Click here to load reader

PROCESS- ORGANISERING I SKOLAN SKOLAN I arbetet via lärares pedagogiska basfunktioner: Planering, organisation, inspiration, stöd och utvärdering. Detta kan alltid förbättras!

  • View
    217

  • Download
    0

Embed Size (px)

Text of PROCESS- ORGANISERING I SKOLAN SKOLAN I arbetet via lärares pedagogiska basfunktioner:...

1

PROCESS-ORGANISERING

I SKOLAN

SKOLAN I ETTLEAN-PERSPEKTIV

2

Innehll

Inledning - processorganisering och Lean i skolan............................. 3

Kapitel 1: Lean i skolan grunderna, nyckelbegreppen ......................4

Kapitel 2: Processorganisering i skolan former och innehll ...........8

Kapitel 3: Processorganisering i skolan hur och vad gr man?......19

Avslutning processorganiseringens principer ..................................23

3

InledningUtvecklingsarbete med Lean i fokus har ftt en stark spridning och stllning i svenska kommuner. Formerna varierar alltifrn enskilda verksamheter som startar egna projekt med egen drivkraft och nyfikenhet som utgngspunkt, till satsningar av strre karaktr. I ett vxande antal kommuner har hela frvaltningar och i vissa fall merparten av verksamheterna utvecklats efter Lean-principer. I andra kommuner har satsningarna varit av strre karak-tr dr hela frvaltningar och i vissa fall, merparten av verksamheterna har utvecklats efter Lean-principer.

Arbetet med Lean-tnkande inom skolans vrld har varit betydligt mer be-grnsade. Ofta anvnds inte Lean-begreppet utan man beskriver arbetet som Processorganisering. Skillnaden mellan dessa begrepp blir i praktiken inte srskilt stor man inriktar arbetet p samma grundlggande ider. Anled-ningen till att man talar om process snarare n Lean beror frmodligen p att ordet process knns mera hemtamt och behver inte frklaras och versttas. Processtnkande r vl frankrat i skolans vrld och r mjligt att applicera direkt p en rad situationer i skolorna.

Jag har arbetat med processorganisering i skolans vrld de senaste tio ren.Dels i tv strre flerriga projekt, Rddningsverkets skolor och med Hrs kommun i ett fortfarande pgende projekt. Drutver har jag varit engage-rad i ett antal mindre uppdrag p enskilda skolor runt om i landet.

Avsikten med denna artikel r att sammanfatta mina egna erfarenheter frn dessa projekt samt att dra ngra slutsatser fr skolors fortsatta arbete med processorganisering.

Orrviken 2012-08-22

Hkan JnssonPsykolog/konsultHkan Jnsson konsult [email protected]

4

Kapitel 1: Lean i skolan grunder, nyckelbegrepp och betydelsen fr skolans arbete.Processorganisering ingr i det strre begreppet som kallas Lean.Denna artikel startar i en beskrivning av Lean-principer och grunderna i Lean-tnkandet. Den avslutande delen beskriver processorganisering och ger konkreta exempel p vad processorganisering kan innebra i skola och i frskola.

Lean betyder smal, snl och har kommit att betraktas som ett nytt stt att tnka kring verksamheters organisering och frbttring. Lean har sitt fokus p effektivitet och resultattnkande med ett starkt fokus p kundens upplevelse av verksamheten. Fr jag som elev ut vad jag behver av skolans verksamhet? r jag som frlder njd med vad skolan ger mitt barn? Tillgodoses vra behov och frvntningar p ett tillrckligt bra stt, r ngra frgor som Lean-tnkande syftar till att kunna besvara.

Lean-tnkandet har sitt ursprung i varuproduktion (Toyota r paradexemplet) men har ftt ett minst lika stort inflytande i administrativa- och serviceverk-samheter. Lean-program initieras idag i kande omfattning inom snart sagt alla verksamheter inom stat, kommuner och landsting.

Lean-begreppet innehller fljande grundlggande nyckelbegrepp:

.1. VrdeVad ger kunden, dvs. elever och frldrar vrde? Vrde r ett centralt begrepp i Lean-tnkandet. Vi mste frst elevers och frldrars behov och nskeml fr att veta vad som r vrde fr dessa. Utmaningen fr skolan r att p ett pedagogiskt stt beskriva statens/kommunens/uppdragsgivarens ambitio-ner med skolan. Detta uppdrag stmmer ju inte alltid ihop med elevers och frldrars behov. Allts frutstter vrdediskussionen att vi har en fungerande kommunikation med elever och frldrar och att vi p ett tillfredstllande stt kan kombinera elevers och frldrars behov och nskeml med det statliga och kommunala uppdraget.

1. Vrde2. Behov3. Processen4. Flde

5. Stndiga frbttringar6. Efterfrgan7. Slseri

5

2. BehovBehoven kan vara av skilda slag uttalade, underfrstdda, omedvetna.Uttalade behov r de som elev och frldrar uppfattar som viktiga och som dessa frvntar sig skall bli uppfyllda. Elev och frldrar blir njda om utta-lade behov blir uppfyllda. Om inte blir ofta reaktionerna tydliga och direkta. Uttalade behov handlar oftast om godknda betyg och lika ofta om betyg som kvalificerar till hgre utbildning.

Underfrstdda behov r av den karaktren att elev och frldrar uppfattar dem som ndvndiga och sjlvklara. Dessa behov kan i skolan handla om en t.ex. mobbningsfri milj och att bli behandlad p ett just och demokratiskt stt. Om dessa behov inte tillfredsstlls blir elev och frldrar missnjda men dremot r det inte skert att uppfyllda behov leder till kundtillfredsstllelse. Dessa behov uppfattas som basala och sjlvklara.

