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Ateliers de mise à niveau des
compétences en matière de
Contractualisation et d’élaboration
de budget programme
Royaume du Maroc
Ministère de la santé La direction régionale de la santé à la
région SMD
Organise
Agadir, 18 juin2013
METHODOLOGIEEL HASNAOUI AZOUZ
AD.MPH
Plan de la présentation
Contexte
Cadre conceptuel
Présentation du dispositif de lacontractualisation
La présentation du document final duBudget Programme Régional
Acteurs et organisation du travaild’élaboration du Budget ProgrammeRégional
conclusion
Outil de gestion
Délimite les responsabilités
Permet d’instituer le dialogue
Cadre idéal pour la déconcentration
C’est également :
Un terme générique qui désigne un dispositif global, formalisé, progressif,visant l’amélioration de la performance selon une logique de résultat etincluant : la planification stratégique et opérationnelle, la budgétisation, lamise en œuvre, le suivi, la reddition des comptes et l’évaluation.
C’est également :
L’aboutissement d’un processus de planification intégré respectant l’orthodoxie en la matière, clarifiant les engagements mutuels et liant la responsabilité à la reddition des comptes.
La contractualisation
Contexte
Une nouvelle constitution qui met en valeur la région, consacre les principes de la bonne gouvernance et laie la responsabilité à la reddition des comptes
Un programme du gouvernement qui met en exergue les principes de bonne gouvernance, de reddition des comptes, de transparence budgétaire, de déconcentration, de régionalisation.
La poursuite des chantiers de réforme budgétaire enclenché par le premier gouvernement d’alternance
(Circulaire de Monsieur le Premier Ministre n°12/2001 du 25/12/2001 relative
à l’Adaptation de la programmation et de l’exécution du budget de l’Etat au cadre de la déconcentration)
Recentrage des débats autour des politiques publiques et substitution de la logique de
résultats à la logique de moyens
. Axes de la réforme de la dépense publique
1-Globalisation des crédits
Fongibilité et assouplissement des procédures
5-Contractualisation
Déconcentration, Engagements mutuels , Redevabilité
6-Cadre de Dépenses à Moyen Terme (CDMT)
plus de Visibilité sur les moyens
3-Partenariat entre l’État et les associations
Objectifs communs, moyens mutualisés
2- Gestion Intégrée de la Dépense (GID)
Dématérialisation des échanges et transparence
7- Cadre de mesure de la performances
Suivi et Audit
4-Réforme du Contrôle
Allégement du contrôle à priori et renforcement du contrôle interne et du contrôle à posteriori
En
OEUVRE
En cours
Politique et choix gouvernementaux en Santé
NIVEAU REGIONALAnalyse & diagnostic régionalChoix des Axes stratégiques
objectifs spécifiques Actions/activités/opérationsIndicateurs / budgétisation
NIVEAU CENTRALAnalyse et Diagnostic du système
DSR – Objectifs globauxIndicateurs de mesure
Montage Financier
PS
Mise en œuvre et Suivi Résultats
Mesure de la Performance
RE
CADRAGE STRATEGIQUE
6
PR
Logique globale d’intervention
7
1 - PlanificationStratégique sectorielle
Outils de planification régionale (Cadre logique, PEH, SROS, …)
Outils de gestion et Système d’Information
Pertinence, efficacité, efficience, pérennité.
Outils de Planification stratégique (Cadre stratégique, Plan d’action & CDMT)
ChoixGouvernementaux& Politique Nationale de Santé
Critères d’allocation et Priorisation
Budget Programme et Discipline budgétaire
Engagements contractuels
Trajectoire du dispositif de contractualisation
Normalisation
L’étape de planification
Négociation avec le niveau
central
Entente
Planification Régionale Cadrage
Stratégique
Lettre de Cadrage
Version provisoire du budget programme
Régional
Procès Verbal
Version Finalisée du Budget- Programme
Régional
Appu i t echn i qu
e
Stratégie sectorielle
2012 - 2016
Objectifs du Millénaire (OMD), déclaration
gouvernementale, Vision 2020, Charte nationale santé,
… etc Autres cadres de référence
PLANIFICATION
STRATEGIQUE
NATIONALE
Facteur déclenchant l’élaboration du BP
LETTRE DE CADRAGE PLURIANNUELLE N°024/DPRF/00 du07 mai 2013
Celle-ci fixe, pour la période 2014-2016 (cycle deplanification)1.Les acquis de la situation sanitaire au Maroc au cours des
huit dernières années .
