yang dikirim pemasok (penjual) sesuai dengan surat order

pembelian,diterima oleh bagian penerimaan barang.kegiatan yang dilakukan

penerimaan dalam aktivitas penerimaan barang meliputi hal - hal sebagai

berikut:

- Pelanggan diwajibkan untuk cek fisik dan kelengkapan produk dibagian

penerimaan barang

Barang dagang yang diterima berasal dari bagian pembelian. dilakukan

oleh bagian pembelian agar bisa megecek barang dibagian penerimaan

barang dagang. apakah barang tersebut sudah memenuhu persyaratan yang

ada dan kelengkapanya

- Pelanggan disarankan untuk cek spesifkasi barang kwalitas dan kondisi

barang

Pelanggan diwajibkan megecek barang dagangan untuk megetahui

bagaimana kondisi dan kwalitas spesifikasi barang dagangan. Tersebut

- Jika ditemukan kekurangan kelengkapan ataupun fungsi produk tidak

berjalan dengan lancar pada bagian penerimaan barang dagang

Tahap-tahap penerimaan Barang:

1. Pemesanan Barang

2. Penerimaan Barang dan Pengecekan Barang

3. Tahap 3 Konfirmasi (Mengentry penerimaan barang)

4. Tahap 4 Penyimpanan Barang (gudang)


commit to user

9

2. Metode Pengamatan

Berdasarkan dari perumusan masalah yaitu untuk mengetahui

prosedur penerimaan barang dagangan pada PT. KIMIA FARMA Trading and

Distribusion Cabang manahan surakarta dan kendala yang di hadapi, maka

dalam pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah

prosedur untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan, antara lain :

1. Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di PT. KIMIA FARMA Trading and

Distribusion Cabang Manahan Surakarta.

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai berikut :

a. Lokasi tersebut merupakan tempat magang.

b. Di dalam lokasi tersebut terdapat prosedur penerimaan barang

dagangan yang akan dikaji dalam pengamatan ini.

c. Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan dilokasi

tersebut.

2. Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini, penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif , yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa mengunakan rumus-rumusstatistik,tetapi

mengunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kuanlitatif (HB Sutopo, 2002 :37 )


commit to user

10

3. Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari :

a. Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan teknik

observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang kita miliki.

Adapun informannya adalah :

- Kepala Bagian Organisasi PT.KIMIA FARMA.

- Kepala Sub Bagian Kepegawaian PT. KIMIA FARMA

- Kepala Sub Ketatausahaan

- Kepala Sub Gudang

· Informasi dapat berkembang seiring dengan prosedur yasng

ada.

b. Dokumen

Diperoleh mencatat data – data yaitu mengenai prosedur penerimaan

barang untuk mengetahui keluar masuknya barang di PT KIMIA

FARMA. sesuai dengan persyaratan yang ada untuk mendukung kajian

pengolaan data.

c. Tempat Diketemukannya Data

Tempat diketemukannya data adalah di PT. KIMIA FARMA Trading

and Distribution Cabang Manahan Surakarta.

4. Teknik Pengumpulan Data

a. Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk tujuan

pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara dengan

responden.

b. Dokumentasi

Dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau sesuatu yang

menyediakan informasi tentang suatu subjek pengamatan tertentu yang

diperoleh di PT. KIMIA FARMA Trading and Distribution Cabang

Manahan Surakarta.


commit to user

11

c. Observasi

Suatu metode pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan

secara langsung objek pengamatan.

Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat adalah prosedur

penerimaan barang dagangan PT. KIMIA FARMA Trading and

Distribution Cabang Manahan Surakarta.

5. Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini,pengamat mengunakan Teknik Analisis Data

Interaktif, yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab

secara langsung dan mendalam dengan sasaran obyek penelitian untuk

mendapatkan data-data dan keterangan yang menyangkut tentang topic

pengamatan. Pertanyaan yang diajukan kepada objek pengamatan dan

pertanyaan tersebut dapat berkembang sedemikian rupa sesuai dengan

kebutuhan dan kedalaman data yang diperoleh.

a. Reduksi Data

Reduksi Data merupakan proses pemilihan, pemusatan perhatian pada

penyederhanaan, pengabstrakan tranformasi data yang muncul dari

catatan-catatan lapangan. Langkah-langkah yang dilakukan adalah

menajamkan analisis,menggolongkan atau pengkategorisasian ke

dalam tiap masalah uraian singkat, mengarah, membuang yang tidak

perlu dan mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan

finalnya dapat ditarik dan di verifikasikan. Adapun data yang

direduksikan antara lain seluruh data mengenai permasalahan

penelitian kemudian dilakukan penggolongan ke dalam beberapa

bagian. Kemudian masing-masing bagian tersebut dikelompokan

menurut sistemnya.

b. Sajian Data

Setelah data reduksi,langkah selanjutnya adalah penyajian ( display )

data. Penyajian data merupakan analisis merancang deretan dan

kolom.


commit to user

12

c. Penarikan simpulan / verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

menahami makna/arti,keteraturan,pola-pola,penjelasan,alur sebab

akibat atau prosisi. Penarikan kesimpulan sebenarnya hanyalah

sebagian dari suatu kegiatan dari konfigurasi yang utuh.

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapt ditinjau sebagai makna yang muncul dari data yang

diuji kebenaranya,kekokohanya,dan kecocokanya yaitu yang

merupakan validitasnya.Padasaat menarik kesimpulan awal,biasnya

yang dikemukakan masih bersifat sementara dan akan berubah bila

ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung tahap pengumpulan data

berikutnya.

Bagan 1.1

Model Analisis Interaktif ( HB .rachman , 2002 : 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI

DATA

SAJIAN

DATA

PENARIKAN SIMPULAN / VERIFIKASI


commit to user

13

B A B III

DESKRIPSI LOKASI

A. Gambaran Umum

PT. Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD) adalah anak

perusahaan PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. yang didirikan berdasarkan akta

pendirian No. 07 tanggal 4 Januari 2003 yang dibuat di hadapan Notaris Ny.

Imas Fatimah, S. H di Jakarta dan telah diubah dengan akta No. 42 tanggal 22

April 2003 yang dibuat di hadapan Notaris Nila Noordjasmani Soeyasa Besar,

S. H . Akta ini telah mendapat persetujuan dari Menteri Kehakiman dan Hak

Manusia Republik Indonesia dengan surat keputusan No : C-09648 HT.01.01

TH 2003 tanggal 1 Mei 2003. Sesuai dengan anggaran dasarnya, maksud dan

tujuan perusahaan ialah melakukan usaha dalam bidang Distribusi dan

Perdagangan. Saat ini jumlah cabang PT. KFTD sampai dengan akhir tahun

2010 adalah 43 cabang.

Tabel 1 : Kondisi Kinerja Keuangan PT. KFTD 2007 – 2010

Uraian 2007 2008 2009 2010

Penjualan 100.00 % 100.00 % 100.00 % 100.00 %

HPP 87. 94 % 87. 61 % 88. 40 % 88. 02 %

Biaya 11. 14 % 10. 57 % 11. 29 % 11. 28 %

Laba 0. 62 % 1. 38 % 10. 17 % 0. 46 %

Jumlah prinsipal dan pertumbuhan pasar farmasi di Indonesia yang semakin

berkembang merupakan pasar yang sangat potensial bagi perusahaan yang

bergerak dibidang distribusi dan perdagangan produk farmasi dan alat


commit to user

14

kesehatan. Sebagai anak perusahaan PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. dengan

43 cabang, kinerja PT. KFTD dipandang masih belum optimal (rendahnya

rasio laba terhadap penjualan) dan karenanya perlu ditingkatkan agar nilai

pemegang saham (Shareholder Value) lebih meningkat di masa mendatang.

Potensi untuk meningkatkat shareholder value secara signifikan dipandang

masih cukup besar dan untuk mencapainya PT. KFTD perlu melakukan

transformasi.

