PRIMĂRIA COMUNEI PRISACANI, JUD. IAȘI APROBAT, PRIMAR, … · 2019. 12. 30. · 3 ROM ÂNIA JUDEŢUL IAȘI - COMUNA PRISACANI PRIMARIA COMUNEI PRISACANI Aprobat, Primar, Stanciu

1

PRIMĂRIA COMUNEI PRISACANI,

JUD. IAȘI

APROBAT,

PRIMAR,

STANCIU GHIORGHE

……………………………..

AVIZAT

PRESEDINTE COMISIE S.C.I.M.

MOSCU IOAN

…………………….

OPIS DOCUMENTE

SISTEM DE CONTROL INTERN MANAGERIAL

Nr.

crt. Documente privind mediul de control Pag.

1

Referat privind emiterea Dispoziției pentru constituirea Comisiei

pentru monitorizarea, coordonarea si indrumarea metodologica a

dezvoltarii sistemului de control intern/managerial

3

2 Dispoziția Primarului privind organizarea, implementarea si

mentinerea unui sistem de control managerial 4

3

Anexa nr.1 - Componenta Comisiei de monitorizare ,coordonare si

indrumare metodologica a dezvoltarii sistemului de control

intern/managerial

6

4 Lista obiectivelor generale si specifice 7

2

5

Procese verbale de instruire a Comisiei de monitorizare, coordonare si

indrumare metodologica a dezvoltarii sistemului de control

intern/managerial

12

6

Chestionare de autoevaluare a membrilor Comisiei de monitorizare,

coordonare si indrumare metodologica a dezvoltarii sistemului de

control intern/managerial

17

7

Anexa nr. 2 - Regulamentul de organizare si functionare a Comisiei de

monitorizare, coordonare si indrumare metodologica a dezvoltarii

sistemului de control intern/managerial

25

8

Procedura sistem de stabilire a cadrului unitar pentru desfăşurarea, de

către secretariatul Comisiei, a activităţilor / acţiunilor de monitorizare,

consiliere / îndrumare metodologică şi raportare cu privire la

dezvoltarea S.C.I.M.

29

9 Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial

pentru anul 2018 64

3

ROMÂNIA

JUDEŢUL IAȘI - COMUNA PRISACANI

PRIMARIA COMUNEI PRISACANI

Aprobat,

Primar,

Stanciu Ghiorghe

REFERAT

În baza prevederilor Ordinului Secretariatului General al Guvernului nr. 400/2015, entitățile

publice sunt obligate să implementeze Codul controlului intern, care cuprinde standardele de

management/ control intern pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial.

Conducătorii entităților publice vor dispune – ținând cont de particularitățile cadrului legal,

organizațional, de personal, de finanțare și de alte elemente specifice, precum și de standardele

prevăzute în anexă la ordin – măsurile necesare pentru elaborarea și/sau dezvoltarea sistemelor de

control managerial ale fiecărei organizații, inclusiv a procedurilor, formalizate pe activități.

Obiectivele, acțiunile, responsabilitățile, termenele, precum și alte componente ale măsurilor

respective vor fi cuprinse în programe de dezvoltare a sistemelor de control managerial, elaborate la

nivelul fiecărei entități publice.

În vederea monitorizării, coordonării și îndrumării metodologice a implementării și/sau

dezvoltării sistemului de control intern/managerial, conducătorul entității publice constituie, princ act

de dispoziție internă, o structură cu atribuții în acest sens.

Conducătorul entității publice elaborează anual un raport asupra sistemului de control

intern/managerial, care se prezintă ca anexă la situația financiară a exercițiului bugetar încheiat.

Neîndeplinirea de către ordonatorul de credite a obligației de a elabora și prezenta raportul anual asupra

sistemului de control intern, constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 3000 lei la 5000

lei.

Având în vedere cele prezentate mai sus, rog să analizați și să dispuneți numirea Comisiei și a

cadrului privind monitorizarea, coordonarea și îndrumarea metodologică a dezvoltării sistemului de

control intern/managerial din cadrul Primariei Comunei Prisacani.

Compartiment Financiar Contabilitate

Luchian Ionela

4

ROMÂNIA


PRIMARUL COMUNEI PRISACANI

DISPOZIȚIA nr. 7 / 09.01.2017

privind organizarea, implementarea și menținerea unui sistem de control managerial la

Primaria Comunei Prisacani

Stanciu Ghiorghe – primarul Comunei Prisacani, Județul Iași;

Având în vedere:

referatul Compartimentului financiar-contabil prin care se propune constituirea

comisiei pentru monitorizarea, coordonarea și îndrumarea metodologică a dezvoltării sistemului

de control intern/managerial din cadrul Primariei Comunei Prisacani;

în conformitate cu prevederile art. 2 și 3 din Ordinul Secretariatului General al

Guvernului nr. 400/22.06.2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al

entitățile publice pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, cu modificările și

completările ulterioare;

art. 4, din O.G. nr. 119/1999, privind control intern si controlul financiar

preventic, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare;

în temeiul art. 68, alin. 1 si art. 115, alin. 1, lit. “a” din Legea Administratiei

publice locale nr. 215/2001, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, emite

prezenta

DISPOZIȚIE:

Art. 1 – Se constituie Comisia pentru monitorizarea, coordonarea și îndrumarea

metologică a dezvoltării sistemului de control intern/managerial din cadrul Primariei Comunei

Prisacani, în componența prevăzută în anexa nr. 1 la prezenta dispoziție, care face parte

integrantă din aceasta.

Art. 2 – Se aprobă Regulamentul de organizare și funcționare a Comisiei pentru

monitorizarea, coordonarea și îndrumarea metologică a dezvoltării sistemului de control

5

intern/managerial din cadrul Primariei Comunei Prisacani, potrivit anexei nr. 2 la prezenta

dispoziție, care face parte integrantă din aceasta.

Art. 3 – Se aprobă Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial

conform anexei nr. 3 la prezenta dispoziție, care face parte integrantă din aceasta.

Art. 4 – Prevederile prezentei dispoziții vor fi duse la îndeplinire de către

Compartimentele din cadrul Primariei Comunei Prisacani.

Art. 5 - Secretarul comunei Prisacani va comunica prezenta dispozitie institutiilor si

persoanelor interesate pentru ducerea ei al indpelinire, Institutiei Prefectului Judetului Iași

pentru control si verificarea legalitatii.

Dată la Prisacani, azi 09.01.2017

CONTRASEMNAT

PRIMAR, SECRETAR,

Stanciu Ghiorghe Musteață Cristian Ștefan

6

ROMÂNIA


PRIMARUL COMUNEI PRISACANI

ANEXA nr. 1 la Dispoziția nr. 7 / 09.01.2017

COMPONENTA

Comisiei privind organizarea, implementarea și menținerea unui sistem de control

managerial la Primaria Comunei Prisacani

PREȘEDINTE: MOSCU IOAN

MEMBRI:

1. LUCHIAN IONELA

2. ZAHARIA ANA LILIANA

3. DASCALU ALEXANDRU

SECRETAR: MUSTEAȚĂ CRISTIAN ȘTEFAN

CONTRASEMNAT

PRIMAR, SECRETAR,

Stanciu Ghiorghe Musteață Cristian Ștefan

7

COMISIA DE MONITORIZARE, COORDONARE ȘI ÎNDRUMARE METOLOGICĂ A

DEZVOLTĂRII SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL LA PRIMARIA

COMUNEI PRISACANI

LISTA OBIECTIVELOR GENERALE ȘI SPECIFICE ALE

PRIMARIEI COMUNEI PRISACANI

Obiective generale Sub-obiective Obiective specifice

A. Organizarea

internă

A1. Management

instituțional și

strategic

creșterea monitorizării modului de aplicare și

ducerii la îndeplinire de către structurile proprii, a

deciziilor, hotărârilor și ordonanțelor Guvernului,

a celorlalte acte normative, provenind de la

organele centrale sau administrația publica, a

hotarârilor Consiliului Local și a dispozițiilor

Primarului Comunei Prisacani;

actualizarea permanentă a regulamentelor de

organizare și funcționare prin reactualizarea

rolurilor, obiectivelor și direcțiilor structurilor

interne ale aparatului de specialitate al Primarului;

focalizarea gestiunii publice pe o viziune a

viitorului, pe misiunea pe care unitatea o are de

înfăptuit și pe obiectivele ce compun această

misiune;

definirea clară a responsabilităților, produrilor și

standardelor ce urmează a fi utilizate în procesul

de evaluare a rezultatelor;

îmbunătățirea comunicării și circuitului

informațional între compartimente, intre

nivelurile ierarhice și funcționale;

reorganizarea activității de evidență și circulația

periodică a actelor.