2.les dysfonctionnements et faiblisses
3.Les principaux défis du système de santé
4.Plan d’action 2012-2016 (actions qui se déclinenten 11 DSR)
5.Les modalités d’élaboration de Budget -programme
Objectifs recherchés de la démarche
La démarche vise à obtenir un Budget-Programme :
Qui respecte les principes fondateurs de la stratégie de contractualisation interne
Qui s’inscrit dans les orientations stratégiques du Département en matière de santé telles qu’elles découlent de la lettre de cadrage
Qui émane d’une planification stratégique permettant une vision à moyen terme
Qui permet de lier les moyens alloués à des résultats escomptés mesurables à l’aide d’indicateurs adaptés
Qui respecte l’orthodoxie et la normalisation budgétaire dictée par les lois des finances et par la note ministérielle sur la discipline budgétaire
. Modalités pratiques d’élaboration du BP
7. La mise en place du Plan d’organisation des filières desoins et d’initiation de la médecine de famille :
8. Le développement des soins de santé de basenotamment en milieu rural :
9. La mise en place du Plan National de santé despopulations à besoins spécifiques
10. Renforcement de la veille sanitaire et la lutte contre lesmaladies
11. Le renforcement de l’encadrement par les RessourcesHumaines
Domaines stratégiques de résultats ( DSR) 2014-2016
. Modalités pratiques d’élaboration du BP
Acteurs et organisation fonctionnelle
La recherche de la pertinence, de la cohérence, du consensus etde l’exhaustivité du contenu du budget programme
requiert :
• Un pilotage direct et un engagement personnel du directeur
Régional à travers de:
• Mise en place d’un comité régional: délégués, chefs de servicesrégionaux, directeurs des hôpitaux, médecins chefs du SIAAP etpersonnes ressources
• Une orchestration du dispositif par le Service régional deprogrammation, de l’offre de soins et des ressources financières
• Une adhésion de l’ensemble des acteurs de la région et leurimplication dans toutes les étapes du processus dans le cadre desorganes régionaux de validation
. Modalités pratiques d’élaboration du BP
De manière continue
• Procéder à la collecte des données nécessaires au processus de la planification; documenter tout événement ayant un intérêt pour le processus de préparation du budget programme
Juin • Analyse stratégique sanctionnée par l’élaboration du rapportde diagnostic
• Formulation stratégique: DSR, axes, objectifs, les actions à entreprendre, les ressources nécessaires et les indicateurs
Juillet • Arbitrage, ajustement au niveau régional et envoi du budget programme
Septembre • Présentation et négociation du budget programme avec le central
Acteurs et organisation fonctionnelle
. Modalités pratiques d’élaboration du BP
Le référenciel
La préparation du Budget-Programme se base sur toute une série de documents et mécanismes :
• Lettre de cadrage et/ou notes d’orientations
• Budget programme de la période précédente
• Rapports d’évaluation des projets
• PEH pour les hôpitaux
• SROS
• SRIS
• Plan stratégique régional
• L’appui du niveau central
• Tout autre outils ou documents pouvant supporter le diagnostic et l’analyse à l’échelle de la région
• Au niveau de la forme on est appelé à respecter le canevas de diagnostic stratégique.
Déroulement du processus d’élaboration du BP
PHASE I : CADRAGE STRATÉGIQUE
Le Comité régional exploite la lettre de cadrage et engage une discussion sur l’impact des orientations et objectifs stratégiques du département au niveau de la région eu égard notamment au
bilan des programmes et projets en cours.
Précise les orientations stratégiques à l’échelle de la région
Met en place les structures de travail et fixe les modalités pratiques d’élaboration du budget-programme (organisation, méthodes, canevas de collecte des données et calendrier…)
Déroulement du processus d’élaboration du BP
PHASE II :Planification stratégique Etape 1 : Analyse et diagnostic
Procéder à une analyse stratégique permettant de réunir les éléments d’appréciation nécessaires au positionnement de la région, compte tenu des orientations du ministère
Sur la base de l’analyse des forces et faiblesses du système de santé au niveau de la région on décrit les opportunités à saisir et les menaces à prendre en considération
Identifier les axes requis pour la formulation stratégique.