B. Visi, Misi dan Sasaran

1. Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya, agar tetap konsisten dan dapat eksis,

antisipatif, inovatif dan produktif. Visi juga merupakan suatu gambaran

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi.

Visi PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) adalah :

“ Menjadi perusahaan terkemuka dibidang distribusi dan

perdagangan produk kesehatan ( to be the greatest trading and

distribution company ) “

2. Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan. Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi. Misi PT. Kimia Farma Trading and Distribution

(KFTD) adalah:

· Meningkatkan jumlah jaringan distribusi produk kesehatan baik

produk sendiri maupun principal pihak ketiga.


commit to user

15

· Meningkatkan perdagangan dan pengadaan produk kesehatan di pasar

institusi.

· Meningkatkan perdagangan alkes dan diagnostik keagenan atau private

label.

3. Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai/ dihasilkan secara nyata oleh suatu perusahaan pada kurun waktu

tertentu (satu tahun, satu semester, tiga bulan dsb.). Sejalan dengan tujuan

yang telah disebutkan di atas, maka sasaran PT. Kimia Farma Trading and

Distribution (KFTD) adalah :

• Memiliki jaringan distribusi sebanyak 60 cabang pada tahun 2015;

• Memiliki 4 portofolio produk ( farmasi, alat kesehatan, reagensia, dan

diagnostika );

• Memiliki sistim informasi yang terintegrasi pada tahun 2012;

• Memiliki supply chain yang efisien dan efektif;

• Memperoleh pertumbuhan penjualan rata – rata 16, 89 % per tahun;

• Memperoleh harga pokok penjualan < 88 % ( 2011 – 2013 ) dan < 87

% ( 2014 – 2015 );

• Memperoleh efisiensi biaya < 10 % ( 2011 – 2013 ) dan < 9 % ( 2014

– 2015 );

• Memperoleh laba bersih 1,15 – 2,5 % ( 2011 – 2013 ) dan > 3 % (

2014 – 2015 )


commit to user

16

C. Susunan Organisasi Bagian Penerimaan Barang PT. Kimia Farma

Trading and Distribution Cabang Manahan

1. Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Penerimaan Barang

Bagian Penerimaan Barang mempunyai tugas pokok dan fungsi untuk

membantu para konsumen dalam menerima barang dagangan agar lebih

teliti .

2. Susunan Organisasi Bagian Penerimaan Barang

a. Kepala Cabang / Branch Manager

· Mengimplementasikan Visi dan Misi perusahaan cabang yang

dipimpin;

· Memastikan setiap perusahaan/bagian yang bekerja sebagaimana

seharusnya, sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan;

· Menyusun strategi untuk pencapaian target yang diberikan oleh

perusahaan.

b. Asman Logistik

· Merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan dan

mengendalikan aktivitas pendistribusian barang yang

diterima dari perusahaan lain dan barang yang akan

didistribusikan ke perusahaan lain;

· Merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan dan

mengendalikan aktivitas-aktivitas, seperti: Pengiriman dan

penerimaan barang, pendistribusian barang dan

pendistribusian barang baik daerah solo maupun luar solo;

· Melakukan evaluasi dan menindaklanjuti perbaikan operasi

penerimaan dan pengiriman barang;


commit to user

17

· Bertanggung jawab terhadap seluruha proses penerimaan

pendistribusian ke bagian processing dan proses

pengiriman, pendistribusian barang;

· Membuat laporan periodik Sub Bagian Distribusi Terima dan

kirim;

· Mengelola sumber daya Sub Bagian Distribusi Terima dan kirim;

· Melaksanakan pengawasan melekat pada Sub Bagian Distribusi

Terima dan kirim;

· Membuat dan menandatangani pembukuan/neraca harian Sub

Bagian Distribusi Terima dan kirim;

· Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh Manajer

Distribusi.

c. Supervisor Logistik

· Menyimpan barang yang akan dikembalikan dari outlet yang

akan dikembalikan oleh cabang dilaporkan ke ULS dengan

memakai Form Pengembalian Barang (FPB).

d. Supervisor Transito In

· Menerima barang pengembalian dan mencocokkan dengan FPB.