A.2. Îmbunătățirea și

simplificarea relațiilor

curente ăntre

administrație, cetățeni

si mediul asociatic

Acordarea unei importante sporite

mediatizarii activitatilor de modernizare si

apropiere a administratiei publice de cetatean;

Diminuarea birocratiei;

8


Realizarea transparentei depline in activitatea

administratiei publice locale asigurandu-se

participarea active a cetateanului in procesul

de luare a deciziilor, in deplina concordanta cu

prevederile Legii 52/2003 privind

transparenta decizionala in administratia

publica;

Optimizarea relatiilor autoritatii publice locale

cu cetatenii si persoanele juridice in activitatea

privind solutionarea petitiilor si a

documentatilor specific activitatilor

desfasurate de aparatul de specialitate al

primarului;

Consolidarea colaborarii cu mediul de afaceri

si cu societatea civila, implementarea

parteneriatelor public-private, incurajand

participarea organizatiilor din sectorul privat

la procesul de elaborare al politicilor publice;

B. Managementul

resurselor umane

B1. Valorificarea

competențelor și

responsabilităților

personalului

actualizarea permanentă a fișei postului, cu

implicarea în redactarea fișei postului a

salariatului care ocupă postul respectiv asigurand

o concordanta intre fisa postului, ROF si ceea ce

se executa in realitate;

aplicarea corectă a procedurilor de evaluare a

activității personalului ca premisă de promovare

și motivare.

B2. Metode și

instrumente de

gestiune previzională

a resurselor umane

adoptarea, modificarea sau completarea

organigramei, numărului de personal și statului de

funcții al aparatului propriu în funcție de

necesitățile impuse de atribuțiile acestuia, corelat

cu reglementările legale în vigoare;

Raportul intre numarul de functionari publici din

aparatul propriu si numarul total al personalului

va fi corelat permanent cu cerintele in domeniu;

9


asigurarea unei planificări a resurselor umane în

funcție de procesele instituționale ce urmează a se

derula.

B3. Formarea

continuă

elaborarea planurilor de formare continuă a

functionarilor publici în funcție de rezultatele

evaluării performanțelor profesionale și

reglementărilor legale în vigoare;

în bugetul de venituri și cheltuieli vor fi aprobate

resursele financiare necesare realizării planului de

formare continuă;

inițierea salariatilor în domeniul utilizării

programelor informatice la nivelul standardelor

ECDL;

motivarea specialiștilor din unitate pentru a

participa la programe de perfecționare organizate

de alte instituții specializate în domeniul

gestionării fondurilor structurale ale U.E.;

întărirea colaborării cu comisia paritară în vederea

negocierii măsurilor referitoare la sănătatea

salariaților și securitatea muncii, constituirea și

folosirea fondurilor destinate îmbunătățirii

condițiilor de muncă, precum și crearea

facilităților de respectare de către salariați a

codurilor etice specifice de conduită;

instruirea personalului contractual în aplicarea

programelor europene.

C. Gestiunea

publica

formarea continuă a personalului de specialitate

pentru pregătirea implementării sistemului de

bugetare bazat pe programe;

formarea continua a personalului;

îmbunătățirea activității de control intern la

nivelul compartimentelor din cadrul aparatului de

specialitate al primarului;

stabilirea, urmărirea și aplicarea unor politici și

strategii bugetare pe termen lung și mediu, atât

10


pentru Unitatea Administrativ Teritoriala, cat si

pentru institutiile publice de sub autoritatea sa,

care să urmărească creșterea gradului de

autofinanțare și, implicit, de autonomie;

monitorizarea utilizării fondurilor de investiții

publice și a resurselor bugetare;

îmbunătățirea managementului unitatii depinde și

de utilizarea eficientă a instrumentelor de control

de gestiune, de simplificarea și corelarea actului

decizional, de transparență a acestuia, de

acoperire cu tehnică de calcul și informație dar si

de posibilitatea in viitor a incadrarii cu personal

pentru anumite activitati.

D. Legături

interinstituționale

realizarea unei comunicări eficiente cu autoritatea

publica locala a judetului Iași pentru identificarea

nevoilor și resurselor în vederea promovării de

proiecte și programe comunitare de dezvoltare a

zonei;

Imbunatatirea colaborarii cu Asociatia de

Dezvoltare Intercomunitara precum si pentru

diseminarea informatiilor referitoare la

programele de finantare externa si ale Guvernului

Romaniei, pe care autoritatile locale le pot accesa;

colaborarea continuă cu entitati similare in

vederea dezvoltarii politicilor publice specifice

domeniului;

continuarea și eficientizarea relațiilor de

colaborare/cooperare/parteneriat cu O.N.G.-uri,

patronate și sindicate și alte organisme asimilate

pentru informare reciprocă și identificarea

nevoilor copiilor unitatii în vederea realizării unor

proiecte de interes comun;

dezvoltarea unei relații deschise și active cu mass-

media pentru diseminarea informațiilor și

11


realizarea transparenței actelor decizionale și a

activităților de modernizare a instituției.

E. Sistem

informațional

lărgirea ofertei de servicii informaționale pentru a

face mai cunoscuta activitatea relatiei cetatean –

administratie publica;

folosirea tehnologiei informaționale în vederea

îmbunătățirii circulației informațiilor la toate

nivelurile instituției;

asigurarea accesului la informație prin tehnologii

informaționale pentru utilizatorii finali ai

serviciilor administratiei publice locale.

12



COMUNEI PRISACANI

PROCES-VERBAL Nr. 1

încheiat în cadrul ședinței de lucru a Comisiei din data de 12.03.2018

În cadrul ședinței de lucru din data de 12.03.2018 membrii Comisiei, numită prin Dispoziția

Primarului nr. 7 din 09.01.2017 în conformitate cu Regulamentul acesteia, au efectuat următoarele

activități:

s-a studiat și analizat Ordinul nr. 400/22.06.2015 al Secretariatului General al

Guvernului, cu modificările și completările ulterioare, pentru aprobarea Codului

controlului intern/managerial al entitățile publice pentru dezvoltarea sistemelor de

control managerial;

președintele Comisiei a elaborat un chestionar pentru autoevaluarea membrilor

acesteia, cu scopul evaluării nivelului de cunoaștere a prevederilor OSGG nr.

400/2015, cu modificările și completările ulterioare;

chestionarele au fost completate de către toți membrii Comisiei, rezultând un grad de

cunoaștere corespunzător aplicării cerințelor OSGG nr. 400/2015, cu modificările și

completările ulterioare;

Comisia a elaborat Programul de dezvoltare a sistemului de control managerial al

Primariei Comunei Prisacani, program care cuprinde obiective, acțiuni,

responsabilități, termene, precum și alte măsuri necesare dezvoltării acestuia cum

sunt elaborarea și aplicarea procedurilor de sistem și a celor specifice pe activități,

perfecționarea profesională etc. Elaborarea programului a ținut seama de regulile

minimale de management conținute de standardele de control intern aprobate prin

OSGG nr. 400/2015, cu modificările și completările ulterioare, particularitățile

organizatorice și funcționale ale Primariei Comunei Prisacani, personalul și structura

acesteia;

a fost supus spre aprobare primarului, Programul de dezvoltare a sistemului de

control managerial;

pornind de la Planul managerial, a fost întocmită Lista privind obiectivele generale

și specifice;

au fost stabilite obiectivele Programului de dezvoltare a sistemului de control

intern/manageria în conformitate cu OSGG nr. 400/2015, cu modificările și

completările ulterioare, și anume:

13

organizarea procesului privind implementarea sistemului de control

intern/managerial;

analiza elaborării și dezvoltării Programului de dezvoltare a

sistemului de control intern/managerial;

implementarea sistemului de control intern/managerial la nivelul

unitatii;

implementarea standardelor de control intern/managerial;

întocmirea raportărilor semestriale și anuale cu privire la

implementarea sistemului de control intern/managerial.

