of 12/12

PRIVIRE LA CONDUITA

  • View
    1

  • Download
    0

Embed Size (px)

Text of PRIVIRE LA CONDUITA

II
2
DE CE ACEAST POLITIC? De ce este important s iei atitudine? Societatea noastr s-a angajat s îi desfoare activitatea cu integritate i corectitudine, cu respect fa de lege i valorile noastre. În ciuda acestui angajament, exist posibilitatea ca, într-o zi, s fii martor la un comportament care îi va ridica semne de întrebare, sau care pare c încalc Codul de conduit în afaceri i/sau politicile noastre. Dac eti martor la sau suspectezi o astfel de conduit necorespunztoare, te încurajm s iei atitudine. Procedând astfel, îi oferi ansa Societii noastre s trateze problema. Necomunicarea unei posibile conduite necorespunztoare ar putea înruti o situaie i slbi încrederea.
Societatea noastr pune pre pe ajutorul angajailor, care identific i iau atitudine cu privire la potenialele îngrijorri ce trebuie soluionate. Suntei încurajai s folositi serviciul „Luai Atitudine!”, iar angajaii care iau atitudine sunt protejai. Nu vei avea de suferit dac îi comunici cu bun-credin preocuprile cu privire la o eventual conduit necorespunztoare i nu tolerm nicio form de represalii fa de tine pentru faptul c ai luat atitudine. În ultim instan, faptul c ai luat atitudine este esenial pentru noi pentru a ne susine reputaia, succesul i capacitatea de a funciona – atât în prezent, cât i în viitor.
Care este scopul Politicii „Luai Atitudine”? Scopul acestei politici este de a îi explica modul în care poi atrage atenia asupra posibilitii existenei unei conduite necorespunztoare, cu deplin încredere i fr frica de represalii. De asemenea, aceasta mai descrie i ce msuri va întreprinde Societatea, dac iei atitudine.
Cine poate lua atitudine? Politica „Luai Atitudine!” se afl la dispoziia oricrei persoane care dorete s atrag atenia asupra unei posibile
conduite necorespunztoare din cadrul Societii noastre.
Care sunt problemele acoperite de prezenta Politic „Luai Atitudine”? Prezenta Politic poate fi folosit pentru a atrage atenia asupra existenei unei poteniale conduite necorespunztoare din cadrul Societii noastre, mai exact, asupra oricrei înclcri a Codului nostru de conduit în afaceri i/sau a politicilor sale, în baza crora Societatea noastr funcioneaz.
Nu utiliza prezenta politic:
pentru sesizarea evenimentelor care presupun o ameninare imediat adus vieii sau proprietii. Dac ai nevoie de asisten în situaii de urgen, te rugm s te adresezi autoritilor locale sau s apelezi numrul de telefon pentru situaii de urgen din ara ta.
pentru orice nemulumire pe care o poi avea cu privire la condiiile contractului tu de munc. pentru soluionarea diferendelor de natur personal sau legal. pentru a face acuzaii care tii c sunt false. Procedând astfel, i se pot aplica msuri disciplinare.
Exemple de îngrijorri care pot fi exprimate folosind prezenta Politic:
fraud înclcri ale drepturilor omului discriminare sau hruire înclcri ale legilor i normelor privind concurena splarea de bani sau înclcarea legilor privind
sanciunile înregistrri financiare sau nefinanciare inadecvate mituirea conflictele de interese
aspecte privind mediul înconjurtor, sntatea i sigurana
folosirea necorespunztoare a resurselor societii tranzacii bazate pe informaii privilegiate divulgarea informaiilor confideniale înclcri ale oricror (alte) politici ale noastre represalii împotriva oricrei persoane care,
cu bun-credin, ia atitudine
3
CUM I CÂND S IEI ATITUDINE? Cum s iei atitudine? Politica „Luai Atitudine!” îi permite s îi exprimi îngrijorarea cu privire la o potenial conduit necorespunztoare, printr-o varietate de metode. Prezenta politic nu înlocuiete mijloacele obinuite de sesizare sau procedurile de formulare a plângerilor ale Societii noastre, din cadrul companiei tale operaionale (OpCo). Dac suspectezi o conduit necorespunztoare, te încurajm s comunici acest lucru în mod direct persoanei implicate. Dac acest lucru nu ar fi potrivit, ai posibilitatea s adresezi întrebri i s îi exprimi îngrijorrile prin oricare dintre urmtoarele canale aferente serviciului „Luati Atitudine!”.
