PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ - dac.usamvcluj.rodac.usamvcluj.ro/data/3 REGULAMENTE SI PROCEDURI/SIMC/Procedura nr 71... · 542 „Avansuri de trezorerie” = 5311 „Casa în lei”

APROBAT, RECTOR,

Prof. Dr. DORU PAMFIL

______________________

PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND ÎNREGISTRAREA, ACORDAREA ŞI

JUSTIFICAREA AVANSURILOR ÎN NUMERAR ÎN LEI

COD PO– 71

EDIŢIA : 1

STANDARDE DE REFERINŢĂ: SR EN ISO 9001:2008

DIFUZAT ÎN REGIM CONTROLAT. EXEMPLAR NR. 1

Avertisment: Documentul de faţă este proprietatea USAMV Cluj-Napoca Reproducerea şi difuzarea documentului sunt în exclusivitate dreptul Organizatiei

Copiile sunt numerotate şi ţinute sub control.

ELABORATĂ VERIFICATĂ VIZATĂ

Direcția Financiar Contabilă

Director economic Ec. Marian Aurelia

Prorectoratul pentru Asigurarea Calităţii şi Resursa Umană

(PACRU)

Prorector ACRU Conf. Dr. Pop Ioana Delia

SENATUL USAMV CLUJ-NAPOCA

Preşedinte Senat Prof. Dr. Mărghitaş Liviu

Alexandru

___________________________ ______________________________ ___________________________

VALABILĂ DIN DATA DE _____06.11.2013__________

PROCEDURA SISTEMULUI

INTEGRAT PENTRU MANAGEMENTUL CALITĂŢII

COD: PO-61

EDIŢIE: 1

PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND ÎNREGISTRAREA,

ACORDAREA ŞI JUSTIFICAREA AVANSURILOR ÎN NUMERAR ÎN LEI

REVIZIE: 0 DATA: 06.11.2013 PAG. 2 din 15

MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE

UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA

Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792

www.usamvcluj.ro

INDICATORUL REVIZIILOR

Nr. crt.

Ediţia/ revizia/ data

Conţinut sumar sau identificare

modificare/analiză

Elaborat Verificat Aprobat

Funcţie, nume, prenume şi semnătură

1. Ed.1 Rev.0/

06.11.2013

Elaborare procedură operationala

PO–71 Ed.1

Rev.0/ 06.11.2013

Direcția Financiar Contabilă

Director economic Ec. Marian Aurelia

Prorectoratul pentru

Asigurarea Calităţii şi

Resursa Umană (PACRU)

Prorector ACRU

Conf. Dr. Pop Ioana Delia

RECTOR USAMV

Cluj-Napoca

Prof.Dr.

Pamfil Doru

Cod F-PS-01-03, ed.1 rev. 0



COD: PO-61

EDIŢIE: 1







www.usamvcluj.ro

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia/revizia procedurii operaţionale

Scopul difuzării

Exemplar nr.

Compartiment/

Direcție

Funcţia Numele şi prenumele

Data primirii

Semnătura

3.1. Aplicare 1 Financiar – Contabil

Dir. ec. Marian Aurelia

06.11.2013

3.2. Informare 2 Achiziţii Şef. serv.

Lung Dan 06.11.2013

3.3. Informare

3 Administrativ DGA Porutiu Viorel 06.11.2013

3.4. Informare 4 Resurse umane Şef. serv.

Mureșan Dana

06.11.2013

3.5. Informare 5 Secretariate

Arhivă Secr. șef.

Morar

Maria 06.11.2013

3.6. Evidenţă 1 Financiar – Contabil Dir. ec.

Marian Aurelia 06.11.2013

3.7. Arhivare 1 Financiar – Contabil

Dir. ec. Marian Aurelia

06.11.2013



COD: PO-61

EDIŢIE: 1







www.usamvcluj.ro

1. Scopul procedurii 2. Domeniul de aplicare al procedurii 3. Documente de referinţă 4. Responsabilităţi 5. Descrierea activităţii 6. Înregistrări/Documente/Formulare 7. Diagrama de flux a procesului 8. Anexe 1. Scopul procedurii

De a stabili un set de reguli şi operaţiuni unitare pentru reglementarea etapelor ce trebuie urmate pentru înregistrarea, acordarea şi justificarea avansurilor în numerar în lei.

