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INTRODUCCION Dentro del procedimiento contable aplicado al DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE SEGURIDAD, Seccional Norte de Santander, es importante tener en cuenta para dicho procedimiento algunos conceptos teóricos sobre contabilidad pública como ciencia que se ocupa de las cuestiones que surgen en relación con la satisfacción de las necesidades de los individuos y de la sociedad, porque en búsqueda de la citada satisfacción los individuos llevan a la práctica ACTIVIDADES PRODUCTIVAS. Mediante estas actividades se obtienen bienes y servicios que se necesitan, entendiendo como bienes a todos aquellos medios capaces de satisfacer necesidades. En resumen, la economía se ocupa de la manera en que los individuos administran los recursos escasos para la satisfacción de las necesidades (infinitas según algunos autores). Esta escasez frente a las necesidades infinitas define el PROBLEMA ECONOMICO . Ahora estas necesidades (subjetivas a cada individuo) también surgen del hecho de vivir en sociedad, en comunidad, es decir, hay NECESIDADES PUBLICAS, entendidas como del conjunto de la población sin discriminación económica, cultural, de raza etc. que se dan por la existencia de la población. Se generan por esa convivencia.

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INTRODUCCION

Dentro del procedimiento contable aplicado al DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO DE SEGURIDAD, Seccional Norte de Santander, es importante

tener en cuenta para dicho procedimiento algunos conceptos teóricos sobre contabilidad

pública como ciencia que se ocupa de las cuestiones que surgen en relación con la

satisfacción de las necesidades de los individuos y de la sociedad, porque en búsqueda de

la citada satisfacción los individuos llevan a la práctica ACTIVIDADES

PRODUCTIVAS. Mediante estas actividades se obtienen bienes y servicios que se

necesitan, entendiendo como bienes a todos aquellos medios capaces de satisfacer

necesidades. En resumen, la economía se ocupa de la manera en que los individuos

administran los recursos escasos para la satisfacción de las necesidades (infinitas según

algunos autores). Esta escasez frente a las necesidades infinitas define el PROBLEMA

ECONOMICO .

Ahora estas necesidades (subjetivas a cada individuo) también surgen del hecho de vivir

en sociedad, en comunidad, es decir, hay NECESIDADES PUBLICAS, entendidas

como del conjunto de la población sin discriminación económica, cultural, de raza etc.

que se dan por la existencia de la población. Se generan por esa convivencia.

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El ente ESTADO es el encargado de satisfacer esas necesidades por encargo de la

constitución (ley fundamental para la vida en comunidad). Y lo hace año tras año con la

asignación de recursos a través del presupuesto para satisfacer lo que el estado considera

necesidades publicas. Vale acotar que con la formulación de las cuentas integrantes del

presupuesto, el gobierno prioriza y define cuales son, a su criterio, las necesidades

publicas (aunque sea del año para el que rige el presupuesto).

Volviendo a la asignación constitucional, vale decir que la Carta Magna ordena

implícitamente al ESTADO la satisfacción de las necesidades públicas, entre otras cosas

con 2 conceptos:

La practica anual del presupuesto (mas allá de un año sería difícil planear y

estimar las futuras necesidades).

La representación del pueblo que encarga al Congreso, controlador del Poder

Ejecutivo y en definitiva quien aprueba el proyecto de presupuesto.

En orden a la satisfacción de las necesidades los individuos públicos y privados poseen

un patrimonio (universalidad de derecho que inevitablemente poseen las personas según

teorías jurídicas) al que administran. La existencia de un patrimonio, una persona física o

jurídica que dispone de él y lo administra y una serie de actos que constituyen tal

administración delinean el concepto de HACIENDA. Hacienda es una coordinación

Deleted: publicas

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económica de la actividad humana y de los bienes. Acción de los órganos sobre la

materia administrable. Los individuos poseen una hacienda, así como las empresas, la

familia y el estado etc.

La HACIENDA PUBLICA es la coordinación económica activa de las personas y de los

bienes económicos, establecida por los habitantes de un territorio con la finalidad de

satisfacer las necesidades de orden colectivo. El pueblo entrega bienes al ESTADO para

que los administre y satisfaga las necesidades que afectan a todos.

CLASIFICACION-CARACTERISTICAS

VOLUNTARIAS-COACTIVAS. No se puede elegir pertenecer a la hacienda publica,

todo individuo participa de ella, por lo tanto la hacienda publica es coactiva

TRANSITORIAS-PERDURABLES. Deriva de la permanencia del propio estado.

DEPENDIENTE-INDEPENDIENTE. La hacienda depende del pueblo indirectamente y

del congreso con sus aprobaciones directamente PRIVADA-PUBLICA. Pertenece esta

última al ente estado.

DE PRODUCCION- DE CONSUMO. La primera produce bienes para el pueblo. La

producción es el eje fundamental del estado moderno. El estado maneja los distintos

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proyectos con evaluaciones de eficiencia, aparejándose este concepto a los rendimientos

que esperan los empresarios sobre las inversiones que realizan. La nueva ley de

administración financiera exige, en la exposición del ejecutivo de la cuenta de inversión

al congreso, las explicaciones tendientes a evaluar el grado de cumplimiento de los

proyectos del presupuesto (amen de las agrupaciones de las partidas a ese fin) con

medición de la actividad, unidades de medida de la producción. Aparejando este

concepto, salvando las diferencias, con los costos standard. La hacienda de consumo usa

los bienes y servicios de otros y los agota a sus fines.

DIVISA-INDIVISA. Según la capacidad de ser divididas en haciendas menores o no.

Las haciendas privadas individuales o sociales, cuya existencia depende de la voluntad de

los hombres, tienen su primera fuente de recursos en el trabajo y tienden a la formación

de capital. En la hacienda publica de carácter coactivo, los individuos no pueden eximirse

de formar parte de ella y es de existencia perdurable, en cuanto son perdurables las

NECESIDADES PUBLICAS A LAS CUALES DEBE SU NACIMIENTO. No puede

procurarse sus recursos por medio del trabajo sino que debe exigirlos por medio de

contribuciones.

Volviendo a los conceptos económicos y considerando lo antes expuesto se puede decir

que hay dos sectores en una economía:

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SECTOR PRIVADO: compuesto por familias y empresas y con sus

comportamientos económico determinado.

SECTOR PUBLICO: integrado por todas las formas jurídicas que desde el

gobierno se organizan con el objeto de satisfacer necesidades publicas.

Tanto el sector publico como el privado poseen patrimonio ya que según la ordenación

civil así es, con la diferencia de que el estado ejerce ciertos derechos sobre los bienes que

administra distintos a los que ejerce el sector privado: el estado no valora como

patrimonio la diferencia entre activo y pasivo ( y a veces la deuda publica es alta en

comparación con el activo), no se considera el dinero como un objeto de posesión

estática, se aplica inmediatamente a los gastos que demandan las necesidades publicas.

Algunos bienes del estado no se pueden valuar con la medida que proporciona la moneda

(por ejemplo los mares, territorios etc.). Los medios considerados como ganancias en el

derecho privado (impuestos, contribuciones) son recursos activos para el estado.

Definidos estos conceptos es preciso definir el de CONTABILIDAD PUBLICA como la

disciplina que se ocupa de la economía de la hacienda publica, cuyas operaciones estudia

en conjunto y en detalle a los efectos de formar y perfeccionar la doctrina administrativa.

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Estudia la Gestión Administrativa de los Entes Públicos en su carácter económico, la

administración económica, la acción de gobierno orientada a la obtención de bienes

económicos para emplearlos en la satisfacción de las necesidades comunes.

La contabilidad tiene las siguientes funciones:

CONTABILIDAD PREVENTIVA: Como instrumento de previsión de la

gestión hacendal (plan de gastos y recursos).

CONTABILIDAD EJECUTIVA: pone en ejecución las previsiones y

estimaciones planificadas, en todas sus etapas, incluido el registro del

movimiento de fondos y actos de conservación y utilización de bienes

patrimoniales.

CONTABILIDAD CRITICA: formula la teoría del control de la gestión

financiera patrimonial de los entes públicos, efectuando la comparación de las

previsiones y de las normas vigentes con la realidad concreta.

La contabilidad es un sistema de información, de registro de hechos relevantes y siempre

va de la mano con el concepto de la toma de decisiones, no hay sistema contable que no

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esté destinado a ser útil para la toma de decisiones. Sin perjuicio de la validez de esto, la

contabilidad del sector publico es mas amplia que el concepto privado, ya que abarca el

estudio de las entidades públicas desde todo el circuito administrativo, con etapas

preventiva, de ejecución, de control crítico.

Según la ley 24.156 se entiende por sector publico nacional al integrado por:

3 La Administración Nacional (comprendiendo a la administración central y los

organismos descentralizados, con las Instituciones de la Seguridad Social).

3 Las empresas del estado (como ser las sociedades del estado, las sociedades de

economía mixta, empresas del estado y sociedades anónimas con participación

estatal mayoritaria).

Hay que diferenciar lo que es Estado de lo que es administración pública y de lo que es

sector público. Estado es la conjunción de 3 elementos (población, territorio, y poder

político). Es un conjunto de personas con el objetivo de vivir en comunidad y en un

territorio determinado con un gobierno que eligen.

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Sector público esta integrado por todas las formas jurídicas de organización que desde el

gobierno se formaliza con el objetivo de satisfacer las necesidades publicas.

Administración pública es un concepto mas restringido ya que comprende la

administración de recursos (administración es "servir a"). La Constitución delega esta

tarea al Poder Ejecutivo. Administración esta comprendida dentro del sector publico, el

cual esta comprendido dentro del concepto de Estado. La creación del estado es una

necesidad pública, luego este es encomendado en la tarea de satisfacer las necesidades

futuras del pueblo. Para un más eficiente servicio la administración se organiza de cierta

forma. La DESCENTRALIZACION administrativa comienza con la descentralización

burocrática, cuando el Poder Ejecutivo delega poderes de decisión en órganos anexos de

su dependencia con el objeto de una más eficiente atención de los servicios propios del

Estado. Posteriormente se produce la creación de entes con personalidad jurídica, con

patrimonio y recursos propios constituyendo cada uno una nueva hacienda.

Es importante destacar a modo de conclusión, que la participación popular en la vida del

estado es CRUCIAL. El innegable rol económico social del estado moderno debe ser

comprendido por todos no solamente en una forma teórica, sino practica. La sociedad

debe conocer detalladamente las actuaciones del ente estado, dado que maneja el dinero

que pertenece a todos. Los funcionarios deben ser vistos como simples operarios a los

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cuales se les paga por administrar la "cosa publica" debiendo rendir cuentas de su gestión

periódicamente y a la sociedad, quien es a quien sirven. Las cuentas publicas,

irónicamente, debieran ser los documentos mas conocidos por la sociedad, el sistema

democrático y republicano ideado por la constitución así lo requiere implícitamente y

todo ciudadano que se vea o se crea ajeno a ello, debe reclamarlo vivamente.

En el presente ensayo se pretende demostrar la importancia de crear un verdadero

sistema contable integrado para una entidad estatal del orden nacional centralizada con

seccionales en todo el territorio colombiano como el DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO DE SEGURIDAD.

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OBJETIVOS

☺ Motivar a las Directivas Nacionales del Departamento en gestionar una

asignación presupuestal para la consecución de un Sis tema Contable Integrado

y adelantar el proceso de sistematización de enlace entre Nivel Central y

Seccional.

☺ Demostrar con herramientas valederas a las Directivas del Departamento que

es necesario la implementación del canal de comunicación a la mayor

brevedad posible para que la información procesada cumpla con los

procedimientos y principios contables vigentes , logrando de esta forma, una

mejor interpretación de los Estados Contables presentados a los Organismos

de Control.

☺ Mejorar la calidad de funcionamiento del Area Contable de la Seccional y a su

vez que la información remitida el Nivel Central sea oportuna, veraz y

confiable; unificando criterios de presentación de información financiera

dirigida a las diferentes oficinas internas del Nivel Central y Seccional y a los

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organismos de control interno y externo presentada por el DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO DE SEGURIDAD.

☺ Brindar Capacitación en Software Contable al personal encargado de las

funciones financieras de la Seccional Norte de Santander para un mejor

funcionamiento de la gestión administrativa para así obtener una mejor

eficiencia en el procedimiento contable-financiero público de la entidad.

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CAPITULO I: MARCO TEORICO

De acuerdo con la Constitución Nacional, el Departamento Administrativo de Seguridad

es un organismo de seguridad del Estado, de carácter oficial, técnico, profesional y

apolítico, dependiente de la Presidencia de la República.

