Presentatie 'Infosessie Analytisch boekhouden

INFOSESSIE ANALYTISCH BOEKHOUDEN

INHOUD

INLEIDING

1. ALGEMENE BOEKHOUDING

2. ANALYTISCHE BOEKHOUDING

3. OVERGANG TUSSEN HUIDIG EN NIEUW DECREET

2

INLEIDING

BOEKHOUDKUNDIGE BEPALINGEN DECREET 13 JULI 2001

OSV : geen boekhoudkundige bepalingen

Gesubsidieerde sportfederaties & koepelorganisatie Dubbele boekhouding

Rekeningstelsel vastgesteld door Sport Vlaanderen

Boekjaar: 1 januari t.e.m. 31 december

Boekhoudkundige stukken bewaard op secretariaat sportfederatie/koepelorganisatie of bij het boekhoudkantoor

Financieel verslag Jaarrekening (balans, resultatenrekening en toelichting)

Ondertekend verslag AV (goedkeuring jaarrekening)

Saldibalans (klasse 1 t.e.m. 7)

Inventaris vaste activa en bijhorende afschrijvingstabellen

4

BOEKHOUDKUNDIGE BEPALINGEN DECREET GEORGANISEERDE SPORTSECTOR (vanaf 2017)

Van toepassing op elke gesubsidieerde actor Dubbele boekhouding met stelsel van algemene en analytische rekeningen Beperkt rekeningstelsel (geen nummers) vastgesteld door Sport Vlaanderen

Algemene rekeningen: subsidieerbare kosten beleidsfocussen Analytische rekeningen:

algemeen: uitvoering beleid sportfederaties/OSV: beleidsfocussen koepelorganisatie: opdracht sportclubs ondersteunen

Boekjaar: 1 januari t.e.m. 31 december Boekhoudkundige stukken bewaard op secretariaat sportfederatie/koepelorganisatie of bij het boekhoudkantoor Financieel verslag

Jaarrekening (balans, resultatenrekening en toelichting) Ondertekend verslag AV (goedkeuring jaarrekening) Saldibalans (klasse 1 t.e.m. 7) Analytisch grootboek

5

1. ALGEMENE BOEKHOUDING

1. Algemene boekhouding

1.1. Boekhoudkundige verplichtingen vanuit de vzw-wetgeving

• Wet van 2 mei 2002 (nieuwe vzw-wetgeving)

• Afhankelijk van omvang van de vereniging

Kleine vereniging indien slechts aan één criteria voldaan:

– 5 voltijdse werknemers in dienst;

– 312.500 EUR ontvangsten;

– 1.249.500 EUR balanstotaal.

Voeren van een vereenvoudigde boekhouding en neerleggen stukken bij de Griffie van de Rechtbank van Koophandel

7


Grote vereniging indien minstens twee van de drie criteria voldaan:

Voeren van een dubbele boekhouding en neerleggen van een jaarrekening volgens het verkort schema

Conform huidige decreet voeren alle gesubsidieerde sportfederaties een dubbele boekhouding

Zeer grote vereniging indien:

– Gemiddeld over het jaar 100 voltijdse werknemers tewerkstellen

OF minstens twee van onderstaande drie criteria overschrijden:

– 50 voltijdse werknemers in dienst;

– 7.300.000 EUR ontvangsten;

– 3.650.000 EUR balanstotaal.

Voeren van een dubbele boekhouding en neerleggen van een jaarrekening volgens het volledig schema

8


DOEL Algemene boekhouding vanuit de wetgeving:

Voldoen aan informatievragen van verschillende partijen:

– Algemene Vergadering (goedkeuring begroting en jaarrekening)

– Overheid:

• Nationale Bank van België of Griffie van de Rechtbank van Koophandel neerleggen jaarrekening

• FOD Financiën: verschaffen informatie in het kader van belastingen (patrimoniumtaks, rechtspersonenbelasting, …)

• … – ….

