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Projektmanagement im Umfeld sozialer Arbeit: Ein Leitfaden für den schnellen Einstieg

Halbe Ecke

PROJEKT MANAGEMENT

IM UMFELD SOZIALER ARBEIT

EIN LEITFADEN FÜR DEN SCHNELLEN EINSTIEG

KOMPAKT EBOOK

Benjamin RAHN

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Projektmanagement im Umfeld sozialer Arbeit: Ein Leitfaden für den schnellen Einstieg

Inhalt

I. Grundlagen der Projektarbeit 03

1.1. Merkmale von Projekt-Management 04

1.2. Wichtige Rahmenbedingungen für Projektmanagement 04

1.3. Übergeordnete Steuerung: Das „magische“ Dreieck 05

II. Projektaufbau und Phasen 06

2.1. Projektphasen 06

2.2. Kick-Off Termin 07

2.3. Ziele beschreiben 08

2.4. Kostenplanung 09

2.5. Meilensteine 10

2.6. Projektüberblick: Das Gantt-Diagramm 11

III. Methoden 12

3.1. SWOT-Analyse 12

3.2. Fehler- und Risikomanagement 13

3.3. Ishikawa-Diagramm 14

IV. Steuerung & Abschluss 16

4.1. Projektcontrolling 16

4.2. Dokumentation und Abschluss 16

V. Checkliste für den Einstieg 18

Literatur 20

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I. Grundlagen der Projektarbeit

Projekte gibt es seit es Menschen mit Ideen und

Umsetzungswillen gibt. Jedes große Bauvorhaben

der Vergangenheit war bis zur Fertigstellung ein

Projekt. Stets sind mehrere Menschen mit ihren

Denkfähigkeiten und mit ihren Ideen daran beteiligt.

Der Bau des Kolosseums in Rom, die Fertigstellung der Pyramiden in Ägypten oder der Bau

großer Denkmäler gehören dazu.

Projekte reichen in unserer heutigen Zeit von der Wissenschaft (Forschungsprojekt) oder

dem eigenen Hausbau bis hin zum Bau eines neuen Flughafens oder eines Konzerthauses.

Innerhalb einer Organisation können Projekte ebenfalls ganz unterschiedlicher Art sein. Die

Einführung einer elektronischen Zeiterfassung und spezielle kunden-/ klientenzentrierte

Projekte können dabei im Vordergrund stehen. Auch private Themen wie die Gartenplanung,

ein Studium oder die Planung einer Hochzeit können als Projekte bearbeitet werden.

Wichtigstes Kennzeichen:

Ein Projekt ist einmalig

Ein Projekt wird nach DIN-Norm 69901 als eine Tätigkeit, die „im Wesentlichen durch die

Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B. Zielvorgabe,

zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen

Vorhaben, projektspezifische Organisation“ definiert.

Gleichzeitig ist diese Tätigkeit nicht mit der herkömmlichen Tätigkeit verbunden1 und wird

aus dieser ausgekoppelt. Erkennbar wird dies an Aufgaben, die von den alltäglichen

Aufgaben deutlich abweichen. In der Sozialen Arbeit gehören dazu z.B. Projekte wie

1 Sicher sind Berührungspunkte zum Aufgabengebiet vorhanden, es handelt sich jedoch um eine nicht alltäglich wiederkehrende Arbeit.

Projekt = lat. von Proiectum:

Das nach vorne Geworfene

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Strukturelle Veränderungsprozesse in der Betreuung oder in Teamzuständigkeiten

Einführung eines Betrieblichen Gesundheitsmanagements

Erschließung / Erweiterung neuer Zielgruppen

Aufbau eines wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs mit sozialem Auftrag

Eine sogenannte Linientätigkeit ist hingegen eine täglich wiederkehrende Arbeit. So lässt

sich schnell erkennen, ob es sich um ein Projekt handelt oder ob ein neues Aufgabengebiet

an eine Stelle angegliedert wird.