MISION

Producir la Inteligencia estratégica requerida para mantener y preservar la seguridad

interior y exterior del Estado, la integridad del Régimen Constitucional y la Defensa de

los intereses Nacionales.

VISION

Ser el primer Organismo de Inteligencia del País con carácter técnico, Científico,

Profesional y Apolítico y su actuación se basará siempre en los principios de respeto de

los Derechos Humanos y defensa de las libertades públicas.

Deleted: : MARCO

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1. PROBLEMA

La idea central es para que el DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE

SEGURIDAD Seccional Norte de Santander, en desarrollo de sus funciones

constituidas por el Estado, aplique un Procedimiento Técnico Integral con suficiente

claridad, orden y detalle en el registro de datos numéricos, refleje la Gestión

Administrativa y pueda ser instrumento de fiscalización; garantizando la correcta

inversión de los fondos públicos facilitando la interpretación de los Estados Financieros

de la Entidad.

Por medio de este trabajo se pretende demostrar que para subsanar esta deficiencia

administrativa que viene presentando el Departamento en su proceso de consecución de

información para la toma de decisiones, entes de control interno y externo, debe realizar

un esfuerzo en su gestión para obtener un canal de comunicación entre Nivel Central y

Seccional empleando un sistema integrado financieramente a través de las Áreas

Administrativas y financiera, Contabilidad, Tesorería, Almacén, y dicha información se

suficientemente oportuna, veraz y confiable dentro de los principios, normas y técnicas

contables generalmente aceptadas.

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El Departamento Administrativo de Seguridad “DAS”, Seccional Norte de Santander

para el proceso de identificación, registro, preparación y revelación, de sus Estados

Contables, está aplicando el marco conceptual de la Contabilidad Pública y el Catálogo

General de Cuentas del Plan General de Contabilidad Pública, a nivel de documento

fuente. Así mismo, las normas y procedimientos establecidos por la Contaduría General

de la Nación en materia de registro oficial de los libros y preparación de los documentos

soporte.

La organización de la Entidad se encuentra determinada por un Nivel Central y un Nivel

Seccional de tal manera que la información financiera que se genera a nivel seccional, es

agregada a la información del Nivel Central. Esta agregación debe es realizada en forma

automática con cinco de las 28 Seccionales, a través del sistema SEVEN y las demás, son

incorporadas través de archivos planos, información que la procesan con una base de

datos denominada SICODAS, presentándose en dicho proceso limitaciones y deficiencias

de tipo operativo o administrativo en el normal desarrollo contable afectando la

consistencia y ra zonabilidad de las cifras reportadas entre el Nivel Central y Seccional.

Dado que este tipo de procedimiento contable se esta efectuando doble presentación de

información para aquellas Seccionales que se encuentran fuera de línea, el Nivel Central

en su incorporación deberá efectuarla en forma manual y es probable que algunas

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operaciones presenten errores que no pueden ser solucionados a tiempo, pues la seccional

debe esperar a que envíen el respectivo reporte financiero para efectuar su respectiva

conciliación de saldos y si existen diferencias no da tempo a realizar el respectivo ajuste

contable debido al límite de fechas de presentación a la Contaduría General de la Nación.

Por medio de este trabajo, se buscará que los Estados Financieros del Departamento

Administrativo de Seguridad Seccional Norte de Santander, cumplan con los Principios y

Normas de Contabilidad Pública emitidas por la Contaduría General de la Nación,

utilizando dentro de sus Procedimientos de registro de Operaciones Financieras un

Sistema Contable Integrado a Nivel Central y Seccional, de manera tal de que dicha

información procesada sea útil, oportuna y confiable a los Organismos de Control Interno

y Externo.

De tal forma, que el sistema contable integrado constituya un beneficio al Departamento

y los cambios que en éste incidan necesariamente primero a la regulación y adopción de

pautas de acción, pues las entidades evolucionan y sus necesidades de información

oportuna también cambian en el tiempo.

Como también resulta imperativo adecuar un sistema de procesamiento de información a

las exigencias institucionales de gestión, control, toma de decisiones y rendición de

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cuentas, para lo cual se precisa contar con el concurso de todos los miembros de la

sociedad. Por ende, este producto es necesario incorporar un esfuerzo humano y técnico,

con el objeto de suplir todo el conjunto de necesidades y abre la posibilidad a la elevación

de pensamiento contable a través del desarrollo permanente de nuevas ideas, formulas y

aportes. Con esta actualización se busca evaluar el entramado teórico vigente,

determinando la congruencia interna entre postulados –-Principios –Normas, para

determinar la incidencia de los cambios efectuados en el modelo instrumental y en los

procedimientos de contabilidad. 1

2. IDEA CENTRAL DEL TRABAJO

A partir de los siguientes medios de información, se hará una compilación de cierta

cantidad de datos que serán favorables para realizar el estudio, por medio de libros y

documentos de la entidad. Entre ellos se encuentran los siguientes:

PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD PUBLICA Resolución 040 de 1999. La

CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, presenta una versión completa y

actualizada el Plan General de Contabilidad Pública, el cual constituye un documento

básico para la estructuración ordenada, coherente y comprensible de la situación

1 N otas a los Estados Contables del DAS.

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financiera, económica y social y los resultados de las operaciones de los entes públicos

del país.

En él, se compendian y capitalizan las normas, técnicas y procedimientos a emplear y

trata de concebir la contabilidad en un sentido amplio y práctico, de tal manera que la

estructura del sistema contable soporte, contemplando diferentes maneras de administrar

el Estado y propiciando, a su vez, diversos modelos de gestión pública.

Finalmente, esta versión permite alcanzar el objetivo de estructurar una base contable

única de datos para los entes oficiales enmarcando no sólo la contabilidad pública sino su

producto principal, la información, en el ámbito institucional y consolidado para

satisfacción de las necesidades de control y gestión y ante todo para permitir el

acercamiento del Estado hacia los ciudadanos a quienes estimamos como verdaderos

accionistas, origen y destino de la legitimidad. La gobernabilidad y el accionar social y de

servicio que le corresponde cumplir.

DOCTRINA CONTABLE PUBLICA Resolución No. 4444 del 21 de Noviembre de 1995.

Permite conocer la integración presupuestaria, financiera, patrimonial y económica de los

entes públicos, razón por la cual los registros de aprobación y ejecución presupuestal no

pueden considerarse por sí solos.

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En el presente documentos se recopilan los conceptos contables expedidos por Contador

General de la Nación y busca entregar una valiosa herramienta de consulta que permita al

lector adentrarse aún más en la nueva cultura contable dentro del marco del Sistema

Nacional de Contabilidad Pública, y de esta forma permite a la Contaduría General de la

Nación lograr la uniformidad e integración de la información financiera del sector oficial

colombiano.

BELTRÁN PARDO, Luis Carlos. MANUALES DE CONTROL INTERNO PARA LOS

ORGANISMOS DEL ESTADO. Muestra la aplicación de la normatividad organizacional

a cada una de las actividades de los organismos del Estado y métodos para evaluar

permanentemente el sistema de Control Interno.

RESTREPO, Juan Camilo. HACIENDA PUBLICA. El propósito de esta obra es ubicar

el tema de la Contabilidad Pública, como preocupación fundamental en la economía de

los organismos del Estado.

BALANCES DETALLADOS. Con los Balances reportados en el Nivel Central y

Seccional del Departamento Administrativo de Seguridad, se cruzarán sus saldos para

verificar las deficiencias que se presentan por no estar en línea trabajando bajo un mismo

sistema de información.

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CAPITULO II: MARCO CONCEPTUAL

El Departamento Administrativo de Seguridad “DAS”, para el proceso de identificación,

registro, preparación y revelación, de sus Estados Contables, está aplicando el marco

conceptual de la Contabilidad Pública y el Catálogo General de Cuentas del Plan General

de Contabilidad Pública, a nivel de documento fuente. Así mismo, las normas y

procedimientos establecidos por la Contaduría General de la Nación en materia de

registro oficial de los libros y preparación de los documentos soporte. Y aplicó los

criterios y normas de valuación de activos y pasivos, en particular, las relacionadas con

los ajustes por inflación, la determinación de avalúos y la constitución de provisiones, así

como las relacionadas con la contribución de los activos al desarrollo del cometido estatal

tales como las provisiones y las depreciaciones de propiedades, Planta y Equipo que se

efectuó de acuerdo con la Circular Externa No 011 de 1996 de la Contaduría General de

la Nación.

2.1. DE LA INFORMACIÓN CONTABLE PUBLICA.

2.1.1 Definiciones Básicas

Sistema Nacional de Contabilidad Pública. El Sistema Nacional de Contabilidad pública

es el conjunto de políticas, principios, normas y procedimientos técnicos de contabilidad,

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estructurándolos lógicamente, que al interactuar con las operaciones, recursos y

actividades desarrolladas por los entes públicos, generan información necesaria para la

toma de decisiones y el control interno y externo de la administración pública.

2.1.2. Doctrina Contable Pública

Aspectos Metodológicos del Plan General de Contabilidad Pública. La Contabilidad en

el sentido genérico del término se ha caracterizado por recurrir al proceso sistemático

mediante el cual, a partir de entradas –datos y recursos – se obtiene información relativa a

los cambios experimentados por las principales variables que determinan y resultan del

desempeño de un ente, durante períodos específicos de tiempo.

La Contabilidad Pública como una aplicación especializada de la contabilidad, es ante

todo, un sistema de información que procesa datos económicos, sociales, ambientales y

financieros de los entes públicos, con el fin de revelar a través de los estados contables e

informes, la naturaleza y características de sus movimientos o flujos resultantes de

cambios en los montos acumulados de obligaciones y derechos que posee y administran

los entes públicos durante un horizonte temporal determinado.

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La metodología optada para la presente normativa para abordar el diseño del Sistema

Nacional de Contabilidad Pública – SNCP -, es deductiva, con lo cual se parte de analizar

el entorno en el que opera el sistema para deducir, a partir de sus rasgos fundamentales,

los supuestos básicos, principios y reglas que orientan el proceder contable.

En consecuencia, bajo este itinerario lógico deductivo es fundamental comenzar por el

análisis del sector público colombiano, toda vez que el sistema de información opera en

ese ambiente.

Características del Sector Público colombiano. En el sector público existen entes

heterogéneos que realizan diferentes actividades durante un horizonte temporal

determinado; entre otras se pueden citar las relacionadas con el diseño de políticas, las

operaciones de redistribución de rentas y el suministro de bienes y servicios

Está Constituido por un conjunto de definiciones y normas que permiten orientar el

procedimiento contable, desde el reconocimiento de los hechos hasta la revelación de la

información, útil y confiable, para los usuarios, en el logro de sus objetivos tanto del

nivel central como seccional efectuando un cruce de saldos para verificar si la

información es homogénea.

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Y además con la creación de la figura constitucional del Contador Genera de la Nación y

con los posteriores desarrollos en materia de regulación contable para instituciones de

naturaleza pública se debe organizar un tipo de organización de recolección de

información basado en procedimientos y normas contables emanadas por tal figura.

La fijación de parámetros sobre los cuales debe prepararse y revelarse la información

financiera, económica y social en la perspectiva de contribuir como instrumento eficaz,

en la gestión apropiada de los recursos en la planeación y ejecución de políticas y en el

control de las actuaciones administrativas de la entidad, a través de un modelo contable

regido por postulados, principios, normas y procedimientos que deben ser cumplidos por

los organismos que establece el ámbito de aplicación del Plan General de Contabilidad

Pública, y responder a los intereses múltiples usuarios de la información reflejada en los

Estados Contables que resulten de las operaciones ejecutadas por ella.

Los Procedimientos empleados en el registro Contable desarrollado por la Seccional

D.A.S. Norte de Santander constituye un fundamento teórico sobre la cual se sustenta el

ejercicio de la normatividad vigente dentro de la administración de recursos públicos; así

como el resultado de un proceso tendiente a homogenizar los sistemas de información de

financiera, económica y social, con el fin de contribuir la consolidación de información

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necesaria al Nivel Central del Departamento, construcción de indicadores económicos y

control de la Gestión Administrativa.

2.2 CUALIDADES DE LA INFORMACION CONTABLE PUBLICA

El marco conceptual que se aplicará a este problema, será el siguiente:

Postulado de Confianza Pública

El carácter esencial de la gestión pública consiste en garantizar el máximo nivel de

confianza pública para la comunidad, en virtud de la transparencia e independencia del

administrador público frente a su responsabilidad y compromiso social.