Managerul tu, reprezentantul departamentului de Resurse umane, departamentul Optimizare procese i control (P&CI) sau departamentul Juridic Ca o îndrumare general, prima persoan de abordat la momentul exprimrii unei îngrijorri este managerul tu direct. Poi, de asemenea, s alegi s discui îngrijorarea ta cu reprezentantul de Resurse umane, departamentul P&CI sau departamentul Juridic, care pot aciona personal, ca intermediar, în numele tu.
Reprezentantul autorizat Societatea noastr a desemnat un Reprezentant autorizat, cu rolul de persoan suplimentar de contact, creia îi poi comunica suspiciunea de conduit necorespunztoare, spre exemplu, dac nu doreti s îi comunici o îngrijorare managerului tu direct. Acele persoane se afl la dispoziia ta, pentru a discuta îngrijorrile tale cu încredere deplin, i te pot sftui cu privire la urmtorii pai de urmat. Reprezentanii autorizai nu particip la nicio investigaie, pentru protejarea naturii confideniale a conversaiilor cu Reprezentanii autorizai. Te rugm s faci clic aici, pentru datele de contact ale reprezentanilor ti autorizai.
Conduit în afaceri globale Echipa de Conduit în afaceri globale din Amsterdam, Olanda, ofer asisten Comitetului de integritate în activitatea sa de monitorizare a eforturilor la nivelul întregii societi, pentru a se asigura c ne desfurm activitatea cu integritate i corectitudine, cu respect fa de lege i valorile noastre. Poi raporta o potenial conduit necorespunztoare echipei de Conduit în afaceri globale, prin e-mail, la adresa „[email protected] heineken.com”, sau s trimii o scrisoare ctre departamentul de Conduit în afaceri globale, la adresa: Global Business Conduct, P.O. Box 28, 1000 AA Amsterdam, Olanda. De asemenea, poi contacta direct pe unul dintre membrii echipei de Conduit în afaceri globale.
Serviciul „Luai Atitudine!”: online sau telefonic Dac ai suspiciunea unei conduite necorespunztoare i eti ferm convins c aspectul nu poate fi gestionat prin modalitile disponibile, din cadrul companiei tale operaionale, poi folosi Serviciul nostru extern „Luai Atitudine!” (http://speakup.heineken.com), pentru a-i comunica îngrijorrile în mod confidenial i în propria limb. Serviciul "Luai Atitudine!" este administrat de un ter independent i este disponibil 24/7, 365 de zile pe an. Exist dou moduri în care poi s transmii o sesizare, prin intermediul Serviciului „Luai Atitudine!”:
Pentru transmiterea online a unei suspiciuni, te rugm s vizitezi pagina de web a Serviciului „Luai Atitudine!”, la adresa http://speakup.heineken.com, unde poi completa un formular pentru a-i comunica problema.
Pentru comunicarea suspiciunii prin telefon, te rugm s apelezi Linia de integritate din ara ta (apel gratuit). Linia de integritate este oferit de o parte ter. Te rugm s vizitezi adresa http://speakup.heineken.com sau s faci clic aici, pentru a afla numrul de telefon i alte instruciuni.
Online
4
Dup ce completezi sesizarea (online sau telefonic), vei primi un cod unic, denumit „parola sesizrii”. Poi folosi aceast parol pentru a reveni ulterior sau a accesa pagina web (http://speakup.heineken.com), în scopul de a verifica stadiul sesizrii tale. Poi vedea dac persoana care administreaz sesizarea ta are un feedback pentru tine sau are întrebri suplimentare. Dac doreti, poi oferi informaii suplimentare. Parola sesizrii tale este deosebit de important, dac alegi s rmâi anonim, deoarece te putem contacta doar prin intermediul paginii web, în acest caz. Toate sesizrile primite prin Serviciul „Luai Atitudine!” sunt retransmise Societii noastre, pentru tratare ulterioar.