1.1. Merkmale von Projekt - Management

1.2. Wichtige Rahmenbedingungen für Projektmanagement

Fachliches Knowhow der Projektteilnehmer

Agenda und methodische Führung der Sitzungen

Klare Spielregeln für alle Beteiligten (Gesprächskultur, Sitzungsvorbereitung,

Sitzungsleitung, Aufgabenerledigung außerhalb der Projekttreffen)

Klare Informationsstrukturen sowie Kommunikations- und Teamfähigkeit

Projekt

Einmalige Aufgabe

Komplexe(re) Struktur

Vorgegebener oder selbst

definierter Abschlusstermin

Festgelegte Ziele

Limitierung von Ressourcen

Management

Planung

Koordination

Steuerung

Status- und

Aufgabenüberwachung

Projektmanagement

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Konsequenz in der Umsetzung der vorher definierten Ziele

Transparente Berichterstattung an die Führungskräfte bzw. den Auftraggeber über

den Projektstatus

Vertrauen in die Fachkenntnisse der Projektteilnehmer

1.3. Übergeordnete Steuerung: Das „magische“ Dreieck

Egal an welcher Stelle ein Projekt steht: Sowohl ganz zu Beginn als auch in den Phasen

dazwischen und während der Aufgabenbearbeitung müssen stets drei zentralen Faktoren

berücksichtigt werden:

An diesen drei Punkten lässt sich ein ganzes Projekt im Hinblick auf die Erreichung der Ziele

überprüfen. Finanzen, Qualität und Zeit stehen somit auch in einer Konkurrenz zueinander.

So können z.B. hohe Qualitätsansprüche oftmals nur erreicht werden, wenn ausreichend

Budget, etwa für hochwertige Anschaffungen für eine Tagesstätte, vorhanden ist.

Projekt

Finanzierung Zeit / Termine

Qualität

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II. Projektaufbau & Phasen

2.1. Projektphasen

Es gibt zentrale Phasen, in denen Projekte ablaufen. Diese werden je nach Auffassung in

vier, fünf oder sechs Phasen beschrieben. Ich selbst arbeite mit den vier zentralen Phasen

(vgl. Zell 2018, 6. Auflage), die in jedem Projekt zum Tragen kommen. Für die hier

nachfolgende Übersicht, sind die Phasen fünf und sechs wie sie u.a. bei Keßler und

Winkelhofer (2004) beschrieben sind mit beigefügt.

Initiierungsphase Projektstart und Definition

Planungsphase Detailplanung

Umsetzungsphase Realisierung und Steuerung

Abschlussphase Implementierung

Ausformulierung

Projekt-Antrag/Auftrag

und Abnahme

Machbarkeits-Prüfung

Pflichtenheft

Ist-Analyse durchführen

Definition von

messbaren Zielen

Projektteam bilden

Identifikation von

möglichen Risiken

(finanzielle, personelle)

Abstecken der

Handlungsbereiche

Klärung der

Berichterstattung

Definition von

Meilensteinen

Projekt-organisation

(Termine,

Verantwortung)

Informationsaustausch

Planung der

Handlungs-schritte

SWOT-Analyse

Projektstruktur

Prüfung von Szenarien

Aufgaben und

Arbeitspakete festlegen

Gremien prüfen

(Lenkungsausschuss,

Präsentationen bei

Führungskräften)

Informationsaustausch,

regelmäßige Meetings

oder Informations-

eingabe auf einer

Plattform (Slack, Trello,

Agantty)

Projektcontrolling

(Qualität, Finanzierung,

Termine)

Aufgabensteuerung

Mitarbeitersteuerung,

Teamentwicklung,

(Ziel-)Konflikte

bearbeiten

Geplante Maßnahmen

umsetzen

Liste offener Themen

„Praxiseinsatz“

Projektabnahme und

Abschlussmeeting

Analyse von

Abweichungen aus der

Planungsphase

Projektbericht /

Abschlussbericht ->

Erfahrungssicherung

Auflösung der

Projektorganisation

Nachkalkulation und

Budgetüberprüfung

Die Vorbereitungsphase und Nachprojektphase sehe ich persönlich jeweils als Teil der

Initiierungs- und der Abschlussphase.

Initiierung Planung Umsetzung Abschluss

Phase I Phase II Phase III Phase IV

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Achtung: Nehmen Sie insbesondere Phase II und III nicht als fest gesetzte Punkte. Sie

werden immer wieder an den Punkt kommen, wo an der Planung noch einmal justiert und

Ziele angepasst werden müssen.

2.2. Kick-Off Termin

Die Besprechung zum offiziellen Projekt-Start (Kick-Off) markiert einen wichtigen

Meilenstein. Findet der Termin in der Planungsphase statt, dient er der gemeinsamen

Klärung von Inhalten. Ist dies in der Planung bereits

erfolgt, kommt das Projekt mit dem Kick-Off-Termin in

die Umsetzungsphase, wo es vorwiegend um die

Verteilung und Abarbeitung von Aufgabenpaketen

geht. In der Literatur finden sich auch Hinweise (u.a.

