Click here to load reader

PROCEDURA OPERATIONALA ASIGURAREA CALITATII SI

  • View
    1

  • Download
    0

Embed Size (px)

Text of PROCEDURA OPERATIONALA ASIGURAREA CALITATII SI

Denumire livrabil: Procedura operationala Asigurarea Calitatii si Managementul riscurilor
PROCEDURA OPERATIONALA
ASIGURAREA CALITATII
1. Contextul dezvoltarii procedurii de Asigurare a calitatii si Managementul
riscului
2. Scopul procedurii de Asigurarea calitatii si Managementul riscurilor
3. Descrierea procedurii de Asigurarea calitatii si Managementul riscurilor
4. Modul de organizare a activitat ii de Asigurarea calitatii si Managementul
riscurilor
3
1. Contextul dezvoltarii procedurii de Asigurare a calitatii si Managementul
riscului
Dezvoltarea competentelor manageriale si antreprenoriale pentru 400 de persoane care
doresc sa demareze o activitate independenta in regiunea Sud-Est si sustinerea infiintarii a
72 de intreprinderi cu profil non-agricol in zonele urbane din regiune.
Prin realizarea masurilor integrate propuse in cadrul proiectului, se urmareste incurajarea
antreprenoriatului si a ocuparii pe cont propriu prin furnizarea de asistenta si sprijin in
vederea infiintarii de intreprinderi cu profil non-agricol in judetele regiunii S-E din
Romania.
Interventiile, ce vor include programe de formare antreprenoriala, se vor concentra astfel
in judetele: Galati, Braila, Vrancea, Tulcea, Buzau si Constanta. Activitatile proiectului vor
avea loc in orasele: Galati, Braila, Focsani, Tulcea, Buzau si Constanta, iar afacerile se vor
dezvolta in mediul urban din cele 6 judete.
Solicitantul are in vedere, in prima faza, initierea unei ample campanii de informare cu
privire la programul de formare antreprenoriala, precum si la metodologia de selectie a
grupului tinta (GT) si, ulterior, a planurilor de afaceri (PA) ce vor fi sprijinite in cadrul
proiectului.
Ulterior, se are in vedere selectarea a 400 de persoane apartinand mai multor categorii de
GT definite in cadrul acestui ghid (din care 300 persoane inactive-studenti si someri si 100
angajati) , in vederea participarii la cursurile de formare antreprenoriala. Masurile propuse
prin prezentul proiect se vor adresa urmatoarelor categorii de persoane fizice: someri,
persoane inactive, persoane care au un loc de munca si infiinteaza o afacere in scopul
crearii de noi locuri de munca, studenti, etc ce intentioneaza sa infiinteze o afacere non-
agricola in zona urbana in Reg. S-E. Vor fi exclusi de la finantare tinerii NEETs, precum si
persoanele ce nu au domiciliul/rezidenta in Reg. S-E.
4
In prima etapa se vor selecta 400 persoane drept GT, min 20 persoane in GT/judet al Reg.
Sud Est (Galati, Braila, Vrancea, Tulcea,Buzau si Constanta), minim 50% din GT femei,
minim 10 locuri pentru persoane cu dizabilitati si minim 20 locuri pt. alte
categoriivulnerabile, in vederea participarii la cursurile de formare antreprenoriala. Din
cele 400 persoane, vom avea 300 pers. inactive-studenti si someri si 100 angajati.
In procesul de selectie se va promova egalitatea de sanse, combaterea discriminarii pe
criterii de origine rasiala sau etnica, religie sau credinta, handicap, varsta sau orientare
sexuala si a dificultatilor de acces de orice tip si asigurarea accesului egal la serviciile
oferite. In acelasi timp, se va realiza designul sesiunilor de formare in antreprenoriat,
formare care va avea 80 ore (78 ore activitate de formare teoretica si practica si 2 ore
evaluare) si va fi proiectat sa dureze 14 zile, în saptamani succesive sau nu (8 ore/zi X 5
zile, 6 ore/zi X 1 zi i 4 ore/zi X 8 zile), programul de formare fiind furnizat celor 400
persoane selectate si propunand un grad de certificare de minim 90% (360 persoane), peste
minimele de 300 de persoane instruite si certificate cerute de Ghidul Solicitantului POCU
3.7 RSUP.
Managementul riscului de proiect include procesele de gestionare a planificaii riscurilor, de
identificare, analiza, planificare raspuns, monitorizare si control in cadrul unui proiect.
Obiectivele procesului de management al riscului de proiect sunt de a creste probabilitatea
si impactul evenimentelor pozitive si de a reduce probabilitatea si impactul evenimentelor
negative în cadrul proiectului.
Procesele de management al riscului de proiect, sunt dupa cum urmeaza:
1. Planul de management al riscului, procesul de definire a cum se desfasoara
activitati de gestionare a riscurilor pentru un proiect;
2. Identificarea riscurilor - procesul prin care se determina care riscuri pot afecta
proiectul si documentarea caracteristicile lor;
5
3. Efectuarea analizei calitativa a riscurilor - procesul de prioritizare a riscurilor
pentru analize sau act iuni suplimentare prin evaluarea si combinarea probabilitatii
lor de aparitie si impact;
4. Efectuarea analizei cantitativa a riscului - procesul de analiza numerica a efectului
riscurilor identificate asupra obiectivelor generale ale proiectului;
5. Planificarea raspunsului la riscuri - procesul de dezvoltare a optiunilor si actiunilor
pentru a spori oportunitatile si pentru a reduce amenintarile la obiectivele
proiectului;
6. Monitorizarea si controlul riscurilor - procesul de punere în aplicare a planurilor de
raspuns risc, de urmarire a riscurilor identificate, monitorizarea riscurilor reziduale,
identificarea de noi riscuri, si evaluarea eficientei procesului de risc pe tot parcursul
proiectului.