9


1.2. Boekhoudkundige verplichtingen vanuit Sport Vlaanderen (nieuw decreet)

– Dubbele boekhouding met stelsel van algemene en analytische rekeningen

– Beperkt rekeningstelsel (geen nummers) vastgesteld door Sport Vlaanderen

• Algemene rekeningen: subsidieerbare kosten beleidsfocussen

• Analytische rekeningen:

– algemeen: uitvoering beleid

– sportfederaties/OSV: beleidsfocussen

– koepelorganisatie: opdracht sportclubs ondersteunen

– Boekjaar: 1 januari t.e.m. 31 december

– …

10


1.3. Rekeningstelsel

Algemeen Minimum Algemeen Rekeningstelsel (MAR) voor vzw’s

Huidig decreet Rekeningstelsel vastgesteld door Sport Vlaanderen (sedert 2013 volledig conform het MAR)

Nieuw decreet Dubbele boekhouding met stelsel van algemene en analytische rekeningen, met beperkte aantal vooropgestelde rekeningen (geen voorgeschreven nummers) vastgesteld door Sport Vlaanderen

– Bijlage 1: Minimumindeling van een algemeen rekeningstelsel voor vzw’s

– Bijlage 2: Boekhoudplan Vlaamse Sportfederaties (geldig vanaf boekjaar 2013)

11


Overzicht van het rekeningstelsel

Balans, actief = middelen (omzetbaarheid)

Oprichtingskosten

Immateriële vaste activa VASTE ACTIVA

Materiële vaste activa

Financiële vaste activa

Vorderingen > 1 jaar

Voorraden

Vorderingen < 1 jaar Omzetbare activa VLOTTENDE ACTIVA

Overlopende rekeningen

Geldbeleggingen

Liquide Middelen Beschikbare activa

12


Balans, passief = bronnen (opvraagbaarheid)

Fondsen van de vereniging

Herwaarderingsmeerwaarde Eigen vermogen

Bestemde fondsen

Overgedragen resultaat

Kapitaalsubsidies

Voorzieningen Voorzieningen

Schulden > 1 jaar

Schulden < 1 jaar Vreemd vermogen

Overlopende rekeningen

13

1. Algemene boekhouding Resultatenrekening Werkingsopbrengsten (70-74) – werkingskosten (60-64) = werkingsresultaat

Financiële opbrengsten (75) – financiële kosten (65) = financieel resultaat

Uitzonderlijke opbrengsten (76) – uitzonderlijke kosten (66) = uitzonderlijk

resultaat

RESULTAAT VAN HET BOEKJAAR

14


Resultatenrekening

Werkingsopbrengsten (70-74):

70 Omzet

71 Wijzigingen in de voorraad en bestellingen in uitvoering

72 Geproduceerde vaste activa

73 Lidgeld, schenkingen, legaten en subsidies

74 Andere bedrijfsopbrengsten

15


Resultatenrekening

Werkingskosten (60-64):

60 Handelsgoederen, grond- en hulpstoffen

61 Diensten en diverse goederen

62 Bezoldigingen, sociale lasten en pensioenen

63 Afschrijvingen, waardeverminderingen en voorzieningen voor risico’s en kosten

64 Andere bedrijfskosten

16


Wijzigingen MAR ingevolge KB 18 december 2012

413 Te ontvangen subsidies

483 Terug te betalen subsidies

50 Geldbeleggingen andere dan aandelen, vast-rentende effecten en

termijndeposito's

500 Aanschaffingswaarde

509 Geboekte waardeverminderingen (-)

17



168 Voorzieningen voor terug te betalen subsidies, schenkingen en legaten met terugnemingsrecht

638 Voorzieningen voor terug te betalen subsidies, schenkingen en legaten met terugnemingsrecht

67 Belastingen

670 Inkomstenbelasting

6701 Onroerende voorheffing

6702 Roerende voorheffing

6703 Overige inkomstenbelasting

671 Jaarlijkse taks tot vergoeding van de successierechten

18



690 Overgedragen negatief resultaat van het vorig boekjaar

691 Overboeking naar de bestemde fondsen

693 Over te dragen positief resultaat

73 Lidgelden, schenkingen, legaten en subsidies

737 Exploitatie subsidies

738 Compenserende bedragen ter vermindering van de loonkost

790 Overgedragen positief resultaat van het vorig boekjaar

791 Onttrekking aan de bestemde fondsen

792 Onttrekking aan de fondsen van de vereniging

19


1.4. Samenvatting

Gebruik van het minimum algemeen rekeningstelsel, zelf verder uit te werken;