Haunerdinger & Probst 2012), dass ein Projekt-Kick-

Off-Termin bei einem detailliert strukturierten Plan

nicht zwingend erforderlich ist. Dies gilt insbesondere

für standortübergreifende und agile Teams oder

projektorientierte Organisationen.

Nicht nur für die interne Öffentlichkeitsarbeit, sondern auch zur Motivation und für eine

zielführende Zusammenarbeit der Projektbeteiligten, empfiehlt es sich dieses Treffen auf

jeden Fall durchzuführen. Ich persönlich bevorzuge nach den ersten Überlegungen aus der

Initiierungsphase am Übergang in die Detailplanung so einen Termin. So fließen die

Überlegungen aus dem Projektteam mit in die Planung und alle sind für die Umsetzung auf

dem gleichen Stand.

Vorgeschlagene Agenda

Eröffnung des Projektleitenden

Vorstellung der Ziele des Meetings und der Agenda

Klärung des Vorgehens und der Zusammenarbeit

Skizzierung des Projektauftrags und der ersten Projektplanungsschritte

Hervorhebung der vordefinierten Meilensteine

Besprechung offener Fragen

Gemeinsame Konkretisierung der Planung

Tipp: Erstellen Sie eine

Grobplanung und

besprechen Sie diese mit

Ihrem/r Vorgesetzten.

Legen Sie möglichst früh in

der Planung den Kick-Off-

Termin. So kommen Sie und

Ihr Team ins Handeln.

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Aufstellung einer realistischen Zeitschiene

Erste Aufgabenpakete und Zuständigkeiten

Regelung zur Berichterstattung und Planung von Informationsveranstaltungen

2.3. Ziele beschreiben

Vermutlich haben Sie bereits von smarten Zielen gelesen oder gehört. Diese Formel eignet

sich bestens für zielführendes Projektmanagement, denn dadurch werden die Schritte

kleinteilig operationalisierbar. Wichtig: die Formel zu kennen ist gut, sie anzuwenden noch

besser!

Die S.M.A.R.T.-Formel können Sie immer da anwenden, wo es um Ziele geht. Sie zwingt

alle Projektteilenehmenden dazu, konkret zu werden.

Spezifisch

Beschreiben Sie so genau wie möglich, was umgesetzt werden soll. z.B.

„Konzepterstellung für ein Betriebliches Gesundheitsmanagement.“

Messbar

Schreiben Sie konkret messbare Zahlen, Einheiten und Zeiten. Richtig formuliert

heißt: „Einnahmensteigerung um 5%“; unkonkret formuliert: „Einnahmensteigerung“.

Akzeptiert (attraktiv, angemessen, abgestimmt, ausführbar):

Ziele sollten von allen Beteiligten, insbesondere im Projektteam, anerkannt und

akzeptiert werden. Bsp. Unattraktives oder inakzeptables Ziel: „Alle Klienten unserer

Tagesstätte erhalten rosa T-Shirts bei der Aufnahme.“ Bsp. Attraktives Ziel: „Alle

Klienten erhalten eine Willkommensmappe mit allen wichtigen Informationen bei der

Aufnahme.“

Realistisch: Ein Ziel kann durchaus hoch gesteckt, sollte jedoch erreichbar sein.

Nicht erreichbar wäre z.B. die Formulierung 50% Einnahmensteigerung innerhalb

eines Monats, weil sie voraussichtlich die notwendigen Ressourcen dafür noch gar

nicht aufgebracht haben.

Terminiert: Der schwierigste Teil. Deadlines lösen bei vielen Menschen Unbehagen

aus. Diese Termine sind jedoch das Maß an Verbindlichkeit, die Sie für Projekte

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benötigen. Legen Sie sich auf ein Datum fest, an dem etwas umgesetzt sein soll.

Wenn der Termin überschritten wird, aus welchen Gründen auch immer, ist das kein

Beinbruch. Meist stehen diese fünf Punkte in Bezug zueinander. So ist ein

festgesetzter Endtermin gleichzeitig auch zeitlich messbar.