3.1 Planul de management al riscului
Planul de management al riscului descrie modul de gestionare a riscurilor structurat sa si
modalitatea de elaborare a acestuia în cadrul proiectului. El devine un subset al planului
de management de proiect.
- Metodologia
Defineste sursele abordari, instrumente, si sursele de date care pot fi utilizate pentru a
efectua gestionarea riscurilor în cadrul proiectului.
- Roluri si responsabilitati.
Defineste echipa de coordonare, membri de sprijin si de gestionare a riscurilor pentru
fiecare tip de activitate în planul de gestionare a riscurilor, precum si atributiile si
responsabilitatile lor.
Atribuie resurse, estimeaza fonduri necesare in managementul riscului pentru a fi incluse
în cost eficienta, si stabileste protocoale de aplicare a rezervelor pentru cheltuieli
neprevazute.
- Timpul.
Defineste când si cât de des procesul de management al riscului se va realiza pe parcursul
ciclului de viata al proiectului, stabileste protocoale de aplicare a rezervelor de
contingenta, si stabileste activitatile de gestionare a riscurilor ce vor fi incluse în planul de
proiect.
- Categorii de risc.
Ofera o structura care sa asigure un amplu proces de identificare a riscurilor sistematic la
un nivel consistent de detaliu si contribuie la eficienta si calitatea procesului de
identificare a riscurilor.
3.2 Identificarea riscurilor
Identificarea riscurilor este procesul de determinare a riscurilor care pot afecta proiectul si
documentarea caracteristicile lor. Participantii la activitatile de identificare a riscurilor
pot include urmatoarele: managerul de proiect, membrii echipei de proiect, echipa de
management a partenerilor. În timp ce aceste persoane sunt de multe ori participanti
cheie pentru identificarea riscurilor, tot personalul de proiect ar trebui sa fie încurajate sa
identifice riscurile.
O alta structurare pe tipuri de riscuri se refera la identificarea tipurilor de riscuri in functie
de modul lor de producere:
- Microriscuri - ce sunt determinate de factori specifici sectorului de activitate al firmei si
proiectul de investitii propriu-zis si / sau de insuficienta corelare intre particularitatile
activitatii institutiiei si limitele;
-Macroriscuri: ce sunt rezultatul evolutiei intr-un anumit sens al proiectului.
7
Identificarea riscurilor este un proces iterativ, deoarece noi riscuri pot evolua sau pot fi
identificate in timp ce proiectul avanseaza prin ciclul sa u de viat a. Formatul situatiilor de
risc ar trebui sa fie coerent pentru a asigura posibilitatea de a compara efectul relativ al
unui eveniment de risc împotriva altora în cadrul proiectului.
Riscurile apar in cadrul tuturor activitatilor socio-economice, fiecare dintre acestea
imbracand forme particulare, in functie de tipul, modul de manifestare . Cuvantul cheie al
managementului de risc este sistematic, deoarece numai o abordare extrem de riguroasa si
constanta la toate nivelurile de desfasurare ale proiectului, poate conduce la un control
eficient asupra activitatilor proiectului si la reducerea factorior de risc. Mangementul de
risc nu trebuie privit doar prin perspectiva singulara a unui capitol component al
managementului global al unui proiect, datorita complexitatii sale situandu-se in categoria
selecta a stiintelor de granita ce necesita in general coroborarea informatiilor din mai
multe domenii: economic, tehnic, juridic, statistic si psihologic.
Procesul ar trebui sa implice echipa de proiect astfel încât sa poata dezvolta si mentine un
sentiment de proprietate si responsabilitate pentru riscurile si actiunile de raspuns
asociate. Partile interesate din afara echipei de proiect poate furniza informatii obiective
suplimentare.
3.3 Categorii principale de riscuri intalnite in cadrul proiectelor
Prima categorie a factorilor inglobati in categoria generala a riscurilor de ordin tehnic, ce conduc catre invalidarea proiectului datorita fundamentarii acestuia pe niste baze de pornire eronate, imbraca o multitudine de aspecte distincte.
Pentru obtinerea unei imagini mai clare asupra acestor aspecte, iata doar cateva exemple
de motive ce pot genera respingerea unui proiect:
- Obiectivele proiectului nu se armonizeaza cu cele ale programului pentru care se
realizeaza cererea de finantare;
-Grupurile tinta descrise drept beneficiare ale proiectului nu se regasesc printre cele
formulate in mod expres ca fiind eligibile in programul de finantare;
8
- Prognoza financiara defectuoasa asupra proiectului (estimari subevaluate asupra
activitatilor ce urmeaza a se desfa§ura in cadrul proiectului), ce conduc chiar in situatia
aprobarii proiectului, la imposibilitatea derularii sale datorita resurselor insuficiente
- Proiectul aduce beneficii pe termen lung care sunt insa greu de prevazut sau evaluat,
generand astfel o imagine incerta asupra finalitatii sale.
