Tugas Manajemen proyek

Sistem Informasi Sekolah BPK Penabur

PT Tech RND IndonesiaJl Ganesha no 10 Bandung Jawa Barat

Oleh :Erwid Jadied 23510303

Nuriman Jaya Tarsa 23510305I Made Andhika 23510307

I Putu Agus Eka Pratama 23510310Anthon R Tampubolon 23510311

Latar Belakang

Laporan akademik per semester atau per tahun hanya menampilkan ringkasan dari hasil proses belajar mengajar. Kesuksesan murid dan guru selama satu semester ditampilkan dalam selembar kertas.

Kegagalan siswa baru diketahui hanya pada akhir semester atau tahun.

Tidak diketahui apakah terjadi peningkatan pembelajaran siswa atau tidak.

Oleh karena itu, diperlukan informasi akademis yang lebih transparan agar pihak-pihak yang berkepentingan dapat melakukan tindakan untuk mengurangi kegagalan-kegagalan tersebut.

Tujuan Proyek

Proyek ini bertujuan untuk mempermudah manajemen sistem informasi akademis sekolah.

Dengan adanya manajemen sistem informasi sekolah yang menggunakan teknologi informasi maka dapat meningkatkan transparansi informasi sekolah.

Baik, guru, orang tua dan murid dapat melihat dan memonitor informasi-informasi akademis secara mudah dan transparan sehingga dapat dilakukan tindakan preventif untuk mendeteksi kegagalan dini dan mengurangi tingkat kegagalan siswa dalam proses belajar mengajar.

Pada akhirnya, kualitas sekolah akan meningkat karena kegagalan dapat diketahui sejak awal.

Deskripsi Proyek

Proyek ini berupa pengembangan software sistem informasi akademik, deployment infrastruktur TI, perubahan proses bisnis dan training.

Proyek ini akan meningkatkan transparansi informasi sekolah. Meningkatnya transparansi informasi sekolah akan memberikan alat dan data yang sangat berguna bagi guru dan orang tua untuk memonitor dan mengevaluasi proses belajar mengajar.

Software, hardware dan proses bisnis akan diintegrasikan dengan infrastruktur TI sekolah eksisiting.

Dampak

1. Dampak bagi sekolah : Memudahkan dalam pengelolaan data akademik siswa,

memudahkan dalam pengelolaan absensi (guru, pegawai, siswa), meningkatkan kualitas sekolah karena dapat memantau proses belajar siswa, meningkatkan image sekolah dalam menerapkan TIK.

2. Dampak bagi siswa : Memudahkan dalam memantau prestasi belajarnya.

3. Dampak bagi orang tua siswa : Memudahkan dalam memantau prestasi belajar anaknya.

Ringkasan Project

Waktu: Proyek berjalan selama 3.5 bulan

Anggaran: 300 juta

Deliverables Project

Deliverables berikut ini harus tercapai pada saat proyek berakhir :

1. Sofware Sisfo Akademik Sekolah berbasis web.

2. Sofware Sisfo Akademik Sekolah berbasis mobile.

3. Perancangan proses bisnis.

4. Pengadaan server.

5. Training admin dan user (guru, pegawai dan siswa).

Setiap perubahan terhadap deliverables diatas harus memperoleh persetujuan dari proyek sponsor.

Ruang Lingkup (1)

Software : Dokumen dalam bentuk SRS (Software Requirement Software) dan

analisis kebutuhan.Fungsionalitas perangkat lunak sistem informasi sekolah mencakup

fitur sebagai berikut:Pengelompokan pengguna atas operator, guru, pegawai, siswa, dan

orang tua siswa.Informasi umum sekolah.Akademik, mencakup: Nilai (UAN, UTS, kelakuan, harian/tugas, final/raport),

Penjadwalan (ruang, kelas, pengelompokan dan pembagian kelas, dan guru mengajar), Kuis harian online. Absensi (guru, siswa, pegawai), Ekstra kurikuler (dengan guru pembimbing).

Disajikan dalam bentuk user interface yang mudah digunakan.

Ruang Lingkup (2)

Hardware :Dokumen desain arsitektur sistem. Instalasi sistem informasi yang baru.Mengintegrasikan sistem existing dengan infrastruktur yang dibangun.

Proses Bisnis :Dokumen proses bisnis existing.Dokumen proses hisnis improvement.

