Upload
ciprian-mihai-raica
View
60
Download
3
Embed Size (px)
DESCRIPTION
dasdadasfaad
Citation preview
LICEUL TEHNOLOGIC ARHIMANDRIT CHIRIAC NICOLAU
PROCEDURA DE ARHIVARE A
DOCUMENTELOR
PROIECTULUI RPVP
Ediia I-a Nr. de ex. 25
Revizia 1
Nr. de ex. 25 Echipa de management si implementare
a proiectului
RPVP COD: P.O.2 Exemplar nr. 1
1
LICEUL TEHNOLOGIC ARHIMANDRIT CHIRIAC NICOLAU Str. Stefan cel Mare nr.198, sat.Vinatori-Neamt, com.Vinatori-Neamt, cod 617500, judetul Neamt, CIF:
14143957, Email: [email protected], Tel/fax:0233251004
Echipa de Management si Implementare a Proiectului :
RESPONSABILITATE IN PREGATIREA VIITORULUI PROFESIONAL
COD SMIS: 51591
PROCEDURA DE ARHIVARE A
DOCUMENTELOR
PROIECTULUI
LICEUL TEHNOLOGIC ARHIMANDRIT CHIRIAC NICOLAU
PROCEDURA DE ARHIVARE A
DOCUMENTELOR
PROIECTULUI RPVP
Ediia I-a Nr. de ex. 25
Revizia 1
Nr. de ex. 25 Echipa de management si implementare
a proiectului
RPVP COD: P.O.2 Exemplar nr. 1
2
CUPRINS
1 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n
cadrul ediiei procedurii operaionale ............................................................................................. 3
2 Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale ............................ 3
3 Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei
procedurii operaionale ................................................................................................................... 3
4 Scopul procedurii operaionale .............................................................................................. 5
5 Domeniul de aplicare a procedurii operaionale ................................................................... 5
6 Documente de referin (reglementri) aplicabile activitii procedurate ............................. 5
7 Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional ................................ 5
8 Descrierea procedurii operaionale ........................................................................................ 7
9 Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii EMIP ............................................... 13
10 Anexe, nregistrri, arhivri ................................................................................................ 38
11 Actualizri ........................................................................................................................... 38
LICEUL TEHNOLOGIC ARHIMANDRIT CHIRIAC NICOLAU
PROCEDURA DE ARHIVARE A
DOCUMENTELOR
PROIECTULUI RPVP
Ediia I-a Nr. de ex. 25
Revizia 1
Nr. de ex. 25 Echipa de management si implementare
a proiectului
RPVP COD: P.O.2 Exemplar nr. 1
3
1 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a
reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale
Elemente privind
responsabilii/
operaiunea
Numele i
prenumele
Funcia Data Semntur
0 1 2 3 4 5
1.1 Elaborat Melania Plesa Asistent manager
20.11.2014
Sebastian
Catanoiu
Coordonator activitati
tehnice
20.11.2014
Bordianu
Mihai
Arhivar 20.11.2014
1.2 Verificat Elena Cosofret
Manager proiect 20.11.2014
Stefan Nechita Consilier juridic 20.11.2014
1.3 Aprobat Vasile Gaman Reprezentant legal 20.11.2014
2 Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale
Nr.
crt.
Ediia sau , dup
caz, revizia n
cadrul ediiei
Componenta revizuit Modalitatea
reviziei
Data la care se aplic prevederile
ediiei sau reviziei ediiei
0 1 2 3
2.1. Ediia I Versiunea Initiala - 20.11.2014
2.2. Revizia 1 Versiunea Initiala - 20.11.2014
2.3. Ediia a II-a Versiunea Initiala -
2.4. Revizia 1 Versiunea Initiala -
3 Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul
ediiei procedurii operaionale
Scopul
difuzarii
Exemplar
nr.