Președintele Comisie a supus la vot membrilor acesteia toate problemele discutate și măsurile

luate, pentru care a existat un consens în unanimitate de voturi.

În perioada următoare Președintele Comisiei va convoca Comisia periodic, urmărind

parcurgerea celor 10 etape în procedul de implementare a sistemului de control intern/managerial.

Secretariatul Comisiei va înregistra Procesul verbal de ședință în Registrul de evidență a

ședințelor Comisiei și va face informări către primar.

Președinte Comisie Semnătura

Moscu Ioan _________________

Membrii Comisie

Luchian Ionela _________________

Zaharia Ana Liliana _________________

Dascalu Alexandru _________________

Secretar Comisie:

Musteață Cristian Ștefan _________________

14



COMUNEI PRISACANI

PROCES-VERBAL nr. 2




activități:

s-a dispus verificarea Situației Centralizatoare semestriale la data de 31.12.2017 privind

stadiul implementării sistemului de control intern/managerial;

s-au analizat și aprobat materialele elaborate de către consultant privind îndeplinirea Etapei

I + II și Etapa III din cadrul Programului de dezvoltare a sistemului de control

intern/managerial;

s-au analizat / actualizat și aprobat un număr de 70 de proceduri operaționale și 12 Proceduri

de sistem în conformitate cu Registrul pentru evidența procedurilor de sistem/operaționale

ale Primariei Comunei Prisacani;

Președintele Comisiei a supus la vot membrilor acesteia toate problemele discutate și

măsurile luate, pentru care a existat un consens în unanimitate de voturi.

În perioada următoare Președintele Comisie va convoca Comisia periodic, urmărind parcurgerea

următoarelor etape în procesul de implementare a sistemului de control intern/managerial.


ședințelor Comisiei și va face informări către ordonatorul de credite.


Moscu Ioan _________________

Membrii Comisie




Secretar Comisie:


15



COMUNEI PRISACANI

PROCES-VERBAL nr. 3




activități:

s-au analizat și aprobat materialele elaborate de către consultant privind îndeplinirea Etapei

IV, V, VI, VII, din cadrul Programului de dezvoltare a sistemului de control

intern/managerial;

s-au analizat / actualizat și aprobat un număr de 72 de proceduri operaționale și 11 Proceduri

de sistem în conformitate cu Registrul pentru evidența procedurilor de sistem/operaționale

ale Primariei Comunei Prisacani;

Secretarul Comisiei desemnat de către Comisia de Monitorizare ca responsabil cu

întocmirea documentației privind întocmirea Registrului Riscurilor la nivelul unitatii, pe

baza consultanței de specialitate oferită, a prezentat spre analiză documentația

corespunzătoare la această dată, urmând ca cel puțin o dată la 6 luni, așa cum prevede

Ordinul nr. 400/2005, cu modificările și completările ulterioare, să se completeze și

actualizeze Registrul Riscurilor;

următoarea ședință a Comisiei de Monitorizare va avea loc înainte de data limită de

depunere a Situațiilor financiare pe anul 2018 și după data închiderii anului financiar 2018,

pentru a aproba Chestionarele de autoevaluare a stadiului de implementare a Controlului

intern managerial în cadrul unitatii, necesare la elaborarea Raportului anual;

Președintele Comisiei a supus la vot membrilor acesteia toate problemele discutate și

măsurile luate, pentru care a existat un consens în unanimitate de voturi.

16


ședințelor Comisiei și va face informări către ordonatorul de credite.


Moscu Ioan _________________

Membrii Comisie




Secretar Comisie:


17



COMUNEI PRISACANI

CHESTIONAR PRIVIND AUTOEVALUAREA MEMBRILOR COMISIEI

privind nivelul de cunoaștere a prevederilor O.S.G.G. nr. 400/2015,

modificat și completat cu OSGG nr. 200/2016

Întrebare Răspuns

1. Ce principii trebuie să respecte sistemele de

control intern/managerial specifice fiecărei

țări?

Principiile generale de bună practică acceptate

pe plan internațional și în Uniunea Europeană.

2. Enumerați trei categorii prin care pot fi

grupate obiectivele în cadrul Primariei

Comunei Prisacani.

eficacitatea și eficiența angajatilor;

fiabilitatea informațiilor interne și externe;

conformitatea cu legile, regulamentele și

politicile interne.

3. Ce înțelegeți prin noțiunea de risc în

activitatea desfășurată în cadrul instituției?

Riscul este un eveniment, o abatere care, dacă nu

este detectată înainte de a avea loc poate aduce

disfuncționalități, prejudicii în atingerea

obiectivelor unitatii.

4. Ce reprezintă procedurile operaționale? Formalizarea în formă scrisă a pașilor ce trebuie

urmați în realizarea sarcinilor, exercitarea

competențelor și angajarea responsabilităților de

către fiecare salariat al instituției.

5. Enumerați tipurile de control intern. controlul procedural revine fiecărui angajat al

instituției;

controlul financiar preventiv;

controlul ulterior;

auditul intern;

auditul extern;

auditul extern al Comisiei Europene.

6. Cui revine responsabilitatea organizării

sistemului de control managerial în cadrul

instituției?

Managerului.

18

7. Câte standarde de control intern/ managerial

trebuie implementate în cadrul instituției?

16 de standarde.

8. Care sunt rezultatele așteptate în urma

implementării Codului controlului

intern/managerial în cadrul instituției?

obiectivele vor fi îndeplinite într-un mod

economic, eficient și eficace;

se vor respecta regulile externe și regulile

ordonatorului principal de credite;

patrimoniul public și informațiile vor fi mai

bine protejate;

se vor preveni și depista fraudele și greșelile;

documentele contabile emise vor furniza

informații de încredere referitoare la

segmentul financiar și de management.

Președinte comisie, Membru evaluat,

Moscu Ioan Luchian Ionela

19



COMUNEI PRISACANI




Întrebare Răspuns



țări?





Comunei Prisacani.

eficacitatea și eficiența funcționarilor;



politicile interne.






obiectivelor unitatii.






instituției;


controlul ulterior;

auditul intern;

auditul extern;




instituției?

Managerului.

20



16 de standarde.




obiectivele vor fi îndeplinite într-un mod





bine protejate;






Moscu Ioan Zaharia Ana Liliana

21



COMUNEI PRISACANI




Întrebare Răspuns



țări?





Comunei Prisacani.




politicile interne.






obiectivelor Primariei Comunei Prisacani.






instituției;


controlul ulterior;

auditul intern;

auditul extern;




instituției?

Managerului.

22



16 de standarde.




obiectivele unitatii vor fi îndeplinite într-un

mod economic, eficient și eficace;



patrimoniul public al unitatii și informațiile

vor fi mai bine protejate;






Moscu Ioan Dascalu Alexandru

23


DEZVOLTĂRII SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL LA

PRIMARIA COMUNEI PRISACANI


privind nivelul de cunoaștere a prevederilor O.S.G.G. nr. 400/2015


Întrebare Răspuns



țări?





Comunei Prisacani.




politicile interne.






obiectivelor.






instituției;


controlul ulterior;

auditul intern;

auditul extern;




instituției?

Managerul.

24



16 de standarde.




Obiectivele vor fi îndeplinite într-un mod





bine protejate;






Moscu Ioan Musteață Cristian Ștefan

25

Anexa 2

la DISPOZIȚIA nr. 7 / 09.01.2017

Regulament de Organizare şi Funcţionare

al Comisiei de management pentru dezvoltarea

Sistemului de Control Managerial Intern în cadrul

Primariei Comunei Prisacani

I. Dispoziţii generale

Art. 1 - Scopul Comisiei de management îl constituie dezvoltarea şi implementarea Sistemului

de Control Managerial Intern (SCMI), în cadrul Primariei Comunei Prisacani, conform Ordinului

Secretariatului General al Guvernului nr. 400/22.06.2015 pentru aprobarea Codului controlului

intern/managerial al entitățile publice pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, cu

modificările și completările ulterioare.