La información contable pública contentiva de confianza y utilidad permite que el

hombre y la sociedad acepten o admiten un hecho, informe o suceso del ente público, sin

ninguna reserva de su veracidad y autenticidad.

Postulado de Confiabilidad

Considerando que los usuarios requieren del ente público, información contable para la

toma de sus decisiones de gestión o control, el postulado de confianza se enunc ia de la

siguiente forma:

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La información contable pública, dadas sus características, refleja razonablemente los

hechos financieros, económicos y sociales del ente público, garantiza niveles adecuados

de confiabilidad y constituye herramienta indispensable para la toma de decisiones.

Postulado de Utilidad.

La información contable pública se encuentra inscrita en el entorno jurídico-económico

en que actúa y está orientada a satisfacer las necesidades informativas de sus usuarios.

Fines de la información contable.

Permite medir la gestión de la entidad en la toma de decisiones de índole administrativas,

de planificación y presupuestal.

Que permita y facilite el control interno y externo de la administración para asegurar la

utilidad, oportunidad, eficiencia, eficacia y confiabilidad de la información y de registros

que establezcan controles de legalidad, financiero, gestión y resultados.

Características de la Información contable.

Comprenden condiciones y cualidades con que cuenta la información contable pública

como elementos imprescindibles en procura de satisfacer las necesidades específicas de

los usuarios garantizando niveles máximos de confiabilidad.

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2.2.1 Condiciones.

Debe ser Integra, debe incluir la totalidad de los hechos financieros, económicos y

sociales que afectan a la entidad, con el fin de brindar a los usuarios un prueba exhaustiva

y fidedigna de su gestión. Tal correspondencia viene dadas las cualidades de

racionalidad, precisión y objetividad. Debe ser verificable, susceptible de

comprobaciones exhaustivas o aleatorias internas o externas, que acrediten y confirmen

su procedencia y magnitud, sin perjuicio de observar las normas existentes par el registro

de los hechos y actividades públicas.

Oportuna: Debe estar disponible y suministrarse en un tiempo que tenga capacidad

posible para influir en la toma de decisiones por parte de los usuarios y resultar de un

proceso periódico y programado de producción. Productiva: Debe ofrecer un beneficio

para los usuarios superior a los cotos en que se incurre para su obtención y preparación.

Única: Debe ser más práctica, útil y económica y en el sentido no se pueda sustituir sin

perjuicio de los informes requeridos expresamente por la ley.

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2.2.2. Cualidades

Se entienden como los atributos de carácter sustancial y endógeno que posee la

información contable pública, que permiten diferenciarla de otras clases de información

que resulta ser necesarios para que cumplan con los fines previstos. Como:

• Racionalidad: Se fundamenta en un racionamiento lógico con reglas uniformes y

armónicamente entrelazadas, que resultan de la aplicación de convencionalismos

aceptados.

• Precisa: Se ajusta significativamente a la verdad, sin perjuicio que se observen las

disposiciones especificas que tengan relación con valuación de bienes, medición

de resultados, estimación de pasivos o diferir gastos y en general, disposiciones

que regulen acciones que se ven afectadas por los conceptos de magnitud, calidad,

precio o valor.

• Objetiva: Está basada en hechos existentes o aceptados por un consenso de

observadores competentes e imparciales, sin perjuicio que se apliquen

disposiciones especiales cuando se trate de valuación de activos, estimación de

resultados y consideración de contingencias.

• Pertinente: se centra en los principal, no en lo accesorio, es lo atinente, que viene

al caso que se requiere. Guarda correspondencia de los hechos financieros,

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económicos y sociales, que representa que de tal manera su sola consideración,

que permite satisfacer suficientemente las necesidades de sus usuarios.

• Comprensible: Es accesible a todos sus usuarios con el fin de asegurar un

adecuada utilización, en función de los principales objetivos que debe cumplir el

estado según los dispone las leyes, normas y procedimientos vigentes.

• Comparable: Contiene criterios de uniformidad legal y estandarización formal,

que permiten a los usuarios satisfacer las necesidades de confrontación con el

tiempo.

• Moderada: Se expresa con la cautela, mesura y precaución requeridas, sin

perjuicio del deber de observar, siempre, como mínimo, las exigencias legales y

reglamentarias, propias de la gestión pública.

Dentro del procedimiento contable la entidad debe ceñirse a cinco principios de

contabilidad pública que son:

• Equidad: en atención a la obligación y derechos del estado, la sociedad y los

individuos, la información contenida en los estados contables e informes

complementarios, la información es imparcial. El procedimiento contable público es

un modelo de ecuanimidad, equilibrio, certidumbre y credibilidad.

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• Universalidad: El proceso contable público comprende la totalidad de los hechos

financieros, económicos y sociales del orden público.

• Esencia sobre la forma: el requisito de esencia o realidades jurídicas, económicas y

presupuestal, debe primar sobre el requisito de forma o instrumental, al momento

del reconocimiento de las actividades o hechos del ente público.

• Control: El proceso contable público considerado, integralmente, permite

suministrar en forma eficaz evidencias de los hechos financieros, económicos y

sociales para ejercer el control, en todas sus manifestaciones.

• Cumplimiento de las normas legales: Los hechos financieros, económicos y sociales

del ente público se registran en el proceso contable, previo cumplimiento de la

normatividad vigente y pertinente.

2.3 PRINCIPIOS CONTABLES

La aplicación de los principios contables incluidos en los apartados siguientes deberá

conducir a que las cuentas anuales formuladas con claridad, expresen la imagen fiel del

patrimonio, de la situación financiera, de la ejecución del Presupuesto y de los resultados

de la entidad.

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Cuando la aplicación de los principios contables establecidos en esta norma no sea

suficiente para que las cuentas anuales expresen la imagen fiel mencionada, deberán

suministrarse en la memoria las explicaciones necesarias sobre los principios contables

adicionales aplicados.

En aquellos casos excepcionales en los que la aplicación de un principio contable sea

incompatible con la imagen fiel que deben mostrar las cuentas anuales, se considerará

improcedente dicha aplicación. Todo lo cual se mencionará en la memoria, explicando su

motivación e indicando su influencia sobre el patrimonio, la situación financiera, la

ejecución del Presupuesto y los resultados de la entidad.

La contabilidad de la entidad se desarrollará aplicando obligatoriamente los principios

contables que se indican a continuación:

2.3.1. Principio de entidad contable. Constituye entidad contable todo ente con

personalidad jurídica y Presupuesto propio, que deba formar y rendir cuentas. Cuando las

estructuras organizativas y las necesidades de gestión e información lo requieran podrán

crearse subentidades cuyo sistema contable esté debidamente coordinado con el sistema

central.

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2.3.2. Principio de gestión continuada. Se presume que continúa la actividad por tiempo

indefinido. Por tanto, la aplicación de los presentes principios no irá encaminada a

determinar el valor liquidativo del patrimonio.

2.3.3. Principio de uniformidad. Adoptado un criterio en la aplicación de estos

principios, debe mantenerse uniformemente en el tiempo y en el espacio en tanto en

cuanto no se alteren los supuestos que han motivado la elección de dicho criterio.

Si procede la alteración justificada de los criterios utilizados, debe mencionarse este

extremo indicando los motivos, así como su incidencia cuantitativa y, en su caso,

cualitativa en los estados contables periódicos.

2.3.4. Principio de importancia relativa. La aplicación de estos principios, así como la

de los criterios alternativos que en ocasiones pudieran deducirse de ellos, debe estar

presidida por la consideración de la importancia en términos relativos que los mismos y

sus efectos pudieran presentar. Por consiguiente, puede ser admisible la no aplicación

estricta de algún principio siempre y cuando la importancia relativa en términos

cuantitativos de la variación constatada sea escasamente significativa y no altere, por

tanto, la imagen fiel de la situación patrimonial y de los resultados del sujeto económico.

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La aplicación de este principio no podrá implicar en caso alguno la transgresión de

normas legales.

2.3.5. Principio de registro. Todos los hechos contables deben ser registrados en el

oportuno orden cronológico, sin que puedan existir vacíos, saltos o lagunas en la

información. El registro de los hechos debe efectuarse mediante los procedimientos

técnicos más adecuados a la organización de la entidad contable, de forma que se

garantice la coherencia interna de la información.

2.3.6. Principio de prudencia. De los ingresos sólo deben contabilizarse los

efectivamente realizados a la fecha de cierre del ejercicio; no deben contabilizarse

aquellos que sean potenciales o se encuentren sometidos a condición alguna. Por el

contrario, de los gastos, deben contabilizarse no sólo los efectivamente realizados, sino

también, desde que se tenga conocimiento de ellos, aquellos que supongan riesgos

previsibles o pérdidas eventuales, con origen en el ejercicio o en otro anterior; a estos

efectos deben distinguirse las pérdidas potenciales o reversibles de las realizadas o

irreversibles. No obstante, de acuerdo con la normativa presupuestaria vigente, estos

gastos contabilizados pero no efectivamente realizados, los riesgos y pérdidas, no tendrán

incidencia presupuestaria, sólo repercutirán en el cálculo del resultado económico-

patrimonial.

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2.3.7. Principio de devengo. La imputación temporal de gastos e ingresos debe hacerse

en función de la corriente real de bienes y servicios que los mismos representan, y no en

el momento en que se produzca la corriente monetaria o financiera derivada de aquéllos.

Los gastos e ingresos que surjan de la ejecución del presupuesto se imputarán cuando, de

acuerdo con el procedimiento establecido en cada caso, se dicten los correspondientes

actos administrativos. No obstante, al menos a la fecha de cierre del período, aunque no

hayan sido dictados los mencionados actos administrativos, también deberán reconocerse

en la cuenta del resultado económico-patrimonial los gastos efectivamente realizados por

la entidad hasta dicha fecha.

Si no puede identificarse claramente la corriente real de bienes y servicios se entenderá

que los gastos o los ingresos se han producido cuando se reconozcan los incrementos de

obligaciones o derechos, o las correcciones valorativas que afecten a elementos

patrimoniales.

2.3.8. Principio de imputación de la transacción. La imputación de las transacciones o

hechos contables ha de efectuarse a activos, pasivos, gastos o ingresos anuales o

plurianuales de acuerdo con las reglas establecidas en este Plan de Contabilidad Pública y

demás normas que al efecto se dicten.

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La imputación de las operaciones que deban aplicarse a los Presupuestos de gastos e

ingresos debe efectuarse de acuerdo con los siguientes criterios:

Los gastos e ingresos presupuestarios se imputarán de acuerdo con su naturaleza

económica y, en el caso de los gastos, además, de acuerdo con la finalidad que

con ellos se pretende conseguir. Los gastos e ingresos presupuestarios se

clasificarán, en su caso, atendiendo al órgano encargado de su gestión.

Las obligaciones presupuestarias derivadas de adquisiciones, obras, servicios,

prestaciones o gastos en general se imputarán al Presupuesto del ejercicio en que

éstos se realicen y con cargo a los respectivos créditos; los derechos se

imputarán al Presupuesto del ejercicio en que se reconozcan o liquiden.

En los casos de conflicto entre este principio y el resto de los principios contables

públicos deben prevalecer estos últimos, en especial los principios de registro y de

devengo.

2.3.9. Principio del precio de adquisición. Como norma general, todos los bienes,

derechos y obligaciones deben figurar por su precio de adquisición o coste de producción.

No obstante, las obligaciones deben contabilizarse por su valor de reembolso.

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El principio de precio de adquisición debe respetarse siempre, salvo cuando se autoricen,

por disposición legal, rectificaciones al mismo; en este caso deberá facilitarse cumplida

información.

2.3.10. Principio de correlación de ingresos y gastos. El sistema contable debe poner

de manifiesto la relación entre los gastos realizados por una entidad y los ingresos

necesarios para su financiación.

El resultado económico - patrimonial de un ejercicio estará constituido por la diferencia

entre los ingresos y los gastos económicos realizados en dicho período. El resultado así

calculado representa el ahorro bruto, positivo o negativo.

2.3.11. Principio de no compensación. En ningún caso deben compensarse las partidas

del activo y del pasivo del Balance, ni las de gastos e ingresos que integran la Cuenta del

resultado económico-patrimonial, ni los gastos e ingresos que integran el Estado de

liquidación del Presupuesto. Deben valorarse separadamente los elementos integrantes de

las distintas partidas del activo y del pasivo.

