PROCESOS DE APOYO DEL SERVICIO FARMACÉUTICO

(Resumen tomado del Texto: “Gerencia y Administración de Sistemas de

Suministro de Medicamentos Esenciales” Cooperativa de Hospitales de Antioquia. Cuarta edición. Medellín- Colombia, 2005)

1. LA ADQUISICIÓN El suministro de medicamentos e insumos para la salud, es uno de los aspectos importantes en la gestión de la institución prestadora de servicios de salud; su falta de disponibilidad afecta a la población que los requiere para la prevención de enfermedades, el tratamiento y la recuperación. Por lo tanto la adquisición, parte de la estimación de necesidades y su propósito es el de disponer de los productos con calidad, en el momento oportuno, en la cantidad requerida y a precios asequibles. La adquisición podemos dividirla en tres momentos, el primero es la planeación con un papel fundamental y determinante en toda la adquisición. Comprende la formulación de políticas, la definición de objetivos, funciones, cantidades a comprar y la modalidad a utilizar. El segundo paso es la ejecución, donde se lleva a cabo la adjudicación de insumos, la utilización de variables como niveles mínimos, punto de reposición, niveles máximos y cantidad a comprar y los registros del servicio prestado por los proveedores. Por último está la evaluación tanto del proceso y el cumplimiento de este frente a lo programado, como de los resultados, disponibilidad de insumos, precios adquiridos frente a los precios del mercado, oportunidad, calidad y servicio prestado por los proveedores. 1.1 Planeación de las adquisiciones Es tener claridad en los requisitos y normas a seguir, por lo tanto se deben definir claramente: las políticas, objetivo, funciones, estimación de necesidades, plan de compras y la modalidad de negociación a elegir.

Para las organizaciones y específicamente para el sistema integral de suministro de medicamentos e insumos para la salud, es necesario conocer la demanda esperada. Se puede cuantificar a partir de la tendencia histórica, de la investigación de mercados, de las proyecciones estratégicas resultantes del manejo de ciertas variables endógenas (productos, precios y servicios) y de variables exógenas (plan de desarrollo, crecimiento de la población, perfil epidemiológico, competencia, las políticas económicas y la inflación); complementadas con técnicas matemáticas o estadísticas que permiten predecir con un margen mínimo de error, las unidades que se van a suministrar y sus tendencias de variación a través del tiempo.

El plan de compras es por lo tanto el resultado del estimativo de necesidades y su propósito es garantizar la disponibilidad de los productos con calidad, en el momento oportuno, en las cantidades requeridas y a precios asequibles, para una adecuada prestación del servicio. Hace parte de la adquisición de insumos, el manejo adecuado de las donaciones, las cuales deben tenerse en cuenta en la planeación de las compras; en casos de emergencia es preciso hacer una planeación contingencial, tener claridad sobre los insumos recibidos en la institución por concepto de donaciones, así como el cubrimiento de sus necesidades, con el fin de dar un uso adecuado y racional a los recursos. Las buenas prácticas de adquisición plantean algunas pautas útiles como: comprar los insumos con denominación común internacional-DCI, limitarse a la lista de medicamentos esenciales y a procedimientos formalmente aprobados, comprar en volumen, valorar y monitorear a los proveedores, comprar por concurso, pedir basados en estimativos confiables de las necesidades actuales, desarrollar mecanismos para pagos prontos / confiables y para una adecuada gestión financiera, trabajar sobre procedimientos escritos y claros, separar funciones, contar con programas que verifiquen y conserven la calidad de los productos, realizar auditorías anuales con publicación de resultados, presentar informes regulares en la ejecución de la compra, con indicadores comparados frente a las metas y estándares1 Políticas de compras Las políticas de compra, son las directrices a seguir por las personas involucradas en el proceso de adquisición, comprenden parámetros como:

Relación de largo plazo con los proveedores

Responsabilidades durante el proceso

Niveles de inventario

Tiempos para los que se efectúa la compra

Compra centralizada o descentralizada

Tipo de documento que legaliza la negociación, ejemplo: contrato

Modalidad de compra que se va a seleccionar

Porcentaje de incremento máximo permitido en la negociación.

Compras priorizando al proveedor adjudicado y en qué momento y por qué se va a otro proveedor.

La decisión de comprar los productos que corresponden al listado de medicamentos esenciales de la institución.

Cuando y como se compran productos que no pertenecen al listado de medicamentos esenciales

Manejo de donaciones. Objetivos de compras.

El objetivo de la adquisición, establece la finalidad del proceso, involucra aspectos como:

Desarrollar estrategias que posibiliten la disponibilidad y accesibilidad de los medicamentos e insumos requeridos para satisfacer las necesidades de la población a atender

Planear, programar, ejecutar, controlar y evaluar las compras, de acuerdo con la rotación de inventarios definida para el período,

Establecer relaciones y negociaciones que favorecen a la institución y a los proveedores

Asegurar la calidad de los medicamentos e insumos para la salud desde la adecuada gestión de proveedores, mediante el establecimiento de relaciones basadas en la confianza y la transparencia,

Hacer investigación de mercados referente a precios, productos y servicios para conocer el nivel de competitividad,

Regular precios de medicamentos, controlando su incremento en el porcentaje establecido de acuerdo con la política de cada país, o de la organización.

Funciones de compras. La función de compras es principalmente adquirir los medicamentos e insumos para la salud, de acuerdo con las especificaciones técnicas y administrativas definidas, en el momento oportuno, al precio adjudicado y al proveedor elegido; para lo cual se incluye:

Asignar actividades y responsables

Investigar las fuentes de suministro,

Actualizar permanentemente la información y registro de proveedores,

Elegir, desarrollar y valorar proveedores confiables que brinden garantía de calidad,

Negociar y renegociar con proveedores buscando regular precios,

mantener actualizada la información de proveedores, productos, precios,

Realizar la actualización de las cantidades a adquirir en un periodo determinado.

Evaluar la ejecución del proceso y tomar acciones de mejora.

Respaldar las relaciones basadas en la confianza y la transparencia. Estimación de necesidades y plan de compras. La estimación de necesidades es el proceso que cuantifica la cantidad de medicamentos e insumos para la salud, necesarios para un periodo determinado, con el fin de asegurar el suministro, presupuestar los costos, evaluar comparativamente frente a la ejecución, llevar a cabo negociaciones más

eficientes, anticipar las necesidades de largo plazo para fabricantes o proveedores, definir pautas de entrega parciales, etc. Métodos de estimación de necesidades a) Método de perfil epidemiológico o por Morbilidad: método recomendado por

OMS, se basa en la frecuencia de la morbilidad por los esquemas de tratamiento utilizados

b) Por consumo histórico: Se basa en el registro histórico del movimiento de los medicamentos e insumos para la salud

c) Consumo ajustado: Este método solo se utiliza cuando no se cuenta con información, siendo necesario basar la estimación en el comportamiento de una región similar.

La estimación obtenida por los métodos anteriores, se puede llevar a una herramienta llamada PLAN DE COMPRAS, que facilita el seguimiento de su ejecución mensualmente. El plan de compras, es la relación de la compra con las finanzas, se precisa el control de la ejecución del presupuesto de compras, con la programación del pago a los proveedores en los términos comerciales y contractuales concertados. Las compras forman parte del plan estratégico de desarrollo de la organización, el cual está enmarcado dentro de la visión, misión, objetivos y políticas. En la elaboración de este plan, se toman en cuenta tanto las unidades a adquirir, como su valor monetario por línea de insumos y por ítem para un período. Modalidades de compras

Licitaciones

Concertados

Abiertos

Subasta

Concursos Internacionales

Selectivos

Consolidados

Compras

Directas

La modalidad de compra se escoge teniendo en cuenta factores: legislación vigente, gasto en el proceso, valor monetario de los productos requeridos, servicios del proveedor y control del proceso. La legislación define en gran parte la naturaleza de la modalidad, por cuanto señala tipo de compras según la cuantía y número de proveedores; también la modalidad de compra está dada como una política interna de la organización. Concursos: Los proveedores son convocados a presentar sus propuestas en un certamen en el cual las reglas de juego están previamente fijadas; por las características de su apertura pueden ser abiertos, si se invita por un medio masivo de comunicación a todos los proveedores; selectivos, si se invita a un grupo de proveedores previamente establecido. Concursos abiertos: las organizaciones convocan públicamente a los proveedores a presentar ofertas, las cuales deben someterse a exigencias señaladas en los pliegos llamados de condiciones. También se les conoce como licitaciones públicas y pueden tener carácter nacional o internacional. Lo destacado de este método es la posibilidad de obtener una amplia participación de cotizantes y con ello, precios muy favorables. Se logran además mejores condiciones de entrega, envases y rotulaciones especiales por tratarse de lotes elaborados conforme a un plan específico. Los concursos abiertos a su vez pueden ser concertados e internacionales. Concursos selectivos. En el concurso selectivo, los proveedores son escogidos entre los inscritos en el kárdex o registro de proveedores, e invitados a presentar sus cotizaciones. Si bien la oferta es limitada y los precios de cotización pueden no ser tan bajos, la agilidad administrativa es mayor. Concursos consolidados. A la modalidad de concursos consolidados se recurre cuando las diferentes organizaciones de salud de un país o región se unen para hacer compras conjuntas, invitando a los proveedores a someter sus ofertas, una vez sumadas sus necesidades de medicamentos e insumos para la salud. Uno de los componentes del sistema actúa como elemento nuclear, en la planificación, dirección y coordinación del proceso. Son muchas las ventajas de los concursos consolidados: mayor número de oferentes, bajos precios, fomento del desarrollo de la industria farmacéutica nacional beneficiaria de estos concursos, y grandes posibilidades de aplicación de programas de calidad; requiere una ágil y oportuna coordinación intersectorial, simplificación administrativa, una legislación adecuada y un proceso sistematizado.

Compras directas. En este caso ya no opera la participación colectiva de proveedores, se surten con una o más cotizaciones. El sistema de salud responsable del programa, pide tres cotizaciones directamente a fabricantes o distribuidores inscritos en el kárdex o registro de proveedores y realiza la

adjudicación de la compra de acuerdo a pautas y políticas previamente establecidas por la organización. Solo en casos de emergencias se omite las cotizaciones, haciendo el proceso más ágil. 1.2 Ejecución de la compra Dentro del concepto de calidad, los proveedores forman parte integral de la organización, lo que conduce a desarrollar un plan que garantice proveedores confiables y eficaces; para lograr este propósito se cuenta con actividades de inscripción en el registro, elección, y valoración, obteniendo un número selecto de proveedores comprometidos con el aseguramiento de la calidad, estableciendo relaciones basadas en el respeto mutuo y a largo plazo. En las relaciones con los proveedores, el primer paso es dar a conocer las políticas y asegurarse de su amplia difusión; con esto se está garantizando que la información a los proveedores y la que éstos ofrecen, corresponde a las expectativas de ambas partes.