Gebruik van een bestaand rekeningstelsel dat conform het MAR is;

Wijzigingen aan het MAR dienen te worden toegepast (zoals KB 18/12/2012) of toekomstige wijziging rekening 66/76… Eenduidige manier van werken

MAR is steeds in overeenstemming met gebruikt boekhoudplan

Eenvoudigere opmaak van de wettelijke jaarrekening

20

1. Algemene boekhouding Voorbeeld, gebruik eigen rekeningstelsel

(op basis van boekhoudplan 2013)

Uitsplitsing per opdracht niet meer verplicht

Geen verplichte indeling binnen de rekeningen

21


Samenvatting:

– Kan mijn federatie verder werken met bestaande boekhoudplan?

– Mag ik mijn gemaakte kosten blijven verdelen over de basisopdrachten in het rekeningstelsel?

– Kan er vanaf 01/01/2017 met een volledig nieuw rekeningstelsel gewerkt worden? Kan het rekeningstelsel voor vennootschappen toegepast worden?

– Is het mogelijk verder te werken met het bestaande boekhoudplan en pas op bijvoorbeeld 01/01/2019 met een nieuw rekeningstelsel te starten?

– …

22

2. ANALYTISCHE BOEKHOUDING

2. Analytische boekhouding

ALGEMEEN

Wat?

Kosten en opbrengsten van een bepaalde periode die in de algemene boekhouding naar kostensoort toegewezen zijn worden toegewezen naar plaats en verantwoordelijkheid.

Waarom?

• Voldoen aan de informatiebehoefte van de Raad van Bestuur en/of directie;

• Beschikken over gedetailleerde informatie gekoppeld aan de boekhouding (niet vertrekkende van eigen gegevens) beleidsrelevante informatie;

• ….

24

2. Analytische boekhouding

ALGEMEEN

Hoe?

Elke organisatie is anders, zo ook de noden het analytisch boekhoudsysteem dient opgemaakt te worden op basis van de gewenste informatie = de noden van de federatie

• Geen vast stramien/sjabloon;

• Voldoen aan de noden van de federatie: – Raad van Bestuur;

– Interne werking, budgetverantwoordelijke;

– Sport Vlaanderen (minimaal op te nemen gegevens);

– …

25

2.1 Opmaak analytisch plan


Stap 1 noden in kaart brengen om aan de informatiebehoefte te kunnen voldoen

Vanuit Sport Vlaanderen, zie slides infosessie ontwerpdecreet 29/04/2016, waarvan beperkte selectie hieronder…

27

3. BELEIDSPLAN slides 29/04/2016

UITGANGSPUNT

BELEIDSPLAN = WERK- en BELEIDSINSTRUMENT

Op regelmatige basis de status van uitvoering (stand van zaken) mbt de acties en doelstellingen in kaart brengen

Bijsturen van de strategische planning waar nodig

Het eigen beleid financieel kunnen opvolgen

→Bovenal moet het beleidsplan gedragen, gebruikt en gecommuniceerd worden vanuit de organisatie

29

inleiding

•organogram + wie doet wat

•betekenis van het beleidsplan voor de sportfederatie

Missie

•bestaansreden van de sportfederatie

•geeft een richtinggevende visie voor de strategische doelstellingen, de werking en de interne organisatie

gegevens verzameling

•inventarisatie en beschrijving van huidige situatie/beleid - interne en externe analyse

•situatieschets van noden en behoeften

gegevens-analyse

•interpreteren van de huidige toestand, het afwegen van belangen en prioriteiten, het inschatten van noden en behoeften

•het formuleren van de beleidsuitdagingen

doel-stellingen

•beschrijven in feite wat de sportfederatie wil bereiken in de komende beleidsperiode

•de prioritaire beleidsuitdagingen concretiseren, steeds rekening houdend met de missie van de federatie

strategische

planning

•plannen van acties die gekoppeld zijn aan de geformuleerde doelstellingen met een daaraan gekoppelde timing en begroting.

evaluatie

•belangrijke fase die niet mag vergeten worden!