2.3.12. Principio de desafectación. Con carácter general, los ingresos de carácter

presupuestario se destinan a financiar la totalidad de los gastos de dicha naturaleza, sin

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que exista relación directa entre unos y otros. En el supuesto de que determinados gastos

presupuestarios se financien con ingresos presupuestarios específicos a ellos afectados el

sistema contable debe reflejar esta circunstancia y permitir su seguimiento.

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CAPITULO III: MARCO LEGAL

El Departamento Administrativo de Seguridad, como organismo de seguridad presenta

una breve reseña histórica, mediante Decreto No 2872 de 1953, se crea el Departamento

Administrativo del Servicio de Inteligencia Colombiano, “SIC” como un organismo de

inteligencia.

Con el Decreto 3034 de 1953, se le adscribe al “SIC” el Departamento de Investigación

Criminal de la Policía Nacional.

Mediante Decreto No 3316 de 1953, se le asigna al “SIC” Funciones de Control

Migratorio (Funciones de Extranjería actualmente).

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En noviembre de 1954, se solicita a la Interpol, para que el “SIC” sea el representante del

Gobierno Colombiano ante esa Organización.

Con Decreto No 2727 de 1958, se estructura la Investigación y el manejo de inteligencia

siendo estas las funciones principales del Departamento y se le asigna las funciones de

Protección.

Mediante Decreto No 1717 de 1960, se le cambia el nombre de Servicio de Inteligencia

Colombiano “SIC” por el de Departamento Administrativo de Seguridad “D.A.S.”.

Con los Decretos 3169 de 1968, el 625 de 1974 y 512 de 1986, se consolidan las

funciones del Departamento Administrativo de Seguridad “DAS”.

En desarrollo del programa de modernización del Estado Colombiano derivado de la

promulgación de la Constitución Política de 1991, se expidió el Decreto 2110 de 1992,

mediante el cual se adoptó la estructura y funciones que actualmente tiene la Institución.

Con el Decreto 1272 de 2000, se adiciona el Decreto 218 con el cual modifica la

estructura del Departamento Administrativo de Seguridad – DAS.

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3.1 LEGISLACION APLICABLE A LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Los procedimientos contables para la elaboración de Estados Financieros están regidos

por leyes emanadas por el Estado para garantizar y conservar un equilibrio en la

información financiera procesada por la entidad.

Constitución Política Colombiana. Para conocer las normas que rigen el sistema

financiero y contable de los organismos y entidades del Estado.

Decreto 1282 del 19 de Junio de 2002, que Reglamenta la Ley 716 del 24 de diciembre

de 2002. La cual permite a las entidades y organismos del sector público depurar y

establecer la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afecten el patrimonio

público que permitan dar confiabilidad a la información financiera.

Decreto 111 de 1996. Estatuto Orgánico del Presupuesto. Todas las disposiciones en

materia presupuestal deben sujetarse a las prescripciones contenidas en este Estatuto que

regula el sistema presupuestal.

Plan de Operaciones. Creado por la Subdirección Financiera del Departamento

Administrativo de Seguridad en el cual se aplican procedimientos contables en su manejo

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de bienes, fondos y demás operaciones resultante del normal desarrollo de su gestión

administrativa.

3.2. AMBITO DE APLICACION DEL PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD

PUBLICA

Extracto.

“(...) Por mandato del Art.354 de la Constitución Política de 1991, se le asignó le

asignaron al Contador General de la Nación las funciones de uniformar, centralizar y

consolidar la contabilidad pública, elaborar el balance general y determinar los

principios, políticas y normas contables que deben regir en el país (...)”

“(...)El Contador General de la Nación, por querer del Constituyente es la autoridad

reguladora, lo cual implica que en principio es la única autoridad que tiene la facultad

reglamentaria en material de contabilidad pública, en la misma condición y jerarquía

de otras autoridades constitucionales (...)”.

Concepto.

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Como se desprende con palmaria claridad del título del proyecto de la ley aludido, “ por

la cual se desarrolla el Art.354 de la constitución política se crea la Contaduría General

de la Nación... y se dictan otras disposiciones” se fija plenamente su objeto y en su

contenido se desarrolla los temas que a juicio del Gobierno Nacional y el legislador se

corresponden con el mandato constitucional.

De otra parte, de manera reiterada ha sostenido este Despacho, en diversos conceptos,

que en atención a la naturaleza especial establecida por el que en principio es la única que

tiene la facultad reglamentaria en materia de contabilidad pública, en la misma condición

y jerarquía que otras autoridades constitucionales, verbi gracia, el Presidente de la

República, El Banco de la Republica y la Comisión Nacional de Televisión.

El Contador General de la Nación en virtud de las anteriores facultades, por medio de la

Resolución Numero 4444 del 21 de Noviembre de 1995, aprobó y adoptó el primer Plan

General de Contabilidad Pública, en la aque se definió de manera expresa qué se debe

entender por Informes del Tesoro y dela Hacienda, así:

3 Normas Técnicas de Contabilidad Pública

3 Normas Técnicas Relativas a los Estados Contables e informes complementarios.

3 Estados Contables del ente público.

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3 Informes complementarios o específicos.

Revelan una situación particular de los flujos asociados con las operaciones y

actividades desarrolladas por el ente público con un objeto especial, para su uso y el de

los demás usuarios de información. Deben prepararse y presentarse en forma comparativa

con el período inmediatamente anterior. Entre ellos están:

4 Informe del tesoro. Revela la liquidez den ente público, representada

por las disponibilidades de efectivo y los derechos de cobro ciertos,

frente a las obligaciones exigibles en el corto plazo.

4 Informe de Hacienda. Revela los bienes y derechos, de poca liquidez y

limitada negociabilidad, frente a las obligaciones que son exigibles a

mediano y largo plazo, con el propósito de establecer la situación del

patrimonio público. Son bienes y derechos de limitada negociabilidad

los empleados en el desarrollo de la actividad financiera, económica y

social del ente público o aquellos sin tener esta naturaleza, son ciertos,

reconocibles y medibles.

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3.3 Información que debe presentarse a la Contaduría General de la Nación

Extracto.

“(...) el numeral 5.6 del PGCP, relativo a las Normas Generales de Contabilidad

Pública, establece en lo que tiene que ver con la Revelación Plena: (...) “Estados

Contables e informes complementarios de los entes públicos deben contener la

información y discriminación básica y adicional (...)”

Concepto

Es importante considerar que la información suministrada a la Contaduría General de la

Nación debe hacerse a nivel de subcuentas con el objeto de consolidación se pueda

determinar las operaciones recíprocas llevadas a cabo por ente público para realizar las

eliminaciones que sean necesarias, por lo que el registro de las operaciones deben

efectuarse a nivel de subcuentas y así sedará aplicación al Artículo 10 de la Ley 43 de

1993, reglamentaria del ejercicio profesional de la Contaduría Pública, que en lo

pertinente dice:

“(...) Tratándose de balances, se presumirá además que los saldos se han tomado

fielmente de los libros, que éstos se ajustan a las normas legales y que las cifras

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registradas en ellos reflejan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera en

la fecha del balance. (Negrilla fuera de texto)

En este mismo contexto el numeral 5.6 del PGCP, relativo a las Normas Generales de

Contabilidad Pública, establece en lo que tiene que ver con la Revelación Plena:

“(...) Los Estados Contables e informes complementarios de los entes públicos deben

contener la información y discriminación básica y adicional quesea necesaria para una

adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de la situación financiera, económica y

social, de los resultados de su actividad, de los flujos monetarios y de los recursos

obtenidos y aplicados.

Basados en lo anterior, este despacho adoptó lo establecido en el numeral 2.1 de la

Circular Externa 007 del 11 de Abril de 1996. Sin emb argo, actualmente se lleva a cabo

el proceso de revisión de la norma citada con el fin de determinar su funcionalidad y de

acuerdo con las conclusiones que se obtengan se procederá de conformidad.

Flexibilidad del PGCP

Extracto.

“(...) presenta una estructura que facilita la incorporación de los hechos que se derivan

de la evolución financiera, económica y social del ente público (...)”

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Concepto.

En cuanto a la flexibilidad del PGCP, precisamente ésta es una de sus características,

como lo establece el numeral 3.3 en el sentido que presenta una estructura que facilita la

incorporación de los hechos que se derivan de la evolución financiera, económica y

social del sector público”. Así mismo la codificación propuesta en el Catalogo General de

Cuentas, suficientemente flexible, contempla el grado de detalle requerido por los

usuarios de los diferentes sectores y reúne las condiciones técnicas necesarias para la

elaboración de los estados contables e informes complementarios, los cuales constituirán

la base de datos de la Administración pública.

Con respecto a las normas contables que menciona, permítame aclarar que la ley 43 de

1990 no se ha expedido decretos reglamentarios, dicha ley se refiere al ejercicio

profesional de la Contaduría Pública. El Decreto 2160 de 1986, el cual fue derogado, así

como el Decreto 2649 de 1993 son normas expedidas para regular las normas de los

comerciantes, puesto que éstos los que están obligados a llevar contabilidad según lo

establece el numeral 3º. Del Art.19 del Código de Comercio.

Decreto 2649 de 1993.

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Artículo 2º. Ambito de Aplicación. El presente decreto debe ser aplicado por todas las

personas que de acuerdo con la ley estén obligadas a llevar contabilidad. (...)

Código de Comercio.

Artículo 19º. Es obligación de todo comerciante:

2. Llevar contabilidad regular de los negocios conforme a la prescripciones legales

(...).

Con anterioridad a la expedición de la Constitución Política de 1991, el ente regulador de

la contabilidad pública era la Contraloría General de la República y en ejercicio de esa

facultad autorizó la aplicación de múltiples planes de cuentas además de la diversidad de

normas que le permitió ejercer su función de control fiscal.

3.4. PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES.

Extracto.

“(...) Los Estados Cont ables definidos en el Plan General de Contabilidad Pública, son

de carácter general y de naturaleza cualitativa (...)

Concepto.

Los Estados Contables e informes complementarios como producto del proceso contable

y en cumplimiento de fines financieros, económicos y sociales deben ser consistentes con

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los postulados de confiabilidad y utilidad en la información para atender propósitos de

cultura ciudadana, gestión, control y análisis.

Los Estados Contables definidos en el Plan General de Contabilidad Pública son de

carácter general y de naturaleza cualitativa tales como Estados de Objetivos, Cuadro de

Mandos y Tablero de Control y de naturaleza cuantitativa como el Balance General,

Estado de Actividad económica y social, Estado de Valor Agregado, Estado de

Rentabilidad Pública y Notas a los Estados Contables.

Las Notas a los Estados Contables forman parte integral de los mismos tienen por objeto

revelar la información adicional necesaria de los hechos financieros, económicos y

sociales revelantes, según circular 14 de Diciembre 17 de 1996, se clasifican en general y

específico.

Conservación, custodia y tenencia de los Libros.

Extracto.

El ente público está obligado a conservar los libros de contabilidad, comprobantes de

contabilidad y documentos soporte, para la justificación y comprobación de las

operaciones que han sido objeto de registro (...)

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Concepto.

Con respecto a la conservación, custodia y tenencia de libros, comprobantes y soportes

que forman parte integrar de la contabilidad pública, este ha establecido que:

“El ente publico está obligado a conservar los libros de contabilidad, comprobantes de

contabilidad y documento soporte, para la justificación y comprobación de las

operaciones que han sido objeto de registro. Para su conservación y con el fín de

prescindir del documento en papel, podrá reproducirse a través de microfilmes o

microfichas”. (...)

3. 5 CARACTERISTICAS DE LA INFORMACION CONTABLE PUBLICA

Igualmente el P.G.C.P. en el numeral 5.4 determina las características que deben cumplir

la información contable pública de acuerdo a una de las condiciones y cualidades

desarrolladas con base en postulados de confiabilidad y utilidad. Para el caso que usted

plantea con respecto a la información contenida en el sistema de información comercial y

el sistema de información financiera, considero importante tener en cuenta los numerales

5.4.1 y 5.4.1.1 que a continuación describo:

5.4.1 Condiciones.

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Constituyen los requisitos mínimos que deben reunir la información contable pública y

que permiten delimitar su aplicabilidad, para el logro de los postulados propuestos. Por

definición poseen un carácter necesario y exógeno.