Para K. Ishikawa 2 el objetivo fundamental de estas relaciones es el de “mejorar el aseguramiento de la calidad y eliminar las insatisfactorias condiciones existentes entre el comprador y el proveedor”; para lograrlo enuncia diez principios3: 1. comprador y proveedor son totalmente responsables por la garantía de calidad, 2. comprador y proveedor deben ser independientes y respetar ésta independencia, 3. el comprador debe dar información clara y adecuada sobre lo que desea, 4. el contrato entre las partes debe contemplar: calidad, cantidad, precio, condiciones de entrega, tiempos y forma de pago, 5. el proveedor debe certificar y garantizar una calidad satisfactoria, respaldada con datos, 6. las partes deben previamente acordar los métodos de evaluación, 7. las partes deben conocer los procedimientos para la solución de conflictos, 8. las partes deben intercambiar la información necesaria para ejecutar un mejor control de calidad, 9. las partes deben controlar eficientemente las actividades comerciales y 10. comprador y proveedor deben prestar siempre la debida atención a los intereses de los usuarios. Para que estos principios se cumplan es necesario contar con un listado de proveedores potenciales, invitarlos a inscribirse en el registro de proveedores y elegir los que cumplan satisfactoriamente las condiciones de negociación establecidas. a) Inscripción en el registro de proveedores.

El registro corresponde a la inscripción en el Kárdex, para lo cual se llena un formato con la información resumida sobre la identificación del proveedor, los productos, condiciones de distribución, así como un espacio para el concepto de la función de compras, como anexos al registro deben aparecer los documentos

exigidos de acuerdo con las condiciones administrativas y jurídicas, financieras y técnicas así:

Condiciones administrativas. Incluye los aspectos organizacionales y legales del proveedor, así como los requisitos funcionales, exigidas por cada país.

Condiciones financieras. Las condiciones financieras se refieren a la solidez económica del proveedor, así como los respaldos bancarios, se incluye además, lista de precios, incluyendo los precios máximo al público para aquellos medicamentos que están regulados, método de ajuste de los precios, fletes a cargo del comprador o proveedor, formas de pago, descuentos y plazos otorgados.

Condiciones técnicas. Son todos los requerimientos de calidad: Buenas prácticas de Manufactura (BPM), autorizaciones de la entidad sanitaria para la distribución y/o comercialización, sistema de producción o distribución, especificaciones técnicas de los medicamentos e insumos, protocolos de calidad para lotes, forma de entregas, procedimientos técnicos y documentos para pedidos y entregas, garantías de calidad, política de devoluciones, fichas técnicas, artes o positivos de los empaques de los productos.

La documentación entregada en el inscripción al kárdex, puede valorarse y generar un puntaje, teniendo en cuenta que hay documentos habilitantes, cuya ausencia, deja por fuera al proveedor, ejemplo BPM. La valoración de la documentación es necesaria para la aprobación e incorporación del proveedor al registro de proveedores de la organización. Un ejemplo es partir de 100 puntos, distribuidos en cada una de las condiciones requeridas (administrativas y jurídicas, financieras y técnicas), asignando un puntaje deseado que refleje el perfil del proveedor que la organización, proyecto o sistema de suministro desee. Previa a la inscripción al Kárdex de proveedores, es beneficioso un mayor conocimiento de las organizaciones y socializar los requisitos y condiciones alrededor de la relación comercial a iniciar, por lo tanto los proveedores deben tener acceso a un documento, con esta información. b) Invitación a cotizar y contraofertar. De acuerdo con la modalidad de compra elegida, las condiciones para presentar las cotizaciones varían. La modalidad de compra por licitación exige un pliego de condiciones que debe incluir: fecha y hora de apertura y cierre, especificaciones técnicas sobre los insumos con la denominaciones comunes internacionales (DCI), forma farmacéutica, envase, empaque, embalaje, información sobre los envases y rotulación especial para el sistema de salud, especificaciones de calidad, documentos para licitar, formas de presentación de la propuesta, números y fechas de entrega, forma de pago, póliza de seriedad de la propuesta, formas de

evaluación de la propuesta (generalmente se hace por ponderación de factores como precio, cumplimiento y servicio), período máximo para adjudicar, posibilidad de adjudicar total o parcialmente y contrato marco. En las modalidades de concurso concertado y compras directas, las condiciones de negociación para la compra están establecidas en el formato de cotización por producto, los proveedores inscritos en el registro de la institución, son invitados a cotizar y a contraofertar, previa socialización del pliego de condiciones y el manual de proveedores de la institución, documentos que buscan claridad en los requisitos antes de la presentación de sus ofertas. Estos documentos contienen las políticas establecidas en cuanto a requisitos administrativos, financieros y técnicos, legales e internos de la institución y los clientes.

Los proveedores que deseen presentar sus cotizaciones deben cumplir con un pre-requisito y es tener como mínimo una valoración o calificación de su documentación y de negociaciones anteriores, sea aceptada por la organización. Es importante realizar un análisis de los resultados obtenidos durante la cotización y la contraoferta, comparados contra la negociación del período inmediatamente anterior, obteniendo así porcentajes promedio de regulación de precios. c) Adjudicación de la compra. Tiene por objetivo definir por un periodo, en lo

posible mínimo 1 año, a que proveedor se hará la compra de cada uno de los productos requeridos.

El equipo evaluador de las ofertas (comité de compras), realiza un análisis teniendo en cuenta variables como: valoración del servicio, valoración de la calidad de producto, valoración de la documentación entregada en el registro al kárdex, sostenimiento de la oferta, plazos de pago, cupo de crédito y precio. El resultado de esta actividad, es la adjudicación de cada producto a un comprado específico, esto se consolida en un documento utilizado para el momento de la compra (elaboración de pedidos parciales). Entre las funciones del comité de compras esta: definir y evaluar la aplicación de la (s) política (s) de compras de la organización; verificar las cotizaciones que respaldan la evaluación de las ofertas y contraofertas; analizar las ofertas y contraofertas; adjudicar los productos a los proveedores de acuerdo al orden de parámetros previamente establecido; evaluar la ejecución del plan o presupuesto de compras, el estado de cartera con proveedores; analizar las novedades reportadas en el período, así como tomar decisiones sobre los resultados arrojados por los indicadores de gestión del proceso. d) Valoración de proveedores. Es el proceso mediante el cual la organización realimenta a sus proveedores en cuanto a la calidad tanto del servicio como de los productos recibidos en un

período determinado, contribuyendo de esta forma al mejoramiento continúo de ellos. Tiene como objetivo establecer unas relaciones favorables a las dos partes (organización y proveedores), caracterizadas por el respeto, la confianza y el compromiso de ambas partes de trabajar en equipo por ofrecer en todo momento medicamentos e insumos para la salud y servicios de calidad certificada a la población demandante. Durante todo el proceso se evalúan: la calidad del servicio y la calidad del producto; en ellos se trata de compilar todos aquellos aspectos fundamentales que debe contener la prestación de un servicio y un producto de excelente calidad. En este proceso se recomiendan criterios de evaluación como: La calidad del servicio: se evalúan factores críticos a tener en cuenta en la prestación del servicio, se recomienda llevar un registro diario de las no conformidades, las cuales se comparan con la tabla de puntaje por deméritos, para obtener el resultado de valoración para calidad del servicio, los factores más importantes son: la oportunidad en la entrega, la entrega del pedido completo, el informe oportuno de la situación del pedido, atención al servicio, sostenimiento de las ofertas, política en el manejo de devoluciones, cumplimiento de las especificaciones administrativas, cumplimiento de requisitos solicitados en la inscripción al registro de proveedores o contrato firmado, si es el caso, presentación e implementación del plan de mejoramiento.

La calidad del producto: tiene como objetivo fundamental evaluar el cumplimiento de las especificaciones técnicas de los productos recibidos en cuanto a sus características organolépticas, físico - químicas, microbiológicas y material de acondicionamiento, Se debe generar un registro diario de defectos detectados durante la recepción técnica y administrativa, y las dificultades presentadas en el servicio durante la solicitud de los productos, con la ejecución de pólizas de cumplimiento y calidad cuando aplique. Cada institución debe definir los deméritos por las no conformidades presentadas y adecuar una herramienta de valoración que incluya variables de servicio y variables con respecto a la calidad de los productos. e) El momento de la compra: son una seria de variables utilizadas para definir la

cantidad a comprar o las cantidades a entregas en forma parcial cuando se tiene un contrato de adjudicación a largo plazo, se determina teniendo en cuenta las directrices dadas para la adjudicación.

Se utilizan parámetros de control como el de oferta y demanda en el país o región, las dimensiones del área de almacenamiento, componentes significativos del inventario, la política de rotación de inventarios, el nivel de existencias y la cantidad a comprar. El momento de comprar se refiere además, a parámetros requeridos para controlar los inventarios, de manera que se cuente con los

insumos necesarios para la prestación del servicio, logrando la optimización de los recursos.

Para calcular los parámetros de control mencionados, así como las cantidades a comprar, se plantean diferentes fórmulas matemáticas, aplicables de acuerdo a las características de la organización y/o a condiciones particulares presentes en el momento de tomar la decisión. Con el fin de optimizar el tiempo del talento humano encargado de ejecutar la compra, conviene utilizar herramientas computacionales, por ejemplo tablas de excell o, preferiblemente, softwares o programas integrales para el manejo de los suministros. En todo caso, tener claridad sobre el tiempo para el que se compra o período de cubrimiento (TC), atendiendo las políticas previamente establecidas. Descripción de las variables y parámetros a tener en cuenta: Consumo promedio (CP). Es el registro de las cantidades despachadas en promedio (cada mes, semana, día); este promedio se calcula teniendo en cuenta la información de un período (últimos 3, 6 o 12 meses), y se actualiza periódicamente (mensualmente, semanalmente)4. Sirve para calcular otros parámetros de control como niveles mínimo y máximo de existencias, con los cuales puede calcularse al mismo tiempo, la cantidad a comprar. Consumo promedio móvil. (CMP). También en este caso el promedio de una serie de valores observados sobre la demanda de medicamentos sirve para pronosticar cómo se va a dar el próximo valor. Al tomar seis meses de consumo (por ejemplo) y promediarlos, este resultado constituiría el valor del mes séptimo. Si se hace lo mismo para el octavo mes se elimina el mes primero y la serie toma del mes dos al mes siete, su promedio sería la demanda del mes octavo y así sucesivamente55. Nótese que en este caso, el resultado del consumo promedio móvil sería la cantidad a comprar para el período siguiente, sin tener en cuenta otras variables como meses de consumo no representativos o que distorsionan la compra del mes siguiente.

