PROSEDUR OPERASI STANDAR LAYANAN INKUBASI TENANT

INKUBATOR BISNIS TEKNOLOGI

BALAI INKUBATOR TEKNOLOGI DEPUTI BIDANG PENGKAJIAN KEBIJAKAN TEKNOLOGI

BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI TAHUN 2014

PROSEDUR OPERASI STANDAR LAYANAN INKUBASI TENANT

INKUBATOR BISNIS TEKNOLOGI

Edisi Pertama

Disusun Oleh:

Drs. I Ketut Astawa, M.M.; Raden Agus Sampurna, SE., MT.; Drs. Rahmat Karyanda, Sy., M.Eng.; Panjianto, A.Md.; Rosy Pradigta, S.E.; Eka Novah Yuanto, S.Si.

Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi 2014

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kita panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena atas limpahan

rahmat dan hidayah-Nya, dapat disusun Prosedur Operasi Standar (POS) Layanan

Inkubasi Tenant pada Balai Inkubator Teknologi, BPPT.

Penyusunan POS ini dilandasi oleh suatu pemikiran bahwa tantangan yang dihadapi Balai

Inkubator Teknologi untuk memberikan layanan prima dalam pelaksanaan inkubasi

teknologi masih sangat diperlukan.

Dalam rangka percepatan pelaksanaan reformasi birokrasi di lingkungan Balai

Inkubator Teknologi, sangat diperlukan penerapan sedini mungkin Prosedur Operasi

Standar (POS) Layanan Inkubasi Tenant.

Untuk itu perlu disiapkan analisis dan evaluasi jabatan, analisis beban kerja, dan

Prosedur Operasi Standar (POS) Layanan Inkiubasi Tenant guna mewujudkan peningkatan

layanan inkubasi teknologi kepada tenant dan mitra lainnya.

Diharapkan POS Layanan Inkubasi Tenant ini menjadi pedoman atau acuan kerja

bagi pegawai pada unit kerja Balai Inkubator Teknologi-BPPT, sehingga pelaksanaan tugas

berjalan lancar, efektif, dan efisien, serta dapat dipertanggungjawabkan dan terhindar

dari kesalahan dalam pelaksanaannya.

Semoga POS Layanan Inkubasi Tenant ini bermanfaat bagi Balai Inkubator

Teknologi dalam rangka memberikan layanan inkubasi tenant dan dalam percepatan

reformasi birokrasi guna mewujudkan akuntabilitas kinerja di lingkungan Balai Inkubator

Teknologi, BPPT.

Jakarta, 5 Januari 2015 Kepala Balai Inkubator Teknologi,

Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi

Dr. Ir. Anugerah Widiyanto, M.Eng.

DAFTAR PUSTAKA

1. Badan Pengkajian dan PenerapanTeknologi, (2003), Balai Inkubator Teknologi.

2. Endang Damayanti Soeseno, (2005), Modul Bisnis Plan “Penuntun Usaha Anda”, Balai

Inkubator Teknologi, Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi, Serpong.

3. Astawa, I Ketut dkk., (2009), Modul Pendirian Inkubator, Balai Inkubator Teknologi,

Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi, Serpong.

4. Bambang S. Pujantiyo, (2011), Panduan Pendirian Inkubator Teknologi, Balai Inkubator

Teknologi, Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi, Serpong.

5. David Sutrisno, S.Si., MM., (2012), Standard Operating Procedure (Materi Pelatihan), PT.

SIEN Corpora, Jakarta.

6. Benyamin Yuan, 2000. Current Situation and Development of Incubator in Chinese Taipei

(dipresentasikan pada “2000 APEC SME and New Business Support Workshop” Taiwan,

September 11, 2000).

7. Dean, John. 1997, Business Networks and Strategic Alliances in Australia, Department of

Industry, Sciene and Tourism, Australia.

8. Hisrich, R.D., & Smilor, R.W.W. (2003). The University and Business Incubation :

Technology Transfer.

9. Laikaka, R. (2002). Technology Business Incubators to Help Build an Innovation-based

Economy. Jounal of Change Management, 3 (2), 167-176.

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Pada tahun anggaran 2014 Balai Inkubator Teknologi, Badan Pengkajian dan

Penerapan Teknologi dalam Kegiatan Pengkajian dan Penerapan Inkubasi Teknologi

yang disingkat PPIT telah melaksanakan penyusunan Standard Operating Procedure

(SOP) Layanan Inkubasi Tenant atau dalam bahasa Indonesia disebut Prosedur

Operasi Standar (POS) Layanan Inkubasi Tenant, dan untuk selanjutnya digunakan

singkatan POS Layanan Inkubasi Tenant.

Layanan inkubasi tenant dapat mencapai sasaran dengan optimal apabila didukung

oleh layanan prima kepada tenant dan mitra pendukung inkubasi tenant.

