15
LICEUL TEHNOLOGIC „ARHIMANDRIT CHIRIAC NICOLAU” PROCEDURA DE ARHIVARE A DOCUMENTELOR PROIECTULUI RPVP Ediţia I-a Nr. de ex. 25 Revizia 1 Nr. de ex. 25 Echipa de management si implementare a proiectului RPVP COD: P.O.2 Exemplar nr. 1 1 LICEUL TEHNOLOGIC „ARHIMANDRIT CHIRIAC NICOLAU” Str. Stefan cel Mare nr.198, sat.Vinatori-Neamt, com.Vinatori-Neamt, cod 617500, judetul Neamt, CIF: 14143957, Email: [email protected] , Tel/fax:0233251004 Echipa de Management si Implementare a Proiectului : RESPONSABILITATE IN PREGATIREA VIITORULUI PROFESIONALCOD SMIS: 51591 PROCEDURA DE ARHIVARE A DOCUMENTELOR PROIECTULUI

Procedura Arhivare

Embed Size (px)

DESCRIPTION

dasdadasfaad

Citation preview

  • LICEUL TEHNOLOGIC ARHIMANDRIT CHIRIAC NICOLAU

    PROCEDURA DE ARHIVARE A

    DOCUMENTELOR

    PROIECTULUI RPVP

    Ediia I-a Nr. de ex. 25

    Revizia 1

    Nr. de ex. 25 Echipa de management si implementare

    a proiectului

    RPVP COD: P.O.2 Exemplar nr. 1

    1

    LICEUL TEHNOLOGIC ARHIMANDRIT CHIRIAC NICOLAU Str. Stefan cel Mare nr.198, sat.Vinatori-Neamt, com.Vinatori-Neamt, cod 617500, judetul Neamt, CIF:

    14143957, Email: [email protected], Tel/fax:0233251004

    Echipa de Management si Implementare a Proiectului :

    RESPONSABILITATE IN PREGATIREA VIITORULUI PROFESIONAL

    COD SMIS: 51591

    PROCEDURA DE ARHIVARE A

    DOCUMENTELOR

    PROIECTULUI

  • LICEUL TEHNOLOGIC ARHIMANDRIT CHIRIAC NICOLAU

    PROCEDURA DE ARHIVARE A

    DOCUMENTELOR

    PROIECTULUI RPVP

    Ediia I-a Nr. de ex. 25

    Revizia 1

    Nr. de ex. 25 Echipa de management si implementare

    a proiectului

    RPVP COD: P.O.2 Exemplar nr. 1

    2

    CUPRINS

    1 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n

    cadrul ediiei procedurii operaionale ............................................................................................. 3

    2 Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale ............................ 3

    3 Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei

    procedurii operaionale ................................................................................................................... 3

    4 Scopul procedurii operaionale .............................................................................................. 5

    5 Domeniul de aplicare a procedurii operaionale ................................................................... 5

    6 Documente de referin (reglementri) aplicabile activitii procedurate ............................. 5

    7 Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional ................................ 5

    8 Descrierea procedurii operaionale ........................................................................................ 7

    9 Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii EMIP ............................................... 13

    10 Anexe, nregistrri, arhivri ................................................................................................ 38

    11 Actualizri ........................................................................................................................... 38

  • LICEUL TEHNOLOGIC ARHIMANDRIT CHIRIAC NICOLAU

    PROCEDURA DE ARHIVARE A

    DOCUMENTELOR

    PROIECTULUI RPVP

    Ediia I-a Nr. de ex. 25

    Revizia 1

    Nr. de ex. 25 Echipa de management si implementare

    a proiectului

    RPVP COD: P.O.2 Exemplar nr. 1

    3

    1 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a

    reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale

    Elemente privind

    responsabilii/

    operaiunea

    Numele i

    prenumele

    Funcia Data Semntur

    0 1 2 3 4 5

    1.1 Elaborat Melania Plesa Asistent manager

    20.11.2014

    Sebastian

    Catanoiu

    Coordonator activitati

    tehnice

    20.11.2014

    Bordianu

    Mihai

    Arhivar 20.11.2014

    1.2 Verificat Elena Cosofret

    Manager proiect 20.11.2014

    Stefan Nechita Consilier juridic 20.11.2014

    1.3 Aprobat Vasile Gaman Reprezentant legal 20.11.2014

    2 Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale

    Nr.

    crt.