Compartiment Functia Nume si
prenume
Data
primirii
Semnatura
3.1 aplicare 1 Activitati
tehnice
Coordonator
activitati
tehnice
Sebastian
Catanoiu
25.11.2014
3.2 aplicare 2 Financiar Responsabil
financiar
Elena
Stanoaie
25.11.2014
3.3 verificare,
aplicare
3 Manager proiect Manager
proiect
Elena
Cosofret
25.11.2014
3.4 verificare, 4 Juridic Consilier Stefan 25.11.2014
LICEUL TEHNOLOGIC ARHIMANDRIT CHIRIAC NICOLAU
PROCEDURA DE ARHIVARE A
DOCUMENTELOR
PROIECTULUI RPVP
Ediia I-a Nr. de ex. 25
Revizia 1
Nr. de ex. 25 Echipa de management si implementare
a proiectului
RPVP COD: P.O.2 Exemplar nr. 1
4
aplicare juridic Nechita
3.5
aplicare 5 Monitorizare
proiect
Responsabil
monitorizare
proiect
Elena
Sabina
Petrariu
25.11.2014
3.6 aplicare
6
Monitorizare
proiect
Responsabil
monitorizare
proiect
Constantin
Gavril
25.11.2014
3.7 aplicare
7
Monitorizare
proiect
Responsabil
monitorizare
proiect
Laura Elena
Boboc
25.11.2014
3.8 aplicare
8
Monitorizare
proiect
Responsabil
monitorizare
proiect
Berinica
Hogas-
Talpau
25.11.2014
3.9 aplicare
9
Asistent
manager
Asistent
manager
Melania
Plesa
25.11.2014
3.10 aplicare
10
Informare si
publicitate
Expert
informare si
publicitate
Petrariu
Cristina
25.11.2014
3.11 aplicare 11 Sociolog sociolog TBD 25.11.2014
3.12 aprobare, aplicare 12
CIOCEPEG Coordonator
centru
Gaman
Vasile
25.11.2014
3.13 aplicare
13
CIOCEPEG Coordonator
centru
Botezatu
Cristina
25.11.2014
3.14 aplicare
14
CIOCEPEG Coordonator
centru
Bors Vasilica
Carmen
25.11.2014
3.15 aplicare
15
CIOCEPEG Coordonator
centru
Hogas-
Talpau
Gheorghe
25.11.2014
3.16 aplicare
16
CIOCEPEG Consilier
psiho-
pedagogic
Turluianu
Ina-Elena 25.11.2014
3.17 aplicare
17
CIOCEPEG Consilier
psiho-
pedagogic
Hutanu
Daniela
Tereza
25.11.2014
3.18 aplicare
18
CIOCEPEG Consilier
psiho-
pedagogic
Butnaru Dan 25.11.2014
3.19 aplicare
19
CIOCEPEG Consilier
psiho-
pedagogic
Hardulea
Anca 25.11.2014
3.20 aplicare
20
CIOCEPEG Secretar Cosofret Maria
25.11.2014
3.21 aplicare
21
CIOCEPEG Secretar Anghelinei
Lamizana
25.11.2014
LICEUL TEHNOLOGIC ARHIMANDRIT CHIRIAC NICOLAU
PROCEDURA DE ARHIVARE A
DOCUMENTELOR
PROIECTULUI RPVP
Ediia I-a Nr. de ex. 25
Revizia 1
Nr. de ex. 25 Echipa de management si implementare
a proiectului
RPVP COD: P.O.2 Exemplar nr. 1
5
3.22 aplicare
22
CIOCEPEG Secretar Elefteriu
Crina Aurelia
25.11.2014
3.23 aplicare
23
CIOCEPEG Secretar Apreutesei
Costel
25.11.2014
3.24 arhivare 24 Arhivare Arhivar Bordeianu
Mihai
25.11.2014
4 Scopul procedurii operaionale
Aceast procedur are ca scop crearea condiiilor pentru asigurarea arhivrii documentelor legate de operatiunile de implementare a proiectului POSDRU RESPONSABILITATE IN PREGATIREA
VIITORULUI PROFESIONAL, COD SMIS: 51591, att n timpul ct i dup terminarea finanrii, pentru o perioad de cel putin 3 ani de la nchiderea oficial a POSDRU 2007-2013. 4.1. Stabilete modul de realizare a activitii, compartimentele i persoanele implicate;
4.2. Asigur continuitatea activitii, inclusiv n condiii de fluctuaie a personalului;
5 Domeniul de aplicare a procedurii operaionale
Prevederile acestei proceduri se aplica de catre Echipei de Management si Implementare a
Proiectului (EMIP) din LICEUL TEHNOLOGIC Arhimandrit Chiriac Nicolau n cadrul implementrii proiectului POSDRU Responsabilitate in pregatirea viitorului profesional, COD SMIS: 51591
6 Documente de referin (reglementri) aplicabile activitii procedurate
Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare.