18
1ère Etape : Analyse stratégique
• Environnement interne (Analyse
organisationnelle)
• Environnement externe
Forces Faiblesses Opportunités Menaces (FFOM)
19
Analyse de l’environnement interne
IDENTIFIER
• Les forces (atouts internes de la région
sanitaire) qui permettent de réaliser ce que
l’on a prévu
• Les faiblesses (limites internes de la région
sanitaire) entravent l’atteinte des résultats
20
Quels éléments prendre en compte?
Forces Faiblesses
Les aspects Organisationnels
Ressources humaines
Infrastructures/Equipements
Financement
Performances réalisées
21
• Indicateurs démographiques et de santé au niveau de la région:
• Offre de soins publique et privée
• Densité médicale et paramédicale
• Situation sanitaire (principaux indicateurs de couverture sanitaire, médicale
et paramédicale, écarts intra et extra au sein de la région, et par rapport au
national)
• Données socio-économiques de la région
• Plans existants dans le secteur de population et santé (SROS,
PEH, Plan stratégiques régional, BP précédents, etc.)
• Budgets
• Rapport de projets
• Rapport d’enquêtes
• Entretiens (Dir Centrales, partenaires, etc.)
• Approches par recherche de consensus(TGN, Brainstorming…)
Analyse de l’environnement
interne
22
Une situation antérieure la tendance
La Norme observer l’écart
Indicateurs d’autres organisation similaires
Croisement des indicateurs : productivité, efficacité, efficience de l’organisation Qualité des services dispensés
Formulation des problèmes
Analyse de l’environnement
interne
23
Evaluation des forces et faiblesses
Les forces et faiblesses sont à évaluer sur
deux critères:
- la performance (forces et faiblesses) ;
- l’importance (important ou peu important).
24
Important Peu important
Performant
(Forces) I
forces à retenir
II
fausses forces
Peu performant
(Faiblesses) III
faiblesses à
combattre
IV
facteur secondaire
Elaborer un tableau à double entrée:
25
Quels éléments prendre en compte?
Forces Faiblesses
Les aspects Organisationnels
Exemple : bonne coordination au niveau régional
Absence des outils de gestion des médicaments
Ressources humaines
RH qualifiées Pénurie en RH
Infrastructures/Equipements
Offre de soins publique riche et diversifiée
Vétusté des équipements et de certains bâtiments
Financement RF diversifiées Recettes propres insuffisantes des CH
Performances réalisées
Taux de vaccination élevé au niveau de la région
Incidence élevée de la tuberculose
26
Analyse de l’environnement
externeIDENTIFIER
Opportunités +
Ouvrent de nouvelles perspectives à la région sanitaire
Menaces _
Peut avoir une tendance défavorable sur la région sanitaire
27
Analyse de l’environnement
externeETUDIER
• Les caractéristiques physiques et géographiques de la région
• L’aspect sociodémographique de la région• Données socio-économiques de la région
• Le contexte épidémiologique de la région
• Les aspects politiques
• Les partenaires (ONG, Associations..)
• Autres intervenants (Secteur privé)
• Etc.
28
Quels éléments prendre en compte?
Opportunités Menaces
•Géographie (environnement)
Exemple : Réseau routier
très développé (autoroute)conditions climatiques
défavorables (inondations).
•Politique Politique régionale à priorité sociale
changement de politique
•Economique Taux de pauvreté faible Nuisances industrielles
•Technologique Niveau tertiaire très présent avec une technologie de pointe
Cout élevé de la maintenance des équipements lourds
•Social (Démographie) Taux d’analphabétisme faible
Développement du périurbain
•Partenariat Société civile active,INDH
Faible coordinationintersectorielle
29
DSR Analyse de l’environnement
interne
Analyse de l’environnement externe
Forces Faiblesses Opportunités Menaces
DSR1
Organisation (mode de gestion)
Ressources humaines
Financement
Infrastructures,
Equipements et installations
Programmes sanitaires …..
Aspects Démographiques et socioéconomiques
Cadre physique et géographique
Cadre juridique et institutionnel
Contexte épidémiologique
Secteur privé
Partenariat
NTIC
…….