Beispiel mit Erläuterung:

Die KiTa-Regenbogen hat bis zum 31.12. des laufenden Jahres ein Konzept für das

Betriebliche Gesundheitsmanagement seiner festangestellten Mitarbeiterinnen und

Mitarbeiter implementiert.

Hier ist beschrieben, um was genau es geht und was am Ende dabei herauskommen soll. In

der Formulierung des Projektauftrags ist es sinnvoll, zusätzlich smarte Teilziele zu

beschreiben. z.B. Interviewführung mit zentralen Stellen beim Träger innerhalb der

Analysephase vom 01. bis zum 28.02. So vermeiden Sie unnötige Umwege und behalten

einen Roten Faden bei der Ausführung Ihrer Maßnahmen im Blick.

Achtung: Es müssen nicht immer alle Smart-Kriterien erfüllt sein bzw. gibt es in der sozialen

Arbeit Ziele, bei denen es Graubereiche bei der Formulierung geben wird. Wichtig ist, dass

Sie so konkret wie möglich werden, das ist die zentrale Botschaft zur Formulierung von

Zielen.

2.4. Kostenplanung

Bestandteil der Ressourcenplanung in der ersten Phase des Projektmanagements ist eine

klare Kostenplanung. Mit Hilfe von Schätzungen, eigeholten Angeboten und Budgetierung

wird ein Projektgesamtbudget festgelegt. Am wichtigsten bei der Kostenaufstellung ist die

Definition der Kosten. Wichtige Fragestellungen dabei sind:

Werden indirekte Kosten (Personal, das für ein Projekt zeitweise abgestellt wird) mit

einbezogen oder sollen nur tatsächlich angefallene Kosten ermittelt werden?

Wieviel Budget steht für externe Beratung zur Verfügung?

Welche Leistungen müssen eingekauft werden

S M

A

R T

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Welche Kosten fallen wo an?

Wurden diese Fragen beantwortet, kann eine Exceldatei mit den entsprechenden

Inhalten erstellt werden:

Arbeitspaket /

Kostenfaktor

Plankosten

Ist-Kosten

Kostenabweichung

Marketing 2.000 Euro 2.200 Euro + 200 Euro

Externe Moderation 1.200 Euro 1.500 Euro + 300 Euro

Beratung durch Dritte 8.600 Euro 5.000 Euro - 3.600 Euro

Fortbildungs-

/Seminarkosten

1.000 Euro 1.000 Euro 0 Euro

Gutachten 3.000 Euro 2.500 Euro - 500

Gesamt 15.800 Euro 12.200 Euro - 3.600 Euro

Auch wenn es umfangreiche Projekttools gibt (z.B. MS Project), wo sie alle diese Dinge

hinterlegen können, müssen Sie nicht zwingend teure Software dafür verwenden und nicht

das Rad neu erfinden. Eine einfache Übersicht ist ausreichend!

2.5. Meilensteine

Meilensteine sind wichtige Etappen auf dem Weg zum Projektziel. Der Ablauf eines

gesamten Projekts lässt sich damit in Zwischenziele einteilen, in denen der Stand der Dinge

geprüft und abgeglichen wird.

Beispiele für Meilensteine:

Ist-Analyse durchgeführt

Einreichung Projektauftrag

Kick-Off-Termin

Aufgaben zugeteilt

Präsentation im Lenkungsausschuss

Aufgaben bearbeitet

Projekt in der Praxisphase

Abschlussmeeting

Auflösung der Projektorganisation

Definieren Sie Meilensteine möglichst früh. In vielen Projekten (natürlich in Abhängigkeit der

Projektgröße) sind die hier genannten Beispiele auch die Zwischenziele auf dem Weg zum

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übergeordneten Ziel. Meilensteine können auch in einem extra Meilensteinplan festgehalten

werden. Ich selbst hinterlege sie jedoch direkt mit in den zeitlichen Abfolgen des

Projektterminplans.

2.6. Projektüberblick: Das Gantt-Diagramm

Das Gantt-Diagramm ist ein zentrales Werkzeug des

Projektleitenden, denn damit ist der Überblick über das

gesamte Projekt gewährleistet. Diese Form der

Terminplanung gibt eine Gesamtübersicht über die

Arbeitspakete und den Status aller Aufgaben, die das

Projekt betreffen. Der Status einzelner Arbeitspakete wird meist mit einem Balken über einen

Zeitraum definiert. Alternativ können auch einzelne Termine eingetragen werden. Farbliche

Markierungen in den jeweiligen Monaten verweisen auf anstehende bzw. zurückliegende

Meilensteine.

