Presentación AGROSAN - Fundamentos Procesos Industriales

8/16/2019 Presentación AGROSAN - Fundamentos Procesos Industriales

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FUNDAMENTOS DEPROCESOS

INDUSTRIALES


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PARA REFLEXIONAR …

EN CONCLUSIÓN …


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PARA REFLEXIONAR …

Vicio de ser2

Talento Humano

Capacitado

= Servicio al cliente A CUAL ?


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Para analizar …

1

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Algunas frases …

“Tus clientes no esperan que seas perfecto. Lo que si esperan es que lesresuelvas un problema cuando algo sale mal”

“La gente espera un buen servicio, pero pocos están dispuestos a darlo”

“Bien hecho es mejor que bien dicho”

“Servicio al cliente no es un departamento, es una actitud”

“Buenos líderes primero deben ser buenos servidores”


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Premisas …

1. En AGROSAN tenemos clientes internos y externos. Es decir, siempreestamos función de satisfacer las necesidades de un miembro de laempresa o agente externo.


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REFLEXIÓN …


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PREGUNTA …


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¿QUÉ ES EFICIENCIA?

¿QUÉ ES EFICACIA?

Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados

Grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan losresultados planificados

Algunos conceptos claves …


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¿QUÉ ES CALIDAD?

La calidad es el “grado en el que un conjunto de características inherentescumple con los requisitos”, entendiéndose por requisito “necesidad oexpectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria”. Iso 9000

En otras palabras, conjunto de propiedades y características de un producto,proceso o servicio que le confieren su aptitud para satisfacer lasnecesidades establecidas o implícitas.



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Principios básicos de la Gestión de la

Calidad

1. Enfoque al cliente

2. Liderazgo

3. Compromiso de personal

4. Enfoque a procesos

5. Enfoque a la gestión

6. Mejora continua

7. Toma de decisiones basadas enhechos

8. Relaciones mutuamente beneficiosascon los proveedores


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QUÉ ES PROCESO ?

“Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o queinteractúan, las cuales transforman elementos de entrada en

resultados”

Normas ISO 9000

“Secuencia ordenada de actividades repetitivas cuyo producto tiene

valor intrínseco para su usuario o cliente”

Asociación española para la calidad


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Elementos de un Proceso

1. Inputs

Entrada Principal

Suministro internoo externo

2. Actividades

Medios y recursos

Hardware

Software

Métodos de trabajo(Procedimientos)

3. Outputs

De producto(Tangible)

De Eficacia(Resultado oSatisfacción)

Valor intrínseco, medible o

evaluable


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Factores de un Proceso

Personas

Materiales

Recursos

FísicosMétodos

Medio

Ambiente

Responsable con conocimientos,habilidades y actitudes adecuadas.

-Materias primas

o semielaboradas

- Información

adecuada

- Instalaciones

- Maquinaría

- Hardware y Software

Todo en adecuadas

condiciones de uso

- Método de trabajo

- Procedimiento

- Instrucción técnica

Quién, qué, cómo y

cuando

- Entorno en el cual se

lleva el proceso


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Funcionamiento de un Proceso


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Gestión Basada en Procesos

Gestión por Procesos

La gestión de procesos se ha revelado como una de las herramientas demejora de la gestión más efectivas para todos los tipos de organizaciones.

¿Entonces que es un PROCESO?

Cualquier actividad, o conjunto de actividades ligadas entre sí, que utiliza

recursos y controles para transformar elementos de entrada en resultados conVALOR.


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A ESTO NOS AYUDA LA GESTIÓN

POR PROCESOS …


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Modelo “Cliente – Proveedor

interno”

Se le preguntó a un grupo de operarios que estaban

haciendo exactamente la misma tarea, ¿Qué están

haciendo?, a lo que respondieron:

• “Estoy picando piedra”.

• “Estoy haciendo una cruz”.

• “Estamos haciendo una catedral”.

Se limitaba a hacer la tarea que lehabían asignado y de acuerdo a lasinstrucciones recibidas

Relaciona su trabajo con laresponsabilidad de obtener un producto

Conciencia de grupo yproceso global


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Caracterización del negocio y

factores crí ticos de éxito

¿QUIÉNES SOMOS Y QUÉ PRETENDEMOS?¿QUÉ NECESIDADES INTERNAS Y EXTERNAS NOS INFLUYEN Y CONDICIONAN?¿QUIÉNES SON NUESTROS CLIENTES Y QUÉ DESEAN?¿QUÉ REQUISITOS NOS IMPONE NUESTRA EMPRESA?