    Ediia sau , dup

    caz, revizia n

    cadrul ediiei

    Componenta revizuit Modalitatea

    reviziei

    Data la care se aplic prevederile

    ediiei sau reviziei ediiei

    0 1 2 3

    2.1. Ediia I Versiunea Initiala - 20.11.2014

    2.2. Revizia 1 Versiunea Initiala - 20.11.2014

    2.3. Ediia a II-a Versiunea Initiala -

    2.4. Revizia 1 Versiunea Initiala -

    3 Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul

    ediiei procedurii operaionale

    Scopul

    difuzarii

    Exemplar

    nr.

    Compartiment Functia Nume si

    prenume

    Data

    primirii

    Semnatura

    3.1 aplicare 1 Activitati

    tehnice

    Coordonator

    activitati

    tehnice

    Sebastian

    Catanoiu

    25.11.2014

    3.2 aplicare 2 Financiar Responsabil

    financiar

    Elena

    Stanoaie

    25.11.2014

    3.3 verificare,

    aplicare

    3 Manager proiect Manager

    proiect

    Elena

    Cosofret

    25.11.2014

    3.4 verificare, 4 Juridic Consilier Stefan 25.11.2014

  • LICEUL TEHNOLOGIC ARHIMANDRIT CHIRIAC NICOLAU

    PROCEDURA DE ARHIVARE A

    DOCUMENTELOR

    PROIECTULUI RPVP

    Ediia I-a Nr. de ex. 25

    Revizia 1

    Nr. de ex. 25 Echipa de management si implementare

    a proiectului

    RPVP COD: P.O.2 Exemplar nr. 1

    4

    aplicare juridic Nechita

    3.5

    aplicare 5 Monitorizare

    proiect

    Responsabil

    monitorizare

    proiect

    Elena

    Sabina

    Petrariu

    25.11.2014

    3.6 aplicare

    6

    Monitorizare

    proiect

    Responsabil

    monitorizare

    proiect

    Constantin

    Gavril

    25.11.2014

    3.7 aplicare

    7

    Monitorizare

    proiect

    Responsabil

    monitorizare

    proiect

    Laura Elena

    Boboc

    25.11.2014

    3.8 aplicare

    8

    Monitorizare

    proiect

    Responsabil

    monitorizare

    proiect

    Berinica

    Hogas-

    Talpau

    25.11.2014

    3.9 aplicare

    9

    Asistent

    manager

    Asistent

    manager

    Melania

    Plesa

    25.11.2014

    3.10 aplicare

    10

    Informare si

    publicitate

    Expert

    informare si

    publicitate

    Petrariu

    Cristina

    25.11.2014

    3.11 aplicare 11 Sociolog sociolog TBD 25.11.2014

    3.12 aprobare, aplicare 12

    CIOCEPEG Coordonator

    centru

    Gaman

    Vasile

    25.11.2014

    3.13 aplicare

    13

    CIOCEPEG Coordonator

    centru

    Botezatu

    Cristina

    25.11.2014

    3.14 aplicare

    14

    CIOCEPEG Coordonator

    centru

    Bors Vasilica

    Carmen

    25.11.2014

    3.15 aplicare

    15

    CIOCEPEG Coordonator

    centru

    Hogas-

    Talpau

    Gheorghe

    25.11.2014

    3.16 aplicare

    16

    CIOCEPEG Consilier

    psiho-

    pedagogic

    Turluianu

    Ina-Elena 25.11.2014

    3.17 aplicare

    17

    CIOCEPEG Consilier

    psiho-

    pedagogic

    Hutanu

    Daniela

    Tereza

    25.11.2014

    3.18 aplicare

    18

    CIOCEPEG Consilier

    psiho-

    pedagogic

    Butnaru Dan 25.11.2014

    3.19 aplicare

    19

    CIOCEPEG Consilier

    psiho-

    pedagogic

    Hardulea

    Anca 25.11.2014

    3.20 aplicare

    20

    CIOCEPEG Secretar Cosofret Maria

    25.11.2014

    3.21 aplicare

    21

    CIOCEPEG Secretar Anghelinei

    Lamizana

    25.11.2014

  • LICEUL TEHNOLOGIC ARHIMANDRIT CHIRIAC NICOLAU

    PROCEDURA DE ARHIVARE A

    DOCUMENTELOR

    PROIECTULUI RPVP

    Ediia I-a Nr. de ex. 25

    Revizia 1

    Nr. de ex. 25 Echipa de management si implementare

    a proiectului

    RPVP COD: P.O.2 Exemplar nr. 1

    5

    3.22 aplicare

    22

    CIOCEPEG Secretar Elefteriu

    Crina Aurelia

    25.11.2014

    3.23 aplicare

    23

    CIOCEPEG Secretar Apreutesei