· Bila sudah cocok, mengkonfirmasikan ke cabang bahwa barang

telah diterima.

e. Supplier

· Menyediakan barang yang di perlukan oleh customernya.

Supplier membeli barang dari 1 atau lebih produsen yg kemudian

disalurkannya pada customernya.


commit to user

18

f. Pelaksana Gudang

· Melakukan penerimaan barang masuk dan pengeluaran barang

yang dipesan

· Memelihara barang – barang dengan sebaiknya

· Mengisi kartu stok pada saat barang masuk dan mengisinya sesuai

dengan stok barang masuk dan barang keluar

· Mengecek barang masuk dan pengambilan barang yang dipesan

Tugas dan kegiatan utama bagian gudang :

a. Koordinator gudang:

· Bertanggung jawab kepada kepala cabang

· Mengkoordinir petugas gudang dan pengantar barang

· Bertanggung jawab terhadap keluar masuk barang

· Bertanggung jawab terhadap keamanan barang

b. Petugas Gudang :

· Bertanggung jawab terhadap koordinator gudang

. Menerima dan menyimpan barang atas instruksi dari

coordinator gudang


commit to user

19

BAB IV

PEMBAHASAN

Industri farmasi indonesia merupakan industri yang tidak terlalu

berpengaruh besar dalam industri farmasi di dunia,dimana kontribusi industri

farmasi di indonesia kurang dari satu persen terhadap total produksi farmasi di

dunia.konsumsi perkapita penduduk indonesia terhadap farmasi US$

3,9pertahun.jumlah tersebut masih sangat rendah mengingat indonesia tergolong

negara memiliki jumlah penduduk terbesar ke empat di dunia.Diharapkan industri

ini memiliki potensi yang sangat besar untuk tumbuh di masa depan.

Berbeda seperti dinegara maju,industri informasi indonesia tidak

mengintensifkan RESEARCH & DEVELOPMENT (R&D).mayoritas industri

farmasi memproduksi obat yang telah ditemukan sebelumnya,yaitu dengan

membeli lisensi paten dari produsen lain terutama dari negara maju.Di indonesia

(R&D) dalam industri farmasi kebanyakan hanya melarutkan riset terhadap

formula obat yang baru.sehingga dapat diduga bahwa jenis jenis produk yang

dihasilkan tidak terlalu luas.Hal diatas menyebabkan perusahaan tidak dibebani

dengan biaya pengembangan dan riset yang besar.lemahnya riset tersebut

ditakutkan di masa depan akan mengakibatkan produsen yang unggul dalam riset

saja yang maju dan meninggalkan produsen lain ketika sumber daya mulai langka.

Disini saya akan membahas salah satu farmasi di indonesia yaitu.

PT KIMIA FARMA (trading & distribusion).Merupakan perusahaan

farmasi milik negara indonesia BUMN yang pertama .awalnya PT KIMIA

FARMA perusahaan milik belanda yang bergerak dibidang distribusi barang dan

pengadaan barang baku obat. kemudian dinasionalisasikan oleh pemerintah

indonesia.didalam industri farmasi PT KIMIA FARMA( persero) bersaing dengan

produsen milik BUMN maupun produsen non-BUMN dan asing.

PT. KIMIA FARMA. Tbk merupakan sebuah perusahaan pelayanan

kesehatan yang intregasi, bergerak dari dulu sampai sekarang,yaitu industri

marketing ,distribusi,ritel,laboratorium klinik dan klinik kesehatan.