Namun untuk mencapai hal tersebut, masih terdapat kendala antara lain berupa,

belum optimalnya layanan yang diberikan kepada tenant dan mitra pendukung

inkubasi tenant, serta masih adanya ketidak puasan yang disampaikan oleh tenant

dan mitra pendukung inkubasi tenant.

Dalam rangka mencapai pelayanan prima, yang ditandai oleh terciptanya kepuasan

tenant dan mitra pendukung inkubasi tenant, adanya akuntabilitas publik dan lain-

lain, maka perlu dilakukan evaluasi, sejauh mana prosedur kerja telah dirancang dan

dilaksanakan, apakah POS perlu disusun dan diimplementasikan dengan optimal?.

Salah satu aspek penting dalam mewujudkan birokrasi yang profesional, efektif dan

efisien adalah dengan menerapkan POS pada seluruh proses penyelenggaraan

administrasi pelayanan inkubasi tenant. Hal ini dinilai penting karena POS adalah

pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi

dan POS juga merupakan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan

indikator indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja,

prosedur dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

Dengan adanya POS, penyelenggaraan administrasi pelayanan inkubasi tenant

dapat berjalan dengan pasti. Berbagai bentuk penyimpangan dapat dihindari atau

sekalipun terjadi penyimpangan, hal tersebut dapat ditemukan penyebabnya dan

bisa diselesaikan dengan cara yang tepat.

2

Apabila semua kegiatan sudah sesuai dengan yang ditetapkan dalam POS, maka

secara bertahap kualitas pelayanan inkubasi tenant akan lebih profesional, cepat

dan mudah.

Untuk itu dengan menerapkan prinsip-prinsip tata kerja yang baik, akan mendorong

terbentuknya manajemen inkubasi tenant yang lebih efisien, dan terbentuknya

profesionalisme.

Untuk mencapai kondisi tersebut, maka perlu disusun dan diimplementasikan POS

Layanan Inkubasi Tenant.

Kata kunci utama dalam penyusunan POS Layanan Inkubasi Tenant adalah disusun

berdasarkan kebutuhan standar pelayanan minimal inkubasi tenant di Lembaga

Inkubator Bisnis Teknologi.

1.2. Tujuan

1. Menyusun satu paket POS Layanan Inkubasi Tenant, Inkubator Bisnis

Teknologi yang terdiri dari empat modul layanan yaitu, Modul Layanan Seleksi

Produk Teknologi dan Calon Tenant, Modul Layanan Uji Produksi Produk

Tenant, Modul Layanan Mentoring Teknologi dan Bisnis, serta Modul Layanan

Evaluasi Tenant.

2. Menjadikan POS Layanan Inkubasi Tenant, Inkubator Bisnis Teknologi sebagai

pedoman standar untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsi.

3. Menciptakan komitmen bagi para SDM Inkubator Bisnis Teknologi untuk

menerapkan POS Layanan Inkubasi Tenant dalam melaksanakan tugas-

tugasnya.

1.3. Keluaran

Tersusun POS Layanan Inkubasi Tenant, Inkubator Bisnis Teknologi dengan empat

modul layanan yaitu :

1. Modul Layanan Seleksi Produk Teknologi dan Calon Tenant.

2. Modul Layanan Uji Produksi Produk Tenant.

3. Modul Layanan Mentoring Teknologi dan Bisnis.

4. Modul Layanan Evaluasi Tenant.

3

1.4. Manfaat

1. Digunakan sebagai referensi penyusunan POS lembaga inkubator lainnya.

2. Digunakan sebagai alat untuk mengkomunikasikan pelaksanaan layanan

inkubasi tenant.

3. Digunakan sebagai acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses layanan

inkubasi tenant.

4. Digunakan untuk mengendalikan dan mengantisipasi apabila terjadi

perubahan system.

5. Digunakan sebagai alat audit sistem informasi manajemen.

1.5. Ruang Linkup

1. Bab I Pendahuluan, meliputi : Latar Belakang, Tujuan, Keluaran, Manfaat, dan

Ruang Lingkup.

2. Bab II Organisasi dan Mekanisme Inkubasi Tenant, meliputi :

Organisasi terdiri dari : Visi, Misi, Tugas Pokok, Fungsi, Struktur

Organisasi, Jenis Jabatan dan Uraian Jabatan.

Proses Bisnis Inkubasi terdiri dari tiga tahapan yaitu, Pra-Inkubasi,

Inkubasi, dan Paska Inkubasi.

3. Bab III POS Layanan Inkubasi Tenant, meliputi :

Modul Layanan Seleksi Produk Teknologi dan Calon Tenant.

Modul Layanan Uji Produksi Produk Tenant.

Modul Layanan Mentoring Teknologi dan Bisnis.

Modul Layanan Evaluasi Tenant.