Legea nr.135/2007 privind arhivarea documentelor n form electronic ;
Ghidurile solicitantului conditii generale/ specifice, POSDRU
Regulamentul (CE) nr. 1083/2006
7 Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional
7.1. Definiii ale termenilor
LICEUL TEHNOLOGIC ARHIMANDRIT CHIRIAC NICOLAU
PROCEDURA DE ARHIVARE A
DOCUMENTELOR
PROIECTULUI RPVP
Ediia I-a Nr. de ex. 25
Revizia 1
Nr. de ex. 25 Echipa de management si implementare
a proiectului
RPVP COD: P.O.2 Exemplar nr. 1
6
Nr.
Crt
Termenul Definiia i/sau, dac este cazul, actul care definete termenul
1. Procedura
operaional
Prezentarea formalizat, n scris, a tuturor pailor ce trebuie urmai, a
metodelor de lucru stabilite i a regulilor de aplicat n vederea realizrii
activitii, cu privire la aspectul procesual
2. Ediie a unei
proceduri
operaionale
Forma iniial sau actualizat, dup caz, a unei proceduri operaionale, aprobat
i difuzat
3 Revizia n cadrul
unei ediii
Aciunile de modificare, adugare, suprimare sau altele asemenea, dup caz, a
uneia sau a mai multor componente ale unei ediii a procedurii operaionale,
aciuni care au fost aprobate i difuzate
4. Autoritatea de
Management
Structura din cadrul unei autoriti publice centrale responsabil pentru
gestionarea unui program operaional. Autoritatea de Management pentru
Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane este denumit
n continuare AMPOSDRU, conform Ordinului Ministrului Muncii, Familiei si
Egalitatii de Sanse nr. 600/2008, cu completrile i modificrile ulterioare
5. Autoritatea de
Certificare i
Plat
Structur organizatoric n cadrul Ministerului Economiei i Finanelor,
responsabil de certificarea sumelor cuprinse n declaraiile de cheltuieli
transmise la Comisia European i pentru primirea fondurilor transferate
Romniei din Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul Social
European i Fondul de Coeziune i asigurarea transferului acestora ctre
beneficiari, precum i a sumelor de prefinanare i cofinanare aferente acestora
din fonduri alocate de la bugetul de stat (vezi O.G nr. 29 din 2007 privind
modul de alocare a instrumentelor structurale, a prefinanrii i a cofinanrii
alocate de la bugetul de stat, inclusiv din Fondul naional de dezvoltare, n
bugetul instituiilor implicate n gestionarea instrumentelor structurale i
utilizarea acestora pentru obiectivul convergen, cu modificrile i
completrile ulterioare, art. 1 alin. (2) lit. C))
6. Cheltuieli
eligibile
Cheltuieli realizate de ctre un beneficiar, aferente proiectelor finanate n
cadrul programelor operaionale, care pot fi finanate att din instrumente
structurale, ct i din bugetul de stat i/sau contribuia proprie a beneficiarului
(vezi Ordonana nr. 29 din 2006, art. 1 alin. (2) lit. M)).