commit to user

20

Barang dagangan pada dasarnya adalah barang yang disediakan untuk

dijual.penyediaan bisa melalui pembelian.dalam arti barang dibeli,disimpan

sementara,kemudian dijual tanpa mengadakan perubahan lebih dulu terhadap sifat

barang yang bersangkutan.bisa juga penyediaan melalui proses produksi,dimulai

dari pembeliaaan barang baku.kemudiian di olah sehingga menjadi produk siap

untuk jual.dalam hal demikian,barang yang dijual adalah barang hasil produksi

sendiri. dalam perusahaan manufaktur dan perusahaan dagang,sebagian besar

kekayaan perusahaan pada umumnya tertanam dalam sediaan.oleh karena itu

pengelolaannya harus dilakukan dengan prosedur yang memadai,

Dengan semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi,

maka persaingan antar perusahaan juga semakin kuat dimana setiap perusahaan

akan berusaha semaksimal mungkin menghasilkan dan memasarkan produknya

agar lebih baik dibandingkan pesaingnya. Perusahaan juga akan berusaha agar

produk yang dipasarkannya disukai dan dibeli oleh konsumen serta dapat

memuaskan

A. Syarat –Syarat penerimaan barang dagang Di PT.Kimia Farma.

1. Pelanggan diwajibkan untuk cek fisik dan kelengkapan produk dibagian

penerimaan barang

Barang dagang yang diterima berasal dari bagian pembelian. dilakukan

oleh bagian pembelian agar bisa megecek barang dibagian penerimaan

barang dagang. apakah barang tersebut sudah memenuhu persyaratan yang

ada dan kelengkapanya

2. Pelanggan disarankan untuk cek spesifkasi barang kwalitas dan kondisi

barang

Pelanggan diwajibkan megecek barang dagangan untuk megetahui

bagaimana kondisi dan kwalitas spesifikasi barang dagangan. Tersebut

3. Jika ditemukan kekurangan kelengkapan ataupun fungsi produk tidak

berjalan dengan lancar pada bagian penerimaan barang dagang


commit to user

21

Barang dagangan yang diterima sering terjadi kekurangan dan

kelengkapan disarankan megecek barang agar tidak terjadi penundaan

agar barang berjalan dengan lancar

B. Prosedur Penerimaan Barang Dagang

Dalam pengamatan ini, penulis lebih memfokuskan pada prosedur

penerimaan barang di lingkungan PT. Kimia Farma Trading and Distribution

(KFTD).

Setiap kegiatan pasti mempunyai prosedur atau urut-urutan langkah

dalam penyelesaian. Begitu juga dengan prosedur penerimaan barang di

lingkungan PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD).

Secara umum prosedur penerimaan barang di PT. Kimia Farma Trading

and Distribution (KFTD) dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Pemesanan barang

Pada tahap pengiriman barang dilakukan setelah supplier mengirim

surat pesanan.dapat melalui fax atau telepon yang berada dikantor

pusat akan mengirimkan barang yang sesuai pesanan oleh PT.Kimia

Farma. Trading and Distribution (KFTD) berdasarkan SP/SKB/CA.

Dalam penerimaan barang.surat pesanan (SP) diperoleh dari kunjungan

rutin salesmen.karena selesman bertanggung jawab untuk menawarkan

barang kepada pelanggan dan menerima surat pesanan (SP) dari

pembeli. kemudian diserahkan ke bagian fakturis selain dari salesmen

pesanan dapat dilayani melalui fax dan telepon.Didalam penerimaan

PT. Kimia Farma Trading and Distribution.

Dalam Penerimaan SKB ( Surat kirim Barang ) dalam penerimaan

SKB ( surat kirim barang ) setelah mengetry data yang ada pada surat

pesanan (SP) Kedalam aplikasi IT pembuatan faktur dan menjadi SO

(surat orderan) dalam penerimaan adalah mencetak (SKB) surat kirim

barang setelah mencetak tugas fakturis selanjutnya adalah menulis


commit to user

22

data dan jenis penerimaan barang dari SKB yaitu nama barang yang

dipesan ,nama apotik yang menerima serta jumlah pesanan kedalam

buku pegeluaran barang setelah itu SKB ini digunakan untuk

diserahkan kepada supervisor logistik beserta buku pengeluaran

barang.