Tiempo de reposición (TR). Es el tiempo durante el cual se realizan todas las actividades propias de la compra y varía en función de la modalidad de compra seleccionada y de los proveedores seleccionados. Incluye actividades como cuantificación de necesidades, preparación del concurso, cierre de la licitación, elaboración de contratos, presentación de pólizas, tiempos de entrega, tiempos de recepción.

En algunos sistemas de salud este período se duplica por la lentitud en los trámites administrativos. En los concursos selectivos el tiempo requerido puede reducirse en un 30%. En los concursos concertados podría disminuir en más de un 50%; cuando los concursos son internacionales, la apertura de cartas de crédito, embarques, llegada a puerto y trámites de aduana gasta un tiempo cercano a los 90 días, dependiendo de las exigencias.

Nivel mínimo de existencias. El nivel mínimo de existencias (NmE), representa la cantidad de reserva para evitar rupturas en inventarios o agotamientos totales que podría generar demanda insatisfecha. El nivel mínimo, al igual que los demás parámetros de control, puede calcularse de diferentes formas, aplicables de acuerdo a las características de la organización y/o a condiciones particulares presentes en el momento de tomar la decisión.

Cuando se cuenta con información de consumos mensuales y tiempos de reposición del inventario, el NmE puede ser:

NmE = CP x TR (en meses)

TR: Tiempo de reposición, en este caso debe expresarse en meses.

Al utilizar esta fórmula, se encuentra que la existencia mínima que debe tenerse es el equivalente al consumo promedio requerido para cubrir las necesidades en un tiempo de reposición, útil en el caso de compras directas y tiempos de reposición que no superen los 15 días.

Punto de reposición (PR). La cantidad en existencia que realmente da comienzo al proceso de compras es conocida como punto de reposición (PR). Es la relación entre la existencia de seguridad y la demanda o consumo promedio (CP) de un período en el cual pueda reponerse la existencia y alcanzar nuevamente un nivel de normalidad. Los cálculos pueden hacerse en las formas siguientes:

PR = NmE + (TR x NmE/ días mínimos de inventario)

También:

PR = NmE + (CP día x TR)

Finalmente:

PR = 2 NmE

Nivel máximo de existencias (NME). El nivel máximo de existencias (NME) representa la cantidad tope que no debe sobrepasarse porque compromete los recursos del sistema de salud; para calcularlo se toma en cuenta el nivel mínimo de existencias (NmE), las cantidades en punto de reposición (PR) y el consumo promedio (CP). Las diferentes fórmulas propuestas son:

NME = PR + CP + NmE

También:

NME = NmE + (CP X TR expresado en meses)

Cantidad a comprar. Revisados y actualizados los parámetros de control para el inventario (consumo promedio o móvil, nivel mínimo de existencias, punto de reposición, nivel máximo de existencias), se procede a calcular la cantidad a comprar así: de acuerdo al consumo histórico: el consumo promedio de los medicamentos e insumos para la salud es la base fundamental para el cálculo de los demás parámetros de control mencionados; con las siguientes expresiones es posible calcular la cantidad a comprar en los casos en que el consumo de dichos insumos es regular y cuando no ocurren cambios importantes en el perfil epidemiológico de la población atendida:

Cantidad a Comprar = (NME – NmE) + (PR – E)

Siendo E: Las existencias actuales. También:

Cantidad a comprar = (TR expresado en meses X CP) + PR - existencias

Cuando se cuenta con herramientas sistematizadas, como hojas de excell o software especializados en suministro, es importante conocer qué fórmulas maneja dicha hoja o programa para hacer los diferentes cálculos y determinar si es necesario hacer algún cambio en dicha herramienta, logrando un ajuste a las necesidades reales.

f) Donaciones de medicamentos y de insumos de salud Por ser los medicamentos productos básicos en la atención en salud, es frecuente encontrar donaciones, que han sido entregadas con el fin de brindar una ayuda en momentos críticos6. Las donaciones pasan a crear un problema cuando no reúnen las características necesarias para su utilización. Con el fin de dar un mejor uso y aprovechamiento a las donaciones y obtener su máximo beneficio, es necesario establecer una serie de parámetros a considerar. La OMS en 1996 trabajó con organismos internacionales de socorro y consultó a más de 100 organizaciones humanitarias para definir las directrices para manejar

las donaciones de medicamentos, las cuales se fundamentan en cuatro principios, aplicables a otros insumos hospitalarios: 1. Todas las donaciones deberán beneficiar a quienes las reciben. 2. Deben respetarse los deseos y autoridad del beneficiario. 3. No debe haber discriminación en la calidad de los productos. 4. Debe establecerse un mecanismo de comunicación efectivo entre el donante y el beneficiario. Implementación de una política institucional para donaciones. Para una adecuada gestión de donaciones, tanto los receptores como los donantes necesitan actuar para asegurar el buen uso de las donaciones recibidas. Deben definirse guías nacionales y procedimientos administrativos que en el futuro, orienten a los donantes sobre el tipo de asistencia y productos que realmente se necesitan, basadas en las directrices de la OMS. A su vez, los procedimientos administrativos definidos por el receptor, deben servir para definir necesidades, priorizar los requerimientos, coordinar las donaciones, decidir qué documentación se requiere cuando se propone hacer una donación y a quién se dirige, establecer criterios para aceptar o rechazar una donación, coordinar la recepción, almacenamiento y distribución de los insumos, definir cómo se van a incluir las donaciones en los registros de presupuesto y gasto y desechar las donaciones que no sirven. 1.3 Evaluación de las compras Después de las adjudicaciones y la ejecución de las compras, es preciso continuar controlando y evaluando el cumplimiento de las decisiones y políticas definidas por el comité de compras y por el sistema, organización o proyecto. Esta evaluación está integrada con otras áreas como presupuestos y financiera, conformando un equipo de trabajo. La evaluación de la compra debe incluir: revisión mensual al kárdex de proveedores, garantizando la actualización de la documentación e información como: razón social, representante legal, direcciones y números de teléfono, vigencia de registro sanitarios, certificado de buenas prácticas de manufactura, certificación ISO, entre otros. Informar por escrito al proveedor la actualización del respectivo documento en una fecha límite, su incumplimiento afecta la valoración. Es necesario evaluar periódicamente los resultados del plan de compras, los proveedores, la regulación de precios, la ejecución del presupuesto en unidades y en valor monetario, la adjudicación a proveedores en diferentes períodos, el incremento de precios entre períodos, el desabastecimiento, disponibilidad de insumos pertenecientes al listado de medicamentos esenciales, entre otros. 1.4 Indicadores de la adquisición

Se recomienda definir los indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad o pertinencia social, además determinar el estándar, ya sea históricamente o por comparación con otras instituciones o países y el período de evaluación.

Nombre del indicador

Objetivo Formula Estándar Fuente

Periodicidad

Cumplimiento del plan de compras en unidades y pesos

Verificar el cumplimiento de lo programado

Unidades y pesos Comprados X 100 Unidades y pesos presupuestada

100%

Sistema de información, cuadros de estimación de necesidades

Diario, Mensual y anual

Disponibilidad de medicamentos pertenecientes al listado de medicamentos esenciales de la institución

Verificar la disponibilidad de medicamentos que están incluidos en el listado de medicamentos esenciales

No. de productos en DCI disponibles x100 No. total de productos en DCI del Listado esencial de mx.

100%

Sistema de información ítems con existencias, documento listado de medicamentos esenciales institucional

Mensual

Capacidad para comprar

Evaluar la capacidad de compra frente a las necesidades reales

(Valor total de las necesidades estimadas / Recursos disponibles para adquisición) * 100

100%

Cuadros de estimación, documentos con insumos adjudicados

Oportunidad en la adquisición

Evaluar el cumplimiento en los tiempos programados

(Tiempo ejecutado en el proceso de adquisición / Tiempo programado para el proceso de adquisición) * 100

100%

Registrar los tiempos ejecutados y comparar frente a los documentos que contienen la planeación

Mensual

% de Variación de precios respecto a referencia internacional - Lista de productos trazadores

Evaluar la capacidad de negociación frente a precios internacionales

(Precio promedio Internacionales - Precio promedio nacional/Precio promedio Internacional) * 100

__ %

Listas internacionales Adjudicación

% de Variación de precios de compra respecto a precios de períodos de compra nacionales anteriores - Lista de productos trazadores

Evaluar la capacitad de negociación frente a precios nacionales

(Precio de compra año anterior - Precio de compra período actual / Precio de compra anterior) * 100

___% diferencia (positivo: incremento; negativo: en el año actual hay un precio

Listas de precios nacionales. Adjudicación actual

menor al año anterior.

Valoración promedio de proveedores de insumos

Valorar cuantitativamente el servicio y los insumos de los proveedores.

Sumatoria valoración ejecutada proveedores Sumatoria de la valoración presupuestada

Excelente (rango de 90 a 100%)

Documentos de valoración de proveedores, actas de recepción, registro del servicio, análisis de calidad

Anual

2. EL ALMACENAMIENTO

La recepción es la primera actividad por medio del cual la institución realiza una comparación entre lo pactado con el proveedor, la orden de compra, contrato y/o factura con los insumos recibidos (recepción administrativa); y lo establecido por la legislación vigente, requisitos internos y requisitos técnicos con la documentación y el producto (recepción técnica). La recepción incluye además la verificación de las condiciones de transporte. El almacenamiento es el proceso mediante el cual se conservan las características de calidad de los medicamentos e insumos para la salud durante su permanencia en la bodega, almacén, centro de distribución o farmacia, con la optimización de los recursos al implementar métodos eficientes en la gestión de inventarios, con el cumplimiento de condiciones ambientales, de custodia, el control de vencimientos, averías y fugas. Recepción

Verificación administrativa. Permite constatar si el insumo recibido cumple o no con las condiciones pactadas en la adjudicación entre la institución y el proveedor; igualmente si se cumple lo solicitado en la orden de compra y si está acorde con lo facturado. Debe aplicarse al 100% de los insumos recibidos por orden de compra. Entre las especificaciones a revisar están: nombre genérico del producto, concentración, forma farmacéutica, precio unitario y total (por producto y valor total de la factura), fecha, forma de entrega y cantidad.