7. Contract de
finanare
Actul juridic cu titlu oneros, ncheiat ntre Autoritatea de Management i
Beneficiar, prin care se aprob spre finanare un proiect, n cadrul POSDRU
2007-2013.
8. Organism
intermediar
Structura care ndeplinete atribuii delegate de ctre Autoritatea de
Management vizavi de relaia cu beneficiarii. Organismul Intermediar pentru
Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane - Centrul
Naional de Dezvoltare a nvmntului Profesional i Tehnic este denumit n
continuare CNDIPT OI POSDRU
7.2. Abrevieri ale termenilor
LICEUL TEHNOLOGIC ARHIMANDRIT CHIRIAC NICOLAU
PROCEDURA DE ARHIVARE A
DOCUMENTELOR
PROIECTULUI RPVP
Ediia I-a Nr. de ex. 25
Revizia 1
Nr. de ex. 25 Echipa de management si implementare
a proiectului
RPVP COD: P.O.2 Exemplar nr. 1
7
Nr.
Crt
Abrevierea Termenul abreviat
1. P.O. Procedura operaional
2. E Elaborare
3. V Verificare
4. A Aprobare
5. Ap. Aplicare
6. Ah. Arhivare
7. AM Autoritate de Management
8. OI Organism Intermediar
9. EMIP Echipa de Management si Implementare a Proiectului
10. ACP Autoritatea de Certificare i Plat
11. POS DRU Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane
12. UE Uniunea European
8 Descrierea procedurii operaionale
8.1. Generaliti
Beneficiarul unui proiect finanat din instrumente structurale are obligaia ndosarierii i pstrrii n bune condiii a tuturor documentelor aferente proiectului, conform prevederilor Regulamentului (CE) nr. 1083/2006. n cazul nerespectrii obligaiei de ndosariere i pstrre n bune condiii a tuturor documentelor aferente proiectului, Beneficiarul este obligat s restituie ntreaga sum primit, aferent proiectului, reprezentnd asisten financiar nerambursabil din instrumente structurale, co-finanarea i finanarea contravalorii taxei pe valoarea adugat pltite din fonduri de la bugetul de stat, dup caz, inclusiv dobnzile/penalizrile aferente.
8.2. Responsabilitatile principale ale EMIP privitoare la arhivare
Beneficiarul va asigura arhivarea documentelor, astfel nct acestea s fie uor accesibile pentru
a fi verificate. Arhivarea se face pe hrtie i pe suport electronic, potrivit procedurii, atat de ctre
Beneficiar cat si de toi partenerii n proiect. Beneficiarul trebui sa asigure:
ndosarierea i pstrarea n bune condiii a tuturor documentelor aferente proiectului, conform prevederilor Regulamentului (CE) nr. 1083/2006;
arhivarea se face pe hrtie i pe suport electronic att de ctre Beneficiar, ct i de ctre toi partenerii din proiect conform procedurii elaborate. Fiecare partener pstreaz originalele documentelor, iar Beneficiarul pstreaz documentele partenerilor n copie conform cu originalul;
informarea AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat cu privire la locul arhivrii documentelor, n termen de 3 (trei) zile de la primirea unei astfel de solicitri;
dreptul de acces la spaiile unde se implementeaz sau s-a implementat proiectul, inclusiv accesul la documentele i fiierele informatice;
respectarea cerinelor privind arhivarea documentelor (nomenclator dosare, condiii de pstrare, arhivare i depozitare).
LICEUL TEHNOLOGIC ARHIMANDRIT CHIRIAC NICOLAU
PROCEDURA DE ARHIVARE A
DOCUMENTELOR
PROIECTULUI RPVP
Ediia I-a Nr. de ex. 25
Revizia 1
Nr. de ex. 25 Echipa de management si implementare
a proiectului
RPVP COD: P.O.2 Exemplar nr. 1
8
spaii special amenajate i destinate acestui scop, asigurnd pstrarea unei piste de audit corespunztoare a operaiunilor efectuate pentru implementarea proiectului.
