Propuesta de Estndar de Gestion de Contratistas Rev 0 (2)

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Gestion de Contratistas

VOLCANCdigo

Estndar Gestin de ContratistasRevisin1.0

Ttulo:Gestin de ContratistasreaSSO

Pginas15 /15

1. OBJETIVO

Establecer las normas que debern cumplirse en la contratacin de servicios, contratacin de obras, o la compra de bienes con prestacin de servicios asociada, con el fin de asegurar una adecuada Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.

2. ALCANCE

Aplica a todas las operaciones de Volcn Compaa Minera S.A.A., empresas contratistas mineras y empresas contratistas de actividades conexas.

3. REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS

a. DS 055 2010 - EM (Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional Minera)b. Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo 29783 c. GI LAN 107 DUPONT Administracin de Contratistasd. OHSAS 18001 (Requisito 4.4.6)e. ISO 14001 (Requisito 4.4.6)

4. DEFINICIONES

a. Empresa Contratista Minera: Es toda persona juridica que, por contrato, ejecuta una obra o presta servicio a los titulares mineros, en las actividades de exploracin, desarrollo, explotacin y/o beneficio, y que ostenta la calificacin como tal emitida por la direccin General de Mineria del Ministerio de Energia y Mina.

b. Empresa Contratista de Actividades Conexa: Es toda persona natural o juridica que realiza actividades auxiliares o complementarias a la actividad minera por encargo del titular minero.

c. Empresa Minera: Es la persona natural o juridica que ejecuta las acciones y trabajos de la actividad minera de acuerdo a las normas legales vigentes.

d. SIG-SSOMAC: Sistema Integrado de Gesiton de Seguridad, Salud, Medio Ambiente y Calidad.

5. ESPECIFICACIONES DEL ESTANADAR

1. Etapa 1 - Definicin del Alcance y Pre-calificacin

A. Definicin del alcance

El Area Solicitante ser responsable de definir el equipo que desarrollara el alcance de los servicios a contratar:

Solicitante del Servicio Administradores y supervisores de Contrato (designacin) Representante del area de contrato Representante de SSOMAC

El Area Solicitante antes de consolidar el alcance deber:

a) Asegurar la claridad del alcance, de forma tal de eliminar la posibilidad de dudas acerca del mismo y acerca de las obligaciones de la empresa prestadora de servicios;

b) Identificar las caractersticas de las reas e instalaciones donde se desarrollarn las actividades de la empresa prestadora de servicios, e identificar las eventuales instalaciones que utilizar la empresa prestadora de servicios para el apoyo a estas actividades.

c) Adoptar las siguientes prcticas antes de la consolidacin del alcance de los servicios a contratar:

Evaluar las actividades, analizando las que se puedan eliminar o simplificar, sin perjudicar los objetivos de la obra o servicio.

Evaluar las actividades consolidadas en el alcance, con el objetivo de buscar alternativas adecuadas desde el punto de vista de SSOMAC que tengan menor exposicin al riesgo. Para ello, se analizarn los tipos de trabajo y/o la metodologa aplicable, considerando la utilizacin de las mejores tecnologas de proceso y de equipos.

Considerar las condiciones locales relevantes, tales como interferencias en el lugar de trabajo, impactos de SSOMAC sobre la fuerza de trabajo y comunidad prxima, otras actividades en marcha, procesos en operacin, transporte, pruebas, etc.

d) Evaluar el Grado de Riesgo del alcance del contrato conforme a la Matriz Evaluacin de Grado de Riesgo del Alcance de Contratos (REG-XX)

El resultado de esta evaluacin debe documentarse en Matriz Evaluacin de Grado de Riesgo del Alcance de Contratos (REG-XX), esta informacin sera proporcionada a la Gerencia de Logistica, a fin de elaborar listado de empresas que apliquen para el alcance de los contratos.

La evaluacion de Grado de Riesgo deber repetirse cada 3 aos para las categoras QIII / QIV, y cada 5 aos para las restantes. Tambin deber repetirse previo a la ejecucin de cambios significativos en los procesos, equipos o tecnologa aplicable a la realizacin de los servicios contratados o previo a cambios en el diseo, materiales, tcnicas de construccin, instalacin e inspeccin o condiciones de operacin/utilizacin de los bienes que deban comprarse.

- La Gerencia de Logistica luego de seleccionar las empresas que puedan desarrollar el alcance del trabajo, debe suministrar a las empresas candidatos los requisitos minimos de SSOMAC a cumplir de acuerdo al REG XX Matriz Evaluacin de Grado de Riesgo del Alcance de Contratos.

B. Precalificacin

La Gerencia de Logistica enviara al Area Solicitante toda la informacin de SSOMAC suministrada por las empresas candidatos, para la evaluacin de los requisitos minimos.