    Costel

    25.11.2014

    3.24 arhivare 24 Arhivare Arhivar Bordeianu

    Mihai

    25.11.2014

    4 Scopul procedurii operaionale

    Aceast procedur are ca scop crearea condiiilor pentru asigurarea arhivrii documentelor legate de operatiunile de implementare a proiectului POSDRU RESPONSABILITATE IN PREGATIREA

    VIITORULUI PROFESIONAL, COD SMIS: 51591, att n timpul ct i dup terminarea finanrii, pentru o perioad de cel putin 3 ani de la nchiderea oficial a POSDRU 2007-2013. 4.1. Stabilete modul de realizare a activitii, compartimentele i persoanele implicate;

    4.2. Asigur continuitatea activitii, inclusiv n condiii de fluctuaie a personalului;

    5 Domeniul de aplicare a procedurii operaionale

    Prevederile acestei proceduri se aplica de catre Echipei de Management si Implementare a

    Proiectului (EMIP) din LICEUL TEHNOLOGIC Arhimandrit Chiriac Nicolau n cadrul implementrii proiectului POSDRU Responsabilitate in pregatirea viitorului profesional, COD SMIS: 51591

    6 Documente de referin (reglementri) aplicabile activitii procedurate

    Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare.

    Legea nr.135/2007 privind arhivarea documentelor n form electronic ;

    Ghidurile solicitantului conditii generale/ specifice, POSDRU

    Regulamentul (CE) nr. 1083/2006

    7 Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional

    7.1. Definiii ale termenilor

  • LICEUL TEHNOLOGIC ARHIMANDRIT CHIRIAC NICOLAU

    PROCEDURA DE ARHIVARE A

    DOCUMENTELOR

    PROIECTULUI RPVP

    Ediia I-a Nr. de ex. 25

    Revizia 1

    Nr. de ex. 25 Echipa de management si implementare

    a proiectului

    RPVP COD: P.O.2 Exemplar nr. 1

    6

    Nr.

    Crt

    Termenul Definiia i/sau, dac este cazul, actul care definete termenul

    1. Procedura

    operaional

    Prezentarea formalizat, n scris, a tuturor pailor ce trebuie urmai, a

    metodelor de lucru stabilite i a regulilor de aplicat n vederea realizrii

    activitii, cu privire la aspectul procesual

    2. Ediie a unei

    proceduri

    operaionale

    Forma iniial sau actualizat, dup caz, a unei proceduri operaionale, aprobat

    i difuzat

    3 Revizia n cadrul

    unei ediii

    Aciunile de modificare, adugare, suprimare sau altele asemenea, dup caz, a

    uneia sau a mai multor componente ale unei ediii a procedurii operaionale,

    aciuni care au fost aprobate i difuzate

    4. Autoritatea de

    Management

    Structura din cadrul unei autoriti publice centrale responsabil pentru

    gestionarea unui program operaional. Autoritatea de Management pentru

    Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane este denumit

    n continuare AMPOSDRU, conform Ordinului Ministrului Muncii, Familiei si

    Egalitatii de Sanse nr. 600/2008, cu completrile i modificrile ulterioare

    5. Autoritatea de

    Certificare i

    Plat

    Structur organizatoric n cadrul Ministerului Economiei i Finanelor,

    responsabil de certificarea sumelor cuprinse n declaraiile de cheltuieli

    transmise la Comisia European i pentru primirea fondurilor transferate

    Romniei din Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul Social

    European i Fondul de Coeziune i asigurarea transferului acestora ctre

    beneficiari, precum i a sumelor de prefinanare i cofinanare aferente acestora

    din fonduri alocate de la bugetul de stat (vezi O.G nr. 29 din 2007 privind

    modul de alocare a instrumentelor structurale, a prefinanrii i a cofinanrii

    alocate de la bugetul de stat, inclusiv din Fondul naional de dezvoltare, n

    bugetul instituiilor implicate n gestionarea instrumentelor structurale i

    utilizarea acestora pentru obiectivul convergen, cu modificrile i

    completrile ulterioare, art. 1 alin. (2) lit. C))