Spaiul destinat arhivrii va fi astfel amenajat nct s se asigure pstrarea n bune condiii a documentelor, s se evite distrugerea intenionat/accidental sau sustragerea neautorizat a acestora
Pstrarea documentelor se realizeaz att pe parcursul, ct i dup expirarea perioadei de implementare a proiectului, pn la data de 31.12.2021, cu posibilitatea prelungirii acestui termen pn la nchiderea oficial a POSDRU.
8.3. Resurse umane
Membrii Echipei de Management si Implementare a Proiectului cu atributii pe linie de arhivare
sunt:
1. MANAGER PROIECT : Elena Cosofret
2. ASISTENT MANAGER: Melania Plesa
3. COORDONATOR ACTIVITATI TEHNICE, ACHIZIII: Sebastian Ctnoiu
4. RESPONSABIL FINANCIAR: Elena Stanoaie
5. CONSILIER JURIDIC : Stefan Nechita
6. RESPONSABIL MONITORIZARE PROIECT I : Elena Sabina Petrariu
7. RESPONSABIL MONITORIZARE PROIECT II : Constantin Gavril
8. RESPONSABIL MONITORIZARE PROIECT III : Laura Elena Boboc
9. RESPONSABIL MONITORIZARE PROIECT IV : Berinica Hogas-Talpau
10. EXPERT INFORMARE SI PUBLICITATE : Petrariu Cristina
Membrii Echipei de Implementare a Proiectului cu atributii pe linie de arhivare sunt:
1. COORDONATOR CENTRU I: Gaman Vasile
2. COORDONATOR CENTRU II: Botezatu Cristina
3. COORDONATOR CENTRU III: Bors Vasilica Carmen
4. COORDONATOR CENTRU IV: Hogas-Talpau Gheorghe
5. CONSILIER PSIHOPEDAGOGIC I : Turluianu Ina
6. CONSILIER PSIHOPEDAGOGIC II : Butnaru Dan
7. CONSILIER PSIHOPEDAGOGIC III : Hardulea Anca
8. CONSILIER PSIHOPEDAGOGIC IV : Hutanu Daniela
9. SOCIOLOG: TBD
Personalul administrativ cu atributii pe linie de arhivare este compus din:
1. SECRETAR PROIECT I: Cosofret Maria
2. SECRETAR PROIECT II: Anghelinei Lamizana
3. SECRETAR PROIECT III: Elefteriu Crina Aurelia
4. SECRETAR PROIECT IV: Apreutesei Costel
5. ARHIVAR : Bordianu Mihai
LICEUL TEHNOLOGIC ARHIMANDRIT CHIRIAC NICOLAU
PROCEDURA DE ARHIVARE A
DOCUMENTELOR
PROIECTULUI RPVP
Ediia I-a Nr. de ex. 25
Revizia 1
Nr. de ex. 25 Echipa de management si implementare
a proiectului
RPVP COD: P.O.2 Exemplar nr. 1
9
Membrii EMIP a proiectului Responsabilitate in pregatirea viitorului profesional, enumerati mai sus au obligatia organizarii unui sistem propriu de evidenta si indosariere si raspund de
indosarierea corespunzatoare a documentelor ce le parvin. Gruparea documentelor n dosare se va face
n functie de continutul documentelor justificative, un dosar nu va cuprinde mai mult de 300 file.
Secretarul proiectului indeplineste atributiunile privind organizarea arhivarii tuturor documentelor
EMIP.
8.4. Modul de lucru
8.4.1. Planificarea operaiunilor i activitilor
nceperea derulrii activitilor legate de arhivare va avea loc dup o prealabil edina n cadrul
EMIP, ocazie cu care Managerul de Proiect va proceda la mprirea sarcinilor i responsabilitilor
membrilor EMIP, preciznd totodata i termenele pn la care fiecare activitate va trebui finalizat.