Ein Gantt-Diagramm hat den Vorteil einer klaren Übersicht über alle Zeiten und vor allem

auch, was bisher geschafft wurde und welche Pakete in Verzug geraten. Gleichzeitig bleiben

für die Projektleitung alle Aufgaben im Überblick. Für eine Projektplanung kann Excel

verwendet werden. Dort kann man die Zellen farbig gestalten und Termine direkt eintragen.

In neueren Excel-Versionen (ab 2016) gibt es bereits Office-Onlinevorlagen für ein Gantt-

Diagramm, das die Zeitschienen direkt mit abbildet. Wenn es schnell gehen muss, gibt aber

auch gute kostenlose Online-Software wie Meistertask, Agantty, Trello oder Asana. Es gibt

unzählige weitere kostenfreie Projektmanagementtools. Nehmen Sie das, mit dem Sie und

Ihr Team am besten zurechtkommen.

„Plans are worthless but

planning ist everything“ Dwight Eisenhower

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Auch hier gilt: Erlaubt ist, was funktioniert. Eine einfache Übersicht in Excel ist oftmals

ausreichend (siehe oben).

Excel lässt sich individuell anpassen, ist einfach zu handhaben und bietet gute Möglichkeiten

die Übersicht auch in Word zu exportieren (z.B. für den Abschlussbericht). Nachteil ist, dass

Excel keine Erinnerungsfunktion bietet. Im Gegensatz dazu sendet u.a. Agantty Erinnerungs-

Mails, wenn Aufgaben anstehen oder bis zu einem genannten Datum bearbeitet sein sollen.

Gleichzeitig wird man benachrichtigt, wenn ein Projektmitglied eine Aufgabe bearbeitet und

diese entsprechend markiert hat. Diese (kostenlosen) Tools lassen sich auch sehr gut mit

Kollaborationssoftware wie Slack (ebenfalls kostenfrei) kombinieren, wo sich ein Projektteam

auch gut miteinander austauschen kann.

III. Methoden

Aus der Vielfalt an Methoden zur Erhebung von Risiken, Kostenplänen und Szenarien,

möchte ich Ihnen zunächst eine in diesem Leitfaden vorstellen, die ich für jedes Projekt

empfehle: Die SWOT-Analyse.

3.1. SWOT-Analyse (Auch Stärken-Schwächen Analyse)

Mit ihr ist es ähnlich wie mit den smarten Zielen. Obwohl damit viele Themen bereits im

Vorfeld geklärt werden können, wird sie leider viel zu oft nicht angewendet. Denn damit

werden bereits Risiken beschrieben und eine eigenständige Risikoanalyse kann dadurch

oftmals ersetzt werden.

S = Strengths Stärken

W = Weaknesses Schwächen

O = Opportunities Chancen

T = Threats Risiken

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Diese Analyse ist an unterschiedlichen Zeitpunkten sinnvoll, weil sie sowohl die

Vergangenheit als auch die Zukunft betrachtet. Im besten Falle so früh wie möglich zu

Beginn des Projekts, denn so ist die Machbarkeit bereits auf dem Prüfstand. Und dies ohne,

dass bereits viele Ressourcen aufgewendet wurden.

Diese Excel-Vorlage können Sie hier kostenfrei downloaden.

Die Sammlung dieser Themen kann mit Moderationskarten in einer gemeinsamen

Projektteamsitzung erfolgen. Eine SWOT-Analyse sollten Sie in jedem Fall durchführen.

3.2. Fehler- und Risikomanagement

In der SWOT-Analyse haben Sie bereits viele Risiken „Threats“ behandelt und identifiziert.

Im Risikomanagement geht es darum mögliche Risiken zu erkennen und zu beherrschen.

Die meisten aller Risiken lassen sich bereits in der Planungsphase eines Projektes

beschreiben. Werden dort grobe Fehler begangen, ziehen sich diese wie ein roter Faden

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durch ein gesamtes Projekt. Erstellen Sie wieder eine simple Excelliste oder laden Sie diese

gerne hier herunter: Risiko-Maßnahmen-Excel.xlsx.

Mit dieser einfachen Übersicht haben Sie alle Risiken im Blick und können Maßnahmen zur

Minimierung beschreiben.