II. Conducerea Comisiei de management

Art. 2 – (1) Preşedintele Comisiei de management este Moscu Ioan.

(2) În lipsa preşedintelui, atribuţiile acestuia vor fi delegate unuia dintre membrii Comisiei de

management.

III. Atribuţiile Preşedintelui Comisiei de management

Art. 3 – Preşedintele Comisiei de management are următoarele atribuţii:

a) convoacă membrii Comisiei de management;

b) propune ordinea de zi, acordă cuvântul în şedinţe şi veghează la disciplina şi buna

desfăşurare a şedinţelor;

c) aprobă procesul verbal al şedinţei, rapoartele şi deciziile Comisiei de management;

d) supervizează activităţile specifice din cadrul Comisiei de management;

e) monitorizează punerea în practică a deciziilor adoptate de către Comisia de management şi

decide asupra măsurilor care se impun pentru nerespectarea lor;

f) decide asupra participării la şedinţele Comisiei de management a altor reprezentanţi din

cadrul sau din afara Primariei Comunei Prisacani, a căror prezenţă este necesară pentru

clarificarea aspectelor aflate pe ordinea de zi a şedinţei;

IV. Atribuţiile Comisiei de management

Art. 4 - Comisia de management are următoarele atribuţii:

26

a) implementează în cadrul Primariei Comunei Prisacani standardele de management şi control

intern referitoare la mediul de control, performanţa şi managementul riscurilor, informare

şi comunicare, activităţi de control, auditarea şi evaluarea, conform prevederilor Ordinului

Secretariatului General al Guvernului nr. 400/22.06.2015 pentru aprobarea Codului controlului

intern/managerial al entitățile publice pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, cu

modificările și completările ulterioare;

b) elaborează şi aprobă programul de dezvoltare a sistemului de control managerial al

ministerului, program care cuprinde obiective, acţiuni, termene, responsabili precum şi

unele măsuri necesare dezvoltării acestuia. La elaborarea programului se vor avea în vedere

regulile minimale de management, conţinute în standardele de control intern, atribuţiile,

particularităţile organizatorice şi funcţionale ale unitatii, personalul şi structura acestuia

precum şi alte reglementări şi condiţii specifice;

c) supune aprobării primarului, programul anual de dezvoltare a sistemului de control

managerial;

d) monitorizează respectarea termenelor prevăzute în programul de dezvoltare a sistemului de

control managerial şi decide măsurile care se impun în cazul nerespectării acestora;

e) îndrumă departamentele din structura unitatii în vederea elaborării programelor de

dezvoltare a subsistemelor de control managerial;

f) aprobă formatele standard ale documentelor aferente sistemului de control managerial intern

şi planificării strategice în cadrul Primariei Comunei Prisacani;

g) evaluează şi avizează procedurile de sistem elaborate în cadrul Primariei Comunei Prisacani;

h) elaborează, actualizează şi avizează registrul riscurilor la nivelul Primariei Comunei

Prisacani;

i) răspunde de implementarea standardelor de control managerial intern în cadrul Primariei

Comunei Prisacani;

j) primeşte, semestrial, de la departamente, informări referitoare la progresele înregistrate cu

privire la dezvoltarea sistemelor or/subsistemelor proprii de control managerial intern, în

raport cu programele adoptate, precum şi referiri la situaţiile deosebite observate şi la

acţiunile de monitorizare, coordonare şi îndrumare, întreprinse în cadrul acestora;

k) prezintă primarului ori de câte ori consideră necesar, dar cel puţin o dată pe semestru,

informări referitoare la progresele înregistrate cu privire la dezvoltarea sistemului de control

managerial intern, în raport cu programul adoptat, la acţiunile de monitorizare, coordonare

şi îndrumare metodologică întreprinse, precum şi la alte probleme apărute în legătură cu

acest domeniu;

l) membrii Comisiei de management asigură aducerea la îndeplinire a deciziilor acestei

structuri;

27

m) elaborează formate standard de documente pentru sistemul de control managerial intern şi

planificarea strategică;

n) întocmeşte rapoarte în baza dispoziţiilor preşedintelui Comisiei de management;

o) semnalează primarului situaţiile de nerespectare a deciziilor acestuia şi propune măsurile de

corectare care se impun;

p) centralizează, analizează, sintetizează şi emite documente în domeniile de competenţă;

q) duce la îndeplinire şi transmite deciziile Preşedintelui acesteia;

r) înaintează primarului propuneri pentru eficientizarea Sistemului de control managerial intern şi a

planificării strategice la nivelul ministerului;

s) propune Preşedintelui Comisiei de management participarea la şedinţele Comisiei a altor

reprezentanţi din cadrul sau din afara, a căror prezenţă este necesară pentru clarificarea aspectelor

aflate pe ordinea de zi a şedinţei;

t) membrii Comisiei au obligaţia de a asigura informarea permanentă a primarului cu privire la

totalitatea activităţilor desfăşurate şi de a obţine avizul acestuia cu privire la documentele şi

punctele de vedere prezentate în cadrul Comisiei ;

u) pentru îndeplinirea atribuţiilor care îi revin, Comisia va beneficia de sprijinul tuturor

departamentelor aflate în subordinea Primariei Comunei Prisacani.

V. Atribuţiile Secretarului Comisiei de management

Art. 5 – Secretarul are următoarele atribuţii principale:

a) convoacă, la cererea Preşedintelui Comisiei de management membrii, la şedinţele Comisiei

de management, organizează şedinţele şi participă la acestea;

b) întocmeşte documentele pentru şedinţa Comisiei de management şi le transmite în format

electronic membrilor cu cel puţin 2 zile înaintea şedinţei;

c) întocmeşte procesele verbale ale şedinţelor Comisiei de management, pe care le transmite în format

electronic membrilor acestora;

d) asigură diseminarea dispoziţiilor Comisiei de management şi se constituie drept punct de

legătură în vederea bunei comunicări dintre structurile care funcţionează în subordinea/ în

coordonarea/ sub autoritatea Primariei Comunei Prisacani.

VI. Organizarea şedinţelor şi mecanismul de luare a deciziilor

Art. 6 – (1) Şedinţele Comisiei de management se desfăşoară în baza convocărilor transmise cu 3 zile

înainte membrilor Comisiei sau la solicitarea Preşedintelui.

(2) Activitatea Comisiei de management se desfăşoară în baza programului de dezvoltare a Sistemului

de control managerial al unitatii.

28

(3) Deciziile Comisiei de management se adoptă prin consensul membrilor prezenţi, în caz contrar

decizia va fi luată prin votul a jumătate plus unu din totalul membrilor prezenţi. În cazul în care se

constată egalitate de voturi, votul Preşedintelui este considerat hotărâtor.

(4) Membrii Comisiei de management care nu pot participa la şedinţe, din motive obiective vor

transmite o motivare scrisă către Preşedintele Comisiei de management cu două zile înaintea şedinţei,

şi vor desemna un înlocuitor.

(5) Desfăşurarea şedinţei Comisiei de management se consemnează într-un proces-verbal care este

aprobat ulterior de către Preşedinte.

VII. Dispoziţii finale

Art. 7 – Calitatea de membru al Comisiei de management încetează în următoarele situaţii:

a) prin încetarea raporturilor de serviciu în conformitate cu prevederile legale în vigoare, precum şi

în orice alte situaţii în care membrul respectiv, nu mai îndeplineşte funcţia de conducător al

structurii din subordinea/ în coordonarea/ sub autoritatea Primariei Comunei Prisacani;

b) la solicitarea primarului Comunei Prisacani;

c) în cazul în care unul dintre membrii Comisiei de management pierde această calitate, în condiţiile

prevăzute la lit. a) şi b), structura în cauză va propune un nou membru al Comisiei de management

în termen de trei zile şi va comunica prin adresă scrisă numele persoanei desemnate, secretarului.