4. Bab IV Penutup

4

BAB II ORGANISASI DAN PROSES BISNIS INKUBASI

2.1. Organisasi

Inkubator Bisnis Teknologi adalah wahana yang dibentuk untuk menjalankan peran

sebagai pusat rekayasa bisnis untuk menghasilkan perusahaan pemula berbasis

teknologi yang memiliki daya saing, tangguh dan mandiri.

Organisasi dan Tata Kerja Inkubator Bisnis Teknologi, disusun dengan menetapkan

Visi, Misi, Tugas Pokok, Fungsi dan Struktur Organisasi sebagai berikut :

Visi :

Menciptakan Perusahaan Pemula Berbasis Teknologi yang berkarakter.

Misi :

Menumbuh-kembangkan PPBT yang berdaya saing, tangguh, dan mandiri.

Menginkubasi produk teknologi pada tingkatan proven dan memiliki potensi

komersial.

Mengembangkan fasilitas inkubasi teknologi yang tepat guna dan tepat

sasaran.

Mengembangkan SDM yang berkarakter dan profesional dalam membangun

sinergi kemitraan, melaksanakan kerjasama, memberikan layanan kepada

mitra, dan melaksanakan administrasi umum inkubasi bisnis teknologi.

Mengembangkan fasilitator-fasilitator yang handal dan memiliki kompetensi

di bidang inkubasi bisnis teknologi.

Tugas Pokok :

Melaksanakan inkubasi bisnis teknologi untuk menciptakan Perusahaan Pemula

Berbasis Teknologi (PPBT) melalui tahapan proses membangun sinergi

kemitraan, melaksanakan kerjasama teknik dan kelembagaan, melaksanakan

layanan pendampingan inkubasi teknologi dan bisnis, melaksanakan layanan

pendampingan aksesibilitas usaha, mengelola Sistem Informasi Manajemen, dan

melaksanakan administrasi umum inkubasi teknologi.

5

Fungsi :

Penyeleksian (talent scouting) produk teknologi dan calon tenant.

Penyediaan fasilitas pengembangan sinergi kemitraan, kerjasama teknis dan

kelembagaan

Penyediaan fasilitas layanan inkubasi bisnis teknologi dan monitoring

perkembangan Perusahaan Pemula Berbasis Teknologi.

Penyediaan fasilitas layanan pendampingan aksesibiltas usaha.

Penyelenggaraan layanan administrasi umum, dan Sistem Informasi Manajemen.

Peningkatan kompetensi Sumber Daya Manusia dan penerapan Prosedur Operasi

Standar Layanan inkubasi bisnis teknologi.

6

2.2. Struktur Organisasi

Gambar 1. Struktur Organisasi Inkubator Bisnis Teknologi

Pimpinan Inkubator Bisnis

Teknologi

Asisten

Pimpinan

Bidang Internal

Urusan SIM

Bendaharawan

Sekretaris

Asisten Pimpinan Bidang

Fasilitasi Inkubasi Teknologi

Asisten Pimpinan Bidang

Kemitraan dan Kerjasama

Urursan Kepegawian

dan Rumah Tangga

Urusan

Fasilitasi

Inkubasi Tenant

Urusan

Monitoring

dan Evaluasi

Tenant

Urusan Sinergi

Kemitraan

Urusan Kerjasama

Teknik dan

Kelembagaan

Kelompok

Fungsional

Urusan Skim

Pembiayaan Usaha

7

2.3. Jenis Jabatan dan Uraian Jabatan

No Jenis Jabatan Uraian Jabatan (Job Description)

1 Pimpinan Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi

Memimpin dan mengelola program inkubasi teknologi yaitu : pra-inkubasi, inkubasi, dan paska-inkubasi, pengelolaan Sistem Informasi Manajemen, pengelolaan adminstrasi dan tata usaha perkantoran dengan memanfaatkan sumber daya yang tersedia untuk mewujudkan Perusahaan Pemula Berbasis Teknologi.

2 Asisten Pimpinan Bidang Internal

Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan paska-inkubasi tenant, administrasi dan ketatausahaan kantor, dan sistim informasi manajemen, dengan melakukan kajian skim-skim pembiayaan, pendampingan akses pembiayaan, inisiasi penerimaan PNBP, menyediakan sarana dan prasarana SIM, mengupdate database SIM, mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan-kegiatan adminitratif dan ketatausahaan balai dengan pembagian tugas-tugas secara jelas dan proporsional untuk mewujudkan graduate tenant, serta terselenggaranya tertib administrasi, dan sistim manajemen informasi yang efektif, efisien, dan dapat dipertanggungjawabkan.

3 Asisten Pimpinan Bidang Kemitraan dan Kerjasama

Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan pra-inkubasi tenant dan kerjasama teknis maupun kelembagaan dengan melakukan kegiatan sinergi kemitraan melalui acara-acara technopreneur, temu bisnis, roadshow, publikasi dan pameran, customer relation office, seleksi produk teknologi dan calon tenant, serta menyiapkan Perjanjian Kerjasama Inkubasi Tenant dan kerjasama kelembagaan untuk mendapatkan produk teknologi dan calon tenant yang sesuai kriteria yang telah ditetapkan dan proses inkubasi tenant untuk menghasilkan graduate tenant.