Es importante anotar que la persona que realice el conteo de los productos no debe saber qué cantidad se recibe (a ciegas), con el fin de evitar el sesgo que se produce al conocer desde antes dicha información.

Verificación técnica. Permite constatar el grado de acercamiento de las características técnicas del producto a las que están establecidas como

referencia por la legislación y por la organización. Estas especificaciones se refieren a: fecha de vencimiento, número de lote de fabricación, registro sanitario, características organolépticas, físicas, químicas y microbiologicas del producto como tal, características relacionadas con la etiqueta, empaque, envase, embalaje. Esta verificación se realiza a una muestra aleatoria obtenida técnicamente (tabla militar estándar) Es la organización la que define unos niveles aceptables de calidad (NAC) para cada uno de los defectos, así por ejemplo, fijar el 0% o 0.65% para defectos críticos, 6.5% para defectos mayores y 15% para defectos menores. Herramientas utilizadas en la verificación técnica. Se debe contar con una ficha técnica por producto, con información sobre su aspecto, requisitos legales, tiempo de vida útil, especificaciones para su almacenamiento y la información que la institución considere necesaria. Cada institución contará con la clasificación de defectos administrativos y técnicos los cualesdebrán estar por escrito y ser de fácil acceso para los funcionarios que están realizando la actividad de recepción. Con respecto al nivel aceptable de calidad (NAC), éste se define como el número máximo de defectuosos permitidos para aceptar un lote una vez verificado el cumplimiento de requisitos, de acuerdo a las tablas militares 105 D7

La clasificación de los defectos encontrados durante la inspección se cruza con el NAC en la norma y el resultado de este cruce es lo que permite aceptar o rechazar el lote de recepción. El lote se acepta si el número de defectuosos es igual o inferior al establecido para el NAC respectivo, si es superior, entonces se rechaza. Durante el procedimiento de recepción se elabora el acta de recepción, es el documento oficial que evidencia la actividad realizada, consignando para cada producto y lote los datos encontrados durante la verificación de especificaciones técnicas y administrativas. Está respaldado por el responsable del procedimiento y es el documento con el cual se carga el inventario en software.

Durante la recepción se registra el comportamiento de los proveedores, referente al servicio y al cumplimiento de los requisitos de los productos, a partir del registro elaborado en los seguimientos o tablas de detección de defectos tanto de servicio como de producto, se valora a cada proveedor cuantitativamente, información necesaria que retroalimenta el proceso de adquisición.

Almacenamiento de medicamentos e insumos para la salud El almacenamiento considera diferentes aspectos técnicos como la adecuación de áreas, dotación requerida, control de factores ambientales y aspectos administrativos como la gestión de inventarios, lo cual puede resumirse en los principios básicos, la logística, la gestión del inventario y finalmente las pautas para evaluación del almacenamiento. Debe recordarse que cualquier área que pertenezca a la organización – servicio farmacéutico, botiquines, bodega, vacunación, subdepósitos o stocks, por ejemplo – en la cual se almacenen medicamentos e insumos para la salud, requiere de pautas mínimas para la adecuada conservación y custodia.

Para establecer el sitio adecuado para el almacenamiento de medicamentos e insumos para la salud, se debe tener en cuenta el tamaño de área requerido para el volumen de almacenamiento, la rotación de los insumos, la dotación y las personas que laboran allí; debe establecerse también el diseño del área, con la señalización y demarcación de cada una de las sub – áreas o zonas.

Selección del sitio de almacenamiento. Para elegir el área de almacenamiento es indispensable verificar que ésta cumpla con las siguientes recomendaciones:

Alejada de sitios de alta contaminación;

Proyección de crecimiento de la institución ;

Seguridad. En este aspecto se debe considerar la facilidad de establecer controles tanto internos como externos tendientes a custodiar adecuadamente el inventario para evitar cualquier fuga y principalmente para garantizar la seguridad de los colaboradores del área;

Facilitar la circulación de personal y de productos (tanto para entrar como para salir). Preferiblemente primer piso;

Buen estado de pisos, paredes y techos: impermeables, resistentes, uniformes y que permitan fácil limpieza;

Buena circulación de aire que permita mantener la vida útil de los insumos,

Evitar la incidencia directa de los rayos solares sobre los medicamentos e insumos para la salud, debido a que además de deteriorar los productos aumentan la temperatura del área;

Con humedad relativa baja y temperaturas apropiadas;

Accesibilidad. El sitio de almacenamiento debe estar equidistante de los diferentes servicios internos de la institución y con facilidad de acceso físico y geográfico tanto para los proveedores y clientes externos como para los clientes internos;

Drenajes. Se debe contar con un buen sistema de alcantarillado que recoja las aguas eficientemente, ya sean las aguas lluvias o residuales para evitar inundaciones y por ende pérdida de los insumos;

Comunicaciones. No solamente se refiere al servicio telefónico sino a otras formas de comunicación: correo, radio, fax, electrónico (internet);

Servicios públicos. Debe contar con buenos servicios de agua, luz, teléfono, alcantarillado y recolección de basuras y deshechos o productos averiados o deteriorados.

La institución puede contar con varias alternativas para el sitio de almacenamiento; para que la selección de dicho sitio sea objetiva, resulta útil asignar un valor a cada uno de los parámetros mencionados anteriormente, de acuerdo a su importancia. Una vez definidos los valores, se inicia la calificación de las diferentes alternativas, escogiendo como sitio de almacenamiento aquel cuyo valor o porcentaje sea mayor.

Determinación del tamaño y volumen del área. Es difícil establecer una medida estándar para el tamaño de un almacén, bodega o servicio farmacéutico; en todo caso el tamaño del área debe estar acorde con el volumen a almacenar, de manera que no se desperdicie espacio pero que tampoco se acumulen productos mal almacenados por falta de espacio. Debe considerarse también, el espacio necesario para las zonas o sub – áreas que se requieran para el servicio farmacéutico. Algunas características puntuales del área variarán dependiendo de las condiciones propias de la organización; sin embargo, las pautas que se plantean a continuación son válidas para cualquier sitio donde se almacenen medicamentos e insumos y deben ser las mínimas que se tomen en cuenta para determinar el tamaño adecuado para el área:

Frecuencia de movimiento del inventario: determina la necesidad de mantener almacenada una mayor o menor cantidad de insumos;

Ubicación geográfica de los proveedores: determina el tiempo para el que se compran insumos;

Modalidad de compra: por entregas totales o parciales, y por ende el intervalo de entregas por parte de los proveedores;

El perfil epidemiológico de la población (frecuencia de casos vs esquemas de tratamiento): condiciona directamente el número y volumen de ítems almacenados, pues el perfil determina la cantidad y presentación requerida de los insumos;

Características propias de los insumos, ejemplo medicamentos que requieren conservación en cadena de frio. Cada insumo tiene unas condiciones específicas de almacenamiento;

El tipo de estantería y equipos a utilizar;

Tipo de distribución de medicamentos a realizar, como distribución por dosis unitaria. En este caso se debe tener en cuenta;

Número de camas a cubrir con el sistema unidosis; Tipo de sistema: centralizado / descentralizado / mixto; Cantidad en inventario (almacenamiento) de medicamentos; Cantidad de medicamentos preempacados en dosis unitaria; Número de personas que trabajan en el área; Método de llenado de cajetines (en carros de distribución); Mantenimiento del perfil farmacoterapéutico de cada paciente.

Distribución de Áreas El servicio farmacéutico está distribuido en diferentes áreas, para poder desarrollar todas las actividades necesarias para su correcto funcionamiento, las cuales deben estar definidas, delimitadas y señalizadas, además de contar con el espacio adecuado; para organizar adecuadamente las áreas, es necesario conocer con antelación cuales son las sub - áreas o zonas requeridas, a la vez que se dispone de cada una de estas zonas, es necesario señalizarlas, con letreros de no menos de 20 cm de ancho, con letras de 10 cm de altura, elaborados en diferentes materiales, según la disponibilidad económica,. Los colores de la señalización son opcionales y pueden variar de acuerdo a la estética y estructura de cada entidad y a las normas establecidas en las organizaciones y países. Sin embargo, se recomienda que sea en los colores institucionales o en los colores que se relacionan en la siguiente tabla. También pueden demarcarse las zonas, trazando franjas de 10 cm de ancho sobre el piso, que delimiten cada una de las sub - áreas, los colores recomendados para esta demarcación y señalización son los mismos de la siguiente tabla:

Codificación de colores para la Señalización y demarcación

COLOR ÁREA

Verde Área de Recepción

Rojo Área de Revisión

Amarillo Área de Almacenamiento

Naranja Área de Cuarentena No 1

Violeta Área de Medicamentos de Control Especial

Rojo rayado Área de Material Reciclable

Azul Área de Cadena en Frío

Azul rayado Área de Preparados Magistrales

Vinotinto Área de Administrativa

Blanco Área de Servicios Sanitarios

Amarillo y Naranja rayado Área de Sustancias Inflamables

Verde rayado Área de Alistamiento de Pedidos

Verde rayado Área de Entrega de Medicamentos

Dotación El área debe dotarse con los elementos y equipos mínimos necesarios para ofrecer un servicio de excelente calidad, algunos de estos elementos y equipos son: estantes para el almacenamiento de los medicamentos e insumos para la salud, estibas para embalaje y zona de cuarentena, preferiblemente plásticas para una mejor conservación y limpieza; neveras, termómetros e higrómetros, gabinete de seguridad para medicamentos de control especial y productos costosos, escritorios y sillas para la zona de administración, dispensación y recepción, tablero de contraste para la revisión de ampolletería, extinguidores, computadora, software, carretillas para el traslado de embalajes, sumadora, papelería y utensilios de escritorio, línea telefónica y textos de consulta, entre otros. Los equipos deben contar con la hoja de vida correspondiente y estar incluidos en un plan de mantenimiento (neveras), y/o calibración (termómetros e higrómetros), establecido con personal de la institución o contratado si así se prefiere.