DSR2
ANNEXE 1SYNTHÈSE DE L’ANALYSE STRATÉGIQUE PAR DOMAINE STRATÉGIQUE DE RÉSULTAT
(ETAPE 1)
Déroulement du processus d’élaboration du BP
Au cours de cette étape sont réalisées les activités
suivantes :
(a) Description des axes stratégiques et priorisation
(axes, objectifs, Actions, Indicateurs)
(b) Estimation des ressources financières requises
(c) Budgétisation
PHASE II :Planification stratégique
Etape 2 : formulation stratégique
31
• Forces• Lister• Scorer• Prioriser
• Opportunités• Lister • Scorer• Prioriser
Définir les axes stratégiques pour atteindre
le DSR
SURTOUT
Croiser les forces et les opportunités
FO stratégieTGN
33
choix stratégique
FO stratégies c’est utiliser les forces pour saisir les opportunités externes : Meilleur scénario
– Saisit les capacités et compétences de l’organisation pour profiter des événements intéressants de l’EE
– les forces vont dans la même direction que les opportunités
ExempleDSR : Accélération de la réduction de la mortalité maternelle au niveau d’une région x
Réduction de la mortalité maternelle en milieu rural
34
Forces
Opportunités
Effectif important et suffisant des
RH (Médecins et infirmiers) au
niveau de la région
Réseau développé des ESSB au niveau de
la région
Existence de partenaires potentiels : ONG,
collectivités locales,…
Réorientation du partenariat notamment
avec les ONGs pour la sensibilisation
sur l’importance du suivi de la grossesse
au niveau des ESSB
INDH Renforcement de la stratégie mobile au
profit des populations éloignées et
enclavées dans le cadre de l’INDH
Existence de CHU dans la région Renforcement de l’encadrement
médical et paramédical notamment
en milieu rural
Déroulement du processus d’élaboration du BP
PHASE II :Planification stratégique
Etape 2 : formulation stratégique
Axe Stratégique n°1 Axe stratégique n°2 Axe stratégique n°3
Action 1
Action 2
Action 3
Action 1
Action 2
Action 3
Action 1
Action 2
Action 3
Objectif spécifique
Domaine Stratégique de Résultat
Indicateurs IndicateursIndicateurs
Objectif spécifiqueObjectif spécifique
formulation stratégique (suite)Exemple
DSR Axe stratégique
Objectif stratégique
Action Echelle de priorité
Indicateurs
Urgencesmédicales
Pré-hospitalières
Réduire les décèsRéduire les faux urgences
- Centres de régulation
- Normalisation du parc ambulancier
- Création des SAMU
- 15 SMUR et 4 H-S
1.2.3.
- Taux de mortalité par les AVP
Hospitalières Augmenter lenombre des passages aux urgences
- 80 UMP- Services Rea- Urgences
spécialisées
1.2.
- Nombre de passage aux urgences
- Taux ?
Formation et encadrement
Améliorerl’encadrement des urgences en quantité et en qualité
- CESU- Centre
d’expertise en évaluation des urgences
1.2.
- Nombre- Taux- Etc.
37
• Un objectif c’est qu’on souhaite atteindre,
• Les Objectifs expriment des résultats attendus assez
précis dans une période de temps donné
• La hiérarchisation des objectifs dépend de :
• La période de l’objectif: court, moyen ou long terme
• Le degré de généralité et de précision dans la formulation
de l’objectif
Formulation des objectifs
formulation stratégique
budgétisation
• En se basant sur la morasse budgétaire qui est, actuellement, structurée sur la base des régions sanitaires, chaque composante de la région procède à la budgétisation des actions retenues (chapitre, article, paragraphe et ligne budgétaires).
• Dans le cas où une rubrique envisagée n’est pas prévue au niveau de la nomenclature spécifique de la région, il y a lieu d’exprimer le besoin en catégorie ou nature de dépenses.