4 Asisten Pimpinan Bidang Fasilitasi Inkubasi Teknologi

Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan inkubasi tenant dengan melakukan pendampingan alih teknologi dan bisnis, uji produksi produk tenant, mentoring teknologi dan bisnis, uji konsumen dan uji pasar, pendampingan sertifikasi produk tenant, monitoring dan evaluasi perkembangan tenant untuk mewujudkan proses inkubasi yang dapat menghasilkan graduate tenant.

8

Staf Bidang Urusan Internal

5 Sekretaris Melaksanakan Urusan Kesekretariatan Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi sesuai dengan sarana/fasilitas yang tersedia, untuk mewujudkan ketatausahaan Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi berjalan dengan tertib dan lancar.

6 Bendaharawan Melaksanakan administrasi penerimaan dan pengeluaran keuangan yang bersumber dari Penerimaan Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi, sesuai mekanisme pengelolaan keuangan yang berlaku, untuk mendukung terselenggaranya program kerja Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi dengan administrasi keuangan yang tertib dan dapat dipertanggungjawabkan.

7 Urusan Kepegawaian dan Rumah Tangga

Melaksanakan tata usaha kepegawaian dan urusan rumah tangga Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi dengan mengikuti ketentuan yang berlaku dan bekerjasama dengan pihak terkait untuk terpenuhinya kewajiban dan hak pegawai Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi, serta terciptanya suasana harmonis, aman, tentram dan sejahtra.

8 Urusan Sistim Informasi Manajemen

Menyiapkan sarana dan prasarana SIM, mengoperasikan, dan merawat perangkat keras, perangkat lunak, dan data manajemen dengan sumber daya yang tersedia, untuk tersedianya, teroperasikannya, dan terawatnya perangkat hardware, software dan data manajemen Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi.

9 Urusan Skema Insentif Pengembangan Usaha

Melaksanakan kajian skema insentif untuk pengembangan usaha, dan melaksanakan pendampingan akses pembiayaan ke lembaga-lembaga penyedia pembiayaan (investor) atau donatur yang menerima karakteristik usaha yang diajukan. serta menyiapkan acara-acara akses pembiayaan untuk mewujudkan aksesibilitas pebiayaan usaha.

Staf Bidang Urusan Kemitraan dan Kerjasama

10 Urusan Kerjasama Teknik dan Kelembagaan

Menyiapkan kerjasama teknik dan kelembagaan untuk mendukung pelaksanaan inkubasi tenant dengan dokumen perjanjian kerjasama (PKS) / kesepahaman bersama (MoU) / dokumen lainnya sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku demi terlaksananya proses inkubasi tenant secara legal.

9

11 Urusan Sinergi Kemitraan

Membangun sinergi kemitraan untuk mendukung proses inkubasi tenant melalui kegiatan-kegiatan pengembangan teknoprener, temu bisnis, roadshow, pubilikasi dan pameran, seleksi produk teknologi dan calon tenant, serta kegiatan lainnya yang sejenis untuk mewujudkan tenant dan produk teknologi yang berkualitas.

Staf Bidang Urusan Inkubasi Teknologi

12 Urusan Fasilitasi Inkubasi Tenant

Melaksanakan layanan pendampingan inkubasi tenant sesuai dengan paket fasilitas yang tersedia dan indikasi kebutuhan tenant, melalui kegiatan-kegiatan uji produksi produk tenant, mentoring teknologi dan bisnis, uji konsumen, dan uji pasar, serta pendampingan sertifikasi produk tenant untuk mencapai target-target proses inkubasi tenant yang telah ditetapkan dan meningkatkan kompetensi bisnis yang sedang dikembangkan tenant dalam rangka mewujudkan tenant graduate.

13 Urusan Monitoring dan Evaluasi Tenant

Melaksanakan pengendalian dan evaluasi kegiatan inkubasi tenant sesuai jangka waktu yang telah ditetapkan, dan atau atas instruksi langsung Pimpinan Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi, secara cermat melalui kajian yang sistematis dengan tim yang telah ditentukan, untuk mewujudkan hasil pengendalian dan evaluasi tenant dapat berguna untuk memutuskan tindak lanjut proses kegiatan inkubasi tenant.

Jabatan Fungsional Tertentu

14 Perencana Malakukan kegiatan perencanaan pada kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan dari sejumlah pilihan mengenai sasaran dan cara-cara yang akan dilaksanakan di masa depan guna mencapai tujuan yang diinginkan, serta pemantauan dan penilaian atas perkembangan hasil pelaksanaan yang dilakukan secara sistematis dan berkesinambungan, khususnya dalam bidang penumbuh kembangan perusahaan pemula berbasis teknologi yang inovatif, mandiri, tangguh, dan berdaya saing.