5.41.1. Del Postulado de confiabilidad de la información contable pública.

Integra. Debe incluir la totalidad de los hechos financieros, económicos y sociales que

afectan a un ente público, con el fin de brindar a los usuarios una prueba exhaustiva y

fidedigna de su gestión. Tal correspondencia razonable viene dada por las cualidades de

racionalidad, precisión y objetividad.

Verificable. Debe ser susceptible de comprobaciones exhaustivas o aleatorias, internas o

externas, que acrediten y confirmen su procedencia y magnitud, sin perjuicio de observar

las normas existentes para el registro de los hechos o actividades en públicas” (...)

Así mismo la Circular Externa mencionada determina las formalidades de los libros de

contabilidad, documento soporte y comprobantes de contabilidad, entre otros aspectos.

En el mismo sentido es importante tener en cuenta que para el proceso contable existen

principios de Contabilidad Pública, los cuales esencialmente conceptos básicos y pautas

generales para su orientación e ilustración, así como para analizar e interpretar la

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información relativa a los asuntos y actividades del ente público. Dentro de los

Principios de Contabilidad Pública, los cuales constituyen esencialmente conceptos

básicos y pautas generales para su orientación e ilustración, así como para analizar e

interpretarla información relativa a los asuntos y actividades del ente público. Dentro de

los Principios cabe destacar el de Esencia sobre Forma, el cual establece:

“El requisito de esencia o realidades jurídica, económica y presupuestal debe primar

sobre el requisito de forma instrumental, al momento de reconocimiento de las

actividades o hechos del ente público” (...).

Es decir, que si la captura de información (lectura de medidores) para causar la venta de

servicios que presta la Empresa se efectúa en medio magnético y esta forma de lectura

sirva para registrar contablemente las transacciones y demás sucesos que sea necesario

reflejar, este Despacho no encuentra objeción alguna al medio utilizado. Por cuanto es

mas importante la sustancia de la transacción materializada en el registro contable.2

3.6. LEY 716 DE 2001 Por la cual se expiden normas para el saneamiento de la información contable en el sector

público y se dictan disposiciones en materia tributaria y otras disposiciones.

El Congreso de Colombia

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DECRETA:

Artículo 1o. Del objeto. La presente ley regula la obligatoriedad de los entes del sector

público de adelantar las gestiones administrativas necesarias para depurar la información

contable, de manera que en los estados financieros se revele en forma fidedigna la

realidad económica, financiera y patrimonial de las entidades públicas.

Para el efecto, deberá establecerse la existencia real de bienes, derechos y obligaciones,

que afectan el patrimonio público depurando y castigando los valores que presentan un

estado de cobranza o pago incierto, para proceder, si fuera el caso a su eliminación o

incorporación de conformidad con los lineamientos de la presente ley.

Artículo 2o. Campo de aplicación. Comprende los organismos que conforman las

distintas ramas del poder público en el nivel nacional; las entidades de control,

organismos electorales, entidades y organismos estatales sujetos a régimen especial,

entidades descentralizadas territorialmente o por servicios y cualquier otra entidad que

maneje o administre recursos públicos y sólo en lo relacionado con estos; siempre y

cuando hagan parte del Balance General del sector público.

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Artículo 3o. Gestión administrativa. Las entidades públicas tendrán que adelantar la

gestión administrativa necesaria, para allegar la información y documentación suficiente

y pertinente que acredite la realidad y existencia de las operaciones para proceder a

establecer los saldos objeto de depuración.

Artículo 4o. Depuración de saldos contables.

Las entidades públicas depurarán los valores contables que resulten de la actuación

anterior, cuando corresponda a alguna de las siguientes condiciones:

a) Los valores que afectan la situación patrimonial y no representan derechos, bienes u

obligaciones ciertos para la entidad;

b) Los derechos u obligaciones que no obstante su existencia no es posible ejercer los

derechos por jurisdicción coactiva;

c) Que correspondan a derechos u obligaciones con una antigüedad tal que no es posible

ejercer su exigibilidad, por cuanto operan los fenómenos de prescripción o

caducidad;

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d) Los derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idóneos que permitan

adelantar los procedimientos pertinentes para su cobro o pago;

e) Cuando no haya sido posible legalmente imputarle a persona alguna el valor por

pérdida de los bienes o derechos; f) Cuando evaluada y establecida la relación

costo beneficio resulte más oneroso adelantar el proceso de que se trate.

Parágrafo 1o. Para efectos del cumplimiento de lo dispuesto en este artículo, las entidades

podrán contratar con contadores públicos, firmas de contadores o con universidades que

tengan facultad de contaduría pública debidamente reconocida por el Gobierno Nacional,

la realización del proceso de depuración contable.

Parágrafo 2o. Los derechos y obligaciones de que trata el presente Artículo se depurarán

de los registros contables de las entidades públicas hasta por una cuantía igual a cinco (5)

salarios mínimos legales mensuales vigentes, para lo cual sólo se requerirá de prueba

sumaria de su existencia.

En las entidades del sector central el Go bierno Nacional señalará los topes para cada

entidad de acuerdo con el monto de los valores contables objeto de depuración y las

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condiciones para que dicha depuración proceda. Para las entidades descentralizadas, la

competencia para el efecto recae en el máximo organismo colegiado de dirección.

Parágrafo 3o. Cada entidad deberá publicar semestralmente un boletín, en medios

impresos o magnéticos, que contenga la relación de todos los deudores morosos que no

tengan acuerdo de pago vigente de conformidad con las normas establecidas para el

efecto.

Las personas que aparezcan relacionadas en el Boletín de deudores morosos no podrán

celebrar contratos con el Estado, ni tomar posesión de cargos públicos, hasta tanto no

demuestren la cancelación de la totalidad de las obligaciones contraídas con el Estado o

acrediten la vigencia de un acuerdo de pago. La vigilancia del cumplimiento de lo aquí

estipulado estará a cargo de la Contraloría General de la República.

Artículo 5o. Competencia y responsabilidad administrativa. La responsabilidad sobre la

depuración de los valores contables estará a cargo del Jefe o Director de la entidad;

tratándose de entidades del sector central de conformidad con la reglamentación que para

el efecto expida el Gobierno Nacional.

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En los organismos descentralizados de los distintos órdenes la competencia recaerá sobre

el máximo organismo colegiado de dirección, llámese consejo directivo, junta directiva,

consejo superior o quienes hagan sus veces y por el director, el gerente o el presidente,

según se denomine.

Parágrafo 1o. Los Jefes o Directores de entidades y los comités, juntas o consejos

directivos deberán informar detalladamente una vez finalizado el proceso de depuración

al Congreso de la República, asambleas departamentales y concejos municipales y

distritales sobre el resultado de la gestión realizada para el cumplimiento de la presente

ley, cuando se deriven de actuaciones en el sector nacional, departamental, distrital y

municipal respectivamente.

Parágrafo 2o. Los servidores públicos competentes serán responsables administrativa y

disciplinariamente en el evento en que la entidad pública que representan, no haya

utilizado o haya utilizado indebidamente, las facultades otorgadas por la presente ley para

sanear la información contable pública y revelar en forma fidedigna su realidad

económica y financiera.

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Artículo 6o. Acciones complementarias. Los términos de la presente ley no sustituyen el

ejercicio de las acciones legales pertinentes que se desprendan por la acción irregular u

omisión de los deberes y responsabilidades de los servidores públicos o terceros

involucrados.

Artículo 7o. Procedimiento. La Contaduría General de la Nación establecerá los

procedimientos, para el registro contable de las operaciones que se deriven de la

aplicación de la presente ley.

Artículo 8o. Vigilancia y control. Las oficinas y Jefes de Control Interno, Auditores o

quien haga sus veces de conformidad con lo establecido en los artículos 2o, 3o y 12, de la

Ley 87 de 1993, deberán evaluar en forma separada, independiente y objetiva el

cumplimiento de la presente ley, informando a la máxima autoridad competente del

organismo o entidad sobre las deficiencias o irregularidades encontradas. Los Organos de

control fiscal, en el ámbito de su jurisdicción, revisarán y evaluarán la gestión, los

estudios, documentos y resultados que amparan las acciones y decisiones de las entidades

Públicas en aplicación de la presente ley.

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Artículo 9o. Prevalencia. Lo dispuesto en la presente ley se aplica de preferencia sobre

las disposiciones especiales previstas para las entidades públicas.

Artículo 10. Depuración de inventarios.

Las mercancías que se encuentran almacenadas en depósitos bajo responsabilidad de la

DIAN, a junio 30 de 2000, sin que sobre las mismas se haya iniciado investigación o

proceso administrativo o no hayan sido reclamadas, podrán ser objeto de disposición a

través de donación, asignación, destrucción o venta, según corresponda.

El Gobierno Nacional reglamentará el procedimiento para hacer efectiva la aplicación de

la presente norma.

Artículo 11. Bienes recibidos como dación en pago. Los bienes muebles e inmuebles

entregados a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales a título de dación en pago,

dentro de los procesos concursales y de liquidación forzosa administrativa de las

instituciones financieras vigiladas por la Superintendencia Bancaria, darán lugar a que se

supriman de los registros contables y de la cuenta corriente del deudor, las obligaciones

que figuren a su cargo.

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La DIAN podrá entregar en consignación a la Central de Inversiones S. A., o a cualquier

otra entidad que autorice el Ministerio de Hacienda, los bienes muebles o inmuebles

recibidos en dación en pago en los términos previstos en el inciso anterior. Para el manejo

de dichos bienes, la entidad consignataria deberá constituir una cuenta especial a nombre

de la Dirección Nacional del Tesoro.

El Gobierno Nacional reglamentará la aplicación del presente artículo.

Artículo 12. Modifícase el Artículo 499 del Estatuto Tributario, el cual quedará así:

Artículo 499. Régimen simplificado para comerciantes minoristas. Para todos

los efectos del Impuesto sobre las Ventas, IVA, deben inscribirse en el

régimen simplificado las personas naturales comerciantes minoristas o

detallistas cuyas ventas estén gravadas, cuando hayan obtenido en el año

inmediatamente anterior ingresos brutos provenientes de su actividad

comercial por un valor inferior a cuatrocientos (400) salarios mínimos legales

mensuales vigentes y tengan un establecimiento de comercio, oficina, sede,

local o negocio donde ejerzan su actividad.

Concepto Especial Diario Oficial 44.717 - 10

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Artículo 13. Se incluye un Artículo nuevo al estatuto tributario, así:

Artículo 499-1. Régimen simplificado para prestadores de servicios. Para todos

los efectos del Impuesto sobre las Ventas, IVA, deben inscribirse en el régimen

simplificado las personas naturales que presten servicios gravados, cuando hayan

obtenido en el año inmediatamente anterior ingresos brutos provenientes de su

actividad por un valor inferior a doscientos sesenta y siete (267) salarios

mínimos legales mensuales vigentes y tengan un establecimiento de comercio,

oficina, sede, local o negocio donde ejerzan su actividad. Parágrafo. Los

profesionales independientes, que realicen operaciones excluidas del impuesto

sobre las ventas, deben cumplir con las obligaciones formales previstas en el

Artículo 506 del Estatuto tributario.

Concepto Especial Diario Oficial 44.717 - 10

Artículo 14. Se adiciona un parágrafo transitorio al Artículo 505 del Estatuto Tributario,

en los siguientes términos: Parágrafo transitorio. Los responsables del Impuesto sobre las

Ventas que durante el año 2001 se hayan inscrito como pertenecientes al régimen común,

y hayan obtenido durante dicho año ingresos brutos provenientes de su actividad por un

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valor inferior a los previstos en los artículos 499 y 499-1 del Estatuto Tributario, podrán

solicitar antes del 31 de marzo del año 2002 a la Administración de Impuestos Nacionales

de su jurisdicción, su reclasificación al régimen simplificado, sin perjuicio de la facultad

que tienen las autoridades tributarias de hacer las comprobaciones pertinentes.

Una vez presentada la solicitud, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN,

tendrá seis (6) meses para reclasificar al contribuyente si a ello hubiere lugar. Si

transcurrido este término no se ha proferido el acto administrativo pertinente operará el

silencio administrativo positivo.

Artículo 15. Adiciónase el Artículo 618-1 del Estatuto Tributario con el siguiente

parágrafo transitorio:

Parágrafo transitorio. Hasta el 31 de diciembre del año 2002, la Dirección de Impuestos y

Aduanas Nacionales podrá realizar rifas, sorteos o concursos dirigidos a los responsables

del régimen simplificado, que durante los años 2001 y 2002 cumplan con las obligaciones

legalmente previstas para dicho régimen.