    6. Cheltuieli

    eligibile

    Cheltuieli realizate de ctre un beneficiar, aferente proiectelor finanate n

    cadrul programelor operaionale, care pot fi finanate att din instrumente

    structurale, ct i din bugetul de stat i/sau contribuia proprie a beneficiarului

    (vezi Ordonana nr. 29 din 2006, art. 1 alin. (2) lit. M)).

    7. Contract de

    finanare

    Actul juridic cu titlu oneros, ncheiat ntre Autoritatea de Management i

    Beneficiar, prin care se aprob spre finanare un proiect, n cadrul POSDRU

    2007-2013.

    8. Organism

    intermediar

    Structura care ndeplinete atribuii delegate de ctre Autoritatea de

    Management vizavi de relaia cu beneficiarii. Organismul Intermediar pentru

    Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane - Centrul

    Naional de Dezvoltare a nvmntului Profesional i Tehnic este denumit n

    continuare CNDIPT OI POSDRU

    7.2. Abrevieri ale termenilor

  • LICEUL TEHNOLOGIC ARHIMANDRIT CHIRIAC NICOLAU

    PROCEDURA DE ARHIVARE A

    DOCUMENTELOR

    PROIECTULUI RPVP

    Ediia I-a Nr. de ex. 25

    Revizia 1

    Nr. de ex. 25 Echipa de management si implementare

    a proiectului

    RPVP COD: P.O.2 Exemplar nr. 1

    7

    Nr.

    Crt

    Abrevierea Termenul abreviat

    1. P.O. Procedura operaional

    2. E Elaborare

    3. V Verificare

    4. A Aprobare

    5. Ap. Aplicare

    6. Ah. Arhivare

    7. AM Autoritate de Management

    8. OI Organism Intermediar

    9. EMIP Echipa de Management si Implementare a Proiectului

    10. ACP Autoritatea de Certificare i Plat

    11. POS DRU Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane

    12. UE Uniunea European

    8 Descrierea procedurii operaionale

    8.1. Generaliti

    Beneficiarul unui proiect finanat din instrumente structurale are obligaia ndosarierii i pstrrii n bune condiii a tuturor documentelor aferente proiectului, conform prevederilor Regulamentului (CE) nr. 1083/2006. n cazul nerespectrii obligaiei de ndosariere i pstrre n bune condiii a tuturor documentelor aferente proiectului, Beneficiarul este obligat s restituie ntreaga sum primit, aferent proiectului, reprezentnd asisten financiar nerambursabil din instrumente structurale, co-finanarea i finanarea contravalorii taxei pe valoarea adugat pltite din fonduri de la bugetul de stat, dup caz, inclusiv dobnzile/penalizrile aferente.

    8.2. Responsabilitatile principale ale EMIP privitoare la arhivare

    Beneficiarul va asigura arhivarea documentelor, astfel nct acestea s fie uor accesibile pentru

    a fi verificate. Arhivarea se face pe hrtie i pe suport electronic, potrivit procedurii, atat de ctre

    Beneficiar cat si de toi partenerii n proiect. Beneficiarul trebui sa asigure:

    ndosarierea i pstrarea n bune condiii a tuturor documentelor aferente proiectului, conform prevederilor Regulamentului (CE) nr. 1083/2006;

    arhivarea se face pe hrtie i pe suport electronic att de ctre Beneficiar, ct i de ctre toi partenerii din proiect conform procedurii elaborate. Fiecare partener pstreaz originalele documentelor, iar Beneficiarul pstreaz documentele partenerilor n copie conform cu originalul;

    informarea AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat cu privire la locul arhivrii documentelor, n termen de 3 (trei) zile de la primirea unei astfel de solicitri;

    dreptul de acces la spaiile unde se implementeaz sau s-a implementat proiectul, inclusiv accesul la documentele i fiierele informatice;

    respectarea cerinelor privind arhivarea documentelor (nomenclator dosare, condiii de pstrare, arhivare i depozitare).