15 Perekayasa Melakukan kegiatan teknologi dalam satu kelompok kerja fungsional dengan ruang lingkup : penelitian terapan, pengembangan, perekayasaan, dan pengoperasian khususnya dalam bidang inkubasi teknologi untuk menciptakan perusahaan pemula berbasis teknologi yang inovatif, mandiri, tangguh, dan berdaya saing.

10

2.4. Proses Utama Bisnis Inkubasi

Inkubator Bisnis Teknologi, menjalankan proses utama bisnis inkubasi melalui 3 (tiga)

tahapan sub proses bisnis inkubasi yang berurutan dan saling terkait yaitu : Sub Proses

Bisnis Pra-inkubasi, Sub Proses Bisnis Inkubasi, dan Sub Proses Bisnis Pasca Inkubasi.

Ketiga sub proses bisnis inkubasi ini merupakan proses bisnis utama Inkubator Bisnis

Teknologi untuk mencapai sasaran strategis yaitu menciptakan Perusahaan Pemula

Berbasis Teknologi (PPBT).

Kegagalan pada salah satu sub proses bisnis inkubasi akan berpengaruh terhadap

keberhasilan proses bisnis utama inkubasi dalam menciptakan Perusahaan Pemula

Berbasis Teknologi.

Oleh karena itu setiap sub proses bisnis inkubasi memiliki kaitan dan pengaruh penting

dengan keberhasilan proses bisnis utama inkubasi sehingga perlu direncanakan,

dilaksanakan, dan dimonitor secara intensif dengan menerapkan Prosedur Operasi

Standar Layanan Inkubasi Tenant.

Setiap sub proses bisnis inkubasi akan diuraikan secara rinci mulai dari in-put yang

digunakan dan out-put yang dihasilkan, serta kegiatan-kegiatan penting yang

dijalankan di dalam setiap sub proses bisnis inkubasi.

Secara umum proses bisnis utama inkubasi mulai dari gambaran in-put dan out-put

proses inkubasi, sarana dan prasarana yang digunakan, beserta kegiatan dan periode

waktu setiap sub proses bisnis inkubasi yang dijalankan, disajikan seperti Gambar 2

berikut ini :

11

Gambar 2 : Proses Utama Bisnis Inkubasi

2.4.1 Sub Proses Bisnis Pra-inkubasi

Sub Proses Bisnis Pra-Inkubasi adalah kegiatan yang dijalankan untuk membangun

sinergi kemitraan (matching) antara penghasil teknologi (A : Academician) dan

pengguna teknologi (B : Businessman), serta unsur pendukungnya (G : Government

etc). Hasil sinergi kemitraan yang dicapai merupakan kesepakatan menjadi tenant

untuk menjalani proses inkubasi. Proses sinergi kemitraan ini dapat dilaksanakan

mulai proses pemanduan bakat (talent scouting) melalui inventarisasi dan penggalian

hasil-hasil inovasi teknologi yang memiliki kematangan teknologi (TRL ≥ 7), dan ide

bisnis yang prospektif dengan kegiatan-kegiatan seperti : technopreneur camp,

roadshow, publikasi, customer relation office dll, kemudian hasilnya dihimpun dalam

database kemitraan inventor dan calon tenant. Selanjutnya dilaksanakan sinergi

antara hasil inovasi teknologi yang memenuhi syarat dan ide bisnis yang prospektif

12

melalui proses seleksi hasil inovasi teknologi dan calon tenant yang berminat

mengadopsi hasil inovasi teknologi yang ditawarkan melalui temu bisnis yang

diselengarakan oleh Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi. Selanjutnya ditetapkan

tenant sebagai out-put dari sub proses bisnis ini dengan menandatangani Perjanjian

Kerjasama Inkubasi Tenant antara pihak tenant dan pimpinan Lembaga Inkubator

Bisnis Teknologi. Tenant lebih lanjut diberikan beberapa pelatihan dalam bentuk

pelatihan business plan, pengembangan bisnis, dan pendampingan teknologi dan

bisnis.

Secara ringkas sub proses bisnis pra-inkubasi ini disajikan seperti pada Gambar 3

berikut ini.

G

Gambar 3 : Sub Proses Bisnis Pra-Inkubasi

2.4.2 Sub Proses Bisnis Inkubasi

Sub Proses Bisnis inkubasi adalah tahapan kegiatan alih teknologi dan bisnis untuk

merealisasikan fasilitas-fasilitas yang diperlukan tenant sesuai proposal kelayakan

13

pengembangan bisnis yang sudah disepakati dan dituangkan dalam Perjanjian

Kerjasama Inkubasi Tenant. Sub proses bisnis inkubasi tenant dilaksanakan dalam

jangka waktu maksimum 3 tahun, disesuaikan dengan jenis dan kesulitan bisnis yang

akan dikembangkan. Sepanjang kurun waktu tersebut, evaluasi dan monitoring

terhadap perkembangan usaha tenant terus menerus dilakukan secara intensif. In-put

proses adalah tenant dan out-put proses yang dihasilkan adalah tenant graduate

(PPBT).