2. Penerimaan barang dan pengecekan barang

Setelah barang dikirim ke PT.Kimia Farma Trading and

Distribution (KFTD), bagian supervisor transito In gudang akan

menerima dan mengecek barang dagangan yang telah dikirim oleh

supplier sesuai dengan surat pesanan yang meliputi nama barang,dan

tkemasan, jumlah, no.batch/ED, CA barang dengan mencocokan fisik

barang tersebut dengan SKB dari supplier dan menimbang sesuai

dengan berat yang tercantum pada master BOX asli.\

Dan barang diterima berasal dari barang pembelian dan dilakukan

berdasarkan surat pembelian. Berdasarkan surat permintaan pembelian.

artinya tidak ada transaksi pembelian barang tanpa permintaan

pembelian dari bagian yang membutuhkan barang yang bersangkutan.

berdasarkan permintaan pembelian barang dagang dibuat oleh bagian

penjualan atau bagian gudang.dalam penerimaan barang dagang,bagian

gudang berada dibawah pengawasan bagian penjualan.barang yang

dikirim pemasok ( penjual )sesuai dengan surat order pembelian di

terima oleh bagian penerimaan barang.kegiatan yang dilakukan

penerimaan dalam aktivitas penerimaan barang. Barang yang dikirim

pemasok (penjual) sesuai dengan surat order pembelian,diterima oleh

bagian penerimaan barang.kegiatan yang dilakukan penerimaan dalam

aktivitas penerimaan barang meliputi hal - hal sebagai berikut:

- Pemeriksaan terhadap kecocokan data pengirim,artinya apakah

surat pengantar barang oleh pemasok dengan alamat yang sesuai

dengan nama yang tercantum dalam surat order pembelian.


commit to user

23

- Pemeriksaan terhadap fisik barang,meliputi pemeriksaan spesifikasi

barang(nama,jenis,type,ukuran),penghitungan

kwantitas,pemeriksaan kualitas dan kondisi barang.

- Membuat laporan penerimaan barang yang memuat informasi hasil

pemeriksaan yang benar – benar dilakukan.untuk kepentingan

Berdasarkan pengamatan penulis, dalam tahap ini seringkali terjadi

kendala yaitu terlambat dalam pengiriman dan no batch/ED tidak sesuai

dengan kemasan master box.karena kurang telitinya dalam

pemnerimaan barang dagang

3. Konfirmasi ( Mengentry penerimaan barang ).

Pada tahap ini, setelah barang diterima dan dicek oleh supervisor

transito In kemudian barang tsb akan dientry dalam penerimaan barang.

Barang akan dientry apabila :

Bila barang dan semua dokumen lengkap Penerimaan barang

merupakan segala awal arus barang yang bergerak di Penerimaan

barang dari pemasok , namun bila hal ini tidak memiliki sistem yang

mengatur, maka bisa dipastikan akan menganggu. dalam

penerimaan.dan dalam mengentry penerimaan ini harus melalui surat

order dan bukti tanda terima barang sebagai berikut :

· Surat Order (Purchase Order)

Ketika satu pihak memesan sejumlah barang ke pemasok,

maka dia akan mengirimkan PO ke pemasok. Barang sesuai jumlah

PO ini nantinya akan dibawa ke Gudang tempat yang disiapkan oleh

si pemesan. Tim Gudang tentunya tidak selalu tahu jenis barang apa

yang dipesan, oleh sebab itu tim Gudang perlu memastikan

kesesuaian PO dengan fisik barang yang ada. Setelah PO diperiksa

dan sesuai dengan seluruh item yang dibawa, maka selanjutnya

dibuat Bukti Tanda terima Barang.


commit to user

24

· Bukti Tanda Terima Barang

Bukti Tanda Terima Barang serta Faktur akan berhubungan

dengan penagihan uang. Bukti Tanda Terima barang akan djadikan

dasar oleh pihak supplier untuk menagih ke pemesan barang.