  • LICEUL TEHNOLOGIC ARHIMANDRIT CHIRIAC NICOLAU

    PROCEDURA DE ARHIVARE A

    DOCUMENTELOR

    PROIECTULUI RPVP

    Ediia I-a Nr. de ex. 25

    Revizia 1

    Nr. de ex. 25 Echipa de management si implementare

    a proiectului

    RPVP COD: P.O.2 Exemplar nr. 1

    8

    spaii special amenajate i destinate acestui scop, asigurnd pstrarea unei piste de audit corespunztoare a operaiunilor efectuate pentru implementarea proiectului.

    Spaiul destinat arhivrii va fi astfel amenajat nct s se asigure pstrarea n bune condiii a documentelor, s se evite distrugerea intenionat/accidental sau sustragerea neautorizat a acestora

    Pstrarea documentelor se realizeaz att pe parcursul, ct i dup expirarea perioadei de implementare a proiectului, pn la data de 31.12.2021, cu posibilitatea prelungirii acestui termen pn la nchiderea oficial a POSDRU.

    8.3. Resurse umane

    Membrii Echipei de Management si Implementare a Proiectului cu atributii pe linie de arhivare

    sunt:

    1. MANAGER PROIECT : Elena Cosofret

    2. ASISTENT MANAGER: Melania Plesa

    3. COORDONATOR ACTIVITATI TEHNICE, ACHIZIII: Sebastian Ctnoiu

    4. RESPONSABIL FINANCIAR: Elena Stanoaie

    5. CONSILIER JURIDIC : Stefan Nechita

    6. RESPONSABIL MONITORIZARE PROIECT I : Elena Sabina Petrariu

    7. RESPONSABIL MONITORIZARE PROIECT II : Constantin Gavril

    8. RESPONSABIL MONITORIZARE PROIECT III : Laura Elena Boboc

    9. RESPONSABIL MONITORIZARE PROIECT IV : Berinica Hogas-Talpau

    10. EXPERT INFORMARE SI PUBLICITATE : Petrariu Cristina

    Membrii Echipei de Implementare a Proiectului cu atributii pe linie de arhivare sunt:

    1. COORDONATOR CENTRU I: Gaman Vasile

    2. COORDONATOR CENTRU II: Botezatu Cristina

    3. COORDONATOR CENTRU III: Bors Vasilica Carmen

    4. COORDONATOR CENTRU IV: Hogas-Talpau Gheorghe

    5. CONSILIER PSIHOPEDAGOGIC I : Turluianu Ina

    6. CONSILIER PSIHOPEDAGOGIC II : Butnaru Dan

    7. CONSILIER PSIHOPEDAGOGIC III : Hardulea Anca

    8. CONSILIER PSIHOPEDAGOGIC IV : Hutanu Daniela

    9. SOCIOLOG: TBD

    Personalul administrativ cu atributii pe linie de arhivare este compus din:

    1. SECRETAR PROIECT I: Cosofret Maria

    2. SECRETAR PROIECT II: Anghelinei Lamizana

    3. SECRETAR PROIECT III: Elefteriu Crina Aurelia

    4. SECRETAR PROIECT IV: Apreutesei Costel

    5. ARHIVAR : Bordianu Mihai

  • LICEUL TEHNOLOGIC ARHIMANDRIT CHIRIAC NICOLAU

    PROCEDURA DE ARHIVARE A

    DOCUMENTELOR

    PROIECTULUI RPVP

    Ediia I-a Nr. de ex. 25

    Revizia 1

    Nr. de ex. 25 Echipa de management si implementare

    a proiectului

    RPVP COD: P.O.2 Exemplar nr. 1

    9

    Membrii EMIP a proiectului Responsabilitate in pregatirea viitorului profesional, enumerati mai sus au obligatia organizarii unui sistem propriu de evidenta si indosariere si raspund de

    indosarierea corespunzatoare a documentelor ce le parvin. Gruparea documentelor n dosare se va face

    n functie de continutul documentelor justificative, un dosar nu va cuprinde mai mult de 300 file.

