-2013-

Cuprins

CAPITOLUL 1. Prezentarea organizaiei1.1. Scurt istoric.................31.2. Structura organizatoric i funcional..31.3. Organizarea compartimentului financiar-contabil i relaiile cu celelalte compartimente.4

CAPITOLUL 2. Studierea aplicaiilor informatice specifice activitii financiar contabile 2.1. Prezentarea aplicaiilor informatice............................................................................52.2. Descrierea unui scenariu de lucru.6

CAPITOLUL 3. Descrierea principalelor metode de securitate adoptate de firm pentru a asigura confidenialitatea, integritatea i accesibilitatea informaiilor financiar-contabile3.1. Metode de securitate fizic.123.2. Metode de securitate logic.......................................................................................123.3. Metode de securitate a personalului123.4. Metode de securitate a comunicaiilor133.5. Metode de securitate legislativ..13

Capitolul 1. Prezentarea organizaiei

1.1. Scurt istoric

Societatea TEHNO AREDAMENTI este o societate cu rspundere limitat. A fost nfiinat n anul 2007. Este nscris la Registrul Comerului sub numarul J22/3432/2007. Codul unic de nregistrare este 22879998. Capitalul subscris si vrsat este de 200 lei. Societatea are 2 asociai (unul dintre asociai este i administratorul firmei). Firma are un contract de colaborare cu o persoana fizic autorizat.

Sediul social este n Municipiul Pacani, Str.Grigore Ureche, Nr.10, Judeul Iai. Profilul societii este fabricarea altor elemente de dulgherie i tmplrie pentru construcii.

Personalul angajat este unul calificat cu experien de lucru ndelungat. Conducerea firmei este asigurat de persoane cu experien n domeniu.

Din momentul nfiinrii i pn n 2013, societatea a nregistrat pierderi pn n anul 2010, dup care a nceput s obin profit.

1.2. Structura organizatoric i funcional

Structura organizatoric reprezint ansamblul persoanelor, subdiviziunilor organizatorice i al relaiilor dintre acestea, orientate spre realizarea obiectivelor prestabilite ale ntreprinderii.

Structura organizatoric este o component a structurii generale a ntreprinderii i reflect anatomia ntreprinderii. Ea se proiecteaz pe baza unor norme, reguli, principia i documente oficiale.

Funciile se mpart n funcii de conducere ce se caracterizeaz prin faptul c ele cuprind sarcini i atribuii de coordonare a activitii persoanelor subordonate i funcii de execuie ce cuprind sarcini de executare a unor lucrri sau de rezolvare a unor probleme fr s le revin i sarcini de coordonare.

Societatea este condus de Administrator ce are obligaia de a asigura toate resursele tehnice, materiale, umane, financiare i informaionale pentru realizarea produselor i serviciilor din sfera de activitate a societii, n condiii de asigurare a calitii.

Spaiul de producie foarte bine amenajat, precum i folosirea de echipamente tehnice i auxiliare performante fac ca produsele sale s fie conform condiiilor impuse de legislaie.

Contabilul stabilete prin proceduri i indicaii metodologice cum trebuie executate operaiunile legate de politica economico-financiar a firmei, asigur i urmrete realizarea lor la nivel de firm.

Organigrama este reprezentarea grafic a structurii organizatorice. Structura organizatoric este de tip piramidal, fiind format din Administrator, Contabil i Personalul angajat pentru desfurarea activitii de baz.

1.3. Organizarea compartimentului financiar-contabil i relaiile cu celelalte compartimente

S.C. TEHNO AREDAMENTI S.R.L. nu are organizat un compartiment financiar-contabil. Pentru realizarea operaiilor de eviden contabil i raportarea situaiilor financiare anuale, firma a angajat un singur contabil.

n aceast situaie nu se poate vorbi de o relaie ntre compartimentul financiar-contabil i celelalte compartimente.

Capitolul 2. Studierea aplicaiilor informatice specifice activitii financiar-contabile

2.1. Prezentarea aplicaiilor informatice

Pachetul Contab SQL este un sistem integrat ERP/CRM/SFA ce cuprinde modulele: Administrare, Contabilitate, Gestiune, Mijloace fixe, Salarii, Contracte, Necesar, Diverse, Ajutor.

Softul permite lucrul cu mai multe firme simultan.Evidena poate fi inut n lei i n valut (salarii, gestiune, amortizare, balan). Funcioneaz n versiunea de reea i monoutilizator.

Datorit serverului de SQL performant (My SQL) pe care l folosete, permite accesul simultan a sute de utilizatori aflai local (n reeaua ntreprinderii), ct i la distan (prin internet, dial-up, VPN).