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El procedimiento para la realización de estos concursos, rifas o sorteos se sujetará a lo

previsto en el presente artículo.

Artículo 16. Adiciónase el Artículo 555-1 del Estatuto Tributario con los siguientes

incisos y un parágrafo transitorio:

Las cámaras de comercio, una vez asignada la matrícula mercantil, deberán solicitar a

más tardar dentro de los dos (2) días calendario siguientes la expedición del Número de

Identificación Tributaria, NIT, del matriculado a la Administración de Impuestos

Nacionales competente, con el fin de incorporar, para todos los efectos legales, dicha

identificación a la matrícula mercantil.

En las certificaciones de existencia y representación y en los certificados de matrícula

siempre se indicará el número de identificación tributaria. El incumplimiento de esta

obligación por parte de las cámaras de comercio acarreará la sanción prevista en el

Artículo 651 del Estatuto Tributario.

Las personas no obligadas a inscribirse en el registro mercantil, y que de acuerdo con la

ley tributaria tengan obligaciones con la Administración de Impuestos Nacionales de su

jurisdicción, deberán tramitar su inscripción en el Registro Unico Tributario (RUT) y

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obtener s u Número de Identificación Tributaria (NIT) ante la respectiva Administración

Tributaria.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá celebrar convenios con las

cámaras de comercio con el fin de asignar a través de medios electrónicos el Número de

Identificación Tributaria (NIT). Parágrafo transitorio. Dentro de los tres meses siguientes

a la vigencia de la presente ley, todas las personas actualmente inscritas en el registro

mercantil, deberán informar a la cámara de comercio donde se encuentren inscritas el

número de identificación tributaria (NIT) que le haya asignado la Dirección de Impuestos

y Aduanas Nacionales.

El incumplimiento de esta obligación da lugar a la imposición de la sanción prevista en el

Artículo 37 del Código de Comercio.

Artículo 17. El límite de gastos previstos en el Artículo noveno de la Ley 617 de 2000

para el año 2001, seguirá en forma permanente, adicionando con las cuotas de auditaje de

las empresas industriales y comerc iales del estado, áreas metropolitanas, empresas de

servicios y sociedades de economía mixta. Los establecimientos públicos hacen parte del

presupuesto del departamento.

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Artículo 18. Modifíquese el parágrafo 2o del Artículo 424 del Estatuto Tributario, el cual

quedará así:

Parágrafo 2o. Las materias primas químicas con destino a la producción de

medicamentos de las posiciones 29.36, 29.41, 30.01, 30.03, 30.04 y 30.06, así como las

materias primas químicas de los plaguicidas e insecticidas de la partida 38.08 quedarán

excluidas del IVA.

Artículo 19. Las personas que dentro del año siguiente a la vigencia de la presente ley se

pongan al día en obligaciones por cuya causa hubieren sido reportadas a los bancos de

datos de que trata este Artículo tendrán un alivio consistente en la caducidad inmediata de

la información negativa histórica, sin importar el monto de la obligación e

independientemente de si el pago se produce judicial o extrajudicialmente. La Defensoría

del Pueblo velará por el cumplimiento de esta norma.

Conc.: Decreto 181 de 2002

Artículo 20. Adiciónese un parágrafo al Artículo 147 del Estatuto Tributario, el cual

quedará así: Parágrafo 2o. En casos especiales el Director de Impuestos y Aduanas

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Nacionales podrá autorizar a las sociedades la compensación de las pérdidas fiscales

sufridas en cualquier año o periodo gravable, con las rentas líquidas que obtuvieren

dentro de los siete periodos gravables siguientes, en ningún caso, serán deducibles las

pérdidas originadas en la venta de activos fijos, a los que se les amplía el plazo por dos

años.

Las pérdidas de las sociedades además de no ser trasladables a los socios, tampoco lo

serán respecto de las sociedades absorbentes o de las que resulten de una fusión cuando la

actividad generadora de renta de la sociedad absorbida o fusionada sea distinto. En todo

caso para que las pérdidas, sean admitidas tendrán que cumplir con todos los requisitos

legales y en particular con la condición de tener relación de causalidad con la actividad

productora de rentas.

En todos los casos en que la Administración de Impuestos Nacionales encuentre indicios

sobre la improcedencia de las pérdidas fiscales declaradas o compensadas por el

contribuyente, el término de firmeza de las declaraciones de rentas correspondientes a los

años gravables en que se originen y compensen las pérdidas, será de cinco años siempre y

cuando se compruebe la improcedencia.

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Artículo 21. Vigencia y derogatorias. La presente ley rige a partir de la fecha de su

publicación y será aplicable a los valores contables que se encuentren registrados en los

estados financieros a 31 de diciembre de 2000, sin perjuicio de las revisiones que por ley

le corresponden a la Comisión Legal de Cuentas.

La vigencia será hasta el 31 de diciembre de los dos (2) años siguientes a la fecha de su

publicación, con excepción de los artículos décimo (10) al dieciséis (16), y deroga las

normas que le sean contrarias, en especial el numeral segundo del Artículo 506 del

Estatuto Tributario y el Artículo 850-1 del Estatuto Tributario.

3.7 Ley 111 de 1996. ESTATUTO GENERAL DEL PRESUPUESTO.

El Estatuto Orgánico del Presupuesto, será el siguiente:

DEL SISTEMA PRESUPUESTAL

ARTICULO 1o. Estatuto Orgánico del Presupuesto. La presente ley constituye el

Estatuto Orgánico del Presupuesto General de la Nación a que se refiere el artículo 352

de la Constitución Política. En consecuencia, todas las disposiciones en materia

presupuestal deben ceñirse a las prescripciones contenidas en este Estatuto que regula el

sistema presupuestal (Ley 38/89, artículo 1o.; Ley 179/94, artículo 55, inciso 1o.).

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ARTICULO 2o. Ley Orgánica del Presupuesto. Esta Ley Orgánica del Presupuesto, su

reglamento, las disposiciones legales que ésta expresamente autorice, además de lo

señalado en la Constitución, serán las únicas que podrán regular la programación,

elaboración, presentación, aprobación, modificación y ejecución del presupuesto, así

como la capacidad de contratación y la definición del gasto público social. En

consecuencia, todos los aspectos atinentes a estas áreas en otras legislaciones quedan

derogados y los que se dicten no tendrán ningún efecto (Ley 179/94, artículo 64).

ARTICULO 3o. Cobertura del estatuto. Consta de dos (2) niveles: un primer nivel que

corresponde al Presupuesto General de la Nación, compuesto por los presupuestos de los

establecimientos públicos del orden nacional y el presupuesto nacional.

El presupuesto nacional comprende las ramas legislativa y judicial, el Ministerio Público,

la Contraloría General de la República, la organización electoral, y la rama ejecutiva del

nivel nacional, con excepción de los establecimientos públicos, las empresas industriales

y Comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta.

Un segundo nivel, que incluye la fijación de metas financieras a todo el sector público y

la distribución de los excedentes financieros de las empresas industriales y comerciales

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del Estado, de las sociedades de economía mixta con régimen de aquéllas, sin perjuicio

de la autonomía que la Constitución y la ley les otorga.

A las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta

con régimen de aquéllas se les aplicarán las normas que expresamente las mencione. (Ley

38/89, artículo 2o., Ley 179/94 artículo 1o.).

ARTICULO 4o.*(EXEQUIBLE). Aplicación a personas cuyo patrimonio este

constituido por fondos públicos.

Para efectos presupuestales, todas las personas jurídicas públicas del orden nacional,

cuyo patrimonio esté constituido por fondos públicos y no sean empresas industriales y

comerciales del Estado o sociedades de economía mixta o asimiladas a éstas por la ley de

la República, se les aplicarán las disposiciones que rigen para los establecimientos

públicos del orden nacional (Ley 179/94, artículo 63).

*La Corte Constitucional en sentencia C-220-97, declaró EXEQUIBLE este artículo

"en el entendido de que sus disposiciones no son aplicables a las Universidades del

Estado, cuyo régimen presupuestal es el ordenado por las normas de la ley 30 de 1992,

y aquellas del Estatuto Orgánico del presupuesto que no vulneran el núcleo esencial de

la autonomía que les reconoció el artículo 69 de la Constitución Política".

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ARTICULO 5o. Aplicación a empresas de servicios públicos domiciliarios. Las

empresas de servicios públicos domiciliarios en cuyo capital la Nación sus entidades

descentralizadas posean el 90% o más, tendrán para efectos presupuéstales el régimen de

las empresas industriales comerciales del Estado.

Para los mismos efectos, las empresas sociales del Estado del orden nacional que

constituyan una categoría especial de entidad pública descentralizada, se sujetarán al

régimen de las empresas industriales y comerciales del Estado (Ley 225/95, artículo 11).

ARTICULO 6o. Sistema presupuestal. Está constituido por un plan financie ro, por un

plan operativo anual de inversiones y por el presupuesto anual de la Nación (Ley 38/89,

artículo 3o., Ley 179/94, artículo 55, inciso 5o.).

ARTICULO 7o. EL Plan Financiero. Es un instrumento de planificación y gestión

financiera sector público, que tiene como base las operaciones efectivas de las entidades

cuyo eje cambiario, monetario y fiscal sea de tal magnitud que amerite incluirlas en el

plan. Tomen consideración las previsiones de ingresos, gastos, déficit y su financiación

compatibles con el Programa Anual de Caja y las políticas cambiaría y monetaria (Ley

38/89, artículo 4o. Ley 179/94, artículo 55, inciso 5o.).

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ARTICULO 8o. Plan Operativo Anual de Inversiones. El Plan Operativo Anual de

Inversiones señalará los proyectos de inversión clasificados por sectores, órganos y

programas. Este plan guardará concordancia con el Plan Nacional de Inversiones. El

Departamento Nacional de Planeación preparará un informe regional y departamental del

presupuesto inversión para discusión en las comisiones económicas de Senado y Cámara

de Representantes (Ley 38/89 artículo 5o. Ley 179/94, artículo 2o.).

ARTICULO 9o. Banco Nacional de Programas y Proyectos. Es un conjunto de

actividades seleccionadas como viables, previamente evaluadas social, técnica,

económicamente y registradas sistematizadas en el Departamento Nacional de

Planeación.

En el plazo de un año y a partir de la vigencia de la presente ley, el Departamento

nacional de Planeación conjuntamente con el Fondo Nacional de Proyectos para el

Desarrollo deberán reglamentar el funcionamiento del Banco Nacional de Programas y

Proyectos.

Los proyectos de inversión para el apoyo regional autorizados por la ley formarán parte

del Banco Nacional de Programas y Proyectos (Ley 38/89, artículo 32. Ley 179/94,

artículo 55, inciso 12).

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ARTICULO 10. Ley Anual del Presupuesto General de la Nación. La ley anual sobre

el Presupuesto General de la Nación es el instrumento para el cumplimiento de los planes

y programas de desarrollo económico y social (Ley 38/89, artículo 6o.).

ARTICULO 11. Partes del Presupuesto General de la Nación. El Presupuesto General

de la Nación se compone de las siguientes partes:

a) El Presupuesto de Rentas contendrá la estimación de los ingresos corrientes de la

Nación; de las contribuciones parafiscales cuando sean administradas por un órgano que

haga parte del presupuesto, de los fondos especiales, de los recursos de capital y de los

ingresos de los establecimientos públicos del orden nacional.

b) El Presupuesto de Gastos o Ley de Apropiaciones. Incluirá las apropiaciones para la

rama judicial, la rama legislativa, la Fiscalía General de la Nación, la Procuraduría

General de la Nación, la Defensoría del Pueblo, la Contraloría General de la República, la

Registraduría Nacional del Estado Civil que incluye el Consejo Nacional Electoral, los

ministerios, los departamentos administrativos, los establecimientos públicos y la Policía

Nacional, distinguiendo entre gastos de funcionamiento, servicio de la deuda pública y

gastos de inversión, clasificados y detallados en la forma que indiquen los reglamentos.

c) Disposiciones generales. Corresponde a las normas tendientes a asegurar la correcta

ejecución del Presupuesto General de la Nación, las cuales regirán únicamente para el

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año fiscal para el cual se expidan (Ley 38/89, artículo 7o. Ley 179/94, artículos 3o., 16 y

71. Ley 225/95, artículo 1o.).

DE LOS PRINCIPIOS DEL SISTEMA PRESUPUESTAL

ARTICULO 12. Principios del sistema presupuestal . Los principios del sistema

presupuestal son: la planificación, la anualidad, la universalidad, la unidad de caja, la

programación integral, la especialización, inembargabilidad, la coherencia

macroeconómica y la hemeóstasis (Ley 38/89, artículo 8o. Ley 179/94, artículo 4o.).