•is het beleidsplan uitgevoerd? is het beleidsplan effectief en efficiënt?

• evalueren om na te gaan of er bijsturing van het beleidsplan nodig is

LUIK

2

LUIK

1

30

LUIK 1

= TEKSTDOCUMENT DAT VOLGENDE FASES BEVAT:

INLEIDING MISSIE EN VISIE GEGEVENSVERZAMELING GEGEVENSANALYSE

De gegevensverzameling hoeft niet langer per

basisopdracht te worden opgedeeld → kan ook op basis van disciplines, commissies,

doelgroepen,..

31

LUIK 2

= SPREADSHEET DAT VOLGENDE FASES BEVAT/VOORZIET:

DOELSTELLINGEN

STRATEGISCHE PLANNING (acties – timing – begroting)

EVALUATIE

Sport Vlaanderen stelt een sjabloon ter beschikking. Sportfederaties zijn echter vrij om een eigen schema te hanteren. Het schema dient echter wel een aantal verplichte velden te bevatten.

32

LUIK 2

MINIMAAL OP TE NEMEN VELDEN

Doelstellingen met de daaraan gekoppelde acties Aanduiding van de indicator op niveau van de doelstellingen Timing Verantwoordelijke per doelstelling 4-jaarlijkse begroting gekoppeld aan de vooropgestelde acties en overige werking van de sportfederatie Analytische code om de volledige werking op een efficiënte wijze financieel te monitoren (niet verplicht voor louter erkende SF) Status uitvoering Status resultaatrekening

Dit zijn velden ter opvolging van het uitgestippelde beleid en

zullen bij aanvang van de beleidsperiode dus lege velden zijn

33

DOELSTELLINGEN EN ACTIES

Geen verplichting om de doelstellingen te linken aan de basisopdrachten, ook niet voor de koepelorganisatie, de OSV’s en de twee overige organisaties die in het decreet in aanmerking komen voor subsidiëring

→ administratie zal uiteraard wel nog controleren of de basisopdrachten worden uitgevoerd

Acties worden in Luik 2 voldoende ruim omschreven!

34

4-JAARLIJKSE BEGROTING

In luik 2 (de spreadsheet) wordt de 4-jaarlijkse begroting gekoppeld aan het 4-jaarlijkse actieplan

Zaken die deel uitmaken van de gehele werking van de organisatie, maar niet gekoppeld kunnen worden aan acties, worden afzonderlijk opgenomen in het schema zodat de begroting volledig is. Hierbij denken we aan domeinen zoals huisvesting, personeel, hard- en software,..

→ de integrale begroting van de organisatie moet vervat zitten in luik 2 van het beleidsplan

35

ANALYTISCHE CODE

Voor de financiële opvolging van het eigen beleid zullen de gesubsidieerde sportfederaties en organisaties vanaf 2017 een analytische boekhouding voeren Gebruik van analytische codes laat het toe om de volledige werking op een efficiënte wijze financieel te monitoren In samenwerking met SBB, een accountants- en adviesbureau, organiseert Sport Vlaanderen hierover infosessies op 12-13 mei die u wegwijs maken in:

Het opstellen van een analytisch plan Het voeren van een analytische boekhouding De integratie van een analytisch rapport in de spreadsheet van het beleidsplan (luik 2)