    Secretarul proiectului indeplineste atributiunile privind organizarea arhivarii tuturor documentelor

    EMIP.

    8.4. Modul de lucru

    8.4.1. Planificarea operaiunilor i activitilor

    nceperea derulrii activitilor legate de arhivare va avea loc dup o prealabil edina n cadrul

    EMIP, ocazie cu care Managerul de Proiect va proceda la mprirea sarcinilor i responsabilitilor

    membrilor EMIP, preciznd totodata i termenele pn la care fiecare activitate va trebui finalizat.

    Fiecare membru al EMIP, va cunoate i va ine cont n desfurarea activitilor alocate, de

    prevederile legale n vigoare, de prevederile proiectului i ale contractului de finanare. Datele,

    documentele i informaiile colectate n urma desfurrii activitilor prevzute n Proiect vor fi

    naintate spre centralizare persoanei responsabile de arhivare.

    Se vor arhiva, n mod obligatoriu, documentele aferente proiectului , dup cum urmeaz:

    documente referitoare la solicitarea finanrii proiectului n cadrul POSDRU i la aprobarea acesteia de ctre AMPOSDRU (cererea de finanare, anexele acesteia, contractul de finanare);

    documente referitoare la procedurile de achiziii publice derulate n cadrul proiectului aprobat i care constituie baza legal pentru efectuarea unor cheltuieli care vor fi solicitate spre rambursare n cadrul POS DRU;

    documente referitoare la implementarea proiectului, la verificrile efectuate, la fiecare dintre rezultatele obinute;

    facturi i documente cu valoare probatorie similar, documentele justificative pentru acestea, liste de verificare, documente de plat;

    cereri de prefinanare i de rambursare a cheltuielilor i toate rapoartele elaborate pentru proiect (raport tehnic trimestrial, raport trimestrial de nereguli, raport tehnico-financiar);

    rapoarte de audit i de control ntocmite ca urmare a misiunilor efectuate de structuri interne sau externe de audit sau control;

    documente contabile conform prevederilor legale. n conformitate cu prevederile art. 19 al Regulamentului Comisiei (CE) nr. 1828/2006, documentele vor

    fi arhivate ntr-una din urmtoarele forme:

    originale;

    fotocopii ale documentelor originale (certificate conform cu originalul de ctre persoana care a fotocopiat documentul);

    microfie ale documentelor originale;

    documente care exist doar n format electronic (n acest caz, n calitate de beneficiar, v vei asigura c sistemul informatic respect cerinele de securitate conform standardelor acceptate).

    8.4.2. Derularea operaiunilor i activitilor

  • LICEUL TEHNOLOGIC ARHIMANDRIT CHIRIAC NICOLAU

    PROCEDURA DE ARHIVARE A

    DOCUMENTELOR

    PROIECTULUI RPVP

    Ediia I-a Nr. de ex. 25

    Revizia 1

    Nr. de ex. 25 Echipa de management si implementare

    a proiectului

    RPVP COD: P.O.2 Exemplar nr. 1

    10

    Operaiuni necesare n vederea realizrii serviciilor de arhivare fizic i electronic

    Denumirea

    serviciului

    Operaiuni necesare

    1.Pregtirea documentelor

    n vederea

    arhivrii fizice i electronice

    1. Verificarea i selectarea documentelor care vor fi arhivate, n funcie de

    categoriile stabilite de beneficiar

    2. Toaletarea documentelor - const n netezirea foilor, nlturarea marginilor

    franjurate, fr eliminarea prilor utile (text, desen etc.), reparaii ale zonelor

    sfiate, plierea foilor la dimensiunea formatului de dosar (A 4).

    3. Gruparea documentelor n dosare se realizeaz pe probleme (categorii de

    documente), n forma n care vor fi constituite unitile arhivistice.

    4. Ordonarea documentelor n dosare se realizeaz conform criteriului

    cronologic, astfel nct documentele mai vechi s fie deasupra, iar cele mai noi

    dedesubt. Un dosar va avea maxim 250-300 file, n situaia depairii acestui

    numar, constituindu-se volume ale aceluiai dosar.