-Nerespectarea conditiilor de ordin tehnic asupra achizitiei de materiale sau echipamente;
-Managerul de proiect nu respecta intru totul obiectivele proiectului sau activitatile
preconizate in cererea de finantare.
3.4 Efectuarea analizei calitativa a riscurilor
Efectuarea analizei calitative de risc este procesul de prioritizare a riscurilor pentru
analize sau act iuni suplimentare prin evaluarea si combinarea probabilitatea lor de
aparitie si a impactului.
folosind probabilitatea lor relativa sau riscul de aparitie, impactul asupra
obiectivelor proiectului, incidenta lor, precum s i de alti factori, cum ar fi intervalul
de timp de raspuns si toleranta organizatiei la risc asociate cu constrângerile de
costuri, program, domeniul de aplicare, precum si de calitate.
Aceste evaluari reflecta atitudinea echipei de proiect si a altor parti interesate.
Prin urmare, evaluarea eficienta necesita identificarea si gestionarea explicita a
atitudinilor de risc ale participantilor cheie la efectuarea procesului analizei
calitative de risc. În cazul în care aceste atitudini de risc sunt caracterizate de
partinire în evaluarea riscurilor identificate, ar trebui sa se acorde o atentie
evaluarii partinitoare si corectarea ei.
9
3.5 Efectuarea analizei cantitative a riscului
Efectuarea analizei de risc cantitativa este procesul de analiza numerica a efectului
riscurilor identificate pe obiectivele generale ale proiectului. Efectuarea analizei de risc
cantitativa este realizata cu privire la riscurile care au caracter prioritar in urma aplicarii
procesului de
Efectuare a analizei calitative de risc potential si au astfel impact substantial asupra
finalizarii proiectului.
Efectuarea procesului de analiza cantitativa a riscului analizeaza efectul acestor
evenimente de risc. Acesta poate fi folosit pentru a atribui o evaluare numerica a acestor
riscuri în mod individual sau pentru a evalua efectul agregat al tuturor riscurilor care
afecteaza proiectul. Acesta prezinta, de asemenea, o abordare cantitativa in luarea
deciziilor.
3.6 Planificarea raspunsului la riscuri
Planul de raspuns la risc este procesul de dezvoltare a optiunilor si actiunilor pentru a spori
oportunitatile si pentru a reduce amenintarile la obiectivele proiectului. Urmeaza Procesul
de elaborare a analizei calitative riscurilor si pe cel de analiza cantitativa a riscurilor daca
este utilizat.
îsi asume responsabilitatea pentru fiecare raspuns la riscurile agreate si finantate.
Raspunsurile planului de risc adreseaza riscurile in functie de prioritatea lor, introducand
resurse si activitati în planul de buget, programul si management de proiect dupa cum este
necesar.
Ra spunsurile de risc planificate trebuie sa fie adecvate semnificatiei riscului, cost eficiente
în îndeplinirea provocarii, realiste în contextul proiectului, convenite de toate partile
implicate, si atribuite catre o persoana responsabila. Ele trebuie sa fie, de asemenea,
intampinate si adresate în timp util.
10
Selectarea celui mai bun raspuns de risc din mai multe optiuni, este adesea necesara.
3.7 Monitorizarea si controlul riscurilor
Monitorizarea si controlul riscurilor este procesul de punere în aplicare a planurilor de
raspuns risc, de urmarire a riscurilor identificate, monitorizarea riscurilor reziduale,
identificarea de noi riscuri, si evaluarea eficientei procesului de risc pe parcursul
proiectului.
Ra spunsuri de risc planificate care sunt incluse în planul de management de proiect sunt
executate în timpul ciclului de viata al proiectului, dar activitatea de proiect ar trebui sa
fie monitorizata continuu pentru riscuri noi, modificate sau depasite.
4. Riscuri identificate, propuneri si recomandari
In aceasta sectiune sunt descries riscurile care pot concura la generarea de abateri si erori
in diferitele stadii de implementare ale proiectului raportate la programarea initiala
temporala, secventiala, financiara, tehnica si administrativa.
Nr.crt. Risc identificat –
etapa de scriere -
1. Riscuri financiare:
altele decat cele
b) Depasirea limitei de 15% cheltuilei indirecte din
Masuri de diminuare/remediere: a) Se va revizui cash-flow-ul si eventual stopa angajarea de noi cheltuieli din categoriile care nu sunt „de minimis”. Se vor examina cauzele (si riscurile) care pot conduce la scaderea procentului de minim 60% buget aferent cheltuielilor de minimis si se va acorda maxima atentie evitarii aparitiei acestor situatii; b) Se vor revizui cheltuielile indirecte si eventual opri noi angajari de sume din aceasta categorie; c) Se vor angaja cu prioritate, inca de la
Risc
semnificativ
11
resursei umane (RU)
tematice
ghid;
Programului
e) Aparitia unor
efectuate sau angajate.