Pentingnya untuk membuat Bukti Tanda Terima Barang ini asli dan

ada tanda-tanda yang dilampirkan, semisal PO atau surat lain yang

menjamin keaslian dokumen ini.Aktifitas operasional adalah

bongkar barang, cek expired, cek kesesuaian pesanan serta

memasukkan barang ke penyimpanan. Aktifitas operasional ini

merupakan salah satu critical point, Berikut beberapa alasan

menurut saya :

- Bongkar muat barang yang dilakukan oleh kuli bongkar rawan

membuat rusak barang atau resiko kehilangan barang karena

dicuri.

- Cek kesesuaian barang dengan PO dan Expired date barang

dilakukan oleh staff penerimaan barang yang biasanya memiliki

sejumlah alasan untuk tidak melakukan aktifitas ini dengan

sejumlah alasan seperti : supaya cepat, sudah kenal dengan

pemasok, disiplin melakukan penerimaan barang

Penerimaan Barang di gudang ‘rawan’ permainan dengan pihak

supplier. Staff penerimaan tanpa diketahui oleh pemesan dapat

melakukan deal-deal khusus yang merugikan pemesan dan

menguntungkan pemasok. Jadi kontrol yang ketat terhadap personil

penerimaan cukup penting, hal seperti melakukan rotasi pekerjaan rutin

serta bekerja dalam jumlah kecil serta pembatasan wewenang adalah

hal-hal praktis yang bisa dilakukan.


commit to user

25

4. Penyimpanan barang ( gudang )

Pada tahap berikutnya setelah barang di entry barang siap disimpan

di bagian gudang dan diteliti kembali apakah barang – barang tersebut

sesuai dengan prosedur penerimaan barang.

Dalam perusahaan selalu berusaha untuk mempertahankan

kontuinitas kegiatan usahanya.untuk kepentingan tersebut,sediaan

barang harus diamankan dari kemungkinan terjadinya pencurian,

kebakaran,kerusakan dan tindakan – tindakan yang harus dilakukan

yang dapat menggangu keamanan sendiri.Dalam hubungan dengan

penerimaan barang dagang kegiatan yang harus dilakukan bagian

gudang adalah sebagai berikut:

- Mempersiapkan tempat untuk menyimpan barang yang akan

diterima dengan mempergatikan sifat barang (mudah rusak,tahan

lama dalam,kepekaan tergadap suhu udara ) kegiatanya ini

dilakukan setelah menerima surat tembusan surat order pembelian

bagian pembelian.

- Menerima barang beserta tembusan Menerima laporan penerima

barang dagangan dari bagian penerima,kemudian megecek

kecocokan data laporan peneriman barang dengan tembusan surat

order pembelian

a. Menyimpan barang dengan penataan yang baik yang dengan

memperhatikan urutan keluar masuknya barang.

b. Mengeluarkan barang sesuai dengan surat bukti permintaan

dan pengeluaran barang gudang.artinya tidak ada

pengeluaran barang gudang tanpa ada barang bukti

permintaan dan pengeluaran barang.

c. Mencatat kuantitas barang yang diterima dan yang

dikeluarkan dalam kartu gudang.dan Kegiatan bagian

gudang pada dasarnya adalah menerima, menyimpan,


commit to user

26

mengeluarkan, mencatat mutasi barang dan membuat

laporan penerimaan barang gudang

Kelengkapan administrasi gudang biasanya meliputi dokumen

atau bukti pendukung dan kelengkapan lain yang diperlukan

pengeloloan administrasi gudang yaitu tembusan surat order pembelian

yang diterima dari bagian pembelian biasanya laporan Penerimaan

bagian barang yang diterima harus dari Bagian Penerimaan barang yang

bersangkutan dan Prosedur penerimaan gudang

Dalam hubungan dengan aktifitas penerimaan barang kegiatan

yang dilakukan bagian gudang ialah.Menerima tembusan surat order

pembelian dari bagian pembelian sebagai pemberitahuan untuk

mempersiapkan tempat penyimpanan barang yang sudah dipesan.dan

menerima barang beserta tembusan laporan penerimaan barang dari

bagian penerimaan Serta memeriksa kecocokan data laporan

penerimaan barang dengan data surat order pembelian dan mencatat

barang yang diterima dalam kartu gudang yang ada.