2. Domeniul de aplicare al procedurii

Se aplică tuturor persoanelor care sunt implicate, prin atribuţiile stabilite în fişa de post, în activitatea privind înregistrarea, acordarea şi justificarea (decontarea) avansurilor în numerar în lei, din cadrul Universității de Științe Agricole și Medicină Veterinară Cluj-Napoca.

3. Documente de referinţă, definiţii şi presurtări

3.1. MSMC- Manualul de management al calitatii 3.2. SR EN ISO 9001:2008 - Sisteme de management al calităţii. Cerinţe; 3.3. SR EN ISO 9000:2006 - Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular; 3.4. Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată cu modificările şi completările ulterioare; 3.5. Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile, cu

modificările şi completările ulterioare; 3.6. Decretul nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operaţiilor de casă, cu modificările şi

completările ulterioare; 3.7. Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice

privind organizarea şi conducerea contabilităţii instituţiilor publice, Planul de conturi pentru instituţiile publice şi instrucţiunile de aplicare a acestuia, cu modificările şi completările ulterioare.

3.8. Definiţii:

Termenii utilizaţi şi definirea acestora sunt în conformitate cu SR EN ISO 9000:2006 şi MSMC. Pentru o mai bună înţelegere a textului prezentei proceduri se reţin următorii termeni:

Document - informaţia împreună cu mediul său suport (SR EN ISO 9000:2006). Sistem de management - sistem prin care se stabilesc politica şi obiectivele prin care se

realizează acestea Procedură - mod specificat de efectuare a unei activităţi sau a unui proces – procedurile pot fi

documentate (scrise) sau nu. Procedură de lucru/operaţională - document care descrie modul de desfăşurare detaliată a

unor procese specifice activităţii din cadrul USAMV Cluj-Napoca Avansul în numerar reprezintă suma de bani pe care un salariat o ridică de la casieria unitații, în

scopul efectuării unor plați (cheltuieli de deplasare, material, de protocol, diverse taxe etc.).



COD: PO-61

EDIŢIE: 1







www.usamvcluj.ro

Casier - persoană care are în sarcina sa casa de bani, distribuirea și încasarea banilor și păstrarea hârtiilor de valoare într-o instituție.

Casieríe -încăpere, serviciu, birou, ghișeu într-o instituție, unde se primesc, se păstrează și se distribuie banii.

Dispoziţie de plată/încasare către casierie (Cod 14-4-4) este un formular tipizat, fără regim special şi este un document justificativ pentru înregistrarea în Registru de casă şi în contabilitate a încasărilor şi plăţilor fără alte documente justificative. 3.9. Prescurtări:

R USAMV Cluj-Napoca – Rectorul Universităţii de Ştiinţe Agricole şi Medicinǎ Veterinarǎ Cluj-Napoca S USAMV Cluj-Napoca – Senatul Universităţii de Ştiinţe Agricole şi Medicinǎ Veterinarǎ Cluj-Napoca USAMV Cluj-Napoca – Universitatea de Ştiinţe Agricole şi Medicinǎ Veterinarǎ Cluj-Napoca MSMC- Manualul Sistemului pemtru Managementul Calitǎţii FAADC – Fişă Autoevaluare Activitate Didactică A şi B PO- Procedura operatională PV- Proces Verbal DGA – Director General Administrativ Șef. Serv. - șef serviciu Dir. ec. – director economic Adm. financiar – Administrator financiar CFP – control financiar preventiv

4. Responsabilităţi

Responsabilitățile privind desfășurarea procesului de acordare a avansurilor în numerar se derulează conform diagramei de flux a procesului.