Riscuri ridicate (grad
mare de risc)
demararea proiectului, bugetele alocate acestor obiective (evident, corelat cu graficul activitatilor); d) Asigurarea cash-flow-ului si a resurselor financiare necesare sustinerii activitatilor proiectului in perioada de suspendare sau intrerupere a platilor de catre finantator. Conform clauzelor Contractului de finantare POCU, in cazul intreruperii platilor, beneficiarul poate solicita la randul lui suspendarea implementarii proiectului; e) Se va analiza cu maxima atentie situatia si contextual ce au generat aceste cheltuieli, daca se pot contesta deciziile de declarare a lor ca fiind neeligibile si evita angajarea de noi cheltuieli similare. Impact: semnificativ
2. I a) Intarzieri in derularea procedurilor de achizitii publice, din cauza primirii de oferte neconforme, incomplete, iar in extremis de contestatii; b) Motivare insuficienta a personalului suport al managerului de proiect, datorita limitarii cheltuielilor indirecte la 15% din RU;
a) Stabilirea de termene clare si penalitati de intarziere pentru ofertanti, Documentatii de achizitie cat mai clare si detaliate, sisteme de punctare si selectie care nu lasa loc de interpretari; b) Se vor analiza perioadele de implicare reale ale celor din echipa suport a managerului de proiect si se vor incheia contracte de munca pe perioade mai scurte dar cu remuneratie mai consistenta; c) Se vor completa respectand standardele OSGG 400/2015 - codul controlului intern la organizatiile finantate din fonduri publice d) Implicarea unui consilier juridic; documentele se vor realiza cu avizarea inclusiv a managerului si a altor experti ai proiectului (‚four eyes principle”) e) UDJG dispune de o resursa umana consistenta, consideram ca in cazul unor fluctuatii de
Risc cu
impact
semnificativ
12
c) Proceduri operationale incomplete sau inconsistente; d) Riscuri de natura juridica: reclamatii, procese etc din partea potentialului GT, a GT, a celor finantati (de ex nerespectarea clauzelor contractelor de subventie); e) Modificari ale echipei de management si de implementare. Riscuri medii (moderate).
personal putem realiza cu usurinta inlocuirea expertilor din universitate. Pentru cei 3 externi universitatii (responsabil tehnic, responsabil monitorizare activitati si GT, coordonator activitati mentorat) vom prevedea in CIM clauze specifice, prin care acestia sa mentina pozitia asumata; totusi, in cazul unor renuntari obiective, consideram ca putem inlocui si acesti experti, respectand cerintele initiale pentru pozitiile respective
3. Riscuri de PR (A0.2) a) Realizarea de actiuni cu impact si vizibilitate publica scazuta; b) Realizarea reperelor obligatorii de informare si publicitate fara o corelare cu activitatile proiectului
Masuri de diminuare/remediere: a) Actiunile vor fi sincronizate cu celelalte si se vor exploata facilitatile oferite de UDJG ca universitate „regionala”, cu public tinta „captiv” (studenti, cadre didactice, personal administrativ), vizibilitatea crescuta in mass-media locala si regionala a universitatii, retelele informale ale institutiei (alumni, etc); b) Se va stabili de la demararea implementarii proiectului un plan de informare si comunicare corelat si sincronizat cu activitatile de implementare, astfel incat comunicarile periodice pe site-ul proiectului si al universitatiii, precum si alte tipuri de comunicari (articole, etc) sa fie realizate functie de obtinerea rezultatelor concrete ale activitatilor proiectului. Impact: mediu
Risc mediu
4. Riscuri aferente GT a) Dezinteresul GT potential fata de inscrierea si implicarea in proiect b) Recrutarea incompleta de GT in proiect (mai putini candidati la selectie decat ar fi necesar); c) Recrutarea GT pe valorile asumate (min 200 femei,
Masuri de diminuare/remediere: a) Campaniile de informare si constientizare includ la A1.1 organizarea de evenimente fata in fata cu potentialul GT, organizate in cele 6 orase resedinta de judet ale Reg. SE. Se va acorda atentie deosebita in a explica si accentua beneficiile personale pe care le poate aduce proiectul. Angajarea de personal specializat si cu experienta in implementarea proiectelor si in recrutarea de grup tinta, personal care va putea prezenta cu profesionalism beneficiile proiectului, stimuland interesul publicului pentru
Risc
semnificativ
13
minim 10 pers. cu dizabilitati, minim 20 persoane din GT vulnerabile) sa nu fie realizata; d) GT recrutat din alte judete decat Galati si Braila sa fie mai mic de 20 persoane/judet.