ARTICULO 13. Planificación. El Presupuesto General de la Nación deberá guardar

concordancia con los contenidos del Plan Nacional de Desarrollo, del Plan Nacional de

Inversiones, del Plan Financiero y del Plan Operativo Anual de Inversiones (Ley 38/89,

artículo 9o. Ley 179/94, artículo 5o.).

ARTICULO 14. Anualidad. El año fiscal comienza el lo. de enero y termina el 31 de

diciembre de cada año. Después del 31 de diciembre no podrán asumirse compromisos

con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha y los saldos de

apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción (Ley 38/89, artículo

10).

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ARTICULO 15. Universalidad. El presupuesto contendrá la totalidad de los gastos

públicos que se espere realizar durante la vigencia fiscal respectiva. En consecuencia,

ninguna autoridad podrá efectuar gastos públicos, erogaciones con cargo al Tesoro o

transferir crédito alguno, que no figuren en el presupuesto (Ley 38/89, artículo 11. Ley

179/94, artículo 55. inciso 3o. Ley 225/95, artículo 22).

ARTICULO 16. Unidad de caja. Con el recaudo de todas las rentas y recursos de

capital se atenderá el pago oportuno de las apropiaciones autorizadas en el Presupuesto

General de la Nación.

PARAGRAFO 1o. Los excedentes financieros de los establecimientos públicos del orden

nacional son de propiedad de la Nación. El Consejo Nacional de Política Económica y

Social Conpes, determinará la cuantía que hará parte de los recursos de capital del

presupuesto nacional, fijará la fecha de su consignación en la Dirección del Tesoro

Nacional y asignará por lo menos el 20% al establecimiento público que haya generado

dicho excedente. Se exceptúan de esta norma los establecimientos públicos que

administran contribuciones parafiscales.

PARAGRAFO 2o. Los rendimientos financieros de los establecimientos públicos

provenientes de la inversión de los recursos originados en los aportes de la Nación, deben

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ser consignados en la Dirección del Tesoro Nacional, en la fecha que indiquen los

reglamentos de la presente ley. Exceptúanse los obtenidos con los recursos recibidos por

los órganos de previsión y seguridad social, para el pago de prestaciones sociales de

carácter económico (Ley 38/89, artículo 12, Ley 179/94, artículo 55, inciso 3o., 8o. y 18,

Ley 225/95 artículo 5o.).

ARTICULO 17. Programación integral. Todo programa presupuestal deberá

contemplar simultáneamente los gastos de inversión y de funcionamiento que las

exigencias técnicas y administrativas demanden como necesarios para su ejecución y

operación, de conformidad con los procedimientos y normas legales vigentes.

PARAGRAFO. El programa presupuestal incluye las obras completamentarias que

garanticen su cabal ejecución (Ley 38/89, artículo 13).

ARTICULO 18. Especialización. Las operaciones deben referirse en cada órgano de la

administración a su objeto y funciones, y se ejecutarán estrictamente conforme al fin para

el cual fueron programadas (Ley 38/89, artículo 14, Ley 179/94, artículo 55, inciso 3o.)

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ARTICULO 19.*(EXEQUIBLE). Inembargabilidad. Son inembargables las rentas

incorporadas en el Presupuesto General de la Nación, así como los bienes y derechos de

los órganos que lo conforman.

No obstante la anterior inembargabilidad, los funcionarios competentes deberán adoptar

las medidas conducentes al pago de las sentencias en contra de los órganos respectivos,

dentro de los plazos establecidos para ello, y respetarán en su integridad los derechos

reconocidos a terceros en estas sentencias.

Se incluyen en esta prohibición las cesiones y participaciones de que trata el capítulo 4

del título XII de la Constitución Política.

Los funcionarios judiciales se abstendrán de decretar órdenes de embargo cuando no se

ajusten a lo dispuesto en el presente artículo, so pena de mala conducta (Ley 38/, artículo

16, Ley 179/94, artículos 6o., 55, inciso 3o.).

* EXEQUIBLE, bajo el entendido de que los créditos a cargo del Estado, bien sea que

consten en sentencias o en otros títulos legalmente válidos, deben ser pagados

mediante el procedimiento que indica la norma acusada y que transcurridos 18 meses

después de que ellos sean exigibles, es posible adelantar ejecución, con embargo de

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recursos del presupuesto —en primer lugar los destinados al pago de sentencias o

conciliaciones, cuando se trate de esta clase de títulos— y sobre los bienes de las

entidades u órganos respectivos. Corte Constitucional, Sentencia C-354 de 1997

ARTICULO 20. Coherencia macroeconómica. el presupuesto debe ser compatible con

las metas macroeconómicas fijadas por el Gobierno en coordinación con la Junta

Directiva del Banco de la República (Ley 179/94, artículo 7o.).

ARTICULO 21. Homeostasis presupuestal . El crecimiento real del Presupuesto de

Rentas incluida la totalidad de los créditos adicionales de cualquier naturaleza, deberán

guardar congruencia con el crecimiento de la economía, de tal manera que no genere

desequilibrio macroeconómico (Ley 179/94, artículo 8o.).

ARTICULO 22. Fondo de Recursos del Superávit de la Nación. Cuando por

circunstancias extraordinarias la Nación perciba rentas que puedan causar un

desequilibrio macroeconómico, el Gobierno Nacional podrá apropiar aquellas que

garanticen la normal evolución de la economía y utilizar los excedentes para constituir y

capitalizar un Fondo de Recursos del Superávit de la Nación.

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El capital del Fondo y sus rendimientos se invertirán en activos externos por el Ministerio

de Hacienda y Crédito Público, o de tal forma que no afecten la base monetaria; podrán

estar representados en títulos de mercado, o de deuda pública externa colombiana

adquiridos en el mercado secundado y en inversiones de portafolio de primera categoría

en el exterior.

El Gobierno podrá transferir los recursos del Fondo al Presupuesto General de la Nación

de tal manera que éste se agote al ritmo de absorción de la economía, en un periodo que

no podrá ser inferior a ocho años desde el momento que se utilicen por primera vez estos

recursos. Esta transferencia se incorporará como ingresos corrientes de la Nación.

PARAGRAFO. Los gastos financieros con base en estas rentas deberán presentarse por

parte del Gobierno a aprobación del Congreso (Ley 179/94, artículo 15).

ARTICULO 23. Vigencias futuras. La Dirección General del Presupuesto Nacional del

Ministerio de Hacienda y Crédito Público podrá autorizar la asunción de obligaciones que

afecten presupuestos de vigencias futuras, cuando su ejecución se inicie con presupuesto

de la vigencia en curso y el objeto del compromiso se lleve a cabo en cada una de ellas.

Cuando se trate de proyectos de inversión nacional deberá obtenerse el concepto previo y

favorable del Departamento Nacional de Planeación.

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El Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Dirección General del Presupuesto

Nacional incluirá en los proyectos de presupuesto las asignaciones necesarias para darle

cumplimiento a lo dispuesto en este artículo.

Las entidades territoriales podrán adquirir esta clase de compromisos con la autorización

previa del concejo municipal, asamblea departamental y los consejos territoriales

indígenas o quien haga sus veces, siempre que estén consignados en el plan de desarrollo

respectivo y que sumados todos los compromisos que se pretendan adquirir por esta

modalidad, no excedan su capacidad de endeudamiento.

Esta disposición se aplicará a las empresas industriales y comerciales del Estado y

sociedades de economía mixta con el régimen de aquéllas. El Gobierno reglamentará la

materia.

El Gobierno presentará en el Proyecto de Presupuesto Anual, un artículo sobre la

asunción de compromisos para vigencias futuras (Ley 179/94, artículo 9o.).

ARTICULO 24. Vigencias futuras sin apropiación en el presupuesto del año en que

se concede la autorización. El Consejo Superior de Política Fiscal, CONFIS, en casos

excepcionales para las obras de infraestructura, energía, comunicaciones, aeronáutica,

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defensa y seguridad, así como para las garantías a las concesiones, podrá autorizar que se

asuman obligaciones que afecten el presupuesto de vigencias futuras sin apropiación en el

presupuesto del año en que se concede la autorización. La Secretaría Ejecutiva enviará a

las comisiones económicas del Congreso una relación de las autorizaciones aprobadas

por el Consejo, para estos casos.

Los contratos de empréstito y las contrapartidas que en éstos se estipulen no requerirán de

autorización del Consejo Superior de Política Fiscal, Confis, para la asunción de

obligaciones que afecten presupuestos de vigencias futuras. Estos contratos se regirán por

las normas que regulan operaciones de crédito público (Ley 225/95, artículo 3o.).

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CAPITULO IV: PLANTEAMIENTO

METODOLOGICO E INTERPRETACION DE

RESULTADOS

4.1 MANUAL METODOLOGICO PARA LA IDENTIFICACION,

PREPARACION Y EVALUACION DE PROYECTOS DE ESTUDIOS2

Este manual tiene por objeto la identificación, preparación y evaluación a nivel de perfil, de

los proyectos de estudios que están siendo financiados con recursos de Presupuesto

Nacional.

Un proyecto de estudio es aquel que busca obtener unos resultados concretos, en términos

de información, con el objeto de resolver una necesidad o problema, a través del uso o

aplicación de ellos. Se realiza en un período de tiempo definido.

Dicha información puede ser utilizada de diferentes formas. Puede servir como insumo para

otro proyecto de estudio, como elemento para la toma de decisiones en diferentes sectores 2 Este manual se elaboro gracias a la colaboración y aporte de Consultores de la OEA, vinculados al programa FORTALECIMIENTO DEL PROCESO DE INVERSION PUBLICA NACIONAL.

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de la economía, para la determinación de planes y estrategias, para la toma de decisiones

sobre proyectos de inversión en el caso de los estudios de preinversión, para aplicación

directa en el sector productivo, etc..

Los procesos que corresponden a los estudios son los siguientes:

P Actualización: Acción de revisar un estudio anterior con el objeto de

modificar aquellos elementos que hayan experimentado cambios.

P Análisis: Acción de examinar una situación con el fin de conocer sus

componentes y determinar las variables que influyen en su comportamiento.

P Catastro: Acción de registrar ordenadamente servicios clasificándolos

según algunas características de los mismos.

P Censo: Acción de efectuar un recuento ordenado y clasificado

de organismos vivos del reino animal o vegetal referido a algunas características

de los mismos.

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P Diagnóstico: Acción de determinar, mediante un examen de ciertas

características de un bien, servicio o situación, su estado y proposición de

acción.

P Exploración: Acción tendiente a reconocer o averiguar, con diligencia en el

terreno, la exi stencia de recursos.

P Inventario: Registro ordenado y clasificado de bienes según algunas

características de los mismos.

P Investigación: Acción mediante la cual se pretende conocer o descubrir un

determinado comportamiento, aplicación, etc..

P Levantamiento: Acción de reunir información en el terreno y procesarla,

completando ésta con análisis técnicos.

P Recopilación: Acción de agrupar o juntar cosas distintas dándoles una

unidad.

Del uso que se le dé a la información obtenida se desprenden los beneficios del proyecto.

En muchos casos es difícil, si no imposible, cuantificar físicamente los beneficios. Esta

situación hace aún mas exigente el proceso de identificación, preparación y evaluación del

proyecto. Es necesario efectuar una descripción y delimitación específica del problema que

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se soluciona (o la necesidad que se satisface) a través de la aplicación o utilización de los

resultados del estudio. Se deben también identificar el sector, zona o grupo afectado por el

problema, así como la población, zona, sector, etc. sobre el cual se llevará a cabo el estudio.

Se deben definir los objetivos y las metas necesarias, para, de esta forma, poder realizar un

dimensionamiento adecuado del proyecto y un análisis correcto de alternativas.

En algunas ocasiones , en este tipo de proyectos es difícil diferenciar con claridad la

inversión de la operación del proyecto. Las inversiones se realizan en actividades que

buscan cumplir un objetivo determinado. Generalmente, estas actividades se llevan a cabo

en un período corto de tiempo.

La formulación de un proyecto de estudio debe partir de la identificación del problema o la

necesidad que se está observando.

Una vez que se haya identificado el problema se deben determinar los objetivos del

proyecto.

A partir de los objetivos establecidos se deben definir las metas físicas y las acciones

necesarias para cumplir con dichos objetivos.