PREȘEDINTE: MOSCU IOAN

MEMBRI:

1. LUCHIAN IONELA

2. ZAHARIA ANA LILIANA

3. DASCALU ALEXANDRU

SECRETAR: MUSTEAȚĂ CRISTIAN ȘTEFAN

COMUNA PRISACANI

JUDEȚUL IAȘI

PROCEDURA DE SISTEM Ediţia I

Nr. de ex. 1

Stabilirea cadrului unitar pentru desfăşurarea de către secretariatul Comisiei a

activităţilor de monitorizare, consiliere, îndrumare metodologică şi raportare cu

privire la dezvoltarea S.C.I.M.

Revizia 0 Nr. de ex.

COMISIE SCIM

Pagina …. din…

Exemplar nr. 1

Cod : P.S.M. 01

29

PROCEDURA DE SISTEM

STABILIREA CADRULUI UNITAR PENTRU DESFASURAREA DE CATRE

SECRETARIATUL COMISIEI A ACTIVITATILOR DE MONITORIZARE,

CONSILIERE INDRUMARE METODOLOGICA SI RAPORTARE CU

PRIVIRE LA DEZVOLTAREA S.C.I.M.

P.S.M. 01

COMUNA PRISACANI

JUDEȚUL IAȘI


Nr. de ex. 1





COMISIE SCIM

Pagina …. din…

Exemplar nr. 1

Cod : P.S.M. 01

30

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei

în cadrul ediţiei procedurii operaţionale

Elemente

privind

responsabilii/

operaţiunea

Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura

1 2 3 4 5

1.1 Elaborat

Luchian Ionela

Zaharia Ana Liliana

Dascalu Alexandru

Membri

Comisie 16.04.2018

1.2 Verificat

Luchian Ionela

Zaharia Ana Liliana

Dascalu Alexandru

Membri

Comisie 16.04.2018

1.3 Avizat Moscu Ioan Preşedinte

Comisie 16.04.2018

1.4 Aprobat Stanciu Ghiorghe Primar 16.04.2018

COMUNA PRISACANI

JUDEȚUL IAȘI


Nr. de ex. 1





COMISIE SCIM

Pagina …. din…

Exemplar nr. 1

Cod : P.S.M. 01

31

2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operationale

Ediţia sau, după

caz, revizia în

cadrul ediţiei

Componenta

revizuită

Modalitatea

reviziei

Data de la care se

aplică prevederile

ediţiei sau reviziei

ediţiei

1 2 3 4

2.1 Ediţia I X X 01.02.2017

2.2 Revizia 1 X X 16.04.2018

2.3 Revizia 2

COMUNA PRISACANI

JUDEȚUL IAȘI


Nr. de ex. 1





COMISIE SCIM

Pagina …. din…

Exemplar nr. 1

Cod : P.S.M. 01

32

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul

ediţiei procedurii operaţionale

Scopul

difuzării

Exemp

lar

Nr.

___

Serviciu/

Birou/

Compar

timent

Funcţia Nume şi

prenume

Data

primirii

Semnătura

1 2 3 4 5 6 7

3.1. Verificare 1 Comisie Membri

Comisie

Luchian Ionela

Zaharia Ana

Liliana

Dascalu

Alexandru

16.04.2018

3.2. Aplicare 1 Comisie Secretar

Comisie

Musteață Cristian

Ștefan 16.04.2018

3.3. Arhivare 1 Comisie Secretar

Comisie

Musteață Cristian

Ștefan 16.04.2018

COMUNA PRISACANI

JUDEȚUL IAȘI


Nr. de ex. 1





COMISIE SCIM

Pagina …. din…

Exemplar nr. 1

Cod : P.S.M. 01

33

4. Scopul procedurii operaţionale

Stabileşte cadrul unitar pentru desfăşurarea, de către secretariatul Comisiei, a activităţilor /

acţiunilor de monitorizare, consiliere / îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea

S.C.I.M. în cadrul Primariei Comunei Prisacani, jud. Iași, inclusiv pentru obţinerea informaţiilor

necesare elaborării Raportului anual privind controlul intern.

COMUNA PRISACANI

JUDEȚUL IAȘI


Nr. de ex. 1





COMISIE SCIM

Pagina …. din…

Exemplar nr. 1

Cod : P.S.M. 01

34

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale

5.1 Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională;

- P.O. se aplică de secretariatul Comisiei, pentru realizarea atribuţiilor de monitorizare,

consiliere / îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. în cadrul

Primariei Comunei Prisacani, jud. Iași .

5.2 Delimitarea explicită a activităţii procedurale;

- Operaţiunea de autoevaluare a S.C.I.M. se realizează prin completarea de fiecare

serviciu/birou/compartiment din organigrama instituţiei a chestionarului de autoevaluare a

stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial, iar asumarea realităţii

datelor, informaţiilor şi constatărilor înscrise în acestea aparţine şefilor/coordonatorilor

acestor componente care au aceste atribuţii prevăzute în fişa postului.

5.3 Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţii

procedurale ; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii.

5.3.1 Compartimente furnizoare de date –Compartimentele /birourile /serviciile prevazute

in organigrama institutiei.

5.3.2 Compartimente implicate : Comisia de monitorizare, consiliere, îndrumare

metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M

COMUNA PRISACANI

JUDEȚUL IAȘI


Nr. de ex. 1





COMISIE SCIM

Pagina …. din…

Exemplar nr. 1

Cod : P.S.M. 01

35

6. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate

6.1 Reglementări internaţionale – Standardele internaţionale de control intern

6.2 Legislaţie primară

- O.G. nr. 119/1999, privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv,

republicată;

- Legea nr. 234/2010, privind modificarea şi completarea O.G. nr. 119/1999, privind controlul

intern şi controlul financiar preventiv.

6.3. Legislaţia secundară

- Ordinul nr. 400/22.06.2015 al Secretariatului General al Guvernului pentru aprobarea

Codului controlului intern/managerial al entitățile publice pentru dezvoltarea sistemelor de

control managerial, cu modificările și completările ulterioare.

6.4. Reglementări interne

- Regulamentul de organizare şi funcţionare a Primariei Comunei Prisacani;

COMUNA PRISACANI

JUDEȚUL IAȘI


Nr. de ex. 1





COMISIE SCIM

Pagina …. din…

Exemplar nr. 1

Cod : P.S.M. 01

36

7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională

7.1. Definiţii ale termenilor

Nr.

crt. Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul

1. Procedura operaţională prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie

urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în

vederea realizării activităţii la nivelul unuia sau mai multor

compartimente din cadrul Primariei Comunei Prisacani, jud. Iași

2. Ediţie a unei proceduri

operaţionale

forma iniţială a unei proceduri operaţionale, aprobată şi

difuzată;

3. Revizia în cadrul unei

ediţii

acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele

asemenea, după caz, a uneia sau mai multor componente ale unei

ediţii a procedurii operaţionale, acţiuni care au fost aprobate şi

difuzate;

4. Control

intern/managerial

ansamblul formelor de control exercitate la nivelul Primariei

Comunei Prisacani, jud. Iași , inclusiv auditul intern, stabilite de

conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi cu

reglementările legale, în vederea asigurării administrării

fondurilor în mod economic, efficient şi eficace; acesta include,

de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi procedurile;

5. Consiliere/îndrumare

metodologică

activitatea desfăşurată de secretariatul Comisiei, cu scopul de a

facilita asimilarea şi punerea în practică, de către personalul

instituţiei, a conceptelor, prevederilor legale, instrucţiunilor

metodologice şi procedurale din domeniul controlului

intern/managerial;

6. Comisia comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare

metodologică a dezvoltării S.C.I.M. din cadrul Primariei

Comunei Prisacani, jud. Iași

COMUNA PRISACANI

JUDEȚUL IAȘI


Nr. de ex. 1





COMISIE SCIM

Pagina …. din…

Exemplar nr. 1

Cod : P.S.M. 01

37

7. Monitorizarea

sistemului de control

intern/managerial

activitatea desfăşurată cu scopul de a supraveghea respectarea,

de către instituţia publică, a cerinţelor legale în domeniul

controlului intern/managerial, precum şi aplicarea efectivă a

măsurilor /acţiunilor cuprinse în programele de dezvoltare a

sistemului de control intern/managerial din cadrul Primariei

Comunei Prisacani, jud. Iași ;

7.2.Abrevieri ale termenilor

Nr.

crt. Abrevierea Termenul abreviat

1. A. Aprobare

2. Ah. Arhivare

3. Ap. Aplicare

4. Av. Avizare

5. Comisia

Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare

metodologică a dezvoltării sistemului de control

intern/managerial

6. E. Elaborare

7. I Informare

8. O.M.F.P. Ordinul ministrului finanţelor publice

9. O.G. Ordonanţă a Guvernului

10. P.O. Procedură operaţională

11. S.C.I.M. Sistemul de control intern managerial

12. V. Verificare

COMUNA PRISACANI

JUDEȚUL IAȘI


Nr. de ex. 1





COMISIE SCIM

Pagina …. din…

Exemplar nr. 1

Cod : P.S.M. 01

38

8. Descrierea procedurii operaţionale

8.1. Generalităţi

Prezenta procedură prezintă activităţile şi acţiunile necesare pentru a monitoriza cât mai eficient

implementarea S.C.I.M. în cadrul Primariei Comunei Prisacani.