Despre „sesizrile externe”? Te încurajm în mod activ s îi comunici îngrijorrile la nivel intern, printr-una din metodele disponibile. Comunicarea unei îngrijorri ctre un ter extern (spre exemplu, mass-media) poate avea implicaii grave pentru Societatea noastr, pentru persoanele implicate i, posibil, chiar i pentru tine. Luând atitudine la nivel intern, îi oferi Societii noastre ocazia s analizeze situaia i s ia msuri, dac acest lucru este necesar. Procedând astfel, putem împreun s îmbuntim Societatea noastr.
Ce fel de informaii trebuie s pui la dispoziie? La momentul depunerii unei sesizri (personal, în scris, online sau telefonic), te rugm s pui la dispoziie informaii cât mai detaliate posibil, pentru a-i permite Societii noastre s evalueze i s investigheze sesizarea ta, cum ar fi:
Contextul, istoricul i motivul îngrijorrii Numele, datele, locurile i alte informaii relevante Orice documente care pot susine sesizarea ta
O sesizare poate fi monitorizat numai dac aceasta conine informaii suficiente i exist o posibilitate rezonabil de obinere a mai multor informaii.
Cum procedezi dac nu cunoti toate datele? Te încurajm s iei atitudine imediat ce este posibil, de preferat înainte ca situaia s scape de sub control sau s se produc pagube. Întotdeauna este mai bine s discui la faa locului, decât s faci ulterior o sesizare. Dac tii cu certitudine sau suspectezi producerea unei conduite necorespunztoare, ia atitudine în baza datelor pe care le ai. Nu ne ateptm s ai toate rspunsurile i, cu siguran, nu ne ateptm s faci dovada faptului c îngrijorarea ta este bine fondat. Permite-i Societii noastre s cerceteze situaia, pentru a stabili dac exist motiv de îngrijorare.
Niciodat nu investiga situaia de unul singur i nu cuta s obii dovezi pentru a construi un caz puternic. Îi garantm c nu vor fi luate msuri disciplinare sau alte msuri împotriva ta, dac se dovedete ulterior c îngrijorarea ta sincer a fost eronat sau a indus în eroare.
Î: Am luat cunotin de o posibil conduit necorespunztoare din partea cuiva din echipa mea; faptul respectiv poate constitui o fraud grav. Este, totui, înc în stadiul de suspiciune; nu dein toate informaiile necesare. Ar trebui s iau atitudine sau ar trebui mai întâi s aflu mai multe?
R: Ia atitudine imediat ce este posibil: este întotdeauna mai bine s discui lucrurile pe loc. Pur i simplu ia atitudine pe baza informaiilor pe care le deii. Niciodat nu investiga situaia de unul singur i nu cuta s obii dovezi pentru a construi de la început un caz puternic. Permite-i Societii noastre s cerceteze situaia, pentru a stabili dac exist motiv de îngrijorare i ce anume trebuie fcut. Experii vor evalua i investiga îngrijorarea ta i, dac este necesar, vor reveni la tine cu eventuale întrebri. Nu vor fi luate msuri disciplinare sau alte msuri împotriva ta, dac se dovedete ulterior c îngrijorarea ta sincer a fost eronat sau a indus în eroare.
PROTEJAREA FUNCIEI TALE: CONFIDENIALITATE Sesizrile rmân confideniale? Toate sesizrile se fac în condiii confideniale. Aceasta înseamn c informaiile privitoare la îngrijorarea ta vor fi comunicate unui numr limitat de persoane, numai dac acestea trebuie s afle respectivele informaii. Informaiile vor fi divulgate în afara acestui mic grup numai dac ni se solicit acest lucru, în baza legii sau dac este implicat un interes public important. În principiu, avem obligaia s informm persoana implicat de faptul c s-a transmis o plângere împotriva sa, dar identitatea ta nu va fi divulgat. Ne poi ajuta, la rândul tu, s pstrm confidenialitatea, adoptând un comportament discret i abinându-te s discui sesizarea ta cu colegii sau cu orice alte persoane.
Pot s fac o sesizare anonim? Îi poi comunica îngrijorrile în mod anonim (dac acest lucru este permis prin legile din ara ta). Cu toate acestea, te încurajm s îi comunici identitatea deoarece este mai dificil, i în unele situaii chiar imposibil, s investigm sesizrile care sunt formulate în mod anonim.