Realisasi fasilitas pada sub proses bisnis inkubasi tenant dari awal perjanjian kerjasama

sampai dengan tenant lulus (graduate), adalah sebagai berikut :

Persiapan Inkubasi : adalah menyiapkan business development roadmap, program

kerja, aspek legalitas, mempersiapkan kesepakatan-kesepakatan yang diperlukan

seperti kesepakatan pembiayaan, status produk yang dihasilkan. royalty, bagi hasil,

dll, dan menyiapkan infrastruktur inkubasi yang diperlukan.

Uji Produksi : adalah realisasi fasilitas pengembangan produk berupa

pendampingan tenant untuk mempersiapkan peralatan, proses produksi dalam

rangka mewujudkan produk tahap 1 (produk contoh).

Training dan Mentoring : Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi selama proses

inkubusi tenant memberikan pelatihan pengembangan bisnis, dan bimbingan

berupa mentoring teknologi, pemasaran, keuangan, dan penyusunan rencana

bisnis.

Pendampingan Sertifikasi : adalah pendampingan pelaksanaan pengujian produk

yang diperlukan sesuai ketentuan yang ditetapkan lembaga yang berwenang untuk

tujuan proses komersialisasi produk.

Uji Konsumen (Alpha Test) : dalam proses pembentukan produk inovatif akhir,

tenant wajib melakukan survei & analisa prefensi konsumen terhadap produk tahap

1(pertama) yang telah dihasilkan. Dari survei ini akan dihasilkan analisa kebutuhan

konsumen, yang akan dijadikan dasar dalam membentuk produk tahap selanjutnya

yang merupakan produk inovatif akhir. Pada tahap ini, Lembaga incubator Bisnis

Teknologi berperan membimbing dan mendampingi tenant sampai terlaksananya

seluruh kegiatan uji konsumen.

Uji Jual (Beta Test) : dalam tahap uji jual, tenant wajib melakukan uji jual terhadap

produk inovatif akhir yang dihasilkan, di bawah bimbingan Lembaga Inkubator

Bisnis Teknologi. Produk inovatif akhir ini sebelumnya sudah memperoleh

sertifikasi (paten, dll). Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi juga melakukan promosi

dalam bentuk diantaranya keikutsertaan tenant pada pameran-pameran.

14

Pada tahap ini, produk terjual harus disesuaikan dengan target pada rencana bisnis

yang telah disusun sebelumnya.

Monitoring dan Evaluasi : dilaksanakan monitoring dan evaluasi per tahapan

inkubasi pada akhir tahapan inkubasi, dan evaluasi perkembangan bisnis tenant

dilaksanakan setiap 6 (enam) bulan, dan jadwal dapat berubah sesuai kondisi yang

ada dengan didukung oleh kebijaksanaan pimpinan Lembaga Inkubator Bisnis

Teknologi.

Pada tahap sub proses bisnis inkubasi ini, status bisnis sudah mulai berkembang dan

status produk adalah certified product dan sudah diterima pasar.

Secara rinci sub proses bisnis inkubasi ini disajikan seperti Gambar 4 di bawah ini :

Gambar 4 : Sub Proses Bisnis Inkubasi

2.4.3 Sub Proses Bisnis Paska Inkubasi.

Sub Proses Bisnis Paska Inkubasi adalah tahapan proses bisnis berupa aksesibilitas

produksi massal. Setelah tenant dinyatakan lulus (graduate), maka tenant dapat

mempersiapkan proses produksi massal, dan meningkatkan kemampuan untuk

mengembangkan jaringan bisnis dan jaringan produksi massal.

15

Pada tahap ini, in-put proses adalah tenant graduate (PPBT) dan out-put proses yang

dihasilkan adalah Perusahaan Berbasis Teknologi (PBT).

Adapun kegiatan-kegiatan yang dilakukan adalah monitoring paska inkubasi,

pengendalian kontrak paska inkubasi, pelatihan lanjutan pengembangan bisnis seperti

manajemen keuangan, pemasaran, peningkatan kapasitas SDM, pendampingan

teknologi dan bisnis, aksesibilitas teknologi, aksesibilitas permodalan dan pasar.

Dukungan Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi lainnya adalah berupa promosi seperti

keikutsertaan dalam pameran, temu bisnis, dan seminar yang terkait dengan

pengembangan teknologi yang digunakan. Status bisnis pada tahap ini adalah

akselerasi bisnis, dan status produk adalah sudah siap produksi massa.