Fiecare membru al EMIP, va cunoate i va ine cont n desfurarea activitilor alocate, de
prevederile legale n vigoare, de prevederile proiectului i ale contractului de finanare. Datele,
documentele i informaiile colectate n urma desfurrii activitilor prevzute n Proiect vor fi
naintate spre centralizare persoanei responsabile de arhivare.
Se vor arhiva, n mod obligatoriu, documentele aferente proiectului , dup cum urmeaz:
documente referitoare la solicitarea finanrii proiectului n cadrul POSDRU i la aprobarea acesteia de ctre AMPOSDRU (cererea de finanare, anexele acesteia, contractul de finanare);
documente referitoare la procedurile de achiziii publice derulate n cadrul proiectului aprobat i care constituie baza legal pentru efectuarea unor cheltuieli care vor fi solicitate spre rambursare n cadrul POS DRU;
documente referitoare la implementarea proiectului, la verificrile efectuate, la fiecare dintre rezultatele obinute;
facturi i documente cu valoare probatorie similar, documentele justificative pentru acestea, liste de verificare, documente de plat;
cereri de prefinanare i de rambursare a cheltuielilor i toate rapoartele elaborate pentru proiect (raport tehnic trimestrial, raport trimestrial de nereguli, raport tehnico-financiar);
rapoarte de audit i de control ntocmite ca urmare a misiunilor efectuate de structuri interne sau externe de audit sau control;
documente contabile conform prevederilor legale. n conformitate cu prevederile art. 19 al Regulamentului Comisiei (CE) nr. 1828/2006, documentele vor
fi arhivate ntr-una din urmtoarele forme:
originale;
fotocopii ale documentelor originale (certificate conform cu originalul de ctre persoana care a fotocopiat documentul);
microfie ale documentelor originale;
documente care exist doar n format electronic (n acest caz, n calitate de beneficiar, v vei asigura c sistemul informatic respect cerinele de securitate conform standardelor acceptate).
8.4.2. Derularea operaiunilor i activitilor
LICEUL TEHNOLOGIC ARHIMANDRIT CHIRIAC NICOLAU
PROCEDURA DE ARHIVARE A
DOCUMENTELOR
PROIECTULUI RPVP
Ediia I-a Nr. de ex. 25
Revizia 1
Nr. de ex. 25 Echipa de management si implementare
a proiectului
RPVP COD: P.O.2 Exemplar nr. 1
10
Operaiuni necesare n vederea realizrii serviciilor de arhivare fizic i electronic
Denumirea
serviciului
Operaiuni necesare
1.Pregtirea documentelor
n vederea
arhivrii fizice i electronice
1. Verificarea i selectarea documentelor care vor fi arhivate, n funcie de
categoriile stabilite de beneficiar
2. Toaletarea documentelor - const n netezirea foilor, nlturarea marginilor
franjurate, fr eliminarea prilor utile (text, desen etc.), reparaii ale zonelor
sfiate, plierea foilor la dimensiunea formatului de dosar (A 4).
3. Gruparea documentelor n dosare se realizeaz pe probleme (categorii de
documente), n forma n care vor fi constituite unitile arhivistice.
4. Ordonarea documentelor n dosare se realizeaz conform criteriului
cronologic, astfel nct documentele mai vechi s fie deasupra, iar cele mai noi
dedesubt. Un dosar va avea maxim 250-300 file, n situaia depairii acestui
numar, constituindu-se volume ale aceluiai dosar.
5. nlturarea elementelor care nu-i au locul n dosar - ace, clame, agrafe metalice,
file nescrise, dublete, ciorne, note i nsemnri personale sau care au servit la
redactarea documentelor, acte repartizate greit etc.