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Gestión Basada en Procesos

Gestión por Procesos

Se utiliza en el desarrollo, la implementación y la mejora de la eficacia de unSistema de Gestión de la Calidad (SGC) y concentra su atención en los siguientes

puntos:

1• La comprensión y el cumplimiento de los requisitos

de los clientes de cada proceso.

2

• La necesidad de considerar y de planificar losprocesos en términos que aporten valor (el clienteno debe pagar por algo que no le aporte valor).

3

• El control, la medición y la obtención de resultados

del desempeño y de la eficacia delos procesos.

4• La mejora continua de los procesos con base en

mediciones objetivas.


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Premisas …

1. En AGROSAN tenemos clientes internos y externos. Es decir, siempreestamos función de satisfacer las necesidades de un miembro de laempresa o agente externo.

2. En AGROSAN queremos trabajar con calidad, razón por la cual deseamosadoptar los principios básicos de esta teoría administrativa


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Gestión Basado en Procesos

VENTAJAS

Orienta la empresa hacia el clientey sus objetivos y no hacia elcontrol burocrático interno


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VENTAJAS

En la medida que se conoce de forma OBJETIVA porqué y para qué se hacen las cosas, es posibleoptimizar y racionalizar el uso de los recursos

Permite entender la empresa como un proceso

global que genera clientes satisfechos en toda lacadena de valor. Visión más amplia y global


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VENTAJAS

Facilita la identificación de costos innecesarios deactividades sin valor añadido y por ende ayuda areducir costos operativos.

Facilita la identificación de limitaciones y

obstáculos para la toma de decisiones


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Mapa de Procesos

Aquellos procesos que están vinculados al

ámbito de las responsabilidades de la

dirección y principalmente a largo plazo

O misionales, están ligados directamente

con la realización del producto y/o la

prestación de un servicio.

Aquellos que dan soporte a los procesos

operativos


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Mapa de Procesos

N e c e s

i d a d e s y e x p e c t a t i v a s

S a t i s f a c c i ó n


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Mapa de Procesos

ORGANIGRAMA MAPA DE PROCESOS

- Descripción gráfica de la

ORGANIZACIÓN VERTICAL

- Representa jerarquía y

departamentos

- Descripción gráfica de la

ORGANIZACIÓN HORIZONTAL

- Conjunto de flujos que de

forma interrelacionada

consigue el producto y/o

servicio final


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Mapa de Procesos


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Mapa de Procesos


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Mapa de Procesos

MACROPROCESO

PROCESO

SUB-PROCESO


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Descripción de Procesos


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Proceso vs Procedimiento


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Proceso vs Procedimiento


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Descripción de Procedimiento


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Diagrama de Procesos


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Diagrama de Procesos


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Seguimiento y medición de

Procesos


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Procesos

Indicadores de proceso


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Procesos


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Procesos


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Procesos


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Mapa de procesos


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Codificación de documentos

Macroproceso Código

Estratégico E

Misional M

Apoyo A

Proceso Código

Planeación PL

Gerencia general GG

Abastecimiento ABS

Producción PDN

Comercialización CM

Medio ambiente MA

Mantenimiento MTO

Talento Humano TH

Tipo documento Código

Procedimiento P

Flujograma FL

Manual M

Instructivo I

Ficha técnica FT

Formato F

Macroproceso Proceso Subproceso Tipo documento CodificaciónFecha

elaboraciónFecha

aprobaciónVersión

#Responsable

Apoyo Talento humano Selección de personal Procedimiento A - TH - P - 01 20/11/2104 25/11/2014 1 Asistente GH

Apoyo Talento humano Capacitación Procedimiento A - TH - P - 02 20/11/2104 25/11/2014 1 Asistente GH

Apoyo Talento humano Evaluación de desempeno Procedimiento A - TH - P - 03 20/11/2104 25/11/2014 1 Asistente GH

Apoyo Talento humano Selección de personal Flujograma A - TH - FL - 01 20/11/2104 25/11/2014 1 Asistente GH

Apoyo Talento humano Capacitación Flujograma A - TH - FL - 02 20/11/2104 25/11/2014 1 Asistente GH

Apoyo Talento humano Evaluación de desempeno Flujograma A - TH - FL - 03 20/11/2104 25/11/2014 1 Asistente GH


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Gestión por procesos

¿QUÉ ES GESTIÓN?