participarea la serviciile furnizate in cadrul acestuia. b) Pe langa campaniile de informare de la A1.1 am proiectat si o pre-selectie de idei de afaceri si de proiecte valoroase prin organizarea unui concurs de asemenea idei, chiar in faza de pre-selectie GT, in universitate, unde vom invita studentii UDJG si al altor universitati din regiune, dar si publicul pentru a concura. Echipele desemnate castigatoare vor fi invitate integral la inscrierea in GT, pentru cursuri; c) In metodologia de selectie si recrutare GT, atasata Cererii de finantare am prevazut mecanisme pentru asigurarea valorilor dorite ale acestor parametri; d) Vom orienta eforturile de promovare si informare spre cele 4 judete care sunt in aceasta situatie (Constanta, Buzau, Vrancea si Tulcea);
5. Riscuri aferente indicatorilor asumati: a) Riscul de a nu atinge valorile de 400 persoane sprijinite (ID 4S11) b) Riscul de a nu avea 72 de PA selectate - 72 de intreprinderi finantate (ID4S10) c) Riscul de a nu atinge valoarea de min 144 persoane angajate la cele 72 de intreprinderi (ID 4S9) d) Riscul de a nu avea un numar de PA selectate in procentele specificate in obiective si activitati e) Riscul de a nu avea procentele de minim 50% femei (la total GT, la nr femeilor al caror PA va fi selectat pentru finantare, la GT de angajat)
Masuri de diminuare/remediere: a) Pentru a atinge valoarea de 400 persoane selectate pentru curs, se vor derula in cadrul A1.1 actiuni de informare offline, online si campanii media, precum si concursul pentru selectia unor idei de afaceri valoroase. Legat de cele 7 pers. ale caror PA ar putea fi selectate pentru finantare, acestia vor fi recrutati in urma campaniei de popularizare a concursului de selectie PA. Vom prevedea o rezerva de GT recrutat, de inca min 100 persoane pentru cazul in care din cei 400 mai renunta pe parcurs; b) Pentru selectia numarului de 72 PA in metolologia de selectie PA s-a prevazut acest risc si ca masura de remediere a fost propusa organizarea unei a doua runde de concurs; de asemenea, vom aloca si un anumit numar de PA „de rezerva”, conform punctajului acordat de juriu, in cazul in care se vor retrage unele PA de la momentul selectie pana la demararea afacerilor; c) Pentru a ne asigura ca fiecare intreprindere angajeaza minim 2 persoane vom introduce clauze deconditionare specifice pentru acordrea primei transe. Astfel,intreprinzatorilor li se va solicita sa aduca minim 2 CIM-uri cu persoane din regiunea Sud-Est angajate, imediat dupa infiintarea intreprinderii. In cazul fluctuatiei angajatilor li se va cere intreprinzatorilor sa angajeze tot din Regi. SE; d) Metodologia de selectie PA (detaliata si incarcata ca document separat) trateaza si
Risc mediu
14
aceste aspecte si a propus un algoritm care sa asigure aceste procente minime asumate; e) Metodologia de selectie PA (detaliata si incarcata ca document separat) trateaza si aceste aspecte si a propus un algoritm care sa asigure aceste procente minime asumate.
6. Riscuri aferente
rezultatelor asumate a) Riscul ca unele rezultate sa nu fie atinse in valoarea asumata; b) Riscul ca rezultatele sa nu fie atinse in timpul/perioada estimata.
Masuri de dimiunare/remediere: a) Pentru rezultate, Metodologiile de recrutare/ selectie GT, selectie PA, monitorizarea activitatii start-up-urilor, Monitorizarea sustenabilitatii start-up-urilor, Metodologia de implementare a proiectului au luat in calcul constrangerile de valori si riscuri, propunand algoritmi specifici de selectie, liste de conditionalitati de monitorizat, utilizarea unei Platforme IT pentru inscrierea GT potential, inscrierea si selectia PA, monitorizarea derularii afacerilor nou-infiintate, etc; b) La nivelul proiectului se va institui Procedura Operationala de Management al Riscurilor, Registrul de riscuri. La nivelul fiecarei activitati, expertul monitorizare activitati si GT va avea un registru de riscuri si le va monitoriza. Astfel, am prevazut proceduri operationale, proceduri de lucru si expert alocat pentru gestiunea riscurilor din implementare. De astfel, se poate verifica ca s-au specificat ca atributii in Fisa postului Responsabilului monitorizare activitati si GT ca acesta va avea ca atributii gestiunea riscurilor de implementare. Pentru „timming”-ul corespunzator activitatilor si rezultatelor, Responsabilul tehnic, care are ca atributii principale organizarea si supervizarea activitatilor de implementare, va realiza lunar Fise de planificare la nivel de activitate si expert si la final de luna, pe baza Raportului de activitate lunara (RAL), Responsabilul monitorizare activitati si GT va confirma respectarea planificarilor sau va sesiza eventualele abateri si va propune masuri de corectie a acestora. Impact semnificativ
Risc
semnificativ
Riscuri ce tin de recrutarea si selectia GT: a) Dezinteres / interes scazut al potentialului GT in a se inscrie in proiect; b) Fluctuatii ale GT (renuntari/
Masuri de diminuare/remediere a) Campaniile de informare si constientizare includ la A1.1 organizarea de evenimente fata in fata cu potentialul GT, organizate in cele 6 orase resedinta de judet ale regiunii Sud- Est. Se va acorda atentie deosebita in a explica si accentua asupra beneficiilor personale aduse de proiect. Angajarea de personal specializat si cu experienta in implementarea proiectelor si in recrutarea de
Risc moderat
15
abandonuri, etc) c) Riscul de a nu avea procentele de minim 50% femei (la total GT, la nr femeilor al caror PA va fi selectat pentru finantare, din nr persoanelor de angajat la start-up- uri) Riscul de a nu atinge valorile de min 10 locuri pentru persoanele cu dizabilitati si 20 pentru alte GT vulnerabile
grup tinta, care va prezenta beneficiile proiectului, va stimula participarea la serviciile furnizate in cadrul prezentului proiect. b) Vom prevedea liste de rezerve, atat persoanele din total GT recrutat la A1.2 (cei 400 de format), la numarul de femei (cele 200), alte categorii, cat si la persoanele ce nu participa la formare, dar care participa la concurs si al caror PA va fi selectat pentru finantare; c) In Metodologia de selectie GT (detaliata si atasata la proiect) s-a prevazut si tratat acest risc - se vor bloca admiterea altor categorii de GT pontetial, pana se vor atinge valorile pentru diverse subcategorii (femei, dizabilitati, vulnerabili, precum si pe tipuri de categorii de persoane inactive (someri+studenti), respectiv angajati); Pentru persoanele cu dizabilitati, UDJG a fost partener al MENCS in proiectul „Educatie Universitara pentru Persoanele cu Dizabilitati (EUPD), unde a sprijinit aprox 110 studenti, acum absolventi. Avem lista lor de contacte, deci vom populariza proiectul si beneficiile acestuia in randul GT.