8.2. Documente utilizate

8.2.1. Lista şi provenienţa documentelor

Nr.

crt.

Denumirea

documentului Cod identificare Provenienţa documentului

1.

Chestionar de autoevaluare a

stadiului de implementare a

standardelor de control

intern/managerial

Anexa nr.1

Şefi/coordonatori

servicii/birouri/compartimente

din organigrama institutiei;

2. Situaţia sintetică a rezultatelor

autoevaluării Anexa nr.2 Comisia;

3.

Raport privind activitatea de

monitorizare,

consiliere/îndrumare

metodologică a dezvoltării

S.C.I.M

Anexa nr.3 Secretariat Comisie;

4. Raport asupra sistemului de

control intern/managerial anual Anexa nr.4 Comisia.

8.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor utilizate

(1) chestionar de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control

intern/managerial – se completează de şefii de compartimente din organigrama institutiei şi conţine

COMUNA PRISACANI

JUDEȚUL IAȘI


Nr. de ex. 1





COMISIE SCIM

Pagina …. din…

Exemplar nr. 1

Cod : P.S.M. 01

39

16 standarde de control intern/managerial şi se utilizează pentru a monitoriza implementarea

S.C.I.M.

(2) situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării – se completează de Comisie şi reprezintă

situaţia implementării celor 16 de standarde de control intern/managerial la nivelul instituţiei ;

(3) raport privind activitatea de monitorizare, consiliere/îndrumare metodologică a

dezvoltării S.C.I.M. – se completează de secretariatul Comisiei şi conţine informaţii privind

monitorizarea, consilierea şi îndrumarea metodologică prin formularea de avize consultative, pentru

implementarea S.C.I.M. ;

(4) raport asupra sistemului de control intern/managerial – se completează de conducătorul

instituţiei şi conţine informaţii cu privire la aprecierea realistă, corectă, completă şi demnă de

încredere asupra S.C.I.M., formulată în baza autoevaluării acestuia.

8.2.3. Circuitul documentelor

În prezenta P.O. documentele utilizate în desfăşurarea activităţii sunt integrate în fluxul

general al documentelor din cadrul instituţiei. Diagrama de proces cu circuitul documentelor este

prezentată în anexa nr.5.

8.3. Resurse necesare

8.3.1. Resurse materiale

- elemente de logistică : birouri, rechizite, formulare tipizate, linii telefonice, fax, materiale

informatice, calculatoare, reţea, imprimante, posibilităţi de stocare a informaţiilor;

8.3.2. Resurse umane

- funcţionarii din cadrul Primariei Comunei Prisacani, care au atributii prin fişele postului în

acest sens;

8.3.3. Resurse financiare

- sume necesare cheltuielilor de funcţionare (achiziţionarea materialelor consumabile,

acoperirea cheltuielilor de întreţinere a logisticii, plata cheltuielilor cu salariile personalulului

implicat).

COMUNA PRISACANI

JUDEȚUL IAȘI


Nr. de ex. 1





COMISIE SCIM

Pagina …. din…

Exemplar nr. 1

Cod : P.S.M. 01

40

8.4. Modul de lucru

8.4.1. Precizări comune procedurilor

Planificarea acţiunilor şi operaţiunilor pentru o evidenţă realistă şi corectă a stadiului

implementării S.C.I.M. în cadrul Primariei Comunei Prisacani,jud. Iași.

8.4.2. Monitorizarea dezvoltării sistemelor de control intern/managerial ale instituţiei

Principalele aspecte care fac obiectul monitorizării de către Secretariatul Comisiei

sunt:

1) Constituirea Comisiei, prin monitorizarea următoarelor elemente :

a. emiterea actului administrativ de constituire şi aprobare a Comisiei de către primar;

b. componenţa Comisiei (număr persoane şi funcţiile acestora);

c. modul de organizare şi de lucru a acesteia.

2) Programul de dezvoltare a S.C.I.M., prin monitorizarea următoarelor elemente:

a. elaborarea/actualizarea şi aprobarea programului de dezvoltare a sistemului de control

intern/managerial;

b. stadiul de realizare a măsurilor/acţiunilor prevăzute în program.

3) Secretariatul Comisiei exercită atribuţii de monitorizare în cadrul instituţiei, prin următoarele

modalităţi:

a. solicitarea permanentă de documente/materiale/date/informaţii în legătură cu aspectele şi

elementele care fac obiectul monitorizării şi analizarea acestora;

b. urmărirea aplicării efective a măsurilor/acţiunilor cuprinse în programul de dezvoltare a

S.C.I.M. şi formularea de recomandări pentru îmbunătăţirea procesului de implementare

a măsurilor/acţiunilor;

c. menţinerea legăturii cu membrii Comisiei şi participarea la şedinţele acesteia;

d. urmărirea existenţei şi respectării termenelor fixate pentru raportările periodice;

e. întocmirea ordinii de zi, aprobată de toţi membrii Comisiei prin majoritate de voturi;

f. întocmirea de procese verbale sau minute ale întâlnirilor;

g. întocmeşte, actualizează şi modifică registrul riscurilor identificate în cadrul Primariei

Comunei Prisacani pe baza propunerilor membrilor Comisiei;

COMUNA PRISACANI

JUDEȚUL IAȘI


Nr. de ex. 1





COMISIE SCIM

Pagina …. din…

Exemplar nr. 1

Cod : P.S.M. 01

41

h. păstrează (clasează) originalele procedurilor de sistem realizate;

i. primeşte şi înregistrează în registrul propriu, procedurile de sistem transmise pentru avizare

şi procedurile operaţionale semnate de conducătorii compartimentelor;

j. supune procedurile de sistem şi procedurile operaţionale spre avizare membrilor Comisiei şi

spre aprobare primarului;

k. alocă codul procedurilor de sistem;

l. distribuie procedurile de sistem conform listei de difuzare;

m. transmite la arhivă procedurile de sistem conform listei de difuzare;

n. analizează şi pune pe ordinea de zi a şedinţei Comisiei solicitările de revizie a procedurilor

de sistem.

8.4.3. Consilierea/îndrumarea metodologică cu privire la dezvoltarea S.C.I.M.

Principalele aspecte care fac obiectul consilierii/îndrumării metodologice sunt

următoarele:

1. constituirea Comisiei, stabilirea componenţei acesteia, modul de organizare şi de lucru,

înlăturarea disfuncţionalităţii constatate în organizarea şi funcţionarea acesteia;

2. proiectele de proceduri operaţionale/de sistem, din punctul de vedere al referirilor la

măsurile de control şi la conformitatea acestora cu prevederile O.S.G.G. nr. 400/2015,

cu modificările și completările ulterioare;

3. măsurile de dezvoltare a S.C.I.M. dezbătute în cadrul întrunirilor de lucru ale Comisiei;

4. situaţiile semestriale/anuale, privind stadiul implementării S.C.I.M.;

5. autoevaluarea S.C.I.M. prin:

pregătirea autoevaluării S.C.I.M.;

completarea de fiecare serviciu/birou/compartiment din organigrama instituţiei, a

chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control

intern/managerial (Anexa nr. 1);

completarea de către Comisie a situaţiei sintetice a rezultatelor autoevaluării (Anexa nr. 2).