Ordenamiento de los insumos. Organizar sistemáticamente los insumos dentro del servicio, permite: ubicación fácil, lo que contribuye a agilizar el procedimiento de despacho y el control de inventarios; optimizar el espacio disponible para almacenar y contribuir a mantener agradable las áreas. Los medicamentos se sitúan conforme a un principio de organización específico: forma farmacéutica, clasificación farmacológica o nivel de atención. Existen otras formas de ordenamiento de acuerdo con el volumen y la demanda, esto es, colocar más próximos a la zona de entrega los medicamentos de mayor movimiento (excluyendo los más costosos). Al existir varios métodos de ordenamiento, ninguno de ellos es ideal. Así por ejemplo, el ordenamiento por grupo terapéutico requiere de personal capacitado que identifique los diferentes grupos farmacológicos; el ordenamiento por forma farmacéutica demanda más espacio físico, etc. Lo más conveniente es utilizar la combinación de varios métodos con el objetivo de agilizar la búsqueda de los medicamentos y optimizar al máximo el espacio. Puede utilizarse la agrupación farmacológica y organizar alfabéticamente dentro de cada forma. De todas formas debe definirse el método más apropiado de acuerdo con el tamaño del área de almacenamiento, la frecuencia de demanda, volumen, forma farmacéutica y nivel de atención. Con la utilización de tecnologías como lectores inalámbricos para códigos de barras el almacenamiento de embalajes se puede realizar por líneas pero dentro de estas es el software quien asigna el espacio al insumo que ingresa y el mismo software informa su ubicación en el momento de requerirlo (almacenamiento caótico), esta última es utilizada en el almacenamiento de embalajes (grandes volúmenes).

La ubicación de los insumos en las estanterías es de acuerdo al método FEFO, los primeros en vencerse son los primeros en salir. Controles durante el almacenamiento

Control de Condiciones de higiene. De las condiciones higiénicas depende en gran medida la estabilidad microbiológica de los medicamentos y otros insumos almacenados, es por ello que para contribuir a dicha estabilidad se deben seguir las siguientes recomendaciones: buena ventilación libre de gases contaminantes, las paredes y los pisos deben ser de un material de fácil aseo y limpieza. Las uniones entre la pared y el piso no deben formar ángulos rectos sino curvas que eviten la acumulación de polvo y otras suciedades contaminantes, el personal deb ser suficiente y estar sano, buen aseo en todas las áreas, instalaciones sanitarias limpias y funcionales, lavamanos apropiados, estantes limpios y libres de polvo, control y sanitización del ambiente, insumos libres de polvos y de partículas adheridas a las cajas y envases, fumigaciones periódicas del local con el fin de eliminar roedores, insectos, etc., estanterías con buena calidad de gabinetes que mantengan los medicamentos protegidos de suciedades, nevera limpia y libre de alimentos, no consumir alimentos, ni fumar en las zonas de almacenamiento. Colocar avisos de “no fumar” y “no comer”. Se sugiere que en la planeación del control de las condiciones higiénicas se elabore un cronograma de limpieza y desinfección dirigido a: mantener los estantes limpios y libres de polvo, mantener los insumos libres de polvo y de partículas adheridas a sus empaques, mantener el refrigerador limpio y de uso exclusivo para el almacenamiento de medicamentos que lo requieran, limpieza de estibas por encima y por debajo, limpieza de ventiladores, aseo, limpieza y desinfección de los servicios sanitarios.

La fumigación del área debe ser periódica, para un efectivo control de insectos, rastreros y roedores, como mínimo cada seis meses, obedeciendo a un programa de control (tipo de insecticida y raticidas a utilizar, forma y lugares de aplicación, frecuencia, empresa que va a desarrollar el programa, etc.). Control de Factores ambientales. La luz. Existen medicamentos que se deterioran desde el punto de vista físico - químico por estar en contacto directo con la luz ya sea natural o artificial, por lo que requieren conservarse siempre en sus empaques originales; además para su protección contra la luz: el empaque o caja opaca debe mantenerse hasta que termine el producto; los envases bien cerrados protegen de sólidos exteriores (extraños) y de pérdidas del producto durante los procesos de manipulación, empaque, almacenamiento y distribución.

La temperatura. La temperatura es otro de los factores críticos que es necesario controlar para evitar deterioros en la potencia de los productos o en su estructura molecular afectando directamente la efectividad de los medicamentos.

Para llevar a cabo un control adecuado de este factor es necesario colocar termómetros calibrados en los lugares más críticos como son el refrigerador y el sitio del área de almacenamiento donde la temperatura es más alta y llevar registros de estas temperaturas con las cuales se puedan elaborar gráficas de control, al observar la frecuencia de los picos que se presentan por fuera de los límites permitidos, con el fin de tomar acciones que disminuyan la temperatura ambiental del área o mantengan la temperatura de la nevera dentro de los rangos (Entre 2°C y 8°C).

En la definición de límites permitidos tanto en temperaturas como humedades, se debe tener en cuenta el error permisible brindado por el informe de calibración: ejemplo la temperatura máxima de almacenamiento es de 25°C, sin embargo el informe de calibración del termómetro reporta un error permisible de + 0.8, esto significa que el límite máximo es de 24,2°C.

En relación con el control de la cadena de frío, en el mantenimiento de los refrigeradores y neveras se recomienda8: estar a la sombra y lejos de fuentes de calor, separada de paredes y techo mínimo 15 centímetros y perfectamente nivelada, bien enchufada, directamente a la pared y no por medio de alargaderas o extensiones, cada nevera con su termómetro, mantener registro diario de la temperatura varias veces al día, principalmente cuando la temperatura es crítica, cada nevera con su hoja de registro, en el congelador, colocar determinado número de paquetes fríos que se puedan congelar en 24 horas, teniendo en cuenta que la temperatura del refrigerador no se incremente por encima de límite superior, en los estantes inferiores y en la puerta ubicar botellas con agua o paquetes fríos, que ayuden a estabilizar y recuperar la temperatura interna más rápido, una vez abierta la puerta, dejar entre los insumos y las paredes del refrigerador espacios de 2.5 cm, que permitan la circulación del aire, en la puerta de la nevera no se deben almacenar productos, verificar semanalmente el grosor de la capa de hielo a 6-10mm, descongelar, asignar áreas del refrigerador a cada insumo, de acuerdo a la temperatura que requiere y a su rotación, en cuanto a la señalización se aconseja un croquis o mapa en la puerta con la ubicación de cada insumo, facilitando el acceso y disminuyendo el tiempo de tener la puerta abierta o aperturas innecesarias.

El servicio farmacéutica debe contar con un plan de contingencia, previendo la conservación de productos que requieren cadena de frio en situaciones de fallas eléctricas u otras. Para la ubicación del termómetro se deben hacer mediciones en varios sitios del almacén y el refrigerador (en la puerta de entrada, cerca a la ventana, en la zona de embalajes completos, etc.), con el objeto de identificar el punto donde se registra la mayor temperatura, y es allí donde debe ubicarse. En sitios donde la temperatura es muy variable se recomienda hacer mediciones en la mañana y en la tarde, cuando se presentan los puntos más altos. Un indicador utilizado en el

control de temperaturas, es el número de puntos por fuera de los límites en el registro de temperatura ambiente, de refrigeración y de humedad; y la gestión realizada para su control.

La humedad. La humedad es un factor ambiental que afecta considerablemente la estabilidad de los medicamentos y otros insumos almacenados. Una humedad relativa alta ocasiona deterioro, además que es un medio propicio para el crecimiento de bacterias y hongos, favorece reacciones de oxidaciones de los componentes de los medicamentos que se manifiestan por ablandamiento de las tabletas y cambios de color y en algunos materiales médico quirúrgicos como esparadrapos, micropores disminuye el poder de adhesión, entre otros deterioros.

El registro de la humedad se hace con la utilización de higrómetros (en el mercado existen instrumentos que miden tanto la humedad relativa como la temperatura). Se deben ubicar, al igual que los termómetros, en los sitios más críticos del almacén para llevar los registros y luego elaborar las gráficas de temperatura y humedad en las hojas de control. Se considera una humedad relativa adecuada para un buen almacenamiento inferior al 67%. Algunos medicamentos e insumos traen en sus empaques originales una bolsita con sílica gel, la cual no conviene retirarla del frasco porque está ayudando a mantener el ambiente propicio para su conservación, desde el punto de vista de la humedad. Si al revisar las gráficas se encuentra un alto porcentaje de puntos fuera de los rangos límites, es prudente tomar controles que disminuyan la humedad relativa del área de almacenamiento, se recomienda: aire acondicionado, no sacar los insumos de las cajas primarias y en lo posible del embalaje, utilizar estantería con puertas, agregar dentro de los embalajes de productos higroscópicos bolsas elaboradas con papel poroso que contenga sílica gel, la cual ser cambiada cuando cambie de color, garantizar una rotación constante de los insumos, buscando un menor tiempo de almacenamiento. Además los equipos utilizados para medición de temperaturas deben ser calibrados y contar con un plan de calibración y mantenimiento, que garantice el buen estado del equipo y su calibración actualizada. Dicho plan debe tener identificación del equipo, zona, fecha última calibración, rango de error permisible y próxima fecha de calibración. Control de seguridad El área de almacenamiento es una zona de circulación restringida y debe estar demarcada como tal. Debe contar con puertas, ventanas y rejas que permitan la custodia permanente de los insumos. Los extintores deben estar cargados y en buenas condiciones físicas asegurando que las personas que integran el equipo de trabajo se encuentren capacitadas en la manipulación de los mismos.

Gestión de inventarios.

Los medicamentos e insumos almacenados requieren un control frecuente de existencias, con el objetivo primordial de comparar las existencias físicas contra el movimiento (entradas y salidas), lo que permite determinar la eficiencia de los mínimos, así como también alimentar al sistema de información que va a facilitar la toma de decisiones administrativas en cuanto a la programación de compras, siendo necesaria la implementación de indicadores como rotación de inventarios, edad del inventario, devolución a proveedores, confiabilidad del inventario, entre otros. Entre los métodos de control de inventarios más comunes están: general, periódico y permanente. Inventario general. La información obtenida sirve para evidenciar si hubo pérdida o ganancia durante el ejercicio, para elaborar el presupuesto de la próxima vigencia y para identificar medicamentos deteriorados o vencidos. Se lleva acabo al realizar dos conteo físico del 100% de los productos, una vez comparados se obtienen diferencia que ameritan un tercer conteo; las existencias físicas encontradas se comparan con las definidas por el sistema de información, ajustando los productos con valores diferentes; para este inventario se debe contar con la personas de organismos de control como la revisoría fiscal. La organización define en sus políticas el tratamiento a seguir en caso de insumos sobrantes o faltantes.

