PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK PADA DIVISI SEKRETARIAT

PT PLN (PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA

oleh

MERI KRISTIANA NAZARA

BAB I PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG PEMILIHAN JUDULKarena surat masuk merupakan sumber informasi tertulis yang harus dijaga dan disimpan sehingga perlu suatu prosedur penanganan yang sistematis, agar surat masuk tersebut dapat diolah dengan baik. Prosedur penanganan surat masuk pada Divisi Sekretariat PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara sangat sistematis sehingga penulis tertarik memilih judul tersebut.

1.2 RUMUSAN MASALAH

Bagaimana Prosedur Penanganan Surat MasukPada Divisi Sekretariat PT PLN (Persero) WilayahSumatera Utara

1.3 TUJUAN PENULISAN TUGAS AKHIRUntuk mengetahui prosedur penanganan suratmasuk pada Divisi Sekretariat PT PLN (Persero)Wilayah Sumatera Utara

1.4 MANFAAT PENULISAN TUGAS AKHIR

1. Menambah ilmu pengetahuan serta memperluas wawasan mengenai prosedur penanganan surat pada Divisi Sekretariat PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara

2. Sebagai sumber referensi dan informasi bagi mahasiswa yang ingin meneliti tentang prosedur penanganan surat masuk

3. Memberi sumbangan pemikiran dan informasi bagi perusahaan mengenai prosedur penanganan surat masuk

1.5 SISTEMATIKA PENULISAN TUGAS AKHIR

BAB 1 PENDAHULUANBAB 2 TINJAUAN PUSTAKABAB 3 METODE PENELITIANBAB 4 HASIL DAN PEMBAHASANBAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN

BAB 2TINJUAUAN PUSTAKA

2.1 PENGERTIAN SURAT1. Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu

pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta.

2. Surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu

3. Surat merupakan salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak (orang, instansi atau organisasi) ke pihak lain (orang, instansi atau organisasi)

4. Surat merupakan suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu.

2.2 FUNGSI SURAT

1. Sebagai alat komunikasi2. Sebagai wakil penulis3. Sebagai alat bukti historis4. Sebagai pedoman pelaksanaan kerja5. Sebagai alat pengingat6. Sebagai alat bukti tertulis7. Sebagai alat untuk memperpendek dan

menghemat tenaga

2.3 BENTUK-BENTUK SURAT

1. Bentuk Resmi Indonesia lama (Official Style)2. Bentuk Resmi Indonesia Baru (New Official Style)3. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)4. Bentuk Lurus ((Block Style)5. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)6. Bentuk Bertakuk (Indented Style)7. Bentuk Alinea Menggantung ( Hanging Paragraph

Style)8. Bentuk Surat Berjudul (Dengan Sub Judul)9. Bentuk Surat Berjudul (Tanpa Sub Judul)

2.4 BAGIAN-BAGIAN SURAT

1. Kepala surat (kop)2. Nomor3. Tanggal4. Lampiran5. Hal atau Perihal6. Alamat Surat7. Salam pembuka8. Isi Surat9. Salam Penutup

10 Nama organisasi yang mengeluarkan surat

11 Jabatan Penanda Tangan

12 Tanda tangan dan Nama penanggung jawab

13 Tembusan14 inisal pengonsep dan

pengetik

2.5 PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK

Menurut Wursanto (2006:233)1. Penerima surat memiliki tugas:(1) menerima surat(2) memeriksa jumlah dan kebenaran alamat

surat(3) memberi paraf dan nama terang pada

lembar pengantar surat(4) Mengantar surat kepada unit penyortir

2. Penyortir Surat bertugas: (1) menerima surat yang diserahkan oleh unit

penerima(2) Mengelompokkan surat ke dalam surat dinas dan

surat pribadi(3) menyortir surat berdasarkan klasifikasi surat(4) Membuka surat(5) Meneliti surat beserta lampirannya(6) Membubuhkan tanda tangan pada setiap surat(7) Mengirim surat dalam keadaan terbuka dan surat

yang masih tertutup kepada unit pencatat berikut sampul suratnya.