36

SD OD Actie Omschrijving 2017 2018 2019 2020 kosten

opbrengste

n kosten

opbrengste

n

SD001som kosten

SD001

som

opbrengsten

SD001

som kosten

SD001

som

opbrengsten

SD001

SD001 OD001som kosten

OD001

som

opbrengsten

OD001

som kosten

OD001

som

opbrengsten

OD001

SD001 OD001 A0001 Omschrijving van de actie

SD001 OD001 A0002 …

SD001 OD001 A0003 …


OD002

som

opbrengsten

OD002

som kosten

OD002

som

opbrengsten

OD002


SD001 OD002 A0005 …

SD001 OD002 A0006 …

SD002som kosten

SD002

som

opbrengsten

SD002

som kosten

SD002

som

opbrengsten

SD002


OD003

som

opbrengsten

OD003

som kosten

OD003

som

opbrengsten

OD003


SD002 OD003 A0008 …

SD002 OD003 A0009 …


OD004

som

opbrengsten

OD004

som kosten

OD004

som

opbrengsten

OD004


SD002 OD004 A0011 …

SD002 OD004 A0012 …

DM001som kosten

DM001

som

opbrengsten

DM001

som kosten

DM001

som

opbrengsten

DM001

DM001 IT001

DM001 IT002

DM002 IT003

DM002som kosten

DM002

som

opbrengsten

DM002

som kosten

DM002

som

opbrengsten

DM002

DM002 IT004

Totaal

kosten

2017

Totaal

opbrengste

n 2017

Totaal

kosten

2017

Totaal

opbrengste

n 2017

Omschrijving domein binnen de overige werking (bvb

personeel)


huisvesting)

Omschrijving van de operationele doelstelling

Omschrijving van de strategische doelstelling



ITEM 1 (bvb lonen)

ITEM 2 (bvb verzekeringen)

ITEM 4

ITEM 3 (bvb verplaatsingen)

Begroting 2017NAAM/ LOGO ORGANISATIEVerantwindicator



Timing

Status

uitvoering

actie/doelste

lling huidig

werkingsjaar

Ana-

lytische

code

Status

resultaatsrekening

2017

37

GEHELE BELEID GEÏNTEGREERD

→ HET 4-JAARLIJKS BELEIDSPLAN OMVAT DE GEHELE WERKING VAN DE SPORTFEDERATIE

Werking rond de basisopdrachten

Eventuele beleidsfocussen

Gezond en ethisch sporten

Anti-dopingbeleid

…

4-jaarlijkse begroting die de gehele werking omvat

38

GEHELE BELEID GEÏNTEGREERD

LUIK 1= TEKSTDOCUMENT DAT VOLGENDE FASES BEVAT:

INLEIDING

MISSIE EN VISIE

GEGEVENSVERZAMELING

GEGEVENSANALYSE

LUIK 2= SPREADSHEET DAT VOLGENDE FASES BEVAT:

DOELSTELLINGEN

STRATEGISCHE PLANNING

Gegevensverzameling en – analyse van eventuele beleidsfocussen worden

uitgewerkt (EXCL topsport)

Uitwerking van minimum 1 afzonderlijke

doelstelling per beleidsfocus

(INCL topsport)

39

EXTRA UITLEG EN VOORBEELDEN

Laatste versie van de leidraad beschikbaar via de website van Sport Vlaanderen

Extra specifieke uitleg omtrent het gebruik van het ter beschikking gestelde sjabloon in de leidraad opgenomen

Uitgewerkt voorbeeld van LUIK 2 (spreadsheet) ook raadpleegbaar via de website

Bij vragen kan u steeds contact opnemen met de afdeling subsidiëring van Sport Vlaanderen

40



Vanuit Sport Vlaanderen:

• Strategische doelstelling/operationele doelstelling – Actie

Per beleidsfocus doelstelling(en), actie(s)

41



Welke informatie wil mijn eigen federatie opvolgen:

• Informatie per dienst? – Dienst communicatie;

– Dienst marketing;

– Dienst recreatieve sportbeoefening; • Sporttak 1

• Sporttak 2

• …

• Informatie per discipline? – Jumping;

– Dressuur;

– Eventing;

– …

42


• Informatie per project? – Jeugdsport

– G-sport

– …

• Per evenement?

• …

Vaak combinatie van verschillende van bovenstaande voorbeelden: • Algemeen

• Secretariaat

• Raad van Bestuur

• Communicatie

• Provincie

• Recreatie • Sportkampen

• Evenement: dag van de ….