Conjunto de trámites que se llevan a cabo para resolver un asunto.

Acción o trámite que hay que llevar a cabo para conseguir o resolver una cosa

Acción que se realiza para resolver una cosa, en especial si es administrativa

o requiere documentación


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¿QUE ES LO QUE SE GESTIONA EN UN PROCESO?


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Significa desafiar, retar, enfrentar. También se define como poner en peligro a unapersona, en algunos escritos se refiere a la proximidad de un daño.

El riesgo es incertidumbre relacionado con la duda ante la posible ocurrencia de

algo que puede generar pérdidas o no.

El riesgo también es conocido como la probabilidad de pérdida la cual permitecuantificar el riesgo a diferencia de la posibilidad de riesgo donde este no se

puede cuantificar.


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Gestión del riesgo

La gestión del riesgo se define como el proceso de identificar, analizar y

cuantificar las probabilidades de pérdidas y efectos secundarios que se

desprenden de los resultados no esperados, así como de las acciones

preventivas, correctivas y reductivas correspondientes que deben

emprenderse.


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Gestión del riesgo

Según Charles Darwin, "las especies que sobreviven no son las másgrandes ni las más fuertes, ni siquiera las más inteligentes o las que

cambian o mejoran rápido; no, las especies que sobreviven son las que se

adaptan mejor "


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Gestión del riesgo

ETAPAS DEL RIESGO


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Gestión del riesgo

ETAPAS DEL RIESGO

1. IDENTIFICACIÓN

Posibilita conocer los eventos potenciales estén o no bajo el control de la

organización que ponen en riesgo el logro de su misión, estableciendo los

agentes generadores, las causas y los efectos de su ocurrencia.

¿Qué puede suceder?Cuál es el evento o eventos que podrían ocurrir y que afectarían el logro

de los objetivos de la organización.

¿Cómo y por qué puede suceder?Cuáles son las causas posibles de estos eventos y los agentes

generadores de las mismas.


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Gestión del riesgo

ETAPAS DEL RIESGO

1. IDENTIFICACIÓN

FACTORESDE

RIESGO

RecursoHumano

Procesos

TecnologíaInfraestructura

Acontecimientos externos

Son fuentes generadoras de riesgo que pueden ocasionar pérdidas económicas, mala

reputación e imagen, ingresos dejados de percibir, multas, etc.

Conjunto de personas vinculadas directa o

indirectamente con la ejecución deprocesos de la entidad.

Conjunto

interrelacionado de

actividades para la

transformación de

elementos deentrada y salida

Conjunto de herramientasempleadas para soportar los

procesos de la entidad.

Incluye hardware, software y

aplicaciones

Conjunto de elementos de

apoyo para elfuncionamiento de la

organización, incluye

edificios, espacios de

trabajo, almacenamiento.

Situaciones

asociadas a las

fuerzas de la

naturaleza u

ocasionadas porterceros


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Gestión del riesgo

ETAPAS DEL RIESGO

1. IDENTIFICACIÓN (Herramientas)

• Existen listas de chequeo de riesgos que podríanocurrir en la organización

LISTAS DE CHEQUEO

• Personas que tengan conocimiento suficiente de losprocesos y un entrenamiento básico en la

metodología que se vaya a utilizar.JUICIO DE EXPERTOS

• Esto ayuda a que el equipo de trabajo ubique puntos decontrol ineficaces, actividades que faltan o se repiten, y quepueden ser fuentes potenciales de riesgos.

DIAGRAMAS DE FLUJO

•Un trabajo de equipo multidisciplinario y transfuncional, mientras

mayor participación haya en esta fase del proceso, menos cosas sequedarán por fuera y evitarán la posterior pregunta “¿Y esto porqué no se nos ocurrió?”

LLUVIA DE IDEAS

• La metodología prospectiva es una posible herramienta autilizar, planteándose posibles escenarios del futuro de laentidad, desde los más pesimistas (donde todos los eventosde riesgo ocurren) hasta los más optimistas o deseables.