    5. nlturarea elementelor care nu-i au locul n dosar - ace, clame, agrafe metalice,

    file nescrise, dublete, ciorne, note i nsemnri personale sau care au servit la

    redactarea documentelor, acte repartizate greit etc.

    2.Arhivare

    electronic

    1. Definirea regulilor de scanare i indexare prin evaluarea arhivei fizice i de

    comun acord cu beneficiarul.

    2. Scanarea documentelor - presupune preluarea imaginilor de pe documentele

    originale, cu echipament specializat de scanare, respectnd modul de ordonare n

    dosare. Scanarea documentelor se realizeaz automat sau manual la rezoluii de

    200 300 dpi, alb-negru/color (n funcie de formatul acestora), iar salvarea lor se

    face n format PDF.

    Dupa scanare, documentele n format fizic sunt aduse la forma iniial de

    organizare n vederea arhivrii fizice.

    3. Indexarea documentelor electronice obinute n urma scanrii - se

    realizeaz manual prin denumirea fiecrui document. Schemele de indexare sunt

    definite pornind de la criteriile stabilite de comun acord, pentru a se plia pe

    obiectivele noastre de regasire a documentelor.

    4. Organizare i stocare arhiv electronic pe DVD - DVD-ul va conine

    imaginile/documentele scanate si datele indexate, cu posibilitate de cutare a

    documentelor.

    3.Arhivare

    1. Legarea documentelor n dosar. Documentele care constituie un dosar se

    leag/broeaz ntre doua coperi de carton duplex, astfel nct s se asigure

  • LICEUL TEHNOLOGIC ARHIMANDRIT CHIRIAC NICOLAU

    PROCEDURA DE ARHIVARE A

    DOCUMENTELOR

    PROIECTULUI RPVP

    Ediia I-a Nr. de ex. 25

    Revizia 1

    Nr. de ex. 25 Echipa de management si implementare

    a proiectului

    RPVP COD: P.O.2 Exemplar nr. 1

    11

    fizic citirea complet a textului, datelor i rezoluiilor. Coperile de carton sunt aduse

    de firma prestatoare (dup acceptarea de ctre beneficiar a calitii, culorii i

    formatului).

    2. Numerotarea filelor i certificarea numrului de file. Filele dosarelor se

    numeroteaz n colul din dreapta sus, cu creionul negru (pentru a nu se inteveni

    pe textul original). n cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se

    numeroteaz ncepand cu numarul 1 pentru fiecare volum. Odat finalizat

    numerotarea filelor, pe o foaie nescris, adaugat la sfaritul dosarului, se face

    urmatoarea certificare: Prezentul dosar conine ... file (numrul filelor se scrie

    n cifre, iar n paranteze n litere). Certificarea dosarului se dateaz i se semneaz

    la final.

    3. Evideniere elemente de identificare dosar

    Pe fiecare dosar se nscriu cel puin urmtoarele elemente:

    - denumirea unitii creatoare

    - denumirea compartimentului

    - numrul dosarului din inventar

    - indicativul dosarului dup nomenclatorul arhivistic

    - coninutul dosarului n rezumat

    - data nceperii

    - data ncheierii

    - numrul de file

    - numrul volumului

    - termenul de pstrare

    Reperele de identificare a dosarului se menioneaz pe coperta-fa a dosarului i pe cotor.

    4. Realizare opis dosar (menionarea coninutului pe scurt al dosarului). Acesta va fi

    tehnoredactat, printat i ataat la nceputul dosarului.

    5. Inventarierea dosarelor i ntocmirea listelor de inventar. Fiecare unitate

    arhivistic n parte va fi luat n eviden prin intermediul inventarului, ntocmit

    dup modelul prezentat n Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996. Inventarele se

    ntocmesc n 3 exemplare.

    6. Introducerea dosarelor n cutii de arhiv (cutii puse la dispoziie de beneficiar),

    respectnd criteriile de ordonare a dosarelor.

    7. Inventariere cutie arhiv. Aceast operaiune const n tehnoredactarea

  • LICEUL TEHNOLOGIC ARHIMANDRIT CHIRIAC NICOLAU

    PROCEDURA DE ARHIVARE A

    DOCUMENTELOR

    PROIECTULUI RPVP

    Ediia I-a Nr. de ex. 25

    Revizia 1

    Nr. de ex. 25 Echipa de management si implementare

    a proiectului

    RPVP COD: P.O.2 Exemplar nr. 1

    12

    etichetelor pentru cutiile de arhiv, cu datele de identificare a dosarelor din cadrul

    acestora i lipirea etichetelor pe cutii.