• Competitie • Voorbereiding Olympische Spelen dames

• …

43


Stap 2 Bepalen van de opbouw van analytisch(e) plan(nen)

BELANGRIJK, rekening houdend met:

• De noden van de verschillende informatievragers (Raad van Bestuur, personeel, Sport Vlaanderen, …);

• De praktische werkbaarheid/haalbaarheid binnen de federatie (wie zal de input doen, wie zal de codering doen);

• De mogelijkheden van het bestaande boekhoudpakket indien onvoldoende mogelijkheden om bijkomende modules aan te kopen of met een ander pakket te werken;

• …

44


Stap 3 Testen!

Test het opgebouwde plan(nen) op logica, bruikbaarheid en volledigheid alvorens het te implementeren in de werking. Dit kan eenvoudig vooraf gebeuren door in Excel een reeks facturen van de federatie (aankoop en verkoop) toe te wijzen aan het analytisch rekeningstelsel.

Uiteraard zal het analytisch plan mee groeien met de federatie én mogelijks dus ook dienen aangepast te worden in de verdere levensloop.

45


Stap 4 Gebruik het analytisch plan!

Een goed gestructureerd analytisch plan geeft (mogelijks) een schat aan informatie, gebruik deze ook door na het toewijzen van kosten en opbrengsten de informatie verder te gaan analyseren = beleidsrelevant

ENKELE AANDACHTPUNTEN:

• Wijs zorgvuldig en correct toe;

• Directe kosten worden toegewezen, indirecte kosten worden zoveel mogelijk direct gemaakt;

• Kosten en opbrengsten die niet toewijsbaar zijn wijzen we niet toe Ga niet arbitrair versleutelen (vb. “overhead” kosten)

Om tussen de algemene boekhouding en de analytische boekhouding geen verschil te hebben vangen we deze kosten uiteraard wel op

= contributiemethode

46

2.2 Praktijkvoorbeeld

SD OD Actie Omschrijving 2017 2018 2019 2020 kosten

opbrengste

n kosten

opbrengste

n

SD001som kosten

SD001

som

opbrengsten

SD001

som kosten

SD001

som

opbrengsten

SD001


OD001

som

opbrengsten

OD001

som kosten

OD001

som

opbrengsten

OD001


SD001 OD001 A0002 …

SD001 OD001 A0003 …


OD002

som

opbrengsten

OD002

som kosten

OD002

som

opbrengsten

OD002


SD001 OD002 A0005 …

SD001 OD002 A0006 …

SD002som kosten

SD002

som

opbrengsten

SD002

som kosten

SD002

som

opbrengsten

SD002


OD003

som

opbrengsten

OD003

som kosten

OD003

som

opbrengsten

OD003


SD002 OD003 A0008 …

SD002 OD003 A0009 …


OD004

som

opbrengsten

OD004

som kosten

OD004

som

opbrengsten

OD004


SD002 OD004 A0011 …

SD002 OD004 A0012 …

DM001som kosten

DM001

som

opbrengsten

DM001

som kosten

DM001

som

opbrengsten

DM001

DM001 IT001

DM001 IT002

DM002 IT003

DM002som kosten

DM002

som

opbrengsten

DM002

som kosten

DM002

som

opbrengsten

DM002

DM002 IT004

Totaal

kosten

2017

Totaal

opbrengste

n 2017

Totaal

kosten

2017

Totaal

opbrengste

n 2017


personeel)


huisvesting)





ITEM 1 (bvb lonen)

ITEM 2 (bvb verzekeringen)

ITEM 4

ITEM 3 (bvb verplaatsingen)

Begroting 2017NAAM/ LOGO ORGANISATIEVerantwindicator



Timing

Status

uitvoering

actie/doelste

lling huidig

werkingsjaar

Ana-

lytische

code

Status

resultaatsrekening

2017

Zie bijlage 3

48

ANALYTISCHE BOEKHOUDING: 4 VOORBEELDEN

Boekingsdocument sociaal secretariaat met loonlast januari 2017 van scouter en boekhouder, beiden in loondienst

Aankoopfactuur van de provincie voor zowel de huur van vergaderzaal voor de infosessie clubs ivm subsidies voor G-sport georganiseerd op 2/03/2017 als de maandelijkse huur van het secretariaat