Viaa ta privat va fi protejat? Societatea noastr s-a angajat s protejeze viaa privat a tuturor persoanelor implicate. Vom lua toate msurile pentru protejarea datelor cu caracter personal împotriva accesului sau prelucrrii neautorizate. Orice date cu caracter personal obinute ca parte a prezentei Politici „Luai Atitudine!” vor fi folosite strict în scopurile explicate în prezenta politic sau pentru a respecta legea sau un interes public important. Mai multe detalii privitoare la protejarea datelor cu caracter personal gseti în Anexa 1.
5
PROTEJAREA FUNCIEI TALE: INTERZICEREA REPRESALIILOR Interzicerea represaliilor - cum vei fi protejat dac iei atitudine? În cadrul Societii noastre, încurajm oamenii s ia atitudine deschis cu privire la (în eventualitatea unei) o conduit necorespunztoare, iar angajaii sunt întotdeauna protejai atunci când îi exprim îngrijorarea. Te rugm s ai încredere în faptul c nu vei avea de suferit din cauza exprimrii cu bun-credin a îngrijorrilor privitoare la o suspiciune de conduit necorespunztoare. Nu va fi tolerat nicio form de ameninare sau represalii. Represaliile împotriva persoanelor care transmit sesizri sunt tratate ca o înclcare a Codului nostru de conduit în afaceri i, în consecin, pot conduce la aplicarea de msuri disciplinare.
Cu toate acestea, nu vei fi protejat dac formulezi cu rea-credin o sesizare despre care tii c este fals.
6
Ce trebuie s faci dac observi c au loc represalii? Dac observi c au loc represalii împotriva ta sau împotriva oricrei alte persoane, pe motivul c formulai sau ai formulat, cu bun-credin, o sesizare cu privire la o potenial conduit necorespunztoare, sesizeaz acest lucru prin intermediul uneia dintre metodele serviciului „Luati Atitudine!”. O sesizare privind represaliile întreprinse împotriva unei persoanei care a luat anterior atitudine este tratat ca oricare alt sesizare i se aplic aceeai procedur.
Ce se întâmpl dac aceast politic este folosit necorespunztor? Formularea unei acuzaii false în deplin cunotin de cauz constituie o înclcare a Codului de conduit în afaceri. Procedând astfel, i se pot aplica msuri disciplinare.
MONITORIZARE – CE SE ÎNTÂMPL DUP CE IEI ATITUDINE? La ce te poi atepta dac iei atitudine? Societatea noastr ia în serios fiecare sesizare privind o posibil conduit necorespunztoare. Dac faci o sesizare, vei primi o confirmare de primire în termen de 5 pân la 7 zile lucrtoare, cu o estimare a termenului necesar pentru tratarea i evaluarea problemei transmise de tine. Sesizarea ta va fi supus unei analize iniiale i, dac este necesar, va fi investigat în mod corespunztor. În medie, finalizarea problemei poate dura între 1 i 3 luni. Vei fi informat cu privire la constatrile generale, i anume dac Societatea a stabilit sau nu c a avut loc o conduit necorespunztoare. Te rugm s ai în vedere faptul c nu îi vom putea oferi detalii complete despre rezultatul unui caz (sau msurile aferente întreprinse), din motive ce in de confidenialitate, viaa privat sau drepturile legale ale tuturor persoanelor implicate.
Cine va aciona cu privire la îngrijorrile tale i cum? Toate sesizrile pe care Societatea le primete sunt introduse într-un sistem de gestionare a cazurilor. În funcie de natura, urgena i potenialul impact al sesizrii tale, cazul este gestionat de OpCo sau managerul global de caz care lucreaz sub supravegherea i la indicaiile Comitetului de integritate.
Analiz i investigaii Societatea noastr aplic o abordare în dou etape, pentru soluionarea sesizrilor:
Analiza iniial – evalum sesizarea i decidem dac aceasta necesit o verificare i investigaie ulterioar (i, dac acestea sunt necesare, de ctre cine i în ce form). Poi fi contactat pentru a furniza informaii suplimentare.