Contab SQL ruleaz sub urmtoarele 2 sisteme de operare: Windows XP Service Pack 3, Windows Vista, Windows 7, Windows 8, Windows Server 2003, Windows Server 2008. Pe server poate rula orice sistem de operare acceptat de My SQL (Windows, Linux, FreeBSD, Debian, Centos, Novell). Memoria minim pe staii este de 512 Mb RAM, iar pe server de 1 Gb RAM. Pe HDD este nevoie de minim 50 Mb liberi.

Importul datelor din alte aplicaii

n situaia n care naintea achiziionrii sistemului de contabilitate, gestiune, mijloace fixe, salarii, s-a folosit un alt soft de contabilitate, specialitii firmei COMETA S.R.L. vor asigura suportul tehnic i logistic necesar importului datelor n noua aplicaie.

Exportul datelor n alte aplicaii

Toate listele programului de contabilitate, gestiune, salarii, producie pot fi exportate n format Excel, HTML, PDF sau DBF pentru a fi utilizate n diverse raportri. Programul de salarii permite exportul automat n programele Administraiei Financiare sau Ministerului de Finane: CAS, omaj, sntate, fie fiscale.Statele de plat vor fi convertite automat n formatul specific bncii cu care se lucreaz n situaia n care se folosete plata cu cardul.

Cloud computing-Contab SQL n nor

Se pot stoca datele n datacenter-ul Cometa, astfel vom avea acces la ele de pe orice calculator legat la internet.n loc s cumparam un server (care aduce lunar costuri de ntreinere i consum current) pe care s-l inem la sediul firmei (unde poate cdea curentul sau conexiunea la internet), putem gzdui datele n cloud i scpm de problemele legate de salvri.

2.2. Descrierea unui scenariu de lucru

Introducere facturi sau NIR-uri

Se deschide aplicaia, se introduce parola, se deschide modulul principal Gestiune.

Al doilea meniu din modulul principal Gestiune i printre cele mai importante din cadrul programului este cel de Furnizori, care cuprinde: Facturi furnizori i Liste.

n meniul Facturi furnizori se introduc facturile sosite de la furnizori i Declaraiile vamale de import (pentru firmele importoare).

Se completeaz cmpurile Numar factur i Data, cu numrul, respective data facturii primite.

Numar NIR se completeaz dac este cazul.

n cmpul DVI/fact.intr. se introduce numarul facturii de material pe care se vor distribui facturile de taxe i transport.

n cmpul Cod fiscal se introduce codul fiscal al furnizorului, dac nu, se trece peste acest cmp i se selecteaz firma din cmpul Furnizor.

Cmpul Furnizor conine denumirea Furnizorului care se poate alege din lista ataat cmpului, dac furnizorul a fost introdus anterior sau, n cazul unui furnizor nou, se poate introduce apsnd tasta F1. F1 va comuta n meniul de introducere furnizori/clieni, unde se pot introduce toate datele de identificare ale noului furnizor. La adugarea unui CUI nou, programul va descrca datele firmei respective din site-ul Ministerului de Finane (dac exist conexiune la internet i a fost activat aceast opiune de Administrare/Configurare conexiune la internet). Se selecteaz i se revine cu butonul Ieire n Facturi furnizori.

Cmpurile Jude, Localitate, Strada, se vor completa automat cnd se alege furnizorul din list.

n urmatorul cmp, Cont, se introduce contul de furnizori, sintetic sau analitic, dup modul de lucru al fiecrui furnizor.

n cazul n care se bifeaz cmpul BC, programul va genera automat un bon de consum cu toate materialele aflate pe NIR-ul respectiv.

Cmpurile Valoare, TVA, Total, nu se completeaz aici, ele vor fi calculate de program dup introducere detalii (poziii) n factur.

Urmtorul cmp este Cont pltitor n care se poate introduce contul din care se face plata pentru factura respectiv. Apsnd tasta F1 se poate alege contul pltitor respectiv din list (5121, 5311 sau 542 pentru deconturi). Dup, se apas tasta F2 unde se introduc detaliile despre plat: data, documentul (felul,numarul) i suma pltit.

Cmpul Cont pltitor se folosete n cazul facturilor pltite n aceeai zi, sau nsoite de chitan.Programul va genera automat operatiunea de achitare a facturii respective n modulul Casa/Banca.

Cmpul Explicaii se completeaz cu explicaii privind factura.

n cmpul Zile scaden se introduce numrul de zile pn la scaden. Automat va fi afiat Data scadenei.

n cmpurile Valut i Curs valut se introduc valuta i cursul valutar. Dac anterior cursul a fost introdus n modulul Administrare, va fi completat automat. La sfrit se apas butonul Salveaz.Dup salvare implicit se deschide fereastra de Detalii materiale, al crei buton se afl n partea de jos a ecranului de introducere facturi.