Inventario periódico. Se realiza a intervalos definidos de acuerdo con las políticas de compras y/o de entrega, que puede ser semanal, mensual, cada 3, 4 o 6 meses; no necesariamente a todos los productos, sino a una parte de ellos, buscando que en un periodo determinado se tenga el 100% de los productos inventariados. Inventario permanente. En este el control se lleva a cabo cada vez que se realiza un movimiento del insumo y ayuda a detectar de una forma más rápida cualquier inconsistencia que se pueda presentar en el manejo del inventario, permitiendo agilidad en la toma de decisiones de acción correctiva.

Control de existencias por deterioros, obsolescencia, vencimiento, averías y hurto: Deterioros. Normalmente los daños por deterioros son proporcionales al volumen de la existencia y el tiempo de permanencia de los medicamentos e insumos almacenados. Sin embargo, se presenta con relativa frecuencia con rotación de insumos inferior a la estimada en un porcentaje entre el 2-5% del total de su inventario. Lo óptimo es que este porcentaje sea el 0%. Para evitar la ocurrencia se recomienda llevar un estricto control entre las compras, consumo , el costo y la rotación del inventario; reportar cada uno de los daños por accidente y realizar un análisis de lo sucedido, con la implementación de acciones que impidan una

nueva ocurrencia, ejemplo: forma de almacenar los frascos de vidrio que se pueden caer por estar en esquinas o al borde de la estantería, columnas altas de cajas de inyectables colocadas en la estantería, donde al tomar una las otras pueden caerse, etc. Obsolescencia. El riesgo de obsolescencia de los medicamentos e insumos induce a menores compras y desde luego a menores inventarios, sin embargo, producen un doble impacto en el inventario: el producto antiguo se vence y por lo tanto se vuelve obsoleto, mientras el nuevo se agota con frecuencia. Para controlar este factor en la gestión de inventarios, se han tenido en cuenta varias innovaciones del comercio y la industria farmacéutica como la promoción y la publicidad, pero estas prácticas no se recomiendan porque atentan contra el uso racional de medicamentos y poca o ninguna ventaja se ha notado sobre los productos antiguos. Como medida preventiva para evitar la obsolescencia en el inventario, se recomienda llevar a cabo una actividad interdisciplinaria con el cuerpo médico que incluye entre otros un estricto control de las prescripciones médicas y el conocimiento completo por los prescriptores del listado de medicamentos esenciales de la institución.

Vencimientos. Con el objeto de minimizar las pérdidas por este concepto se hace necesario ejercer control sobre las fechas de vencimiento, en lo posible contar con software que brinde un listado de los insumos próximos a vencerse y poder hacer gestión sobre ellos, en caso de no disponer con esa herramienta se recomienda realizar el registro en un formato de Excel. Los vencimientos se pueden controlar registrando fechas de vencimiento al ingreso de los insumos al almacén, en el formato antes relacionado, hacer una revisión o barrido el primer día hábil del mes de estos formatos, ya sea manual o en hoja de cálculo en Excel y verificar los que se vencen en los meses siguientes, teniendo en cuenta la política de devolución de los proveedores, contando con el tiempo suficiente para informar por escrito la devolución o cambio respectivo.

Averías. Se presentan principalmente por la inadecuada manipulación de los insumos o por casos fortuitos de accidentalidad. Su control depende básicamente de la responsabilidad de los colaboradores involucrados en su manejo. En caso de presentarse alguna, se recomienda ser llevadas a un área exclusiva, designada para este fin; conviene diligenciar un acta donde se incluya el producto averiado, la cantidad y el costo.

Además, se recomienda hacer un control de estas actas diariamente y dar de bajas aquellos insumos allí relacionados, siempre y cuando se tenga las evidencias de la avería (frasco roto, ampolla partida, tubo deteriorado, etc.), así como la autorización desde la parte contable y jurídica. El desecho de estos productos debe corresponder a la legislación vigente, evitando la contaminación de aguas, campos y en general del medio ambiente; en algunas ciudades el

servicio público de recolección de basuras cuenta con una ruta especializada para la recolección de productos contaminantes o tóxicos desactivados, la cual si es permitido puede finalizar en incineración. Hurto. Su magnitud depende del grado de compromiso, motivación y sentido de pertenencia de los colaboradores con la institución. Sin embargo, para prevenir estos eventos, se recomienda tener un control de vigilancia, que incluya la revisión del personal y de sus objetos de mano al ingreso y salida del área. También, es importante restringir el ingreso, solamente para personal autorizado y en ocasiones que realmente ameriten el acceso. Indicadores de Almacenamiento

Con el propósito de evaluar el proceso de almacenamiento y su efectiva gestión, es importante tener en cuenta para ello la construcción de indicadores de gestión, de manera que permitan desarrollar un seguimiento a aquellas áreas de resultado del proceso. A manera de recomendación, se relacionan algunos indicadores de gestión para el seguimiento y evaluación del proceso en mención:

NOMBRE DEL INDICADOR

OBJETIVO COMO SE CALCULA FUENTE ESTANDAR

Indicadores en Recepción

% de Defectos detectados durante la recepción

Detectar los lotes defectuosos desde la recepción para evitar la distribución de insumos que no cumplan con los requerimientos establecidos

NUMERADOR: No de lotes detectados con defectos x 100

Responsable de recepción-Actas de recepción

___%

DENOMINADOR: Total de lotes verificados

Indicadores de Almacenamiento

Índice de Rotación: Principal indicador del proceso y del cual depende la mayoría de las decisiones a tomar para garantizar una adecuada gestión de inventarios. Debe hacerse ítem por ítem.

Verificar el número de veces que un insumo sale del inventario, frente al valor total almacenado en un periodo determinado.

NUMERADOR: Costo productos distribuidos

Registros del almacén

1

DENOMIDADOR: Valor inventario promedio (VIP)

Edad del inventario: Complementario del anterior. El dato obtenido debe ser contrastado con el número de días de la política de inventarios

Calcular el número de días que el inventario permaneció en el almacén. Complementa el indicador anterior

NUMERADOR: No. de días según política de inventario

Registros de movimiento en el almacén

30 días

DENOMINADOR: Índice de rotación de inventario ejecutada

establecida por la institución.

% de averías

Determinar el porcentaje de averías con respecto al valor de las compras.

NUMERADOR: Costo averías acumuladas x 100

Registro de averías en el almacén

0%

DENOMINADOR: Compras ejecutadas acumuladas

3. LA DISTRIBUCIÓN La distribución se puede definir como el movimiento o traslado de medicamentos e insumos para la salud, cumpliendo requisitos técnicos, se presentan dos tipos de distribución: la distribución externa, por fuera del establecimiento de salud, entre diferentes establecimientos o instituciones y la distribución interna o intrahospitalaria. 3.1 Distribución externa

Es la distribución que se realiza al entregar los medicamentos e insumos para la salud a los servicios de atención en salud o establecimientos farmacéuticos, a su vez esta distribución, puede convertirse en una venta cuando la entrega genera pago, bien sea de contado o a crédito dependiendo de las políticas de la institución.

Es frecuente ver que las entidades de salud y otros entes como los ministerios, y organismos de cooperación, etc., también lleven a cabo envíos o despachos de medicamentos e insumos para la salud a unidades externas como por ejemplo centros o puestos de salud, entidades descentralizadas, brigadas, otros, en los cuales se realizará posteriormente el suministro directo a usuarios y pacientes.

El envío o entregas que se realizan a unidades externas, pueden hacerse con base en los siguientes tipos de reposición:

Reposición por fórmula: en este caso se hace un consolidado de los medicamentos y dispositivos que fueron suministrados, para que se haga la respectiva reposición.

Reposición por pedido: consisten en la distribución con base en un requerimiento específico que debe ser realizado por el ente o servicio específicamente, durante éste proceso de despacho deben ejecutarse a escala, los procedimientos de: adquisición, recepción, almacenamiento, control de inventario, solicitud del pedido para la reposición.

Alistamiento: comprende el reempaque de insumos, para lo cual es necesario tener en cuenta lo siguiente: la clase de medicamentos a reempacar, la unidad de manejo, condiciones de almacenamiento requeridas por el elemento, material de reempaque, identificación de las cajas empacadas

Transporte y entrega: que para el caso se denominará red de distribución.

En este tipo de distribución debe garantizarse la conservación de la calidad de los productos trasladados, de acuerdo a las condiciones técnicas referidas por cada fabricante. Por lo tanto, es fundamental realizar planeación del procedimiento, que debe contemplar: Medios de transporte a emplear, Periodicidad y Canal de distribución propio o externo

Finalmente establecer la ruta de distribución que va a ser implementada para garantizar en la distribución: calidad, oportunidad, seguridad, costo razonable.

Como criterio de calidad del procedimiento se llevará a cabo además la conformación de una adecuada red de transporte, para lo cual se tendrá en cuenta: tipo de distribución que realiza la entidad, confiabilidad del inventario, y políticas de gestión de inventarios, análisis de las formas de contratación de la entidad desde la cual se realizará la distribución, evaluación de la transportadora que surtirá el proceso de entrega de los productos, área de cobertura de la entidad que remite los productos, cuantificar el costo de toda la operación de traslado o despachos, disponibilidad de los documentos necesarios para el transporte y entrega de los medicamentos e insumos para la salud.

Cuando la distribución se realiza a través de una transportadora externa, es recomendable realizar una valoración de éste proveedor, ya que sus características son muy particulares y el impacto de este en la calidad de los insumos es mayor.

Para iniciar el proceso, debe establecerse un Kárdex en el cual se inscribirán todos los proveedores posibles del servicio de transporte.

Para la evaluación, se sugiere tener en cuenta dos condiciones generales:

Calidad en el servicio: que involucra tiempo de entrega, información oportuna (respuesta a solicitudes o quejas, cambios de horarios o documentos, inconveniente con las entregas), presentación y sostenimiento de ofertas, entrega de documentos (facturas, formatos, recibos, etc.)

Calidad de la entrega: manejo de los productos (productos dañados, sellos violados, cajas deterioradas), entrega directa al prestador (hospital, centro o puesto de salud, etc.).