Omedvetna behov r av den arten att elev och frldrar inte alltid r med-vetna om dessa. Uppfylls den typen av behov r det positivt och leder ofta till lojala relationer. Dessa behov kan i skolan t.ex. vara att man erbjuder ett mer frekvent och kvalitativt bttre kontakt mellan skolan och hemmen n vad som var frvntat.

3. ProcessenVi kommer i fljande avsnitt att behandla och beskriva processerna i skolan p ett utfrligt stt. Ngra grundlggande frgor r:Hur ser de processer ut som vi arbetar med idag?Hur borde dessa processer se ut?Kan vi enas om vilka frndringar av processerna som r nskvrda?Skall vi fastsl utseendet p processerna tills vidare?Hur ofta skall vi revidera processerna?Slutsats:Granska processen och ta bort eller lgg till arbetsmoment och aktiviteter. Ut-forma skolans processer s att de stmmer med uppdragsgivarens perspektiv och elever och frldrars behov.

4. FldeFrsk att gra processen till ett flde med ett s bra flyt som mjligt s f stopp och brott i ansvarskedjan som mjligt. Detta frutstter i skolans vrld att vi arbetar i arbetslag som r sampratade och engagerade.

5. Stndiga frbttringarDetta r det mantra som stndigt upprepas i Lean- influerade verksamheter. Fokus i lrarnas och arbetslagens arbete r att hela tiden leta efter mjliga frbttringar i hur de olika processerna genomfrs.

6

6. Verklig och ondig efterfrganBehov, nskeml och efterfrgan r begrepp som ligger nra varandra. I texten ovan beskrevs behov som uttalade, underfrstdda och omedvetna. Behoven r individuella och kan hrledas till enskilda elever och frldrar. Nr vi talar om efterfrgan r den oftast av mer generell karaktr. Efterfrgan kan komma frn samhllsinstitutioner, politiska beslutande organ, starka grupperingar av frldrar etc. De kan av skolsystemet uppfattas som krav och uppdrag snararen i form av efterfrgan.

Fr att kunna skilja mellan verklig och ondig efterfrgan mste vi veta vad syftet r med verksamheten. Syftet med skolans verksamhet kan beskrivas som:- Elevernas mluppfyllelse generell och individuell mluppfyllelse- Elevernas fysiska och psykiska hlsa- Elevernas utveckling till goda och demokratiska medborgare

Verklig efterfrgan r sledes efterfrgan som ligger i linje med ovan beskriv-na syften, det vill sga det som systemet r till fr. En lokal politisk styrning som gagnar de vergripande syftena r verklig efterfrgan.

Ondig efterfrgan r frsts det motsatta efterfrgan som inte leder mot syftet eller som till och med kan frhindra att syftet uppns. Det kan ske ex. pga. misstag, man har i det politiska systemet inte frsttt innebrden av sin efterfrgan eller medvetet prioriterat andra syften r de verordnade syftena.

7. SlseriSlseri r ett nyckelbegrepp i Lean-tnkandet. Slseri r motsatsen till vrde det r en aktivitet som frbrukar resurser utan att tillfra elev och uppdragsgi-vare ngot vrde. Det r sledes av strsta vikt att ta bort alla former av slseri fr att stadkomma en bra Lean-process.

Olika former av slseria. VntetiderVi vntar p material, beslut, information och p mnniskor. Vntan r ett vanligt problem i skolor med traditionell organisering. Hltimmar, lrarfria lektioner etc. r vanligt frekommande.

b. Transport och frflyttningArbetsplatserna r dligt anpassade till verksamhetens krav vilket innebr frflyttning av mnniskor, material, dokumentation etc.

c. Tidigare fel och bristerFel som begtts tidigare i utbildningsprocessen och som inte blivit tgrdat i rtt tid och p rtt plats och av rtt personer. Skolan lider av detta i strre utstrckning n mnga andra verksamheter. Elever med bristflliga kunskaper som inte fr den hjlp de behver i tid, som slussas vidare i skolsystemet tills det tar stopp!

7

d. verproduktionVi gr mer n vad eleven nskar sig, mer n vad som r rimligt ur uppdrags- givarens perspektiv. Produktionen sker drfr att man alltid gjort p det viset, enskilda lrare har sina lsklingsaktiviteter som man ogrna slutar med etc.

e. Ej funktionsdugliga stdprocesser.Skolan lider av detta i stor utstrckning. Rektorer som har lite eller inget std i sin administrativa uppgift, dligt fungerande administrativa system, datorer och IT-system som inte samverkar, svrigheter att utnyttja interaktiva pedago-giska distansverktyg etc.

f. Oklar arbets- och ansvarsfrdelningDubbelarbete alternativt uppgifter som inte utfrs etc. Detta r speciellt van-ligt i skolor som inte har fungerande ledningsgrupp och arbetslag. Den oklara arbets- och ansvarsfrdelningen fr vi ofta snabba frbttringar inom nr vi arbetar med processorganisering i skolan.

Kan vi undvika allt slseri?Nej, en del slseri r ndvndigt fr att nuvarande process skall kunna fung-era. Detta trots att det inte leder till kat vrde fr eleven.Annat slseri dremot skapar varken ngot vrde fr uppdragsgivaren eller fr eleven och r ej heller ndvndiga fr att processen skall fungera och br drfr tas bort.

8