Verkoopfactuur aan club voor deelname met drie mensen aan infosessie ivm subsidies voor G-sport

Ontvangst lidgeld van club

49

VOORBEELD 1

Boekingsdocument sociaal secretariaat met loonlast januari 2017 van scouter en boekhouder, beiden in loondienst

A0019

A0028

50

VOORBEELD 1

Koppeling beleidsplan

SD004 BF Topsport: de sportfederatie voert een integraal topsportbeleid van talentdetectie tot elitesporter

OD008 De sportfederatie participeert in één of meerdere prestatieprogramma’s, met het oog op het behalen van topsportresultaten op korte termijn (Olympiade 2017-2020)

A0019 Prestatieprogramma 1



De sportfederatie participeert in één of meerdere ontwikkelingsprogramma’s, met het oog op het behalen van topsportresultaten op (middel)lange termijn (Olympiade 2014 ev.)

De organisatie van topsportevenementen

51

VOORBEELD 1

Koppeling beleidsplan

DM001 Domein Personeel IT001 lonen

A0028 Secretariaatsmedewerkers

A0029 Directieleden

IT002 verzekeringen

IT003 verplaatsingen

52

VOORBEELD 1

Input algemene boekhouding (MAR)

53

VOORBEELD 1

Input analytische boekhouding

54

VOORBEELD 2

Aankoopfactuur van de provincie voor zowel de huur van vergaderzaal voor de infosessie clubs ivm subsidies voor G-sport georganiseerd op 2/03/2017 als de maandelijkse huur van het secretariaat

A0017

A0034

55

VOORBEELD 2

SD003 BF JEUGDSPORT: Eind 2017 zal onze federatie 12% meer jeugdleden tellen tov eind 2016

OD006 Tegen eind 2015 is het aantal meisjesleden met 15% gestegen tov eind 2016

OD007 Tegen eind 2017 is het aantal G-jeugdleden met 15% gestegen tov eind 2016

A0015 Werkgroep/commissie oprichten voor onze G-jeugd

A0016 Een nauwe samenwerking uitbouwen met de G-sportfederatie en het G-sportplatform ter ondersteuning van onze G-werking

A0017 Clubs en leden informeren over de verschillende subsidiemogelijkheden voor G-sport

56

DM002 Domein Huisvesting IT004 Kantoorruimte

A0034 Huur kantoorruimte

A0035 Brandverzekering

VOORBEELD 2

57


VOORBEELD 2

58


VOORBEELD 2

59

Verkoopfactuur aan club voor deelname met drie mensen aan infosessie ivm subsidies voor G-sport

A0017

VOORBEELD 3

60

SD003 BF JEUGDSPORT: Eind 2017 zal onze federatie 12% meer jeugdleden tellen tov eind 2016

OD006 Tegen eind 2015 is het aantal meisjesleden met 15% gestegen tov eind 2016

OD007 Tegen eind 2017 is het aantal G-jeugdleden met 15% gestegen tov eind 2016

A0015 Werkgroep/commissie oprichten voor onze G-jeugd

A0016 Een nauwe samenwerking uitbouwen met de G-sportfederatie en het G-sportplatform ter ondersteuning van onze G-werking

A0017 Clubs en leden informeren over de verschillende subsidiemogelijkheden voor G-sport

VOORBEELD 3

61


VOORBEELD 3

62


VOORBEELD 3

63


A0036

VOORBEELD 4

64

DM003 Domein lidgelden, schenkingen en subsidies IT005 lidgelden

A0036 Lidgelden aangesloten sportclubs

A0037 Lidgelden aangesloten leden

IT002 schenkingen

IT003 subsidies

VOORBEELD 4

65


VOORBEELD 4

66


VOORBEELD 4

67

Boekingsdocument sociaal secretariaat

Aankoopfactuur provincie

Verkoopfactuur ivm infosessie


Algemene boekhouding Analytische boekhouding

- Openstaande klanten/leveranciers

- Proef- en saldibalans - Analytische balans

- Interne balans - Analytische historiek (per actie)

- Historiek per rekening - Analytische historiek per rekening

- … - …

ALGEMENE & ANALYTISCHE BOEKHOUDING

68

ALGEMENE BOEKHOUDING Proef- en saldibalans

69

ANALYTISCHE BOEKHOUDING Balans per analytische code

70

ANALYTISCHE BOEKHOUDING Analytische historiek

71

ANALYTISCHE BOEKHOUDING Analytische historiek actie A0017

72

ANALYTISCHE BOEKHOUDING Analytische historiek per grootboekrekening

73

2.3 Integratie analytische boekhouding in schema

beleidsplan

2.3 Integratie

Wat?