5. Descrierea activităţii

Avansurile în numerar în lei se acordă pentru efectuarea de deplasări, de cheltuieli materiale şi de cheltuieli de protocol.

Procedura de acordare a avansului se iniţiază prin întocmirea documentelor justificative, respectiv: ordin de deplasare, pentru deplasări, care se aprobă de către ordonatorul de credite; referat de necesitate, pentru cheltuieli materiale şi pentru cheltuieli de protocol care se aprobă de

către ordonatorul de credite.

După aprobarea ordinului de deplasare/referatului de necesitate, direcția financiar-contabilă întocmeşte dispoziţia de plată, pe care o transmite casierului în vederea plăţii. Titularul avansului ridică avansul în numerar în lei de la casierie.

Avansurile pot fi acordate cu cel mult 2 zile lucrătoare înainte de plecarea în deplasare sau începerea acţiunilor, cu excepţia sumelor solicitate pentru procurarea biletelor de călătorie cu mijloace de transport cu locuri rezervate, care se pot elibera cu cel mult 10 zile înainte de data plecării, cu obligaţia de a se justifica avansul în termen de cel mult:

3 zile lucrătoare de la sosirea din deplasare, exclusiv ziua sosirii;



COD: PO-61

EDIŢIE: 1







www.usamvcluj.ro

4 zile lucrătoare de la plecarea delegaţiei sau încheierea acţiunii, exclusiv ziua plecării delegaţiei sau încheierii acţiunii, pentru cheltuieli de protocol;

4 zile lucrătoare de la primirea avansului, pentru cheltuieli materiale, exclusiv ziua primirii.

Titularul de avans este obligat ca, în termenele stabilite pentru justificarea avansului, să întocmească şi să depună, la direcția financiar-contabilă a instituţiei publice care i-a acordat avansul, decontul de cheltuieli în care înscrie toate documentele justificative şi le anexează la acesta.

Direcția financiar-contabilă are obligaţia să menţioneze pe decont data primirii, care se consideră data justificării avansului.

Direcția financiar-contabilă verifică: legalitatea documentelor justificative anexate la decont; concordanţa lor cu natura şi destinaţia cheltuielilor pentru care s-a acordat avansul; respectarea termenului de justificare.

După verificarea decontului se întocmeşte dispoziţia de încasare dacă avansul primit este mai mare decât valoarea justificată sau dispoziţie de plată dacă avansul primit este mai mic decât valoarea justificată şi se transmite casierului.

Dacă titularii de avansuri întocmesc şi prezintă deconturi incomplete sau anexează la acestea documente nevalabile, avansurile se consideră justificate numai cu valoarea documentelor valabile.

Dacă avansul primit este egal cu valoarea justificată, documentele se predau compartimentului financiar-contabil, în vederea înregistrărilor contabile aferente.

Casierul achită titularului de avans plata diferenţei, respectiv încasarea diferenţei specificate în dispoziţia de încasare/plată, însoţită de documentele justificative, după care înregistrează operaţiunea în registrul de casă.

Direcția financiar-contabilă efectuează înregistrările contabile în momentul în care primeşte documentele privind acordarea de avansuri, respectiv justificările avansurilor acordate prin casierie.

Evidenţa avansurilor acordate şi urmărirea justificării lor la termenele stabilite se efectuează în cadrul direcției financiar-contabile din cadrul Universității de Științe Agricole și Medicină Veterinară Cluj-Napoca.

Titularii de avans care nu depun în termen decontările pentru justificarea avansurilor, împreună cu documentele justificative, sau nu restituie în termen sumele rămase necheltuite vor plăti o penalizare de 0,50% asupra avansului primit sau asupra sumelor nerestituite în termen, dup caz, pentru fiecare zi de întârziere.