2.Arhivare
electronic
1. Definirea regulilor de scanare i indexare prin evaluarea arhivei fizice i de
comun acord cu beneficiarul.
2. Scanarea documentelor - presupune preluarea imaginilor de pe documentele
originale, cu echipament specializat de scanare, respectnd modul de ordonare n
dosare. Scanarea documentelor se realizeaz automat sau manual la rezoluii de
200 300 dpi, alb-negru/color (n funcie de formatul acestora), iar salvarea lor se
face n format PDF.
Dupa scanare, documentele n format fizic sunt aduse la forma iniial de
organizare n vederea arhivrii fizice.
3. Indexarea documentelor electronice obinute n urma scanrii - se
realizeaz manual prin denumirea fiecrui document. Schemele de indexare sunt
definite pornind de la criteriile stabilite de comun acord, pentru a se plia pe
obiectivele noastre de regasire a documentelor.
4. Organizare i stocare arhiv electronic pe DVD - DVD-ul va conine
imaginile/documentele scanate si datele indexate, cu posibilitate de cutare a
documentelor.
3.Arhivare
1. Legarea documentelor n dosar. Documentele care constituie un dosar se
leag/broeaz ntre doua coperi de carton duplex, astfel nct s se asigure
LICEUL TEHNOLOGIC ARHIMANDRIT CHIRIAC NICOLAU
PROCEDURA DE ARHIVARE A
DOCUMENTELOR
PROIECTULUI RPVP
Ediia I-a Nr. de ex. 25
Revizia 1
Nr. de ex. 25 Echipa de management si implementare
a proiectului
RPVP COD: P.O.2 Exemplar nr. 1
11
fizic citirea complet a textului, datelor i rezoluiilor. Coperile de carton sunt aduse
de firma prestatoare (dup acceptarea de ctre beneficiar a calitii, culorii i
formatului).
2. Numerotarea filelor i certificarea numrului de file. Filele dosarelor se
numeroteaz n colul din dreapta sus, cu creionul negru (pentru a nu se inteveni
pe textul original). n cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se
numeroteaz ncepand cu numarul 1 pentru fiecare volum. Odat finalizat
numerotarea filelor, pe o foaie nescris, adaugat la sfaritul dosarului, se face
urmatoarea certificare: Prezentul dosar conine ... file (numrul filelor se scrie
n cifre, iar n paranteze n litere). Certificarea dosarului se dateaz i se semneaz
la final.
3. Evideniere elemente de identificare dosar
Pe fiecare dosar se nscriu cel puin urmtoarele elemente:
- denumirea unitii creatoare
- denumirea compartimentului
- numrul dosarului din inventar
- indicativul dosarului dup nomenclatorul arhivistic
- coninutul dosarului n rezumat
- data nceperii
- data ncheierii
- numrul de file
- numrul volumului
- termenul de pstrare
Reperele de identificare a dosarului se menioneaz pe coperta-fa a dosarului i pe cotor.
4. Realizare opis dosar (menionarea coninutului pe scurt al dosarului). Acesta va fi
tehnoredactat, printat i ataat la nceputul dosarului.
5. Inventarierea dosarelor i ntocmirea listelor de inventar. Fiecare unitate
arhivistic n parte va fi luat n eviden prin intermediul inventarului, ntocmit
dup modelul prezentat n Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996. Inventarele se
ntocmesc n 3 exemplare.
6. Introducerea dosarelor n cutii de arhiv (cutii puse la dispoziie de beneficiar),
respectnd criteriile de ordonare a dosarelor.
7. Inventariere cutie arhiv. Aceast operaiune const n tehnoredactarea
LICEUL TEHNOLOGIC ARHIMANDRIT CHIRIAC NICOLAU
PROCEDURA DE ARHIVARE A
DOCUMENTELOR
PROIECTULUI RPVP
Ediia I-a Nr. de ex. 25
Revizia 1
Nr. de ex. 25 Echipa de management si implementare
a proiectului
RPVP COD: P.O.2 Exemplar nr. 1
12
etichetelor pentru cutiile de arhiv, cu datele de identificare a dosarelor din cadrul
acestora i lipirea etichetelor pe cutii.