3. Pencatat surat bertugas: (1)Menerima dan menghitung surat yang

dikirim oleh unit penyortir(2) Mencatat surat-surat tersebut pada

lembar pengantar surat dan kartu kendali(3) Menyampaikan surat-surat tersebut

dengan dilampiri lembar pengantar dan kartu ke unit pengarah

4. Pengarah surat bertugas:(1) Menerima dan meneliti surat yang telah

dilampiri lembar pengantar dan kartu kendali untuk diarahkan kepada unit pengolah

(2) Menyampaikan surat-surat tersebut kepada unit pengolah menggunakan

buku pengiriman surat(3) Menyimpan kartu kendali (1 lembar)

5. Pengolah surat bertugas:(1) Menerima surat(2) Memproses atau mengolah lebih lanjut surat-surat yang diterima(3) Memberikan disposisi pada lembar disposisi yang tersedia(4) Mengendalikan surat-surat yang telah diproses kepada unit pengarah melalui petugas pada unit pengolah, berikut tindakan pengendalian surat dan lembar pengantar surat

6. Penata arsip(1) Menerima surat dari unit pengolah(2) Menyimpan surat-surat yang telah selesai diolah dengan menggunakan sistem kearsipan yang telah dibakukan(3) Mengirim kartu kendali untuk kemudian disimpan pada tempatnya(4) Mengirim kartu kendali lainnya kepada unit pengolah

Menurut Yatimah (2009:124)1. Penerimaan surata. Mengumpulkan dan menghitung surat masukb. Memeriksa kebenaran alamatnyac. Menandatangani bukti pengiriman pada kartu

atau buku sebagai bukti surat telah diterima.d. Memisahkan surat berdasarkan alamat yang

dituju.e. Membuka surat kecuali surat rahasia dan

memeriksa kelengkapannya.f. Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat

diterima di balik surat atau pada sampul surat.

2. Penyortiran surata. Menggolongkan/membagi suratpribadi dan dinasb. Memisahkan surat pribadi untuk pimpinan, sekretaris atau pegawai lainnyac. Membagi surat dinas menjadi tiga golongan, yaitu dinas rutin, penting dan rahasia.

c. Pencatatan suratsurat penting dicatat dalam kartu kendalisurat biasa/rutin menggunakan lembar pengantarsedangkan surat rahasia dicatat dalam lembar pengantar surat rangkap dua dan surat tetap dalam keadaan tertutup.

4. Pengarahan suratsurat-surat yang berisi masalah kebijaksanaan sebaiknya langsung disampaikan kepada pimpinan. Sedangkan surat yang berisi dengan pekerjaan yang sifatnya rutin disampaikan langsung kepada pengolah.

5. Penyimpanan Suratsurat yang telah selesai diproses atau didistribusikan kepada pihak yang berkepentingan, selanjutnya harus disimpan.

BAB 3METODE PENGUMPULAN DATA

3.1 CARA PENGUMPULAN DATA1. Study Lapangan (Field Reserch) a. Pengamatan (observation)b. Wawancara (Interview)2. Studi Kepustakaan (Library Reserch)

3.2 JENIS SUMBER DATAData primer adalah data yang diperoleh dari sumber pertama.Data sekunder yaitu data yang diperoleh dengan membaca buku-buku yang berhubungan dengan prosedur penanganan surat masuk

3.3 TEKNIK ANALISIS DATAteknik analisis data yang digunakan adalah metode deskriptif.

BAB 4HASIL DAN PEMBAHASAN

4.2 Prosedur penanganan surat masuk pada Divisi Sekretariat PT PLN Wilayah Sumatera Utara

1. Penerimaan Surat2. Penyortiran Surat3. Pencatatatn Surat4. Pengarahan Surat5. Penyimpanan Surat

5.1 Simpulan a. Prosedur penanganan surat masuk pada Divisi Sekretariat PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara adalah penerimaan surat, pembukaan, pencatatan dalam formulir pengendalian surat masuk, pengagendaan surat dicatat dalam buku agenda, penyortiran, pendistribusian surat dengan menggunakan buku ekspedisi dan penyimpanan arsip.b. Prosedur penanganan surat masuk pada Divisi Sekretariat PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara pencatatannya menggunanakan buku agenda.c. Penulisan surat masuk yang didistribusikan ke unit pengolah menggunakan buku ekspedisi.

Saran1. Dalam pengetikan surat sebaiknya PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara menggunakan surat dengan bentuk Indonesia baru, karena bentuk resmi Indonesia baru dianggap lebih efektif dari pada bentuk surat Indonesia lama.2. Prosedur penanganan surat masuk pada PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara telah dilaksanakan dengan baik oleh karena itu perlu dipertahankan sehingga melancarkan kegiatan proses administrasi.