Déroulement du processus d’élaboration du BP
PHASE II :Planification stratégique
Etape 2 : formulation stratégique
Axe Stratégique n°1 Axe stratégique n°2 Axe stratégique n°3
Action 1
Action 2
Action 3
Action 1
Action 2
Action 3
Action 1
Action 2
Action 3
Objectif spécifique
Domaine Stratégique de Résultat
Indicateurs IndicateursIndicateurs
Objectif spécifiqueObjectif spécifique
Déroulement du processus d’élaboration du BP
PHASE II :Planification stratégique
Etape 3 : Arbitrage et ajustement au niveau régional
• A ce stade le BP traduit une vision régionale intégrée : On procède alors à une consolidation, intégration et à une synthèse au niveau de la
région par :
– la sélection des axes prioritaires à retenir au niveau régional,
– l’identification des actions opérationnelles à entreprendre en fonction des ressources mobilisables
– le choix des indicateurs de suivi et d’évaluation
– l’élaboration du projet de budget régional
• Nécessité d’avoir une vision d’ensemble en intégrant :
– Tous les projets et actions à réaliser au niveau de la région (Hôpital –RSSB – IFCS – Programmes…)
– Toutes les sources de financement y compris celles extra budgétaires (notion d’exhaustivité)
Déroulement du processus d’élaboration du BP
PHASE II :Planification stratégique
Etape 3 : Arbitrage et ajustement au niveau national
• Présentation du BP qui fera l’objet de négociations avec l’administration centrale
• Examen des conditions de type de contat :
– Partiel : axes stratégiques nécessitant un intérêt très particulier;
– Total : tous les axes stratégiques
• Si les conditions sont réunies, les parties décident de l’étendue du CONTRAT PROGRAMME (la totalité ou partie du budget programme)
4. Données Monographiques : Il s’agit de données bien choisies, non commentés puisqu’elles seront reprises dans la partie relative à la synthèse du diagnostic et de l’analyse (Canevas élaboré)
5. Note de synthèse du diagnostic stratégique : c’est l’économie du diagnostic et de l’analyse stratégique et une interprétation des données de la situation sanitaire reprises dans la monographie, pour faire émerger les défis et les axes d’intervention préconisés dans le BP, de manière à assurer le fil conducteur avec la formulation stratégique) (10 pages maximum)
6. Formulation Stratégique : Matrice intégrée de présentation du Budget Programme et comprenant pour chaque DSR les principaux éléments du cadre logique (Canevas élaboré)
La présentation du document final du Budget
Programme Régional (suite)
7. Matrice des Indicateurs chiffrés : Désignation des valeurs initiales et valeurs cibles. Ces indicateurs sont les mêmes que ceux portés dans la matrice de formulation. Ils doivent être présentés d’une manière logique en fonction de leur poids et de leur utilisation prévisible lors du suivi de l’exécution du BP. Ils doivent pouvoir répondre aux besoins de la région et de l’AC. (Canevas élaboré)
8. Plan d’action opérationnel de mise en œuvre du BP : c’est un outil qui facilitera le suivi des réalisations. Il peut être présenté sous forme de matrice reprenant les actions du BP et intégrant certains éléments complémentaires du cadre logique (les résultats attendus les échéances et les responsabilités). Il peut aussi être présenté sous forme de Gant, chronogramme.
9. Conclusion : Synthèse, Organisation et modalités prévues pour le suivi des réalisations, leçons à tirer de l’expérience et perspectives d’avenir. (1 à 2 pages, maximum)
La présentation du document final du Budget
Programme Régional (suite)
10. Tableaux et situations annexes : Ces annexes doivent être soit des états détaillés clarifiant le contenu de certaines actions portées sommairement dans la matrice de formulation, soit être des
états récapitulatifs synthétisant des éléments éparpillés dans la formulation stratégique entre divers domaines, axes ou actions stratégiques.
La liste de ces annexes est à identifier en fonction du besoin. A titre d’exemple :
• Etat récapitulatif des besoins en Ressources Humaines
• Etat récapitulatif des crédits de fonctionnement dont SEGMA
• Etat des besoins en appui technique, assistance ou expertise
• Liste des opérations d’investissement priorisées et chiffrées
• Liste des opérations prévues dans le cadre du partenariat
• Autres états récapitulatifs le cas échéant.
La présentation du document final du Budget
Programme Régional (suite)
La recherche de la pertinence, de la cohérence, duconsensus et de l’exhaustivité du contenu dubudget programme requiert :
• Un pilotage direct et un engagement personnel du
directeur Régional
• Une orchestration du dispositif par le Servicerégional de programmation, de l’offre de soins etdes ressources financières
• Une adhésion de l’ensemble des acteurs de larégion et leur implication dans toutes les étapesdu processus dans le cadre des organesrégionaux de validation
Acteurs et organisation du travail d’élaboration du
Budget Programme Régional
Facteurs clés de succès
Parmi les facteurs clés de succès de la démarche :
• Une communication assez large au sujet du BP et une recherche du consensus à l’intérieur de la région
• Une communication et un échange permanent avec les directions centrales chacune dans son domaine de compétence
• Des équipes de travail pluridisciplinaires
• La recherche constante des LIENS :– entre les ressources demandées et les résultats
escomptés – Entre toutes les étapes du processus
• Un effort en matière de formation, le recours si possible à l’outils informatique
• Retenir les indicateurs adaptés