8. Predarea cutiilor cu dosare, pe baz de proces verbal i inventare
8.4.3. Valorificarea rezultatelor activitii
EMIP se oblig, atat pentru beneficiari cat si pentru parteneri, s ndosarieze i s pstreze toate
documentele originale, privind activitile i cheltuielile aferente acestuia, n vederea facilitrii
controlului de audit, n conformitate cu regulamentele comunitare i naionale, astfel nct acestea s fie
uor accesibile i s permit verificarea lor. Finalitatea activitatii de arhivare va fi existenta unei arhive
a proiectului, depozitata la benficiar, partenerii vor arhiva distinct originalele aferente proiectului.
LICEUL TEHNOLOGIC ARHIMANDRIT CHIRIAC NICOLAU
PROCEDURA DE ARHIVARE A
DOCUMENTELOR
PROIECTULUI RPVP
Ediia I-a Nr. de ex. 25
Revizia 1
Nr. de ex. 25 Echipa de management si implementare
a proiectului
RPVP COD: P.O.2 Exemplar nr. 1
13
9 Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii EMIP Legenda: pentru EMIP: M Manager de proiect, A - Asistent manager, T Tehnic, F Financiar, J-jurist, R Responsabil monitorizare (4), C Coordonator centru (4), E- expert info si
publicitate, CP- consilier psihopedagogic(4), S- sociolog, SP- secretar proiect(4), Ar-arhivar, RL reprezentantul legal
Cod Activitati derulate de catre EMIP Responsabilitati si raspunderi OI/AM sprijin/
aprobari
Altii
M A T F J R C E CP S SP Ar
A Sistem propriu de evident si
indosariere
B Pregtirea documentelor n
vederea arhivrii
B.1 Verificarea i selectarea
documentelor
B.2 Toaletarea documentelor
B.3 Gruparea documentelor n dosare
B.4 Ordonarea documentelor n
dosare
B.5 nlturarea elementelor care nu-i
au locul n dosar
C Arhivare electronic
C.1 Definirea regulilor de scanare i
indexare
C.2 Scanarea documentelor
C.3 Indexarea documentelor
electronice
LICEUL TEHNOLOGIC ARHIMANDRIT CHIRIAC NICOLAU
PROCEDURA DE ARHIVARE A
DOCUMENTELOR
PROIECTULUI RPVP
Ediia I-a Nr. de ex. 25
Revizia 1
Nr. de ex. 25 Echipa de management si implementare
a proiectului
RPVP COD: P.O.2 Exemplar nr. 1
14
C.4 Organizare i stocare arhiv
electronic pe DVD
D Arhivare fizic.
D.1 Legarea documentelor n dosar
D.2 Numerotarea filelor i certificarea
numrului de file
D.3 Evideniere elemente de
identificare dosar
D.4 Realizare opis dosar
D.5 Inventarierea dosarelor i
ntocmirea listelor de inventar
D.6 Introducerea dosarelor n cutii de
arhiv
D.7 Inventariere cutie arhiv
D.8 Predarea cutiilor cu dosare, pe
baz de proces verbal i inventare
LICEUL TEHNOLOGIC ARHIMANDRIT CHIRIAC NICOLAU
PROCEDURA DE ARHIVARE A
DOCUMENTELOR
PROIECTULUI RPVP
Ediia I-a Nr. de ex. 25
Revizia 1
Nr. de ex. 25 Echipa de management si implementare
a proiectului
RPVP COD: P.O.2 Exemplar nr. 1
15
10 Anexe, nregistrri, arhivri
11 Actualizri
Nr.
Crt.
Sinteza actualizrii Versiunea curenta
Data
1 Versiunea Initiala 1.0 20.11.2014
2 Editie revizuita