Será criterio del evaluador la asignación de puntaje a cada ítem, y debe comunicarse dicha escala de evaluación al transportador.

3.2 Distribución interna

Es el proceso con el cual se busca entregar los medicamentos e insumos para la salud, necesarios para la prestación de los servicios de salud en las diferentes áreas internas de la institución.

Las actividades para distribución de los diferentes tipos de productos que se requieren en una institución prestadora de servicios de salud varían, es por ello que conviene diferenciar los insumos requeridos como apoyo logístico (papelería, útiles de oficina, implementos de computador, entre otros) y los requeridos para la atención directa en salud (medicamentos, dispositivos medicos, insumos de laboratorio y rayos X, etc.), definiendo con los servicios asistenciales cronogramas, horarios, formatos y registros específicos para cada caso que permitan flexibilidad cuando el servicio farmacéutico y/o almacén no funcionan las 24 horas, pero además actividades que permitan el control adecuado y la vigilancia frente al uso racional de los insumos en la institución

En el caso particular de medicamentos, se realiza a través de la Distribución intrahospitalaria de medicamentos, que es el proceso que comprende la prescripción de un medicamento a un paciente en una Institución Prestadora de Servicios de Salud, por parte del profesional legalmente autorizado, la dispensación por parte del servicio farmacéutico, la administración correcta en la dosis y vía prescrita y en el momento oportuno por el profesional de la salud legalmente autorizado para tal fin, el registro de los medicamentos administrados y/o la devolución debidamente sustentada de los no administrados, con el fin de contribuir al éxito de la farmacoterapia.

La distribución de medicamentos en la institución debe estar referida a una programación concertada entre la farmacia y los diferentes servicios asistenciales. En su programación deben considerarse factores técnicos y administrativos, incluyendo también los de orden logístico y aquellos pertinentes a la calidad del servicio de atención a pacientes. En la organización del sistema de distribución a emplear, se deben establecer cronogramas con días con horarios de funcionamiento, para lo cual se hace fundamental la participación del personal médico y de enfermería conjuntamente con el personal de farmacia. Sistemas de distribución de medicamentos e insumos para la salud

Se conocen tres sistemas tradicionales y uno novedoso de distribución interna de medicamentos y insumos de salud, que han sido usados en las instituciones durante los últimos 60 años:

Sistema de distribución por existencias en los diferentes servicios (stocks). Sistema de distribución por prescripción individualizada (transcrita o

directa). Sistemas combinados o mixtos

Cada sistema tiene ventajas y desventajas y no puede recomendarse la aplicación de un método único ya que por lo general, en cada institución debe implementarse más de un método a la vez. La recomendación es seleccionar el método que la institución se encuentre en capacidad de desarrollar en forma correcta, de acuerdo a sus necesidades, políticas y condiciones particulares según la normatividad vigente; teniendo presente que el sistema de distribución de medicamentos debe procurar tanto la racionalización del gasto como la utilización adecuada de los medicamentos. Sistema de distribución por existencias en los servicios (stock)

Constituía hasta los años 70 el sistema “tradicional” de distribución de medicamentos, y consiste en que los servicios asistenciales disponen de un almacén de medicamentos y dispositivos controlado por el personal de enfermería y del cual se utilizan los productos que se necesitan para la atención del paciente.

En este sistema, la distribución se basa en la reposición de cantidades fijas a cada servicio asistencial y consiste en que cada unidad tiene como reserva una cantidad determinada de aquellos medicamentos e insumos para la salud más utilizados; que son repuestos periódicamente por el servicio farmacéutico o almacén según el caso. Para que funcione correctamente se deben documentar las normas de manejo de stock en los servicios y los diferentes controles a ellos en la institución.

Existen diferentes tipos de stock9: stock de insumos para la salud, stock de medicamentos y stock de carros de reanimación (carro de paro) para los servicios de urgencias, cirugía, hospitalización, unidad de cuidados intensivos, etc.

Ventajas: disponibilidad inmediata de insumos para enfermeras y médicos por lo tanto menor número de prescripciones y pedidos, mayor prontitud para el inicio de tratamientos, devolución mínima de medicamentos e insumos para la salud a la farmacia o almacén y menor demanda de talento humano en farmacia.

Desventajas: mayor cantidad en inventario inmovilizado dentro de la institución, mayor pérdida financiera por fugas al no existir un control individualizado y participativo del personal de farmacia, aumento del costo económico debido al deterioro y el desuso de insumos almacenados en los servicios, mayor probabilidad de errores en la medicación por falta de revisión de órdenes

individuales, requiere mayor dedicación laboral de la enfermera, debido al mayor número de actividades administrativas, lo cual va en detrimento de su función principal, aumento del gasto (por uso racional de los recursos), difícil cargo de suministros al paciente, observándose subfacturación o sobrefacturación, difícil integración del farmacéutico al equipo de atención en salud con ausencia de opciones para intervenir en forma oportuna a favor de racionalizar la terapia, menor control y mayor desgaste administrativo.

Cada stock debe estar asignado a un responsable, que generalmente es el jefe de enfermería o secretaria de sala; sin embargo el Director Responsable del servicio farmacéutico debe realizar auditorías a los diferentes stocks y capacitar al personal de enfermería para el buen manejo y conservación de los productos que conforman los stocks.

Los insumos que conforman los diferentes stocks, deben ser definidos por el personal del servicio respectivo incluyendo enfermería, médicos y servicio farmacéutico, utilizando información de acuerdo con el consumo histórico, el perfil epidemiológico y la frecuencia de reposición que generalmente es cada 24 horas, listando los medicamentos e insumos para la salud, definiendo las cantidades requerida de cada uno de ellos y el tipo de insumo.

Una vez definido el stock debe ser aprobado por el comité de farmacia y terapéutica de la institución, quien lo entregara con responsabilidad a la persona asignada, a través de la institucionalización de normas para el manejo de insumos en stocks. Por lo tanto se deben diseñar formatos que permitan definir el stock de los diferentes servicios asistenciales y actas que evidencien la conformación de dichos stock.

Si el servicio farmacéutico y/o almacén, no funcionan las 24 horas, se puede dotar el stock de urgencias con el fin de suplir las necesidades de otros servicios. Con el propósito de ejercer mayor control, se recomienda solo manejar stock de medicamentos e insumos para la salud en los servicios de urgencias y cirugía a través de botiquines o farmacias satélites y dotar con carros de reanimación los demás servicios asistenciales. La cantidad de stocks definidos dependerán del tamaño de la institución y serán menos y más pequeños mientras más tiempo permanezca en atención el servicio farmacéutico, es decir siempre y cuando este funcione las 24 horas del día. Si se requieren cambios ya sea de inclusión, de exclusión o cantidades de los insumos definidos en los stocks deberán ser aprobados por el comité de farmacia y terapéutica, el cual debe levantar siempre un acta. Se debe llevar una carpeta con las actas de aprobación de stock para los diferentes servicios y fijar una lista impresa en un lugar visible en el área de almacenamiento de los insumos, el cual no debe contener tachones, borrones ni enmendaduras y deben estar respaldados con la firma del presidente del comité de farmacia y terapéutica.

Se deben negociar y definir horarios con los servicios asistenciales para la reposición de stock, enviando comunicado informativo, siendo enfático en que no se harán despachos en horas diferentes a las señaladas excepto cuando se trate de una emergencia u otra circunstancia que así lo exija, la cual deberá ser justificada. Los horarios de pedidos de los servicios asistenciales pueden ser: 7:00 AM – 9:00 AM, mientras los horarios de entrega del servicio farmacéutico a los servicios asistenciales pueden ser de 9:00 AM a 12 M, o ajustarlos de acuerdo a las necesidades de la institución, número de personas que laboran en el servicio farmacéutico, cantidad de servicios asistenciales y numero de pedidos, entre otros.

A todo stock, sin excepción, se le debe realizar un control mensual por parte del Director Responsable del servicio farmacéutico sin previo aviso, con el fin de verificar la consistencia de los inventarios respecto a los listados definidos, revisar el estado de los productos y fechas de vencimiento. Se debe levantar un acta por cada control efectuado, el archivo de los controles es responsabilidad del comité de farmacia y terapéutica. La auditoria debe realizarse por parte del personal de farmacia, el responsable del stock y preferiblemente con el encargado de control interno. El resultado de la auditoria es un completo equilibrio del stock, devolviendo o solicitando al servicio farmacéutico o almacén, lo que sobre o se requiera para completarlo.

Debe definirse la política de tiempo mínimo de vida útil para los productos que se manejaran en stock; por ejemplo definir seis (6) meses, es decir que no se permiten dispensar o almacenar en stock insumos que su fecha de vencimiento sea inferior a seis (6) meses. Todos los productos que conforman el stock de los servicios asistenciales siempre deben conservar o garantizarse por el personal de farmacia que el producto lleve consigo toda la información del empaque original en una etiqueta adhesiva o sticker (principio activo, concentración, fecha de vencimiento, lote), con el objeto de mantener siempre identificado el producto y evitar pérdidas.

Para realizar la reposición de los productos que lo conforman, se debe diligenciar una solicitud de pedido para reposición de stock. Al momento de recibir dicho formato en el servicio farmacéutico se debe revisar que está completo, correctamente diligenciado, firmado por las personas autorizadas y no despachar cantidades superiores a las autorizadas para el stock.

Los pedidos siempre deben hacerse teniendo en cuenta las cantidades definidas en el stock, puede realizarse la actividad manualmente a cargo de la jefe de enfermería del servicio asistencial a través del conteo físico de las existencias y restando de la cantidad definida para registrar la cantidad a solicitar; o puede realizarse sistematizado por el personal de farmacia a través de un reporte del software que indique las unidades facturadas en la prestación de la atención en salud de los usuarios para cada uno de los servicios asistenciales y definiendo

para ello una hora de corte, los productos de consumo, es decir aquellos que se utilizan para la prestación de la atención en salud que no son facturables, se deben solicitar a través de pedido por el personal de enfermería.

El pedido debe ser confrontado por el personal del servicio asistencial en el momento de la entrega y no se aceptan reclamos después, según los recursos de la institución el personal de farmacia se desplaza al servicio asistencial para realizar la entrega personalizada o si se cuenta con menor personal en el servicio farmacéutico, será el personal de enfermería en el horario establecido, quien se desplaza a verificar y recepcionar el pedido para la reposición del stock. Así mismo, cada stock debe ser inventariado durante la entrega de turno, para así asignar responsabilidades al personal de enfermería con respecto a la custodia de los insumos y si existen novedades, se deben registrar en un formato para mensualmente analizar, definir responsabilidades y gestionar la recuperación de los insumos.