6. Secretariatul Comisiei exercită atribuţiile de consiliere/îndrumare metodologică, prin

următoarele modalităţi:

COMUNA PRISACANI

JUDEȚUL IAȘI


Nr. de ex. 1





COMISIE SCIM

Pagina …. din…

Exemplar nr. 1

Cod : P.S.M. 01

42

o identificarea nevoilor de informare, diseminarea informaţiilor, bunelor

practici şi a experienţelor relevante în domeniul controlului

intern/managerial;

o participarea la şedinţele de lucru ale Comisiei, prin:

o stabilirea ordinii de zi;

o prezentarea elementelor de noutate în domeniul controlului

intern/managerial;

o oferirea de clarificări/precizări/explicaţii la aspectele dezbătute în cadrul

întrunirilor de lucru ale Comisiei, în legătură cu măsurile/acţiunile de

dezvoltare a S.C.I.M.;

8.4.4. Raportarea datelor şi informaţiilor cu privire la dezvoltarea S.C.I.M.

1) la redactarea raportului, Secretariatul Comisiei utilizează modelul, al cărui format este

prezentat în Anexa nr.3;

2) în cuprinsul raportului se prezintă date şi informaţii referitoare la elementele precizate la

punctele 8.4.2. şi 8.4.3.;

3) rapoartele privind activitatea de monitorizare, consiliere/îndrumare metodologică a

dezvoltării S.C.I.M., se prezintă Comisiei, semestrial, până la sfârşitul lunii următoare

fiecărui semestru încheiat;

4) rapoartele sunt însoţite de:

a. documentele elaborate de secretariatul Comisiei în mod deosebit acelea care

conţin recomandări/soluţii pentru remedierea/eliminarea aspectelor de

neconformitate, -disfuncţionalităţilor/neregulilor sesizate în organizarea şi

funcţionarea S.C.I.M.;

b. suportul de curs şi materialele primite de la organizatorii seminariilor / cursurilor

/ atelierelor de lucru;

5) Comisia elaborează şi supune spre aprobare primarului , un raport cu privire la S.C.I.M.,

care conţine informaţii prezentate în rapoartele privind activitatea de monitorizare,

consiliere/îndrumare metodologică a dezvoltării S.C.I.M;

COMUNA PRISACANI

JUDEȚUL IAȘI


Nr. de ex. 1





COMISIE SCIM

Pagina …. din…

Exemplar nr. 1

Cod : P.S.M. 01

43

6) raportul se transmite odată cu situaţia financiară anuală fiind prezentat organului ierarhic

superior la termenele stabilite de acesta, în cadrul termenului prevăzut de lege, modelul

fiind prezentat în Anexa nr. 4.

COMUNA PRISACANI

JUDEȚUL IAȘI


Nr. de ex. 1





COMISIE SCIM

Pagina …. din…

Exemplar nr. 1

Cod : P.S.M. 01

44

9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

Nr.

crt.

Acţiunea

(operaţtiunea)

Secretariat

Comisie Contabil sef

Conducător

serviciu / birou

compartiment

Comisia

Primar

1. 1) E. Ap. A

2. 2) Ap. E. A

3. 3) E.

4. 4) V. Ap.

5. 5) E.

6. 6) E.

7. 7) E. V. A.

8. 8) E. V.

9. 9) E. V.

10. 10) E.

11. 11) E. Av.

12. 12) E. V. Av.

13. 13) E.

14. 14) E.

15. 15) E.

16. 16) E. V.

17. 17) V.

18. 18) V.

19. 19) V.

20. 20) E. V.

21. 21) V. E. I.

22. 22) E.

23. 23) E.

24. 24) E.

COMUNA PRISACANI

JUDEȚUL IAȘI


Nr. de ex. 1





COMISIE SCIM

Pagina …. din…

Exemplar nr. 1

Cod : P.S.M. 01

45

Nr.

crt.

Acţiunea

(operaţtiunea)

Secretariat

Comisie Contabil sef

Conducător

serviciu / birou

compartiment

Comisia

Primar

25. 25) E.

26. 26) I.

27. 27) E.

28. 28) E A

29. 29) E.

COMUNA PRISACANI

JUDEȚUL IAȘI


Nr. de ex. 1





COMISIE SCIM

Pagina …. din…

Exemplar nr. 1

Cod : P.S.M. 01

46

10. Anexe, înregistrări, arhivări

Nr.

anex

a

Denumirea

anexei

Elabo-

rator Aprobă

Nr. de

exemp

lare

Arhivare Alte

elemente Loc Perioada

0 1 2 3 4 5 6 7

1

Chestionar de

autoevaluare a stadiului

de implementare a

standardelor de control

intern/managerial

Secretariat

comisie Comisia Ah 5 ani

2 Situaţia sintetică a

rezultatelor autoevaluării

Secretariat

Comisie Comisia Ah 5 ani

3

Rapoart privind

activitatea de

monitorizare,

consiliere/îndrumare

metodologică a

dezvoltării S.C.I.M

Secretariat

Comisie Comisia Ah 5 ani

4

Raport asupra sistemului

de control intern

/managerial anual

Comisia Primar Ah 5 ani

5 Diagrama de proces Secretariat

Comisie Ah 5 ani

COMUNA PRISACANI

JUDEȚUL IAȘI


Nr. de ex. 1





COMISIE SCIM

Pagina …. din…

Exemplar nr. 1

Cod : P.S.M. 01

47

11. Cuprins

Numărul

componentei

în cadrul

procedurii

operaţionale

Denumirea componentei în cadrul procedurii operaţionale Pagina

1. Coperta/pagina de gardă

2. Cuprins

3. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau,

după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operationale

4. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii

operationale

5. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz,

revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale

6. Scopul procedurii operationale

7. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale

8. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii

procedurate

9. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională

10. Descrierea procedurii operaţionale

11. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

12. Anexe, înregistrări, arhivări

COMUNA PRISACANI

JUDEȚUL IAȘI


Nr. de ex. 1





COMISIE SCIM

Pagina …. din…

Exemplar nr. 1

Cod : P.S.M. 01

48

Anexa nr. 1

Serviciu/birou/compartiment:_________________________________

Şef serviciu/birou/compartiment ______________________________________________

Numele şi prenumele. funcţia/semnătura/data

CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE

a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial

Criterii generale de evaluare a stadiului

implementării standardului

Răspuns şi explicaţii

La nivelul

compartim

entului

standardul

este*):

Da/Nu Explicaţie asociată

răspunsului I /PI / NI

1 2 3 4

I. MEDIUL DE CONTROL

Standardul 1 – Etică, integritate

A fost comunicat personalului un cod de

conduită, care stabileşte reguli de

comportament etic în realizarea atribuţiilor de

serviciu, aplicabil atât personalului de

conducere, cât şi celui de execuţie din cadrul

compartimentului?

Salariaţii beneficiază de consiliere etică şi li se

aplică un sistem de monitorizare a respectării

normelor de conduită?

COMUNA PRISACANI

JUDEȚUL IAȘI


Nr. de ex. 1





COMISIE SCIM

Pagina …. din…

Exemplar nr. 1

Cod : P.S.M. 01

49

În cazul semnalării unor neregularități,

conducătorul de compartiment a întreprins

cercetările adecvate în scopul elucidării

acestora și a aplicat măsurile care se impun?

Standardul 2 – Atribuţii, funcţii sarcini

Personalului îi sunt aduse la cunoştinţă

documentele actualizate privind misiunea

entităţii, regulamentele interne şi fişele

posturilor?

Au fost identificate și inventariate funcțiile

considerate ca fiind în mod special expuse la

corupție?

Au fost luate măsuri suficiente și adecvate

pentru a reduce la un nivel acceptabil riscurile

asociate funcțiilor sensibile?

Standardul 3 – Competenţă, performanţă

Au fost analizate şi stabilite cunoştinţele şi

aptitudinile necesare a fi deţinute în vederea

îndeplinirii sarcinilor/atribuţiilor asociate

fiecărui post?