Investigaia – dac sesizarea impune alte investigaii, o vom încredina unei OpCo sau manager global de caz. Investigaia în sine se concentreaz pe o analiz obiectiv, faptic, a cazului. Dac este necesar, pot fi angajai experi externi (spre exemplu, avocai sau contabili) care s ofere asisten în derularea investigaiei. Acetia îi desfoar activitatea în condiii de strict confidenialitate.
Verificarea i investigaia sunt realizate într-un mod independent, echitabil i nediscriminatoriu cu privire la toate prile implicate i în conformitate cu legile i principiile relevante (inclusiv cu dreptul la o audiere echitabil). Detaliile privind cazul, identitatea ta i identitatea oricrei alte persoane indicate în sesizare sunt pstrate confideniale pe durata investigaiei i ulterior acesteia i sunt comunicate doar dac trebuie cunoscute.
7
Ce ateptri avem de la tine în legtur cu investigaiile? Dac eti implicat într-o investigaie, trebuie s cooperezi i s rspunzi la toate întrebrile, în mod complet i onest. Minirea persoanelor care desfoar investigaia, cât i întârzierea, perturbarea sau refuzul de a coopera cu privire la o investigaie, pot conduce la aplicarea unor msuri disciplinare. Toate prile implicate, inclusiv persoanele acuzate, au dreptul la confidenialitate, pentru a se evita vtmarea inutil a reputaiei acestora. Prin urmare, dac participi la o investigaie sau iei cunotin de aceasta, trebuie s pstrezi confidenialitatea în aceast privin.
Msuri adecvate Dac îngrijorarea ta este fondat (anume, conduita necorespunztoare chiar s-a produs), se vor întreprinde msuri corespunztoare, dac este necesar, în conformitate cu legea i cu Politica noastr privind msurile disciplinare.
Cum procedezi dac ai o îngrijorare cu privire la monitorizarea unei sesizri? În cazul în care consideri c sesizarea ta sau o sesizare împotriva ta nu a fost gestionat în mod corespunztor sau c o investigaie nu a fost efectuat corect, te rugm s informezi Comitetul de integritate la adresa de e-mail [email protected] sau adresându-te Comitetului de integritate, la adresa: Integrity Committee, P.O. Box 28, 1000 AA Amsterdam, Olanda. În cazurile în care este implicat Comitetul de integritate, te rugm s informezi preedintele Consiliul de supraveghere al Heineken N.V. la adresa de e-mail: [email protected]
DORETI S AFLI MAI MULTE INFORMAII? Dac ai întrebri cu privire la aceast Politica „Luai Atitudine!” sau dac ai nevoie de asisten, te rugm s iei legtura cu:
Managerul tu, reprezentantul departamentului de Resurse umane, departamentul Optimizare procese i control (P&CI) sau departamentul Juridic
Reprezentantul autorizat Conduit în afaceri globale, prin e-mail, la adresa: [email protected]
8
Prezenta Anex Serviciul „Luai Atitudine!” reprezint un mod în care angajaii, personalul contractual sau terii raporteaz un potenial comportament necorespunztor sau care implic o Societate, un angajat sau un contractant HEINEKEN, care încalc Codul de conduit în afaceri HEINEKEN i/sau politicile sale.
Prezenta anex explic modul în care HEINEKEN colecteaz, folosete i partajeaz datele cu caracter personal în scopul tratrii sesizrilor. Aceasta include orice date cu caracter personal privitoare la persoana care formuleaz o sesizare, cât i datele cu caracter personal ale persoanelor împotriva crora s-a formulat o acuzaie sau ale persoanelor care au fost identificate ca deinând informaii despre acuzaie.
Pentru mai multe îndrumri generale despre modul în care HEINEKEN gestioneaz datele tale cu caracter personal, te rugm s consuli Procedura de confidenialitate pentru datele privitoare la angajai. Poi gsi mai multe îndrumri în Procedura de confidenialitate pentru datele privitoare la angajai a societii HEINEKEN
Apelurile i sesizrile online adresate Serviciului prin care suntei încurajai s luai atitudine sunt recepionate în numele HEINEKEN de ctre un furnizor independent, numit Navex Global Inc. („Navex”). Navex îi are sediul în Statele Unite, iar serverele sunt situate în diverse state membre ale Uniunii Europene. HEINEKEN a întreprins msurile organizaionale i contractuale necesare pentru a se asigura c datele cu caracter personal colectate de Navex sunt protejate i prelucrate în mod adecvat, numai în scopul Serviciului prin care suntei încurajai s luai atitudine.