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En algunos casos es posible establecer metas y acciones diferentes, para cumplir con los

mismos objetivos previamente definidos. Cada combinación de metas físicas y acciones se

constituye en una alternativa del proyecto. Esto hace posible analizar cuál de estas

alternativas es la solución óptima al problema planteado. En ocasiones solo existe una

alternativa de solución al problema o necesidad.

Es importante tener en cuenta que las alternativas planteadas deben cumplir con todos los

objetivos definidos. De esta forma son comparables entre sí.

Para obtener la alternativa óptima se debe calcular el costo de cada una de ellas. La

evaluación concluye con la selección de la alternativa de mínimo costo social.

4.2. METODOLOGIA DESCRIPTIVA

Dentro del presente marco se pretende demostrar que para cumplir con los principios,

normas y técnicas vigentes aplicables a la Contabilidad Pú blica que desarrolla la

Seccional Norte de Santander del Departamento Administrativo de Seguridad, en el

registro de sus Operaciones Financieras, como entrada y salidas de elementos del

Almacén, Ingresos y Egresos de Fondos manejados en Pagaduría, el regis tro de

Operaciones Presupuéstales, contabilización de obligaciones adquiridas con presupuesto

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de la DTN y Fondo Rotatorio, Cálculos de Provisión de Gastos para Prestaciones

Sociales y elaboración de ajustes de contabilidad, sean procesados a través de un sistema

integrado de información que trabaje por módulos en las diferentes áreas, de tal forma

que sea consolidada de manera automática, digitada una vez y que esté disponible a

todos los usuarios como son Contabilidad Nivel Central, Control Interno, Contaduría

General de la Nación y Contraloría General de la República.

De la forma que se está trabajando la información financiera, reportando en la seccional a

través del SICODAS, reportando al Nivel Central la misma en archivos planos digitados,

puede causar traumatismos referente a que en ocasiones puedan presentar diferencias en

sus reportes financieros emitidos a los Organismos de Control Interno (Informe a Nivel

Central y Seccional) y externo como es la Contaduría General de la Nación y Contraloría

General de la República (Informe Consolidado Nacional) en el desarrollo de sus

funciones constitucionales o legales de control, inspección y vigilancia.

La solución a este problema de presentación financiera del Departamento, se puede

remediar mediante la consecución de un Canal de Comunicación que tengan no sólo esta

Seccional sino todas en su conjunto para que entren en Línea Directa con el Nivel

Central, una vez exista dicho canal terminar de efectuar ajustes de depuración de saldos

antiguos requeridos a fin de ser aclarados su razonabilidad y generar un solo reporte de

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información, cumpliendo de esta forma con los conceptos reglamentados por el PLAN

GENERAL DE CONTABILIDAD PUBLICA, el cual dice que el ente contable público,

se define en función de la unidad básica, entendiendo por ésta la mínima instancia

establecida por el sistema, para efectos del proceso de consolidación contable. De esta

forma, los entes contables públicos puedan admitir el criterio de consolidación o

consolidarse; el primero corres ponde al ente individualmente considerarse y el segundo,

al que consolida información reportada a la Contaduría General de la Nación.

Las operaciones financieras, económicas y sociales de los entes están determinadas por el

entorno, el cual exige su comp arabilidad, lo que implica que el sistema debe adoptar una

escala de medición apropiada a los fines que persigue; cuando los datos de entrada hacen

referencia a medidas cuantitativas, por lo general el entorno los cuantifica en términos

monetarios; sin emb argo, el sistema podrá estipular de acuerdo con los principios y

normas técnicas contables otros criterios de medida para das cuenta de hechos

cualitativos o que no son susceptibles de ser expresados en términos de unidades

monetarias.

El contexto también determina la periodicidad de la elaboración de la información; es así,

que las disposiciones legales le fijan a los entes el término en el cual deben rendir cuenta

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a las diferentes autoridades competentes, períodos que por lo general cubre un año; sin

embargo, normas específicas podrán fechas diferentes de corte.

En consecuencia, el ámbito en que opera el Sistema de procesamiento contable público

Pública determina algunos elementos fundamentales en su confirmación, las operaciones

o hechos, la escala de medición o unidad con la cual se cuantifican los mismos y el

período que se va a reportar. Elementos mínimos que bajo unas pautas legales

determinadas, permiten que el sistema logre información confiable y útil.

4.3 ANALISIS CONTABLE

4.3.1 Balance Comparativo Enero 2000. Ver página 86.

4.3.2 Balance Comparativo Marzo 2000. Ver página 91.

4.3.3 Balance Comparativo Abril 2003. Ver página 96

.

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4.4 INTERPRETACION DE RESULTADOS

Realizado el análisis de los Balance del Nivel Central y Seccional del de los periodos Enero

y Marzo del 2000, se observan diferencias en el reporte presentados. Indagando las razones

de tales diferencias se llega a la conclusión de que en ese tiempo la contabilidad en la

Seccional se estaba comenzado a organizar, se llevaba en forma manual, es decir, sus

registros se efectuaban en cuadros elaborados en Excel y dicha información procesada era

reportada sin una revisión y comparación de resultados con las diferentes áreas financiera,

debido a que no quedaba tiempo para ello, pues las fechas límites de presentación de

informes a nivel central no permitían comparación de saldos con ellos y los Balances que se

procesaban allá eran enviados mas tarde, cuando había cerrado el periodo contable sin dar

lugar a corregir los reportes. Dentro de la investigación del trabajo se han comparado los

saldos a Abril de 2003, y se observa que las diferencias que existían entre los Saldos de

Contabilidad Nivel Central y Seccional han disminuido en un 98%, pero persisten

diferencias entre los reportes presentados por el Almacén y Contabilidad a Nivel Seccional,

que corresponden a entradas o salidas de bienes que no lograron ser incluidas en el Archivo

Plano del SEVEN que se envía al Nivel Central, las cuales no se alcanzan ser revisadas en

un 100%, por el límite de fecha que existe para la presentación de los informes y por la

doble digitación, la que se hace en el SICODAS de los registros financieros, los reportes Formatted: Indent: Left: 0cm, First line: 0 cm

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procesados en el nivel central llegan después de hacerse efectuado el respectivo cierre

contable, por lo tanto no se puede corregir el Balance.

Definidos estos conceptos es preciso definir el de CONTABILIDAD PUBLICA como la

disciplina que se ocupa de la economía de la hacienda publica, cuyas operaciones estudia

en conjunto y en detalle a los efectos de formar y perfeccionar la doctrina administrativa.

Estudia la Gestión Administrativa de los Entes Públicos en su carácter económico, la

administración económica, la acción de gobierno orientada a la obtención de bienes

económicos para emplearlos en la satisfacción de las necesidades comunes.

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CONCLUSIONES

De acuerdo con la Constitución Nacional, el Departamento Administrativo de Seguridad

es un organismo de seguridad del Estado, de carácter oficial, técnico, profesional y

apolítico, dependiente de la Presidencia de la República.

El Departamento Administrativo de Seguridad “DAS”, para el proceso de identificación,

registro, preparación y revelación, de sus Estados Contables, está aplicando el marco

conceptual de la Contabilidad Pública y el Catálogo General de Cuentas del Plan General

de Contabilidad Pública, a nivel de documento fuente. Así mismo, las normas y

procedimientos establecidos por la Contaduría General de la Nación en materia de

registro oficial de los libros y preparación de los documentos soporte. Y aplicó los

criterios y normas de valuación de activos y pasivos, en particular, las relacionadas con

los ajustes por inflación, la determinación de avalúos y la constitución de provisiones, así

como las relacionadas con la contribución de los activos al desarrollo del cometido estatal

tales como las provisiones y las depreciaciones de propiedades, Planta y Equipo que se

efectuó de acuerdo con la Circular Externa No 011 de 1996 de la Contaduría General de

la Nación.

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El Departamento Administrativo de Seguridad, como organismo de seguridad presenta

una breve reseña histórica, mediante Decreto No 2872 de 1953, se crea el Departamento

Administrativo del Servicio de Inteligencia Colombiano, “SIC” como un organismo de

inteligencia.

Con el Decreto 3034 de 1953, se le adscribe al “SIC” el Departamento de Investigación

Criminal de la Policía Nacional.

Mediante Decreto No 3316 de 1953, se le asigna al “SIC” Funciones de Control

Migratorio (Funciones de Extranjería actualmente).

En noviembre de 1954, se solicita a la Interpol, para que el “SIC” sea el representante del

Gobierno Colombiano ante esa Organización.

Con Decreto No 2727 de 1958, se estructura la Investigación y el manejo de inteligencia

siendo estas las funciones principales del Departamento y se le asigna las funciones de

Protección.

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Mediante Decreto No 1717 de 1960, se le cambia el nombre de Servicio de Inteligencia

Colombiano “SIC” por el de Departamento Administrativo de Seguridad “D.A.S.”.

Con los Decretos 3169 de 1968, el 625 de 1974 y 512 de 1986, se consolidan las

funciones del Departamento Administrativo de Seguridad “DAS”.

En desarrollo del programa de modernización del Estado Colombiano derivado de la

promulgación de la Constitución Política de 1991, se expidió el Decreto 2110 de 1992,

mediante el cual se adoptó la estructura y funciones que actualmente tiene la Institución.

Con el Decreto 1272 de 2000, se adiciona el Decreto 218 con el cual modifica la

estructura del Departamento Administrativo de Seguridad – DAS.

Se espera que la sustentación legal contable y financiera del ensayo plasmado en este

trabajo sea suficientemente válido para que el Departamento mediante su Gestión

Administrativa haga un esfuerzo presupuestal invierta en un Canal de Comunicación para

esta Seccional (Areas Administrativas y Financieras) esté enlazada sistemáticamente

directamente con todas las dependencias del Nivel Central y así poder eliminar ese

desgaste administrativo que existe en la actualidad en la Seccional eliminado para el

proceso de información contable el SICODAS y emplear para ello el mismo Software

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que existe en el Nivel Central SEVEN, instalado en cada área del Grupo Administrativo,

Financiero y del Talento Humano un modulo para dicho proceso financiero.

Y así, el proceso de identificación, registro, preparación y revelación, de sus Estados

Contables, para el D.A.S. y su Fondo Rotatorio, estén aplicando el Marco Conceptual de

la Contabilidad Pública y el Catálogo General de Cuentas del Plan General de

Contabilidad Pública, a nivel de documento fuente. Así mismo, las normas y

procedimientos establecidos por la Contaduría General de la Nación en materia de

registro oficial de los libros y preparación de los documentos soporte, como también

recomendaciones y disposiciones del NIVEL CENTRAL.

Dentro del proceso contable en el aspecto administrativo, se ha observado deficiencia en

la falta de integración de los flujos de información generados por las distintas áreas y

dependencias; y se está adecuando a la nueva normatividad un paquete contable.

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RECOMENDACIONES

l Una vez instalado el Software Contable en la Seccional, preparar y capacitar a

cada uno de los funcionarios responsables de cada área Administrativa y

Financiera en el proceso de registro, revelación y preparación de Estados

Financieros, cumpliendo de esta forma con los

pFGHKJFDHKJHFDJHSGJHJFDKHGKJHKJrincipios y procedimientos de

contabilidad pública generalmente aceptados.

l Tratar que exista una mejor comunicación entre funcionarios de las Areas

Administrativa y Financiera en el reporte de información necesaria y oportuna

para la preparación de los respectivos informes al Nivel Central y entes de

Control.

l Efectuar conciliaciones de Saldos periódicos Nivel Central y Seccional,

confrontando con los respectivos saldos que reportan las Áreas de Almacén,

Tesorería y Presupuesto que coincidan con los saldos reportados por Contabilidad

y si es el caso realizar los respectivos Ajustes en el menor tiempo posible para

evitar traumatismos en el proceso de revelación de información financiera.

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BIBLIOGRAFÍA

♦ PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD PUBLICA PUBLICADO POR LA

CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

♦ DOCTRINA CONTABLE PÚBLICA PUBLICADA POR LA CONTADURÍA

GENERAL DE LA NACIÓN.

♦ INFORMACIÓN FINANCIERA SUMINISTRADA POR EL

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE SEGURIDAD.

♦ NOTAS GENERALES A LOS ESTADO CONTABLES PRESENTADOS POR

EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE SEGURIDAD.

♦ LEY DE SANEAMIENTO CONTABLE. LEY 716 DE 2001.

Deleted: PUBLICA

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