Monografie contabilă pentru înregistrarea, acordarea şi justificarea avansurilor în numerar în lei

Acordarea avansului în numerar în lei salariatului, pentru cheltuieli de protocol Acordarea de avans pentru cumpărarea de produse pentru prestări serviciu: 542 „Avansuri de trezorerie” = 5311 „Casa în lei” Justificare avans acordat:



COD: PO-61

EDIŢIE: 1







www.usamvcluj.ro

628 20.01.30 „Cheltuieli cu alte mat. și prestări servicii” = 542 „Avansuri de trezorerie”

Achiziţia de carburanţi din avansuri acordate în numerar în lei

Înregistrarea acordării avansului de trezorerie în vederea achiziţiei de carburant: 542 „Avansuri de trezorerie” = 5311 „Casa în lei” Înregistrarea facturii privind achiziţia de carburant:

3022 „Combustibili” = 401 „Furnizori” Justificarea avansului de trezorerie în situaţia în care valoarea documentului justificativ este mai

mică decât avansul acordat: % = 542 „Avansuri de trezorerie” 401 „Furnizori” 5311 „Casa în lei” Justificarea avansului de trezorerie în situaţia în care valoarea documentului justificativ este mai

mare decât avansul acordat: 401 „Furnizori” = 542 „Avansuri de trezorerie” Se achită contravaloarea diferenţei din decont: 542 „Avansuri de trezorerie” = 5311 „Casa în lei”

Achiziţie rovignetă pe baza bonului fiscal

Înregistrarea acordării avansului de trezorerie în vederea achiziţiei de carburant: 542 „Avansuri de trezorerie” = 5311 „Casa în lei”

Înregistrarea rovignetă pentru autovehicule, trecându-se pe cheltuială suma aferentă exerciţiului

financiar curent şi trecându-se pe cheltuieli anticipate suma aferentă exerciţiului financiar următor:

% = 542 „Avansuri de trezorerie” 635 20.30.30 „Cheltuieli cu alte vărsăminte, taxe şi vărsăminte asimilate” 471 „Cheltuieli înregistrate în avans”



COD: PO-61

EDIŢIE: 1







www.usamvcluj.ro

Înregistrarea pe cheltuieli a rovignetei, conform termenelor stabilite prin scadenţare: 635 20.30.30 „Cheltuieli cu alte vărsăminte, = 471 „Cheltuieli înregistrate în avans” taxe şi vărsăminte asimilate”

6. Înregistrări/Documente/Formulare

FORMULARE care se întocmesc

Anexa 1 – Referatul de necesitate

Anexa 2 – Dispoziţie de plată/încasare către casierie



COD: PO-61

EDIŢIE: 1







www.usamvcluj.ro

7. Diagrama de flux a procesului de evaluare a activităţii didactice şi de cercetare

PROCEDURA

Pas Responsabil(i) Descriere Timp alocat* Termen** Riscuri

I. ÎNTOCMIREA ŞI APROBAREA DOCUMENTELOR ÎN BAZA CĂRORA SE PLĂTEŞTE AVANSUL DE CHELTUIELI MATERIALE

1.

Compartiment intern specializat în atribuirea contractelor de achiziţie publică

Întocmeşte Referatul de necesitate, precizând cantitatea bunurilor materiale necesare, precum şi specificaţiile/caracteristicile complete ale produsului.

Confirmă că bunurile respective sunt cuprinse în Programul anual al achiziţiilor publice.

Avizează Referatul de necesitate, completând datele referitoare la: - valoarea estimată a bunurilor ce urmează a fi achiziţionate, - procedura de achiziţie, - numele persoanei titulare de avans.

Bunurile nu sunt prevăzute în Programul anual al achiziţiilor publice.

2. Direcția financiar-contabilă

Avizează Referatul de necesitate, confirmând existenţa fondurilor în buget.

Solicitările de fonduri depăşesc bugetul aprobat.

3.

Persoana numită să exercite controlul financiar preventiv propriu

Verifică, acordă viza de control financiar preventiv şi înregistrează operaţiunea în Registrul de operaţiuni prezentate la viza controlului financiar preventiv.