3.3. Ishikawa-Diagramm

Das Ursachen-Wirkungs-Diagramm, benannt nach Kaoru Ishikawa, dient der Analyse von

Problemursachen, die zu einem Fehler in einem Projekt oder bei der Erstellung eines

Produkts oder einer Dienstleistung führen. Die Methode hat viele Namen und wird u.a. auch

als 4M, 5M, 6M, 7M-Methode oder auch als Fischgrat-Diagramm beschrieben. Im Bereich

der Industrie werden die M’s mit folgenden Begriffen hinterlegt:

Methode

Maschine

Mensch

Material

Mitwelt

Messung

Management

Im Umfeld sozialer Arbeit fällt häufig der Begriff

des Materials weg, wenn es um eine

Dienstleistung geht. Nutzen Sie Begrifflichkeiten,

die Ihnen vertraut sind und die in Ihrer

Organisation verwendet werden, um so den

größtmöglichen Output zu haben.

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Alternativ könnten z.B. folgende Begriffe eingetragen werden:

Mensch

Organisation

Rahmenbedingungen

Technische Ausstattung

Umwelt (externe Faktoren)

Management

So könnte ein befülltes Ishikawa-Diagramm wie folgt aussehen:

Eine Excel-Vorlage für das Ishikawa-Diagramm finden Sie hier.

Der Vorteil beim Ishikawa-Diagramm liegt darin, dass man sich um die vorher festgelegten

Faktoren bzw. über die 6M’s Gedanken machen muss. Ich persönlich bevorzuge eine

Kombination aus den beiden Methoden und nutze die Liste unter 3.1. unter Berücksichtigung

der M-Punkte. So erfasse ich sowohl vordefinierte Risiken und führe die Liste darüber hinaus

fort. Wichig: Hauptsache Sie machen sich mögliche Risiken für Ihr Projekt bewusst.

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IV. Steuerung & Abschluss

4.1. Projektcontrolling

Controlling ist nicht die alleinige Kontrolle, wie häufig fälschlicherweise direkt übersetzt,

sondern meint primär die Steuerung des Projekts und in zweiter Linie die Kontrolle aller

Vorgänge. Die Mischung aus Kontrolle und Steuerung ergibt das Projektcontrolling. Das

Projektcontrolling hat einen zentralen Stellenwert und sollte stets parallel laufen. Bereits

während der Planung müssen Überlegungen mit einfließen, wie das Controlling kontinuierlich

gewährleistet wird und welche Maßnahmen ergriffen werden, wenn einzelne Positionen

deutlich abweichen als in der Planung ursprünglich vorgesehen.

Im Projektcontrolling können müssen immer die zentralen drei Faktoren berücksichtigt

werden:

Qualitätscontrolling: Qualitäts-Checklisten

Termincontrolling: Gantt-Diagramm

Kostencontrolling: Analyse entstandener Kosten

Hier schließt sich der Kreis zum magischen Dreieck, das eingangs erwähnt wurde.

4.2. Dokumentation und Abschluss

Alle Vorgänge sollten von einem Verantwortlichen, meist der Projektleitung, von Beginn an

dokumentiert und transparent den Projektbeteiligten zugänglich gemacht werden. Dazu

gehören Protokolle aller Meetings, Dokumentation von Abläufen und die Aktualisierung aller

Pläne. Sicher können aus strategischen Überlegungen und Datenschutzgründen nicht immer

alle Daten veröffentlicht werden, zumindest aber der Projektstatus sowie die Informationen,

die für die Interessengruppen von Bedeutung sind.

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Die Abschlussdokumentation muss für Dritte nachvollziehbar geschrieben sein und ist

gleichzeitig eine Reflexion der gemeinsamen Arbeit sowie Evaluation des gesamten

Projekts. Auf Basis der Protokolle und Tabellen kann letztlich am Ende eines Projektes

dieser Abschlussbericht erstellt werden.

Er wird vom ursprünglichen Auftraggeber (z.B. den Leitungskräften) abgenommen und

überprüft. Aufbau und Inhalt orientieren sich an

Projektauftrag

Projektzielen

Projektdurchführung und Umsetzung (Meilensteine)

Projektergebnis

Ausblick und Empfehlungen

Ist die Dokumentation vom Auftraggeber nicht gewünscht oder nicht für notwendig erachtet,

so machen Sie ein Abschlussmeeting mit dem Projektteam und dokumentieren für sich die

wichtigsten Eckpunkte und Lernerfahrungen für zukünftige Projekte.