    8. Predarea cutiilor cu dosare, pe baz de proces verbal i inventare

    8.4.3. Valorificarea rezultatelor activitii

    EMIP se oblig, atat pentru beneficiari cat si pentru parteneri, s ndosarieze i s pstreze toate

    documentele originale, privind activitile i cheltuielile aferente acestuia, n vederea facilitrii

    controlului de audit, n conformitate cu regulamentele comunitare i naionale, astfel nct acestea s fie

    uor accesibile i s permit verificarea lor. Finalitatea activitatii de arhivare va fi existenta unei arhive

    a proiectului, depozitata la benficiar, partenerii vor arhiva distinct originalele aferente proiectului.

  • LICEUL TEHNOLOGIC ARHIMANDRIT CHIRIAC NICOLAU

    PROCEDURA DE ARHIVARE A

    DOCUMENTELOR

    PROIECTULUI RPVP

    Ediia I-a Nr. de ex. 25

    Revizia 1

    Nr. de ex. 25 Echipa de management si implementare

    a proiectului

    RPVP COD: P.O.2 Exemplar nr. 1

    13

    9 Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii EMIP Legenda: pentru EMIP: M Manager de proiect, A - Asistent manager, T Tehnic, F Financiar, J-jurist, R Responsabil monitorizare (4), C Coordonator centru (4), E- expert info si

    publicitate, CP- consilier psihopedagogic(4), S- sociolog, SP- secretar proiect(4), Ar-arhivar, RL reprezentantul legal

    Cod Activitati derulate de catre EMIP Responsabilitati si raspunderi OI/AM sprijin/

    aprobari

    Altii

    M A T F J R C E CP S SP Ar

    A Sistem propriu de evident si

    indosariere

    B Pregtirea documentelor n

    vederea arhivrii

    B.1 Verificarea i selectarea

    documentelor

    B.2 Toaletarea documentelor

    B.3 Gruparea documentelor n dosare

    B.4 Ordonarea documentelor n

    dosare

    B.5 nlturarea elementelor care nu-i

    au locul n dosar

    C Arhivare electronic

    C.1 Definirea regulilor de scanare i

    indexare

    C.2 Scanarea documentelor

    C.3 Indexarea documentelor

    electronice

  • LICEUL TEHNOLOGIC ARHIMANDRIT CHIRIAC NICOLAU

    PROCEDURA DE ARHIVARE A

    DOCUMENTELOR

    PROIECTULUI RPVP

    Ediia I-a Nr. de ex. 25

    Revizia 1

    Nr. de ex. 25 Echipa de management si implementare

    a proiectului

    RPVP COD: P.O.2 Exemplar nr. 1

    14

    C.4 Organizare i stocare arhiv

    electronic pe DVD

    D Arhivare fizic.

    D.1 Legarea documentelor n dosar

    D.2 Numerotarea filelor i certificarea

    numrului de file

    D.3 Evideniere elemente de

    identificare dosar

    D.4 Realizare opis dosar

    D.5 Inventarierea dosarelor i

    ntocmirea listelor de inventar

    D.6 Introducerea dosarelor n cutii de

    arhiv

    D.7 Inventariere cutie arhiv

    D.8 Predarea cutiilor cu dosare, pe

    baz de proces verbal i inventare

  • LICEUL TEHNOLOGIC ARHIMANDRIT CHIRIAC NICOLAU

    PROCEDURA DE ARHIVARE A

    DOCUMENTELOR

    PROIECTULUI RPVP

    Ediia I-a Nr. de ex. 25

    Revizia 1

    Nr. de ex. 25 Echipa de management si implementare

    a proiectului

    RPVP COD: P.O.2 Exemplar nr. 1

    15

    10 Anexe, nregistrri, arhivri

    11 Actualizri

    Nr.

    Crt.

    Sinteza actualizrii Versiunea curenta

    Data

    1 Versiunea Initiala 1.0 20.11.2014

    2 Editie revizuita