Acordă viza fără să verifice legalitatea operaţiunii.

4. Conducătorul instituţiei publice Aprobă Referatul de necesitate. Nu aprobă referatul

deoarece ne există



COD: PO-61

EDIŢIE: 1







www.usamvcluj.ro


fonduri.

II. ÎNTOCMIREA ŞI APROBAREA DOCUMENTELOR ÎN BAZA CĂRORA SE PLĂTEŞTE AVANSUL DE CHELTUIELI DE PROTOCOL

1. Titularul de avans Întocmeşte Referatul de necesitate. Solicită avansul fără să întocmească referatul de necesitate

2.

Compartimentul intern specializat în atribuirea contractelor de achiziţie publică

Avizează Referatului de necesitate doar dacă este vorba de acţiuni de protocol care necesită achiziţionarea de cadouri.

Solicitările de fonduri depăşesc bugetul aprobat.


Avizează Referatul de necesitate, confirmând existenţa fondurilor în buget.

Nu sunt prevăzute fonduri în buget pentru protocol.

4. Conducătorul instituţiei publice Aprobă Referatul de necesitate.

Nu aprobă referatul deoarece ne există fonduri.

III. ACORDAREA AVANSULUI PENTRU CHELTUIELI MATERIALE ŞI CHELTUIELI DE PROTOCOL


Calculează suma necesară avansului pe baza Referatului de necesitate. Întocmeşte dispoziţia de plată pentru acordarea avansului în numerar prin casierie. Transmite dispoziţia de plată pentru acordarea vizei de control

Cel puţin cu 2 zile înainte de data ridicării

Informaţii insuficiente, care nu permit calcularea sumei necesare avansului



COD: PO-61

EDIŢIE: 1







www.usamvcluj.ro


financiar preventiv propriu. avansului de către titular

2.

Persoana numită să exercite controlul financiar preventiv propriu

Verifică, acordă viza de control financiar preventiv şi înregistrează operaţiunea în Registrul de operaţiuni prezentate la viza controlului financiar preventiv. Transmite dispoziţia de plată la casieria instituţiei publice.

Acordă viza fără să verifice legalitatea operaţiunii.

3. Casieria Acordă avansul în numerar în lei titularului de avans şi înregistrează avansul în registrul de casă.

Cu 2 zile lucrătoare înainte de primirea delegaţiei sau efectuarea acţiunii

Nu înregistrează avansul în Registrul de casă.

IV. JUSTIFICARE AVANSULUI PENTRU CHELTUIELI MATERIALE ŞI CHELTUIELI DE PROTOCOL

1. Titularul avansului

Prezintă Direcției financiar-contabile Nota justificativă privind avansul, în care precizează suma primită ca avans, suma cheltuită, precum şi diferenţa de încasat/restituit, dacă este cazul, la care anexează facturi fiscale.

În 4 zile lucrătoare de la primirea avansului, exclusiv ziua

Nu sunt ataşate toate documentele justificative.



COD: PO-61

EDIŢIE: 1







www.usamvcluj.ro


primirii


Verifică: Legalitatea documentelor justificative anexate decontului; Concordanţa cu natura şi destinaţia cheltuielilor pentru care s-a

acordat avansul; Respectarea termenului de justificare. Întocmeşte: dispoziţie de încasare în cazul în care avansul primit este mai

mare decât valoarea documentului de cheltuieli; dispoziţie de plată în cazul în care avansul primit este mai mic

decât valoarea documentului de cheltuieli şi o transmite casierului.

Dacă avansul primit este egal cu valoarea cheltuielilor, documentele rămân la Compartimentul financiar-contabil. Transmite dispoziţia de plată/încasare pentru viza de control financiar preventiv propriu. Dacă titularul de avans nu a transmis documentele de justificare ale avansului, calculează penalităţi în procent de 0,50% din suma primită în avans, pentru fiecare zi de întârziere. Transmite decontul spre ordonanţare.