Walaupun tenant telah dinyatakan graduate dan menjadi PBT, namun PBT tetap

terdaftar sebagai mitra Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi, dan dapat melakukan

konsultasi yang terkait dengan usahanya. Sebagai tenant yang telah lulus menjadi PBT,

juga dapat diberikan fasilitas pendukung seperti kantor maya dan lain-lain.

Secara rinci kegiatan sub proses bisnis paska inkubasi seperti disajikan pada Gambar 5

berikut ini :

Gambar 5 : Sub Proses Bisnis Paska Inkubasi

16

BAB III PEDOMAN-PEDOMAN

3.1 Ketentuan Pokok

Ketentuan pokok yang terkait dengan POS Layanan Inkubasi Tenant digunakan

sebagai pedoman dalam penyusunan dan pengimplementasian POS ini.

Ketentuan pokok ini dapat berupa peraturan-peraturan terkait yang dikeluarkan oleh

pemerintah dan lembaga terkait lainnya.

Adapun ketentuan pokok yang digunakan sebagai pedoman, adalah antara lain :

1. Peraturan Pemerintah Nomor 20 Tahun 2005 tentang Alih Teknologi Kekayaan

Intelektual Serta Hasil Penelitian Dan Pengembangan Oleh Perguruan Tinggi Dan

Lembaga Penelitian Dan Pengembangan.

2. Peraturan Kepala Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi Nomor : 008/2011,

tertanggal 28 Pebruari 2011, tentang Panduan Pendirian Inkubator Teknologi.

3. Pimpinan lembaga yang mengesahkan Prosedur Operasi Standar (POS) Layanan

Inkubasi Tenant.

4. Bisnis Plan Penuntun Usaha Anda, Business Development Strategy SERI1,

Penerbit Balai Inkubator Teknologi-BPPT, Tahun 2005.

5. Form-Form yang sudah ditetapkan dan digunakan dalam POS Layanan Inkubasi

Tenant.

3.2 Azas-Azas

1 Objektif, artinya POS terhadap seluruh kegiatan yang ada di Lembaga Inkubator

Bisnis Teknologi harus memenuhi ketentuan yang telah ditetapkan.

2 Transparan, artinya POS bersifat terbuka dan dapat diketahui oleh pihak-pihak

yang terkait dengan lembaga Inkubator Bisnis Teknologi, untuk menghindarkan

penyimpangan yang mungkin terjadi.

3 Akuntabel, artinya POS dapat dipertanggungjawabkan kepada pihak-pihak yang

terkait dengan Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi baik prosedur maupun

hasilnya.

17

4 Tidak diskriminatif, artinya POS tidak membedakan dan berlaku bagi semua

kegiatan yang ada di Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi baik kegiatan-kegiatan

manajerial maupun kegiatan-kegiatan fungsional.

5 Kompetitif, artinya hasil-hasil tahapan POS dilakukan melalui seleksi berdasarkan

nilai hasil perhitungan menggunakan formula yang telah ditentukan.

3.3 Ketentuan Pelaksanaan

Pelaksanaan POS Layanan Inkubasi Tenant diatur dengan beberapa ketentuan

pelaksanaan, yaitu mengacu kepada kriteria yang telah ditetapkan seperti : Kriteria

Produk Teknologi, Kriteria Calon Tenant, Kriteria Setiap Tahapan Inkubasi, Kiteria

Evaluasi tenant, dan Kriteria Tenant Graduate.

Uraian dari masing-masing kriteria tersebut di atas, disajikan sebagai berikut :

1. Kriteria Calon Tenant

Mempunyai teamwork dan jaringan yang potensial.

Memahami produk, peluang pasar dan pesaing.

Memiliki kemampuan keuangan untuk start up.

Memiliki komitmen untuk menjalankan usaha.

2. Kriteria Produk Teknologi/Inovasi

Produk teknologi memiliki level kesiapan teknologi ≥ 7

Ide bisnis memiliki potensi komersial

Intensitas litbang besar dan produknya berbasis teknologi/inovasi

Produk memiliki kelayakan secara bisnis

18

3. Kriteria Setiap Tahapan Inkubasi

No. Tahapan Inkubasi Kriteria

1 Persiapan Inkubasi Telah melengkapi semua persyaratan

inkubasi yang ditetapkan

2 Training & Mentoring Peningkatan kompetensi SDM

Memiliki dukungan pendanaan yang memadai

Telah memiliki segmen pasar

Business plan

3 Uji Produksi Proposal Kelayakan Uji Produksi

4 Pendampingan

Sertifikasi

Produk telah lulus pengujian sesuai yang

disyaratkan Lembaga Pengujian

5 Akses Pasar Produk telah memiliki daya akses pasar

4. Kriteria Evaluasi Tenant

Kriteria evaluasi tenant adalah sebagai berikut :

Evaluasi tenant dilaksanakan pada akhir tahun anggaran dan tenant telah

menjalani inkubasi sekurang-kurangnya 6 (enam) bulan terhitung sejak

penandatanganan Perjanjian Kerjasama Inkubasi Tenant, atau evaluasi

dilaksanakan sesuai kebijakan dan arahan Pimpinan Lembaga Inkubator Bisnis

Teknologi.