Riscuri aferente activitatii de formare antreprenoriala: a) Fluctuatii ale GT recrutat pentru formare (abandon, prezenta scazuta etc); b) Riscul de a nu avea cursul autorizat in timp util la ANC (cel tarziu L3) c) Riscul de a nu putea organiza seriile de formare in timpul estimat pentru A2.2 (L4-L10) (7 luni); d) Riscul de a nu avea numarul estimat de cursanti la fiecare serie, in special la cele din cele 4 orase unde se vor organiza cursurile, in afara Galatiului
Masuri de diminuare/remediere: a) Se vor prevedea liste de rezerva GT din cei inscrisi in Portalul IT, care vor fi contactati in cazul unor renuntari/abandonuri; Se vor incheia contracte de formare cu cursantii care vor avea clauze punitive cu efecte financiare in cazul abandonului nejustificat obiectiv (motive medicale, cazuri de forta majora etc); b) Pentru a diminua acest risc am prevazut inca din aceasta faza ca formatorii sa fie persoane (cadre didactice) cu experienta in formare antreprenoriala. UDJG dispune si furnizeaza atat studentilor, cat si in regim FPC cursuri de formare antreprenoriala, al caror continut poate fi prleuat si adaptat rapid, astfel ca ne asteptam ca etapa de concepere a suportului de curs si de autorizare la ANC sa nu fie una cu probleme. c) Pentru a trata acest risc se vor intocmi diagrame detaliate cu planificarea sesiunilor de curs ce vor tine cont de diverse constrangeri (vacante/concedii/zile libere, disponibilitatea formatorilor, disponibilitatea serviciilor necesare). Se va demara achizitia serviciilor necesare (catering si inchiriere sala curs) in timp util pentru ca in L4 acestea sa poata fi disponibile si sa demareze; d) In cele 4 judete (Tulcea, Constanta, Buzau si
Risc ridicat
16
Vrancea) vom aloca pe lista de rezerve mai mult de 28 locuri (tinta minima e de 20 persoane/judet dar noi dorim sa incercam sa recrutam peste acest numar, pana la max 28/judet- cat este maximul admis de ANC. In plus, vom permite studentilor din aceste judete de la UDJG sa se inscrie la cursurile din Galati). Vom seta termene limita de inscriere la curs si semnare contracte de formare si la depasirea lor vom apela la listele de rezere.
Riscuri aferente selectiei PA si concursului: a) Interes scazut pentru concurs; b) Riscuri de plagiat/copiere idei de afaceri; c) Riscul de a nu putea fi selectate PA care se adreseaza domeniilor asumate procentual (minim 36 PA dezvoltate de femei selectate (50%); minim 8 PA (11%) selectate - dezvoltarea durabila; minim 8 (11%) din PA - sprijinirea tranzitiei catre o economie cu emisii scazute de dioxid de carbon; minim 8 (11%) din PA vor propune masuri ce vor promova concret inovarea sociala; minim 18 (25%) din PA vor propune masuri ce vor promova concret utilizarea si calitatea TIC; minim 8 (11%) din PA - consolidarea cercetarii.
a) In cadrul activitatii A3.1 se va derula o campanie de informare asupra organizarii concursului/selectiei de PA (cu implicarea expertilor proiectului si resursele interne ale UDJG: mailing, newsletter, etc), pentru a atrage in competitie si persoanele din afara GT format (de 400 persoane). b) Se va utiliza un soft de detectare a plagiatelor (al UDJG pentru doctorate/alte softuri gratuite de pe Internet), unde vom introduce textele din PA care indica riscurile de plagiat. Aceasta actiune va fi derulata in etapa de inscriere a PA in Portalul IT, iar propunerile care vor fi detectate cu texte/calcule identice vor fi eliminate din competitie (dupa o avertizare prealabila si solicitare de revizuire); c) Metodologia de selectie PA- prezentata la A3.1 si atasata detaliat la CF (sectiunea „Solicitant”) a prevazut aceste riscuri si modalitati de tratare a lor, atat prin algoritmul de selectie, cat si prin utilizarea unei grile de punctare ce va tine cont de aceste aspecte si prin care se vor acorda cate 5 puncte (din 100) pentru ideile de afaceri/PA ce se inscriu in ariile respective; Pentru intreprinderile ce vor adresa domeniul inovarii sociale, vom incuraja GT persoane cu dizabilitati/vulnerabile sa se orienteze spre domeniul economiei sociale; pentru domeniul cercetarii - vom populariza proiectul printre masteranzii si doctoranzii UDJG si Ovidius Constanta; pentru domeniul TIC, in cazul A1.1, se va organiza un „hackaton” unde vor fi invitati studentii de la IT, inginerie, medicina, economisti, etc, ca in cadrul unor echipe multidisciplinare sa propuna aplicatii cu potential de valorificare pe piata, iar membrii echipelor vor fi indrumati spre proiect.