Exporteren van analytische gegevens uit het boekhoudpakket. Waarom? • Om te rapporteren aan verschillende belanghebbenden • Om gegevens verder te analyseren • Budgetopvolging • … Hoe? Kan op verschillende manieren, afhankelijk van de mogelijkheden van het

boekhoudpakket. Export kan in meeste gevallen eenvoudig via Excel gebeuren. Voorbeeld uitgewerkt op basis van boekhoudpakket Winbooks, werkwijze

en mogelijkheden kunnen verschillen in andere pakketten.

75

2.3 Integratie

Voorbeeld: Export in pdf vanuit boekhoudpakket van analytische historiek

76

2.3 Integratie Voorbeeld: Export in Excel vanuit boekhoudpakket van analytische historiek

77

2.3 Integratie

Excel gebruiken als basis om periodiek te gaan rapporteren

In voorbeeld volledige historiek, maar ook mogelijk om voor bepaalde periode gegevens te exporteren bijvoorbeeld om periodes te vergelijken

Mogelijk om gegevens per analytische rekening of per grootboekrekening te gaan exporteren

…

78

2.3 Integratie

79

2.3 Integratie

Excel gebruiken als basis om periodiek te gaan rapporteren

Vervolgens gegevens export opnemen in rapport via formules Excel

Voorbeeld:

80

3. OVERGANG TUSSEN HUIDIG EN NIEUW REKENINGSTELSEL

3.Overgang tussen stelsels

3.1 Organisatie voert nog geen analytische boekhouding

1. Mogelijkheden van het huidig boekhoudpakket analyseren en aanpassingen doorvoeren indien nodig;

2. Het rekeningplan van de algemene boekhouding omvat nog de opsplitsing per basisopdracht of facultatieve opdrachten dit is niet langer noodzakelijk (indien gewenst deze uitsplitsing wegnemen) ook andere vereenvoudigingen of aanvullingen kunnen nu gebeuren;

3. Analytisch plan opmaken volgens de noodzaak tot rapportering(zie eerder);

4. Intern afspraken maken omtrent analytische codering van de boekhoudkundige stukken.

82


3.2 Organisatie voert reeds een analytische boekhouding

Voor de eigen informatiebehoeften

1. Het rekeningplan van de algemene boekhouding omvat nog de opsplitsing per basisopdracht of facultatieve opdrachten dit is niet langer noodzakelijk (indien gewenst deze uitsplitsing wegnemen) ook andere vereenvoudigingen of aanvullingen kunnen nu gebeuren;

2. Analytisch plan aanvullen volgens de noodzaak tot rapportering eigen informatiebehoeften en rapportering beleidsplan Sport Vlaanderen. Keuze maken of dit in één of meerdere analytische plannen zal gebeuren.

3. Indien nodig intern afspraken maken omtrent aangepaste analytische codering van de boekhoudkundige stukken.

83


3.2 Organisatie voert reeds een analytische boekhouding

Voor Sport Vlaanderen (en eigen informatiebehoeften)

1. Analytisch plan aanvullen volgens de noodzaak tot rapportering (indien nodig) eigen informatiebehoeften en rapportering beleidsplan Sport Vlaanderen. Keuze maken of dit in één of meerdere analytische plannen zal gebeuren.

2. Indien nodig intern afspraken maken omtrent aangepaste analytische codering van de boekhoudkundige stukken.

84

Sylvia Thienpont Senior consultant social profit SBB Accountants & Adviseurs

[email protected]

09/356 05 27

mailto:[email protected]



Documents

Presentatie 'Infosessie Analytisch boekhouden