ANALISIS DEESCENARIOS


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Gestión del riesgo

ETAPAS DEL RIESGO

1. IDENTIFICACIÓN

a) Identificar y documentar la totalidad de los procesos.

b) Establecer metodologías de identificación, que sean aplicables a los

procesos, con el fin de determinar los riesgos operativos.

c) Con base en las metodologías establecidas identificar los riesgos operativos,

potenciales y ocurridos, en cada uno de los procesos.

d) La etapa de identificación debe realizarse previamente a la implementación

o modificación de cualquier proceso, así como en los casos de fusión,

adquisición, cesión de activos, pasivos y contratos, entre otros.


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Gestión del riesgo

ETAPAS DEL RIESGO

2. MEDICIÓN

Una vez concluida la etapa de identificación, las organizaciones deben medir la

probabilidad de ocurrencia de los riesgos y su impacto en caso de materializarse.

Esta medición será cualitativa y, cuando se cuente con datos históricos,

cuantitativa. Para la determinación de la probabilidad se debe considerar un

horizonte de tiempo de un año.

a) Establecer la metodología de medición individual y consolidada susceptible de

aplicarse a los riesgos operativos identificados. La metodología debe ser

aplicable tanto a la probabilidad de ocurrencia como al impacto.

b) Determinar el perfil de riesgo inherente de la entidad


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Gestión del riesgo

ETAPAS DEL RIESGO

2. MEDICIÓN


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Gestión del riesgo

ETAPAS DEL RIESGO

2. MEDICIÓN


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Gestión del riesgo

ETAPAS DEL RIESGO

2. MEDICIÓN


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Gestión del riesgo

ETAPAS DEL RIESGO

2. MEDICIÓN


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Gestión del riesgo

ETAPAS DEL RIESGO

3. CONTROLLas organizaciones deben tomar medidas para controlar los riesgos inherentes a

que se ven expuestas con el fin de disminuir la probabilidad de ocurrencia y/o el

impacto en caso de que se materialicen.

Durante esta etapa las organizaciones deben como mínimo:

a) Establecer la metodología con base en la cual definan las medidas de control

de los riesgos.

b) Estar en capacidad de determinar el perfil de riesgo residual de la entidad. Sin

perjuicio de lo anterior, las entidades podrán decidir si transfieren, aceptan o

evitan el riesgo, en los casos en que esto sea posible.

La utilización de ciertas medidas, como la contratación de un seguro o

tercerización (outsourcing), puede ser fuente generadora de otros riesgos

operativos, los cuales deben ser a su vez administrados.


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Control Procesos

K

Información

Datos

TOMA DE DECISIONES

l


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Control Procesos

d l


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Gestión del riesgo

ETAPAS DEL RIESGO

3. CONTROL (Clasificación de los controles)

FORMA DEEJECUCIÓN

AutomáticoSemi –

automáticoManual

TIPO DECONTROL Preventivo

Preventivo /Detectivo

Detectivo

FRECUENCIA DEEJECUCIÓN Permanente Periódico Ocasional

i d l i


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Gestión del riesgo

ETAPAS DEL RIESGO

3. CONTROL

Automatización

G ió d l i


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Gestión del riesgo

ETAPAS DEL RIESGO

3. CONTROL

Oportunidad

G ió d l i


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Gestión del riesgo

ETAPAS DEL RIESGO

3. CONTROL

Periodicidad

G ió d l i


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Gestión del riesgo

ETAPAS DEL RIESGO

3. CONTROL (Diseño del control)

G ió d l i


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Gestión del riesgo

ETAPAS DEL RIESGO

3. CONTROL (Riesgo residual)

G tió d l i


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Gestión del riesgo

ETAPAS DEL RIESGO

4. MONITOREO

El monitoreo debe estar a cargo de los responsables de los procesos; Su

finalidad principal, será la de aplicar y sugerir las acciones preventivas y ajustes

necesarios para asegurar un efectivo manejo del riesgo.

Debido a que el contexto estratégico cambia o puede cambiar, es necesarioque la organización establezca una frecuencia y metodologías de monitoreo y

revisión de los resultados del proceso de gestión de riesgos.

Esta revisión incluye:

• Eficacia de las medidas de control

• Cambios en el contexto

• Pertinencia de los controles

• Conveniencia del tratamiento

• Costo del tratamiento

M j ti d P


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Mejora continua de Procesos

M j ti d P


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M j ti d P


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j

según Norma ISO 9001:2000



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Documents

Presentación AGROSAN - Fundamentos Procesos Industriales