General HEINEKEN este operatorul de date aferent Serviciului prin care suntei încurajai s luai atitudine, pus la dispoziie în numele su i al societilor membre HEINEKEN. În funcie de locul unde se afl persoana care face sesizarea, de locul unde se consider c s-a produs evenimentul i de natura acuzaiei/acuzaiilor, un investigator din partea unei companii operaionale va fi numit s desfoare investigaia.
Date cu caracter personal Printre datele cu caracter personal pe care Societatea noastr le poate deine, ca parte a procesului prin care suntei încurajai s luai atitudine, se numr urmtoarele:
numele tu i datele tale de contact (dac decizi s nu faci sesizarea în mod anonim); numele i funcia persoanei/persoanelor cu privire la care faci o sesizare; o descriere a eventualului comportament inadecvat, inclusiv toate detaliile relevante; i orice întrebri pe care le poi avea.
Dei Societatea noastr i agenia care pune la dispoziie Serviciul prin care suntei încurajai s luai atitudine („Navex”) nu întreprind acest lucru în mod activ, datele cu caracter personal sensibile, astfel cum sunt definite prin regulamentele de confidenialitate, ar putea fi incluse în sesizare.
În situaia în care îi comunici numele i datele de contract personale, identitatea ta va fi strict confidenial i nu va fi divulgat persoanei sau persoanelor la care face trimitere sesizarea, cu excepia cazului în care îi exprimi acordul în acest sens. Singurele excepii sunt: situaiile în care Societatea noastr este obligat prin lege s divulge identitatea ta; situaiile în care Societii noastre i se permite prin lege s divulge identitatea ta, în vederea ocrotirii sau a aprrii drepturilor noastre i ale angajailor, clienilor, furnizorilor sau partenerilor notri de afaceri; sau situaiile în care Societatea noastr a stabilit faptul c acuzaiile sunt ru intenionate i au fost formulate cu rea-credin.
ANEXA 1: PROTEJAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
9
Sesizrile aferente Serviciului „Luai Atitudine!” pot fi colectate prin orice modaliti de prelucrare a datelor, electronice sau de alt natur. Te rugm s ai în vedere faptul c, în toate cazurile, datele cu caracter personal vor fi prelucrate separat de alte sisteme de informaii sau dosare privitoare la angajai.
Scopul prelucrrii datelor HEINEKEN poate prelucra datele tale cu caracter personal:
În scopul administrrii Serviciului „Luai Atitudine!” i al evalurii i monitorizrii cu privire la sesizrile formulate prin intermediul acestuia.
Pentru investigarea pretinselor abateri. Pentru a se lua orice msuri necesare de monitorizare la încheierea unei investigaii. Pentru a se crea rapoarte anonime destinate conducerii Societii noastre.
Temeiul juridic HEINEKEN va prelucra datele tale cu caracter personal doar în moduri care sunt compatibile cu scopul în care au fost colectate. În msura în care este necesar în acest scop, Societatea noastr va întreprinde msurile rezonabile pentru a se asigura c datele cu caracter personal sunt corecte, complete i fiabile în raport cu scopul cruia îi sunt destinate.
Cu privire la procesul prin care suntei încurajai s luai atitudine, Societatea noastr va folosi datele tale cu caracter personal în concordan cu Procedura de confidenialitate pentru datele privitoare la angajai, care face trimitere la scopul „utilizrii datelor cu caracter personal ale angajailor pentru activiti precum cele care presupun protejarea intereselor HEINEKEN i ale angajailor si i pentru protejarea intereselor Heineken i a proprietii angajailor”. Societatea noastr ia în considerare interesele legitime drept temei juridic pentru colectarea i folosirea datelor tale cu caracter personal.
Datele tale cu caracter personal pot fi pstrate i folosite pentru administrarea procesului prin care suntei încurajai s luai atitudine pe perioada în care lucrezi pentru noi, în momentul în care raportul nostru profesional înceteaz i pentru o anumit perioad dup ce ai prsit societatea noastr.