Risc ridicat
17
Riscuri aferente activitatilor de derulare stagii de practica a) Riscul de a nu realiza subcontractarea partiala in timp util; b) Riscul de a nu avea furnziate serviciile solicitate de catre subcontractor; c) Riscul de abandon (de la practicanti, intreprinderi sau mentorii de practica)
a) Se va demara achizitia acestor servicii/subcontractarea partiala a A3.2 in timp util, astfel incat sa preintampinam acest risc; b) Contractul de prestari servicii va avea clauze specifice prin care se va solicita respectarea cerintelor; se va selecta furnizor de servicii cu capacitate tehnica si operationala pentru o astfel de prestare (de ex, retea mare de contacte, birouri in toate judetele regiunii Sud- Est, etc); Metodologia de organizare a stagiilor de practica nu se va subcontracta, ci doar cea de monitorizare a stagiilor de practica. Expertul coordonare mentorat si ceilalti experti din echipa de implementare vor fi mentinuti implicati in cadrul A3.2 pentru a conlucra cu furnizorul subcontractat si a monitoriza derularea contractului de prestari servicii. c) Se vor incheia conventii de practica, intre UDJG, stagiarii practicanti si intreprinderile care ii primesc in stagiu, la nivel individual, unde se vor prevedea clauze ce vor acoperi si riscul de abandon, cu masuri punitive de natura financiara in cazul abandonurilor nejustificabile obiectiv (motive de sanatate, etc). De la etapa de selectie a PA, concurentilor li se va solicita si o „Declaratie de disponibilitate” prin care isi vor asuma disponibilitatea participarii la stagiile de practica si la infiintarea si functionarea intreprinderilor pe baza PA selectate; Tot in ideea de a preveni riscul de abandon, pentru stagiile de practica ce se vor derula la distanta fata de domiciliul/resedinta practicantilor, am propus acordarea de deconturi pentru cazare si transport ale acestora (cazare pentru >50 km distanta).
Riscuri aferente demararii afacerii nou-infiintate: a) Riscul de a intarzia demararea afacerilor in termen de cel mult 6 luni de la demararea Etapei II (adica cel tarziu L19); b) Riscul de a nu obtine autorizarile si avizele legale conform cu PA selectate;
Masuri de diminuare/remediere a) In acest scop am alocat 2 experti care vor acorda consultanta/consiliere/mentorat antreprenorial celor 72 persoane ale caror PA au fost selectate (cate unul la 36 persoane), care vor acorda suport si indrumare pentru partea de avize, autorizari si alte demersuri legale necesare, cu implicarea si cooordonarea expertului Coordonator activitati mentorat; De asemenea, inca din etapa de conceptie a PA si verificarii administrative a eligibilitatii lor, se va verifica daca acestia propun demersuri concrete in etapa de infiintare intreprindere, unde sa tina cont de termenele legale de obtinere a avizelor, etc, iar aceasta etapa sa dureze mai putin de 6
Risc ridicat
18
c) Riscul de a nu avea cele min 144 persoane angajate; d) Riscul de abandon al persoanelor ale caror PA au fost selectate (inaintea semnarii contractului de subventie).
luni; PA care nu vor propune etapa de infiintare sau ale caror etape de infiintare vor avea mai mult de 6 luni vor fi eliminate din selectie/concurs. b) Se vor aplica masurile de la pct. a); c) Pentru acordarea transei 1 de subventie, dupa semnarea contractului de subventie, se vor solicita, pe langa celelalte documente, si furnizarea de documente pentru a dovedi angajarea a minim 2 persoane/intreprindere (copii CIM, extras Revisal, copii CI etc); d) Se va apela la listele de rezerva ale celor cu PA propuse, viabile, dar care nu au fost selectate. Pentru acestia, in mod exceptional, anterior demararii afacerilor, UDJG va intreprinde demersuri pentru derularea stagiilor de practica necesare pe cont propriu, cu expertii implicati in implementare.
Riscuri aferente functionarii afacerilor demarate: a) Nerespectarea clauzelor contractelor de subventie; b) Nerespectarea constrangerilor si conditionalitatilor identificate in Planul de monitorizare a start-up-urilor; c) Risc de nerespectare a legislatiei cu privire la ajutorul de stat; d) Nerespectarea numarului minim de 144 persoane angajate din Regiunea Sud-Est (minim 2/intreprindere
a) Se vor prevedea clauze cu aspect punitiv de natura financiara; Transa a doua va fi acordata doar in cazulrespectarii integrale a conditionalitatilor si clauzelor contractelor de subventie. Pentru aceasta etapa am alocat prin proiect 3 experti monitorizare afaceri (cate unul la 24 intreprinderi) care vor derula procedurile necesare si vor urmari s implementeze Metodologia de monitorizare a activitatii start-up-urilor, cu implicarea si a Responsabilului monitorizare activitati si GT si a responsabilului tehnic; b) „Metodologia de monitorizare a activitatii start-upurilor”, prezentata succint in cadrul descrierii A3.2 si detaliat in atasamentul cu acelasi nume la Cererea de finantare, a luat in calcul un set de 15 conditionalitati si constrangeri de respectat si propune masuri concrete pentru fiecare din acestea; Mai mult, se va utiliza in aceasta etapa si Portalul IT pentru procese precum ar fi transmiterea rapoartelor tehnice de progres trimestriale, a documentelor financiare, validarea lor, comunicare, etc. c) Pentru eliminarea acestui risc se va proceda la realizarea de sedinte periodice cu reprezentantii afacerilor nou create in vedere explicarii obligatiilor ce deriva din legislatia ajutorului de stat. De asemenea, procedura de selectie va mentiona explicit intregul set de obligatii ce deriva din legislatia ajutorului de stat, pe care noile afaceri create trebuie sa le indeplineasca. Expertii monitorizare afaceri vor monitoriza respectarea acestor
Risc ridicat
19
obligatii de catre noile afaceri create. d) Se va verifica periodic, pe baza de documente, iar in caz de inlocuiri se va solicita intreprinzatorilor ca noii angajati sa fie tot din Regiunea Sud-Est.