Neconcordanţe între natura şi destinaţia cheltuielilor pentru care s-a acordat avansul

3. Persoana numită Verifică dispoziţia de plată/încasare, acordă viza de control financiar Acordă viza fără să



COD: PO-61

EDIŢIE: 1







www.usamvcluj.ro


să exercite controlul financiar preventiv propriu

preventiv şi înregistrează operaţiunea în Registrul de operaţiuni prezentate la viza controlului financiar preventiv. Transmite dispoziţia de plată/încasare la casieria instituţiei publice.

verifice legalitatea operaţiunii.

4. Casieria Achită/încasează diferenţa şi înregistrează diferenţa în registrul de casă.

Nu înregistrează diferenţa în registrul de casă

* Timpul alocat operaţiunii îl stabileşte fiecare instituţie publică, în funcţie de specificul instituţiei.

** Termenul pentru realizarea operaţiunii se stabileşte de fiecare instituţie publică, în funcţie de specificul instituţiei.



COD: PO-61

EDIŢIE: 1







www.usamvcluj.ro

8. Anexe

8.1. Anexa 1: Formular F-PO- Referatul de necesitate

Referat de necesitate materiale/servicii, cod F-PO-05-01 Ed.1/rev.0

Aprobat, Nr.___________/_________ Rector Prof.univ.dr.Doru Pamfil _____________________

REFERAT DE NECESITATE Prin prezenta va rugam a ne achizitiona urmatoarele produse/servicii dupa cum urmeaza :

Nr. Crt. DENUMIRE UM CANTITAT

E

VALOARE ESTIMATA

(LEI) 1 2

Produsele sunt necesare la disciplina/compartimentul __________ ______________________ pentru ____________________________ ________ ______ __________________________________ Achizitia se va face in perioada :____________________ _______________________________ Decontarea se va face din : * fondurile disponibile din venituri proprii ale disciplinei / facultatii /universitatii ; * Avizat *Avizat Compartiment Financiar Sef ierarhic superior( Decan, DGA,) Dispune de fonduri in cuantuum de __________lei (Nume)______________________ Dir. Economic Ec.Aurelia Marian __________________ __________________ **contract de cercetare

nr.________________________________________________________ ; ** Avizat ** Avizat Compartiment Financiar Director economic Dispune de fonduri in cuantuum de __________lei Ec. Aurelia Marian Ec.Norica Perijoc __________________ __________________ Intocmit Sef Disciplina/Sef Compartiment /Director de proiect (Nume)______________________ __________________



COD: PO-61

EDIŢIE: 1







www.usamvcluj.ro

NOTA : Avizarea se face in functie de resurse : * venituri proprii ; **contracte de cercetare 8.2. Anexa 2: Formular F-PO- Dispoziţie de plată/încasare către casierie Instituţia publică ………………. DISPOZIŢIE DE (PLATĂ/ÎNCASARE) ………………………CĂTRE CASIERIE nr……………… din …………… Numele şi prenumele ……………………………………………………………………… Funcţia (calitatea) …………………………………………………………………………. . Suma ……………………………………… lei ………………………………………….. (în cifre) (în litere) Scopul încasării/plăţii ……………………………………………………………………… Semnătura Conducătorul unităţii Viza de control

financiar preventiv Compartimentul financiar-contabil

DATE SUPLIMENTARE PRIVIND BENEFICIARUL SUMEI

Actul de identitate seria__________nr.__________________________ Am primit suma de________________________________________lei ( in cifre )

Data______________________ Semnatura_________________

CASIER Plătit suma de_______________________lei ( in cifre ) Data_______________________ Semnătura__________________

Documents

PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ - dac.usamvcluj.rodac.usamvcluj.ro/data/3 REGULAMENTE SI PROCEDURI/SIMC/Procedura nr 71... · 542 „Avansuri de trezorerie” = 5311 „Casa în lei”