Tanto en el almacén como en el servicio farmacéutico, se debe llevar un registro de los insumos que no se entreguen ya sea por agotados o porque no hacen parte del listado institucional, esta información realimentara el proceso de selección y servirá al comité de farmacia y terapéutica para la inclusión de nuevos productos.

La secretaria de sala, jefe de enfermería o auxiliares de enfermería, se encargan de registrar en la hoja de gastos por paciente los insumos consumidos para la prestación de la atención en salud y según el caso de cada institución, legalizarlos en el software o enviarlos al servicio farmacéutico para su correcto registro a la cuenta del usuario.

Según el personal con el que se cuente, se pueden manejar stock en los servicios de urgencias y cirugía, que pueden estar a cargo del personal de enfermería o preferiblemente conformar farmacias satélites o botiquines a cargo del personal de farmacia. Mientras que en los servicios asistenciales se implementan stock mínimos de medicamentos e insumos para la salud a cargo del personal de enfermería.

Sistema de distribución por prescripción individual (directa o transcrita)

Es el sistema de distribución basado en la prescripción médica a cada paciente. Con este sistema, la farmacia recibe órdenes médicas directas, transcripciones de la orden médica y/o solicitudes de pedidos de insumos para la salud preparados por el personal de enfermería.

Se tiene en cuenta la orden o prescripción médica para reabastecer la reserva de medicamentos e insumos para la saludde un usuario o transcripciones de las órdenes que pueden hacerse en hojas individuales para cada usuario o en una

sola hoja para varios pacientes; en cada caso deben indicarse las ordenes para cada paciente. El tiempo para el que se hacen los despachos generalmente es de 24 horas.

Ventajas: La orden médica puede ser revisada por el farmacéutico por ende existe un mayor control de medicamentos e insumos para la salud, mayor control de inventario, permite recuperación de ingresos al ajustar el cobro a cada paciente por los medicamentos consumidos, se disminuye la posibilidad de error en la medicación, si se realiza con copia de la orden medica, se pueden disminuir los valores de inventario retenidos en los stocks de los servicios.

Desventajas: Todos los inconvenientes de la trascripción. El servicio farmacéutico no puede comprobar la trascripción de la enfermera, por falta de medios para este fin, requiere exceso de tiempo laboral de la enfermera, en caso de no disponer de órdenes médicas por paciente, falta de control sobre deterioro, pérdidas, fuga, etc., la gestión de la devolución del medicamento no aplicado está en manos del personal de enfermería, con la consecuente acumulación de productos en los servicios que no son devueltos y luego son utilizados en otros usuarios, se aumenta la posibilidad de cometer errores en la medicación debido a la falta de revisión de la dosis y la ineficiencia inherente a los procedimientos usados para planear, preparar, administrar, registrar y controlar, tiempo excesivo del personal de enfermería en la preparación de la dosis, aumento de la posibilidad de pérdidas de medicamentos e insumos para la salud debido al desperdicio, obsolescencia, deterioro, inestabilidad físico-química y microbiológica.

Para mayor agilidad en el proceso, se recomienda realizar copia en papel químico de la orden medica para los medicamentos o solicitud de insumos para la salud a través de un formato preimpreso con la descripción de los productos, en los casos en que no se tenga disponibilidad de la copia de la orden medica, los medicamentos pueden ser solicitados por paciente utilizando el formato preimpreso con la descripción de los productos incluyendo los medicamentos y insumos de salud, este sistema de distribución conlleva a eliminar los stock de los servicios asistenciales y realizar pedido anticipado para 24 horas.

Las existencias de los medicamentos e insumos para la salud de cada paciente se mantienen en una caja separada en el servicio asistencial en la estación de enfermería, realizando devolución de los productos no utilizados diariamente para los medicamentos y para los insumos para la salud cuando el paciente es dado de alta, de acuerdo a las políticas institucionales definidas.

Según los recursos de la institución, siendo lo ideal que el personal de farmacia se desplace hacia el servicio asistencial para realizar la entrega personalizada o por el contrario no siendo la práctica más correcta; es el personal de enfermería quien se dirige al servicio farmacéutico.

Los horarios de pedidos de los servicios asistenciales pueden ser: 7:00 AM – 1:00 PM, teniendo en cuenta el termino de la ronda medica; mientras los horarios de entrega del servicio farmacéutico a los servicios asistenciales pueden ser de 12:00 M a 6:00 PM, definiendo una hora exacta de recepción y entrega para cada servicio, para los usuarios que ingresan en la noche se solicitan, su medicación será dispensada por la farmacia satélite o botiquín de urgencias. Para las devoluciones igualmente se deben definir horarios, dando prioridad a las devoluciones por alta, muerte y remisiones urgentes en el momento en que se presenten y programación para las devoluciones debidas a causas como suspensiones, cambios, rechazo del paciente, ausencia del paciente, entre otras.

Sistema de distribución mixto o combinado

Es el sistema en el que se establece la distribución de algunos medicamentos mediante prescripción individual y mantiene, en cada servicio, un stock de medicamentos generalmente de uso común (medicamentos de control especial y multidosis) y insumos de salud.

Ventajas: Reduce el nivel de stock, mayor control farmacoterapéutico mediante la participación del personal de farmacia

Desventajas: Requiere exceso de tiempo laboral de la enfermera (puede minimizarse), continúan las probabilidades de errores de medicación, dificulta el cargo (cobro) por consumo de medicamentos e insumos para la salud y escaso control de almacenamiento (pérdidas por deterioro, robo).

Este sistema ayuda a crear cultura de control y participación del personal de farmacia, pero no resuelve ninguna de las desventajas que se relacionan con los sistemas de distribución de prescripción individual.

El sistema de distribución combinado puede llegar a ser válido para algunas instituciones, en donde se manejen a través de copia de la orden medica los medicamentos, los cuales se distribuyen por paciente para máximo 24 horas y como sistema alterno, se definen stock para insumos de salud, medicamentos en presentación de multidosis y stock de carros de reanimación; para estos últimos será responsabilidad del personal de enfermería la custodia y seguridad de los insumos, con controles a través de auditorías permanentes por el personal de farmacia.

Para algunas instituciones es favorable el sistema combinado considerando las recomendaciones que se señalan más adelante, mientras la institución no se encuentre en condiciones de implementar el sistema de distribución de medicamentos por dosis unitaria.

Sistema de distribución de medicamentos por dosis unitaria (SDMDU)

El sistema de dispensación centralizado de medicamentos por dosis unitaria puede definirse como un sistema de dispensación –distribución–control de medicamentos mediante el cual se proporciona a cada paciente, cada vez, la dosis prescrita bajo condicionamiento unitario; mediante este sistema se dispensa la medicación, si es posible, para ser administrada directamente al paciente sin necesitar manipulación por el personal de enfermería. En el SDMDU, el medicamento se acondiciona, siguiendo las Buenas Prácticas de Manufactura (BPM), para ser presentado en un envase de dosis unitaria, correctamente etiquetado; conteniendo la cantidad de principio activo (dosis), la forma farmacéutica y la vía de administración indicada por el médico y dispensado en forma tal que pueda ser administrado al paciente por una sola vez. Con lo que se busca que la manipulación previa a la administración del medicamento, por el paciente, la enfermera o el mismo médico sea la menor posible.

La dosis unitaria se define como “la dosis concreta que un paciente determinado recibe en el momento de la administración”, este concepto no debe confundirse con el de “envase unitario”. Cuando se encuentra en el idioma inglés la expresión Unit Dose se debe traducir al español como Dosis Unitaria. El tipo de dispensación se debe denominar “Sistema de distribución de medicamentos envasados en dosis unitarias”.

El concepto de distribución de medicamentos por dosis unitaria (SDMDU), significo una revolución en la función del farmacéutico tanto en la distribución, como del ejercicio farmacéutico hospitalario y es considerado el método de suministro de insumos más inocuo, seguro y económico para todas las entidades de atención de salud. La revolución consistió en visualizar un método global, comprensivo y unitario, más que una cadena de formas independientes, cada una presidida por diferentes profesionales (médicos, enfermeras y farmacéuticos).

Con este sistema se procura evitar los errores de medicación, ya que cumple con la siguiente premisa: Cada paciente recibe oportunamente el medicamento adecuado, a la dosis adecuada, por la vía de administración adecuada, en la presentación farmacéutica adecuada, por el tiempo de tratamiento adecuado, cumpliéndose así los principios de seguridad, oportunidad y eficiencia en la distribución de los medicamentos al paciente hospitalizado.

Ventaja: AUMENTA LA SEGURIDAD DEL PACIENTE, porque:

Disminuyen los errores de medicación, las interacciones y las reacciones adversas;

Incrementa la seguridad en el empleo de los medicamentos en cada paciente debido al control de reacciones adversas, monitorización de tratamientos, etc;

Se dispone de los perfiles farmacoterapéuticos de cada paciente actualizados en el servicio farmacéutico antes de la dispensación y de la administración;

El químico farmacéutico y personal de farmacia están involucrados en el equipo asistencial;

Se reduce considerablemente la manipulación de medicamentos por el personal de enfermería;

El equipo de salud y los pacientes disponen de información de calidad sobre los medicamentos y su empleo correcto ;

SE REDUCEN LOS COSTOS; Disminuye los costos asociados a problemas relacionados con medicamentos

(PRM); Disminuye los costos de los tratamientos; Se concentran los stocks de medicamentos en el servicio de farmacia; Se libera al personal de enfermería de las actividades de manipulación de

medicamentos; Se efectúa la facturación ajustada al consumo realizado por cada paciente. Trabajo en equipo y cooperación interdisciplinaria.

Desventajas:

Los costos administrativos iniciales de la reestructuración organizativa y locativa que exige y que son superiores comparados con el costo inicial de otros sistemas de distribución de medicamentos;

Inicialmente exige una carga de trabajo mayor en el Servicio Farmacéutico y de una inversión inicial para la implementación de procesos, tecnología e insumos necesarios;

La imposibilidad de obtener o producir todas las formas dosificadas en dosis únicas o empaque para usar una vez;

Aumento del espacio destinado al servicio farmacéutico.

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