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V. Checkliste für den Einstieg

Diese detaillierte Checkliste soll Ihnen helfen den Punkt „wo fange ich an“ ohne Hürden

angehen zu können. Ebenso ist sie hilfreich, wenn man an einer Stelle nicht weiterkommt

und zunächst andere Punkte abarbeiten möchte.

☐ Projektziel ist klar und formuliert

☐ Kostenplan erstellt

☐ Rollen klar verteilt: Auftraggeber, Projektleitender, Lenkungsausschuss

☐ Konkretisierung der Zielstellung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer

☐ Ist-Analyse durchführen (z.B. SWOT)

☐ Interessengruppen identifizieren wie z.B. Klienten oder Drittmittelgeber

☐ Anforderungen an Ressourcen klären: Ressourcenplanung

☐ Risiken beschreiben und Minimierung festlegen

☐ Messbare Ziele definieren (SMART)

☐ Prüfung auf Machbarkeit: Szenarien besprechen (Worst-Case vs. Best-Case)

☐ Projektteam zusammenstellen / benennen

☐ Festlegen von Gremien bei Bedarf (Steuerungsgruppen, Fach- und Fokusgruppen)

☐ Projektauftrag erstellen

☐ Freigabe des Projektauftrags durch Vorgesetzte oder Lenkungsausschuss

☐ Kick-Off-Termin

☐ Anforderungen besprechen und konkretisieren

☐ Lastenheft erstellen (bei internen Projekten nicht zwingend erforderlich)

☐ Projektstruktur-Übersicht / Plan erstellen

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☐ Arbeitspakete festlegen und Verteilung von Aufgaben

☐ Verantwortlichkeiten festlegen: Wer macht die Finanzplanung, wer koordiniert Thema xyz?

☐ Zeitbedarf festlegen (Gesamtprojekt, Termine für Sitzungen, weitere Termine)

☐ Zeitplanung: Gantt-Diagramm erstellen und Termine eintragen

☐ Budgetplan erstellen (vergleiche Kostenplan)

☐ Qualität festlegen: Was soll am Ende dabei herauskommen

☐ Berichtswesen klären und verschriftlichen: Wer erfährt wann wovon und wie?

☐ Veränderungsplan erstellen: Welche Veränderungsschritte sind notwendig zu welcher Zeit?

☐ Vorstellung des Projektablaufs bei direkten Vorgesetzten oder im Lenkungsausschuss

☐ Statusüberwachung der Aufgabenpakete

☐ Aktualisierung der Projektpläne (Gantt, Kosten, Veränderungen)

☐ Szenarien durchgehen und prüfen

☐ Zwischenstatus an Führungskräfte und/oder Lenkungsausschuss berichten (Präsentation, Protokolle, Berichte)

☐ Qualität überprüfen (z.B. Wirkungsmessung erster Umsetzungen durch Befragung von Klienten)

☐ Dokumentation des Projektfortschritts

☐ Feedback einholen bei Interessengruppen

☐ Risiken managen: Wurden besprochene Maßnahmen zur Minimierung von Risiken umgesetzt?

☐ Konflikte managen: Zielkonflikte, Konflikte und Interessengruppen, Widerstände bearbeiten

☐ Umsetzungen überprüfen

☐ Ziele überprüfen: Ziele erreicht oder nach Justierung erreicht?

☐ Dokumentation fertigstellen

☐ Evaluation des Projekts: Ziele, Planungen, Zusammenarbeit

☐ Projektorganisation auflösen

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Literatur

Bruno, J. (2014). Projektmanagement: Das Wissen für den Profi . vdf Hochschulvlg.

Kessler, H., & Winkelhofer, G. (2011). Projektmanagement: Leitfaden zur Steuerung und

Führung von Projekten. Springer.

Krug, G. (2018). Verplant Verpeilt Verpennt: Agiles Projektmanagement 5.0. Afinion Verlag.

Litke, H. D., Kunow, I., & Schulz-Wimmer, H. (2016). Projektmanagement. Haufe.

Schels, I., & Uwe, S. M. (2016). Projektmanagement mit Excel: Projekte planen, überwachen

und steuern. Carl Hanser Verlag GmbH & Co. KG.

Zell, H. (2013). Projektmanagement. - lernen, lehren und für die Praxis. BoD.

Bilderquellen: pixabay.com

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