Aceast fereastr afieaz coloanele: Cod produs, Gestiune, Nume, Cantitate, Pre lei, Valoare i Pre valut.

Codul produsului se va selecta din lista ataat dac produsul (materialul) a fost introdus anterior n nomenclator sau, dac produsul este nou, prin apsarea tastei F1 se deschide n mod automat fereastra de Introducere coduri gestiune (nomenclator materiale) unde se poate introduce. Acelai rol l are tasta F1 i n cazul coloanei Nume.

n continuare, se va completa Cantitatea, Preul i automat va fi calculat Valoarea.

TVA-ul se calculeaz automat.

Butonul Detalii servicii permite introducerea serviciilor pe factur.

Se completeaz coloanele Cont, Denumire (numele serviciului), Valoarea n lei, Valoarea n valut i TVA 24%.

n coloana Cont, apsnd tasta F1 se obine o lista a conturilor existente n balan, de unde se poate alege contul dorit.

Dup introducerea acestor elemente, n fereastra Introducere facturu furnizori sau NIR-uri, cmpurile Valoare, TVA i Total vor fi completate automat.

Capitolul 3. Descrierea principalelor metode de securitate adoptate de firm pentru a asigura confidenialitatea, integritatea i accesibilitatea informaiilor financiar-contabile

3.1. Metode de securitate fizic:

Accesul n unitate este prevzut cu camera de luat vederi Copii ale elementelor de acces (o cheie ntr-un plic sigilat) exist la portar Deschiderea cldirii se face de ctre portar Holul din incinta firmei este prevzut cu stingtor de incendiu i trus de prim ajutor Este interzis accesul cu animale de companie n unitate Fiecare ncpere este prevzut cu alarm pentru incendii Accesul este permis n unitate i n afara programului de lucru Exist un plan de evacuare n caz de pericol (incendiu, cutremur etc.)

3.2. Metode de securitate logic:

Contabilul deine o parol de identificare pentru accesarea aplicaiilor unitii Accesul la documente clasificate este permis doar persoanelor autorizate Calculatoarele sunt prevzute cu cu aplicaii antivirus Toate documentele sunt arhivate i pstrate pe suporturi electronice de stocare Accesul la calculatoare este permis prin introducerea unei parole

3.3. Metode de securitate a personalului:

Interviul de selectare a angajailor conine ntrebri referitoare la starea de sntate, la eventualele probleme cu legea, incidente la fostul loc de munc Salariul fiecrui angajat este confidential Contractul de munc al fiecrui angajat este confidenial, iar acesta prevede ca la ncetarea colaborrii cu angajatul, acesta trebuie s pstreze n continuare confidenialitatea informaiilor

3.4. Metode de securitate a comunicaiilor:

Se evit subiectele sensibile n discuiile telefonice, email-uri sau transmisiile fax Nu se las nesupravegheate telefonul mobil si calculatorul

3.5. Metode de securitate legislativ:

Toi angajaii vor avea fcut instructajul de protecie a muncii la zi Tot personalul operativ va avea echipamente de securitate a muncii

Principii de baz

Metode de securitateConfidenialitateIntegritateAccesibilitate

Securitate fizicExistena unui portarApariia inevitabilelor erori umane Spaiile sunt prevzute cu lacte i ncuietori, iar cheile pentru deschiderea acestora se gsesc doar n posesia administratorului i portarului

Securitate logicContabilul trebuie s-i securizeze calculatorul (parola, aplicaii antivirus)Funcionarea defectuoas a softului cu care se opereazAccesul la documentele clasificate este permis doar persoanelor autorizate

Accesul la calculatoare este permis prin introducerea unei parole

Securitatea personaluluiSalariul fiecrui angajat este confidenial

Contractul de munc al fiecrui angajat este confidenialAdministratorul s nu modifice datele despre anumii angajai sau s tearg anumite documente far acordul contabiluluiAngajatul s nu permit folosirea de ctre persoanele neautorizate a aparatelor din cadrul firmei

Securitatea comunicaiilorSe evit subiectele importante la telefon, prin email

Angajatul se oblig s nu divulge metodele de lucru din cadrul firmeiS nu existe erori n transmiterea, receptarea informaiilorNu toi angajaii au acces la anumite parole i informaii din cadrul firmei

Securitatea legislativAngajatul a semnat un contract de confidenialitate

Toi angajaii vor avea fcut instructajul de protecie a muncii la ziModul de lucru din cadrul firmei este realizat conform legiiAngajaii au accces la informaii cu privire la legislaie

4