Training :Melakukan training kepada pihaki sekolah (pegawai, guru, dan siswa).Materi pelatihan dalam bentuk video tutorial dan dokumen.

Completion Criteria

Proyek ini dinyatakan selesai jika secara teknis dan akademis terselesaikan dengan baik.

Perincian :1. Secara teknis : proyek perangkat lunak sistem informasi

berjalan dan terselesaikan dengan baik setelah mencapai requirement system yang telah disepakati oleh kedua belah pihak.

2. Secara administrasi : proyek perangkat lunak sistem informasi dinyatakan selesai jika dokumentasi teknis dan administrasi telah diserahkan.

Ukuran Kesuksesan Proyek

Ukuran kesuksesan proyek ini dapat diukur dari :

1. 90% user siswa menggunakan sistem informasi ini.

2. Server dapat melayani request penggguna minimal 50% dari total

pengguna secara bersama – sama.

3. Proses bisnis improvement dapat diterima dan disepakati oleh pihak

sekolah.

4. 90% civitas akademik sekolah mengikuti pelatihan yang diberikan.

5. 90% hasil survei menunjukkan bahwa user berpendapat bahwa

sistem informasi ini user friendly.

Asumsi

1. Proyek memperoleh dukungan penuh dari project sponsor, stakeholder, dan departemen terkait.

2. Tujuan dari proyek ini akan disampaikan dan dikomunikasikan ke pihak terkait (orang tua siswa, guru, siswa, dan pegawai).

3. IT support di sekolah akan membantu jika dibutuhkan.

4. Terdapat infrastruktur existing yang sudah berjalan.

Syarat

1. Proposal solusi (proof of concept) harus didemonstrasikan kepada sekolah sebelum proses

deployment.2. Implementasi dan testing sistem tidak mengganggu

operasional sekolah.3. Semua sofware dan hardware harus kompatibel

dengan platform TI eksisting.4. Pengadaan software dan hardware harus sesuai

dengan anggaran yang diberikan dan masih dalam batas timeline yang telah dibuat.

Critical Success Factors

1. Kerja sama yang baik antara sekolah

(nama sekolah) dan (*nama pihak

penyelenggara proyek).

2.Kemudahan akses infrastruktur di sekolah.

Project Approachs

Proyek terbagi menjadi 4 fase yaitu: inisiasi, planning, eksekusi dan closing. Pada fase eksekusi, fase dibagi lagi menjadi beberapa fase berikut :

Fase 1 : desain sistem.--> Mencakup desain arsitektur sistem secara keslewuruhan, disain software,

identifikasi kebutuhan hardware. Fase 2 : implementasi sistem.--> Mencakup coding, instalasi, integrasi dengan existing system.Fase 3 : testing--> Mencakup pengujian aplikasi, sistem, hardware, dan demonstrasi.Fase 4 : training.--> Mencakup pembuatan dokumen materi tarining, proses training, dan survei. Fase 5 : Roll out.--> Mencakup proses serah terima sistem.

Milestones

Anggaran

Anggaran untuk proyek ini adalah Rp. 300.000.000 (tiga

ratus juta rupiah).

Manajer Proyek

Manager Proyek akan memberi laporan mingguan secara

berkala terhadap proyek sponsor.

Dalam pekerjaannya manager proyek akan dibantu oleh:

1.) Manager Pengembangan Software + tim

2.) Manager Proses Bisnis + tim

3.) Manager Hardware + tim

4.) Manager Training + tim

Struktur Organisasi

Roles and Project Stakeholders

Pendekatan Manajemen Komunikasi

1. Laporan perkembangan di-update seminggu sekali melalui email kepada manajer masing-masing.

2. Setiap manajer melaporkan update pekerjaannya kepada project manager setiap minggu.

3. Rapat team dilakukan setiap hari senin di setiap minggunya.4. Apabila terjadi peristiwa emergency, langsung menghubungi project manager.5. Project manager menginformasikan status proyek kepada project owner setiap

minggunya.6. Rapat dapat dilakukan sewaktu-waktu oleh project manajer bila terjadi

perubahan perencanaan atau isu lainnya.7. Project manajer memberikan dokumen resmi laporan status project kepada

project owner sebulan sekali.8. Project owner menginformasikan isu-isu darurat (batas waktu, dampak dan

masalah darurat lainnya) melalui email kepada project manajer.

Risk Management

Terima Kasih