Divulgri Datele cu caracter personal colectate în scopurile indicate mai sus vor fi comunicate ctre Navex, care administreaz Serviciul „Luai Atitudine!”, în numele i pe baza indicaiilor Societii noastre i conform instruciunilor emise de aceasta.
Le putem permite unor experi teri selectai, spre exemplu experi contabili judiciari, avocai sau consultani externi, s acceseze datele cu caracter personal în scopul desfurrii unor investigaii interne cu privire la înclcrile (poteniale) ale Codului de conduit în afaceri i/sau ale politicilor conexe. În situaiile în care HEINEKEN comunic datele cu caracter personal ctre aceti teri, Societatea noastr le impune s foloseasc aceste date cu caracter personal numai astfel cum este necesar pentru prestarea serviciilor de investigaie ctre noi i într-un mod conform cu Procedura de confidenialitate pentru datele despre Angajai i cu legea aplicabil.
De asemenea, datele cu caracter personal colectate în legtur cu sesizarea vor fi divulgate unei alte pri numai dac Societatea noastr este obligat s divulge sau s partajeze datele tale cu caracter personal, pentru respectarea obligaiilor legale, sau atunci când acest lucru este necesar pentru informarea autoritilor cu privire la infraciuni.
Transferul transfrontalier Dac transferul datelor tale cu caracter personal în afara Spaiului Economic European devine necesar, Societatea noastr va aplica msuri de siguran corespunztoare, în conformitate cu cerinele legale în vigoare, pentru a se asigura c datele tale beneficiaz de o protecie echivalent cu cea oferit de reglementrile aplicabile în domeniul proteciei datelor în Spaiul Economic European.
10
Pstrarea datelor Sesizrile despre care s-a stabilit c sunt nefondate vor fi terse imediat ce acest lucru este posibil, aceasta incluzând toate datele cu caracter personal din sau privitoare la aceste sesizri. Datele cu caracter personal privitoare la sesizri fondate vor fi pstrate doar pe perioada necesar sesizrii, în msura în care acest lucru este necesar în mod rezonabil pentru respectarea cerinelor legale aplicabile sau astfel cum este recomandat din perspectiva termenului de prescripie aplicabil.
Consemnarea oricror msuri disciplinare întreprinse împotriva unui angajat, ca urmare a unei sesizri depuse în baza prevederilor Politicii „Luai Atitudine!”, va fi realizat în conformitate cu procedurile interne meninute de Societatea noastr cu privire la înregistrrile referitoare la angajai.
„tergere” înseamn distrugerea datelor cu caracter personal sau adaptarea datelor cu caracter personal într-un mod în care identificarea persoanei care face sesizarea i a persoanei implicate nu mai este posibil.
Drepturile tale Un angajat poate, în orice moment, s întrebe departamentul de Conduit în afaceri globale sau Comitetul de integritate dac a fost depus sau nu o sesizare împotriva sa. Dac rspunsul este pozitiv, persoana respectiv va primi un rezumat scris al datelor cu caracter personal disponibile cu privire la ea, cu excepia cazului în care acest lucru ar împiedica în mod semnificativ investigaia. Dac datele cu caracter personal se dovedesc a fi incorecte sau incomplete, persoana implicat poate solicita rectificarea sau completarea acestora. În anumite situaii, un angajat poate solicita tergerea datelor cu caracter personal privitoare la el sau restricionarea prelucrrii datelor cu caracter personal care îl privesc.
Contact Dac ai întrebri, dac doreti s îi exercii oricare dintre drepturile de mai sus sau dac ai o nemulumire cu privire la prelucrarea Datelor tale cu caracter personal în cadrul procedurii „Luai Atitudine!”, te rugm s trimii un e-mail la adresa [email protected], sau s iei legtura cu departamentul de Conduit în afaceri globale, la numrul de telefon: +31 20 5239 968.
11
INFORMAII ADMINISTRATIVE Responsabil de coninut Departamentul Afaceri juridice globale Persoan de contact Obbe Siderius Director Conduit în afaceri globale [email protected] Data intrrii în vigoare: 1 septembrie 2018 Versiunea 4.0 Note: HEINEKEN sau Societatea noastr se refer la fiecare societate deinut i controlat