C. Diagram Alir prosedur Penerimaan barang dagang

Untuk lebih lanjut prosedur penerimaan barang di PT.Kimia Farma

dapat dijelaskan dengan bagan sebagai berikut :


commit to user

27

Prosedur Penerimaan Barang Dagang di

PT. Kimia Farma Trading and Distribution

Diagram Alir

Supplier

SPV.Transito in Gudang

SPV. Logistik (Cabang)

Petugas Gudang

Asman Pengadaan / SPV. Logistik

Mulai SPK/SP Cabang

SKB

SP

CA

SKB

CA

Konfirmasi Konfirmasi Konfirmasi

Simpan Barang

Selesai Tolak

Brg

SP

Brg

Sesuai/tidak sesuai

Y/T Y

T


commit to user

28

Keterangan :

SKB : Surat Kirim Barang

SP : Surat Pesanan

CA : Certifikat Analisa

Y/T : Ya/Tidak


commit to user

29

BAB V

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Dari hasil pengamatan, Prosedur penerimaan barang dagang di PT.Kimia

Farma meliputi 4 tahap yaitu meliputi :

· Prosedur Pemesanan Barang Dagang

1. Pemesanan barang

Pada tahap pengiriman barang dilakukan setelah supplier mengirim surat

pesanan. Dapat melalui fax atau telepon yang berada dikantor pusat akan

mengirimkan barang yang sesuai pesanan oleh PT. Kimia Farma. Trading

and Distribution (KFTD) berdasarkan SP/SKB/CA.

2. Penerimaan barang dan pengecekan barang

Setelah barang dikirim ke PT. Kimia Farma Trading and Distribution

(KFTD), bagian supervisor transito In gudang akan menerima dan

mengecek barang dagangan yang telah dikirim oleh supplier sesuai dengan

surat pesanan yang meliputi nama barang, dan kemasan, jumlah, no.

batch/ED, CA barang dengan mencocokan fisik barang tersebut dengan

SKB dari supplier dan menimbang sesuai dengan berat yang tercantum

pada master BOX asli

3. Tahap 3 Konfirmasi ( Mengentry penerimaan barang )

Pada tahap ini, setelah barang diterima dan dicek oleh supervisor Transito

In kemudian barang tersebut akan dientry dalam penerimaan barang.

Barang akan dientry apabila semua dokumen lengkap dalam penerimaan

barang dagang

4. Tahap 4 Penyimpanan barang ( gudang )

Pada tahap berikutnya setelah barang di entry barang siap disimpan di

bagian gudang dan diteliti kembali apakah barang – barang tersebut sesuai

dengan prosedur penerimaan barang dengan mempersiapkan tempat untuk

meyimpan kebagian gudang serta menerima barang beserta tembusan

laporan penerimaan barang dagang.


commit to user

30

B. SARAN

Setelah penulis melakukan pengamatan dan pembahasan, terdapat

beberapa saran yang diharapkan menjadi bahan pertimbangan untuk

membantu mengatasi permasalahan yang timbul pada prosedur penerimaan

barang dagangan.

Adapun saran-saran tersebut yaitu :

ü Dalam prosedur penerimaan barang dagangan di PT. Kimia Farma sudah

berjalan baik, namun terlepas dari sumber daya manusia ( karyawan ) yang

menangani, terkadang kurang aktif dan teliti dalam menangani penerimaan

barang tersebut, seperti menunda-nunda untuk memeriksa berkas

penerimaan maupun dalam pengiriman barang pada PT Kimia Farma.

Oleh sebab itu, sebaiknya petugas lebih aktif dan teliti dalam menangani

prosedur penerimaan barang agar semua berjalan dengan baik.

Documents

PROSEDUR PENERIMAAN BARANG DAGANG DI PT ......Bagaimana prosedur penerimaan barang dagangan pada PT. KIMIA FARMA Trading and Distribution? C. Tujuan Pengamatan Dalam pelaksanaan suatu