La aplicacin de los criterios de evaluacin de los empresas candidatos seran conducidas por un equipo evaluador: Profesional de SSOMAC, Solicitante del Servicio y Soporte SSOMAC, de acuerdo a REG XX Evaluacin de Requistos Minimos.

El equipo evaluador dedera elaborar un lista ranqueada de las empresas candidatos que obtubieron puntuaciones por encima de la minima requerida, esta informacin sera proporcionada a la Gerencia de Logistica, a fin de elaborar listado de empresas que seran invitadas a cotizar.

Las empresas que no logren la minima puntuacin exigida de acuerdo a REG XX Evaluacin de Requistos Minimos, se consideraran descalificadas, y se emitira el informe correspondientes de la evaluacin.

En cualquiera de los casos, se entiende que la contratista debe alcanzar la puntuacin establecida para la precalificacin cumpliendo la totalidad de los requisitos minimos de SSOMAC.

Adems de los requisitos de precalificacin, no sern invitadas a cotizar empresas con evaluaciones deficientes de desempeo en SSOMAC en trabajos anteriores.

2. Etapa 2. Preparacin del Contrato

Considerar para la preparacin del Contrato lo siguiente:

A. Requisitos Contractuales de SSOMAC.

Los requisitos legales vigentes y especificicaciones del Sistema Integrado de Gestin SSOMAC deben estar incluidos en las clausulas determinadas en los contratos, para su cumplimiento y verificacin. La Gerencia Corporativa de Seguridad facilitara toda la informacin correspondiente al SIG-SSOMAC a la Gerencia de Logistica, para esta sea iuncluida en el contrato. Los requisitos legales deberan ser proporcionados por la Gerencia Legal a la Gerencia de Logistica para ser incluidos en los contratos.

B. Acciones a Realizar antes de Iniciar el Concurso de Precios

Como parte de la preparacin del Concurso de Precios, se debern considerar los siguientes puntos. La aplicacin de los mismos depender del riesgo asociado al servicio, del plazo de ejecucin, de la importancia de la licitacin, y otros factores considerados relevantes por el Area Solicitante:

Si corresponde, establecer criterios de SSOMAC adicionales a los definidos en la precalificacin para seleccionar las empresas a invitar. Los mismos podrn incluir las evaluaciones de desempeo de las contratistas invitadas.

Si corresponde, establecer los criterios para evaluacin de las Ofertas. Se podrn utilizar entre otros la puntuacin de la contratista en el cumplimiento de los requisitos de SSOMAC para el ingreso al registro de proveedores, las evaluaciones de desempeo recientes, etc.

C. Acciones a realizar durante el concurso de precios

a) Convocar a los representantes de las empresas participantes en la licitacin para realizar visitas a la locacin donde sern prestados los servicios. Estas visitas debern cumplir con lo indicado en el Procedimiento de Contrataciones de VOLCAN, e incluirn acciones como las siguientes: Organizar la visita de forma detallada, de forma de garantizar la calidad de la informacin suministrada a los proveedores Definir un representante de SSOMAC en las visitas, que ser el encargado de explicar aspectos relevantes de SSOMAC y mostrar los lugares donde se ejecutaran los servicios. Entregar la informacin relacionada con el proceso licitatorio a todos los oferentes de forma homognea.

b)Responder por escrito a todos los oferentes las consultas realizadas relativas a aspectos de SSOMAC, observando que la comunicacin sea consistente con los aspectos y registros de SSOMAC que componen el proceso de licitacin.

f) Etapa 3. Seleccion de ganador

Verificar si los aspectos de SSOMAC exigidos fueron tenidos en cuenta por los oferentes en sus ofertas.

Realizar la evaluacin tcnico-econmica de las ofertas (incluyendo principalmente los aspectos de SSOMAC) siguiendo los criterios establecidos.

Solicitar, en caso que sea constatada alguna duda relativa a SSOMAC, aclaraciones por escrito a los oferentes .

En el caso que lo considere adecuado, y teniendo en cuenta el nivel de riesgo de la contratacin, el Area Solicitante podr tomar medidas para verificar la veracidad de la informacin suministrada por el oferente. Estas medidas pueden incluir auditorias, visitas al oferente, verificacin de antecedentes, y otros.

Registrar los hechos relevantes relativos a aspectos de SSOMAC que hubieran aparecido entre la etapa de recepcin de ofertas y determinacin de la propuesta ganadora.

Seleccionar la oferta ganadora del concurso de precios, cumpliendo con lo indicado en el Procedimiento de contrataciones de VOLCAN, y a su vez considerando aquellas empresas que obtengan la mayor calificacin REG XX Evaluacin de Requistos Minimos.

Enviar invitacin formal al ganador, dirigida a sus lideres, para firmar el contrato y asegurar el compromiso en todos terminos contractuales, incuyendo los compromisos de SSOMAC, con fecha propuesta para la reunion.

g) Etapa 4 Contratacin de los Servicios.

Formalizacin del Contrato.

El contrato deber ser consolidado d