Acuan yang digunakan dalam melaksanakan evaluasi adalah Rencana Bisnis

(business plan), Program kerja (road map), dan laporan perkembangan usaha

tenant yang telah disampaikan kepada Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi.

5. Kriteria Tenant Graduate

Tenant dapat disahkan lulus dalam proses inkubasi (graduate tenant ) apabila :

Tenant telah difasilitasi sesuai dengan paket fasilitas yang dibutuhkan selama

masa inkubasi sesuai tercantum dalam Perjanjian Kerjasama Inkubasi Tenant.

Hasil evaluasi perkembangan tenant yang dilaksanakan oleh Tim Evaluasi

Tenant, merekomendasikan bahwa target inkubasi tenant telah tercapai

sesuai dengan rencana bisnis, program kerja (road map), dan milestone yang

ditetapkan dalam Perjanjian Kerjasama Inkubasi Tenant.

19

6. Untuk menjadi catatan selama pelaksanaan POS, baik pada saat pra-inkubasi,

inkubasi, dan paska-inkubasi, perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

Jangka waktu yang dibutuhkan pada setiap tahapan pengusulan, pelaksanaan

dan evaluasi kegiatan memakai satuan hari kerja (HK).

Dukumen yang akan diperiksa dan dinilai pada setiap tahap selalu disertai

dengan form check list yang berisi data mengenai Tanggal Diperiksa, Pejabat

Penilai, Hasil/status Penilaian dan Keterangan. Setelah selesai melakukan

pengesahan/penilaian, form check list akan diisi dan ditandatangani oleh

Pejabat Penilai.

Pimpinan, staf, dan Mitra Lembaga Inkubator Bisnis Teknologi diwajibkan

menggunakan instrumen/form-form yang telah ditentukan.

3.4 TAHAP PELAKSANAAN

Tahap pelaksanaan meliputi tahapan-tahapan kegiatan yang berurutan sesuai tata

cara pelaksanaan kegiatan, pihak-pihak yang terlibat dan tanggungjawabnya dalam

pelaksanaan kegiatan, durasi waktu pelaksanaan kegiatan, dan form-form yang

digunakan untuk menghasilkan dokumen kegiatan.

Secara rinci POS Layanan Inkubasi Tenant yang terdiri dari empat modul layanan

disajikan pada Bab IV berikut ini.

20

BAB IV PROSEDUR OPERASI STANDAR LAYANAN

INKUBASI TENANT

Prosedur Operasi Standar Layanan Inkubasi Tenant Inkubator Bisnis Teknologi terdiri dari

empat modul layanan dengan judul masing-masing sebagai berikut :

1. Modul Layanan Seleksi Produk Teknologi dan Calon Tenant.

2. Modul Layanan Uji Produksi Produk Tenant.

3. Modul Layanan Mentoring Teknologi dan Bisnis.

4. Modul Layanan Evaluasi Tenant.

Uraian rinci masing-masing modul layanan seperti tersebut di atas disajikan pada Modul I

sampai dengan Modul IV, Lampiran Buku POS Layanan Inkubasi Tenant seperti terlampir.

21

BAB V PENUTUP

Prosedur Operasi Standar (POS) Layanan Inkubasi Tenant merupakan alat untuk

pengelolaan layanan inkubasi Tenant, dan POS ini berguna sebagai pedoman yang

menggambarkan tentang langkah-langkah atau proses pekerjaan yang harus dilakukan, dan

memiliki peran penting dalam menciptakan layanan yang efisien, efektif dan konsisten

kepada tenant dan mitra inkubasi tenant lainnya.

Peran penting POS Layanan Inkubasi Tenant dalam setiap jenis kegiatan adalah

untuk menghindari kemungkinan terjadi penyimpangan dalam prosedur dan tumpang tindih

aktivitas antara bagian yang satu dengan yang lain.

Oleh karena itu, POS Layanan Inkubasi Tenant menjadi instrumen yang penting

untuk mendorong setiap pimpinan maupun staf di Inkubator Bisnis Teknologi dalam

melaksanakan pekerjaan dengan efisien, memudahkan mereka dalam memantau hasil

pekerjaan, bekerja makin terarah untuk memberikan layanan prima bagi tenant dan mitra

inkubasi tenant lainnya.

Penerbit: Balai Inkubator Teknologi – BPPT Gd. Pusat Inovasi dan Bisnis Teknologi BPPT Lt.2

Kawasan Puspiptek, Tangerang Selatan Telp. 021-75791384 Fax.021-75791394

www.i-tech.or.id