Sunt identificate nevoile de perfecţionare a

pregătirii profesionale a personalului?

Sunt elaborate şi realizate programe de

pregătire profesională a personalului, conform

nevoilor de perfecţionare identificate anterior?

Standardul 4 – Structura organizatorică

Sunt efectuate analize, la nivelul principalelor

activităţi, în scopul identificării eventualelor

COMUNA PRISACANI

JUDEȚUL IAȘI


Nr. de ex. 1





COMISIE SCIM

Pagina …. din…

Exemplar nr. 1

Cod : P.S.M. 01

50

disfuncţionalităţi în fixarea sarcinilor de lucru

individuale prin fişele posturilor şi în stabilirea

atribuţiilor compartimentului?

Structura organizatorică asigură funcţionarea

circuitelor şi fluxurilor informaţionale

necesare supravegherii şi realizării

activităţilor proprii?

II. PERFORMANŢA ŞI MANAGEMENTUL RISCULUI

Standardul 5- Obiective

Sunt stabilite obiectivele specifice la nivelul

compartimentului?

Obiectivele sunt astfel stabilite încât să

răspundă pachetului de cerinţe S.M.A.R.T.?

Unde: S-precise; M-măsurabile şi verificabile;

A-necesare; R-realiste; T-cu termen de

realizare.

Sunt reevaluate obiectivele specifice atunci

când se constată modificări ale

ipotezelor/premiselor care au stat la baza fixării

acestora?

Standardul 6 – Planificarea

Resursele alocate sunt astfel repartizate încât să

asigure activităţile necesare realizării

obiectivelor specifice compartimentului?

În cazul modificării obiectivelor specifice, sunt

stabilite măsurile necesare pentru încadrarea în

resursele repartizate?

COMUNA PRISACANI

JUDEȚUL IAȘI


Nr. de ex. 1





COMISIE SCIM

Pagina …. din…

Exemplar nr. 1

Cod : P.S.M. 01

51

Sunt adoptate măsuri de coordonare a deciziilor

și activităților compartimentului cu cele ale

altor compartimente, în scopul asigurării

convergenței și coerenței acestora?

Standardul 7 - Monitorizarea performanţelor

Este instituit un sistem de monitorizare şi

raportare a performanţelor, pe baza

indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice?

Indicatorii cantitativi și calitativi, asociați

obiectivelor specifice, sunt măsurabili,

specifici, accesibili, relevanți și stabiliți pentru

o anumită durată în timp?

Atunci când necesitățile o impun, se

efectuează o reevaluare a relevanţei

indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice, în

scopul operării corecţiilor cuvenite?

Standardul 8 - Managementul riscului

Sunt identificate şi evaluate principalele riscuri,

proprii activităţilor din cadrul

compartimentului?

Sunt stabilite măsuri de gestionare a riscurilor

identificate şi evaluate la nivelul activităţilor

din cadrul compartimentului?

Este asigurată completarea/actualizarea

registrului riscurilor?

III. ACTIVITĂŢI DE CONTROL

Standardul 9 – Proceduri

COMUNA PRISACANI

JUDEȚUL IAȘI


Nr. de ex. 1





COMISIE SCIM

Pagina …. din…

Exemplar nr. 1

Cod : P.S.M. 01

52

Pentru activităţile proprii au fost elaborate/

actualizate proceduri operaţionale?

Funcţiile de iniţiere, verificare şi aprobare a

operaţiunilor sunt funcţii separate şi exercitate

de persoane diferite?

În situaţia în care, din cauza unor circumstanţe

deosebite, apar abateri faţă de procedurile

stabilite, se întocmesc documente adecvate,

aprobate la nivel corespunzător, înainte de

efectuarea operaţiunilor?

Standardul 10 — Supravegherea

Managerii supraveghează și supervizează

activitățile care intră în responsabilitatea lor

directă?

Supravegherea și supervizarea activităților sunt

documentate în mod adecvat?

Sunt instituite controale suficiente și adecvate

de supraveghere pentru activitățile care implică

un grad ridicat de expunere la risc?

Standardul 11 — Continuitatea activităţii

Sunt inventariate situațiile generatoare de

întreruperi în derularea activităților?

Sunt stabilite şi aplicate măsuri pentru

asigurarea continuităţii activităţii, în cazul

apariţiei unor situaţii generatoare de

întreruperi?

Măsurile cuprinse în planul de continuitate a

activității sunt supuse periodic revizuirii?

COMUNA PRISACANI

JUDEȚUL IAȘI


Nr. de ex. 1





COMISIE SCIM

Pagina …. din…

Exemplar nr. 1

Cod : P.S.M. 01

53

IV. INFORMAREA Şl COMUNICAREA

Standardul 12 — Informarea și comunicarea

Au fost stabilite tipurile de informaţii,

conţinutul, calitatea, frecvenţa, sursele şi

destinatarii acestora, astfel încât personalul de

conducere şi cel de execuţie, prin primirea şi

transmiterea informaţiilor, să îşi poată îndeplini

sarcinile de serviciu?

Circuitele informaţionale (traseele pe care

circulă informaţiile) asigură o difuzare rapidă,

fluentă şi precisă a informaţiilor, astfel încât

acestea să ajungă la timp la utilizatori?

Sunt stabilite canale adecvate de comunicare

prin care managerii şi personalul de execuţie

din cadrul unui compartiment să fie informaţi

cu privire la proiectele de decizii sau

iniţiative, adoptate la nivelul altor

compartimente, care le-ar putea afecta

sarcinile şi responsabilităţile?

Standardul 13— Gestionarea documentelor

Sunt aplicate proceduri pentru înregistrarea,

expedierea, redactarea, clasificarea,

îndosarierea, protejarea și arhivarea

documentelor interne și externe?

Sunt implementate măsuri de securitate pentru

protejarea documentelor împotriva distrugerii,

furtului, pierderii, incendiului etc.?

COMUNA PRISACANI

JUDEȚUL IAȘI


Nr. de ex. 1





COMISIE SCIM

Pagina …. din…

Exemplar nr. 1

Cod : P.S.M. 01

54

Reglementările legale în vigoare cu privire la

manipularea și depozitarea informațiilor

clasificate sunt cunoscute și aplicate în

practică?

Standardul 14 — Raportarea contabilă și financiară

Procedurile contabile sunt elaborate/actualizate

în concordanță cu prevederile normative

aplicabile domeniului financiar-contabil?

Procedurile contabile sunt aplicate în mod

corespunzător?

Sunt instituite suficiente controale pentru a a

sigura corecta aplicare a politicilor, normelor și

procedurilor contabile, precum și a prevederilor

normative aplicabile domeniului financiar-

contabil?

V. EVALUARE ȘI AUDIT

Standardul 15 — Evaluarea sistemului de control intern/managerial

Conducătorul compartimentului realizează,

anual, operaţiunea de autoevaluare a

subsistemului de control intern/managerial?

Operaţiunile de autoevaluare a subsistemului

de control intern/managerial au drept rezultat

date, informaţii şi constatări pertinente

necesare luării de decizii operaţionale,

precum şi raportării?

Operațiunea de autoevaluare a sistemului de

control intern/managerial este finalizată prin

întocmirea, de către conducătorul entității, a

COMUNA PRISACANI

JUDEȚUL IAȘI


Nr. de ex. 1





COMISIE SCIM

Pagina …. din…

Exemplar nr. 1

Cod : P.S.M. 01

55

raportului anual asupra sistemului de control

intern/managerial?

Standardul 16 — Auditul intern

Compartimentul de audit intern execută, în

afara misiunilor de asigurare, planificate şi

aprobate de manager, şi misiuni de consiliere

privind pregătirea procesului de autoevaluare a

sistemului de control intern/managerial al

Documents

PRIMĂRIA COMUNEI PRISACANI, JUD. IAȘI APROBAT, PRIMAR, … · 2019. 12. 30. · 3 ROM ÂNIA JUDEŢUL IAȘI - COMUNA PRISACANI PRIMARIA COMUNEI PRISACANI Aprobat, Primar, Stanciu