Riscuri aferente asigurarii sustenabilitatii intreprinderilor finantate prin proiect: a) Riscul de a nu avea intreprinderi sustenabile; b) Riscuri externe (fluctuatii ale pietei, cererii/ofertelor, etc)
Este un risc pe care vom cauta sa il prevenim printr-o procedura de selectie a PA extrem de riguroasa, curs de competente antreprenoriale si de utilizare avansata TIC pentru afaceri livrate celor care au fost selectati, asistenta pe durata Etapelor II si III (24 luni de implementare din proiect) si continuarea asistentei minim 12 luni dupa finalizarea proiectului; b) Pentru a face fata unor asemenea provocari, viitorii antreprenori vor fi pregatiti inca din etapa de formare antreprenoriala; Stagiile de practica la intreprinderi viabile le vor furniza cunostinte despre modalitatile de a rezista in piata; asistenta de tip consultanta/consiliere/mentorat antreprenorial, acordata de cei 2 experti, cu implicarea si coordonarea Coordonatorului activitatii de mentorat va fi orientata si spre sprijinirea intreprinzatorilor in abordarea riscurilor externe; De astfel, inca de la etapa de selectie a PA, li se va cere sa detalieze un Plan de riscuri detaliat si propunerile de PA vor fi punctate si in functie de acest aspect. Pentru asigurarea sustenabilitatii pe termen lung a intreprinderilor, UDJG propune, pe langa continuarea sprijinului din etapa III pentru inca 12 luni ulterioare implementarii proiectului, inca un set de 9 masuri de sprijin a sustenabilitatii intreprinderilor (pentru identificarea de viitoare surse de finantare private, sau publice in limita de maxim 200.000 euro/3 ani fiscali pentru ajutoarele de minimis- cum ar fi programele de la bugetul de stat sau cele din alte fonduri europene (POR, PNDR, POCU-economie sociala, PO IMM , SEE, Orizont2020, PNIII CDI etc). Impact semnificativ
Risc ridicat
1. Deficiente de
institutional pentru
implementarea contractului;
permanent si vor fi agreate mijloacele de
comunicare.
persoanelor din grupul tinta fata de actiunile proiectului
Prezentarea pachetelor de beneficii pe
categorii de grup tinta si o mai buna
activitate de sprijin si informare in vederea
cresterii constientizarii Grupului tinta cu
privire la oportunitatile proiectului. Se va
realiza un plan de comunicare si informare
despre activitatea proiectului , despre
obtinute. Totodata, se va elabora si o lista
de rezerva cu persoane ce ar putea participa
la activitatile furnizate prin contract.
Risc
semnificativ
Discutii si activitati de informare cu privire la
tematca si continutul programelor de
formare ce sunt organizate in cadrul
proiectului.
antreprenori in scopul cresterii gradului de
informare cu privire la beneficiile participarii
la programul de competente antreprenoriale.
Risc mediu
în prevederile financiare ale activitatilor propuse;
Realizarea de evaluari si planificari, si
concomitent se vor realiza modificari ale
contractului.
prestator - beneficiar si elaborarea corecta si
prompta a tuturor documentelor justificative
necesare modificarilor de buget
diferitilor factori
a profilului psihologic a grupului tinta la
nivelul echipei de implementare, bazata atat
pe experlenta in implementarea de proiecte
similare, cat si pe expertiza echipei
proiectului, cu studii de specialiate
caracteristice si adecvate naturii proiectului.
Risc mediu
in care derularea
Risc
semnificativ
adaptarea cu usurinta la orice consecinte ale
modificarilor graficului de activitati.
realista a activitatilor, aprobarea sa de catre
beneficiar adaparea cit mai rapida a
stadiului activitatilor la acest grafic
Risc
semnificativ
obiectiva si riguroasa a activitatilor
proiectului
fiecare etapa a proiectului si pt fiecare
livrabil va asigura calitatea rezultatelor si
atingerea obiectivelor. Exista riscul ca in
cadrul proiectului sa se inregistreze intarzieri
nejustificate, acestea insa vor fi evitate,
fiind asigurata o monitorizare continua a
duratelor de implementare si alocarilor de
Risc ridicat
nivel de proiect
Risc mediu
proiectului
resurse necesare in
sau alocari de resurse suplimentare
Risc mediu
15 Nerespectarea
previziunilor privind
managerul de proiect si Expertii din proiect,
imediat dupa identificare, a tuturor
deviatiilor graficului de implementare
de plati. Corectarea previziunilor privind
graficul de plati.
nu cunosc planificarea si
la activitati, planificare, responsabili,
permanenta graficul continand toate
nivelul structurilor institutionale a unui
sistem comun de date si informatii relevante
activitatilor din contract. Se poate
recomanda proiectarea si implementarea
raportare la nivelul beneficiarului.